რა არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვა და მისი სარგებელი ბიზნესისთვის. ელექტრონული დოკუმენტების მართვა: დადებითი და უარყოფითი მხარეები. გამოცდილი რჩევები ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი კონტრაქტორებს შორის დადებითი და უარყოფითი მხარეები

ადამიანის ჩვევების ინერცია არის მთავარი დაბრკოლება საწარმოებში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების (EDMS) დანერგვისთვის. მათი უპირატესობები მალე გადამწყვეტი გახდება კონკურსში, ამიტომ ახლა თქვენ უნდა იფიქროთ საოფისე სამუშაოების ციფრულ რელსებზე გადატანაზე.

EDMS-ის სამართლებრივი საფუძველი

ფილიალების ფართო ქსელის მქონე მსხვილი საწარმოები სწრაფად გადადიან დოკუმენტების ელექტრონულ ნაკადზე, რასაც ხელს უწყობს საკმარისი ხელმისაწვდომობა. საკანონმდებლო ჩარჩო.

EDMS-ის მუშაობის მარეგულირებელი კანონებია:

1. No149-FZ "ინფორმაციის, ინფორმატიზაციისა და ინფორმაციის დაცვის შესახებ".
2. No63-FZ „ჩართ ელექტრონული ხელმოწერა».
3. No 263-FZ "ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შეზღუდვების გაუქმების შესახებ."
4. Სამოქალაქო კოდექსი.
5. საარბიტრაჟო საპროცესო კოდექსი.

პირდაპირი საკანონმდებლო ნორმები ყველასთვის ერთნაირია, მაგრამ EDMS-ის შემოღებისას საწარმომ დამატებით უნდა შეიმუშაოს მთელი რიგი შიდა მარეგულირებელი დოკუმენტები:

• ციფრული ხელმოწერების გამოყენების რეგულაციები;
• ელექტრონული დოკუმენტების მართვის კორპორატიული წესები დავების გადაწყვეტის ალგორითმით;
• წესებთან შეერთების დოკუმენტი, რომელსაც ხელი უნდა მოაწეროს ყველა თანამშრომელმა.

კომპანიის თანამშრომლებს მოეთხოვებათ გამოიყენონ მხოლოდ სერტიფიცირებული ციფრული ხელმოწერები და კრიპტოგრაფიული ინფორმაციის დაცვის საშუალებები. ამ წესის დაცვა და საკანონმდებლო ბაზის თანმიმდევრულობა შესაძლებელს ხდის კორპორატიულ EDMS-ში თანამშრომლის ქმედებებს იურიდიულად მნიშვნელოვანი გახდეს.

EDMS-ის არსი და ფუნქციები

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა - ავტომატური სისტემასამუშაო ნაკადის მართვა, რომელიც თანამშრომლებს საშუალებას აძლევს ციფრული მოწყობილობების მეშვეობით ურთიერთქმედონ ქაღალდის მედიის გამოყენების გარეშე.

EDMS-ის ძირითადი ფუნქციებია:

• ელექტრონული დოკუმენტების შექმნა, გადაცემა, შენახვა (ED);
• ქაღალდის დოკუმენტების დიგიტალიზაცია;
• დოკუმენტის ბარათის შექმნა თავისი ატრიბუტებით;
• დოკუმენტების ფორმირება მზა შაბლონებზე მითითებული ატრიბუტებით;
• დოკუმენტების მოძიება ცენტრალიზებულ მონაცემთა ბაზაში;
• მარშრუტიზაციის დოკუმენტები;
• დოკუმენტების მიღებისა და მასში შემავალი ბრძანებების შესრულების კონტროლი;
• ჟურნალების, კლასიფიკატორების შენახვა;
• ED-ის კონვერტაცია თავსებად ფორმატებად;
• შემოსული დოკუმენტების ავტომატური რეგისტრაცია;
• შეტყობინებების გაგზავნა;
• დოკუმენტების დამტკიცება;
• კოლექტიური მუშაობა ED-თან;
• ურთიერთქმედება ED-ის მეშვეობით კომპანიის კონტრაგენტებთან;
• დოკუმენტების შესრულებისა და გადაადგილების შესახებ ანგარიშების შექმნა.

EDMS-ის მნიშვნელოვანი პარამეტრია მისი მოდულურობა, რაც საშუალებას იძლევა გააფართოვოს ფუნქციონალობის გარეშე მნიშვნელოვანი ცვლილებაძირითადი პარამეტრები.

EDMS-ის სახეები

ცხადია, დიდი სამრეწველო საწარმოებიდა სავაჭრო კომპანიებს აქვთ სხვადასხვა მოთხოვნები EDMS-ზე. Ამიტომაც პროგრამული პროდუქტებისამუშაო პროცესების სტანდარტიზაციიდან გამომდინარე, იყოფა ორ კატეგორიად:

• "ყუთი";
• ძირითადი კონფიგურაციის ფართო შესაძლებლობებით.

"Boxed" პროდუქტები განკუთვნილია სასაწყობო, საოფისე პროცესებისა და მცირე მრეწველობისთვის. მათ მხოლოდ მოდულური კონფიგურაცია და პირველადი ინფორმაციის დანერგვა სჭირდებათ.

მათი მახასიათებლები:

• სწრაფი დაყენება;
• სტანდარტიზებული სწავლება;
• არ არის საჭირო გადახედვა;
• შენარჩუნების დაბალი ღირებულება.

ძირითადი პლატფორმები განლაგებულია მსხვილ საწარმოებში უნიკალური ორგანიზაციული და წარმოების სტრუქტურა... ასეთი EDMS მოითხოვს გრძელვადიან გადასინჯვას, მათ შორის მომხმარებლის საკუთარი IT სპეციალისტების მიერ.

მათ აქვთ შემდეგი მახასიათებლები:

• კონკრეტულ ბიზნეს პროცესებთან ადაპტაციის უნარი;
• დამკვეთის მოთხოვნების შესაბამისად დამატებითი პროგრამული მოდულების შექმნა;
• ინტერფეისის ცვალებადობა;
• ხარჯების დაგეგმვის სირთულე გაუმჯობესების რაოდენობის შეფასების შეუძლებლობის გამო.

მცირე ბიზნესისა და სავაჭრო ორგანიზაციების უმეტესობისთვის საკმარისია სტანდარტული „ყუთის“ გადაწყვეტილებები.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის უპირატესობები

კომპანიის დოკუმენტური ნაკადის ელექტრონულ ფორმაში გადატანა კომპანიას ანიჭებს უპირატესობას არა რამდენიმე ორგანიზაციულ დონეზე. EDMS საშუალებას გაძლევთ გაამარტივოთ მუშაობა როგორც მენეჯმენტის გუნდისთვის, ასევე რიგითი თანამშრომლებისთვის.

ტაქტიკური უპირატესობები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა საშუალებას გაძლევთ შეამციროთ ბიზნესის მიმდინარე საოპერაციო ხარჯები. საწარმოში ERMS-ის დაყენების გადაწყვეტილების მიღებისას, რეკომენდებულია თანამშრომლების მუშაობის გაზომვა სისტემის დანერგვამდე. შეგიძლიათ დათვალოთ დრო შაბლონის ამოცანების შესასრულებლად, წინადადებების დასამტკიცებლად, საჭირო დოკუმენტების მოსაძებნად. ცალკე, შეგიძლიათ განსაზღვროთ საოფისე აღჭურვილობისა და საკანცელარიო ნივთების მიმდინარე ხარჯები.

კომპანიის ძირითადი პროცესების ეფექტურობიდან გამომდინარე, გამოირჩევა EDMS-ის შემდეგი უპირატესობები:

1. ფიზიკური სივრცის გათავისუფლება მომხმარებლის სამუშაო ადგილებზე.
2. საარქივო სივრცის ქირაობის ღირებულების შემცირება.
3. თანამშრომლების დროის დაზოგვა დოკუმენტების კოპირებისთვის, მათი დამუშავებისთვის, ჟურნალებში შეტანისთვის.
4. ქაღალდის, კოპირების აღჭურვილობის მასალების ღირებულების შემცირება.
5. ქაღალდის დოკუმენტების განყოფილებებს შორის გადაცემის დროის შემცირება.
6. თანამშრომლების დროის დაზოგვა ზოგიერთი საოპერაციო პროცესის სრული ავტომატიზაციის გამო.
7. გაზარდეთ მუშაკთა პროდუქტიულობა რუტინული სამუშაოს შემცირებით.

EDMS-ის ტაქტიკური უპირატესობები უადვილებს ჩვეულებრივ თანამშრომლებს მუშაობას, ამიტომ ისინი პირველ რიგში შეამჩნევენ გაუმჯობესებას.

სტრატეგიული უპირატესობები

EDMS-ის დანერგვის სტრატეგიული მიზნები გავლენას ახდენს ძირითად ბიზნეს პროცესებზე: მოგების ინდიკატორებზე, კონტრაგენტებთან კომუნიკაციის სისწრაფე და ეფექტურობა, კომერციული ინფორმაციის დაცვა.

ამ სფეროებში შეიძლება განვასხვავოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შემდეგი უპირატესობები:

1. ცენტრალიზებული საინფორმაციო სივრცის შექმნა ED მონაცემთა ბაზით და მასზე კონტროლირებადი დისტანციური წვდომით.
2. ატრიბუტების მიხედვით ინფორმაციის მოპოვების დაჩქარება.
3. კომერციული ინფორმაციის სრულყოფილად დაცვის შესაძლებლობა კომპიუტერულ ქსელში.
4. სამუშაო პროცესების გამჭვირვალობის გაზრდა, კორუფციული სქემების პრევენცია.
5. შიდა დოკუმენტების პარალელური კოორდინაციის შესაძლებლობა.
6. დისტანციური წვდომა სამუშაო პროცესებზე სამუშაო ადგილის გარეთ.
7. დოკუმენტების უსაფრთხოების გაუმჯობესება და მათი გაყალბების შეუძლებლობა.
8. თანამშრომლების ქმედებების ონლაინ მონიტორინგის გამო შეკვეთების შესრულების მკვეთრი ზრდა.

სტრატეგიული უპირატესობები ხელს უწყობს კომპანიის მართვადობისა და იმიჯის ზრდას, რაც მნიშვნელოვან სარგებელს იძლევა ახალი მომხმარებლების მოზიდვაში.

სარგებელი ჩვეულებრივი მომხმარებლებისთვის

აღმოჩნდა, რომ გრძელვადიანი, რუტინული ოპერაციები საზიანოა ჯანმრთელობისთვის და მკვეთრად ამცირებს პროდუქტიულობას. მოთხოვნისა და დოკუმენტების მონოტონური დამუშავება სხვადასხვა პროგრამაში აშორებს პასუხისმგებლობებს, ართმევს სამუშაო დროის ლომის წილს.

EDMS-ს აქვს მრავალი უპირატესობა მომხმარებლის მიერ მითითებული პრობლემების გადასაჭრელად:

1. ED-ის მოსახერხებელი მდებარეობა არქივში, რაც საშუალებას გაძლევთ იპოვოთ ისინი ატრიბუტების მიხედვით 1-2 წუთში.
2. საოპერაციო პროცესების რეგულირება. შედეგად, თანამშრომელი იღებს მხოლოდ იმ დავალებებს, რომლებიც ვალდებულია შეასრულოს სამუშაოს აღწერილობის მიხედვით.
3. ახალი თანამშრომლების სამუშაო პროცესებთან ადაპტაციის დაჩქარება შიდაკორპორაციული ურთიერთქმედების ავტომატიზაციის გზით.
4. დამტკიცების ჯაჭვისა და პროექტის განხორციელების ეტაპების შესახებ ინფორმაციის მოპოვების შესაძლებლობა.
5. რუტინული ოპერაციების შემცირება კომპიუტერებში სამუშაო გარემოს კომბინაციით, შაბლონების გამოყენებით, დოკუმენტების დაბეჭდვის ეტაპის აღმოფხვრა და მათი ხელმოწერა.

არასპეციფიკური ოპერაციების რაოდენობისა და ხანგრძლივობის შემცირება საშუალებას გაძლევთ დაუთმოთ დრო უშუალოდ სამუშაო პროცესებს, რომლებიც საჭიროებენ მაღალ კვალიფიკაციას.

უპირატესობები საწარმოს IT სტრუქტურისთვის

EDMS-ის დანერგვისას იგი ინტეგრირებულია არსებულ IT ინფრასტრუქტურასთან, რაც უზრუნველყოფს შემდეგ უპირატესობებს:

• სისტემაზე კონტროლის ხელშეწყობა, მისი ადმინისტრატორის საკვალიფიკაციო მოთხოვნების შემცირება;
• ახალი შაბლონებისა და დოკუმენტების მარშრუტების მორგების შესაძლებლობა სტანდარტული პროგრამირების ხელსაწყოების გარეშე;
• რამდენიმე აპლიკაციის გაერთიანება ერთ სამუშაო გარემოში;
• სისტემის მასშტაბირების შესაძლებლობა დამატებითი ხარჯების გარეშე;
• არ არის საჭირო არსებული კომპიუტერების შეცვლა;
• ყოვლისმომცველი ქსელის დაცვა მავნე პროგრამებისგან.

EDMS მოიცავს გარკვეულ ინვესტიციებს ტექნიკურ საშუალებებში, მაგრამ ისინი ანაზღაურებენ მოკლე დრო.

კომპიუტერული ტექნიკა ხდება თავსებადი, რის შედეგადაც იზრდება მისი რესურსების გამოყენება.

სარგებელი აღმასრულებლებისთვის

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა აწარმოებს ეფექტური მუშაობამენეჯმენტის პერსონალი სისტემის შემდეგი უპირატესობების გამო:

1. EDMS მობილურობა, ED-ზე წვდომის შესაძლებლობა მივლინებებზე დისტანციური კომპიუტერებით.
2. თანამშრომლების მონიტორინგის სიმარტივე მათი შესრულების, პროდუქტიულობისა და შეკვეთების შესრულების დროული ანგარიშების გამოყენებით.
3. ინტეგრაციის გზით.
4. ლოგისტიკური პროცედურების დაჩქარება მომწოდებლებსა და მყიდველებს შორის EDMS-ის ერთობლივი გამოყენებით. შესაძლებელია პირველადი ED-ის გაცვლა ერთ გარე ოპერატორთან დაკავშირების გზით, რაც გარანტიას იძლევა დოკუმენტების ლეგიტიმურობას.
5. ფინანსური ინფორმაციის ხელმისაწვდომობის უზრუნველყოფა ექსკლუზიურად ტოპ მენეჯერებისთვის, სამდივნოს გამოკლებით.
6. მნიშვნელოვანი დოკუმენტების დაკარგვის ალბათობის შემცირება.

მენეჯერს ყოველთვის შეუძლია სისტემაში შესვლა და თითოეული თანამშრომლის მუშაობის ანგარიშის შექმნა.

თანამშრომლების მიერ ამ ფაქტის გაცნობიერება არ აძლევს მათ დასვენების და საკუთარი საქმის კეთების შესაძლებლობას.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ნაკლოვანებები

საწარმოში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვას თავისი ნაკლი აქვს. სწორედ ისინი არ აძლევენ უფლებას მცირე ბიზნესს დანერგონ სრულმასშტაბიანი სასაწყობო ოპერაციები და მენეჯმენტი EDMS-ზე დაყრდნობით.

უარყოფითი მხარეები მოიცავს:

1. მონაცემთა ბაზის გაფუჭების შესაძლებლობა უცნობი მავნე კოდით. ეს ხარვეზი შეიძლება მოგვარდეს ქსელში არ ჩართული მოწყობილობებზე ინფორმაციის რეგულარული სარეზერვო ასლის საშუალებით.
2. უჭირს 40+ ასაკობრივი კატეგორიის თანამშრომლების ადაპტაცია ურთიერთქმედების ციფრულ ფორმასთან.
3. Მაღალი ფასი. მცირე ბიზნესისთვის შიდა EDMS-ის ფასი 1000$-დან 10000$-მდე მერყეობს.
4. EDMS-ის ეფექტურობა მცირდება კომპანიის კონტრაგენტებს შორის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის არარსებობის შემთხვევაში.
5. სისტემის სარგებელი კომპაქტურ ოფისებში დამატებითი სამუშაო განყოფილებებისა და შენობების გარეშე საეჭვოა.
6. ED-ის დუბლიკატის საჭიროება ქაღალდის ფორმით ზოგიერთ კონტრაგენტთან მუშაობისას.

ეს ხარვეზები დიდწილად გამოწვეულია საჭირო სამართლებრივი ნორმების მიღების შეფერხებით და EDMS-ის ბიზნეს გარემოში შეღწევის დაბალი ხარისხით. მაგრამ ტენდენციები აჩვენებს, რომ 10-20 წელიწადში ელექტრონული დოკუმენტების მართვა საწარმოში უფრო წესად ჩაითვლება, ვიდრე გამონაკლისად.

როგორ ავირჩიოთ სწორი EDMS?

EDMS-ის არჩევა ადვილი არ არის, რადგან დიდია არასწორი პროდუქტის შეძენის ან არაკომპეტენტურ კომპანიასთან ხელშეკრულების გაფორმების ალბათობა.

ამიტომ, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროგრამის შეძენის გადაწყვეტილების მიღებისას აუცილებელია გავითვალისწინოთ მისი მთელი რიგი მახასიათებლები:

1. EDMS მწარმოებლის სამუშაო საათები რუსულ ბაზარზე. ეროვნულ კანონმდებლობასთან შესწორება მოითხოვს მრავალწლიან პრაქტიკულ გამოცდილებას ამგვარი სისტემების დანერგვისას.
2. ინდუსტრიის სტანდარტებთან შესაბამისობა.
3. თავსებადობა კომპანიის სტრუქტურასთან.
4. პროგრამული პროდუქტის შემდგომი შენარჩუნების შესაძლებლობა და ღირებულება.
5. EDMS-ის მასშტაბურობა საწარმოს გაფართოებასთან ერთად.
6. პროგრამული უზრუნველყოფის კონფიგურაციის დოკუმენტაციის ხელმისაწვდომობა სრულ განაკვეთზე IT სპეციალისტებისთვის.
7. ინფორმაციის დაცვის დონე.
8. მონაცემთა სარეზერვო პარამეტრები
9. აღდგენის დრო წარუმატებლობის შემდეგ.

კომპანიის საბოლოო შერჩევისთვის EDMS-ის განხორციელებარეკომენდებულია რამდენიმე პროვაიდერის ანალიზი, დემოს შესწავლა და პროგრამული უზრუნველყოფის დემო ვერსიის დაყენების მოთხოვნა. გადაწყვეტილების მიღებისას მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ აღჭურვილობის განახლების ღირებულება და დონე პროფესიული მომზადებასაკუთარი IT სპეციალისტები.

EDMS განხორციელების სირთულეები

რუსეთში EDMS-ის დანერგვის პროცესზე გავლენას ახდენს მომხმარებლების მიერ მრავალი არალიცენზირებული პროგრამის გამოყენება, მათი შეუთავსებლობა და ბიზნეს პროცედურების ხელით მენეჯმენტის უპირატესობა.

შედეგად, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროვაიდერებს საწარმოებში ექმნებათ შემდეგი სირთულეები:

1. სხვადასხვა განყოფილებაში მონაცემთა შენახვის მრავალფეროვანი ფორმატი.
2. გამოყენებული აპლიკაციებში სტრუქტურირებული ინფორმაციის ნაკლებობა.
3. კონკრეტულ ბიზნეს პროცესებზე თანამშრომლების წვდომის სისტემის რეგულირების არარსებობა. ტიპიური ფორმა სამუშაოს აღწერაცოტას ეხმარება EDMS-ის ორგანიზაციაში.
4. ინფორმაციის ნაკადი გადატვირთულია ბიუროკრატიული პროცედურებითა და დამტკიცებებით.
5. ავარია სხვადასხვა აპლიკაციებში მონაცემთა შენახვის გამო.
6. საწარმოს თანამშრომლების კომპიუტერული გაუნათლებლობა და შემსრულებლების დონეზე სასწავლო აქტივობების დივერსია.
7. EDMS-ის შეუსაბამობა ინდუსტრიის ნორმებთან და კანონქვემდებარე აქტებთან.

მენეჯმენტის მცირე მტკიცე გადაწყვეტილებაა გადავიდეს დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტზე. საჭიროა სისტემური რემონტი სამსახურის მოვალეობებითანამშრომლები და კომპანიის მენეჯმენტის სტრუქტურა. სისტემასთან სასურველი ინტეგრაციისთვის, რომელიც უნდა დამონტაჟდეს კანონის შესაბამისად.

მნიშვნელოვანი მიმართულება EDMS-ის დანერგვისას მკაცრი საკადრო პოლიტიკაა არაკომპეტენტურ და მოუმზადებელ თანამშრომლებთან მიმართებაში. იმის გამო, რომ მათი უნებლიე მუშაობა ახალი პრინციპებით საგრძნობლად გაზრდის ელექტრონულის დანერგვისა და შენარჩუნების პროცესის ხარჯებს. EDMS უნდა ურთიერთობდეს ადამიანებთან ერთი მექანიზმის ფარგლებში, შესაბამისად, მისი ცუდად მოქმედი ელემენტები დროულად უნდა გამოსწორდეს ან შეიცვალოს.

ასევე წაიკითხეთ

Ჩვენ გვაქვს მზა ხსნარიდა აღჭურვილობა ამისთვის

სცადეთ EKAM პლატფორმის ყველა ფუნქცია უფასოდ

კონფიდენციალურობის შეთანხმება

და პერსონალური მონაცემების დამუშავება

1. ზოგადი დებულებები

1.1 ეს შეთანხმება კონფიდენციალურობისა და პერსონალური მონაცემების დამუშავების შესახებ (შემდგომში - ხელშეკრულება) თავისუფლად არის მიღებული და თავისი ნებით, ვრცელდება ყველა ინფორმაციაზე, რომელიც შპს "Inseils Rus" და/ან მის ფილიალებს, მათ შორის ყველა პირს, რომელიც ეკუთვნის იმავე ჯგუფმა შპს "Insails Rus"-თან (მათ შორის შპს "EKAM სერვისი") შეიძლება მიიღოს ინფორმაცია მომხმარებლის შესახებ შპს "Insails Rus"-ის რომელიმე საიტის, სერვისის, სერვისის, კომპიუტერული პროგრამის, პროდუქტის ან სერვისის გამოყენებისას (შემდგომში - როგორც სერვისები) და შპს Insales Rus-ის მიერ მომხმარებელთან ნებისმიერი შეთანხმებისა და კონტრაქტის შესრულების კურსი. მომხმარებლის თანხმობა ხელშეკრულებაზე, მის მიერ გამოხატული ერთ-ერთ ჩამოთვლილ პირთან ურთიერთობის ფარგლებში, ვრცელდება ყველა სხვა ჩამოთვლილ პირზე.

1.2 სერვისების გამოყენება ნიშნავს, რომ მომხმარებელი ეთანხმება წინამდებარე შეთანხმებას და მასში მითითებულ პირობებს; ამ პირობებთან შეუთანხმებლობის შემთხვევაში, მომხმარებელმა თავი უნდა შეიკავოს სერვისების გამოყენებისგან.

"Ფასდაკლებებში"- საზოგადოებასთან შეზღუდული პასუხისმგებლობის"Insails Rus", PSRN 1117746506514, INN 7714843760, საგუშაგო 771401001, რეგისტრირებულია მისამართზე: 125319, მოსკოვი, აკადემია ილიუშინის ქ., 4, კორპუსი 1, ოფისი 11 (შემდგომში), - და "შემდგომში"

"მომხმარებელი" -

ან ინდივიდუალურირომელსაც აქვს ქმედუნარიანობა და კანონმდებლობის შესაბამისად აღიარებულია სამოქალაქო სამართლებრივი ურთიერთობების მონაწილედ რუსეთის ფედერაცია;

ან ერთეულირეგისტრირებულია იმ სახელმწიფოს კანონმდებლობის შესაბამისად, რომლის რეზიდენტია ასეთი პირი;

ან ინდივიდუალური მეწარმერეგისტრირებულია იმ სახელმწიფოს კანონმდებლობის შესაბამისად, რომლის რეზიდენტია ასეთი პირი;

რომელმაც მიიღო წინამდებარე ხელშეკრულების პირობები.

1.4 ამ შეთანხმების მიზნებისათვის, მხარეებმა დაადგინეს, რომ კონფიდენციალური ინფორმაცია არის ნებისმიერი ხასიათის ინფორმაცია (საწარმოო, ტექნიკური, ეკონომიკური, ორგანიზაციული და სხვა), ინტელექტუალური საქმიანობის შედეგების ჩათვლით, აგრეთვე ინფორმაცია პროფესიული განხორციელების მეთოდების შესახებ. საქმიანობა (მათ შორის, მაგრამ არ შემოიფარგლება: ინფორმაცია პროდუქტების, სამუშაოებისა და სერვისების შესახებ; ინფორმაცია ტექნოლოგიებისა და კვლევითი პროექტების შესახებ; ინფორმაცია ტექნიკური სისტემებისა და აღჭურვილობის შესახებ, პროგრამული ელემენტების ჩათვლით; ბიზნეს პროგნოზები და ინფორმაცია პერსპექტიული შესყიდვების შესახებ; კონკრეტული პარტნიორების მოთხოვნები და სპეციფიკაციები და პოტენციური პარტნიორები, ინტელექტუალურ საკუთრებასთან დაკავშირებული ინფორმაცია, ისევე როგორც ყველა ზემოთ ჩამოთვლილთან დაკავშირებული გეგმები და ტექნოლოგიები), რომელიც ერთი მხარის მიერ მეორეს ეცნობა წერილობით ან/და ელექტრონული ფორმით, რომელიც პირდაპირ არის მითითებული მხარის მიერ, როგორც მისი კონფიდენციალური ინფორმაცია.

1.5 წინამდებარე შეთანხმების მიზანია დაიცვას კონფიდენციალური ინფორმაცია, რომელსაც მხარეები გაცვლიან მოლაპარაკებების, ხელშეკრულებების დადებისა და ვალდებულებების შესრულებისას, ისევე როგორც ნებისმიერი სხვა ურთიერთქმედების დროს (მათ შორის, მაგრამ არ შემოიფარგლება, კონსულტაციების, ინფორმაციის მოთხოვნისა და მიწოდების და სხვა ინსტრუქციები).

2. მხარეთა ვალდებულებები

2.1 მხარეები თანხმდებიან, საიდუმლოდ შეინახონ ერთი მხარის მიერ მეორე მხარისგან მიღებული ყველა კონფიდენციალური ინფორმაცია მხარეთა ურთიერთობისას, არ გაამჟღავნონ, გაამჟღავნონ, გაამჟღავნონ ან სხვაგვარად მიაწოდონ ასეთი ინფორმაცია რომელიმე მესამე მხარეს მეორის წინასწარი წერილობითი ნებართვის გარეშე. მხარე, გარდა მოქმედი კანონმდებლობით განსაზღვრული შემთხვევებისა, როდესაც ასეთი ინფორმაციის მიწოდება მხარეებს ევალებათ.

2.2 თითოეული მხარე მიიღებს ყველა საჭირო ზომას კონფიდენციალური ინფორმაციის დასაცავად, სულ მცირე იგივე ზომების გამოყენებით, რასაც მხარე მიმართავს საკუთარი კონფიდენციალური ინფორმაციის დასაცავად. კონფიდენციალურ ინფორმაციაზე წვდომა ეძლევა მხოლოდ თითოეული მხარის იმ თანამშრომლებს, რომლებსაც ეს გონივრულად სჭირდებათ შესასრულებლად სამსახურებრივი მოვალეობებიამ ხელშეკრულების აღსრულებისთვის.

2.3 კონფიდენციალური ინფორმაციის საიდუმლოდ შენახვის ვალდებულება მოქმედებს წინამდებარე ხელშეკრულების, კომპიუტერული პროგრამების 01.12.2016 წლის სალიცენზიო ხელშეკრულების, კომპიუტერული პროგრამების, სააგენტოს და სხვა ხელშეკრულებების სალიცენზიო ხელშეკრულებაზე შეერთების შესახებ და ხუთი წლის განმავლობაში. მათი ქმედებების შეწყვეტის შემდეგ, თუ მხარეები ცალ-ცალკე სხვაგვარად არ შეთანხმდებიან.

(ა) თუ მოწოდებული ინფორმაცია საჯარო გახდა ერთ-ერთი მხარის ვალდებულებების დარღვევის გარეშე;

(ბ) თუ მოწოდებული ინფორმაცია მხარისთვის გახდა ცნობილი მისი საკუთარი კვლევის, სისტემატური დაკვირვების ან სხვა მხარის მიერ მიღებული კონფიდენციალური ინფორმაციის გამოყენების გარეშე განხორციელებული სხვა საქმიანობის შედეგად;

(c) თუ მოწოდებული ინფორმაცია კანონიერად არის მოპოვებული მესამე მხარისგან მისი საიდუმლოდ შენახვის ვალდებულების გარეშე, სანამ არ იქნება მიწოდებული ერთ-ერთი მხარის მიერ;

დ) თუ ინფორმაცია მოწოდებულია ორგანოს წერილობითი მოთხოვნით სახელმწიფო ძალაუფლება, სხვა სახელმწიფო ორგანო ან ადგილობრივი თვითმმართველობის ორგანო თავისი ფუნქციების შესასრულებლად და ამ ორგანოებისთვის მისი გამჟღავნება სავალდებულოა პარტიისთვის. ამ შემთხვევაში მხარემ დაუყოვნებლივ უნდა აცნობოს მეორე მხარეს მიღებული მოთხოვნის შესახებ;

ე) თუ ინფორმაცია მიეწოდება მესამე მხარეს იმ მხარის თანხმობით, რომლის შესახებაც ხდება ინფორმაციის გადაცემა.

2.5 Insales არ ამოწმებს მომხმარებლის მიერ მოწოდებული ინფორმაციის სიზუსტეს და არ შეუძლია მისი ქმედუნარიანობის შეფასება.

2.6 ინფორმაცია, რომელსაც მომხმარებელი აწვდის Inseils-ს სერვისებში რეგისტრაციისას, არ არის პერსონალური მონაცემები, რადგან ისინი განსაზღვრულია რუსეთის ფედერაციის ფედერალურ კანონში No152-ФЗ 07/27/2006 წ. „პერსონალური მონაცემების შესახებ“.

2.7 Insales იტოვებს უფლებას შეცვალოს წინამდებარე ხელშეკრულება. ცვლილებების შეტანისას, თარიღი მითითებულია მიმდინარე გამოცემაში ბოლო განახლება... ხელშეკრულების ახალი ვერსია ძალაში შედის განთავსების მომენტიდან, თუ სხვა რამ არ არის გათვალისწინებული. ახალი გამოცემახელშეკრულებები.

2.8 ამ შეთანხმების მიღებით, მომხმარებელი აცნობიერებს და ეთანხმება, რომ Inseils-ს შეუძლია გაუგზავნოს მომხმარებლის პერსონალიზებული შეტყობინებები და ინფორმაცია (მათ შორის, მაგრამ არ შემოიფარგლება ამით) სერვისების ხარისხის გასაუმჯობესებლად, ახალი პროდუქტების შესაქმნელად, პერსონალური შეთავაზებების შესაქმნელად და გაგზავნისთვის. მომხმარებელი, აცნობოს მომხმარებელს ცვლილებების შესახებ სატარიფო გეგმებიდა განახლებები, მომხმარებლისთვის მარკეტინგული მასალების გაგზავნა სერვისების თემაზე, სერვისების და მომხმარებლების დასაცავად და სხვა მიზნებისთვის.

მომხმარებელს უფლება აქვს უარი თქვას ზემოაღნიშნული ინფორმაციის მიღებაზე ამის შესახებ წერილობითი შეტყობინებით Inseils -ის ელექტრონული ფოსტის მისამართზე -.

2.9 ამ შეთანხმების მიღებით, მომხმარებელი აცნობიერებს და ეთანხმება, რომ Inseils Services-მა შეიძლება გამოიყენოს ქუქიები, მრიცხველები, სხვა ტექნოლოგიები, რათა უზრუნველყოს სერვისების შესრულება ზოგადად ან მათი ინდივიდუალური ფუნქციები, კერძოდ, და მომხმარებელს არ აქვს პრეტენზია Inseils-ის მიმართ ამ საკითხში. მიმართებაში.

2.10 მომხმარებელმა იცის, რომ მოწყობილობას და პროგრამულ უზრუნველყოფას, რომელსაც იყენებს ინტერნეტში საიტების მოსანახულებლად, შეიძლება ჰქონდეს ქუქიების (ნებისმიერი საიტისთვის ან გარკვეული საიტებისთვის) ოპერაციების აკრძალვის ფუნქცია, ასევე ადრე მიღებული ქუქიების წაშლა.

Insails-ს უფლება აქვს დაადგინოს, რომ გარკვეული სერვისის მიწოდება შესაძლებელია მხოლოდ იმ პირობით, რომ ქუქიების მიღება და მიღება დაშვებულია მომხმარებლის მიერ.

2.11 მომხმარებელი პასუხისმგებელია მხოლოდ მის მიერ ანგარიშზე წვდომისათვის არჩეული საშუალებების უსაფრთხოებაზე და ასევე დამოუკიდებლად უზრუნველყოფს მათ კონფიდენციალურობას. მომხმარებელი არის მხოლოდ პასუხისმგებელი ყველა ქმედებაზე (ისევე, როგორც მათ შედეგებზე) მომხმარებლის ანგარიშის ფარგლებში ან იყენებს სერვისებს, მათ შორის მომხმარებლის მიერ მონაცემების ნებაყოფლობით გადაცემის შემთხვევებს მომხმარებლის ანგარიშზე წვდომისათვის მესამე პირებზე ნებისმიერი პირობებით (მათ შორის, კონტრაქტებით). ან შეთანხმებები)... ამავდროულად, ყველა ქმედება მომხმარებლის ანგარიშში არსებული სერვისების შიგნით ან გამოყენებით, განიხილება, როგორც შესრულებული თავად მომხმარებლის მიერ, გარდა იმ შემთხვევებისა, როდესაც მომხმარებელმა შეატყობინა Inseils-ს სერვისებზე არაავტორიზებული წვდომის შესახებ მომხმარებლის ანგარიშის გამოყენებით და/ან მისი ანგარიშის წვდომის საშუალებების კონფიდენციალურობის ნებისმიერი დარღვევა (დარღვევის ეჭვი).

2.12 მომხმარებელი ვალდებულია დაუყოვნებლივ აცნობოს Insails-ს მომხმარებლის ანგარიშის გამოყენებით სერვისებზე არაავტორიზებული (მომხმარებლის მიერ არაავტორიზებული) წვდომის ან/და მისი წვდომის საშუალებების კონფიდენციალურობის ნებისმიერი დარღვევის შესახებ (დარღვევის ეჭვი). ანგარიში. უსაფრთხოების მიზეზების გამო, მომხმარებელი ვალდებულია დამოუკიდებლად განახორციელოს თავისი ანგარიშის უსაფრთხო გამორთვა სერვისებთან მუშაობის ყოველი სესიის ბოლოს. Insales არ არის პასუხისმგებელი მონაცემების შესაძლო დაკარგვაზე ან დაზიანებაზე, ასევე ნებისმიერი ხასიათის სხვა შედეგებზე, რაც შეიძლება მოხდეს მომხმარებლის მიერ ხელშეკრულების ამ ნაწილის დებულებების დარღვევის გამო.

3. მხარეთა პასუხისმგებლობა

3.1 მხარე, რომელმაც დაარღვია ხელშეკრულებით გათვალისწინებული ვალდებულებები ხელშეკრულებით გადაცემული კონფიდენციალური ინფორმაციის დაცვასთან დაკავშირებით, ვალდებულია დაზარალებული მხარის მოთხოვნით აანაზღაუროს ხელშეკრულების პირობების ასეთი დარღვევით გამოწვეული რეალური ზიანი. რუსეთის ფედერაციის მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად.

3.2 ზიანის ანაზღაურება არ წყვეტს დამნაშავე მხარის ვალდებულებებს სათანადოდ შეასრულოს ხელშეკრულებით ნაკისრი ვალდებულებები.

4.სხვა დებულებები

4.1 ყველა შეტყობინება, მოთხოვნა, მოთხოვნა და სხვა კორესპონდენცია ამ შეთანხმებით, მათ შორის, კონფიდენციალური ინფორმაციის ჩათვლით, უნდა გაკეთდეს წერილობით და გადაეცეს პირადად ან კურიერის საშუალებით, ან გაიგზავნოს ელექტრონული ფოსტით სალიცენზიო ხელშეკრულებაში მითითებულ მისამართებზე. 01.12.2016 დათარიღებული კომპიუტერული პროგრამები, კომპიუტერული პროგრამების სალიცენზიო ხელშეკრულებაში შეერთების შეთანხმება და წინამდებარე ხელშეკრულებაში ან სხვა მისამართები, რომლებიც შეიძლება შემდგომში იყოს მითითებული მხარის მიერ წერილობით.

4.2 თუ წინამდებარე ხელშეკრულების ერთი ან მეტი დებულება (პირობა) არის ან ძალადაკარგულია, მაშინ ეს არ შეიძლება გახდეს სხვა დებულებების (პირობების) შეწყვეტის მიზეზი.

4.3 რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობა ვრცელდება ამ ხელშეკრულებაზე და მომხმარებელსა და Insales-ს შორის ურთიერთობაზე, რომელიც წარმოიქმნება ხელშეკრულების გამოყენებასთან დაკავშირებით.

4.3. ყველა წინადადება თუ შეკითხვა ამ შეთანხმებასთან დაკავშირებით, მომხმარებელს უფლება აქვს გაუგზავნოს Inseils-ის მომხმარებელთა მხარდაჭერის სამსახურს ან საფოსტო მისამართზე: 107078, მოსკოვი, ქ. ნოვორიაზანსკაია, 18, 11-12 ბიზნეს ცენტრი "სტენდალი" შპს "ინსეილს რუს".

გამოცემის თარიღი: 01.12.2016წ

სრული სახელი რუსულად:

შეზღუდული პასუხისმგებლობის საზოგადოება "ინსალს რუს"

შემოკლებული სახელი რუსულად:

შპს "Insales Rus"

სახელი ინგლისურად:

შეზღუდული პასუხისმგებლობის კომპანია InSales Rus (შპს InSales Rus)

იურიდიული მისამართი:

125319, მოსკოვი, ქ. აკადემიკოსი ილიუშინი, 4, კორპუსი 1, ოფისი 11

Საფოსტო მისამართი:

107078, მოსკოვი, ქ. ნოვორიაზანსკაია, 18, გვ 11-12, ძვ.წ.„სტენდალი“

INN: 7714843760 გამშვები პუნქტი: 771401001

Საბანკო დეტალები:

ინფორმაციული ტექნოლოგია ისეთი სისწრაფით აღწევს ბიზნესის სხვადასხვა სფეროებში, რომ ზოგჯერ ძნელია მათი შესაბამისობის შეფასება. თვალსაჩინო მაგალითია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის (EDMS) დანერგვა. ეს იწვევს მოსაწყენი ქაღალდის დოკუმენტების გროვის გაქრობას. ერთი შეხედვით შესანიშნავი შედეგი და ან სხვა მსგავსი ტექნიკა მალე შეუძლებელი გახდება. ასეა?

არგუმენტები EDMS-ისთვის

აშშ-ში ჩატარებული კვლევის შედეგად მიღებული მაჩვენებლები ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სასარგებლოდ მეტყველებს:

1. დადგენილია, რომ ამ ქვეყანაში დაახლოებით 4 ტრილიონი ქაღალდის დოკუმენტი გამოიყენება და მათი რიცხვი ყოველწლიურად 22%-ით იზრდება.
2. მათი დაახლოებით 90% არ ტოვებს ოფისს, უბრალოდ გადადის თანამშრომლიდან თანამშრომელზე.
3. საშუალოდ, თითოეული დოკუმენტი კოპირდება 19-ჯერ.
4. სამუშაო დროის ნახევარი იხარჯება საჭირო ინფორმაციის მოძიებაზე და მხოლოდ 10% მის შესწავლაზე.
5. დოკუმენტების დაახლოებით 8% უბრალოდ დაკარგულია.

Advanced Processing & Imaging-მა კვლევის ჩატარების შემდეგ დაასკვნა, რომ მცირე ბიზნესი 20 თანამშრომლისგან შემდგარი, დაახლოებით 180 000 აშშ დოლარს ხარჯავს სხვადასხვა დოკუმენტების გადაწერაზე ან ბეჭდვაზე, საკმარისად შთამბეჭდავი მაჩვენებელია ელექტრონული დოკუმენტების მართვაზე ფიქრისთვის.

განსაკუთრებით აქტიურად განხორციელდა Საინფორმაციო ტექნოლოგიასინგაპურში. მაგალითად, ყველა სატელეგრაფო ოფისი დაიხურა ჯერ კიდევ 2002 წელს, რადგან ეს სერვისები აღარ იყო მოთხოვნადი.

უპირატესობები

ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტს აქვს მრავალი მნიშვნელოვანი უპირატესობა:

• ის უზრუნველყოფს გამჭვირვალობას და ეფექტურ კონტროლს დოკუმენტების შექმნაზე, მიღებასა და შესრულებაზე, ზრდის ბიზნეს პროცესების სიჩქარეს;
• პრაქტიკაში, ზოგიერთ შეკვეთას თანამშრომლები უბრალოდ არ ასრულებენ. EDMS საშუალებას გაძლევთ აკონტროლოთ არა მხოლოდ მუშაობის პროცესი, არამედ მისი შედეგი;
• დოკუმენტების გაგზავნის, ძიების და შექმნის დროის შემცირება. სისტემას შეუძლია დამოუკიდებლად შექმნას რეესტრები, ანგარიშები და რეზიუმეები, რაც დადებითად აისახება კომპანიის ეფექტურობაზე;
• ნებისმიერი ბიზნესი სერიოზულ ყურადღებას აქცევს კონფიდენციალურობას. ღირებული ინფორმაციის დაკარგვამ შეიძლება გამოიწვიოს მილიონობით ზარალი. საკმარისია უბრალოდ ქაღალდის დოკუმენტების ამოღება და გვერდით გადაცემა. SED არ შეუძლია მთლიანად გამორიცხოს ასეთი სიტუაციები, მაგრამ ის მკაფიოდ არეგულირებს ინფორმაციის ხელმისაწვდომობას, თანამშრომლის უფლებამოსილების მიხედვით. ამ შემთხვევაში, თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ აკონტროლოთ ვინ გამოიყენა ან შეცვალა კონკრეტული დოკუმენტები;
• EDMS მაქსიმალურად აჩქარებს თანამშრომლების ახალი დოკუმენტების გაცნობის პროცედურას და უზრუნველყოფს კომპანიის მუშაობას ერთიან საინფორმაციო სივრცეში.

ხარვეზები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა არ არის მოკლებული გარკვეული უარყოფითი მხარეებისგან:

• მისი მთავარი მინუსი არის ვირუსის შეღწევის საფრთხე კომპანიის კომპიუტერებში და შემდგომში ყველა ინფორმაციის დაკარგვა. იმისთვის, რომ იყოთ უსაფრთხო მხარეზე, გჭირდებათ ზედმეტობის სისტემა;
• კიდევ ერთი მინუსი არის პერსონალის მომზადების ნაკლებობა ასეთი სისტემის დანერგვისთვის. ბევრ თანამშრომელს არ აქვს საკმარისი ცოდნა EDMS-ში კომპეტენტურად მუშაობისთვის. იმავდროულად, მასზეა დამოკიდებული მისი ფუნქციონირების უწყვეტი ფუნქციონირება;
• ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვა მოითხოვს მნიშვნელოვან ფინანსურ ინვესტიციებს;
• აღსანიშნავია, რომ რუსეთში და დსთ-ში ერთიანი საინფორმაციო სივრცე ჯერ არ ჩამოყალიბებულა. შესაბამისად, შეუძლებელია ყველა საწარმოსთან ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა;
• არსებობს გარკვეული შეზღუდვები EDMS-ის განხორციელებისთვის. მაგალითად, ნებისმიერი HR დეპარტამენტი მოითხოვს თანამშრომლის პირად ხელმოწერას მთელ რიგ დოკუმენტებზე. ასევე მკაცრად რეგულირდება სამუშაო წიგნების შენახვის პროცედურა.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა სასარგებლოა პირველ რიგში მსხვილი საწარმოებიგანყოფილებების ფართო სტრუქტურის მქონე. მას შეუძლია გაზარდოს მათი ფუნქციონირების ეფექტურობა, მაგრამ ხელმისაწვდომია ამ ეტაპზეხარვეზები ანელებს მისი განხორციელების პროცესს. EDMS მოითხოვს სერიოზულ გადახედვას და სანამ მისი ფორმირება გრძელდება, შავი და თეთრი კვლავ მოთხოვნადი იქნება.

"Პერსონალის ოფიცერი. HR ადმინისტრაცია“, 2009, N 2

ქაღალდიდან შერეულ დოკუმენტურ სამუშაოზე გადასვლა

ელექტრონული სისტემების ფართოდ გამოყენება ქაღალდის დოკუმენტების მომზადებისა და მართვისთვის თანდათან აბრკოლებს ზღვარს ელექტრონულ და არაელექტრონულ დოკუმენტებს შორის. მიუხედავად ყველა საუბრისა „უქაღალდის ტექნოლოგიებზე“, სინამდვილეში ჩვენ გადავდივართ ტრადიციული ქაღალდის სამუშაო პროცესიდან არა ელექტრონულ სამუშაო პროცესზე, არამედ შერეულ სამუშაო პროცესზე.

ლექსიკონი HR ადმინისტრაცია... ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი არის დოკუმენტების მართვის სისტემა, რომელშიც შექმნილი, გადაცემული და შენახული დოკუმენტების მთელი მასივი მხარდაჭერილია ინფორმაციული და საკომუნიკაციო ტექნოლოგიების გამოყენებით ქსელურ სტრუქტურაში გაერთიანებულ კომპიუტერებზე, რაც უზრუნველყოფს განაწილებული მონაცემთა ბაზის ფორმირებისა და შენარჩუნების შესაძლებლობას. ამავდროულად, ქაღალდის დოკუმენტების გამოყენებაზე უარის თქმა არ ხდება, მაგრამ პრიორიტეტულად არის აღიარებული ელექტრონული დოკუმენტი, რომელიც შექმნილი, შესწორებული და კომპიუტერში ინახება.

ელექტრონული დოკუმენტების დადებითი და უარყოფითი მხარეები

რაც არ უნდა ეკამათონ ოპტიმისტები და სკეპტიკოსები ელექტრონულ დოკუმენტებზე, არავინ უარყოფს ფაქტს, რომ საოფისე დოკუმენტების აბსოლუტური უმრავლესობა კომპიუტერებშია შექმნილი. საინფორმაციო ტექნოლოგიების ასეთი უპირობო გამარჯვების მიზეზები საკმაოდ ნათელია:

ელექტრონული დოკუმენტების შექმნა, რედაქტირება, რეპროდუცირება, გავრცელება და გაგზავნა მარტივია;

გაცილებით ადვილი გახდა საჭირო ინფორმაციის მოძიება და კონტექსტური ძიება იძლევა შესაძლებლობებს, რომლებზეც მხოლოდ საბუთების კეთებისას შეიძლება იოცნებო;

უფრო მარტივი და ნაკლები ძალისხმევით გადაწყდება ინფორმაციისა და დოკუმენტების დაჯავშნის, სადაზღვევო ფონდების შექმნის და ა.შ.

ბიზნესსა და მთავრობაში ელექტრონულ დოკუმენტებს, თუ სწორად იყენებენ, შეუძლიათ გადაწყვეტილების მიღების დაჩქარება და მათი ხარისხის გაუმჯობესება.

ელექტრონული სისტემების ფართოდ გამოყენება ქაღალდის დოკუმენტების მომზადებისა და მართვისთვის თანდათან აბრკოლებს ზღვარს ელექტრონულ და არაელექტრონულ დოკუმენტებს შორის. რიგ კანონებსა და სტანდარტებში მთელს მსოფლიოში, ამონაბეჭდი, მაგალითად, განისაზღვრება, როგორც ელექტრონული დოკუმენტის ქაღალდზე პრეზენტაციის ფორმა.

ვ მარეგულირებელი დოკუმენტებიჩვენს სამთავრობო ორგანოებსაც აქვთ მსგავსი ფორმულირებები:

ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენებისას ფინანსურ ბაზრებზე მონაწილეთა საქმიანობის განხორციელების მოთხოვნების შესახებ დებულება (დამტკიცებული ბრძანებით ფედერალური სამსახურიფინანსური ბაზრებისთვის 08.12.2005 N 05-77 / пз-н):

„...დოკუმენტი ელექტრონული ფორმით და (ან) მისი ასლი ქაღალდზე, დამოწმებული დამყარებული წესრიგი...“.

პირების კვალიფიციურ ინვესტორებად აღიარების პროცედურის შესახებ დებულებები (დამტკიცებულია ფინანსური ბაზრების ფედერალური სამსახურის 2008 წლის 18 მარტის N 08-12 / pz-n ბრძანებით):

„4.7. პირი, რომელიც აღიარებს კვალიფიციურ ინვესტორს, ვალდებულია, რუსეთის FFMS-ის მოთხოვნით და მითითებული მოთხოვნის შესაბამისად, წარადგინოს რეესტრი ელექტრონული ფორმით და (ან) მისი ასლი ქაღალდზე, დამოწმებული დადგენილი წესით. "

თუმცა, ელექტრონულ დოკუმენტებს, ისევე როგორც ნებისმიერ ტექნოლოგიას, აქვს თავისი ნაკლოვანებები, რომლებიც გასათვალისწინებელია:

ტექნოლოგიების სწრაფი მოძველება, რაც აიძულებს ორგანიზაციებს მუდმივად გააუმჯობესონ გამოყენებული მუშაობის მეთოდები, რეგულარულად გადაიტანონ დოკუმენტები და ინფორმაცია ერთი სისტემიდან მეორეში და გადაიტანონ ისინი მოძველებული მედიიდან და ფორმატებიდან ახალში;

ინფორმაციის მატარებლების ხანმოკლე მომსახურების ვადა და მათი მრავალფეროვნება, რაც იწვევს საკმაოდ ხშირ განახლებას, რაც ორგანიზაციას მოითხოვს ინფორმაციის უსაფრთხოების მუდმივ მონიტორინგს;

გადაუჭრელი სამართლებრივი პრობლემები და, უპირველეს ყოვლისა, საკანონმდებლო აღიარების საკითხი იურიდიული ძალარეალურად გამოყენებული ელექტრონული დოკუმენტები;

არა მხოლოდ უსაფრთხოების უზრუნველყოფის, არამედ ელექტრონული დოკუმენტების განადგურების სირთულე ქაღალდის დოკუმენტებთან შედარებით;

მაღალკვალიფიციური კადრების გამოყენების აუცილებლობა, რომელთა ხელფასი ავტომატურად ზრდის დოკუმენტების და ინფორმაციის მართვის ღირებულებას.

გარდა ამისა, ახლა შეუძლებელია ქაღალდისა და სხვა ანალოგური მედიის მთლიანად მიტოვება მრავალი მიზეზის გამო:

უპირველეს ყოვლისა, ეს არის კანონმდებლობისა და რეგულაციების არსებული მოთხოვნები მთელი რიგი დოკუმენტების ქაღალდზე გაფორმებისთვის. ეს, უპირველეს ყოვლისა, ეხება ბიზნეს საქმიანობის ყველაზე მნიშვნელოვან დოკუმენტებს, როგორიცაა ნორმატიული დოკუმენტები, ქონებრივი დოკუმენტები, ლიცენზიები და ა.შ.;

რაც არ უნდა ვისაუბროთ ელექტრონული დოკუმენტების უპირატესობებზე, უნდა გავითვალისწინოთ, რომ ბევრი მენეჯერი და სპეციალისტი მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებების მიღებისას უფრო კომფორტულია ქაღალდთან მუშაობა;

თანაბრად მნიშვნელოვანია, რომ ქაღალდის დოკუმენტების შექმნის, დამუშავების, გრძელვადიანი შენახვისა და განადგურების კარგად მოქმედი ტექნოლოგია განვითარდა რამდენიმე საუკუნის განმავლობაში, არსებობს როგორც სრულფასოვანი საკანონმდებლო და მარეგულირებელი ჩარჩო და მეთოდოლოგიური განვითარებადა რეკომენდაციები, რომლებიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას პრაქტიკულ მუშაობაში;

ქაღალდთან და მიკროფილმთან მუშაობისთვის არ არის საჭირო სპეციალური ტექნიკური საშუალებები, რაც ამ ტიპის მედიას ანიჭებს უპირატესობას იმ დოკუმენტების დუბლიკატების ან ასლების შესანახად, რომლებიც შეიძლება სასწრაფოდ იყოს საჭირო სხვადასხვა სახის საგანგებო სიტუაციებისა და კატასტროფების შემთხვევაში, როდესაც ელექტრონული დოკუმენტები შეიძლება არ იყოს. ხელმისაწვდომი.

მიუხედავად იმისა, რომ მთლიანად მიატოვეთ ქაღალდის დოკუმენტები გლობალური საზოგადოებასანამ ის მზად არ იქნება, მათი ნაკლოვანებები სულ უფრო და უფრო იგრძნობს თავს, რასაც ამძიმებს მუდმივად მზარდი მოთხოვნები ინფორმაციის დამუშავებისა და გადაწყვეტილების მიღების სისწრაფეზე:

დოკუმენტებისა და ინფორმაციის ქაღალდზე შექმნის, დამუშავებისა და გადაცემის დაბალი სიჩქარე უარესად შეუთავსებელია ბიზნესისა და მთავრობის საჭიროებებთან, რომლებიც სულ უფრო მეტად იყენებენ ინფორმაციულ ტექნოლოგიებს. თითქმის შეუძლებელია „ელექტრონული“ საქმიანობის მხოლოდ ქაღალდზე დოკუმენტირება;

გაცილებით რთული და ნელია ინფორმაციის მოძიება ქაღალდის დოკუმენტებში, რაც უკიდურესად მოუხერხებელია ოპერატიული მუშაობისთვის;

ქაღალდის დოკუმენტების შენახვა მოითხოვს მნიშვნელოვან სფეროებს, რაც მოითხოვს მუდმივ მზარდ ხარჯებს შენობების დაქირავების ან შესყიდვისთვის, მათი აღჭურვილობისთვის და ამ საცავის მომსახურე პერსონალის რაოდენობის ზრდას;

ქაღალდის დოკუმენტების მართვა (მათ შორის წვდომის მართვა) ჩვეულებრივ ხდება საქმის დონეზე, რაც სულ უფრო და უფრო არასაკმარისია როგორც ძირითადი ბიზნეს საქმიანობის პრობლემების გადაჭრისთვის, ასევე ინფორმაციის უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად.

შერეული სამუშაო პროცესი დღევანდელი რეალობაა

მიუხედავად ყველა საუბრისა „უქაღალდის ტექნოლოგიებზე“, სინამდვილეში ჩვენ გადავდივართ ტრადიციული ქაღალდის სამუშაო პროცესიდან არა ელექტრონულ სამუშაო პროცესზე, არამედ შერეულ სამუშაო პროცესზე. შერეული სამუშაო პროცესის მანიფესტაციები ყველგან შეიძლება შეინიშნოს:

დოკუმენტების ელექტრონული რეგისტრაცია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემებში (EDMS) საშუალებას გაძლევთ გამოიყენოთ ისინი, როგორც მართვის ინსტრუმენტი როგორც ელექტრონული, ასევე ქაღალდის დოკუმენტებისთვის;

შტრიხკოდების და RFID-რადიო ტეგების გამოყენება საშუალებას გაძლევთ დაარეგისტრიროთ და ჩაიწეროთ ქაღალდის დოკუმენტები და საქმეები ელექტრონულ ფორმატში;

სხვადასხვა სახელმწიფო რეესტრის (მათ შორის მუდმივი შენახვის ვადის) წარმოება ხდება ერთდროულად ელექტრონული და ქაღალდის სახით;

საქმის მართვა და დოსიეები, რომლებიც შეიცავს როგორც ელექტრონულ, ისე ქაღალდის დოკუმენტებს.

თუ ქაღალდის დოკუმენტებთან მუშაობის მრავალსაუკუნოვანი გამოცდილება გვაძლევს იმის თქმის საშუალებას, რომ აქ ყველა ძირითადი პრობლემა მოგვარებულია, მაშინ ელექტრონულ დოკუმენტებთან დაკავშირებით შეგვიძლია მხოლოდ იმის თქმა, რომ მათთან ოცწლიანი გამოცდილება დაგროვდა, მთავარი პრობლემები. ნათელია და არსებობს მათი გადაჭრის გარკვეული გამოცდილება.

კიდევ ერთი ტიპის დოკუმენტი, რომელიც ახლახან გამოჩნდა, კიდევ უფრო რთულ ამოცანებს უქმნის სპეციალისტებს დოკუმენტების მართვის სფეროში. ეს არის ჰიბრიდული დოკუმენტები, რომლებიც ერთდროულად შეიცავს ინფორმაციას როგორც ანალოგური ასევე ელექტრონული ფორმით.

ასეთი დოკუმენტები უკვე ფართოდ გავრცელდა, საკმარისია დავასახელოთ მინიმუმ ისეთი ცნობილი ტიპის დოკუმენტები: ბიომეტრიული პასპორტი, საკრედიტო ბარათი, საგადასახადო დეკლარაცია მასზე ერთდროულად გამოყენებული ორგანზომილებიანი შტრიხკოდით, აღჭურვილი ახალი ბანკნოტები. RFID რადიო ტეგებით, სმარტ ბარათების მრავალფეროვნებით, ფართოდ გამოყენებული საწყობში, ტრანსპორტში და ვაჭრობაში, ეტიკეტებით, რომლებიც შეიცავს როგორც ტექსტურ ინფორმაციას, ასევე შტრიხკოდებს და/ან რადიოსიხშირულ ტეგებს.

ასეთი დოკუმენტების მართვის საკმაოდ არატრივიალური პრობლემა ჩნდება მათი „ორმაგი“ ბუნების გათვალისწინებით. შეიძლება ითქვას, რომ ჰიბრიდულ დოკუმენტებთან მუშაობის ძირითადი პრობლემები უკვე გამოვლენილია, მაგრამ ჯერჯერობით არ არსებობს მყარი პრაქტიკული გამოცდილება ან რეკომენდაციები მათი გამოყენების შესახებ.

ამჟამად, ორგანიზაციებში დოკუმენტებთან მუშაობა ემყარება ინფორმაციის ნაკადების გამიჯვნას:

ოპერატიული გადაწყვეტილებები მიიღება ინფორმაციის (ქაღალდის და ელექტრონული) საფუძველზე;

იურიდიულად მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებები მიიღება, როგორც წესი, ქაღალდის დოკუმენტების სახით (ხშირად - დაგვიანებით, რაც მუშაობის წესების დარღვევაა, მაგრამ უმეტეს შემთხვევაში ისინი თვალს ხუჭავენ ამაზე, რადგან საჭიროა ოპერატიული გადაწყვეტილებებიგადაწონის რისკებს, რომლებიც დაკავშირებულია გადაწყვეტილების დაგვიანებულ წარდგენასთან ქაღალდის დოკუმენტების გამოყენებით). ამავდროულად, ეტაპობრივად იზრდება დოკუმენტების სახეობების რაოდენობა, რომლის შექმნასაც კანონმდებლობა იძლევა ელექტრონული ფორმით;

სულ უფრო და უფრო „შიდა“ გადაწყვეტილებები მიიღება და აღირიცხება ელექტრონულად და ამისთვის ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენების შესაძლებლობა განისაზღვრება ორგანიზაციის შიდა მარეგულირებელ დოკუმენტებში.

Შენიშვნა. უფრო და უფრო ხშირად, ორგანიზაციის შიგნით მიღებული მენეჯმენტის გადაწყვეტილებები აღირიცხება ელექტრონული ფორმით და ამისთვის ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენების შესაძლებლობა განისაზღვრება ადგილობრივი რეგულაციებით.

შერეული სამუშაო პროცესის ერთ-ერთი პრობლემა, რომელიც უკვე გაჩნდა, არის პასუხის გაცემის აუცილებლობა: „როგორ შევინახოთ ინფორმაცია შერეულ სამუშაო პროცესზე?“ შერეული სამუშაო ნაკადის ჩატარებისას ჩნდება საქმეების სისრულის უზრუნველყოფის პრობლემა, რადგან საკმაოდ ხშირად ზოგიერთი დოკუმენტი შექმნილია ქაღალდზე, ზოგი კი მხოლოდ ელექტრონული ფორმით არსებობს. და მხოლოდ ერთად ისინი ქმნიან დოკუმენტების სრულ კომპლექტს - ჰიბრიდულ საქმეს.

რიგი ექსპერტები თვლიან, რომ სამუშაოს მოხერხებულობისთვის, დოკუმენტების ერთ-ერთი ნაკრები მაინც (ქაღალდის ან ელექტრონული) უნდა იყოს შევსებული ასლებით ან დუბლიკატებით. არსებობს ორი შესაძლო გამოსავალი, რომელთაგან თითოეული საკმაოდ შრომატევადია:

ქაღალდის დოკუმენტების სკანირება;

ელექტრონული დოკუმენტების დაბეჭდვა.

შესამჩნევი განსხვავებებია სხვადასხვა მედიაზე შენახული ინფორმაციის მართვის მეთოდებში, რაც ასევე გასათვალისწინებელია შერეულ სამუშაო პროცესში:

არაელექტრონული (ანალოგური) დოკუმენტების მართვა ჩვეულებრივ ხდება მედიის დონეზე (საქმე, მიკროფილმი და ა.შ.);

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემებში ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ხდება ინდივიდუალური დოკუმენტის დონეზე;

ელექტრონული დოკუმენტები მოსახსნელ მედიაზე (CD, DVD, ფლოპი დისკები, ლენტები და ა.შ.), გარემოებიდან გამომდინარე, შეიძლება იმართებოდეს როგორც მედია დონეზე, ასევე დოკუმენტის დონეზე.

შენახვის პერიოდები შერეულ სამუშაო პროცესში

ამჟამად, ზოგადად მიღებული პრინციპია, რომ შენახვის ვადები არ არის დამოკიდებული საშუალების ტიპზე, არამედ განისაზღვრება დოკუმენტში ჩაწერილი ინფორმაციის შინაარსისა და ღირებულების მიხედვით. ამავდროულად, სულ უფრო და უფრო შესაძლებელია შეგხვდეთ სიტუაციები, როდესაც ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის ვადები განსხვავდება შესაბამისი ქაღალდის კოლეგების შენახვის დროისგან. ეს გამოწვეულია იმით, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მასივი, რომელიც აღჭურვილია საძიებო და სისტემატიზაციის ინსტრუმენტებით, შეიძლება უფრო ღირებული იყოს, ვიდრე ცალკეული დოკუმენტები.

ამერიკის ეროვნული არქივი (NARA) უკვე მოითხოვს სამთავრობო უწყებებს, გაითვალისწინონ ეს ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის ვადების დადგენისას. მათ რეკომენდაციებში შენახვის ვადების მითითებით დოკუმენტების სიების შედგენისას ისინი ყურადღებას აქცევენ შემდეგ პუნქტებს:

სიებში, როგორც წესი, უნდა განისაზღვროს დოკუმენტების შენახვის ვადები, მიუხედავად საშუალების ტიპისა (ელექტრონული დოკუმენტები, ქაღალდი და ა.შ.);

დოკუმენტების თარგმნისას ელექტრონული ფორმამათი ღირებულება შეიძლება შეიცვალოს, ამიტომ შეერთებული შტატების ეროვნულმა არქივმა შეიმუშავა მექანიზმი გარდამავალ პერიოდში შენახვის პერიოდების გადასინჯვისთვის. სამთავრობო ორგანიზაციებიელექტრონული დოკუმენტების მართვისთვის;

თუ დადგინდა, რომ დოკუმენტები (მათ შორის ელექტრონულ ფორმაში თარგმნის შემდეგ) შეიცავს მატერიალურად მეტი ინფორმაციაან სხვაგვარად გამოყენებული, შენარჩუნების დრო უნდა გადაიხედოს.

მსგავსი მიდგომა აჩვენეს ჩვენმა სამთავრობო უწყებებმა, როდესაც 2002 წელს გადაწყდა აღწერის კითხვარების გრაფიკული გამოსახულების მუდმივი შენახვის ვადის დაწესება:

2002 წლის რუსეთის მოსახლეობის აღწერის აღწერის ფორმებისა და სხვა დოკუმენტების შენახვის წესისა და პირობების შესახებ დებულებები:

„2. მათი ავტომატური დამუშავების დასრულების შემდეგ, 2002 წლის სრულიად რუსეთის მოსახლეობის აღწერის აღწერის ფორმები ინახება რუსეთის ფედერაციის სტატისტიკის სახელმწიფო კომიტეტის ტერიტორიულ ორგანოებში ... ერთი წლის განმავლობაში ოფიციალური გამოქვეყნების დღიდან. 2002 წლის სრულიად რუსეთის მოსახლეობის აღწერის შედეგები და ექვემდებარება განადგურებას დადგენილი წესით.

4. 2002 წლის სრულიად რუსეთის მოსახლეობის აღწერის გრაფიკული სურათების შენახვა კომპიუტერულ მედიაზე ხორციელდება შემდეგნაირად:

ერთი ეგზემპლარი ინახება სახელმწიფო კომიტეტირუსეთის ფედერაცია სტატისტიკის შესახებ დადგენილი წესით მოსახლეობის მომდევნო აღწერამდე;

მეორე ასლი თან პროგრამული უზრუნველყოფაგადაეცა 2004 წლის 1 იანვრამდე რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო არქივში მუდმივ შესანახად.

რა საჭიროა: შინაგანაწესი
და კვალიფიციური პერსონალი

თანამედროვე კანონმდებლობის ანალიზი მარეგულირებელი ჩარჩოდოკუმენტების მენეჯმენტი აჩვენებს, რომ გამკაცრებულია მოთხოვნები არა მხოლოდ შიდა მარეგულირებელი დოკუმენტების არსებობაზე, არამედ ორგანიზაციის მიერ მათ მკაცრ შესრულებაზე. შიდა მარეგულირებელი დოკუმენტების დახმარებით, ორგანიზაციები ქმნიან მარეგულირებელ ჩარჩოს ელექტრონული და შერეული დოკუმენტების ნაკადისთვის და ეს შესაძლებელს ხდის მინიმუმამდე დაიყვანოს ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენების რისკები "ნაცრისფერ" ზონაში, სადაც დოკუმენტებთან მუშაობის პროცედურა ცუდად არის რეგულირებული. კანონმდებლობითა და რეგულაციებით.

ორგანიზაციისთვის შიდა მარეგულირებელი ბაზის შემუშავების აუცილებლობა ასევე მითითებულია GOST R ISO 15489-1-2007 სტანდარტში:

სტანდარტი GOST R ISO 15489-1-2007 "დოკუმენტის მენეჯმენტი":

„ორგანიზაციაში დოკუმენტების მართვა მოიცავს:

ა) ჩანაწერების მართვის სფეროში პოლიტიკისა და სტანდარტების დანერგვა;

დოკუმენტების მართვაზე პასუხისმგებლობისა და უფლებამოსილების განაწილება;

გ) დოკუმენტებთან მუშაობის სახელმძღვანელო პრინციპებისა და პროცედურების დადგენა, განხორციელება და გავრცელება.“.

გარე ორგანიზაციებთან ურთიერთობა და ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენება მათთან ურთიერთობისას, როგორც წესი, აგებულია რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო კოდექსის საფუძველზე. ყველაფერი, რაც დაკავშირებულია ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლასთან, დაფიქსირებულია კონტრაქტებში და ხელშეკრულებებში.

შერეული სამუშაო ნაკადის შიდა მარეგულირებელი ჩარჩოს შემუშავების ძირითადი სირთულეები წარმოიქმნება შემდეგი მიზეზების გამო:

რუსეთში ჯერ არ არის დადგენილი სახელმწიფო ორგანოებისა და სასამართლოების მიერ ელექტრონული დოკუმენტების იურიდიული ძალის აღიარების პროცედურა, რომელიც სრულად დააკმაყოფილებს ბიზნესისა და საჯარო ადმინისტრაციის მოთხოვნებს, ასევე ელექტრონული დოკუმენტებისა და ინფორმაციის გამოყენების დამკვიდრებულ პრაქტიკას. ;

პრაქტიკულად არ არსებობს რუსული მეთოდები და სტანდარტები ელექტრონული დოკუმენტების ღირებულების შესამოწმებლად, საარქივო საცავში გადაცემის, ელექტრონული დოკუმენტების განადგურების, კონფიდენციალურ და საიდუმლო ელექტრონულ დოკუმენტებთან მუშაობისთვის;

გარკვეულწილად, რა თქმა უნდა, მას შეუძლია დაეხმაროს საზღვარგარეთული გამოცდილება, მაგრამ უფრო ხშირად, ვიდრე არა, დოკუმენტების მენეჯმენტის დარგის შიდა სპეციალისტები უბრალოდ ვერ "მიდიან" სუსტი საკუთრების გამო. უცხო ენებიდა თარგმანის ნაკლებობა.

ამისთვის წარმატებული სამუშაოშერეული სამუშაო პროცესის გარემოში პერსონალის მომზადება განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი ამოცანა ხდება. სწორედ ორგანიზაციის პერსონალის მახასიათებლები, მათი კვალიფიკაცია, ახლის დაუფლების ზოგადი დამოკიდებულება, ცვლილებების აუცილებლობის გაცნობიერება არის ქვაკუთხედი წარმატებული განხორციელებისთვის. თანამედროვე ტექნოლოგიებიდოკუმენტების მენეჯმენტში.

დოკუმენტების მართვის სფეროში ყველა პერსონალის ტრენინგმა და კვალიფიკაციის ამაღლებამ შეიძლება მნიშვნელოვნად შეამციროს რისკები მათ მუშაობაში ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენებისას, გაზარდოს თანამშრომლების ეფექტურობა და დანერგოს ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი და უწყებათაშორისი ელექტრონული ურთიერთქმედება მოკლე დროში. ამ სასწავლო სამუშაოს კომპეტენტური ორგანიზაცია, უპირველეს ყოვლისა, ემსახურება ორგანიზაციის პერსონალს.

შერეულ სამუშაო პროცესზე გადასვლის პირველი ეტაპი, როდესაც კომპიუტერები გამოიყენება ქაღალდის დოკუმენტების მოსამზადებლად, უკვე გავლილია. უმრავლესობა რუსული ორგანიზაციებიმეორე ეტაპზე არიან - ელექტრონული სისტემებიგამოიყენება რეგისტრაციის, აღრიცხვისა და დოკუმენტების შესრულების კონტროლისთვის. სამუშაოს დასაჩქარებლად აქტიურად გამოიყენება დოკუმენტების ელექტრონული ასლები. გარდა ამისა, უკვე მიღებულია მრავალი კანონი, რომელიც საშუალებას აძლევს (ში ინდივიდუალური შემთხვევები- მოითხოვს) გარკვეული დოკუმენტების შენახვა მხოლოდ ელექტრონული ფორმით.

მომდევნო ფაზაში, რომელიც თითქმის ყველა ორგანიზაციაშია, ავთენტური ელექტრონული დოკუმენტები თანდათან ჩაანაცვლებს ქაღალდის დოკუმენტებს. უპირველეს ყოვლისა, ეს გავლენას მოახდენს ორგანიზაციის მასიურ შიდა დოკუმენტებზე, როგორიცაა მომსახურება და მემორანდუმები. ამ ეტაპზე მნიშვნელოვანია შიდა მარეგულირებელ დოკუმენტებში შერეულ სამუშაო პროცესზე მუშაობის სწორად დარეგულირება - კერძოდ, ისეთი საკითხები, როგორიცაა EDS-ის გამოყენება ორგანიზაციის მუშაობაში.

პერსონალის ჩანაწერების მართვის ლექსიკონი. ელექტრონული ციფრული ხელმოწერა - ელექტრონული დოკუმენტი, რომელიც შექმნილია ამ ელექტრონული დოკუმენტის გაყალბებისაგან დასაცავად, რომელიც მიღებულია ინფორმაციის კრიპტოგრაფიული ტრანსფორმაციის შედეგად ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის პირადი გასაღების გამოყენებით (შემდგომში EDS) და საშუალებას აძლევს იდენტიფიცირებას მფლობელი. ხელმოწერის გასაღების მოწმობა, ასევე ელექტრონულ დოკუმენტში ინფორმაციის დამახინჯების არარსებობის დადგენა. 2002 წლის 10.01.2002 N 1-FZ ფედერალური კანონის „ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის შესახებ“ EDS ექვივალენტურია ქაღალდის დოკუმენტში ხელნაწერი ხელმოწერის, იმ პირობით, რომ დაკმაყოფილებულია შემდეგი პირობები: ა) ხელმოწერის გასაღები. ამ EDS-თან დაკავშირებულ სერტიფიკატს არ გაუვიდა ვადა (მოქმედი) შემოწმების დროს ან ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერის დროს მტკიცებულების არსებობისას, რომელიც განსაზღვრავს ხელმოწერის მომენტს;

ბ) ელექტრონულ დოკუმენტში ედს-ის ავთენტურობა დადასტურებულია;

გ) EDS გამოიყენება ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატში მითითებული ინფორმაციის შესაბამისად.

ერთის მხრივ, ახალი ტექნოლოგიების დანერგვამდე აუცილებელია თანამშრომლების შიშის დაძლევა, მეორე მხრივ, იმის გაცნობიერება, რომ თითოეულ ტექნოლოგიას აქვს თავისი სუსტი მხარეები. ამ დრომდე სრულად არ არის გადაწყვეტილი როგორც ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენების საკანონმდებლო და მარეგულირებელი რეგულირების, ასევე ელექტრონული დოკუმენტების, განსაკუთრებით EDS-ის მიერ ხელმოწერილი გრძელვადიანი შენახვის საკითხები.

მრავალწლიანი გამოცდილება აჩვენებს, რომ შერეულ სამუშაო პროცესზე გადასვლის ტექნიკური პრობლემები, როგორც წესი, საკმაოდ წარმატებით წყდება. ყველაზე დიდ სირთულეებს იწვევს ორგანიზაციული პრობლემების გადაწყვეტა, რომლებიც მჭიდროდ არის დაკავშირებული „ადამიანურ ფაქტორთან“. ელექტრონული დოკუმენტების მიმოქცევისკენ წარმატებულად წინსვლისთვის ძალიან მნიშვნელოვანია პერსონალის შერჩევის სწორად ორგანიზება, ორგანიზაციის პერსონალის განათლება და მომზადება.

Შენიშვნა. შეუძლებელია შერეული სამუშაო პროცესის დამყარება კვალიფიციური პერსონალის გარეშე.

ლიტერატურა

1. ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენებისას ფინანსურ ბაზრებზე მონაწილეთა საქმიანობის მოთხოვნების შესახებ დებულება: დამტკიცებულია. ფინანსური ბაზრების ფედერალური სამსახურის 08.12.2005 N 05-77 / პზ-ნ / ნორმატიული აქტების ბიულეტენი ბრძანებით ფედერალური ორგანოებიაღმასრულებელი ხელისუფლება. - 2006, N 6.

2. დებულება პირთა კვალიფიციურ ინვესტორად ცნობის პროცედურის შესახებ: დამტკიცდა. ფინანსური ბაზრების ფედერალური სამსახურის 2008 წლის 18 მარტის ბრძანებით N 08-12 / pz-n / ფედერალური აღმასრულებელი ორგანოების ნორმატიული აქტების ბიულეტენი. - 2008, N 19.

3. ფედერალური რეესტრი ვ. 69, No223, გვ. 67692, 2004 წლის 19 ნოემბერი, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვა ასევე ზრდის კონფიდენციალურობის დონეს. თითოეული მონაწილე იღებს ზუსტად იმ ხარისხს კომპანიის დოკუმენტებზე, რომელიც შეესაბამება მის უფლებამოსილებას: დოკუმენტის კითხვას, რედაქტირებას ან სრულ უფლებებს. ყველა მოქმედება ჩაწერილია კომპიუტერულ სისტემაში, ასე რომ ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ ნახოთ ვინ მუშაობდა მონაცემებთან, შეიტანეს ცვლილებები მათში. ზოგადად, კონფიდენციალურობის პრობლემა ძალიან მწვავეა. კომპანიის ზოგიერთი დოკუმენტის დაკარგვამ შეიძლება გამოიწვიოს მილიონობით ზიანი. ყოველივე ამის შემდეგ, ქაღალდის დოკუმენტები ადვილად ამოიღება საქაღალდედან და ყველა ინფორმაცია შეიძლება გადაიტანოს გვერდზე. კომპანიაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვისას, რა თქმა უნდა, შეუძლებელი იქნება ინფორმაციის გაჟონვის სრულად აღმოფხვრა, მაგრამ ყოველთვის შეგიძლიათ ნახოთ, რომელი თანამშრომელი, როდის, რომელ მომენტში და როგორ გამოიყენეს ეს დოკუმენტები.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დადებითი და უარყოფითი მხარეები

ორგანიზაციამ, რომელიც გადაწყვეტს გამოიყენოს ელექტრონული ინვოისები, უნდა გადადგას შემდეგი ნაბიჯები. პირველ რიგში, ხელშეკრულების დადება ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორთან, რომელიც უზრუნველყოფს ღია და კონფიდენციალური ინფორმაციის გაცვლას სატელეკომუნიკაციო არხებით გამყიდველსა და მყიდველს შორის ინვოისების ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის ფარგლებში. გაითვალისწინეთ, რომ ოპერატორი უნდა იყოს რუსეთის ფედერალური საგადასახადო სამსახურის მიერ ორგანიზებული ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სანდო ოპერატორების ქსელის ნაწილი.

ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი: დადებითი და უარყოფითი მხარეები

ინფორმაცია

ელექტრონული ციფრული ხელმოწერა (EDS) არის ხელნაწერი ხელმოწერის ანალოგი, რომელიც წარმოადგენს ინფორმაციის დაცვის საშუალებას, უზრუნველყოფს ელექტრონული დოკუმენტების მთლიანობის კონტროლისა და ავთენტურობის დადასტურების შესაძლებლობას. EDF შეიძლება გამოყენებულ იქნას ოფისის ავტომატიზაციისთვის, შესაქმნელად ელექტრონული არქივიდოკუმენტები, კორპორატიული ელექტრონული დოკუმენტების მართვა (workflow), სახელშეკრულებო პროცესის მართვა, QMS დოკუმენტაციასთან მუშაობის ავტომატიზაცია (ხარისხის მართვის სისტემა) და მოქალაქეთა მოთხოვნების ავტომატიზირება. EDF შეიძლება გამოყენებულ იქნას ნებისმიერ კომპანიაში, მიუხედავად მისი ზომისა და საკუთრების ფორმისა, სისტემის კონფიგურაცია შესაძლებელია იმუშაოს როგორც მცირე სტრუქტურაში (განყოფილება, განყოფილება) და გეოგრაფიულად განაწილებულ ორგანიზაციაში ინფორმაციის ნაკადების შემუშავებული სქემით.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის გამოყენების დადებითი და უარყოფითი მხარეები

თუ მყარი დისკი მარცხდება, მასზე შენახული ყველა დოკუმენტი გაქრება. იმისათვის, რომ არ დაკარგოთ მონაცემები, თქვენ უნდა გამოიყენოთ გარე სარეზერვო სისტემა. Უსაფრთხოება. ინფორმაციის კონფიდენციალურობა უმთავრესი საზრუნავია ქაღალდის გარეშე ოფისებში.

პირველადი ელექტრონული დოკუმენტები: დადებითი და უარყოფითი მხარეები

TEZIS-ის - საბაზისო და სტანდარტის სტანდარტული გამოცემების დანერგვის გრძელვადიანი პრაქტიკიდან გამომდინარე, შემუშავდა შემდეგი სქემა:

• სისტემის ინსტალაცია - მაქსიმუმ 1 სამუშაო დღე.
• სისტემის ადმინისტრატორის ტრენინგი -1 სამუშაო დღე.
• სისტემის დაყენება - 5-10 სამუშაო დღე.
• მომხმარებლის ტრენინგი - დღეების რაოდენობა დამოკიდებულია მომხმარებელთა ჯგუფების რაოდენობაზე, მაქსიმუმ 5 სამუშაო დღე.
• საცდელი ოპერაცია - 22 სამუშაო დღე.

ამ ეტაპზე დანერგვა დასრულებულად ითვლება და სისტემა გადადის კომერციულ ექსპლუატაციაში. „პრაქტიკაში, „ბოქსის“ განხორციელების ეტაპები გაცილებით სწრაფია. ინსტალაციისთვის გამოყოფილია 4 საათი, ადმინისტრატორის მომზადებისთვის კიდევ 4 საათი, ერთი მომხმარებლის ჯგუფის ტრენინგს კიდევ 4“, - კომენტარს აკეთებს ეკატერინა კოროლევა, წამყვანი სპეციალისტი. ტექნიკური მხარდაჭერანაშრომი.

ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი კომპანიაში - დადებითი და უარყოფითი მხარეები

IT და ბიზნესი ქაღალდის სამუშაო პროცესის მიტოვების იდეა დიდი ხანია განიხილება. ახალი ტექნოლოგიები შესაძლებელს ხდის ქაღალდის თითქმის მთლიანად მიტოვებას. მაგრამ ეს არ ნიშნავს, რომ ეს გამოსავალი შესაფერისია ნებისმიერი კომპანიისთვის და რომ მისი განხორციელება ასე მარტივია.
სამწუხაროდ, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შესაძლებლობა კანონით შეზღუდულია და მომხმარებლები ჯერ არ არიან მზად ასეთი რეჟიმისთვის. განვიხილოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დადებითი და უარყოფითი მხარეები. დადებითი დანაზოგი. საბუთების თავიდან აცილებამ შეიძლება გამოიწვიოს ხარჯების მნიშვნელოვანი დაზოგვა.
იფიქრეთ იმაზე, თუ რამდენს ხარჯავთ ყოველთვიურად ქაღალდზე, მელანზე, ფოსტაზე და ა.შ. გარდა ამისა, ეს დოკუმენტები სადმე უნდა იყოს შენახული. ეს ყველაფერი შეიძლება საკმაოდ პენი დაგიჯდეს. წვდომა. ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ითვალისწინებს ყველა დოკუმენტის ციფრულ ფორმატს.
მათი შენახვა შესაძლებელია ღრუბელში, ვებ აპლიკაციების საშუალებით მონაცემებზე წვდომით.

/ ელექტრონული დოკუმენტების მართვა

არჩევანი "სტანდარტულ" და "დიზაინის" განხორციელებას შორის საკმარისად რთულია იმ კომპანიებისთვის, რომლებიც ეძებენ გზებს, დააჩქარონ დოკუმენტებთან მუშაობა და გადავიდნენ დოკუმენტების "უფასო" ნაკადზე. რა არის უფრო მნიშვნელოვანი - დოკუმენტების დამუშავების ავტომატიზაცია, მინიმალური ბიუჯეტის და დროის დახარჯვა, თუ თანამშრომლების მუშაობის გამარტივება ბიზნესის საჭიროებებზე ყველაზე მეტად მორგებული გადაწყვეტის გამოყენებით? ამ სტატიაში განვიხილავთ EDMS-ის დადებით და უარყოფით მხარეებს პროექტების მაგალითის გამოყენებით TEZIS სისტემის სამი გამოცემის განსახორციელებლად - ძირითადი, სტანდარტული და გაფართოებული. მათ შესახებ მოკლედ შეგიძლიათ წაიკითხოთ აქ, ხოლო დეტალური მიმოხილვა - ქვემოთ.

EDMS ფუნქციონალობა სხვადასხვა გამოცემაში მიღებული ფუნქციონალობა პირდაპირ დამოკიდებულია EDMS განხორციელების ვარიანტის არჩევანზე.

sed-ის დადებითი და უარყოფითი მხარეები სხვადასხვა გამოცემებში

ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი საშუალებას გაძლევთ ოპტიმიზაცია გაუწიოთ ტრენინგის პროცესს ახალი თანამშრომლებისთვის და ახალი პროცესების დანერგვას კომპანიაში. ელექტრონული დოკუმენტების მართვაში ახალი ინსტრუქციებისა და რეგულაციების დანერგვა ბევრად უფრო სწრაფია, ვიდრე თითოეული თანამშრომლის ცალკე ინფორმირება და ქაღალდის დოკუმენტების გაცნობა. ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი აძლიერებს კორპორატიულ კულტურას.
კომპანიის ყველა სტრუქტურა მუშაობს ერთიან საინფორმაციო სივრცეში, რაც საშუალებას აძლევს თითქმის ყველა თანამშრომელს ჩაერთოს კორპორატიულ პროცესებში. საწარმოში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის არსებობა საშუალებას გაძლევთ სწრაფად მოერგოთ ბაზრის ცვლილებებს საერთაშორისო სტანდარტები... როდესაც ახალი სტანდარტები წარმოიქმნება, კომპანიამ, რომელიც მუშაობს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემაში, შეუძლია შეცვალოს თავისი დოკუმენტები ახალი შაბლონი, რაც ზრდის ბაზარზე კონკურენტუნარიანობის დონეს.

დოკუმენტის ნაკადი

THESIS-ის შემთხვევაში, ეს არის ვიზუალური პროცესის დიზაინერი.

• ინსტრუმენტები სხვადასხვა მოხსენებების შესაქმნელად, მათ შორის გრაფიკული.
• ES (გაძლიერებული არაკვალიფიცირებული) გამოყენების შესაძლებლობა.
• ტექსტის ამოცნობის მოდული.

სურვილისამებრ, სისტემის სტანდარტული გამოცემა ასევე გთავაზობთ კარიბჭეს კორპორატიული პორტალით და მობილური ვერსიის გამოყენების შესაძლებლობას. ფუნქციების ყველაზე ფართო ნაკრები არის Advanced Edition-ში, რომელიც გულისხმობს გადაწყვეტის დაზუსტებას. ყოველივე ზემოთქმულის გარდა, ის იძლევა პროგრამის კოდის პირდაპირ მოდიფიცირების საშუალებას და მხარს უჭერს კომპლექსურ მრავალ სერვერულ არქიტექტურებს, რათა სისტემა მაქსიმალურად მასშტაბური, ეფექტური და ადაპტირებადი იყოს კონკრეტული კომპანიისთვის.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ნაკლოვანებები

სისტემის ძირითად მომხმარებლებთან ერთად, მომხმარებლის საიტზე ხორციელდება ბიზნეს პროცესების შესწავლა და ანალიზი, რომლებიც დაგეგმილია ავტომატიზირებაზე. გამოცდის შედეგი იწერება და თანხმდება.

• ფუნქციონალური სპეციფიკაციის (FS) შემუშავება და დამტკიცება. კვლევის შედეგად მიღებული ინფორმაციის საფუძველზე შემუშავებულია და შეთანხმებულია მომავალი სამუშაო პროცესის სისტემის ფუნქციონალური სპეციფიკაცია, მათ შორის ავტომატიზირებული ბიზნეს პროცესების აღწერა, ფორმების დიზაინი და სისტემის მოთხოვნები.
• FS-ის მიხედვით TEZIS სისტემის ტიპიური ფუნქციონირების დაყენება და გაფართოება. გარდა სტანდარტული განხორციელების გეგმაში მითითებული სისტემის დაყენებაზე, მიმდინარეობს მუშაობა TEZIS EDMS-ის დაყენებისა და დახვეწის მიზნით დამტკიცებული ფუნქციონალური სპეციფიკაციის მოთხოვნების შესაბამისად.
• პარამეტრების გადაცემა, სისტემის დემონსტრირება.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ნაკლოვანებები

უნდა აღინიშნოს, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვას აქვს თავისი ნაკლი. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის მნიშვნელოვანი მინუსი არის დოკუმენტების უსაფრთხოების პრობლემა. მართლაც, ნებისმიერ დროს ვირუსი შეიძლება შევიდეს კომპიუტერში, დოკუმენტების შენახვის სისტემა შეიძლება არ იმუშაოს.

პრობლემის გადაჭრა შესაძლებელია ჭარბი სისტემის შექმნით. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ერთ-ერთი მინუსი არის პერსონალი, ანუ სისტემაში დასაქმებული პერსონალი. დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციის პროცესში შესაძლოა შეუძლებელი იყოს სტრესის თავიდან აცილება იმ თანამშრომლებს შორის, რომლებიც მიჩვეულნი არიან ხელით მუშაობას და აქვთ არასაკმარისი ცოდნა ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის შესახებ. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემაში განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია მონაცემთა კომპეტენტური შეყვანა. ადამიანური ფაქტორიაქ განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, რადგან სისტემის შემდგომი შეუფერხებელი ფუნქციონირება დამოკიდებული იქნება კვალიფიციური კადრების ხარისხობრივ მუშაობაზე.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ნაკლოვანებები ქაღალდთან შედარებით

გარდა ამისა, მას აქვს გაფართოების უნიკალური მექანიზმი, რომლის წყალობითაც სისტემის ერთ ვერსიაზე განხორციელებული ყველა ცვლილება განახლებისას თავსებადია ახალ ვერსიასთან. ეს შესაძლებელს ხდის ავტომატიზირებას EDMS პროცესების საფუძველზე, რომლებიც სრულიად უნიკალური და უჩვეულოა ამ ჯგუფის სისტემებისთვის, რაც შეიძლება მნიშვნელოვანი იყოს კომპანიებისთვის, რომლებიც საჭიროებენ დოკუმენტების სპეციფიკურ ნაკადს. სტანდარტული გამოცემა ასევე აკმაყოფილებს სისტემის ფუნქციონირების გაფართოების მოთხოვნილებების უმეტეს ნაწილს, კერძოდ, ყველაზე მნიშვნელოვანს - ახალი ბიზნეს პროცესების და ანგარიშების შექმნას. ბიზნეს პროცესების ვიზუალური დიზაინერი, რომელიც ჩაშენებულია EDMS-ში, საშუალებას გაძლევთ შექმნათ ახალი მარშრუტები დოკუმენტების გადაადგილებისა და დამუშავებისთვის და ყოველგვარი პროგრამირების ხელსაწყოების გამოყენების გარეშე.

ჯერჯერობით, უმეტეს საწარმოებში, სამუშაო პროცესი არსებობს ქაღალდის ფორმით. რა თქმა უნდა, ამ ფორმით, სამუშაო პროცესი უფრო ნაცნობი და ტრადიციულია, მაგრამ ამავე დროს მას აქვს მთელი რიგი უარყოფითი მხარეები, რომლებიც მნიშვნელოვნად ემთხვევა მისი ნაცნობობის ღირსებას.

ქაღალდის მუშაობის ნაკლოვანებები

• დოკუმენტის ნელი ძებნა;
• სირთულეები დოკუმენტის მოძრაობის თვალყურის დევნება მისი ყველა ეტაპზე ცხოვრების ციკლი;
• ეფექტური კონტროლის ორგანიზებისა და დადგენილებების შესრულების ანგარიშგების სირთულე;
• დოკუმენტების მომზადებისა და დამტკიცების ხანგრძლივობა;
• სამუშაო პროცესის ორგანიზების სირთულე, თუ რამდენიმე მომხმარებელი ერთდროულად მუშაობს ერთსა და იმავე დოკუმენტებთან;
• შემაჯამებელი ანგარიშების და ჟურნალების მოპოვების შეუძლებლობა ან შრომატევადი.

ამრიგად, ტრადიციული სამუშაო პროცესი არაეფექტურია. ყველა ეს მინუსი აღმოიფხვრება ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დანერგვით. იმ ორგანიზაციებისთვის, სადაც დოკუმენტების რაოდენობა და მათი მოვლის სირთულე დიდია, სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანია სამუშაო პროცესის ავტომატიზაცია, რათა აღმოიფხვრას ზემოაღნიშნული უარყოფითი მხარეები.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის უპირატესობები

• დოკუმენტების ძებნას არა საათი, არამედ წამები ან წუთები იხარჯება; დოკუმენტების მოლოდინი არ არის საჭირო - დოკუმენტები ერთდროულად ხელმისაწვდომია ყველა თანამშრომლისთვის, რომელსაც აქვს მათზე წვდომის უფლება;
• დოკუმენტების შეთანხმებისა და დამტკიცების პროცესი ხდება გამჭვირვალე და მიმდინარეობს რეალურ დროში;
• დრო არ იხარჯება განყოფილებებს შორის დოკუმენტების გადაცემაზე - ბარათები და დოკუმენტების ფაილები ხელმისაწვდომია რეალურ დროში ყველა თანამშრომლისთვის, რომელსაც აქვს მათზე წვდომის უფლება;
• დოკუმენტების გადაადგილების შესახებ სტანდარტული ანგარიშების მომზადება ხდება ღილაკის ერთი დაჭერით;
• ოფისში ძირითადი თანამშრომლების არარსებობა არ წყვეტს დოკუმენტებთან მუშაობას - ახალი თაობის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა იძლევა დოკუმენტებთან დისტანციურად მუშაობის შესაძლებლობას როგორც ვებ ბრაუზერის საშუალებით, ასევე ელექტრონული ფოსტით;
• ერთიანი კორპორატიული საინფორმაციო სივრცის ორგანიზება. ინფორმაცია ინახება ქ კორპორატიული სისტემადოკუმენტების მართვა და არა თანამშრომლების კომპიუტერებზე;
• მთლიანად კომპანიის მართვადობის გაუმჯობესება. ინფორმაციის ნაკადების დაჩქარება და მენეჯმენტის გადაწყვეტილების მიღებისას შეცდომების რაოდენობის შემცირება შესაბამისი და დროული მონაცემების გამოყენებით იწვევს მთლიანად კომპანიის მართვადობის ზრდას.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვა იწვევს არა მხოლოდ ეკონომიკურ უპირატესობებს (როგორიცაა დანაზოგი მარაგებითანამშრომლების სამუშაო დროის დაზოგვა), არამედ ორგანიზაციის მენეჯმენტის ხარისხის გასაუმჯობესებლად (გადაწყვეტილების მიღება შეიძლება უფრო სწრაფად, ვიზუალურად იხილეთ დოკუმენტებზე მუშაობის პროგრესი).