Status och utveckling av molnbaserade eds i offentlig sektor. Molnteknik och deras kapacitet inom området dokumentflödesautomation Molndokumentflöde

Samtal om dokumenthantering med moln-IT-modeller började för cirka fem år sedan, då de första erbjudandena började dyka upp på marknaden. I det ögonblicket sa många experter att det var EDMS-riktningen som kunde bli en av de ledande bland olika typer av företagsapplikationssystem när det gäller användningen av molntjänster, men det stod snabbt klart att dessa prognoser inte gick i uppfyllelse. Det var visserligen en del framsteg här, men inte alls så snabbt som man först såg.

Hur är läget med användningen av molndokumenthanteringssystem nu? Vilka är trenderna, vilka är utmaningarna och hur hanteras de? För svar på dessa frågor vände vi oss till experter – utvecklare och användare av EDMS/ECM-verktyg.

Molnmodeller av EDMS-användning

Cloud computing är ett allmänt begrepp som innebär att kunden, i en eller annan grad och i vissa format, använder vissa datorresurser hos IT-leverantören på leasingbasis. Denna formulering visar att graden av molnighet i IT-system kan variera över ett ganska betydande intervall, och denna nivå bestäms ofta inte av någon egenskap, utan är multiparametrisk.

Förmodligen är denna multiparameternatur särskilt typisk för området dokumenthantering. Här kan ju olika alternativ för molnmodeller användas här, till exempel SaaS (färdiga molntjänster som molnleverantörerna är helt ansvariga för) eller placering av traditionella lokala lösningar i en moln IaaS-infrastruktur (då är leverantören ansvarig för) för infrastrukturen, men inte för själva mjukvarulösningen). Hybridscheman är också möjliga när EDMS-lösningen distribueras på kundens plats och molnet används som dokumentlagring. Så vad menar vi med definitionen av "moln EDMS" eller "dokumentflöde i molnen", vilka modeller är mest efterfrågade på marknaden?

DIRECTUMs marknadsdirektör Vasily Babintsev bekräftar efterfrågan bland kunder på olika molnalternativ, varav den huvudsakliga är en SaaS-lösning i offentliga och privata moln. Enligt honom överväger kunderna både IaaS-lösningar i ett privat moln baserat på ett konventionellt lokalt system, och hybridsystem med borttagning av vissa affärsfunktioner utanför molnet (som scanning och igenkänning av dokument, förberedelse av komplex rapportering, dokumentutbyte med motparter, långtidslagring av dokument). Separat noterar han att som en del av implementeringen av molnmodeller kan EDMS-leverantörer använda partnerskap med tjänsteleverantörer, men en utbredd efterfrågan på EDMS-lösningar via leverantörer är ännu inte synlig.

DoxVisions affärsutvecklingschef Alexey Rozhdestvensky anser att det är mer korrekt att förstå termen "moln EDMS" som en SaaS-modell, vilket, jämfört med det traditionella alternativet på plats, i grunden förändrar relationen mellan konsument och leverantör, inklusive implementering och drift av systemet. I det här fallet blir molnet EDMS mer som en onlineversion av en prenumerationslösning som inte kräver installation, konfiguration, lång utbildning och Underhåll. Ja, noterar han, kunder överför ibland onpremis-lösningen till molninfrastrukturen, men detta har praktiskt taget ingen effekt på principerna för att arbeta med själva EDMS. Leverantörer av SaaS-lösningar kan vara både leverantörer och deras partners, och alternativen för deras interaktion kan vara olika. Oftast är molnleverantören idag traditionella implementeringspartners som fokuserar på boxade versioner av EDMS, snarare än komplexa skräddarsydda projekt.

Med tanke på mångfalden av omfattningen av EDMS-applikationer och det faktum att moln EDMS-marknaden fortfarande är i sitt bildningsstadium, bör leverantörer vara redo att arbeta med olika modeller beroende på kundens behov, är Ilya Ipatov, ledande konsult på InterTrust, säker. Enligt honom är huvudriktningen fortfarande SaaS-alternativet, när produkten är placerad på externa resurser (i ett privat eller offentligt moln) och används via ett webbgränssnitt eller en tjock klient installerad på användarens arbetsplats. Användaren behöver bara gå igenom identifiering och börja arbeta med sin kopia av systemet - i den konfiguration som han beställt. Han kan konfigurera systemet antingen självständigt eller med hjälp av leverantörens specialister. Den grundläggande fördelen med SaaS-alternativet, enligt Ilya Ipatov, är att det i princip automatiskt löser alla aspekter av systemskalning (ökning av kapacitet, tillhandahållande av ytterligare diskutrymme eller anslutning av nya användare), samtidigt som det inte finns något behov av att ingå ett nytt kontrakt och vänta på tillhandahållande av licenser från leverantören - i molnet För detta finns det enkla inställningar för faktureringssystemet.

Han noterade att idag kan få ryska EDMS-utvecklare skapa sitt eget datacenter för att distribuera en SaaS-tjänst. Vanligtvis hittar och hyr leverantören självständigt datacenterkapacitet och fortsätter sedan med att marknadsföra och sälja tjänster och replikera systemet. Men samtidigt kan ägaren av ett datacenter bli en partner – sedan, efter att ha utbildat sin personal, fungerar datacentret som en tjänsteleverantör, säljer en lösning från en given leverantör, och kanske flera produkter från olika utvecklare. Enligt Ilya Ipatov verkar en modell ganska lovande när säljaren använder resurserna i ett externt datacenter, men innan systemet implementeras, genomför en speciell undersökning av kunden på sin webbplats. Dessutom kan kunden även vara en EDMS-leverantör i molnet, om han skapar ett privat moln och därefter tillhandahåller tjänsten till sina egna dotterbolag eller externa organisationer.

Dmitry Shmailov, chef för utvecklingsavdelningen för ECM-lösningar på ELAR, håller med om att konceptet "moln EDMS" fortfarande i första hand förknippas med SaaS, och menar att den viktigaste innovationen för molnsystem är outsourcing av själva dokumenthanteringssystemen. "Idag finner detta tillvägagångssätt mer och mer förståelse och acceptans från företagens sida, främst på grund av möjligheten att sänka kostnaderna baserat på kriteriet för den totala ägandekostnaden", säger han. ”Det finns IT-företag på den ryska marknaden som har expertis att tillhandahålla en säker och pålitlig tjänst i de flesta fall, leverantörerna av sådana lösningar är integratörer, som vanligtvis arbetar nära leverantörer och har en rad tjänster som kunden behöver. ” Experten noterar att implementeringen av ett hybridschema och integrationen av en molntjänst med en lokal arkitektur kan bli ett alternativ för de kunder som vill lämna sista ordet för sig själva. Ett lovande alternativ är också att använda molnet som elektronisk lagring. Men valet av implementeringsmodell beror vanligtvis på CIO:n och företagets informationssäkerhetstjänst.

Det aktuella läget med användningen av moln EDMS

Hur populära är moln bland kunder idag? Att döma av svaren från våra experter är den här riktningen snarare i den inledande fasen av bildandet, men det finns en alltmer stadig tillväxt i molnandelen på EDMS-marknaden.

Alexey Rozhdestvensky talar om detta, särskilt: "Moln EDMS-marknaden i Ryssland är fortfarande i sin linda, och idag finns det väldigt få aktörer på den. Detta beror på att det fortfarande finns väldigt liten efterfrågan från kunderna på sådana lösningar, många tittar bara på molnen och gör på sin höjd små pilotprojekt där det inte pratas om stora molnimplementationer. Om vi ​​pratar om trender skulle jag notera att molnet börjar tas på allvar i allt högre grad ber oss att göra en kalkyl på kostnaden för att hyra molninfrastruktur för deras projekt. Enligt hans mening är nu molnlösningar av primärt intresse kommersiella företag, som inte har strikta säkerhetskrav, som till exempel inom offentlig sektor, och som under en kris behöver optimera sina kostnader så mycket som möjligt, utan att tappa effektivitet.

Vasily Babintsev betonar att när man implementerar EDMS-projekt styrs kunderna främst av frågor ekonomisk effektivitet, samtidigt som man förståeligt nog är försiktig med nya idéer. Han citerade forskningsdata som hans företag genomförde bland kunder 2014–2016: det största intresset för SaaS-modeller visades av representanter för SMB-sektorn och Moskva-organisationer (det spelar ingen roll om de använder ett EDMS eller inte). Företag som redan har ett EDMS är mer konservativa när det gäller att byta arkitektur och föredrar att stanna kvar i den lokala modellen. Stora företag överväger att använda SaaS när de kopplar ihop nya affärsfunktioner. Alla företag, oavsett kategori och storlek, är fortfarande försiktiga med att överföra delar av sina affärsprocesser externt (offentliga moln), särskilt inom finanssektorn. Men småföretag, på grund av begränsningar i IT-infrastrukturen, tvingar i vissa fall övergången till molnutbyte elektroniska dokument med affärsmotparter. De stora kunder som använder molntjänster lagrar fortfarande dokument i sina slutna företagssystem.

Dmitry Shmailov ger en mer optimistisk bedömning: "I Ryssland flyttar många företag till molnet." Samtidigt bekräftar han att SMB-kunder gör detta mer aktivt; tendensen att inkludera molntjänster utifrån i IT-strategin stora affärer och statliga myndigheter har blivit märkbara först nyligen.

Det finns dock andra synpunkter. ”Vi tror att stora och medelstora företag inte redo för den klassiska moln EDMS-modellen, säger vd"Business Logic"-företag (IT Group of Companies) Victor Weinstein. - Den klassiska implementeringen av ett modernt EDMS är till en början en molnlösning det privata moln som det finns i ”bor” med kunden i hans datacenter. Ur ett teknikperspektiv innebär en molnlösning att den skalas med hjälp av molnmodellen genom att lägga till datorkraft och lagringssystem. När det gäller små företag behöver de egentligen inte ett specialiserat EDMS, inte ens ett moln, just nu. Enligt min åsikt kommer småföretag att uppmärksamma specialiserade EDMS (moln) om de har inbyggd funktionalitet för juridiskt betydande dokumentflöde, inklusive, naturligtvis, en elektronisk signatur. Nu i det stora affärssegmentet finns det inget behov av molnbaserad EDMS, och tiden för små företag har ännu inte kommit.”

Vad lockar kunder till molnet?

Enligt våra experter är molnets EDMS främsta attraktionskraft för kunder möjligheten att minska den totala ägandekostnaden. Även om det är troligt att denna idé om molnens fördelar inte är helt korrekt, och detta skapar vissa problem, eftersom verkligheten inte alltid lever upp till förväntningarna. Faktum är att det är mycket viktigt att företag tydligt förstår fördelarna och nackdelarna med nya modeller för att inte göra fel val när de väljer det automatiseringsalternativ de behöver.

Avdelningschef, Finanshögskolan under regeringen Ryska Federationen Vladimir Soloviev, bland de möjliga fördelarna med moln, ser i första hand den finansiella komponenten: "Den huvudsakliga drivkraften för överföring till molnet är ekonomisk genomförbarhet. Det vill säga, molndokumentflöde som en ersättning för lokalt kan övervägas antingen om det är billigare att köpa en molntjänst än att distribuera den i organisationens infrastruktur, eller om, till en jämförbar kostnad, arbetarnas produktivitet ökar, till exempel genom att minska EDMS. driftstopp eller genom att öka hastigheten på arbetet. Det är inte alls uppenbart att molnalternativet är billigare... Det är faktiskt därför vi har ett EDMS för 1 300 användare utplacerat inom universitetet. Men om molnalternativet var minst fyra gånger billigare så skulle jag naturligtvis rösta på molnet.”

Alexey Rozhdestvensky formulerade tre molnfördelar som alla experter håller med om: 1) att minska kostnaderna för att köpa och underhålla utrustning; 2) en mer flexibel IT-infrastruktur som snabbt kan ändras för att passa affärsbehov när som helst; 3) garanti för säker datalagring tillhandahållen av leverantören (säkerhetskopiering, säkerhetssystem, etc.).

För att klargöra dessa teser betonar Dmitry Shmailov att molnlösningar definitivt ger en minskning av kapitalkostnaderna och ett mer garanterat framgångsrikt resultat vid implementering av ett EDMS. När det gäller driftskostnader är svaret inte så klart positivt, och i alla fall är det nödvändigt att ta hänsyn till inte bara rent finansiella kostnader, men också en kvalitativ vinst för kunden. I synnerhet kan man spara pengar genom att endast betala för de resurser som används och snabbt skaffa kapacitet för specifika uppgifter. Kvalitativa förbättringar kan förknippas med att säkerställa dokumentens säkerhet och säker tillgång till dem. Först nu börjar ryska kunder inse andra, kanske viktigare, fördelar med moln, som att stödja mobiliteten för moderna företag genom flexibiliteten och skalbarheten hos molnlösningar (ansluter det erforderliga antalet användare, territoriellt och tidsoberoende). Fördelarna med molndokumentflöde med SaaS-modellen inkluderar även tillhandahållandet av en feltolerant lösning från leverantören, enhetlig versionering för användarna och som ett resultat standardisering av dokumentflödet och arbete i ett gränssnitt som är begripligt för deltagarna.

Att minimera kapitalkostnaderna är särskilt intressant för små och medelstora företag, som i regel inte har sin egen IT-infrastruktur och stora budgetar för inköp och implementering av programvara, men det finns restriktioner för att utöka IT-tjänsterna, konstaterar Vasily Babintsev . Samtidigt har de möjlighet att få tillgång till lösningar på företagsnivå som tidigare var praktiskt taget otillgängliga för dem (när det gäller pris och komplexitet i implementeringen). Stora kunder, enligt hans mening, lockas till molnen av möjligheten att prova nya processer. Molntjänster låter dig, utan att ändra den nuvarande arkitekturen, testa nya affärslösningar av ECM-system och, om de visar sig vara bekväma och effektiva, implementera dem i din infrastruktur. Om nya processer relaterar till att arbeta med externa entreprenörer, så kan sådana end-to-end affärslösningar få fäste på molnnivå, medan nuvarande användare inte kommer att märka detta, och fortsätter att arbeta i gränssnittet till det välbekanta ECM-systemet.

Kunderna måste dock komma ihåg de problematiska aspekterna av moln EDMS. På tal om detta uppmärksammar Ilya Ipatov det faktum att möjligheten för en molnlösning att anpassa är betydligt mindre än i fallet med traditionella implementeringsprojekt, när nästan alla kundkrav kan implementeras. Unika förbättringar i en molnlösning är praktiskt taget omöjliga – det kommer att kosta för mycket. Men för ett molnbaserat EDMS finns det inget behov av att anställa administratörer. "Målgruppen för moln EDMS är medelstora och små företag, såväl som statliga organisationer på kommunal nivå", tror han. – Den här kategorin kunder är redo att stå ut med vissa begränsningar i funktionalitet för att få lägsta kostnad för tjänster. Men stora kunder är oftast intresserade av att se till att funktionaliteten i EDMS är så bred som möjligt och samtidigt möter de unika krav och dokumentflödestraditioner som har utvecklats i organisationen. Det är knappast möjligt att implementera detta tillvägagångssätt i molnen."

Vad hindrar och vad hjälper leverantörer och kunder att implementera moln EDMS

Att skapa ett molnbaserat EDMS i sig orsakar inga tekniska problem, säger experter. Redan befintliga lokala lösningar överförs väl till molnet, och det räcker oftast för att möta dagens kundbehov, även om man då fortfarande behöver optimera systemarkitekturen för molnalternativet.

Men, som Dmitry Shmailov noterar, är en allvarlig sak för leverantörer att de antingen måste bli leverantörer eller lära sig att samarbeta med leverantörer är att säkerställa katastrofbeständighet för de föreslagna lösningarna, kontinuitet i tillgången till tjänsten och efterlevnad med kvaliteten på tjänsterna enligt kundens krav. Också, ur en regleringssynpunkt, med hänsyn till ständigt föränderliga ekonomiska och politiska förhållanden, ges en viktig roll för önskemål om placering av datacenter i Ryssland och efterlevnad av konfidentialitetskrav.

Nya designformat behövs också avtalsförhållanden med kunden. ”Vi har skapat en ny organisationsmodell för snabb försäljning från den första kontakten med konsumenten till fakturering och automatiskt skapande av en molninstans av EDMS. Det vill säga, de bytte till modellen med ett vidhäftningsavtal (erbjudande) genom förordning”, säger Vasily Babintsev. – I det här fallet sker processen i i elektroniskt format, börjar klienten arbeta i systemet på ansökningsdagen. Det är sant att det är värt att inse att inte alla kunder är redo att arbeta på papperslös basis, men det här är en tidsfråga.”

Det viktigaste problemet i molnvägen är misstroende hos kunder. Naturligtvis finns det inte längre en kraftigt negativ inställning till moln, som det var för bara några år sedan, men de flesta företag är fortfarande försiktiga, och ibland klart överdrivna. "Trots det faktum att många säkerhetsproblem nyligen har tagits bort och leverantörer deltar i regelbundna revisioner och inspektioner för att bekräfta efterlevnaden av kraven i standarder och lagstiftning, har tekniskt och psykologiskt motstånd inte tagits bort helt", förklarar Vasily Babintsev. – Ett av argumenten är fullständigt beroende av internetleverantörer (och här måste vi erkänna att det kommer att bli nödvändigt att distribuera backup-kommunikationskanaler). Ibland stöter vi också på oförberedelsen hos enskilda IT-specialister som är partiska mot teknologier som dyker upp på marknaden, och även tydliga fördelar i kostnadseffektivitet kanske inte alltid ändrar deras säkerhetsprioriteringar.” Han medger dock att sådana problem är ett rent tekniskt argument mot molnlösningar på grund av att kundföretagets IT-infrastruktur innehåller specifika säkerhetsinställningar. Kunder kan till exempel använda proxyservrar med många begränsningar, och vissa molnapplikationer stöder specifika protokoll och kan inte fungera med alla typer av proxyservrar. Dessutom introducerar verktyg för trafik- och läckageövervakning betydande förseningar i molnapplikationer, vilket minskar prestandan och i vissa fall gör dem oanvändbara.

Företag står inför ett dilemma: överge molnet eller anpassa sin egen IT-infrastruktur till molnleverantörernas krav. På samma sätt måste kunder acceptera eller inte acceptera standard SLA-villkor (garanterad tjänsttillgänglighet, tid för schemalagt arbete, information om backuplagring av information etc.). Denna fråga uppstår till exempel i de fall det befintliga SLA:et inte är lämpligt för kunderna, och speciella villkor kommer att kosta mycket mer, vilket gör det svårt att börja arbeta. Men enligt Vasily Babintsev visar praxis att många problem är helt lösbara leverantörer av molnsystem och kunder går mot varandra, försöker föra kraven så nära som möjligt och utveckla en gemensam infrastruktur.

Alexey Rozhdestvensky är övertygad om att för att eliminera misstroende i moln EDMS måste industrin samla en kritisk massa av molnprojekt, vilket visar deras tillförlitlighet och säkerhet. Samtidigt noterar han att frågan om instabilitet i kommunikationskanaler fortfarande är relevant, på grund av vilket det kan finnas svårigheter med tillgång till molnet.

Men i samtal om användningen av moln hörs ofta tanken att när man går från en lokal modell till molnet är huvudproblemet inte bara överföringen av vissa IT-funktioner till outsourcing, utan behovet av intern transformation av företaget självt. Enligt Ilya Ipatov måste kunden skapa ordning i sina affärsprocesser och regler innan de lägger ut dokumentflöde eller datalagring på entreprenad. Samtidigt måste han, för att använda molnet, ofta överge sina egna unika "uppfinningar" (för att organisera affärsprocesser) till förmån för vissa standardkretsar. ”Ett av huvudproblemen är att en kund med ett djupt anpassat EDMS inte är redo att ge upp de vanliga arbetsmönstren för att minska ägandekostnaderna. Därför kommer EDMS-tjänster i moln att bli mer efterfrågade av nya kunder som implementerar elektronisk dokumenthantering från grunden”, säger han.

Samma idé uttrycks av Dmitry Shmailov: "Att förändra affärsprocesser i samband med övergången till molndokumenthantering innebär att arbeta med organisatoriska förändringar - som praxis visar möter alla transformationer i affärsprocesser motstånd i företaget från IT-användare. Entreprenören ska inte bara ta fram en optimal strategi för att överföra dokumentflödet till en molntjänst, utan också ta ansvar för dess implementering.”

Problemet med förtroende för moln EDMS är direkt relaterat till att öka förtroendet för specifika leverantörer, Vladimir Solovyov är säker: "Frågan om vad som kommer att hända om leverantören förlorar all data förblir relevant på grund av det faktum att molndokumenthanteringsleverantörer inte är jämförbara i skala till Microsoft, AWS, Google "

”Det finns väldigt få rent tekniska problem vid övergång till molnnivå, om övergången görs till ett liknande system, och vid övergång till nytt system Det finns inga fler problem än med vilken lokal migrering som helst”, säger Sergey Avdalyan, en oberoende expert med lång erfarenhet som IT-servicechef på kundens sida. – De grundläggande teknikerna för att överföra data är ganska standard och ställer inte till några särskilda svårigheter för specialister på system- och databasadministratörsnivå. Mycket fler problem ligger inom området för organisations-, reglerings- och säkerhetsfrågor. Många chefer, särskilt inom ryska företag, de litar öppet inte på lagringen av företagets huvudsakliga stamdata om kunder, produkter, tjänster, teknologier, know-how (som i huvudsak utgör värdet av företaget) till tredje parts företag, och inser att riskerna för förlust och läckage av dessa data kan vara det sista steget mot att förstöra verksamheten "

Typiska missuppfattningar hos kunder (enligt leverantörer) angående moln EDMS-tjänster

· moln EDMS är avsevärt reducerad i funktionalitet, det är svårt att anpassa sig till kundernas krav och integrera med befintliga lokala lösningar (främst jämfört med gratis konsumentmolntjänster, även om företagets mjukvara för molndokumenthantering innehåller kraftfull funktionalitet som redan finns i lådan);

· otillräcklig nivå av informationsskydd vid arbete i molnet, läckor är möjliga (detta kräver seriöst arbete för att förklara principerna för hur molnprogramvaran fungerar och analys av upplevelsen av dess användning);

· den övergripande användningen av SaaS-modellen är dyrare än alternativet på plats (kunder glömmer ofta att ta hänsyn till alla komponenter i kostnaden för lokala lösningar, till exempel ägande av infrastrukturprogramvara och behovet av att ha sina egenbetalda IT-specialister);

· molnteknik kan inte användas i statliga organisationer(samtidigt som de glömmer den gemensamma, avdelningsvisa molnmodellen).

Det råder ingen tvekan om att molntekniken förändrar verksamheten. Små företag värdesätter möjligheten att lagra dokument i molnet och bekvämt hantera dem, stora aktörer business - möjligheten att spara pengar på att köpa och underhålla din egen datalagringsinfrastruktur.

Vad molnen erbjuder oss

Det viktigaste - molnlagring. Digitala dokument är alltid tillgängliga från var som helst i världen och tar inte upp plats på kontoret i form av filer. Vissa molntjänster låter dig lagra filer och dokument utan storleksbegränsningar. Det finns även tjänster som ger tillgång till olika moln genom en portal, d.v.s. När du kommer åt data kommer du inte att märka att du flyttar från server till server.

Organisera samarbete med data. Detta är en av de viktigaste aspekterna arbeta i molnet. Varje anställd kan få tillgång till tjänsterna från vilken enhet som helst, vilket möjliggör förbättrat samarbete i ett projekt, vilket minskar tiden som spenderas på arbetet och oändlig korrespondens via e-post. När det kommer till datasäkerhet kan dokument skyddas med ett lösenord eller ställas in på att raderas efter en viss tid (några minuter, timmar eller dagar).

Ny trend - moln CRM, ERP ochECM-system. Den här typen av lokala system används i nästan alla företag, oavsett storlek. De har alla fördelar med molnlagring och samarbete, och har samtidigt en enda strukturerad databas för lagring av information. Fördelarna med ett molnbaserat system är att du alltid kan komma åt viktig data. Samtidigt är du skyddad från dataförlust om din interna server plötsligt misslyckas.

Det finns inget behov av att lokalisera servrar direkt på kontoret. Du kan använda tjänster från ett tredje parts företag, som ger dig en komplett datorinfrastruktur: servrar, datalagringssystem, nätverksutrustning samt programvara för att hantera dessa resurser. Kontroll och hantering av infrastrukturen ligger kvar hos leverantören, vilket gör att du kan spara pengar på underhåll av utrustning.

I händelse av ett systemfel har du alltid katastrofåterställningsplan. Företag som lagrar sin information på tredjepartsresurser behöver inte oroa sig för att förlora denna information i händelse av en brand eller naturkatastrof (översvämning, etc.), eftersom all nödvändig information kan erhållas via Internet.

När man bedömer kapaciteten hos ny teknik är det nödvändigt att ta en kritisk titt på potentiella risker:

● Dina uppgifter är i händerna på tredje part, så innan du väljer en leverantör måste du noggrant kontrollera säkerhetsproblemet.

● Molntjänstleverantörer dyker upp snabbt och försvinner lika snabbt. I det här fallet finns det en risk att förlora all data. Du kommer att undvika det om du har flera säkerhetskopior.

● Pålitlig och högkvalitativ internetanslutning. Om det finns kommunikationsproblem måste du arbeta med pappersdokument (eller lokala kopior).

● Ökade kostnader kan också komma som en överraskning om molnmigreringsprocessen inte har planerats noggrant. Det är nödvändigt att överväga systemets skalbarhet för framtiden och samtidigt hålla sig inom budget.

● Du kan också stöta på olika federala datalagringslagar om din molnlagring fysiskt finns i ett annat land. Du måste veta i vilket land din information finns.

Misstroende mot moln är främst relaterat till säkerhetsfrågor. Det är värt att notera att vissa leverantörer tillåter företag att använda dina krypteringsnycklar. Du kan också kryptera filer innan du överför dem till molnlagring. Kryptering säkerställer att endast auktoriserade användare har tillgång till konfidentiell information. Förutom:

● De flesta leverantörer skyddar information med hjälp av AES med nyckellängder på 128 eller 256 bitar.

● Molnleverantörer säkerhetskopierar alltid data, vilket garanterar säkerheten för filer även om de inte har nåtts på ett tag.

● Molnlagring är väl säkrad och håller din data säker, medan en extern hårddisk eller USB-enheter som innehåller information lätt kan stjälas.

Varför moln?

Svaret på denna fråga är enkelt: den största faktorn för att migrera till molnet är användarvänlighet för infrastrukturen och kostnadsbesparingar*.

*Enligt AIIM. 362 svarande deltog i undersökningen upp till 3 svar.

Hybridmoln och framtiden

Många experter inom detta område av marknaden ser framtiden inom hybridmoln, med tanke på säkerheten för informationsdelning. I ett hybridmoln kombineras IT-resurser: några av dem finns i organisationens interna (privata) moln och andra finns i det offentliga molnet, som tillhandahålls av en kommersiell leverantör. Därmed ökar antalet resurser och den interna kontrollen av ansökningar stärks. ”Om hybridmoln tar fart kommer det att vara den rätta lösningen för många företag. De kommer fortfarande att ta fart.”

Dokumentflöde i molnet - att lösa problemen för medelstora och små företag

Problemet med att organisera elektronisk dokumenthantering är relevant för ett företag av alla storlekar. Lösningarna på marknaden är dock främst designade för stora och medelstora företag och kan inte hjälpa små och medelstora företag. Små företag behöver lätta, enkla och billiga EDMS. Det är dags att vända sig till "molnen".

Att genomföra samverkan med dokument för små företag är en lika viktig uppgift som för medelstora och stora. Det kompliceras ofta av att vissa av de anställda på sådana företag (till exempel en revisor) är "avlägsna" och inte har arbetsytor på kontoret. Det händer att det inte finns något kontor som sådant, och alla anställda arbetar hemifrån. Samtidigt är det uppenbart att de stora systemen som råder på marknaden med dyr implementering inte är lämpliga för små och medelstora företag - det är ingen mening för chefen för ett litet företag att betala för extra funktionalitet, det finns ingen webbplats med en kraftfull server och administratörer redo att konfigurera och stödja ett sådant EDMS.

Små och medelstora företag fick nöja sig med att arbeta med dokument med vanliga kontorsredigerare och e-post. Att skicka, gemensam utveckling och godkännande av dokument på detta sätt hjälper dock inte bara att lösa huvudproblemen för ett litet företag, utan komplicerar dem också avsevärt. Chefen har inte en klar förståelse för var och i vilket tillstånd den erforderliga versionen av dokumentet finns, när och vilka ändringar som gjordes i det. Allt detta skapar kaos och tvingar dig att lägga extra tid på beställning och kontroll.

Tack vare utvecklingen av molntjänster började system dyka upp på den ryska marknaden utformade för att lösa problemet med att organisera samarbete med dokument specifikt för små affärer. En sådan lösning är det molnbaserade elektroniska dokumenthanteringssystemet Docloud.

Hur "moln" förändrar EDMS

Molnteknologier (engelska: cloud computing, termen "cloud computing" används också) är en databehandlingsteknik där datorresurser och kraft tillhandahålls till användaren som en tjänst tillgänglig via Internet. Användaren har tillgång till sin egen data och behöver inte oroa sig för infrastrukturen, operativsystemet och den faktiska mjukvaran som han arbetar med.

I förhållande till EDMS innebär det att man för att använda systemet inte behöver köpa dyr utrustning, genomföra implementering och skicka anställda på utbildning. För att komma åt alla funktioner och funktioner i tjänsten, registrera dig helt enkelt på webbplatsen. Användaren betalar endast för den mängd resurser han behöver och kan logga in i systemet från en dator, surfplatta eller smartphone när som helst, var han än befinner sig.

Vad kan ett moln EDMS göra?

Låt oss överväga de viktigaste funktionella funktionerna i systemet.

Låt oss börja med det faktum att systemet låter dig lagra och organisera alla dokument efter typ eller riktning. För att göra detta behöver du bara överföra dem från en PC eller skanner till systemet och vid behov lägga till kommentarer eller ange ytterligare metadata. Det är värt att notera att bifogade filer av huvudtextformaten (TXT, RTF, DOC) kan ses direkt från systemet utan att laddas ner till enheten och utan att ha den programvara som krävs för att visa filer av denna typ. Till exempel, från en smartphone som inte har filhanteringsprogram installerade kan du se Word- och Excel-filer. Detta gör det mycket lättare att arbeta från surfplattor och mobila enheter.

Chefer kan också snabbt och enkelt konfigurera åtkomstinställningar genom att bestämma vilka anställda som kan se eller redigera vissa dokument.

För att förenkla arbetet med standarddokument ger systemet möjlighet att skapa mallar. Med deras hjälp kan du avsevärt förenkla processen att skapa och fylla i sådana ofta efterfrågade dokument som en "faktura" eller "handling".

En viktig funktion för dokumenthantering är samordningen och godkännandet av ett dokument, så implementeringen bör vara tydlig och enkel. I Docloud kan ett dokument skickas för godkännande omedelbart efter att det skapats, vilket anger de anställda från vilka godkännande eller ändringar krävs. All information om rörelsen av dokumentet, dess aktuella version och status är alltid tillgänglig för alla användare som arbetar med det.

Snabb och bekväm fulltextsökning låter dig hitta de nödvändiga dokumenten efter innehållet i filerna som är bifogade till dem, och parametrisk sökning i mappar gör det möjligt att välja enligt nödvändiga parametrar.

Vad ger ett moln EDMS?

Låt oss överväga fördelarna med molnlösningar för små och medelstora företag. För det första, när man använder sådan programvara behöver företaget inte betala för systemimplementering. Docloud tillhandahåller redan en lösning som innehåller allt du behöver. När användaren loggar in i systemet kommer användaren att hitta mappar konfigurerade enligt företagets verksamhetsområden, se de huvudsakliga, ofta använda typerna av dokument och en bekväm lösning för att visa dem. Alla dokument som redan ingår i systemet täcker de flesta behoven hos ett litet företag, och vid behov kan de justeras.

För det andra tillåter Docloud-gränssnittet alla användare att omedelbart börja arbeta med systemet - han kan lära sig alla grundläggande åtgärder för att arbeta med dokument under de första dagarna av arbetet.

För det tredje, när man använder molnprogramvara behöver ett företag inte betala för support eller anlita en systemadministratör, eftersom denna typ av tjänst redan ingår i licenspriset. Om några problem uppstår kan användaren snabbt få svar från specialister och även titta på forumet teknisk support och lär dig om lösningar på problemet från användare som redan har stött på det.

För det fjärde finns det inget behov av att betala för mycket för den period då systemet används. En flexibel licenspolicy hjälper dig att välja din prenumerationstyp och ange det antal användare som krävs. Om problem uppstår kan chefen avbryta arbetet i upp till sex månader för att återgå till det senare. I det här fallet kommer alla inställningar och dokument för den att sparas.

Hur "moln" lockar jättar

Vi tittade på fördelarna med att använda ett moln EDMS för chefer för små företag, men den här funktionen kan vara av intresse inte bara för dem.

Låt oss föreställa oss chefen för en av avdelningarna i ett stort företag - hans avdelning behövde ett billigt och enkelt system för internt godkännande av dokument, men EDMS installerat i hans organisation är för överbelastat med funktionalitet eller kan inte tillåta det att separeras från allmän struktur. I det här fallet kommer Docloud att passa honom, där han kommer att kunna implementera sina uppgifter utan att distribuera ytterligare system på företagets kontor och utan att spendera mycket pengar på det från avdelningens budget.

Eller föreställ dig ett projektteam bestående av medarbetare från flera olika organisationer som behöver samordna dokument sinsemellan. I en sådan situation är det inte möjligt att distribuera en lokal lösning och du kan använda Docloud-systemet. Samtidigt behöver de inte köpa den här lösningen under lång tid - efter att ha valt den optimala tariffen för projektets livslängd kan de sluta använda systemet omedelbart efter att det har slutförts.

Anteckning: Artikeln ger en analys nuvarande tillstånd EDMS-marknaden i Ryssland. Fördelarna med att använda molnteknik i den offentliga sektorn har identifierats. Funktionerna i implementeringen av molnbaserade EDMS i statliga myndigheter beaktas.

Nyckelord: molnteknik, EDMS, offentlig sektor.

För närvarande äger betydande förändringar rum i Ryssland inom området kontorsautomation och dokumentflöde. Experter noterar det aktiva intresset hos inhemska organisationer av att dra nytta av fördelarna med elektronisk dokumenthantering.

Att stimulera utvecklingen av den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) beror på sådana trender som importsubstitution, skapandet av ett register över rysk programvara, utvecklingen av molnteknik samt processen att skala eller ersätta föråldrad IT lösningar.

Enligt TAdviser genomfördes EDMS-projekt 2016 mest aktivt i den offentliga sektorn och sociala strukturer. Cirka 19 % av nästan 4 tusen implementeringar av denna klass av system relaterar specifikt till statliga myndigheter. Hög efterfrågan på EDMS registrerades även inom finansbranschen, konstruktion, handel, maskinteknik och energi.

Enligt TAdvisers data är ledaren för implementeringen av EDMS i den offentliga sektorn företaget KS-Consulting, en partner till företaget Electronic Office Systems (utvecklare av EDMS Delo). Därefter kommer själva EOS-företaget, Digital Design (Docsvision-integratörspartner), ELAR och Office-Doc (Figur 1).

Figur 1. Företagsandelar efter antal EDMS-projekt inom offentlig sektor

Jag skulle vilja notera att en betydande trend som nu observeras av alla experter och som har en betydande inverkan på hela den inhemska dokumenthanteringsbranschen är "molndokumenthantering."

"Cloud document management" är modern teknologi dokumentflöde, där den nödvändiga programvaran för att arbeta med dokument tillhandahålls användaren som en Internettjänst. Detta är en tjänst baserad på SaaS-modellen (Software as a Service) - mjukvara som en tjänst. Detta tillvägagångssätt tillåter dig att inte köpa en mjukvaruprodukt, utan att tillfälligt använda den när behovet uppstår, och betala för den faktiska användningstiden för resursen.

Användningen av EDMS i SaaS-format har ett antal fördelar, som framför allt uttrycks i besparingar Pengar för köp, installation och support av relevant programvara. Flexibiliteten och skalbarheten hos molnlösningen gör att du kan ansluta valfritt antal användare till systemet när som helst från var som helst i världen – ett behov som orsakas av den ökande rörligheten i moderna företag. Användningen av molndokumentflöde tillåter också företag med filialer och dotterbolag att standardisera dokumentflödet genom att använda en enda version av programvaran av alla företagsstrukturer. För många organisationer blir EDMS baserat på SaaS-modellen det enda alternativet för intelligent hantering av resurser och kostnader.

Experter säger att användningen av molnbaserad EDMS bara kommer att öka i framtiden, särskilt för medelstora och små företag. Enligt experter, elektroniska dokumenthanteringssystem stora företag kommer att utvecklas i så kallade "privata" moln, som möjliggör centralisering av dokumenthanteringsverktygen för geografiskt distribuerade företag i ett enda datacenter.

Jag vill notera att tendensen att inkludera molntjänster i IT-strategin från statliga myndigheters sida har blivit märkbar först på senare tid. Implementeringen av mjukvara med hjälp av en molnmodell av ryska ministerier och avdelningar speglar nationella särdrag i sammanhanget av förändrade internationella relationer, å ena sidan, och komplikationen av den ekonomiska situationen i Ryssland, å andra sidan. I för närvarande myndigheter tvingas optimera kostnaderna för att utföra sina funktioner, inklusive besparingar på IT-tjänster mot bakgrund av den allmänna utvecklingstrenden e-förvaltning.

I allmänhet är statliga kunder mer redo att bygga sina egna privata moln än att hyra offentliga tjänster. Statliga myndigheters arbete med offentliga moln hämmas av säkerhets- och regulatoriska krav, inklusive restriktioner för köp av utlandstillverkade tjänster. Med hjälp av SaaS-modellen konsumerar statliga myndigheter idag lösningar inom området innehållshantering, elektronisk dokumenthantering, arbetar tillsammans eller projekt.

Under 2016 genomförde företaget New Cloud Technologies och analyscentret TAdviser en studie "Molntjänster i statliga myndigheter". Enligt studien är de vanligaste typerna av molnprogramvara bland de undersökta myndigheterna elektroniska dokumenthanteringssystem och datalagringstjänster (cirka 80 %) (Figur 2).

Figur 2. Typer av programvara som används enligt molnmodellen

De mest avancerade regionerna när det gäller användningen av molnlösningar inom den offentliga sektorn är: Moskva, St. Petersburg, Tatarstan, Khanty-Mansi autonoma Okrug-Yugra, Tula-regionen (tabell 1).

Bord 1.

TOP 5 regioner i Ryska federationen för migration till molnlösningar på en 10-gradig skala

I dessa regioner är migreringen av den offentliga sektorn till moln EDMS utbredd. I synnerhet har det molnbaserade EDMS "Practice" implementerats i statliga myndigheter i Moskva och Moskvaregionen. Totalt används denna lösning av mer än 40 federala och regionala myndigheter.

Det är värt att notera att den huvudsakliga faktorn som begränsade spridningen av molnteknik, inklusive moln-EDMS, i ryska regioner under lång tid var begränsningarna för kommunikationskanaler och, främst, den otillräckliga utvecklingsnivån för bredbandstillgång.

För tillfället planar situationen ut. Som studien "Molntjänster i statliga myndigheter" visade bekräftar mer än 60 % av de undersökta regionala organisationerna användningen av molntjänster eller migrationsplaner. En tydlig drivkraft för regional molntäckning var Rostelecom-operatörens O7-plattform, som främst var inriktad på tjänster för regioner och kommuner.

På basis av denna plattform skapade EOS-företaget en molntjänst för elektronisk dokumenthantering O7.DOK. Denna tjänst kombinerat med ett enhetligt identifierings- och auktoriseringssystem (USIA), med den regionala e-förvaltningsinfrastrukturen, inklusive systemet för interdepartemental electronic interaction (SMEI), och gör det möjligt att utbyta data med WEB-tjänster hos statliga myndigheter.

Naturligtvis kräver användningen av SaaS-baserad EDMS i statliga myndigheter allvarliga överväganden i samband med kraven på säkerhet och kvalitet på fjärranslutningen till systemet. Det huvudsakliga sättet att lösa problemet med informationssäkerhet idag är att placera ett EDMS för underordnade företag och organisationer, såväl som för lokala myndigheter, inte på Internet, utan på nätverket av ett regionalt statligt organ med organisation av kanalskydd, som tar hänsyn till nödvändiga krav. Idag har denna praxis redan utvecklats i många regioner i landet. Så sedan 2011 har Moskva-regeringen utvecklat ett elektroniskt dokumenthanteringssystem baserat på Praktika-produkten och kopplat avdelningar och budgetinstitutioner till det.

När du använder detta schema skapas ett privat moln på nivån för en ingående enhet i Ryska federationen, där alla lösningar som är nödvändiga för att automatisera både det regionala regeringsorganet självt och alla underordnade institutioner distribueras. Detta ger effektiv överföring handlingar både till högre myndigheter och mellan underordnade organisationer, inklusive mellan kommunala myndigheter, och öppen övervakning av verkställighetsläget för handlingar som tas emot från högre institutioner. Samtidigt säkerställs ett enhetligt förhållningssätt både vad gäller reglering av arbetet och skydd av information.

Det bör också noteras att området för dokumentautomatisering är ojämnt utvecklat i Ryssland. På stora statliga myndigheter federal nivå denna komponent är bättre utvecklad än på regional och lokal nivå. Experter noterar att statliga myndigheter som är svaga när det gäller informatisering drar mest nytta av införandet av molnbaserat EDMS. Dessutom fortsätter de dominerande orsakerna till att inte använda molntjänster vara informationssäkerhet, såväl som regulatoriska begränsningar. Även företrädare för regionala myndigheter ser begränsad finansiering som ett problem.

Sammanfattningsvis skulle jag vilja notera att trenden att "flytta" till "molnet" av tjänster för att organisera elektronisk dokumenthantering och i synnerhet tillhandahålla lösningar med SaaS-modellen har blivit en av de viktigaste i den aktuella branschen . Framsteg inom området molnberäkning gör i många fall redan idag modellen för att hosta EDMS i molnet och förse organisationer med lämpliga tjänster för deras användning kostnadseffektiv.

Bibliografi:

1. "Moln" i den offentliga sektorn: forskning av TAdviser och "Nya molnteknologier". [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge: http://www.tadviser.ru (åtkomstdatum: 20 november 2017)
2. Dokumentflöde i molnen. Fördelar och risker. [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge: https://www.eos.ru (åtkomstdatum: 21 november 2017)
3. Hur man lanserar staten i molnen. [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge: https://www.eos.ru (åtkomstdatum: 22 november 2017)
4. EDMS i SaaS-format. [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge: http://www.tadviser.ru (åtkomstdatum: 2017-11-22)

Journalföring och dokumentflöde är viktiga hjälpprocedurer i ett företags ledningssystem, som faktiskt utgör strukturen för dess ledningsprocesser direkt påverkar organisationens arbete som helhet. Men att installera ett fullfjädrat elektroniskt dokumenthanteringssystem kräver dedikerade servrar, tillhörande infrastruktur och personal, vilket kan bli dyrt för företag. Tjänstemodellen och molnen gör det möjligt att avsevärt utöka målgruppen för elektroniska dokumenthanteringssystem. De flesta tillverkare av elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) fokuserar på företag och organisationer med en uttalad territoriell fördelning och ett ganska stort antal jobb. Det är dessa företag som akut behöver optimera dokumentflödet och organisera elektronisk interaktion. Men inte alla företag har tillräckligt med resurser för att betala "entrébiljetten" till processen implementering av EDMS. Att tillhandahålla dokumenthanteringstjänster med hjälp av SaaS-modellen (Software as a Servise) visar sig vara helt acceptabelt för organisationer av alla storlekar och profiler som kräver olika krav till informationsskydd.

EDMS funktionalitet

Baserat på funktionalitet kan EDMS delas in i (Fig. 1): klassiska lösningar för dokumentautomation, efterfrågade främst av statliga kunder - funktionaliteten och gränssnitten här är sedan länge definierade; dokumentationshanteringssystem (industri, regulatoriska, administrativa); verktyg för grupparbete med dokument; standardprocesshanteringssystem (automatisering av arbetsflöden); godtyckliga processkontrollsystem.

Moln EDMS-arkitektur

Varje modernt EDMS, oavsett konceptet som dess försäljningsmetodik bygger på och vilka processer det automatiserar (kontorsarbete, dokumentflöde, informationsstöd för ledningsmodeller), är byggt på en treskiktsarkitektur (fig. 2). . I basen finns ett DBMS och vid behov ett kryptografiskt skyddssystem. Den andra och tredje nivån upptas av system- och applikationstjänster samt applikationsservern. Det finns också en fjärde nivå, som inkluderar gränssnittslösningar som låter dig skapa det mest funktionella gränssnittet för en specifik enhet (stationär PC, surfplatta, mobiltelefon etc.).

Den är baserad på ett industriellt DBMS från Microsoft, IBM eller Oracle. Dess uppgifter inkluderar säker lagring av elektronisk dokumentation och organisering av åtkomst till den, inklusive hierarkisk åtkomst (IBM Lotus Domino/Notes). Utöver DBMS kan den lägre nivån av den klassiska treskiktiga EDMS-arkitekturen innehålla informations- och transportinfrastruktur, samt ett informationssäkerhetssystem med stöd för kryptografiska procedurer och elektroniska signaturer.
I ett molnsystem kan datalagring utföras både i en enda, dedikerad lagring, och distribueras till exempel på den plats där dokument läggs in i systemet, vilket kan vara särskilt relevant för molnautomatisering av dokumentflödet i en organisation med ett stort antal kontor belägna i olika regioner.

Specifika dokumentorienterade lösningar för företagsinnehållshantering kan användas som grund för ett modernt EDMS. Lotus-plattformen står för en betydande del av denna del av marknaden. Om DBMS som diskuterats tidigare representerar ett relationellt tillvägagångssätt för databashantering, och informationen i dem presenteras i form av rektangulära tabeller, lagras data i Lotus Domino hierarkiskt, det vill säga i en struktur som liknar den vanliga lagringen av dokument i en organisation. Detta tillvägagångssätt förbättrar avsevärt dokumenthanteringsprocedurerna, vilket har gjort det möjligt för denna teknik att inta en framträdande plats i modern marknad EDMS-lösningar.

Lite isär i denna grupp står Microsofts lösning, som är mer avsedd för företagsinnehållshantering – SharePoint. Eftersom SharePoint är en ECM-plattform, finner SharePoint många fans, särskilt i medelstora företag, eftersom system byggda på dess bas lätt kan skalas både i volym och funktionalitet beroende på de aktuella affärsbehoven, men tillvägagångssätt baserade på SharePoint är fortfarande praktiskt taget inte implementerade i form av moln EDMS.

Många inhemska EDMS-utvecklare, särskilt de som har nära interaktion med leverantörer, har samtidigt flera industriella lösningar skapade både inom ramen för en gemensam treskiktsarkitektur och som en överbyggnad över en dokumentorienterad miljö som gör att du effektivt kan hantera dokumentdata självständigt.

Den andra och tredje nivån av treskiktsarkitekturen implementeras av en applikationsserver och olika systemtjänster, vars resurser används av EDMS applikationsmoduler - mjukvarupaket, som tillhandahåller EDMS:s grundläggande funktionalitet. Till exempel, i proceduren för att behandla inkommande korrespondens, förser ett sådant universellt komplex systemet med följande funktionalitet: dokumentnumrering; lagring av dokumentinnehåll (bild, text); automatisering av standardförfaranden (samordning, godkännande eller signering).

Naturligtvis finns det mycket fler uppgifter som löses av en applikationsserver, men de bör betraktas enbart i sammanhanget av den funktionalitet de tillhandahåller.

EDMS i "moln"-versionen är inte fundamentalt annorlunda. För denna kategori av konsumenter är således de arkitektoniska aspekterna av lösningen, såväl som licenshanteringsaspekterna, inte viktiga.
En speciell funktion i arkitekturen vi har övervägt är den fjärde nivån, som är nivån av användargränssnitt (UI) utformade för att organisera bekväm och fullständig interaktion mellan slutanvändaren med EDMS som sådan, såväl som kringutrustning som ingår utöver EDMS i användarens arbetsplatskomplex (skanner, skrivare, streckkodsläsare, etc.).

Användargränssnittsnivå kan delas in i kategorier beroende på vilka typer av gränssnitt som används:

. "Fet" klient. Den äldsta EDMS ger dock full funktionsinteraktion mellan användaren och EDMS. Det presenteras vanligtvis i form av en mjukvarumodul installerad direkt på användarstationen, vilket indikerar dess huvudsakliga nackdelar: kostsam driftsättning och vidare drift. "Fet" klienter är typberoende operativ system applikationer. Detta tillvägagångssätt anses vara ganska föråldrat, och lösningar baserade på det används inte för moln EDMS.
. "Tunn klient. En modern EDMS som interagerar med användaren genom ett webbgränssnitt med hjälp av en webbläsare. Dessutom kan denna interaktion organiseras både internt lokalt nätverk organisationer och via VPN och Internet. Detta gör det enkelt att distribuera och underhålla. Funktionaliteten hos ett sådant system kan uppdateras utan en massiv omarrangering av klientapplikationer, vilket också avsevärt minskar kostnaderna. I moderna "moln" EDMS är denna typ av gränssnitt, oberoende av arbetsplatsplattformen, det huvudsakliga.
. En mobil klient designad för användning på moderna mobila affärsorienterade plattformar: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android och MS Windows Phone. Endast lösningar baserade på iOS och BlackBerry OS ger lämplig säkerhetsnivå vid överföring av data till och från din telefon.

Moderna elektroniska dokumenthanteringssystem fortsätter att utvecklas, fångar nya marknadssektorer och tillhandahåller tjänster inom nya affärsmodeller, varav den huvudsakliga är SaaS.
Ett stort antal arkitektoniska aspekter är desamma för både klassiska EDMS och moln. Molnlösningar inom dokumenthanteringsområdet har dock också många skillnader från konventionella företagsinformationssystem, som praktiskt taget utesluter möjligheten att göra om en klassisk EDMS-lösning till en molnlösning, vilket för närvarande förklarar den markant svaga representationen av molnlösningar inom sektorn för elektroniska dokumenthanteringssystem på hemmamarknaden . Förra året togs minst tre sådana system officiellt i kommersiell drift under 2012, utvecklarna lovar minst fem molnbaserade dokumentorienterade lösningar; Nya lösningar bör tillföra både tekniska och juridiska nya tillvägagångssätt för licensiering och faktureringsmöjligheter, samt säkerställa sammankoppling med statliga portallösningar, system för interdepartemental elektronisk interaktion (SMEI) och interdepartemental elektronisk dokumenthantering (EDF).

Valmöjligheter

Om uppgiften att välja ett molndokumentflöde för ett företag sammanfaller med den första automatiseringen av dokumentflödet i allmänhet, det vill säga företaget står inför valet av "om man ska implementera ett klassiskt EDMS eller helt enkelt ansluta till en befintlig molnlösning", den ekonomiska fördelen med "molnalternativet" är tydligt märkbar. Men frågan om förtroende för molnlösningsleverantören kan vara ganska akut. Och här är det nödvändigt att svara på ett antal frågor: kommer leverantören att säkerställa verklig, och inte deklarerad, konfidentialitet för dokument som lagras i systemet, kommer säkerhetskopiering av data att göras i tid, etc.
Ett av nyckeldokumenten som definierar det rättsliga förhållandet mellan leverantören och kunden är SLA (Service Level Agreement). Ett SLA-avtal, till skillnad från ett vanligt serviceavtal, innebär inte bara och inte så mycket en lista över arbete som utförs av leverantören, utan definierar alla moln EDMS-tjänster som kommer att tillhandahållas kunden under avtalsperioden, såväl som tidsfrister inom vilka dessa tjänster kommer att tillhandahållas i rätt volym och kvalitet. Kontraktet definierar tydligt alla tidsfrister för att lösa nya incidenter och problem, och definierar disciplinära åtgärder mot leverantören i händelse av bristande efterlevnad eller felaktigt utförande skyldigheter.

Cloud EDMS eller inte?

Trots att SaaS-metoden fungerar bra i många situationer, och det finns ett stort antal argument för, möter införandet av ett molnbaserat EDMS i ett företag fortfarande motstånd. Vilka kriterier kan föreslå hur man automatiserar dokumentflödet?

Kriterium 1. Snabb ökning av dokumentflödesvolymer.
För ett litet eller medelstort företag är detta tecken den första signalen om att det är dags att tänka på att automatisera denna grupp av processer. Den snabba ökningen av innehållsvolymer både inom ett företag och mellan företag har gjort det nödvändigt att implementera effektiva dokumenthanteringssystem och teknologier. Webbtjänster gör det möjligt för många företag att snabbt automatisera innehållshantering med fördelar som betydligt lägre anskaffningskostnader och enklare IT-systemadministration. Leverantören är ansvarig för att hantera infrastrukturen och underhålla tjänsten användaren behöver inte köpa, underhålla eller hantera någonting.
Man tror att i de flesta fall stora företag kan potentiellt spara mer än 50 % av infrastruktur- och administrationskostnaderna jämfört med en traditionell mjukvaruimplementering genom att välja en SaaS-modell för dokumenthantering. För små företag blir automatisering av dokumentflödet genom ett molnbaserat EDMS ännu billigare, eftersom den relativa kostnaden för infrastruktur, liksom kostnaden för administration, minskar märkbart.

Kriterium 2. Behöver företaget en enda applikation eller ett system med flera sammankopplade moduler?
Vissa företag kräver många funktioner, såsom möjligheten att ta emot och skicka e-post från ett program; OCR för att konvertera fax och skannade dokument till textdokument och andra funktioner för bättre innehållsorganisation. Sådan viktiga små saker bara en leverantör kan implementera det mycket billigare och av bättre kvalitet.

Kriterium 3. Vilken är den nödvändiga implementeringshastigheten?
Traditionellt är stadiet för att köpa standardprogramvara, som inkluderar att hålla ett anbud, utveckla mandat, testning och förhandlingar, kan ta en månad, varefter arbetstidsfristen kommer, vilket i förhållande till en genomsnittlig organisation med 50-100 jobb i EDMS är ytterligare ett par månader. Vid val av moln EDMS kommer kunden att se applikationen i drift redan under testdriftsperioden och avkastningen på investeringen kommer mycket tidigare.

Kriterium 4. Finns det några bekväma verktyg migrering av data till ett molnsystem från ett EDMS som redan används på företaget. Vad är sannolikheten för att data kan skadas helt eller delvis? I sin tur behöver du bedöma de risker som uppstår både vid migrering och under drift av dokumenthanteringssystemet på molnplattformen.

Kriterium 5. Har du en begränsad projektbudget? När du implementerar ett molnbaserat EDMS minskar startkostnaderna avsevärt och är jämförbara med driftskostnaderna. Vill du minska dina startkostnader?
Att köpa generisk programvara medför ofta höga licenskostnader. En expertuppskattning av kostnaden för ett typiskt mjukvarupaket är cirka 15 % av kostnaden för att äga och driva denna applikation i 5 år. Med en molnbaserad lösning kan ägandekostnaden ses som en liten månadsavgift snarare än en enorm investering.

Kriterium 6: Behöver du ett kontinuerligt förbättrat ECM-system?
Om företagets huvudsakliga verksamhet utvecklas snabbt, kan användningen av ett modifierbart "moln" EDMS avsevärt minska företagets kostnader för mjukvaruhantering: förändringar i ett sådant system sker samtidigt för alla, medan installation av ytterligare programvara är utesluten. Som ett resultat av detta utför lösningsleverantören uppdateringar på servern, som omedelbart är tillgängliga via webbaccess, så uppdatering av versioner är osynlig för operatören och kräver ingen ytterligare betalning.

Kriterium 7. Kan du bedöma vilka risker som kommer att uppstå om informationssystemleverantören lämnar marknaden? På många sätt är svaret på denna fråga tekniska lösningar som tillåter datamigrering både från själva molnet och från säkerhetskopior. Å andra sidan kan sannolikheten för att dokument misskrediteras, vilket uppstår när en systemleverantör byter främst på grund av politiska motiv för sådana handlingar, minimeras genom att använda kryptografiska informationssäkerhetsverktyg med tillräcklig styrka.

Kriterium 8. Kan du hantera din verksamhet enligt Pareto-principen, när produktens kärnförmågor kan lösa det maximala antalet uppgifter som tilldelats den? Om ja, så är implementering baserad på ett "moln" EDMS lämpligt för organisationen i fråga, men om funktionaliteten är mer fragmenterad, och det även finns uppgifter som inte kan lösas med dess hjälp, så är implementeringen av mål baserat på de valda "moln" EDMS är med största sannolikhet tveksamt och ytterligare analys krävs för att fatta ett ledningsbeslut om dokumentautomatisering på detta sätt. Detta beror på att de flesta väldesignade molnsystem erbjuder stora funktionalitet. Vissa specialiserade funktioner kan dock inte tillhandahållas. Därför är många företag rädda att de ska tappa flexibiliteten. Men med mer effektiv användning tillåts en lösning där EDMS endast tillhandahåller standardfunktionalitet. Andra funktioner som krävs av företaget kan implementeras ytterligare.