ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ავტომატური სისტემა SED. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა (EDMS): რა არის ეს, მახასიათებლები და რეკომენდაციები. მთავრობის ინიციატივები „ელექტრონული დოკუმენტის“ ირგვლივ

"," დისერტაცია "და 1C: დოკუმენტის ნაკადი. ამ გადაწყვეტილებების წილი TAdviser-ის ბაზაში 60%-ს აღემატება.

უფრო მეტიც, ამისთვის Გასულ წელსმასში გაჩნდა ინფორმაცია 600 ახალი პროექტის შესახებ. 2019 წელს TAdviser-ის ბაზა ყველაზე ხშირად ივსებოდა Elma, Thesis, DirectumRX და 1C: Document Management სისტემების დანერგვის შესახებ ინფორმაციით.

თუ განვიხილავთ გამყიდველის მიერ დანერგვას, კონკრეტული კომპანიის ყველა გადაწყვეტილების გათვალისწინებით, რომელიც დაკავშირებულია EDMS / ECM-თან, მაშინ ამ შემთხვევაში ტოპ 5, 2019 წლის ბოლოსთვის, ასე გამოიყურება: Directum, Elma, Doxvision და Haulmont. ...

2018

2018 წლის დეკემბრის მონაცემებით, TAdviser-ის EDMS/ECM პროექტების მონაცემთა ბაზაში მოიცავდა ინფორმაციას 5,1 ათასზე მეტი განხორციელების შესახებ. 2017 წლის დეკემბრიდან ე.ი. წინა ანგარიშის გამოქვეყნების შემდეგ, იგი გაიზარდა თითქმის 700 ახალი და დაარქივებული პროექტით.

ყველა პროექტის ნახევარი, რომლის შესახებ ინფორმაცია ხელმისაწვდომია საიტზე, მოდის 5-ზე საშინაო სისტემები- Directum, Elma, Docsvision, Delo და Thesis.

თუ გადავხედავთ EDMS / ECM კლასის ყველა პროდუქტის დანერგვას კონკრეტული გამყიდველებისგან, მაშინ ლიდერების ხუთეული პროექტების რაოდენობით ასე გამოიყურება: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doxvision და Haulmont.

2017

ყველაზე პოპულარული EDMS / ECM სისტემები

2017 წლის დეკემბრის დასაწყისის მონაცემებით, TAdviser-ის EDMS/ECM პროექტების მონაცემთა ბაზაში მოიცავდა ინფორმაციას დაახლოებით 4440 ათასი განხორციელების შესახებ. 2016 წლის ნოემბრიდან ე.ი. წინა ანგარიშის გამოქვეყნების შემდეგ, ის გაფართოვდა 460 ახალი და დაარქივებული პროექტით.

ყველა პროექტის ნახევარზე მეტი, რომელთა შესახებ ინფორმაცია ხელმისაწვდომია საიტზე, მოდის 5 შიდა სისტემაზე - Directum, Docsvision, ELMA, Delo და 1C: Document Management.

თუ გადავხედავთ კონკრეტული გამყიდველების ყველა EDMS / ECM კლასის პროდუქტის იმპლემენტაციას, მაშინ პროექტების რაოდენობის მიხედვით, ლიდერების ხუთეული, როგორც ერთი წლის წინ, ასე გამოიყურება: Directum, ელექტრონული საოფისე სისტემები (EOS), ELMA, Doxvision. და 1C.

2016

ყველაზე პოპულარული EDMS / ECM სისტემები

2016 წლის ნოემბრის დასაწყისისთვის, TAdviser-ის პროექტების ბაზა მოიცავდა ინფორმაციას EDMS/ECM სისტემების 3980 დანერგვის შესახებ სხვადასხვა ინდუსტრიაში. ამ მონაცემების მიხედვით, ყველაზე მეტი პროექტი დასრულდა Directum (677 პროექტი), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) და 1C: Document Management (164) გამოყენებით.

რა თქმა უნდა, ეს მაჩვენებლები შორს არის განხორციელების რეალური რაოდენობისგან, რადგან, მაგალითად, მხოლოდ 1C ვებსაიტზე არის ინფორმაცია 1C: დოკუმენტების მენეჯმენტის 1,5 ათასზე მეტი განხორციელების შესახებ. მიუხედავად ამისა, გაჟღერებული მონაცემები შესაძლებელს ხდის გავიგოთ, რომელი სისტემებია ყველაზე ხშირად გამოყენებული რუსეთში.

ყველაზე ხშირად დანერგილი სისტემების ათეულში მხოლოდ ორი უცხოური გადაწყვეტილებაა წარმოდგენილი - Documentum და SharePoint. ეს, პირველ რიგში, იმით აიხსნება, რომ პროექტები, სადაც უცხოური პროდუქცია გამოიყენება, აღებულია მოცულობით და არა რაოდენობით.

გამყიდველები EDMS / ECM დანერგვის რაოდენობის მიხედვით

ზემოთ მოცემული გრაფიკი გვიჩვენებს კონკრეტული გამყიდველების ყველა სისტემის მთლიან დანერგვას, რომლებიც მიეკუთვნება EDMS / ECM კლასს. თუ ერთ პროექტში გამოყენებული იყო ერთი და იმავე გამყიდველის ორი ან მეტი გადაწყვეტა, რომლებიც TAdviser მონაცემთა ბაზაში კლასიფიცირებულია როგორც EDMS (ECM), მაშინ თითოეული გადაწყვეტის განხორციელება ცალკე იქნა გათვალისწინებული.

2015

ყველაზე პოპულარული EDMS / ECM სისტემები

TAdviser-ის ცნობით, დელოს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა დანერგვის რაოდენობით ლიდერობს. TAdviser-ის ბაზაში მთელი დაკვირვების პერიოდის განმავლობაში ამ გადაწყვეტის გამოყენებით შესრულებული 418 პროექტია. ოდნავ ნაკლები პროექტი განხორციელდა DocsVision-ით - 416 განხორციელება. ასევე, რაოდენობრივი თვალსაზრისით ხუთ ლიდერში შედის ELMA, Directum და 1C: Document Management 8 სისტემები - შესაბამისად 393, 368 და 124. მთლიანობაში, TAdviser-ის ბაზა, 2015 წლის ნოემბრის მდგომარეობით, შეიცავს ინფორმაციას 3,3 ათასზე მეტ პროექტზე.

2014 წელს დასრულებულ ყველა პროექტს შორის და მათგან დაახლოებით 500 არის TAdviser მონაცემთა ბაზაში, იმპლემენტაციის ყველაზე დიდი რაოდენობა დაეცა ELMA, Directum, Delo, DocsVision და

დოკუმენტაციასთან მუშაობა ლომის წილს იღებს ნებისმიერი ორგანიზაციის დროსა და რესურსებში, რადგან ნაშრომები თან ახლავს ყველა ეტაპს. სამეწარმეო საქმიანობა... სამუშაო პროცესის დახვეწა მაშინვე მკვეთრად ზრდის მენეჯმენტისა და აღრიცხვის ეფექტურობას, დოკუმენტბრუნვის სისტემის ხარვეზები უამრავ პრობლემას უქმნის ბიზნესს.

ავტომატიზაციამ იმოქმედა მეწარმეობის ამ მხარეზეც.

  • განვიხილოთ საწარმოში ერთიანი ორგანიზაციული სისტემის შექმნისა და ფუნქციონირების მახასიათებლები, რომელიც უზრუნველყოფს დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით გადაადგილებას,
  • ჩვენ განვიხილავთ, თუ როგორ ავირჩიოთ ყველაზე შესაფერისი სისტემა,
  • მოდით გავეცნოთ ყველაზე პოპულარულ EDMS-ს.

EDMS სისტემების არსი

დოკუმენტის ნაკადი- ტერმინი, რომელიც ახასიათებს საწარმოში არსებულ ყველა პროცესს, რომელიც დაკავშირებულია სხვადასხვა აქტების დაფიქსირებასთან დოკუმენტაციის სახით:

  • საწყისი წერა ან მიღება;
  • რეგისტრაცია;
  • დოკუმენტზე შესაბამისი მოქმედებების შესრულების უზრუნველყოფა;
  • კონტროლი შესრულებაზე;
  • აღრიცხვა;
  • დაარქივება;
  • შენახვა;
  • ხელახალი გამოყენება;
  • გამოკითხვა;
  • საფოსტო გაგზავნა.

ცნობარი!სამუშაო პროცესი ასევე მოიცავს ყველა ზემოაღნიშნული აქტივობის ორგანიზების პროცესს. მნიშვნელოვანია განასხვავოთ საბუთები და საოფისე სამუშაოები: ეს უკანასკნელი კონცეფცია უფრო ფართოა, იგი აღნიშნავს დოკუმენტაციასთან დაკავშირებულ მთელ ბიზნეს ინდუსტრიას და მოიცავს პირველს.

დიდი ხნის განმავლობაში, სამუშაო პროცესი განხორციელდა ექსკლუზიურად ქაღალდის ფორმით, მაგრამ თანამედროვე ტექნოლოგიებისაშუალებას გაძლევთ ამ სისტემის ავტომატიზაცია და გადახვიდეთ სრულიად უქაღალდის ვარიანტზე ან მნიშვნელოვნად შეამციროთ დოკუმენტაციის ნაკადი ქაღალდზე.

ასეთი ავტომატიზებულის დასახელების რამდენიმე ვარიანტი არსებობს ელექტრონული სისტემადოკუმენტაციასთან მუშაობა:

  • EDMS - ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა;
  • SEDD - ელექტრონული დოკუმენტების მართვისა და საოფისე მუშაობის სისტემა;
  • SAD - საოფისე ავტომატიზაციის სისტემა;
  • SEDO - ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა;
  • SADO არის დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციის სისტემა.

ყველაზე გავრცელებული აბრევიატურაა SED.

EDMS-ის სავალდებულო კომპონენტია გამოყენება ელექტრონული ხელმოწერა- ელექტრონული დოკუმენტის იდენტიფიკატორი, რომელიც უზრუნველყოფს მის ავთენტურობას (აკრავს პირადი ვიზის როლს ქაღალდის დოკუმენტზე).

EDMS განხორციელების უპირატესობები

საწარმოში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის გამოყენების ყველაზე აშკარა უპირატესობა არის მრავალი პრობლემის თავიდან აცილების შესაძლებლობა, რომლებიც თითქმის გარდაუვალია ტრადიციულ ქაღალდზე დაფუძნებულ საოფისე სამუშაოებში. Ესენი მოიცავს:

  • ადამიანური შეცდომა;
  • საჭირო დოკუმენტის დაკარგვა;
  • საჭირო ქაღალდის მოსაძებნად დახარჯული დრო;
  • პრობლემები დოკუმენტაციის გაგზავნასთან, მიწოდებასთან და მიღებასთან დაკავშირებით;
  • სირთულეები, საჭიროების შემთხვევაში, დუბლიკატების გაკეთება;
  • დაგროვილი ქაღალდების შენახვასთან, დაარქივებასა და განადგურებასთან დაკავშირებული დამატებითი ქმედებები;
  • საკანცელარიო ხარჯები;
  • დაცვის უფრო დაბალი ხარისხი გაყალბებისა და შესაძლო ზიანისგან და ა.შ.

EDMS-ის დადებითი თვისებები, რომლებიც მკვეთრად მოქმედებს ბიზნეს პროცესების ეფექტურობაზე, გამომდინარეობს ამ სისტემის გამოყენების პრინციპებიდან.

  1. უნიკალური იდენტიფიკაცია- ელექტრონული ფორმით, დოკუმენტი რეგისტრირდება ერთხელ, რის შემდეგაც შესაძლებელია მისი ადვილად იდენტიფიცირება ავტომატურად.
  2. პარალელური ოპერაციები- ელექტრონული ფორმით, შეგიძლიათ თითქმის ერთდროულად რამდენიმე დოკუმენტთან ურთიერთობა, შესაბამისად გაზარდოთ ეფექტურობა და შეამციროთ დროის ხარჯები.
  3. დოკუმენტური ბაზის ერთიანობა- ყველა დოკუმენტი თავმოყრილია შეთანხმებულ სისტემაში, რის შედეგადაც არ ხდება მათი დუბლირება და დაკარგვა.
  4. მარტივი ძებნა- ავტომატური იდენტიფიკაციის სისტემა საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ საჭირო დოკუმენტიმინიმალური საწყისი მონაცემებით.
  5. მიმაგრების შესაძლებლობა- ერთი ან მეტი ფაილი შეიძლება დაერთოს ნებისმიერ დოკუმენტს ელექტრონული ფორმით, რაც საშუალებას გაძლევთ მიაწოდოთ მას საჭირო აპლიკაციები და ატრიბუტები.
  6. გაფართოებული მოხსენება- ელექტრონული ფორმა საშუალებას გაძლევთ დააჯგუფოთ დოკუმენტები საჭირო საფუძვლებზე, რაც საშუალებას გაძლევთ აკონტროლოთ დოკუმენტების გადაადგილების ყველა ეტაპი და უზრუნველყოთ საჭირო ფაქტორების სრული და საიმედო აღრიცხვა.
  7. მოქნილი ადაპტაცია- ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი ადვილად ადაპტირდება წარმოების ნებისმიერ საჭიროებებთან.

ᲨᲔᲜᲘᲨᲕᲜᲐ! EDMS-ის ყველა აღნიშნული უპირატესობის უზრუნველსაყოფად, დოკუმენტაციასთან მომუშავე პერსონალს დასჭირდება გადამზადება და ახალი უნარების ათვისება.

რა არის EDMS

პროგრამული პროდუქტი, რომელიც შექმნილია დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციის ფუნქციების შესასრულებლად, განსხვავდება მასში ჩაშენებული ფუნქციების სიმრავლით.

  1. უნივერსალური EDMS(მათ ასევე უწოდებენ "შეფუთულ" ან "ყუთში" - სტანდარტიზებულ სისტემებს, რომლებიც უზრუნველყოფენ საოფისე მუშაობის ძირითად ფუნქციებს.
    • შედარებით მცირე ფუნქციონირება;
    • კომპანიის სპეციფიკასთან შეუსაბამობა;
    • ინსტალაციისა და განხორციელების ხელმისაწვდომობა და სიმარტივე;
    • ყველაზე იაფი ღირებულების თვალსაზრისით.

    2. ყურადღება!საწარმოში უნივერსალური EDMS-ის დანერგვისას, დამსაქმებელს მოუწევს ლიცენზიის მიღება ახალი სამუშაო ადგილების დანერგვისთვის.

  2. ინდივიდუალური განვითარების EDMS- სისტემები შექმნილია კონკრეტულად კონკრეტული მომხმარებლის მოთხოვნილებების დასაკმაყოფილებლად. ეს პროდუქტები ხასიათდება:
    • მაქსიმალური პერსონიფიკაცია;
    • თანამშრომლების გადამზადებისა და აღჭურვილობის შესყიდვის დამატებითი ხარჯები;
    • მაღალი ფასი;
    • უფრო მეტი დრო სჭირდება განვითარებას, ინსტალაციას და დანერგვას.
  3. კომბინირებული EDMS- უნივერსალური პლატფორმის საფუძველზე დაინერგება დამატებითი ინდივიდუალური დანამატები. ასეთი სისტემის დაყენება საშუალებას გაძლევთ გადაჭრათ შემდეგი ამოცანები:
    • სრულად შეესაბამება ორგანიზაციის საჭიროებებს;
    • შემცირებულია განვითარების, მონტაჟისა და ექსპლუატაციაში გაშვების ხარჯები;
    • ძირითადი მოდულები საშუალებას გაძლევთ სწრაფად დაეუფლონ სისტემას და მოამზადოთ პერსონალი;
    • შეუძლია ურთიერთქმედება სხვა პროგრამულ პროდუქტებთან;
    • მომხმარებელი იღებს სრულ უფლებებს პროგრამულ პროდუქტზე.

კონფიგურაციის მიხედვით, ამა თუ იმ EDMS-ის შესაძლებლობები უზრუნველყოფს წარმოების საქმიანობის სხვადასხვა სფეროს ავტომატიზაციას, რომლებიც შეიძლება გაერთიანდეს სხვადასხვა გზით:

  1. Ოფისის სამუშაო.
  2. საბუთების ზოგადი მიმოქცევა.
  3. Ხელშეკრულების მართვა.
  4. დაარქივება.
  5. Პროექტის მენეჯმენტი.
  6. სპეციალური დოკუმენტაცია.
  7. ურთიერთქმედება შემოსულ დოკუმენტაციასთან.

როგორ ავირჩიოთ შესაფერისი EDMS

იმისათვის, რომ აირჩიოთ საუკეთესო ვარიანტი ორგანიზაციის დოკუმენტების ნაკადის ავტომატიზაციისთვის ბაზარზე არსებული პროდუქციის საკმაოდ ფართო სპექტრიდან, თქვენ უნდა იცოდეთ რა პარამეტრებს უნდა მიაქციოთ ყურადღება.

შერჩევის ძირითადი ფაქტორებია შემდეგი ორგანიზაციისთვის სპეციფიკური პუნქტები:

  • ქაღალდის დოკუმენტაციის ელექტრონული ანალოგით ჩანაცვლების მზადყოფნა (დოკუმენტების ნაკადის „სიმწიფე“);
  • მიზნები EDMS-ის განხორციელება;
  • შემდგომი განვითარების შესაძლებლობა;
  • განხორციელებისთვის გამოყოფილი რესურსები (დრო და ფული).

მოდით განვიხილოთ თითოეული ფაქტორი უფრო დეტალურად:

  1. ორიგინალური სამუშაო პროცესის სიმწიფე.რაც უფრო კარგად არის ორგანიზებული ქაღალდის სამუშაო ნაკადი კომპანიაში, მით უფრო ადვილია EDMS-ის დანერგვა, რადგან ის დაუყოვნებლივ მოხსნის ყველა სირთულეს, რაც სანაცვლოდ უზრუნველყოფს უფრო ეფექტური საოფისე მუშაობის სარგებელს. შედარებით მცირე დრო და ფინანსური ხარჯები იქნება საჭირო სისტემის დამონტაჟებისა და პერსონალის მომზადებისთვის. დოკუმენტების მენეჯმენტის ქვედა საფეხურებზე, ჯერ მოგიწევთ ენერგიის დახარჯვა დოკუმენტების მართვის ძირითადი პროცესების ფორმალიზებაზე, შემდეგ კი მათ ელექტრონულ ფორმაში თარგმნაზე.
  2. განხორციელების მიზნები.არჩევანი ნაკარნახევია ფუნქციების კომპლექტით, რომლებიც უზრუნველყოფილი იქნება ამა თუ იმ EDMS-ის მიერ. თითოეულ შემთხვევაში საჭიროა საცრების მართვა, საკმარისი იქნება თუ არა ძირითადი მახასიათებლები ან პერსონიფიკაცია.
  3. რეზერვები... როდესაც უკვე ფორმალიზებული პროცესებისთვის საჭიროა ავტომატიზაცია, მათი სპეციფიკის მაღალი ალბათობაა. ორგანიზაციის განვითარება ითვალისწინებს ცვლილებებს სამუშაო პროცესში, რაც სისტემას პოტენციურად უნდა შეეძლოს. ამიტომ, განვითარების რეზერვების გათვალისწინებით, განხორციელებული EDMS უნდა იყოს მაქსიმალურად მოქნილი.
  4. რესურსები... ღირებულება დროისა და ფულის თვალსაზრისით არის საბოლოო ჯამში ინვესტიციის კომპონენტი. ამიტომ, თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ არა მხოლოდ ფასი. პროგრამული უზრუნველყოფადა მისი მონტაჟი, არამედ რა დაჯდება ამ სისტემის ფლობა. დამატებითი ხარჯები შეიძლება იყოს სახსრები უკვე მოქმედი EDMS-ის „განახლებაზე“, თანამშრომლების გადამზადებაზე და ა.შ.

რამდენიმე პოპულარული EDMS-ის მოკლე მიმოხილვა

რუსეთის თანამედროვე ბაზარზე დღეს დაახლოებით 20 სხვადასხვა EDMS გამოიყენება. მოდით გავაანალიზოთ მათგან ყველაზე ხშირად გამოყენებული, რომლებმაც წარმატებით დაამტკიცეს თავი საწარმოს მენეჯმენტის ეფექტურობის გაუმჯობესებაში.

  1. "პრაქტიკა". 2012 წელს ტელეკომის და მასობრივი კომუნიკაციების სამინისტრომ შემოიღო ეს სისტემა, როგორც დოკუმენტბრუნვის მთავარი სისტემა, მას 4 ათასამდე კლიენტი ჰყავს. სისტემას უმეტესობა იყენებს სამთავრობო სააგენტოებიქალაქი მოსკოვი. ამ პროგრამის გამოყენება შესაძლებელია ღრუბლის ან სერვერის ვერსიაში. ორგანიზაციისთვის სააბონენტო გადასახადის ღირებულება შედარებით დაბალია, ყოველი დამატებითი მომხმარებლისთვის ხდება დამატებითი გადახდა.
  2. "Naumen DMS"- განვითარება დაფუძნებული NauDoc-ზე (უახლოეს წარსულში ერთ-ერთი ყველაზე პოპულარული EDMS), მაგრამ გაუმჯობესებული და გაფართოებული ვერსიით. ნაწილი მეტი ფართო სისტემაბიზნეს პროცესის მენეჯმენტი.
  3. "დირექტიუმი"- სისტემა, რომელიც ორიენტირებულია კოლექტიური ურთიერთქმედების პრინციპებზე. შეიცავს მოსახერხებელ მექანიზმებს დოკუმენტაციის მონაცემთა ბაზის შესაქმნელად, კონფერენციების, ინტერვიუების, შეხვედრების ორგანიზებისთვის და ა.შ.
  4. კომპანია მედია- პირიქით, მაქსიმალურ პერსონიფიკაციას იძლევა. ამ EDMS-ის დახმარებით ადვილია პირადი სამუშაო ადგილების შექმნა და მათი ფუნქციონირების უზრუნველყოფა.
  5. "Ბიზნესი"- წამყვანი პროდუქტი, რომელიც იკავებს რუსეთის ფედერაციაში EDMS ბაზრის თითქმის ნახევარს, რომელსაც იყენებენ ცენტრალური ბანკი, სბერბანკი, როსტელეკომი და სხვა დიდი ორგანიზაციები.

დღეს კომპანიების უმეტესობა ქაღალდიდან ელექტრონულ სამუშაოზე გადადის. ეს ზოგავს ორგანიზაციის დროსაც და ფულსაც. ელექტრონული დოკუმენტების მართვა გამორიცხავს დოკუმენტაციას. ინფორმაციის გაცვლა შეგიძლიათ 24 საათის განმავლობაში ოფისიდან ან ნებისმიერი სხვა ადგილიდან. საკმარისია უბრალოდ გქონდეთ კომპიუტერი ელექტრონული ხელმოწერადა ინტერნეტთან წვდომა. გარდა ამისა, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა შესაძლებელს ხდის სამუშაოს მიმდინარეობის რეალურ დროში მონიტორინგს.

რა არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვა

თუ ვისაუბრებთ მარტივი სიტყვებითელექტრონული დოკუმენტების მართვა არის ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა მეშვეობით ლოკალური ქსელი, ინტერნეტი ან სხვა არხები. ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი შეიძლება მოხდეს როგორც ორგანიზაციაში, ასევე კომპანიებს შორის.

EDF საშუალებას გაძლევთ არა მხოლოდ გაცვალოთ დოკუმენტები, არამედ მოაწყოთ სამუშაო ქაღალდის მედიის გამოყენების გარეშე: დოკუმენტების ძიება, მოხსენებების შედგენა, არქივის შენარჩუნება და მრავალი სხვა.

ელექტრონული დოკუმენტების მიმოქცევა ხორციელდება EDM ოპერატორის სისტემის მეშვეობით, რომელიც შედის რუსეთის ფედერალური საგადასახადო სამსახურის ნდობის ქსელში. ერთი კომპანია აგზავნის მეორე ელექტრონულ დოკუმენტს. ადრესატი იღებს მას რამდენიმე წამში თავის კომპიუტერზე. ამ დროს ოპერატორი ავტომატურად ამოწმებს ელექტრონულ ხელმოწერას, რომლითაც დამოწმებულია დოკუმენტი და შეესაბამება თუ არა დოკუმენტის ფორმატი კანონიერ მოთხოვნებს. სტატუსების დახმარებით გამგზავნს შეუძლია დაინახოს როგორ მოძრაობს დოკუმენტი.

ელექტრონული დოკუმენტების სახეები

თითქმის ყველა დოკუმენტის თარგმნა შესაძლებელია ელექტრონული ხედი... როგორც წესი, კომპანიები გადადიან ელექტრონულ კონტრაქტებზე, ინვოისებზე, სხვადასხვა ინვოისებზე, ანგარიშებზე და ა.შ.

ელექტრონული დოკუმენტები იყოფა არაფორმალიზებულ დოკუმენტებად და ფორმალიზებულ დოკუმენტებად.

არაფორმალური დოკუმენტები - წერილები, ხელშეკრულებები, მინდობილობები, ტექნიკური დოკუმენტაცია და სხვა დოკუმენტები, ისინი გათავისუფლებულია სახელმწიფოს მიერ მკაცრი რეგულირებისგან.

ფორმალიზებულ დოკუმენტებს აქვს მკაცრი მოთხოვნები ფორმატისა და გადაცემის რეგულაციებზე. ფორმალიზებული დოკუმენტი - დოკუმენტი, რომელიც შეიქმნა ფედერალური საგადასახადო სამსახურის ფორმატში, მაგალითად, სამუშაოს მიღების აქტი. ფორმალიზებული დოკუმენტები გავლენას ახდენს საგადასახადო გამოთვლების სისწორეზე, შესაბამისად, მათთვის აუცილებელია გადაცემის ყველა პროცედურის დაცვა.

გაითვალისწინეთ, რომ არაფორმალიზებული ელექტრონული დოკუმენტები შეიძლება იყოს ნებისმიერი ფორმატის: doc, xlsx, pdf, jpg და სხვა, ხოლო ფორმალიზებული დოკუმენტები შეიძლება იყოს მხოლოდ ფაილის სახით xml გაფართოებით.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ფუნქციები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა ასრულებს შემდეგ ფუნქციებს:

  • დოკუმენტის რეგისტრაცია;
  • კონტროლი დოკუმენტების შესრულებაზე;
  • საცნობარო წიგნების შექმნა;
  • ქაღალდისა და ელექტრონული დოკუმენტების გადაადგილების კონტროლი, დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორიის შენახვა;
  • დოკუმენტების დეტალების შექმნა და რედაქტირება;
  • საწარმოს დოკუმენტური ნაკადის შესახებ ანგარიშების გენერირება;
  • დოკუმენტების იმპორტი ფაილური სისტემიდან და ინტერნეტიდან;
  • დოკუმენტის შექმნა პირდაპირ სისტემიდან შაბლონის გამოყენებით;
  • მუშაობა დოკუმენტის ვერსიებთან, კომპლექსურ მრავალკომპონენტიან და მრავალფორმატიან დოკუმენტებთან, დანართებთან;
  • დოკუმენტების ელექტრონული განაწილება;
  • საქაღალდეებში დოკუმენტებთან მუშაობა;
  • დოკუმენტების მოპოვება სკანირებისა და ამოცნობის გამოყენებით;
  • მონაცემთა წვდომისა და დოკუმენტების დამუშავების ღირებულების შემცირება.

EDF პარამეტრები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ორგანიზების ორი გზა არსებობს. პირველ რიგში, შესაძლებელია კონტრაგენტებთან ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შესახებ ხელშეკრულების გაფორმება და დოკუმენტების გაცვლა, რომელიც გაფორმდება ელექტრონული ხელმოწერით ელექტრონული ფოსტით.

მეორეც, შესაძლებელია EDM-ის ორგანიზება სპეციალური ოპერატორის მეშვეობით. ამ შემთხვევაში, თქვენ უნდა შეუერთდეთ ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის წესებს. ამის შემდეგ შესაძლებელია კონტრაგენტებთან გაცვლა, როგორც ფორმალიზებული, ასევე არაფორმალური დოკუმენტები.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ავტომატიზაცია. EDF-ის დადებითი და უარყოფითი მხარეები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა არის მთელი საინფორმაციო სისტემა, რომელიც მოიცავს სპეციალიზებულ პროგრამულ უზრუნველყოფას, ელ. ფოსტას, ინტერნეტს, ლოკალურ ქსელს და სხვა.

ელექტრონული დოკუმენტის ნაკადი ქაღალდთან შედარებით გაცილებით მიმზიდველად გამოიყურება. მოდით გამოვყოთ EDI-ს ძირითადი უპირატესობები.

  • უმარტივესი - მცირდება ქაღალდის ხარჯებთან დაკავშირებული ხარჯები;
  • ზოგავს დროს - თანამშრომლები ნაკლებ დროს ხარჯავენ ქაღალდის დოკუმენტის მოსაძებნად;
  • იზრდება კომპანიის შიდა მუშაობის გამჭვირვალობა - დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა შესაძლებელს ხდის დოკუმენტის სტატუსის თვალყურის დევნებას;
  • ინახება თითოეული ფაილის პირადი ისტორია და თანმხლები დოკუმენტები - ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ გახსნათ ყველა Საჭირო საბუთებიკომპანიისა და გარე სუბიექტების სხვადასხვა ტიპის ურთიერთობასთან დაკავშირებული მოთხოვნების შემცველი;
  • ორგანიზაციის ანგარიშები ოპერატიულად მზადდება;
  • გაიზარდა მონაცემთა უსაფრთხოება.

მინუსებს შორის შეიძლება აღინიშნოს პროგრამული უზრუნველყოფის მაღალი ღირებულება და თანამშრომლების ტრენინგთან დაკავშირებული ხარჯები და ყველა არსებული დოკუმენტის გაციფრება.

რა არის საჭირო ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასასვლელად

ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის დანერგვის მიზნით აუცილებელია ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის პროცედურის შემუშავება და დამტკიცება; დაასახელეთ მის მოვლაზე პასუხისმგებელი პირები; მიღებული და გაგზავნილი დოკუმენტების ელექტრონული არქივის ორგანიზება; სააღრიცხვო პოლიტიკაში განსაზღვროს ელექტრონული დოკუმენტების შექმნის, მიღებისა და შენახვის წესები; დანიშნოს ელექტრონული დოკუმენტების ფორმირებასა და ხელმოწერაზე პასუხისმგებელი პირები.

ყველა თანამშრომელს, რომელიც უფლებამოსილია ხელი მოაწეროს დოკუმენტებს, უნდა ჰქონდეს ელექტრონული ხელმოწერა.

მოქმედებების სავარაუდო ალგორითმი:

  • მუშავდება ტექნიკური დავალება;
  • არჩეულია IT გადაწყვეტა;
  • აღწერილია ბიზნეს პროცესები;
  • შედგენილია ხარჯთაღრიცხვა, განრიგი, საჭირო რესურსების ნუსხა და სამუშაო გეგმა;
  • EDF ინერგება;
  • მიმდინარეობს პროგრამის ტესტირება;
  • ამოქმედდა დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა;
  • სისტემის გამოყენების მონიტორინგი.

დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა

ნებისმიერი EDI სისტემა შეიძლება შეიცავდეს ქვემოთ ჩამოთვლილი კატეგორიების თვისებებს, თუმცა, მათ უმეტესობას აქვს სპეციფიკური ორიენტაცია, რომელიც დაკავშირებულია პროდუქტის პოზიციონირებასთან.

1. ელექტრონული არქივი არის EDM სისტემა, რომელიც მიზნად ისახავს მონაცემთა ეფექტურ შენახვას და მოძიებას.

2. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემები მოწინავე სამუშაო პროცესის ხელსაწყოებით - უზრუნველყოფს ზოგიერთი ობიექტის მოძრაობას წინასწარ განსაზღვრულ გზაზე. თითოეულ ეტაპზე ობიექტი შეიძლება შეიცვალოს, რის გამოც მას უწოდებენ ზოგად სიტყვას "მუშაობა". ნამუშევარს თან ერთვის დოკუმენტები, თუმცა აქ მთავარი ობიექტი არ არის. ამ სისტემების წყალობით, გარკვეული სამუშაოები ორგანიზებულია.

3. EDI სისტემები, რომლებიც ორიენტირებულია ორგანიზაციის მართვის მხარდაჭერაზე და ცოდნის დაგროვებაზე. ეს არის სისტემები, რომლებიც აერთიანებს ზემოთ აღწერილი სისტემების თვისებებს. აქ ძირითადი ელემენტი შეიძლება იყოს ნებისმიერი - ნამუშევარი ან დოკუმენტი. ამ სისტემებს იყენებენ სახელმწიფო უწყებები, მსხვილი კომპანიები, სადაც არსებობს დოკუმენტების გადაადგილების გარკვეული წესები და პროცედურები.

4. EDF სისტემები, რომლებიც ორიენტირებულია თანამშრომლობის მხარდაჭერაზე - ასეთი სისტემები განსხვავდებიან წინა სისტემებისგან და არ გააჩნიათ მკაფიო იერარქია სამუშაო ნაკადის ორგანიზებასა და ფორმალიზებაში. ასეთი EDF-ის ამოცანაა უზრუნველყოს თანამშრომლების მუშაობა კომპანიაში, სადაც არ უნდა იყვნენ ისინი და შეინარჩუნოს შესრულებული სამუშაოს შედეგები.

5. EDM სისტემები, რომლებსაც აქვთ დამატებითი სერვისები. მთავარი მაგალითია მომხმარებელთან ურთიერთობის მართვის (CRM) სერვისი. ამ ტიპის სერვისები მრავალფეროვანია და შეიძლება მოიცავდეს სხვადასხვა სერვისების კომპლექტს.

ნებისმიერი კომპანია ადრე თუ გვიან ფიქრობს ბიზნეს პროცესების ოპტიმიზაციასა და ეფექტურობის გაზრდაზე, რაც შეიძლება ჩამოყალიბდეს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების (EDMS) გამოყენებით.

EDMS საშუალებას გაძლევთ გადაჭრას სხვადასხვა ზომის და საქმიანობის სფეროს საწარმოების დოკუმენტებთან მუშაობის ავტომატიზაციის პრობლემები, მათ შორის გეოგრაფიულად განაწილებული. ამ კლასის პროგრამული სისტემები უზრუნველყოფენ კომპანიის იურიდიულად მნიშვნელოვანი სამუშაო ნაკადის ორგანიზებას, დოკუმენტების არქივის შენარჩუნებას, ოფისის მუშაობის ავტომატიზაციას (შემავალი და გამავალი კორესპონდენციის რეგისტრაცია, დოკუმენტების სკანირება და შემსრულებლებთან კომუნიკაცია ელექტრონული ფორმით), აღმასრულებელი დისციპლინის მონიტორინგი, ხელშეკრულებებისა და გადახდების შეთანხმება, ორგანიზაციულ-ადმინისტრაციული დოკუმენტების შესრულების კოორდინაცია და მონიტორინგი, პირველადი აღრიცხვის დოკუმენტაციის დამუშავება და შენახვა, ასევე ბიზნესის სხვადასხვა სფეროზე სპეციალიზებული პროცესების ავტომატიზაცია. გარდა ამისა, ყველაზე თანამედროვე EDMS-ის მახასიათებელია მობილური მოწყობილობების მხარდაჭერა და საწარმოს არსებულ საინფორმაციო პლატფორმებთან ინტეგრაციის შესაძლებლობა.

რუსულ ბაზარზე არსებობს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების უზარმაზარი მრავალფეროვნება და იმისათვის, რომ კომპანიებს გაუადვილდეთ არჩევანის გაკეთება, ჩვენ შევადგინეთ ასეთი გადაწყვეტილებების არჩევანი. ყველა მათგანი ექსკლუზიურად შიდა წარმოებისაა, ისინი შეესაბამება საკანონმდებლო და მარეგულირებელ და მეთოდოლოგიურ მოთხოვნებს დოკუმენტების მართვის სფეროში, როგორც რუსი. მარეგულირებელი ჩარჩოდა საერთაშორისო სტანდარტებიასევე IT უსაფრთხოების მოთხოვნები. ცალკე, უნდა აღინიშნოს, რომ ქვემოთ ჩამოთვლილი თითქმის ყველა პროდუქტი შედის შიდა პროგრამული უზრუნველყოფის რეესტრში და რეკომენდებულია რუსეთის ფედერაციის სამთავრობო უწყებებსა და ორგანიზაციებში, აგრეთვე კომპანიებში, რომლებიც ახორციელებენ პროექტებს პროგრამული უზრუნველყოფის იმპორტის ჩანაცვლების პროგრამის ფარგლებში. .

  1. "დიალოგი". შემქმნელი: სახელმწიფო უნიტარული საწარმო „Crimea Technologies“ (ყირიმის რესპუბლიკის შინაგან პოლიტიკის, ინფორმაციისა და კომუნიკაციების სამინისტროს მხარდაჭერით).
  2. კორპორატიული ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა CSED 3.0. შემქმნელი: KROK Region.
  3. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა "SED-Sirius". შემქმნელი: ცენტრი საინფორმაციო ტექნოლოგიებიდა აღმასრულებელი ხელისუფლების სისტემები (CITIS).
  4. საგზაო მშენებლობების ორგანიზაციებისთვის „ეპიურა“ პროცესის ავტომატიზაციის სისტემა (აშენებული „1C: Enterprise“ პლატფორმის ბაზაზე). შემქმნელი: არმენ რაფიკოვიჩ არაკელიანი.
  5. EDMS „სინკოპა-დოკუმენტი“. შემქმნელი: Kuban-Inform-Holding-Yug კომპანია.
  6. პროგრამული პაკეტი „ელექტრონული დოკუმენტების მართვისა და შეკვეთების შესრულების კონტროლის ღია მოდულარული სისტემა“ (SEDKP). შემქმნელი: FGAU GNII ITT "Informika".
  7. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა Directum. შემქმნელი: კომპანია Directum.
  8. პროგრამული პროდუქტი "STEK - დოკუმენტების მენეჯმენტი". შემქმნელი: სს STC STEK.
  9. „დოკუმენტების მართვის წითელი პლატფორმა“. შემქმნელი: კომპანია Red Soft.
  10. სისტემა „ბიუროკრატი“. შემქმნელი: შპს "ბიუროკრატი"
  11. საინფორმაციო სისტემა „ელექტრონული საოფისე სამუშაოები და დოკუმენტების მართვა“. შემქმნელი: კომპანია Breeze Plus.
  12. Komita Courier JE სისტემა. შემქმნელი: სააქციო საზოგადოება"კომიტა".
  13. მოდული "დოკუმენტის ნაკადი" (მოწოდებულია ERP სისტემის "კომპასის" ნაწილად). შემქმნელი: კომპასი კომპანია.
  14. EDMS WSS Docs (დაფუძნებულია Microsoft SharePoint პლატფორმაზე). შემქმნელი: WSS-საკონსულტაციო კომპანია.
  15. საიდუმლო ოფისის მუშაობის ავტომატური სისტემა AS SDP. შემქმნელი: შპს „ახალი ტექნოლოგიების ცენტრი“ იმპულსი“.
  16. საწარმოების ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების ნაკადის (საოფისე სამუშაოები) ავტომატიზაციის სისტემა „ლოტსმანი: ORD“. შემქმნელი: ASKON-Design Systems LLC.
  17. EOS SharePoint სისტემისთვის (აშენებულია Microsoft SharePoint პლატფორმის ბაზაზე). შემქმნელი: Electronic Office Systems (EOS) კომპანია.
  18. საინფორმაციო სისტემა EtaxReport. შემქმნელი: კომპანია Electronic Business Systems.
  19. EDMS "Aurora: Document flow". შემქმნელი: Aurora Digital Group LLC.
  20. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა Comsoft Docs. შემქმნელი: Komsoft JSC.
  21. EDS სისტემა Comindware (აშენებულია Comindware Business Application Platform-ის ბაზაზე). შემქმნელი: Comindware კომპანია.
  22. Express Document სისტემა. შემქმნელი: Electronic Express LLC.
  23. Codex: დოკუმენტების მართვის პროგრამული პაკეტი. შემქმნელი: Kodeks Consortium.
  24. ავტომატური სისტემა "Gosekspertiza". შემქმნელი: Ekomash info LLC.
  25. უსაფრთხო ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა "Stack-Trust". შემქმნელი: კომპანიების ჯგუფი.
  26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. შემქმნელი: კომპანია Optima ჯგუფი.
  27. EDMS LandDocs. შემქმნელი: კომპანია Lanit ჯგუფი.
  28. პროგრამული კომპლექსი "დოკუმენტური ნაკადი". შემქმნელი: ფედერალური სახელმწიფო უნიტარული საწარმო "მთავარი კვლევითი გამოთვლითი ცენტრი" პრეზიდენტის აპარატის რუსეთის ფედერაცია(FSUE "GlavNIVTs").
  29. SEDO ხსნარი. შემქმნელი: ID - შპს მენეჯმენტი ტექნოლოგიები.
  30. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა სამთავრობო ორგანიზაციებისა და ბიზნესისთვის "პრაქტიკა". შემქმნელი: კომპანია „დოკუმენტ მენეჯმენტის სისტემები“.
  31. EDMS DoXLogic. შემქმნელი: კომპანია BFT.
  32. Alpha Dock სისტემა. შემქმნელი: "Alpha Doc".
  33. სისტემა "ექსტერნი". შემქმნელი: SKB Kontur.
  34. უსაფრთხო ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევისას თანამედროვე კომპანიებიხელმძღვანელობენ განვითარების ზოგადი სტრატეგიით, მიზნებით, კონკურენტული გარემოს არსებობით, სასურველი სტრუქტურით და მოსალოდნელით ეკონომიკური ეფექტიასეთი გადაწყვეტის განხორციელებიდან. EDMS-ის დანერგვის მიზნები მოიცავს შესრულების დისციპლინაზე კონტროლის გაუმჯობესებას, დაკარგული დოკუმენტების რაოდენობის შემცირებას; დამტკიცების დროის შემცირება; სტანდარტულ დოკუმენტებთან მუშაობისას შეცდომების რაოდენობის შემცირება.

არსებობს მთელი რიგი ძირითადი მოთხოვნები ECM ფუნქციებისთვის. კომპანიის სამუშაო ნაკადის ოპტიმიზაციის შემდგომი წარმატება დამოკიდებულია სისტემის შესაბამისობაზე ამ მოთხოვნებთან. დოკუმენტების დამტკიცების და დავალებების მინიჭების პროცესები უფრო სწრაფად ხორციელდება, როდესაც ისინი გადადის "ქაღალდიდან" ელექტრონულ ფორმაზე, ასევე მცირდება დოკუმენტების და შეკვეთების დამუშავების დრო და შესაძლებელი ხდება დოკუმენტთან მუშაობის პროგრესის თვალყურის დევნება. სისტემასთან მუშაობისას შემსრულებლებს ავტომატურად ეცნობებათ ახალი დოკუმენტების შესახებ და მათი დამუშავების დრო კონტროლდება. დოკუმენტებზე სწრაფი წვდომისთვის, დოკუმენტების მარტივი მოძიებისა და უსაფრთხოებისთვის, მოწყობილია ელექტრონული საცავი.

მნიშვნელოვანია, რომ დაცულ მონაცემებზე წვდომის უფლებები შეზღუდული იყოს. საგრძნობლად ამცირებს სამუშაო დროს და ავტომატური შევსებასტანდარტული დოკუმენტების სექციები არსებულ საცნობარო მონაცემებზე. მენეჯერისთვის მნიშვნელოვანია, რომ ჰქონდეს მოსახერხებელი საშუალებები დავალებების შესრულების ვადების და კონსოლიდირებული ანგარიშგების მონიტორინგისთვის. კომპანიის მუშაობაში ინფორმაციის შინაარსის შესანარჩუნებლად, EDMS ადვილად უნდა იყოს ინტეგრირებული ფოსტის არსებულ სისტემასთან და კომპანიაში არსებულ სააღრიცხვო სისტემებთან (პერსონალის, ფინანსური, აღრიცხვისა და წარმოების მართვის სისტემები.

ასევე, სულ უფრო მეტი ორგანიზაცია აქცევს ყურადღებას სისტემაში დისტანციური მუშაობის შესაძლებლობას. სისტემის შეფასების მნიშვნელოვანი კრიტერიუმები მოიცავს დოკუმენტების, შემსრულებლების, დოკუმენტის სტატუსების და ა.შ. ანგარიშების გენერირების შესაძლებლობას; სისტემის სწრაფი დანერგვა; სისტემის ინსტალაციისა და შენარჩუნების ღირებულება; სისტემის განვითარების სიმარტივე; დამატებითი ამოცანების გადასაჭრელად სისტემური პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენების შესაძლებლობა.

და დამატებითი მოთხოვნები:

  • სისტემაში დოკუმენტების ნაკადის შეყვანის არსებობა, სკანერთან მუშაობის შესაძლებლობა;
  • წინასწარ კონფიგურირებული კონტრაქტის მართვის მოდული;
  • ტაბლეტის ვერსია;
  • მობილური კლიენტები.

შედარება

მოდით განვიხილოთ, თუ როგორ ხორციელდება ეს ფუნქციები Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow და 1C: Document Management სისტემები 8. ყველა ეს სისტემა გაერთიანებულია საერთო კონცეფციით, რომელიც დაფუძნებულია კლასიკური EDMS და ბიზნეს პროცესის მართვის ინსტრუმენტების კომბინაციაზე. ელექტრონული დოკუმენტების მართვისა და BPM სისტემების უპირატესობების შერწყმით, კომპანიები ავითარებენ პროცესებს და ზრდის ოპერატიული საქმიანობის ეფექტურობას.

ფუნქციონალურობა და ინტეგრაციის შესაძლებლობები

პირდაპირი

Directum სისტემის ფუნქციური უპირატესობები მოიცავს ბიზნეს გადაწყვეტილებების გაფართოებულ კატალოგს. ფუნქციებიდან, რომლებიც ყოველდღიურად გამოიყენება სამსახურში, შეიძლება გამოვყოთ მოსახერხებელი შეხსენებები, მრიცხველების მორგების და შტრიხკოდების ნიშნებით მუშაობის შესაძლებლობა. თანდართული ფაილების წინასწარი გადახედვის არსებობა, ფაილების საცავი, დასრულებული საცნობარო წიგნების დიდი არჩევანი ძირითად კონფიგურაციაში, ინტერაქტიული ოსტატები დოკუმენტების შესაქმნელად.

ამ EDMS-ის უარყოფითი მხარეები: დოკუმენტების სიაში და ძიების შედეგებში ობიექტების გვერდი-გვერდის გამოტანის ნაკლებობა, დოკუმენტის სიაში დამატებითი სტილის გამოყენების შეუძლებლობა.

ეს ფუნქციები დანერგილია Docsvision-ში. ნებისმიერი ვებ გვერდი და მორგებული ანგარიშები ნაჩვენებია პროგრამის მთავარ ფანჯარაში. დაარქივებული დოკუმენტები გადატანილია მონაცემთა ბაზაში ცალკეულ ცხრილებში. სისტემის მომხმარებლებს შეუძლიათ აირჩიონ ავტორიზაციის ვარიანტი. XSLT ტრანსფორმაცია გამოიყენება სარეგისტრაციო ბარათის XML აღწერილობაში.

ელმა

ELMA სისტემა გამოირჩევა ბიზნეს გადაწყვეტილებების გაფართოებული ხაზით. მათ შორისაა ECM + მოდული (BPM სისტემის და კლასიკური EDMS ფუნქციების ერთობლიობა), პროექტები + - სტანდარტული ფუნქციები პროექტის მენეჯმენტისთვის პლუს პროცესის მართვა; ELMA CRM + - ახორციელებს კლიენტზე ორიენტირებულ მიდგომას ბოლოდან ბოლომდე პროცესების განხორციელების გზით. და KPI გადაწყვეტა, რომელიც Directum სისტემას არ აქვს.

ინტეგრაციის შესაძლებლობების საკითხთან დაკავშირებით - ELMA ECM +-ს და ორ სხვა გადაწყვეტას აქვს დანამატი MS Outlook-თან მუშაობისთვის. გარდა ამისა, ELMA ადვილად შეიძლება იყოს ინტეგრირებული 1C: Enterprise-თან (ყველა მიმდინარე ვერსიით).

იმისათვის, რომ ფაილების დიდ რაოდენობაში არ იყოს დაბნეული ცვლილებებთან და ცვლილებებთან, განაცხადში არსებულ დოკუმენტებს შეიძლება ჰქონდეს შეუზღუდავი რაოდენობის ვერსიები, მაგრამ მხოლოდ ერთი შეიძლება დანიშნოს როგორც მიმდინარე. დოკუმენტის ცვლილებების მთელი ისტორია გროვდება დოკუმენტის ბარათზე.

ყველაფერი საჭირო იარაღებიდოკუმენტზე მუშაობა და ამ დოკუმენტებთან მუშაობის შესრულების დისციპლინის კონტროლი მომხმარებლის ხელთაა.

თუ დოკუმენტი კომპანიამ მიიღო ქაღალდის სახით, ის ავტომატურად შეინახება სკანირების შემდეგ.

მენეჯერს შეუძლია ნახოს ანგარიში მიმდინარე შესრულების სიტუაციის შესახებ, ხოლო მომხმარებლებს ეძლევათ რამდენიმე ფილტრი, რათა შედეგების მიხედვით ჩამოაყალიბონ.

ECM + აპლიკაციის მორგება შესაძლებელია ინდივიდუალური საწარმოს და მისი ორგანიზაციული სტრუქტურის საჭიროებების მიხედვით.

დოკუმენტების შექმნის დასაჩქარებლად, შეგიძლიათ შექმნათ შაბლონები. ის ხელმისაწვდომია ნებისმიერი მომხმარებლისთვის, თუნდაც პროგრამირების უნარების გარეშე.

თქვენ შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ შტრიხკოდის ავტომატური ჩასმა შაბლონში სისტემაში მყისიერი ამოცნობისთვის.

ამ მიმოხილვაში განხილულ ყველა სისტემას აქვს საკუთარი მობილური აპლიკაციასისტემის ფუნქციების მართვა პლანშეტური კომპიუტერის ან მობილური მოწყობილობის მეშვეობით. ეს საშუალებას აძლევს ტოპ მენეჯერებს მონაწილეობა მიიღონ კომპანიის ოპერატიულ საქმიანობაში ნებისმიერი ადგილიდან ინტერნეტით. მობილური კლიენტები თავსებადია ყველა მობილური OS-თან.

Optima WorkFlow

სისტემის უპირატესობებში შედის დამატებითი სტილის გამოყენების შესაძლებლობა დოკუმენტების სიაში, სურათების ჩვენება დოკუმენტების სიაში და ნახვის ზონაში. შესაძლებელია დოკუმენტების დატვირთული სიის ფილტრაცია. Optima WorkFlow მხარს უჭერს დოკუმენტების ჟურნალებში რუბრიკების დაყენებას, დოკუმენტების სიაში არჩეული ჩანაწერის ნახვის არეალის დაყენებას. შეკვეთის რეგისტრაციის ბარათის პერსონალიზაცია მუშაობს. მესამე მხარის ვებ აპლიკაციები შეიძლება ჩაშენდეს მთავარ ფანჯარაში. არის ინტეგრაცია IBM WebSphere MQ-თან. საარქივო განყოფილებების საქმიანობის ავტომატიზაციისთვის შეიქმნა სპეციალური მოდული Archive.

1C: დოკუმენტის ნაკადი 8

ამ გადაწყვეტის მუშაობის ძირითადი მიმართულებებია საოფისე მუშაობა, ზოგადი დოკუმენტაციის ნაკადი, სახელშეკრულებო საქმიანობის მართვა, ელექტრონული არქივი და მოთხოვნებთან მუშაობა. ფუნქციონალობა შეიძლება გაფართოვდეს დანამატების გამოყენებით. დოკუმენტის მარშრუტების დამუშავებისას შეგიძლიათ დაურთოთ ფაილები და შემდგომში შეცვალოთ ისინი. არსებობს Windows Explorer-ის რეგისტრაცია.

თქვენ შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ დოკუმენტების ავტომატური შექმნა, რეგისტრაცია და გაგზავნა მარშრუტის გასწვრივ სხვადასხვა წყაროდან (საქაღალდე, ელ. ფოსტა, ვებ).

ნაკლოვანებები:შიდა ფოსტა არ არის. თქვენ არ შეგიძლიათ შექმნათ ამოცანები ჯგუფისთვის და საქაღალდეებისთვის შეკვეთებით. გარდა ამისა, ამ გადაწყვეტას არ აქვს პროექტის მართვის მოდული. MS Office-დან დარეგისტრირება შეუძლებელია, ღია ოფისი. QMS დოკუმენტაციასთან მუშაობა მხარდაჭერილი არ არის. ასევე, არ არსებობს მომხმარებლის პირადი საქაღალდეების შენახვა.

ინტერფეისები

პირდაპირი

Directum სისტემაში მუშაობის ყველა რეჟიმის ინტერფეისი ერთიანია, შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ დოკუმენტების და ამოცანების დამუშავების წესები. ჩანაცვლების რეჟიმში სისტემა ინარჩუნებს საინფორმაციო შინაარსს. ფაილებთან მუშაობა შესაძლებელია ონლაინ რეჟიმში. ცალკე ფაილზე წვდომის უფლებები განაწილებულია, თითოეული მათგანი ატრიბუტურად არის აღწერილი. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გაითვალისწინოთ სამუშაო პროცესის გამჭვირვალობა. ამოცანები ემატება MS Outlook კალენდარს. სისტემის უპირატესობაა მორგებული საძიებო შაბლონები და მოსახერხებელი ფილტრაციის მექანიზმები სიის სვეტების მიხედვით.

მაგრამ არსებობს მთელი რიგი უარყოფითი მხარეები: არ არსებობს ელემენტების პაგინაციის შესაძლებლობა (Win32). მინიმალური ვიზუალური ეფექტების პარამეტრები. შეუძლებელია რეკვიზიტების დასახელების ლოკალიზაცია სხვადასხვა ენაზე. ბარათის ზომის შეცვლა შეუძლებელია. ელექტრონულ დოკუმენტებს შორის ბმულების შექმნისას, თქვენ არ შეგიძლიათ დაამატოთ კომენტარები ურთიერთობის აღსაწერად. ინტერფეისი გადატვირთულია.

ბრინჯი. 1. Directum სისტემის ინტერფეისი

Docsvision

Docsvision იყენებს წინასწარ კონფიგურირებულ თემებს და ბრძანების ლენტი მორგებულია. დოკუმენტებს შორის ბმულები ნაჩვენებია ხის ხედში. ბმულები შეიძლება იყოს ანოტაცია. არსებობს დავალების ბარათების დიზაინის შესაძლებლობა. ხელსაწყოთა ზოლის კონფიგურირებადია. მუშაობს სრული ტექსტის ძიება ერთი ხაზიდან, არის მორგებული საძიებო შაბლონები, საძიებო ფორმების დიზაინი ასევე კონფიგურირებადია.

ამავდროულად, სისტემის მინუსი არის ის, რომ შეუძლებელია დოკუმენტის ავტომატურად მიმაგრება დავალებაზე. პროცესები არ არის გამჭვირვალე, შეხსენებები მუშაობს მხოლოდ მაშინ, როდესაც ჩართულია MS Outlook.

ბრინჯი. 2. Docsvision სისტემის ინტერფეისი

ელმა

გარეგნულად, ELMA ECM + ინტერფეისი არის სტანდარტული ფაილების შესანახი, მომხმარებელს, რომელსაც არ აქვს გამოცდილება ასეთი სისტემებით, შეუძლია ადვილად ნავიგაცია დამოუკიდებლად.

დოკუმენტების რეგისტრაცია ხორციელდება სპეციალურ ოსტატში რამდენიმე თანმიმდევრული ნაბიჯით. სისტემაში შესვლისას უბრალოდ უნდა მიუთითოთ დოკუმენტის საჭირო დეტალები და დაურთოთ ელექტრონული ვერსია, სისტემა ავტომატურად წარმოქმნის დოკუმენტის ბარათს მასზე არსებული ყველა მონაცემით.

ორგანიზაციის შესახებ ყველა ინფორმაცია განთავსებულია შიდა პორტალში. ყველა ინსტრუმენტი, რომელიც გჭირდებათ სამუშაოდ, არის ერთ ადგილას: დოკუმენტების არქივი, ამოცანები, კალენდარი, შეტყობინებების წყარო, ანგარიშები, ვებ დოკუმენტები.

ოპერაციები შეიძლება გამარტივდეს ან გაფართოვდეს პერსონალიზაციის დროს.

ბრინჯი. 3. ELMA ინტერფეისი

Optima WorkFlow

სისტემას აქვს ინტუიციური ინტერფეისი. სისტემა აკონფიგურირებს განაცხადის დიზაინის სტილებს, გამოაქვს დოკუმენტების სიაში და ხელმისაწვდომია ატრიბუტებისა და სურათების სანახავი არეალი, გამოიყენება დოკუმენტების სიის შედგენის სტილები (შრიფტი, შევსება, ხატულა).

აღსანიშნავია მოსახერხებელი ძიება სარეგისტრაციო ბარათების ველებში-სიებში, ველების სავალდებულო შევსების ვიზუალური კონტროლის არსებობა, ფაილებთან, ბმულებთან და დოკუმენტების გადაადგილების ერთ ფანჯარაში მუშაობის შესაძლებლობა.

მოსახერხებელია თანდართულ ფაილებთან მუშაობა - სამუშაო ხორციელდება ონლაინ რეჟიმში ერთ ფანჯარაში, შემოწმების და გასვლის რეჟიმში. დოკუმენტებს შორის ბოლო-ბოლო ბმულები გამოსახულია როგორც ხე.

დავალების შექმნისას შეგიძლიათ დააპროექტოთ დავალების ბარათი.

ნაკლოვანებები:მომხმარებლებს არ შეუძლიათ შექმნან ახალი ჟურნალები, დოკუმენტების ნაკრები, პარამეტრები არ არის შენახული მონაცემთა ბაზაში. შეუძლებელია სარეგისტრაციო ბარათში ინსტრუმენტთა ზოლის მორგება, რეკვიზიტების სახელების ლოკალიზაცია. ბარათის ზომა უცვლელია. Drag & drop მექანიზმები არ არის დანერგილი. არ არსებობს კომუნიკაციისთვის ბარათების ინტერფეისის შერჩევის ძირითადი ფუნქციები. კიდევ ერთი ნაკლი არის პროცესის გამჭვირვალეობა დავალების შექმნისას; თქვენ არ შეგიძლიათ შეხსენებების დაყენება შემსრულებლებისთვის.

ბრინჯი. 4. Optima WorkFlow ინტერფეისი

1C: დოკუმენტის ნაკადი 8

ინტერფეისი მორგებულია მომხმარებლის ტიპებისთვის. თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ სისტემაში ამჟამად შესული მომხმარებლების სია. არსებობს დიზაინის ინსტრუმენტები RKK-სთვის (დიზაინერი), RKK-ის გაფართოებისა და მორგების შესაძლებლობა, ხოლო თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ რთული ელემენტები - ცხრილები, სტრუქტურები.

ნაკლოვანებები:არ არის ჩაშენებული მაყურებელი თანდართული ფაილებისთვის, არ არის ჯგუფური ამოცანების ხედვა, არ არის შემსრულებელი ჯგუფის ლიდერად.

ბრინჯი. 5.ინტერფეისი 1C: დოკუმენტის მენეჯმენტი 8

საძიებო ფუნქციები

პირდაპირი

სისტემის უპირატესობებში შედის დოკუმენტების სრული ტექსტური ძიების ხელმისაწვდომობა და სარეგისტრაციო ბარათების დეტალები (RK). საძიებო შაბლონების მორგება შესაძლებელია RK-ის დეტალების მიხედვით. დოკუმენტების სიის ფილტრი სვეტის მნიშვნელობებით მოქმედებს. მოსახერხებელი ფუნქციები საძიებო შაბლონების მორგებისთვის. შესაძლებელია საძიებო საქაღალდეების შექმნა.

უარყოფითი თვისებები: შეუძლებელია კონფიგურირებულ ძიებებზე წვდომის უფლებების განაწილება; არ არის კონფიგურირებული ვებ კლიენტის ძიება; არ არსებობს რთული საძიებო მოთხოვნების შექმნის შესაძლებლობა, არ არის ობიექტების გვერდი-გვერდ ჩვენება დოკუმენტების სიაში და ძიების შედეგებში, დამატებითი სტილები არ გამოიყენება დოკუმენტების სიაში.

Docsvision

Docsvision მხარს უჭერს რთული საძიებო მოთხოვნების შექმნას XML-ის გამოყენებით და საძიებო წვდომის უფლებების განაწილებას.

ნაკლი- მაყურებლის პანელის ნელი მოქმედება.

ელმა

ELMA ECM + აგროვებს დოკუმენტებს ერთ ელექტრონულ არქივში. საბუთების ძებნა ხდება სწრაფად და მოხერხებულად, არა მხოლოდ სახელით, არამედ დოკუმენტის ბარათის ან RK-ის დეტალებით. ძიების შედეგები გამოჩნდება მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ გაქვთ დოკუმენტებზე წვდომის ნებართვა. ძიების პარამეტრები ინახება ფილტრის ფორმატში, მომავალში შეგიძლიათ სწრაფად მოძებნოთ დოკუმენტები შენახული პარამეტრებით.

ხარვეზი:დოკუმენტებში სრული ტექსტის ძიების ნაკლებობა.

Optima WorkFlow

მონაცემთა ბაზის პირდაპირი მოთხოვნა გამოიყენება დოკუმენტის ჟურნალებში რთული საძიებო მოთხოვნის შესაქმნელად. სრული ტექსტის ძიება ხორციელდება დოკუმენტის შინაარსზე და ძიება ხორციელდება სარეგისტრაციო ბარათის ნიმუშის გამოყენებით (არ არის საჭირო საძიებო შაბლონების მორგება). თქვენ შეგიძლიათ შეიყვანოთ საძიებო მოთხოვნები სარეგისტრაციო ბარათების დეტალებით. ფილტრები გამოიყენება ყველა ხელმისაწვდომ დოკუმენტურ ჟურნალზე.

სისტემის მინუსი არის პერსონალური საძიებო შაბლონების შენახვის შეუძლებლობა. დოკუმენტების სარეგისტრაციო ბარათების დეტალების სრული ტექსტის ძიება არ არის. მომხმარებლებს არ შეუძლიათ შექმნან საძიებო საქაღალდეები და რთული ძიებები. სარეგისტრაციო ბარათის დეტალების სრული ტექსტის ძიება არ არის.

1C: დოკუმენტის ნაკადი 8

დოკუმენტის დეტალების მიხედვით ტარდება ატრიბუტული ძიება. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ საძიებო შაბლონები, მათი შენახვა არის იერარქიული და კატეგორიზებული. ძიების შედეგების მიხედვით, ანგარიშები იქმნება.

ერთი მოთხოვნით შეუძლებელია მისი შესრულება განსხვავებული სახეობებიძებნა. რეგისტრაციისას არ არის მითითებული რეკვიზიტების ნაკრები დუბლიკატი დოკუმენტების ავტომატური ძიებისთვის.

ადმინისტრაციული პარამეტრები

პირდაპირი

სისტემა საშუალებას გაძლევთ ერთდროულად შეინარჩუნოთ რამდენიმე კომპანიის ორგანიზაციული და საკადრო სტრუქტურა. მოცემულია დეტალური ინფორმაცია დეპარტამენტებისა და თანამშრომლების შესახებ, მისი გაფართოება შესაძლებელია. თუ საჭიროა ჩანაცვლება (სრული ან ასისტენტის მიერ), ავტომატურად იქმნება საქაღალდეები "in/out". ქვესტრიქონის ფილტრი და მცოცავი ძიება მუშაობს.

ნაკლოვანებები: OShS ჩვენება არ არის ვიზუალური, არ არსებობს ელემენტების გარკვეული თანმიმდევრობით დახარისხების შესაძლებლობა, ძნელია დირექტორიების შექმნა და შევსება, არ არის დირექტორიაში ჩანაწერების ლოკალიზაცია. მინიმალური პარამეტრები გარეგნობადა რკ-ის ქცევა.

ბრინჯი. 6.სარეგისტრაციო ბარათების გამოჩენა Directum სისტემაში

Docsvision

Docsvision მხარს უჭერს ერთდროულად რამდენიმე კომპანიის OShS-ის შენარჩუნებას. არსებობს შემცვლელი ფუნქციები (მუდმივი ან დროებითი შემცვლელი). ქვესტრიქონის ფილტრი მუშაობს. ნაკლოვანებები ნაწილობრივ იმეორებს Directum-ის თვისებებს: არ არის OSH-ის ვიზუალური ჩვენება, არ არის ელემენტების დახარისხება მოცემული თანმიმდევრობით, თქვენ არ შეგიძლიათ შეინახოთ დირექტორია ისტორია, შექმნათ აკრეფილი დირექტორიები, შექმნათ იერარქიული დირექტორიები, არ არის ჩაშენებული "ნომენკლატურა". საქმეების“ დირექტორია. დიზაინერის დაბალი შესრულება.

ბრინჯი. 7.თანამშრომლების დირექტორია Docsvision სისტემაში

ელმა

მოსახერხებელია მსხვილი კომპანიების ფილიალებში სიტუაციის მონიტორინგი. რამდენიმე სისტემა გაერთიანებულია ერთ ფანჯარაში, აწყობს ერთ ფანჯარას საინფორმაციო სისტემაგანყოფილებები და ინფორმაციის მაღალი ხარისხის გაცვლა. მომხმარებელს აქვს ყველა საჭირო ინფორმაცია გარე სისტემის შესახებ მისი გვერდიდან გაუსვლელად. მოსახერხებელია კომპანიის განყოფილებების გვერდებს შორის გადართვა. გარდა ამისა, ხელმისაწვდომია ინფორმაცია საქმიანობის განხორციელების, მიმდინარე სიახლეების, დოკუმენტების დათვალიერების, ბიზნეს პროცესების განხორციელების დაწყების შესახებ.

ბრინჯი. რვა.ფილიალის გვერდების დაყენება ELMA-ში

ხელმძღვანელისთვის ხელმისაწვდომია ზოგადი ინფორმაცია ყველა ფილიალისა და განყოფილების შესახებ. მონაცემები დეპარტამენტებისა და თანამშრომლების შესახებ შეიძლება გაფართოვდეს.

თანამშრომლების გამოცვლა ხდება სპეციალურ განყოფილებაში. ჩანაცვლებები ავტომატურად უქმდება ვადის ბოლოს. როდესაც ჩანაცვლების პროცესი დაინსტალირებულია, ამოცანები პროცესის მიხედვით ავტომატურად გადაეცემა მას. სისტემა აცნობებს ერთჯერადი დავალების შესახებ და ამ თანამშრომლის არყოფნის შესახებ, სთავაზობს სხვა შემსრულებლის არჩევას.

ბრინჯი. ცხრა. ELMA-ში "ჩანაცვლების" განყოფილების კონფიგურაცია

სპეციალური განყოფილება "არყოფნის განრიგი" აჩვენებს თანამშრომლების სიას, რომლებიც არ არიან სამუშაო ადგილიდან გარკვეული პერიოდის განმავლობაში.

Optima WorkFlow

სისტემა მხარს უჭერს რამდენიმე კომპანიის OShS-ის შენარჩუნებას, სტრუქტურა ნათლად არის ნაჩვენები. ჩანაცვლების ფუნქციები (მუდმივი / დროებითი შემცვლელი) განხორციელებულია, მიმდინარეობს პირველი ასოებით ძიება. ნივთების დალაგება შესაძლებელია მითითებული თანმიმდევრობით; საცნობარო წიგნის საკმაოდ მარტივი შევსება, იერარქიული საცნობარო წიგნების შექმნა, საცნობარო წიგნის ჩანაწერის ვადის დადგენა.

არსებობს სარეგისტრაციო ბარათების შაბლონების დიზაინერი, სარეგისტრაციო ბარათების ღონისძიებებისთვის გამოიყენება რეგულირებადი ზომები, ფონი, სანიშნეები, ველები, შრიფტები, სკრიპტები.

ნაკლოვანებები:არ არსებობს დირექტორიაში ისტორიის შენარჩუნების შესაძლებლობა, არ არის სარკისებული ინფორმაცია ჩანაცვლების შესახებ. ინფორმაცია დეპარტამენტებისა და თანამშრომლების შესახებ მინიმალურია. თქვენ არ შეგიძლიათ აკრეფილი საცნობარო წიგნების შექმნა, საცნობარო წიგნების ისტორიის შენარჩუნება, საცნობარო ჩანაწერების ლოკალიზაცია. არ არსებობს სკრიპტის კოდის სინტაქსის შემოწმების ფუნქცია, არ არის "რადიო ღილაკის" ტიპის ველები.

ბრინჯი. ათი.ახალი თანამშრომლის დამატება ორგანიზაციულ სქემაში Optima WorkFlow-ში

1C: დოკუმენტის ნაკადი 8

მომხმარებლის დესკტოპი მორგებულია მათი როლის მიხედვით. უზრუნველყოფს თანამშრომლების შესახებ მონაცემებზე სწრაფ წვდომას, ტელეფონის ნომრების ჩამონათვალს, რეკომენდაციებს კორესპონდენციის დასაწერად და ა.შ. დეპარტამენტის უფროსისთვის შეგიძლიათ შექმნათ პანელი ნებისმიერი დანიშნულების დოკუმენტების სრული ტექსტის საძიებლად, მენეჯერს მიეწოდება პანელი ანგარიშებზე სწრაფი წვდომისთვის. ინფორმაცია ნაწილდება წვდომის უფლებების მიხედვით. Ორგანიზაციული სტრუქტურაორგანიზაციები და შემსრულებელი როლები შეიძლება გამოყენებულ იქნას ბიზნეს პროცესების შემსრულებლების შესარჩევად.

ქვესისტემა "თანამშრომლების ამოცანები და პროცესები" შეიცავს ინსტრუმენტებს ბიზნეს პროცესების შექმნისა და მართვისთვის, ასევე ამოცანების როლზე დაფუძნებული მისამართის დასაყენებლად, თანამშრომლების ჩანაცვლების/ჩანაცვლების მატრიცის დაყენებისთვის.

ბიზნეს პროცესის მოდელირება

პირდაპირი

სისტემა ახორციელებს მოსახერხებელ მოდელირების ფუნქციებს. მარშრუტის დიაგრამის გამართვა ეტაპობრივად ხორციელდება. პლატფორმას აქვს ჩაშენებული მაღალი დონის პროგრამირების ენა IS-Builder. შესაძლებელია საკუთარი ფუნქციების და სკრიპტების შექმნა საკუთარი API-ს გამოყენებით. ანგარიშის რედაქტორი განხორციელებულია IS-Builder ენაზე. მინუსი: ძირითადი ბლოკების რაოდენობა არასაკმარისია.

ბრინჯი. თერთმეტი.ბიზნეს პროცესების მოდელირება Directum სისტემაში

Docsvision

სისტემას აქვს მოსახერხებელი ფუნქციები მარშრუტის სქემის მოდელირებისა და დიზაინისთვის პროგრამული ინსტრუმენტების გამოყენების გარეშე. თქვენ შეგიძლიათ განავითაროთ საკუთარი ფუნქციები. შესაძლებელია სკრიპტების შექმნა საკუთარი API-ის გამოყენებით, ვებ სერვისების დარეკვა. ინსტრუმენტები - MS Reporting.

ხარვეზი:ოპტიმიზაციისთვის აუცილებელია მარტივი ბლოკების ჯგუფის შეცვლა ერთი სკრიპტის ბლოკით.

ბრინჯი. 12.ბიზნეს პროცესების მოდელირება Docsvision სისტემაში

ელმა

ბიზნეს პროცესების მოდელირება ხორციელდება სპეციალურ გრაფიკულ რედაქტორში "ELMA Designer" მარტივი და ინტუიციური გრაფიკული ინტერფეისით. ბიზნეს პროცესების აღწერის ნოტაცია არის BPMN 2.0, რომელიც მოსახერხებელია სამუშაო პროცესების აღწერისთვის და შეიცავს თითქმის ყველა საჭირო პრიმიტივას. ბიზნეს ანალიტიკოსს შეუძლია შეიმუშავოს ბიზნეს პროცესები პროგრამისტის დახმარების გარეშე. თქვენ შეგიძლიათ განავითაროთ მენეჯმენტის მოდელი კომპანიაში და ცვლილებები შეიტანოთ პროცესებში მოძრაობისას, სისტემის შეჩერების გარეშე.

კომპანიაში დოკუმენტების გადაადგილება შეიძლება ორგანიზებული იყოს ნებისმიერი სირთულის მარშრუტებზე. დოკუმენტის მარშრუტი ასახავს, ​​თუ რომელ თანამშრომლებს გაივლის ეს დოკუმენტი, ასევე მასზე დაგეგმილი სამუშაოების რიგი და ბუნება. პროცესის გრაფიკული მოდელი იქმნება ოპერაციების საჭირო ბლოკების პალიტრიდან მაუსის საშუალებით გადათრევით, რის შემდეგაც ოპერაციები დაკავშირებულია გადასვლებით. თქვენ შეგიძლიათ დაამატოთ კომენტარები გადასვლებზე.

ბრინჯი. 13.დოკუმენტის მარშრუტი აღწერილია, როგორც ბიზნეს პროცესი ELMA EDMS-ში

Optima WorkFlow

სისტემას ჰყავს ბიზნეს პროცესების მოდელების დიზაინერი, გამოიყენება სკრიპტები.

ბრინჯი. თოთხმეტი.ბიზნეს პროცესების მოდელირება Optima WorkFlow-ში

ბლოკის თვისებების დაყენება მარტივია. ხორციელდება სკრიპტების შექმნა საკუთარი API-ს გამოყენებით, საკუთარი ფუნქციების და ბლოკების შექმნა, ობიექტების განტვირთვა გაცვლის ფორმატში. ინსტრუმენტები - Crystal Reports 11.0.

შესაძლებელია აპლიკაციის გარეგნობის მორგება, დოკუმენტების სიის მორგება (სვეტების ხილვადობა და რიგი, დახარისხება), შეტყობინებების მორგება.

მოდელირების მექანიზმები მოუხერხებელია, ბიზნეს ლოგიკის დაყენების ფუნქციები მინიმალურია, საჭირო ხდება სკრიპტების დაწერა დოკუმენტების დამუშავებისთვის, დიზაინერი არ არის სიცოცხლის ციკლებიდოკუმენტები.

1C: დოკუმენტის ნაკადი 8

სისტემა ქმნის სტანდარტულ მარშრუტებს დოკუმენტების გადაადგილებისთვის, არის მარშრუტის განშტოებებისა და პირობითი გადასვლების მხარდაჭერა. ასევე არის ანგარიშგების ფორმების დიზაინერი.

ბრინჯი. 15.ბიზნეს პროცესის ბლოკ-სქემა 1C-ში: დოკუმენტის ნაკადი 8

მონაცემთა და მოქმედების უსაფრთხოება

პირდაპირი

სისტემაში მონაცემთა დაცვა ხორციელდება შესვლა-პაროლისა და Windows ანგარიშების გამოყენებით. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ მომხმარებელთა ჯგუფები და როლები. არსებობს დისკრეტული და როლებზე დაფუძნებული წვდომის კონტროლის მოდელი, ასევე ნებართვების და პრივილეგიების გაცემის შესაძლებლობა. წვდომის უფლებების დიფერენციაცია ხორციელდება საქაღალდის, RK, ფაილის და საცნობარო წიგნის დონეზე. თქვენ შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ უფლებების გადაცემა. გამოიყენება დაშიფვრა და EDS.

სისტემის ნაკლოვანებები:არ არსებობს წვდომის უფლებების განაწილება მორგებულ ძიებაზე, არ არის მორგებული ძიება ვებ კლიენტში და რთული საძიებო მოთხოვნების შექმნა შეუძლებელია.

ხედვის პანელის შესრულება საკმაოდ ნელია.

Docsvision

სისტემის უპირატესობები მონაცემთა უსაფრთხოების კუთხით შემდეგია: ხელმისაწვდომობის სავალდებულო კონტროლის არსებობა, წვდომის უფლებების დიფერენცირება ყველა დონეზე; უფლებების გადაცემის დადგენა. დაშიფვრის და ციფრული ხელმოწერის გამოყენება.

ელმა

ნებისმიერ მომხმარებელს ნებისმიერი ადგილიდან, რომელსაც აქვს ინტერნეტი, შეუძლია შეიყვანოს მომხმარებლის სახელი და პაროლი და შევიდეს ELMA სისტემაში. ეს შესვლა კონფიგურირებულია ნაგულისხმევად ყველა მომხმარებლისთვის, მაგრამ შესვლის დაცვის სამი ძირითადი გზა არსებობს:

  1. შესვლა მხოლოდ სანდო მოწყობილობებით. თუ შედიხართ კომპიუტერიდან ან მობილური მოწყობილობა, რომელიც არ არის სანდო სიაში, სისტემა შეგატყობინებთ სისტემაში შესვლის შეუძლებლობის შესახებ.
  2. შესვლა ტოკენით. ჟეტონი არის მოწყობილობა, რომელიც დაკავშირებულია მომხმარებლის ანგარიშთან და შეესაბამება მხოლოდ მას. გარდა ამისა, ინდივიდუალურ მომხმარებელს აქვს საკუთარი PIN კოდი. რამდენიმე ელექტრონული გასაღები-კონტეინერი ერთდროულად შეიძლება ჩაიწეროს ჟეტონზე - შეყვანა სხვადასხვა სისტემები, და არა მარტო ELMA-ში, რათა მომხმარებელმა არ ატაროს გასაღებების მთელი თაიგული.
  3. შესვლა სერთიფიკატით. მექანიზმი დაახლოებით იგივენაირად მუშაობს. მომხმარებელი აკავშირებს სერთიფიკატს თავის ანგარიშზე. სისტემაში შესვლა სერტიფიკატით შეგიძლიათ მხოლოდ კონკრეტული სამუშაო ადგილიდან. ეს ფუნქცია ხელმისაწვდომია მხოლოდ ბრაუზერებში. Mozilla Firefoxდა Internet Explorer.

დოკუმენტის ან მისი ვერსიის დასამტკიცებლად, ხელმოწერისთვის გამოიყენება ელექტრონული ციფრული ხელმოწერა. ამ შემთხვევაში, არცერთი სხვა მომხმარებელი, თუნდაც პაროლის შესწავლის შემდეგ, ვერ დაეთანხმება ან ხელს მოაწერს დოკუმენტს.

ELMA უზრუნველყოფს წვდომის უფლებების კონფიგურაციას სისტემის სხვადასხვა ობიექტებზე. უფლებების მენეჯმენტის ცენტრშია ორგანიზაციული სტრუქტურის ელემენტების და სისტემის ინდივიდუალური მომხმარებლების როლი, კონფიგურაციის პროცესი შედგება პოზიციების, განყოფილებების და განყოფილებების გრაფიკულ ჩვენებაში და პასუხისმგებლობების განაწილებაში.

Optima WorkFlow

მონაცემთა დაცვა ხორციელდება შესვლის / პაროლის, Windows ანგარიშის გამოყენებით. იქმნება მომხმარებელთა ჯგუფები და როლები, ასევე დისკრეტული და როლებზე დაფუძნებული წვდომის კონტროლის მოდელი. შესაძლებელია უფლებამოსილების გაცემა, წვდომის უფლებების დიფერენცირება საქაღალდეების დონეზე, ორგანიზაციის ორგანიზაციული სტრუქტურის მიხედვით შედარებითი წვდომის უფლებების დაყენება, EDS-ის გამოყენება.

თქვენ არ შეგიძლიათ მინიჭოთ წვდომის უფლებები ერთ ფაილზე. ფაილის გადახედვა არ არის.

1C: დოკუმენტის ნაკადი 8

Არიან, იმყოფებიან პროგრამული უზრუნველყოფადოკუმენტის მთლიანობის კონტროლი, მხარდაჭერა სხვადასხვა გზებიავთენტიფიკაცია. მომხმარებელს ენიჭება უფლებები შეკვეთის ან დოკუმენტის შესრულების დროისთვის. EDS-ის მიერ ხელმოწერილი დოკუმენტები იგზავნება ხელმოწერების შესახებ ინფორმაციის შენახვით. წვდომის უფლებები ენიჭება მომხმარებლის პოზიციის, მისი როლის, ბიზნეს პროცესებში მონაწილეობის ხარისხის, შტამპის ან ინდივიდუალურად შესაბამისად. უფლებები დაყენებულია საქაღალდეებისა და დოკუმენტების ტიპებისთვის და ასევე ვრცელდება თანდართულ ფაილებზე, ისინი შეიძლება შეიცავდეს შეზღუდვებს კითხვაზე ან წერაზე. ანგარიშებზე წვდომა ასევე შეზღუდულია - თანამშრომლისთვის ხელმისაწვდომია მხოლოდ მისი ანგარიშები, მენეჯერისთვის კი მისი განყოფილების ანგარიშები.

არ არსებობს წვდომის უფლებების დიფერენცირება დოკუმენტის ნაწილებზე (სარეგისტრაციო ფორმის ველები, თანდართული ფაილები). არ არსებობს მონაცემთა სარეზერვო და აღდგენის ინსტრუმენტების სისტემა.

დასკვნა

EDMS-ის არჩევის კომპანიები იგივე პრობლემის წინაშე დგანან - მათ დიდი ხნის განმავლობაში უწევთ შეძენილი სისტემისა და ორგანიზაციის არსებული ბიზნეს პროცესების შერწყმა. მთელი კომპანიის მუშაობის ოპტიმიზაციისთვის მნიშვნელოვანია სამუშაო პროცესის ჩაშენება მთავარ - ბოლომდე-ბოლო პროცესებში და რაც უფრო ადრე მოხდება ასეთი შერწყმა, მით უკეთესი. თუმცა, ეს შრომატევადი საქმიანობა მოითხოვს დროს, გამოცდილებას და მუდმივ კომუნიკაციას ყველა თანამშრომლისგან, რომლის მუშაობაც დაკავშირებულია დოკუმენტებთან. ამა თუ იმ ხარისხით, სისტემებს, მათი ფუნქციების გამოყენებით, შეუძლიათ დააჩქარონ ეს პროცესი. შედეგების შეჯამება და შეფასება, შემდეგ ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 და Directum ყველაზე მეტად შეესაბამება ძირითად მოთხოვნებს.

მსგავსი პუბლიკაციები