რა ქვია სახელს? მდივნების პროფესიული კატეგორიები მდივნების სხვადასხვა კატეგორიის მიმართ

მდივანს ეწოდება ბოსის ერთგული თანაშემწე და მარჯვენა ხელი და კარგი მიზეზის გამო, რადგან მენეჯერის მდივნის მოვალეობები მოიცავს ეფექტური მენეჯმენტისა და ადმინისტრაციული საქმიანობის უზრუნველყოფას. მენეჯერის მდივანი დაკავებულია საქმიანი ნაშრომების და დოკუმენტების მომზადებითა და შესრულებით, ეხმარება უფროსს ბიზნესში და წყვეტს ბევრ ორგანიზაციულ საკითხს.

მდივან -თანაშემწის თანამდებობა ასევე შეიძლება ჩაითვალოს წარმომადგენლობით, რადგან ის არის კომპანიის სახე - ის ხვდება სტუმრებს, პასუხობს ზარებს და წერილებს. ასეთი მუშაობა მოითხოვს უამრავ სიმშვიდეს, კომუნიკაციის უნარს და ორგანიზებას. ამ მიზეზით, მდივნის პროფესიას შეუძლია დიდი პერსპექტივის დაპირება - მომავალში სპეციალისტი შეიძლება გახდეს ოფისის მენეჯერი, შემდეგ კი ერთ -ერთი დირექტორი ან მთავარი მენეჯერი.

აღმასრულებელი მდივნის პოზიცია აუცილებელია თითქმის ყველა კომპანიაში, რომელსაც აქვს ოფისი კლიენტებისა და ვიზიტორებისთვის. ეს შეიძლება იყოს როგორც მსხვილი საწარმოები, ასევე მცირე ბიზნესის ორგანიზაციები.

პროფესიის ისტორია

დროთა განმავლობაში მდივნის უფლებამოსილება მნიშვნელოვნად გაფართოვდა და დღეს მათ შეუძლიათ შეასრულონ მრავალფეროვანი ფუნქცია. ამრიგად, გაჩნდა ვიწრო სპეციალიზაციის სპეციალისტების საჭიროება, რის შედეგადაც გამოჩნდა მდივან – ასისტენტის, კლერკის, მდივან – მთარგმნელის და ოფის მენეჯერის პროფესია.

მდივნის მოვალეობები

მდივან-ასისტენტის მოვალეობები მოიცავს:

• ვიზიტორთა მიღება;
• სატელეფონო ზარების მიღება;
• ჩანაწერების შენახვა;
• მენეჯერის სამუშაო დღის დაგეგმვა;
• შეხვედრების ორგანიზება;
• მენეჯერისა და სხვა თანამშრომლებისათვის ბილეთების დაჯავშნა და სასტუმროების დაჯავშნა მივლინების დროს;
• საოფისე მასალების შეკვეთა;
• ხელმძღვანელის მოთხოვნების შესრულება.

ზოგჯერ აღმასრულებელი მდივნის ფუნქციები მოიცავს მიმოწერას ინგლისურ ენაზე.

მდივნის მოთხოვნები

მდივნის თანაშემწის მოთხოვნები მოიცავს:

• საშუალო ან უმაღლესი განათლება;
• კომპიუტერის მფლობელობა;
• საოფისე მუშაობის საფუძვლების ცოდნა;
• ინგლისურის ცოდნა (ზოგჯერ).

ასევე, მდივნის თანამდებობა გულისხმობს შემდეგ უნარებს:

• პუნქტუალურობა;
• კარგი გარეგნობის (წარმოსადგენი) უნარი;
• ორგანიზაცია.

მდივნის რეზიუმე ნიმუში

რეზიუმე ნიმუში

როგორ გავხდე მდივანი

როგორ გავხდე მდივანი? ეს შეიძლება იყოს ნებისმიერი უმაღლესი განათლების მფლობელი, რომელმაც დაასრულა მდივნის ასისტენტების კურსები ან გაიარა ტრენინგი უშუალოდ სამუშაო ადგილზე. როგორც წესი, დამსაქმებლები არ აწესებენ განსაკუთრებულ მოთხოვნებს განმცხადებლის სპეციალობაზე, არამედ ყურადღებას ამახვილებენ იმის უზრუნველყოფაზე, რომ განმცხადებელს გააჩნდეს აუცილებელი პიროვნული თვისებები და შეუძლია შეასრულოს მოვალეობები სათანადო დონეზე.

მდივნის ხელფასი

მდივნის ხელფასი შეიძლება განსხვავებული იყოს - 15 -დან 45 ათას რუბლამდე. შემოსავალი დამოკიდებულია დასაქმებულის პასუხისმგებლობის სფეროზე და იმ რეგიონზე, სადაც ის მუშაობს. მდივნის თანაშემწის საშუალო ხელფასი 30 ათასი რუბლია.

დაუბრუნდით ლიდერობის პასუხისმგებლობას

მდივანი ასრულებს შემდეგ სამუშაო მოვალეობებს:

- ახორციელებს მუშაობას ხელმძღვანელის ადმინისტრაციული და ადმინისტრაციული საქმიანობის ორგანიზაციულ -ტექნიკურ უზრუნველყოფაზე.

- იღებს კორესპონდენციას, რომელიც ჩამოდის ხელმძღვანელის განსახილველად, გადასცემს მას გადაწყვეტილების შესაბამისად სტრუქტურულ განყოფილებებში ან კონკრეტულ შემსრულებელზე სამუშაოდ გამოყენებისას ან პასუხების მომზადებაში.

- იღებს დოკუმენტებს და პირად განცხადებებს ხელმძღვანელის ხელმოწერაზე.

- პასუხობს სატელეფონო ზარებს, აფიქსირებს და გადასცემს სამსახურის ინფორმაციას ხელმძღვანელს, აწყობს ხელმძღვანელის სატელეფონო საუბრებს.

ხელმძღვანელის სახელით, ადგენს წერილებს, შეკითხვებს და სხვა დოკუმენტებს.

- ახორციელებს ხელმძღვანელის მიერ ჩატარებული შეხვედრებისა და შეხვედრების მომზადებას (საჭირო მასალების შეგროვება, მონაწილეების ინფორმირება შეხვედრის დროისა და ადგილის, დღის წესრიგის, მათი რეგისტრაციის შესახებ), ინახავს და ადგენს შეხვედრებისა და შეხვედრების ოქმებს.

- ახორციელებს კონტროლს საწარმოს თანამშრომლების მიერ გაცემული ბრძანებებისა და ბრძანებების შესრულებაზე, აგრეთვე კონტროლის ქვეშ მყოფი ხელმძღვანელის მითითებებისა და მითითებების შესრულების ვადების დაცვაზე.

- უზრუნველყოფს მენეჯერის სამუშაო ადგილს საჭირო ორგანიზაციული აღჭურვილობით, საკანცელარიო ნივთებით, ქმნის პირობებს მენეჯერის ეფექტური მუშაობისათვის.

- ორგანიზებას უწევს ვიზიტორთა მიღებას, ხელს უწყობს თანამშრომელთა მოთხოვნებისა და წინადადებების განხილვის ეფექტურობას.

- აყალიბებს საქმეებს დამტკიცებული ნომენკლატურის შესაბამისად, უზრუნველყოფს მათ უსაფრთხოებას და დროულად წარუდგენს მათ არქივს.

- აწესრიგებს მივლინებებს ხელმძღვანელისთვის: უბრძანებს საჰაერო და მატარებლის ბილეთებს, დაჯავშნის სასტუმროებს.

- ასრულებს მისი უშუალო ხელმძღვანელის ინდივიდუალურ სამსახურებრივ დავალებებს.

მდივანს აქვს უფლება:

- მიიღეთ ინფორმაცია, კონფიდენციალური ინფორმაციის ჩათვლით, იმ მოცულობით, რაც აუცილებელია დავალებების გადასაჭრელად.

- წარუდგინეთ მენეჯმენტს წინადადებები მათი და კომპანიის მუშაობის გასაუმჯობესებლად.

- მოითხოვოს ინფორმაცია და დოკუმენტები, რომლებიც აუცილებელია მისი სამსახურებრივი მოვალეობების შესასრულებლად პირადად ან ხელმძღვანელის სახელით საწარმოს განყოფილებებისა და სხვა სპეციალისტებისგან.

- მენეჯმენტისგან მოითხოვოს ნორმალური პირობების შექმნა სამსახურებრივი მოვალეობების შესასრულებლად და კომპანიის საქმიანობის შედეგად წარმოქმნილი ყველა დოკუმენტის უსაფრთხოებისთვის.

- მიიღონ გადაწყვეტილებები მათი კომპეტენციის ფარგლებში.

მდივანი პასუხისმგებელია:

- მათი მოვალეობების შეუსრულებლობის ან / და დროულად, დაუდევრობისათვის.

- კომერციული საიდუმლოებებისა და კონფიდენციალური ინფორმაციის დაცვის შესახებ მიმდინარე ინსტრუქციების, ბრძანებებისა და ბრძანებების შეუსრულებლობის გამო.

- შრომის შინაგანაწესის, შრომის დისციპლინის, უსაფრთხოების წესებისა და ხანძარსაწინააღმდეგო წესების დარღვევისათვის.

დირექტორის მოვალეობები
ყოფილი დირექტორი
გარე კონტროლი
ოპერატიული მენეჯმენტი
Საკონტროლო სისტემა

უკან | | ზემოთ

© 2009-2018 ფინანსური მენეჯმენტის ცენტრი. Ყველა უფლება დაცულია. მასალების გამოქვეყნება
დასაშვებია საიტის ბმულის სავალდებულო მითითებით.

ის, რაც მდივანმა უნდა იცოდეს და შეძლოს, განსაზღვრულია საკვალიფიკაციო პროფილში.

კვალიფიკაციის მახასიათებელი- ეს არის მარეგულირებელი დოკუმენტი, რომელიც ადგენს, თუ რა უნდა გააკეთოს კონკრეტულმა თანამშრომელმა სამსახურში, რა უნდა იცოდეს და შეძლოს ამისათვის და როგორი უნდა იყოს მისი მომზადების დონე.

სამუშაო მოვალეობები (მდივანს უნდა შეეძლოს)შეასრულეთ ტექნიკური ფუნქციები საწარმოს (ან განყოფილების) ხელმძღვანელის მუშაობის უზრუნველსაყოფად და შესანარჩუნებლად, დაეხმარება ხელმძღვანელის სამუშაო დღის დაგეგმვას. მიიღეთ განყოფილების ან შემსრულებლებისგან ხელმძღვანელისთვის საჭირო ინფორმაცია, დარეკეთ მუშები მისი სახელით. ხელმძღვანელის სატელეფონო საუბრების ორგანიზება, სატელეფონო შეტყობინებების მიღება და გადაცემა, მიღებული შეტყობინებების ჩაწერა მისი არყოფნისას და მათი შინაარსის ყურადღების გამახვილება ხელმძღვანელისთვის. მოაწყეთ მოგზაურობა და მივლინებები ხელმძღვანელისთვის. ხელმძღვანელის მიერ ჩატარებული შეხვედრებისა და შეხვედრების მომზადებაზე მუშაობა (საჭირო მასალების შეგროვება, მონაწილეების ინფორმირება შეხვედრის ან შეხვედრის დრო, ადგილი და დღის წესრიგი, მათი რეგისტრაცია), შენახვა და შედგენა. უზრუნველყოს მენეჯერის სამუშაო ადგილი საოფისე მასალებით, ორგანიზაციული ტექნოლოგიით, შექმნას პირობები მისი ეფექტური მუშაობისათვის. ინფორმაციის გადაცემა და მიღება მიმღები და საკომუნიკაციო მოწყობილობების შესახებ, სწრაფად დაბეჭდეთ სხვადასხვა მასალა ხელმძღვანელის მიმართულებით. აწარმოებს დოკუმენტაციის მუშაობას, იღებს ხელმძღვანელის სახელით მიღებულ კორესპონდენციას, აწყობს მას საწარმოში მიღებული პროცედურის შესაბამისად და გადასცემს განყოფილებების უფროსებს ან კონკრეტულ შემსრულებლებს მათი მუშაობის პროცესში გამოსაყენებლად ან მოსამზადებლად პასუხი მენეჯერისა და თანამშრომლებისათვის საინფორმაციო მომსახურების შენარჩუნება (ზეპირი, დოკუმენტური, პრესის მიმოხილვების შედგენა, საინტერესო სტატიების ასლების მიწოდება). თვალყური ადევნეთ მოქალაქეთა პირად განცხადებებზე ხელმძღვანელის ბრძანებების შესრულების დროს. ვიზიტორთა მიღების ორგანიზება, მათზე ტაქტისა და ყურადღების გამოვლენისას, თანამშრომლების მოთხოვნებისა და წინადადებების დაუყოვნებელი განხილვის გასაადვილებლად, საქმეების დამტკიცებული ნომენკლატურის შესაბამისად საქმის ფორმირება, მათი უსაფრთხოების უზრუნველყოფა და არქივში წარდგენა. დროზე. მონაცემთა ბაზების (მათ შორის ინტერნეტ ინფორმაციის) შექმნა და გამოყენება.

მდივანმა უნდა იცოდეს:კომპანიის საქმიანობა და თანამშრომელთა მოვალეობები და კომპეტენციები; დებულება და ინსტრუქცია დოკუმენტაციისათვის; საბეჭდი ტექსტი; პერსონალურ კომპიუტერზე, კომპიუტერის თანამედროვე რედაქტორებზე მუშაობა (Word, Excel და ა.შ.); მართლწერისა და სასვენი ნიშნების წესები; მასალის მოწყობის წესი სხვადასხვა დოკუმენტების დაბეჭდვისას; საოფისე ტექნიკის მუშაობის წესები (ფაქსები, მინი ავტომატური სატელეფონო სადგურები, ასლები, ხმის ჩამწერი, მაგნიტოფონები); ინტერკომის სისტემების გამოყენების წესები; სტანდარტები ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემისათვის; შრომის შინაგანაწესი; სამდივნო საქმიანობის სამეცნიერო ორგანიზაციის საფუძვლები; ადამიანის ფსიქოლოგია და ეფექტური კომუნიკაციის კანონები; მომსახურების ეტიკეტი; შრომის დაცვის, უსაფრთხოების, სამრეწველო სანიტარული და ხანძარსაწინააღმდეგო წესები და ნორმები; კლიენტებისა და პარტნიორების უცხო ენა; რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი.

საწარმოებში (ფირმებში) საკვალიფიკაციო მახასიათებლების შემუშავებისა და დაკონკრეტებისთვის შემუშავებულია სამუშაოს აღწერილობა.

სამუშაოს აღწერა - მთავარი ორგანიზაციული და სამართლებრივი დოკუმენტი, რომელიც არეგულირებს მდივნის საქმიანობას, განსაზღვრავს მის უფლებებს, თანამდებობას ორგანიზაციაში, მუშაობის ხასიათს. მდივანი ეყრდნობა ამ დოკუმენტს თანამშრომლებთან ურთიერთობისას. რაც წერია სამუშაოს აღწერილობაში, შემდეგ იკითხება რა უფლებებია მასში მოცემული, მდივანს აქვს.

მდივნის სამუშაოს აღწერილობა ინდივიდუალური დოკუმენტია, რადგან მდივნის თანამდებობას მრავალი ხარისხი აქვს. მცირე ორგანიზაციაში (ან ფირმაში) იქნება ერთი მდივანი (მდივნის თანაშემწე). უფრო დიდ ორგანიზაციებში მდივნები შეიძლება იყვნენ სათავეში და მისი მოადგილეები, თითოეულ სტრუქტურულ ერთეულში. არსებობს საბჭოს მდივნები, სამეცნიერო საბჭოების სამეცნიერო მდივნები და ა.შ. თითოეული მდივანი ყოველთვის, ორგანიზაციის საქმიანობის მოცულობიდან და სპეციფიკიდან გამომდინარე, ლიდერის მოთხოვნებიდან და მდივნისადმი მისი ნდობიდან გამომდინარე, აქვს საკუთარი პასუხისმგებლობები და უფლებები, სხვადასხვა შემოქმედებითი, ლოგიკური და ტექნიკური სახის სამუშაოს კომბინაცია. ამავდროულად, არსებობს დოკუმენტური და არა დოკუმენტური სერვისების მართვის ოპერაციების ტიპიური ნაკრები, რომელსაც ასრულებს ყველა მდივანი. გარდა ამისა, მდივნის სამუშაოს აღწერის შედგენის თავისებურება და სირთულე განპირობებულია მისი საქმიანობის მრავალფეროვნებით. აქედან გამომდინარე, შეუძლებელია საუბარი მდივნის (მდივან-თანაშემწის) სამუშაოს აღწერის რომელიმე სტანდარტზე.

თუმცა, როგორც ნებისმიერი სამუშაოს აღწერილობა, მას ეკისრება ზოგადი მოთხოვნები. უპირველეს ყოვლისა, მას აქვს ტექსტის უკვე ჩამოყალიბებული ერთიანი სტრუქტურა, კერძოდ სექციები:

1. ზოგადი დებულებები;

2) ფუნქციები;

3) სამუშაო მოვალეობები;

5) პასუხისმგებლობა;

6) ურთიერთობები;

7) კავშირები პოზიციის მიხედვით.

შეიძლება დაემატოს განყოფილება სახელწოდებით "სამუშაოს შეფასება" და ბოლო წლებში უფრო და უფრო ხშირად ჩნდება განყოფილება "სამუშაოების ორგანიზება (ყოველდღიური რუტინა)".

განყოფილება "ზოგადი დებულებები" შეიცავს პოზიციის ზუსტ სახელს დაკომპლექტების ცხრილის შესაბამისად, ადგილს მენეჯმენტის სისტემაში, ანუ სტრუქტურული ერთეულის სახელსა და დაქვემდებარებას, დანიშვნის და გათავისუფლების პროცედურას და შეცვლის პროცედურას რა მსხვილ ორგანიზაციებში, რომლებსაც აქვთ სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულება, მდივანს აქვს ორმაგი დაქვემდებარება - უშუალოდ მის ხელმძღვანელთან და სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების ხელმძღვანელთან. მდივნები ინიშნება და გათავისუფლებულია ხელმძღვანელის ბრძანებით (დიდ ორგანიზაციაში - სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულების ხელმძღვანელის წინადადებით).

იგივე განყოფილება განსაზღვრავს მოთხოვნებს პროფესიული მომზადებისა და სამუშაო გამოცდილების მიმართ. დღეს მკვეთრად შეიცვალა დამოკიდებულება მდივნის მიმართ და მის მიმართ მოთხოვნები. ფირმები ეძებენ მდივანს უმაღლესი ან საშუალო სპეციალიზებული განათლებით, რომელმაც იცის უცხო ენა და ფლობს კომპიუტერს. სულ უფრო მეტად, მდივანს, ისევე როგორც საზღვარგარეთ, მოეთხოვება იცოდეს არა ერთი, არამედ ორი ან მეტი უცხო ენა, ვინაიდან ფირმებს არაერთი კონტაქტი აქვთ უცხოელ პარტნიორებთან და მდივანი მათთან ურთიერთობს. იგი ასევე შეიცავს მითითებებს ძირითად საკანონმდებლო და მარეგულირებელ, მარეგულირებელ, მეთოდოლოგიურ, ორგანიზაციულ, ადმინისტრაციულ დოკუმენტებზე, რომლითაც მდივანი ხელმძღვანელობს თავის მუშაობაში.

განყოფილებაში "ფუნქციები" ჩამოთვლილია მდივნის (მდივანი-თანაშემწის) ძირითადი საქმიანობა, მაგალითად: ხელმძღვანელის საინფორმაციო და დოკუმენტური მხარდაჭერა, ხელმძღვანელის ორგანიზაციული მხარდაჭერა, გამოფენებისა და პრეზენტაციების მომზადებაში მონაწილეობა და ა.შ.

განყოფილებაში "სამუშაო პასუხისმგებლობა" ჩამოთვლილია ყველა სახის სამუშაო, ოპერაცია და ტექნოლოგია, რომელიც გამოიყენება მათ განხორციელებაში. მასში ჩამოთვლილია მდივნის მიერ შესრულებული სამუშაოები ლოგიკური თანმიმდევრობით. ყველა სახის სამუშაო იყოფა ოპერაციებად, შესრულების ტექნოლოგიის მითითებით. მაგალითად, ფუნქცია "ინფორმაციისა და დოკუმენტაციის მხარდაჭერა" იყოფა ორ ნაწილად: დოკუმენტაცია და დოკუმენტებთან მუშაობა. დოკუმენტირება, თავის მხრივ, მოიცავს პროექტის მენეჯერის მითითებით წერილების (მოწვევის წერილები, შეხსენების წერილები და სხვა), ტელეგრამების შედგენას; მენეჯერის დოკუმენტების კომპიუტერზე დაბეჭდვა; დოკუმენტების სისწორის შემოწმება, როდესაც ისინი ხელმწიფეს წარუდგენენ ხელმოსაწერად (ვიზები, დეტალების ხელმისაწვდომობა და სისწორე სტანდარტის მოთხოვნების შესაბამისად და ა.შ.); დოკუმენტების ასლების აღება და დამოწმება და სხვა. დოკუმენტებთან მუშაობა მოიცავს შემომავალი დოკუმენტების მიღებას (მითითებულია საათები, მაგალითად: 09 და 16 საათზე), ფაქსებისა და ელექტრონული ფოსტის მიღება (დღის განმავლობაში); მიღებული დოკუმენტების პირველადი დამუშავება საოფისე სამუშაოს ინსტრუქციის მოთხოვნების შესაბამისად; დოკუმენტების გადახედვა (თუ მინდობილია მდივანზე); დოკუმენტების რეგისტრაცია ორგანიზაციაში დადგენილი წესით; ხელმძღვანელისთვის დოკუმენტების ანგარიში და ა.შ.

განყოფილება "უფლებები" ალბათ ყველაზე მნიშვნელოვანია. ის ხაზს უსვამს მდივნის ადგილს მართვის სისტემაში, მის მნიშვნელობას, პოზიციას ორგანიზაციაში. სწორედ უფლებების წყალობით ჩანს ხელმძღვანელის მიერ მდივნისათვის მინიჭებული უფლებამოსილება და მისი დამოუკიდებლობის ხარისხი. ეს განყოფილება მდივანს აძლევს საშუალებას გაათავისუფლოს მენეჯერის დრო ძირითადი სტრატეგიული და ტაქტიკური ამოცანების გადაწყვეტისათვის.

სამუშაოს აღწერილობის ეს მონაკვეთი აძლევს მდივანს (მდივნის თანაშემწეს) მეტ -ნაკლებად უფლებამოსილებას და განსაზღვრავს მისი შესაძლებლობების ხარისხს.

განყოფილება "პასუხისმგებლობა" შედგენილია კანონის მკაცრი დაცვით.

განყოფილება "ურთიერთობები (კავშირები პოზიციის მიხედვით)" ასევე ძალიან მნიშვნელოვანია ნებისმიერი მენეჯერული პერსონალის მუშაობის ორგანიზებისთვის და, უპირველეს ყოვლისა, ეს განპირობებულია ავტომატური სისტემების აქტიური დანერგვით, რაც მოითხოვს დეტალურ მითითებას რა ინფორმაციის, რა ფორმით ვის გადაეცემა და ვისგან მიიღება ....

ბოლო წლებში, სამუშაოს შეფასების განყოფილება ხშირად ჩნდება სამუშაოს აღწერილობაში. ის ჩვეულებრივ განსაზღვრავს სამუშაოს დროულობისა და ხარისხის კრიტერიუმებს, მაგალითად: არანაირი პრეტენზია, პრეტენზია და საჩივარი; დოკუმენტებში შეცდომების არარსებობა; მენეჯმენტისგან მითითებების შესრულების ვადების დაცვა და ა.შ.

როგორც წესი, სამუშაოს აღწერა მთავრდება მისი გადასინჯვის პროცედურის მითითებით. სამუშაოს აღწერის გადასინჯვის პირობები შეიძლება იყოს ორგანიზაციის სტრუქტურაში ცვლილებები, რაც გულისხმობს თანამშრომელთა მოვალეობების გადანაწილებას, მდივნის მიერ შესრულებული სამუშაოს ტიპების შეცვლას, კომპიუტერული ტექნოლოგიის დანერგვას. მაგრამ უფრო ხშირად ისინი მიუთითებენ ინსტრუქციის სავალდებულო გადასინჯვის ან ხელახალი დამტკიცების პერიოდზე (3 წელი ან 5 წელი).

არჩევითი განყოფილებაა "სამუშაოს ორგანიზება", მაგრამ ბოლო დროს ის ძალიან პოპულარული და სულ უფრო და უფრო გავრცელებული ხდება. მდივნისათვის ის უზრუნველყოფს ყოველდღიურ რუტინას. შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს.

სამუშაო დღის პირველი ნახევარი:

1) მოდი სამსახურში ხელმძღვანელამდე 10 წუთით ადრე, სამუშაო ადგილების მდგომარეობის შესამოწმებლად (შენი და ხელმძღვანელი), მოწესრიგდი, შეადგინე ან განმარტე მომავალი დღის გეგმა;

2) შეარჩიეთ საჭირო დოკუმენტები და ფაილები გეგმის შესაბამისად;

3) მიიღოს კორესპონდენცია, გაეცნოს შინაარსს, გადადოს დოკუმენტები, რომლებიც მოითხოვს ხელმძღვანელის უპირველესი პრიორიტეტს;

4) დაუყოვნებლივ გადასცეს დეპეშები, გადაუდებელი ფაქსები და სატელეფონო შეტყობინებები ხელმძღვანელს;

5) დანარჩენი დოკუმენტებისათვის, მოამზადეთ ვარიანტები შესაძლო პასუხებისთვის ან გადაწყვეტილებებისთვის, დაარიგეთ შემსრულებლებს შორის;

6) დაათვალიერეთ მიღებული მიმოხილვები, ანგარიშები, მოსაწვევები და ა.

და ა.შ. ჩაწერეთ ყველა მოვლენის თარიღი და დრო თქვენს დღიურ-კალენდარში;

7) შეინახოს დოკუმენტები, რომლებიც აუცილებელია მიმდინარე ინფორმაციისა და საცნობარო სამუშაოსთვის;

8) ანგარიშს მიღებული კორესპონდენციის ხელმძღვანელს;

9) ხელმძღვანელთან ერთად განმარტავს მიმდინარე დღისთვის დაგეგმილი აქტივობების შინაარსს;

10) გადასცეს ტელეფონით და პირადად ხელმძღვანელის მითითებებს შესაბამის შემსრულებლებს და შეახსენოს დოკუმენტების შესრულების ვადის გასვლის შესახებ.

დღის მეორე ნახევარი:

1) შესრულებული დოკუმენტების ხელმოწერის შეგროვება და მომზადება;

2) შეატყობინოს უფროსს შესრულებული დოკუმენტების შესახებ, აიღოს მისგან დამუშავებული დოკუმენტები ხელმძღვანელიდან;

3) გამავალი დოკუმენტების დამუშავება და გაგზავნა;

4) დაგეგმეთ აქტივობები მეორე დღისთვის.

მთელი სამუშაო დღის განმავლობაში ხორციელდება შემდეგი:

ა) ვიზიტორებთან მუშაობა, სატელეფონო საუბრები;

ბ) შესრულებული დოკუმენტების ფაილებში შეტანა;

გ) კომპიუტერზე სამუშაოს შესრულება;

დ) ხელმძღვანელის მიმართულების შესაბამისად დოკუმენტების კოპირების ორგანიზება.

სამუშაო დღის დასასრული:

1) დაათვალიერეთ თქვენი დღიური და აცნობეთ შესაბამის განყოფილებებს გარკვეული ღონისძიებებისათვის მომზადების აუცილებლობის შესახებ;

2) თუ მენეჯერი რჩება სამუშაო დღის დასრულების შემდეგ, აუცილებელია მიაწოდოს მას ყველა საჭირო ინფორმაცია და მასალა;

3) დაალაგეთ თქვენი სამუშაო ადგილი, ამოიღეთ დოკუმენტები, დახურეთ სეიფი და ყველა კაბინეტი დოკუმენტებით, გამორთეთ ელექტრონული და ტექნიკური აღჭურვილობა ქსელიდან.

სამუშაოს აღწერა არის დოკუმენტების მთელი პაკეტის განუყოფელი ნაწილი, რომელიც აუცილებელია მენეჯმენტის აპარატის მუშაობის ორგანიზებისთვის.

რჩევა.მოაწყეთ სამუშაო დღე ისე, რომ თქვენ შეძლოთ ყველაფერი გააკეთოთ და ყველასთვის სასარგებლო იყოთ. თავი დაანებეთ თქვენს საქმეს, მაგრამ არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ არის კითხვები, რომლებიც არ არის თქვენს კომპეტენციაში. ასე რომ გააკეთე მხოლოდ ის, რაც უნდა გააკეთო.

შეჯამება:კიდევ ერთხელ უნდა აღინიშნოს, რომ მდივნის სამუშაოს აღწერილობა ინდივიდუალური დოკუმენტია, რადგან მდივნის თანამდებობას მრავალი გრადაცია აქვს. თითოეულ მდივანს, ორგანიზაციის საქმიანობის მოცულობისა და სპეციფიკის, ხელმძღვანელის მოთხოვნებისა და მდივნისადმი მისი ნდობის გათვალისწინებით, აქვს საკუთარი პასუხისმგებლობები და უფლებები, შემოქმედებითი, ლოგიკური და ტექნიკური მუშაობის სხვადასხვა კომბინაცია.

საწარმოს მთავარ ინჟინრად, როგორც წესი, მიიჩნევა დირექტორის მარჯვენა ხელი, ხოლო კომერციის მოადგილედ - მარცხნივ, მაგრამ როდესაც მდივანი არ არის, დირექტორს საერთოდ არ აქვს ხელები.

მდივნის კონცეფცია და ჯიშები
მდივანისაკმარისად ფართო. ლათინურიდან თარგმნილი სიტყვა "მდივანი" ნიშნავს "კონფიდენციალურს".

ჩვეულებრივ, მდივანსა და მენეჯერს შორის ურთიერთობა საკმაოდ სანდოა, ასეც უნდა იყოს, მას შემდეგ ავალდებულებს ოფიციალურ უფლებამოსილებას.

მდივნის კონცეფცია დღეს საკმაოდ რთულია და მრავალი გრადაცია აქვს, ზოგიერთ მათგანს მაგალითს მოვიყვან:
ტექნიკური მდივანი- მუშაობს საოფისე ტექნიკით (ფაქსი, მრავალფუნქციური მოწყობილობა, პერსონალური კომპიუტერი), იყენებს ინტერნეტს, ასრულებს მენეჯერებისა და თანამშრომლების ბრძანებებს, მენეჯერის სახელით ურეკავს კომპანიებსა და დაწესებულებებს, იღებს და აგზავნის შეტყობინებებს კომუნიკაციის საშუალებით.
მიმღები- იღებს შემოსულ წერილებს და ფაქსებს, ელექტრონულ წერილებს, პასუხობს სატელეფონო ზარებს, გადამისამართებს მათ განყოფილებებზე ან კონკრეტულ თანამშრომლებზე, ხვდება ვიზიტორებს.
ოფისის მდივანი- იღებს და აანალიზებს მიმოწერას, ასრულებს ხელმძღვანელისა და მისი მოადგილეების ბრძანებებს, აკრიფებს დოკუმენტების ტექსტებს, ინახავს დოკუმენტაციას.
მდივანი-თანაშემწე- არა მხოლოდ მდივანი, არამედ სპეციალისტი, რომელიც კარგად იცნობს კომპანიის საქმიანობას, რომელსაც ზოგიერთ შემთხვევაში შეუძლია დამოუკიდებელი გადაწყვეტილებების მიღება. მდივანი-თანაშემწე ამზადებს ხელმძღვანელის ანგარიშებს, ეძებს უფროსისათვის საჭირო დოკუმენტაციას, გეგმავს ხელმძღვანელის სამუშაო დღეს, წყვეტს ადმინისტრაციულ საკითხებს მისი კომპეტენციის ფარგლებში.
Ოფისის მენეჯერი- უზრუნველყოფს მთელი ოფისის ფუნქციონირებას: ამზადებს მასალებს პრეზენტაციებისთვის, უზრუნველყოფს უწყვეტი სატრანსპორტო მომსახურებას, მკაფიო კომუნიკაციას, უზრუნველყოფს საოფისე ტექნიკის მუშაობას და საკანცელარიო ნივთების ხელმისაწვდომობას. ოფისის მენეჯერი პასუხისმგებელია ოფისის გარეგნობაზე; მცირე დაწესებულებაში მას შეუძლია ერთდროულად შეასრულოს პერსონალის თანამშრომლის ფუნქციები.
მცირე კომერციულ ორგანიზაციებში მდივნები, რასაც არ უნდა ეძახდნენ, განსხვავდებიან იმით, რომ მათ უნდა შეასრულონ უნივერსალური სამუშაო.
მდივნის პროფესია ალბათ ყველაზე ახლოა მსახიობის პროფესიასთან. მდივნის მუშაობის სპეციფიკა და სირთულე განპირობებულია იმით, რომ ის ყოველთვის თვალშისაცემია, მენეჯმენტთან, კოლეგებთან, კლიენტებთან კომუნიკაციის ცენტრში. ღიმილი, სასიამოვნო ხმა, სისუფთავე გარეგნობა, თავდაჯერებული ჟესტები და კეთილი ნება, როგორი განწყობაც უნდა იყოს, ქმნის განსაკუთრებულ ატმოსფეროს ოფისში.

მდივნის სამუშაოს აღწერა

დამტკიცებულია
Მთავარი მენეჯერი
გვარი I.O. ________________
"________" _____________ ____ გ.

1. ზოგადი დებულებები

1.1. მდივანი მიეკუთვნება ტექნიკური შემსრულებლების კატეგორიას.
1.2 მდივანი ინიშნება და გათავისუფლებულია კომპანიის გენერალური დირექტორის ბრძანებით.
1.3 მდივანი პირდაპირ ექვემდებარება კომპანიის სტრუქტურული ერთეულის გენერალურ დირექტორს / ხელმძღვანელს.
1.4 მდივნის არყოფნის დროს, მისი უფლებები და მოვალეობები გადაეცემა სხვა თანამდებობის პირს, რომელიც გამოცხადებულია ორგანიზაციის ბრძანებით.
1.5 მდივნის თანამდებობაზე ინიშნება პირი, რომელიც აკმაყოფილებს შემდეგ მოთხოვნებს: განათლება - უმაღლესი, არასრული უმაღლესი ან საშუალო სპეციალიზებული, მსგავსი მუშაობის გამოცდილება ექვსი თვიდან, საოფისე აღჭურვილობის ცოდნა (ფაქსი, ასლი, სკანერი, პრინტერი), Microsoft Office პროგრამები (Word, Excel).
1.6. მდივანი ხელმძღვანელობს თავის საქმიანობაში:
- რუსეთის ფედერაციის საკანონმდებლო აქტები;
- კომპანიის ქარტია, შრომის შინაგანაწესი, სხვა კომპანიის რეგლამენტი;
- მენეჯმენტის ბრძანებები და ბრძანებები;
- ამ სამუშაოს აღწერა.

2. მდივნის სამსახურებრივი მოვალეობები

მდივანი ასრულებს შემდეგ სამუშაო მოვალეობებს:
2.1 ახორციელებს მუშაობას ხელმძღვანელის ადმინისტრაციული და ადმინისტრაციული საქმიანობის ორგანიზაციულ -ტექნიკურ უზრუნველყოფაზე.
2.2. იღებს ხელმძღვანელის განსახილველად მიღებულ კორესპონდენციას, გადასცემს მას გადაწყვეტილების შესაბამისად სტრუქტურულ განყოფილებებში ან კონკრეტულ შემსრულებელზე მუშაობის პროცესში ან პასუხების მომზადებაში.
2.3. იღებს დოკუმენტებს და პირად განცხადებებს ხელმძღვანელის ხელმოწერაზე.
2.4 პასუხობს სატელეფონო ზარებს, აფიქსირებს და გადასცემს სამსახურის ინფორმაციას ხელმძღვანელს, აწყობს ხელმძღვანელის სატელეფონო საუბრებს.
2.5. ხელმძღვანელის სახელით, ადგენს წერილებს, შეკითხვებს და სხვა დოკუმენტებს.
2.6 ახორციელებს მუშაობას ხელმძღვანელის მიერ ჩატარებული შეხვედრებისა და შეხვედრების მომზადებაზე (საჭირო მასალების შეგროვება, მონაწილეების ინფორმირება შეხვედრის დროისა და ადგილის შესახებ, დღის წესრიგი, მათი რეგისტრაცია), ინახავს და ადგენს შეხვედრებისა და შეხვედრების ოქმებს.
2.7. ახორციელებს კონტროლს საწარმოს თანამშრომლების მიერ გაცემული ბრძანებებისა და ბრძანებების შესრულებაზე, აგრეთვე კონტროლის ქვეშ მყოფი ხელმძღვანელის მითითებებისა და მითითებების შესრულების ვადების დაცვაზე.
2.8. უზრუნველყოფს მენეჯერის სამუშაო ადგილს საჭირო ორგანიზაციული აღჭურვილობით, საკანცელარიო ნივთებით, ქმნის პირობებს მენეჯერის ეფექტური მუშაობისათვის.
2.9. ორგანიზებას უწევს ვიზიტორთა მიღებას, ხელს უწყობს თანამშრომელთა მოთხოვნებისა და წინადადებების განხილვის ეფექტურობას.
2.10. აყალიბებს საქმეებს დამტკიცებული ნომენკლატურის შესაბამისად, უზრუნველყოფს მათ უსაფრთხოებას და დროულად წარუდგენს მათ არქივს.
2.11. ორგანიზებას უწევს მივლინებებს ხელმძღვანელისთვის: უბრძანებს საჰაერო და მატარებლის ბილეთებს, დაჯავშნის სასტუმროებს.
2.12.

ასრულებს მისი უშუალო ხელმძღვანელის ინდივიდუალურ მომსახურებას.

3. მდივნის უფლებები

მდივანს აქვს უფლება:
3.1. მიიღეთ ინფორმაცია, კონფიდენციალური ინფორმაციის ჩათვლით, იმ მოცულობით, რაც აუცილებელია დავალებების გადასაჭრელად.
3.2. წარუდგინეთ წინადადებები მენეჯმენტს მათი და კომპანიის მუშაობის გასაუმჯობესებლად.
3.3. მოითხოვოს ინფორმაცია და დოკუმენტები, რომლებიც აუცილებელია მისი სამსახურებრივი მოვალეობების შესასრულებლად პირადად ან ხელმძღვანელის სახელით საწარმოს განყოფილებებისა და სხვა სპეციალისტებისგან.
3.4. მოითხოვოს მენეჯმენტი, რომ შეიქმნას ნორმალური პირობები სამსახურებრივი მოვალეობების შესასრულებლად და კომპანიის საქმიანობის შედეგად წარმოქმნილი ყველა დოკუმენტის უსაფრთხოებისთვის.
3.5 მიიღონ გადაწყვეტილებები მათი კომპეტენციის ფარგლებში.

4. მდივნის პასუხისმგებლობა

მდივანი პასუხისმგებელია:
4.1. მათი მოვალეობების შეუსრულებლობის ან / და დროულად, დაუდევრობისათვის.
4.2. კომერციული საიდუმლოებებისა და კონფიდენციალური ინფორმაციის დაცვის მიზნით მიმდინარე ინსტრუქციების, ბრძანებებისა და ბრძანებების შეუსრულებლობის გამო.
4.3. შიდა შრომის რეგულაციების, შრომის დისციპლინის, უსაფრთხოების წესებისა და ხანძარსაწინააღმდეგო წესების დარღვევისათვის.

თუ ამ სტატიის წაკითხვის შემდეგ არ მიიღებთ კონკრეტულ პასუხს, ითხოვეთ სწრაფი დახმარება.

სამდივნო საქმეები, მოკლე ისტორიული ფონი

ცოტა ხნით დავივიწყოთ გაეროს გენერალური მდივანი, უაღრესად პატივცემული აკადემიების მრავალი სამეცნიერო მდივანი, ძალაუფლების ზედა ეშელონის სხვა მკვიდრნი, მდივნები. ეს არის სხვადასხვა სფეროდან. ეს იქნება პეტრე დიდის მიერ 1720 წელს დადგენილი "მდივნის წოდება". რეფორმატორ მეფის მიერ მიღებული ზოგადი დებულების თანახმად, რომელმაც საფუძველი ჩაუყარა რუსულ სამსახურს, ეს იყო იმ თანამდებობის პირის სახელი, რომელსაც დაევალა ფართო სპექტრის პასუხისმგებლობა სფეროში, გამოიყენოს დოკუმენტების მართვის თანამედროვე ტერმინოლოგია. დაჯილდოებული მნიშვნელოვანი ნდობით, მას უნდა შეასრულოს თავისი მოვალეობა "ბიზნესში შეფერხებებისა და ბუნდოვანების გარეშე". დღეს "მდივნის წოდება" ჩვენს ქვეყანაში განიცდის აღორძინებას. ეს ნაკარნახევია რუსეთის ეკონომიკის საბაზრო ურთიერთობებში შესვლით და ბიზნესში მაღალი ტექნოლოგიების ფართოდ გავრცელებული გამოყენებით. მდივან თანამშრომლის პასუხისმგებლობის წილი ახალ პირობებში მნიშვნელოვნად გაიზარდა, კომპანიის მნიშვნელობის ბარი გაიზარდა კომპანიის ყოველდღიურ საქმიანობაში. კომპანიის წარმატება და გუნდში ფსიქოლოგიური კლიმატის მდგომარეობა დიდწილად დამოკიდებულია მის პროფესიულ მომზადებაზე, გამოცდილებაზე, ბიზნესისადმი დამოკიდებულებაზე. სამწუხაროდ, ბევრ რუსულ ფირმაში მდივნის დე ფაქტო ოფიციალური სტატუსი არ შეესაბამება შესრულებული სამუშაოს მოცულობის გაზრდას. მისი როლი, სამართლებრივი და ფინანსური მდგომარეობა გაუმართლებლად მცირდება. ხშირად, მენეჯერების მხრიდან არაადეკვატური დამოკიდებულებაა მდივნის მუშაკის მიმართ, რომლებიც ამ პოზიციას მოძველებული სტერეოტიპების პრიზმაში უყურებენ. მდივნის მნიშვნელობისა და მისი ადგილის შეუფასებლობა ზოგად საწარმოო პროცესში ბაზრისა და თავისუფალი კონკურენციის პირობებში გავლენას ახდენს. განსხვავებით განვითარებული კაპიტალისტური ქვეყნებისგან, მდივანი მუშაკის მოვალეობები და უფლებები, რომელსაც ზოგჯერ მდივნის თანაშემწედ ან ოფისის მენეჯერად მოიხსენიებენ, არსებითად დღემდე მკაფიოდ არ არის განსაზღვრული. სამდივნო განყოფილება თავად დანაწევრებული რჩება. მდივნები არ არიან პროფესიონალურად გაერთიანებულნი. მათ არ გააჩნიათ ეროვნული ორგანიზაციები, რომლებსაც ძალაუფლება და დამსაქმებლები შეაფასებენ და რომლებიც მზად იქნებიან დაიცვან თავიანთი ინტერესები, იზრუნონ მათ პროფესიულ განათლებაზე და კარიერულ ზრდაზე.

ამერიკელები თვლიან, რომ ოფიციალური პოზიციის კონსოლიდაცია და მისი წარმატებული მუშაობა ემყარება ორი თვისების სინთეზს: შრომისმოყვარეობა და ინიციატივა. გზა იწყებს კარიერული ზრდის სიმაღლეების მიღწევას და ძირითადი განათლების ღირსეული დონის მიღებას. ელექტრონიკის თანამედროვე ეპოქაში ეს აუცილებლად მოიცავს საინფორმაციო ტექნოლოგიების საფუძვლების, მენეჯმენტისა და ეკონომიკის, სამართლის, ბიზნეს ეთიკისა და უცხო ენების დაუფლებას. მაგრამ თქვენ შეიძლება გახდეთ სრულუფლებიანი მდივანი მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ დაგროვებული გაქვთ გარკვეული გამოცდილება და სამსახურის ხანგრძლივობა.

რაც შეეხება მდივნის პოზიციას ჩვენს ქვეყანაში ამ ეტაპზე, მენეჯერების, სპეციალისტებისა და სხვა თანამშრომლების თანამდებობების კვალიფიკაციის სახელმძღვანელოში, დამტკიცებულია რუსეთის ფედერაციის შრომისა და სოციალური განვითარების სამინისტროს 21 აგვისტოს ბრძანებულებით, 1998 No37 (შემდგომი დამატებებითა და ცვლილებებით), იგი მოცემულია დანამატებიდან: მდივანი-სტენოგრაფი, მდივანი-ტიპისტი, ბრმა სპეციალისტის მდივანი, უფროსის მდივანი, სამეცნიერო მდივანი. მდივნის თანამდებობების ჩამონათვალი, რომელიც მოცემულია საკვალიფიკაციო სახელმძღვანელოში, აჩვენებს, რომ „მდივნის“ კონცეფცია საკმაოდ რთულია და მას მართლაც აქვს მრავალი კლასიფიკაცია - სამეცნიერო მდივნიდან მდივან – გამომწერით დამთავრებული. ამრიგად, მდიდრების მიერ შესრულებული ფუნქციების ფართო სპექტრი, პასუხისმგებლობებისა და უფლებების ერთობლიობა, განათლების სხვადასხვა მოთხოვნები, სამუშაო გამოცდილება და უნარები.

მენეჯერის მდივნის თანამდებობა მოითხოვს უმაღლეს პროფესიულ განათლებას, ხოლო მდივან -ხელმწიფის თანამდებობას - "დაწყებითი პროფესიული განათლება ან საშუალო ზოგადი განათლება და სპეციალური მომზადება დადგენილი პროგრამის შესაბამისად".

ლექსიკონებში სიტყვა "მდივანი" განისაზღვრება, როგორც "პირი, რომელიც აწარმოებს ინდივიდის ან რომელიმე დაწესებულების საქმიანი მიმოწერას, ასევე პასუხისმგებელი საოფისე მუშაობაზე", ხოლო SI ოჟეგოვის ლექსიკონში - "თანამშრომელი, რომელიც პასუხისმგებელია საქმიანი მიმოწერისათვის. , ინდივიდის ან დაწესებულების მიმდინარე საქმეები ”. ამრიგად, განმარტებები ხაზს უსვამს იმას, რომ მდივანს შეუძლია ემსახუროს როგორც ინდივიდს (მენეჯერს), ასევე დაწესებულებას.

სიტყვა "მდივანი" მოდის შუა საუკუნეების ფრანგული სიტყვიდან "secretaire" და თავდაპირველად ნიშნავდა კონფიდენციალს (საიდუმლო ფრანგულად). კარგი მდივანი არსებითად ასე რჩება დღესაც. რუსეთში მდივნის პოსტი ჩნდება მე -18 საუკუნეში, თავდაპირველად ზუსტად იმპერატორის პირადი მდივნის თანამდებობაზე, ხოლო განმარტებით ლექსიკონში ვ. დალი განსაზღვრავს: "სახელმწიფო მდივანი, სუვერენული სანდო წერილის კლერკი". მე -18 საუკუნის პირველ მეოთხედში. მდივანი ხდება დაწესებულების ოფიციალური პირი და ამ პერიოდის საკანონმდებლო აქტებში მითითებულია მისი საქმიანობის სფერო და სამსახურებრივი მოვალეობები. ამრიგად, განმარტებებში ხაზგასმულია დოკუმენტებთან მუშაობა. გარდა ამისა, ისინი ხაზს უსვამენ იმას, რომ მდივანს შეუძლია ემსახუროს როგორც ინდივიდს (მენეჯერს), ასევე დაწესებულებას. მდივანი ყოველთვის უნდა იყოს "უნიფორმაში": ფრთხილად და გააზრებულად ჩაცმული, სისუფთავე, მზად არის სწრაფად და ეფექტურად შეასრულოს მისთვის მიცემული მითითებები, შეეძლოს მშვიდად, დაბნეულობის, სიმკაცრის, აურზაურისა და ღირსეულად გადაჭრას თავისი კომპეტენციის ფარგლებში არსებული საკითხები. რა მას სჭირდება საქმის "ნიუანსების" შეგრძნების ნიჭი, რაც მას საშუალებას აძლევს თავისუფლად გამოვიდეს რთულ სიტუაციებში, კერძოდ, არ დაინახოს ან მოისმინოს ის, რაც არ უნდა იყოს ნანახი ან მოსმენილი. მდივანი ყოველთვის არის მხედველობაში და იცის ბევრი რამ: ის მუშაობს დოკუმენტებთან, მონაწილეობს საქმიანი შეხვედრებსა და მოლაპარაკებებში, პასუხობს სატელეფონო ზარს და თავად აკეთებს შეკვეთას მენეჯმენტის სახელით, ანიშნებს ვიზიტორებს. მაგრამ ზოგჯერ თქვენ უნდა შეასრულოთ ერთჯერადი დავალებები, მაგალითად, ფულის გადარიცხვა, სატელეფონო საუბარი დიდხანს, ავადმყოფი კოლეგის მონახულება და ა.შ.

მდივნის თანაშემწის როლი მენეჯმენტის დოკუმენტაციის სტრუქტურაში. მდივნის კატეგორიები.

მდივანი არის ერთ -ერთი ყველაზე გავრცელებული პროფესია თანამედროვე შრომის ბაზარზე. არცერთ ორგანიზაციას არ შეუძლია მდივნის გარეშე. მდივანი არის მენეჯერის, თანამშრომლის მარჯვენა ხელი, რომელიც ფლობს ოპერატიულ ინფორმაციას და იცის კომპანიის, ფირმის, ორგანიზაციის, საწარმოს ან დაწესებულების მიმდინარე საქმეები.

ბოლო წლებში მდივნის პროფესიამ განიცადა მნიშვნელოვანი ცვლილებები. თუ ცოტა ხნის წინ ჩვეულებრივი იყო მდივანს ეძახდნენ "კომპანიის სახეს", დღეს მას უკვე შეიძლება შევადაროთ ლიდერის მარჯვენა ხელი, რომელიც არეგულირებს სხვადასხვა წარმოების პროცესს. ჩვენს ქვეყანაში მოთხოვნადი მდივნების მოთხოვნა მკვეთრად გაიზარდა. ეს პირველ რიგში განპირობებულია დიდი რაოდენობით სტრუქტურების წარმოქმნით.

საერთაშორისო პროფესიონალ მდივანთა საერთაშორისო ორგანიზაციამ შემდეგი განმარტება მისცა თანამედროვე მდივანს: "ის არის უფროსის მეწარმე და წინდახედული თანაშემწე, ფლობს ყველა პროფესიულ უნარს, რომელიც აუცილებელია ოფისისთვის, იღებს გადაწყვეტილებებს თავისი კომპეტენციის ფარგლებში და, საჭიროების შემთხვევაში, აიღებს კონტროლს საკუთარ თავზე. "

დღეს, სხვადასხვა ორგანიზაციული და სამართლებრივი ფორმის ორგანიზაციებსა და საწარმოებში, მდივნის პროფესიის მრავალი სახეობაა. სხვადასხვა სამდივნო პერსონალის პასუხისმგებლობა ძალიან მრავალფეროვანია.

მსხვილ ორგანიზაციებში ტელეფონის ოპერატორი იღებს ყველა სატელეფონო ზარს და აკავშირებს საჭირო აბონენტებთან. ტელეფონით მდივანი იღებს სატელეფონო შეკვეთებს და შეტყობინებებს, აწვდის ტელეფონს საჭირო ინფორმაციას კომპანიის მიერ საქონლის ან მომსახურების ასორტიმენტის შესახებ, ხელმძღვანელის სახელით, ტელეფონით დაუკავშირდება საკუთარ თანამშრომლებს და მესამე მხარის ორგანიზაციების წარმომადგენლებს. ტექნიკური მდივანი მუშაობს საოფისე ტექნიკით. მიმღები იღებს წერილებს, ფაქსებს, ელექტრონულ წერილებს, პასუხობს სატელეფონო ზარებს და აგზავნის მათ დანიშნულების ადგილამდე, იღებს ვიზიტორებს. ოფისის მდივანი იღებს და აანალიზებს კორესპონდენციას, ამზადებს დოკუმენტების პროექტს, აწყობს დოკუმენტებთან მუშაობას, ასრულებს ხელმძღვანელისა და მისი მოადგილეების ბრძანებებს, არის ოფისის კოორდინატორი და დისპეტჩერი.

მენეჯერების, სპეციალისტებისა და სხვა თანამშრომლების პოზიციების საკვალიფიკაციო სახელმძღვანელოში (დამტკიცებულია რუსეთის ფედერაციის შრომის სამინისტროს 1998 წლის 21 აგვისტოს No37 დადგენილებით), მდივნის თანამდებობა მოცემულია დამატებებით: მდივანი -ტიპისტი, ბრმა სპეციალისტის მდივანი, უფროსის მდივანი, მდივანი-სტენოგრაფი, აკადემიური მდივანი. ყველა მათგანი გამოირჩევა მრავალფეროვანი ფუნქციებით, პასუხისმგებლობებისა და უფლებების ერთობლიობით, განათლების სხვადასხვა მოთხოვნებით, სამუშაო გამოცდილებითა და უნარებით. ამ სპეციალისტების კვალიფიკაციის მახასიათებლები მოცემულია დანართში A.

რუსეთში ახალი სოციალურ-ეკონომიკური ურთიერთობების განვითარებამ გამოიწვია სხვადასხვა სახის არასამთავრობო საწარმოებისა და ფირმების სწრაფი ზრდა. თითოეული ასეთი ორგანიზაციის ხელმძღვანელს ჰყავს მდივანი. მდივნები ასევე მუშაობენ ლიბერალური პროფესიების წარმომადგენლებისთვის - იურისტები, ნოტარიუსები, ასევე მცირე კერძო საწარმოები.

არასამთავრობო კომერციული ორგანიზაციების მენეჯერული პერსონალი, როგორც წესი, ძალიან მცირეა. ამ ფირმების ლიდერები ძირითადად დაკავებულნი არიან წარმოების ძირითადი საკითხების გადაჭრით, მათი საწარმოების განვითარების სტრატეგიული პრობლემებით და მენეჯმენტის (უპირველეს ყოვლისა ადმინისტრაციული) სამუშაოს მნიშვნელოვან ნაწილს ანდობენ მათ მდივნებს. თანამედროვე კომპანიის ხელმძღვანელის მდივანმა უნდა არა მხოლოდ სწრაფად დაბეჭდოს და სწორად შეადგინოს დოკუმენტები, არამედ შეადგინოს სხვადასხვა დოკუმენტების ტექსტები, შეცვალოს პროექტები, არა მხოლოდ რაციონალურად მოაწყოს ვიზიტორთა მიღება და სატელეფონო მომსახურება, არამედ დამოუკიდებლად გადაჭრას მრავალი საკითხი ხელმძღვანელის მითითებების შესაბამისად.

ამ ახალი სახის სამდივნო პროფესიას ეწოდება მდივნის თანაშემწე.

როგორც მოგეხსენებათ, მდივანი და თანაშემწე მდივნის პროფესიის საკმაოდ განსხვავებული სახეობებია. ორგანიზაციის ხელმძღვანელის მდივანი არის თანაშემწე, რომელიც აწესრიგებს პირველი ხელმძღვანელის საქმიანობას, ამზადებს დოკუმენტებს მისთვის, აწყობს შეხვედრებს, მოლაპარაკებებს, მივლინებებს და უზრუნველყოფს სატელეფონო მომსახურებას. ასისტენტი არის სპეციალისტი არა მხოლოდ სამდივნო საქმეების სფეროში, არამედ ფირმის ძირითადი საქმიანობის სფეროში; ის ამზადებს გადაწყვეტილებებს, ანგარიშებს, ანგარიშებს, ხელმძღვანელის გამოსვლებს, ანალიტიკურ დოკუმენტებს; აანალიზებს სიტუაციას და მონაწილეობს ფირმის სტრატეგიისა და ტაქტიკის შემუშავებაში.

სიტყვა "მდივანი" მომდინარეობს ლათინური სიტყვიდან საიდუმლო ("საიდუმლო, საიდუმლო") და სიტყვა "რეფერენტი" ნიშნავს "ადამიანს, რომელიც რაღაცას აცნობებს". სახელის "მდივანი-თანაშემწის" წარმოშობა ნაწილობრივ განმარტავს მდივნის როლს და მნიშვნელობას მართვის სტრუქტურაში.

მდივანი-თანაშემწე არის მენეჯერის ნდობით აღჭურვილი პირი, რომელიც ფლობს გარკვეულ ინფორმაციას და ათავისუფლებს თავის უფროსს ამჟამინდელი მუშაობისგან, რათა მას შეეძლოს ფოკუსირება მოახდინოს საწარმოს ძირითადი საკითხების გადაწყვეტაზე. მდივან-ასისტენტის მუშაობის წყალობით, მენეჯერს შეუძლია მაქსიმალურად კონცენტრირება მოახდინოს თავისი პროფესიული დავალებების შესრულებაზე.

მდივნის თანაშემწე არის პროფესია, რომელიც მოიცავს ბევრ ფუნქციას. თანამედროვე მდივან-თანაშემწის მრავალრიცხოვანი და მრავალფეროვანი მოვალეობები შეიძლება (კონვენციის საკმარისი ხარისხით) დაიყოს ორ დიდ ჯგუფად:

მართვის დოკუმენტაციის ფუნქციები;

ფუნქციები ეგრეთ წოდებული ქაღალდის გარეშე მართვის სერვისისთვის.

მენეჯმენტის დოკუმენტური მხარდაჭერის ფუნქციების შესრულებით, მდივანი-თანაშემწე დაკავებულია ოფიციალური დოკუმენტების მომზადებითა და შესრულებით, დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზებით, დოკუმენტების შენახვასა და გამოყენებაში ორგანიზაციის მიმდინარე საქმიანობაში. უნდა აღინიშნოს, რომ არასახელმწიფო სტრუქტურებში, სადაც მდივნები-თანაშემწეები მუშაობენ, როგორც წესი, არ არის შექმნილი ერთგული სასულიერო დანაყოფი, სამდივნო სამსახურების ფუნქციები კონცენტრირებულია სამდივნოში. ამავე დროს, მდივან-თანაშემწის სამუშაო ადგილი ჩვეულებრივ აღჭურვილია თანამედროვე ტექნიკური საშუალებებით და პროგრამული უზრუნველყოფის მხარდაჭერით. ეს საშუალებას გაძლევთ ოპტიმალურად, სამუშაო დროის უმცირესი დანახარჯებით, მოაწყოთ საოფისე მომსახურება, დააკავშიროთ იგი სხვა მრავალრიცხოვანი მოვალეობების შესრულებასთან.

მდივან-ასისტენტის არა დოკუმენტური მომსახურების ფუნქციებია: ვიზიტორთა მიღების ორგანიზება, სატელეფონო მომსახურება, მენეჯერის სამუშაო დასვენების უზრუნველყოფა, კომპანიის თანამშრომლებთან კონტაქტი და კომპანიის სტუმრების მოვლა, მენეჯერის შეხვედრებისა და მოლაპარაკებების ორგანიზება, მენეჯერისთვის საქმიანი ვიზიტების მომზადება, შეხვედრების ორგანიზება და მონაწილეობა, მენეჯმენტის მითითებების შესრულების მონიტორინგი, მენეჯერის სამუშაო დღის ორგანიზება, დროის დაჯავშნა, მენეჯერის სამუშაო ადგილის ორგანიზება, სერვისის კონტროლი და საოფისე ტექნიკის სწორი ფუნქციონირება.

ხშირად დოკუმენტაციის მართვის სამდივნო ფუნქციები განისაზღვრება, როგორც მენეჯერის საქმიანობის ორგანიზაციული მხარდაჭერის ფუნქციები. ეს მთლად ზუსტი არ არის. მართლაც, მდივან-ასისტენტი მენეჯერის საიმედო თანაშემწეა. ამავე დროს, მასზე დახურულია ორგანიზაციის ყველა (ან მათი უმეტესობა) შიდა და გარე ურთიერთობები, ეს არის რგოლი მენეჯერსა და თანამშრომლებს, ასევე ბიზნეს პარტნიორებს შორის. ამრიგად, არა დოკუმენტური მომსახურების მდივან-თანაშემწის ფუნქციებში მნიშვნელოვანი ადგილი უკავია საკომუნიკაციო ფუნქციებს. დღეს აღმასრულებელი მდივნის თანაშემწეს არა მხოლოდ ხშირად უწოდებენ მენეჯერის "მარჯვენა ხელს", არამედ ადარებენ კომპანიის "ცენტრალურ ნერვულ სისტემას", რაც კიდევ ერთხელ ხაზს უსვამს კომუნიკაციის კომპონენტის მნიშვნელობას ქაღალდის გარეშე მომსახურებაში.

მდივან-თანაშემწის ფუნქციების სპეციალური ჯგუფი შედგება რეფერენტული ფუნქციებისგან, რომლებიც ძნელია ცალსახად განსაზღვრონ როგორც დოკუმენტური ან არა დოკუმენტური. გარკვეული ხარისხით, ეს ფუნქციები ზოგჯერ განისაზღვრება, როგორც მენეჯერის საქმიანობის საინფორმაციო მხარდაჭერის ფუნქციები. საცნობარო კომპონენტი პირველ რიგში მოიცავს:

კომპანიის ლიტერატურისა და პერიოდული გამოცემების ნახვა,

ხელმძღვანელისთვის საჭირო ინფორმაციის ძებნა და დამუშავება,

წიგნების, საცნობარო წიგნებისა და სხვა წყაროების ცოდნა, რომლებიც შეიცავს მენეჯერის ყოველდღიურ საქმიანობაში აუცილებელ ინფორმაციას.

სხვადასხვა ორგანიზაციებში რეფერენტი ფუნქციების სფერო ძალიან განსხვავებულია, მაგრამ ყველა მდივან-რეფერენტს უნდა შეეძლოს ინფორმაციის კომპეტენტურად ორგანიზება. მდივან-თანაშემწეს უნდა ჰქონდეს ყოვლისმომცველი ინფორმაცია კომპანიის თანამშრომლების შესახებ (ტელეფონის ნომრები, მისამართები და ა. მნიშვნელოვანი მოვლენები თანამშრომლების პირად ცხოვრებაში (იუბილეები, სხვა დღესასწაულები).

მენეჯერის თანაშემწის და ასისტენტის ტრადიციული მოვალეობების გარდა, დღეს მდივნის თანაშემწეს ენიჭება სხვადასხვა ფუნქცია, რომელიც აქამდე არასოდეს ყოფილა სამდივნო საქმიანობის ნაწილი. ამ პასუხისმგებლობის სფერო საკმაოდ ფართო და მრავალფეროვანია სხვადასხვა ფირმებში.

გარკვეული ადმინისტრაციული ფუნქციები და მცირე საბუღალტრო ოპერაციები ხშირად გადადის მდივან-ასისტენტზე. მდივან-თანაშემწის მოვალეობებში შედის კომპანიის კლიენტების და სტუმრების მიღება, საქმიანობა საზოგადოებასთან ურთიერთობის (საზოგადოებასთან ურთიერთობის) ფარგლებში, არქივების შექმნა და სხვა. მდივანი-თანაშემწე იკვლევს ხელმძღვანელის მიმოწერას, აგზავნის ნაწილს დოკუმენტები უშუალოდ სპეციალისტებსა და მენეჯერებს; ის აღრიცხავს და აკონტროლებს ხელმძღვანელის ყველა ბრძანების შესრულებას, როგორც წერილობით, ასევე ზეპირ. ხელმძღვანელის საქმიანობასთან დაკავშირებული ყველა ფაქტი, დოკუმენტი, ინსტრუქცია ჩაწერილია მის დღიურში.

მცირე კომერციულ ორგანიზაციებში მდივანი-თანაშემწე, როგორც წესი, ურთიერთობს უსაფრთხოების სამსახურთან, პერსონალთან და ეკონომიკურ სამსახურებთან. ამ სამსახურების ხელმძღვანელების თანამდებობების არარსებობის შემთხვევაში, ის ზოგჯერ პირდაპირ კოორდინაციას უწევს ამ დანაყოფების საქმიანობას. ხშირად, მდივნები-მსაჯები გადადიან პერსონალის მუშაობაში ჩართული თანამშრომლების გარკვეულ ფუნქციებზე (მაგალითად, შრომითი ურთიერთობების დოკუმენტირება). ზოგიერთ მცირე ფირმაში მდივან-თანაშემწის მოვალეობები უფრო ახლოსაა უფროსის მოადგილესთან საერთო საკითხებში.

ხშირად თანამშრომელი, რომელიც ასრულებს უმცროსი მდივნის მოვალეობებს, ემორჩილება მდივნის თანაშემწეს.

ნებისმიერ აღმასრულებელ მდივანს უნდა შეეძლოს მიიღოს გადაწყვეტილებები, მისცეს მითითებები და წარმოადგინოს თავისი მენეჯერი ბიზნეს სიტუაციებში.

მდივანთა თანაშემწის მნიშვნელობა მენეჯმენტის სტრუქტურაში სტაბილურად იზრდება. ჟურნალ "პროფილის" თანახმად, დღეს მდივანი-თანაშემწე ერთ-ერთია ოცი ყველაზე პოპულარული პროფესიიდან. უფრო მეტიც, მომდევნო ხუთი წლის განმავლობაში პრესტიჟისა და პერსპექტივების ხარისხის მიხედვით, ამ პროფესიამ მიიღო მაქსიმალური შეფასება. ცოცხალი და საინტერესო სამუშაო, კარგი ხელფასი (განსაკუთრებით დიდ ქალაქებში) ამ პროფესიას საკმაოდ მიმზიდველს ხდის. პროფესიონალ მდივან-ასისტენტებზე მოთხოვნა შენარჩუნებულია კრიზისების, პოლიტიკური რყევებისა და გაცვლითი კურსის მიუხედავად.

ახალი სამდივნო პროფესიის ჩამოყალიბება თანაბრად ემყარება სამდივნო სამსახურების ორგანიზების შიდა და უცხოურ გამოცდილებას.

უნდა აღინიშნოს, რომ შეერთებულ შტატებსა და დასავლეთ ევროპაში სერტიფიცირებული მდივნის მუშაობა დიდი ხანია განიხილება საკმაოდ პატივსაცემი და შესაბამისად ანაზღაურებადი. მდივნები სწავლობენ სპეციალიზებულ საგანმანათლებლო დაწესებულებებში სწავლების მაღალი დონით. ბევრმა ქვეყანამ შემოიღო სპეციალური გამოცდა პროფესიული მდივნის ტიტულისთვის, რომლის გარეშეც შეუძლებელია მაღალი მდივნის თანამდებობაზე ჩაითვალოს.

თანამედროვე რუსული კომპანიის მდივნის თანაშემწის მუშაობას აქვს თავისი სპეციფიკა:

დავალებების ფართო სპექტრი მნიშვნელოვანი განსხვავებებით მათი სირთულის, მნიშვნელობის და ა.

ძალიან დატვირთული სამუშაო დღე;

რამდენიმე ნაწარმოების პარალელურად შესრულების აუცილებლობა;

მუდმივი ზეგანაკვეთური, დაუგეგმავი დავალებები, გადაუდებელი სამუშაოს შემთხვევაში სამუშაო დღის დასრულების შემდეგ გვიან დარჩენის აუცილებლობა;

სპეციალური სამუშაო პირობები: სატელეფონო ზარები, ზარები და ა.

სამდივნოს მუშაობის სპეციფიკა და სირთულე ასევე ასოცირდება იმ ფაქტთან, რომ მდივანი ყოველთვის თვალშისაცემია მენეჯმენტთან, კოლეგებთან, კლიენტებთან კომუნიკაციის ცენტრში. შემთხვევითი არ არის, რომ ისინი ამბობენ, რომ "მდივანი არის კომპანიის სახე". მდივნის თანაშემწე სამსახურის პროფესიაა. საშინაო პრაქტიკაში მდივნის თანაშემწის პოსტს ძირითადად ქალები იკავებენ, რომლებიც უფრო მეტად ხვდებიან, როგორც ასისტენტი.

მდივანი თანამდებობის შეცვლასთან დაკავშირებით თანამედროვე კომპანიის მენეჯმენტის სტრუქტურაში, უფრო მაღალი მოთხოვნები გამოჩნდა მდივან-ასისტენტის განათლების დონეზე, მისი პროფესიული ერუდიციის, კომუნიკაციის უნარებისა და სხვადასხვა ბიზნეს პრობლემის გადაჭრის უნარის მიმართ. რა

დღეს, მდივან-ასისტენტის პროფესია მოითხოვს ადამიანს, რომ იყოს ძალიან მომზადებული, პერსონალური და საქმიანი თვისებების მთელი რიგი, სამდივნო საქმიანობის სპეციფიკიდან გამომდინარე.

მოდით მივმართოთ მრავალრიცხოვან რეკლამებს, რომლებიც იწვევენ მდივან-ასისტენტებს სამუშაოდ. ამ თანამდებობაზე განმცხადებლებს ეკისრებათ შემდეგი მოთხოვნები: საოფისე მუშაობის ცოდნა (ეს გულისხმობს მენეჯმენტის დოკუმენტების ძირითადი ტიპების მომზადებისა და შესრულების წესების ცოდნას და დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზების ძირითად წესებს); კომპიუტერის ცოდნა (იგულისხმება Microsoft World ტექსტური რედაქტორის, Microsoft Excel ცხრილების სისტემის ცოდნა და Windows ოპერაციული სისტემის ზოგადი გაცნობა); ცოდნა უცხო ენის გარკვეულ ფარგლებში, უფრო ხშირად ინგლისური, ნაკლებად ხშირად გერმანული ან ფრანგული.

სინამდვილეში, თანამედროვე მდივნების კვალიფიკაცია და სხვა მოთხოვნები გაცილებით ფართოა. სამწუხაროდ, მდივნის დაქირავებისას მენეჯერს ყოველთვის არ შეუძლია ნათლად ჩამოაყალიბოს ეს მოთხოვნები. და სამუშაოს აღწერილობა, სადაც შესაძლებელია, არ იძლევა მდივნის თანაშემწის მოვალეობების სრულ სურათს.

მდივან-მდივან პროფესიონალს უნდა ჰქონდეს გარკვეული ცოდნა და უნარები, ფლობდეს გარკვეულ ბიზნეს და პიროვნულ თვისებებს.

თანამედროვე მდივან-თანაშემწისათვის აუცილებელი პროფესიული ცოდნა და უნარები შეიძლება უხეშად დაიყოს სამ ჯგუფად:

1. მენეჯმენტისა და მთლიანად კომპანიის დოკუმენტაციისა და ინფორმაციის უზრუნველყოფისათვის აუცილებელი ცოდნა.

მდივნის თანაშემწემ უნდა იცოდეს:

მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის მარეგულირებელი და მეთოდოლოგიური დოკუმენტები,

დოკუმენტების მართვის ძირითადი პრინციპები,

არქივის საფუძვლები,

ძირითადი პროგრამები,

Რუსული ენა,

ერთი ან რამდენიმე უცხო ენა (დამოკიდებულია კომპანიის პროფილზე).

მართვის დოკუმენტების ძირითადი ტიპებისა და სახეობების შედგენა და შესრულება;

რაციონალურად მოაწყოს მუშაობა მენეჯმენტის დოკუმენტებთან, შეინახოს არქივი;

ინფორმაციის მოძიება, ორგანიზება და შენახვა;

გამოიყენეთ საბეჭდი მანქანა, პერსონალური კომპიუტერი, პრინტერი და დოკუმენტების შედგენის, დამზადების, კოპირების სხვა საშუალებები.

2. ფირმისა და მისი ადმინისტრაციის საკომუნიკაციო მხარდაჭერისათვის აუცილებელი ცოდნა:

ბიზნეს საუბრის წესები;

ვიზიტორთა მიღების, შეხვედრების, მივლინების ორგანიზების პრინციპები;

თანამედროვე საკომუნიკაციო საშუალებები;

პროფესიული ეთიკის საფუძვლები.

ამ ცოდნის საფუძველზე მდივანმა უნდა შეძლოს:

ჩაატარეთ საქმიანი საუბრები და სატელეფონო საუბრები;

შეხვედრების, პრეზენტაციების, მივლინების ორგანიზება;

გამოიყენეთ თანამედროვე საკომუნიკაციო საშუალებები;

მოაწყოს ვიზიტორთა მიღება;

დაგეგმეთ თქვენი სამუშაო, დაგეგმეთ და დაზოგეთ მენეჯერის დრო.

3. ფირმის ძირითად საქმიანობასთან, მის შიდა სტრუქტურასა და გარე ურთიერთობებთან დაკავშირებული ცოდნა:

მენეჯერული მუშაობის ორგანიზაციის პრინციპები, მენეჯმენტის სამართლებრივი საფუძვლები;

ადმინისტრაციული, შრომითი და ბიზნეს სამართლის საფუძვლები;

კომპანიის და მისი თანამშრომლების საქმიანობის მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტები და რეგულაციები.

ამ ცოდნის საფუძველზე მდივანმა უნდა შეძლოს ლიდერის ეფექტური მუშაობის უზრუნველყოფა.

გარდა ამისა, ჩვენ შეგვიძლია ვთქვათ იმ განსაკუთრებული ცოდნის შესახებ, რომელიც უნდა ჰქონდეს სამეცნიერო მდივანს, რომელსაც ჩვეულებრივ აქვს არა მხოლოდ უმაღლესი განათლება, არამედ აკადემიური ხარისხიც.

სამეცნიერო მდივანმა უნდა იცოდეს:

ცოდნის, მეცნიერებისა და ტექნოლოგიის შესაბამისი სფეროს სამეცნიერო პრობლემები;

დაწესებულების საქმიანობის კონკრეტულ სფეროში ეკონომიკური განვითარების მიმართულებები;

შიდა და უცხოური მიღწევები ცოდნის მსგავს სფეროში;

მეცნიერული კვლევისა და განვითარების ორგანიზების, დაგეგმვის, დაფინანსების, ჩატარებისა და განხორციელების, ასევე მათი დაპატენტების დადგენილი პროცედურა;

მოქმედი კანონმდებლობა, რომელიც არეგულირებს საავტორო უფლებებს და პატენტის დაცვას;

მეცნიერთა მუშაობის ორგანიზებისა და სამეცნიერო კვლევისა და განვითარების მენეჯმენტის მეთოდები და ა.შ.

ამრიგად, მდივან-თანაშემწეს უნდა შეეძლოს ყველა სახის სამუშაოს შესრულება: უმარტივესი ტექნიკურიდან შემოქმედებითად დამთავრებული. მაგრამ მისი ნამუშევარი განსხვავდება სხვა მდივანთა საქმიანობისაგან, უპირველეს ყოვლისა, უმაღლესი პროფესიონალიზმით, სამუშაოს საცნობარო ტიპებით, რომლებიც დაკავშირებულია შეგროვებასთან, ანალიზთან, მასალების წარდგენასთან და დოკუმენტების მომზადებასთან, უცხო ენების სრულყოფილად ცოდნას და უზადო ცოდნას. კომპიუტერული ტექნოლოგია. მდივანი-ასისტენტი არის მაღალკვალიფიციური, შემოქმედებითად ნიჭიერი, მაღალპროფესიონალი მენეჯერის ასისტენტი, რომელსაც ის ყოველთვის ენდობა და რომელსაც შეუძლია სრულად დაეყრდნოს ნებისმიერი სირთულის დავალებების შესრულებისას.

პროფესიული მოთხოვნები სხვადასხვა კატეგორიის მდივნებისთვის

მდივანთა კატეგორიების შესახებ დასაქმებულთა თანამდებობების საკვალიფიკაციო დირექტორია. მდივანი-აკრეფა. მდივანი-სტენოგრაფი. ბრმა სპეციალისტის მდივანი. მთავარი მდივანი. ზოგადი მოთხოვნები სხვადასხვა კატეგორიის მდივნებისთვის. თანამედროვე მდივნის კარიერის ეტაპები. მდივანი-თანაშემწე. Ოფისის მენეჯერი. უფროსის მდივანი-თანაშემწე. მდივნის კატეგორიები. მდივნის საქმიანობა მენეჯმენტის აპარატის სტრუქტურაში. მდივნის მუშაობის კვალიფიკაცია, განათლების დონე, სამუშაო გამოცდილება, პრაქტიკული უნარები. მდივნის სამუშაო მოვალეობების მოწესრიგება ორგანიზაციულ და სამართლებრივ დოკუმენტებში. დანიშვნა, შინაარსი, სამუშაოს აღწერილობის შემუშავება და ტრენინგის ინსტრუქციები გარკვეული კატეგორიის მდივნისათვის. მდივნის ფუნქციების დამოკიდებულება ხელმძღვანელის დონეზე, ორგანიზაციის მიმართულება, სამუშაო ნაკადის მოცულობა, დოკუმენტაციის უზრუნველყოფის სისტემა. მდივნის ურთიერთქმედება ორგანიზაციის პერსონალთან.

მდივნის თანაშემწის საქმიანი და პირადი თვისებები.

თანამედროვე ფსიქოლოგიას ესმის პიროვნება, როგორც პიროვნების სოციალურად მნიშვნელოვანი ინდივიდუალური ფსიქოლოგიური მახასიათებლების მეტ -ნაკლებად ავტონომიური, სტაბილური სისტემა, რაც მას ზუსტად იგივე გახდის და არ განსაზღვრავს მის ვინაობას, ქცევას, შესაძლებლობებს, შემოქმედებით შესაძლებლობებს, დამოკიდებულებას საკუთარი თავის და სხვა ადამიანების მიმართ, ერთი სიტყვით - მისი მთელი გარეგნობა, მისწრაფებების დონე და რეალური ქცევა. ეს მახასიათებლები განპირობებულია ადამიანების ბუნებრივი მახასიათებლებით, მაგალითად, ასაკით, სქესით, ტემპერამენტით და ა.შ., მათი ამჟამინდელი მოთხოვნილებებით, ინტერესებით, ღირებულებითი ორიენტაციებით და სოციალური როლებით საზოგადოებაში, მაგრამ ამავდროულად ცოდნა, უნარები, ჩვევები, წინა თაობების კულტურა, ოჯახის ტრადიციები და ა.

ბუნებიდან მიღებული მონაცემების საფუძველზე (და, საჭიროების შემთხვევაში, ოდნავ შესწორება) თქვენ შეგიძლიათ ჩამოყალიბდეთ როგორც ადამიანი, რომელსაც შეუძლია დაეუფლოს სასურველ პროფესიას,ისარგებლეთ საზოგადოებით და საკუთარი თავით და მიიღეთ კმაყოფილება შესრულებული სამუშაოსგან. ვ სრულად ყველაფერი რაც ითქვა ეკუთვნის პროფესიას მდივანი.

ჩვენ ვსაუბრობთ საწარმოს მდივანზე, დაწესებულებაზე, ნებისმიერი სახის ბიზნესის ორგანიზაციაზე. ეს პროფესია ძალიან გავრცელებულია მთელ მსოფლიოში, განსაკუთრებით გოგონებსა და ახალგაზრდა ქალებს შორის, მაგრამ მამაკაცები ასევე მუშაობენ სამდივნო სამსახურში. საზღვარგარეთ, ახალგაზრდა კაცისთვის კომპანიის მდივნის თანამდებობა ითვლება პრესტიჟულად და საკმაოდ მაღალანაზღაურებად. ამ პროფესიის პოპულარობა თანამედროვე რუსეთში იზრდება საბაზრო ეკონომიკაზე გადასვლასთან და ახალი ბიზნესისა და სხვა სტრუქტურების მასის გაჩენასთან დაკავშირებით. მაგრამ ამავე დროს, მდივნის პიროვნებისადმი პროფესიული და სხვა მოთხოვნების დონე ასევე იზრდება.

მდივანი არის დაწესებულების სახე. ფირმა ფასდება მისი საქციელითა და საქციელით. მდივანმა უნდა დაიცვას "საქმიანი კორპორატიული იდენტობა". სიზუსტე, კომპეტენცია, სისწორე, ეფექტურობა, ლაკონიზმი, ზრდილობა და კეთილგანწყობა - ეს არის მისი ძირითადი პრინციპები და ისინი უნდა იყოს დაცული მუშაობისას.

საშუალო გამყიდველი ყურადღებას ამახვილებს ნებისმიერ სხვა საქმიანობაზე, გარდა იმ საქმიანობისა, რომელიც მას ფულის დიდ ნაწილს ხდის. ტრენინგებზე მე იშვიათად მეკითხებიან: „რომელია საუბრის დასაწყებად საუკეთესო გზა? რა სიტყვები უნდა ვთქვა? " - მაგრამ როდესაც ცივ ზარებზე საუბარი იწყება, მესმის: "რა მოხდება, თუ გვეტყვიან" არა "?" ეს არის საუბრის კომპეტენტურად დაწყებისა და კონტაქტის დამყარების უნარი, რომელსაც მოაქვს შედეგების 80%, ხოლო უარყოფაზე რეაგირების უნარი - მხოლოდ 20%. თქვენი ძირითადი ენერგიის დახარჯვა და უარის თქმაზე მუშაობაზე ფოკუსირება ჰგავს ყვირილს "დაზოგე!" ცურვის ვარჯიშის ნაცვლად. ამიტომ, ჩვენ დეტალურად გავაანალიზებთ, თუ როგორ უნდა გაიაროთ მდივანი.

მდივნის გავლის ყველა მეთოდი შეიძლება დაიყოს სამ ტიპად.

1. გულწრფელი მიღებებიემყარება ჩვენს ნდობას და სულისკვეთებას, ბიზნეს პროცესების ცოდნას და როგორც თავად მდივნის, ისე მთლიანად კომპანიის მუშაობის სხვა მახასიათებლებს.

2. ტექნიკა მოტყუების ან მანიპულირების ელემენტებითემყარება მდივნის გარკვეულ შეცდომაში შეყვანას. მე არ ვარ ამ ტექნიკის მომხრე, მაგრამ ისინი არსებობენ და მუშაობენ, ამიტომ მათი აღნიშვნა ღირს.

3. ტექნიკა ინტრიგის ელემენტებით და შაბლონის დარღვევით- ტექნიკა, რომლის დროსაც ჩვენი სიტყვები არ ჯდება მდივნის აზროვნების მოდელში, მისი "პროგრამა" ვერ ხერხდება და ის გვაძლევს საშუალებას.

მდიდრის პირველი პატიოსანი მიღება არის გადაწყვეტილების მიმღების სახელის წინასწარ გარკვევა. ეს ისეთი ადვილია, რომ ბევრს არა! სახელის ცოდნა არის გადაწყვეტილების მიმღებთან დაკავშირების ერთ -ერთი მთავარი გასაღები!

სახელის გასარკვევად რამდენიმე მარტივი გზა არსებობს.

მეთოდი ნომერი 1. მომზადება.ზარისთვის მომზადებისას თქვენ შეგიძლიათ გაეცნოთ გადაწყვეტილების მიმღების სახელს კომპანიის ვებგვერდზე, მის სიახლეებში ან მედიაში.

მეთოდი ნომერი 2. კოლეგის ზარი, ან ორი ზარის მეთოდი.თქვენი კოლეგა ურეკავს პირველ რიგში თქვენს კონტაქტს, გაიგებს გადაწყვეტილების მიმღების სახელს, მოგცემთ მას თქვენ და თქვენ დარეკავთ გადაწყვეტილების მიმღების სახელის გამოყენებით. სხვათა შორის, თქვენმა კოლეგამ უნდა მოახდინოს ზარი რაც შეიძლება ეფექტურად და მზად იყოს მისი დასრულებისთვის, თუ ის მოულოდნელად დაუკავშირდება გადაწყვეტილების მიმღებს ☺. კოლეგის ზარი სტანდარტულად გამოიყურება:

– Კარგი დღე! იგორ სტალევაროვი, კომპანია Unicstream. გთხოვთ დაუკავშირდეთ დირექტორს.

- და რა კითხვაზე?

– თანამშრომლობის საკითხზე. ჩვენ გვსურს მოგაწოდოთ ჩვენი პროდუქცია.

- გაგზავნეთ ინფორმაცია ელ.

– დიახ, კარგი, მე მზად ვარ ჩაწერისთვის!(წერს წერილს.)

– რა ქვია რეჟისორს? მე მას აღნიშნავ ინფორმაციას. (ან "ვისი სახელი უნდა გავაგზავნო წერილი?")

ანდრეი ივანოვიჩ იპატოვი. (იწერს სახელს).

– Დიდი მადლობა! როდის უნდა დარეკო შედეგების საფუძველზე?

- პარასკევს დარეკეთ ორის შემდეგ.

– Კარგი! Ყველაფერი საუკეთესო!

ასე რომ, თქვენმა კოლეგამ შეიტყო დირექტორის სახელი, ახლა რამდენიმე საათში შეგიძლიათ დარეკოთ. რასაკვირველია, მიზანშეწონილია, რომ თქვენი კოლეგა გამოჩნდეს კომპანიის სხვა სახელით, ასე რომ როდესაც დარეკავთ, მდივანს ეჭვი არ ეპარება. ზოგჯერ გამოცდილი ასისტენტი კითხვაზე: ”რა ჰქვია რეჟისორს? ვის სახელზე უნდა გაიგზავნოს წერილი? " უპასუხებს: ”ჩაწერეთ კომპანიის სახელი. ის მაინც მოვა ჩემთან. ” ამ შემთხვევაში, თქვენი მცდელობა წარუმატებელი აღმოჩნდა.

მეთოდი ნომერი 3. ზარი რაიონის პოლიციის თანამშრომელს.ამ შემთხვევაში, რა თქმა უნდა, ეს არის მანიპულირება. თქვენ ეძებთ ვებგვერდს კომპანიის იურიდიულ მისამართს, დარეკავთ რაიონის პოლიციის თანამშრომლის სახელით და გაარკვევთ გადაწყვეტილების მიმღების სახელს. ასე მოხდა, რომ ჩვენს ქვეყანაში, ადამიანების უმეტესობა სამართალდამცავ ორგანოებს ეშინია და ჯერ უპასუხებს მათ კითხვებს და მხოლოდ ამის შემდეგ ფიქრობს რატომ. მდივანი ყველაზე ხშირად არ არის გამონაკლისი. მთავარი ის არის, რომ თქვენ უნდა იცოდეთ გადაწყვეტილების მიმღების პოზიცია და წინასწარ მოიფიქროთ დირექტორის ნებისმიერი სახელი და გვარი. ზარი მოკლეა, გაკეთებულია აბსოლუტურად სერიოზული, მაგრამ გულგრილი ტონით, ზედმეტი სიტყვების, ემოციებისა და საპატიო სიტყვების გარეშე, რომელსაც ჩვეულებრივი ხალხი იყენებს:

– რაიონული მილიციის ოფიცერი ასეთი უბნის გორდეევისთვის! მიუთითეთ თქვენი დირექტორის სახელი და გვარი (პაუზა), სერგეი ლეშჩინსკი? (პაუზა.)

- არა იპატოვი ანდრეი ივანოვიჩი. (ფრთხილი.)

– უჰ, ანდრეი იპატოვი. მადლობა... (გათიშავს ტელეფონი.)

უმეტეს შემთხვევაში მდივანი უყოყმანოდ კარნახობს გადაწყვეტილების მიმღების სახელს. უფრო მეტიც, ანალოგიურად, თქვენ ასევე შეგიძლიათ მოითხოვოთ პირდაპირი ნომერი, რადგან თქვენ "მიმართეთ" დახმარებას რაიონის პოლიციელს.

მეთოდი ნომერი 4. საგადასახადო ინსპექტორის ზარი.მიღება სრულად იმეორებს წინას, მაგრამ ხდება საგადასახადო ინსპექტორის სახელით.

– გორდეევის ამა თუ იმ უბნის ინსპექტორის საგადასახადო ნომერი. ეს არის შპს Unicstream, არა?

- Დიახ, რატომ?..

– დეტალების შემოწმება: თქვენ ხართ შპს "უნიქსტრიმი", იურიდიული მისამართია მე -5 სტოლბოვაიას ქუჩა, მე -7, და ამჟამად კომპანიის დირექტორი არის სერგეი ივანოვიჩ ლეშინსკი?(ჩვენ ვამბობთ ნებისმიერ სახელს და გვარს.)

Არა არა. (ან ის მაშინვე თავად ამბობს სწორ სახელს და გვარს.)

– ასე რომ, თქვენ უნდა გაასწოროთ ... და ვინ?

- ანდრეი იპატოვი. (ფრთხილი.)

– ასე რომ, ი-პა-ტოვ ან-რეი ივა-ნო-ვიჩი. მისი ტელეფონი იგივე დარჩა?

– კარნახით, შევამოწმებ.

- შვიდასი ოცდასამი ... (მდივანი კარნახობს ნომერს.)

– დიახ ყველაფერი სწორია. მადლობა!

მეთოდი ნომერი 5. დაურეკე შენს მდივანს.უფრო მოსახერხებელია ამ ტექნიკის გაკეთება პარტნიორის დახმარებით. თქვენმა კოლეგამ უნდა დარეკოს თქვენს მიერ დაინტერესებული კომპანიისთვის თქვენი პირადი მდივნის სახელით. ამრიგად, თქვენი სტატუსი ხდება ერთი ნაბიჯი მის უფროსთან და ბევრად უფრო ადვილია "თქვენი მდივნის" მოლაპარაკება კოლეგასთან. მას შეუძლია გაარკვიოს გადაწყვეტილების მიმღების სახელი და მოაწყოს თქვენი შეხვედრა ან, საჭიროების შემთხვევაში, უფროსთან თქვენი ზარის დრო, მაშინ კონტაქტი მოსალოდნელია და არ იქნება ცივი!

როგორ შეიძლება გამოიყურებოდეს:

- კარგი შუადღე, კომპანია "უნიქსტრიმი", რეჟისორის თანაშემწე ივანოვა სვეტლანა. მინდა მოვაწყო შეხვედრა (კონტაქტი) ჩემს დირექტორსა და შენს შორის. როდის არის მოსახერხებელი ამის გაკეთება?

- გამარჯობა! .. და დააკონკრეტე ვინ ხარ და რა საკითხზე?

- მე ვარ სერგეი ვლადიმერვიჩ ნიკიფოროვის თანაშემწე, Unicstream– ის დირექტორი, ჩვენ თქვენთან ერთად ვგეგმავთ გარკვეულ პროექტებს, და ჩემმა დირექტორმა დამავალა, რომ დავნიშნო თქვენს დირექტორთან, როდის იქნებოდა ამის გაკეთება მოსახერხებელი? სერგეი ვლადიმიროვიჩს აქვს დრო, მაგალითად, ხვალ დღის მეორე ნახევარში. Რა გაქვს?

- ასე-აკ. Მაჩვენე. 16:00 საათზე შეგიძლიათ. როგორ დარეგისტრირდე?

- "უნიქსტრიმი", სერგეი ნიკიფოროვი. სხვათა შორის, რა არის თქვენი დირექტორის სწორი სახელი?

- ანდრეი იპატოვი.

- ასე რომ, იპატოვი ანდრეი ივანოვიჩი. კარგი ეს ნიშნავს, რომ ხვალ სერგეი იქნება თქვენს ადგილას 16:00 საათზე. Ყველაფერი საუკეთესო.

რა თქმა უნდა, თქვენ უნდა ისაუბროთ აბსოლუტურად თავდაჯერებულად, თითქოს თქვენ (ან თქვენი კოლეგა) სინამდვილეში თანაშემწე იყავით და არ „ხარშავდით“ რაიმე კავშირის საკითხთან დაკავშირებით.

მნიშვნელოვანია აღინიშნოს როგორ მუშაობს ფრაზა "ჩვენ ვგეგმავთ გარკვეულ პროექტებს თქვენთან ერთად". ეს მხოლოდ ის შემთხვევაა, როდესაც ჩვენ დროში არ ვართ, მაგრამ მდივანი გადაწყვეტს თავისთვისრომ ჩვენ უკვე ვთანამშრომლობთ. მას მაინც შეუძლია გადაწყვიტოს ეს, რადგან ფრაზა ნათქვამია ახლანდელ დროში - "დაგეგმვა" და ბუნდოვანი - "გარკვეული პროექტები". ამავე დროს, ის გამოიყურება ძალიან შთამბეჭდავი.

მეთოდი ნომერი 6. პირდაპირ დარეკეთ მესამე პირზე.ეს მეთოდი ემყარება "მომზადებას". როდესაც პოტენციური კლიენტის ვებსაიტს სწავლობთ, ზოგჯერ მასში ნახავთ ზოგიერთი თანამშრომლის სახელებს, გვარებს და ტელეფონის ნომრებს. შეგიძლიათ დაურეკოთ ერთ -ერთ მათგანს, ისაუბროთ და მიიღოთ დირექტორის სახელი, რეკომენდაცია "მესამე მხარისგან", ან იქნებ დაუყოვნებლივ მიმართოთ გადაწყვეტილების მიმღებს:

- სერგეი ივანოვიჩი?

- სერგეი ივანოვიჩ, კარგი შუადღე, მე მქვია სერგეი ნიკიფოროვი, კომპანია "Unicstream". მე ვეძებ ადამიანს, რომელიც ეხება თქვენგან შესყიდვებს, გადახედა თქვენს ვებგვერდზე არსებულ ინფორმაციას და გადაწყვიტა, რომ ეს თქვენ იყავით (პაუზა).

- Არა არა. ალბათ რაღაც შეცდომაა ...

- სერგეი ივანოვიჩ, გთხოვთ, დამეხმარეთ და ვინ არის თქვენგან შესყიდვებით დაკავებული? ჩვენ ვგეგმავთ თქვენთან მუშაობას და ჩემთვის მნიშვნელოვანია ახლა განვმარტო რამდენიმე კითხვა.

ნება მომეცით შეგახსენოთ, რომ მესამე პირს არ ეკისრება პასუხისმგებლობის ტვირთი და თუ ჩვენ ხელსაყრელ ხმას ვიღებთ, მაშინ არაფერი გვიშლის ინფორმაციის მიღებისგან.

- ეს არის ანდრეი ნიკოლაევიჩი, კომერციული დირექტორი, ის იღებს გადაწყვეტილებას, შემდეგ კი მენეჯერები ტექნიკურ საკითხებს უმკლავდებიან.

- ხარლამოვი.

-ჰარ-ლა-მოვი. როგორ შემიძლია უფრო ადვილი იყოს მასთან დაკავშირება?

- Ისე. ახლა მე გეტყვით ... 975 31 10, თქვენ წაიყვანთ მდივანთან ანდრეი ნიკოლაევიჩთან.

- ვხედავ, მადლობა, სერგეი ივანოვიჩ! შემიძლია ვთქვა, რომ მირჩიეთ მასთან დაკავშირება?

- Ღვთის გულისათვის.

- სხვათა შორის, რა ჰქვია მდივანს?

- ალბინა.

- დიდი მადლობა, სერგეი ივანოვიჩ!

ამრიგად, ჩვენ ვისწავლეთ გადაწყვეტილების მიმღების სახელი, მდივნის სახელი და ასევე მივიღეთ ფსევდო რეკომენდაციები, რაც ხელს შეუწყობს ალბინასთან კომუნიკაციას. ზოგჯერ მესამე პირს შეუძლია უშუალოდ დაუკავშირდეს გადაწყვეტილების მიმღებს. მაშინ აზრი აქვს ერთი ფრაზის განსხვავებულად თქმა:

- ვხედავ: ანდრეი ნიკოლაევიჩი. რა არის მისი გვარი?

- ხარლამოვი.

-ჰარ-ლა-მოვი. სერგეი ივანოვიჩ, შეგიძლია ანდრეი ნიკოლაევიჩთან დამაკავშირო?

რა თქმა უნდა, არასოდეს არსებობს 100% გარანტია იმისა, რომ მესამე მხარე შეძლებს დაკავშირებას, მაგრამ გახსოვდეთ, რომ ცივი ზარებით, როგორც აქტიური გაყიდვებით, მნიშვნელოვანია მხოლოდ ყველა შესაძლებლობის გამოყენება!სტატისტიკის წესი არ გაუქმებულა!

დასკვნები

1. მდივნის გავლის ყველა მეთოდი შეიძლება დაიყოს სამ ტიპად.

- პატიოსანი.

- მოტყუების ან მანიპულირების ელემენტებით.

- ინტრიგის ელემენტებით და ნიმუშის დარღვევით.

2. გადაწყვეტილების მიმღებ პირთან დაკავშირების პირველი გზა არის სახელის წინასწარ გარკვევა. ახლა ჩვენ გვაქვს სულ მცირე ექვსი გზა სახელის გასარკვევად.

ოფისს შეუძლია იმუშაოს უფროსის გარეშე, მაგრამ არა მდივნის გარეშე

ჯეინ ფონდა

მდივნის პროფესია დღეს ერთ -ერთი ყველაზე მოთხოვნადია. სულ რამდენიმე წლის წინ, ფირმას, როგორც წესი, სჭირდებოდა მხოლოდ ერთი მდივანი. ერთმა ადამიანმა იზრუნა ყველაფერზე, მათ შორის ზარების მიღებაზე, სამუშაოს განაწილებაზე, მაგალითად, მანქანების მთელ ფლოტზე, დოკუმენტების დაბეჭდვაზე, სტუმრებისთვის ჩაის და ყავაზე და უფროსის სამუშაო დღის შედგენაზე.

დღეს, უბრალოდ შეუძლებელია გაუმკლავდე ამდენ პასუხისმგებლობას მარტო დიდ და საშუალო კომპანიებში. ბევრი კომპანიაა, სადაც ერთი თანამშრომელი ასრულებს სამდივნოს ყველა მოვალეობას, ხოლო სხვა ორგანიზაციებში არის მდივანთა მთელი განყოფილება, რომელსაც მართავს სამდივნოს უფროსი, ეს ყველაფერი დამოკიდებულია კომპანიის ზომაზე, ასევე სპეციფიკაზე მისი საქმიანობის.

ჩვენ შევეცადეთ გამოვყოთ და კლასიფიცირებულიყო ყველა არსებული სამდივნო თანამდებობა იმის მიხედვით, თუ რა ფუნქციებს ასრულებდა და თანამშრომლის ადგილი ორგანიზაციის სტრუქტურაში.

თუ დავუშვებთ, რომ კომპანიაში დასაქმებულია მდივანთა მაქსიმალური რაოდენობა, მაშინ სამდივნოს დეპარტამენტის მუშაობა შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს.

ოპერატორების პერსონალი ტელეფონით ურეკავს პოტენციურ მომხმარებელს საქონლის ან მომსახურების შეთავაზებით. ამავდროულად, კლიენტების ზარების წყალდიდობაა, რადგან ფირმა რეკლამას უკეთებს მედიაში. ამ ზარებს მდივანი პასუხობს ტელეფონით და დანიშნავს გამრეკლებს ვიზიტის დროს. როდესაც სტუმრები ოფისში მიდიან, მათ ესალმება მიმღები, რომელიც კლიენტებს სპეციალურ ოთახში მიჰყავს. იქ, ოფისის ყურადღებიანი ადმინისტრატორი შესთავაზებს ჩაის ან ყავას, სანამ სტუმარი ელოდება მიღებას. და თუ რაღაც მომენტში მომხმარებელთა ნაკადი შეწყდა, მაშინ ადმინისტრატორი ნივთებს აწესრიგებს ვიზიტორთა ოთახში, გამოსცემს ჟურნალებს, მორწყავს ყვავილებს. ამავე დროს, არის ეკონომიკური ოფისის მენეჯერი, ის აგზავნის კურიერებს და მძღოლებს და აკონტროლებს საკანცელარიო ნივთების ხელმისაწვდომობას, აკონტროლებს ოფისის ფუნქციონირებას. თითოეულ მენეჯერს ჰყავს პირადი მდივანი, ხოლო უფროს მენეჯერებს ასევე ჰყავთ მდივან-თანაშემწეები და პირადი თანაშემწეები. სურათის დასასრულებლად შეგიძლიათ დაამატოთ კომპიუტერის ოპერატორები, რომლებიც ავსებენ მონაცემთა ბაზებს, ამობეჭდავენ ყველა დოკუმენტაციას, ფასების ჩამონათვალს, ბროშურებს, ბუკლეტებს მუდმივად განახლებული ინფორმაციით, ასევე კლერკებს, რომლებიც იცავენ ჩანაწერებს, ჩანაწერებსა და არქივებს. ყველა სამდივნო სამსახურს მართავს სამდივნოს განყოფილების უფროსი.

და ეს არ არის სამდივნო თანამდებობების სრული სია, ამიტომ ჩვენ შევეცდებით დავაკავშიროთ უახლოესი სპეციალობები გარკვეულ ძირითად ჯგუფებად, რომლებიც ყველაზე ხშირად გვხვდება პრაქტიკაში, კერძოდ:

ტელეფონის ოპერატორი;
მიმღები / ადმინისტრატორი / მიმღები;
განყოფილების მდივანი;
მდივან-თანაშემწე;
ოფისის მენეჯერი / სამდივნოს უფროსი;
პირადი ასისტენტი / პირადი თანაშემწე.

ოპერატორი ტელეფონზე

ეს არის ალბათ ყველაზე დაბალანაზღაურებადი, მაგრამ ყველაზე მოთხოვნადი თანამდებობა ყველა საოფისე მომსახურებიდან. ამ პოზიციის მრავალი სხვა სახელი არსებობს, მაგალითად, თანამშრომელი, უფრო ხშირად თანამშრომელი, ტელეფონზე მუშაობისთვის, მენეჯერი მოლაპარაკებებისთვის, დისპეტჩერი ტელეფონზე და ა.

ასეთი თანამშრომლის მთავარი პასუხისმგებლობაა იმუშაოს შემომავალ ან გამავალ ზარებთან. როგორც წესი, სამუშაო არ არის დაკავშირებული ვიზიტორთა უშუალო მომსახურებასთან ან მენეჯმენტის დავალებების შესრულებასთან.

, სატელეფონო საუბრის დროს საკუთარ თავთან ყოფნის უნარი
ტელეფონის გაყიდვების ტექნიკისადმი მიდრეკილება

ტიპიური ფუნქციები:

კლიენტების და ორგანიზაციის მომხმარებლების ზარები;
- მოუწოდებს ორგანიზაციის თანამშრომლებს შემდგომი გადაგზავნით;
- საწარმოო ციკლებში ჩართული ორგანიზაციის თანამშრომლების ზარები.

2. გაყიდვების განხორციელება ტელეფონით გამავალი ზარებით, ან მომხმარებლების შემომავალი ზარებით.

3. საცნობარო ინფორმაციის ტელეფონით გადაცემა.

4. სატელეფონო ზარების მიღების შედეგების ორგანიზების სპეციალიზირებულ პროგრამებში ჩვენება:

მომხმარებლის ინფორმაციის ჩაწერა;
- გაყიდვების შედეგები;
- ზარის მოთხოვნის სარეკლამო წყაროები;
- და ა.შ.

ასეთი პოზიცია ჩვეულებრივ არსებობს მსხვილ კომპანიებში ან კომპანიებში, რომლებიც ორიენტირებულია მომხმარებელთა დიდ ნაკადზე (მომსახურება, დახმარება და სხვა მომსახურება). ამ თანამშრომლის მოთხოვნების ჩამონათვალი არ არის გრძელი და ჩვეულებრივ შემოიფარგლება სასიამოვნო ხმით და მუშაობის სურვილით.

მიმღები / ადმინისტრატორი / მიმღები

ეს სახელი მოდის მიღებიდან, რომლის უკან მდებარეობს მდივნის სამუშაო ადგილი. აქედან გამომდინარე, მართლწერისა და გამოთქმის მრავალფეროვანი ვარიანტი: მიღება, მიღება, ასევე მიმღების პროფესიის სახელი. თავდაპირველად, ასეთი პოზიციები, ისევე როგორც მისაღები მაგიდები, არსებობდა მხოლოდ სასტუმროებსა და სილამაზის სალონებში. ახლა, ბევრ ოფისში, სადაც ისინი აქტიურად მუშაობენ ვიზიტორებთან, ასეთი ადამიანია საჭირო. ანალოგიური პასუხისმგებლობა დისპეტჩერს, მორიგე მდივანს, მდივანს ტელეფონით და ა.

მიმღების ვაკანსია იხსნება იმ კომპანიების მიერ, რომელთა ოფისები იღებენ უამრავ სატელეფონო ზარს და უამრავ ვიზიტორს. ამიტომ, კარგი გარე მონაცემების მქონე გოგონები ჩვეულებრივ იწვევენ მიმღების პოსტზე.

ძირითადი მოთხოვნები:

კომპიუტერებისა და საოფისე ტექნიკის დარწმუნებული გამოყენება
უცხო ენების ცოდნა არჩევითია
კარგი კომუნიკაციის უნარი

ტიპიური ფუნქციები:

1. ზარების მიღება რუსულ და / ან უცხო ენებზე:

კლიენტებისგან და ორგანიზაციის მომხმარებლებისგან
- მოუწოდებს ორგანიზაციის თანამშრომლებს შემდგომი გადაგზავნით

2. ვიზიტორთა შეხვედრა და რეგისტრაცია მიმღებში

3. წერილების, ფაქსის, ელექტრონული დოკუმენტაციის მიღება
4. ახორციელებს მენეჯმენტის სხვა მცირე დავალებებს. ზოგიერთ შემთხვევაში, ის ინახავს სტატისტიკას, იღებს ნაღდ ფულს, ავსებს დოკუმენტების ფორმებს, ბეჭდავს წერილებს (საკუთარი თავის შედგენის გარეშე).
ყველაზე ხშირად, ეს პოზიცია გვხვდება უცხოურ კომპანიებსა და რუსულ ფირმებში, რომლებიც ორიენტირებულია უცხოელ კლიენტებზე. როგორც წესი, ამ ვაკანსიის კანდიდატებისადმი ერთ -ერთი მთავარი მოთხოვნაა უცხო ენის ცოდნა, სულ მცირე, კარგი სასაუბრო დონეზე.

დეპარტამენტის მდივანი

მდივანი, რომელიც მუშაობს კომპანიის ნებისმიერი სტრუქტურული განყოფილების ნაწილად (განყოფილება, განყოფილება, სექტორი და სხვა), ხშირად ფლობს სპეციალურ ცოდნას შესაბამისი სტრუქტურული განყოფილების მუშაობის სპეციფიკის შესახებ.

ძირითადი მოთხოვნები:

კომპიუტერებისა და საოფისე ტექნიკის დარწმუნებული გამოყენება

უმაღლესი განათლება სასურველია ან სპეციალური ცოდნა, რომელიც დაკავშირებულია შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის მუშაობის სპეციფიკასთან
უცხო ენების ცოდნა უცხოური კომპანიებისთვის
კარგი კომუნიკაციის უნარი

ტიპიური ფუნქციები:

1. ზარების მიღება, ამ სტრუქტურული ერთეულის მუშაობის ფარგლებში სტანდარტულ შეკითხვებზე პასუხის გაცემა, ზარების გადაგზავნა კონკრეტულ თანამშრომლებზე.
2. ვიზიტორებთან შეხვედრა.
3. საოფისე ნივთების ყიდვა.
4. სტრუქტურული ერთეულის საოფისე სამუშაოების წარმოება.
5. ფოსტის დათვალიერება, აუცილებელი კორესპონდენციის შერჩევა და სტრუქტურირება.

ეს პოზიცია გვხვდება მხოლოდ მსხვილ კომპანიებში სტრუქტურული განყოფილებებით ან მრავალი განყოფილებით.

მდივანი-თანაშემწე

მდივანი-თანაშემწე უფრო მეტად არის ორიენტირებული კომპანიის გარეთ მუშაობაზე, ანუ ის ასრულებს უფროსის ბრძანებებს კლიენტებთან და პარტნიორებთან ურთიერთობის შესახებ, შესაბამისად, მას მოეთხოვება უცხო ენების ცოდნა. მენეჯერის მდივნის კომპეტენცია მოიცავს კომპანიაში მიმდინარე პროცესებთან დაკავშირებულ საკითხებს, ანუ ის ასრულებს დავალებებს, რომლებიც დაკავშირებულია თავად კომპანიასთან და მის თანამშრომლებთან.
ეს მდივანი, ისევე როგორც პირადი თანაშემწე, მუშაობს ერთ ადამიანთან, მაგრამ ეს ყველაზე ხშირად კომპანიის მეორე პირები არიან (დირექტორის მოადგილეები, ვიცე -პრეზიდენტები, განყოფილებების და განყოფილებების უფროსები და ა. ასევე, მდივნის თანაშემწეს შეუძლია იმუშაოს პირველ პირთან, წარმომადგენლის და პირადი ასისტენტის სხვა ფუნქციების შესრულების გარეშე.

ძირითადი მოთხოვნები:

უმაღლესი განათლება
მსგავს პოზიციაზე მუშაობის გამოცდილება ერთი წლიდან
შრომისმოყვარეობა, პასუხისმგებლობა, სწავლა
კომპიუტერებისა და საოფისე ტექნიკის დარწმუნებული გამოყენება

ტიპიური ფუნქციები:

1. ასოების თვითშედგენა.
2. სტრუქტურული ერთეულის / პირების უშუალო ხელმძღვანელს დაქვემდებარებული დოკუმენტების და დავალებების შესრულებაზე კონტროლი.
3. ხელმძღვანელის სამუშაო გრაფიკის შედგენა.
4. ხელმძღვანელისთვის ინფორმაციის გადახედვა და მომზადება.
5. უფროსის ანალიტიკური ჩანაწერების და ცნობების შედგენა.
6. მოლაპარაკებების მომზადება და მხარდაჭერა.

ოფისის მენეჯერი / სამდივნოს უფროსი

ოფის მენეჯერი არის ერთგვარი ოფისის ადმინისტრატორი. ჩვეულებრივი სამდივნო მოვალეობების გარდა, მას შეიძლება დაევალოს მრავალი კომპანიის მომსახურების (მაგალითად, ავტომობილის) საქმიანობის კოორდინაცია, თანამშრომლების ბრძანებების შესრულება, როგორც მენეჯმენტის, ასევე რიგითი პირებისათვის. ეს პოზიცია მოითხოვს უფრო მეტ დამოუკიდებლობას, ვიდრე უბრალოდ მდივანი ან მიმღები. ოფისის მენეჯერს უფლება აქვს განახორციელოს გარკვეული პროექტები თავისი კომპეტენციის ფარგლებში (ახალი პროდუქტებისა და მომსახურების შესწავლა, კომპანიის სამუშაო სისტემების გაუმჯობესება). და ასევე ხშირად ეს მდივანია პასუხისმგებელი კორპორატიული ღონისძიებების, კონფერენციების ორგანიზებაზე, ოფისში სადილების მიწოდებაზე და ა.

ძირითადი მოთხოვნები:
უმაღლესი განათლება
კომპიუტერებისა და საოფისე ტექნიკის დარწმუნებული გამოყენება
პასუხისმგებლობა, ენერგია

ტიპიური ფუნქციები:

1. ოფისის სიცოცხლის უზრუნველყოფა (საკანცელარიო ნივთების შეძენის ორგანიზება, წყლის მიწოდება, პრინტერებზე, ასლები და სხვა მრავალი ქაღალდის ხელმისაწვდომობის კონტროლი).

2. ადმინისტრაციული საკითხების გადაწყვეტა (შენობის ქირაობა, დამლაგებლები, მძღოლები, მდივნები და მრავალი სხვა).
3. სამუშაო ორგანიზაციის ახალი ფორმების დანერგვა.
4. წარმომადგენლობითი უფლებამოსილება (სამთავრობო უწყებებში და სხვა).
5. დაქვემდებარებული პერსონალის შერჩევა, მართვა და მომზადება.
პოზიცია უფრო ტიპიურია იმ კომპანიებისთვის, რომლებსაც აქვთ დიდი საოფისე ფართი.
სამდივნოს უფროსი ხვდება მხოლოდ მსხვილ კომპანიებში, მდივნების პერსონალთან ერთად სულ მცირე 58 ოფისში.

პირადი ასისტენტი / პირადი ასისტენტი

ერთ -ერთი ყველაზე საპასუხისმგებლო სამდივნო პოზიცია, რომელიც მოითხოვს აერობიკას და პროფესიონალიზმს. კარგი დამხმარე, გარდა პროფესიული ცოდნისა და უნარებისა, უნდა ჰქონდეს ძალიან განვითარებული ანალიტიკური საქმიანობის უნარი, იყოს დამოუკიდებელი გადაწყვეტილებების მიღებისას და რაც მთავარია, იყოს ძალიან კარგი ფსიქოლოგი და იცოდეს თავისი უფროსის დამახასიათებელი ჩვევები არა უარესი, ვიდრე მისი ახლობელი ნათესავები. ყველა დოკუმენტი, რომელიც გაიარა ასისტენტმა და მიდის მენეჯერის მაგიდასთან, უნდა იყოს უნაკლო. ამ პოზიციაზე ბიზნეს ეტიკეტის ცოდნა ძალიან მოთხოვნადია. პირადი ასისტენტის საქმიანი შეხვედრების ქცევის უნარი განსაზღვრავს, თუ როგორ აღიქვამენ ამ შეხვედრის მონაწილეები ლიდერს.
სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ეს არის შეუცვლელი ასისტენტი, რომელმაც იცის თავისი მენეჯერის ყველა სამუშაო მომენტი და პრობლემა. ვარაუდობენ, რომ ეს მდივანი მუშაობს ექსკლუზიურად პირველ პირთან. ასეთი სპეციალისტის მთავარი ამოცანაა გახდეს მისი უფროსის "მარჯვენა ხელი", დაზოგოს მისი ძალიან ძვირადღირებული სამუშაო დრო, დაზოგოს იგი იმ რუტინული კითხვებისა და პრობლემების მაქსიმუმამდე, რომელსაც პროფესიონალი, კვალიფიციური მდივანი ადვილად უმკლავდება.

ძირითადი მოთხოვნები:

ლიდერთან ფსიქოლოგიური თავსებადობა
უმაღლესი განათლება
მსგავს პოზიციაზე მუშაობის გამოცდილება მინიმუმ ორი წელი
შრომისმოყვარეობა, პასუხისმგებლობა, სწავლის უნარი, განსაკუთრებული თავაზიანობა
კომპიუტერებისა და საოფისე ტექნიკის დარწმუნებული გამოყენება

ტიპიური ფუნქციები:

1. კოორდინაციას უწევს ხელმძღვანელის ქმედებებს.
2. დამოუკიდებლად ადგენს დოკუმენტებს.
3. ამზადებს მასალებს შეხვედრებისა და მოლაპარაკებებისათვის.
4. ამზადებს ანალიტიკურ ჩანაწერებსა და ცნობებს.
5. ინახავს შეხვედრების, მოლაპარაკებების, აქციონერთა და დირექტორთა საბჭოს შეხვედრებს.
6. საჭიროებისამებრ თარგმნის უცხო ენიდან.
7. ახორციელებს ხელმძღვანელისთვის მივლინების მომზადებას (შერჩევა, სასტუმროს შეკვეთა, ტრანსპორტის ბილეთები, ტაქსი და სხვა).
8. ემორჩილება მხოლოდ მის უშუალო ხელმძღვანელს. იშვიათ შემთხვევებში, მისი მუშაობის კოორდინაცია შესაძლებელია ოფისის მენეჯერის მიერ.

მდივანთა ხელფასის დონე დამოკიდებულია მდივნის მოთხოვნებზე ცოდნის, გამოცდილების, უნარებისა და კვალიფიკაციისათვის. ასევე შეუძლებელია არ გავითვალისწინოთ კონკრეტული კომპანიის ფინანსური მდგომარეობა და მის მიერ გატარებული პოლიტიკა თანამშრომლების ხელფასებთან დაკავშირებით.
შემდეგი ფაქტორები, როგორც წესი, გავლენას ახდენენ მდივნების ხელფასის დონეზე:

• ერთი ან მეტი უცხო ენის ფლობა;
• მსგავს პოზიციაზე მუშაობის გამოცდილება;
• უმაღლესი განათლების ხელმისაწვდომობა;
• კონკრეტული პოზიციისათვის აუცილებელი სპეციალური უნარები, ასევე სპეციალური კომპიუტერული პროგრამების ცოდნა;
• მოთხოვნები კანდიდატების გამოჩენისთვის.

ქვემოთ მოცემულია საშუალო ხელფასი მოსკოვში მდივნებისთვის, რაც დამოკიდებულია თანამდებობაზე და ზემოაღნიშნულ ფაქტორებზე, რომლებიც გავლენას ახდენენ ხელფასების დონეზე.

ჩვენ არაერთხელ აღვნიშნავთ, რომ ძალიან რთულია მდივნის ან მენეჯერის თანაშემწის ტიპიური პასუხისმგებლობის განსაზღვრა. ბევრი რამ არის დამოკიდებული კომპანიის მასშტაბზე, მის ზომაზე, ხელმძღვანელის წარმოსახვაზე და პრაქტიკულად არაფრით არ რეგულირდება. გარდა ამისა, არსებობს დაყოფა თავად პროფესიის შიგნით, რომელიც, როგორც პრაქტიკა გვიჩვენებს, მშრომელთა და დამსაქმებლების მიერ განსხვავებულად არის გაგებული.

მდივნები თავად გრძნობენ განსხვავებას, ზოგჯერ ინტუიციურად, ამიტომაც ფორუმებზე არ წყდება დავები იმაზე, თუ ვინ არის "უფრო მნიშვნელოვანი", რა იერარქია არსებობს პროფესიის შიგნით, რაც ადმინისტრაციული თანამშრომლის კარიერაში ყველაზე მაღალი ნაბიჯია. ჩემს კოლეგებს შორის ჯერჯერობით არ არსებობს კონსენსუსი ამ ქულაზე.

მიუხედავად ამისა, თუ ეს მრავალრიცხოვანი სახელები არსებობს, მაშინ ფენომენებიც, რომლებსაც ისინი აღწერენ, ასევე უნდა არსებობდეს.

მოდით გავიგოთ ადმინისტრაციული თანამდებობების კლასიფიკაციის ყველა სირთულე.

ცნებების გაგება

მოდით ჩამოვთვალოთ ძირითადი ადმინისტრაციული თანამდებობები: "მდივანი", "თანაშემწე", "მდივანი-თანაშემწე", "მენეჯერის თანაშემწე", "მდივანი მიმღებში", "ოფის მენეჯერი". სანამ მათ უფრო დეტალურად განვიხილავთ, მოდით გავიგოთ რას ნიშნავს თითოეული ეს პოზიცია.

ვიკიპედიაში არ არის განსაზღვრული "მდივნის" თანამდებობა. იგი შეიცავს მხოლოდ სტატიას "მდივანი-თანაშემწე", რომელიც შეიცავს შემდეგ განმარტებას: მდივან-თანაშემწე- ოფისის თანამშრომელი, რომელსაც აქვს პასუხისმგებლობის ფართო სპექტრი, სატელეფონო ზარების მიღებიდან (მიმღები) მენეჯერის ასისტენტამდე (პირადი მდივანი).

აქ მოცემულია მდივან-თანაშემწის მიერ შესრულებული მოვალეობების ჩამონათვალი:

• მენეჯერთან სატელეფონო ზარების მიღება;
• დოკუმენტებთან მუშაობა: მნიშვნელობის განსაზღვრა, მომზადება, რეგისტრაცია, განაწილება, მიღება, შენახვა, სისტემატიზაცია;
• ვიზიტორთა მიღების დაგეგმვა და მომზადება;
• უფროსის სამუშაო გრაფიკის დაგეგმვაში დახმარება, ზოგჯერ - სასტუმროებისა და ავიაბილეთების დაჯავშნა;
• მონაწილეობა ბიზნეს მოლაპარაკებების მომზადებაში;
• საკანცელარიო ნივთების შეკვეთა და ოფისის სიცოცხლისთვის აუცილებელი სხვა ნივთები, ზოგჯერ - მენეჯერის პროდუქციით უზრუნველყოფა.

ამ სტატიის წაკითხვის შემდეგ განსაკუთრებული სიცხადე არ ყოფილა. ჩვენ ყველამ უკვე ვიცით, რომ პასუხისმგებლობის სპექტრი ფართოა და ზემოაღნიშნულის შესრულება შეუძლიათ როგორც მდივანს, ასევე მენეჯერის ასისტენტს. გარდა ამისა, ეს შორს არის იმ პასუხისმგებლობის ნახევრისგან, რომელიც უნდა შეასრულონ ჩვენი პროფესიის ტიპურმა წარმომადგენლებმა. ან იქნებ ეს არის ზოგადი სახელი პროფესიების მთელი ჯგუფისათვის? ნაკლებად სავარაუდოა, რომ ადამიანების უმეტესობამ გაიგოს "მდივნის" შესახებ, ყოველგვარი პრეფიქსის გარეშე.

სიტყვა "მდივანი", როგორც მოგეხსენებათ, ლათ. საიდუმლო("საიდუმლო, საიდუმლო"). ხოლო ძველ რომში მარიონეტებს უწოდებდნენ მდივნებს. დასკვნა: მდივანს აქვს წვდომა გარკვეულ ინფორმაციაზე, რომელიც არ ექვემდებარება საჯარო გამჟღავნებას და თავისი მოვალეობების შესასრულებლად მან უნდა მოიპოვოს მენეჯერის ნდობა.

რაც შეეხება სიტყვა "რეფერენტის" წარმოშობას, სახელიც ლათინურია - "გამრავლება, კომუნიკაცია". ამრიგად, ეს ადამიანი მუშაობს ინფორმაციასთან. ზოგადად, სიტყვების წარმოშობა უდავოდ უკავშირდება თანამედროვე პროფესიას, მაგრამ სრულად არ განმარტავს რას აკეთებს ეს თანამშრომელი ორგანიზაციაში.

რომ შევაჯამოთ: უმეტესობა ჩვენგანი ერთნაირი მდივანი-რეფერენტია. თუმცა, ეს ძალიან იშვიათად აისახება პერსონალის ცხრილში და სამუშაო წიგნში: ბევრ ჩემს კოლეგას სხვანაირად "ეძახიან".

დაბნეულობის თავიდან ასაცილებლად

მდივანი ჩართულიამიღება- პოზიცია, რომელიც მასობრივ ცნობიერებაში ასოცირდება ზარების და მიმოწერის მიღებასთან და გავრცელებასთან. ზოგჯერ ასეთ თანამშრომლებს შეუძლიათ განახორციელონ ვიზიტორთა საწყისი მიღება. სამდივნო პოზიციებს შორის, ეს არის ერთადერთი, რომლის სახელიდან დაუყოვნებლივ ირკვევა, თუ რა უნდა გაკეთდეს. თუმცა, რა თქმა უნდა, არის გამონაკლისებიც.
Ოფისის მენეჯერიარის საძიებელი ქაღალდი ინგლისურიდან. ოფისი მენეჯერი, ე.ი. ოფისის მენეჯერი. მისი ძირითადი მოვალეობებია ადმინისტრაციული, ფინანსური და სხვა რესურსების მართვა, რათა უზრუნველყოს ერთი ოფისისა და მისი თანამშრომლების შეუფერხებელი ფუნქციონირება. ოფისის მენეჯერი არის ერთ -ერთი უმცროსი მენეჯმენტის პოზიცია.
ასეთი თანამშრომლის დაქვემდებარებაში შეიძლება იყვნენ მძღოლები, დამლაგებლები და ხშირად მდივნები. გამომდინარე იქიდან, რომ ოფისის მენეჯერი პასუხისმგებელია ოფისისა და მისი თანამშრომლების სიცოცხლის შენარჩუნებაზე, ბევრი ფიქრობს, რომ ეს თანამდებობა მენეჯერის პოზიციას ჰგავს. მათ აქვთ საკმაოდ ბევრი მსგავსი პასუხისმგებლობა, მაგრამ ღმერთმა ნუ ქნას, რომ შეგაწუხოთ და ოფისის მენეჯერს მომვლელს უწოდოთ! ამ უკანასკნელში არაფერია სამარცხვინო, მაგრამ ოფის მენეჯერის პასუხისმგებლობის ხარისხი გაცილებით მაღალია და უფრო მაღალ კვალიფიკაციას გულისხმობს.
ხელმძღვანელის ასისტენტი- თანამდებობა, რომელსაც ბევრი მიიჩნევს ყველაზე მაღალ საფეხურად ადმინისტრაციული თანამშრომლის კარიერაში. დასავლურ კომპანიებში პოზიცია ხშირად ჟღერს როგორც "პირადი ასისტენტი" (პირდაპირი თარგმანი ინგლისურიდან. პირადი თანაშემწე). მე უფრო მომწონს ტრადიციული ვერსია, რადგან პოზიციის სათაური შეიცავს მის მთელ არსს. ასისტენტი - სიტყვა "დახმარება". ხელმძღვანელის თანაშემწე ეხმარება თავის ხელმძღვანელს შეასრულოს თავისი პასუხისმგებლობა. რა ზუსტად იქნება ჩართული დამხმარე ფუნქციებში, დამოკიდებულია ბევრ ფაქტორზე.

ამრიგად, ორი პროფესიონალის პასუხისმგებლობა, რომლებიც ოფიციალურად ერთსა და იმავე პოზიციას იკავებენ, შეიძლება რადიკალურად განსხვავებული იყოს: ერთი მათგანი მუშაობს დოკუმენტაციით, ავრცელებს სატელეფონო ზარებს და იღებს ვიზიტორებს, ხოლო მეორე მონაწილეობს მენეჯმენტის შეხვედრებში და უფლებამოსილია მიიღოს მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებები. ეს, სხვათა შორის, სულაც არ გამორიცხავს იმ ფაქტს, რომ ერთიც და მეორეც კერავენ მოწყვეტილ ღილაკებს და ეძებენ ძიძას მათი ლიდერის შვილებისთვის. ისევ და ისევ, არ არსებობს ბრძანება: სახელი ამ შემთხვევაში მხოლოდ განმარტავს თქვენს მიზანს, მაგრამ რამდენად ზუსტად შეასრულებთ მას უცნობია.

ჩვენ ვსწავლობთ მარეგულირებელ დოკუმენტებს

არსებობს დოკუმენტი, რომელიც აღწერს ყველა პოზიციას, რომელიც წარმოდგენილია ჩვენი ქვეყნის ტერიტორიაზე - "მშრომელთა პროფესიების, დასაქმებულთა თანამდებობებისა და ხელფასების რუსულენოვანი კლასიფიკატორი"(OKPDTR, OK 016-94). თუ თქვენ გაქვთ რაიმე სირთულე კომპანიაში რაიმე პოზიციის განსაზღვრისას, მაშინ შეგიძლიათ მიმართოთ ამ დოკუმენტს და აირჩიოთ ყველაზე შესაფერისი.

ეს კლასიფიკატორი შეგიძლიათ იხილოთ საიტებზე: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. ამ უკანასკნელზე, OK 016-94-ის გარდა, არის "ერთიანი სატარიფო და კვალიფიკაციის საცნობარო წიგნი" (ETKS) და "პროფესიების ყოვლისმომცველი კლასიფიკატორი" (OKZ 010-93, OKZ). ეს არის OK 016-94– ის ორი განყოფილება. პირველი მოიცავს მუშაკთა პროფესიებს, მეორე - დასაქმებულთა თანამდებობებს.

მუშათა პროფესიები (და ისინი კლასიფიკატორში 5491) ამ შემთხვევაში არ გვაინტერესებს, მოდით მივმართოთ დასაქმებულთა პოზიციებს. მათგან 2598 არის და რასაკვირველია, ყველაფერი რაც ჩვენ გვჭირდება, აქ გვხვდება.

დავიწყოთ მდივნის პოზიციით. ანბანური ძიების შედეგად ვიღებთ შემდეგ ცხრილს (იხ. ცხრილი 1).

ცხრილი 1

პოზიციები OK 016-94 შეიცავს სახელს "მდივანი"

თითოეულ პოზიციას აქვს საკუთარი კოდი... გარდა ამისა, სხვადასხვა პოზიციას აქვს ერთი OKZ კოდი, რაც იმას ნიშნავს, რომ ისინი გაერთიანებულია ერთ ჯგუფში. სახელი "მენეჯერის მდივანი" ეხება 4115 ჯგუფს (ჯგუფი "მდივნები"). ეს ჯგუფი შედგება შემდეგი პოზიციებისაგან:

• კლერკი;
• ბრმა სპეციალისტის მდივანი;
• უფროსი მდივანი;
• სასამართლოს მდივანი;
• საგანმანათლებლო განყოფილების მდივანი;
• მდივანი-აკრეფა;
• მდივანი-სტენოგრაფი.

აქ არის ის, რაც ნათქვამია აღნიშნულ ჯგუფში მდივნების შესახებ: მდივნები ასრულებენ ტექნიკურ ფუნქციებს ორგანიზაციის ან საწარმოს ხელმძღვანელის მუშაობის უზრუნველსაყოფად და შენარჩუნებისთვის, კომპიუტერის, საოფისე აღჭურვილობისა და სხვა ტექნიკური საშუალებების გამოყენებით.

მათი პასუხისმგებლობა მოიცავს:

ამ საიტზე არის პოზიციების მოსახერხებელი დაყოფა ჯგუფებად, საიდანაც ჩანს, რომ 4115 ჯგუფი შედის უფროს ჯგუფში 411 "მდივნები, გამომთვლელი (გამოთვლითი) მანქანების ოპერატორები და მათთან დაკავშირებული პროფესიები". ეს უკანასკნელი, მდივნების გარდა, მოიცავს კომპიუტერის ოპერატორებს, სტენოგრაფებს, საბეჭდი მანქანებს და ა.შ.

ზოგადად, ზემოაღნიშნული პასუხისმგებლობები არ ეწინააღმდეგება რეალობას, გარდა იმისა, რომ ტელესკოპისტის და საბეჭდი მანქანის ხსენება ვინმეს გაიღიმებს (და ზოგს ახამხამებს). ამასთან, ნებისმიერი - თუნდაც დამწყები - მდივანი, რომელიც შეხედავს მოვალეობების ჩამონათვალს, იკითხავს: „როგორ? და ეს ყველაფერი? სად არის სავიზო მხარდაჭერა, მივლინების ორგანიზება, შეხვედრების წუთები? " ყოველივე ამის შემდეგ, ჩვენ არაერთხელ ვთქვით, რომ მდივანი არის პროფესია, რომელიც გულისხმობს იმას, რომ თქვენ თქვენი სამუშაო დროის ნახევარს დაუთმობთ მენეჯერისა და თანამშრომლების დოკუმენტურად შენარჩუნებას. ხაზი "ვიზიტორების მიღება" არ გადმოცემს იმ მრავალფეროვან მოვალეობას, რაც მდივანმა უნდა შეასრულოს. დანარჩენი მოვალეობები არის მხოლოდ ტექნიკური და ეხება დოკუმენტებთან მუშაობას. არსებული აღწერილობის შემხედვარე, შეიძლება ვიფიქროთ, რომ მდივანი ცალკე ოთახში ზის და უბრალოდ აკრიფებს კომპიუტერს და რაღაცას წერს რეესტრში. მაგრამ ჩვენ ვიცით, რომ ეს შორს არის საქმისგან. ამიტომ, ასეთი განსაზღვრება ნაკლებად სავარაუდოა, რომ მოერგოს სპეციალისტებს.

დავუბრუნდეთ კლასიფიკატორს: "ოფის მენეჯერის", ასევე "ოფის მენეჯერის" და "მენეჯერის ასისტენტის" თანამდებობა არ არსებობს. მაგრამ არსებობს პოზიცია "რეფერენტი" (კოდი 26088), რომელიც შედის 3431 ჯგუფში - "ადმინისტრაციული და მენეჯმენტის პერსონალი".

ეს ჯგუფი, ადმინისტრატორების, მენეჯერების სხვადასხვა სახელების გარდა, შედგება ინსპექტორის პოზიციიდან, რომელიც ასრულებს ბრძანებების შესრულების მონიტორინგს, ასისტენტს, მთავარ საქმიანობას.

სასაცილო უბანი, არა? თანაშემწესთან ერთად იმავე ჯგუფში არის ინსპექტორი ბრძანებების შესრულებაზე კონტროლისთვის. ბევრმა მდივანმა იცის ამ კონტროლის შესახებ უშუალოდ, რადგან ისინი თვითონ ახორციელებენ მას.

საიტი http://www.etks.info/ ამას ამბობს ადმინისტრაციული და მენეჯერული პერსონალი და დაკავშირებული პროფესიების პერსონალი წყვეტს ადმინისტრაციულ და კოორდინაციულ საკითხებს ორგანიზაციებისა და მათი სტრუქტურული დანაყოფების საქმიანობაში, ინახავს დოკუმენტაციას და ინფორმაციის მხარდაჭერას.

მათი პასუხისმგებლობა მოიცავს:

• საქმიანი მიმოწერის, ოქმისა და სხვა ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის წარმოება;
• შეხვედრების, საქმიანი შეხვედრებისა და მოგზაურობის დაგეგმვა და ორგანიზება;
• სხვადასხვა ღონისძიებების დროზე შეთანხმება, მათი დაკვირვების მონიტორინგი;
• მენეჯერებისა და თანამშრომლების დახმარება ადმინისტრაციული და ორგანიზაციული ხასიათის საკითხების გადაწყვეტაში;
• კონტრაქტების, შეთანხმებების, მოლაპარაკებების პროექტების მომზადება, ვიზიტორებისა და თანამშრომლების მიღების ორგანიზება;
• დაკავშირებული მოვალეობების შესრულება;
• ზედამხედველობა სხვა მუშაკებზე.

რამდენ პასუხისმგებლობას ასრულებთ ამ სიიდან? რა ჰქვია შენს სათაურს? "მდივანი"? "Ოფისის მენეჯერი"? "Დამხმარე მენეჯერი"?

თუ გავიხსენებთ, რომ ტრადიციულად მდივნის მუშაობა იყოფა დოკუმენტურ და არა დოკუმენტურ სერვისებად და უმეტესობა ჩვენგანი ასრულებს მოვალეობებს ორივე ჯგუფის სიებიდან („მდივნები“ და „ადმინისტრაციული და მმართველი პერსონალი“), მაშინ შეგვიძლია დავასკვნათ რომ პასუხისმგებლობებიდან გამომდინარე, უმეტესობა ჩვენ ვართ აღმასრულებელი თანაშემწეები.

Რას ნიშნავს? რატომ არ ასახავს კლასიფიკატორი ისეთ პოზიციებს, როგორიცაა "მენეჯერის ასისტენტი" ან "ოფის მენეჯერი"? რატომ, პრაქტიკულად, არის პოზიციები, მაგრამ ისინი არ არის კლასიფიკატორში? იქნებ ის მოძველებულია ან შემდგენლებს არ შეუწუხებიათ თანამედროვე შრომის ბაზრის მდგომარეობის გაგება?

რა თქმა უნდა, ეს კლასიფიკატორი გარკვეულწილად კონსერვატიულია. მაგრამ მართლწერის ლექსიკონები ასევე კონსერვატიულია. ხალხი ლაპარაკობს და წერს სხვადასხვა გზით, მაგრამ არსებობს გარკვეული წესები, ნორმა, რომელიც სპეციალისტებმა მიიღეს და წიგნიერი ადამიანები ხელმძღვანელობენ ამით. ყველა ინსტრუქცია, კლასიფიკატორები და სხვა ოფიციალური დოკუმენტები, რომლებიც შემუშავებულია სპეციალისტების მიერ, გულისხმობს იდეალური ორგანიზაციის არსებობას, სადაც მდივანი განიხილავს დოკუმენტებს, ინსპექტორები აკონტროლებენ მათ შესრულებას, ხოლო ვიზის მხარდაჭერას და დელეგაციებთან მუშაობას ევალება პროტოკოლის სამსახური.

არ იფიქროთ, რომ ეს არ ხდება. ასეა სტრუქტურირებული მრავალი მსხვილი სამთავრობო უწყებისა და კორპორაციების, ადმინისტრაციებისა და ქარხნების მუშაობა. უპირველეს ყოვლისა, რადგან ისინი არსებობენ ათზე მეტი წლის განმავლობაში და თავიანთ საქმიანობაში ისინი ხელმძღვანელობენ სსრკ -ში შემუშავებული სამუშაოს აღწერილობებითა და რეგულაციებით, როდესაც ძნელი წარმოსადგენია სიტუაცია "ვინ წავიდა ტყეში, ვინ იყიდა შეშა". მეორეც, მოვალეობების ამგვარი დანაწილება დიდ კავშირშია საიდუმლოებასთან. მაგალითად, ქარხნებში, რომლებიც ასრულებენ სამხედრო ბრძანებებს, აღმასრულებელ მდივნებს არ აქვთ ინტერნეტი და ისინი მობილურ ტელეფონებს შესასვლელში სეიფში ტოვებენ. ასეთ სიტუაციაში ძნელია ინფორმაციის მოძიება ან ბილეთების შეკვეთა. ამას აკეთებენ ინდივიდუალური სპეციალისტები, რომლებსაც აქვთ წვდომა ინტერნეტში.

გარდა ამისა, ერთია, თუკი მდივანი იმ კომპანიაში, სადაც ასი ადამიანი მუშაობს, არის „შვეიცარიელი და მომთმენი და მოთამაშე“ და სულ სხვა რამ, როდესაც კომპანიაში რამდენიმე ათასი ადამიანია დასაქმებული. ამ შემთხვევაში, სამუშაო პროცესების უმეტესობა მკაცრად რეგულირდება და ცენტრალიზებულია. ერთი სპეციალისტი არ შეიძლება იყოს პასუხისმგებელი მათზე, არის მთელი განყოფილებები.

ჰო მართლა

რაც შეეხება ერთი შეხედვით მოძველებული სახელების არსებობას (მაგალითად, "მდივან-გამომწერი"), ჩვენს ქვეყანაში დღემდე არსებობს ორგანიზაციები, რომლებშიც ზოგიერთი დოკუმენტი იბეჭდება მხოლოდ საბეჭდ მანქანაზე (საიდუმლოების გამო). გარდა ამისა, ამ განმარტებაში სიტყვა "აკრეფის" არსებობა ყველაზე ხშირად მიუთითებს სამუშაოს დიდ მოცულობაზე, რომელიც დაკავშირებულია სპეციალურად დოკუმენტების მომზადებასთან. საბჭოთა პერიოდში, ეს იყო ხელისმწერები, რომლებიც ასრულებდნენ ამ სამუშაოს, ხოლო ცენტრალიზებული საოფისე სამუშაოების მქონე მსხვილ კომპანიებში, ეს დღემდე შენარჩუნებულია.
შეიძლება თუ არა ამ პოზიციას ვუწოდოთ, ვთქვათ, "კომპიუტერის ოპერატორი"? რა თქმა უნდა, ბევრი კომპანია აკეთებს ამას. მაგრამ რატომ, თუ მასობრივ ცნობიერებაში პასუხისმგებლობის გარკვეული ჩამონათვალი უკვე გადანაწილებულია ამ კონცეფციაზე? ენას არ მოსწონს ხელოვნური ინოვაციები. როდესაც ეს ტერმინი კარგავს თავის მნიშვნელობას, ის გაქრება.

რატომ, პრაქტიკულად, არსებობენ მდივნები, რომლებიც ასრულებენ როგორც რეფერენტების, ასევე ინსპექტორების მოვალეობებს, გააკონტროლონ დოკუმენტების შესრულება და თუნდაც მთარგმნელები? რადგან თეორია ყოველთვის განსხვავდება პრაქტიკისგან. კომპანიები, განსაკუთრებით მცირე, უპირველეს ყოვლისა ცდილობენ ფულის დაზოგვას ერთი თანამშრომლისთვის მრავალმხრივი პასუხისმგებლობის მინიჭებით. ჩემმა ერთ -ერთმა კოლეგამ შემდეგი განმარტება მისცა მდივნის პოზიციას: „ადამიანი, რომელიც აკეთებს იმას, რისი გაკეთებაც სხვა თანამშრომლებს არ სურთ“. ისე, ისიც ხდება. გარდა ამისა, როგორც უკვე ვთქვით, პასუხისმგებლობის შეუსაბამობა ხშირად ასოცირდება პერსონალის ცხრილში გარკვეული ერთეულის შეყვანის შეუძლებლობასთან, ასევე დამსაქმებლების მიერ პროფესიის ფარგლებში არსებული გრადაციის გაუგებრობასთან.

შეადარეთ პასუხისმგებლობა

ვნახოთ რას გულისხმობს დამსაქმებელი ამა თუ იმ სახელში. ამისათვის მიმართეთ საიტებს სამუშაოს მოსაძებნად. მოდით შევარჩიოთ რამდენიმე განცხადება სახელებით: "მდივანი", "მდივანი-თანაშემწე", "დამხმარე მენეჯერი", "ოფის მენეჯერი", თითოეული ჯგუფისათვის შევარჩიოთ სამი და შევადაროთ შესრულებული მოვალეობების ჩამონათვალი (ჩვენ არ გავიმეორებთ მოვალეობებს, რომლებიც მეორდება სხვადასხვა ვაკანსიები).

Ოფისის მენეჯერი

1. ხელმძღვანელის ბრძანებების შესრულება.
2. ოფისის ცხოვრების მხარდაჭერა.
3. დახმარება მენეჯერის სამუშაო დროის დაგეგმვაში.
4. კორესპონდენციისა და შიდა დოკუმენტაციის მომზადება და შესრულება.
5. ხელმძღვანელის სტუმრებისა და ვიზიტორების მიღება, შეხვედრებისა და მოლაპარაკებების ორგანიზება.
6. ოფისში კლიენტებთან ურთიერთობა, მათთვის მეგობრული და მყუდრო ატმოსფეროს შექმნა. ავტორის შენიშვნა: ამ დამსაქმებელმა გადაწყვიტა ფულის დაზოგვა ანგარიშის მენეჯერზე.
7. სარეკლამო ხაზზე ზარების მიღება და საჭირო განყოფილებაში გადატანა.
8. ოფისში წესრიგისა და სისუფთავის კონტროლი.
9. დოკუმენტებისა და ინფორმაციის სისტემატიზაცია და კლასიფიკაცია, მათი მიტანა უშუალო შემსრულებლებთან. ავტორის შენიშვნა: ეს არის ოფისის მუშაობა? მაგრამ არა, ამ ვაკანსიაზე ეს მითითებულია ცალკე ხაზზე.
10. კლიენტებისგან ინფორმაციის მენეჯერების ყურადღების მიქცევა.
11. ოფისის თანამშრომლების მითითებების შესრულება აუცილებელი მითითებებისა და ინფორმაციის გადაცემისათვის.
12. ახალი თანამშრომლების დაქირავებისას დადგენილი მოთხოვნების შესაბამისად საბუთების სისწორის შემოწმება. Შენიშვნა: ვიცოდი, რომ კომპანიაში არ იყო HR ოფიცერი!
13. კოპირებისა და დუბლირების სამუშაოების განხორციელება.
14. მინდობილობის საკითხი.
15. დროის ფურცლის შენარჩუნება. ავტორის შენიშვნა: ნამდვილად არ არის HR ოფიცერი!
16. დოკუმენტების შესრულება და ანგარიშების მომზადება ეკონომიკური საჭიროებებისათვის სახსრების ხარჯვის შესახებ.

მდივანი

1. დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზება, საქმიანი მიმოწერა.
2. ხელმძღვანელის ბრძანებების შესრულება.
3. საჭირო დოკუმენტაციის მომზადება და ანგარიშგება.
4. შეხვედრების, მოლაპარაკებების, შეხვედრების ორგანიზება და კოორდინაცია.
5. მივლინების ორგანიზება (საჰაერო და მატარებლის ბილეთების შეკვეთა, ტრანსფერები, სასტუმროების დაჯავშნა და სხვა).
6. პარტნიორების ჩამოსვლის მოწყობა (სასტუმროს დაჯავშნა, ტრანსფერი და სხვა).
7. შემომავალი ზარების მიღება და გავრცელება.
8. მხარს უჭერს ოფისის ცხოვრებას.
9. მენეჯმენტის ბრძანებების შესრულება (ინფორმაციის მოძიება, ანგარიშების მომზადება, ნედლეულის მომწოდებლებთან ურთიერთობა, ხშირად ინგლისურ ენაზე).
10. საფოსტო და კურიერის გაგზავნის უზრუნველყოფა.
11. ინტრაკორპორატიული დოკუმენტის ნაკადის უზრუნველყოფა.
12. ფოსტა.
13. ხელმძღვანელის ადმინისტრაციული მხარდაჭერა.
14. მენეჯმენტისგან მითითებების შესრულებაზე კონტროლი.
15. მუშაობა საოფისე ტექნიკით.
16. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების მომზადება.

მდივანი-თანაშემწე

1. საოფისე ცხოვრების ორგანიზება.
2. ზარების მიღება და გავრცელება.
3. სტუმრების მიღება.
4. შეხვედრებისა და მოლაპარაკებების ორგანიზება.
5. მივლინების ორგანიზება (ბილეთების დაჯავშნა და დაჯავშნა, სასტუმროები, ტაქსი, სავიზო მხარდაჭერა).
6. საქმიანი მიმოწერა.
7. ფოსტის გაგზავნა და მიღება, მინდობილობის გაცემა.
8. Ოფისის სამუშაო.
9. მენეჯმენტისგან მითითებების შესრულება.
10. მუშაობს საკურიერო სამსახურთან.
11. ურთიერთქმედება კომპანიის განყოფილებებთან.
12. ოფისში წესრიგის დაცვა, მეგობრული ატმოსფერო.
13. დირექტორის დღის განრიგის ადმინისტრაციული მხარდაჭერა.
14. დირექტორის მიერ ინიცირებული ბრძანებების შესრულებისა და დოკუმენტაციის დამტკიცების კონტროლი.
15. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის მომზადება.

ხელმძღვანელის ასისტენტი

1. შემომავალი / გამავალი ზარების მიღება.
2. ფოსტა / მიმოწერა, საქმიანი მიმოწერა.
3. ინფორმაციის ანალიზი, მონაცემთა შეგროვება, ანგარიშგება.
4. ურთიერთობა განყოფილებების ხელმძღვანელებთან.
5. ხელმძღვანელის ბრძანებების შესრულება მოცემულ ვადაში.
6. შეკვეთების / მომსახურების დავალებების დროული შესრულების მონიტორინგი.
7. საქმიანი ვიზიტების თანხლებით (ვიზის დამუშავება, რკინიგზისა და ავიაბილეთების დაჯავშნა, ტრანსფერი, სასტუმროები, ღონისძიებები, ექსკურსიები).
8. დელეგაციების, ვიზიტორების საწარმოს მენეჯმენტის მიერ მიღების ორგანიზება და მხარდაჭერა, შეხვედრების ორგანიზება, მოლაპარაკებები, პრეზენტაციები.
9. საკანცელარიო ნივთების ხარჯვის კონტროლი, საჭიროების შემთხვევაში, შეკვეთა.
10. ინფორმაციის ორიგინალების და ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების რეგისტრაცია, შენახვა.
11. ოფისის ცხოვრების მხარდაჭერა.
12. საოფისე სამუშაოები, დოკუმენტების ნაკადი.
13. შემომავალი, გამავალი, შიდა დოკუმენტაციის რეგისტრაცია.
14. მენეჯერის სამუშაო დღის დაგეგმვაში დახმარება.

როგორც ხედავთ, ამ პოზიციების პროფესიონალებს აქვთ მრავალი მსგავსი პასუხისმგებლობა. ყველა მათგანი ჩართულია (ან მონაწილეობს) ოფისის სიცოცხლის მხარდაჭერაში, ზარების მიღებასა და გავრცელებაში, სამუშაოების ორგანიზებაში და ხელმძღვანელისგან ბრძანებების შესრულებაში.

შეხედეთ მდივანის, აღმასრულებელი მდივნის და მენეჯერის ასისტენტის პასუხისმგებლობის ჩამონათვალს. ისინი თითქმის იდენტურია. თუ რომელიმე კომპანია ასევე არ ელოდება ანალიტიკურ მუშაობას ასისტენტისგან. ოფის მენეჯერის პოზიცია გარკვეულწილად არ არის ჩვეულებრივი, რომლისგანაც დამსაქმებლები ელიან პერსონალის და სამუშაო ინსპექტორის ფუნქციების შესრულებას. და, ალბათ, ის არის ერთადერთი, ვინც არ ელოდება ლიდერის დახმარებას (ან ეს უბრალოდ არ არის მითითებული რეკლამაში?). ჩვენ შეგვიძლია დარწმუნებით ვთქვათ, რომ მენეჯერის თანაშემწეს მოუწევს მენეჯერის დახმარება, რაც არ ათავისუფლებს მას ოფისის "მხარდაჭერის" აუცილებლობისგან.

დასკვნების გამოტანამდე მივმართოთ კიდევ ერთ პარამეტრს: რა მოთხოვნებს უყენებენ დამსაქმებლები ამ პოზიციების სპეციალისტებს (ცხრილი 2).

მაგიდა 2

დამსაქმებლის მოთხოვნები ოფისის მენეჯერის, მდივნის, მდივან-ასისტენტის, მენეჯერის ასისტენტის მიმართ

ისე, ჩვენს მიერ შემთხვევით შერჩეული დამსაქმებლები არ მოითხოვენ გარეგნობას და უმაღლეს განათლებას ოფისის მენეჯერისგან. ჩვენი აზრით, ისინი დიდ განსხვავებას ვერ ხედავენ მდივანს და ოფის მენეჯერს შორის. დანარჩენი სამი პოზიციის მოთხოვნები, ისევე როგორც შესრულებული მოვალეობები, თითქმის იდენტურია. მხოლოდ მენეჯერის ასისტენტისგან მათ სურთ პერსონალურ ასისტენტად მუშაობის გამოცდილება, ხოლო არ დაივიწყონ გუნდში მუშაობის უნარი (საიდუმლო არ არის, რომ ბევრი თანაშემწე გუნდისგან თავის დაღწევას ცდილობს - სამუშაოს სპეციფიკა ამას მოითხოვს) რა

რასაკვირველია, ინტერვიუზე ირკვევა, რომ პასუხისმგებლობის ნახევარი უბრალოდ "დავიწყებულია" დაწერა, და სხვაგან კანდიდატის მიმართ გამოჩნდება ორი ათეული მოთხოვნა. მთლიანობაში, ტენდენცია ნათელია: დამსაქმებელი ხედავს ოფისის მენეჯერს, როგორც პიროვნებას, რომელიც იზრუნებს ოფისზე, ყველა თანამშრომელზე და კლიენტებზეც კი. მაგრამ დიდი განსხვავება არ არის მდივანს, მდივნის თანაშემწეს და მენეჯერის ასისტენტს შორის.

ანუ თეორია და ამ დროს გადავიდა პრაქტიკიდან. ჩვენთვის ნათელია, რომ მდივანმა უნდა შეასრულოს, ვთქვათ, ტექნიკური ფუნქციონირება (დოკუმენტებთან მუშაობა და ა.შ.), ხოლო მენეჯერის ასისტენტმა ან ასისტენტმა უნდა შეასრულოს უფრო რთული ფუნქციები (დაწეროს საქმიანი წერილები, შეადგინოს ანალიტიკური მიმოხილვები და ა.შ.). მე ვიცი მხოლოდ ერთი კომპანია, რომელშიც პასუხისმგებლობა ნაწილდება ამ გზით. მაგრამ ის არის იდეალის კატეგორიიდან. პრაქტიკაში, ეს დაყოფა არის გამონაკლისი და არა წესი.

მე ეჭვი მაქვს, რომ უმეტეს შემთხვევაში დამსაქმებლებს უბრალოდ სურთ ფულის დაზოგვა სპეციალისტის დაქირავებით, რომელიც აერთიანებს რამდენიმე ფუნქციას. გარდა ამისა, პერსონალის ცხრილში დამატებითი ერთეულების დანერგვა კვლავ პრობლემურია.

რატომ არის ადმინისტრაციული თანამდებობების ამ ჯგუფის ყველაზე გავრცელებული სახელი ზუსტად "მდივანი"? პირველ რიგში, იმიტომ, რომ ყველას დიდი ხანია სმენია ამის შესახებ. მეორეც, თეორიულად, მენეჯერის თანაშემწეს შეუძლია უარი თქვას განყოფილების თანამშრომლების დახმარებაზე, ხოლო მდივანს წასასვლელი არსად აქვს. მესამე, ყველამ არ იცის ვინ არის ეს იდუმალი "რეფერენტი", ამიტომ სჯობს ტერმინოლოგიით არ შევქმნათ არასაჭირო გართულებები.

აშკარაა, რომ მდუმარედ მიღებული განყოფილება, რომელიც მენეჯერების თანაშემწეს აყენებს მდივნებს ან მდივან-თანაშემწეებს, ფაქტობრივად, ფორმალობაა. ეჭვგარეშეა, "რეჟისორის თანაშემწე" უფრო მყარად ჟღერს, ვიდრე "დირექტორის მდივანი". ეს, ალბათ, არის მთელი განსხვავება. დამსაქმებელი უფრო მეტად დაინტერესებულია თქვენი პირადი თვისებებით და სამუშაო გამოცდილებით, ვიდრე რა ჩანაწერია თქვენს სამუშაო წიგნში. რა თქმა უნდა, ჩვენ არასოდეს დავასრულეთ პოზიციების დაბნეულობა. ამასთან, მათთვის, ვინც შეშფოთებულია იმით, რომ ყველა სახის მოვალეობის შესრულებით, მის თანამდებობას ეწოდება "მდივანი", ჩვენ გირჩევთ, უარი თქვან ყველა კომპლექსზე და კითხვაზე, თუ ვისზე მუშაობთ, ამაყად უპასუხეთ: "მდივანი ".