გჭირდება? ან ღირს თუ არა პროექტის წინასწარი გამოკითხვის გაკეთება. წინასაპროექტო გამოკითხვა, როგორც EDMS-ის განხორციელების ნაწილი: გასაუბრება და დაკითხვა წინასაპროექტო კვლევა რა

1. საჭიროა თუ არა საერთოდ ასეთი გამოკითხვის ჩატარება? რას მისცემს ის მომხმარებელს და თავად IT კომპანიას?
2. რა ამოცანები აქვს საპროექტო გამოკითხვას?
3. როგორი უნდა იყოს მისი შედეგი?
4. უფასოა თუ არა პროექტის წინასწარი გამოკითხვის გაკეთება თუ ამისთვის ფულის აღება?
5. როგორ გავამართლოთ მომხმარებლისთვის ასეთი გამოკითხვის ეფექტურობა, შეუძლია თუ არა მას ანაზღაურება?

აქ თითოეული კომპანია იღებს გადაწყვეტილებას თავისებურად: ვინმე ზოგადად მიიჩნევს, რომ ასეთი გამოკითხვა შეუსაბამოა ("მოდით ჩავერთოთ ბრძოლაში და შემდეგ ვნახოთ ..."); სხვები, რომლებიც ახორციელებენ მას განხორციელების დროს, არ გამოყოფენ ამ სამუშაოს ცალკეულ სტატიაში; სხვები ახორციელებენ როგორც მუშაობის დამოუკიდებელ ეტაპს, მაგრამ ამისთვის ფულს არ იღებენ; მეოთხე სამართლიანად მიიჩნევს წინასაპროექტო კვლევას ცალკე კომერციულ პროდუქტად. ჩემი, როგორც მენეჯერისა და კონსულტანტის გამოცდილება გვიჩვენებს, რომ წინასწარი კვლევა არის თითქმის ნებისმიერი IT კომპანიის მუშაობის აუცილებელი ნაწილი, რომელიც დაკავშირებულია ავტომატიზაციის სისტემების დანერგვასთან. და მთელი პროექტის წარმატება ზოგჯერ დამოკიდებულია ამ ეტაპის სწორ ორგანიზაციასა და განხორციელებაზე.

ამ სტატიის ფარგლებში შევეცდები ვუპასუხო ზემოხსენებულ კითხვებს, როგორც საკუთარ პრაქტიკაზე, ასევე იმ კლიენტების გამოცდილებიდან გამომდინარე, რომლებთანაც მომიწია კომუნიკაცია, დანერგვა წინასწარი კვლევის ჩატარების ტექნოლოგია ნულიდან.

წინასაპროექტო გამოკითხვის საჭიროება

გამომგონებელი მოდის კომისიაში და სთავაზობს ახალი აპარატიგარე გაპარსვისთვის.
"როგორ მუშაობს თქვენი აპარატი?" - ეკითხებიან მას კომისიის წევრები.
”ეს ძალიან მარტივია”, - პასუხობს გამომგონებელი. "ჩააგდე მონეტა ჭრილში, ჩადე თავი მანქანაში და ორი პირი დაიწყებს შენს გაპარსვას."
"ბოდიში, კოლეგა, მაგრამ ადამიანებს აქვთ სხვადასხვა სახის ფორმა!" - შენიშვნას აკეთებენ მას კომისიის წევრები.
”დიახ,” ამბობს გამომგონებელი, ”მაგრამ ეს მხოლოდ პირველ გაპარსვამდეა…”.

ნებისმიერი ავტომატიზაციის მთავარი ამოცანაა უნიკალურის შენარჩუნება კონკურენტული უპირატესობაავტომატიზირებული კომპანია. არ უნდა დაუშვას, რომ, როგორც ამ ანეკდოტში, ყველა კომპანია ავტომატიზაციის შემდეგ გახდეს „ერთი სახე“. ამიტომ, თუ გვსურს შევინარჩუნოთ მომხმარებლის ბიზნესის უნიკალური კონკურენტული უპირატესობები, მაშინ ბიზნეს პროცესების ნებისმიერი მოდერნიზაციით აუცილებელია წინასაპროექტო გამოკითხვის ჩატარება.

რა თქმა უნდა, შეგიძლიათ ღრმა ანალიზი გააკეთოთ იმ მიზეზების შესახებ, რომლებიც განსაზღვრავს ამ საჭიროებას. ეს შეიძლება იყოს პროექტის მაღალი სავარაუდო ღირებულება, ავტომატიზაციის დროს არსებული ბიზნეს პროცესების შეცვლის აუცილებლობა, სამუშაოს პროექტში ჩართვა, რომლის მოცულობის წინასწარ განსაზღვრა შეუძლებელია და ა.შ. მეთაურმა შეაწყვეტინა გენერლის მოხსენება დამარცხების მიზეზის შესახებ:

”ჩვენი დამარცხება განპირობებული იყო სხვადასხვა მიზეზით”, - დაიწყო გენერალმა. - ჯერ ერთი, დენთი ნესტიანი იყო...
- კმარა, - შეაჩერა მეთაურმა.

ანალოგიური სიტუაციაა აქაც, რადგან წინასწარი კვლევის ჩასატარებლად საკმარისია, რომ მომხმარებელს ჰქონდეს უნიკალური ბიზნეს მახასიათებლები (და თითოეულ კომპანიას უნდა ჰქონდეს ისინი, წინააღმდეგ შემთხვევაში ის უბრალოდ არ გადარჩებოდა ბაზარზე და გზას დაუთმობდა კონკურენტებს).

ასე რომ, გლობალურად, ამ ტიპის სამუშაოს საჭიროების საკითხი საკმაოდ მარტივად წყდება - ისინი უნდა განხორციელდეს, თუ ავტომატიზირებული კომპანია იმყოფება კონკურენტულ ბაზარზე.

რას აძლევს მომხმარებელს და თავად IT კომპანიას საპროექტო გამოკითხვა

წინასწარი დიზაინის გამოკითხვის დროს მომხმარებელს შეუძლია:

• მიიღეთ კომპანიაში არსებული ბიზნეს პროცესების დეტალური აღწერა და შეადარეთ რეალური ბიზნესი მის იდეასთან;
• არსებული ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაცია პრაქტიკული გამოცდილების გამოყენებით, რომელიც მიიღეს IT კომპანიის კონსულტანტებმა მსგავს კომპანიებში წინა განხორციელების დროს;
• შეაფასოს შემოთავაზებული სისტემის ფუნქციონალურობის შესაბამისობის ხარისხი მომხმარებლის რეალურ ბიზნეს პროცესებთან;
• დროულად გამოკვეთოს მათი უნიკალური უპირატესობები და გაითვალისწინოს ისინი სისტემის დანერგვის ეტაპზე და არა კომერციულ ექსპლუატაციაში შესვლის შემდეგ;
• დააზუსტეთ ავტომატიზაციის პროექტის ბიუჯეტი და დრო, სისტემის შესაძლო ცვლილებების გათვალისწინებით მათი ბიზნეს პროცესების უნიკალური მახასიათებლებისთვის;
• შეაფასოს რესურსები (როგორც ტექნიკური, ასევე ადამიანური), რომელიც საჭირო იქნება სისტემის დანერგვის ეტაპზე. დროულად დაგეგმონ ამ რესურსების გამოყოფა პროექტის ოპტიმალურ დროში და ბიუჯეტის გადაჭარბების გარეშე დასასრულებლად;
• შესაძლო რისკების შეფასება, რამაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს სამუშაოს ხარისხზე;
• სისტემის განლაგების ხარჯების ოპტიმიზაცია, ზოგიერთი სამუშაოს დამოუკიდებლად შესრულების გამო;
• მიიღეთ უფრო ზუსტი შეფასება ეკონომიკური ეფექტისა და ინვესტიციის ანაზღაურების შესახებ.

საპროექტო გამოკითხვის უპირატესობები IT კომპანიისთვის:

• მომხმარებელთა კმაყოფილების დონის გაზრდა მისი მოლოდინების წინასწარი გაყიდვების ეტაპზე ჩამოყალიბებული (როდესაც გამყიდველები „ოცნებას“ გვთავაზობენ) სისტემის რეალურ შესაძლებლობებთან კონკრეტული ბიზნეს პროცესების მხარდასაჭერად;
• სისტემის დანერგვის დროისა და ამისთვის საჭირო რესურსების დაზუსტება, რაც საშუალებას მოგცემთ წინასწარ დაგეგმოთ მათი განაწილება;
• მომხმარებლის უნიკალური უპირატესობების დროული გარკვევა, მათი გათვალისწინება ავტომატიზაციის სისტემის კონფიგურაციის ან დასრულებისას;
• განხორციელების დროის შემცირება და უფასო სამუშაოს შესრულების რისკის შემცირება. სისტემაში აუცილებელი ცვლილებები განხორციელდება მისი განლაგების დაწყებამდე ან მის პარალელურად და არა საცდელი ექსპლუატაციის ფაზის დასასრულს, რომლის დროსაც ჩვეულებრივ გამოვლინდება ხარვეზები. სიტუაცია, როდესაც ფუნქციური შეუსაბამობა გამოვლენილია პროექტის დასრულების ეტაპზე, ავტომატურად იწვევს დამატებით დაუგეგმავ სამუშაოს. ამავდროულად, მომხმარებელს, როგორც წესი, უჭირს მსგავსი სამუშაოების დაფინანსება და პროექტის წარმატებით დასრულებისთვის ხშირად უხდება მათ უსასყიდლოდ შესრულება;
• სავარაუდო რისკების იდენტიფიცირება, რამაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს განხორციელების ხარისხზე და დროზე. პროექტის წარმატებაზე ამ რისკების ზემოქმედების მინიმიზაციისთვის აუცილებელი ღონისძიებების დროული უზრუნველყოფა;
• ლიცენზიების რაოდენობისა და პროექტის სტრუქტურის დასაბუთებული მონაცემების მოპოვება;
• ავტომატიზებულ დანაყოფებში არსებული მდგომარეობის და მათი მუშაობის ძირითადი პარამეტრების დაფიქსირება გაამართლებს შემოთავაზებული სისტემის გამოყენების ეფექტურობას;
• პროექტზე დამკვეთის მთავარ შემსრულებლებთან კონსულტანტების პირადი კონტაქტების დამყარება კიდევ უფრო გაამარტივებს მათ ერთობლივ მუშაობას;
• ცოდნის ბაზის გაფართოება (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) ამ ინდუსტრიის მომხმარებლების ძირითად ბიზნეს პროცესებზე.

რა თქმა უნდა, აქ არ არის ჩამოთვლილი ყველა არგუმენტი წინასაპროექტო გამოკითხვის სასარგებლოდ, თუმცა, როგორც პრაქტიკა გვიჩვენებს, ეს სავსებით საკმარისია იმისათვის, რომ დამკვეთი დაარწმუნოს მის აუცილებლობაში.

წინასაპროექტო კვლევის ძირითადი ამოცანები

ცხადია, წინასაპროექტო გამოკითხვის შემდეგი ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანაა მომხმარებლის უნიკალური კონკურენტული უპირატესობების გამოვლენა. როგორც პრაქტიკა გვიჩვენებს, მომხმარებლის მიერ გამოყენებული ბიზნეს პროცესების დაახლოებით 75% ემთხვევა იმავე ინდუსტრიის მსგავს კომპანიებში მიმდინარე პროცესებს, 10% აცნობიერებს მის უნიკალურ კონკურენტულ უპირატესობას, ხოლო დანარჩენი 15% მეორე კანონის მოქმედების შედეგია. თერმოდინამიკის :) ("ქაოსის ბუნებრივი ზრდის" შედეგი) და უნდა აღმოიფხვრას პროექტის განმავლობაში. მაგრამ ეს კონკურენტუნარიანი 10%, ბიზნესისთვის ასე მნიშვნელოვანი, უბრალოდ უნდა იყოს დაცული ნებისმიერი ავტომატიზაციით (რა თქმა უნდა, იმ პირობით, რომ ეს უპირატესობები შეიძლება იყოს ოფიციალური). ყველაზე ხშირად, ეს საკითხი წყდება მომხმარებლისთვის სისტემის კონფიგურაციით, მაგრამ ზოგჯერ პროგრამისტების სერვისები საჭიროა ბიზნესის უნიკალური მახასიათებლების გათვალისწინების მიზნით. გაითვალისწინეთ, რომ აქ ჩვენ არ ვსაუბრობთ საბაჟო განვითარებაზე, არამედ წარმოების ავტომატიზაციის სისტემების დანერგვაზე.

იმის გაგებით, თუ როგორ შენარჩუნდება მომხმარებლის კონკურენტული უპირატესობა, IT კომპანია შეძლებს შეაფასოს პროდუქტის გადამუშავების საჭიროება და ღირებულება, ასევე გაიგოს, რა დამატებითი რესურსები შეიძლება იყოს საჭირო ამისათვის.

წინასაპროექტო გამოკითხვის მნიშვნელოვანი მიზანია მომხმარებლის IT გარემოს მდგომარეობის დიაგნოსტიკა, ანუ მის მიერ გამოყენებული კომპიუტერული ტექნიკის, პროგრამული უზრუნველყოფის, კომუნიკაციების, IT სპეციალისტების კვალიფიკაციის დონის შეფასება და ა.შ. აუცილებელია იმის გაგება, აქვს თუ არა მომხმარებელს საკმარისი რესურსი სისტემის ავტომატიზაციის წარმატებით განსახორციელებლად. აქ მივედით წინასაპროექტო გამოკითხვის კიდევ ერთ ამოცანამდე - პროექტის პოტენციური რისკების ანალიზი და მათი სავარაუდო შედეგების აღწერა. ამასთან, კონსულტანტებმა არა მხოლოდ უნდა დააფიქსირონ ყველა შესაძლო რისკი, არამედ შესთავაზონ მომხმარებელს თითოეული მათგანის შემცირების გზები.

ნებისმიერი დსთ ითვალისწინებს ინფორმაციის დაგროვებას დეპარტამენტების ოპერატიული საქმიანობის შესახებ, ამიტომ წინასაპროექტო კვლევის შემდეგი თემა უნდა იყოს მოთხოვნების შეგროვება ავტომატიზირებული განყოფილებების სამუშაო ნაკადისთვის.

სისტემაში დაგროვილი ინფორმაცია დარჩება მკვდარ წონაში, თუ მისი ანალიზი შეუძლებელია, ამიტომ ძალიან მნიშვნელოვანია წინასწარი კვლევის დროს გაირკვეს, თუ რა სახის და ფორმის ანგარიშგება მოითხოვს მომხმარებელს. ჩვეულებრივ, ავტომატიზაციის ხელსაწყოები უკვე შეიცავს ანგარიშების სტანდარტულ კომპლექტს, მაგრამ თითოეული მომხმარებელი სამართლიანად თვლის თავის ბიზნესს უნიკალურს და, შესაბამისად, მოითხოვს ამ ტიპის უნიკალურ სისტემას, რომელიც განხორციელდება, როგორც წესი, სპეციალური მოხსენების გენერატორის გამოყენებით.

წინასაპროექტო კვლევის ფაქტობრივ ამოცანას წარმოადგენს პროექტის საბოლოო ბიუჯეტის და მისი განხორციელების ვადების გარკვევა მიღებული ყველა მონაცემის გათვალისწინებით. ამ პირობებზე შეიძლება გავლენა იქონიოს სხვადასხვა ფაქტორმა, როგორიცაა კლიენტის მენეჯმენტის მზადყოფნა მონაწილეობა მიიღოს პროექტში, მომხმარებლისა და კონტრაქტორის წარმომადგენლების მოტივაცია, ავტომატიზირებული დანაყოფების თანამშრომლების მიერ დივერსიის ალბათობა, შესაძლო გათავისუფლება ( ან, პირიქით, დაქირავება) საკვანძო მენეჯერი პროექტის დაწყებიდან გარკვეული დროის შემდეგ, არსებული კომპიუტერული პარკისა და ტექნოლოგიური ბაზის არაადეკვატურობა ყველა ავტომატიზაციის მიზნის მისაღწევად, შესყიდვისთვის ბიუჯეტის ნაკლებობა. საჭირო აღჭურვილობადა უფრო მეტი. ამიტომ, კონსულტანტმა დეტალურად უნდა განმარტოს ყველა ეს გარემოება და ასახოს ისინი ანგარიშში, მათ შორის შიდა გამოყენებისთვის. მეორე - შიდა - ანგარიშის შედგენა საშუალებას მოგცემთ დეტალურად ასახოთ ურთიერთობის ყველა ნიუანსი და რეკომენდაციები განხორციელებისა და ინტეგრაციის დეპარტამენტის სპეციალისტებისთვის.

კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი საკითხი, რომელიც უნდა გადაწყდეს წინასაპროექტო კვლევის ეტაპზე, არის რეკომენდაციების შემუშავება პროექტის განხორციელების მეთოდების არჩევის შესახებ. აქ მნიშვნელოვანია მკაფიოდ ჩაიწეროს მომხმარებლის მიერ ადრე ჩამოყალიბებული პრობლემებიდან რომელი არ არის მოგვარებული შემოთავაზებული ავტომატიზაციის სისტემის გამოყენებით და შემოგთავაზოთ ორგანიზაციული ან სხვა გზები ამ სიტუაციიდან.

თითოეულ კომპანიას შეუძლია მარტივად დაამატოს კიდევ ათეული ამოცანა, რომლის გადაჭრაც სურს კვლევის ეტაპზე, მაგრამ, როგორც რეალური პრაქტიკა გვიჩვენებს, ზემოაღნიშნულ კითხვებზე პასუხების მიღება უკვე საპროექტო გამოკითხვას საკმაოდ ეფექტურს ხდის.

რა არის, როგორც წესი, წინაპროექტის გამოკითხვის შედეგი

• მომხმარებლის არსებული ბიზნეს პროცესების აღწერა;
• ძირითადი ამოცანების ჩამონათვალი, რომლებიც უნდა გადაწყდეს ავტომატიზაციის სისტემის გამოყენებით;
• მომხმარებლის ბიზნეს პროცესების შეფასება და რეკომენდაციები დეპარტამენტების მუშაობის შეცვლის ან ოპტიმიზაციის შესახებ, IS-ის მიერ მოწოდებული უპირატესობების გათვალისწინებით;
• მომხმარებლის უნიკალური კონკურენტული უპირატესობები, რომლებიც მხედველობაში უნდა იქნას მიღებული სისტემის დანერგვისას;
• არსებული IT გარემოს ანალიზი სისტემის მოთხოვნებთან შესაბამისობისთვის კორპორატიული მმართველობა, რეკომენდაციები მისი ცვლილების შესახებ;
• მომხმარებლის არსებულ IT ინფრასტრუქტურაში კორპორატიული საინფორმაციო სისტემების ინტეგრირებაზე მუშაობის შეფასება;
• ავტომატიზებულ განყოფილებებში სამუშაო პროცესის აღწერა და ანალიტიკის მოთხოვნები;
• პროექტის განხორციელებისას შესაძლო რისკების შეფასება და მათი ზემოქმედების მინიმიზაციისთვის აუცილებელი ზომების განსაზღვრა;
• მომხმარებლის სურვილების აღწერა, რომლებიც ვერ განხორციელდება შემოთავაზებულ კონტროლის სისტემაში და საჭიროებს გადახედვას, ასეთი გადასინჯვის დროისა და ღირებულების შეფასებას;
• პროექტის განხორციელების წინადადება შემოთავაზებული ვარიანტის დასაბუთებით, მომხმარებლისთვის საჭირო სამუშაო სადგურების რაოდენობის დაყენებით და პროექტის ბიუჯეტის დაზუსტებით.

წინასაპროექტო კვლევის ცალკე დოკუმენტი უნდა იყოს წინასწარი სამუშაო გრაფიკი, რომელიც მოიცავს, სხვა საკითხებთან ერთად, პასუხისმგებელი პირების შეთანხმებულ სიას (როგორც მომხმარებლისგან, ასევე კონტრაქტორისგან), მათი პასუხისმგებლობის სფეროები და ურთიერთქმედების ძირითადი წესები. მათ. სისტემის ეფექტური დანერგვისთვის რეკომენდებულია მომხმარებლის თანამშრომლებსა და გამოკითხვის ჩამტარებელ IT კომპანიის სპეციალისტებს შორის ინფორმაციის გაცვლის რეგლამენტის შედგენა, ასევე, რაც მნიშვნელოვანია, დადგინდეს მონიტორინგის ვადები და პროცედურა. სამუშაოს შესრულება.

ზოგიერთი კომპანია (ყველაზე ხშირად ისინი, რომლებიც დაკავებულნი არიან საბაჟო შემუშავებით), წინასწარი დიზაინის კვლევის დასრულების შემდეგ, მომხმარებელს აწვდიან ტექნიკური დავალების პროექტს.

უფასოდ ჩაატაროს წინასწარი გამოკითხვა თუ ამისთვის ფულის აღება?

თუ კვლევის მიზანი შეესაბამება ზემოთ აღწერილ ამოცანებს, მაშინ ის მოითხოვს კომპანიის მნიშვნელოვანი რესურსების გადანაწილებას და აუცილებლად უნდა გადაიხადოს. ეს წინასაპროექტო გამოკითხვა არის სრულფასოვანი საკონსულტაციო სერვისი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ არა მხოლოდ შეაფასოთ ავტომატიზაციის საჭიროება, დრო და ბიუჯეტი, არამედ ოპტიმიზაცია გაუწიოთ მომხმარებლის არსებული ბიზნეს პროცესებს.

როგორც პრაქტიკამ აჩვენა, არ არის რთული საპროექტო კვლევის სერვისების გაყიდვა, თუ კომპანიამ დანერგა შესაბამისი ტექნოლოგია და გამყიდველებმა ნათლად იციან (და შეუძლიათ ნათლად აუხსნან კლიენტს) რა მიზნით ტარდება კვლევა და რა სარგებელს მოაქვს მომხმარებელი მიიღებს მისგან.

როგორ გავამართლოთ მომხმარებლისთვის წინასაპროექტო გამოკითხვის ეფექტურობა

განიხილეთ პოტენციური დაზოგვის არხები, რომლებიც შეიძლება იქნას გათვალისწინებული საპროექტო კვლევის საჭიროების დასაბუთებაში.

1. ადამიანური რესურსების და დროის დაზოგვა:
   • მომხმარებლის უნიკალური კონკურენტული უპირატესობების სისტემის დასრულებისას დანერგვის საწყის ეტაპზე და არა კომერციულ ექსპლუატაციაში გაშვების შემდეგ;
   • მომხმარებლის IT ინფრასტრუქტურაში სისტემის ინტეგრაციის ეტაპზე, იმის გამო, რომ ყველა ინფორმაცია საწარმოს IT გარემოს მდგომარეობისა და ინტეგრაციის ნიუანსების შესახებ დაზუსტებულია დაწყებამდე და არა განხორციელების დროს;
   • როგორც კონტრაქტორის, ისე დამკვეთის მხრიდან მატერიალური და ადამიანური რესურსების დროული გამოყოფის გამო;
   • შესაძლო რისკების ადრეული შეფასების გამო, რამაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს სისტემის დანერგვაზე და ზომების შემუშავება, რომელიც აუცილებელია მათი უარყოფითი შედეგების შესამცირებლად.
     პროექტის მიმდინარეობის ნებისმიერი შეფერხება იწვევს მომხმარებლისთვის სერიოზულ დამატებით ხარჯებს, რაც საკმაოდ მარტივად შეიძლება გამოითვალოს თითოეულ კონკრეტულ შემთხვევაში.
2. განხორციელების ღირებულების შესაძლო შემცირება:
   • სერვისებისა და სამუშაოების იდენტიფიცირებით, რომელთა შესრულებაც მომხმარებელს შეუძლია დამოუკიდებლად;
   • ზოგიერთი სამუშაოს დროის კორექტირებით მათი რეალური შრომის ინტენსივობის დაზუსტების შემდეგ.
3. კორპორატიული საინფორმაციო სისტემების ეფექტურობისა და თანამშრომლების პროდუქტიულობის გაუმჯობესება ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციის გზით, მომხმარებლის უნიკალური მახასიათებლების გათვალისწინებით.
4. გამოყენებაზე უარი ავტომატური სისტემათუ წინასწარი დიზაინის გამოკითხვის სტადიაზე აღმოჩნდება, რომ ის არ დაუშვებს მომხმარებლის პრობლემების გადაჭრას ან მისი გადახედვა ძალიან ძვირი დაჯდება.
   ჩემს პრაქტიკაში იყო შემთხვევა, როდესაც ძალიან სპეციფიკური ბიზნეს პროცესების მქონე კლიენტს, წინასაპროექტო გამოკითხვის შედეგებზე დაყრდნობით, ურჩიეს არა კორპორატიული საინფორმაციო სისტემის დანერგვა, არამედ ჩაეტარებინა. ორგანიზაციული ცვლილებებიდა მომხმარებლებთან მუშაობის ტექნოლოგიის ოპტიმიზაცია, ვინაიდან სისტემის დანერგვის ეფექტი (რაც ძვირადღირებულ გადახედვას მოითხოვდა) არ ანაზღაურებდა ხარჯებს. შედეგად, კლიენტმა დაზოგა ათიათასობით დოლარი, ხოლო წინასაპროექტო გამოკითხვამ შედეგი გამოიღო მხოლოდ განყოფილების ეფექტურობის გაზრდით, რამაც შეცვალა თანამშრომლების მუშაობის ტექნოლოგია კონსულტანტების რეკომენდაციით.

წინასწარი კვლევის ეტაპის არარსებობა უმეტეს შემთხვევაში იწვევს პროექტების განხორციელების მნიშვნელოვან შეფერხებას და მათი ღირებულების ზრდას, როგორც განხორციელების დროს წარმოქმნილი ორგანიზაციული, ასევე ტექნიკური პრობლემების გამო. ხშირად, ასეთი პროექტები ზოგადად სრულ მარცხით მთავრდება. Standish Group-ის მიერ ჩატარებული კვლევის მიხედვით, მათ მიერ გაანალიზებული 2500 IT პროექტებიდან თითქმის მესამედი იყო არა მხოლოდ წარუმატებელი, არამედ არასოდეს დასრულებულა. ასეთი მონაცემების მოპოვება რუსეთში გაცილებით რთულია, მაგრამ დარწმუნებული ვარ, რომ წარუმატებელი განხორციელების წილი არ იქნება ნაკლები.

ამიტომ, თუ საკონსულტაციო კომპანიას არ სურს, რომ არარეალიზებული პროექტები ჰქონდეს თავის გამოცდილებაში, მაშინ მას უბრალოდ სჭირდება კლიენტების ბიზნესის წინასწარი საპროექტო გამოკითხვა. სჯობს საწყის ეტაპზე უარი თქვათ ხელშეკრულებაზე, ვიდრე სამსახურში ჩაიძიროთ და რეპუტაციის ლაქა დაასრულოთ.

საკვანძო სიტყვები:საწარმოს გამოკითხვა, გასაუბრება და დაკითხვა, შემოსული ინფორმაციის რეესტრი, შიდა ინფორმაციის რეესტრი, გამავალი ინფორმაციის რეესტრი, ანგარიში საწარმოს ექსპრეს გამოკითხვის შესახებ, საცნობარო მოდელი, ორგანიზაციის სრული ბიზნეს მოდელი, საგნობრივი სფეროს ფუნქციური მოდელი.

ავტომატიზაციის ობიექტის წინასწარი დიზაინის კვლევის ამოცანები და ეტაპები

საწარმოს გამოკითხვა არის მნიშვნელოვანი და განმსაზღვრელი ეტაპი IC-ის დიზაინში. გამოკვლევის ხანგრძლივობა ჩვეულებრივ 1-2 კვირაა. ამ დროის განმავლობაში სისტემურმა ანალიტიკოსმა უნდა შეისწავლოს არაუმეტეს 2-3 ტიპის აქტივობა (პერსონალის ჩანაწერები, აღრიცხვა, ტრანსპორტირება, მარკეტინგი და ა.შ.).

ინფორმაციის შეგროვება შენობისთვის ორგანიზაციის სრული ბიზნეს მოდელიხშირად მოდის დოკუმენტირებული საინფორმაციო ნაკადების და დეპარტამენტების ფუნქციების შესწავლაზე, ასევე ხდება ინტერვიუებისა და კითხვარების მეშვეობით.

გამოკითხვის დასაწყისში ორგანიზაცია ჩვეულებრივ აწვდის დოკუმენტების კომპლექტს, რომელიც ჩვეულებრივ მოიცავს:

შემაჯამებელი ინფორმაცია საწარმოს საქმიანობის შესახებ.

ინფორმაცია საწარმოს ადმინისტრაციული, საფინანსო-ეკონომიკური, საწარმოო საქმიანობის შესახებ.

ინფორმაცია სააღრიცხვო პოლიტიკისა და ანგარიშგების შესახებ.

საწარმოს რეგულარული დოკუმენტური ნაკადი.

შემოსული ინფორმაციის რეგისტრაცია.

შიდა ინფორმაციის რეესტრი.

გამავალი ინფორმაციის რეგისტრაცია.

ინფორმაცია საწარმოს საინფორმაციო და გამოთვლითი ინფრასტრუქტურის შესახებ.

ინფორმაცია პასუხისმგებელი პირების შესახებ.

გასაუბრებისა და დაკითხვის კითხვების სიაშედგენილია თითოეული გამოკვლეული ერთეულისთვის და დამტკიცებულია კომპანიის ხელმძღვანელის მიერ. ეს კეთდება იმისათვის, რომ:

კონფიდენციალურ ინფორმაციაზე წვდომის აღკვეთა;

კვლევის ფოკუსის გაძლიერება;

საწარმოების თანამშრომელთა სამსახურებრივი მოვალეობის შესრულებისგან ყურადღების გაფანტვის მინიმუმამდე შემცირება.

კითხვების ზოგადი სია(მათი შემდგომი დეტალებით) მოიცავს შემდეგ ელემენტებს:

დეპარტამენტების ძირითადი ამოცანები;

შეგროვებული და დარეგისტრირებული ინფორმაცია;

ანგარიშგება;

ურთიერთქმედება სხვა განყოფილებებთან.

კითხვარები მენეჯერებისა და სპეციალისტებისთვისშეიძლება შეიცავდეს შემდეგ კითხვებს:

რა (თქვენი დეპარტამენტის თვალსაზრისით) უნდა იყოს საწარმოს მართვის ინტეგრირებული სისტემის შექმნის მიზნები?

დანაყოფის ორგანიზაციული სტრუქტურა.

დანაყოფის ამოცანები.

მოქმედებების თანმიმდევრობა დავალებების შესრულებისას.

რა ტიპის გარე ორგანიზაციებთან (ბანკი, კლიენტი, მომწოდებელი და ა.შ.) ურთიერთობს დეპარტამენტი და რა ინფორმაციას ცვლის იგი?

რა სახის საცნობარო მასალას იყენებთ?

რამდენ დროს (წუთებში) ხარჯავთ ძირითადი ოპერაციების შესასრულებლად? რა არის "პიკური დატვირთვის" თარიღები? (სიხშირე თვეში, კვარტალში, წელიწადში და ა.შ.) განყოფილების ტექნიკური აღჭურვილობა (კომპიუტერები, ქსელი, მოდემი და ა.შ.). გამოიყენა პროგრამული პროდუქტები ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციისთვის.

რა ანგარიშებს და რამდენად ხშირად ემზადებით მენეჯმენტისთვის? დეპარტამენტის ძირითადი სპეციალისტები, რომლებსაც შეუძლიათ უპასუხონ ნებისმიერ შეკითხვას დეპარტამენტში გამოყენებული ბიზნეს პროცესების შესახებ.

დისტანციური მართვის ობიექტების მახასიათებლები.

სამუშაო ადგილის დოკუმენტების ნაკადი.

ამ გზით შეგროვებული მონაცემები, როგორც წესი, არ მოიცავს ორგანიზაციული საქმიანობის ყველა მნიშვნელოვან ასპექტს და აქვს სუბიექტურობის მაღალი ხარისხი. და ყველაზე მნიშვნელოვანი ის არის, რომ ასეთი გამოკითხვები არ ავლენს სტაბილურ ფაქტორებს, რომლებიც დაკავშირებულია ორგანიზაციის სპეციფიკურ მახასიათებლებთან, რომლებზეც შეიძლება გავლენა იქონიოს მხოლოდ ორგანიზაციული სისტემის ფუნქციური კორექტირების მეთოდებმა.

გამოკითხული ორგანიზაციებისა და საწარმოების ხელმძღვანელებთან ინტერვიუების ანალიზი აჩვენებს, რომ მათი წარმოდგენები ორგანიზაციის სტრუქტურის, ფუნქციონირების ზოგადი და ადგილობრივი მიზნების, დეპარტამენტების ამოცანებისა და ფუნქციების, ასევე თანამშრომლების დაქვემდებარებაზე ზოგჯერ ურთიერთსაწინააღმდეგოა. გარდა ამისა, ეს იდეები ზოგჯერ განსხვავდება ოფიციალურად დეკლარირებული მიზნებიდან და წესებისგან ან ეწინააღმდეგება რეალურ საქმიანობას.

თუ ინფორმაციის ნაკადების სტრუქტურის იდენტიფიცირება შესაძლებელია დოკუმენტების ნიმუშებით და კომპიუტერული ქსელების და მონაცემთა ბაზების კონფიგურაციებით, მაშინ უცნობი რჩება პერსონალის მიერ საინფორმაციო კონტაქტებში განხორციელებული რეალური მიკროპროცესების სტრუქტურა (ძირითადად არადოკუმენტირებული).

ამ კითხვებზე პასუხის გაცემა შესაძლებელია სტრუქტურული და ფუნქციური დიაგნოსტიკით, რომელიც დაფუძნებულია პერსონალის სამუშაო დროის უწყვეტი (ან შერჩევითი) ფოტოგრაფიის მეთოდებზე. დიაგნოსტიკის მიზანია საიმედო ცოდნის მიღება ორგანიზაციისა და მისი ფუნქციური ელემენტების ორგანიზაციული ურთიერთობების შესახებ.

ამ თვალსაზრისით, ორგანიზაციული სტრუქტურების ფუნქციური დიაგნოსტიკის ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანები მოიცავს:

ფუნქციონირების საგნების კლასიფიკაცია (კატეგორიები და მუშათა ჯგუფები);

ფუნქციონირების პროცესის ელემენტების კლასიფიკაცია (მოქმედებები, პროცედურები);

მიმართულებების კლასიფიკაცია (გადასაჭრელი პრობლემები), ფუნქციონირების მიზნები;

ინფორმაციის ნაკადის ელემენტების კლასიფიკაცია;

ორგანიზაციის პერსონალის საქმიანობის გამოკითხვის ჩატარება;

განაწილების შესწავლა (დროში და სიხშირეში) ორგანიზაციული მახასიათებლები: პროცედურები, პერსონალის კონტაქტები, საქმიანობის სფეროები, საინფორმაციო ნაკადების ელემენტები - ინდივიდუალურად და ერთმანეთთან კომბინაციაში თანამშრომელთა კატეგორიების, პროცედურების ტიპებისა და მათი მიმართულებების მიხედვით (კვლევის შედეგებისა და ლოგიკის მიხედვით);

მენეჯერებს, თანამშრომლებსა და დეპარტამენტებს შორის ფუნქციური, ინფორმაციული, იერარქიული, დროებითი, პრობლემური ურთიერთობების რეალური სტრუქტურის იდენტიფიცირება;

მენეჯერებისა და პერსონალისთვის სამუშაო დროის განაწილების სტრუქტურის ჩამოყალიბება ორგანიზაციის ფუნქციებთან, პრობლემებთან და მიზნებთან მიმართებაში;

ორგანიზაციის ფუნქციონირების ძირითადი ტექნოლოგიების (ინფორმაციული პროცესების, მათ შორის არადოკუმენტირებულის), მათი მიზნების დასახვა ორგანიზაციის დეკლარირებულ მიზნებთან შედარებით;

მუშაკთა ჯგუფების ერთგვაროვანი იდენტიფიცირება მათი საქმიანობის სპეციფიკის, მიზნობრივი ორიენტაციისა და რეალური დაქვემდებარების თვალსაზრისით, ორგანიზაციული სტრუქტურის რეალური მოდელის ფორმირება და მისი შედარება დეკლარირებულთან;

ორგანიზაციული ურთიერთობების დეკლარირებულ და რეალურ სტრუქტურას შორის შეუსაბამობის მიზეზების დადგენა.

სამუშაო საათების უწყვეტი „ფოტოგრამა“ არის სამუშაო დღის განმავლობაში მუშაობის პროცესში მყოფი მუშაკების მახასიათებლების უწყვეტი დაკვირვება და ჩაწერა. ამ შემთხვევაში, ნაჩვენები პარამეტრები თანმიმდევრულად შედის წინასწარ მომზადებულ სამუშაო ფურცელში. ქვემოთ მოცემულია სისტემის ანალიტიკოსის სამუშაო ფურცლის ფორმა:

საგამოცდო პროცედურის დასრულებისთანავე ცხრილი ივსება დამატებითი მახასიათებლებით: ტექნოლოგიური განშტოება, სისტემის ფუნქცია, საგანი, ასპექტი, ემოციური ფონი და ა.შ.

ზოგიერთი ინდიკატორი, რომელიც ვარსკვლავით არის მონიშნული, ივსება გამოკითხვის დროს, დანარჩენი - შემდეგ. ჩანაწერების შინაარსი ასეთია:

ნომერი (მიმდევრობით);

აგენტი (შემოწმებული თანამშრომლის თანამდებობა);

დრო, რომლის განმავლობაშიც ჩატარდა პროცედურა;

პროცედურა (ძირითადი მოქმედებების ერთობლიობის შინაარსის დასახელება, რომელიც გაერთიანებულია კონკრეტული პრობლემის გადაჭრის საერთოობით);

ინფორმაცია (ინფორმაციის გადაადგილების მიმართულება აგენტსა და კონტრაგენტს შორის);

ინიციატივა (ამ პროცედურის დაწყების ინიციატორი);

კონტრაგენტი (დასაქმებულის თანამდებობა, რომელიც კონტაქტშია სუბიექტთან);

დამოკიდებულება (ასახავს აგენტისა და კონტრაგენტის დაქვემდებარებას, ამ პროცედურაში ურთიერთქმედების ფორმას);

პრობლემა (მოგვარებული პრობლემის სიტყვიერი აღწერა).

წინასაპროექტო გამოკითხვის შედეგიუნდა გამოჩნდეს" ანგარიში საწარმოს ექსპრეს გამოკითხვის შესახებ ", რომლის სტრუქტურა მოცემულია ქვემოთ.

ბიზნეს პროცესების მოკლე სქემატური აღწერა, მაგალითად:

შესყიდვებისა და ინვენტარის მართვა;

წარმოების მენეჯმენტი;

გაყიდვების მენეჯმენტი;

ფინანსური რესურსების მართვა.

ავტომატიზაციის ძირითადი მოთხოვნები და პრიორიტეტები.

პროექტის უზრუნველსაყოფად დამკვეთის საჭირო რესურსების შეფასება.

ახალი შენობის, სტრუქტურის ან ობიექტის რეკონსტრუქციის პროექტის შექმნას აუცილებლად წინ უსწრებს მთელი რიგი მოსამზადებელი ღონისძიებები, რაც საშუალებას იძლევა გაითვალისწინოს სტრუქტურის, მიწის ნაკვეთისა და კომუნალური საშუალებების ყველა მახასიათებელი და საწყისი მონაცემები. წინასწარი დიზაინის ეტაპის საწყისი ეტაპი არის წინასწარი დიზაინის კვლევა, რომელიც საშუალებას იძლევა, საპროექტო და ტექნიკური გადაწყვეტილებების შემდგომი შემუშავების პროცესში, სრულად შეესაბამებოდეს მიმდინარე SNiP-ის და რეგულაციების მოთხოვნებს, მომხმარებლის ყველა პირობას და მისი სურვილები. წინასწარი მოვლენები დამოკიდებული იქნება პროექტის დიზაინის შემადგენლობა, საპროექტო და ტექნიკური დოკუმენტაციის მომზადების ვადები და სამუშაოს სირთულე.

პროცედურის მახასიათებლები და მისი მახასიათებლები

წინასწარი ინსპექტირება არის სპეციალიზებული სამუშაოების კომპლექსი სხვადასხვა დანიშნულების ობიექტების შეგროვების, დამუშავებისა და სისტემური ანალიზისთვის. შეგროვებული მონაცემების საფუძველზე წარმოიქმნება მშენებლობის ან რეკონსტრუქციის ყოვლისმომცველი დასაბუთება, მათი მიზანშეწონილობა, შესაძლო სირთულეები და პრობლემები. კვლევის დროს ყველაზე საიმედო და ეფექტური შედეგის მისაღწევად გამოიყენება სხვადასხვა ტიპის მაღალტექნოლოგიური ხელსაწყოები და აღჭურვილობა.

სპეციალისტები ასრულებენ კვლევითი სამუშაოუნდა ჰქონდეს სპეციალიზებული განათლება, ჰქონდეს ოფიციალური ნებართვები სახელმწიფო უწყებებისა და SRO სისტემის სტრუქტურებიდან.

რატომ ტარდება წინასწარი კვლევა:

1. ობიექტის რეალური მდგომარეობის შეფასება მის რეკონსტრუქციამდე, გაფართოებამდე, დასრულებამდე ან მოდერნიზაციამდე.
2. საპროექტო და ტექნიკური დოკუმენტაციის დაკარგვის შემთხვევაში.
3. პროექტის შედგენისას შეცდომების დაშვებისას.
4. მშენებლობის პროცესში შესწორებების შეტანისას, რაც არ იყო ასახული ნახაზებზე და ფაქტობრივ სამუშაოებში.
5. კონსტრუქციებისა და საინჟინრო ქსელების ფიზიკური და მოძველების შეფასებისას.

ხშირად ბრძანებენ დღეს წინასწარი დიზაინის დოკუმენტაციაწინასაინვესტიციო ფაზაზე ფინანსური ინვესტიციების დასაბუთებული დასაბუთების, მათი მიზანშეწონილობისა და პროექტის სისტემატური განხორციელების მიზნით.

მუშაობის ძირითადი ეტაპები:

• მოსამზადებელი ეტაპი: მომხმარებლის სურვილების შესწავლა, საჭირო დოკუმენტაციისა და სხვა მონაცემების შეგროვება.
• ობიექტის გაცნობა, მომსახურების ვადების და ღირებულების შეთანხმება, ღონისძიებების პროგრამის შემუშავება და ტექნიკური დავალების შედგენა (დეტალური ტექნიკური დავალება).
• ობიექტის ყოვლისმომცველი ვიზუალური და ინსტრუმენტული შემოწმება.
• მიღებული შედეგების ანალიზი და საჭირო გამოთვლების შესრულება.
• ობიექტის მდგომარეობის შესახებ აზრის შედგენა.

სად შევუკვეთოთ წინასწარი გამოკითხვა?

დივერსიფიცირებული კომპანია "რეგიონი" ფიზიკურ პირებს, სამშენებლო და კონტრაქტორ ორგანიზაციებს, საინვესტიციო და დეველოპერულ კომპანიებს სთავაზობს ობიექტების, სამშენებლო მოედნების, მშენებლობების და საინჟინრო სისტემების წინასწარი კვლევისათვის. წინასწარი დიზაინის მუშაობის დრო და კონცეპტუალური დიზაინის ღირებულებადამოკიდებულია ობიექტის სტრუქტურულ სირთულეზე, შესასრულებელი სამუშაოს რაოდენობაზე და მათ შემადგენლობაზე, სამშენებლო უბნის მდებარეობაზე და სანდო მონაცემების ხელმისაწვდომობაზე ნიადაგების, კომუნალური ხაზების და კომუნიკაციების ფაქტობრივი მდგომარეობის შესახებ.

ჩვენ ვიწყებთ სტატიების სერიას, რომელიც ეძღვნება საწარმოში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვას. პირველი სტატიის თემაა წინასაპროექტო კვლევა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის (EDMS) დანერგვამდე.

დავუშვათ, რომ ორგანიზაციის მენეჯმენტი მომწიფებულია EDMS-ის განსახორციელებლად. Რა არის შემდეგი? რა ნაბიჯები უნდა გადადგას და უნდა გადადგას კომპანიამ?

უმარტივესი გზაა დაუყონებლივ დაუკავშირდეთ ორგანიზაციას, რომელიც დანერგავს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემას, სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, დაიკავოს პოზიცია „პრობლემებს როგორც მოვაგვარებთ“. თუმცა, მარტივი მეთოდი ყოველთვის არ არის ნაკლებად ძვირი. უპირველეს ყოვლისა, მომხმარებელმა ორგანიზაციამ უნდა შეაფასოს EDMS-ის განხორციელების მასშტაბები. ამიტომ, სანამ ის დაიწყება, თქვენ უნდა გაანალიზოთ საქმის მდგომარეობა. ამისათვის აუცილებელია იმ პროცესების შესწავლა, რომლებიც ავტომატიზირებული იქნება, სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, წინასწარი დიზაინის გამოკითხვა.

წინასწარი დიზაინი ინსპექტირება პერსპექტიული ორგანიზაციიდან-პერსპექტივიდან

შემსრულებელი ორგანიზაციის პოზიციიდან, წინასწარი კვლევა არის სრულფასოვანი პირველი ეტაპი ნებისმიერი საინფორმაციო სისტემადა შედის განხორციელების მომსახურების ხელშეკრულებაში. და EDMS არ არის გამონაკლისი.

ამ შემთხვევაში, წინასწარი დიზაინის კვლევა მოიცავს:

ორგანიზაციაში არსებული სისტემის დიაგნოსტიკა

ოფისის სამუშაო;

დოკუმენტებთან მუშაობის ფაქტობრივი მდგომარეობის ანალიზი ორგანიზაციის შინაგანაწესთან, რომელიც არეგულირებს დოკუმენტურ მხარდაჭერას;

დოკუმენტური ნაკადების და საოფისე მუშაობის ოპტიმიზაცია;

შინაგანაწესში შესაბამისი ცვლილებების შეტანა;

EDMS-ის განხორციელებაში რისკების იდენტიფიცირება;

ავტომატიზაციის საზღვრების განსაზღვრა, ორგანიზაციის არსებული IT ინფრასტრუქტურის აუდიტი, EDMS-ისთვის კონკრეტული IT გადაწყვეტის შეთავაზება;

EDMS-ის არსებულ IT ინფრასტრუქტურაში ინტეგრირებაზე მუშაობის შეფასება.

წინასაპროექტო გამოკითხვის შედეგი იქნება დოკუმენტი "ფუნქციური მოთხოვნები", ან "გამოკითხვის ანგარიში", ან პროექტი" სამუშაო პირობები„(პროექტის სირთულისა და ხელშეკრულების პირობებიდან გამომდინარე). ეს დოკუმენტები შეიცავს შემდეგ გამოკითხვის შედეგებს:

ორგანიზაციის შესწავლილი ბიზნეს პროცესების და დოკუმენტური ნაკადების აღწერა საოფისე მუშაობისა და დოკუმენტაციის უზრუნველყოფის თვალსაზრისით;

განხილული პროცესების სისტემატიზაციისათვის ორგანიზაციაში გამოყენებული დოკუმენტებისა და ანგარიშგების ფორმების ჩამონათვალი;

მომხმარებლის როლების აღწერა;

ორგანიზაციაში არსებული IT ინფრასტრუქტურის ტექნიკური აუდიტი;

ორგანიზაციის მზაობის შეფასება EDMS-ის განსახორციელებლად;

განხილული ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციის წინადადებები EDMS-ის განხორციელების გათვალისწინებით;

პროექტის გეგმა (EDMS-ის შემუშავება და კორექტირება, თანამშრომლების მომზადება, EDMS-ის საპილოტე სამრეწველო ექსპლუატაცია, EDMS-ის სამრეწველო ექსპლუატაცია) საჭირო ხარჯების შეფასებით (ადამიანური და ფინანსური);

საჭირო აღჭურვილობის სპეციფიკაციები;

წინადადებები თანამშრომლებისთვის მოწინავე ტრენინგის ორგანიზებისთვის.

ზოგჯერ შემსრულებელი ორგანიზაციები სთავაზობენ წინასწარი კვლევის ჩატარებას უფასოდ. ეს კეთდება იმისათვის, რომ მოიზიდოს ორგანიზაცია, როგორც მომხმარებელი,

თუმცა, იშვიათად გამოიყენება.

ასევე, ზოგიერთი შემსრულებელი ორგანიზაცია უზრუნველყოფს პროგრამის დემო ვერსიას სამუშაოდ უფასოდ (როგორც წესი, ერთი თვის განმავლობაში). ეს საშუალებას გაძლევთ შეეგუოთ პროგრამას, შეაფასოთ მისი ყველა დადებითი და უარყოფითი მხარე და შეეგუოთ ინტერფეისს.

წინასწარი დიზაინის ინსპექტირება ორგანიზაციის-მომხმარებლის თვალთახედვით

კლიენტი ორგანიზაციის თვალსაზრისით, წინასწარი პროექტი არის აუდიტი: მენეჯმენტის დოკუმენტური მხარდაჭერის პროცესების ანალიზი არსებული სიტუაციის გასაგებად და დოკუმენტების ნაკადის მართვის თვალსაზრისით ყველაზე პრობლემური მომენტების იდენტიფიცირებისთვის. . მომხმარებელთა ორგანიზაციისთვის სრულიად რთული იქნება ასეთი სრულფასოვანი გამოკითხვის დამოუკიდებლად ჩატარება რამდენიმე მიზეზის გამო. პირველ რიგში, გამოცდილების და ინფორმაციის ნაკლებობის გამო, თუ როგორ ტარდება ზუსტად ასეთი გამოკითხვა. ჩნდება გონივრული კითხვა: თუ ეს ასე რთულია, მაშინ რატომ ხელახლა გამოგონება ბორბალი? უფრო ადვილი არ არის მაშინვე განმახორციელებელ ორგანიზაციასთან დაკავშირება? შესაძლებელია, მაგრამ მარტივი არ ნიშნავს იაფს...

მოდით განვიხილოთ, რას აძლევს მომხმარებელთა ორგანიზაციას დოკუმენტაციის მხარდაჭერის პროცესების კვლევა.

■ EDMS-ის განხორციელების მიზნების ფორმულირება.

■ ამოცანებისა და ფუნქციების განსაზღვრა, რომლებიც ERMS-ს მოუწევს მომავალში (განხორციელების საზღვრების განსაზღვრა). ხშირად, მკაფიო მიზნებისა და ამოცანების ნაცვლად, მომხმარებელთა ორგანიზაცია იწყებს იმ პრობლემების ჩამოთვლას, რომლებიც უნდა გადაიჭრას EDMS-ის განხორციელებით. მაგრამ ისინი არ არიან იგივე. ამიტომ, ორგანიზაციამ მკაფიოდ უნდა გააცნობიეროს, რისი მიღება სურს საბოლოოდ EDMS-ის განხორციელებიდან და დაადგინოს კონკრეტული ამოცანები შემსრულებელ ორგანიზაციას.

■ ორგანიზაციის რეალური ცხოვრების სურათის შეფასება (მის ორგანიზაციული სტრუქტურა, ფუნქციები, დეპარტამენტების ურთიერთქმედება და ა.შ.). ამ შესაძლებლობას იძლევა ორგანიზაციის შიდა მარეგულირებელი დოკუმენტების ანალიზი, თუ როგორ ხდება მათი პრაქტიკაში დანერგვა. დებულებების ანალიზის დროს სტრუქტურული ერთეულები, ზუსტდება სამუშაოს აღწერილობები, ურთიერთობის რეგულაციები, საინტერესო ფაქტები. მაგალითად, შეიძლება აღმოჩნდეს, რომ გარკვეული თანამშრომლების სამუშაო აღწერილობები უიმედოდ მოძველებულია ან საერთოდ არ არსებობს. და სტრუქტურული დანაყოფები არ ასრულებენ თავიანთ ფუნქციებს ან, პირიქით, არ ასრულებენ ვალდებულებებს და ა.შ.

■ არსებული დოკუმენტაციის პროცესების აღწერა... აქაც ბევრი სიურპრიზი შეიძლება იყოს.

■ გამოკითხული და აღწერილი ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციის უნარი... Თუ საჭიროა. ასეთი ანალიზის შემდეგ შესაძლოა საჭირო გახდეს შინაგანაწესის განახლება.

■ შეფასება საკუთარი რესურსები(ადამიანური და ტექნიკური)... სისტემის დანერგვამდე საჭიროა გავიგოთ, პროექტის განხორციელებაში რამდენი მონაწილეობა იქნება საჭირო სპეციალისტებისგან და რამდენად მზად არიან ისინი. თუ ვსაუბრობთ შემსრულებელ სპეციალისტებზე, მაშინ საკმარისია მათ მისცეს მითითებები. მაგრამ ლიდერებთან სიტუაცია ბევრად უფრო რთულია. EDMS-ის განხორციელებაში მმართველი პერსონალის მონაწილეობა პროცესის დაწყებამდეც უნდა განიხილებოდეს. ასევე, ზედმეტი არ იქნება საკუთარი IT ინფრასტრუქტურის ანალიზი, რათა გაარკვიოთ არის თუ არა საკმარისი კომპიუტერები, არის თუ არა ისინი მოძველებული. პროგრამული უზრუნველყოფადა ა.შ.

■ რისკების იდენტიფიცირება და მათი დაძლევის გზები EDMS-ის დანერგვისას... სისტემის დანერგვამდე რისკების იდენტიფიცირება ხელს შეუწყობს მათ მინიმუმამდე შემცირებას. რა არის ეს რისკები? რამე:

აუცილებელი მარეგულირებელი დოკუმენტების არარსებობის ან შეუსაბამობის რისკი;

არასაკმარისი რისკი ტექნოლოგიური აღჭურვილობაორგანიზაციები;

არასწორის რისკი ფინანსური შეფასება EDMS-ის განხორციელება და მხარდაჭერა და ა.შ.

როგორ ჩაატაროთ წინასწარი დიზაინის შემოწმება

■ ეტაპი 1: დანიშნეთ პროექტის მენეჯერი... პროექტის მენეჯერმა უნდა გაიგოს სამუშაო პროცესის საკითხები და კარგად იცოდეს ორგანიზაციის IT ინფრასტრუქტურა. ყველა ორგანიზაციას არ ჰყავს სპეციალისტი, რომელიც აკმაყოფილებს ამ მოთხოვნებს, შესაბამისად, ყველაზე ხშირად პროექტს ორი თანამშრომელი ხელმძღვანელობს - ოფისის ხელმძღვანელი და IT დირექტორი.

■ ეტაპი 2: ანალიზი მარეგულირებელი ჩარჩო ... ამ ეტაპზე აუცილებელია ადგილობრივის შესწავლა რეგულაციებიორგანიზაციები დოკუმენტაციის მხარდაჭერის კუთხით. ეს არ ეხება მხოლოდ საბუთების ინსტრუქციას. ასევე დაგჭირდებათ შინაგანაწესის შესწავლა ხელშეკრულებების მართვის, საბუღალტრო დოკუმენტაციის მიმოქცევის და ა.შ.

■ ეტაპი 3: ინტერვიუების ჩატარება... ინტერვიუს ჩასატარებლად აუცილებელია რესპონდენტთა წრის განსაზღვრა. ამაში დაგეხმარებათ ადგილობრივი მარეგულირებელი დოკუმენტების შესწავლა. რესპონდენტთა სიაში შეიძლება შედიოდეს, მაგალითად, სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელები, მათი მოადგილეები და EDMS-ის პოტენციური ძირითადი მომხმარებლები (პასუხისმგებელი სპეციალისტები

დოკუმენტების შექმნის, დამტკიცებისთვის და ა.შ.). ინტერვიუსთვის უნდა მომზადდეს კითხვების სია (იხ. მაგალითი).

ოფისის ხელმძღვანელის კითხვარის კითხვების ჩამონათვალი და მათზე სავარაუდო პასუხები

1 . აღწერეთ თქვენი სტრუქტურული ერთეულის მიერ შესრულებული ფუნქციები.

სამუშაოების ორგანიზება აღრიცხვაზე, აღრიცხვაზე, შენახვაზე და შესაბამის სტრუქტურულ განყოფილებებში გადაცემაზე მიმდინარე საოფისე სამუშაოების დოკუმენტები, მათ შორის ხელმძღვანელობის ბრძანებები და ბრძანებები, აგრეთვე საქმეების ფორმირებაზე და მათ შესანახად.

შემოსული და გამავალი კორესპონდენციის დროული დამუშავების, დანიშნულების ადგილამდე მიტანის უზრუნველყოფა.

დოკუმენტების შესრულების ვადების კონტროლი და მათი სწორად შესრულება.

საოფისე სამუშაოების წარმართვის ინსტრუქციების შემუშავება და განხორციელება.

დეპარტამენტებში საოფისე მუშაობის ორგანიზების მეთოდური მართვა.

კონტროლი საქმეების სწორად ფორმირებაზე, შენახვაზე და არქივში დროულად მიწოდებაზე.

გარე და შიდა დოკუმენტური ნაკადის უზრუნველყოფა.

მენეჯმენტის მიერ მოწვეული შეხვედრების მომზადებაში მონაწილეობა და მათი შენარჩუნების ორგანიზება.

დოკუმენტაციაზე ხელმისაწვდომობის დადგენილი რეჟიმის უზრუნველყოფა.

დოკუმენტებთან მუშაობის ახალი მეთოდებისა და ინსტრუმენტების დანერგვა.

2 . აღწერეთ ერთეულის სტრუქტურა და რაოდენობრივი შემადგენლობა.

სამდივნო - 4;

ექსპედიცია - 1;

მისაღები ოთახი - 2;

არქივი - 2.

3. რა ფუნქციებს ასრულებთ უშუალოდ?

Ოფისის მენეჯმენტი.

4. რა არის სამუშაო ნაკადის მიმდინარე მოცულობა დეპარტამენტში (დოკუმენტების რაოდენობა დღეში, მათი ზომა გვერდებში ან მბ). როგორ ფიქრობთ, რა მოცულობის საბუთები იქნება მომავალ წელს (გაზრდის თუ შემცირებას)?

შემოსული დოკუმენტები - 14000 ერთეული;

გამავალი დოკუმენტები - 13500 ცალი;

შიდა დოკუმენტები - 4 ერთეული.

სავარაუდოდ, სამუშაო ნაკადის მოცულობა მომავალ წელს არ შეიცვლება.

5. იყენებთ თუ არა ახლა თქვენს დეპარტამენტში არსებულ საინფორმაციო სისტემას (სისტემებს) მიმდინარე ამოცანების ავტომატიზაციისთვის? თუ ასეა, რომელი? რა ფუნქციები სრულდება მასში?

6. ჩამოთვალეთ ორგანიზაციის, განყოფილების დოკუმენტური მხარდაჭერის მარეგულირებელი მოქმედი მარეგულირებელი დოკუმენტები (ინსტრუქციები საოფისე მუშაობის შესახებ, სამუშაო აღწერილობები, სამუშაო დებულებები და სხვა). რომელს იყენებთ თქვენს საქმიანობაში და რომელს თვლით არარელევანტურად?

ორგანიზაციის სტანდარტი:

ადმინისტრაციული დოკუმენტები. ბრძანებები და ინსტრუქციები. შემუშავების, დამტკიცების, ხელმოწერის, რეგისტრაციისა და გაუქმების პროცედურა.

შემომავალი დოკუმენტები. მიღების, განხილვის, აღსასრულებლად გადაცემის და ოპერატიული შენახვის პროცედურა.

გამავალი დოკუმენტები. მომზადების, დამტკიცების, ხელმოწერის, რეგისტრაციისა და გაგზავნის პროცედურა.

საქმეების ნომენკლატურა. ორგანიზაციის დოკუმენტების შენახვა, გამოყენება და განადგურება.

7. რეგულირდება თუ არა ურთიერთქმედება კომპანიის სხვა განყოფილებებთან?

ყველა სტრუქტურულ განყოფილებასთან ურთიერთქმედება, გარდა ადმინისტრაციული და ეკონომიკური დეპარტამენტისა (AXO), რეგულირდება კომპანიის შიდა მარეგულირებელი დოკუმენტებით. AXO-სთან ურთიერთქმედება არ არის რეგულირებული (აპლიკაციები კურიერზე, აპლიკაციები კორესპონდენციის გაგზავნისთვის ექსპრეს ფოსტით და ა.შ.).

8. თქვენი აზრით, რა ფუნქციები უნდა შეასრულოს EDMS-მა?

დოკუმენტის მართვაში ელექტრონულ ფორმატში... სხვადასხვა დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით შექმნა და შენახვა (MS Word, MS Excel, MS Visio); დოკუმენტების მოძიება; დოკუმენტების ვერსიების შენახვა; დოკუმენტების სტრუქტურირება საქაღალდეების მიხედვით; დოკუმენტებზე წვდომის უფლების მინიჭება; დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორია.

დოკუმენტაციის მხარდაჭერის პროცესების მართვა. დოკუმენტების დამტკიცებისა და დამუშავების პროცესების მხარდაჭერა ყველა ეტაპზე; ბრძანებების გაცემა და მათი შესრულების კონტროლი.

ქაღალდის დოკუმენტების რეგისტრაცია; საქმეების ნომენკლატურის შენარჩუნება; ქაღალდის დოკუმენტების ადგილმდებარეობის კონტროლი.

Ხელშეკრულების მართვა. ხელშეკრულებების მოლაპარაკებისა და რეგისტრაციის პროცესის ორგანიზება.

შეხვედრის მენეჯმენტი. შეხვედრების მომზადებისა და ჩატარების ორგანიზება (ადგილისა და დროის კოორდინაცია, მონაწილეთა შემადგენლობა, დღის წესრიგი); პროტოკოლის ფორმირება და გავრცელება; სხდომებზე მიღებული გადაწყვეტილებების შესრულებაზე კონტროლი.

9. ჩამოთვალეთ რა ტიპის სამუშაოს აკეთებთ ყველა ტიპის დოკუმენტთან.

შემომავალი დოკუმენტები (ორგანიზაციის მიერ მიღებული დოკუმენტები):

. მიღება და დამუშავება;

. ხელმძღვანელის განხილვა (რეზოლუცია);

. რეგისტრაცია;

. აღსრულება;

. შესრულების კონტროლი;

. მიმდინარე შენახვა და გამოყენება;

. გადატანა საარქივო საცავში.

გამავალი დოკუმენტები (ორგანიზაციაში შექმნილი დოკუმენტები და გაგზავნილი ორგანიზაციის შვილობილი და დამოკიდებულ კომპანიებს, მესამე მხარის ორგანიზაციებს ან პირებს):

. პროექტის შედგენა;

. დოკუმენტის პროექტის დამტკიცება;

.

. ხელმოწერა;

. დამტკიცება (საჭიროების შემთხვევაში);

. კორესპონდენციის რეგისტრაცია;

. დოკუმენტის ადრესატამდე გაგზავნა;

. საქმეში მეორე ასლის შეტანა.

შიდა დოკუმენტები (შეკვეთა, შეკვეთა, მემორანდუმი, განმარტებითი წერილიახსნა-განმარტება, განაცხადი):

. დოკუმენტის პროექტის შედგენა;

. პროექტის დამტკიცება;

. დიზაინის სისწორის შემოწმება;

. ხელმოწერა;

. რეგისტრაცია;

. დოკუმენტის გადაცემა შემსრულებლებისთვის;

. დოკუმენტის შესრულება;

. კონტროლი დოკუმენტის შესრულებაზე;

. შესრულებული დოკუმენტის საქმეში შეტანა.

10. აღწერეთ შემოსული დოკუმენტების დამუშავების და რეგისტრაციის პროცედურა.

ყველა შემომავალი კორესპონდენცია მიიღება და რეგისტრირდება ოფისში.

„პირადად“ მონიშნული კორესპონდენცია გადაეცემა პირადად ადრესატს ან მის უფლებამოსილ წარმომადგენელს. „კონფიდენციალური“ მიმოწერას ამუშავებს პირი, რომელიც პასუხისმგებელია კონფიდენციალური ჩანაწერების შენახვაზე.

მიღებული კორესპონდენციიდან კონვერტები ინახება და თან ერთვის დოკუმენტებს იმ შემთხვევებში, როდესაც კონვერტზე კალენდარული ბეჭედი უნდა იყოს ამ დოკუმენტის გაგზავნის ან მიღების დროის დადასტურება, ან თუ გამგზავნის მისამართი მითითებულია მხოლოდ კონვერტზე. აუცილებლად შეინახეთ კონვერტები საჩივრის წერილებით, ასევე მოქალაქეთა მიმართვებით.

შემოსული დოკუმენტების რეგისტრაციის პროცედურა

რეგისტრაციას ექვემდებარება ორგანიზაციის ხელმძღვანელობისადმი მიმართული ყველა დოკუმენტი (გარდა დაურეგისტრირებელი დოკუმენტების სავარაუდო სიაში შეტანილი დოკუმენტებისა).

მიღებულ დოკუმენტებზე იბეჭდება სარეგისტრაციო შტამპი, რომელშიც მითითებულია მიღების თარიღი, რიგითი შემოსული ნომერი. თუ დოკუმენტზე არის დანართი, მაშინ ამის შესახებ აღინიშნება შემომავალი ნომრის გვერდით. ბეჭედი მოთავსებულია დოკუმენტის პირველი ფურცლის წინა მხარეს ქვედა მარჯვენა კუთხეში.

სერიული ნომრები აღირიცხება სერიული ნომრების სარეგისტრაციო ჟურნალში.

დოკუმენტებს, რომლებიც არ ექვემდებარება რეგისტრაციას, იდება ბეჭედი და მიეთითება მხოლოდ დოკუმენტის მიღების თარიღი.

რეგისტრაციისას დაცული უნდა იყოს ერთჯერადი შესვლის პრინციპი: თითოეული დოკუმენტი ოფისში მხოლოდ ერთხელ რეგისტრირდება.

11. აღწერეთ შემოსული დოკუმენტების მართვისა და დადგენილების გაცემის პროცედურა.

საბუთები, რომლებიც საჭიროებს უფროსის განხილვას, მას გადაეცემა რეგისტრაციის შემდეგ.

საჭიროების შემთხვევაში მდივანი ირჩევს დამატებით მასალებს (კონტრაქტები, წერილები, აქტები და სხვა) და მიღებულ დოკუმენტებთან ერთად გადასცემს ხელმძღვანელს.

დოკუმენტის ხელმძღვანელის გადაწყვეტილება აისახება დადგენილებაში.

დადგენილებაში მითითებულია შემსრულებელი, აწესებს რა და რომელ თარიღამდე უნდა გააკეთოს ეს, შემდეგ დაესვა თარიღი და მენეჯერის ხელმოწერა.

ხელმძღვანელისგან საბუთების მიღების შემდეგ, მდივანი დადგენილებიდან ინფორმაციას შეაქვს შემოსული კორესპონდენციის რეესტრში.

ამის შემდეგ დოკუმენტი გადაეცემა დადგენილებაში მითითებულ კონტრაქტორს.

რამდენიმე განყოფილების მიერ შესრულებული დოკუმენტები გადაეცემა მათ სათითაოდ ან ერთდროულად ასლებით (ფოტოასლის გამოყენებით).

12. აღწერეთ საკონტროლო დოკუმენტაციის წარდგენის პროცედურა.

დადგენილების ხელმძღვანელის მიერ განხილვისა და დაკისრების შემდეგ (რეზოლუცია მოიცავს შემსრულებლის სახელს, შეკვეთის შინაარსს, შესრულების ვადას, ხელმოწერას და თარიღს), რაც შეიძლება გახდეს დოკუმენტის კონტროლზე გატანის საფუძველი, დოკუმენტი. შემსრულებელს გადაეცემა შემოსული დოკუმენტების რეესტრში შემსრულებლის მიერ მიღების თარიღით ქვითრის საწინააღმდეგოდ.

თუ რეზოლუციაში მითითებულია რამდენიმე შემსრულებელი, მაშინ დოკუმენტის დამატებითი ასლები ამოღებულია.

დოკუმენტის დედანი ეგზავნება რეზოლუციაში მითითებულ შემსრულებელს.

დოკუმენტის რამდენიმე შემსრულებლთან გაგზავნისას მასალის მომზადებაზე პასუხისმგებლობა ეკისრება დადგენილებაში პირველ რიგში მითითებულ შემსრულებელს (პასუხისმგებლო შემსრულებელს). დანარჩენი შემსრულებლები (თანაშემსრულებლები) ვალდებულნი არიან პასუხისმგებელ შემსრულებელს მასთან შეთანხმებულ ვადაში წარუდგინონ საჭირო მასალები.

შესრულების ანგარიში უნდა იყოს მოწონებული რეზოლუციაში ჩამოთვლილი ყველა შემსრულებლის მიერ.

13. აღწერეთ საბუთების შესრულების კონტროლის პროცესი, შესასრულებლად მიღებული დოკუმენტების აღრიცხვის პროცედურა, დოკუმენტაციის კონტროლიდან ამოღების პროცედურა.

ა) რომელი დოკუმენტების (ბრძანებების) შესრულება ექვემდებარება სავალდებულო კონტროლს?

. ადმინისტრაციული დოკუმენტები (ბრძანებები, ინსტრუქციები);

. სამუშაოს კონკრეტული ინსტრუქციების შემცველი დოკუმენტები (ოქმები, წერილები, მემორანდუმი, გეგმები და ა.შ.).

მათთან და შესრულების ვადები; მოითხოვს პასუხის მომზადებას, ღონისძიებების ჩატარებას, მოხსენებას და ა.შ.

. განხილულ დოკუმენტებზე (წერილები და ა.შ.) გაცემული დადგენილებებში (მათ შორის ელექტრონული ფორმით) მოცემული ინსტრუქციები;

. ცალკე, არ არის დაკავშირებული რაიმე დოკუმენტთან, ხელმძღვანელის მითითებები, დოკუმენტირებული (მათ შორის ელექტრონული ფორმით).

ბ) რა შემთხვევებში ითვლება დოკუმენტები (ბრძანებები) შესრულებულად?

. მათზე მომზადებული საბოლოო დოკუმენტები არ ბრუნდება გადასახედად და მათზე მიღებულია შესაბამისი გადაწყვეტილება;

. ინსტრუქციის შესაბამისად მომზადებული დოკუმენტების პროექტების კოორდინაცია და ხელმოწერა დასრულდა.

. დოკუმენტის (ბრძანების) შესაბამისად მომზადებული გამავალი წერილები რეგისტრირდება და იგზავნება;

. რეგისტრირებულია ხელშეკრულების დოკუმენტები;

. მენეჯერი, რომლის მოვალეობები მოიცავს ბრძანებების შესრულების მონიტორინგს (კონტროლერი), ადასტურებს მათ შესრულებას მათში დასმული კითხვების არსებითად.

გ) რა უფლებები აქვთ პასუხისმგებელ შემსრულებელს და თანაშემსრულებლებს?

. მიეცით მითითებები თქვენს უშუალო ქვეშევრდომებს და აკონტროლეთ მათ მიერ მითითებების შესრულება;

. თანამშრომლებისგან მოითხოვოს დოკუმენტის (ბრძანების) შესასრულებლად საჭირო ინფორმაცია;

. განსაზღვროს დოკუმენტის (ბრძანების) შესრულების პროცედურა (მათ შორის, შეკვეთის შესასრულებელი მასალების მომზადებისა და შეთანხმების პროცედურა, თანაშემსრულებელთა მონაწილეობის დრო და ფორმა შეკვეთის შესრულებაზე მუშაობაში);

. კოორდინაცია გაუწიოს თანაშემსრულებელთა მუშაობას;

. თანაშემსრულებლების მოწვევა კოლეგიალური განხილვისა და დოკუმენტის (ბრძანების) შესრულებასთან დაკავშირებული საკითხების გადასაჭრელად;

. მიიღოს დასაბუთებული გადაწყვეტილება საბოლოო დოკუმენტის პროექტში შეტანის ან უარის თქმის შესახებ თანაშემსრულებლების მიერ წარმოდგენილი წინადადებებისა და შენიშვნების შესახებ;

. მოამზადოს წინადადებები დოკუმენტების (ბრძანებების) შესრულების ვადის გახანგრძლივების შესახებ, გაგრძელების ობიექტური მიზეზებისა და შესრულების დაგეგმილი თარიღის მითითებით.

დ) რაზეა პასუხისმგებელი კონტრაქტორი?

. მომზადების ხარისხი (საბოლოო დოკუმენტის მომზადებისას გამოყენებული ინფორმაციის სისრულე და სანდოობა), დოკუმენტის (ბრძანების) შესაბამისად მომზადებული დოკუმენტების შესრულების სისწორე;

. თანაშემსრულებლებისა და კოორდინატორი პირების (ორგანიზაციების) შენიშვნებისა და წინადადებების ასახვის სისრულე და სისწორე. ახალი გამოცემადოკუმენტი (ბრძანება);

. დოკუმენტის (ბრძანების) შესრულებისთვის დადგენილი ვადების დაცვა;

. ორიგინალური დოკუმენტის უსაფრთხოება (თუ ორიგინალი დოკუმენტი გადაეცემა მას).

ე) როგორია დოკუმენტების (ბრძანებების) შესრულების ვადები?

დოკუმენტი ან ბრძანება (დადგენილება), როგორც წესი, ადგენს მისი შესრულების ვადას (კალენდარულ თარიღს).

თუ დადგენილების ტექსტში, თარიღის ან დროის მონაკვეთის ნაცვლად, არის ტერმინის განმარტება სიტყვიერ გამოთქმაში, ბრძანება უნდა შესრულდეს შესაბამის ვადაში:

. "ძალიან სასწრაფო", "მაშინვე" - ერთი სამუშაო დღის განმავლობაში;

. "სასწრაფოდ" - არა უმეტეს სამი სამუშაო დღისა;

. "ოპერატიულად" - 10 სამუშაო დღის განმავლობაში.

თუ შეკვეთის შესრულების ვადა არ არის განსაზღვრული, ბრძანება უნდა შესრულდეს არაუმეტეს 30 კალენდარული დღის ვადაში ან დოკუმენტში მითითებული ვადის შესაბამისად, რომელსაც ეხება ბრძანება (რეზოლუცია).

ვ) რა უფლებები აქვს მაკონტროლებელს?

. მოითხოვოს ინფორმაცია დოკუმენტის (ბრძანების) შესრულების მიმდინარეობის შესახებ;

. გადასინჯვის მიზნით ორგანიზაციის ადგილობრივი დებულების მოთხოვნების დარღვევით შედგენილი დაბრუნების დოკუმენტები;

. დოკუმენტების (ბრძანებების) ამოღება კონტროლიდან.

14. აღწერეთ გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაციისა და გადაგზავნის დამუშავების პროცედურა.

მენეჯმენტის მიერ ხელმოწერილი დოკუმენტები იმავე დღეს უნდა გადაეცეს ოფისს რეგისტრაციისა და გასაგზავნად.

გადაზიდვაზე მიღებული დოკუმენტის რეგისტრაციამდე მოწმდება მისი შესრულების სისწორე:

. ფორმის ელემენტების არსებობა, ხელმოწერა, თარიღი, საჭირო ვიზები და ინფორმაცია კონტრაქტორის შესახებ;

. ტექსტის სათაურის არსებობა, დოკუმენტის ნომერი და თარიღი, რომელზეც მოცემულია პასუხი;

. მიმღების მისამართის სისწორე;

. დოკუმენტში მითითებული დანართების არსებობა, აგრეთვე მასალები, რომელთა საფუძველზეც მომზადდა გამავალი დოკუმენტი (თუ ეს არის პასუხი შემოსულ წერილზე);

. ბეჭდის ხელმისაწვდომობა იმ შემთხვევებში, როდესაც ეს აუცილებელია.

არასწორად შესრულებული დოკუმენტები უბრუნდება შემსრულებლებს.

თუ დოკუმენტი იგზავნება რამდენიმე მისამართზე, კონტრაქტორი გადასცემს ხელმოწერილი წერილის იმდენ ასლს, რამდენიც საჭიროა ყველა ადრესატისთვის გასაგზავნად და ასლის ერთ ასლს.

დიზაინის შემოწმების შემდეგ დოკუმენტი რეგისტრირდება ჟურნალში და დოკუმენტის ყველა ეგზემპლარზე თანმიმდევრობით იწერება გამავალი ნომერი.

გამავალი ნომერი შედგება იმ სტრუქტურული ერთეულის ინდექსისგან, რომელმაც მოამზადა პასუხი, საქმის ნომერი საქმეების ნომენკლატურისა და რიგითი ნომრის მიხედვით.

გამავალი დოკუმენტის ასლზე ზედა მარცხენა კუთხეში მოთავსებულია დამადასტურებელი სარეგისტრაციო ბეჭედი.

კორესპონდენცია იგზავნება გაგზავნისთვის ფოსტაში ან მიწოდებულია კურიერებით.

გაგზავნილი დოკუმენტების დამოწმებული ასლები იმავე დღეს გადაეცემა შესაბამის განყოფილებებს შემსრულებლებს საქმეში შესატანად.

15. აღწერეთ შეკვეთის (ინსტრუქციის) შემუშავების პროცედურა.

ბრძანების (განკარგულების) პროექტს ხელმოსაწერად წარდგენამდე ამტკიცებენ გენერალური დირექტორის მოადგილეები საქმიანობის სფეროებში, იურიდიული დეპარტამენტის უფროსი და სხვა დაინტერესებული სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელები.

დოკუმენტის პროექტის დამტკიცებისას იურისტები ამოწმებენ მის შესაბამისობას მოქმედ კანონმდებლობასთან, ასევე მარეგულირებელ დოკუმენტებზე მითითებების სისწორეს.

ვიზები დატანილია ორიგინალური შეკვეთის ბოლო ფურცლის უკანა მხარეს.

შეკვეთის პროექტზე კომენტარები მითითებულია ბოლო ფურცლის უკანა მხარეს ან ცალკე ფურცელზე, რის შესახებაც კეთდება შესაბამისი შენიშვნა პროექტზე.

თუ შემსრულებელი შეიტანს ცვლილებებსა და დამატებებს, ბრძანების პროექტი კოორდინირებული უნდა იყოს ყველასთან, ვინც ადრე მოაწერა ხელი დოკუმენტს.

ხელმოწერის დღეს მენეჯმენტის მიერ ხელმოწერილი ბრძანებები გადაეცემა ოფისს სპეციალურ ჟურნალში რეგისტრაციისა და გასამეორებლად.

შეკვეთები გაიცემა მკაცრად შეზღუდული რაოდენობის ეგზემპლარად და იგზავნება მხოლოდ იმ სტრუქტურულ განყოფილებებში, რომლებსაც ესაჭიროებათ.

ტირაჟისა და დოკუმენტის განაწილების სისწორის განსაზღვრაზე პასუხისმგებლობა ეკისრება იმ სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელებს, რომლებმაც მოამზადეს ბრძანება.

პერსონალის ბრძანებების პროექტს ამზადებს პერსონალის დეპარტამენტი.

პერსონალის შეკვეთებში, დამტკიცების ვიზები ჩაწერილია დოკუმენტის წინა მხარეს, "ხელმოწერის" რეკვიზიტის ქვემოთ.

პერსონალის შეკვეთები რეგისტრირებულია, სხვა ორდერებისგან განცალკევებით ყალიბდება საქმეებში და აქვს დამოუკიდებელი ნუმერაცია: სარეგისტრაციო ნომერს ემატება ინდექსი „k“.

ძირითადი საქმიანობის შეკვეთების ორიგინალები ინახება ოფისში, ხოლო პერსონალის შეკვეთები - პერსონალის განყოფილების პერსონალის განყოფილებაში.

შვილად აყვანა მენეჯმენტის გადაწყვეტილებებიდა თავად გადაწყვეტილებები დოკუმენტირებულია მენეჯმენტთან წარმოების შეხვედრების ოქმით.

16. როგორ არის საჭირო, თქვენი აზრით, დოკუმენტებთან მუშაობის პროცედურის შეცვლა?

ორგანიზაციას არ გააჩნია ადგილობრივი დოკუმენტი, რომელიც არეგულირებს დოკუმენტების (ბრძანებების) შესრულების პროცესს და კონტროლს. პროცესი არ მოიცავს ოფისს, მაგრამ დოკუმენტების (ბრძანებების) შესრულებაზე კონტროლი მისი ერთ-ერთი ფუნქციაა.

17. საბუთების აღრიცხვისა და აღრიცხვის რა ფორმები გამოიყენება ორგანიზაციაში?

18. როგორია ფაილების მომზადება საარქივო საცავში გადასატანად?

საქმეების არქივში გადაცემამდე ტარდება დოკუმენტების სამეცნიერო და პრაქტიკული ღირებულების შემოწმება.

დოკუმენტების ღირებულების შემოწმებას ახორციელებს ორგანიზაციის (EC) მუდმივი საექსპერტო კომისია.

EC-ის შემადგენლობა მტკიცდება გენერალური დირექტორის ბრძანებით.

თავის მუშაობაში EC ხელმძღვანელობს 2004 წლის 22 ოქტომბრის №125-FZ ფედერალური კანონით „არქივის შესახებ რუსეთის ფედერაციაორგანიზაციათა არქივის ძირითადი წესები (დამტკიცებულია როსარხივის კოლეგიის 06.02.2002 წლის გადაწყვეტილებით), როსარხივის მარეგულირებელი და მეთოდოლოგიური დოკუმენტები.

ორგანიზაციის EC ასრულებს შემდეგ ფუნქციებს:

. განიხილავს ორგანიზაციის სტრუქტურული დანაყოფების საქმეების ნომენკლატურების პროექტებს;

. ორგანიზებას უწევს შენახვისა და განადგურების დოკუმენტების ყოველწლიურ შერჩევას;

. განიხილავს ინვენტარიზაციას მუდმივი შენახვის, პერსონალის და გრძელვადიანი (10 წელზე მეტი) შენახვისთვის;

. განიხილავს და ამტკიცებს აქტებს იმ საქმეების განადგურებისათვის გამოყოფის შესახებ, რომლებიც შემდგომ შენახვას არ ექვემდებარება;

. განიხილავს წინადადებებს გარკვეული კატეგორიის დოკუმენტების შენახვის ვადების შეცვლის შესახებ დოკუმენტური მასალების ამჟამინდელი სიებით შენახვის ვადით და იღებს გადაწყვეტილებას ამ წინადადებების საარქივო დაწესებულების განსახილველად წარდგენის შესახებ;

. მონაწილეობს დოკუმენტების სიების პროექტების მომზადებასა და განხილვაში, საქმეების სტანდარტული და მიახლოებითი ნომენკლატურები და სხვა. სასწავლო საშუალებებისაოფისე და ორგანიზაციის არქივის მუშაობის შესახებ.

EC წევრები სხვა სპეციალისტების მონაწილეობით ამოწმებენ რამდენად სწორად განხორციელდა შენახვისა და განადგურების დოკუმენტების შერჩევა ინვენტარის, აქტებისა და დოკუმენტების დათვალიერებით. დოკუმენტების უშუალო შერჩევას ახორციელებენ აღრიცხვაზე პასუხისმგებელი სტრუქტურული განყოფილებების თანამშრომლები და არქივის თანამშრომლები.

განადგურების დოკუმენტების და საქმეების შერჩევა ფორმდება აქტით. აქტებს განიხილავს EC, ხელს აწერს თავმჯდომარე, მისი წევრები და ამტკიცებს ორგანიზაციის ხელმძღვანელობა.

საქმეების გადატანა ორგანიზაციის ცენტრალურ არქივში.

მუდმივი და გრძელვადიანი (10 წელზე მეტი) შენახვის ფაილები გადაეცემა ორგანიზაციის არქივს მიმდინარე საოფისე სამუშაოებში მათი დასრულებიდან არა უადრეს ერთი წლისა. დროებითი შენახვის ვადით (10 წლამდე) საქმეების არქივში გადატანა ხდება ხელმძღვანელობის შეხედულებისამებრ და არქივის დატვირთვის ხარისხის გათვალისწინებით.

არქივი იღებს დოკუმენტებს შესანახად მიწოდების სიების მიხედვით ცალ-ცალკე მუდმივი და დროებითი შენახვის პერიოდებისთვის დუბლიკატად.

თუ რომელიმე სტრუქტურული ერთეულისთვის აუცილებელია ცალკეული საქმეები მიმდინარე სამუშაოებისთვის, არქივი ადგენს ამ საქმეების მას დროებით სარგებლობაში გაცემას.

არქივის თანამშრომელი ხელს აწერს საქმეების მიღებას მიწოდების სიების ყველა ეგზემპლარზე, სადაც მიუთითებს მიღების თარიღი და მიღებული საქმეების რაოდენობა.

ინვენტარის ერთი ეგზემპლარი უბრუნდება გამომგზავნს, დანარჩენი რჩება ორგანიზაციის არქივში.

ორგანიზაციის სტრუქტურული ქვედანაყოფების თანამშრომლებზე საქმეების დროებით სარგებლობაში გაცემა ხდება სპეციალური მოთხოვნის საფუძველზე.

საქმეების გაცემა ფორმდება ორგანიზაციის თანამშრომლის ქვითრით და არქივიდან საქმეთა გაცემის სააღრიცხვო წიგნში შესაბამისი ჩანაწერით.

საქმეები გაიცემა არა უმეტეს ერთი თვის ვადით. სტრუქტურული დანაყოფების თანამშრომლები პასუხისმგებელნი არიან არქივის მიერ გაცემული დოკუმენტების დროებით სარგებლობაში დაბრუნებაზე.

სასულიერო წლის განმავლობაში სამსახურებრივი აუცილებლობის შემთხვევაში გაცემულ საქმეზე ივსება შემცვლელი ბარათი. მასში მითითებულია სტრუქტურული ერთეული, საქმის ნომერი, მისი გაცემის თარიღი, ვისზე იყო გაცემული საქმე, დაბრუნების თარიღი, გათვალისწინებულია საქმის მიღებისა და მიღების ქვითრების სვეტები.

19. მიეცით დეპარტამენტის საქმეთა ნომენკლატურის ფორმა და აღწერეთ განყოფილებაში დოკუმენტაციის შენახვის ორგანიზაცია.

ორგანიზაციის სტრუქტურულ დანაყოფებში ყოველწლიურად მუშავდება საქმეების ნომენკლატურები დადგენილი ფორმით.

მათ ადგენს საოფისე სამუშაოზე პასუხისმგებელი პირი, სპეციალისტების ჩართულობით.

სტრუქტურული დანაყოფების საქმეების ნომენკლატურის საფუძველზე ოფისი ადგენს ორგანიზაციის საქმეთა გაერთიანებულ ნომენკლატურას.

სტრუქტურული ერთეულის საქმეების ნომენკლატურაში შედის განყოფილების საქმიანობაში წარმოქმნილი ყველა საქმე და დოკუმენტი, აგრეთვე ყველა საცნობარო ბარათი, ჟურნალი და სხვა სააღრიცხვო ფორმა.

ყველა საქმეს უნდა ჰქონდეს ინდექსი, რომელიც შედგება სტრუქტურული ერთეულის ჩვეულებრივი ციფრული აღნიშვნისაგან და საქმის სერიული ნომრისგან ნომენკლატურის მიხედვით.

ნომენკლატურა შეიცავს საქმეების სახელწოდებებს (სათაურებს).

საქმის სათაურის შედგენისას, გარდა თემის დასახელებისა (საგანი, საკითხი), მიეთითება აღძრული საქმის ტიპი (მასალები, მიმოწერა და ა.შ.), აგრეთვე მოვლენების თარიღები, მონაცემები. კორესპონდენტებს, კეთდება შენიშვნა დოკუმენტის ორიგინალია თუ ასლი და ა.შ.

საქმეების შენახვის ვადები და სტატიების ნომრები მითითებულია სახელმწიფო ორგანოების, ადგილობრივი თვითმმართველობის ორგანოებისა და ორგანიზაციების საქმიანობისას წარმოქმნილი სტანდარტული ადმინისტრაციული საარქივო დოკუმენტების ნუსხის მიხედვით, შენახვის ვადების მითითებით (დამტკიცებულია საქართველოს კულტურის სამინისტროს ბრძანებით. რუსეთი 25.08.2010 No558).

სიაში დაუზუსტებელი შემთხვევების შენახვის ვადებს ადგენენ სტრუქტურული სამმართველოების სპეციალისტები ცენტრალურ არქივთან ერთად.

მის შესაბამის განყოფილებას დამატებით ემატება საქმეები, რომლებიც ჩამოყალიბდა სამსახურებრივი წლის განმავლობაში და არ შედიოდა საქმეთა ნომენკლატურაში.

ყოველწლიურად განიხილება საქმეების ნომენკლატურა: ზუსტდება საქმეების სათაურები და შენახვის ვადები, შემოდის წლის განმავლობაში აღძრული ახალი საქმეები.

სტრუქტურული ერთეულის მოძრავი (დაუმთავრებელი საქმე) გადადის საქმეების ნომენკლატურაში მომავალი წლისთვის, ორიგინალური აღრიცხვის ინდექსის შენარჩუნებით.

წლის ბოლოს, საქმეების ნომენკლატურის ბოლოს, კეთდება შემაჯამებელი ჩანაწერი გახსნილი საქმეების კატეგორიებისა და რაოდენობის შესახებ, ცალკე მუდმივი, გრძელვადიანი (10 წელზე მეტი) და დროებითი (10 წლამდე) შენახვის პერიოდები. საბოლოო ჩანაწერი დამოწმებულია და ეს ინფორმაცია გადადის არქივში.

საქმეები მიმდინარე საოფისე მუშაობაში ყალიბდება საქმეების ნომენკლატურის შესაბამისად.

ყველა დოკუმენტი დაჯგუფებულია საქმეებად და ინახება არქივში გადატანამდე ორგანიზაციის სტრუქტურულ განყოფილებებში.

საქმეში მხოლოდ შესრულებული დოკუმენტებია შეტანილი. კონტრაქტორი აწერს შესრულებულ დოკუმენტებს „საქმე №____“, რითაც ადასტურებს, რომ წერილში წამოჭრილი საკითხი მოგვარებულია.

საქმეში შეტანილი დოკუმენტების ასლები დამოწმებულია.

შესრულებული დოკუმენტები საქმეში შეიტანება ქრონოლოგიაში, ანბანში, ინდექსირებაში (ნუმერაციაში) საკითხების გადაწყვეტის თანმიმდევრობით, ხოლო საპასუხო დოკუმენტი უნდა მოჰყვეს მოთხოვნის დოკუმენტს.

ერთი სასულიერო წლის დოკუმენტები დაჯგუფებულია საქმეებად, გარდა გადასაცემი საქმეებისა, რომლებსაც აქვთ ხანგრძლივი, ერთ წელზე მეტი ფორმირების ვადა (მაგ. გრძელვადიანი გეგმები, პირადი ფაილები და ა.შ.).

თითოეული ყდა უნდა შეიცავდეს არაუმეტეს 250 ფურცელს (ქეისის სისქე 30-40 მმ). დოკუმენტების დიდი მოცულობით ხორციელდება კომპლექსის ქრონოლოგიური დაყოფა დამოუკიდებელ საქმეებად, ან საკითხის დაყოფა ქვეკითხვებად.

მიმდინარე საოფისე სამუშაოების ფაილებიდან დოკუმენტების ამოღება ხორციელდება სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელობის ნებართვით. საქმეებიდან საბუთები გაიცემა ქვითრის სანაცვლოდ შემცვლელ ბარათში, რომელსაც ინახავს ოფისის თანამშრომელი.

საოფისე სამუშაოების წარმართვაზე პასუხისმგებელი პირები უზრუნველყოფენ დოკუმენტაციის აღრიცხვასა და შენახვას. აკრძალულია დოკუმენტების ამოღება მუდმივი შენახვის ფაილებიდან მათი საოფისე სამუშაოს დასრულების შემდეგ.

20. არის თუ არა საჭირო დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორიის ჩამოყალიბება, პროგრესისა და დამტკიცების პროცესის თვალყურის დევნება?

21. ხშირად ხვდებით ქსელის რესურსების (საზიარო დისკები, პრინტერები) მიუწვდომლობას?

დიახ. ავარიები ყოველთვიურად ხდება.

22. იტყვით, რომ თქვენი კომპიუტერი ნელია და თქვენს მყარ დისკს ხშირად აკლია ადგილი?

23. ხშირად განიცდით წარუმატებლობას ელექტრონული ფოსტით მუშაობისას?

იშვიათად.

ინტერვიუს შედეგების დამუშავების გასამარტივებლად, ისინი შეიძლება წარმოდგენილი იყოს შემდეგნაირად:

■ ეტაპი 4: ჩაატარეთ გამოკითხვა... გამოკითხვა ტარდება ორგანიზაციის დოკუმენტური ნაკადის შესახებ უფრო დეტალური ინფორმაციის მისაღებად. გარდა ამისა, კონფიდენციალური კითხვარი საშუალებას მოგცემთ გაარკვიოთ თანამშრომლების ნამდვილი დამოკიდებულება პროექტის მიმართ EDMS-ის განხორციელებისთვის. კითხვარში კითხვების ნიმუშის სია შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს:

თქვენი დამოკიდებულება EDMS-ის განხორციელებისადმი (პოზიტიური, უარყოფითი, ამბივალენტური და ა.შ.).

თქვენი აზრით, რა მიზეზებმა შეიძლება შეაფერხოს EDMS-ის განხორციელება (პროექტის ძალიან მჭიდრო ვადები, თანამშრომლების EDMS-ში მუშაობის სურვილი, თანამშრომელთა არასაკმარისი კვალიფიკაცია და ა.შ.)?

რას ელით EDMS-ის განხორციელებისგან (ღირებულების შემცირება, დოკუმენტების დამტკიცებისთვის საჭირო დროის შემცირება, შეკვეთების შესრულებაზე კონტროლის დონის გაზრდა)?

როგორია, თქვენი აზრით, ორგანიზაციაში დოკუმენტების უსაფრთხოების უზრუნველყოფის დონე (მაღალი, საშუალო, დაბალი)?

რამდენ დროს ხარჯავთ საჭირო დოკუმენტის ძებნაში?

როგორია, თქვენი აზრით, ორგანიზაციაში საჭირო ინფორმაციის ძიების სიჩქარე (მაღალი, დამაკმაყოფილებელი, დაბალი)?

რამდენი დრო იხარჯება დოკუმენტის დამტკიცებაზე? (განამარტეთ თითოეული ტიპის შეთანხმებული დოკუმენტი.)

გამოკითხვის შედეგები შეიძლება წარმოდგენილი იყოს Excel-ის ცხრილში (ცხრილი 2), შემდეგ კი, ამ მონაცემების საფუძველზე, ავაშენოთ დიაგრამები სიცხადისთვის.

EDMS-ის განხორციელების და საკუთრების ღირებულება

ბევრი ორგანიზაცია, რომელიც ორიენტირებულია EDMS-ის დანერგვის ხარჯებზე, უგულებელყოფს EDMS-ის საკუთრების მთლიან ღირებულებას.

EDMS-ის არჩევის ერთ-ერთი კრიტერიუმი უნდა იყოს საკუთრების ღირებულება. პოტენციურ შემსრულებელ ორგანიზაციებს შეუძლიათ მოთხოვნისთანავე მიაწოდონ საჭირო მონაცემები (მინიმუმ, განხორციელების გაანგარიშება და ტექნიკური მომსახურება). საკუთრების ღირებულება შედგება კაპიტალისა და საოპერაციო ხარჯებისგან.

განხორციელების სავარაუდო კაპიტალური ღირებულება (CAPEX) შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს:

აღჭურვილობა (საჭიროების შემთხვევაში, მაგალითად, უფრო ძლიერი სერვერი, კომპიუტერის დამატებითი შეძენა): 300,000 რუბლი;

განლაგებული პროგრამული უზრუნველყოფის ლიცენზიები (სერვერის და კლიენტის ლიცენზიები): 400,000 რუბლი;

სამუშაო (კონსულტანტების შრომითი ხარჯები): 1,500,000 რუბლი.

სულ: 2,200,000 რუბლი.

რაც შეეხება საოპერაციო ხარჯებს (OPEX), ისინი შეიძლება იყოს შემდეგი:

ახალი მომხმარებლების მომზადება სისტემასთან მუშაობისთვის: 100,000 რუბლი;

საინფორმაციო სისტემის მოვლა (წელიწადში): 500,000 რუბლი;

მომხმარებლის ტექნიკური მხარდაჭერა (წელიწადში): 200,000 რუბლი.

სულ: 800,000 რუბლი. წელს.

მაგალითები იძლევა ხარჯების სავარაუდო ღირებულებას, თუმცა, ის ასევე საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ, რომ EDMS-ის საოპერაციო ხარჯები შეიძლება იყოს განხორციელების ხარჯების 40%-მდე.

ამიტომ, EDMS-ის არჩევისას ყურადღება უნდა მიაქციოთ ლიცენზიების ღირებულებას, ახალი მომხმარებლების მომზადების შესაძლებლობას, შენარჩუნებისა და მხარდაჭერის ღირებულებას.

თქვენ შეგიძლიათ თავად მოამზადოთ ერთი ან ორი სპეციალისტი. და თუ ათი მათგანია და თუნდაც სხვადასხვა სტრუქტურული განყოფილებიდან, მაშინ ისინი შეასრულებენ სხვადასხვა დავალებებს EDMS-ში... ამ შემთხვევაში შესაძლოა საჭირო გახდეს ტრენინგი შემსრულებელი ორგანიზაციის სპეციალისტების მიერ. რაც შეეხება ტექნიკურ მხარდაჭერას, როგორც წესი, განმახორციელებელი ორგანიზაციები რამდენიმე ვარიანტს გვთავაზობენ.

თქვენ არ უნდა აირჩიოთ ყველაზე იაფი ესკორტის შეთავაზება მაშინვე - ის შეიძლება საბოლოოდ გაძვირდეს. აუცილებელია ყველა პირობის გაანალიზება, კერძოდ: განაცხადზე რეაგირების დრო (ეს შეიძლება იყოს 24 საათი, 36 საათი და ა.შ.), პრობლემების მოგვარების დრო (3-5 სამუშაო დღე) და ა.შ.

როდის არის უკეთესი SED-ის იმპლემენტაციის გადადება

პრაქტიკაში, არის სიტუაციები, როდესაც უმჯობესია არ იჩქაროთ EDMS-ის განხორციელებაში და ჯერ ორგანიზაციული ცვლილებების შეტანა, დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესების ოპტიმიზაცია და ა.შ.

უმჯობესია გადადოთ EDMS-ის განხორციელება იმ შემთხვევებში, როდესაც:

განხორციელების ინიციატივა მოდის არა უმაღლესი მენეჯმენტისგან, არამედ სტრუქტურული სამმართველოების ხელმძღვანელებისგან;

ორგანიზაციაში ქაოსი პროცესების რეგულირების თვალსაზრისით (ავტომატური ქაოსი არ შეწყვეტს ქაოსს);

ამა თუ იმ მიზეზით, თანამშრომლები „აჯანყდებიან“ EDMS-ის დანერგვის წინააღმდეგ („ბევრია სამუშაო, ცოტა ხალხია და მერე არის შესავალი“).

ᲨᲔᲛᲐᲯᲐᲛᲔᲑᲔᲚᲘ

1. EDMS-ის განხორციელებამდე საპროექტო შემოწმება სავალდებულოა და ფაქტობრივად ეს არის სამუშაო პროცესის აუდიტი.

2. დამოუკიდებლად ჩაატარეთ პროექტის წინასწარი გამოკითხვა, დაუყოვნებლივ მიმართეთ შემსრულებელი ორგანიზაციის სერვისებს ან გააკეთეთ ორივე - ეს დამკვეთის ორგანიზაციის გადასაწყვეტია.

3. წინასაპროექტო კვლევა საშუალებას გაძლევთ შეაფასოთ ორგანიზაციის მზადყოფნა განახორციელოს EDMS და შეამციროთ დრო და ფინანსური ხარჯები მომავალში პროექტის განხორციელებისას.

4. ზოგჯერ ჯობია გადადოთ EDMS-ის განხორციელება და შევიტანოთ ორგანიზაციული ცვლილებები, დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესების ოპტიმიზაცია და ა.შ.

ამჟამად მიმდინარეობს სწრაფი განვითარება და განხორციელება საინფორმაციო ტექნოლოგიებიარა მხოლოდ სამთავრობო უწყებებში, არამედ ბევრ რუსულ საწარმოშიც და თავად განხორციელების წარმატება დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორი იქნება EDMS-ის განხორციელების მიდგომა, რამდენად კარგად არის დაგეგმილი.

ბიზნესის ზრდასთან ერთად იზრდება დოკუმენტაციის მოცულობაც. და როდესაც დამუშავებული დოკუმენტების რაოდენობა აჭარბებს ზღვრულ მნიშვნელობას, დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესები გამოდის კონტროლიდან, წყვეტს კონტროლირებას და, შედეგად, ისინი იწყებენ საწარმოს განვითარების შენელებას, მაშინ მნიშვნელობის გაგება. მოდის EDMS განხორციელების. ამ ეტაპზე ბევრ ბიზნესს აწყდება პრობლემა, სახელწოდებით „საიდან დაიწყოს“.

წარმატებულ მსოფლიო და შიდა პრაქტიკაში EDMS-ის დანერგვის პროცესი მოიცავს შემდეგ ეტაპებს:

1. საინფორმაციო გამოკითხვა.
   1. ინტერვიუ.
   2. დაკითხვა.
2. შეგროვებული მონაცემების ანალიზი.
3. ტექნიკური და ფუნქციონალური მოთხოვნების ფორმირება EDMS-ისთვის.
4. Მონიტორინგი EDMS ბაზარიდა ტენდერის ჩატარება.
5. დემო ტესტირება.
6. ხელშეკრულების დადება.
7. EDMS-ის რეგულაციების შემუშავება.
8. პროგრამული უზრუნველყოფის ინსტალაცია და კონფიგურაცია.
9. EDMS მომხმარებლის ტრენინგი.
10. პროგრამული უზრუნველყოფის ტესტირება მომხმარებლებთან.
11. სისტემის ტესტირებისას აღმოჩენილი შეცდომების აღმოფხვრა.
12. სამრეწველო ექსპლუატაცია.

რატომ არ უნდა გააკეთოთ საინფორმაციო გამოკითხვის გარეშე?

რატომ არის ასე მნიშვნელოვანი საინფორმაციო გამოკითხვის ჩატარება? ითვლება, რომ მაღალი ხარისხის წინასწარი კვლევის გარანტია EDMS განხორციელების 80% წარმატება... ყოველივე ამის შემდეგ, ის საშუალებას იძლევა:

• ორგანიზაციის უფრო მკაფიო „პორტრეტის“ მისაღებად: მისია, საქმიანობის მიმართულებები; კომპანიის სტრუქტურა; განყოფილებების ფუნქციები (და მათი ურთიერთქმედება) გათვალისწინებულია სტრუქტურული დანაყოფების შესახებ დებულებებში; ძირითადი ბიზნეს პროცესები;
• განსაზღვრავს საწარმოში საოფისე მუშაობის ორგანიზაციის ზოგად მდგომარეობას;
• ინფორმაციისა და დოკუმენტაციის ნაკადების (მათ შორის გამოყენებული დოკუმენტების ტიპების) დადგენა;
• სისტემის დანერგვისას რისკებისა და მათი დაძლევის გზების იდენტიფიცირება და გათვალისწინება;
• განხორციელების მიზნის განსაზღვრა;
• განსაზღვროს ამოცანები და ფუნქციები, რომელთა შესრულებაც მოუწევს EDMS-ს მომავალში;
• განსაზღვრეთ EDMS-ის მომხმარებლები;
• ისწავლეთ და აღწერეთ არსებული ბიზნეს პროცესები (ავტომატიზირებული) და ა.შ.

თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ პასუხები ჩამოთვლილ კითხვებზე ზოგადი ინფორმაციის თვითშესწავლა EDMS-ის განხორციელების ობიექტის შესახებ. ეს ხელს უწყობს მომზადებას გასაუბრებახელმძღვანელობა და ძირითადი სპეციალისტები. და გასაუბრების შედეგების ანალიზი დაგეხმარებათ განვითარებაში კითხვარიუფრო დეტალური კითხვებით ადამიანთა ფართო წრისთვის. ამრიგად, კვლევის თითოეული ეტაპი საშუალებას გაძლევთ ჩაძიროთ პრობლემას უფრო და უფრო ღრმად და მიიღოთ პრობლემის უფრო დეტალური აღწერა გამოსავალზე.

მხოლოდ საწარმოს რეალური საჭიროებების გააზრებით არის შესაძლებელი იმის დადგენა, თუ რა ფუნქციები უნდა შეასრულოს EDMS-მა. მაშინ მისი გარეგნობა შეძლებს ხალხის მუშაობის ოპტიმიზაციას და ისინი მას ურმის მეხუთე ბორბალად ვერ აღიქვამენ.

კვლევის დაწყების დროისთვის ჩვენს ხორცის გადამამუშავებელ ქარხანას ჰქონდა გეოგრაფიულად განაწილებული ოფისების ჯგუფი, რთული საწარმოს სტრუქტურა და დიდი მოცულობის ქაღალდის სამუშაო ნაკადი, რამაც გამოიწვია მიმოფანტული უკონტროლო დოკუმენტების ნაკადი, დამტკიცების და შესრულების პირობების დარღვევა. ასევე დოკუმენტების დაკარგვა.

წარმოების მოცულობის ზრდით და ჩვენი საწარმოს მიერ გადაწყვეტილი ამოცანების ზრდით, მხოლოდ გაიზარდა მენეჯმენტის და სხვა დოკუმენტაციის შემუშავებული, მიღებული და გაგზავნილი რაოდენობა, ასევე გაიზარდა შემსრულებელი დისციპლინის როლი. ხორცის გადამამუშავებელი ქარხნის ახალ დონეზე შესვლასთან დაკავშირებით, საწარმოს მენეჯმენტმა გადაწყვიტა დაენერგა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა (EDMS), რომელიც საშუალებას იძლევა ავტომატიზირდეს არა მხოლოდ ორგანიზაციულ და ადმინისტრაციულ დოკუმენტებთან მუშაობა (ბრძანებები, მიმოწერა და ა.შ. .), არამედ ზოგიერთი ბიზნეს პროცესი, რომელსაც თან ახლავს დოკუმენტების დამუშავება და შესრულება.

ამ მიზნით შეიქმნა საწარმოს ძირითადი სტრუქტურული განყოფილებების სპეციალისტთა გუნდი. ამ პროექტის ხელმძღვანელი დაინიშნა დირექტორის მოადგილედ სკოლამდელ საგანმანათლებლო დაწესებულებებში - ამ სტატიის ავტორი.

ინტერვიუ

გადავწყვიტეთ EDMS-ის ეტაპობრივად განხორციელება. გუნდისთვის „ხილული“ საინფორმაციო გამოკითხვის პირველი ეტაპი იყო - პირველი რიგის მენეჯერებისა და ბიზნეს პროცესების ძირითადი მონაწილეების გამოკითხვა, რომლებიც იმუშავებენ EDMS-ში, ე.ი. იქნებიან მისი მომხმარებლები. ვ სავალდებულოამ გამოკითხვაში უნდა შედიოდნენ დაინტერესებული სტრუქტურული ერთეულების მენეჯერები და საგნის სპეციალისტები, რომლებიც შეძლებენ გამოხატონ თავიანთი სურვილები და კომენტარები.

დაწყებამდე ამ ეტაპზესკოლამდელ საგანმანათლებლო დაწესებულებებში დირექტორის მოადგილეები იყვნენ მომზადებული კითხვები, რომლებზეც პასუხებმა შეიძლება წარმოდგენა მისცეს დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზების პრობლემებზე.

შედგა მომავალი რესპონდენტთა სია, რომელშიც შედიოდა დაახლოებით 30 ადამიანი (ეს დეპარტამენტების ხელმძღვანელები, მათი მოადგილეები და სპეციალისტები, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან დოკუმენტების შექმნაზე, დამტკიცებაზე, ხელმოწერასა და დამტკიცებაზე.). თითოეული მათგანი შეთანხმდა ცალკეულ შეხვედრაზე, რომლის დროსაც ჯერ პირადი საუბრის მიზანი იყო ნათქვამი, შემდეგ კი დიალოგი, რომლის „პროგრამა“ იყო წინასწარ მომზადებული თეზისებისა და კითხვების სია (იხ. მაგალითი 1). ინტერვიუს ჩატარებისა და ანალიზის მოხერხებულობისთვის შეგიძლიათ საუბრის ჩაწერა დიქტოფონზე. მაგრამ უმჯობესია, გამოკითხვის მონაწილემ არ იცოდეს, რომ ჩაწერა ხდება, რადგან ადამიანების უმეტესობა იკარგება ხმის ჩამწერის დანახვისას.

მაგალითი 1

Billet ინტერვიუებისთვის, როგორც ხორცის გადამამუშავებელი ქარხნის კვლევის ნაწილი EDMS-ის განხორციელებისთვის

Collapse Show

თითოეულ რესპონდენტთან შეხვედრისას, სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების მოადგილემ საუბრის დასაწყისში დეტალურად განმარტა შემდეგი:

1. გამოკითხვის მიზანი:

„საოფისე სამუშაოების მდგომარეობისა და სამუშაო პროცესის კვლევა, არსებული ბიზნეს პროცესების გააზრება, რომლებიც უნდა იყოს ავტომატიზირებული და რომელთა საქმიანობას თან ახლავს დოკუმენტების დამუშავება და შესრულება“.

2. რატომ სჭირდება ჩვენს კომპანიას EDMS-ის დანერგვა:

„EDMS-ის მიზანია ყველა დონის მენეჯერებისა და საგნის სპეციალისტების დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესის ხარისხობრივად გაუმჯობესება, დოკუმენტებთან რუტინული მუშაობის დროის შემცირება.

3. რა უპირატესობები აქვს EDMS-ს, მაგალითად:

„სისტემა საშუალებას გაძლევთ შეამციროთ ძიების დრო საჭირო დოკუმენტი, გაძლევთ საშუალებას გქონდეთ წვდომა დოკუმენტების საერთო მონაცემთა ბაზაზე მომხმარებლის უფლებების დიფერენცირებით, შეგიძლიათ სისტემაში იმუშაოთ დისტანციურად, იმუშაოთ ერთ დოკუმენტთან ერთად რამდენიმე მომხმარებლისთვის, სწრაფად და მარტივად მოაწყოთ დოკუმენტები, მოახდინოთ დოკუმენტების რეგისტრაციისა და განაწილების ავტომატიზაცია, ორგანიზება. კონტროლი ბრძანებების და დოკუმენტების შესრულებაზე ( მართვის საქმიანობახდება გამჭვირვალე), შესაძლებელია სისტემაში დოკუმენტების ხელმოწერა ელექტრონული ხელმოწერა, კონტრაქტებთან მუშაობის ორგანიზება, EDMS-ის ორგანიზაციის მიერ გამოყენებული სხვა პროგრამებთან ინტეგრირება, არქივის შენახვის ხარჯების შემცირება.

1. რა პრობლემებს აწყდებით დოკუმენტებთან მუშაობისას?
2. რისი გაუმჯობესება, გაუმჯობესება, შეცვლა გსურთ დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზებაში?
3. რამდენად სწრაფად და ეფექტურად ხდება საბუთების მიწოდება?
4. სად არის, თქვენი აზრით, სუსტი სფეროები, რაც პრობლემას იწვევს დოკუმენტებთან მუშაობაში?
5. მოსახერხებელია თუ არა დოკუმენტების არსებული ფორმები გამოსაყენებლად?
6. რამდენი დრო სჭირდება ერთი დოკუმენტის დამუშავებას? ეს კითხვა უნდა დაისვას თითოეული ტიპის დოკუმენტთან მიმართებაში, რომელიც მასიურად არის წარმოდგენილი ორგანიზაციის ბიზნეს პროცესებში.
7. რა არის სამუშაო ნაკადის მოცულობა თქვენს სამუშაო სფეროში?

ინტერვიუს პროცესზე გავლენა იქონია გამოკითხვის მონაწილეთა დატვირთულობამ, რამაც გავლენა მოახდინა ინტერვიუს ჩატარების დროზე და ასევე აჩვენა პერსონალის მხრიდან პროექტის მნიშვნელობის შეუფასებლობა.

ინტერვიუს დროს შეგროვებული ინფორმაციის ანალიზის შედეგად ჩამოყალიბდა ცხრილინაჩვენებია მაგალით 2-ში. იგი დაეხმარა მიღებული ინფორმაციის სტრუქტურირებას და საჭირო დასკვნების გამოტანას, რაც მასში კარგად არის ასახული.

მაგალითი 2

ინტერვიუს დროს მიღებული ინფორმაციის სისტემატიზაცია

Collapse Show

ინტერვიუების შედეგებზე დაყრდნობით, გამოვლინდა შემდეგი ბიზნეს პროცესები, რომლებიც პირველ რიგში მოითხოვს EDMS-ის ავტომატიზაციას:

• ხელშეკრულების მართვა;
• გადახდის ანგარიშ-ფაქტურების შეჯერება;
• ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების კოორდინაცია:
• ბრძანებების (რეზოლუციების) შესრულებაზე კონტროლი.

ინტერვიუებმა ხელი შეუწყო ნიადაგის მომზადებას კითხვარისთვის, რომელიც ითვალისწინებს უფრო მეტ სიზუსტეს კითხვებზე პასუხების გაცემაში.

კითხვარი

კვლევის მიზანი იყო უფრო დეტალური (ზუსტი) ინფორმაციის მოპოვება საწარმოში დოკუმენტების მიმდინარეობის და საოფისე მუშაობის მიმდინარე მდგომარეობის შესახებ. კვლევის მონაწილეები იყვნენ სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელები და საგნის სპეციალისტები, რომლებიც შემდეგ უნდა გახდნენ EDMS-ის მომხმარებლები. გამოკითხვა ჩატარდა დაუსწრებლად, რაც გულისხმობდა მკვლევარის არყოფნისას კითხვარის შევსებას.

კითხვარი შედგებოდა სამი ნაწილისგან (იხ. მაგალითი 4):

1. შესავალი ნაწილი - მისი მთავარი ამოცანა იყო რესპონდენტის იძულება გასცეს პასუხი დასმულ კითხვებზე. აღწერილი იყო კვლევის მიზანი და ამოცანები, რესპონდენტის როლის მნიშვნელობა; ინსტრუქციები კითხვარის შევსებისთვის.
2. ძირითადი ნაწილი, რომელიც შეიცავს კითხვებს მარტივი ფორმულირებით და მათი სისრულე და რაოდენობა დამოკიდებულია სასურველ მიზანზე (მაგალითის კითხვარის კითხვები 4-დან არის სარეკომენდაციო და შეიძლება განსხვავდებოდეს თქვენი საწარმოს გამოკითხვის ოპტიმალური კითხვებისგან, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ისინი როგორც საწყისი შაბლონი საკუთარი კითხვარის შემუშავებისთვის).
3. დასკვნითი ნაწილი - აქ რესპონდენტს მიეცა თავისი აზრის კონფიდენციალურობის გარანტია; მადლიერება გამოხატა კვლევაში მონაწილეობისთვის.

რესპონდენტის მოთხოვნით კითხვარი დაიბეჭდა და გადაეცა მას პირადად ან გაიგზავნა მის ელ.ფოსტაზე. კითხვარის ფორმა ისე იყო შემუშავებული, რომ რესპონდენტისთვის მოსახერხებელი ყოფილიყო მისი უშუალოდ word ფაილში შევსება.

თუ კითხვარი გაიგზავნა word ფაილის სახით, მაშინ სხეულში ელმიმღებმა პირველად ნახა თანმხლები ტექსტი (მაგალითში ყველა საკონტაქტო ინფორმაცია ფიქტიურია):

მაგალითი 3

კითხვარის დანართად გაგზავნისას ელ. ფოსტის თანმხლები ტექსტი და სათაური

Collapse Show

მაგალითი 4

კითხვარი EDMS-ის განხორციელებამდე საწარმოს გამოკითხვის ჩასატარებლად

Collapse Show

შეგროვებული მონაცემები შეტანილი იყო MS Excel ცხრილში, რამაც შესაძლებელი გახადა ავტომატური გენერირება თითოეულ საკითხზე მოსაზრებების განაწილების დიაგრამების შესახებ. იმათ. შედეგები წარედგინა მენეჯმენტს ყველაზე აღწერითი გზით (იხ. მაგალითი 6). თითოეულ კითხვაზე პასუხის არჩეული ვარიანტების რაოდენობა აისახა ფაილის ერთ ფურცელზე, ხოლო ამ მონაცემებზე დაფუძნებული დიაგრამები აშენდა მის მეორე ფურცელზე:

სამომავლოდ ჩვენ ვაპირებთ გავითვალისწინოთ ყველა გამოვლენილი რისკი, რათა რაც შეიძლება მალესამუშაოდ წასვლა EDMS-ში:

• EDMS-ის ამოცანებისა და ფუნქციების არარსებობის ან არასწორი განსაზღვრის რისკი;
• საჭირო რესურსების (ფულადი სახსრები, დრო) შეუფასებლობის რისკი;
• პროექტის ეტაპების განხორციელების პირობების დარღვევის რისკი;
• საწარმოს თანამშრომელთა არასაკმარისი ინფორმირების რისკი სამუშაოს მიმდინარეობის შესახებ, ასევე უგულებელყოფის, პასიურობის, თანამშრომლების წინააღმდეგობის, პროექტში მენეჯერების სუსტი ჩართულობის რისკი;
• ცუდი ტექნოლოგიური აღჭურვილობის რისკი;
• მარეგულირებელი ბაზის არარსებობის რისკი.

ზოგადად, გამოკითხვამ აჩვენა პოზიტიური დამოკიდებულება ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვის მიმართ, მაგრამ იყო ასევე არაერთი თანამშრომელი, რომლებიც უარყოფითად იყვნენ განწყობილნი EDMS-ის განხორციელებაზე, რადგან ისინი აღიქვამდნენ ამ პროექტს, როგორც კიდევ ერთ სიახლეს, რომელიც მხოლოდ სამუშაოს შემატებს მათ. .

შემდგომში, ინტერვიუებისა და კითხვარების შედეგების ანალიზის საფუძველზე, განისაზღვრა მიზანი და შემუშავდა მოთხოვნები EDMS-ის მიმართ, მაგრამ ეს უკვე განხორციელების კიდევ ერთი და არანაკლებ მნიშვნელოვანი ეტაპია. ამჟამად ჩვენი კომპანია ატარებს EDMS ბაზრის შედარებით ანალიზს.

სქოლიოები

Collapse Show