Orden de almacén: acciones del auditor. Auditoría de almacén: "interrogatorio" con pasión Auditoría de almacén logístico

Es lógico suponer que los datos más objetivos, basados ​​en los resultados de la auditoría, solo pueden ser proporcionados por experto en logística independiente... Quien, como saben, recibe un salario por identificar y mostrar específicamente los errores y problemas que llevaron a procesos ineficaces, y no esconderlos y callarlos, a diferencia de los especialistas a tiempo completo de la empresa, motivados a no volver a aguantar ”. Ropa sucia en público ".

A menudo (más de 15 auditorías) tuve que desempeñar un papel experto independiente y en el proceso de realizar varios tipos de auditorías sistemas logisticos, Yo, en primer lugar, presté atención al almacén ( logística de almacén) de mi cliente. Por que exactamente depósito, ¿usted pregunta?

Porque el almacén es un indicador muy importante por el cual, prácticamente, sin error, se puede juzgar sobre algunos factores importantes influir en la eficiencia de todo el negocio, al igual que, por ejemplo, por el pulso de una persona, se puede juzgar en general sobre el estado de su salud.

Obviamente, cuando una persona acude al médico, antes de comenzar el tratamiento, el médico primero verifica su pulso, presión, temperatura. Y de acuerdo con el estado de estos y algunos otros indicadores fácilmente medibles, juzga qué tan saludable está todo el cuerpo humano y si es necesario continuar estudiándolo más a fondo para poder poner diagnóstico correcto.

También depósito... Si desea saber: qué tan efectivo (saludable) es su negocio, la forma más fácil y lógica, para empezar, es hacer auditoría de almacén, y luego, basándose en los resultados de la auditoría del almacén, tome la decisión de continuar examinando o puede comenzar a resolver inmediatamente los problemas identificados (tratamiento).

Puede preguntarse: ¿por qué el almacén actúa como un indicador dado, por qué, por ejemplo, ni compra ni entrega, ni venta con financiación, porque también son eslabones muy importantes del sistema logístico?

Es que es en el almacén donde se suelen concentrar (fusionar) todos los problemas provocados por el trabajo ineficaz de casi todo el mundo. unidades clave compañías.

Por ejemplo, respetado por todos Departamento de compras, ordenó y coordinó la entrega de mercadería al almacén en cantidades que exceden significativamente su capacidad, incluso teniendo en cuenta algunas reservas.

Como resultado, la mercancía tuvo que colocarse en los pasillos entre estantería bloqueando el acceso a la mercancía que se encontraba en los estantes y sujeta a picking, y así, de manera significativa, reducir la velocidad de casi todas las operaciones del almacén y, en consecuencia, la rapidez y calidad de la preparación de pedidos.

Parecería que el error fue cometido en la oficina por un especialista en adquisiciones que puede ser existencias Nunca he estado en absoluto y, como resultado, el problema surgió en el almacén.

O por ejemplo Departamento de ventas que ha pedido una cantidad específica de un artículo para vender al departamento de compras.

El departamento de compras aseguró la entrega en el volumen correcto y en el momento adecuado, pero el departamento de ventas no pudo vender este producto y él "Congelado" en stock y convertido en " ilíquido ", o peor, en "Demora".

Y así tomó su lugar bienes muy líquidos en el almacén, lo que ralentiza algunos muy importantes procesos de almacén.

Por las que parece que la razón es error de planificación de ventas, y el almacén, como siempre, resultó ser "extremo".

¿Qué puede aprender exactamente de una auditoría de almacén?

Primero y la cosa más importante- así es como funciona en una empresa sistema de control de inventario.

Sentarse en la oficina y mirar los monitores de sus computadoras, a menudo se considera vergonzoso para muchos ejecutivos que son responsables de administrar eficientemente el inventario de una empresa. "Baja" al almacén, para echar un vistazo: lo que realmente está sucediendo allí.

Y como resultado, en sus computadoras para algunos artículos hay algunos números, pero de hecho son completamente diferentes en el almacén. Y eso es todo porque inventario, ya que debe llevarse a cabo, resulta que es caro de llevar a cabo, y "renuencia a ensuciarse las manos".

Y ahora hay tal producto en tales almacenes, en algún lugar en la esquina más alejada, y hay una gruesa capa de polvo sobre él. Y nadie necesita este producto, por el momento, y se interpone en el almacén, y no tiene sentido. Y si nadie, a quien por esto "No te darán un sombrero", no recuerda un producto de este tipo, seguirá siéndolo hasta que se cancele a expensas de los fondos personales del propietario de la empresa.

Más además estado del inventario, como resultado auditoría de almacén, puede aprender las siguientes cosas útiles, por ejemplo:

a) la eficiencia con la que se gasta el dinero mantenimiento de almacenes, renovación o construcción

b) la eficiencia con la que se utiliza el espacio del almacén, estantería y levantamiento equipo

c) qué tan eficientemente se gasta Foto,

d) qué tan productivo trabaja el personal,

e) que tan efectivo es motivación.

f) que es cultura de producción en un almacén cómo afecta la calidad de las operaciones realizadas

g) otra "utilidad" importante

Otra conversación es que no todo el mundo y no siempre quiere saber la verdad sobre su almacén, pero este es otro tema no relacionado con las tecnologías de almacén, aunque no menos importante en este contexto.

Para ilustrar lo útil que es una simple visita a un almacén específico, una empresa de distribución específica, auditorías de sistemas logísticos, Daré lo siguiente ejemplo.

Imagina un almacén empresa distribuidora alrededor de 3000 pies cuadrados m. con una altura de 10 metros hasta el borde inferior de la viga, con 4 niveles de estanterías, piso al +1.2000, a granel, con muelles, con áreas de envío / recepción, un área de pedidos listos para usar, un área de almacenamiento y un zona de chatarra .. todo esta como debe ser.

Almacén, por cierto, verdadero... El propietario ordenó su diseño y construcción de acuerdo con un proyecto de plantilla tomado de hermosa foto en Internet.

Hice una auditoría de este almacén en 2011.

Al ingresar al almacén, a las 9:00 am vi en el sitio frente a los muelles un grupo de carros para carga, con una capacidad de carga de 1.5 a 10 toneladas, y en el territorio hay varios camiones pesados(parroquias).

Los carros para la carga se cargaron con una carretilla elevadora, que sacó pallets con mercadería de abierto muelles, los colocó frente a los automóviles, y luego los transportistas y los comerciantes cargaron y colocaron manualmente los productos en las camionetas.

¿Por qué un almacén con muelles no está despejado para estas operaciones?

Como los muelles estaban ocupados, los camiones que venían a descargar los paquetes se pararon y esperaron el final de la carga del flujo.

Cuando entré al almacén, vi un área de envío ocupada por paletas de mercancías para ser enviadas, utilizada como área para pedidos listos. Todos los demás procesos durante el despacho del gasto no se realizaron por falta de personal y espacio en el almacén para realizar las operaciones correspondientes.

Mientras estaba en el área de almacenamiento, examiné células base y vio que los bienes en las celdas básicas no estaban dispuestos de manera que fuera conveniente ensamblarlos, sino dispersado(como si estuviera terminado por última vez).

V área de recolección hay un producto que no se ha tomado durante mucho tiempo (se puede ver que permanece durante mucho tiempo sobre una capa uniforme de polvo en las cajas) y mercancías en cajas rotas al azar (pieza) y esparcidas, incluso en el pasillos.

Apilado los bienes están "comprometidos" carretilla retráctil y cargador, que puede mover mercancías no más de 3 niveles, debido al hecho de que los pasillos estaban abarrotados, el equipo estaba inactivo (en un momento se ahorró en equipos de g / p)

Los últimos niveles de estanterías fueron vacío en ~ 90%... Los terceros niveles se llenaron en un 50 por ciento, los segundos niveles se desbordaron, prácticamente no había existencias de celdas vacías en ellos.

De la comunicación con Apilador, después de que me quitó varios pallets, llegué a la conclusión de que la rotación de la mercadería no era satisfactoria.

Por la cantidad de polvo en los pallets con mercancías de los niveles 4 y 3, estaba claro que este producto más de un mes permaneció inmóvil, y algunas posiciones durante mucho más tiempo (algunas posiciones se mantuvieron desde el inicio del almacén)

El producto no está etiquetado en absoluto o marcado incorrecto (no se indican fecha de entrega, número de lote, código de producto).

Después de hablar con el gerente de almacén, descubrí que inventario en el almacén se realizan sin "Gráfico vacío", al contar, la mercancía no se retira de los niveles superiores (se registra lo que está escrito en un marcador grande en las casillas).

Después de observar, un poco más tarde, la operación recepción de paquetes, Vi lo que esperaba ver: la mayoría de los bienes que llegaron a la parroquia no estaban ordenados como debían, según el principio "fi-fo"(o de alguna otra manera ..), simplemente se apartó (en los pasillos), porque había escasez de toda la mercadería que llegaba y esta mercadería tenía que ser despachada en el próximo envío.

Así, a simple vista se pudo comprobar que en este almacén es real giro alrededor solo sobre 1/3 del volumen total de mercancías, y el resto del producto simplemente ocupa el resto del espacio, prácticamente, sin movimiento.

No Análisis de almacén ABC No se pudo mostrar este problema con mayor claridad mejor que eso, como se vio en este momento en el almacén.

Bienes defectuosos se ubicaba junto con otras cosas, se recolectaba y cancelaba una vez a la semana.

El personal del almacén cambiaba constantemente, motivación del personal había una "curva", no había ningún equipo como tal ... la gente trabajaba de inventario en inventario y casi todos renunciaban cada 3 meses.

Con todo esto, el Business Leader contrató especialistas en gestión de inventarios, que nunca llegó al almacén, pero que al mismo tiempo le dio al Cliente muchas tablas y cálculos inteligentes sobre el estado de las existencias en su almacén y, curiosamente, él los creyó.

Sumado a esto, el Líder Empresarial tuvo que tomar decisiones en el marco de estrictos acuerdos de distribución, donde se establecieron condiciones estrictas para la selección de volúmenes excesivos de mercadería para placenteras. porcentaje de bonificaciones.

La condición para recibir estas bonificaciones era que en un momento determinado llegara al almacén un lote de mercadería sin ningún plan acordado, superando en varias ocasiones a los habituales. tasas de ingresos.

Como resultado, los productos se exhibieron en los pasillos y todos los procesos del almacén se ralentizaron significativamente o incluso se detuvieron por completo.

En última instancia, la Compañía llevó algunos costos indirectos, que eran más difíciles y más desagradables de calcular que los beneficios directos de las bonificaciones asociadas con una bonificación adicional para el Líder empresarial y algunos de sus subordinados, pero en términos de magnitud, estas pérdidas, incluso en la superficie, eran significativamente más altas que las ingresos por bonificaciones.

Después de la auditoría de almacén, adquisición y entrega El jefe de negocios de esta empresa recibió una comprensión completa de los problemas existentes por prioridad, y gradualmente comenzó a eliminarlos a propósito.

Por lo tanto, ¡la auditoría del almacén debe realizarse, por supuesto!

No hagas que, como en el ejemplo anterior, tengas que congelar 2/3 de las existencias en excedente, siguiendo el ejemplo de las Contrapartes.

Está claro que el almacén tiene menos personal con salarios altos que son capaces de cabildear los intereses del almacén ante la dirección de la empresa, pero de todos modos no es necesario hacer un "pozo negro" fuera del almacén dónde incluir los "cardúmenes" de todas las demás divisiones. Todo esto, al principio, a largo plazo, solo agravará la situación general.

Pero, incluso si todo en su almacén no es tan malo como se describe en mi ejemplo, aún no tiene que detenerse allí.

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¡Mejore la eficiencia de su negocio en toda la cadena de suministro! ¡Y no considere vergonzoso volver a mirar dentro del almacén y comunicarse con el personal del almacén!

Auditoría logística de almacén- se trata de una búsqueda de formas de mejorar el trabajo de un almacén en el marco de una investigación expresa de los recursos y procesos del almacén. Puede ser un evento único o uno regular.

Auditoría logística tiene como objetivo encontrar deficiencias en la organización del almacén y en su funcionamiento y en la formación de propuestas para su eliminación. En varios casos, la justificación de la necesidad de automatizar un almacén se convierte en una tarea particular de una auditoría logística.

A menudo auditoria logistica se considera un paso obligatorio previo a la implementación de un sistema WMS. Los resultados de las encuestas y recomendaciones de especialistas ayudan a encontrar las mejores soluciones para el almacenamiento de mercancías, optimizando el desempeño de las operaciones de almacén, carga y número de personal, etc. En otras palabras, una auditoría logística ayuda a comprender qué se debe hacer en el almacén para ponerlo en orden antes de la automatización.

¿Por qué se realiza una auditoría de almacén?

• Sobrecarga del almacén, cuando el volumen de compras y suministros supere la capacidad real del local. Esto puede deberse a que las ubicaciones de almacenamiento están ubicadas incorrectamente en el almacén, así como a que el sistema de trabajo del personal no está bien establecido, lo que ralentiza las operaciones del almacén y conduce a un aumento de errores.
• Altos costos de mantenimiento... Por lo general, la razón es la operación ineficiente del almacén: un sistema de identificación de productos inadecuado, exceso de oferta de empleados o falta de equipo.
• Preparándose para la automatización... En esta situación, es casi obligatorio realizar una auditoría logística para implementar de manera correcta y efectiva un sistema de gestión.

¿Qué incluye una auditoría logística?

• Análisis de infraestructura
• Análisis de proceso
• Análisis de documentación
• Análisis de sistemas de información
• Desarrollo de propuestas
• Cálculo de un estudio de viabilidad para la implementación de WMS

Herramientas de auditoría logística:

• Entrevistar a los empleados
• Seguimiento del trabajo en el almacén
• Análisis de documentos: instrucciones de trabajo, mapas tecnológicos, diseños

Resultados de la auditoría logística:

• Lista de problemas encontrados
• Sugerencias de resolución de problemas
• Estudio de viabilidad de la necesidad de automatización de almacenes

AXELOT tiene una gran experiencia en la realización de auditorías logísticas como parte de proyectos complejos de optimización de almacenes, incluida la implementación de un sistema WMS. Si su empresa no cuenta con un servicio logístico, no tiene suficientes recursos humanos y de tiempo para realizar una encuesta, o simplemente necesita una perspectiva externa, los especialistas de AXELOT lo ayudarán a encontrar y eliminar las discrepancias entre las necesidades de la empresa y las reales. estado de cosas en el almacén.

Ya en Rusia ha llegado el momento en que resulta relativamente económico contratar a un especialista competente del mercado de los servicios de consultoría y recibir de él un asesoramiento detallado sobre el "bienestar" de su almacén. Supongamos que ha encontrado el "especialista" adecuado que tiene todo cualidades necesarias(aunque complicado) y enviado a su almacén. ¿Qué podrá ver en su almacén con su aspecto científico y "limpio"? Hay muchas cosas interesantes si sabe cuándo y dónde buscar y con quién y cómo hablar ...

Cuando una persona acude al médico, el médico primero verifica su pulso, presión, temperatura y, de acuerdo con el estado de estos y algunos otros indicadores fácilmente medibles, juzga qué tan saludable está todo el cuerpo humano, si es necesario continuar. investigarlo, o es posible hacer un diagnóstico final de inmediato y comenzar el tratamiento de inmediato.

También lo es el almacén. Si desea saber qué tan efectivo es todo el negocio, es más lógico comenzar con una auditoría en el almacén, y luego muchas cosas se volverán claras y comprensibles de inmediato.

Puede preguntarse: ¿por qué exactamente el almacén actúa como este indicador? ¿Por qué, por ejemplo, no compra o entrega o ventas con finanzas, porque también son eslabones importantes en la cadena de suministro?

Mi respuesta es: para entender el complejo, primero debes convertirlo en uno simple. Organizar en los estantes, como dicen, "separar las moscas de las chuletas", y así sucesivamente ...

"Chuletas - por separado ..."

¿Cómo haces esto, preguntas? Cómo simplificar, por ejemplo, un sistema complejo y engorroso de contabilidad y control de productos básicos y flujos financieros, o cómo evaluar la eficacia del sistema de TI de una gran empresa de cartera, o cómo averiguar con qué eficacia se está utilizando su dinero invertido en la modernización de cualquier sistema y tecnología, y cómo, finalmente, averiguar cuándo se ha prometido ¿Se beneficiará de esta modernización?

Respondo: hay dos formas. Puede inventar algún sistema aún más complejo para usarlo para tratar de evaluar los sistemas anteriores y, como resultado, posiblemente complicar todo aún más, o simplemente puede mirar detenidamente algunos indicadores que se encuentran en la superficie, por ejemplo, en un almacén, y utilícelos para sacar las conclusiones necesarias.

¿Cuáles son los indicadores importantes en stock?

A lo largo de los años de mi práctica, me dediqué a la auditoría de cadenas de suministro en una variedad de empresas, con una amplia variedad de tecnologías de almacenamiento y el grado de equipo con varios, modernos y no muy, métodos de análisis de sistemas de gestión de inventario, para un análisis preliminar del estado de las existencias, siempre fui en primer lugar al almacén y aproximadamente en un día laborable, él ya sabía casi inequívocamente la eficiencia con la que la empresa gestionaba el inventario.

En general, después de todo, un almacén es una especie de indicador mediante el cual se puede juzgar la eficiencia de un negocio sin errores, como, por ejemplo, con el pulso de una persona ...

En el proceso de un estudio más profundo y completo de los datos del sistema de información corporativa (corporativo Sistema de informacion) y conversaciones con los jefes de departamento y la dirección de la empresa, casi nunca encontré una buena razón para cambiar de opinión sobre el estado de las existencias que tenía después de visitar el almacén.

¿Qué más, además del estado de las acciones, puede aprender de los indicadores de acciones?

Como resultado de una encuesta de almacén, puede averiguar qué tan eficazmente se gasta el dinero en su mantenimiento, reconstrucción o construcción.

También puede averiguar la eficiencia con la que se utilizan el espacio del almacén, las estanterías y los equipos de elevación.

También puede conocer la eficiencia con la que se gasta el fondo salarial, la productividad del trabajo del personal, la eficacia de su motivación, cuál es la cultura de producción en el almacén, cómo afecta la calidad de las operaciones realizadas. Y se pueden aprender cosas mucho más interesantes y útiles de una auditoría realizada por profesionales.

Otra conversación es que no todo el mundo y no siempre quiere saber la verdad sobre su almacén, pero este es otro tema no relacionado con las tecnologías de almacén, aunque no menos importante en este contexto.

No revelaré todos mis secretos aquí, solo daré un ejemplo para ilustrar lo útil que puede ser una simple visita al almacén por parte de un especialista en logística y SCM.

Caos bien estructurado

Imagínese un almacén de una empresa distribuidora con un área de aproximadamente 3000 m2, con una altura de 10 metros hasta el borde inferior de la viga, con 4 niveles de estanterías, piso en elevación +1.2000, a granel, con muelles, con embarque / áreas de recepción, un área de confección, un área de almacenamiento y un área de matrimonio. Todo es como debe ser, solo un sueño, ¡no un almacén!

El almacén, por cierto, es real. El propietario ordenó su diseño y construcción de acuerdo con un proyecto de plantilla tomado de una hermosa imagen en Internet.

Hice una auditoría de este almacén en 2011.

Al ingresar al almacén, a las 9:00 am, vi en el sitio frente a los muelles una congestión de autos para carga, con una capacidad de carga de 1.5 a 10 toneladas, y en el territorio, varios camiones pesados ​​(llegadas).

Los vagones de carga se llenaban con una carretilla elevadora, que sacaba palés con mercancías de muelles abiertos, los colocaba delante de los vagones, y luego los cargadores y tenderos cargaban manualmente y colocaban mercancías en furgonetas. No está claro por qué para estas operaciones un almacén con muelles.

Dado que los muelles estaban así ocupados, los "camiones" que venían a descargar las parcelas se pararon y esperaron el final de la carga del flujo.

En un almacén, por ejemplo, es posible, por ejemplo, evaluar la eficiencia de utilizar los stocks del almacén prácticamente sin error ...

Cuando entré al almacén, vi un área de envío ocupada por paletas de mercancías para ser enviadas, utilizada como área para pedidos listos.

Todos los demás procesos durante el despacho del gasto no se realizaron por falta de personal y espacio para realizar las operaciones.

Mientras estaba en el área de almacenamiento, examiné los contenedores de la base y vi que los productos en los contenedores de la base no estaban dispuestos de tal manera que sería conveniente ensamblarlos, sino que estaban dispersos (como si hubieran sido ensamblados para el ultima vez).

En el área de picking había mercadería que no se había tomado durante mucho tiempo (era evidente que permanecían mucho tiempo, sobre una capa uniforme de polvo sobre las cajas), y mercadería en cajas rotas al azar (pieza), incluyendo los esparcidos en los pasillos entre los estantes.

La mercancía se apilaba mediante una carretilla retráctil y una carretilla elevadora eléctrica, que no podía mover la mercancía por encima del tercer nivel debido a que los pasillos estaban bloqueados, el equipo estaba inactivo (en un momento, se "ahorraron" en equipos de elevación ).

Los últimos niveles de las estanterías estaban vacíos en un 90%. Los terceros niveles se llenaron en un 50 por ciento, los segundos niveles se llenaron en exceso; prácticamente no había existencias de celdas vacías en ellos.

De la comunicación con el apilador, después de que me quitó varios palets, llegué a la conclusión de que la rotación de la mercancía no es satisfactoria.

Con base en la cantidad de polvo en los pallets con mercancías del cuarto y tercer nivel, estaba claro que este producto permaneció inmóvil durante más de un mes, y algunas posiciones durante mucho más tiempo (resultó que algunas posiciones se habían mantenido desde el inicio de El almacén). Los productos no están marcados en absoluto o están marcados incorrectamente (no se indican la fecha de entrega, el número de lote ni el código de producto).

Después de hablar con el jefe de almacén, descubrí que el almacén se realiza sin "impresiones en blanco", al contar la mercancía no se retira de los niveles superiores (lo que está escrito con rotulador grande en las cajas).

Habiendo visto un poco más tarde la operación de recepción de paquetes, vi lo que esperaba ver: la mayoría de los bienes que llegaban a la parroquia no estaban ordenados, como debería ser según el principio FIFO (o de alguna otra manera), era simplemente reservar (en los pasillos), porque había escasez de todos los productos que llegaban y estos productos tenían que enviarse en el siguiente envío.

Así, a simple vista, se podía ver que solo alrededor de 1/3 del volumen total de mercancías se voltea realmente en este almacén, y el resto de las mercancías simplemente ocupa el espacio restante prácticamente sin movimiento.

Ningún análisis ABC del almacén podría haber mostrado el problema con mayor claridad de lo que era visible en ese momento en el almacén.

Se localizó junto con el resto, se recogió y amortizó una vez por semana.

El personal del almacén cambiaba constantemente, "curva", no había equipo como tal, la gente trabajaba de inventario en inventario y cambiaba cada 3 meses.

Con todo esto, el líder empresarial contrató gerentes de inventario altamente remunerados que nunca fueron al almacén, pero al mismo tiempo le proporcionaron una gran cantidad de diferentes tablas inteligentes y cálculos sobre el estado de las existencias en su almacén ... y, por extraño que parezca, les creía.

¡Mejore la eficiencia de su negocio en toda la cadena de suministro! ¡Y no tenga miedo de mirar dentro del almacén una vez más para ver lo que realmente está sucediendo allí y hablar con el personal del almacén! ...

Sumado a esto, el líder empresarial tuvo que tomar decisiones en el marco de estrictos acuerdos de distribución, donde se establecieron condiciones estrictas para la selección de volúmenes inflados de mercancías con un agradable porcentaje de bonificaciones.

La condición para recibir estas bonificaciones era que el proveedor pudiera en cualquier momento, sin ninguna aprobación, enviar un envío de mercancías que excediera varias veces las tasas habituales de recepción. Como resultado, los productos se exhibieron en los pasillos y todos los procesos del almacén se ralentizaron significativamente o incluso se detuvieron por completo.

En última instancia, la empresa incurrió en algunos costos indirectos que fueron más difíciles y más frustrantes de calcular que los beneficios directos de las bonificaciones asociadas con bonificaciones adicionales para el líder empresarial y algunos de sus subordinados, pero estas pérdidas, incluso en la superficie, fueron significativamente más altas que las ingresos por bonificaciones.

Después de realizar una auditoría del almacén, la adquisición y la entrega, el jefe de negocios de esta empresa recibió una alineación completa de los problemas existentes por prioridad, y gradualmente comenzó a eliminarlos intencionalmente.

Por tanto, se debe realizar una auditoría del almacén. No lleve al punto de que, como en el ejemplo anterior, debe congelar 2/3 de las acciones en acciones no líquidas, siguiendo el ejemplo de sus contrapartes.

Está claro que hay menos personal con salarios altos en el almacén que son capaces de cabildear los intereses del almacén ante la dirección de la empresa, pero de todos modos, no es necesario hacer un "pozo negro" fuera del almacén e incluir allí los "cardúmenes" de todas las demás divisiones. De todos modos, a la larga, solo agravará la situación general.

Pero incluso si no todo está tan mal en su almacén como en el ejemplo que describí, aún no tiene que detenerse allí.

En lugar de un epílogo

Después de todo, incluso los sistemas de planificación, contabilidad y control más modernos e inteligentes no servirán de nada si analizan datos que no están relacionados con los procesos en vivo y realmente actuales en el almacén.

Yuri Kolmachikhin, experto en logística y SCM, para la revista "Consultant"

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Experiencia invaluable en la resolución de problemas urgentes, respuestas a preguntas complejas, información fresca especialmente seleccionada en la prensa para contadores y gerentes.

2 Turlaev Evgeniy Gennadievich Fundador de la empresa de consultoría Profikom (el objetivo de la empresa es resolver los problemas comerciales de las empresas que tienen una estrategia con visión de futuro para desarrollar sus marcas), asesor empresarial, gestor de crisis, practicante. Información más detallada en el sitio Actividad: Servicios de consultoría sobre desarrollo empresarial; construir un sistema de distribución de ventas de alta calidad; trabajar en el desarrollo del departamento comercial y la estrategia comercial en empresas comercializadoras y manufactureras; construcción de sistemas logísticos; realización de seminarios abiertos y corporativos; gestión de crisis en ventas y logística.

El propósito del análisis logístico Revisión de expertos el sistema de almacén existente y una propuesta constructiva para la introducción de nueva tecnología en el trabajo del almacén, procesamiento de operaciones tecnológicas con mercancías, apoyo técnico complejo de almacenes. 4

El principio clave de la auditoría El principio clave de la auditoría es el paso de los objetivos globales de la empresa al cambiar el sistema de logística del almacén existente a un estudio detallado de los procesos tecnológicos del almacén, las razones de la baja eficiencia y las oportunidades perdidas en el trabajo. logística de almacén. 5

Definición de tareas Reunión con la dirección de la empresa. Elaboración de una lista de cambios, que indica los objetivos formulados del proyecto, cuyo logro se requiere como resultado de los cambios. La lista de objetivos se divide en prioridades: obligatorias, planificadas y deseadas. Deben definirse metas obligatorias. Planificado y Deseado se utilizan para evaluar aspectos específicos de la solución. Firma de contrato y acuerdo de confidencialidad. 6

Comunicación con el personal Comunicación con los empleados en el almacén, que tiene una duración de cinco días hábiles; Su máxima implicación en los procesos de cambio en curso, que es uno de los principales objetivos de la auditoría; Obtener la máxima cantidad de información y una valoración objetiva del trabajo del almacén en la actualidad

Análisis de la información recibida Desarrollo de soluciones para optimizar el sistema de interacción con otros divisiones estructurales compañías; Desarrollo de esquemas de flujos de productos básicos y colocación de productos en un almacén; Diseño y cálculo del número de ubicaciones de almacenamiento; Cálculo de equipos de almacén por tipo; Desarrollo de un diagrama de procesos tecnológicos; Optimización de las operaciones de almacén; Cálculo del número de personal en función de las opciones propuestas para la tecnología de operación del almacén; Desarrollo de recomendaciones para optimizar el sistema de contabilidad del almacén, flujo de trabajo, intercambio de información.

Yrysbek Tashbaev, Ph.D., diputado director general sobre el desarrollo del Instituto para el Estudio del Movimiento de los Productos Básicos y las Condiciones del Mercado mercado mayorista(ITKOR)

Sistema de logística que funciona bien en empresa moderna presupone la disponibilidad de personal calificado y competente, modernos equipos de almacenamiento y transporte, tecnologías de alto rendimiento. Desafortunadamente, no todas las empresas están preparadas para implementar proyectos de sistemas en el campo de la logística. La razón de esto puede ser deficiencias en la organización del trabajo de la empresa, un sistema de gestión no regulado y falta de preparación del personal. Además, los consultores logísticos suelen ofrecer soluciones en las áreas funcionales en las que son competentes, sin centrarse en los problemas sistémicos de la empresa. Todo esto en combinación obliga a las empresas a recurrir a expertos independientes con una solicitud para realizar una auditoría logística.

La auditoría de logística tiene más demanda en las empresas industriales, donde todas las funciones de logística están involucradas en el complejo, incluida la adquisición, producción y venta de productos; tiene sentido llevarlo a cabo también en el comercio. Los resultados de la auditoría pueden ser útiles para empresas que ofrecen soluciones de información y consultoría en el campo de la logística, para operadores de almacén y empresas de transporte.

¿Qué se entiende por auditoría logística y en qué se diferencia de la auditoría contable "habitual"? Según las definiciones existentes, “auditoría es un proceso sistemático de obtención y evaluación de datos objetivos sobre acciones y eventos económicos, estableciendo el nivel de cumplimiento de los mismos con el criterio establecido y presentando los resultados a los usuarios interesados”. Los sinónimos de este término son las palabras "investigación", "diagnóstico", "estudio". Por tanto, una auditoría logística puede entenderse como la evaluación por parte independiente de todos los aspectos de la cadena de suministro de la empresa, determinando las "fortalezas" y "debilidades" del sistema logístico de la empresa, rastreando tendencias que afectan su formación, analizando casos de uso ineficiente de recursos, determinando el nivel de competitividad de las empresas del sistema logístico.

El principio clave de una auditoría logística es pasar de lo general a lo específico: de los objetivos globales y los indicadores de desempeño operativo a las razones de la baja eficiencia, productividad y oportunidades perdidas, y solo después de eso, a un estudio detallado de las áreas seleccionadas de la empresa.

De acuerdo con este principio, por ejemplo, la optimización del almacén local o sistema de transporte no se lleva a cabo en las etapas de venta o adquisición de productos; tales decisiones se toman solo sobre la base de una visión sistémica de toda la cadena de suministro. Para realizar una auditoría logística, se crea un equipo en la empresa, que incluye representantes tanto de los servicios logísticos como de otras divisiones funcionales (finanzas y contabilidad, control, marketing y ventas, producción y adquisiciones, tecnologías de la información), así como expertos externos. Extremadamente importante nivel profesional Especialistas atraídos. No es necesario que sean expertos en los aspectos específicos de un negocio en particular, pero al menos deben ser competentes en la teoría y la práctica de la logística y la gestión de la cadena de suministro. Esto revelará las reservas y el potencial latente disponible en la empresa, y dará una evaluación objetiva del nivel de su gestión logística.

En la etapa preliminar, el equipo estudia las áreas de ventas (retail y clientes mayoristas), almacenamiento (almacenes de materias primas y materiales, productos terminados), producción. Luego, dentro de una semana, los expertos procesan los resultados de la auditoría y preparan una lista de recomendaciones (más precisamente, una variedad de temas) para ser auditados. Junto a los especialistas de la empresa, los expertos invitados formulan preguntas que forman la base de entrevistas, cuestionarios, cuestionarios y componen una lista de indicadores mediante los cuales se evalúan las funciones logísticas. Para ello, seleccionan entre varios modelos existentes (como SCOR, u otros) los indicadores que son más aplicables en esta empresa. En la etapa preliminar, es importante establecer contactos entre los miembros del equipo de auditoría y los dueños de negocios: para la empresa, los asuntos relacionados con la logística son un componente de gastos, y es importante que los dueños vean claramente qué beneficios recibirán. a partir de la implementación de un sistema logístico que funcione bien.

Al final de la etapa preliminar, puede pasar directamente al procedimiento de auditoría logística, que se puede dividir en externo e interno en términos de forma. Existen diferentes opiniones sobre cuál de estos enfoques debería preferirse en la etapa inicial, pero cuando se trabaja con una estructura informal de logística interna, sería más lógico realizar una auditoría dentro de la empresa.

El procedimiento de auditoría interna incluye:

Entrevistas con representantes de áreas funcionales sobre temas relacionados con la logística (transporte, almacenes, stocks, suministros, sistema de gestión, motivación);

Procesamiento de una selección de documentos de la empresa (documentación primaria, varios archivos, informes, tanto internos como externos);

Recopilación de datos sobre contratos para la realización análisis estadístico y una descripción precisa del funcionamiento del sistema logístico existente.

Es importante que las principales propuestas para el plan de acción, soluciones e ideas provengan de aquellos miembros del equipo de auditoría de logística que representan a la empresa cliente. En el curso del análisis del sistema, se construye un sistema de indicadores operativos, que se puede dividir en cuatro grupos:

• indicadores de desempeño del servicio al cliente (clientes internos y externos) y evaluación de la calidad del servicio;
• indicadores relacionados con los costos de realización de funciones logísticas (costos de compras, suministros, transporte, almacenes, almacenamiento, existencias). Al analizar los costos, se lleva a cabo el cálculo de "costos-beneficios", es decir, los beneficios recibidos por los clientes de la implementación de ciertas soluciones;
• indicadores de utilización de activos (instalaciones de almacenamiento, material rodante propio). Con la expansión de la escala del negocio y la geografía de las operaciones, los componentes de la infraestructura están afectando cada vez más el costo de los productos para empresas manufactureras y bienes para empresas comerciales;
• indicadores de evaluación comparativa: el estudio de las mejores prácticas de los competidores del cliente en áreas relacionadas con la logística.

Con los resultados de una auditoría interna en la mano, el equipo puede pasar a una auditoría externa, en cuyo proceso se estudian las expectativas y requerimientos de los clientes con el fin de determinar el desempeño de la empresa, considerar las técnicas utilizadas por los competidores, así como los niveles de servicio requeridos. Se lleva a cabo una auditoría externa en forma de envío de cuestionarios, entrevistas selectivas con clientes (representantes de varios segmentos de mercado atendidos, compradores con diferentes volúmenes de compras y de diferentes ubicaciones geográficas). Los modelos de cuestionarios y cuestionarios se adaptan a cada empresa; al mismo tiempo, se suele entrevistar tanto a los responsables de la empresa como a las divisiones individuales y a especialistas específicos. Los cuestionarios cumplen varias funciones: sirven como fuente para obtener información estructurada sobre el sistema logístico de la empresa y como medio para llamar la atención de los especialistas sobre las cuestiones clave del funcionamiento de este sistema. Al procesar los cuestionarios, la atención principal se presta a la calidad del servicio al cliente, el análisis de causas y consecuencias para diferentes tipos de costos.

Los resultados de la auditoría externa permiten al equipo de auditoría de logística formular recomendaciones para la estrategia futura de la empresa e indicar los cambios que deben realizarse en la actualidad. sistema operativo logística, describa una estrategia recomendada para desarrollar un sistema logístico eficiente y eficiente.

A modo de ejemplo, propongo considerar cómo se llevó a cabo una auditoría logística en un holding que incluye empresas industriales para la producción de huevos, una casa comercial y una sociedad gestora. Para las encuestas, entrevistas y otras actividades auxiliares durante la auditoría se involucró a estudiantes y personal docente de universidades ubicadas en la misma ciudad que el holding. Este, en nuestra opinión, es un momento fundamental: este paso resolverá el problema de la formación de analistas de sistemas en el campo de la logística, para que en el futuro puedan asumir el cargo de coordinadores o logísticos en las empresas.

Durante la auditoría, se reveló que cada una de las empresas cuenta con especialistas a cargo de almacenes, compras, finanzas y contabilidad. Empresa de gestión realiza control general, coordina operaciones, gestiona inversiones. El conjunto proceso logístico se dividió en subprocesos separados: compras y suministros de materias primas para la primera empresa, suministros y envíos de productos / productos semiacabados de la primera empresa a la siguiente, envíos de productos de estas empresas a la casa comercial, que envió y entrega de productos al comprador y envíos directos a otras empresas mayoristas. Los principales problemas del holding surgieron en la intersección de divisiones y empresas; a menudo había una duplicación de funciones y responsabilidades. No siempre se dispuso de un sistema de información que consolidara la información que provenía de departamentos en diferentes etapas del proceso logístico.

Las siguientes actividades del holding han sido objeto de investigación y análisis:

1. Servicio al cliente.

2. Transporte.

3. Almacenamiento.

4. Gestión de inventarios.

5. Planificación de operaciones.

6. Ventas y marketing.

7. Finanzas y contabilidad.

8. Compras.

9. Dirección general.

El objetivo del trabajo fue identificar problemas, cuellos de botella y reservas para mejorar el sistema logístico, aumentando la eficiencia y productividad del sistema logístico para las actividades de aprovisionamiento, producción y ventas del holding.
¿Qué aconsejaron los expertos hacer para mejorar la logística en esta empresa? Dado que la lista de todas las recomendaciones era bastante larga, consideraremos solo las primeras cuatro posiciones, sobre todo relacionadas con la logística.

En el campo del servicio al cliente

Desarrollo de un sistema de atención al cliente. Elaboración de una clasificación de clientes basada en un análisis de los clientes existentes, procedimientos de trabajo con clientes, condiciones para estandarizar y formalizar el trabajo con clientes.

Análisis de la prioridad de trabajar con clientes.

Análisis de los requisitos del cliente para varios parámetros.

Desarrollo de estándares de servicio, incluida la justificación de los niveles de servicio al cliente.

Análisis y justificación de la estructura de valor agregado para clientes internos y externos.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad de servicio al cliente.

En el campo del transporte

Análisis de las condiciones para la implantación de un sistema de gestión de transporte.

Análisis de posibilidades para reducir el número de sobrecargas.

Análisis de los procedimientos de entrega de huevos existentes.

Análisis de medidas para eliminar el transporte irracional.

Análisis de la estructura existente Vehículo(material rodante obsoleto).

Análisis de los indicadores de uso del material rodante.

Análisis de las condiciones para la implantación de un sistema de motivación del conductor.

Análisis de los procedimientos existentes para la contratación de transporte externo.

Desarrollo de un sistema de gestión de costes de transporte.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad del transporte.

En el área de almacenamiento

Desarrollo de un sistema de gestión de almacenes.

Análisis de las condiciones de almacenamiento de huevos en almacenes.

Análisis del procedimiento para el envío de productos desde los almacenes avícolas a Moscú.

Análisis de la capacidad de producción de almacenes y granjas avícolas en la producción de piensos.

Análisis de procesos tecnológicos en almacenes de materias primas y productos terminados.

Análisis de retrasos y paradas durante la descarga (carga) en almacenes.

Análisis de costo-beneficio de la disponibilidad de un almacén en un centro de distribución de una ciudad.

Análisis de los procesos de entrega de huevos frescos desde fábricas hasta el almacén del centro de distribución.

Desarrollo de medidas para mantener la temperatura óptima en almacenes.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad de almacenamiento.

En el campo de la gestión de inventarios

Desarrollo de un sistema de gestión de inventarios.

Análisis de interrupciones en los tiempos de entrega.

Análisis del procedimiento de previsión de precios de cereales.

Análisis de trabajo con fabricantes.

Análisis del procedimiento de celebración y prórroga de contratos.

Análisis del procedimiento de asignación de dinero para compras.

Análisis de reservas estratégicas.

Desarrollo de un procedimiento para calcular y justificar el tamaño y la estructura de las existencias en todas las etapas de la cadena de suministro (desde el comercio minorista hasta la adquisición de materias primas).

Desarrollo de un procedimiento para el cálculo del stock de seguridad.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad del sistema de gestión de inventarios.