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En las grandes empresas, la correspondencia con decenas de miles de contrapartes se lleva a cabo anualmente y miles de empleados crean documentos internos. Parte de la correspondencia se puede recibir y procesar en papel. Los sistemas de archivo electrónico ayudan a las empresas a aumentar la eficiencia de su trabajo varias veces y a crear un depósito único de todos los documentos.

"Cancillería" cubre todo el ciclo de trabajo con documentos en papel: desde el ingreso y registro hasta el envío al archivo. La funcionalidad cumple totalmente con los estándares de trabajo de oficina rusos, lo que le permite automatizar la mayoría de las operaciones "manuales".

Mantener la nomenclatura de casos y diarios de registro

La composición aprobada de la nomenclatura de casos se mantiene en un libro de referencia especial del sistema. En el caso de la contabilidad descentralizada de documentos, los lugares de registro se proporcionan dentro de las divisiones estructurales.

Nomenclatura de casos

Al preparar documentos para transferirlos al archivo para cada caso de nomenclatura, puede imprimir automáticamente la portada del caso, así como una lista de documentos. El tiempo de preparación para el almacenamiento de archivos y la búsqueda en el archivo se reduce varias veces.

Registro de documentos

Para ingresar un documento en DIRECTUM, complete los campos obligatorios de la tarjeta de control de registro (RCC), y el número de registro se asignará automáticamente. Un sistema de numeración flexible le permite asignar un número a un documento en el contexto de cada diario de registro de forma arbitraria y automática. El número puede incluir código de departamento, código de diario y cualquier detalle requerido. Con la implementación de la solución, el tiempo promedio para registrar documentos se reduce en un 35-50%.

Ejemplo RKK

Los RKK contienen datos primarios (departamento, fecha de registro, número de registro, etc.), así como información sobre el estado de cualquier documento en papel, por ejemplo, su ubicación. Cuando un documento se mueve entre divisiones, su propio RKK se configura en cada lugar de registro. Es posible rastrear el movimiento de un documento en papel dentro de una empresa a lo largo de la cadena de RCK creados.

También puede adjuntar un documento o su imagen escaneada al RKK. El servicio de captura de DIRECTUM se utiliza para ingresar rápidamente un gran volumen de documentos. Ella apoya diferentes caminos ingreso de documentos: captura desde el correo electrónico o desde el sistema de archivos (por ejemplo, desde un escáner).

La función de crear el ALS y completar los datos se puede transferir a los mecanismos inteligentes de Ario. Una vez recibido el documento, lo clasifican de forma independiente, reconocen el texto y completan el RKK con la información significativa extraída. El empleado solo puede verificar la exactitud del llenado. Esto le permite reducir aún más el tiempo de registro y reducir el número de operaciones de rutina.

Consideración y ejecución de documentos entrantes

Después de registrar el documento entrante, el empleado lo envía al gerente con un par de clics. Con base en los resultados de la consideración del documento, el secretario o el propio jefe formula las instrucciones para el documento.

Si el líder tiene un asistente, su asistente realiza una revisión preliminar del documento con la preparación de un proyecto de resolución. El titular solo tiene que aprobar el proyecto de resolución y enviar instrucciones para su ejecución.

En el proceso de ejecución de órdenes, se proporciona lo siguiente:

• fijación de correspondencia en ejecución;
• la capacidad de delegar y enviar para revisión;
• control de tiempos, solicitudes de nuevo plazo.

Los supervisores realizan un seguimiento visual del desempeño. Todos los participantes en el trabajo tienen acceso a un breve resumen que refleja la situación en las asignaciones relacionadas.

Árbol de la misión

Envío de cartas a corresponsales

La solución está estrechamente integrada con el módulo "Intercambio con contrapartes". Una vez que se ha aprobado una carta saliente, es fácil enviarla a los destinatarios a través de los sistemas de intercambio de documentos; esto elimina la necesidad de realizar varias impresiones del documento y reduce los costos de envío.

Además, para los documentos salientes, puede especificar una lista de correo para las organizaciones y enviar automáticamente correos electrónicos a los destinatarios o imprimir sobres que cumplan con los estándares de correos rusos.

Impresión de sobres

Registro y familiarización con documentos organizativos y administrativos.

El registro y envío de documentos administrativos para su aprobación está completamente automatizado. Es suficiente completar los datos necesarios en el asistente de acciones, luego de lo cual el sistema generará un documento y lo enviará a los empleados necesarios para su aprobación y firma:

Después de la firma, el documento organizativo y administrativo se puede enviar a los empleados interesados ​​para su revisión. Para hacer esto, debe completar la lista de correo de RKK. Esta lista también se puede utilizar en el futuro para distribuir otro documento.

Los empleados de la lista de correo reciben asignaciones para familiarizarse con el documento. En el sistema DIRECTUM, para confirmar la familiarización, basta con completar la tarea. Y si se envía una tarea para familiarizarse con un documento que no se ingresó en el sistema, esto se indica en el texto de la tarea y los ejecutantes se familiarizan con el documento en papel.

Búsqueda y análisis

Según los detalles conocidos, tanto el documento electrónico en sí como su RKK se pueden encontrar junto con información sobre la ubicación y etapa de ejecución del documento.

Buscar por RKK

También es posible encontrar rápidamente el documento requerido junto con el RKK por el código de barras en el papel análogo del documento. Gracias a la tecnología de identificación rápida, el código de barras es leído por un escáner especial, después de lo cual el sistema encuentra automáticamente el documento y los trabajos asociados.

Ventana de acción para el documento encontrado

Para analizar la efectividad del trabajo de los usuarios, el sistema proporciona informes especializados: "Lista de revisión", "Control del tiempo de ejecución de órdenes", "Estadísticas de ejecución de órdenes", "Documentos a devolver", etc.

Informe de muestra

El cliente web se puede utilizar en oficinas remotas de una organización distribuida geográficamente o como cliente principal proporcionando funcionalidad multiplataforma y facilidad de administración. Para trabajar, solo necesita acceso a Internet.

RKK entrante en la oficina web

Efecto de implementación

Con la solución, los empleados recibirán órdenes y órdenes de manera oportuna para su ejecución. El control sobre la ejecución de las decisiones de gestión será completamente transparente.

• Al mínimo se reduce el riesgo de pérdida de documentos
• 2 veces Se reducirá el tiempo de preparación y aprobación de una carta enviada.
• 12 veces la búsqueda de la ubicación de los documentos en papel será más rápida
• 2 veces Se acelerará la preparación de información para la gerencia sobre la ejecución de órdenes.
• 20% aumentará la ejecución de instrucciones de la dirección

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Normalmente, la carga de garantizar el flujo de documentos "en papel" y el control de la ejecución de las órdenes recae en las divisiones de la organización que se ocupan del trabajo de oficina: la oficina, la gestión de casos, así como en los responsables del trabajo de oficina en las divisiones estructurales. Para ellos está destinado el módulo "Office" del sistema de gestión de interacción y gestión de documentos electrónicos DIRECTUM. Este módulo facilita la ejecución de operaciones rutinarias para el procesamiento de documentos en papel de acuerdo con los requisitos de la Institución Educativa Estatal de Educación, en la que se basa la tecnología tradicional rusa del trabajo de oficina:

• registro unificado de toda la correspondencia entrante y saliente, así como documentos internos mediante tarjetas de control de registro (RCC);
• registro de la ubicación de un documento en papel en cualquier etapa de su ciclo vital: consideración por la dirección, aprobación del borrador del documento, ejecución, etc.;
• control sobre la ejecución oportuna de órdenes, resoluciones e instrucciones de la gerencia;
• dar de baja documentos al caso de acuerdo con la nomenclatura de casos adoptada en la organización;
• búsqueda rápida de la información necesaria sobre el estado, disponibilidad, movimiento de documentos en papel;
• obtener los formularios y revistas estándar necesarios, así como informes estadísticos en el flujo de documentos de la organización.

Además, el módulo "Oficina" le permite organizar el intercambio entre diferentes organizaciones. Con tal intercambio, es posible utilizar firma electronica(ES), y los mecanismos especiales del sistema le permiten controlar la entrega de documentos. Los principios de intercambio se basan en el estándar de intercambio de la industria documentos electronicos"Interacción de sistemas de automatización para el soporte de la gestión documental", aprobado por el Gremio de Gestores de Documentación.

Mantener la nomenclatura de casos y diarios de registro

El sistema de numeración flexible le permite asignar un número a un documento en el contexto diario electronico registro. Para cada revista, se establece un método arbitrario de numeración automática de documentos dentro de la revista. El número puede incluir el código de departamento, el código de diario, así como cualquier otro detalle requerido.

Al preparar documentos para transferirlos al archivo para cada caso de nomenclatura, puede imprimir la portada del caso, así como el inventario de los documentos del caso, lo que reduce significativamente el tiempo de preparación de documentos para el almacenamiento de archivos.

Registro de documentos

Para registrar documentos en el módulo "Oficina" se utilizan tarjetas de registro y control (RCC), que contienen todos los datos primarios (corresponsal, unidad organizativa, representante de la organización, fecha de registro, número de registro, asunto y resumen documento, forma de entrega, etc.), así como la información necesaria sobre el estado de cualquier documento en papel de la organización (ubicación, estado de ejecución, etc.). Para los documentos salientes, puede especificar una lista de correo por organización.

El sistema implementa la capacidad de registrar documentos tanto de organizaciones como de ciudadanos.

Para las organizaciones que utilizan el registro descentralizado de documentos, el sistema utiliza lugares de registro: los lugares de trabajo de las secretarias y el personal de oficina. Cada lugar de registro puede ser atendido por uno o más departamentos. Por lugares de registro, es posible diferenciar los derechos de acceso a los datos.

Al mover un documento entre departamentos, en cada lugar de registro, se puede iniciar su propio RKK. Así, aparece una cadena de RKK, a lo largo de la cual es posible rastrear el movimiento de un documento en papel no solo entre empleados dentro de una división, sino también entre divisiones. Además, a través del RKK se lleva a cabo la relación de los documentos registrados del sistema entre sí, tales como: "En respuesta a", "En ejecución", etc.

El procedimiento de registro es sencillo y consiste en completar los campos obligatorios del RKK, mientras que el número de registro se asigna automáticamente.

Al registrarse directamente desde el RKK, es posible introducir un documento escaneado (electrónico) en el módulo "Gestión de documentos electrónicos" con su adjunto automático al RKK. Para la entrada rápida de un gran volumen de documentos, se utilizan los servicios de entrada del sistema, que permiten la entrada continua de documentos en el módulo. En el futuro, el RKK, al igual que el documento electrónico introducido, se podrá encontrar fácilmente mediante el código de barras en el papel análogo del documento, gracias a la tecnología de identificación rápida incorporada en el sistema.

Según los datos de RKK, se imprimen registros de documentos entrantes y salientes. Para los documentos salientes, puede generar e imprimir automáticamente una etiqueta de sobre.

Movimiento y ejecución de documentos

Después del registro, el documento entrante pasa por las etapas de consideración, resolución, puesta en control y ejecución del documento. Al mismo tiempo, el trabajo adicional de los artistas intérpretes o ejecutantes con un documento se puede llevar a cabo completamente en en formato electrónico... Esto reduce significativamente el tiempo requerido para los artistas y evita la pérdida accidental del original.

Dependiendo del estilo de trabajo del gerente, el documento es revisado por él, ya sea en papel o en formato electrónico.

En base a la resolución emitida por el titular, el documento se puede poner bajo control con el nombramiento de los artistas intérpretes o ejecutantes, las instrucciones y los plazos. Para los ejecutores que trabajan con el módulo "Business Process Management", la secretaria o el mismo gerente pueden crear rápidamente una tarea directamente desde el ALAC. Trabajar con tareas le permite aprovechar al máximo las capacidades del sistema para controlar la ejecución de órdenes, tales como: registrar correspondencia completa sobre la ejecución de órdenes; la capacidad de enviar para revisión; configuración flexible de enrutamiento, etc.

Posteriormente, de acuerdo con las tareas relacionadas con el RKK, puede recrear rápidamente el historial de trabajo en el documento, el procedimiento de aprobación y la justificación de la decisión.

Si el módulo "Oficina" se usa de forma independiente, todas las instrucciones emitidas a los artistas intérpretes o ejecutantes son ingresadas por la secretaria en el RKK del documento, luego de lo cual se monitorea su ejecución oportuna. Al mismo tiempo, se pueden imprimir pedidos para usuarios no automatizados.

Cuando se trabaja con documentos electrónicos, todos los movimientos de documentos se realizan a través de tareas, mientras que en una pestaña especial del RKK se registra la ubicación del documento en papel en cualquier momento. Esto le permite encontrar rápidamente un original en papel del documento a través del RKK. El trabajo con documentos salientes e internos se basa en los mismos principios.

Intercambio de documentos electrónicos entre sistemas

Con la ayuda del sistema, es posible organizar el intercambio de documentos electrónicos oficiales y legalmente significativos entre organizaciones. El intercambio de documentos se basa en el uso del estándar de la industria para el intercambio de documentos electrónicos "Interacción de sistemas de automatización para el apoyo a la gestión de documentos", aprobado por el Gremio de Gestores de Documentación.

El intercambio de documentos se puede realizar tanto entre unidades estructurales una empresa (holding) y entre organizaciones asociadas independientes. En este caso, las partes del intercambio pueden utilizar diferentes sistemas gestión de documentos electrónicos o no funcionar con dichos sistemas en absoluto.

Si el intercambio se lleva a cabo entre divisiones de una empresa (holding), el trabajo con documentos se realiza en los módulos "Gestión de documentos electrónicos", "Gestión de procesos de negocio" y "Oficina". Si el intercambio es entre organizaciones externas, luego el documento electrónico se exporta desde el sistema a un archivo ESD. La segunda parte puede importar el documento ESD a su sistema de gestión de documentos electrónicos (siempre que este formato sea compatible con este sistema; el formato ESD está abierto) o utilizar el programa gratuito DIRECTUM OverDoc para trabajar con el documento ESD. DIRECTUM OverDoc te permite visualizar un documento, sus atributos y todas las firmas electrónicas con las que se firmó el documento, incluido el token de validez.

Búsqueda y análisis de información

Desde el momento del registro de cualquier documento en el sistema, se puede encontrar tanto su tarjeta de registro junto con información sobre la ubicación y el proceso de ejecución del documento, así como el propio documento electrónico.

El sistema busca por números de registro, corresponsal, autor de la resolución, así como por todos los detalles del RKK y su combinación arbitraria.

Además, el sistema proporciona informes especializados que aumentan significativamente la eficiencia del trabajo de los usuarios: Documentos en consideración, Pedidos vencidos, Documentos a devolver, etc.

Módulo web "Papelería"

El módulo web "Office" está diseñado para automatizar el trabajo con documentos oficiales en papel, por ejemplo, con documentos administrativos, cartas entrantes y salientes, instrucciones, informes y memorandos. Facilita el procesamiento de documentos en papel.

El procesamiento de documentos en papel se lleva a cabo de acuerdo con los requisitos de la Institución Educativa Estatal de Educación, en la que se basa la tecnología tradicional rusa del trabajo de oficina.

El módulo web "Office" tiene como objetivo la resolución de problemas:

• registro unificado de toda la correspondencia entrante y saliente, así como documentos internos, utilizando tarjetas de registro y control;
• control sobre la ejecución oportuna de órdenes, resoluciones e instrucciones de la gerencia;
• búsqueda rápida de la información necesaria sobre el estado, disponibilidad, movimiento de documentos en papel;
• obtención de los formularios y diarios estándar necesarios, así como informes estadísticos sobre el flujo de trabajo de la organización.

La base del módulo web "Oficina" está formada por los libros de referencia "Tarjetas de registro y control", "Instrucciones para RKK", "Nomenclatura de casos".

Ventajas de integrar el módulo "Papelería" con otros módulos del sistema

Así, gracias a la interacción de los módulos "Gestión de Documentos Electrónicos", "Gestión de Procesos de Negocio" y "Oficina" dentro de sistema unificado se garantiza un aumento en la eficiencia de la organización con el pleno cumplimiento de las tradiciones nacionales y los estándares de trabajo de oficina. Todos los mecanismos proporcionados por cada módulo se pueden utilizar en varias combinaciones de etapas "en papel" y "electrónicas" de trabajo con documentos. Al mismo tiempo, el trabajo de oficina tradicional "en papel" encaja armoniosamente en gestión de documentos electrónicos organizaciones con vínculos horizontales desarrollados.

Rasgo distintivo la oficina electrónica Olympus es su rica funcionalidad, que se originó en el trabajo de oficina clásico.

En un gran empresa industrial las tareas del secretario (empleado) no son solo el registro de documentos, sino también muchas otras tareas:

• determinación del jefe a quien transferir el documento entrante a la resolución
• preparación de pre-resoluciones
• entrega del documento al contratista
• control sobre la devolución del original
• análisis resumido de la ejecución de tareas
• control de la ejecución de órdenes
• Formación de informes finales sobre tareas no cumplidas.
• enviar documentos salientes
• buscar el documento requerido por solicitud
• imprimir, escanear
• e incluso almacenamiento de una gran cantidad de documentos. Un buen empleado es responsable de todo esto.

Oficina electrónica Olympus capaz de hacer el trabajo buena gente¡más fácil y eficiente!

Registro automático:

Control automático de documentos re-recibidos

El propio sistema detecta los documentos que vuelven a entrar en la organización y advierte al respecto.

Auto-notificaciones sobre la devolución del original

El sistema proporciona un esquema para el movimiento del original y, si no se devuelve a tiempo, notificará al registrador.

Cómodo sistema de comunicación

Los enlaces de documentos en Olympus implican la posibilidad de obtener un historial detallado de todos los documentos interconectados, incluidos los de archivo, creados además, en la cancelación o modificación.

Diseñador de informes

Con el diseñador de informes del sistema Olympus, un empleado puede crear los informes que necesita sin tener que recurrir a la ayuda de un administrador o programador. Ésta es la frecuencia con la que se generan informes sobre documentos pendientes o de control.

Sistema de filtración flexible

El sistema Olymp proporciona la capacidad de realizar una solicitud de búsqueda de documentos utilizando una cadena de filtro. La línea de filtrado le permite formular términos de búsqueda de múltiples variables para el documento deseado.

Oficina electrónica en el sistema Olympus es una herramienta para organizar el trabajo de oficina digital. Este segmento acumula toda la información relacionada con los documentos de la empresa. Contiene el historial del trabajo de los usuarios; almacena todos los enlaces de documentos; informa sobre la fecha de vencimiento; incluye todos los archivos creados con el documento; da respuestas a las preguntas de los artistas intérpretes o ejecutantes y los responsables del documento, así como los resultados de su trabajo.

Control de ejecución

Control de ejecución en el sistema Olympus es una funcionalidad profunda que proporciona información sobre el tiempo, las etapas y los resultados de la ejecución de las órdenes. Esta funcionalidad está presente en todo el sistema, desde la oficina electrónica hasta el almacenamiento estructurado. La funcionalidad se basa en el momento de la ejecución del documento y las instrucciones y en la información sobre el incumplimiento de estos plazos.

Visualización del control de ejecución

1. Indicación de color y mensajes del sistema Olympus sobre el incumplimiento del plazo.
2. Modo especializado con el número total de tareas recibidas, puestas en funcionamiento, finalizadas a tiempo, finalizadas con retraso en periodos no completados a tiempo.
3. Todo un sistema de informes sobre la ejecución de órdenes en el contexto del documento, ejecutantes, controladores.

Control especial

Para la ejecución oportuna y de alta calidad de las tareas, Olympus tiene un sistema de control especial. Su esencia es que todas las tareas más importantes establecidas para el control deben pasar por el procedimiento de eliminación del control, es decir. clausura. En algunos casos, para retirar una tarea del control, es necesario evaluar la calidad del trabajo realizado por un especialista competente. Entonces, el sistema puede aplicar adicionalmente el procedimiento de confirmación.

Formación de una orden de control

1. La emisión de órdenes de control va acompañada del nombramiento de un supervisor y, si es necesario, un empleado que confirma el desempeño de alta calidad.
2. El índice de disciplina de desempeño se calcula automáticamente para las órdenes de prueba.
3. El modo especial "Análisis de la ejecución de las tareas de control" muestra información sobre la puntualidad de la ejecución de las tareas de control.
4. Transformación de tableros de escritorio esta informacion en una vista gráfica.

Gestión de documentos

La gestión documental competente es un compromiso trabajo efectivo departamento, división, servicio y organización en su conjunto. "Gestión de documentos" en el sistema Olympus es una herramienta moderna para la gestión de una empresa a gran escala, específicamente enfocada en procesos comerciales de alto nivel.

"Gestión de documentos" es un segmento del módulo Gestión de documentos - Olympus, construido sobre el principio de un planificador, es decir todas las tareas y documentos recibidos por el empleado se alinean en una lista.

La lista muestra el tipo de tarea, tema, contenido, fecha de recepción, fecha de vencimiento, de quién provino. Esta lista se puede complementar fácilmente con la columna requerida.

Un fondo rojo indica una tarea atrasada, lo que le ayudará a no olvidarse de su finalización. El sistema dispone de control avanzado, cuando la indicación de color informa sobre la próxima fecha de ejecución del documento.

Debajo de la lista en las pestañas todas información adicional, que será necesario para tomar una decisión. Estos son el texto del documento, la asignación detallada, el historial de movimientos y los documentos relacionados.

Es fácil encontrar el documento deseado en el programa, así como aumentar el historial de trabajo con él. Además, la historia muestra cuántos círculos ya está circulando el documento, quién lo ha puesto en funcionamiento y quién aún no.

Recepción puntual de información:

• quién inició el documento;
• quien estuvo de acuerdo;
• quién lo tiene en este momento;
• qué comentarios se hicieron y quién los hizo sobre el documento;
• si este documento está relacionado con otros documentos y cómo, con la capacidad de abrir, incluidos los documentos relacionados;
• para un empleado, servicio, departamento o toda la empresa en su conjunto, vea una imagen de los pedidos completados y no cumplidos.

La comodidad de trabajar con una gran variedad de documentos:

• el propio sistema genera una lista de documentos para su consideración;
• el sistema le indica qué documentos necesita para tomar una decisión urgentemente;
• el sistema informa sobre un período que está llegando a su fin;
• el sistema permite delegar su trabajo y controlar fácilmente la ejecución oportuna;
• el sistema le permite obtener el historial de trabajo en cualquier documento;
• el sistema te permitirá nombrar diputados durante su ausencia y ver cómo trabajaba el diputado.

Facilidad de gestión de documentos:

• aumentar la velocidad del intercambio de información;
• aumentar el nivel de disciplina ejecutiva de los empleados;
• cumplimiento de los plazos para la ejecución de contratos;
• la capacidad de obtener la información necesaria sin levantarse rápidamente del lugar de trabajo.

Estructura de almacenamiento

El almacenamiento estructurado de documentos del sistema Olympus no es solo una biblioteca con acceso delimitado a carpetas, es una "base de conocimientos" individual de cada empleado. El principio de construcción del repositorio de Olympus se basa en los derechos de acceso del usuario a secciones, carpetas, documentos y archivos. El sistema crea automáticamente una estructura de archivo individual para cada empleado. El usuario ve solo aquellas secciones y documentos sobre los que tiene derechos.

Además, el empleado tiene la capacidad de copiar parte de la estructura del archivo, carpetas y documentos al almacenamiento personal. Tal oportunidad permitirá al usuario obtener la información que necesita, el documento aún más rápido.

Llenar el almacenamiento

El almacenamiento en el sistema Olympus se llena con documentos automáticamente en función de los resultados de la finalización del ciclo de trabajo con el documento. Esta tecnología te permite acumular documentos requeridos en los apartados correspondientes, sin dedicar un tiempo específico a este trabajo.

Cuando aparece un nuevo documento en el almacenamiento, el sistema notifica al empleado si está suscrito a dichas notificaciones.

Conveniencia de trabajar con documentos

El almacenamiento Olymp se distingue por servicios funcionales que determinan la conveniencia de trabajar con documentos:

• Control de versiones;
• Documentos de parentesco (cancelados, invalidados, además);
• Extracto del archivo;
• Emisión del original;
• Atributos de almacenamiento (número de inventario, almacenamiento, estante, estante, número de copias).