Mansioni di lavoro dell'amministratore in ufficio. Responsabilità del lavoro del responsabile dell'ufficio. Gestione del personale d'ufficio

Un responsabile di ufficio è uno del personale più necessario nel lavoro di qualsiasi azienda moderna... Un'ampia gamma di responsabilità include le funzioni di uno specialista del controllo organizzativo. Riunisce contemporaneamente fino a tre rappresentanti plenipotenziari: segretario, custode, amministratore. I doveri di un responsabile d'ufficio comportano principalmente una grande responsabilità e un'elevata dedizione.

Requisiti per uno specialista

L'istruzione di lavoro del responsabile dell'ufficio include le prescrizioni necessarie per l'assunzione e la sua attuazione in futuro. La prima cosa che un richiedente per questa posizione, è l'istruzione appropriata e le competenze professionali. Il dipendente deve possedere un diploma di completamento dell'istruzione secondaria specializzata, superiore o superiore incompleta.

Le competenze dovrebbero includere la conoscenza della struttura dell'ufficio e delle caratteristiche del suo lavoro. La suddivisione in zone della stanza è un fattore importante per la funzionalità. Se il responsabile dell'ufficio ha familiarità con i principi dell'organizzazione delle attività, sarà facile per lui controllare le singole posizioni di lavoro. Il personale dovrebbe essere assegnato alle proprie posizioni in conformità con le proprie responsabilità in modo che altri lavori non vengano interrotti. Un responsabile dell'ufficio deve conoscere l'ambito di lavoro e il grado di responsabilità di ogni specialista.

Compiti dell'amministratore dell'ufficio

Il manager è obbligato a organizzare la produzione confortevole ottimale nei locali dell'ufficio. Oltre alla suddivisione in zone, il manager deve gestire i dipendenti in modo che tutte le funzioni di ciascun quadro vengano eseguite in modo coerente. Le basi dell'ufficio sono stabilite dall'amministratore sui seguenti punti:

• Selezione e collocamento di specialisti.
• Strategia di pianificazione e tattiche al lavoro.
• Costruire la struttura organizzativa dell'ufficio.

Per uno stato di lavoro stabile in ufficio, è necessario assicurarsi che ogni personale abbia successo nelle proprie attività. I risultati positivi del lavoro sono realizzati dai metodi di motivazione e dalla gestione della sua strategia. Sviluppare e implementare approcci progressivi per migliorare la qualità e aumentare la produttività è responsabilità del responsabile dell'ufficio.

La comunicazione d'impresa nel collettivo di lavoro si basa sulla moralità e sull'etica professionale. Un dirigente d'ufficio è una persona che dà un esempio di tono educato e rispetto per i dipendenti.

Controllo interno

Tutto quanto decisioni prese deve essere controllato dall'amministratore stesso. Il controllo viene effettuato nelle seguenti aree professionali:

• Introduzione e mantenimento della normativa interna sul lavoro.
• Conformità a specifiche norme di comunicazione in azienda.
• Controllo sulla cultura della parola quando si comunica con clienti e partner commerciali.
• Il codice di abbigliamento è un punto importante nel lavoro dell'azienda. I dipendenti devono indossare uniformi appropriate come stabilito dagli standard dell'ambiente aziendale e dallo statuto dell'azienda.

Capo ufficio, mansioni che include la gestione del personale e il controllo delle attività, deve sviluppare una propria metodologia per l'organizzazione e la struttura per la valutazione della qualità del lavoro. Ogni dipendente è soggetto a responsabilità disciplinare in caso di violazione delle norme del lavoro e dell'etica del lavoro. Il manager stesso ha questa responsabilità. Il sistema di misure per prevenire le violazioni, i modi per risolvere i conflitti con la direzione e altri dipendenti, i metodi di incentivi morali sono sviluppati dall'amministratore.

Compiti del manager

Le funzioni del responsabile possono essere svolte anche da un responsabile d'ufficio. In questo caso, deve fornire al personale e ai locali i materiali di consumo necessari. Ogni dipendente deve avere un badge e biglietti da visita in modo che la sua identità, nome, posizione, informazioni di contatto possano essere sempre riconosciute e indirizzate correttamente. Il volto dello specialista è il volto dell'ufficio e dell'azienda.

La fornitura della cancelleria viene effettuata regolarmente ed è a carico del responsabile dell'ufficio. compilato piani economici per la fornitura di beni, tenuto conto della quantità di prodotti forniti all'azienda, del costo acquisti all'ingrosso e sistemi di sconto. Le forniture periodiche di materiale d'ufficio, compresa la carta ei materiali di consumo per le apparecchiature, vengono effettuate con la conclusione di transazioni con fornitori e società di servizi con la partecipazione diretta del responsabile dell'ufficio. Il ricevimento della merce è controllato da documenti di pagamento e contabili. Il rilascio della cancelleria e degli accessori al personale viene effettuato con la nomina dei responsabili e la presenza di schemi e procedure per la distribuzione dei valori economici.

Tutta l'attrezzatura è controllata dal responsabile della fornitura, in questo caso il responsabile dell'ufficio. Le responsabilità includono il monitoraggio delle buone condizioni delle attrezzature tecniche, delle comunicazioni. In caso di guasto di dispositivi e macchine, viene chiamata una società di servizi o uno specialista di riparazione e vengono controllati i risultati del suo lavoro. Questo controllo avviene anche al momento della consegna. nuova tecnologia all'ufficio.

Inventario delle attrezzature e Forniture viene eseguita dal responsabile dell'ufficio verificando periodicamente la disponibilità e lo stato tecnico dell'immobile economico con dati contabili.

Sotto la sua responsabilità, il responsabile del sostegno economico gestisce i fondi destinati all'ufficio per l'acquisizione richiesto dalla società merci e rifornimento delle esigenze tecniche dei locali. Il responsabile della fornitura organizza la fornitura materiale e tecnica di consulenze, convegni, trattative.

Segretario e suoi compiti

Tutti i processi chiave elencati nel lavoro del manager e le sue decisioni devono essere fissati ufficialmente, e quindi i compiti del responsabile dell'ufficio, il segretario in una persona includono il supporto documentale delle attività organizzative. Ogni documento, a seconda dello scopo, ha una propria forma e struttura di redazione. Solo allora la decisione o il piano adottato avrà una base giuridica e implicherà la rigorosa attuazione di tutti i punti. Si costruisce così un'attività aziendale chiara e ben coordinata.

Collaborazione e integrazione

Il segretario-responsabile organizza l'incontro e l'accoglienza degli ospiti. Delegazioni e commissioni, partner, clienti sono importanti visitatori dell'azienda. Le attività dell'azienda e il suo sviluppo dipendono direttamente da esse. La comunicazione avviene a livello aziendale utilizzando un'etica formale amichevole senza il passaggio a connessioni e interazioni personali - solo lavoro. Il responsabile dell'ufficio dovrebbe simboleggiare la cultura e il rispetto non solo come portavoce di spicco, ma anche come azienda nel suo insieme. La ricezione e la trasmissione delle informazioni di contatto viene effettuata direttamente dalla segreteria. Per la cooperazione e la risoluzione di importanti questioni di interazione, i biglietti da visita vengono scambiati, analizzati e archiviati nel reparto. La corrispondenza commerciale con i partner e le filiali è responsabilità del responsabile dell'ufficio. Effettuano l'invio elettronico e tramite corriere del materiale necessario, ricevono e analizzano informazioni, conducono corrispondenza commerciale.

Manager nella struttura di gestione

Nella maggior parte dei casi, il manager è direttamente subordinato a direttore generale società e alti dirigenti. Responsabilità e diritti sono prescritti dai padroni, che ne controllano il rispetto. I compiti del responsabile dell'ufficio per il curriculum comprendono la rendicontazione sull'organizzazione interna svolta, il raggiungimento dei risultati di produttività e le difficoltà incontrate nel lavoro e il supporto delle attività. Fanno proposte per migliorare le condizioni, questioni economiche ed economiche sull'acquisto di attrezzature e materiali, domande di ricollocazione, promozione, licenziamento dei lavoratori. Le punizioni disciplinari e le ricompense per illustri specialisti vengono trasferite a titolo oneroso.

Istruzione specialistica

L'assunzione di un nuovo manager è accompagnata dalla predisposizione e accettazione di un insieme di doveri, diritti e responsabilità. Le istruzioni del responsabile dell'ufficio includono lista completa di tutte le norme di lavoro e di organizzazione sopra descritte, comprende anche le persone o le posizioni che riportano all'amministratore.

Scala di carriera

La carriera di un manager si basa sullo sviluppo interno e sulla crescita professionale, che consiste nel miglioramento delle competenze. Un cambiamento di influenza si verifica insieme a un aumento o una diminuzione dell'autorità agli occhi dei subordinati e degli altri dipendenti. La mobilità verticale positiva della posizione è determinata dal successo nel raggiungimento degli obiettivi fissati dall'azienda, dalle qualità di iniziativa e comunicativa, dalle capacità innovative e da metodi di lavoro efficaci.

Office manager è una delle professioni più richieste. Uno specialista efficace deve prestare molta attenzione alle risorse umane, questo requisito è responsabilità del responsabile dell'ufficio per un curriculum. Correttamente selezionati per qualità di leadership interna e personale altamente qualificato avranno un effetto positivo sulle dinamiche di sviluppo dell'azienda.

Una persona con una media educazione professionale e almeno 1 anno di esperienza lavorativa nelle pulizie o nell'istruzione professionale primaria e almeno 3 anni di esperienza lavorativa nelle pulizie. 1.3. Il dirigente del complesso amministrativo deve conoscere: - decreti, ordinanze, ordinanze, altri atti normativi e regolamentari delle autorità superiori concernenti i servizi economici dell'ente; - mezzi di meccanizzazione del lavoro del personale di servizio; - regole per l'uso dei locali; - la procedura per l'organizzazione dei lavori del parcheggio; - regole per lavorare con gli inquilini dei locali; - regole per l'organizzazione dei trasferimenti; - le basi dell'organizzazione del lavoro; - legislazione del lavoro; - normativa interna del lavoro; - norme e norme di tutela del lavoro. 2.

Attenzione

Pertanto, il responsabile dell'ufficio ha dipendenti subordinati dell'unità economica: il capofamiglia, gli autisti, una donna delle pulizie. Inoltre, il servizio di corriere dell'impresa è subordinato a lui.

Descrizione del lavoro dell'amministratore dell'ufficio

Importante

Le basi dell'ufficio sono stabilite dall'amministratore sui seguenti punti:

• Selezione e collocamento di specialisti.
• Strategia di pianificazione e tattiche al lavoro.
• Costruire la struttura organizzativa dell'ufficio.

Per uno stato di lavoro stabile in ufficio, è necessario assicurarsi che ogni personale abbia successo nelle proprie attività. I risultati positivi del lavoro sono realizzati dai metodi di motivazione e dalla gestione della sua strategia.

Sviluppare e implementare approcci progressivi per migliorare la qualità e aumentare la produttività è responsabilità del responsabile dell'ufficio. La comunicazione d'impresa nel collettivo di lavoro si basa sulla moralità e l'etica professionale.

Informazioni

Un dirigente d'ufficio è una persona che dà un esempio di tono educato e rispetto per i dipendenti. Controllo interno Tutte le decisioni prese devono essere controllate dall'amministratore stesso.

Descrizione del lavoro di un responsabile d'ufficio

Il controllo viene effettuato nelle seguenti aree professionali:

• Introduzione e mantenimento della normativa interna sul lavoro.
• Conformità a specifiche norme di comunicazione in azienda.
• Controllo sulla cultura della parola quando si comunica con clienti e partner commerciali.
• Il codice di abbigliamento è un punto importante nel lavoro dell'azienda. I dipendenti devono indossare uniformi appropriate come stabilito dagli standard dell'ambiente aziendale e dallo statuto dell'azienda.

Il responsabile dell'ufficio, le cui responsabilità lavorative comprendono la gestione e la supervisione del personale, deve sviluppare una propria metodologia e struttura organizzativa per valutare la qualità del lavoro.

Ogni dipendente è soggetto a responsabilità disciplinare in caso di violazione delle norme del lavoro e dell'etica del lavoro. Il manager stesso ha questa responsabilità.
Approvo la [posizione organizzativa e legale [posizione, firma, nome completo, modulo, nome del capo o altro organizzazione ufficiale, impresa] della persona autorizzata ad approvare la descrizione del lavoro] [data, mese, anno] MP Descrizione del lavoro del responsabile del complesso amministrativo (direttore amministrativo) [nome dell'organizzazione, impresa, ecc.] Questa descrizione del lavoro è sviluppata e approvato secondo le disposizioni Codice del Lavoro Federazione Russa e altri regolamenti che disciplinano relazione di lavoro. 1. Disposizioni generali 1.1. Il dirigente del complesso amministrativo appartiene alla categoria dei dirigenti, è assunto e licenziato da esso per ordine del capo dell'impresa, al quale è direttamente subordinato nel suo lavoro. 1.2.

Descrizione del lavoro di un manager aziendale

Presentare alla direzione dell'impresa proposte per migliorare l'organizzazione e migliorare i metodi di lavoro da lui eseguiti. 3.7. Richiedere documenti, materiali, strumenti, ecc., necessari per lo svolgimento delle proprie funzioni ufficiali. 3.8. Altri diritti previsti dal diritto del lavoro. 4. Responsabilità Il responsabile del complesso amministrativo è responsabile di: 4.1.
Per inadempimento o prestazione impropria le loro mansioni lavorative previste da questa descrizione del lavoro - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro della Federazione Russa. 4.2. Per aver causato danni materiali al datore di lavoro - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro e civile della Federazione Russa. 4.3.

Responsabile ufficio job description con funzioni di segreteria

I doveri di un responsabile di ufficio possono includere il lavoro con servizi di pubblica utilità, con rappresentanti di organizzazioni che servono apparecchiature per ufficio. La differenza principale e significativa tra un responsabile dell'ufficio e un amministratore dell'ufficio risiede nei poteri di leadership: l'amministratore, di regola, non gestisce gli impiegati, ma è solo uno di loro e svolge il suo lavoro in collaborazione con il personale dell'ufficio.

Il responsabile dell'ufficio e l'amministratore dell'ufficio devono avere tale qualità personali, come capacità di comunicazione, energia, capacità di esprimere in modo chiaro e chiaro i propri pensieri, fiducia, capacità di persuadere, capacità di auto-organizzarsi (per l'amministratore) e capacità di gestire la squadra (per il manager), conoscenza di una lingua straniera, ecc. I. Disposizioni generali 1. L'amministratore dell'ufficio si applica alla categoria professionale.

Svolge attività d'ufficio. 4. Tiene la registrazione e la contabilizzazione della documentazione in entrata e in uscita. 5. Riceve e invia e-mail almeno 2 volte al giorno.

Controlla la consegna della posta per l'organizzazione dall'ufficio postale e la consegna della posta dell'organizzazione all'ufficio postale. 6. Organizza l'accoglienza dei visitatori, promuove l'efficienza della considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti. 7. Forma casi in conformità con la nomenclatura approvata, garantisce la sicurezza della documentazione dell'organizzazione, compresi i rapporti dei dipendenti, e invia la documentazione all'archivio in tempo utile. 8. Fornisce il controllo sulla sicurezza dei beni materiali. 9. Fornisce consulenza ai visitatori su questioni relative ai servizi forniti. Adotta misure per prevenire ed eliminare situazioni di conflitto. 10. Informa la direzione sulle carenze esistenti nel servizio ai visitatori, sulle misure adottate per eliminarle.

Responsabilità lavorative del responsabile dell'ufficio

Garantisce la corretta manutenzione e il funzionamento dei locali dell'ufficio in conformità con le norme e i regolamenti di igiene industriale e protezione antincendio. 9. Organizza l'ordinazione dei biglietti aerei e ferroviari per i dipendenti dell'ufficio, la spedizione dei veicoli 10. Organizza il lavoro d'ufficio, ricevendo le chiamate in entrata e gestendo le chiamate in uscita. 11. Organizza servizi efficaci e culturali per i visitatori, assicura la creazione di condizioni confortevoli per loro, li consiglia su questioni amministrative, fornisce informazioni e altro materiale (biglietti da visita, listini prezzi, brochure, ecc.). Importante Prepara il materiale e la base tecnica per trattative complesse con partner, clienti e altre categorie di visitatori. 13. Tiene traccia dei visitatori. 14. Adotta misure per prevenire ed eliminare situazioni di conflitto. 15.
Il responsabile dell'ufficio commerciale è nominato e revocato secondo la procedura stabilita dalla vigente normativa del lavoro con provvedimento del Direttore Generale della Società. Richiesta da unità strutturali organizzazioni e specialisti indipendenti le informazioni necessarie necessarie per l'esercizio delle funzioni ufficiali. 4.

Richiedere alla direzione dell'organizzazione condizioni di lavoro adeguate e il rispetto delle disposizioni del Codice del lavoro della Federazione Russa 4. Responsabilità del responsabile dell'ufficio Il responsabile dell'ufficio è responsabile di seguenti casi: 1.

Per esecuzione impropria o inadempimento delle loro funzioni ufficiali previste dalla presente descrizione del lavoro, nei limiti stabiliti dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa. 2.

Il responsabile dell'ufficio riporta direttamente al direttore generale 1.4. L'autista, il corriere e la donna delle pulizie sono subordinati al responsabile dell'ufficio 1.5.

Durante l'assenza del responsabile dell'ufficio, i suoi diritti e doveri vengono trasferiti a un altro funzionario, che viene annunciato nell'ordine per l'organizzazione 1.6. Una persona che soddisfi i seguenti requisiti è nominata alla posizione di un responsabile dell'ufficio: istruzione - alta, specializzazione superiore o secondaria incompleta, esperienza di un lavoro simile da un anno, conoscenza delle apparecchiature dell'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante), Microsoft Programmi per ufficio (Word, Excel), lavoro d'ufficio 1.7. Il responsabile dell'ufficio è guidato nelle sue attività da: - atti legislativi della Federazione Russa; - statuto della società, regolamenti interni sul lavoro, altri regolamenti dell'azienda; - ordini e istruzioni della direzione; - questa descrizione del lavoro. 2.
Organizza viaggi di lavoro per i dipendenti: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenotazioni alberghi 2.8. Organizza la fornitura dell'ufficio con cancelleria, materiali di consumo e altri articoli di inventario necessari per l'ufficio.

Organizza la loro accettazione, contabilizzazione, conservazione e consegna 2.9. Effettua il controllo sul corretto stato delle apparecchiature d'ufficio, delle comunicazioni; quando rileva malfunzionamenti di apparecchiature per ufficio e altre apparecchiature, chiama specialisti per eseguire lavori di ristrutturazione e altri tipi di manutenzione 2.9. Coordina e controlla il lavoro del conducente: (accettazione delle domande per un'auto e sviluppo di un programma per l'utilizzo dei veicoli dell'azienda); corriere (accettazione delle domande e sviluppo di un programma); donne delle pulizie.

3. Diritti del responsabile dell'ufficio Il responsabile dell'ufficio ha il diritto di: 3.1. Ricevere informazioni, anche riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati 3.2.

1. Disposizioni generali.

1.1. La descrizione del lavoro definisce responsabilità funzionali, diritti e doveri dell'amministratore.
1.2 L'amministratore appartiene alla categoria dei professionisti.
1.3 L'amministratore dell'ufficio è nominato e revocato secondo la procedura stabilita dalla vigente normativa sul lavoro, con provvedimento del direttore dell'impresa.
1.4. Subordinazione ufficiale dell'amministratore:

1.5. Documenti che regolano l'attività dell'amministratore:

1.5.1 Documenti esterni: legislativo e regolamenti relative al lavoro in corso.
1.5.2 Documenti interni: Carta dell'impresa, ordini e istruzioni della direzione, descrizione del lavoro dell'amministratore, regolamento interno del lavoro.

2. Requisiti di qualificazione.

2.1. Professione secondaria.
2.2. L'esperienza lavorativa nella posizione pertinente è di almeno 1 anno.

3. Compiti e responsabilità.

L'amministratore dell'ufficio svolge i seguenti compiti e responsabilità:

3.1. Ricevere telefonate, registrare e trasmettere informazioni ai dipendenti dell'azienda, inoltrare chiamate ai reparti, a seconda delle richieste.
3.2. Prima consultazione dei clienti sulle chiamate in entrata.
3.3. Registrazione e contabilizzazione di documenti, contratti, lettere, ecc. in entrata e in uscita.
3.4. Digitazione di testi, offerte commerciali e altra documentazione.
3.5. Svolgere lavori per l'inserimento di annunci nei media e agenzie di collocamento all'assunzione, su richiesta dei responsabili delle divisioni strutturali. Conduzione di un colloquio iniziale con i candidati per il posto vacante.
3.6. Lavorare alla manutenzione del sito (inserimento di informazioni aggiornate).
3.7. Mantenimento di un timesheet.
3.8. Pianificazione del percorso veicolo fondi assegnati all'ufficio.
3.9. Formazione di una domanda per l'acquisto di articoli di cancelleria e materiali di consumo per le apparecchiature per ufficio dell'impresa.

L'amministratore ha il diritto:

4.1 Agire per conto della società, rappresentare gli interessi della società nei rapporti con altre società, nell'ambito dei loro doveri d'ufficio.
4.2 Interagire con altri dipendenti dell'impresa, nell'ambito delle loro competenze.
4.3 Fornire suggerimenti per migliorare le attività dell'impresa.

5. Responsabilità.

L'amministratore è responsabile di:

5.1 Per esecuzione impropria o inadempimento delle funzioni ufficiali previste dalla presente descrizione del lavoro - nei limiti determinati dalla legislazione del lavoro vigente.
5.2 Per i reati commessi nell'esercizio della propria attività - nei limiti determinati dalla vigente normativa amministrativa, penale e civile.
5.3 Per danni materiali cagionati all'azienda - nei limiti determinati dalla vigente normativa del lavoro e civile.

6. Deve sapere.

L'amministratore dovrebbe sapere:

6.1. Fondamenti di organizzazione dell'impresa.
6.2. Posizioni e tendenze nel mercato di vendita servizi pubblicitari.
6.3. La gamma di servizi pubblicitari forniti dall'impresa.
6.4. Procedura di prezzo.
6.5. Mezzi per stabilire contatti commerciali con le controparti.
6.6. Etica comunicazione d'affari e negoziazione.
6.7. Il listino prezzi attuale per i servizi.
6.8. Fondamenti di tecnologia e organizzazione della produzione prodotti di stampa e prodotti pubblicitari esterni.
6.9. Fondamenti di legislazione del lavoro.
6.10. Norme e regolamenti per la protezione del lavoro, la sicurezza, l'igiene industriale e la protezione antincendio.
6.11. Prospettive innovative e attività di investimento imprese.
6.12. Lavora con computer, telecomunicazioni e comunicazioni.

7. Altre disposizioni.

7.1. La descrizione del lavoro è redatta in due copie, una delle quali è conservata presso l'impresa, la seconda presso il dipendente.
7.2 Le sezioni "Compiti e responsabilità", "Diritti" e "Responsabilità" possono essere chiarite in relazione a cambiamenti nella struttura di gestione, nei compiti e nelle funzioni dell'unità strutturale.
7.3. Le modifiche e le integrazioni a questa descrizione del lavoro devono essere effettuate per ordine del Direttore Generale.

Conoscenza delle istruzioni: "___" ___________ 2013