Çfarë është menaxhimi elektronik i dokumenteve dhe përfitimet e tij për biznesin. Menaxhimi i dokumenteve elektronike: të mirat dhe të këqijat. këshilla me përvojë Rrjedha elektronike e dokumenteve ndërmjet kontraktorëve të mirat dhe të këqijat

Inercia e zakoneve njerëzore është pengesa kryesore për futjen e sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve (EDMS) në ndërmarrje. Përparësitë e tyre së shpejti do të bëhen të paracaktuara në luftën konkurruese, kështu që tani duhet të mendoni për transferimin e punës së zyrës në binarët dixhitalë.

Baza ligjore e EDMS

Ndërmarrjet e mëdha me një rrjet të gjerë degësh po kalojnë me shpejtësi në rrjedhën elektronike të dokumenteve, gjë që lehtësohet nga disponueshmëria e mjaftueshëm kuadri legjislativ.

Ligjet që rregullojnë punën e EDMS janë:

1. Nr. 149-FZ "Për informacionin, informatizimin dhe mbrojtjen e informacionit".
2. Nr. 63-FZ "On nënshkrim elektronik».
3. Nr. 263-FZ "Për heqjen e kufizimeve në menaxhimin e dokumenteve elektronike".
4. Kodi Civil.
5. Kodi i Procedurës së Arbitrazhit.

Normat e drejtpërdrejta legjislative janë të njëjta për të gjithë, por kur prezanton një EDMS, një ndërmarrje duhet të zhvillojë gjithashtu një numër dokumentesh të brendshme rregullatore:

• rregulloret për përdorimin e nënshkrimeve digjitale;
• rregullat e korporatës për menaxhimin elektronik të dokumenteve me një algoritëm për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve;
• një dokument aderimi në rregullat, i cili duhet të nënshkruhet nga të gjithë punonjësit.

Punonjësve të kompanisë u kërkohet të përdorin vetëm nënshkrime dixhitale të certifikuara dhe mjete për mbrojtjen e informacionit kriptografik. Pajtueshmëria me këtë rregull dhe konsistenca e kuadrit ligjor bëjnë të mundur që veprimet e punonjësit në EDMS të korporatës t'i bëjnë ligjërisht të rëndësishme.

Thelbi dhe funksionet e EDMS

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve - sistem i automatizuar Menaxhimi i rrjedhës së punës, i cili lejon punonjësit të ndërveprojnë përmes pajisjeve dixhitale pa përdorur media letre.

Funksionet themelore të EDMS janë:

• krijimi, transferimi, ruajtja e dokumenteve elektronike (ED);
• dixhitalizimi i dokumenteve në letër;
• krijimi i një karte dokumenti me atributet e saj;
• formimi i dokumenteve bazuar në shabllone të gatshme me atribute të specifikuara;
• kërkoni për dokumente në një bazë të dhënash të centralizuar;
• dokumentet e drejtimit;
• kontrollin e pranimit të dokumentit dhe ekzekutimin e urdhrave të përfshira në të;
• mbajtja e ditareve, klasifikuesve;
• shndërrimi i ED në formate të përputhshme;
• regjistrim automatik i dokumenteve hyrëse;
• dërgimi i njoftimeve;
• miratimi i dokumenteve;
• punë kolektive me ED;
• ndërveprimi nëpërmjet ED me palët e tjera të kompanisë;
• gjenerimi i raporteve për ekzekutimin dhe lëvizjen e dokumenteve.

Një parametër i rëndësishëm i EDMS është modulariteti i tij, i cili lejon zgjerimin e funksionalitetit pa ndryshim domethënës cilësimet bazë.

Llojet e EDMS

Natyrisht, i madh ndërmarrjet industriale dhe kompanitë tregtare kanë kërkesa të ndryshme për EDMS. Kjo është arsyeja pse produkte softuerike ndahen në dy kategori, në varësi të standardizimit të proceseve të punës:

• "Kutia";
• bazë me mundësi të gjera konfigurimi.

Produktet "Boxed" janë të dizajnuara për depo, procese zyre dhe industri në shkallë të vogël. Ata kërkojnë vetëm konfigurim modular dhe futjen e informacionit parësor.

Karakteristikat e tyre:

• konfigurim i shpejtë;
• mësimdhënie e standardizuar;
• nuk kërkohet rishikim;
• kosto e ulët e mirëmbajtjes.

Platformat bazë janë të vendosura në ndërmarrje të mëdha me organizative unike dhe struktura e prodhimit... EDMS të tilla kërkojnë rishikim afatgjatë, duke përfshirë nga vetë specialistët e IT të klientit.

Ata kanë karakteristikat e mëposhtme:

• aftësia për t'iu përshtatur proceseve specifike të biznesit;
• krijimi i moduleve shtesë softuerike sipas kërkesave të klientit;
• ndryshueshmëria e ndërfaqes;
• kompleksiteti i planifikimit të kostos për shkak të pamundësisë së vlerësimit të sasisë së përmirësimeve.

Për shumicën e bizneseve të vogla dhe organizatave tregtare, zgjidhjet standarde "kuti" janë të mjaftueshme.

Avantazhet e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve

Transferimi i rrjedhës së dokumenteve të kompanisë në formë elektronike i jep kompanisë avantazhe jo në disa nivele organizative. EDMS ju lejon të thjeshtoni punën si të ekipit të menaxhimit ashtu edhe të punonjësve të zakonshëm.

Përparësitë taktike

Menaxhimi elektronik i dokumenteve ju lejon të zvogëloni kostot aktuale të funksionimit të biznesit. Kur vendosni të instaloni një ERMS në të gjithë ndërmarrjen, rekomandohet të matet performanca e punonjësve përpara se të zbatohet sistemi. Ju mund të numëroni kohën për të përfunduar detyrat e modelit, të miratoni propozimet, të kërkoni për dokumentet e kërkuara. Më vete, ju mund të përcaktoni kostot aktuale të pajisjeve të zyrës dhe shkrimit.

Bazuar në efikasitetin e proceseve bazë të kompanisë, dallohen avantazhet e mëposhtme të EDMS:

1. Lirimi i hapësirës fizike në vendet e punës së përdoruesit.
2. Ulja e kostos së marrjes me qira të hapësirës arkivore.
3. Kursimi i kohës së punonjësve për kopjimin e dokumenteve, përpunimin e tyre, futjen e tyre në revista.
4. Ulja e kostos së letrës, materialeve për pajisjet e kopjimit.
5. Reduktimi i kohës për transferimin e dokumenteve në letër ndërmjet departamenteve.
6. Kursimi i kohës së punonjësve për shkak të automatizimit të plotë të disa prej proceseve operacionale.
7. Rritni produktivitetin e punonjësve duke reduktuar punën rutinë.

Përparësitë taktike të EDMS e bëjnë më të lehtë punën e punonjësve të zakonshëm, ndaj janë ata që do të vërejnë të parët përmirësimet.

Përparësitë Strategjike

Qëllimet strategjike në zbatimin e EDMS ndikojnë në proceset kryesore të biznesit: treguesit e fitimit, shpejtësia dhe efikasiteti i komunikimit me palët, mbrojtja e informacionit tregtar.

Në këto fusha, mund të dallohen avantazhet e mëposhtme të menaxhimit të dokumenteve elektronike:

1. Krijimi i një hapësire informacioni të centralizuar me një bazë të dhënash ED dhe akses të kontrolluar në distancë në të.
2. Përshpejtimi i marrjes së informacionit sipas atributeve.
3. Aftësia për të mbrojtur plotësisht informacionin tregtar në një rrjet kompjuterik.
4. Rritja e transparencës së proceseve të punës, parandalimi i skemave korruptive.
5. Mundësia e koordinimit paralel të dokumenteve të brendshme.
6. Qasje në distancë në flukset e punës jashtë vendit të punës.
7. Përmirësimi i sigurisë së dokumenteve dhe pamundësia e falsifikimit të tyre.
8. Një rritje e mprehtë e ekzekutimit të urdhrave për shkak të monitorimit në internet të veprimeve të punonjësve.

Avantazhet strategjike kontribuojnë në rritjen e menaxhueshmërisë dhe imazhit të kompanisë, gjë që ofron përfitime të konsiderueshme në tërheqjen e klientëve të rinj.

Përfitimet për përdoruesit e zakonshëm

Operacionet rutinë afatgjata janë zbuluar se janë të dëmshme për shëndetin dhe reduktojnë në mënyrë drastike produktivitetin. Përpunimi monoton i kërkesave dhe dokumenteve në programe të ndryshme largon përgjegjësitë, duke hequr pjesën e luanit të kohës së punës.

EDMS ka një sërë avantazhesh për zgjidhjen e problemeve të specifikuara të përdoruesit:

1. Vendndodhja e përshtatshme e ED në arkiv, duke ju lejuar t'i gjeni ato sipas atributeve brenda 1-2 minutash.
2. Rregullimi i proceseve operacionale. Si rezultat, punonjësi merr vetëm ato detyra që ai është i detyruar të kryejë sipas përshkrimit të punës.
3. Përshpejtimi i përshtatjes së punonjësve të rinj në proceset e punës duke automatizuar ndërveprimin brenda korporatës.
4. Aftësia për të marrë informacion në lidhje me zinxhirin e miratimeve dhe fazat e zbatimit të projektit.
5. Reduktimi i operacioneve rutinë duke kombinuar mjediset e punës në kompjuter, përdorimin e shablloneve, eliminimin e fazës së printimit të dokumenteve dhe nënshkrimit të tyre.

Zvogëlimi i numrit dhe kohëzgjatjes së operacioneve jo specifike ju lejon t'i kushtoni kohë drejtpërdrejt proceseve të punës që kërkojnë kualifikime të larta.

Përfitimet për strukturën IT të ndërmarrjes

Gjatë zbatimit të EDMS, ai është i integruar me infrastrukturën ekzistuese të TI-së, duke ofruar përparësitë e mëposhtme:

• lehtësimin e kontrollit mbi sistemin, duke reduktuar kërkesat e kualifikimit për administratorin e tij;
• aftësia për të personalizuar shabllonet e reja dhe rrugët e dokumenteve pa mjete standarde programimi;
• kombinimi i disa aplikacioneve në një mjedis të vetëm pune;
• aftësia për të shkallëzuar sistemin pa kosto shtesë;
• nuk ka nevojë të zëvendësoni kompjuterët ekzistues;
• mbrojtje gjithëpërfshirëse e rrjetit kundër malware.

EDMS përfshin investime të caktuara në mjete teknike, por ato shpërblehen kohë të shkurtër.

Hardueri i kompjuterit bëhet i pajtueshëm, duke rezultuar në shfrytëzimin më të madh të burimeve të tij.

Përfitimet për drejtuesit

Menaxhimi i dokumenteve elektronike bën punë efektive stafi drejtues për shkak të avantazheve të mëposhtme të sistemit:

1. Lëvizshmëria EDMS, aftësia për të hyrë në ED përmes kompjuterëve të largët në udhëtime pune.
2. Lehtësia e monitorimit të punonjësve duke përdorur raporte mbi performancën e tyre, produktivitetin dhe afatin kohor të ekzekutimit të porosive.
3. përmes integrimit me.
4. Përshpejtimi i procedurave logjistike midis furnitorëve dhe blerësve me përdorimin e përbashkët të EDMS. Është e mundur shkëmbimi i ED primar duke u lidhur me një operator të vetëm të jashtëm, i cili garanton legjitimitetin ligjor të dokumenteve.
5. Sigurimi i aksesit në informacionin financiar ekskluzivisht për menaxherët e lartë, duke përjashtuar sekretariatin.
6. Ulja e mundësisë për të humbur dokumente të rëndësishme.

Menaxheri gjithmonë mund të hyjë në sistem dhe të gjenerojë një raport mbi performancën e secilit punonjës.

Ndërgjegjësimi për këtë fakt nga punonjësit nuk u jep atyre mundësinë të pushojnë dhe të bëjnë biznesin e tyre.

Disavantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve në një ndërmarrje ka të metat e veta. Janë ata që nuk lejojnë bizneset e vogla të prezantojnë operacione dhe menaxhim të depove në shkallë të plotë bazuar në EDMS.

Disavantazhet përfshijnë:

1. Mundësia e prishjes së bazës së të dhënave nga një kod i panjohur keqdashës. Kjo mangësi mund të zgjidhet duke rezervuar rregullisht informacionin në pajisjet që nuk janë të lidhura me rrjetin.
2. Vështirësi në përshtatjen e punonjësve të kategorisë së moshës 40+ në formën dixhitale të ndërveprimit.
3. Cmim i larte. Çmimi i një EDMS vendas për bizneset e vogla varion nga 1,000 dollarë në 10,000 dollarë.
4. Efikasiteti i EDMS zvogëlohet në mungesë të menaxhimit elektronik të dokumenteve midis palëve të kompanisë.
5. Përfitimi i sistemit në zyrat kompakte pa njësi pune dhe ambiente shtesë është i diskutueshëm.
6. Nevoja për të kopjuar ED në formë letre kur punoni me disa palë.

Këto disavantazhe janë kryesisht për shkak të vonesës në miratimin e të nevojshme rregulloret ligjore dhe një shkallë të ulët të depërtimit të EDMS në mjedisin e biznesit. Por tendencat tregojnë se në 10-20 vjet, menaxhimi elektronik i dokumenteve në një ndërmarrje do të konsiderohet më shumë rregull sesa përjashtim.

Si të zgjidhni EDMS-në e duhur?

Zgjedhja e një EDMS nuk është e lehtë, sepse ekziston një probabilitet i lartë për të blerë produktin e gabuar ose për të lidhur një kontratë me një kompani të paaftë.

Prandaj, kur vendosni të blini një program të menaxhimit elektronik të dokumenteve, është e nevojshme të merren parasysh një sërë karakteristikash të tij:

1. Orari i punës i prodhuesit EDMS në tregun rus. Përshtatja me legjislacionin kombëtar kërkon vite përvojë praktike në zbatimin e sistemeve të tilla.
2. Pajtueshmëria me standardet e industrisë.
3. Pajtueshmëria me strukturën e kompanisë.
4. Mundësia dhe kostoja e mirëmbajtjes së mëtejshme të produktit softuer.
5. Shkallueshmëria e EDMS me zgjerimin e ndërmarrjes.
6. Disponueshmëria e dokumentacionit të konfigurimit të softuerit për specialistë të IT-së me kohë të plotë.
7. Niveli i mbrojtjes së informacionit.
8. Opsionet e rezervimit të të dhënave
9. Koha e rikuperimit pas dështimeve.

Për zgjedhjen përfundimtare të një kompanie për zbatimin e EDMS rekomandohet të analizoni disa ofrues, të studioni demonstrimet dhe të kërkoni të instaloni një version demo të softuerit. Kur vendosni, është e rëndësishme të merrni parasysh koston e përditësimit të pajisjeve dhe nivelin formimi profesional specialistë të vetë IT.

Vështirësitë e zbatimit të EDMS

Procesi i zbatimit të EDMS në Rusi ndikohet nga përdorimi i shumë programeve të palicencuara nga përdoruesit, papajtueshmëria e tyre dhe mbizotërimi i menaxhimit manual të procedurave të biznesit.

Si rezultat, ofruesit e menaxhimit të dokumenteve elektronike përballen me vështirësitë e mëposhtme në ndërmarrje:

1. Një format i larmishëm i ruajtjes së të dhënave në departamente të ndryshme.
2. Mungesa e informacionit të strukturuar në aplikacionet e përdorura.
3. Mungesa e rregullimit të sistemit të aksesit të punonjësve në procese specifike të biznesit. Forma tipike përshkrimet e punës bën pak për të ndihmuar organizimin e EDMS.
4. Rrjedha e informacionit është e mbingarkuar me procedura dhe miratime burokratike.
5. Ndërprehet për shkak të ruajtjes së të dhënave në aplikacione të ndryshme.
6. Analfabetizmi kompjuterik i punonjësve të ndërmarrjes dhe sabotimi i aktiviteteve trajnuese në nivelin e interpretuesve.
7. Mospërputhja e EDMS me normat dhe aktet nënligjore të industrisë.

Ka pak vendim me vullnet të fortë të menaxhmentit për të kaluar në menaxhimin elektronik të dokumenteve. Duhet një rregullim sistemik detyrat e punës punonjësit dhe strukturën drejtuese të kompanisë. Për integrim të dëshirueshëm me sistemin, i cili duhet të instalohet në përputhje me ligjin.

Një drejtim i rëndësishëm në zbatimin e EDMS është një politikë strikte e personelit në lidhje me punonjësit e paaftë dhe të patrajnuar. Sepse mosgatishmëria e tyre për të punuar sipas parimeve të reja do të rrisë ndjeshëm kostot e procesit të zbatimit dhe mirëmbajtjes së atij elektronik. EDMS duhet të ndërveprojë me njerëzit në kuadrin e një mekanizmi të vetëm, prandaj elementët e tij që funksionojnë dobët duhet të korrigjohen ose zëvendësohen me kohë.

Lexoni gjithashtu

Ne kemi zgjidhje e gatshme dhe pajisje për

Provoni të gjitha veçoritë e platformës EKAM falas

Marrëveshja e privatësisë

dhe përpunimin e të dhënave personale

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1 Kjo marrëveshje për konfidencialitetin dhe përpunimin e të dhënave personale (në tekstin e mëtejmë referuar si Marrëveshja) pranohet lirisht dhe me vullnetin e saj të lirë, zbatohet për të gjitha informacionet që LLC "Inseils Rus" dhe / ose filialet e saj, duke përfshirë të gjithë personat që i përkasin i njëjti grup me LLC "Insails Rus" (përfshirë LLC "Shërbimi EKAM") mund të marrë informacione rreth Përdoruesit gjatë përdorimit të ndonjë prej faqeve, shërbimeve, shërbimeve, programeve kompjuterike, produkteve ose shërbimeve të LLC "Insails Rus" (në tekstin e mëtejmë: si Shërbimet) dhe rrjedhën e ekzekutimit të çdo marrëveshjeje dhe kontrate me Përdoruesin nga Insales Rus LLC. Pëlqimi i Përdoruesit për Marrëveshjen, i shprehur prej tij në kuadrin e marrëdhënieve me një nga personat e listuar, vlen për të gjithë personat e tjerë të listuar.

1.2 Përdorimi i Shërbimeve do të thotë se Përdoruesi pajtohet me këtë Marrëveshje dhe termat dhe kushtet e specifikuara në të; në rast mosmarrëveshjeje me këto kushte, Përdoruesi duhet të përmbahet nga përdorimi i Shërbimeve.

"Insales"- Shoqëria me përgjegjësi të kufizuar "Inseils Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, e regjistruar në adresën: 125319, Moskë, Rr. Akademika Ilyushin, 4, ndërtesa 1, zyra 1 më tej" dorë, dhe

"Përdorues" -

ose individual që ka zotësi juridike dhe njihet si pjesëmarrës në marrëdhëniet juridike civile në përputhje me legjislacionin Federata Ruse;

ose entitet i regjistruar në përputhje me legjislacionin e shtetit, banor i të cilit është një person i tillë;

ose sipërmarrës individual i regjistruar në përputhje me legjislacionin e shtetit, banor i të cilit është një person i tillë;

e cila ka pranuar kushtet e kësaj Marrëveshjeje.

1.4 Për qëllimet e kësaj Marrëveshjeje, Palët kanë përcaktuar se informacioni konfidencial është informacion i çdo natyre (prodhimi, teknik, ekonomik, organizativ dhe të tjera), duke përfshirë rezultatet e veprimtarisë intelektuale, si dhe informacione në lidhje me metodat e kryerjes profesionale. aktivitetet (duke përfshirë, por pa u kufizuar në: informacione rreth produkteve, punëve dhe shërbimeve; informacion rreth teknologjive dhe projekteve kërkimore; informacion në lidhje me sistemet dhe pajisjet teknike, duke përfshirë elementet e softuerit; parashikimet e biznesit dhe informacionin për blerjet e ardhshme; kërkesat dhe specifikimet e partnerëve të veçantë dhe partnerë të mundshëm; informacion, në lidhje me pronësinë intelektuale, si dhe planet dhe teknologjitë që lidhen me të gjitha sa më sipër) të komunikuara nga njëra palë tek tjetra me shkrim dhe/ose në formë elektronike, të përcaktuar në mënyrë eksplicite nga Pala si informacion konfidencial i saj.

1.5 Qëllimi i kësaj Marrëveshjeje është të mbrojë informacionin konfidencial që Palët do të shkëmbejnë gjatë negociatave, lidhjes së kontratave dhe përmbushjes së detyrimeve, si dhe çdo ndërveprim tjetër (duke përfshirë, por pa u kufizuar në, konsultimin, kërkimin dhe dhënien e informacionit, dhe kryerjen e të tjera udhëzime).

2. Detyrimet e Palëve

2.1 Palët bien dakord të mbajnë sekret të gjitha informacionet konfidenciale të marra nga njëra palë nga pala tjetër gjatë ndërveprimit të palëve, të mos zbulojnë, zbulojnë, zbulojnë ose t'i japin një informacion të tillë ndonjë pale të tretë pa lejen paraprake me shkrim të palës tjetër. Palë, me përjashtim të rasteve të përcaktuara në legjislacionin aktual, kur dhënia e një informacioni të tillë është përgjegjësi e palëve.

2.2 Secila nga Palët do të marrë të gjitha masat e nevojshme për të mbrojtur informacionin konfidencial të paktën duke përdorur të njëjtat masa që Pala zbaton për të mbrojtur informacionin e saj konfidencial. Qasja në informacionin konfidencial u ofrohet vetëm atyre punonjësve të secilës prej Palëve që kanë nevojë në mënyrë të arsyeshme për ta përmbushur atë detyrat zyrtare për ekzekutimin e kësaj Marrëveshjeje.

2.3 Detyrimi për mbajtjen e fshehtë të informacionit konfidencial është i vlefshëm brenda afatit të kësaj Marrëveshjeje, marrëveshjes së licencës për programet kompjuterike datë 01.12.2016, marrëveshjes së aderimit në marrëveshjen e licencës për programet kompjuterike, agjencitë dhe marrëveshjet e tjera dhe për pesë vjet. pas përfundimit të veprimeve të tyre, përveç rastit kur Palët bien dakord veçmas ndryshe.

(a) nëse informacioni i dhënë është bërë i disponueshëm publikisht pa shkelur detyrimet e njërës prej Palëve;

(b) nëse informacioni i dhënë është bërë i njohur për Palën si rezultat i kërkimit të saj, vëzhgimeve sistematike ose aktiviteteve të tjera të kryera pa përdorimin e informacionit konfidencial të marrë nga pala tjetër;

(c) nëse informacioni i dhënë është marrë në mënyrë të ligjshme nga një palë e tretë pa detyrimin për ta mbajtur atë sekret derisa të sigurohet nga njëra nga Palët;

(d) nëse informacioni jepet me kërkesë me shkrim të një autoriteti shtetëror, autoriteti tjetër shtetëror ose organi i vetëqeverisjes vendore për të kryer funksionet e tyre dhe zbulimi i tij tek këto autoritete është i detyrueshëm për Palën. Në këtë rast, Pala duhet të njoftojë menjëherë Palën tjetër për kërkesën e marrë;

(e) nëse informacioni i jepet një pale të tretë me pëlqimin e Palës, informacioni për të cilin po transferohet.

2.5 Insales nuk verifikon saktësinë e informacionit të dhënë nga Përdoruesi dhe nuk është në gjendje të vlerësojë aftësinë e tij juridike.

2.6 Informacioni që Përdoruesi i jep Inseils kur regjistrohet në Shërbime nuk janë të dhëna personale, siç përcaktohen në Ligjin Federal të Federatës Ruse nr. 152-ФЗ, datë 27.07.2006. "Rreth të dhënave personale".

2.7 Insales rezervon të drejtën për të ndryshuar këtë Marrëveshje. Kur bëhen ndryshime, data tregohet në botimin aktual Përditësimi i fundit... Versioni i ri i Marrëveshjes hyn në fuqi që nga momenti i postimit, përveç nëse parashikohet ndryshe. botim i ri Marrëveshjet.

2.8 Duke pranuar këtë Marrëveshje, Përdoruesi kupton dhe pranon që Inseils mund t'i dërgojë Përdoruesit mesazhe dhe informacione të personalizuara (duke përfshirë por pa u kufizuar në) për të përmirësuar cilësinë e Shërbimeve, për të zhvilluar produkte të reja, për të krijuar dhe dërguar oferta personale te Përdoruesi, për të informuar Përdoruesin për ndryshimet në Planet tarifore dhe përditësime, për të dërguar materialet e marketingut të Përdoruesit në temën e Shërbimeve, për të mbrojtur Shërbimet dhe Përdoruesit dhe për qëllime të tjera.

Përdoruesi ka të drejtë të refuzojë marrjen e informacionit të mësipërm duke e njoftuar këtë me shkrim në adresën e emailit të Inseils -.

2.9 Me pranimin e kësaj Marrëveshjeje, Përdoruesi kupton dhe pranon që Shërbimet Inseils mund të përdorin kuki, numërues, teknologji të tjera për të siguruar performancën e Shërbimeve në përgjithësi ose funksionet e tyre individuale në veçanti, dhe Përdoruesi nuk ka pretendime kundër Inseils në këtë respekt.

2.10 Përdoruesi është i vetëdijshëm se pajisjet dhe programet kompjuterike të përdorura prej tij për të vizituar faqet në internet mund të kenë funksionin e ndalimit të operacioneve me cookie (për çdo sajt ose për sajte të caktuara), si dhe fshirjen e skedarëve të marrë më parë.

Insails ka të drejtë të përcaktojë që ofrimi i një Shërbimi të caktuar është i mundur vetëm me kusht që pranimi dhe marrja e cookies të lejohet nga Përdoruesi.

2.11 Përdoruesi është i vetëm përgjegjës për sigurinë e mjeteve të zgjedhura prej tij për të hyrë në llogari, dhe gjithashtu siguron në mënyrë të pavarur konfidencialitetin e tyre. Përdoruesi është vetëm përgjegjës për të gjitha veprimet (si dhe pasojat e tyre) brenda ose përdorimin e Shërbimeve sipas llogarisë së Përdoruesit, duke përfshirë rastet e transferimit vullnetar nga Përdoruesi i të dhënave për të hyrë në llogarinë e Përdoruesit tek palët e treta në çfarëdo kushtesh (përfshirë sipas kontratave ose marrëveshje) ... Në të njëjtën kohë, të gjitha veprimet brenda ose duke përdorur Shërbimet nën llogarinë e Përdoruesit konsiderohen se janë kryer nga vetë Përdoruesi, me përjashtim të rasteve kur Përdoruesi ka njoftuar Inseils për akses të paautorizuar në Shërbime duke përdorur llogarinë e Përdoruesit dhe/ose rreth çdo shkelje (dyshime për shkelje) të konfidencialitetit të mjeteve të aksesit në llogarinë e tij.

2.12 Përdoruesi është i detyruar të njoftojë menjëherë Insails për çdo rast të aksesit të paautorizuar (të paautorizuar nga Përdoruesi) në Shërbimet duke përdorur llogarinë e Përdoruesit dhe / ose për çdo shkelje (dyshim për shkelje) të konfidencialitetit të mjeteve të hyrjes në llogarinë e tij. Për arsye sigurie, Përdoruesi është i detyruar të kryejë në mënyrë të pavarur një mbyllje të sigurt nën llogarinë e tij në fund të çdo sesioni të punës me Shërbimet. Insales nuk është përgjegjës për humbjen ose dëmtimin e mundshëm të të dhënave, si dhe pasojat e tjera të çdo natyre që mund të ndodhin për shkak të shkeljes nga Përdoruesi të dispozitave të kësaj pjese të Marrëveshjes.

3. Përgjegjësia e Palëve

3.1 Një Palë që ka shkelur detyrimet e përcaktuara nga Marrëveshja në lidhje me mbrojtjen e informacionit konfidencial të transferuar sipas Marrëveshjes është e detyruar të kompensojë, me kërkesë të palës së prekur, për dëmin real të shkaktuar nga një shkelje e tillë e kushteve të Marrëveshjes. në përputhje me legjislacionin aktual të Federatës Ruse.

3.2 Kompensimi për dëmin nuk përfundon detyrimet e palës shkelëse për të përmbushur siç duhet detyrimet e saj sipas Marrëveshjes.

4.Dispozita të tjera

4.1 Të gjitha njoftimet, kërkesat, kërkesat dhe korrespondenca e tjera sipas kësaj Marrëveshjeje, duke përfshirë ato që përfshijnë informacione konfidenciale, duhet të bëhen me shkrim dhe të dorëzohen personalisht ose nëpërmjet një korrieri, ose të dërgohen me e-mail në adresat e specifikuara në marrëveshjen e licencës. për programet kompjuterike të datës 01.12.2016, marrëveshjen e aderimit në marrëveshjen e licencës për programet kompjuterike dhe në këtë Marrëveshje ose adresa të tjera që mund të tregohen më tej nga Pala me shkrim.

4.2 Nëse një ose më shumë dispozita (kushte) të kësaj Marrëveshjeje janë ose bëhen të pavlefshme, atëherë kjo nuk mund të shërbejë si arsye për përfundimin e dispozitave (kushteve) të tjera.

4.3 Ligji i Federatës Ruse do të zbatohet për këtë Marrëveshje dhe marrëdhëniet midis Përdoruesit dhe Shitësve që lindin në lidhje me zbatimin e Marrëveshjes.

4.3 Të gjitha sugjerimet ose pyetjet në lidhje me këtë Marrëveshje, Përdoruesi ka të drejtë t'i dërgojë Shërbimit të Ndihmës së Përdoruesit Inseils ose në adresën postare: 107078, Moskë, rr. Novoryazanskaya, 18, rr 11-12 Qendra e biznesit "Stendhal" LLC "Inseils Rus".

Data e publikimit: 01.12.2016

Emri i plotë në Rusisht:

Shoqëria me përgjegjësi të kufizuar "Insales Rus"

Emri i shkurtuar në Rusisht:

LLC "Insales Rus"

Emri në anglisht:

Shoqëria me përgjegjësi të kufizuar InSales Rus (InSales Rus LLC)

Adresa ligjore:

125319, Moskë, rr. Akademiku Ilyushin, 4, ndërtesa 1, zyra 11

Adresa e postës:

107078, Moskë, rr. Novoryazanskaya, 18, f. 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Pika e kontrollit: 771401001

Te dhenat e Bankes:

Teknologjia e informacionit po depërton në fusha të ndryshme të biznesit me një shpejtësi të tillë që ndonjëherë është e vështirë të vlerësohet rëndësia e tyre. Një shembull i mrekullueshëm është prezantimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS). Ajo çon në zhdukjen e grumbujve të dokumenteve të mërzitshme letre. Në pamje të parë, një rezultat i shkëlqyer dhe ose ndonjë teknikë tjetër e ngjashme do të bëhet së shpejti e pamundur. A është kështu?

Argumentet për EDMS

Shifrat e marra si rezultat i hulumtimit të kryer në SHBA flasin në favor të menaxhimit të dokumenteve elektronike:

1. Vlerësohet se në këtë vend përdoren rreth 4 trilion dokumente letre dhe numri i tyre po rritet me 22% në vit.
2. Rreth 90% e tyre nuk largohen nga zyra, por thjesht transferohen nga punonjësi në punonjës.
3. Mesatarisht, çdo dokument kopjohet 19 herë.
4. Gjysma e kohës së punës shpenzohet për gjetjen e informacionit të nevojshëm dhe vetëm 10% për studimin e tij.
5. Rreth 8% e dokumenteve thjesht humbasin.

Advanced Processing & Imaging, pasi kreu hulumtimin e saj, arriti në përfundimin se Biznes i vogël, i përbërë nga 20 punonjës, shpenzon rreth 180,000 dollarë për kopjimin ose printimin e dokumenteve të ndryshme.Një shifër mjaft mbresëlënëse për të menduar për menaxhimin elektronik të dokumenteve.

Zbatuar veçanërisht në mënyrë aktive Teknologjia e informacionit në Singapor. Për shembull, të gjitha zyrat telegrafike u mbyllën në vitin 2002, pasi këto shërbime nuk ishin më të kërkuara.

Përparësitë

Menaxhimi elektronik i dokumenteve ka një numër avantazhesh të rëndësishme:

• Siguron transparencë dhe kontroll efektiv mbi krijimin, marrjen dhe ekzekutimin e dokumenteve, maksimizon shpejtësinë e proceseve të biznesit;
• Në praktikë, disa nga urdhrat thjesht nuk përmbushen nga punonjësit. EDMS ju lejon të kontrolloni jo vetëm procesin e punës, por edhe rezultatin e tij;
• Reduktimi i kohës për postimin, kërkimin dhe krijimin e dokumenteve. Sistemi është në gjendje të krijojë në mënyrë të pavarur regjistra, raporte dhe përmbledhje, gjë që ndikon pozitivisht në efikasitetin e kompanisë;
• Çdo biznes i kushton vëmendje serioze konfidencialitetit. Humbja e informacionit të vlefshëm mund të çojë në miliona humbje. Mjafton që thjesht të tërhiqni dokumente letre dhe t'i dorëzoni ato anash. SED nuk mund të përjashtojë plotësisht situata të tilla, por rregullon qartë aksesin në informacion, në varësi të autoritetit të punonjësit. Në këtë rast, gjithmonë mund të kontrolloni se kush përdori ose bëri ndryshime në dokumente specifike;
• EDMS përshpejton maksimalisht procedurën për njohjen e punonjësve me dokumente të reja dhe siguron punën e kompanisë në një hapësirë ​​të vetme informacioni.

disavantazhet

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve nuk është i lirë nga disavantazhe të caktuara:

• Disavantazhi kryesor i tij është rreziku i depërtimit të një virusi në kompjuterët e kompanisë dhe humbja e mëvonshme e të gjithë informacionit. Për të qenë në anën e sigurt, ju nevojitet një sistem tepricë;
• Një tjetër disavantazh është mungesa e trajnimit të personelit për zbatimin e një sistemi të tillë. Shumë punonjës nuk kanë njohuri të mjaftueshme për të punuar me kompetencë në EDMS. Ndërkaq prej saj varet funksionimi i pandërprerë i funksionimit të tij;
• Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve kërkon investime të konsiderueshme financiare;
• Duhet të theksohet se një hapësirë ​​e vetme informacioni nuk është formuar ende në Rusi ose CIS. Prandaj, nuk është e mundur të bëhet shkëmbimi elektronik i dokumenteve me çdo ndërmarrje;
• Ekzistojnë disa kufizime për zbatimin e EDMS. Për shembull, çdo departament i burimeve njerëzore kërkon një nënshkrim personal të një punonjësi në një numër dokumentesh. Është e rregulluar rreptësisht edhe procedura e mbajtjes së librave të punës.

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve është i dobishëm kryesisht për ndërmarrjet e mëdha duke pasur një strukturë të gjerë ndarjesh. Mund të rrisë efikasitetin e funksionimit të tyre, por mangësitë në këtë fazë ngadalësojnë procesin e zbatimit të tij. EDMS kërkon një rishikim serioz dhe ndërkohë që formimi i tij vazhdon, bardh e zi do të vazhdojnë të jenë në kërkesë.

“Oficer personeli. Administrata e Burimeve Njerëzore", 2009, N 2

KALIM NGA LETRA NË PUNË TË DOKUMENTEVE TË PËRZIER

Përdorimi i gjerë i sistemeve elektronike për përgatitjen dhe menaxhimin e dokumenteve në letër gradualisht po mjegullon kufirin midis dokumenteve elektronike dhe joelektronike. Pavarësisht të gjitha bisedave për "teknologjitë pa letër", në realitet ne po kalojmë nga rrjedha tradicionale e punës me letër jo në rrjedhën elektronike të punës, por në rrjedhën e punës të përzier.

Fjalori i menaxhimit të të dhënave të personelit. Rrjedha elektronike e dokumenteve është një sistem i menaxhimit të dokumenteve në të cilin i gjithë grupi i dokumenteve të krijuara, të transmetuara dhe të ruajtura mbështetet duke përdorur teknologjitë e informacionit dhe komunikimit në kompjuterë të bashkuar në një strukturë rrjeti, i cili siguron mundësinë e formimit dhe mbajtjes së një baze të dhënash të shpërndarë. Në të njëjtën kohë, përdorimi i dokumenteve në letër nuk mohohet, por një dokument elektronik i krijuar, korrigjuar dhe ruajtur në një kompjuter njihet si prioritet.

Të mirat dhe të këqijat e dokumenteve elektronike

Pavarësisht se sa optimistët dhe skeptikët debatojnë për dokumentet elektronike, askush nuk e mohon faktin se shumica dërrmuese e dokumenteve të zyrës janë krijuar në kompjuterë. Arsyet për një fitore të tillë të pakushtëzuar të teknologjisë së informacionit janë mjaft të qarta:

Dokumentet elektronike janë të lehta për t'u krijuar, modifikuar, riprodhuar, shpërndarë dhe përcjellë;

Është bërë shumë më e lehtë kërkimi i informacionit të nevojshëm dhe kërkimi kontekstual ofron mundësi që mund të ëndërroheshin vetëm kur bëni dokumente;

Është më e lehtë dhe me më pak përpjekje të zgjidhen çështjet e rezervimit të informacionit dhe dokumenteve, krijimit të fondeve të sigurimit, etj.;

Në biznes dhe në qeveri, dokumentet elektronike, nëse përdoren siç duhet, mund të përshpejtojnë vendimmarrjen dhe të përmirësojnë cilësinë e tyre.

Përdorimi i gjerë i sistemeve elektronike për përgatitjen dhe menaxhimin e dokumenteve në letër gradualisht po mjegullon kufirin midis dokumenteve elektronike dhe joelektronike. Në një numër ligjesh dhe standardesh në mbarë botën, printimi, për shembull, përkufizohet si një formë e paraqitjes së një dokumenti elektronik në letër.

Formulime të ngjashme shfaqen edhe në dokumentet rregullatore të organeve tona qeveritare:

Rregulloret për kërkesat për aktivitetet e pjesëmarrësve të tregut financiar gjatë përdorimit të dokumenteve elektronike (miratuar me Urdhër Shërbimi Federal për tregjet financiare nga 08.12.2005 N 05-77 / пз-н):

“... një dokument në formë elektronike dhe (ose) një kopje të tij në letër, e vërtetuar në rend i vendosur...“.

Rregulloret për procedurën e njohjes së personave si investitorë të kualifikuar (miratuar me Urdhrin e Shërbimit Federal për Tregjet Financiare të datës 18 Mars 2008 N 08-12 / pz-n):

“4.7. Një person që njeh një investitor të kualifikuar është i detyruar, me kërkesë të FFMS të Rusisë dhe në përputhje me kërkesat e specifikuara, të paraqesë regjistrin në formë elektronike dhe (ose) kopjen e tij në letër, të vërtetuar në përputhje me procedurën e përcaktuar. "

Sidoqoftë, dokumentet elektronike, si çdo teknologji, kanë të metat e tyre që duhet të merren parasysh:

Vjetërsimi i shpejtë i teknologjive, i cili i detyron organizatat të përmirësojnë vazhdimisht metodat e punës së përdorur, të lëvizin rregullisht dokumentet dhe informacionin nga një sistem në tjetrin dhe t'i migrojnë ato nga media dhe formate të vjetruara në ato të reja;

Jeta e shkurtër e shërbimit të transportuesve të informacionit dhe diversiteti i tyre, i cili çon në një përditësim mjaft të shpeshtë, i cili kërkon që organizata të monitorojë vazhdimisht sigurinë e informacionit;

Probleme të pazgjidhura ligjore dhe mbi të gjitha çështja e njohjes legjislative fuqi juridike dokumente elektronike të përdorura në fakt;

Kompleksiteti i jo vetëm garantimit të sigurisë, por edhe shkatërrimit të dokumenteve elektronike në krahasim me dokumentet në letër;

Nevoja për të përdorur personel të kualifikuar, paga e të cilit rrit automatikisht koston e menaxhimit të dokumenteve dhe informacionit.

Për më tepër, tani është e pamundur të braktisësh plotësisht letrën dhe mediat e tjera analoge për një numër arsyesh:

Para së gjithash, këto janë kërkesat ekzistuese të legjislacionit dhe rregulloreve për ekzekutimin e një sërë dokumentesh në letër. Kjo vlen kryesisht për dokumentet më të rëndësishme në aktivitetet e biznesit, si dokumentet statutore, dokumentet pronësore, licencat, etj.;

Sado të flasim për avantazhet e dokumenteve elektronike, duhet pasur parasysh se shumë menaxherë dhe specialistë, kur marrin vendime të rëndësishme, janë më komode duke punuar me letër;

Nuk është më pak e rëndësishme që një teknologji që funksionon mirë për krijimin, përpunimin, ruajtjen afatgjatë dhe shkatërrimin e dokumenteve të letrës është zhvilluar gjatë disa shekujve, ekziston edhe një kuadër legjislativ dhe rregullator i plotë dhe rregullator dhe zhvillimet metodologjike dhe rekomandimet që mund të përdoren në punë praktike;

Për të punuar me letër dhe mikrofilm, nuk kërkohen mjete të posaçme teknike, gjë që i bën këto lloj mediash të preferueshme për ruajtjen e dublikatave ose kopjeve të atyre dokumenteve që mund të nevojiten urgjentisht në rast të llojeve të ndryshme emergjencash dhe fatkeqësish, kur dokumentet elektronike mund të mos jenë të disponueshme. në dispozicion.

Përkundër faktit se braktisni plotësisht dokumentet e letrës komunitetit global derisa të jetë gati, të metat e tyre po bëhen gjithnjë e më të ndjeshme, të cilat rëndohen nga kërkesat vazhdimisht në rritje për shpejtësinë e përpunimit të informacionit dhe vendimmarrjes:

Shpejtësia e ulët e krijimit, përpunimit dhe transmetimit të dokumenteve dhe informacionit në letër është më keq e papajtueshme me nevojat e biznesit dhe qeverisë, të cilat po përdorin gjithnjë e më shumë teknologjinë e informacionit. Është pothuajse e pamundur të dokumentohen aktivitetet “elektronike” vetëm në letër;

Është shumë më e vështirë dhe më e ngadaltë kërkimi i informacionit në dokumente letre, gjë që është jashtëzakonisht e papërshtatshme për punën operative;

Ruajtja e dokumenteve në letër kërkon zona të konsiderueshme, gjë që kërkon rritje të vazhdueshme të kostove për marrjen me qira ose blerjen e ambienteve, pajisjen e tyre dhe një rritje të numrit të personelit që shërben në këto ambiente magazinimi;

Menaxhimi i dokumenteve në letër (duke përfshirë menaxhimin e aksesit në to) është zakonisht në nivel rasti, i cili po rezulton gjithnjë e më i pamjaftueshëm si në zgjidhjen e problemeve të aktiviteteve kryesore të biznesit ashtu edhe në garantimin e sigurisë së informacionit.

Rrjedha e përzier e punës është realiteti i sotëm

Pavarësisht të gjitha bisedave për "teknologjitë pa letër", në realitet ne po kalojmë nga rrjedha tradicionale e punës me letër jo në rrjedhën elektronike të punës, por në rrjedhën e punës të përzier. Manifestimet e rrjedhës së punës të përzier mund të vërehen kudo:

Regjistrimi elektronik i dokumenteve në sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve (EDMS) ju lejon t'i përdorni ato si një mjet menaxhimi si për dokumentet elektronike ashtu edhe ato në letër;

Përdorimi i barkodeve dhe etiketave të radios RFID ju lejon të regjistroni dhe regjistroni dokumentet dhe rastet në letër në format elektronik;

Mirëmbajtja e regjistrave të ndryshëm shtetërorë (përfshirë periudhën e ruajtjes së përhershme) kryhet njëkohësisht në formë elektronike dhe letre;

Menaxhimi i rastit dhe dosjet që përmbajnë dokumente elektronike dhe në letër.

Nëse përvoja shekullore e punës me dokumente letre na lejon të themi se këtu janë zgjidhur të gjitha problemet kryesore, atëherë për sa i përket dokumenteve elektronike mund të themi vetëm se është grumbulluar një përvojë njëzetvjeçare me to, problemet kryesore janë të qarta dhe ka një përvojë në zgjidhjen e tyre.

Një lloj tjetër dokumenti, i cili është shfaqur kohët e fundit, paraqet detyra edhe më komplekse për specialistët në fushën e menaxhimit të dokumenteve. Këto janë dokumente hibride që përmbajnë njëkohësisht informacione në formë analoge dhe elektronike.

Dokumentet e tilla janë bërë tashmë të përhapura, mjafton të përmendim të paktën lloje të tilla të njohura dokumentesh: një pasaportë biometrike, një kartë krediti, një deklaratë tatimore me një barkod dydimensional të aplikuar në të në të njëjtën kohë, kartëmonedha të reja të pajisura. me etiketa radio RFID, një shumëllojshmëri kartash inteligjente, të përdorura gjerësisht në depo, transport dhe tregti, etiketa që përmbajnë informacione tekstuale dhe barkode dhe/ose etiketa të frekuencave radio.

Një problem jo i parëndësishëm i menaxhimit të dokumenteve të tilla lind, duke marrë parasysh natyrën e tyre "të dyfishtë". Mund të themi se problemet kryesore të punës me dokumente hibride tashmë janë identifikuar, por deri më tani nuk ka asnjë përvojë praktike solide apo rekomandime për përdorimin e tyre.

Aktualisht, puna me dokumente në organizata bazohet në ndarjen e flukseve të informacionit:

Vendimet operative merren në bazë të informacionit (në letër dhe elektronike);

Vendimet juridikisht të rëndësishme merren, si rregull, në formën e dokumenteve në letër (shpesh - me vonesë, që është shkelje e rregullave të punës, por në shumicën e rasteve ata mbyllin një sy për këtë, pasi nevoja për të menjëhershëm vendimet tejkalojnë rreziqet që lidhen me ekzekutimin e vonuar të vendimeve duke përdorur dokumente në letër). Në të njëjtën kohë, numri i llojeve të dokumenteve që legjislacioni lejon të krijojë në formë elektronike po rritet gradualisht;

Gjithnjë e më shumë, vendimet "të brendshme" merren dhe regjistrohen në mënyrë elektronike, dhe mundësia e përdorimit të dokumenteve elektronike për këtë përcaktohet në dokumentet rregullatore të brendshme të organizatës.

Shënim. Gjithnjë e më shpesh, vendimet e menaxhimit të marra brenda organizatës regjistrohen në formë elektronike, dhe mundësia e përdorimit të dokumenteve elektronike për këtë përcaktohet nga rregulloret lokale.

Një nga problemet e fluksit të përzier të punës që tashmë është shfaqur është nevoja për t'iu përgjigjur pyetjes: "Si të ruhet informacioni në rrjedhën e përzier të punës?" Kur kryeni rrjedhën e përzier të punës, lind problemi i sigurimit të plotësisë së rasteve, sepse mjaft shpesh disa dokumente janë të krijuara në letër, ndërsa të tjerat ekzistojnë vetëm në formë elektronike. Dhe vetëm së bashku ata formojnë një grup të plotë dokumentesh - një rast hibrid.

Një sërë ekspertësh janë të mendimit se për lehtësinë e punës, të paktën një nga grupet e dokumenteve (letër ose elektronike) duhet të plotësohet duke e plotësuar me kopje ose dublikatë. Ekzistojnë dy zgjidhje të mundshme, secila prej të cilave kërkon mjaft punë intensive:

Skanoni dokumente letre;

Shtypni dokumente elektronike.

Ekzistojnë dallime të dukshme në metodat e menaxhimit të informacionit të ruajtur në media të ndryshme, të cilat gjithashtu duhet të merren parasysh në një rrjedhë pune të përzier:

Dokumentet joelektronike (analoge) zakonisht menaxhohen në nivel mediatik (rast, mikrofilm, etj.);

Dokumentet elektronike në sistemet e menaxhimit të dokumenteve elektronike menaxhohen në nivelin e një dokumenti individual;

Dokumentet elektronike në media të lëvizshme (CD, DVD, floppy disqe, kaseta, etj.), në varësi të rrethanave, mund të menaxhohen si në nivel mediash ashtu edhe në nivel dokumenti.

Periudhat e ruajtjes në rrjedhën e përzier të punës

Aktualisht, parimi përgjithësisht i pranuar është se periudhat e ruajtjes nuk varen nga lloji i mediumit, por përcaktohen në bazë të përmbajtjes dhe vlerës së informacionit të regjistruar në dokument. Në të njëjtën kohë, është gjithnjë e më e mundur të përballemi me situata ku kohët e ruajtjes së dokumenteve elektronike fillojnë të ndryshojnë nga koha e ruajtjes për homologët përkatës të letrës. Kjo për faktin se një sërë dokumentesh elektronike, të pajisura me mjete kërkimi dhe sistemimi, mund të kenë vlerë më të madhe se dokumentet individuale.

Arkivi Kombëtar i Amerikës (NARA) tashmë po u kërkon agjencive qeveritare që ta marrin parasysh këtë kur caktojnë periudhat e ruajtjes për dokumentet elektronike. Në rekomandimet e tyre për përpilimin e listave të dokumenteve që tregojnë periudhat e ruajtjes, ata i kushtojnë vëmendje pikave të mëposhtme:

Listat duhet, si rregull, të përcaktojnë periudhat e ruajtjes së dokumenteve, pavarësisht nga lloji i mediumit (dokumentet elektronike, letra, etj.);

Gjatë përkthimit të dokumenteve në formë elektronike vlera e tyre mund të ndryshojë, prandaj, Arkivi Kombëtar i SHBA-së ka zhvilluar një mekanizëm për rishikimin e periudhave të ruajtjes kur organizatat qeveritare kalojnë në menaxhimin elektronik të dokumenteve;

Nëse vërtetohet se dokumentet (përfshirë edhe pas përkthimit të tyre në formë elektronike) përmbajnë materialisht më shumë informacion ose përdoren ndryshe, koha e mbajtjes duhet të rishikohet.

Një qasje e ngjashme u demonstrua nga organet tona qeveritare kur në vitin 2002 u vendos të vendoset një periudhë e përhershme e ruajtjes për imazhet grafike të pyetësorëve të regjistrimit:

Rregulloret për procedurën dhe kushtet e ruajtjes së formularëve të regjistrimit dhe dokumenteve të tjera të Regjistrimit të Popullsisë Gjith-Ruse 2002:

“2. Formularët e regjistrimit të Regjistrimit Gjith-Rus të Popullsisë 2002, pas përfundimit të përpunimit të tyre të automatizuar, ruhen në organet territoriale Komiteti Shtetëror i Statistikave të Federatës Ruse ... brenda një viti nga data e publikimit zyrtar të rezultateve të Regjistrimit të Popullsisë Gjith-Ruse 2002 dhe i nënshtrohen shkatërrimit në përputhje me procedurën e vendosur.

4. Ruajtja e imazheve grafike të Regjistrimit të Popullsisë Gjith-Ruse të vitit 2002 në media kompjuterike kryhet si më poshtë:

Një kopje ruhet në Komiteti Shtetëror Federata Ruse për statistikat në përputhje me procedurën e vendosur para regjistrimit të ardhshëm të popullsisë;

Kopja e dytë me software transferuar para 1 janarit 2004 për ruajtje të përhershme në Arkivin Shtetëror të Federatës Ruse".

Çfarë nevojitet: rregulloret e brendshme
dhe personel të kualifikuar

Analiza e legjislacionit modern kuadri rregullator Menaxhimi i dokumenteve tregon se ka një shtrëngim të kërkesave jo vetëm për praninë e dokumenteve të brendshme rregullatore, por edhe për zbatimin e rreptë të tyre nga organizata. Me ndihmën e dokumenteve rregullatore të brendshme, organizatat krijojnë një kuadër rregullator për rrjedhën elektronike dhe të përzier të dokumenteve, dhe kjo bën të mundur minimizimin e rreziqeve të përdorimit të dokumenteve elektronike në zonën "gri", ku procedura për të punuar me dokumente është e rregulluar dobët. nga legjislacioni dhe rregulloret.

Nevoja për të zhvilluar një kornizë të brendshme rregullatore për organizatën është deklaruar gjithashtu në Standardin GOST R ISO 15489-1-2007:

Standardi GOST R ISO 15489-1-2007 "Menaxhimi i Dokumenteve":

“Menaxhimi i dokumenteve në një organizatë përfshin:

a) miratimin e politikave dhe standardeve në fushën e menaxhimit të të dhënave;

shpërndarja e përgjegjësisë dhe autoritetit për menaxhimin e dokumenteve;

c) vendosjen, zbatimin dhe shpërndarjen e udhëzimeve dhe procedurave për punën me dokumentet”.

Marrëdhëniet me organizatat e jashtme dhe përdorimi i dokumenteve elektronike në ndërveprim me ta ndërtohen, si rregull, në bazë të Kodit Civil të Federatës Ruse. Gjithçka që lidhet me shkëmbimin e dokumenteve elektronike regjistrohet në kontrata dhe marrëveshje.

Vështirësitë kryesore në zhvillimin e një kuadri të brendshëm rregullator për rrjedhën e përzier të punës lindin për arsyet e mëposhtme:

Në Rusi, ende nuk është vendosur procedura për njohjen e forcës juridike të dokumenteve elektronike nga organet shtetërore dhe gjykatat, e cila do të plotësonte plotësisht nevojat e biznesit dhe administratës publike, si dhe praktikën e vendosur të përdorimit të dokumenteve dhe informacionit elektronik. ;

Praktikisht nuk ka metoda dhe standarde ruse për ekzaminimin e vlerës së dokumenteve elektronike, transferimin e tyre në ruajtje arkivore, shkatërrimin e dokumenteve elektronike, punën me dokumente elektronike konfidenciale dhe sekrete;

Në një masë të caktuar, sigurisht, mund të ndihmojë Përvoja e huaj, por më shpesh sesa jo, specialistët vendas në fushën e menaxhimit të dokumenteve thjesht nuk mund ta "arrijnë" atë për shkak të pronësisë së dobët gjuhë të huaja dhe mungesa e përkthimeve.

Për punë e suksesshme në një mjedis të përzier të rrjedhës së punës, trajnimi i personelit bëhet një detyrë veçanërisht e rëndësishme. Janë karakteristikat e personelit të organizatës, kualifikimet e tyre, qëndrimi i përgjithshëm ndaj zotërimit të gjërave të reja, të kuptuarit e nevojës për ndryshime që janë gurthemeli për zbatimin e suksesshëm. teknologjive moderne në menaxhimin e dokumenteve.

Trajnimi dhe trajnimi i avancuar i të gjithë personelit në fushën e menaxhimit të dokumenteve mund të zvogëlojë ndjeshëm rreziqet gjatë përdorimit të dokumenteve elektronike në punën e tyre, të rrisë efikasitetin e punonjësve dhe të prezantojë rrjedhën elektronike të dokumenteve dhe ndërveprimin elektronik ndër-departamental në një kohë më të shkurtër. Organizimi kompetent i kësaj pune trajnuese është kryesisht në shërbim të personelit të organizatës.

Faza e parë e kalimit në një rrjedhë pune të përzier, kur kompjuterët përdoren për të përgatitur dokumente në letër, tashmë ka kaluar. Shumica Organizatat ruse janë në fazën e dytë - sistemet elektronike përdoren për regjistrim, kontabilitet dhe kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve. Për të përshpejtuar punën, përdoren në mënyrë aktive kopjet elektronike të dokumenteve. Përveç kësaj, një numër ligjesh tashmë janë miratuar që lejojnë (në rastet individuale- kërkon) mbajtjen e dokumenteve të caktuara vetëm në formë elektronike.

Në fazën tjetër, e cila është pothuajse afër në shumicën e organizatave, dokumentet autentike elektronike do të zëvendësojnë gradualisht dokumentet në letër. Para së gjithash, kjo do të ndikojë në dokumentet masive të brendshme të organizatës, si shërbimi dhe memorandumet. Në këtë fazë, është e rëndësishme të rregulloni saktë punën në rrjedhën e përzier të punës në dokumentet rregullatore të brendshme - në veçanti, çështje të tilla si përdorimi i EDS në rrjedhën e punës së organizatës.

Fjalori i menaxhimit të të dhënave të personelit. Nënshkrimi elektronik dixhital - një dokument elektronik i nevojshëm i krijuar për të mbrojtur këtë dokument elektronik nga falsifikimi, i marrë si rezultat i transformimit kriptografik të informacionit duke përdorur çelësin privat të një nënshkrimi elektronik dixhital (në tekstin e mëtejmë EDS) dhe që lejon identifikimin e pronarit të certifikatën e çelësit të nënshkrimit, si dhe për të vërtetuar mungesën e shtrembërimit të informacionit në dokumentin elektronik. Sipas Ligjit Federal të datës 10.01.2002 N 1-FZ "Për nënshkrimin dixhital elektronik", një EDS në një dokument elektronik është i barabartë me një nënshkrim të shkruar me dorë në një dokument letre, me kusht që të plotësohen kushtet e mëposhtme: a) çelësi i nënshkrimit certifikata në lidhje me këtë EDS nuk ka skaduar (e vlefshme) në momentin e verifikimit ose në momentin e nënshkrimit të dokumentit elektronik në prani të provave që përcaktojnë momentin e nënshkrimit;

b) vërtetohet autenticiteti i EDS në dokumentin elektronik;

c) EDS përdoret në përputhje me informacionin e specifikuar në certifikatën e çelësit të nënshkrimit.

Nga njëra anë, është e nevojshme të kapërcehet frika e punonjësve përpara futjes së teknologjive të reja, nga ana tjetër, duhet kuptuar se çdo teknologji ka pikat e veta të dobëta. Deri më tani, si çështjet e rregullimit legjislativ dhe rregullator të përdorimit të dokumenteve elektronike, ashtu edhe çështjet e ruajtjes afatgjatë të dokumenteve elektronike, veçanërisht ato të firmosura nga EDS, nuk janë zgjidhur plotësisht.

Përvoja shumëvjeçare tregon se problemet teknike të kalimit në një rrjedhë pune të përzier zakonisht zgjidhen me mjaft sukses. Vështirësitë më të mëdha shkaktohen nga zgjidhja e problemeve organizative, të cilat janë të lidhura ngushtë me “faktorin njerëzor”. Për të ecur përpara me sukses drejt rrjedhës elektronike të dokumenteve, është shumë e rëndësishme të organizohet siç duhet përzgjedhja e personelit, edukimi dhe trajnimi i personelit të organizatës.

Shënim. Është e pamundur të krijohet një rrjedhë pune e përzier pa personel të kualifikuar.

Letërsia

1. Rregullore për kërkesat për aktivitetet e pjesëmarrësve në tregjet financiare gjatë përdorimit të dokumenteve elektronike: miratuar. Me urdhër të Shërbimit Federal për Tregjet Financiare të datës 08.12.2005 N 05-77 / pz-n / Buletini i akteve normative të organeve ekzekutive federale. - 2006, N 6.

2. Rregullore për procedurën e njohjes së personave si investitorë të kualifikuar: miratuar. Me urdhër të Shërbimit Federal për Tregjet Financiare të 18 Marsit 2008 N 08-12 / pz-n / Buletini i akteve normative të organeve ekzekutive federale. - 2008, N 19.

3. Regjistri Federal v. 69, nr 223, f. 67692, 19 nëntor 2004, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

Futja e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve rrit gjithashtu nivelin e konfidencialitetit. Secili pjesëmarrës merr saktësisht shkallën e aksesit në dokumentet e kompanisë që korrespondon me autoritetin e tij: leximi, redaktimi i një dokumenti ose të drejta të plota. Të gjitha veprimet regjistrohen në sistemin kompjuterik, kështu që në çdo kohë mund të shihni se kush ka punuar me të dhënat, ka bërë ndryshime në to. Në përgjithësi, problemi i konfidencialitetit është shumë i mprehtë. Humbja e disa dokumenteve të kompanisë mund të rezultojë në miliona dëme. Në fund të fundit, dokumentet e letrës mund të hiqen lehtësisht nga dosja dhe të gjitha informacionet mund të transferohen anash. Kur zbatoni një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një kompani, nuk do të jetë e mundur të eliminoni plotësisht rrjedhjen e informacionit, natyrisht, por gjithmonë mund të shihni se cili nga punonjësit, kur, në cilin moment dhe si i përdorën këto dokumente.

Të mirat dhe të këqijat e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Një organizatë që vendos të përdorë fatura elektronike duhet të ndërmarrë hapat e mëposhtëm. Së pari, për të lidhur një marrëveshje me një operator të menaxhimit elektronik të dokumenteve, i cili siguron shkëmbimin e informacionit të hapur dhe konfidencial nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit në kuadër të qarkullimit elektronik të dokumenteve të faturave ndërmjet shitësit dhe blerësit. Vini re se operatori duhet të jetë pjesë e rrjetit të operatorëve të besuar të menaxhimit të dokumenteve elektronike, të organizuar nga Shërbimi Federal i Taksave i Rusisë.

Rrjedha elektronike e dokumenteve: të mirat dhe të këqijat

Informacion

Një nënshkrim elektronik dixhital (EDS) është një analog i një nënshkrimi të shkruar me dorë, i cili është një mjet për të mbrojtur informacionin, duke siguruar aftësinë për të kontrolluar integritetin dhe për të konfirmuar vërtetësinë e dokumenteve elektronike. EDM mund të përdoret për automatizimin e zyrës, krijimin e një arkivi elektronik të dokumenteve, menaxhimin e dokumenteve elektronike të korporatës (fluksin e punës), menaxhimin e procesit kontraktual, automatizimin e punës me dokumentacionin QMS (sistemi i menaxhimit të cilësisë) dhe për të automatizuar kërkesat e qytetarëve. EDF mund të përdoret në çdo kompani, pavarësisht nga madhësia dhe forma e pronësisë së saj, sistemi mund të konfigurohet të funksionojë si brenda një strukture të vogël (departament, departament) dhe brenda një organizate të shpërndarë gjeografikisht me një skemë të zhvilluar të flukseve të informacionit.

Të mirat dhe të këqijat e përdorimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike

Nëse hard disku dështon, të gjitha dokumentet e ruajtura në të do të zhduken. Për të mos humbur të dhënat, duhet të përdorni një sistem rezervë të jashtëm. Siguria. Konfidencialiteti i informacionit është një shqetësim i madh në zyrat pa letra.

Dokumentet primare elektronike: të mirat dhe të këqijat

Bazuar në praktikën afatgjatë të prezantimit të botimeve standarde të TEZIS - Basic dhe Standard, është zhvilluar skema e mëposhtme:

• Instalimi i sistemit - maksimumi 1 ditë pune.
• Trajnim për administratorin e sistemit -1 ditë pune.
• Konfigurimi i sistemit - 5-10 ditë pune.
• Trajnimi i përdoruesve - numri i ditëve varet nga numri i grupeve të përdoruesve, maksimumi 5 ditë pune.
• Operacioni provë - 22 ditë pune.

Në këtë pikë, zbatimi konsiderohet i përfunduar dhe sistemi kalon në funksionim komercial. "Në praktikë, fazat e zbatimit të" kutisë "janë shumë më të shpejta. 4 orë janë ndarë për instalim, 4 të tjera - për trajnimin e administratorit dhe 4 të tjera - për trajnimin e një grupi përdoruesish ", - komenton Ekaterina Koroleva, specialiste kryesore mbeshtetje teknike PUNIM diplome.

Rrjedha elektronike e dokumenteve në kompani - të mirat dhe të këqijat

IT dhe biznesi Ideja e braktisjes së rrjedhës së punës së letrës është diskutuar për një kohë të gjatë. Teknologjitë e reja bëjnë të mundur braktisjen pothuajse plotësisht të letrës. Por kjo nuk do të thotë se kjo zgjidhje është e përshtatshme për çdo kompani dhe se është kaq e lehtë për t'u zbatuar.
Fatkeqësisht, ndërsa mundësia e menaxhimit të dokumenteve elektronike është e kufizuar me ligj, dhe përdoruesit nuk janë ende gati për një regjim të tillë. Konsideroni të mirat dhe të këqijat e menaxhimit të dokumenteve elektronike. Pro Kursimet. Shmangia e dokumenteve mund të rezultojë në kursime të konsiderueshme në kosto.
Mendoni se sa shpenzoni çdo muaj në letër, bojë, postë, etj. Përveç kësaj, këto dokumente duhet të ruhen diku. E gjithë kjo mund t'ju kushtojë një qindarkë të bukur. Qasja. Menaxhimi elektronik i dokumenteve supozon formatin dixhital të të gjithë dokumenteve.
Ato mund të ruhen në cloud duke aksesuar të dhënat përmes aplikacioneve në ueb.

/ menaxhimi elektronik i dokumenteve

Zgjedhja midis zbatimit "standard" dhe "dizajn" është mjaft e vështirë për kompanitë që kërkojnë mënyra për të shpejtuar punën me dokumente dhe për të kaluar në një rrjedhë dokumentesh "pa letër". Çfarë është më e rëndësishme - të automatizoni përpunimin e dokumenteve, duke shpenzuar buxhetin dhe kohën minimale, apo të thjeshtoni punën e punonjësve duke përdorur një zgjidhje që është më e përshtatur me nevojat e biznesit? Në këtë artikull, ne do të shqyrtojmë të mirat dhe të këqijat e EDMS duke përdorur shembullin e projekteve për zbatimin e tre botimeve të sistemit TEZIS - Basic, Standard dhe Extended. Ju mund të lexoni për to shkurtimisht këtu, dhe një përmbledhje të detajuar - më poshtë.

Funksionaliteti EDMS në botime të ndryshme Funksionaliteti që rezulton varet drejtpërdrejt nga zgjedhja e opsionit të zbatimit EDMS.

Të mirat dhe të këqijat e sed në botime të ndryshme

Menaxhimi elektronik i dokumenteve ju lejon të optimizoni procesin e trajnimit për punonjësit e rinj dhe futjen e proceseve të reja në kompani. Futja e udhëzimeve dhe rregulloreve të reja në menaxhimin e dokumenteve elektronike është shumë më e shpejtë sesa informimi i secilit punonjës veç e veç dhe njohja e tij me dokumentet në letër. Menaxhimi elektronik i dokumenteve rrit kulturën e korporatës.
Të gjitha strukturat e kompanisë funksionojnë në një hapësirë ​​të vetme informacioni, e cila lejon pothuajse çdo punonjës të përfshihet në proceset e korporatës. Ekzistenca e menaxhimit elektronik të dokumenteve në ndërmarrje ju lejon të përshtateni shpejt me ndryshimet në treg standardet ndërkombëtare... Kur lindin standarde të reja, një kompani që operon në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve mund të ndryshojë dokumentet e saj sipas shabllon i ri, e cila rrit nivelin e konkurrencës në treg.

Rrjedha e dokumentit

Në rastin e THESIS, ai është një projektues i procesit vizual.

• Mjete për krijimin e raporteve të ndryshme, duke përfshirë ato grafike.
• Mundësia e përdorimit të ES (të pakualifikuar të përforcuar).
• Moduli i njohjes së tekstit.

Opsionale, edicioni standard i sistemit ofron gjithashtu një portë me një portal të korporatës dhe mundësinë për të përdorur një version celular. Grupi më i gjerë i veçorive është në versionin e avancuar, i cili përfshin rregullimin e saktë të zgjidhjes. Përveç të gjitha sa më sipër, ai lejon modifikimin e drejtpërdrejtë të kodit të programit dhe mbështet arkitekturat komplekse me shumë serverë në mënyrë që ta bëjë sistemin sa më të shkallëzuar, efikas dhe të adaptueshëm për një kompani specifike.

Disavantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Së bashku me përdoruesit kryesorë të sistemit, studimi dhe analiza e proceseve të biznesit që janë planifikuar të automatizohen, kryhen në faqen e klientit. Rezultati i ekzaminimit regjistrohet dhe miratohet.

• Zhvillimi dhe miratimi i një specifikimi funksional (FS). Bazuar në informacionin e marrë si rezultat i sondazhit, zhvillohet dhe miratohet një specifikim funksional i sistemit të ardhshëm të rrjedhës së punës, i cili përfshin një përshkrim të proceseve të automatizuara të biznesit, hartimin e formularëve dhe kërkesave për sistemin.
• Vendosja dhe zgjerimi i funksionalitetit tipik të sistemit TEZIS, sipas FS. Krahas punës për ngritjen e sistemit të përcaktuar në planin standard të zbatimit, po punohet për ngritjen dhe përsosjen e TEZIS EDMS në përputhje me kërkesat e specifikimit funksional të miratuar.
• Transferimi i cilësimeve, demonstrimi i sistemit.

Disavantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Duhet të theksohet se menaxhimi elektronik i dokumenteve ka të metat e veta. Një disavantazh i rëndësishëm i sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve është problemi i sigurisë së dokumenteve. Në të vërtetë, në çdo kohë që një virus mund të hyjë në kompjuter, sistemi për ruajtjen e dokumenteve mund të mos funksionojë.

Problemi mund të zgjidhet duke krijuar një sistem tepricë. Një nga disavantazhet e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve është personeli, ose personeli që është i punësuar në sistem. Në procesin e automatizimit të rrjedhës së dokumenteve, mund të mos jetë e mundur të shmanget stresi midis punonjësve që janë mësuar me punën manuale dhe kanë njohuri të pamjaftueshme për rrjedhën elektronike të dokumenteve. Në një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve, futja kompetente e të dhënave është veçanërisht e rëndësishme. Faktori njerëzorështë veçanërisht e rëndësishme këtu, sepse funksionimi i mëtejshëm i pandërprerë i sistemit do të varet nga puna cilësore e personelit të kualifikuar.

Disavantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike në krahasim me letrën

Për më tepër, ai ka një mekanizëm unik zgjerimi, falë të cilit të gjitha modifikimet e bëra në një version të sistemit do të jenë në përputhje me versionin e ri kur të përditësohet. Kjo bën të mundur automatizimin në bazë të proceseve EDMS që janë krejtësisht unike dhe të pazakonta për këtë grup sistemesh, të cilat mund të jenë të rëndësishme për kompanitë që kërkojnë një rrjedhë dokumentesh specifike. Edicioni standard gjithashtu plotëson shumicën e nevojave për zgjerimin e funksionalitetit të sistemit, në veçanti, më të rëndësishmin - krijimin e proceseve dhe raporteve të reja të biznesit. Projektuesi vizual i proceseve të biznesit, i integruar në EDMS, ju lejon të vendosni rrugë të reja për lëvizjen dhe përpunimin e dokumenteve dhe pa përdorimin e asnjë mjeti programimi.

Deri më tani, në shumicën e ndërmarrjeve, fluksi i punës ekziston në formë letre. Sigurisht, në këtë formë, fluksi i punës është më i njohur dhe tradicional, por në të njëjtën kohë ka një sërë disavantazhesh që mbivendosen ndjeshëm me dinjitetin e familjaritetit të tij.

Disavantazhet e rrjedhës së punës së letrës

• Kërkimi i ngadaltë i dokumenteve;
• Vështirësi në gjurmimin e lëvizjes së dokumentit në të gjitha fazat e tij cikli i jetes;
• Kompleksiteti i organizimit të kontrollit efektiv dhe raportimit mbi zbatimin e rezolutave;
• Kohëzgjatja e përgatitjes dhe miratimit të dokumenteve;
• Kompleksiteti i organizimit të rrjedhës së punës, nëse disa përdorues punojnë me të njëjtat dokumente në të njëjtën kohë;
• Pamundësia ose vështirësia e marrjes së raporteve përmbledhëse dhe regjistrave.

Kështu, rrjedha tradicionale e punës është e paefektshme. Të gjitha këto disavantazhe eliminohen me futjen e sistemeve elektronike të menaxhimit të dokumenteve. Për organizatat ku numri i dokumenteve dhe kompleksiteti i mirëmbajtjes së tyre është i madh, bëhet jetike automatizimi i rrjedhës së punës në mënyrë që të eliminohen disavantazhet e mësipërme.

Përparësitë e menaxhimit elektronik të dokumenteve

• nuk shpenzohen orë për të kërkuar dokumente, por sekonda ose minuta; pritja e dokumenteve nuk kërkohet - dokumentet janë njëkohësisht të disponueshme për të gjithë punonjësit që kanë të drejtë t'i aksesojnë ato;
• procesi i marrëveshjes dhe miratimit të dokumenteve bëhet transparent dhe zhvillohet në kohë reale;
• nuk harxhohet kohë për transferimin e dokumenteve midis departamenteve - kartat dhe skedarët e dokumenteve janë në dispozicion në kohë reale për të gjithë punonjësit që kanë të drejtë t'i aksesojnë ato;
• përgatitja e raporteve standarde për lëvizjen e dokumenteve bëhet me një klikim të butonit;
• mungesa e punonjësve kryesorë në zyrë nuk ndalon së punuari me dokumente - sistemi i menaxhimit elektronik të dokumenteve të gjeneratës së re ofron mundësinë për të punuar me dokumente nga distanca si përmes një shfletuesi në internet ashtu edhe me postë elektronike;
• organizimi i një hapësire të vetme informacioni të korporatës. Informacioni ruhet në sistemi i korporatës menaxhimi i dokumenteve, jo në kompjuterët e punonjësve;
• përmirësimin e menaxhimit të kompanisë në tërësi. Përshpejtimi i flukseve të informacionit dhe ulja e numrit të gabimeve në marrjen e vendimeve të menaxhimit nëpërmjet përdorimit të të dhënave përkatëse dhe në kohë çon në një rritje të menaxhimit të kompanisë në tërësi.

Futja e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve çon jo vetëm në avantazhe ekonomike (siç janë kursimet Furnizimet, duke kursyer kohën e punës së punonjësve), por edhe për të përmirësuar cilësinë e menaxhimit të organizatës (vendimet mund të merren më shpejt, shikoni vizualisht ecurinë e punës në dokumente).