Arbetsbeskrivningar för VD: s personliga assistent. Arbetsbeskrivning av assistenten (assistenten) till generaldirektören, arbetsbeskrivningar för assistenten (assistenten) till generaldirektören, ett exempel på en jobbbeskrivning av assistenten (assistenten)
V arbetsbeskrivning omfattningen av uppgifter och arbete som ska utföras av en person som innehar en viss position anges. Arbetsbeskrivning i enlighet med Helrysk klassificerare ledningsdokumentation, eller OKUD, OK 011-93 (godkänd av resolutionen från Gosstandart nr 299 daterad 30.12.1993) klassificeras som dokumentation om organisatorisk och regulatorisk reglering av organisationens verksamhet. Gruppen av sådana dokument, tillsammans med arbetsbeskrivningen, inkluderar särskilt de interna arbetsföreskrifterna, bestämmelsen om strukturella enheten, bemanningsbordet.
Är arbetsbeskrivningen obligatorisk?
Ryska federationens arbetslag tvingar inte arbetsgivare att upprätta arbetsbeskrivningar. Faktum är att i ett anställningsavtal med en anställd bör hans arbetsfunktion alltid avslöjas (arbete enligt positionen i enlighet med bemanningsbord, yrke, specialitet med angivelse av kvalifikationer eller den specifika typ av arbete som anförtrotts honom) (artikel 57 i Ryska federationens arbetslag). Därför är det omöjligt att ställa arbetsgivaren till svars för bristen på arbetsbeskrivningar.
Samtidigt är det arbetsbeskrivningen som vanligtvis är ett dokument där den anställdes arbetsfunktion anges. Instruktionen innehåller en lista över den anställdes arbetsansvar, med hänsyn till specifikationerna för organisation av produktion, arbete och ledning, arbetstagarens rättigheter och hans ansvar (Rostruds brev av 30.11.2009 nr 3520-6-1) . Dessutom avslöjar arbetsbeskrivningen vanligtvis inte bara arbetstagarens arbetsfunktion, utan specificerar också de kvalifikationskrav som gäller för tjänsten eller det utförda arbetet (Rostrud-brev daterat 24 november 2008 nr 6234-TZ).
Förekomsten av arbetsbeskrivningar förenklar processen för interaktion mellan den anställde och arbetsgivaren i innehållsfrågor arbetsfunktion, arbetstagarens rättigheter och skyldigheter och kraven för honom. Det vill säga alla de frågor som ofta uppstår i relationer med både befintliga medarbetare och nyanställda, liksom med sökande till en viss tjänst.
Rostrud anser att arbetsbeskrivningen är nödvändig för både arbetsgivarens och arbetstagarens intressen. När allt kommer omkring kommer förekomsten av en arbetsbeskrivning att hjälpa (Rostruds brev daterat 09.08.2007 nr 3042-6-0):
- objektivt bedöma den anställdes verksamhet under perioden prövotid;
- rimligen vägra att anställa (instruktionerna kan trots allt innehålla ytterligare krav relaterade till affärskvaliteter anställd);
- att fördela arbetsfunktioner mellan anställda;
- tillfälligt överföra medarbetaren till ett annat jobb;
- bedöma samvetsgraden och fullständigheten i den anställdes jobbfunktion.
Det är därför det är lämpligt att utarbeta arbetsbeskrivningar i organisationen.
En sådan instruktion kan bifogas anställningsavtal eller godkännas som ett oberoende dokument.
Hur arbetsbeskrivningen är upprättad
Arbetsbeskrivningar upprättas vanligtvis på grundval av kvalifikationsegenskaper som finns i referensböcker om kvalifikationer (till exempel i referensboken för kvalifikationer för befattningar från chefer, specialister och andra anställda, godkänd av arbetsministeriets förordning av 21.08. 1998 nr 37).
För arbetstagare som anställs inom arbetarnas yrken, för att fastställa deras arbetsfunktion, används enhetliga tariff- och kvalifikationsreferenser för arbete och yrken för arbetare inom relevanta branscher. Instruktionerna som utvecklats på grundval av sådana referensböcker brukar kallas produktionsinstruktioner. För att förena och förenkla intern dokumentation i organisationen kallas dock instruktioner för yrkespersoner ofta som arbetsbeskrivningar.
Eftersom arbetsbeskrivningen är ett internt organisatoriskt och administrativt dokument är arbetsgivaren skyldig att bekanta sig med arbetstagaren mot underskrift när han anställer honom (innan han tecknar ett anställningsavtal) (
Arbetsbeskrivningen för assisterande chef skapas för att effektivisera arbetsrelationer. Dokumentet anger de anställdas funktionella skyldigheter, ansvar, rättigheter.
Positionen "assisterande chef" i olika organisationer kan kallas annorlunda: personlig biträdande direktör, assisterande chef, sekreterare.
Exempel på en typisk arbetsbeskrivning för en chefsassistent
І. Allmänna bestämmelser
1. Assistent till chefen utses till tjänsten och avskedas på order av chefen för organisationen.
2. Huvudassistenten rapporterar direkt till företagets chef.
3. Under assistentens frånvaro överförs hans rättigheter och funktionella skyldigheter till en annan tjänsteman, vilket rapporteras i ordningen för organisationen.
4. En person som har högre utbildning och en liknande arbetserfarenhet på ett år eller mer.
5. Assistentchefen guidas i sin verksamhet av:
- Ryska federationens lagstiftning;
- Interna arbetsföreskrifter, stadgan och annat föreskrifter och företag;
- order och order från ledningen;
- denna arbetsbeskrivning.
6. Assistentchefen bör veta:
- det fastställda förfarandet för hantering av dokument i organisationen;
- föreskrifter affärskommunikation och etikett;
- förfarandet för att underhålla rapporteringsdokumentation;
- regler för användning av kontorsutrustning, kommunikation;
- grunderna för att arbeta i en textredigerare, kalkylblad;
- grunderna för kontorsarbete;
- organisationens och personalstrukturen i företaget;
- förfarandet för ingående och genomförande av kontrakt.
II. Arbetsansvar för assisterande chef
Följande funktionsuppgifter tilldelas den assisterande chefen:
1. Planera chefens arbetsdag: utveckla och komma överens om ett schema för möten, besök, samtal, mottagningar och andra åtgärder.
2. Personligt ackompanjemang av huvudet vid möten, mottagningar, på resor.
3. Teknisk support chefsarbete: beställning av biljetter, transport; organisering av förhandlingar, möten.
4. Att föra protokoll och andra dokument som registrerar kursen och resultatet av möten, möten, förhandlingar.
5. Att uppmärksamma anställda på strukturella avdelningar i organisationens instruktioner, order från ledningen och kontroll av deras genomförande.
6. Insamling av information, förberedelse och tillhandahållande av analytiska, informations-, referens- och andra rapporter till ledningen.
7. Registerföring, mottagande av korrespondens skickad till huvudet.
8. Registrering av besökare för ett personligt möte med chefen, organisationen av deras mottagning.
9. Godkännande av dokument och ansökningar om huvudets underskrift, deras registrering, bokföring och överföring till chefen.
10. Utarbeta brev, förfrågningar, andra dokument för ledningens räkning.
11. Förberedelse av sessioner, möten, möten, ledda av chefen. Samla in nödvändigt material, meddela deltagarna om tid, plats för deras förvaring, agenda.
12. Uppfyllande av chefsuppdrag.
ІІІ. Rättigheter
Chefens assistent har rätt att:
1. Få information om det belopp som krävs för att slutföra de tilldelade uppgifterna.
2. Skicka förslag till ledningen för att förbättra sitt arbete och rationalisera företagets verksamhet.
3. Skicka förfrågningar till organisationsenheter (på chefens vägnar eller på eget initiativ) för att erhålla dokument som är nödvändiga för att utföra hans officiella uppgifter.
4. Kräv att institutionens ledning skapar de villkor som är nödvändiga för att uppfylla den officiella uppgifter.
5. Acceptera oberoende beslut inom deras kompetens.
6. Ha tillgång till konfidentiell information när ett företags behov uppstår.
IV. Ett ansvar
Assistentchefen ansvarar för:
1. Att ge anställda i organisationen felaktig information.
2. Felaktig utförande av sina uppgifter.
3. Materialskada på organisationen, staten, dess motparter, anställda.
4. Överträdelse av tidsfristerna för att slutföra de tilldelade uppgifterna.
5. Överträdelse av bestämmelserna i organisationens styrdokument, beslut, förordningar.
6. Avslöjande av affärshemligheter, personuppgifter, konfidentiell information.
7. Åtgärder utanför hans kompetens.
8. Brott arbetsdisciplin, säkerhetsåtgärder, interna arbetsföreskrifter, brandskydd.
9. Brott mot normerna för affärsetikett, grov behandling av affärspartners, besökare, anställda i organisationen.
Jobbansvar assistent (assistent) generaldirektör - Detta är först och främst assistans till företagets första person. Arbetsbeskrivningen för en assistent (assistent) till generaldirektören kan innehålla specifika krav (till exempel kunskap om två utländska språk) och ansvar. I vilket fall som helst kan ett exempel på en arbetsbeskrivning för en assistent (assistent) VD hjälpa dig att utarbeta ett personaldokument.
Arbetsbeskrivning av assisterande generaldirektör
(Arbetsbeskrivning för biträdande VD)
GODKÄND
General manager
Efternamn I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.
1.1. Assistenten (assistenten) till generaldirektören tillhör yrkeskategorin.
1.2. En assistent (assistent) till VD utses och avskedas på order av företagets VD.
1.3. VD: s assistent (assistent) rapporterar direkt till företagets VD.
1.4. Under frånvaron av assistenten (assistenten) för generaldirektören överförs hans rättigheter och skyldigheter till en annan tjänsteman, vilket meddelas i ordningen för organisationen.
1.5. En person som uppfyller följande krav utses till tjänsten som assistent (assistent) för generaldirektören: utbildning - högre eller ofullständig högre utbildning, erfarenhet av liknande arbete från ett år, kunskap om kontorsutrustning (fax, kopiator, skanner, skrivare ), Microsoft Office -program (Word, Excel), kontorsarbete.
1.6. Generaldirektörens assistent (assistent) guidas i sin verksamhet av:
- Ryska federationens rättsakter;
- Företagets stadga, Internal Labor Regulations, andra företagsregler;
- order och order från ledningen;
- denna arbetsbeskrivning.
2. Arbetsansvar för assistenten (assistenten) generaldirektören
Generaldirektörens assistent (assistent) utför följande arbetsuppgifter:
2.1. Planerar VD: s arbetsdag (möten, samtal, mottagningar etc.).
2.2. Ger tekniskt stöd för generaldirektörens verksamhet (beställning av transport, biljetter, organisering av möten, förhandlingar, etc.)
2.3. Följer VD vid möten, resor m.m.
2.4. Deltar i förhandlingar, affärsmöten, speciella mottagningar; håller protokoll och andra dokument som formaliserar kursen och resultatet av möten, förhandlingar.
2.5. På uppdrag av generaldirektören koordinerar enskilda frågor med anställda i strukturella divisioner, ger dem instruktioner och order från chefen; styr utförandet av instruktioner och order.
2.6. Samlar in material och information som krävs av VD, förbereder analytiskt, informativt, referens- och annat material och lämnar det till chefen.
2.7. Upprätthåller kontorsarbete, tar emot korrespondens som mottagits för övervägande av generaldirektören, accepterar handlingar och personliga ansökningar om generaldirektörens underskrift, behåller sina register och registrering, överför dem till chefen.
2.8. Håller en tid med huvudet, organiserar mottagning av besökare.
2.9. På generaldirektörens vägnar förbereder han brev, förfrågningar och andra dokument.
2.10. Utför arbete med att förbereda möten och möten som hålls av generaldirektören (samla in nödvändigt material, informera deltagarna om tid och plats för evenemanget, dagordning, deras registrering), för och upprättar protokoll från möten och möten.
2.11. Utför vissa officiella uppdrag av generaldirektören.
3. Assistentens (assistentens) rättigheter till generaldirektören
Generaldirektörens assistent (assistent) har rätt att:
3.1. Få information, inklusive konfidentiell information, i det belopp som krävs för att lösa de tilldelade uppgifterna.
3.2. Skicka förslag till ledningen för att förbättra sitt arbete och företagets arbete.
3.3. Begär information och dokument som är nödvändiga för att utföra sina officiella uppgifter personligen eller för chefens räkning från företagets avdelningar och andra specialister.
3.4. Kräv att ledningen skapar normala villkor för utförandet av officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som genereras som ett resultat av företagets verksamhet.
3.5. Ta beslut inom deras kompetens.
4. Assistent (biträdande) generaldirektörens ansvar
Generaldirektörens assistent (assistent) ansvarar för:
4.1. För icke-uppfyllande och / eller för tidigt, oaktsamt fullgörande av sina plikter.
4.2. För bristande efterlevnad av gällande instruktioner, order och order för bevarande av affärshemligheter och konfidentiell information.
4.3. För brott mot reglerna i interna arbetsföreskrifter, arbetsdisciplin, säkerhetsföreskrifter och brandsäkerhet.
Verkställande assistenten är eliten administrativ personal... Direktör stort företag behöver en ansvarsfull och pålitlig assistent som utför allt organisatoriskt och informationsarbete. Således slutar ledaren att slösa tid irrationellt, tjafsa och sysselsätta sig med mindre frågor. Assistenten får en särskild status i företaget, eftersom han är direktörens förtrogne.
För att utföra dina arbetsuppgifter effektivt är det inte tillräckligt att äga en grundläggande uppsättning kunskaper och färdigheter, du måste ha vissa mänskliga egenskaper. Du måste vara punktlig, vänlig, egenägd, taktfull, engagerad i företagsintressen. Samtidigt måste du förbereda dig för att vara i en underordnad position, för att kunna anpassa dig till chefens omständigheter och karaktär.
Först och främst måste du kunna respektera både ledaren själv och andra. Du måste behärska förmågan att hantera och ge order, eftersom du kommer att ansvara för att övervaka enkla projekt. Arbetet måste tas med fullt ansvar och inte vara rädd för det. Tillämpa ditt initiativ och var inte rädd för att uttrycka din åsikt till din chef om du tror att du har rätt.
Huvudansvaret för en bra verkställande assistent är: pappersarbete och organisationsarbete. Information och dokumentationstjänster inkluderar följande fall:
1. Godkännande och verifiering av utarbetade utkast till dokument, som ges till chefen för underskrift, redigering och revidering.
2. Mottagande av korrespondens som anländer till företagets adress, och dess överföring till lämplig strukturella enheter och specifika anställda. Förbereder och skickar svar.
3. Upprätta brev, förfrågningar, rapporter, rapporter och annan dokumentation som krävs av chefen.
4. Upprätthållande av arkiv och säker förvaring av ärenden.
5. Kontrollera arbetet hos företagets anställda, övervaka deadlines.
6. Underhåll av en registreringskortfil.
O dokumenterat underhåll består av andra ansvarsområden:
1. Ta emot och sända meddelanden via olika kommunikationskanaler.
2. Kontrollera inkommande telefonsamtal, företagets "ansikte" i samtal med kunder, snabbt beslutsfattande om samtalets betydelse.
3. Säkerställa huvudets arbete genom att organisera sitt bord.
4. Rationell planering av möten och andra angelägenheter hos chefen.
5. Förberedelse av råd, sessioner, möten (samling av deltagare och dokument). Föra protokoll från dessa möten.
6. Organisation av företagspresentationer.
7. Utförande av personliga förfrågningar och order från chefen.
Omfattningen av dessa ansvarsområden beror på företagets omfattning, ledning. Direktören för ett stort företag har flera assistenter, vars uppgifter är smalare, men inte mindre.
Exekutivassistenten är ett utmärkt tillfälle att behärska ledningskunskaper. Denna position kan vara nästa steg i din karriär.
Arbetsbeskrivning av assisterande generaldirektör
(Arbetsbeskrivning för biträdande VD)
GODKÄND
General manager
Efternamn I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.
1. Allmänna bestämmelser
1.1. Assistenten (assistenten) till generaldirektören tillhör yrkeskategorin.
1.2. En assistent (assistent) till VD utses och avskedas på order av företagets VD.
1.3. VD: s assistent (assistent) rapporterar direkt till företagets VD.
1.4. Under frånvaron av assistenten (assistenten) för generaldirektören överförs hans rättigheter och skyldigheter till en annan tjänsteman, vilket meddelas i ordningen för organisationen.
1.5. En person som uppfyller följande krav utses till tjänsten som assistent (assistent) för generaldirektören: utbildning - högre eller ofullständig högre utbildning, erfarenhet av liknande arbete från ett år, kunskap om kontorsutrustning (fax, kopiator, skanner, skrivare ), Microsoft Office -program (Word, Excel), kontorsarbete.
1.6. Generaldirektörens assistent (assistent) guidas i sin verksamhet av:
- Ryska federationens rättsakter;
- Företagets stadga, Internal Labor Regulations, andra företagsregler;
- order och order från ledningen;
- denna arbetsbeskrivning.
Arbetsansvar för assistenten (assistenten) till generaldirektören
Generaldirektörens assistent (assistent) utför följande arbetsuppgifter:
2.1. Planerar VD: s arbetsdag (möten, samtal, mottagningar etc.).
2.2. Ger tekniskt stöd för generaldirektörens verksamhet (beställning av transport, biljetter, organisering av möten, förhandlingar, etc.)
2.3. Följer VD vid möten, resor m.m.
2.4. Deltar i förhandlingar, affärsmöten, särskilda mottagningar; håller protokoll och andra dokument som formaliserar kursen och resultatet av möten, förhandlingar.
2.5. På uppdrag av generaldirektören koordinerar enskilda frågor med anställda i strukturella divisioner, ger dem instruktioner och order från chefen; styr utförandet av instruktioner och order.
2.6. Samlar in material och information som krävs av VD, förbereder analytiskt, informativt, referens- och annat material och lämnar det till chefen.
2.7. Upprätthåller kontorsarbete, tar emot korrespondens som mottagits för övervägande av generaldirektören, accepterar handlingar och personliga ansökningar för generaldirektörens underskrift, behåller sina register och registrering och överför dem till chefen.
2.8. Håller en tid med huvudet, organiserar mottagning av besökare.
2.9. Upprättar brev, förfrågningar och andra dokument för den generaldirektörens räkning.
2.10. Arbetar med att förbereda möten och möten som hålls av generaldirektören (samla in nödvändigt material, informera deltagarna om tid och plats för evenemanget, dagordning, deras registrering), för och upprättar protokoll från möten och möten.
2.11. Utför vissa officiella uppdrag av generaldirektören.
3. Assistentens (assistentens) rättigheter till generaldirektören
Generaldirektörens assistent (assistent) har rätt att:
3.1.
Få information, inklusive konfidentiell information, i det belopp som krävs för att lösa de tilldelade uppgifterna.
3.2. Skicka förslag till ledningen för att förbättra sitt arbete och företagets arbete.
3.3. Begär information och dokument som är nödvändiga för att utföra sina officiella uppgifter personligen eller för chefens räkning från företagets avdelningar och andra specialister.
3.4. Kräv att ledningen skapar normala villkor för utförandet av officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som genereras som ett resultat av företagets verksamhet.
3.5. Ta beslut inom deras kompetens.
4. Assistent (biträdande) generaldirektörens ansvar
Generaldirektörens assistent (assistent) ansvarar för:
4.1. För icke-uppfyllande och / eller för tidigt, oaktsamt fullgörande av sina plikter.
4.2. För bristande efterlevnad av gällande instruktioner, order och order för bevarande av affärshemligheter och konfidentiell information.
4.3. För brott mot reglerna i interna arbetsföreskrifter, arbetsdisciplin, säkerhetsföreskrifter och brandsäkerhet.
Om du inte får ett definitivt svar efter att ha läst denna artikel, be om snabb hjälp:
1. Allmänna bestämmelser
1.1. Den biträdande chefen är en verkställande assistent.
1.2. Kvalifikationskrav:
Högre professionell utbildning, utan att presentera krav på arbetslivserfarenhet eller ofullständig högre yrkesutbildning och arbetslivserfarenhet i branschens relevanta profil i minst 1 år.
1.3. En biträdande VD behöver veta:
- dekret, order, order, andra styrande och föreskrifter högre myndigheter angående företagets finansiella och ekonomiska verksamhet;
- profil, specialisering och funktioner i företagets struktur, utsikterna för dess utveckling;
- företagets produktionskapacitet och personalresurser; produktionsteknik för företagets produkter;
- Förfarandet för upprättande och överenskommelse av affärsplaner för företagets produktion och ekonomiska och finansiella och ekonomiska verksamhet.
- kommunikations-, dator- och organisationsteknik.
- Förfarandet för ingående och genomförande av affärs- och finansiella kontrakt.
- förfarandet och villkoren för rapportering.
- mekanismer för mekanisering av manuellt arbete;
- Förfarandet för inköp av utrustning, möbler, inventarier, brevpapper och registrering av betalningar för tjänster.
- grunderna för ekonomi, arbetsorganisation, produktion och ledning;
- arbetslagstiftning.
- interna arbetsföreskrifter;
- regler och normer för arbetsskydd.
1.4. Utnämning till tjänsten som biträdande för generaldirektören och avskedande från tjänsten sker på förordning av generaldirektören.
1.5. Assisterande General Manager rapporterar direkt till General Manager.
1.6. Under frånvaron av assistenten till den generaldirektören (affärsresa, semester, sjukdom etc.) utförs hans uppgifter av en person utsedd i upprättad ordning... Denna person förvärvar motsvarande rättigheter och ansvarar för felaktig utförande av de uppgifter som tilldelats honom.
2. Arbetsansvar
General Director Assistant:
- organiserar arbetet med mottagning, bearbetning, avsändande av inkommande varor, dokument och korrespondens enligt deras destination, vilket säkerställer deras säkerhet och snabb leverans till adressater.
- övervakar tillgängligheten av nödvändiga typer av transporter och organiserar rätt transport.
- vidtar åtgärder för att uppfylla transportplanen, flytta uppgifter från bilförare;
- fyller i, utfärdar och accepterar fraktsedlar och fraktsedlar;
- Genomför registrering av resehandlingar och redovisning av fordons drift;
- kontrollerar att registreringen av hastighetsmätaravläsningarna och mottagandet av bränslen och smörjmedel (bränslen och smörjmedel) är korrekta.
- identifierar i fraktsedlarna uppgifter om förare som bryter mot reglerna vägtrafik och rapporterar dem till ledningen;
- Jämför de inhämtade uppgifterna om fordonsdrift med dagliga skiftuppgifter, identifierar avvikelser och orsakerna till deras förekomst.
- övervakar efterlevnaden av vägtransportdisciplin från förare av fordon, håller register över fordons drift.
- meddelar mottagare om varornas ankomsttid till deras adress.
2.3. Tar del i utvecklingen av planer för pågående och större reparationer och upprättande av uppskattningar av ekonomiska kostnader.
2.4. Organiserar reparation av lokaler, övervakar kvaliteten på reparationsarbetet.
2.5. Löser problem relaterade till förvärv och förvaring av kontorsmaterial, nödvändiga hushållsartiklar, utrustning och inventarier, förser dem med strukturella enheter och håller också register över deras utgifter och sammanställning av etablerad rapportering.
3. Rättigheter
Assistenten för den generaldirektören har rätt att:
3.1. Ge strukturella uppdelningar, enskilda specialister och andra anställda i företaget bindande instruktioner.
3.2. Vidta åtgärder om brott mot den interna ordningen på företaget upptäcks och ställer gärningsmännen inför rätta.
3.3. Begär och ta emot från strukturella avdelningar all information, referens och annat material om företagets verksamhet.
För att bekanta sig med de dokument som definierar hans rättigheter och skyldigheter i tjänsten, kriterierna för bedömning av kvaliteten på utförandet av officiella uppgifter.
3.5. Skicka förslag för generaldirektörens övervägande för att förbättra arbetet i samband med de uppgifter som anges i denna instruktion.
4. Ansvar
Den biträdande chefen ansvarar för:
4.1. För felaktig utförande eller underlåtenhet att utföra sina arbetsuppgifter som föreskrivs i denna arbetsbeskrivning - inom de gränser som fastställs i Rysslands nuvarande arbetslagstiftning.
4.2. För brott som begås under sin verksamhet - inom de gränser som fastställs av den nuvarande administrativa, straffrättsliga och civila lagstiftningen i Ryska federationen.
4.3. För att orsaka materiell skada på företaget - inom de gränser som fastställs av den nuvarande arbets- och civila lagstiftningen i Ryska federationen.
Köp böcker om HR -administration
| Handbok för en personalofficer (bok + diskM)
Denna publikation ger praktiska rekommendationer för att organisera HR -avdelningens arbete och HR -administration... Materialet är tydligt systematiserat och innehåller ett stort antal specifika exempel och provdokument. |
|
 |
Är du redo för ankomsten av en arbetsinspektör? (2013)
Författaren förklarar i detalj vad arbetsinspektionen är och vad gränserna för dess befogenheter är, hur inspektioner av efterlevnad av arbetslagstiftningen utförs och hur de kan sluta, vilka överträdelser som kan leda till böter och vilka som kommer att medföra diskvalificering av chefen för organisationen. Boken ger praktiska rekommendationer för arbetsgivarorganisationer och enskilda entreprenörer, som hjälper till att undvika yrkesinspektörernas anspråk. När du förbereder boken, allt senaste ändringarna lagstiftning. |
 |
Samling av arbetsbeskrivningar
I samlingen ingår arbetsbeskrivningar upprättade i enlighet med kvalifikationer finns i Kvalificeringshandbok befattningar som chefer, specialister och andra anställda, godkända av dekretet från Rysslands arbetsministerium av den 21 augusti 1998 nr 37, samt i enlighet med andra bestämmelser om tariff- och kvalifikationsegenskaper (krav). |
Arbetsbeskrivningen för assisterande chef skapas för att effektivisera arbetsrelationer. Dokumentet anger de anställdas funktionella skyldigheter, ansvar, rättigheter.
Positionen "assisterande chef" i olika organisationer kan kallas annorlunda: personlig biträdande direktör, assisterande chef, sekreterare.
І. Allmänna bestämmelser
1. Assistent till chefen utses till tjänsten och avskedas på order av chefen för organisationen.
2. Huvudassistenten rapporterar direkt till företagets chef.
3. Under assistentens frånvaro överförs hans rättigheter och funktionella skyldigheter till en annan tjänsteman, vilket rapporteras i ordningen för organisationen.
4. Till tjänsten biträdande chef utses en person som har en högre utbildning och liknande arbetslivserfarenhet på ett år eller mer.
5. Assistentchefen guidas i sin verksamhet av:
- Ryska federationens lagstiftning;
- Interna arbetsföreskrifter, stadgan och andra bestämmelser i företaget;
- order och order från ledningen;
- denna arbetsbeskrivning.
6. Assistentchefen bör veta:
- det fastställda förfarandet för hantering av dokument i organisationen;
- regler för företagskommunikation och etikett;
- förfarandet för att underhålla rapporteringsdokumentation;
- regler för användning av kontorsutrustning, kommunikation;
- grunderna för att arbeta i en textredigerare, kalkylblad;
- grunderna för kontorsarbete;
- organisationens och personalstrukturen i företaget;
- förfarandet för ingående och genomförande av kontrakt.
ІІ.
Arbetsansvar för assisterande chef
Följande funktionsuppgifter tilldelas den assisterande chefen:
1. Planera chefens arbetsdag: utveckla och komma överens om ett schema för möten, besök, samtal, mottagningar och andra åtgärder.
2. Personligt ackompanjemang av huvudet vid möten, mottagningar, på resor.
3. Tekniskt stöd för huvudets arbete: beställning av biljetter, transport; organisering av förhandlingar, möten.
4. Att föra protokoll och andra dokument som registrerar kursen och resultatet av möten, möten, förhandlingar.
5. Att uppmärksamma anställda på strukturella avdelningar i organisationens instruktioner, order från ledningen och kontroll av deras genomförande.
6. Insamling av information, förberedelse och tillhandahållande av analytiska, informations-, referens- och andra rapporter till ledningen.
7. Registerföring, mottagande av korrespondens skickad till huvudet.
8. Registrering av besökare för ett personligt möte med chefen, organisationen av deras mottagning.
Godkännande av dokument och ansökningar om huvudets underskrift, deras registrering, bokföring och överföring till chefen.
10. Utarbeta brev, förfrågningar, andra dokument för ledningens räkning.
11. Förberedelse av sessioner, möten, möten, ledda av chefen. Samla in nödvändigt material, meddela deltagarna om tid, plats för deras förvaring, agenda.
12. Uppfyllande av chefsuppdrag.
ІІІ. Rättigheter
Chefens assistent har rätt att:
1. Få information om det belopp som krävs för att slutföra de tilldelade uppgifterna.
2. Skicka förslag till ledningen för att förbättra sitt arbete och rationalisera företagets verksamhet.
3. Skicka förfrågningar till organisationsenheter (på chefens vägnar eller på eget initiativ) för att erhålla dokument som är nödvändiga för att utföra hans officiella uppgifter.
4. Krav på institutionens ledning för att skapa de förutsättningar som krävs för att utföra sina officiella uppgifter.
5. Ta oberoende beslut inom deras kompetens.
6. Ha tillgång till konfidentiell information när ett företags behov uppstår.
IV. Ett ansvar
Assistentchefen ansvarar för:
1. Att ge anställda i organisationen felaktig information.
2. Felaktig utförande av sina uppgifter.
3. Materialskada på organisationen, staten, dess motparter, anställda.
4. Överträdelse av tidsfristerna för att slutföra de tilldelade uppgifterna.
5. Överträdelse av bestämmelserna i organisationens styrdokument, beslut, förordningar.
6. Avslöjande av affärshemligheter, personuppgifter, konfidentiell information.
7. Åtgärder utanför hans kompetens.
8. Brott mot arbetsdisciplin, säkerhetsåtgärder, interna arbetsföreskrifter, brandskydd.
9. Brott mot normerna för affärsetikett, grov behandling av affärspartners, besökare, anställda i organisationen.
Jobbinstruktioner
Arbetsbeskrivningar för biträdande chef för allmänna frågor
Öppna i WORD -format
1. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
1.1. Denna arbetsbeskrivning definierar de assisterande direktörens funktionella skyldigheter, rättigheter och ansvar för allmänna problem.
1.2. Direktörens assistent för allmänna frågor utses och avskedas i enlighet med det förfarande som fastställs i den nuvarande arbetslagstiftningen på order av företagets direktör.
1.3. Den biträdande direktören för allmänna frågor rapporterar direkt till företagets generaldirektör.
1.4. Den biträdande direktören för allmänna frågor bör veta:
- förordningar, order, order, andra styrande och normativa dokument från högre myndigheter om administrativa och ekonomiska tjänster. struktur för ett företag, en institution, en organisation och framtidsutsikter för dess utveckling; kommunikations-, dator- och organisationsteknik; proceduren och villkoren för upprättande av rapporter. mekanismer för mekanisering av manuellt arbete; förfarandet för inköp av utrustning, möbler, inventarier, brevpapper och registrering av betalningar för tjänster; grundläggande ekonomi, arbetsorganisation, produktion och ledning; arbetslagstiftning; Interna arbetsföreskrifter; regler och normer för arbetsskydd.
1.6. Under den tillfälliga frånvaron av den assisterande direktören för allmänna frågor tilldelas hans uppgifter kontorschefen.
2. FUNKTIONELLA ANSVAR
Biträdande direktör för allmänna frågor:
2.1. Utför och övervakar genomförandet av åtgärder för att säkerställa en rationell användning av vägtransport organisationer, samt:
· Organiserar arbetet med mottagning, bearbetning, avsändande av inkommande varor, dokument och korrespondens enligt deras destination, vilket säkerställer deras säkerhet och snabb leverans till adressater.
· Utför kontroll över tillgängligheten för de nödvändiga typerna av transport, organisering av rätt transport.
· Vidtar åtgärder för att uppfylla transportplanen, flytta uppdrag av bilförare
· Fyller i, utfärdar och accepterar fraktsedlar och fraktsedlar.
· Utför registrering av resedokument och redovisning av fordonsarbete.
· Övervakar korrektheten i registreringen av hastighetsmätaravläsningarna och mottagandet av bränslen och smörjmedel (bränslen och smörjmedel).
· Avslöjar i fraktsedlarna om överträdelser av trafikregler som begåtts av förare och rapporterar dem till ledningen.
· Jämför de mottagna uppgifterna om driften av fordon med skift-dagliga uppgifter, identifierar avvikelser och orsakerna till deras förekomst.
· Övervakar efterlevnaden av vägtransportdisciplin från förare av fordon, håller register över fordons drift.
· Meddelar mottagare om varornas ankomsttid till deras adress.
2.2. Ger ekonomiskt underhåll och korrekt skick i enlighet med reglerna och föreskrifterna för industriell sanitet och brandskydd i byggnaden där företagets kontorslokaler finns, samt övervakning av utrustningens hälsa (belysning, värmesystem, ventilation, etc.) .
2.2. Tar del i utvecklingen av planer för pågående och större reparationer och upprättande av uppskattningar av ekonomiska kostnader.
2.3. Organiserar reparation av lokaler, övervakar kvaliteten på reparationsarbetet.
Löser problem relaterade till förvärv och förvaring av kontorsmaterial, nödvändiga hushållsartiklar, utrustning och inventarier, förser dem med strukturella enheter och håller också register över deras utgifter och sammanställning av etablerad rapportering.
2.6. Styr den rationella användningen av material och medel som avsatts för ekonomiska ändamål.
2.7. Övervakar arbetet med att förbättra kontorsområdet, samt övervakar skick och reparation av möbler i rätt tid.
2.8. Säkerställer genomförande av brandbekämpningsåtgärder och underhåll av brandbekämpningsutrustning i gott skick.
3. RÄTTIGHETER
Den biträdande generaldirektören har rätt att:
3.1. För att ge underordnade medarbetare och tjänster uppdrag, uppdrag om en rad frågor som ingår i hans funktionella uppgifter.
3.2. Kontrollera utförandet av uppgifter och arbete, snabb utförande av enskilda order och uppgifter för underordnad tjänst och anställda.
3.3. Begär och ta emot nödvändigt material och dokument relaterade till den assisterande direktören för allmänna frågor.
3.4. Gå in i relationer med avdelningar externa organisationer att lösa operativa frågor om produktionsaktiviteter inom den biträdande direktören för allmänna frågor.
4. ANSVAR
Den biträdande generaldirektören ansvarar för:
4.1. Resultat och effektivitet i produktionsverksamheten.
4.2. Underlåtenhet att verkställa deras funktionella ansvar, liksom för resultatet av arbetet.
4.3. Felaktig information om statusen för det arbete som utförs.
4.4. Underlåtenhet att följa order, order och instruktioner från företagets direktör.
4.5. Underlåtenhet att vidta åtgärder för att undertrycka identifierade brott mot säkerhetsföreskrifter, brandsäkerhet och andra regler som utgör ett hot mot företagets, dess anställdas verksamhet.
4.6. Underlåtenhet att säkerställa efterlevnad av arbets- och prestandadisciplin av anställda på avdelningen.
5. ARBETSVILLKOR
5.1. Arbetstiden för den biträdande direktören för allmänna frågor fastställs i enlighet med de interna arbetsföreskrifter som fastställts i företaget.
5.2. För att lösa driftsfrågor för att säkerställa avdelningens produktionsverksamhet hanterar biträdande direktör för allmänna frågor transporterna på ett generellt sätt.
