Competencia del responsable del departamento de logística. Descripción del trabajo típico del jefe (jefe) del departamento de logística. Descripción del puesto del jefe del departamento de transporte del servicio logístico de BetomixLo LLC

V últimos años era necesario contar con especialistas en el campo de la logística. Esta es una nueva profesión que a algunos les parece extraña. Pero, de hecho, no hay nada difícil en el trabajo de un logista. Esto y el número de vacantes en las bolsas de trabajo toma del 2 al 10 por ciento del total. Casi todas las empresas de cualquier ámbito de actividad requieren un departamento de logística. Puede realizar diversas funciones según la especialización.

Las grandes empresas suelen tener un departamento de logística como unidad independiente. En él están representados todos los especialistas en este campo. Puede incluir conductores, despachadores, logísticos y directores de logística. Las organizaciones más pequeñas se limitan a divisiones pequeñas o empleados individuales que realizan las funciones de logísticos y están listados en un departamento cercano a su destino (departamento de transporte, almacén, etc.)

A veces, el departamento de logística puede realizar relaciones externas o ocuparse del despacho de aduanas.

El gerente del departamento se ocupa del flujo de documentos relacionados con la implementación o entregas, establece relaciones con compañías de transporte, proveedores, compañías de seguros, bancos, etc. Por ello, este cargo se denomina "gerente de logística y relaciones económicas externas".

El departamento de logística no puede considerarse una estructura auxiliar. Esta es una de las actividades de cualquier empresa. Hay firmas que brindan servicios en esta área. Organizan actividades logísticas en otras empresas.

El departamento de logística tiene una estructura específica. Por lo general, cada uno de ellos está encabezado por un líder que pertenece al más alto nivel de gestión. Estos son directores, vicepresidentes, jefes, etc. Se dedican a la organización y control del trabajo de los departamentos, la formación de la política de la empresa, que corresponde a las funciones y criterios de la logística.

Le siguen los gerentes de logística. Están divididos en dos enlaces. Los especialistas en sistemas logísticos se dedican al desarrollo de rutas para el movimiento de mercancías, realizan operaciones para almacenar productos con costos mínimos. Los usuarios de logística están directamente involucrados en la resolución de problemas utilizando los programas desarrollados.

La siguiente categoría de trabajadores en el departamento en cuestión son los despachadores, conductores y trabajadores. Departamento de transporte y almacenes. Se dedican al envío de productos o la recepción de materias primas y suministros, así como a la entrega de mercancías a los clientes.

Habiendo analizado el concepto de "logística", qué tipo de estructura es y cuáles son sus funciones, es necesario detenerse en las responsabilidades de los empleados de este departamento.

El director de logística, que puede realizar las funciones de jefe del departamento de transporte, está a cargo de la gestión general, el control de la ejecución de las tareas asignadas y la búsqueda de esquemas de ruta óptimos.

El personal de nivel medio analiza esquemas y rutas, eligiendo la más rentable. Organizan y gestionan dentro del almacén y otras divisiones del departamento. Estos especialistas deben desarrollar nuevos esquemas y proponerlos a los superiores para su revisión.

El director de logística principal participa en la planificación de la adquisición y venta de los bienes necesarios para un proceso de producción continuo. Sus responsabilidades incluyen análisis del mercado de ventas, desarrollo política de precios, preparación de la documentación de informes.

Los despachadores participan en la organización de un horario de transporte permanente, elaborando la documentación para el transporte de mercancías, teniendo en cuenta los combustibles y lubricantes y las horas de trabajo de los transitarios.

Esto es todo lo que hace el logista para garantizar un servicio ininterrumpido. proceso de manufactura y entrega ininterrumpida de productos a los clientes.

Cada persona con un determinado conjunto de ambiciones quiere construir Carerra exitosa en el área seleccionada. La logística no es una excepción. Incluso un despachador novato quiere convertirse en jefe algún día. Después de todo, esto significa no solo la presencia de un puesto de prestigio, sino también un aumento significativo de los ingresos. Sin embargo, debe averiguar de antemano qué elementos contiene la descripción del trabajo del jefe del departamento de logística. Después de todo, este es casi el documento principal que tendrá que ser guiado en trabajar por delante.

¿Qué es la logística?

En pocas palabras, esta es la organización de la entrega de bienes con costos mínimos. Curiosamente, a menudo se subestima el verdadero valor de la logística. Sin embargo, esta división no es menos importante en toda la empresa que todos los demás. En particular, ventas.

Los profesionales de la logística realizan una enorme cadena de acciones:

encontrar transporte;
negociar con el conductor;
monitorear la seguridad de los bienes o materias primas;
trate de minimizar los costos.

Cumplir con todo este volumen no es mucho más fácil que encontrar un comprador potencial. Además, sin una logística bien organizada, una empresa no puede contar con grandes beneficios. Si el almacén está vacío y no hay mercancías en él, entonces no hay nada que vender. En consecuencia, no se puede contar con recibir ingresos.

Ahora ya sabe cómo responder a la pregunta: ¿qué es la logística? en palabras simples.

¿Para qué es la descripción del trabajo?

A menudo se subestima la importancia de este documento. Por esta razón, la dirección se refiere muy formalmente a la preparación de descripciones de puestos o descuida por completo esta acción.

A menudo, el jefe del departamento de logística aprende responsabilidades a través de la comunicación oral con la gerencia superior. Esto es fundamentalmente incorrecto. Por un lado, de esta forma tratan de evitar retrasos burocráticos. Por otro lado, este es un camino directo a los conflictos. El empleado debe comprender claramente sus responsabilidades. Esto evitará situaciones de conflicto con la dirección.

Responsabilidades

Descripción del trabajo El responsable del departamento de logística le atribuye el cumplimiento de las siguientes tareas laborales.

Control sobre el trabajo de todo el departamento.
Organización de acciones relacionadas con la recepción y distribución de entrada de mercancías.
Tramitación de documentos y otra correspondencia. Y si es necesario, su entrega a destinatarios.
Elaboración de las instrucciones necesarias para la escolta de mercancías.
Control de la seguridad de envases y contenidos. Si se detectan infracciones, el jefe de logística debe redactar actas que describan la escasez o los bienes dañados.
La descripción del trabajo del jefe del departamento de logística obliga a proporcionar a los transportistas las condiciones de trabajo necesarias. Más específicamente, emite equipos especiales y luego monitorea su seguridad y funcionamiento adecuado.
Supervisa la disponibilidad de transporte. Y también controla el correcto transporte y manipulación.
Organiza informes.
Supervisa la seguridad de las mercancías, así como los documentos que la acompañan.

La descripción del trabajo del jefe del departamento de logística puede incluir una cláusula sobre horas extra de trabajo si la situación lo requiere. Además, si es necesario, es posible Viajes de negocios.

Derechos

El jefe de logística tiene más que un conjunto de responsabilidades. Esta posición proporciona algunos poderes. Los derechos del jefe del departamento de logística le confieren una amplia gama de funciones adicionales.

Dé instrucciones a sus subordinados, incluidos los transportistas, gerentes, conductores, despachadores.
Controlar la calidad y puntualidad del trabajo.
Establecer alianzas con representantes de otras organizaciones, si esto le permite realizar tareas relacionadas con la logística de la empresa.
Representar los intereses de su empresa en asuntos que sean competencia del jefe de logística.

Una responsabilidad

Ocupar posición de liderazgo, debe tener una gama bastante amplia de responsabilidades. Además, la responsabilidad del jefe del departamento de logística incluye varias variedades.

Disciplinario.
Administrativo.
Material.

Además, hay otros casos en los que el responsable de la logística es el responsable.

No seguir las instrucciones del manual.
Incumplimiento de obligaciones. Esto es bastante razonable. Después de todo, se contrata a un especialista para garantizar que realice de manera cualitativa ciertas funciones que aseguren el funcionamiento de la empresa.
El jefe de logística no debe utilizar la autorización que se le haya otorgado para fines personales. Como en otras profesiones, esto es inaceptable.
El mensaje de información inexacta que puede desinformar a la dirección sobre el avance de la obra logística.

La responsabilidad del jefe de logística también se da en esos casos si no tomó medidas al detectar violaciones que podrían dañar a los empleados o la empresa.

Competencia del jefe del departamento de logística

Cualquier gerencia quiere que todos los puestos sean ocupados únicamente por empleados calificados. Es por eso que la competencia del jefe de logística se verifica periódicamente. Las siguientes unidades pueden realizarlo.

El supervisor inmediato puede realizar el control a diario en el proceso de realización de tareas oficiales.
Comisión de certificación controles periódicamente. La cantidad mínima es una vez cada dos años. Para la evaluación, se utilizan documentos que le permiten verificar el desempeño final del jefe de logística durante un período determinado.

Se concede gran importancia a la calidad y puntualidad de las tareas estipuladas en la descripción del puesto.

¿Quién puede convertirse en el jefe del departamento de logística?

Al solicitar este puesto, se establecen algunos requisitos para la educación de los solicitantes. Por lo tanto, no todos los candidatos podrán ocupar el puesto deseado.

Requerido:

educación secundaria en una especialidad o
promedio general y al menos tres años de experiencia en el campo de la logística.

Conocimiento

Dio la casualidad de que la logística afecta a casi todas las áreas de la empresa. Por eso es imposible dar una respuesta inequívoca a la pregunta de qué debe saber el responsable del departamento de logística.

Por supuesto, necesita estar perfectamente versado en el campo elegido. Sin embargo, tampoco está de más tener conocimientos en el campo del marketing y la contabilidad. Será útil conocer algunas sutilezas legales.

En su trabajo, el jefe de logística tiene que lidiar con una variedad de situaciones. Por tanto, cuanto más sabe, menos depende de otros especialistas.

Además, es importante mejorar constantemente sus habilidades. El mercado se repone constantemente con nuevas tecnologías. Al estar al tanto, el jefe de logística podrá introducir innovaciones antes que sus competidores, calcular los beneficios y generar más beneficios para su empresa. La gerencia cuidadosa ciertamente debe notar y agradecer a un empleado que está haciendo todo lo posible por el bien de la empresa.

Relaciones de equipo

El jefe de logística tendrá al menos varios empleados en su subordinación. Y esto ya es un equipo. Por eso es importante poder establecer contactos con subordinados, evitando posibles conflictos.

Un buen jefe debe poder trabajar con la gente. No grite a los subordinados, pero muestre profesionalismo. En situaciones difíciles, asume la responsabilidad de ti mismo y no transfieras a aquellos que tienen un rango más bajo, como a muchos pseudo-líderes les gusta hacer.

Un buen jefe de logística sabe cómo construir relaciones estrechas en un equipo, cuando todos los empleados se convierten en un solo equipo. Los subordinados no deben tener miedo, sino respetar a su líder. No hay nada bueno en una situación en la que, en lugar de un asesoramiento competente, obtienen el visto bueno. Esto es desmoralizante y deprimente, sin mejorar la calidad del trabajo realizado. En esta situación, ambos pierden: tanto el empleado como el jefe de logística, que por su propia incompetencia no es capaz de organizar el trabajo de alta calidad del departamento que se le confía.

Descripción del puesto del jefe del departamento de logística

I. Disposiciones generales

Esta Descripción del puesto define los deberes, derechos y responsabilidades funcionales del Jefe (jefe) del departamento de logística.
El jefe (jefe) del departamento de logística es el organizador de las tácticas de la Empresa en el campo de la logística.
El titular (responsable) del departamento de logística es nombrado y destituido de acuerdo con el procedimiento establecido por la legislación laboral vigente, por orden de _______.
Es seleccionado entre especialistas calificados con buenas habilidades organizativas, que han trabajado en un puesto similar durante al menos 3 años.
Reporta directamente a _______.
En su trabajo, el Jefe (responsable) del departamento de logística se guía por:

material de orientación reglamentario, metodológico y de otro tipo en el ámbito del transporte, instalaciones de almacenamiento;
normas y especificaciones para el almacenamiento de inventario, organizaciones de adquisiciones;
legislación aduanera vigente;
Descripción del trabajo;
disposiciones que rigen las relaciones dentro de la empresa;
por instrucciones del Director;
el estatuto de la empresa.

Educación: técnica superior (económica, técnica y económica).
Habilidades y habilidades: capacidad de analizar, planificar y gestionar. Construyendo un sistema logístico en la empresa. Diseño y organización de flujos de información en el sistema logístico.

II. Responsabilidades laborales

Organización y control de la continuidad y productividad del trabajo diario del departamento de logística.

Evaluación y análisis de los costos asociados a la ejecución de operaciones logísticas.
Evaluación y análisis del desempeño de operaciones logísticas.
Evaluación y análisis del costo del tiempo de trabajo para realizar operaciones.
Desarrollo de propuestas para optimizar el costo de las materias primas compradas, equipos y mercadería embarcada.
Cumplimiento de la estimación de costos aprobada, partidas presupuestarias.
Mejora del trabajo del departamento, desarrollo e implementación de nuevos sistemas orientados a incrementar la eficiencia en el uso del capital circulante.
Análisis, planificación, organización, coordinación y gestión (incluida la organización del control de la ejecución) procesos logísticos empresas.
Diseño y desarrollo de nuevos sistemas logísticos así como optimización de los sistemas logísticos existentes.
Desarrollo e implementación de materiales metodológicos y regulatorios en logística para departamentos específicos, definición de funciones y operaciones. Control sobre la aplicación de los materiales metodológicos y normativos desarrollados.
Organización del trabajo sobre el desarrollo de formas y métodos de presentación de informes.
Controlar la veracidad y puntualidad de la ejecución de las tareas asignadas por los empleados del departamento.
Coordinación de relaciones internas y externas de la empresa.
Conocimiento del personal con los conceptos básicos de logística.
Elaboración de presupuestos para logística. Análisis de costos logísticos y costos logísticos.
Optimización del costo y eficiencia de las operaciones logísticas de la empresa.
Coordinación y dirección flujos financieros asociados a los procesos logísticos.
Optimización del flujo de trabajo de todos los procesos logísticos.
Coordinación de la interacción del departamento con otras divisiones de la Empresa de acuerdo con los esquemas tecnológicos desarrollados y aprobados.

III. Derechos

El jefe del departamento de logística tiene derecho a:

Dar asignaciones de servicios y empleados subordinados, asignaciones sobre una variedad de temas incluidos en sus deberes funcionales.
Exigir a los jefes de todos los departamentos que proporcionen los materiales, informes e información necesarios para planificar y organizar el trabajo planificado del departamento.
Solicitar y recibir los materiales y documentos necesarios relacionados con los temas de sus actividades, servicios subordinados y unidades.
Actuar como representante de la Compañía en otros organismos e instituciones en temas de la competencia del departamento.
Realizar propuestas para la selección y colocación de personal en la cadena de suministro.
Llevar a cabo reuniones para discutir temas dentro de la competencia del departamento.
Emitir una orden para que el departamento recompense a los empleados que se distinguieron en el trabajo e imponga sanciones a los empleados del departamento que violaron disciplina laboral y deberes laborales de acuerdo con el "Reglamento de motivación".
Recomendar al personal de la Empresa para su contratación y despido.
Envíe sugerencias para mejorar su trabajo.

IV. Una responsabilidad

El jefe del departamento de logística es responsable de:

Los resultados y la eficiencia de la actividad productiva de la empresa.
No hacer cumplir su responsabilidades funcionales y las responsabilidades de los servicios subordinados de la empresa sobre las actividades de producción.
Información inexacta sobre el estado de ejecución de órdenes de producción por servicios subordinados.
Incumplimiento de órdenes, órdenes e instrucciones del director.
No tomar medidas para suprimir las violaciones identificadas de las regulaciones de seguridad, seguridad contra incendios y otras reglas que representan una amenaza para las actividades normales (seguras) de la empresa, sus empleados.
No asegurar el cumplimiento de la disciplina laboral y de desempeño por parte de los empleados del servicio subordinado y el personal bajo su subordinación.
Violación del orden interno de la empresa.

V. Modo de funcionamiento

El modo de trabajo del Jefe del Departamento de Logística se determina de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo establecido en la empresa.
Para resolver problemas relacionados con las necesidades de producción, el jefe del departamento de logística puede realizar viajes de negocios (incluidos los locales).
Para resolver problemas operativos para asegurar las actividades de producción, se podrán asignar vehículos de la empresa al Jefe del Departamento de Logística.

Hace relativamente poco tiempo, el mercado laboral fue explotado por la dirección de la logística. Las vacantes en esta área ocupan del 2 al 10%. Las empresas buscan activamente especialistas en logística. Hoy en día, muchas personas necesitan no solo especialistas individuales, sino la creación de todo un departamento de logística especializado.

A nivel mundial, la logística incluye dos secciones principales: distribución y gestión. recursos materiales.

Se entienden por recursos materiales básicos y auxiliares, materiales primarios y secundarios, componentes, productos semiacabados, productos terminados, repuestos, embalajes y existencias.

La asignación de recursos se realiza moviendo el intermedio y productos terminados en dos direcciones.

Un canal de distribución directo asume el movimiento de recursos directamente a un consumidor intermedio o final.
Un canal de distribución indirecta asume el movimiento hacia el consumidor a través de un complejo sistema de intermediarios: pequeños, medianos o grandes volúmenes de suministro.

Muy a menudo, representantes del medio y grandes negocios el departamento de logística está destinado a subdivisión separada formado por diversos profesionales de este campo de actividad (jefes de logística, empleados ordinarios del departamento de logística, despachadores y conductores). Las pequeñas empresas suelen tener pequeños departamentos en su estructura o lo hacen enteramente por las fuerzas de especialistas individuales, que a menudo se asignan a departamentos con funciones relacionadas, por ejemplo, un almacén o un departamento de transporte.

Sucede que al departamento de logística se le asigna la funcionalidad de despacho de aduana con el mantenimiento de documentación relevante o responsabilidades para la gestión de relaciones externas.

El gerente de logística y relaciones económicas externas, como su nombre lo indica, mantiene documentación sobre suministros o ventas, establece y mantiene relaciones con empresas de transporte y seguros, proveedores, sector bancario, etc.

En las actividades de todas las empresas hay una dirección logística. Además, existen empresas que prestan servicios para la realización de este tipo de actividad para otras empresas. En cualquier caso, la actividad logística en la empresa se divide en interna y externa y depende de la dirección de la empresa.

Interno la logística está enfocada a realizar tareas productivas dentro de la propia empresa. En este caso, los empleados del departamento de logística resuelven las cuestiones de gestión y soporte material y técnico con los recursos de la empresa. Entonces, las tareas de la logística interna incluyen el control de inventarios (materias primas, componentes, productos semiacabados, materiales), la compra de materiales y materias primas, su almacenamiento, almacenamiento y movimiento de proveedores y dentro de la empresa.

Externo la logística se ocupa de cuestiones de movimiento de mercancías al mercado a intermediarios o directamente a los consumidores. La logística externa utiliza diferentes canales de distribución para realizar sus funciones. Las principales tareas de la logística externa son las siguientes:

análisis de la demanda de productos manufacturados y cambios en los volúmenes de producción en sincronía con las demandas del mercado;
análisis de stocks teniendo en cuenta su disponibilidad en los almacenes de la empresa, plataformas logísticas intermedias y en usuarios finales;
responsabilidad del almacenamiento, embalaje y recogida de pedidos de todo tipo de productos;
provisión y control del transporte de los productos de la empresa al consumidor (intermedio o final)

Estructura del departamento de logística

Debido a la necesidad de que el departamento de logística lleve a cabo diversas funciones específicas, es recomendable que los departamentos grandes dividan el departamento en grupos de trabajo. El ejemplo más simple y común de división con funcional se muestra a continuación.

Departamento obtención realiza las siguientes funciones:

Gestión y control de las actividades de almacén, en particular el suministro de transporte, equipo, materiales de embalaje, ropa de trabajo y equipo de oficina.
La provisión de otras divisiones de la empresa con lo necesario para la implementación de las actividades es similar a la provisión de un almacén.
Gestión de aprovisionamientos y almacenamiento de stocks de materiales, materias primas y componentes.
Gestión de compras de bienes y materias primas importadas, su despacho de aduana.
Gestión de compras y stocks para la ejecución de obra en instalaciones de producción de terceros.

Logística de producción se ocupa de las siguientes tareas:

Elaboración de planes de producción y seguimiento de su implementación.
Elaborar planes y realizar las compras necesarias para la producción (materias primas, materiales, etc.)
Coordinación del proceso productivo.

Departamento gestión de inventario y surtido se dedica a actividades analíticas y, sobre su base, gestiona las existencias y la gama de bienes producidos en la empresa.

Departamento control sobre el suministro de productos terminados realiza las siguientes tareas:

Aceptación y registro de pedidos, incluidos los pedidos recibidos a través de Internet.
Gestión de almacenes territoriales y control del transporte de mercancías a consumidores finales o intermedios.
Control de las actividades de distribución y almacenes.
Auditoría de la calidad del servicio y alianzas.

Cómo evaluar el desempeño del departamento de logística utilizando el método BSC

El uso del método BSC para evaluar la dirección logística de una empresa le permite obtener respuestas a las siguientes preguntas:

¿Cuál es la opinión de los consumidores externos e internos sobre las actividades logísticas de la empresa?
¿Cuáles son los mejores procesos a utilizar para implementar una estrategia logística?
¿Qué hay que hacer para mejorar el sistema logístico?
¿Cuál es la valoración de las actividades del servicio logístico desde el punto de vista de los propietarios y altos directivos?

Para definir los criterios principales y llevarlos a una estructura general, la empresa debe seguir 6 pasos. Encontrará su descripción en el artículo de instrucciones de la revista "Director General".

Empleados del departamento de logística

Organización estructural el departamento de logística de la empresa depende de las especificaciones y la escala de la empresa, sin embargo, en vista general incluye los siguientes elementos:

Gerente de Logistica. Puede haber varios directores y jefes, mientras que cada uno liderará los departamentos, influirá en la estrategia de la empresa, lo que corresponde a la funcionalidad de las actividades logísticas.
El siguiente elemento son los gerentes. Los gerentes de logística se pueden dividir en dos niveles. Los ingenieros de sistemas logísticos desarrollan rutas y sistemas de almacenamiento para garantizar que los costos se minimicen. Los usuarios logísticos llevan a cabo la solución de las tareas operativas y controlan el uso mismo de los sistemas y rutas desarrollados por los especialistas del sistema.
Los despachadores, conductores y empleados del departamento de transporte y almacenes son el siguiente elemento del departamento de logística. Esta parte de la estructura del departamento de logística lleva a cabo la implementación directa de las actividades, es decir, los empleados reciben los materiales y materias primas, los envían y entregan los productos a usuarios intermedios o finales.

El jefe del departamento de logística a menudo cumple las funciones del jefe del departamento de transporte. También realiza la gestión general, supervisa la ejecución y determina los esquemas de ruta óptimos.

Empleados de nivel medio. Los especialistas de nivel medio del departamento de logística realizan actividades de análisis con el fin de determinar las rutas óptimas. También participan en la organización y gestión de procesos logísticos en el almacén y en otras partes del departamento de logística. Este enlace en la estructura del departamento prepara nuevos sistemas y rutas y los envía para su aprobación al jefe del departamento de logística.

Alto directivo Departamento de logística: Este especialista en el departamento de logística elabora planes de compras y ventas manteniendo la continuidad del proceso de producción. Las tareas del lead manager incluyen la analítica de ventas, el mantenimiento de la política de precios de la empresa y la elaboración de informes sobre las actividades y análisis realizados.

Despachadores del departamento de transporte. Realizan actividades operativas sobre el trabajo de transporte, llevan registros de combustibles y lubricantes y horas de trabajo de los conductores, preparan documentos para el transporte de mercancías.

Grupos de implementación proyectos logísticos individuales. Los grupos creados para la implementación de proyectos individuales realizan las siguientes funciones:

desarrollo y expansión de plataformas logísticas existentes
planificación y puesta en marcha de nuevas plataformas logísticas
organización de nuevos puntos de distribución de productos terminados
diseño sistemas de información logística

La organización de grupos de ventas en una empresa es posible tanto por departamentos separados como dentro del departamento de logística. Hay varias opciones para crear dichos equipos de proyecto:

Los equipos de ventas se forman como un elemento permanente del departamento de logística, un ejemplo de las funciones de dichas unidades estructurales son la ingeniería en sistemas de información, gestión de proyectos, etc.
Los departamentos de ventas desarrollan sus actividades como unidades estructurales independientes, mientras que se les asignan determinadas responsabilidades funcionales en el marco de las actividades logísticas. Un ejemplo es la organización de plataformas logísticas y la gestión de la entrega de recursos materiales y técnicos.
La formación de equipos de ventas se da a partir de la cantidad de empleados de diferentes áreas de las actividades logísticas de la empresa. En este caso, el grupo lleva a cabo sus actividades para realizar determinadas funciones durante el trabajo de un proyecto específico, tras la ejecución del cual, los empleados vuelven a sus funciones habituales.

Este es el CEO hablando

Andrey Yanovskiy, Director General de OJSC "Nidan Juices", Moscú

Cuando fue necesario encontrar al jefe del departamento de logística, centré mi atención en hacer que el empleado fuera especialmente proactivo. A menudo, los especialistas en logística no muestran iniciativa alguna y ni siquiera plantean propuestas aparentemente útiles y sencillas para mejorar los procesos de negocio. Por supuesto, con tal actitud hacia el trabajo, no se trata de ahorros potenciales. Como ejemplo, puede utilizar la propuesta sobre la necesidad de regular las tareas de selección de un proveedor de servicios con una licitación trimestral obligatoria.

Fomento tareas elevadas, pero bastante realizables. Para solucionarlos, el especialista del departamento de logística debe tener determinación. En pocas palabras, necesita un empleado proactivo que realmente ame su trabajo.

Organización del departamento de logística

A pesar de la importancia obvia de crear un servicio logístico eficaz, lamentablemente no se han desarrollado principios y reglas específicos para su organización. Pero gracias a la experiencia adquirida por muchas empresas, es posible construir bastante trabajo efectivo Departamento de logística.

Principios de la creación de un departamento de logística

Por supuesto, organizar un departamento de logística no es un proceso simple, si no existía antes, pero cuando se reconstruyen los procesos comerciales existentes, es aún más difícil hacerlo sin la resistencia de los esquemas de trabajo ya tradicionales, aunque a menudo ineficaces.

La formación de un servicio logístico nos permite asegurar una actividad logística verdaderamente eficaz para la empresa.
Es mejor dedicar la primera etapa de la organización de un nuevo departamento a la redacción del "Reglamento del departamento de logística" con una descripción detallada de toda la funcionalidad en el campo de la logística.
El siguiente paso es describir en detalle los procesos de suministro con los que se ocupará el departamento. Este paso permite determinar de antemano las posibles dificultades y aquellos momentos del trabajo, para lo cual es mejor colocar especialistas con alta calificación.

¿Qué subcontratar?

Después de describir los procesos, es necesario resaltar la funcionalidad logística que se puede transferir a una organización de terceros. Por lo general, el almacenamiento, el trabajo con la aduana y el transporte se transfieren a la subcontratación.
Es importante recordar que la subcontratación no implica un rechazo total de funciones. La empresa debe tener uno o más coordinadores que mantendrán registros y control de las funciones subcontratadas. Este enfoque permitirá establecer un flujo constante de información desde el subcontratista a la empresa y viceversa. Además, un control adicional sobre el cumplimiento de los términos del contrato permitirá, si es necesario, encontrar otro o más contratistas.
En los casos en que se trata de una empresa que forma parte de empresas extranjeras, la subcontratación tiene algunas peculiaridades. Uno de aspectos críticos existen mayores requisitos para la implementación de actividades de acuerdo con los estándares corporativos. Además, a menudo la organización matriz establece una lista de tareas que se pueden asignar organizaciones externas, también establece sus propios criterios para la selección de socios. Por ejemplo, empresas occidentales a menudo requieren un certificado ISO de la organización a la que se transferirán las funciones de logística.

El practicante dice

Yuri Igumov, Jefe del Departamento de Logística, OJSC "NPG" Sady Pridonya ", Volgogrado

En nuestras entregas de mercancías en la Federación de Rusia y los países de la CEI, utilizamos los servicios de un operador de transporte de carga. El transporte por carretera representa la mayor parte del transporte. Aproximadamente el veinticinco por ciento de la carga se envía por transporte ferroviario, para la implementación de esta opción, nuestra empresa recurre a los agentes y agentes de aduanas.

La decisión de subcontratar estas funciones del departamento de logística se tomó en base a una comparación de costos potenciales. La subcontratación es mucho más económica que organizar y gestionar su propia flota de vehículos y un gran servicio logístico. Además, la diferencia hoy en día es simplemente enorme, por lo que, por supuesto, utilizaremos la subcontratación. Nuestra empresa cuenta con una pequeña flota de vehículos, pero se utiliza solo para entregas en distancias cortas o en casos imprevistos.

Modelo de departamento óptimo

Después de determinar la funcionalidad, debe elegir el modelo que sea óptimo para la empresa. Muy a menudo, la opción más exitosa es la división por geografía o por grupos de productos individuales.
Además, es importante determinar los criterios para determinar la efectividad del futuro servicio logístico, en particular para resaltar indicadores y coeficientes para una evaluación objetiva de las actividades. Expresar la eficiencia en números también aumenta la motivación del personal. En este paso, la empresa ya tiene una visión aproximada del futuro departamento de logística.
A esto le sigue la colocación del personal con una descripción detallada de la funcionalidad de cada empleado y su necesidad del departamento. También es importante definir los requisitos de elegibilidad para cada puesto.
Después de determinar los puestos requeridos para el departamento, debe registrar las descripciones de los puestos del departamento de logística. Además, deben redactarse para todos los empleados, tanto para los especialistas ordinarios como para los jefes del departamento de logística. Será útil a la hora de elaborar instrucciones para representar el movimiento de recursos y mercancías a lo largo de toda la cadena, para no perderse las funciones y responsabilidades de los empleados y evitar una situación de doble responsabilidad o la ausencia total de algún responsable de cualquier tarea. .
Además, es importante describir el procedimiento de interacción del departamento de logística con otras divisiones de la empresa, socios, consumidores y agencias gubernamentales.

Sistema de responsabilidades y subordinación

Además del hecho de que es importante definir las funciones de los propios empleados y los límites de su responsabilidad, es importante incluir normas claras de subordinación y niveles de gestión en las descripciones de puestos del departamento de logística. También es importante determinar los procedimientos y reglas para reemplazar a los empleados en la etapa de preparación de la organización del departamento de logística. Este enfoque evitará problemas con la implementación de actividades en ausencia de uno o más especialistas por vacaciones, baja por enfermedad o despido.
En la etapa preliminar, también es importante formular las reglas para la interacción de los departamentos de la empresa entre sí. Es óptimo redactar dichas reglas de comunicación en papel para que el servicio de logística comprenda claramente lo que puede requerir de otras divisiones de la empresa y lo que debe hacer por ellas. No solo las comunicaciones de información y los deberes funcionales se prestan a la regulación, sino también el sistema del proceso de actividad en sí.

Los detalles de la política de personal

Después de la creación de un prototipo del futuro departamento de logística, la etapa de búsqueda sigue por escrito. personal adecuado... Puede participar en la contratación estrictamente para la organización de una nueva unidad, o puede transferir esta responsabilidad al departamento de personal. Al elegir un enfoque, vale la pena considerar los estándares de la empresa, la posición del mercado laboral y las oportunidades. especialistas en recursos humanos gerencia intermedia. Sin embargo, debe comprender que encontrar candidatos que cumplan plenamente con los requisitos de las instrucciones preparadas para el departamento de logística no funcionará rápidamente.

En esta etapa, es importante darse cuenta de que el prototipo no es un requisito estricto unidireccional. En ocasiones, en el proceso de contratación del personal, aparecen profesionales que no encajan del todo en el esquema elaborado, pero su experiencia y habilidades pueden ser tan necesarias la unidad que se está creando que apartarse del sistema original e incluso introducir cambios en él resulta sumamente justificado.

Un criterio separado para la selección de especialistas es la propiedad idiomas extranjeros en particular, el dominio del inglés es un requisito común. Este punto se explica por el hecho de que muchas empresas extranjeras han realizado idioma en Inglés gestión corporativa y acepta documentos solo en este idioma. En el caso de que la empresa forme parte de una empresa extranjera, el uso obligatorio del inglés como segunda lengua de trabajo conlleva la complicación de los procesos comerciales. Algunos de los documentos están redactados en el idioma de la empresa principal, mientras que las grandes organizaciones extranjeras pueden comprar servicios de forma independiente. transporte... Además, las empresas de transporte suelen estar ubicadas en el mismo país que el vendedor, lo que significa que para ellas el inglés es adicional, no el principal. Como resultado, las situaciones son bastante comunes en las que las comunicaciones son muy difíciles y provocan varios problemas, lo cual es comprensible y predecible; después de todo, el lenguaje de la comunicación a menudo no es nativo y básico para todos los participantes en el proceso logístico. Los especialistas en logística con un buen dominio del inglés serán un gran plus en el trabajo de cualquier organización. Al mismo tiempo, la dirección de las filiales está simplemente obligada a asegurarse de que haya al menos un especialista que hable el idioma principal de la empresa principal.

Además, debe recordarse en el proceso de contratación de empleados que la cultura y la ética empresarial en la Federación de Rusia en el mercado de la logística está muy poco desarrollada. Desafortunadamente, el cumplimiento del flujo de trabajo no es una rutina para la mayoría de las empresas. En particular, incluso las organizaciones muy prósperas, con el fin de minimizar los costos de transporte de mercancías, pecan por la falta de documentos requeridos al enviar mercancías.

3 niveles de gestión eficaz del departamento de logística

La mayoría de las veces en las empresas hay departamentos de logística, que constan de tres niveles de gestión.

Primer nivel: gestión general (elaboración de planes).

Este paso lo ocupa el director de logística, dependiendo de la empresa, este puesto se puede denominar de otra manera. Independientemente de la diferencia de nombres, la funcionalidad del nivel más alto permanece sin cambios.

Establecer planes, monitorear su implementación y hacer cambios si es necesario, monitorear y ajustar la estructura, evaluar la efectividad de las actividades grupos individuales y el sistema en su conjunto.
Gestión de políticas del departamento de logística, su interacción con otros departamentos de la empresa, aprobación de costos y estándares de servicio

Los datos de entrada de este sistema son condiciones externas (por ejemplo, el nivel de competencia), dificultades generales y problemas de subsistemas y actividades en general. Estos datos se estudian, analizan y evalúan. En la "salida" obtienen las decisiones de gestión sobre el cambio de actividades de los elementos individuales o del departamento de logística en su conjunto, propuestas de ajuste de la política y estrategia de la empresa o áreas individuales de sus actividades.

Segundo nivel: gestión de programas (planificación de programas).

Este nivel de administración está representado por uno o más empleados que supervisan al menos dos subsistemas separados.

Funciones de la gestión de programas:

Gestión de almacén, trabajo con pedidos, así como control de acciones con materiales (por ejemplo, envío).
Implementación de una política para la gestión de recursos de subsistemas.
Eliminación de inconsistencias que puedan surgir entre elementos individuales de subsistemas.
Elaborar informes y proporcionar la información necesaria al más alto nivel de gestión.

Las decisiones de gestión de esta etapa tienen como límites la iniciativa y las habilidades de los empleados en la gestión. Los gerentes confían en estándares aprobados para obtener ganancias, costos y servicio. En caso de dificultades con uno o más subsistemas, el empleado debe primero identificar las razones de su aparición y luego desarrollar la mejor opción soluciones.

Cuando sea necesario, el gerente puede hacer ajustes a las actividades de los elementos del sistema. Además, el gerente de esta etapa de gestión supervisa y dirige la funcionalidad interconectada de los subsistemas. También tiene la capacidad de utilizar la investigación analítica para encontrar formas de mejorar el trabajo de los subsistemas. El gerente tiene derecho a atraer empleados adicionales para realizar inspecciones.

Se otorga un lugar especial en el seguimiento de la eficiencia del departamento de logística a la auditoría, que se basa en datos sobre el servicio a los clientes. La auditoría afecta la información entrante sobre la formación de las actividades de transporte, la gestión de inventarios, la operación del almacén y el envío de mercancías a los clientes.

Tercer nivel: gestión operativa (componentes operativos).

Este nivel realiza trabajos con proveedores en los que se incumplen plazos y cronogramas. Los empleados de este nivel preparan y transmiten datos sobre infracciones a los directores de gestión del programa. Además, en esta etapa, la gestión se realiza dentro de ciertos límites de tiempo y costos. Y, por supuesto, el tercer nivel también conduce actividades de informes Acerca de mi trabajo.

Todos los subsistemas de gestión operativa cumplen uno o más objetivos, que tienen un marco bastante estricto.

En esta etapa de la gestión, cada posible dificultad ya tiene un procedimiento regulado para su resolución, por lo que las actividades de los gerentes son bastante monótonas y consisten en funciones especiales de control y administración.

Entrevista de logística: 3 tareas para la lógica, el pensamiento y el ingenio

Sistemas de información: la base de la gestión del departamento de logística

Los sistemas de información juegan un papel importante en el sistema de tres etapas de organización del departamento de logística. Con una estructura de tres niveles del departamento, el uso de los sistemas de información tiene 4 niveles, en los que el flujo de datos tiene una funcionalidad claramente limitada.

Nivel operacional... En este nivel, el flujo de datos es muy grande. Esto se debe al hecho de que la toma de decisiones operativas solo es posible sobre la base de una gran cantidad de datos, en particular, se trata de información analítica, de referencia y regulatoria.

Nivel de control... Los volúmenes de datos en este nivel también tienen un rango bastante amplio. Los datos de este nivel se utilizan para formular planes operativos para diversas áreas del departamento de logística. Además, en este nivel de sistemas de información se monitorean las decisiones que se toman en la etapa de gestión operativa.

Nivel promedio. En el nivel medio, el flujo de datos no es tan amplio como en los dos primeros niveles, pero los datos ya están procesados y divididos en grupos. Estos datos se utilizan para la formulación táctica de planes, así como para el desarrollo de decisiones de gestión en el campo de la producción de la empresa.

Nivel más alto... En esta etapa, todo el volumen inicial de información se presenta de forma muy concentrada. Los datos se utilizan para desarrollar estrategias y formular planes a largo plazo para la empresa. Es sobre la base del flujo de información de este nivel que se desarrollan las decisiones de gestión para la vida de la empresa en su conjunto, así como para su posterior desarrollo a largo plazo.

Obviamente, todos los flujos de información recibidos en varios niveles son necesarios para un objetivo: tomar las decisiones de gestión correctas.

1.1. Esta descripción del puesto define los deberes, derechos y responsabilidades funcionales del Jefe (jefe) del departamento de logística.
1.2. El jefe (jefe) del departamento de logística es el organizador de las tácticas de la Empresa en el campo de la logística.
1.3. El jefe (responsable) del departamento de logística es nombrado y destituido, de acuerdo con el procedimiento establecido por la legislación laboral vigente, por orden del Jefe (director, director general, presidente, director de logística) de la empresa.
1.4. Es seleccionado entre especialistas calificados con buenas habilidades organizativas, que han trabajado en un puesto similar durante al menos 3 años.
1.5. Reporta directamente al Jefe (director, al CEO, Presidente, Director de Logística).
1.6 En su trabajo, el Jefe (Jefe) del Departamento de Logística se guía por: materiales de orientación normativos, metodológicos y de otro tipo en el campo del transporte, almacenamiento; normas y condiciones técnicas para el almacenamiento de inventario, organizaciones de adquisiciones, legislación aduanera vigente, "Descripción del puesto", "Reglamento que rige las relaciones intraempresariales", instrucciones del Director, estatuto de la empresa.
1.7 Educación: técnica superior (económica, técnica y económica)
1.8 Habilidades y destrezas: capacidad de analizar, planificar y gestionar. Construyendo un sistema logístico en la empresa. Diseño y organización de flujos de información en el sistema logístico.
1.9. Durante el período de ausencia temporal del Jefe del Departamento de Logística, sus funciones se asignan a _______________.

2. Metas y metas

2.1. El propósito del trabajo El jefe del departamento de logística es optimizar los costos de proporcionar el componente logístico de la empresa.
2.2. Las principales tareas Los jefes del departamento de logística son:
2.3. organización y control de la continuidad y productividad del trabajo diario del departamento de logística
2.4. evaluación y análisis de los costos asociados a la ejecución de operaciones logísticas
2.5. evaluación y análisis del desempeño de las operaciones logísticas.
2.6. Evaluación y análisis del costo del tiempo de trabajo para realizar operaciones.
2.7. desarrollo de propuestas para optimizar el costo de las materias primas compradas, equipos y bienes enviados;
2.8. cumplimiento de la estimación de costos aprobada, partidas presupuestarias;
2.9. mejora del trabajo del departamento, desarrollo e implementación de nuevos sistemas orientados a incrementar la eficiencia del uso del capital de trabajo.
2.10. Análisis, planificación, organización, coordinación y gestión (incluida la organización del control sobre la ejecución) de los procesos logísticos de la empresa.

3. Responsabilidades funcionales

3.1. Diseño y desarrollo de nuevos sistemas logísticos así como optimización de los sistemas logísticos existentes.
3.2. Desarrollo e implementación de materiales metodológicos y regulatorios en logística para departamentos específicos, definición de funciones y operaciones. Control sobre la aplicación de los materiales metodológicos y normativos desarrollados.
3.3. Organización del trabajo sobre el desarrollo de formas y métodos de presentación de informes.
3.4. Controlar la veracidad y puntualidad de la ejecución de las tareas asignadas por los empleados del departamento.
3.5. Coordinación de relaciones internas y externas de la empresa.
3.6. Conocimiento del personal con los conceptos básicos de logística.
3.7. Elaboración de presupuestos para logística. Análisis de costos logísticos y costos logísticos.
3.8. Optimización del costo y eficiencia de las operaciones logísticas de la empresa.
3.9. Coordinación y dirección de flujos financieros asociados a procesos logísticos.
3.10. Optimización del flujo de trabajo de todos los procesos logísticos.
3.11. Coordinación de la interacción del departamento con otras divisiones de la Empresa de acuerdo con los esquemas tecnológicos desarrollados y aprobados.

4. Los derechos del responsable del departamento de logística

El jefe del departamento de logística tiene derecho a:

4.1. Dar asignaciones de servicios y empleados subordinados, asignaciones sobre una variedad de temas incluidos en sus deberes funcionales.
4.2. Exigir a los jefes de todos los departamentos que proporcionen los materiales, informes e información necesarios para planificar y organizar el trabajo planificado del departamento.
4.3. Solicitar y recibir los materiales y documentos necesarios relacionados con los temas de sus actividades, servicios subordinados y unidades.
4.4. Actuar como representante de la Compañía en otros organismos e instituciones en temas de la competencia del departamento.
4.5. Realizar propuestas para la selección y colocación de personal en la cadena de suministro.
4.6. Llevar a cabo reuniones para discutir temas dentro de la competencia del departamento.
4.7. Emitir orden para el departamento sobre el estímulo a los empleados que se distinguieron en su trabajo, y sobre la imposición de sanciones a los empleados del departamento que hayan violado la disciplina laboral y los deberes oficiales de acuerdo con el “Reglamento de motivación”.
4.8. Recomendar al personal de la Empresa para su contratación y despido.
4.9. Envíe sugerencias para mejorar su trabajo.

5. El jefe del departamento de logística es responsable de:

5.1. Los resultados y la eficiencia de la actividad productiva de la empresa.
5.2. Incumplimiento de garantizar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades funcionales, servicios subordinados de la empresa en las actividades de producción.
5.3. Información inexacta sobre el estado de ejecución de órdenes de producción por servicios subordinados.
5.4. Incumplimiento de órdenes, órdenes e instrucciones del director.
5.5. No tomar medidas para suprimir las violaciones identificadas de las regulaciones de seguridad, seguridad contra incendios y otras reglas que representan una amenaza para las actividades normales (seguras) de la empresa, sus empleados.
5.6. No asegurar el cumplimiento de la disciplina laboral y de desempeño por parte de los empleados del servicio subordinado y el personal bajo su subordinación.
5.7. Violación del orden interno de la empresa.

6. Horas Laborales

6.1. El modo de trabajo del Jefe del Departamento de Logística se determina de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo establecido en la empresa.
6.2. Para resolver problemas relacionados con las necesidades de producción, el jefe del departamento de logística puede realizar viajes de negocios (incluidos los locales).
6.3. Para resolver problemas operativos para asegurar las actividades de producción, se podrán asignar vehículos de la empresa al Jefe del Departamento de Logística.