რა არის ელექტრონული დოკუმენტის მენეჯმენტი და რა სარგებლობა მოაქვს მას ბიზნესისთვის. დოკუმენტების მართვის უფასო ელექტრონული სისტემების მიმოხილვა დოკუმენტების არქივის ორგანიზაციის სისტემები

კითხვაზე "რატომ სჭირდება თქვენს კომპანიას ელექტრონული დოკუმენტების მართვა?" სისტემის განხორციელების პროექტის წარმატების მინიმუმ ნახევარი დამოკიდებულია ელექტრონული დოკუმენტების მართვა(SED). უცნაურად საკმარისია, ძალიან ხშირად შეგიძლიათ მოისმინოთ პასუხი, როგორიცაა: "კონკურენტს / პარტნიორს უკვე აქვს - რატომ ვართ ჩვენ უარესები?" მაგრამ თუ თქვენ დაისახეთ EDMS– ის განხორციელების ასეთი მიზანი, შედეგები ნაკლებად სავარაუდოა, რომ იყოს შთამბეჭდავი.

მაშ, რა მიზნების წინაშე შეიძლება დადგეს კომპანია EDMS– ის განხორციელებისას? განვიხილოთ შესაძლო ვარიანტები.

ვინაიდან თითოეული ამ მიზნის მიღწევა თანმიმდევრულად ზრდის ავტომატიზაციის პროექტის ბიუჯეტს და რისკებს, რომ პროექტი წარმატებით არ დასრულდება, გადაჭარბებული მიზნების დასახვას განსაკუთრებული სიფრთხილით უნდა მოეპყროთ.

სისტემის დანერგვისას კიდევ ერთი გავრცელებული შეცდომა არის მოლოდინი, რომ ავტომატიზაცია თავად შეუწყობს ხელს მუშაობის პროცესის ოპტიმიზაციას. მაგრამ როგორც პროგრამისტები ამბობენ ასეთ შემთხვევებში: ”როდესაც თქვენ ავტომატიზირებთ ქაოსს, თქვენ მხოლოდ მიიღებთ "ავტომატური ქაოსი"».

სხვათა შორის, მნიშვნელოვანი შენიშვნა პროექტის ბიუჯეტის ფორმირების შესახებ: ის უნდა გამოითვალოს კომპანიაში დასაქმებულთა საერთო რაოდენობის საფუძველზე. უმეტეს შემთხვევაში, "მოდი ვცადოთ ერთ განყოფილებაში" ტიპის საპილოტე პროექტები არც კი დაგეხმარებათ იმის გაგებაში, სჭირდება თუ არა კომპანიას დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა თუ არა.

როდესაც მიზანი დასახულია და ავტომატიზაციის ამოცანები განისაზღვრება, შეგიძლიათ გააგრძელოთ შემდეგი ეტაპი - ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევანი.

როგორ ავირჩიოთ?

თითქმის 2000 – იანი წლების მეორე ნახევრამდე, EDMS– ის ბაზარი რუსეთში ორიენტირებული იყო მხოლოდ დიდ მომხმარებლებზე, მცირე და საშუალო კომპანიებს არჩევანი არ ჰქონდათ: იყო ძალიან მცირე წრე „შეფუთული“ EDMS, შესაფერისი ამ ზომის კომპანიებში განსახორციელებლად. რა უფრო მეტიც, უმეტეს შემთხვევაში, ეს EDMS იყო მხოლოდ "დიდი" სისტემების შემცირებული ვერსიები, რაც იმას ნიშნავს, რომ შეძენისა და შენარჩუნების ღირებულება, გამოყენების სირთულე არ იყო საკმაოდ ადეკვატური მცირე და საშუალო კომპანიების მოლოდინებთან.

ვ ბოლო წლებიმცირე და საშუალო კომპანიების EDMS ბაზარი მნიშვნელოვნად გაფართოვდა: მომწოდებლებმა შექმნეს ხედვა დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციისათვის საშუალო და მცირე ბიზნესისთვის და გამოჩნდა ბევრი ახალი გადაწყვეტა, რომელიც სპეციალურად არის ორიენტირებული ბაზრის ამ სეგმენტზე. აქედან გამომდინარე, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევა ახლა საკმაოდ რთული ამოცანაა. შევეცადოთ სისტემატიზირდეს EDMS– ის არჩევის პროცესი იმ მიზნების საფუძველზე, რომელსაც კომპანია ადგენს საკუთარი თავისთვის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვით.

დოკუმენტების მართვის ყველა ელექტრონული სისტემა პირობითად შეიძლება დაიყოს 3 დიდ ჯგუფად:

1. დოკუმენტების არქივის (შენახვის) ორგანიზების სისტემები.
2. საოფისე ავტომატიზაციის სისტემები დოკუმენტის ნაკადის ელემენტებით.
3. დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციის ინტეგრირებული სისტემები.

ყველაზე თანამედროვე EDMS შეიცავს სამივე ჯგუფის თითოეული ელემენტს, მაგრამ "სრულფასოვანი უნივერსალური" იშვიათია. როგორც წესი, თითოეული სისტემა ორიენტირებულია პროცესების გარკვეული ჯგუფის ავტომატიზაციაზე.

1. დოკუმენტების არქივის ორგანიზაციის სისტემები

ტერმინს "დოკუმენტების არქივი (შენახვა)" აქვს ორი მნიშვნელობა. ასეთი სისტემები იგულისხმება შემდეგნაირად:

• უაღრესად დიდი მოცულობის დოკუმენტების შენახვისა და დამუშავების სპეციალიზებული სისტემები.ასეთი სისტემები აუცილებელია კომპანიების ვიწრო წრისთვის, მაგალითად, რიგში მდგომ ორგანიზაციებისთვის ( კომუნალური მომსახურება, საჯარო სექტორი, დაზღვევა, საკრედიტო და საბანკო სექტორი). არ არსებობს ამდენი სისტემა, ისინი აგვარებენ საკმაოდ ვიწრო პრობლემებს და ჩვენ არ განვიხილავთ მათ ამ სტატიაში.
• "მსუბუქი" დოკუმენტების მართვის სისტემები, რომლებიც უზრუნველყოფენ მხოლოდ ძირითადი ფუნქციონირებადოკუმენტებთან მუშაობა: დოკუმენტური ფაილების ცენტრალიზებული შენახვა და მათზე თანამშრომელთა წვდომის ორგანიზება.

თუ ჩვენ ვსაუბრობთ დოკუმენტების არქივზე, როგორც "მსუბუქი" დოკუმენტების ნაკადის სისტემაზე, მაშინ დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციის ამ მიდგომაში ყველაზე პოპულარულია შემდეგი გადაწყვეტილებები:

ზოგადად, სამუშაოების ორგანიზება "დოკუმენტების არქივის" სახით აქვს აზრი მცირე საწარმოებისთვის (10 კაცზე ნაკლები მენეჯმენტის პერსონალით), ან მცირე მოცულობის სამუშაოების მქონე საწარმოებისთვის (10-20-მდე) დოკუმენტები თვეში). ასეთი სისტემების მთავარი ბონუსი არის მხოლოდ მათი დაბალი ღირებულება და მარტივად გამოყენება.

2. საოფისე ავტომატიზაციის სისტემები დოკუმენტის ნაკადის ელემენტებით

საოფისე ავტომატიზაციის სისტემები დოკუმენტის ნაკადის ელემენტებით ახლა შეადგენენ რუსულ ბაზარზე შეთავაზებულ EDMS- ის უმეტესობას. ტიპიური ფუნქციებიამ ჯგუფის სისტემები:

• დოკუმენტების არქივი:
• დოკუმენტების შენახვა და არქივირება,
• დოკუმენტების რეგისტრაციისა და საკონტროლო ბარათების რეკვიზიტების მოძიება, დოკუმენტების სრული ტექსტის ძებნა,
• დოკუმენტების სკანირება და აღიარება;
• Ოფისის სამუშაო(სისტემების ამ ჯგუფში, საოფისე ავტომატიზაციის განყოფილება ყველაზე განვითარებულია):
• დოკუმენტების რეგისტრაცია,
• საქმეთა ნომენკლატურის ორგანიზება,
• წვდომის უფლების დიფერენციაცია.
• დოკუმენტის ნაკადი:
• მარშრუტიზაციის დოკუმენტები,
• ბრძანებების გაცემა,
• ბიზნეს პროცესების ვიზუალიზაცია.

ყველა სისტემას აქვს თითქმის იდენტური მახასიათებლები, მაგრამ თითოეულ მათგანს, რა თქმა უნდა, აქვს საკუთარი კონკურენტული უპირატესობა... სისტემების შესახებ დეტალური ინფორმაციის მიღება შესაძლებელია ვებ – გვერდიდან http://www.doc-online.ru და EDMS მწარმოებლების ვებ – გვერდიდან.

3. დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციის კომპლექსური სისტემები

სისტემების ეს ჯგუფი არის ყველაზე "ძლიერი" დოკუმენტების ნაკადის და საწარმოს ოპერატიულ მენეჯმენტთან დაკავშირებული პროცესების ავტომატიზაციაში - ბრძანებების შესრულების გაცემა და მონიტორინგი, მარშრუტიზაციის დოკუმენტები და ა.

უფრო მეტიც, ასეთი EDMS– ის დანერგვა გამართლებულია დიდ ორგანიზაციებში (ჰოლდინგებში) იმის გამო, რომ ამ კლასის სისტემები შემუშავებულია მხოლოდ შეკვეთით და, შესაბამისად, აქვს მაღალი ღირებულება, საკმაოდ რთულია ათვისება და მოითხოვს მონაწილეობას IT სპეციალისტების განხორციელების დროს. ამასთან, ამ ჯგუფის EDMS– ის არჩევანი ასევე იძლევა დიდ შესაძლებლობებს კომპანიის საჭიროებების სისტემის შეცვლისთვის; შესაძლებელია შეიქმნას სისტემა დაბალანსებული ფუნქციებით, როგორც საოფისე სამუშაოების, ასევე დოკუმენტების სფეროში. მიმოქცევა.

Რა არის შემდეგი?

მას შემდეგ რაც გადაწყვიტეთ თქვენი რჩეული შესყიდვისთვის, არ დაგავიწყდეთ გაითვალისწინოთ შემდეგი ასპექტები, რაც რა თქმა უნდა იმოქმედებს EDMS განხორციელების პროექტის წარმატებაზე:

• ჰკითხეთ რა სისტემა აქვს ზრდის შესაძლებლობებიისე რომ არ დაგჭირდეთ ფულის დახარჯვა ახალი EDMS- ის განხორციელებაზე ბიზნესის მასშტაბის ზრდასთან ერთად.
• სისტემების ღირებულების შედარებისას განაკვეთი სრული ღირებულება პროექტი. ძალიან ხშირად, ღირებულების მნიშვნელოვანი ნაწილი იმალება დამატებით მოდულებში, ინფრასტრუქტურულ პროგრამულ უზრუნველყოფაში, კვლევის სერვისებში, სისტემის დანერგვასა და შენარჩუნებაში.
• შესყიდვამდე შეხედეთ სისტემას "პირდაპირ"ან უკეთესი, გადაწყვეტილების მიმწოდებლის მომხმარებლებთან ერთად. სისტემის არც ერთი ლამაზი პრეზენტაცია ან სისტემის "ლაბორატორიული" დემონსტრირება არ აჩვენებს მასთან მუშაობის რეალურ მახასიათებლებს.
• ბაზარზე არსებული ზოგიერთი სისტემა ე.წ "ყუთში" SED. ეს ნიშნავს სისტემის დამოუკიდებლად დაყენების და კონფიგურაციის შესაძლებლობას. გაითვალისწინეთ, რომ ეს ვარიანტი შეიძლება იყოს უფრო მომგებიანი, მაშინაც კი, თუ თქვენ უნდა გაგზავნოთ თქვენი IT სპეციალისტები ტრენინგზე.
• დარწმუნდით, რომ თქვენი კომპანიის თანამშრომლებმა "გაიყვანეს" სისტემა- ნებისმიერი ავტომატიზაცია ჩვეულებრივ იწვევს სამუშაოს მოცულობის ზრდას, განსაკუთრებით განხორციელების ეტაპზე. თუ კომპანიას აქვს პერსონალის დეფიციტი, აუცილებელია ან გაზარდოს მისი რაოდენობა, ან აირჩიოს EDMS უფრო მარტივი ფუნქციებით.
• სისტემის დანერგვის პროცედურა- პროექტის წარმატების მნიშვნელოვანი ელემენტი. სისტემის შეძენამდე, დარწმუნდით, რომ წინასწარ დაგეგმეთ ეს ეტაპი და განიხილეთ მისი მახასიათებლები გადაწყვეტის პროვაიდერთან! ძალიან ხშირად, ამ ეტაპის საფუძვლიანი შესწავლის გარეშე, EDMS ეკიდება როგორც "მკვდარი წონა" კომპანიას.

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემის დანერგვა გადამწყვეტი ნაბიჯია კომპანიისთვის, განსაკუთრებით საშუალო და მცირე კომპანიებისთვის, სადაც ნებისმიერი ხარჯვა მნიშვნელოვნად აისახება "სიცოცხლისუნარიანობაზე". ამრიგად, EDMS- ისა და გამოსავლის მიმწოდებლის სწორი არჩევანი, მცირე და საშუალო ბიზნესის მუშაობის თავისებურებების გათვალისწინებით, ძალიან მნიშვნელოვანი ფაქტორი... ამ სტატიაში ჩვენ შევეცადეთ წარმოგვედგინა მცირე და საშუალო ბიზნესისთვის EDMS ბაზრის ამჟამინდელი მდგომარეობა და დავეხმაროთ სწორი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევაში. Წარმატებას გისურვებ.

ჩაკეცვა ჩვენება

EDMS- ის არჩევისას შეგიძლიათ მიმართოთ ანალიტიკურ ინფორმაციას საიტებზე http://www.doc-online.ru და http://www.docflow.ru, ასევე უშუალოდ დეველოპერებს:

• BOSS-IT კომპანიის რეფერენტული სისტემა. საიტი http://www.boss-referent.ru
• კომპანია "EOS" - ის სისტემა "BUSINESS". საიტი http://www.eos.ru
• სისტემა "ევფრატი-დოკუმენტის ნაკადი" კომპანია "კოგნიტური ტექნოლოგიები". საიტი http://www.evfrat.ru
• კომპანია "InterTrust" - ის სისტემა "CompanyMedia". საიტი http://www.intertrust.ru
• Naumen კომპანიის NauDoc სისტემა. საიტი http://www.naumen.ru
• კომპანია "DuxSoft" - ის სისტემა "Akta". საიტი http://www.duxsoft.ru

NauDoc - ყველა დონის მენეჯერებისა და სუბიექტების დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესის თვისობრივი გაუმჯობესების მიზნით, დოკუმენტებთან რუტინული მუშაობის დროის შემცირება, სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, საწარმოში დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაცია.

NAUDOC არის პროგრამული უზრუნველყოფის პროდუქტი ოფისის ავტომატიზაციის, სამუშაო პროცესისა და ბიზნეს პროცესებისთვის, შემუშავებული NAUMEN– ის მიერ. NAUDOC საშუალებას გაძლევთ მართოთ დოკუმენტების დამუშავების პროცესები და აკონტროლოთ შესრულების დისციპლინა, მიიღოთ ამომწურავი ინფორმაცია დავალებების შესრულების პროგრესის შესახებ.

NauDoc ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა ოპტიმალურად შეეფერება საშუალო და მცირე ბიზნესის დოკუმენტების მიმოქცევის ავტომატიზაციას, მენეჯმენტის კომპანიებს, დიზაინის ორგანიზაციებს, ჰოლდინგის სტრუქტურების დანაყოფებს, ასევე დოკუმენტების მიმოქცევის ავტომატიზაციის სპეციფიკური ამოცანების გადასაჭრელად, რომლებიც დიდი კომპანიების დანაყოფების წინაშე დგას (უზრუნველყოფა მარეგულირებელ დოკუმენტებთან მუშაობა ISO 9001: 2000 მოთხოვნების შესაბამისად, თანამშრომლებსა და პერსონალის სამსახურს შორის ურთიერთქმედება და სხვა).

NAUDOC– ის გამოყენებით შესაძლებელია დოკუმენტების ერთი საცავის ორგანიზება როლების მიხედვით წვდომის უფლების დიფერენცირებით, რაც თანამშრომლებს საშუალებას აძლევს ნებისმიერ დროს მიიღონ წვდომა დოკუმენტებზე და რაც შეიძლება მალეიპოვნეთ ყველა საჭირო ინფორმაცია, მიუხედავად დოკუმენტების მფლობელის სამუშაო ადგილზე ყოფნისა. ჟურნალები საშუალებას გაძლევთ ჩაწეროთ შემომავალი, შიდა და გამავალი დოკუმენტები, თვალყური ადევნოთ საწარმოში დოკუმენტების ქაღალდის ასლების მოძრაობას.

NAUDOC– ის ფუნქციონირების დისციპლინის კონტროლი საშუალებას აძლევს დავალებებს მიაწოდოს სისტემაში თანამშრომლებს, შეასრულოს მათი შესრულება, თვალყური ადევნოს ვადებს, გაგზავნოს დოკუმენტები დასამტკიცებლად და გაგზავნოს დამტკიცებული ნაშრომები სისტემის სხვა მომხმარებლების განსახილველად. პერსონალიზაცია ცხოვრების ციკლიდოკუმენტების კატეგორიებისთვის საშუალებას გაძლევთ მიუთითოთ დოკუმენტების გადაადგილების ტიპიური მარშრუტები, დააკონფიგურიროთ მათი ავტომატური მარშრუტიზაცია და დავალებების მინიჭება.

ყველა მოქმედება დოკუმენტებთან და ამოცანებთან ერთად ხორციელდება ვებ ინტერფეისის საშუალებით, რომელიც უკავშირდება სისტემას მსოფლიოს ნებისმიერი ადგილიდან, რითაც ქმნის ორგანიზაციის ერთ საინფორმაციო სივრცეს, მათ შორის დისტანციურ ფილიალებსა და მობილურ მუშაკებს.

NauDoc ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის გამოყენების უპირატესობები:

თანამდებობის პირების მიერ დოკუმენტების დამტკიცების პროცედურის გამარტივება

• დოკუმენტის შექმნის შემდეგ თანამშრომელი მას უგზავნის ადამიანთა გარკვეულ წრეს დასამტკიცებლად ორგანიზაციის მიერ მიღებული დოკუმენტების დამტკიცების პროცედურის შესაბამისად.
• კოლექტიურად მუშაობისას ყველა მოქმედება შესრულებულია დოკუმენტის ერთ ასლზე. NauDoc მომხმარებლები, რომლებიც ამტკიცებენ დოკუმენტს, მიიღებენ მასზე წვდომას პროცესში.
• ნებისმიერ ეტაპზე შეიძლება შეიქმნას დამტკიცების ანგარიში (მითითებულია ავტორიზებული პირის სახელი და პოზიცია და დოკუმენტის დამტკიცების ზუსტი დრო).

ელექტრონული და ქაღალდის დოკუმენტების სისტემაში რეგისტრაციის შესაძლებლობა

• დოკუმენტის რეგისტრაცია რეგისტრაციის ჟურნალში ხდება ავტომატურად დოკუმენტთან მუშაობის გარკვეულ ეტაპზე.
• ქაღალდის დოკუმენტებისთვის, სისტემაში იქმნება სპეციალური ელექტრონული ბარათი; დოკუმენტის დასკანერებული ასლი შეიძლება დაერთოს ბარათს.

დეტალების და შინაარსის მიხედვით დოკუმენტების ძიების დაჩქარება

• NauDoc სისტემა მოგაწვდით შესაძლებლობას მყისიერად იპოვოთ ყველა დოკუმენტი კონკრეტული რეკვიზიტისთვის (მაგალითად, რეგისტრაციის ნომერი ან მოკლე აღწერა).

ორგანიზაციის და ადმინისტრაციული დოკუმენტებით მუშაობის გამარტივება

• მომხმარებელი ქმნის დოკუმენტს NauDoc სისტემაში, წინასწარ განსაზღვრული შაბლონის მიხედვით. დოკუმენტის შესაქმნელად, თქვენ უნდა შეცვალოთ დეტალების მნიშვნელობები მის სარეგისტრაციო ბარათში, ისინი ავტომატურად შეიტანება დოკუმენტის ტექსტში. საჭიროების შემთხვევაში, თქვენ შეგიძლიათ მისცეთ მომხმარებელს უფლება შეცვალოს შაბლონის ტექსტი.
• დოკუმენტის შექმნის შემდეგ თანამშრომელი მას აგზავნის სამუშაოდ ადამიანთა გარკვეულ წრეში, ორგანიზაციაში მიღებული პროცედურის შესაბამისად.
• სისტემა „იცნობს“ დამტკიცების პროცედურას: ის აკონტროლებს ეტაპობრივად დაგეგმილ ვადებს, აცნობებს პასუხისმგებელ პირებს, სისტემა ასევე აგზავნის შეტყობინებებს დოკუმენტის ეტაპობრივი გადაადგილების შესახებ.
• დოკუმენტის რეგისტრაცია რეგისტრაციის ჟურნალში ხდება ავტომატურად დოკუმენტთან მუშაობის გარკვეულ ეტაპზე. ამ შემთხვევაში, დოკუმენტს ენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი და მითითებულია რეგისტრაციის თარიღი.

Პროცესის მართვა

• NauDoc სისტემა საშუალებას გაძლევთ ავტომატიზიროთ კომპანიის წარმოების ან მართვის პროცესები. საშუალებას გაძლევთ გამოყოთ ეტაპები, პასუხისმგებელი პირები, დაგეგმილი ვადები. ეს საშუალებას გაძლევთ დაანგარიშოთ მოხსენებები იმ ეტაპზე, სადაც თითოეული პროცესის ინსტანციაა, რათა იპოვოთ ” ვიწრო ადგილები»და პასუხისმგებელი პირები, რის გამოც ვადები ირღვევა, ცვლილებების შეტანამდე ახორციელებენ პროცესს.

მუშაობის გამარტივება შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციით

• NauDoc შეიძლება კონფიგურირებული იყოს როგორც ფოსტის კლიენტი, რომელიც უზრუნველყოფს შემომავალ და გამავალ დოკუმენტებთან მუშაობის შესაძლებლობას, როგორც სისტემაში რეგულარულ დოკუმენტებს.
• შემომავალი კორესპონდენციის დამუშავებისას მდივანი იღებს წერილებს, რეგისტრირებს წერილებს შემომავალი კორესპონდენციის ჟურნალში, დოკუმენტს ავტომატურად ენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი. მომზადების შემდეგ, დოკუმენტი ეგზავნება ხელმძღვანელს გადასაწყვეტად, ორგანიზაციაში მიღებული პროცედურის შესაბამისად. განხილვის შემდეგ, დოკუმენტი გადაეგზავნება განსახილველად ან შესასრულებლად ორგანიზაციის თანამშრომლებს.
• გამავალი კორესპონდენციის დამუშავებისას თანამშრომელი ქმნის წერილს ორგანიზაციაში მიღებული შაბლონის მიხედვით, უგზავნის მას უფროსს დასამტკიცებლად, ორგანიზაციაში მიღებული პროცედურის შესაბამისად. დოკუმენტის დამტკიცების შემდეგ ის ავტომატურად ეგზავნება მდივანს. მდივანი წერილს აწერს რეესტრში და აგზავნის ელექტრონული ფოსტით. ამ შემთხვევაში, ყველა დოკუმენტი ინახება სისტემაში და ხელმისაწვდომია საძიებლად.

კორპორატიული ვებ პორტალის და კომპანიის ინტერნეტ რესურსის შექმნა

• NAUDOC საშუალებას გაძლევთ შექმნათ ინტერნეტი და ინტრანეტი საიტები და მართოთ შინაარსის განთავსება (ძრავის ფუნქციონირება). შინაარსი შეიძლება იყოს ნაშრომები, გრაფიკა და NAUDOC სხვა ობიექტები.
• რესურსების მოსახერხებელი განვითარება და რედაქტირება ჩაშენებული WISYWIG რედაქტორში, ვერსიის კონტროლი.
• ახალი ამბების, კითხვარების და ხმების გამოქვეყნების მართვა.
• ჩამონტაჟებული განვითარების შესაძლებლობები და რესურსების გვერდების ხელახალი დიზაინი.
• რესურსების განყოფილებებში წვდომის ცენტრალიზებული კონტროლი, ვებ რესურსზე გამოქვეყნებამდე დოკუმენტების კოორდინაციის შესაძლებლობა.

სისტემის ტექნოლოგიური მახასიათებლები

• 100% ვებ ინტერფეისი საშუალებას გაძლევთ დაუკავშირდეთ სისტემას მსოფლიოს ნებისმიერი ადგილიდან, შექმენით ერთი საინფორმაციო სივრცე ორგანიზაციისთვის, მისი დისტანციური ფილიალებისთვის და მობილური მუშაკებისთვის.
• სისტემა აგებულია ABBYY FINEREADER Scripting Edition სკანირებით და OCR პროგრამული უზრუნველყოფით;
• სისტემა იძლევა გარე დირექტორიის სერვისში მყოფი ადამიანების ავთენტიფიკაციას და ავტორიზაციას, მაგალითად, LDAP ან Microsoft Active Directory;
• სისტემას აქვს ელექტრონული ციფრული ხელმოწერით მუშაობის მოდული () და აქვს უნარი გამოიყენოს ნებისმიერი კრიპტო პროვაიდერის EDS, რომელიც მხარს უჭერს Microsoft CRYPTOAPI ინტერფეისს.

NauDoc ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა ოპტიმალურად შეეფერება მცირე და საშუალო ბიზნესის დოკუმენტების მიმოქცევის ავტომატიზაციას, მენეჯმენტის კომპანიებს, საპროექტო ორგანიზაციებს, ჰოლდინგის სტრუქტურების დანაყოფებს, აგრეთვე დოკუმენტების მიმოქცევის ავტომატიზაციის სპეციფიკურ ამოცანებს, რომლებიც დიდი დანაყოფების წინაშე დგას. კომპანიები (მარეგულირებელ დოკუმენტებთან მუშაობის უზრუნველყოფა ISO 9001: 2000 მოთხოვნების შესაბამისად, თანამშრომლებსა და პერსონალის სამსახურს შორის ურთიერთქმედება და ა.

NauDoc ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა შექმნილია 50 – მდე მომხმარებლის კომფორტული მუშაობისთვის, რომელთაც შეუძლიათ შექმნან 5000 – მდე დოკუმენტი წელიწადში. ეს არის Zope პროგრამული პლატფორმის ტექნოლოგიური შეზღუდვები, რომლებზეც პროდუქტი შემუშავებულია.

პრაქტიკული შენიშვნებიდან შეიძლება განვასხვავოთ შემდეგი ფაქტორები:

• მაღალი სისტემის საიმედოობა. 4 წლიანი ოპერაციის განმავლობაში, არც ერთი მარცხი.
• მაღალი უსაფრთხოების სისტემა ჰაკერების შეტევებისგან
• კარგი ფუნქციონირება უფასო სისტემისთვის, მაგრამ უკიდურესად მწირი ფასიანი სისტემისთვის
• სერვერის მაღალი დატვირთვა თუნდაც მცირე მონაცემთა ბაზით. ძაფის ცუდი ოპტიმიზაცია, სავარაუდოდ, დამნაშავეა. აქედან გამომდინარე ნელი მუშაობა დოკუმენტებთან.
• მონაცემთა ბაზაში მონაცემების შეყვანის უხერხულობა.
• გამოყენებადობა, როგორც ასეთი, არ არსებობს , როგორც ჩანს, პროგრამისტებმა დაწერა სისტემა საკუთარი თავისთვის და არა გასაყიდად.
• სისტემის არასრულყოფილების შთაბეჭდილება.
• ცუდი (ნელი) ტექნიკური და საინფორმაციო მხარდაჭერა ფორუმზე, თუნდაც კლიენტების გადახდისთვის
• უფასო ვერსიაში, დაწყებული დაგროვილი დავალებების გარკვეული რაოდენობიდან - ძიება იძლევა არასწორ პასუხებს.
• ფასიან ვერსიაში, დაწყებული დაგროვილი ამოცანების გარკვეული რაოდენობიდან - ძიება იწყებს შეცდომებს საძიებო უბნის არჩევისას, ეძებს დოკუმენტებს არასწორ ადგილას, არ ესმის სტანდარტული ლოგიკური ძიების პირობები.
• სისტემის კოდი ღიაა, მაგრამ შეუძლებელია რამის ხელით შეცვლა.

Პლატფორმა: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC ხელმისაწვდომია 2 გამოცემაში: NAUDOC Free და NAUDOC Enterprise

დატოვეთ თქვენი კომენტარი!

საიდუმლო არ არის, რომ ნებისმიერი ბიზნესის წარმატებული ქცევა პირველ რიგში დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ მუშაობს დოკუმენტაციის ორგანიზების მექანიზმი. ყოველივე ამის შემდეგ, დოკუმენტებთან მუშაობა, თუმცა არ არის სახალისო, არის მნიშვნელოვანი რგოლი კომპანიის მენეჯმენტში.

გარდა ამისა, დოკუმენტაცია დროულად უნდა იქნას განხილული, წინააღმდეგ შემთხვევაში დაიწყება დაგროვება და დაკარგვა. შესაძლო დანაკარგების თავიდან აცილების მიზნით, დაინერგა დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა.

ამ სტატიაში ჩვენ გეტყვით: რა არის EDMS? რა ტიპები, უპირატესობები და უარყოფითი მხარეები აქვს მას?

ინტერნეტის განვითარებასთან ერთად, სქელი საქაღალდეებისა და მტვრიანი არქივების დრო წარსულს ჩაბარდა. ახლა დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესი სრულად ავტომატიზირებულია. საჭირო ნაშრომები შეგიძლიათ იხილოთ ერთი დაწკაპუნებით, ხოლო არქივირება ხდება ადამიანის ყოველგვარი ჩარევის გარეშე. საწარმოებისთვის ასეთი შესაძლებლობები იხსნება EDMS.

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა (EDMS) არის სპეციალური პროგრამა, რომლის წყალობით ხდება დოკუმენტების დამუშავება ელექტრონულ ფორმატში... სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, EDMS– ის წყალობით, შესაძლებელია თანამშრომლებს შორის დოკუმენტების გადაცემა, ინდივიდუალური დავალებების გაცემა, დაარქივება და ა.

რა თქმა უნდა, ბევრმა ორგანიზაციამ იცის როგორ შექმნას ელექტრონული დოკუმენტები, შეინახოს და გადასცეს ისინი. თუმცა, უბრალოდ ელექტრონული ფორმატიარ ექნება სამართლებრივი ეფექტი. ელექტრონული ქაღალდის წონის მოსაპოვებლად მნიშვნელოვანია, რომ მას ხელი მოაწეროს ორივე მხარემ. ამ შემთხვევაში, დოკუმენტები უნდა იყოს დალუქული სპეციალური ელექტრონული ხელმოწერით.

ამრიგად, EDMS შეიძლება დაიყოს ორ ტიპად:

1. კომპანიის შიგნით დოკუმენტების ნაკადი თანამშრომლებს შორის;
2. დოკუმენტის ნაკადი შორის სხვადასხვა საწარმოებიდა ორგანიზაციები სპეციალური საკომუნიკაციო არხებით.

იმისათვის, რომ გამოიყენოთ EDMS ორგანიზაციაში, საჭიროა სპეციალური პროგრამული უზრუნველყოფა. ჩვეულებრივ, ასეთ პროგრამას ეწოდება EDF პლატფორმა. გარდა ამისა, დამატებითი აპარატურაა საჭირო ასეთი პროგრამული უზრუნველყოფის შეუფერხებელი მუშაობისთვის. მაგალითად, სერვერები, ქსელის არხები და ა.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორი საჭირო იქნება, თუკი აუცილებელია ორ სხვადასხვა კომპანიას შორის ნაშრომებთან მუშაობა. ასეთი ოპერატორი იქნება კარგი დამხმარე. ყოველივე ამის შემდეგ, მან იცის როგორ მიაწოდოს შეტყობინებები, ამოწმებს რა ფორმატში იგზავნება დოკუმენტები, მოითხოვს და აკონტროლებს ელექტრონული ხელმოწერის განთავსებას, დამოუკიდებლად ინახავს და საარქივო ნაშრომებს და ა.

ამრიგად, EDMS არის მთელი ბიზნესის "სისხლის მიმოქცევის სისტემა". ეს დაზოგავს უამრავ დროს და, უდავოდ, დადებითად აისახება ორგანიზაციის მუშაობაზე მთლიანად. მაგრამ ყოველთვის არის რაიმე სარგებელი ამ ტიპის ინფორმაციის დამუშავებისგან? და შეუძლია თუ არა EDMS- ს ზიანი მიაყენოს ბიზნესს? ამ კითხვებზე პასუხის გასაცემად, თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ დადებითი და უარყოფითი მხარეებიელექტრონული დოკუმენტების მართვა.

EDF– ის დადებითი და უარყოფითი მხარეები

EDF– ის ნებისმიერი სხვა პროცესის მსგავსად, მას აქვს როგორც დადებითი, ასევე უარყოფითი მხარეები. ძირითადი პარამეტრები მოცემულია ქვემოთ მოცემულ ცხრილში.

ღირსება

ნაკლოვანებები

შეკვეთა. სისტემა ავტომატურად ანიჭებს ნომრებს დოკუმენტებს, რაც გამორიცხავს ყველა სახის შეცდომას თვალყურის დევნება. ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ გაარკვიოთ ვინ მუშაობს დოკუმენტთან Უსაფრთხოება. თანამშრომელი ვერ შეძლებს დაკარგოს ან გააფუჭოს ელექტრონული დოკუმენტი აღდგენა. წაშლილი დოკუმენტის აღდგენა შესაძლებელია ნებისმიერ დროს დროებითი რესურსების შენარჩუნება... დოკუმენტის ელექტრონული ფორმა თითოეულ თანამშრომელს იღებს წამებში, განურჩევლად მათი ადგილმდებარეობისა. მოსახერხებელია მუშაობა. საჭიროების შემთხვევაში, თანამშრომელს შეუძლია შეცვალოს დოკუმენტის ორიგინალური ვერსია. EDF შესაძლებელს ხდის თითოეული მათგანის აღდგენას. გარდა ამისა, თქვენ შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ იმ სპეციალისტების სახელებს, რომლებიც მუშაობდნენ ქაღალდზე. ხელმისაწვდომობა. EDM სისტემა მუშაობს 24/7. უფრო მეტიც, ინტერნეტის საშუალებით მასთან დაკავშირებისას დასაქმებულს შეუძლია ნებისმიერ დროს იმუშაოს დოკუმენტაციით, თუნდაც ის იყოს საავადმყოფოში ან შვებულებაში. დაგეგმვა. სისტემა საშუალებას აძლევს სპეციალისტს დაგეგმოს ნაშრომებით მუშაობის კურსი. თქვენ შეგიძლიათ განსაზღვროთ თარიღი, შესრულების დრო, ასევე შეკვეთა. და საჭირო დროს, პროგრამა თავად მოუწოდებს თანამშრომელს მისი სამუშაოს შესრულების აუცილებლობის შესახებ. მოსახერხებელი ძებნა. პროგრამა შექმნილია ისე, რომ მისი პოვნა შესაძლებელი გახდეს საჭირო დოკუმენტიარა მხოლოდ სახელით, არამედ საკვანძო სიტყვით. ქაღალდის შენახვა. არ არის საჭირო დოკუმენტაციის დაბეჭდვა, საქაღალდეებში შეკვრა და ინვენტარის გაკეთება. ყველა ინფორმაცია ინახება ელექტრონულად და ნებისმიერ დროს საჭირო დოკუმენტიშესაძლებელია ქაღალდზე დაბეჭდვა.

ფულის ხარჯვა... EDF- ის შექმნა მოითხოვს გარკვეულ ფინანსურ ხარჯებს. ფული საჭიროა პროგრამული უზრუნველყოფისა და ტექნიკისთვის. ხარჯების ოდენობა დამოკიდებული იქნება დაკავშირებული თანამშრომლების რაოდენობაზე. საშუალოდ, ეს თანხა იქნება დაახლოებით 100,000 რუბლი (*). დაუყოვნებლივ გამოიყენოთ EDMS - ის არ იმუშავებს... პროგრამის შეძენის, ინსტალაციის, განხორციელებისა და გამართვის შემდეგ საჭიროა ბევრი დრო, ასევე სპეციალური უნარები. ტრენინგი... ERMS– ის სწორად გამოყენების მიზნით, ყველა ჩართულმა თანამშრომელმა უნდა გაიაროს სპეციალური ტრენინგი. უსაფრთხოება... ინფორმაციის უსაფრთხოების მიზნით, კომპანიის ლიდერებმა განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიაქციონ უსაფრთხოებას. კერძოდ გათავისუფლება ელექტრონული ხელმოწერა, განსაზღვროს რომელი თანამშრომელი და რა წვდომა ექნება ნაშრომებს და ასევე უნდა დაიცვას პროგრამა გარედან შეღწევისგან. თქვენ დაგჭირდებათ EDMS ადმინისტრატორი... ორგანიზაციის პერსონალს უნდა ჰყავდეს ადამიანი, რომელიც შეძლებს გადაჭრას EDMS– ში მუშაობის მიმდინარე ამოცანები. კერძოდ, სერვერის გამართვის მიზნით, მომხმარებლების დახმარება, სისტემის ფუნქციონირების მონიტორინგი. მოითხოვს მუდმივ სარეზერვო ასლს... ინფორმაციის შესანარჩუნებლად მომხმარებლებმა უნდა შეინარჩუნონ ჩანაწერები ნებისმიერ დროს. ზოგიერთ შემთხვევაში საჭიროა ელექტრონული და ქაღალდის დოკუმენტის არსებობა... თუ, მაგალითად, პარტნიორს არ აქვს დაინსტალირებული EDMS, მაშინ მასთან მუშაობისას დოკუმენტაცია უნდა იყოს როგორც ელექტრონული, ასევე ქაღალდის სახით.

მცირე ბიზნესისთვის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის რეალური ღირებულება

(*) თუ კომპანია არის პატარა და ბიზნესის მფლობელი (ან ინდივიდუალური მეწარმე) აპირებს ხელი მოაწეროს დოკუმენტებს პირადად, მაშინ ხარჯები იქნება მინიმალური. ისინი მოიცავს ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის შეძენას - 1,500 რუბლს და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სერვისზე წვდომას - 100 რუბლიდან.

ამისთვის მცირე მოცულობებიჩვენი რედაქცია რეკომენდაციას უწევს Kontur.Diadok სერვისს. თუ აირჩევთ ტარიფს ” უნივერსალური”, მაშინ ხარჯები იქნება მხოლოდ 9 რუბლი გაგზავნილი დოკუმენტისთვის. თუ შევადარებთ ორიგინალური დოკუმენტების ფოსტით გაგზავნას, მაშინ აქ არის ერთის გაგზავნა დარეგისტრირებული წერილირეგიონის ფარგლებში იქნება მინიმუმ 50 რუბლი. განსხვავება აშკარაა:

სისტემა აძლევს ყველა ახალ მომხმარებელს ელექტრონული დოკუმენტების 50 მისასალმებელ ბონუს გადაცემას.

როგორც ცხრილიდან ჩანს, დადებითი ასპექტების მიუხედავად, SED– ს აქვს უარყოფითი ასპექტებიც. ისინი ძირითადად ადუღებენ მატერიალური ხარჯები, რომელიც, როგორც აღმოჩნდა, შეიძლება არ იყოს პატარა.

კომპანიას დაეკისრება მნიშვნელოვანი ხარჯებიარა მხოლოდ ინსტალაციისთვის პროგრამული უზრუნველყოფადა საჭირო აღჭურვილობის შეძენა, მაგრამ ასევე უნდა დასაქმდეს თანამშრომელი, რომლის სპეციალური უნარების გარეშე ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა უბრალოდ არ იმუშავებს. ასეთი თანამშრომელი ასევე ვალდებულია გადაიხადოს ხელფასი. და ეს არის სხვა ხარჯების ერთეული.

მაგრამ არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ დახარჯული ძალისხმევა მომავალში ანაზღაურდება და EDMS– ით მომუშავე კომპანიები მხოლოდ სარგებელს მიიღებენ. ყოველივე ამის შემდეგ, ისინი დაზოგავენ არა მხოლოდ ინფორმაციის დამუშავების დროს, არამედ მნიშვნელოვნად შეამცირებენ მომსახურების გადახდის ღირებულებას, მაგალითად, არქივისტისთვის. გარდა ამისა, ყველაფრის გარდა, ელექტრონული არქივი არ საჭიროებს დამატებით შენობებს, დამატებითი საოფისე აღჭურვილობის შეძენას და სხვა პუნქტებს.

რა არის დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა?

როგორც წესი, ეს არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა (EDM), რომელშიც შეგიძლიათ ელექტრონული დოკუმენტების გენერირება, გაგზავნა, მიღება და ხელმოწერა. ისინი ეკვივალენტურია ქაღალდზე, ხელნაწერი ხელმოწერით. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ჩასატარებლად გჭირდებათ ელექტრონული ხელმოწერის სერთიფიკატი.

ინტერფეისი ჩვეულებრივ შედგება 2-3 ჩანართისგან, რომელთა შორის არიან კონტრაგენტები (თქვენი პარტნიორები და კლიენტები, რომლებიც მონაწილეობენ EDF– ში) და მთავარი ჩანართი - დოკუმენტები. ამ ჩანართში, Inbox და Outbox სექციებში ნახავთ თქვენს მიერ გაგზავნილ და მიღებულ დოკუმენტებს.

EDF- ის სახეები

ეჭვგარეშეა, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის დანერგვისას, ორგანიზაციები დიდ აქცენტს აკეთებენ ეფექტურობაზე. ძნელი სათქმელია, რომელი ტიპის EDI იქნება ყველაზე ეფექტური კონკრეტული ორგანიზაციისათვის. ეს ყველაფერი დამოკიდებულია საწარმოს მიმართულებაზე და მის ბიზნეს პროცესებზე.

ამასთან, არსებობს ზოგადი EDF კვალიფიკაცია ფუნქციონირების, კონტროლის ტექნოლოგიის, შემადგენელი კომპონენტების და ა. ამ მხრივ, შეიძლება განვასხვავოთ EDMS– ის ძირითადი ტიპები:

• საოფისე სამუშაო სისტემა... ეს ტიპი განკუთვნილია საწარმოს მართვისთვის. უფრო მეტიც, მუშაობა ხორციელდება ყველა მიღებული წესის მიხედვით ვერტიკალური კონტროლით, ე.ი. ბოსიდან დაქვემდებარებაში;
• ელექტრონული არქივები... ასეთი სისტემის მთავარი მიზანია დოკუმენტების შენახვის ორგანიზება. სხვა საკითხებთან ერთად, პროგრამა მომხმარებელს საშუალებას აძლევს ადვილად იპოვოს საჭირო ქაღალდი. თუმცა, ასეთ სისტემაში დოკუმენტაციის გადაცემა შეუძლებელი იქნება;
• სამუშაო ნაკადის სისტემები... ამ ტიპის სისტემა ფართოდ არის გავრცელებული მომხმარებლებს შორის იმის გამო, რომ მისი მთავარი ამოცანაარის ბიზნეს პროცესების ორგანიზება და ავტომატიზაცია. ამგვარი პროგრამული უზრუნველყოფით ადვილია ბიზნესის კეთება, ხოლო სამუშაო ნაკადი მხოლოდ სამუშაო მომენტების არსებობის მიზეზია;
• ECM სისტემები... პროგრამული უზრუნველყოფა საშუალებას აძლევს მომხმარებელს შეიტანოს სიახლე ორგანიზაციის მართვის სისტემაში. რთული სისტემების დახმარებით შესაძლებელია მართვა: დოკუმენტები, ხელმოწერები, სამუშაო პროცესები, თანამშრომლების ცოდნა და ა.შ. ამ ტიპის EDF იქნება ბევრად უფრო ძვირი, რადგან ის მომხმარებელს სთავაზობს მოწინავე ფუნქციებს.

აღსანიშნავია, რომ EDMS– ის თითოეული ტიპი ხდება წინამორბედის ყველაზე დიდი მასშტაბი და იძლევა მეტი შესაძლებლობებიმომხმარებლებს. თუმცა, იმისათვის, რომ ვაფასოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სარგებელი, აუცილებელია სწორი არჩევანის გაკეთება.

როგორ ავირჩიოთ სწორი EDMS

როგორც უკვე აღვნიშნეთ, EDMS– ის არჩევანი რთული პროცესია, რომელიც განსაკუთრებულ ყურადღებას მოითხოვს. სხვა საკითხებთან ერთად, კომპანიის მენეჯმენტმა უნდა გაითვალისწინოს გადამწყვეტი ფაქტორების უზარმაზარი რაოდენობა, როგორიცაა საწარმოს მიმართულება, პერსონალი და ა.

მაგალითად, ამისთვის კომერციული ორგანიზაციასწორად დაამყარებს ERMS როგორც თანამშრომლებს შორის, ასევე პარტნიორებს შორის. მხოლოდ ამ გზით კომპანია შეძლებს მიიღოს საჭირო ეკონომიკური სარგებელი.

ამისთვის სახელმწიფო დაწესებულებაუმჯობესია, მისი მუშაობის სპეციფიკაზე გავამახვილოთ ყურადღება და მეტი ყურადღება მივაქციოთ ელექტრონული არქივების შექმნას. ასევე საჭიროა თანამშრომლების მომზადება მათთან მუშაობისთვის.

ერთი ან სხვა EDMS არჩევისას მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ, აკმაყოფილებს თუ არა სისტემა მითითებულ მოთხოვნებს. Ესენი მოიცავს:

• ფუნქციონალურობის სისრულე;
• გამოყენების მოხერხებულობა;
• რამდენად სწრაფად დაინერგება ეს სისტემა სამუშაო პროცესში;
• პარამეტრების არსებობა და ისინი უნდა იყოს მოქნილი;
• აქვს თუ არა სისტემას ფუნქციონირების გაფართოების უნარი;
• შესაძლებელია თუ არა EDMS- ის მორგება საწარმოს არსებულ პროგრამულ უზრუნველყოფაზე;
• ადაპტაციის სიმარტივე;
• ხელმისაწვდომობა ტექნიკური მხარდაჭერა... მნიშვნელოვანია, რომ ასეთი დახმარება იყოს მაღალი დონის;
• მწარმოებლის რეპუტაცია და ა.

ამ ფაქტის გათვალისწინებით, მომხმარებელმა უნდა დაიცვას შემდეგი ქმედებები:

1. გამოიკვლიეთ ფუნქციონირება. აუცილებელია განსაკუთრებული ყურადღება მიექცეს თავს "შესაძლებლობები". მნიშვნელოვანია, რომ მწარმოებელმა კონკრეტულად მიუთითოს პროგრამის მიერ შესრულებული ამოცანების ჩამონათვალი. თუ არ არსებობს სპეციფიკა, მაშინ ღირს ასეთი EDMS სისტემის მიტოვება;
2. თემატური პრეზენტაციების ხელმისაწვდომობა. მნიშვნელოვანია, რომ პროგრამა შეიცავს დემო მასალას, რითაც აუხსნის მომხმარებელს, თუ როგორ გამოიყენოს ფუნქციონირება;
3. შეისწავლეთ ეკრანის ანაბეჭდები. ასე რომ, მენეჯერი შეძლებს დარწმუნდეს, არის თუ არა ფუნქციონირება მართლაც მარტივი და აქვს თუ არა მას განსაზღვრული მოთხოვნები;
4. დარწმუნდით, რომ შეისწავლეთ რეალური მომხმარებლების მიმოხილვები. უმეტესობა საუკეთესო გზა- ეს არის ვიდეოების ყურება YouTube- ზე;
5. ბევრი მწარმოებელი სთავაზობს უფასო ცდებს აღმასრულებლებს. ასე რომ, მომხმარებელი შეძლებს გაიგოს, არის თუ არა შერჩეული პროდუქტი შესაფერისი;
6. რაც შეეხება საქონლის ღირებულებას, აშკარაა, რომ ამ წერტილს არ შეუძლია აწუხოს მყიდველი. ძნელია იმის დადგენა, თუ როგორი უნდა იყოს EDMS– ის რეალური ღირებულება, მაგრამ ღირს იმის შესწავლა, თუ რა ქმნის ამა თუ იმ ფიგურას. ამრიგად, ფასების ჩამონათვალის დეტალური შესწავლა დაეხმარება მყიდველს თავიდან აიცილოს გაუთვალისწინებელი ხარჯები და ხარჯები.

უნდა გვახსოვდეს, რომ მხოლოდ სპეციალისტი დაგეხმარებათ სწორი არჩევანის გაკეთებაში. ამრიგად, EDMS– ის შერჩევა და მონტაჟი უნდა განხორციელდეს მხოლოდ იმ პირის ყურადღებით, რომელსაც აქვს სპეციალური უნარები.

მაღალი ღირებულების გამო, ჩვენს ქვეყანაში ყველა ორგანიზაცია არ მუშაობს EDMS– ით. ამ დროისთვის, ჯერჯერობით მხოლოდ მსხვილი ფირმები აკეთებენ დოკუმენტებს ელექტრონული ფორმით. მაგრამ ყველაფერი იცვლება და სავარაუდოა, რომ უახლოეს მომავალში EDMS– ის დახმარებით მუშაობის საჭიროება დაფასდება და ბევრ კომპანიას ექნება საშუალება განახორციელოს ელექტრონული ბიზნესი... ეს ნიშნავს, რომ ისინი გახდებიან ყველაზე ეფექტური და წარმატებული!

6. ვინ არიან ქარიზმატები? [ელექტრონული რესურსი] // ჟურნალი კურთხევა. 2013. url: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Pignotti M. ჩემი ცხრა სიცოცხლე მეცნიერებაში / ტრანს. ინგლისურიდან ა.კონდრაშოვა, 2007. მ .: 201 გვ.

8. ჩერნიშევი ვი.მ. ორმხრივი ხმალი. მოკლე შინაარსი სექტოლოგიის შესახებ. კ: კიევის სასულიერო სემინარია, 2000.169 გვ.

ორიგინალური რუსული ტექსტი © A.A. ვაიკინა, 2016 წ

ვლადიჩანსკი ტიმურ ვალერიევიჩი

რუსეთის სახელმწიფო სოციალური უნივერსიტეტის მენეჯმენტის ფაკულტეტის სტუდენტი

მოსკოვი, რუსეთი ელ.ფოსტა: [ელფოსტა დაცულია]აკადემიური ხელმძღვანელი: ვერატეხინა ს.ვ., ეკონომიკური მეცნიერებათა კანდიდატი, პერსონალის მართვისა და საკადრო პოლიტიკის დეპარტამენტის ასოცირებული პროფესორი

ელექტრონული ფოსტა: [ელფოსტა დაცულია]

მცირე ბიზნესის ელექტრონული დოკუმენტური ნაკადი

ანოტაცია

ნაშრომი ეხება ელექტრონული დოკუმენტების მართვის განხორციელებას, ასევე მისი განხორციელების მთავარ უპირატესობებს და ეკონომიკურ მიზანშეწონილობას.

საკვანძო სიტყვები ელექტრონული დოკუმენტის ნაკადი, დოკუმენტის ნაკადის ავტომატიზაცია, Ინფორმაციული სისტემები, ბიზნეს პროცესები, დოკუმენტი.

ნაშრომი განიხილავს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის განხორციელებას, ასევე მისი განხორციელების მთავარ უპირატესობებს და ეკონომიკურ მიზანშეწონილობას.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა, სამუშაოების ავტომატიზაცია, საინფორმაციო სისტემები, ბიზნეს პროცესები, დოკუმენტი.

საწარმოებსა და ორგანიზაციებში ბიზნესის კეთების თანამედროვე გზა მოითხოვს ბევრ სამუშაოს დოკუმენტებთან. ძიება, დამტკიცება და შეთანხმება ხდება საკმაოდ რთული და მძიმე პროცედურები, რაც არ არის გამორიცხული. ასეთ სიტუაციაში ერთადერთი ეფექტური მიდგომაა თანამედროვე ტექნოლოგიების გამოყენება და დოკუმენტებთან მუშაობის ყველა ეტაპის მაქსიმალური ავტომატიზაცია. გარდა ამისა, მათთვის გამოსათვლელი სიმძლავრის საკმარისი რაოდენობის და მაღალი ხარისხის პროგრამული უზრუნველყოფის ბოლოდროინდელი გამოჩენა ამგვარი გადაწყვეტის განხორციელებას მარტივად და ეკონომიურად აქცევს.

სამუშაოების ავტომატიზაცია საშუალებას გაძლევთ უფრო ეფექტურად მოაწყოთ საწარმო. ქაღალდისა და ელექტრონული დოკუმენტების ნიმუშების სწრაფი მოპოვება დოკუმენტების სკანირების, ამოცნობისა და ბეჭდვის ტექნოლოგიების გამოყენებით ახდენს გადასვლას ქაღალდის ვერსიადოკუმენტი ელექტრონულად და უკან. ამრიგად, იხსნება მეთოდი დოკუმენტების უმტკივნეულო გადაცემიდან ქაღალდიდან ელექტრონულ პრეზენტაციამდე, ხოლო შესაძლებელი ხდება კომპიუტერების უპირატესობების გამოყენება.

იურიდიულად მნიშვნელოვანი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის არსებულებში დანერგვის შესაძლებლობა

INTERNATIONAL SCIENTIFIC JOURNAL "SYMBOL OF SCIENCE" No. 5/2016 ISSN 2410-700X_

მომხმარებელთა საინფორმაციო სისტემები და ბიზნეს პროცესები ხელს უწყობს მსხვილი, საშუალო და მცირე ბიზნესის მუშაობის თვისობრივად ახალ დონეზე აყვანას. დოკუმენტების გაცვლის ონლაინ მექანიზმების გამოყენება უზრუნველყოფს შემდეგ უპირატესობებს: გეოგრაფიული მდებარეობიდან დამოუკიდებლობას, ფინანსური და საბუღალტრო მომსახურების პროდუქტიულობის გაზრდას და ბიზნესის კეთების ხარჯების ოპტიმიზაციას.

ავტომატიზაცია ასევე შესაძლებელს გახდის ფინანსური პასუხისმგებლობის ცენტრებისა და ბიუჯეტის ერთეულების ხარჯების დაუყოვნებლივ გადანაწილებას, დეპარტამენტების ბიუჯეტის შესრულების ანალიზს ოპერატიული გადაწყვეტილებების მისაღებად და მათი მუშაობის ეფექტურობის ონლაინ შეფასების მიზნით, დეტალური გაანალიზების მიზნით ინდივიდუალურად, განსაკუთრებით მნიშვნელოვან საკითხებზე.

თუ ვსაუბრობთ ეფექტურობაზე, მაშინ საწარმოში დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაცია უზრუნველყოფს მნიშვნელოვან დანაზოგს. ქაღალდის დოკუმენტების რაოდენობა მნიშვნელოვნად შემცირებულია, რაც ამცირებს ხარჯებს მოხმარებული მასალები... თანამშრომლები ნაკლებ დროს ხარჯავენ საჭირო ინფორმაციის მოსაძებნად, ქმნიან სტანდარტულ დოკუმენტებს ნულიდან და ადგენენ სხვადასხვა ანგარიშებს. დოკუმენტების მომზადება და დამტკიცება ბევრჯერ უფრო სწრაფია, რაც, სხვა საკითხებთან ერთად, ზრდის პარტნიორების მხრიდან კომპანიის ნდობას.

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა საშუალებას გაძლევთ ავტომატიზიროთ ორგანიზაციის ყველა დოკუმენტის შემუშავება და დამტკიცება, გაგზავნოთ დოკუმენტები თანამშრომლების ფართო სპექტრის გასაცნობად, გასცეს ბრძანებები და მონიტორინგი გაუწიოს მათ შესრულებას, ასევე შექმნათ თვითნებური ბიზნეს პროცესები ნებისმიერი ორგანიზაციის გადასაჭრელად. დავალებები.

სისტემა შეიცავს უამრავ ჩაშენებულ სტანდარტულ ბიზნეს პროცესს, რომელიც მოიცავს დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციის ამოცანების უმეტესობას. ამ პროცესების გამოყენებით, თქვენ შეგიძლიათ დაიწყოთ სისტემა ძალიან სწრაფად. სტანდარტის გარდა, მომხმარებლებს შეუძლიათ განავითარონ საკუთარი პროცესები, ასევე განახორციელონ საჭირო კორექტირება არსებულ პროცესებში, სისტემაში ჩაშენებული მოსახერხებელი ინსტრუმენტების გამოყენებით.

ნებისმიერი ბიზნეს პროცესი შეიძლება დაიწყოს სისტემის მომხმარებელმა შესაბამისი უფლებამოსილებით. გარდა ამისა, სისტემა უზრუნველყოფს ღონისძიებების დაგეგმვის მოქნილ შესაძლებლობებს, რაც საშუალებას გაძლევთ წინასწარ დააკონფიგურიროთ გარკვეული პროცესებისა და შეტყობინებების გაშვების თარიღები და სიხშირე.

სისტემა საშუალებას გაძლევთ იმუშაოთ არა მხოლოდ ორგანიზაციის შიდა დოკუმენტებთან, არამედ სრულად ავტომატიზირება მოახდინოთ შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების დამუშავება. ასეთი ავტომატიზაცია მნიშვნელოვნად ამცირებს შემომავალი დოკუმენტების დამუშავების დროს და ამარტივებს მათ აღრიცხვას, ხდის მთელ პროცესს შემომავალი დოკუმენტის მიღებიდან გამავალი დოკუმენტის გაგზავნამდე აბსოლუტურად გამჭვირვალე და მართვადი.

ქვემოთ ნაჩვენებია დრო, რომელიც დახარჯულია ტიპიურ ოპერაციებზე ქაღალდისა და ელექტრონული დოკუმენტების დამუშავებისას.

ტვირთი დაიხარჯა ტიპიურ ოპერაციებზე, საათები თვეში

სურათი 3 - გრაფიკი, რომელიც აჩვენებს ტიპიურ ოპერაციებზე დახარჯულ დროს ქაღალდისა და ელექტრონული დოკუმენტების დამუშავებისას.

ორგანიზაციის ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის ერთ -ერთი მთავარი უპირატესობა ელექტრონული გამოყენებით

INTERNATIONAL SCIENTIFIC JOURNAL "SYMBOL OF SCIENCE" No. 5/2016 ISSN 2410-700X_

დოკუმენტების მართვის სისტემები - სრული კონტროლის გაჩენა ორგანიზაციაში გადაჭრილი ყველა ამოცანის შესრულებაზე. დოკუმენტების შემუშავებისა და დამტკიცების დროის გარდა, მენეჯმენტს შეუძლია გააკონტროლოს თავისი დაქვემდებარებულთა მუშაობის ყველა ასპექტი: სისტემაში მათი მუშაობის დრო, შესრულებული დავალებების რაოდენობა, დავალებების შესასრულებლად საჭირო დრო, ვადაგადაცილებული დავალებების რაოდენობა და დრო, რომლის დროსაც ისინი გადაიდო. უფლებამოსილი თანამშრომლები იღებენ დროულ შეტყობინებებს იმის შესახებ, რომ დავალება შეიძლება დროულად არ დასრულდეს, რათა მათ დაუკავშირდნენ თანამშრომელს, რომელიც აჭიანურებს პროცესს და სწრაფად გადაჭრის პოტენციურ პრობლემას. გარდა ამისა, ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ მოითხოვოთ დეტალური ანგარიშები ორგანიზაციის მიმდინარე ამოცანების მიმდინარეობის შესახებ.

შესრულების კონტროლი საშუალებას გაძლევთ რადიკალურად შეცვალოთ ორგანიზაციის მუშაობა, გახადოთ რთული პროცესები მარტივი და გამჭვირვალე, აჩვენოთ ყველა თანამშრომლის მუშაობის ხარისხი და საშუალებას მოგცემთ სწრაფად მოახდინოთ გავლენა ყველა პროცესზე.

ახლახან გამოჩნდა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების ყუთებზე დაფუძნებული გადაწყვეტილებები, რომლებიც მიმართულია მცირე და საშუალო ბიზნესისთვის, რომლებსაც აქვთ კორპორატიული სისტემების თანდაყოლილი შესაძლებლობები, მაგალითად, გრაფიკული მარშრუტის დიზაინერი, სარეგისტრაციო ბარათების დიზაინერი და ანგარიშის შაბლონები, ან მომხმარებლებისთვის დამატებითი პროგრამული მოდულების დაწერის შესაძლებლობა.

EDMS– ის დანერგვა მიზანშეწონილია მსხვილ საწარმოებში, სადაც დოკუმენტების მოცულობა ზოგჯერ ძალიან დიდია და ქაღალდის სამუშაოები ხშირად ანელებს მთელი დეპარტამენტების საქმიანობას, რაც უბრალოდ მიუღებელია. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა არის ეფექტური ინსტრუმენტი ნებისმიერი საწარმოს ან ორგანიზაციის მუშაობის სიჩქარის გასაუმჯობესებლად.

უპირველეს ყოვლისა, ეს არის ქაღალდის მედიის ღირებულების შემცირება. გარდა ამისა, ორგანიზაციის თანამშრომლებს არ დასჭირდებათ დროის დაკარგვა მეზობელ განყოფილებაში ხელმოწერისთვის, მეორე - ბეჭდისთვის. ბუნებრივია, ეს გავლენას მოახდენს ინფორმაციის ნაკადების დამუშავების სიჩქარეზე. შეკვეთები შესრულდება ბევრად უფრო სწრაფად, დოკუმენტები დამუშავდება შეფერხების გარეშე.

ვ თანამედროვე სამყარომუდმივად მზარდი კონკურენციისა და ინფორმაციის ნაკადების მატებასთან ერთად, თქვენ ყოველდღიურად გეკითხებით, გახადოთ თქვენი ინფრასტრუქტურა უფრო ეფექტური, გახადოთ ყველა პროდუქტიული, გააუმჯობესოთ ბიზნეს პროცესები და გახადოთ თქვენი ბიზნესი უფრო გამჭვირვალე და უსაფრთხო. და გააკეთე ეს ყველაფერი უფრო სწრაფად, უსაფრთხოდ და დაბალ ფასად. ამ პირობებში, ეფექტური ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ხელმისაწვდომობა გადამწყვეტი ხდება წარმატებული ბიზნესისთვის.

გამოყენებული ლიტერატურის ჩამონათვალი:

1. ბონდალეტოვი ვ.ვ. მენეჯერის კარიერა და პროფესიული კომპეტენცია თანამედროვე რუსეთის პირობებში. / კრებულში: პროფესიული სოციალური განათლება: დონეები, გამოცდილება და განვითარების პერსპექტივები. XIII ყოვლისმომცველი რუსულ სოციალურ-პედაგოგიური კონგრესის მასალების კრებული. 2013. სს 38-40.

2. ვერეტეხინა ს.ვ. საწარმოთა სკოლამდელი აღზრდის დაწესებულებებში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვის პრობლემები // კადროვიკი 2014, No 11. გვ. 122-129.

3. ვერეტეხინა ს.ვ. ფსიქომეტრული ტესტები და პროგრამული გადაწყვეტილებები. აფანასიევის კითხვის მასალები. 2015 წ. T.1.; 13.პ.116-121.

4. ვერატეხინა ს.ვ., რუბცოვა ე.ვ. ავტომატური სისტემებიდოკუმენტების შესრულებაზე კონტროლი. თანამედროვე მეცნიერება: თეორიისა და პრაქტიკის აქტუალური პრობლემები. სერია: ეკონომიკა და სამართალი. 2015. No 3-4, გვ. 12-16.

5. ვერეტეხინა ს.ვ. ევროპული სპეციფიკაციის MOREG-2 მოთხოვნების განხილვა და რუსულ ბაზარზე პროგრამული უზრუნველყოფის EDMS / ECM გადაწყვეტილებების იმპორტის ჩანაცვლების პრობლემა. ივანოვოს საკითხავების მასალები. 2015 წ. No 5.გვ .203-209.

6. Veretekhina S. V. პერსონალის შეფასების ავტომატური სისტემები / S. V. Veretekhina // პერსონალის მენეჯმენტი და ინტელექტუალური რესურსები რუსეთში. 2015. T. 4. No. 5C 72-77. DOI: 10.12737 / 14961

7. ვინიჩენკო მ.ვ. ეფექტურობა, როგორც KPI- ის საფუძველი. ივანოვოს კითხვის მასალები. 2015. No 5. S. 209-216.

8. ვინიჩენკო მ.ვ. პერსონალის რეზერვისახელმძღვანელოები. / ვინიჩენკო მ.ვ. // პრობლემის ანალიზი და სახელმწიფო მართვის დიზაინი. - 2014. - No5 (37), ტომი 7. - P.16-30

9. კიბანოვი ა.ია. პერსონალის მართვის საფუძვლები. - მ .: INFRA-M, 2014 .-- 440 გვ.

INTERNATIONAL SCIENTIFIC JOURNAL "SYMBOL OF SCIENCE" No. 5/2016 ISSN 2410-700X

10. კირილოვი ა.ვ. საშინაო პრაქტიკაში პერსონალის მართვის ტექნოლოგიების განვითარების პრობლემური საკითხები და მათი გადაჭრის გზები: მონოგრაფია / A.V. კირილოვი, მ.ვ. ვინიჩენკო, ა.ვ. მელნიჩუკი, ს.ა. მაკუშკინი. - M .: Rusays, 2015 .-- 280 წ

11. აქსენოვი, ა.ს. მცირე ბიზნესისთვის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დანერგვის მახასიათებლები / ა.ს. აქსენოვი // დონბასის ინოვაციური პერსპექტივები: საერთაშორისო სამეცნიერო-პრაქტიკული მასალები. კონფ., 2015 წლის 20-22 მაისი V. 7: მენეჯმენტის რეფორმირება ინოვაციური განვითარების კონტექსტში. -დონეცკი, 2015.-P.7-11.

12. მანსუროვა N.A. მცირე და საშუალო ბიზნესის სფეროში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვის წინაპირობები და ეტაპები // ეკონომიკური კვლევა. No 1., 2014 წ

© ვლადიჩანსკი ტ.ვ., 2016 წ

UDC 316.346.32-053.6

გოლდენბერგი ეკატერინა ალექსანდროვნა

ნოვოსიბირსკის ეკონომიკისა და მენეჯმენტის სახელმწიფო უნივერსიტეტის ეკონომიკის ფაკულტეტის მე -3 კურსის სტუდენტი - "NINH", ნოვოსიბირსკი, რუსეთი ელ. [ელფოსტა დაცულია]

ახალგაზრდების მიერ სოციალური მედიის აქტიური გამოყენების პრობლემები და მათი გადაწყვეტის გზები

ანოტაცია

სტატია ავლენს ძირითადი პრობლემების არსს, რომლებიც წარმოიქმნება აქტიური და ხშირი გამოყენების შედეგად სოციალური ქსელები, მათი შესაძლო მიზეზები. შემოთავაზებულია განხილული პრობლემების გადაჭრის გზები ინდივიდთან და ადამიანთა ჯგუფთან მიმართებაში. გამოვლენილია სოციალური ქსელის მომხმარებლის მიერ პრობლემების დამოუკიდებლად გადაჭრის შესაძლებლობები.

ამჟამად, სოციალურ ქსელებს და განსაკუთრებით დაკავშირებულ პრობლემებს უდიდესი მნიშვნელობა აქვს ფართო წრეებში. სოციალური ქსელები ყოველწლიურად უფრო და უფრო პოპულარული ხდება, თითქმის ვერავინ, ძირითადად ახალგაზრდები, ვერ წარმოიდგენენ თავიანთ ცხოვრებას ინტერნეტის კომუნიკაციის გარეშე (ბოლოს და ბოლოს, ეს არის კომუნიკაცია, რომელიც არის ისეთი რესურსის შექმნის მთავარი მიზანი, როგორიცაა სოციალური ქსელები) რა რა თქმა უნდა, ახალგაზრდები სხვა მიზნებს მისდევენ (გარდა არაფორმალური კომუნიკაციისა), დარეგისტრირდებიან ყველა სახის საიტზე, მაგალითად: ახალი ამბების ყურება, მუსიკის მოსმენა, საქმიანი მიმოწერა, მუშაობა. თუმცა, უმეტეს დროს სოციალურ ქსელებში ატარებენ, ახალგაზრდები სპეციალურად უთმობენ ნათესავებთან, საყვარელ ადამიანებთან, მეგობრებთან არაფორმალურ კომუნიკაციას.

სოციალური ქსელების აქტიურ გამოყენებას, მიუხედავად მათი დროული გამოჩენისა მეცნიერული და ტექნოლოგიური პროგრესის ფონზე, მიუხედავად იმისა, რომ თანამედროვე სამყაროში მათი არსებობა შეუცვლელია დისტანციური კომუნიკაციის განვითარებასთან დაკავშირებით, მაინც აქვს უარყოფითი მხარეები და პრობლემები, რომლებიც შეიძლება ეხებოდეს როგორც ინდივიდუალური და ადამიანთა ჯგუფები (და ეს ჯგუფები შეიძლება სრულიად განსხვავებული იყოს წევრთა რაოდენობით) და შეიძლება იყოს უფრო ამბიციური პრობლემების მიზეზი, რომლებიც უნდა მოგვარდეს და მოგვარდეს დროის ნორმალური მიმდინარეობისათვის ზიანის მიყენების გარეშე, კერძოდ: პროგრესი, ტექნიკური და საზოგადოების ტექნოლოგიური განვითარება.

აქტივთან დაკავშირებული პრობლემების გადასაჭრელად წინადადებების ჩამოყალიბების მიზნით

EDMS არის IT– ის ერთ – ერთი ყველაზე იდუმალი და მითოლოგიზებული სფერო. სექტორი დაარსების დღიდან გადაივსო მითებით. ბუნებრივია, ზოგი მათგანი უკვე მოძველებულია და დაკარგა აქტუალობა, მაგრამ ახალი ინდუსტრიისა და IT ტენდენციები ბაზარზე მცდარ წარმოდგენებს მატებს. დროა გავაანალიზოთ ყველაზე აქტუალური.

1. EDMS არის ოფისის, შემომავალი / გამავალი და ადმინისტრაციული დოკუმენტების ავტომატიზაცია

იმისდა მიუხედავად, რომ დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები დიდი ხანია დამკვიდრებულია რუსეთის ბაზარზე, ეს თვალსაზრისი საკმაოდ ხშირად გვხვდება.

ფაქტობრივად, ყველას აქვს ელექტრონული დოკუმენტების მართვა. როგორც კი თქვენ შექმენით ფაილი Word- ში და გაგზავნეთ ელექტრონული ფოსტით ან მიიღეთ წერილი ფოსტით - ელექტრონული დოკუმენტის ნაკადი უკვე მოხდა.

”ოფისი არის EDF– ის ორგანიზების მხოლოდ ერთი ფორმა, რომელიც საუკეთესოდ შეესაბამება ქაღალდის დოკუმენტებთან მუშაობის საშინაო პრაქტიკას,” - განმარტა მან სერგეი კურიანოვი,სტრატეგიული მარკეტინგის დირექტორი, DocsVision. ეს ფორმა გულისხმობს ყველა ოფიციალური დოკუმენტის სრულ ცენტრალიზებულ აღრიცხვას, ასევე მენეჯმენტის მიერ გაცემული მითითებების შესრულების პროცესის კონტროლს.

ამასთან, საწარმოს შინაარსი არ შემოიფარგლება მხოლოდ ოფიციალური დოკუმენტებით; არაოფიციალური დოკუმენტები იქმნება და ვრცელდება მათ წინაშე და მათი მომზადების პროცესში. და მათი ნაკადები გაცილებით რთულია და უფრო.

ამ EDMS– მა უნდა გადაჭრას ყველა ელექტრონული დოკუმენტის გამონაკლისის გარეშე მართვის პრობლემა - როგორც ოფიციალური, ასევე არაოფიციალური - სერგეი კურიანოვი

"ჩვენ ვცხოვრობთ ინფორმაციის სამყაროში და ინფორმაციის თითქმის 100% ელექტრონული დოკუმენტების სახით არსებობს. ნამდვილმა EDMS- მა უნდა გადაჭრას ყველა ელექტრონული დოკუმენტის მართვის პრობლემა გამონაკლისის გარეშე - როგორც ოფიციალური, ასევე არაოფიციალური", - განაცხადა სერგეი კურიანოვმა. მისი თქმით, უფრო სწორი იქნება არა თითოეული ტიპის დოკუმენტის ცალკე სისტემების წარმოება, არამედ საკუთარი EDMS- ისგან პრობლემის ყოვლისმომცველი გადაწყვეტის მოთხოვნა.

2. EDMS თავისთავად გადაარჩენს კომპანიას შიდა არეულობისგან

ეს არის ერთ -ერთი ღრმად დაფუძნებული მითი. სინამდვილეში, EDMS არ წყვეტს ორგანიზაციული არეულობის პრობლემებს, თუ ის უკვე არსებობს კომპანიაში.

”თუ სისტემა დაინერგა კომპანიაში, რომელშიც არ არის გაგებული შიდა ურთიერთქმედება, ბიზნეს პროცესები და პასუხისმგებლობის სფეროები, მაშინ სისტემის დანერგვა მხოლოდ გაამწვავებს ამ პრობლემებს,” - განმარტა მან. ივან თარხანოვი, შემეცნებითი ტექნოლოგიების ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის ხელმძღვანელი. განმახორციელებელი გადაწყვეტილების მიმღები პირები უნდა იყვნენ ნათელნი რა მიზნებს ისახავენ ამ პროექტით.

თუ სისტემა დაინერგა კომპანიაში, რომელშიც არ არის გაგებული შიდა ურთიერთქმედება, ბიზნეს პროცესები და პასუხისმგებლობის სფეროები, მაშინ სისტემის დანერგვა მხოლოდ გაამწვავებს ამ პრობლემებს - ივან თარხანოვი

3. თუ დოკუმენტის ნაკადი არის ელექტრონული, მაშინ ის ეფექტურია.

ეს მითი პიკში იყო რამდენიმე წლის წინ. ახლა, მომხმარებელთა უმეტესობას უკვე ესმის, რომ ეს ასე არ არის, მაგრამ ბევრს კვლავაც სჯერა ამ ბოდვის.

”ელექტრონული დოკუმენტის ნაკადი ასევე შეიძლება იყოს არაეფექტური, ეს ყველაფერი დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად ეფექტურად არის აგებული თავად ბიზნეს პროცესი და არა მის ტექნიკურ განხორციელებაზე,” - თქვა მან. სერგეი პლაუნოვი, BPM და ECM უფროსი CROC– ში.

"თქვენ თავად უნდა უპასუხოთ კითხვებს: განახლდა თუ არა რეინჟინერია, გაიაზრა კომპანიაში არსებული საუკეთესო პრაქტიკა, გაითვალისწინა და ერთიანი პროცედურები, რომლებიც მნიშვნელოვანია კომპანიისათვის მთლიანად," - განმარტა მან. ილია კონსტანტინოვი, განყოფილება კორპორატიული სისტემები, ციფრული დიზაინის ტექნიკური ექსპერტი. ასევე მნიშვნელოვანია ვინ და რა რეჟიმში იყენებს სისტემას, მუშაობს თუ არა მენეჯმენტი EDMS– ში თუ ყველაფერი რაც საჭიროა ასისტენტების მიერ ხდება. ეს ყველაფერი ნიუანსია, მაგრამ, კონსტანტინოვის თანახმად, ისინი გამომდინარეობენ განხორციელების მომხმარებლის მიზნებიდან.

ასე რომ, თუ დოკუმენტების ნაკადის ბიზნეს პროცესის ხელახალი ინჟინერიზაცია და ოპტიმიზაცია დროულად გადადის დოკუმენტების ელექტრონულ ნაკადზე გადასვლაზე, მაშინ, სერგეი პლაუნოვის თქმით, შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ განახორციელოთ იგი ყველაზე ეფექტურ ფორმაში.

თუ დროულად გაათავისუფლებთ სამუშაო პროცესის სამუშაო პროცესის რეინჟინერინგს და ოპტიმიზაციას ელექტრონული დოკუმენტის ნაკადზე გადასვლით, მაშინვე შეგიძლიათ მისი განხორციელება ყველაზე ეფექტური ფორმით - სერგეი პლაუნოვი

4. საუკეთესო არჩევანი არის ბაზრის ლიდერების გადაწყვეტილებები

ეს მითი ზედაპირზე დევს და, მისი სიმარტივისა და აშკარაობის გამო, იპყრობს მომხმარებელთა გონებას, წინასწარ განსაზღვრავს ან მინიმუმ სერიოზულად ახდენს გავლენას მათ არჩევანზე. სინამდვილეში, ყველაფერი ასე მარტივი არ არის.

”სისტემებმა, დღეს მათი პოპულარობის პიკმა, დაიპყრო ბაზარი ბოლო წლებში, როდესაც მათში თანდაყოლილი ტექნოლოგიური და სხვა უპირატესობები იყო ყველაზე მოთხოვნადი,” - თქვა მან. ალექსანდრე ნაზაროვი, ჰოლმონტში გაყიდვების ხელმძღვანელი. ახლა ბაზრის მოთხოვნილებები იცვლება და 4-5 წლის წინ შემუშავებული გადაწყვეტილებები სულ უფრო აქტუალური ხდება.

სისტემებმა, მათი პოპულარობის პიკი დღეს, დაიპყრეს ბაზარი გასულ წლებში, როდესაც მათში თანდაყოლილი ტექნოლოგიური და სხვა უპირატესობები ყველაზე მოთხოვნადი იყო - ალექსანდრე ნაზაროვი

ნაზაროვის აზრით, ასეთი სისტემები უფრო ნაკლები დანერგვით, ვიდრე ლიდერები, შეიძლება ბევრად უფრო პროგრესული, უფრო ტექნოლოგიური იყოს. თანამედროვე ტექნოლოგიებიდა შესაბამისი იქნება განხორციელებიდან სულ მცირე 5 - 7 წლის განმავლობაში. ამავე დროს, ბაზარზე მათი ყოფნის პერიოდი და, შესაბამისად, პროექტის განხორციელების გამოცდილება შეიძლება იყოს საკმარისზე მეტი ნებისმიერი მასშტაბის პროექტების განსახორციელებლად.

5. დასავლური წარმოების სისტემები უფრო ფუნქციონალური და მოქნილია

ამ მითს აქვს რეალური საფუძველი. ისტორიულად, რუსული სისტემები ჩამორჩებოდა დასავლურ ECM გადაწყვეტილებებს, მაგრამ ისინი უფრო მეტად ორიენტირებულნი იყვნენ კონკრეტულად საჭირო პროცესებზე რუსული კომპანიები, რომელსაც მართვის ორგანიზაციის თვალსაზრისით აქვს გარკვეული სპეციფიკა.

”EDMS ბაზრის განვითარების ბოლო ათწლეულების განმავლობაში, ყველაზე მომწიფებულმა შიდა მწარმოებლებმა დანერგეს მძლავრი და მოქნილი ავტომატიზაციის პლატფორმები, რომლებიც არ ჩამორჩებიან დასავლურ სისტემებს,” - განმარტა მან. ვლადიმერ ანდრეევი,დოქსვიზიის პრეზიდენტი. ამავე დროს, მისი თქმით, მათ აქვთ გარკვეული უპირატესობები, რადგან ისინი შეიცავს მზა მოდულებს და პროგრამებს, რომლებიც ორიენტირებულია შიდა სპეციფიკური პროცესების ავტომატიზაციაზე, რომ აღარაფერი ვთქვათ პროგრამული უზრუნველყოფის ღირებულებაზე და სერვისების ხელმისაწვდომობაზე.

EDMS ბაზრის განვითარების ბოლო ათწლეულების განმავლობაში, ყველაზე მომწიფებულმა შიდა მწარმოებლებმა დანერგეს მძლავრი და მოქნილი ავტომატიზაციის პლატფორმები, რომლებიც არ ჩამორჩებიან დასავლურ სისტემებს - ვლადიმერ ანდრეევი

6. EDMS მხოლოდ მკაფიო რეგულაციებისა და აღწერილი ბიზნეს პროცესების მქონე ორგანიზაციებისთვის

მართლაც, თუ ორგანიზაცია არეულია, სამუშაო EDMS– ს მცირე აზრი აქვს. მაგრამ სულაც არ არის აუცილებელი ყველაფერი იყოს სწორი და გასაგები.

”ბოლო დროს სულ უფრო და უფრო მეტი კომპანია, რომლებიც იყენებენ მოქნილი მართვის მეთოდოლოგიას, იყენებენ საქმის ადაპტირებულ მენეჯმენტს,” - თქვა ივან თარხანოვმა. მისი თქმით, EDMS ასევე ადაპტირდება ამ ტენდენციასთან და ცვლის მათ კლასიკურ კონფიგურაციებს და მუშაობის წესებს.

ბოლო დროს სულ უფრო და უფრო მეტი კომპანია, რომელიც იყენებს მოქნილი მართვის მეთოდოლოგიას, იყენებს საქმის ადაპტირებულ მენეჯმენტს - ივან ტარხანოვი

7. სისტემის დანერგვისთანავე შეგიძლიათ დაიწყოთ მისი აქტიურად გამოყენება

ავტომატიზაციის ობიექტის ბუნებიდან გამომდინარე - პროცესები კორპორატიული მმართველობა- EDMS- ის განხორციელება არ შეიძლება ჩაითვალოს ნორმალურ პროექტად, რომელიც დასრულდება ექსპლუატაციით. ნებისმიერი მენეჯმენტის პროცესი მუდმივად ცვალებადი ერთეულია. გარდა ამისა, EDMS– ის განხორციელების დასაწყისში მიმღებ მხარეს ცუდი წარმოდგენა აქვს პოტენციური სისტემის რეალურ შესაძლებლობებზე.

”პრაქტიკაში, EDMS– ის განხორციელება არის ურთიერთდაკავშირებული პროექტების ჯაჭვი, როგორც ავტომატური პროცესების სპექტრის განვითარებისთვის, ასევე მათი ფუნქციური შინაარსის გაფართოებისთვის და პროცესების მოდერნიზაციისთვის,” - თქვა ვლადიმერ ანდრეევმა. სწორედ ამიტომ, სპეციფიკური მოთხოვნები დაწესებულია EDMS ინსტრუმენტების ნაკრებზე, თუ ეს შესაძლებელია, უკვე განხორციელებული აპლიკაციების პერსონალიზაცია და სულ უფრო და უფრო ახალი პროცესების სწრაფი ავტომატიზაცია.

პრაქტიკაში, EDMS– ის განხორციელება არის ურთიერთდაკავშირებული პროექტების ჯაჭვი, როგორც ავტომატური პროცესების სპექტრის განვითარებისთვის, ასევე მათი ფუნქციური შინაარსის გაფართოებისა და პროცესების მოდერნიზაციისათვის - ვლადიმერ ანდრეევი

8. EDMS- ის განხორციელებისას არაფერია მოთხოვნილი მომხმარებლისგან, ყველაფერს გააკეთებს კონტრაქტორი

ეს ილუზია პირველ რიგში დამახასიათებელია მცირე კომპანიებისთვის, ასევე მათთვის, ვისაც არ უყვარს ინფორმატიზაცია და იშვიათად ახორციელებს ასეთ პროექტებს. სინამდვილეში, EDMS– ის დანერგვა თითქმის ყოველთვის არის კომპანიის შიდა სამუშაოსა და რუტინის ცვლილება.

”თუ გუნდი არ არის მზად ამისათვის და არ არსებობს ცვლილებების ძლიერი მოტივაცია, მაშინ ეფექტი იქნება საპირისპირო ან ნულოვანი”, - თქვა ივან ტარხანოვმა. ამავე დროს, ბოლო დროს, მისივე თქმით, შეინიშნება ტენდენცია ცვლილებებისა, tk. მომხმარებლები უფრო გამოცდილები გახდნენ.

9. მცირე ბიზნესს არ სჭირდება კარგი EDMS

მითი საკმაოდ აშკარაა და ასოცირდება საერთო მცდარ წარმოდგენასთან, რომ მცირე კომპანიებს სჭირდებათ MS Office და 1C.

მართლაც, თუ კომპანიაში დასაქმებულია 10 ადამიანი, შეგიძლიათ მოაწყოთ დოკუმენტების რეგისტრაცია და აღრიცხვა Excel– ში, შეინახოთ დოკუმენტების სურათები ღრუბელში და გაგზავნოთ ისინი Outlook– ში.

"მცირე ორგანიზაციამ შესაძლოა ღრუბლოვანი გადაწყვეტა მოიძიოს. ეს არის როგორც Google Apps, ასევე Microsoft Office 365", - თქვა სერგეი კურიანოვმა.

”ეს შეიძლება იყოს კარგი და გასაგები სისტემა ამ გუნდისთვის მოცემულ პირობებში,” - განმარტა ილია კონსტანტინოვმა. ისმის კითხვა, რა ამოცანებს აყენებს მცირე ბიზნესი და IT საკუთარ თავს?

"ეს ყველაფერი დამოკიდებულია იმაზე, თუ რას მიიჩნევს მცირე ბიზნესი. თუ ჩვენ გამოვრიცხავთ მიკრობიზნესს ამ განსაზღვრებიდან, სადაც მუშაობის პროცესი საკმაოდ სპეციფიკურია, მაშინ მცირე ბიზნესისთვის EDMS- ის სარგებელი იქნება", - თქვა დიმიტრი შუშკინმა, ABBYY- ის კორპორატიული პროექტების დირექტორმა. რუსეთი. რასაკვირველია, მასშტაბის გამო, მცირე ბიზნესისთვის EDMS– ის გამოყენების ეფექტი ნაკლებად აშკარა იქნება, ვიდრე საშუალო ან მსხვილთათვის.

”რა თქმა უნდა, ფუნქციები, როგორიცაა შემომავალი კორესპონდენციის რეგისტრაცია, ბრძანებების შესრულების მონიტორინგი, დოკუმენტების დამტკიცების პროცედურების ავტომატიზაცია ძალიან მძიმეა მცირე ბიზნესისთვის და არ არის საჭირო, რადგან ასეთი რამ უფრო ადვილი და სწრაფია ადამიანთა მცირე ჯგუფისთვის. იჯდა იმავე მაგიდასთან, ” - განმარტა მან სერგეი პლაუნოვმა. ამავდროულად, სამუშაო საინფორმაციო გარემოს ფორმირების საშუალებები, რომლებშიც შესაძლებელია ინფორმაციის ხარისხობრივად სტრუქტურირება, მოძიება და მასზე სწრაფი წვდომის უზრუნველყოფა, დოკუმენტის შაბლონების შექმნა, მათზე მსჯელობა და ა.შ. მცირე ბიზნესის.

”თუ მეწარმე გეგმავს ზრდას, მაშინ აუცილებელია ვიფიქროთ შიდა კომუნიკაციების, ბიზნეს პროცესების განვითარებასა და გამართვაზე,” - განმარტა ილია კონსტანტინოვმა. ადრე თუ გვიან, დოკუმენტების მართვის პლატფორმის არჩევის საკითხი აქტუალური გახდება.

10. მობილური EDMS საშიშია

სინამდვილეში, მობილური EDMS არ არის უფრო საშიში, ვიდრე სხვა კორპორატიული პროგრამები მობილური წვდომით.

”საფრთხე არ არის მობილური EDMS– ში, არამედ კონკრეტული მობილური სამუშაო სადგურის განხორციელებაში, მომხმარებლის IT ტექნოლოგიების პერსონალის უსაფრთხოების პოლიტიკის არარსებობის ან არასწორი გამოყენების შემთხვევაში,” - განმარტა სერგეი კურიანოვმა.

საფრთხე არ არის მობილური EDMS– ში, არამედ კონკრეტული მობილური AWP– ის განხორციელებაში, მომხმარებლის IT პერსონალის უსაფრთხოების პოლიტიკის არარსებობის ან არასწორი გამოყენების შემთხვევაში, - სერგეი კურიანოვი

”ბევრი რამ არის დამოკიდებული კომპანიის პოლიტიკაზე, გამოყენებულ ტექნოლოგიებზე და მიდგომის უზრუნველყოფაზე ინფორმაციის დაცვა- უნდა შემუშავდეს როგორც ორგანიზაციული, ასევე ტექნიკური ღონისძიებები ", - თქვა სერგეი პლაუნოვმა. ამ საკითხის სათანადო ყურადღებით გამოყენებისას თანამედროვე საშუალებებიეს უსაფრთხოა. პლაუნოვის აზრით, ეს სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანია თანამედროვე რეალობაში.

"ამჟამად, EDMS გამყიდველები წყვეტენ კორპორატიულ მონაცემებზე წვდომის უსაფრთხოების საკითხს. ზოგიერთი პლატფორმისთვის ცალკეა პროგრამული პროდუქტებიუზრუნველყოფს უსაფრთხო მობილური წვდომას EDMS- ზე ", - განმარტა ილია კონსტანტინოვმა. წვდომის სხვადასხვა მეთოდი, მისი თქმით, მოითხოვს უსაფრთხოების კომპლექსურ ზომებს. და ეს ამოცანა წყდება IT სერვისებით არა იმდენად EDMS კონტექსტში, არამედ კონტექსტში. კომპანიის მთელი IT ლანდშაფტი.

"ასევე, ამ მითზე პასუხი იქნება ის ფაქტი, რომ მსხვილ კორპორაციებს, მათ შორის ფინანსურ და სახელმწიფო კომპანიებს, აქვთ მობილური წვდომა EDMS- ზე და გამოიყენება მენეჯმენტის უმაღლეს დონეზე", - განაცხადა ილია კონსტანტინოვმა.

მსხვილ კორპორაციებში, მათ შორის ფინანსურ და სახელმწიფო კომპანიებში, EDMS– ზე მობილური წვდომა ხელმისაწვდომია და გამოიყენება მენეჯმენტის უმაღლეს დონეზე - ილია კონსტანტინოვი

11. EDS– ის განხორციელების სამართლებრივი საფუძველი არ არსებობს

რეალურად საკანონმდებლო ჩარჩო EDS– ის დანერგვისთვის სრულიად მზად არის.

”ახლა არავინ აჩერებს საწარმოებს გადავიდნენ დოკუმენტების გარეშე ქაღალდზე, გარდა მცირე შეთანხმებული სიისა (პერსონალი და სხვა სპეციალური სახის საოფისე სამუშაოები),” - განმარტა სერგეი კურიანოვმა. პრობლემა ხშირად არ არის იმაში, რომ არ არსებობს კანონები და რეგულაციები, არამედ ის, რომ კომპანიას არ აქვს შემუშავებული შიდა რეგულაციები, EDS საშუალებების გამოყენების ლეგიტიმაცია და, შესაბამისად, არ შეიძლება გადავიდეს ქაღალდის გარეშე ქაღალდზე.

კურიანოვის თქმით, ეს არის "ბოლო მილის" პრობლემა სადენიან ინტერნეტში - როდესაც არის ხერხემალი არხები და მარშრუტიზაციის ინფრასტრუქტურა, მაგრამ არ არის საშინაო კომპიუტერის კავშირი ამ ინფრასტრუქტურასთან.

"ყოველივე ამის შემდეგ, არავინ დაურეკავს თქვენს პროვაიდერს და არ მოაწყობს ბინის შიგნით კავშირს და მარშრუტს", - განმარტავს ის.

12.EMS- ს ძალიან დიდი დრო სჭირდება განხორციელება

ეს განცხადება ოდესღაც სავსებით მართალი იყო, მაგრამ ამ მომენტში ეს არის სრულფასოვანი მითი.

"მართლაც, ხუთი წლის წინ, რთული და რთული იყო EDMS- ის დანერგვა ქაღალდის სამუშაო ნაკადის გამოსახულების, მსგავსებისა და წესების შესაბამისად. SED", - თქვა ალექსანდრე ნაზაროვმა. და თუ გაითვალისწინებთ დროს დიზაინის წინასწარი გამოკითხვა, სისტემის ხანგრძლივი დაყენება და მისი ინტეგრაცია ორგანიზაციის IT ინფრასტრუქტურაში, თითოეული მომხმარებლისთვის აპლიკაციის დაყენების დრო და სხვა ფაქტორები, EDMS– ის დანერგვას მართლაც ბევრი დრო და რესურსი დასჭირდა. მაგრამ ახლა სიტუაცია სხვაგვარადაა.

”თანამედროვე EDMS პლატფორმები შეიცავს უამრავ ინსტრუმენტს დაჩქარებული განხორციელებისთვის, მზა გამოყენების პროგრამებიდან დაწყებული ინსტრუმენტებით, რომლებიც საშუალებას მოგცემთ თანდათან გაზარდოთ ფუნქციონირება მარტივიდან რთულამდე,”-განმარტა სერგეი კურიანოვმა. ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ დაიწყოთ სწრაფად და იაფად და განავითაროთ, საჭიროების შემთხვევაში, ნებისმიერ დონეზე.

"EDMS- ის განხორციელების დრო დამოკიდებულია თავად სამუშაო პროცესის სირთულეზე, მისი ოპტიმიზაციის აუცილებლობაზე, კონკრეტული გადაწყვეტილების გაუმჯობესებაზე და მორგებაზე, ორგანიზაციაში მომხმარებელთა და ინტეგრირებული სისტემების რაოდენობაზე და ა. - თქვა სერგეი პლაუნოვმა. როდესაც საქმე ეხება ათიათასობით მომხმარებელს და ბევრ ინტეგრირებულ სისტემას, მაშინ 2-3 წელი არის სრულიად ნორმალური პერიოდი. საშუალო ბიზნესიპლაუნოვის თქმით, საშუალოდ ექვს თვეში შეუძლია მიიღოს სამრეწველო EDMS.

საშუალო ბიზნესს შეუძლია მიიღოს სამრეწველო EDMS საშუალოდ ექვს თვეში - სერგეი პლაუნოვი

”EDMS– ის განხორციელების სიჩქარე დამოკიდებულია ამოცანის სიგანეზე,” - თქვა დიმიტრი შუშკინმა. იმისათვის, რომ არ დაელოდოთ ეფექტს რამდენიმე წლის განმავლობაში, თქვენ უნდა შეასრულოთ განხორციელება ეტაპობრივად. შუშკინის თქმით, ამოცანების სწორი პრიორიტეტიზაცია ხელს შეუწყობს ხელშესახები შედეგების მიღებას განხორციელების პირველი ეტაპის შემდეგ.

ამოცანების სწორი პრიორიტეტიზაცია, შუშკინის აზრით, ხელს შეუწყობს ხელშესახები შედეგების მიღებას განხორციელების პირველი ეტაპის შემდეგ - დიმიტრი შუშკინი