Tipi di sistemi di automazione aziendale. Ottimizzazione dei processi di business dell'impresa. Organizzazione dell'azienda

Ci sono molti miti, stereotipi e pregiudizi intorno al termine "automazione aziendale". Ad esempio, tale automazione è necessaria solo per la contabilità e, ad esempio, è impossibile automatizzare i processi aziendali gestionali. O che l'automazione è necessaria esclusivamente per le grandi aziende, e piccole impreseè del tutto possibile farne a meno. O che i sistemi di automazione sono estremamente costosi, ed è tutt'altro che un fatto che i costi verranno mai ripagati. Per questo articolo abbiamo raccolto le domande che spesso gli imprenditori pongono sull'automazione, preparato risposte chiare e illustrate con casi reali.

Automazione reale: che cos'è

L'automazione aziendale è la transizione di un'azienda da operazioni manuali che richiedono tempo all'uso di moderne Tecnologie informatiche nel lavoro operativo. Inoltre, automazione significa implementazione moderne tecnologie dove in precedenza non venivano utilizzati affatto.

Nelle piccole imprese, l'automazione viene solitamente utilizzata in due casi:

nel supportare processi che non influiscono direttamente sull'aumento del reddito, ma sono obbligatori per l'attività, ad esempio contabilità e rendicontazione;

nei principali processi aziendali - questo, ad esempio, può essere l'automazione delle vendite o l'automazione dell'interazione con i clienti (è anche l'implementazione del CRM).

Di conseguenza, i motivi e gli obiettivi dell'automazione possono essere diversi: nel primo caso, è necessario garantire la stabilità del business e ridurre il tempo e le risorse spese, nel secondo, per aumentare la redditività del business, per ottenere vantaggi competitivi, migliorare il servizio, attirare e fidelizzare i clienti, aumentare l'efficienza, ecc.

Lo "spartiacque" tra questi due gruppi di processi aziendali mostra proprio la differenza tra "automazione contabile" e automazione reale: la prima aiuta ad adempiere agli obblighi dell'azienda nei confronti dello Stato e delle sue autorità fiscali con costi minimi, la seconda aiuta l'azienda a spendere meno, guadagnare di più e svilupparsi in modo più efficiente. Quindi, l'automazione non si limita alla sola contabilità, la gamma della sua applicazione è molto più ampia.

Cosa sono i sistemi di automazione

I sistemi di automazione sono gli stessi programmi e servizi utilizzati per passare dal lavoro manuale alla tecnologia dell'informazione. In altre parole, sia un sistema ERP integrato per la gestione delle risorse aziendali sia un servizio "cloud" per un negozio online è un sistema di automazione.

Qualsiasi sistema di automazione aziendale prevede diversi processi chiave: raccolta dei dati (input), elaborazione dei dati e fornitura delle informazioni raccolte ed elaborate nella forma, nel volume, nel formato in cui è necessario dal manager o dallo specialista specializzato.

Ad esempio, se inserisci informazioni sui contatti con potenziali clienti nel sistema, quindi indichi a che punto sono le trattative con ciascuno di essi, inserisci con precisione i dati sui risultati delle trattative e sulle transazioni completate, quindi in un buon sistema di gestione delle vendite puoi ottieni istantaneamente un "imbuto di vendita ", E con l'accumulo di alcune statistiche - e la previsione delle vendite, a seconda di quanto intensamente hanno lavorato i tuoi manager oggi.

I sistemi di automazione funzionano in modo simile per altri processi. Il manager può ricevere immediatamente informazioni sullo stato delle cose in azienda: quanti soldi ci sono nei conti, quanto devi e quanto devi, qual è la struttura dei costi e la redditività del progetto, quante chiamate a freddo sono state fatte dai dipendenti, qual è la reale efficienza di ciascun manager, ecc.

Perché abbiamo bisogno di una vera automazione,
cosa dà all'azienda

In breve, un'automazione ben eseguita ti consente di fare quanto segue:

migliorare la qualità del servizio clienti;

ottimizzare i costi logistici, migliorare la qualità della logistica in tutte le fasi - dal ricevimento del prodotto in magazzino alla sua consegna al cliente;

pianificare in modo efficiente la ricezione di fondi, prevenire lacune di cassa;

calcolare la redditività degli ordini;

preparare in modo rapido e corretto i documenti per clienti, appaltatori e partner - da una proposta commerciale a un atto di riconciliazione;

sollevare il capo e i dirigenti con responsabilità strategiche dal lavoro di routine, utilizzarli in modo più efficiente tempo di lavoro per lo sviluppo dell'azienda;

ricevere tempestivamente eventuali segnalazioni sulla reale situazione aziendale;

ottimizzare i costi del personale, utilizzare in modo più efficiente l'orario di lavoro e le competenze dei dipendenti;

minimizzare l'impatto negativo del “fattore umano” sul business;

conservare le informazioni in modo sicuro: ogni dipendente lavora solo con i dati a cui ha accesso;

migliorare e velocizzare i processi aziendali in azienda;

supportare efficacemente le attività operative - organizzare la contabilità e il controllo.

V piccola impresa questi effetti sono generalmente evidenti dopo poche settimane.

Quali processi aziendali possono e devono essere automatizzati

Di solito, l'automazione aziendale inizia con massicce operazioni di routine ad alta intensità di lavoro, con i processi che influiscono maggiormente sulle entrate e sui profitti dell'azienda o con le aree più problematiche.

in primo luogo, è possibile automatizzare attività che richiedono molto tempo o impossibili da eseguire manualmente: prendere in considerazione il fatturato al dettaglio, analizzare il movimento delle merci, pianificare flussi di cassa, pianificare e tenere conto dell'orario di lavoro, calcolare il costo, ecc.

secondo, è possibile automatizzare il lavoro dei dipendenti che svolgono operazioni di routine standard (telemarketing, logisti, responsabili delle vendite, ecc.) o rimuovere del tutto determinate attività dai dipendenti (ad esempio, impostare la sincronizzazione automatica dei dati sulla disponibilità delle merci in magazzino e su la vetrina di un negozio online) ...

In terzo luogo, puoi utilizzare l'automazione per "mettere ordine in casa" - per prendere il controllo dei crediti, delle scorte di magazzino, dell'occupazione dei dipendenti, della loro conformità agli standard per le chiamate e gli incontri con i clienti, ecc.

Non è necessario automatizzare tutti i processi aziendali contemporaneamente. Puoi aumentare gradualmente l'automazione nella tua azienda secondo necessità. e creare sistema unificato gestione in modo coerente.

La cosa principale è ricordare gli obiettivi per i quali è stata avviata l'automazione. Automatizzare per amore dell'automazione è uno spreco di tempo e risorse.

Come scegliere un prodotto software per l'automazione

Quando si sceglie un sistema di automazione aziendale, si può procedere in due modi:

Utilizzare un prodotto standard ("box") o un servizio cloud.

Sviluppare e implementare una soluzione software individuale.

Una soluzione standard è più facile da implementare ed economica. Ma va tenuto presente che non tutti i prodotti tipici possono essere modificati per adattarsi alle proprie attività: in un certo numero di programmi, le possibilità di personalizzazione sono fortemente limitate o completamente escluse. A proposito, lo stesso vale per i servizi cloud.

L'opzione migliore per molte piccole imprese è acquistare soluzione pronta con la possibilità di personalizzarlo, avviarlo rapidamente per non rallentare i processi aziendali vitali e, se necessario, iniziare a lavorare sulla personalizzazione del prodotto, ad es. la sua personalizzazione per i compiti specifici della tua azienda.

La scelta del programma è una questione piuttosto responsabile, è necessario elaborare una serie di informazioni piuttosto consistente. Ci sono molti prodotti software sul mercato, ognuno con le proprie caratteristiche e vantaggi. Dovresti ricevere le risposte alle seguenti importanti domande:

quali attività e processi specifici sono pianificati per essere automatizzati;

se la funzionalità del sistema corrisponde ai compiti che dovranno essere risolti con il suo aiuto;

è possibile personalizzare il sistema per la tua pratica aziendale;

se sarà possibile, quando i processi aziendali o le condizioni aziendali cambiano, cambiare rapidamente il sistema senza interromperne il funzionamento;

quanto è facile e conveniente utilizzare il sistema;

è possibile integrare il sistema con altre applicazioni o servizi;

se il sistema è supportato su tablet, smartphone;

chi fornirà supporto tecnico e come;

quanto costa l'implementazione e il supporto.

Per rispondere a queste domande, è consigliabile consultare i rappresentanti dei fornitori (ad es. società di sviluppo software). Se possibile, comunica anche con altri imprenditori che stanno risolvendo problemi simili; la loro esperienza ti fornirà preziose informazioni che ti aiuteranno a fare una scelta a favore di un particolare prodotto software.

Quanto costa il sistema di automazione

Questa è una domanda retorica, e non c'è una risposta certa. Quanto costa la ristrutturazione? Può essere fatto per 100 mila rubli o può essere fatto per un milione, tutto dipende dall'area della stanza, dai compiti, dalla qualità dei materiali, ecc. Il costo di una specifica soluzione software dipenderà anche da molte variabili: quali compiti devono essere risolti utilizzando il sistema, è un prodotto tipico o personalizzabile, quali risorse saranno necessarie per l'implementazione, quante postazioni di lavoro saranno collegate al sistema, eccetera.

Il costo dell'automazione è costituito da diversi componenti:

il costo del sistema stesso (il costo di una scatola o dei canoni di locazione - nel caso di utilizzo di applicazioni "cloud");

costi di installazione del sistema e formazione del personale;

il costo della manutenzione ordinaria.

A ciò si possono aggiungere i costi indiretti, ad esempio il tempo impiegato dal direttore e dagli utenti chiave per partecipare al progetto.

Come è l'implementazione del sistema di automazione?
e come scegliere un'impresa appaltatrice

L'implementazione è il processo di adeguamento del software per il business e, in parte, per il business - per il software.

Per attività o processi semplici, l'"implementazione" consisterà solo nell'installazione di software sul computer (o nella registrazione in un servizio "cloud") e nell'inserimento delle informazioni iniziali. Subito dopo, puoi iniziare a scrivere documenti, compilare una base di clienti o emettere compiti.

Per compiti più complessi (ad esempio, calcolare la redditività pianificata degli ordini al momento della conclusione della transazione - per non lavorare in perdita), potrebbe essere necessario modificare il sistema per le condizioni e le pratiche che si sono sviluppate nell'azienda. Un sistema opportunamente selezionato di solito mantiene una sorta di processo tipico per tale compito. Ma in pratica, ogni azienda ha la sua metodologia. È questa specificità nel processo di attuazione che dovrà essere riflessa.

L'implementazione può essere eseguita da soli o puoi invitare specialisti. Ma non sperare che l'appaltatore farà tutto in nel miglior modo possibile senza la tua partecipazione; i dipendenti chiave e la direzione dell'azienda dovranno partecipare attivamente a quasi tutte le fasi, più ti immergi nel processo di implementazione, il successo del progetto dipenderà in gran parte.

Scegliere un partner per l'implementazione equivale a scegliere un team per la ristrutturazione di un appartamento. Conduci il monitoraggio del mercato e identifica le aziende le cui competenze sono sufficienti per risolvere i tuoi problemi e le condizioni sono ottimali in termini di rapporto qualità / prezzo. È altamente auspicabile che il tuo potenziale partner abbia un certificato di conformità del sistema di gestione della qualità all'internazionale Norma ISO 9001:2008. Tieni riunioni con gli specialisti delle aziende di questo elenco (incluso assicurati di parlare con il dipendente che accompagnerà il tuo progetto). Esplora il portafoglio, prestando particolare attenzione al fatto che l'appaltatore abbia un track record di implementazione di successo di un sistema di automazione in aziende le cui specialità e linee di business coincidono con le tue. È anche consigliabile parlare con i massimi funzionari di queste aziende e scoprire la loro opinione sul tuo potenziale partner: l'implementazione è andata a buon fine, sei soddisfatto dei risultati del lavoro, il servizio di garanzia è organizzato bene, quali difficoltà hai incontrato, eccetera.

Inoltre, quando si sceglie un appaltatore, ha senso utilizzare il principio di proporzionalità: se si dispone di una piccola azienda, è consigliabile fare affari anche con una piccola azienda: tutte le approvazioni avverranno più velocemente, è più facile concordare su questioni controverse con un partner paritario, ecc.

Quali sono i rischi quando si implementa un sistema di automazione

Naturalmente, quando si introduce un sistema di automazione, ci sono alcuni rischi: dalle scadenze mancate e dal superamento del budget, alla resistenza del personale e alla necessità di modificare i singoli processi aziendali per soddisfare i requisiti del sistema. Ma la maggior parte dei problemi può essere evitata se le attività che richiedono l'automazione vengono identificate correttamente e quelle esistenti vengono monitorate. prodotti software e avvicinarsi con attenzione alla selezione di un partner di implementazione. Anche una condizione importante implementazione di successo del progetto è la partecipazione personale della prima persona dell'azienda/imprenditore, in questo caso si riducono notevolmente i rischi di “fare la cosa sbagliata”.

Per quanto riguarda la resistenza del personale, è molto importante qui, da un lato, svolgere un lavoro di alta qualità per spiegare i benefici e i benefici dell'automazione per l'azienda e tutti i dipendenti, e dall'altro, creare in tutti i dipendenti, compreso il top management, un forte senso dell'inevitabilità del cambiamento. Se ci sono casi di interruzione di alcuni processi, è necessario risolvere e rimuovere gli ostacoli all'inseguimento. Un buon strumento di implementazione è premiare i dipendenti per essere stati coinvolti nel progetto e per alcuni traguardi raggiunti, questo aiuterà a raggiungere la lealtà del resto del team.

I dirigenti delle aziende spesso si impegnano molto per migliorare i processi volti al raggiungimento di obiettivi specifici e aumentare l'efficacia del lavoro di squadra dei dipendenti coinvolti. Capiscono davvero l'importanza di garantire la comunicazione e l'efficienza tra reparti o team su larga scala. Questa ricerca dell'approccio ottimale all'interazione è associata alla necessità di risolvere problemi vitali che inevitabilmente sorgono quando la disunione nei diversi dipartimenti e aree dell'azienda. Fare il lavoro necessario indipendentemente da altre parti dell'azienda può fare più male che bene, perché in questo caso i dipendenti si concentrano sulla risoluzione di problemi specifici, piuttosto che sul raggiungimento di un obiettivo generale all'interno del processo. Il software di automazione dei processi aziendali - BPMS - offre ai dipendenti dell'azienda la capacità di visualizzare il ruolo delle loro attività nel processo aziendale, il che aiuta ad aumentare la produttività dei dipendenti e può anche portare un effetto positivo in altre aree dell'azienda e raggiungere gli obiettivi chiave dell'organizzazione.

Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?

Il termine "processo aziendale" viene utilizzato per descrivere l'organizzazione e la struttura delle azioni interconnesse dei dipendenti dell'azienda con l'unico scopo di raggiungere con successo l'obiettivo prefissato. L'essenza dell'automazione dei processi aziendali è impostare una struttura per il trasferimento della responsabilità per l'esecuzione del processo e, quindi, il raggiungimento dell'obiettivo. Per i singoli dipendenti, il processo aziendale rappresenta le fasi per raggiungere risultati di successo. Nel caso di piccoli e grandi gruppi, per processo aziendale si intende l'assegnazione delle responsabilità che ciascun membro del gruppo deve svolgere per portare a termine un compito comune per il gruppo. Ci sono molti esempi di processi aziendali automatizzati, che vanno dal processo di preparazione di un piatto secondo una determinata ricetta al processo ramificato del passaggio da un'azienda all'altra. Le aziende che utilizzano l'automazione dei processi aziendali in settori come il marketing e altri, notano i risultati positivi dell'utilizzo di questo approccio alla gestione a causa dell'alto livello di organizzazione del lavoro, dell'intenzionalità delle azioni dei dipendenti e della disciplina nell'esecuzione delle funzioni.

Alcuni componenti insostituibili sono la chiave del successo di un processo aziendale. Prima di tutto, sono necessari dati e materiali per ogni fase del processo. In secondo luogo, è necessario un algoritmo, un processo, che le persone o il software (nel caso dell'automazione di un processo aziendale) possano seguire. Infine, è necessario definire un risultato per ottenere lo sforzo compiuto, il tempo impiegato e l'utilizzo dei dati. È importante riconoscere l'importanza di questi componenti dell'automazione dei processi aziendali e dedicare del tempo alla selezione e alla formalizzazione di ciascuno di essi, poiché solo ponendo le giuste basi puoi aspettarti il ​​risultato corretto.

Automazione dei processi aziendali - storia

Il termine fu usato per la prima volta da Frederick Taylor e Henry Gant, ingegneri meccanici e consulenti di gestione, negli anni '20. Inizialmente questo termine era legato alla produzione, ma, ovviamente, nel processo di studio e ripensamento del termine processo aziendale, è diventato applicabile anche per descrivere le dinamiche delle attività all'interno della famiglia. All'inizio degli anni '80, sulla base del lavoro di W. Edwards Deming e Joseph M. Juran, è stato sviluppato un nuovo concetto di processo aziendale e la teoria è stata supportata dalla tecnologia. Ad esempio, con l'avvento di macchine da scrivere, fotocopiatrici e personal computer sono emersi modi completamente nuovi di interagire, stabilire obiettivi e ottenere risultati. Internet è diventato anche un fattore importante nello sviluppo di nuovi approcci alla gestione dei processi aziendali (BPM) e nello sviluppo di pratiche di automazione dei processi aziendali.

La teoria della gestione dei processi aziendali ha quasi cento anni e continua ad evolversi, quindi può essere utile a ogni azienda raggiungere gli obiettivi attuali organizzando e suddividendo i processi in diverse fasi eseguite da persone e soluzioni per automatizzare i processi aziendali.

Esempi e idee di automazione dei processi aziendali

Esistono molti esempi di processi per la corretta esecuzione dei quali l'uso dell'automazione dei processi aziendali è appropriato. Le attività in aree quali finanza, risorse umane e marketing possono essere suddivise in vari processi, alcuni dei quali possono essere automatizzati. Ad esempio, automatizzando i processi aziendali per l'assunzione e l'onboarding dei dipendenti, l'elaborazione delle richieste di acquisto e degli ordini dei clienti, è possibile ottenere ottimi risultati migliorando la qualità del lavoro svolto e riducendo i costi di transazione.

Principali vantaggi dell'automazione dei processi aziendali

L'idea chiave dell'utilizzo degli strumenti digitali è quella di lavorare efficacemente con tutti i dati su clienti, attività e servizi / prodotti dell'azienda, nonché automatizzare determinate azioni che possono essere eseguite senza sforzo umano. L'obiettivo dell'automazione dei processi aziendali non è sostituire i dipendenti che svolgono attività ripetitive con robot software. Grazie all'automazione dei processi aziendali, i dipendenti dell'azienda si liberano delle attività di routine e meccaniche e hanno l'opportunità di concentrarsi sull'esecuzione di nuovi compiti, attività di ricerca o qualsiasi attività che richieda l'uso dell'esperienza e delle conoscenze del dipendente.

L'automazione dei processi aziendali aiuta anche i gruppi di persone a coordinare meglio gli sforzi, in modo che la disorganizzazione possa essere eliminata dall'equazione. Infine, l'automazione dei processi aziendali può garantire una maggiore accuratezza dei risultati. Tutti questi vantaggi sono il motivo per cui sempre più imprenditori, capi dipartimento, così come piccole e grandi aziende utilizzano l'automazione dei processi aziendali nel loro lavoro.

Tutti questi vantaggi sono rilevanti per ogni organizzazione che vuole rimanere competitiva e crescere. Ogni azienda ha in mente concorrenti che cercano di conquistare il mercato attuale e l'approccio alla gestione del lavoro in azienda può diventare un fattore decisivo nella competizione. Spesso, è l'automazione tempestiva dei processi aziendali che decide quale attività avrà successo e quale sarà bilanciata sull'orlo dell'esistenza.

Elena Gaidukova, analista di marketing, brand manager di soluzioni basate su, specialista in partnership.

Condizioni di mercato in continua evoluzione, alte velocità nel processo decisionale, il multitasking nella gestione degli asset e la necessità di mitigare i rischi richiedono approcci moderni all'organizzazione attività economica... La via d'uscita nel sempre più complesso ambiente interno ed esterno dell'impresa è la complessa automazione dei processi aziendali. Libera risorse preziose per pianificazione strategica e la concentrazione del management in aree chiave dell'azienda. Parleremo di cosa sono l'automazione e il sistema ERP, perché è necessario un approccio per processi e quale software è più popolare nel mondo e in Russia.

Business e automazione: ieri, oggi, domani

L'automazione aziendale è un trasferimento parziale o completo di operazioni stereotipate e attività aziendali sotto il controllo di un sistema informativo specializzato o di un complesso hardware e software. Di conseguenza, il rilascio di umani e risorse finanziarie aumentare la produttività del lavoro e l'efficacia della gestione strategica.

L'automazione viene solitamente eseguita in due direzioni:

* Automazione dei principali processi aziendali: ad esempio, la gestione delle vendite o del servizio clienti. In questo caso, viene effettuato per aumentare direttamente il volume delle vendite, il numero di prodotti e aumentare la redditività dell'intera attività nel suo insieme.
* Automazione dei processi di supporto come contabilità, rendicontazione, lavoro d'ufficio. Tale automazione non influisce direttamente sull'aumento del reddito, ma aiuta a ridurre i tempi e i costi per svolgere il lavoro di routine.

I compiti principali dell'automazione aziendale sono i seguenti:

* supporto efficace delle attività operative dell'impresa, dell'organizzazione della contabilità e del controllo;
* predisposizione di eventuali documenti per i partner, comprese lettere di vettura, fatture, atti di riconciliazione e proposte commerciali;
* ricezione rapida di relazioni sullo stato delle cose in azienda per qualsiasi periodo di tempo;
* ottimizzazione dei costi del personale, aumentando l'efficienza nell'utilizzo dell'orario di lavoro liberando i dipendenti dal lavoro di routine;
* minimizzazione dell'impatto negativo del "fattore umano" sui più importanti processi aziendali;
* archiviazione sicura delle informazioni;
* migliorare la qualità del servizio clienti.

L'automazione dei processi aziendali può migliorare significativamente la qualità della gestione in un'azienda e la qualità del suo prodotto. Per l'impresa nel suo insieme, offre una serie di vantaggi significativi.

* Aumenta la velocità di elaborazione delle informazioni e di risoluzione di attività ripetitive.
* Aumentare la trasparenza del business e la sua producibilità.
* Maggiore coerenza delle azioni del personale e la qualità del loro lavoro.
* Capacità di controllare grandi quantità di informazioni.
* Automazione del lavoro manuale.
* Ridurre il numero di errori e migliorare la precisione del controllo.
* Soluzione parallela di diversi compiti.
* Processo decisionale veloce in situazioni stereotipate.

Come risultato dell'automazione della gestione dei processi aziendali, il capo dell'impresa riceve maggiori informazioni per analizzare i processi aziendali sotto forma di rapporti analitici dettagliati e ha la capacità di gestire in modo efficiente l'azienda, tenendo conto di indicatori esterni e interni.

Ad esempio, quando si utilizza il software First Form per i primi sei mesi di attività, aumentano gli indicatori più importanti delle attività dell'azienda:

* precisione di pianificazione - del 40%;
* efficienza complessiva - del 50%;
* risparmio di tempo del manager - dell'80%.

La maggior parte delle aziende avvia l'automazione con processi di routine ad alta intensità di lavoro, nonché con operazioni che incidono in modo significativo su profitti e ricavi: finanza e contabilità, flusso di documenti, contabilità di produzione e magazzino. L'automazione di aree di attività come la gestione aziendale, il marketing, la gestione della qualità e le comunicazioni esterne nella maggior parte delle imprese russe è appena iniziata.

Nel contesto della crisi economica, le priorità nel campo dell'automazione dei processi aziendali stanno leggermente cambiando. Tra le principali tendenze della stagione in corso si segnalano le seguenti:

1. L'uso delle tecnologie cloud... La principale differenza tra questo metodo di automazione è l'assenza di un proprio server in azienda. Tali sistemi sono molto apprezzati dalle piccole imprese, poiché costano significativamente meno della versione tradizionale.
2. Automazione attiva degli strumenti di marketing: implementazione di sistemi CRM, sistemi di automazione pubblicità contestuale e sistemi di BI.
3. Sviluppo di tecnologie di comunicazione machine-to-machine... La tendenza emergente M2M - Machine to Machine - presuppone una partecipazione umana minima in quei processi, ove possibile, poiché la complicazione dei processi e delle apparecchiature aziendali non sempre consente a una persona di valutare e rispondere adeguatamente a una situazione in cambiamento.
4. Utilizzo di strumenti per i big data... Un'altra tendenza nello sviluppo dell'automazione dei processi aziendali è l'attenzione ai big data e alla relativa business intelligence. Sono richiesti dalle grandi aziende, poiché sono necessarie attrezzature costose specializzate per elaborare i big data.
5. Analisi dei dati in tempo reale... I sistemi di automazione aziendale evolveranno verso l'elaborazione delle transazioni in tempo reale, risultando in operazioni completamente sincronizzate.

Aree chiave e software per l'automazione dei processi aziendali

Una delle condizioni principali per l'automazione aziendale è l'uso di un approccio per processi da parte di un'impresa. Questo termine è inteso come un approccio che definisce la considerazione delle attività dell'azienda come una rete di processi aziendali indissolubilmente legati ai suoi principali obiettivi, obiettivi e missione. Approccio per processi, contrariamente all'approccio strutturato prevalente in molte aziende, non è focalizzato sull'esistente struttura organizzativa imprese, ma su processi aziendali reali, il cui risultato finale è la creazione di un servizio o di un prodotto.

L'approccio per processi aiuta ad aumentare l'agilità aziendale, ridurre i tempi di reazione ai cambiamenti delle condizioni di mercato e migliorare i risultati aziendali.

Ogni processo aziendale in un'azienda consiste in un insieme di operazioni separate con un ordine di esecuzione determinato dalla tecnologia o dalle istruzioni. Le caratteristiche necessarie di un processo aziendale sono considerate percorsi e regole, nonché input, output, risorse consumate, partecipanti e proprietari.

Prima di procedere con l'automazione dei processi aziendali, è necessario eseguire lavori sul loro isolamento e descrizione, nonché riferirli al gruppo di processi principali o ausiliari. Si tratta di una procedura piuttosto lunga; in pratica, richiede la partecipazione di tutte le divisioni dell'azienda in stretta collaborazione.

I tipi e il numero di processi aziendali sono individuali per ogni azienda. Tutti i processi aziendali differenziati possono quindi essere integrati in più aree principali, per ciascuna delle quali l'automazione può essere eseguita sia nel suo insieme che all'interno di un processo separato:

1. Gestione:

* gestione strategica;
* sicurezza economica;
* supporto legale;
* Controllo di gestione;
* budget;
* Informazioni di sicurezza.

È possibile utilizzare 1C: sistema software Enterprise, modulo di controllo Sistemi SAP R / 3.

2. Marketing e vendite:

* gestione attività di marketing;
* PR;
* gestione attività pubblicitarie;
* direzione vendite;
* gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

Per automatizzare questa direzione, viene spesso utilizzato il software: sistemi CRM - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, gestione della pubblicità - EFSOL: gestione della pubblicità AMS, SIZiF, gestione del sito (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), ecc.

3. Produzione:

* gestione processi di produzione;
* gestione dell'inventario aziendale;
* gestione approvvigionamento materiale;
* gestione attrezzatura di produzione;
* sistema logistico.

Prodotti software: sistemi Kraft, USU, modulo di produzione AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse e Sales.

4. Gestione della qualità:

* sistema di gestione della qualità (SGQ);
* controllo qualità dei prodotti e indicatori di produzione;
* lavorare con i reclami.

Software applicato: "Metrics Administrator", "FINEX: Quality Management", "Master: Quality Management", Wonderware MES Software / Quality, ProdX.

5. Gestione del personale:

* selezione del personale;
* formazione e sviluppo del personale;
* contabilità del personale;
* motivazione e remunerazione

Prodotti software: "E-Staff Recruiter" di Datex Software, "1C: Salary and Personnel Management", Oracle / Gestione del personale, "Pharaoh", "BOSS-Kadrovik".

6. Finanze:

* Contabilità;
* contabilità fiscale;
* progetto finanziario;
* gestione degli accordi con i clienti;
* pagamento salari dipendenti dell'impresa.

Software di automazione: 1C: Contabilità, 1C: Stipendio, AuditExpert, Master of Finance Analysis, Fingrand.

7. Organizzazione della società:

* flusso documentale;
* segreteria.

Prodotti software: "1C: Document Management", "E1 Euphrates" di Cognitive Technologies, "Master Dock" di Master Group, QPR 2014, Орн Text.

ERP: una nuova tappa nell'evoluzione dei sistemi di automazione

L'automazione "a isola" dei singoli processi aziendali di un'azienda prima o poi diventa inefficace, poiché i tentativi di combinare diversi diversi sistemi l'automazione il più delle volte fallisce. Quando si implementa l'approccio "isola", l'obiettivo di migliorare le prestazioni complessive dell'impresa di solito non è impostato.

Al contrario, un sistema integrato di automazione aziendale è un sistema di gestione delle attività finanziarie ed economiche dell'impresa e garantisce lo svolgimento di attività operative, gestionali e contabilità generalmente.

Il concetto di un sistema di gestione aziendale integrato - ERP - è stato sviluppato alla fine degli anni '80 del secolo scorso. All'inizio degli anni '90, iniziò a guadagnare popolarità quando iniziarono a comparire sistemi di controllo in grado di implementare questo concetto. Il sistema ERP si basa sul principio della creazione di un unico spazio informativo che aiuta a tracciare in tempo reale tutte le informazioni sui processi aziendali in tutte le divisioni dell'azienda.

I sistemi ERP sono costruiti su base modulare e la loro struttura implica la presenza di blocchi separati responsabili di un processo specifico. Grazie a questo principio di organizzazione è possibile affinare ed ampliare le funzionalità dell'intero sistema al manifestarsi di nuove tecnologie, modifiche normative o esigenze del cliente.

La maggior parte dei sistemi ERP include i seguenti gruppi di moduli:

* logistica;
* produzione;
* marketing
* fornire;
* saldi;
* Altro.

In Russia, i sistemi ERP sono apparsi solo alla fine del secolo scorso e inizialmente erano utilizzati esclusivamente da grandi aziende, ma oggi vengono implementati in aziende di qualsiasi dimensione.

Dopo l'implementazione del sistema ERP, l'azienda può abbandonare l'uso di numerosi programmi disparati per lavorare con finanza, magazzino, ufficio, logistica. Questo, a sua volta, consentirà all'azienda di ridurre significativamente il costo del supporto IT.

Nel 2016, secondo il rating della società di consulenza Panorama Consulting Solutions, SAP è entrata tra i primi tre leader nel mercato globale dei sistemi ERP con una quota del 20%; Oracle -13,9% e Microsoft -9,4%. Inoltre, in ordine decrescente, sono localizzate le seguenti società: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle è diventato il leader in termini di velocità di implementazione e SAP in termini di ritorno sull'investimento.

In Russia, secondo il centro di analisi TAdviser, 1C: Enterprise è diventato il sistema ERP più popolare nel 2016 (vedi fig.). Tra i software più richiesti ci sono prodotti come Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Riso. Schema dei prodotti software utilizzati per l'automazione aziendale in Russia

Come scegliere un prodotto software

Quando si sceglie Software i sistemi di automazione dei processi aziendali possono essere adottati in due modi:

* utilizzo di un prodotto tipico;
* sviluppo e implementazione di software individuali.

su una nota

Un prodotto standard (in scatola) costerà meno all'azienda ed è anche un po' più facile da implementare. Ma non dobbiamo dimenticare che non tutti i software tipici possono essere riprofilati per le caratteristiche individuali dell'impresa, poiché in un certo numero di programmi le possibilità di impostazioni aggiuntive sono limitate o addirittura escluse. Lo stesso problema esiste con i servizi cloud.

Per scegliere correttamente un programma specifico, è importante rispondere a una serie di domande molto serie:

1. Quali processi aziendali hai intenzione di automatizzare?
2. La funzionalità di questo o quel programma corrisponderà ai compiti ad esso assegnati?
3. È possibile personalizzarlo per una specifica pratica aziendale?
4. È possibile modificare rapidamente il sistema senza interrompere il funzionamento in caso di modifica dei processi o delle condizioni aziendali?
5. Quanto è facile da usare il sistema?
6. È possibile integrare il sistema con servizi o programmi di automazione esistenti?
7. Chi fornirà supporto tecnico e come?
8. Quanto costerà l'implementazione e supporto tecnico(possesso)?

Poiché è quasi impossibile rispondere in modo indipendente e allo stesso tempo competente a queste domande, è consigliabile chiedere consiglio alle aziende fornitrici (sviluppatori di software). Inoltre, dovresti parlare con i tuoi colleghi di lavoro, poiché la loro esperienza a volte aiuta a fare una scelta. Tuttavia, è importante capire che le opinioni nella comunità imprenditoriale possono essere molto soggettive, a causa delle specificità del settore, delle dimensioni dell'impresa, dell'esperienza limitata nel possedere vari sistemi ERP e, di conseguenza, dell'incapacità di vedere il l'intera immagine nel suo insieme e confronta tutti i prodotti in relazione alle tue condizioni.

Per quanto riguarda l'automazione dei singoli processi o l'installazione di un sistema ERP, tutto dipende dalle specifiche di una particolare azienda.

Il costo del software e il costo della sua implementazione

È molto difficile rispondere in modo inequivocabile alla domanda su quanto costerà l'automazione aziendale per una determinata azienda, poiché il costo di un particolare software dipende da diversi fattori, tra cui:

* compiti che il software è progettato per risolvere;
* tipo di programma: tipico o personalizzato;
* risorse richiesto per l'attuazione;
* numero di posti di lavoro collegati al sistema.

Ad esempio, il prezzo di una licenza per il popolare programma integrato "1C: Enterprise" per 100 lavori è di 432.000 rubli, per 50 lavori - 187.200 rubli, per 20 lavori - 41.400 rubli.

Il costo dell'automazione si compone anche di diverse componenti:

* il costo del sistema stesso, comprensivo del costo della “scatola” o dei canoni nel caso di utilizzo della versione “cloud”;
* i costi di realizzazione del sistema di automazione e di formazione del personale;
* il costo del supporto tecnico regolare.

Al prezzo dell'automazione dei processi aziendali vanno aggiunti anche i costi indiretti, ad esempio il tempo impiegato dal manager e dagli utenti chiave per partecipare al progetto.

L'automazione dei processi aziendali a volte viene presentata al manager come una bacchetta magica. Come automatizzare al meglio i processi aziendali? In modo che il lavoro fosse discusso, le carte non andassero perse, i regolamenti aiutassero, la squadra agisse come un meccanismo ben oliato?

Nell'articolo analizzeremo le sfumature della creazione e dell'automazione dei processi aziendali, considereremo come evitare errori, quali sono gli obiettivi e gli obiettivi dell'automazione dei processi aziendali e da dove cominciare. Se stai pensando di migliorare i processi aziendali e, possibilmente, implementare sistema elettronico gestirli, leggere attentamente l'articolo. E prendilo su una matita!

Tre balene del caos nel business: come automatizzare processi che non esistono

Prima di parlare delle opportunità offerte dall'automazione dei processi aziendali, pensiamo alle difficoltà che stai affrontando ora.

Le tre "balene" cattive che mantengono il caos negli affari sono universali. Molto probabilmente, li conosci anche:

• Errori regolari. Petrov ha commesso un errore di battitura, Sidorov ha firmato un documento non verificato, Vasechkina ha inviato una fattura con dettagli errati. Tali errori causano perdite temporanee e finanziarie, contrazioni degli occhi e lavoro notturno.
• Tempo di inattività. Il documento è in fase di approvazione per una settimana, poi la seconda, il lavoro ne vale la pena. Un dipendente chiave è in vacanza o si è licenziato senza trasferire il caso.
• Confusione generale. Dov'è finita la carta necessaria? Perché il segretario non ha visto il documento urgente nella pila dei fogli? Dove dovrebbe correre uno specialista quando un cliente contatta, se la persona giusta è assente? Questa confusione e correre per i corridoi con risme di carta è fastidioso e certamente non favorisce il lavoro produttivo.

Anche 10 anni fa, la modellazione dei processi aziendali sembrava alla maggior parte delle aziende un lavoro costoso, dispendioso in termini di tempo e quindi non necessario. Alcune persone la pensano così anche adesso, avendo letto storie dell'orrore su progetti incompiuti e speso milioni, o addirittura avendo affrontato l'automazione dalla parte sbagliata. Ma si è scoperto che le aziende che lavorano sull'automazione dei processi aziendali crescono più velocemente, superano meglio i tempi di crisi e aggirano i concorrenti. In tali aziende, i dipendenti si sentono più a loro agio, il che crea la giusta atmosfera di lavoro nel team. Gli esempi includono le storie di Toyota, Amazon, McDonalds, così come i nostri clienti, il cui feedback sull'automazione dei processi aziendali.

Oggi la capacità di costruire processi aziendali e la conoscenza di come automatizzarli stanno diventando un importante vantaggio competitivo.

Processi aziendali: cosa stiamo automatizzando, compagni?

A volte la gestione di un'azienda, impegnata in questioni strategiche, è delirante: a noi va tutto bene. Ma se Petrov sa che in caso di problemi di marketing è necessario contattare Ivanova, questo non è un processo aziendale. Ma una mappa d'azione specifica, che descrive universalmente i passaggi che i dipendenti seguono per ottenere un risultato specifico, sembra già un processo aziendale.

Un diagramma di flusso, per definirlo un processo aziendale, deve tenere conto di tre fattori:

1. Stabilità delle connessioni descritte: si tiene conto della molteplicità di scelte di azioni, transizioni, condizioni.
2. Regolazione delle azioni nel corso del processo: chiamate, lettere, allegati, appelli, avvistamenti.
3. Conclusione logica: obiettivo specifico raggiungibile.

Un processo aziendale chiaramente modellato ti consentirà sia di vedere il risultato che di controllare il lavoro in tutte le fasi al fine di prevenire perdite ed errori "a partire dal basso".

A seconda dell'emergere di "punti sottili", il processo aziendale viene modificato, le sue fasi vengono adattate e quali collegamenti sono deboli. Se hai difficoltà con lo sviluppo di algoritmi, siamo pronti ad aiutarti. Dopotutto, lo sviluppo dei processi aziendali è la preparazione per il progetto della loro automazione.

Il tuo cuore aziendale è sano?

Fai domanda oggi e ottieni offerta individuale I processi aziendali sono il cuore dell'azienda. Come fai a sapere se la tua attività è in forma? Contattaci e scopri come ottenere il massimo dai tuoi processi aziendali e liberare tutto il potenziale della tua azienda.

Ordina una consulenza

L'obiettivo principale dello sviluppo dei processi aziendali è trasformare magicamente catene caoticamente intrecciate di interazioni intra-aziendali in algoritmi ordinati, coerenti e comprensibili. Che ci sia ordine sul lavoro, in ufficio, nella testa dei dipendenti e nella mente dei dirigenti!

Uri, dov'è il pulsante? Obiettivi di automazione dei processi aziendali

Ora la domanda è: come gestire tutto questo? Bene, hai bisogno di un intero staff di dipendenti - per tenere il dito sul polso e monitorare da vicino i "punti sottili", i "collegamenti deboli" e l'esecuzione di tutto ciò che deve essere eseguito!

Un quarto delle aziende segue questa strada, ampliando i reparti qualità, ampliando il personale direttivo e di segreteria. Ma è molto più utile porsi la domanda su come automatizzare i processi aziendali e trasferire la funzione di controllo su di essi in un unico spazio. Un tale sistema di gestione dei processi aziendali sarà sia un designer che un meccanismo di monitoraggio e un controller che fornisce segnali quando qualcosa va storto. Ma affinché il "pulsante magico" funzioni, devi ancora lavorare sodo.

Naturalmente, gli obiettivi dell'automazione dei processi aziendali non riguardano solo un modo conveniente per il controllo. Di conseguenza, usando sistema automatizzato la gestione dei processi aziendali aiuterà:

• Organizza compiti regolari.
• Riduci al minimo il fattore umano.
• Dividere chiaramente le aree di responsabilità all'interno dei processi.
• Tieni sotto controllo tutti i dettagli del processo.
• Includere nello schema di interazione con il cliente.
• Crea un'infrastruttura IT unificata con diversi diritti di accesso.
• Risparmia tempo, tuo e dei tuoi dipendenti.
• Di conseguenza - per risparmiare denaro sulla gestione dell'azienda.

Come puoi vedere, gli obiettivi dell'automazione dei processi aziendali sono in gran parte gli stessi dei tuoi!

Gestione dei processi aziendali - Un sistema aziendale

Per renderlo ancora più chiaro, analizzeremo le funzioni specifiche del sistema di gestione dei processi aziendali - "1C: Flusso documentale 8" - con esempi.

Abbiamo visto chiaramente come il processo aziendale automatizzato differisca dal "progettato sul ginocchio". Resta da vedere come raggiungere questo livello di automazione.

Ingrediente segreto: come automatizzare i processi aziendali senza perdite

Probabilmente hai sentito storie sulla società N, che ha implementato un supersistema, ci ha giocato e, sputando, è tornato a Excel. Questo accade quando un'azienda si trova di fronte a difficoltà impreviste. Quindi i dipendenti sabotano il modo insolito di lavorare. Quindi i processi stabiliti non si prestano alla regolamentazione. Quindi il budget di attuazione è al di là del desiderato. Quindi il sistema stesso è pesante e incomprensibile, ma è necessario che "ci sia un pulsante qui, lo premo e tutto funziona".

I leader spesso dimenticano la regola: la prima fase da cui viene costruita l'automazione dei processi aziendali sono le attività. Il sistema di gestione dei documenti ha un'enorme funzionalità in grado di soddisfare le esigenze del business più stravagante. Ma prima, questi requisiti devono essere presentati.

La nostra ricerca conferma che il 70% delle difficoltà aziendali nasce proprio nella fase di registrazione dei requisiti e dei risultati. Pertanto, forniamo consulenze iniziali, oltre a offrire un servizio di ricerca pre-progetto. Questo passaggio aiuta:

• identificare "colli di bottiglia" in azienda,
• determinare quali obiettivi sono fissati per il sistema di automazione,
• capire se la funzionalità tipica è adatta all'azienda o se è necessario apportare modifiche,
• scoprire quale insieme di funzioni sarà ottimale per l'azienda,
• determinare quali processi automatizzare in primo luogo e quali possono essere posticipati. Ad esempio, le aree che ostacolano il lavoro dell'intera azienda dovrebbero essere prioritarie, anche se il lavoro su di esse non è il più semplice.

L'acquisizione corretta dei requisiti di sistema e dei risultati finali è l'ingrediente segreto per il successo di un progetto di automazione. A volte in questa fase diventa chiaro che c'è un problema con i processi aziendali. Quindi è necessario modificarli o crearli da zero.

Dopo aver deciso i compiti che devono affrontare l'automazione dei processi aziendali, procediamo alla formazione di un team di progetto e all'attuazione del progetto.

Vuoi sapere quali risultati può ottenere la tua specifica attività? Contattaci per consulenza gratuita- te lo diciamo noi!

I casi di automazione fallimentare delle imprese sono abbastanza comuni. Pertanto, prima di intraprendere questo evento molto lungo e costoso, è consigliabile capire perché è necessaria l'automazione. E quali problemi dovrebbero essere risolti con il suo aiuto.

Gli esperti di solito dividono il processo di automazione aziendale in più fasi:

1. Analisi dei processi aziendali, loro adattamento o revisione.

2. Determinare le effettive esigenze di automazione.

3. Selezione di soluzioni software o sviluppo di software specializzato.

4. Implementazione del software presso l'impresa e formazione del personale al suo utilizzo.

Inoltre, le prime due fasi non sono in alcun modo inferiori per importanza all'ultima.

Vale la pena partire da una definizione. Un processo aziendale è un sistema di attività sequenziali, finalizzate e regolamentate, in cui, mediante azioni di controllo e con l'ausilio di risorse, gli input del processo vengono convertiti in output, i risultati del processo che hanno valore ai consumatori. Un processo aziendale dal punto di vista informatico è un processo informativo stabile (sequenza di lavoro) relativo alle attività produttive ed economiche di un'azienda ed è solitamente focalizzato sulla creazione di nuovo valore. Il processo aziendale include una gerarchia di azioni funzionali interconnesse che implementano uno (o più) degli obiettivi aziendali dell'azienda nel sistema informativo dell'azienda, ad esempio, la gestione e l'analisi dell'output del prodotto o il supporto delle risorse per l'output del prodotto (i prodotti sono intesi come beni , servizi, soluzioni, documenti).

Nota: abbastanza spesso, con l'aiuto dell'automazione, i manager vogliono coordinare il lavoro dell'azienda. Certamente, gestione moderna difficile da immaginare senza sistemi di informazione... Ma l'automazione non risolverà gli errori nell'organizzazione dei processi aziendali.

Ad esempio, se l'azienda dispone di una grande quantità di informazioni che è diventato impossibile elaborare manualmente o utilizzando sistemi obsoleti, l'automazione è la via d'uscita. Se le informazioni necessarie semplicemente non sono presenti o sono inaffidabili, i manager si sbagliano, il lavoro dei dipartimenti non è coordinato, quindi il sistema di gestione deve essere modificato - nessuna automazione sarà di aiuto qui.

Così prima di tutto, il leader deve valutare in modo sobrio lo stato delle cose e vedere se l'automazione risolverà i problemi che lo preoccupano.

L'automazione dei processi aziendali nell'attuale fase di sviluppo è in grado di risolvere i seguenti compiti:

• Aumentare la velocità di elaborazione delle informazioni aziendali (ad esempio, passaggio più rapido dell'applicazione dall'ufficio commerciale al magazzino).
• Aumentare la trasparenza del business (ad esempio, puoi vedere rapidamente il debito delle controparti).
• Controllo sulla quantità di informazioni (ad esempio, i clienti possono inserire e lasciare gli ordini da soli tramite Internet).
• Coordinamento delle azioni (ad esempio, un prodotto già riservato a un cliente non andrà a un altro).
• Migliorare la producibilità di un'azienda (ad esempio, i prezzi e le tasse vengono calcolati automaticamente), ecc.

L'automazione non influisce direttamente sulla soluzione di altri compiti, ad esempio per aumentare il flusso di clienti, inviare rapporti in tempo o determinare prospettive di sviluppo!

Così l'automazione è solitamente necessaria nei seguenti casi:

• riorientamento a nuovi compiti (rilascio di altri prodotti, ingresso in nuovi mercati, riequipaggiamento tecnico);
• riforme o cambiamenti nella governance;
• l'incapacità del vecchio sistema di automazione di soddisfare le esigenze dell'impresa;
• preparazione dell'azienda per la vendita (l'automazione dovrebbe aumentare il suo valore di mercato).

Prossimo punto importante: è necessario definire chiaramente quale parte del lavoro deve essere automatizzata al momento. Inoltre, non è difficile per le piccole imprese farlo. Hanno solo bisogno di analizzare le cui attività in azienda sono legate all'elaborazione e all'archiviazione di grandi quantità di informazioni e alla costruzione di report. Di norma, si tratta di unità che si occupano di contabilità e contabilità fiscale, sono responsabili della movimentazione delle scorte, ecc. Ci sono processi "generalmente riconosciuti", la questione della necessità di automatizzare che di solito non si pone. Tradizionalmente, si tratta di contabilità, movimento di merci e materiali, buste paga e registri del personale. Questi processi sono inizialmente automatizzati, poiché l'aumento della loro efficienza dovuto all'automazione è stato dimostrato più volte.

Un altro modo per scoprire cosa deve essere automatizzato esattamente: capire cosa esattamente non si adatta alla testa nell'attuale lavoro dell'organizzazione. Il motivo dell'insoddisfazione può essere il tempo del processo, il suo costo, la qualità (il numero di errori e fallimenti). Ad esempio, la pianificazione della produzione può essere eseguita manualmente, senza l'uso di strumenti di automazione. Ma l'accuratezza dei calcoli, di regola, lascia molto a desiderare e il tempo di esecuzione è di circa una settimana. Inoltre, ci sono molti errori in tale pianificazione. E i costi finanziari per il processo "manuale" si rivelano irragionevolmente alti.

Solo così potrai passare direttamente alla scelta di un sistema automatizzato.

La preferenza viene solitamente data al programma che meglio si adatta ai requisiti tecnici e non diventerà un ostacolo alla crescita delle informazioni in futuro. Sfortunatamente, è quasi impossibile trovare un sistema già pronto che sia in grado di soddisfare al cento per cento le esigenze dell'azienda. Resta quindi da scegliere il prodotto software più adatto in termini di funzionalità e costo.

Tutti i sistemi di automazione possono essere suddivisi in due classi: rigido, con un set di impostazioni standard (ad esempio mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) e flessibile, con la possibilità di modificare le proprie funzioni (ad esempio 1C, Microsoft Axapta). Questa divisione si applica a tutti i programmi.- da semplici soluzioni per compiti locali a complessi sistemi di automazione per grandi imprese.

Gli esperti raccomandano: per determinare se sia necessario un sistema rigido o flessibile in un caso particolare, è necessario capire come cambieranno l'azienda e i suoi processi aziendali nei prossimi due o quattro anni. Se un'organizzazione funziona stabilmente e non sono previsti cambiamenti fondamentali nel suo sistema di gestione nel prossimo futuro, è possibile provare sistemi rigidi, compresi quelli occidentali. Hanno un innegabile vantaggio: sono soluzioni complete e ben oliate che hanno incorporato i migliori risultati di gestione. Tuttavia, avendo optato per un tale sistema, l'azienda dovrà "adattare" il proprio lavoro al modello dei processi aziendali implementati in esso. Per le imprese nazionali, questo non è sempre possibile. Se l'azienda è spesso riformata e il sistema di gestione non ha ancora preso forma, l'azienda ha bisogno di un sistema flessibile che possa essere modificato senza grandi costi. Tali prodotti sono sul mercato. Inoltre, è possibile implementare soluzioni già pronte sulla base.