Što je elektroničko upravljanje dokumentima i njegove prednosti za poslovanje. Elektronsko upravljanje dokumentima: prednosti i nedostaci. iskusni savjeti Elektronički tijek dokumenata između izvođača za i protiv

Inercija ljudskih navika glavna je prepreka uvođenju sustava elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS) u poduzećima. Njihove će prednosti uskoro postati odlučujuće u konkurenciji, pa sada morate razmišljati o prenošenju uredskog posla na digitalne tračnice.

Pravna osnova EDMS-a

Velika poduzeća s razgranatom mrežom podružnica brzo se prebacuju na elektronički tijek dokumenata, što je olakšano dostupnošću dovoljno zakonodavni okvir.

Zakoni koji uređuju rad EDMS-a su:

1. br. 149-FZ "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija".
2. br. 63-FZ „Uključeno Elektronički potpis».
3. br. 263-FZ "O ukidanju ograničenja za elektroničko upravljanje dokumentima."
4. građanski zakonik.
5. Zakonik o arbitražnom postupku.

Izravne zakonodavne norme jednake su za sve, ali pri uvođenju EDMS-a poduzeće mora dodatno izraditi niz internih regulatornih dokumenata:

• propisi za korištenje digitalnih potpisa;
• korporativna pravila za elektroničko upravljanje dokumentima s algoritmom za rješavanje sporova;
• dokument o pristupanju pravilima, koji moraju potpisati svi zaposlenici.

Zaposlenici tvrtke dužni su koristiti samo certificirane digitalne potpise i alate za kriptografsku zaštitu podataka. Usklađenost s ovim pravilom i dosljednost pravnog okvira omogućuju da radnje zaposlenika u korporativnom EDMS-u budu pravno značajne.

Bit i funkcije EDMS-a

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima - automatizirani sustav upravljanje tijekom rada, koje zaposlenicima omogućuje interakciju putem digitalnih uređaja bez korištenja papirnatih medija.

Osnovne funkcije EDMS-a su:

• stvaranje, prijenos, pohranu elektroničkih dokumenata (ED);
• digitalizacija papirnatih dokumenata;
• stvaranje kartice dokumenta sa svojim atributima;
• formiranje dokumenata na temelju gotovih predložaka s određenim atributima;
• traženje dokumenata u centraliziranoj bazi podataka;
• dokumenti za usmjeravanje;
• kontrola prihvaćanja dokumenata i izvršenja naloga sadržanih u njemu;
• vođenje dnevnika, klasifikatora;
• pretvaranje ED u kompatibilne formate;
• automatska registracija ulaznih dokumenata;
• slanje obavijesti;
• odobrenje dokumenata;
• kolektivni rad s ED;
• interakcija putem ED-a s ugovornim stranama tvrtke;
• generiranje izvješća o izvršenju i kretanju dokumenata.

Važan parametar EDMS-a je njegova modularnost, koja omogućuje proširenje funkcionalnosti bez značajna promjena osnovne postavke.

Vrste EDMS-a

Očito, velika industrijska poduzeća a trgovačka društva imaju različite zahtjeve za EDMS. Zato softverskih proizvoda dijele se u dvije kategorije, ovisno o standardizaciji radnih procesa:

• "Kutija";
• osnovni sa širokim mogućnostima konfiguracije.

Proizvodi u kutijama dizajnirani su za skladištenje, uredske procese i male industrije. Oni zahtijevaju samo modularnu konfiguraciju i uvođenje primarnih informacija.

Njihove značajke:

• brzo postavljanje;
• standardizirana nastava;
• nije potrebna revizija;
• niska cijena održavanja.

Osnovne platforme implementirane su u velikim poduzećima s jedinstvenim organizacijskim i proizvodna struktura... Takvi EDMS zahtijevaju dugoročnu reviziju, uključujući i IT stručnjake kupca.

Imaju sljedeće karakteristike:

• sposobnost prilagodbe specifičnim poslovnim procesima;
• izrada dodatnih softverskih modula prema zahtjevima kupaca;
• promjenjivost sučelja;
• složenost planiranja troškova zbog nemogućnosti procjene iznosa poboljšanja.

Za većinu malih poduzeća i trgovačkih organizacija bit će dovoljna standardna "kutija" rješenja.

Prednosti elektroničkog sustava upravljanja dokumentima

Prijenos tijeka dokumenata tvrtke u elektronički oblik daje poduzeću prednosti ne na nekoliko organizacijskih razina. EDMS vam omogućuje da pojednostavite rad kako menadžerskog tima tako i običnih zaposlenika.

Taktičke prednosti

Elektronsko upravljanje dokumentima omogućuje smanjenje tekućih operativnih troškova poslovanja. Prilikom odlučivanja o instaliranju ESUD-a u cijelom poduzeću, preporuča se izmjeriti učinak zaposlenika prije implementacije sustava. Možete računati vrijeme za dovršavanje zadataka predložaka, odobravanje prijedloga, traženje potrebnih dokumenata. Zasebno možete odrediti trenutne troškove uredske opreme i tiskanice.

Na temelju učinkovitosti temeljnih procesa tvrtke razlikuju se sljedeće prednosti EDMS-a:

1. Oslobađanje fizičkog prostora na radnim mjestima korisnika.
2. Smanjenje troškova najma arhivskog prostora.
3. Ušteda vremena zaposlenika za kopiranje dokumenata, njihovu obradu, unos u dnevnike.
4. Smanjenje troškova papira, materijala za opremu za kopiranje.
5. Smanjenje vremena za prijenos papirnatih dokumenata između odjela.
6. Ušteda vremena zaposlenika zbog potpune automatizacije nekih operativnih procesa.
7. Povećajte produktivnost radnika smanjenjem rutinskog rada.

Taktičke prednosti EDMS-a najviše olakšavaju posao običnim zaposlenicima, pa će oni prvi primijetiti poboljšanja.

Strateške prednosti

Strateški ciljevi u implementaciji EDMS-a utječu na glavne poslovne procese: pokazatelje dobiti, brzinu i učinkovitost komunikacije s suradnicima, zaštitu komercijalnih informacija.

U tim se područjima mogu razlikovati sljedeće prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima:

1. Izrada centraliziranog informacijskog prostora s ED bazom podataka i kontroliranim daljinskim pristupom njoj.
2. Ubrzanje traženja informacija po atributima.
3. Mogućnost složene zaštite komercijalnih informacija u računalnoj mreži.
4. Povećanje transparentnosti radnih procesa, sprječavanje korupcijskih shema.
5. Mogućnost paralelne koordinacije internih dokumenata.
6. Daljinski pristup tijekovima rada izvan radnog mjesta.
7. Poboljšanje sigurnosti dokumenata i nemogućnost njihovog krivotvorenja.
8. Naglo povećanje izvršenja naloga zbog online praćenja radnji zaposlenika.

Strateške prednosti pridonose rastu upravljivosti i imidža tvrtke, što daje značajne pogodnosti u privlačenju novih kupaca.

Prednosti za obične korisnike

Dugotrajne, rutinske operacije prepoznate su kao štetne za zdravlje i dramatično smanjuju produktivnost. Monotona obrada zahtjeva i dokumenata u različitim programima odvlači pažnju od odgovornosti, oduzimajući lavovski dio radnog vremena.

EDMS ima niz prednosti za rješavanje navedenih korisničkih problema:

1. Pogodno mjesto ED-a u arhivi, što vam omogućuje da ih pronađete po atributima u roku od 1-2 minute.
2. Regulacija operativnih procesa. Kao rezultat toga, zaposlenik dobiva samo one poslove koje je dužan obavljati prema opisu posla.
3. Ubrzanje prilagodbe novih zaposlenika na radne procese automatizacijom unutarkorporativne interakcije.
4. Sposobnost dobivanja informacija o lancu odobrenja i fazama provedbe projekta.
5. Smanjenje rutinskih operacija kombiniranjem radnih okruženja u računalima, korištenjem predložaka, eliminiranjem faze ispisa dokumenata i njihovih potpisa.

Smanjenje broja i trajanja nespecifičnih operacija omogućuje vam da posvetite vrijeme izravno radnim procesima koji zahtijevaju visoke kvalifikacije.

Prednosti za IT strukturu poduzeća

Prilikom implementacije EDMS-a integriran je s postojećom IT infrastrukturom, pružajući sljedeće prednosti:

• olakšavanje kontrole nad sustavom, smanjenje kvalifikacijskih zahtjeva za njegovog administratora;
• mogućnost prilagodbe novih predložaka i ruta dokumenata bez standardnih programskih alata;
• kombiniranje nekoliko aplikacija u jedno radno okruženje;
• mogućnost skaliranja sustava bez dodatnih troškova;
• nema potrebe za zamjenom postojećih računala;
• sveobuhvatna mrežna zaštita od zlonamjernog softvera.

EDMS podrazumijeva određena ulaganja u tehnička sredstva, ali se ona isplate kratko vrijeme.

Računalni hardver postaje kompatibilan, što rezultira povećanom iskorištenošću njegovih resursa.

Pogodnosti za rukovoditelje

Elektronsko upravljanje dokumentima čini učinkovit rad rukovodeće osoblje zbog sljedećih prednosti sustava:

1. EDMS mobilnost, mogućnost pristupa ED putem udaljenih računala na službenim putovanjima.
2. Jednostavnost praćenja zaposlenika korištenjem izvješća o njihovoj uspješnosti, produktivnosti i pravovremenosti izvršenja naloga.
3. kroz integraciju sa.
4. Ubrzanje logističkih procedura između dobavljača i kupaca uz zajedničko korištenje EDMS-a. Moguće je zamijeniti primarni ED povezivanjem s jednim vanjskim operaterom, što jamči pravni legitimitet dokumenata.
5. Omogućavanje pristupa financijskim informacijama isključivo najvišim menadžerima, isključujući tajništvo.
6. Smanjenje vjerojatnosti gubitka važnih dokumenata.

Voditelj se uvijek može prijaviti u sustav i generirati izvješće o učinku svakog zaposlenika.

Svijest zaposlenika o ovoj činjenici ne daje im priliku da se opuste i bave svojim poslom.

Nedostaci elektroničkog upravljanja dokumentima

Uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću ima svoje nedostatke. Upravo oni ne dopuštaju malim poduzećima da uvedu cjelovito, skladišno poslovanje i upravljanje temeljeno na EDMS-u.

Nedostaci uključuju:

1. Mogućnost oštećenja baze podataka nepoznatim zlonamjernim kodom. Taj se nedostatak može riješiti redovitim sigurnosnim kopiranjem podataka na uređajima koji nisu spojeni na mrežu.
2. Poteškoće prilagodbe zaposlenika dobne kategorije 40+ na digitalni oblik interakcije.
3. Visoka cijena. Cijena domaćeg EDMS-a za male tvrtke kreće se od 1.000 do 10.000 dolara.
4. Učinkovitost EDMS-a opada u nedostatku elektroničkog upravljanja dokumentima među ugovornim stranama tvrtke.
5. Dobrobit sustava u kompaktnim uredima bez dodatnih radnih jedinica i prostorija je upitna.
6. Potreba za umnožavanjem ED-a u papirnatom obliku pri radu s nekim suradnicima.

Ovi nedostaci su velikim dijelom posljedica kašnjenja u usvajanju potrebnih zakonske regulative te nizak stupanj prodora EDMS-a u poslovno okruženje. No, trendovi pokazuju da će se za 10-20 godina elektroničko upravljanje dokumentima u poduzeću smatrati više pravilom nego iznimkom.

Kako odabrati pravi EDMS?

Odabir EDMS-a nije jednostavan, jer postoji velika vjerojatnost kupnje krivog proizvoda ili sklapanja ugovora s nekompetentnom tvrtkom.

Stoga, kada se odlučite za kupnju programa za elektroničko upravljanje dokumentima, potrebno je uzeti u obzir niz njegovih karakteristika:

1. Radno vrijeme proizvođača EDMS-a na ruskom tržištu. Prilagodba nacionalnom zakonodavstvu zahtijeva godine praktičnog iskustva u implementaciji takvih sustava.
2. Usklađenost s industrijskim standardima.
3. Kompatibilnost sa strukturom tvrtke.
4. Mogućnost i cijena daljnjeg održavanja programskog proizvoda.
5. Skalabilnost EDMS-a s širenjem poduzeća.
6. Dostupnost dokumentacije za konfiguraciju softvera za IT stručnjake s punim radnim vremenom.
7. Razina informacijske sigurnosti.
8. Mogućnosti sigurnosne kopije podataka
9. Vrijeme oporavka nakon kvarova.

Za konačni odabir tvrtke za implementacija EDMS-a preporuča se analizirati nekoliko pružatelja usluga, proučiti demo i zatražiti instaliranje demo verzije softvera. Prilikom odlučivanja važno je uzeti u obzir cijenu ažuriranja opreme i razinu stručno osposobljavanje vlastiti IT stručnjaci.

Poteškoće implementacije EDMS-a

Na proces implementacije EDMS-a u Rusiji utječe korištenje mnogih nelicenciranih programa od strane korisnika, njihova nekompatibilnost i prevlast ručnog upravljanja poslovnim procedurama.

Kao rezultat toga, pružatelji elektroničkog upravljanja dokumentima susreću se sa sljedećim poteškoćama u poduzećima:

1. Raznolik format pohrane podataka u raznim odjelima.
2. Nedostatak strukturiranih informacija u korištenim aplikacijama.
3. Nereguliranost sustava pristupa zaposlenika određenim poslovnim procesima. Tipičan oblik opis posla malo pomaže organizaciji EDMS-a.
4. Tijek informacija preopterećen je birokratskim procedurama i odobrenjima.
5. Ruši se zbog pohrane podataka u raznim aplikacijama.
6. Računalna nepismenost zaposlenika poduzeća i sabotaža aktivnosti obuke na razini izvođača.
7. Neusklađenost EDMS-a s industrijskim normama i podzakonskim aktima.

Malo je voljne odluke uprave da prijeđe na elektroničko upravljanje dokumentima. Potrebna je sustavna revizija Odgovornosti na poslu zaposlenika i upravljačke strukture poduzeća. Za poželjnu integraciju sa sustavom, koji se mora instalirati u skladu sa zakonom.

Važan smjer u implementaciji EDMS-a je stroga kadrovska politika u odnosu na nekompetentne i neobučene djelatnike. Jer njihova nespremnost da rade po novim principima značajno će povećati troškove procesa uvođenja i održavanja elektroničkog. EDMS mora komunicirati s ljudima u okviru jedinstvenog mehanizma, stoga se njegovi elementi koji loše funkcioniraju moraju na vrijeme ispraviti ili zamijeniti.

Pročitajte također

Imamo gotovo rješenje i oprema za

Besplatno isprobajte sve značajke EKAM platforme

Ugovor o privatnosti

i obradu osobnih podataka

1. Opće odredbe

1.1. Ovaj ugovor o povjerljivosti i obradi osobnih podataka (u daljnjem tekstu Ugovor) je slobodno prihvaćen i svojom slobodnom voljom, primjenjuje se na sve informacije koje LLC Inseils Rus i/ili njegove podružnice, uključujući sve osobe koje pripadaju istom grupa s LLC "Insails Rus" (uključujući LLC "EKAM service") može primati informacije o korisniku tijekom korištenja bilo koje stranice, usluge, usluge, računalne programe, proizvode ili usluge LLC "Insails Rus" (u daljnjem tekstu kao Usluge) i tijek izvršenja bilo kakvih ugovora i ugovora s Korisnikom od strane Insales Rus LLC. Na sve ostale navedene osobe primjenjuje se pristanak Korisnika na Ugovor, koji je izrazio u okviru odnosa s jednom od navedenih osoba.

1.2 Korištenje usluga znači da se Korisnik slaže s ovim Ugovorom i uvjetima navedenim u njemu; u slučaju neslaganja s ovim uvjetima, Korisnik se mora suzdržati od korištenja Usluga.

"Insails"- Društvo s ograničenom odgovornošću "Inseils Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrirano na adresi: 125319, Moskva, ul. Akademika Iljušin, 4, zgrada 1, ured 11 - "Ovdje na ulici jedan" ruku, i

"Korisnik" -

ili pojedinac koji je poslovno sposoban i priznat mu je kao sudionik u građanskim pravnim odnosima u skladu sa zakonodavstvom Ruska Federacija;

ili entiteta registrirano u skladu sa zakonodavstvom države čiji je rezident takva osoba;

ili individualni poduzetnik registrirano u skladu sa zakonodavstvom države čiji je rezident takva osoba;

koja je prihvatila uvjete ovog Ugovora.

1.4 Za potrebe ovog Ugovora, Stranke su utvrdile da su povjerljive informacije informacije bilo koje prirode (proizvodne, tehničke, ekonomske, organizacijske i druge), uključujući rezultate intelektualne djelatnosti, kao i informacije o metodama obavljanja profesionalnih aktivnosti (uključujući, ali ne ograničavajući se na: informacije o proizvodima, radovima i uslugama; informacije o tehnologijama i istraživačkim projektima; informacije o tehničkim sustavima i opremi, uključujući softverske elemente; poslovne prognoze i informacije o budućim kupnjama; zahtjeve i specifikacije određenih partnera i potencijalni partneri; informacije koje se odnose na intelektualno vlasništvo, kao i planove i tehnologije vezane uz sve gore navedeno), koje jedna strana prenosi drugoj strani u pisanom i/ili elektroničkom obliku, koje je stranka izričito označila kao svoju povjerljivu informaciju.

1.5. Svrha ovog Ugovora je zaštita povjerljivih podataka koje će Stranke razmjenjivati ​​tijekom pregovora, sklapanja ugovora i ispunjavanja obveza, kao i svake druge interakcije (uključujući, ali ne ograničavajući se na, savjetovanje, traženje i pružanje informacija, te obavljanje drugih upute).

2. Obveze stranaka

2.1. Stranke su suglasne čuvati u tajnosti sve povjerljive informacije koje je jedna strana primila od druge strane tijekom interakcije stranaka, neće otkrivati, otkrivati, otkrivati ​​ili na drugi način pružati takve informacije bilo kojoj trećoj strani bez prethodnog pismenog dopuštenja druge strane Stranke, osim slučajeva navedenih u važećem zakonodavstvu, kada je pružanje takvih informacija odgovornost Stranaka.

2.2 Svaka od stranaka poduzet će sve potrebne mjere za zaštitu povjerljivih informacija barem koristeći iste mjere koje stranka primjenjuje za zaštitu svojih povjerljivih informacija. Pristup povjerljivim informacijama omogućen je samo onim zaposlenicima svake od stranaka kojima je to razumno potrebno za ispunjavanje službene dužnosti za izvršenje ovog Ugovora.

2.3. Obveza čuvanja povjerljivih podataka u tajnosti vrijedi u okviru ovog Ugovora, Licencnog ugovora za računalne programe od 01.12.2016., Ugovora o pristupanju Licencnom ugovoru za računalne programe, agencijskih i drugih ugovora te pet godina nakon prestanka svojih radnji, osim ako se Strane posebno ne dogovore drugačije.

(a) ako su dostavljene informacije postale javno dostupne bez kršenja obveza jedne od stranaka;

(b) ako su dostavljene informacije postale poznate stranci kao rezultat njezina vlastitog istraživanja, sustavnih zapažanja ili drugih aktivnosti provedenih bez korištenja povjerljivih informacija primljenih od druge stranke;

(c) ako su dostavljene informacije zakonito dobivene od treće strane bez obveze čuvanja tajne dok ih jedna od stranaka ne dostavi;

(d) ako se podaci daju na pisani zahtjev tijela javne vlasti, drugog državnog tijela ili tijela lokalne samouprave radi obavljanja svojih funkcija i da je njihovo objavljivanje tim tijelima obvezno za Stranu. U tom slučaju, stranka mora odmah obavijestiti drugu stranu o zaprimljenom zahtjevu;

(e) ako se podaci daju trećoj strani uz suglasnost Stranke, informacije o kojoj se prenose.

2.5. Insales ne provjerava točnost podataka koje je dao Korisnik i nema mogućnost procjene njegove poslovne sposobnosti.

2.6 Podaci koje Korisnik daje Inseilsu prilikom registracije u Uslugama nisu osobni podaci, kako su definirani u Federalnom zakonu Ruske Federacije br. 152-FZ od 27.7.2006. "O osobnim podacima".

2.7 Insales zadržava pravo izmjene ovog Ugovora. Kada se izvrše promjene u trenutnom izdanju, naznačuje se datum zadnje ažuriranje... Nova verzija Ugovora stupa na snagu od trenutka objave, osim ako nije drugačije određeno. novo izdanje Sporazumi.

2.8. Prihvaćanjem ovog Ugovora, Korisnik shvaća i slaže se da Inseils može slati Korisniku personalizirane poruke i informacije (uključujući, ali ne ograničavajući se na) za poboljšanje kvalitete Usluga, za razvoj novih proizvoda, za stvaranje i slanje osobnih ponuda na Korisnik, da obavijesti Korisnika o promjenama u Tarifni planovi i ažuriranja, za slanje marketinških materijala Korisnika o temi Usluga, za zaštitu Usluga i korisnika iu druge svrhe.

Korisnik ima pravo odbiti primanje gore navedenih informacija tako što će o tome obavijestiti pisanim putem na e-mail adresu Inseils -.

2.9. Prihvaćanjem ovog Ugovora, Korisnik razumije i slaže se da usluge Inseils mogu koristiti kolačiće, brojače, druge tehnologije kako bi osigurale izvedbu Usluga općenito ili njihovih pojedinačnih funkcija posebno, a Korisnik nema nikakvih potraživanja prema Inseilsu u ovom obzir.

2.10. Korisnik je svjestan da oprema i softver koji koristi za posjet stranicama na Internetu mogu imati funkciju zabrane operacija s kolačićima (za bilo koje stranice ili za određene stranice), kao i brisanja prethodno primljenih kolačića.

Insails ima pravo utvrditi da je pružanje određene Usluge moguće samo pod uvjetom da je prihvaćanje i primanje kolačića dopušteno od strane Korisnika.

2.11. Korisnik je isključivo odgovoran za sigurnost sredstava koje je izabrao za pristup računu, a također samostalno osigurava njihovu povjerljivost. Korisnik je isključivo odgovoran za sve radnje (kao i njihove posljedice) unutar ili za korištenje Usluga pod korisničkim računom, uključujući slučajeve dobrovoljnog prijenosa podataka od strane Korisnika kako bi pristupio korisničkom računu trećim stranama pod bilo kojim uvjetima (uključujući temeljem ugovora ili sporazumi)... Istodobno, smatra se da je sve radnje unutar ili korištenja Usluga pod korisničkim računom korisnika izvršio sam, osim u slučajevima kada je Korisnik obavijestio Inseils o neovlaštenom pristupu Uslugama korištenjem korisničkog računa i/ili o svako kršenje (sumnje u kršenje) povjerljivosti sredstava za pristup njegovom računu.

2.12 Korisnik je dužan odmah obavijestiti Insails o svakom slučaju neovlaštenog (neovlaštenog od strane Korisnika) pristupa Uslugama korištenjem korisničkog računa i/ili o bilo kakvom kršenju (sumnji na povredu) povjerljivosti sredstava pristupa njegovom računu. Iz sigurnosnih razloga, Korisnik je dužan samostalno izvršiti sigurno gašenje svog računa na kraju svake sesije rada s Uslugama. Insales nije odgovoran za mogući gubitak ili oštećenje podataka, kao ni druge posljedice bilo koje prirode koje bi mogle nastati uslijed kršenja odredbi ovog dijela Ugovora od strane Korisnika.

3. Odgovornost stranaka

3.1. Strana koja je prekršila obveze propisane Ugovorom u vezi sa zaštitom povjerljivih informacija prenesenih temeljem Ugovora, dužna je na zahtjev pogođene strane nadoknaditi stvarnu štetu prouzročenu takvim kršenjem uvjeta Ugovora u skladu s važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

3.2 Naknada štete ne ukida obveze prekršiteljske strane da pravilno ispuni svoje obveze prema Ugovoru.

4. Ostale odredbe

4.1. Sve obavijesti, upiti, zahtjevi i druga korespondencija prema ovom Ugovoru, uključujući one koje uključuju povjerljive informacije, moraju biti u pisanom obliku i dostavljene osobno ili kurirskom službom ili poslane e-poštom na adrese navedene u licencnom ugovoru za računalne programe od 01.12.2016., ugovor o pristupanju licencnom ugovoru za računalne programe i u ovom Ugovoru ili druge adrese koje stranka može dodatno navesti u pisanom obliku.

4.2. Ako jedna ili više odredbi (uvjeta) ovog Ugovora budu ili postanu nevažeće, to ne može poslužiti kao razlog za raskid ostalih odredbi (uvjeta).

4.3 Na ovaj Ugovor i na odnos između Korisnika i Insalesa koji nastaje u vezi s primjenom Ugovora primjenjuje se pravo Ruske Federacije.

4.3. Sve prijedloge ili pitanja u vezi s ovim Ugovorom, Korisnik ima pravo poslati Inseils korisničkoj službi za podršku ili na poštansku adresu: 107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, str. 11-12 Poslovni centar "Stendhal" LLC "Inseils Rus".

Datum objave: 01.12.2016

Puno ime na ruskom:

Društvo s ograničenom odgovornošću "Insales Rus"

Skraćeni naziv na ruskom:

DOO "Insales Rus"

Ime na engleskom:

InSales Rus društvo s ograničenom odgovornošću (InSales Rus LLC)

Pravna adresa:

125319, Moskva, ul. Akademik Iljušin, 4, zgrada 1, ured 11

Poštanska adresa:

107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, str. 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Kontrolna točka: 771401001

Bankovni detalji:

Informacijska tehnologija tolikom brzinom prodire u različita područja poslovanja da je ponekad teško procijeniti njihovu relevantnost. Upečatljiv primjer je uvođenje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS). To dovodi do nestanka hrpe dosadnih papirnatih dokumenata. Na prvi pogled, izvrstan rezultat i ili druga slična tehnika uskoro će postati nemogući. Je li tako?

Argumenti za EDMS

U prilog elektroničkom upravljanju dokumentima govore brojke dobivene kao rezultat istraživanja provedenog u SAD-u:

1. Procjenjuje se da se u ovoj zemlji koristi oko 4 bilijuna papirnatih dokumenata i njihov broj raste za 22% godišnje.
2. Oko 90% njih ne napušta ured, već se jednostavno prebacuju sa zaposlenika na djelatnika.
3. U prosjeku se svaki dokument kopira 19 puta.
4. Pola radnog vremena troši se na pronalaženje potrebnih informacija, a samo 10% na njihovo proučavanje.
5. Oko 8% dokumenata jednostavno se izgubi.

Advanced Processing & Imaging, nakon provedenog istraživanja, zaključio je da mali posao, koji se sastoji od 20 zaposlenika, troši oko 180 000 dolara na kopiranje ili ispis raznih dokumenata. Dovoljno impresivna brojka za razmišljanje o elektroničkom upravljanju dokumentima.

Posebno se aktivno provodi informacijska tehnologija u Singapuru. Primjerice, 2002. godine zatvorene su sve telegrafske postaje jer više nisu bile tražene te usluge.

Prednosti

Elektronsko upravljanje dokumentima ima niz značajnih prednosti:

• Omogućuje transparentnost i učinkovitu kontrolu izrade, zaprimanja i izvršenja dokumenata, maksimizira brzinu poslovnih procesa;
• U praksi neke od narudžbi zaposlenici jednostavno ne izvršavaju. EDMS vam omogućuje kontrolu ne samo procesa rada, već i njegovog rezultata;
• Smanjenje vremena za slanje poštom, pretraživanje i izradu dokumenata. Sustav je u mogućnosti samostalno kreirati registre, izvješća i sažetke, što pozitivno utječe na učinkovitost tvrtke;
• Svaki posao posvećuje ozbiljnu pažnju povjerljivosti. Gubitak vrijednih informacija može dovesti do milijunskih gubitaka. Dovoljno je jednostavno povući papirnate dokumente i predati ih na stranu. EDMS ne može u potpunosti isključiti takve situacije, ali jasno regulira pristup informacijama, ovisno o ovlasti zaposlenika. Istodobno, uvijek možete kontrolirati tko je koristio ili izvršio promjene u određenim dokumentima;
• EDMS ubrzava proceduru upoznavanja zaposlenika s novim dokumentima i osigurava rad tvrtke u jedinstvenom informacijskom prostoru.

nedostatke

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima nije lišen određenih nedostataka:

• Njegov glavni nedostatak je opasnost od prodora virusa u računala tvrtke i naknadnog gubitka svih informacija. Da biste bili sigurni, potreban vam je sustav redundancije;
• Drugi nedostatak je neosposobljenost kadrova za implementaciju ovakvog sustava. Mnogi zaposlenici nemaju dovoljno znanja za kompetentan rad u EDMS-u. U međuvremenu, o tome ovisi kontinuitet njegova funkcioniranja;
• Uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima zahtijeva značajna financijska ulaganja;
• Valja napomenuti da u Rusiji ili ZND-u još nije formiran jedinstveni informacijski prostor. Sukladno tome, nije moguće provoditi elektroničku razmjenu dokumenata sa svakim poduzećem;
• Postoje određena ograničenja za implementaciju EDMS-a. Na primjer, svaki odjel ljudskih resursa zahtijeva osobni potpis zaposlenika na nizu dokumenata. Strogo je reguliran i postupak vođenja radnih knjižica.

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima koristan je prvenstveno za velika poduzeća imaju opsežnu strukturu podjela. To može povećati učinkovitost njihovog funkcioniranja, ali nedostaci koji postoje u ovoj fazi usporavaju proces njegove provedbe. EDMS zahtijeva ozbiljnu reviziju, a dok se njegovo formiranje nastavlja, crno-bijelo će i dalje biti traženo.

“Časnik osoblja. Kadrovska uprava", 2009., br. 2

PRIJELAZ S PAPIRNOG NA MJEŠOVITI DOKUMENTARNI RAD

Široka upotreba elektroničkih sustava za pripremu i upravljanje papirnatim dokumentima postupno briše granicu između elektroničkih i neelektronskih dokumenata. Unatoč svim pričama o “bezpapirnim tehnologijama”, u stvarnosti prelazimo s tradicionalnog tijeka rada na papiru ne na elektronički tijek rada, već na mješoviti tijek rada.

Rječnik upravljanja kadrovskom evidencijom. Elektronički dokumentotok je sustav upravljanja dokumentima u kojem se cijeli niz kreiranih, prenesenih i pohranjenih dokumenata održava korištenjem informacijskih i komunikacijskih tehnologija na računalima spojenim u mrežnu strukturu, što omogućuje formiranje i održavanje distribuirane baze podataka. Pritom se ne uskraćuje korištenje papirnatih dokumenata, već se prioritetno prepoznaje elektronički dokument kreiran, ispravljen i pohranjen u računalu.

Prednosti i nedostaci elektroničkih dokumenata

Koliko god optimisti i skeptici raspravljali o elektroničkim dokumentima, nitko ne poriče činjenicu da se velika većina uredskih dokumenata stvara u računalima. Razlozi za takvu bezuvjetnu pobjedu informacijske tehnologije sasvim su jasni:

Elektroničke je dokumente lako stvarati, uređivati, reproducirati, distribuirati i prosljeđivati;

Traženje potrebnih informacija postalo je puno lakše, a kontekstualna pretraga pruža mogućnosti o kojima se moglo samo sanjati kada se radi o papirologiji;

Lakše je i uz manje truda riješiti probleme rezervacije podataka i dokumenata, stvaranje fondova osiguranja itd.;

U poslovnom i državnom sektoru elektronički dokumenti, ako se pravilno koriste, mogu ubrzati donošenje odluka i poboljšati njihovu kvalitetu.

Široka upotreba elektroničkih sustava za pripremu i upravljanje papirnatim dokumentima postupno briše granicu između elektroničkih i neelektronskih dokumenata. U brojnim zakonima i standardima diljem svijeta, ispis je, primjerice, definiran kao oblik prezentacije elektroničkog dokumenta na papiru.

Slične formulacije pojavljuju se i u regulatornim dokumentima naših državnih tijela:

Pravilnik o uvjetima za provedbu aktivnosti sudionika na financijskim tržištima pri korištenju elektroničkih dokumenata (odobren Naredbom Federalna služba za financijska tržišta od 08.12.2005 N 05-77 / pz-n):

“... dokument u elektroničkom obliku i (ili) njegova kopija na papiru, ovjerena u uspostavljeni red...“.

Pravilnik o postupku priznavanja osoba kao kvalificiranih ulagača (odobren Naredbom Federalne službe za financijska tržišta od 18. ožujka 2008. N 08-12 / pz-n):

“4.7. Osoba koja priznaje kvalificiranog ulagača dužna je, na zahtjev FFMS Rusije iu skladu s navedenim zahtjevom, dostaviti registar u elektroničkom obliku i (ili) njegovu kopiju na papiru, ovjerenu u skladu s utvrđenim postupkom. "

Međutim, elektronički dokumenti, kao i svaka tehnologija, imaju svoje nedostatke koje se moraju uzeti u obzir:

Brza zastarjelost tehnologija, koja prisiljava organizacije da neprestano poboljšavaju metode rada, redovito premještaju dokumente i informacije iz jednog sustava u drugi te ih migriraju sa zastarjelih medija i formata u nove;

Kratak vijek trajanja nositelja informacija i njihova raznolikost, što dovodi do prilično čestog ažuriranja, što zahtijeva od organizacije da stalno prati sigurnost informacija;

Neriješeni pravni problemi i prije svega pitanje zakonskog priznanja pravnu snagu stvarno korišteni elektronički dokumenti;

Složenost ne samo osiguravanja sigurnosti, već i uništavanja elektroničkih dokumenata u usporedbi s papirnatim dokumentima;

Potreba za korištenjem visokokvalificiranog osoblja, čija plaća automatski povećava troškove upravljanja dokumentima i informacijama.

Osim toga, sada je nemoguće potpuno napustiti papir i druge analogne medije iz više razloga:

Prije svega, to su postojeći zahtjevi zakonodavstva i propisa za izvršenje niza dokumenata na papiru. To se prvenstveno odnosi na najznačajnije dokumente u poslovanju, kao što su statutarni dokumenti, imovinski dokumenti, licence itd.;

Koliko god pričali o prednostima elektroničkih dokumenata, treba imati na umu da je mnogim menadžerima i stručnjacima pri donošenju važnih odluka ugodniji rad s papirom;

Ništa manje važno je da se dobro funkcionirajuća tehnologija za stvaranje, obradu, dugotrajno skladištenje i uništavanje papirnatih dokumenata razvijala tijekom nekoliko stoljeća, postoji i punopravni zakonodavni i regulatorni okvir i metodološki razvoj i preporuke koje se mogu koristiti u praktičnom radu;

Za rad s papirom i mikrofilmom nisu potrebna posebna tehnička sredstva, što ove vrste medija čini poželjnijim za pohranjivanje duplikata ili kopija onih dokumenata koji mogu biti hitno potrebni u slučaju raznih vrsta hitnih situacija i katastrofa kada elektronički dokumenti možda nisu dostupni .

Unatoč činjenici da potpuno napustiti papirnate dokumente globalnoj zajednici dok ne bude spreman, sve se više osjećaju njihovi nedostaci, koji se pogoršavaju zbog stalno rastućih zahtjeva za brzinom obrade informacija i donošenja odluka:

Niska brzina stvaranja, obrade i prijenosa dokumenata i informacija na papiru je još gore nespojiva s potrebama poduzeća i vlade koji sve više koriste informacijsku tehnologiju. Gotovo je nemoguće dokumentirati “elektroničke” aktivnosti samo na papiru;

Mnogo je teže i sporije tražiti informacije u papirnatim dokumentima, što je krajnje nezgodno za operativni rad;

Pohrana papirnatih dokumenata zahtijeva značajne površine, što zahtijeva stalno povećanje troškova za najam ili kupnju prostora, njihove opreme i povećanje broja osoblja koje opslužuje te skladišne ​​prostore;

Upravljanje papirnatim dokumentima (uključujući i upravljanje pristupom njima) obično se odvija na razini predmeta, što se sve više pokazuje nedostatnim kako u rješavanju problema glavne poslovne djelatnosti tako i u osiguravanju informacijske sigurnosti.

Mješoviti tijek rada je stvarnost današnjice

Unatoč svim pričama o “bezpapirnim tehnologijama”, u stvarnosti prelazimo s tradicionalnog tijeka rada na papiru ne na elektronički tijek rada, već na mješoviti tijek rada. Manifestacije mješovitog tijeka rada mogu se promatrati posvuda:

Elektronička registracija dokumenata u elektroničkim sustavima za upravljanje dokumentima (EDMS) omogućuje njihovo korištenje kao sredstvo za upravljanje elektroničkim i papirnatim dokumentima;

Korištenje crtičnih kodova i RFID-radio oznaka omogućuje vam registraciju i snimanje papirnatih dokumenata i predmeta u elektroničkom formatu;

Održavanje različitih državnih registara (uključujući period trajnog skladištenja) provodi se istovremeno u elektroničkom i papirnatom obliku;

Upravljanje predmetima i dosjei koji sadrže i elektroničke i papirnate dokumente.

Ako nam stoljetno iskustvo rada s papirnatim dokumentima dopušta da kažemo da su ovdje riješeni svi glavni problemi, onda s obzirom na elektroničke dokumente možemo samo konstatirati da je sakupljeno dvadesetogodišnje iskustvo s njima, glavni problemi su jasni i postoji određeno iskustvo u njihovom rješavanju.

Druga vrsta dokumenta, koja se pojavila u novije vrijeme, postavlja još složenije zadatke za stručnjake u području upravljanja dokumentima. Riječ je o hibridnim dokumentima koji istovremeno sadrže informacije u analognom i elektroničkom obliku.

Takvi su dokumenti već postali široko rasprostranjeni, dovoljno je navesti barem takve poznate vrste dokumenata: biometrijska putovnica, kreditna kartica, porezna prijava s istovremeno primijenjenim dvodimenzionalnim crtičnim kodom, nove novčanice opremljene s RFID-radio oznakama, raznim pametnim karticama, naširoko korištenim u skladištu, transportu i trgovini, naljepnicama koje sadrže i tekstualne informacije i barkodove i/ili radiofrekventne oznake.

Pojavljuje se prilično netrivijalan problem upravljanja takvim dokumentima, uzimajući u obzir njihovu "dvostruku" prirodu. Možemo reći da su glavni problemi rada s hibridnim dokumentima već identificirani, ali za sada nema solidnog praktičnog iskustva niti preporuka za njihovu uporabu.

Trenutno se rad s dokumentima u organizacijama temelji na razdvajanju tokova informacija:

Operativne odluke donose se na temelju informacija (papirnatih i elektroničkih);

Pravno značajne odluke obično se sastavljaju u obliku papirnatih dokumenata (često - sa zakašnjenjem, što predstavlja kršenje pravila rada, ali u većini slučajeva na to se zatvaraju oči, budući da je potreba za brzim odlukama veća od rizici povezani s kasnim izvršenjem odluka korištenjem papirnatih dokumenata). Istodobno, broj vrsta dokumenata koje zakonodavstvo dopušta stvaranje u elektroničkom obliku postupno se povećava;

Sve češće se “interne” odluke donose i bilježe elektroničkim putem, a mogućnost korištenja elektroničkih dokumenata za to je određena u internim regulatornim dokumentima organizacije.

Bilješka. Sve češće se upravljačke odluke donesene unutar organizacije bilježe u elektroničkom obliku, a mogućnost korištenja elektroničkih dokumenata za to je određena lokalnim propisima.

Jedan od problema mješovitog tijeka rada koji se već pojavio je potreba da se odgovori na pitanje: „Kako pohraniti informacije u mješoviti tijek rada?“ Prilikom provođenja mješovitog tijeka rada javlja se problem osiguravanja potpunosti predmeta, jer se nerijetko neki dokumenti stvoreni na papiru, dok drugi postoje samo u elektroničkom obliku. I samo zajedno čine potpuni skup dokumenata - hibridni slučaj.

Brojni stručnjaci smatraju da bi zbog praktičnosti rada barem jedan od paketa dokumenata (papirnatih ili elektroničkih) trebao biti potpun dopunom preslika ili duplikata. Postoje dva moguća rješenja, od kojih je svako prilično radno intenzivno:

Skenirajte papirnate dokumente;

Ispis elektroničkih dokumenata.

Primjetne su razlike u metodama upravljanja informacijama pohranjenim na različitim medijima, što se također mora uzeti u obzir u mješovitom tijeku rada:

Neelektronički (analogni) dokumenti obično se upravljaju na razini medija (futrola, mikrofilm, itd.);

Elektroničkim dokumentima u sustavima za upravljanje elektroničkim dokumentima upravlja se na razini pojedinog dokumenta;

Elektroničkim dokumentima na prijenosnim medijima (CD, DVD, diskete, vrpce itd.), ovisno o okolnostima, može se upravljati i na razini medija i na razini dokumenta.

Razdoblja skladištenja u mješovitom tijeku rada

Trenutno je općeprihvaćeno načelo da rokovi skladištenja ne ovise o vrsti medija, već se određuju na temelju sadržaja i vrijednosti podataka zabilježenih u dokumentu. Istodobno, sve je više moguće suočiti se sa situacijama kada se vremena pohrane elektroničkih dokumenata počnu razlikovati od vremena pohrane odgovarajućih papirnatih dokumenata. To je zbog činjenice da niz elektroničkih dokumenata, opremljen alatima za pretraživanje i sistematizaciju, može imati veću vrijednost od pojedinačnih dokumenata.

Nacionalni arhiv Amerike (NARA) već zahtijeva od vladinih agencija da to uzmu u obzir prilikom postavljanja razdoblja čuvanja elektroničkih dokumenata. U svojim preporukama za sastavljanje popisa dokumenata koji ukazuju na razdoblja skladištenja obraćaju pozornost na sljedeće točke:

Popisi bi u pravilu trebali definirati rokove čuvanja dokumenata, bez obzira na vrstu medija (elektronički dokumenti, papir i sl.);

Prilikom prevođenja dokumenata u elektronički oblik njihova vrijednost može se promijeniti, stoga je američki nacionalni arhiv razvio mehanizam za reviziju razdoblja čuvanja kada vladine organizacije pređu na elektroničko upravljanje dokumentima;

Ako se utvrdi da dokumenti (uključujući i nakon njihovog prijevoda u elektronički oblik) sadrže materijalno više informacija ili se koriste na drugačiji način, potrebno je revidirati vrijeme zadržavanja.

Sličan pristup pokazala su i naša državna tijela kada je 2002. godine odlučeno da se uspostavi trajni rok čuvanja grafičkih slika popisnih upitnika:

Propisi o postupku i uvjetima skladištenja popisnih obrazaca i drugih dokumenata Sveruskog popisa stanovništva 2002.:

“2. Popisni obrasci Sveruskog popisa stanovništva iz 2002., po završetku automatizirane obrade, pohranjuju se u teritorijalna tijela Državnog komiteta Ruske Federacije za statistiku ... u roku od jedne godine od datuma službene objave rezultata Sveruskog popisa stanovništva 2002. i podliježu uništenju u skladu s utvrđenim postupkom.

4. Pohranjivanje grafičkih slika Sveruskog popisa stanovništva iz 2002. na računalne medije provodi se na sljedeći način:

Jedan primjerak se čuva Državni komitet Ruska Federacija o statistici u skladu s utvrđenom procedurom prije sljedećeg popisa stanovništva;

Drugi primjerak s softver prebačen prije 1. siječnja 2004. na trajnu pohranu u Državni arhiv Ruske Federacije".

Što je potrebno: interni propisi
i kvalificirano osoblje

Analiza suvremenog zakonodavstva regulatorni okvir upravljanje dokumentima pokazuje da postoji pooštravanje zahtjeva ne samo na prisutnost internih regulatornih dokumenata, već i na njihovu strogu provedbu od strane organizacije. Uz pomoć internih regulatornih dokumenata, organizacije stvaraju regulatorni okvir za elektronički i mješoviti tijek dokumenata, a to omogućuje minimiziranje rizika korištenja elektroničkih dokumenata u „sivoj“ zoni, gdje je postupak rada s dokumentima loše reguliran. zakonima i propisima.

Potreba za razvojem internog regulatornog okvira za organizaciju također je navedena u standardu GOST R ISO 15489-1-2007:

Standard GOST R ISO 15489-1-2007 "Upravljanje dokumentima":

„Upravljanje dokumentima u organizaciji uključuje:

a) donošenje politika i standarda u području upravljanja dokumentima;

raspodjela odgovornosti i ovlasti za upravljanje dokumentima;

c) utvrđivanje, provedba i širenje smjernica i propisa za rad s dokumentima."

Odnosi s vanjskim organizacijama i korištenje elektroničkih dokumenata u interakciji s njima u pravilu se grade na temelju Građanskog zakonika Ruske Federacije. Sve vezano uz razmjenu elektroničkih dokumenata bilježi se u ugovorima i sporazumima.

Glavne poteškoće u razvoju internog regulatornog okvira za mješoviti tijek rada nastaju iz sljedećih razloga:

U Rusiji još nije uspostavljena procedura za priznavanje pravne snage elektroničkih dokumenata od strane državnih tijela i sudova, koja bi u potpunosti zadovoljila potrebe poslovanja i vlade, kao i ustaljenu praksu korištenja elektroničkih dokumenata i informacija;

Praktički ne postoje ruske metode i standardi za ispitivanje vrijednosti elektroničkih dokumenata, njihovo prenošenje u arhivsku pohranu, uništavanje elektroničkih dokumenata, rad s povjerljivim i tajnim elektroničkim dokumentima;

U određenoj mjeri, naravno, može pomoći Strano iskustvo, ali najčešće domaći stručnjaci iz područja upravljanja dokumentima jednostavno ne mogu "doći" do toga zbog slabog vlasništva strani jezici i nedostatak prijevoda.

Za uspješan rad u okruženju mješovitog tijeka rada, obuka osoblja postaje posebno važan zadatak. Upravo su karakteristike osoblja organizacije, njihova kvalifikacija, opći stav prema ovladavanju novim stvarima, razumijevanje potrebe za promjenama kamen temeljac za uspješnu implementaciju. moderne tehnologije u upravljanju dokumentima.

Osposobljavanje i usavršavanje svih kadrova iz područja upravljanja dokumentima može značajno smanjiti rizike pri korištenju elektroničkih dokumenata u svom radu, povećati učinkovitost zaposlenika, te u kraće vrijeme uvesti elektronički dokumentotok i međuodjelsku elektroničku interakciju. Nadležna organizacija ovog treninga prvenstveno je u službi osoblja organizacije.

Prva faza prijelaza na mješoviti tijek rada, kada se za pripremu papirnatih dokumenata koriste računala, već je prošla. Većina ruske organizacije su u drugoj fazi - elektronički sustavi služe za registraciju, računovodstvo i kontrolu nad izvršenjem dokumenata. Kako bi se ubrzao rad, aktivno se koriste elektroničke kopije dokumenata. Osim toga, već je donesen niz zakona koji dopuštaju (in pojedinačni slučajevi- zahtjev) čuvati određene dokumente samo u elektroničkom obliku.

U sljedećoj fazi, koja je pred vratima u većini organizacija, autentični elektronički dokumenti postupno će zamijeniti papirnate dokumente. Prije svega, to će utjecati na masivne interne dokumente organizacije, poput službe i memoranduma. U ovoj fazi važno je pravilno regulirati rad u mješovitom tijeku rada u internim regulatornim dokumentima - posebice pitanja kao što je korištenje digitalnih potpisa u tijeku rada organizacije.

Rječnik upravljanja kadrovskom evidencijom. Elektronički digitalni potpis - rekvizit elektroničkog dokumenta dizajniran za zaštitu ovog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobivenog kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektroničkog digitalnog potpisa (u daljnjem tekstu - EDS) i koji omogućuje identifikaciju vlasnika certifikat ključa potpisa, kao i za utvrđivanje odsutnosti izobličenja informacija u elektroničkom dokumentu. Prema Saveznom zakonu od 10.01.2002. N 1-FZ "O elektroničkom digitalnom potpisu", EDS u elektroničkom dokumentu je ekvivalentan vlastitom potpisu u papirnatom dokumentu, pod uvjetom da su ispunjeni sljedeći uvjeti: a) ključ za potpis potvrda vezana za ovaj EDS nije istekla (važeća) u trenutku provjere ili u trenutku potpisivanja elektroničkog dokumenta uz prisutnost dokaza koji određuju trenutak potpisivanja;

b) potvrđena je autentičnost EDS-a u elektroničkom dokumentu;

c) EDS se koristi u skladu s podacima navedenim u certifikatu ključa potpisa.

S jedne strane, potrebno je prevladati strah zaposlenika prije uvođenja novih tehnologija, s druge strane, potrebno je shvatiti da svaka tehnologija ima svoje slabe točke. Do sada nisu u potpunosti riješena ni pitanja zakonske i regulatorne regulacije korištenja elektroničkih dokumenata i pitanja dugotrajne pohrane elektroničkih dokumenata, posebice onih koje potpisuje EDS.

Dugogodišnje iskustvo pokazuje da se tehnički problemi prijelaza na mješoviti tijek rada obično prilično uspješno rješavaju. Najveće poteškoće izaziva rješavanje organizacijskih problema koji su usko povezani s "ljudskim faktorom". Za uspješan napredak prema elektroničkom upravljanju dokumentima vrlo je važno pravilno organizirati odabir osoblja, edukaciju i osposobljavanje osoblja organizacije.

Bilješka. Nemoguće je uspostaviti mješoviti tijek rada bez kvalificiranog osoblja.

Književnost

1. Pravilnik o zahtjevima za djelovanje sudionika na financijskim tržištima pri korištenju elektroničkih dokumenata: odobren. Naredbom Federalne službe za financijska tržišta od 08.12.2005. N 05-77 / pz-n / Bilten normativnih akata saveznih izvršnih tijela. - 2006., br. 6.

2. Pravilnik o postupku priznavanja osoba kvalificiranim ulagačima: odobren. Naredbom Federalne službe za financijska tržišta od 18. ožujka 2008. N 08-12 / pz-n / Bilten normativnih akata saveznih izvršnih tijela. - 2008., br. 19.

3. Federalni registar v. 69, br. 223, str. 67692, 19. studenog 2004., URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

Uvođenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima također povećava razinu povjerljivosti. Svaki sudionik dobiva točno onaj stupanj pristupa dokumentima tvrtke koji odgovara njegovim ovlastima: čitanje, uređivanje dokumenta ili puna prava. Sve radnje se bilježe u računalni sustav, tako da u svakom trenutku možete vidjeti tko je radio s podacima, izvršio promjene u njima. Općenito, problem povjerljivosti je vrlo akutan. Gubitak nekih dokumenata tvrtke može rezultirati milijunskim gubicima. Uostalom, papirnati dokumenti se lako mogu ukloniti iz mape i sve informacije prenijeti na stranu. Prilikom uvođenja sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u tvrtku, curenje informacija, naravno, neće biti moguće potpuno otkloniti, ali uvijek se može vidjeti tko je od zaposlenika, kada, u kojem trenutku i kako je koristio te dokumente.

Prednosti i nedostaci elektroničkog upravljanja dokumentima

Organizacija koja odluči koristiti elektroničke račune trebala bi poduzeti sljedeće korake. Prvo, sklopiti ugovor s operatorom elektroničkog upravljanja dokumentima koji osigurava razmjenu otvorenih i povjerljivih informacija putem telekomunikacijskih kanala u okviru elektroničkog ispravnog prometa računa između prodavatelja i kupca. Imajte na umu da operater mora biti dio mreže pouzdanih operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima, koju organizira Federalna porezna služba Rusije.

Elektronički tijek dokumenata: prednosti i nedostaci

Info

Elektronički digitalni potpis (EDS) analog je rukom pisanog potpisa, koji je sredstvo zaštite informacija, pružajući mogućnost kontrole integriteta i autentičnosti elektroničkih dokumenata. EDM se može koristiti za automatizaciju ureda, izradu elektroničke arhive dokumenata, korporativni elektronički tijek dokumenata (workflow), upravljanje ugovornim procesom, automatizaciju rada s QMS (sustav upravljanja kvalitetom) dokumentacijom i automatizaciju zahtjeva građana. EDF se može koristiti u bilo kojoj tvrtki, bez obzira na veličinu i oblik vlasništva, sustav se može konfigurirati za rad kako unutar male strukture (odjel, odjel) tako i unutar zemljopisno raspoređene organizacije s razvijenom shemom protoka informacija.

Prednosti i nedostaci korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima

Ako tvrdi disk pokvari, svi dokumenti pohranjeni na njemu će nestati. Kako ne biste izgubili podatke, morate koristiti vanjski sustav sigurnosne kopije. Sigurnost. Povjerljivost informacija glavna je briga u uredima bez papira.

Elektronički primarni dokumenti: prednosti i nedostaci

Na temelju dugogodišnje prakse uvođenja standardnih izdanja TEZIS-a - Basic i Standard razvijena je sljedeća shema:

• Instalacija sustava - maksimalno 1 radni dan.
• Edukacija administratora sustava -1 radni dan.
• Postavljanje sustava - 5-10 radnih dana.
• Edukacija korisnika - broj dana ovisi o broju korisničkih grupa, maksimalno 5 radnih dana.
• Probni rad - 22 radna dana.

U ovom trenutku implementacija se smatra dovršenom, a sustav prelazi u komercijalni rad.“U praksi su faze implementacije „kutije“ mnogo brže. 4 sata su dodijeljena za instalaciju, još 4 - za obuku administratora i još 4 - za obuku jedne korisničke grupe ", - komentira Ekaterina Koroleva, vodeći stručnjak tehnička podrška TEZA.

Elektronsko upravljanje dokumentima u poduzeću - prednosti i nedostaci

IT i poslovanje O ideji napuštanja tijeka rada na papiru raspravlja se dugo vremena. Nove tehnologije omogućuju gotovo potpuno napuštanje papira. Ali to ne znači da je ovo rješenje prikladno za bilo koju tvrtku i da ga je tako jednostavno implementirati.
Nažalost, dok je mogućnost elektroničkog upravljanja dokumentima ograničena zakonom, a korisnici još nisu spremni za takav režim. Razmotrite prednosti i nedostatke elektroničkog upravljanja dokumentima. Za uštede. Izbjegavanje papirologije može rezultirati značajnim uštedama.
Razmislite o tome koliko svakog mjeseca potrošite na papir, tintu, poštarinu itd. Osim toga, te dokumente treba negdje pohraniti. Sve vas to može koštati popriličan peni. Pristup. Elektroničko upravljanje dokumentima pretpostavlja digitalni format svih dokumenata.
Mogu se pohraniti u oblak pristupom podacima putem web aplikacija.

/ elektroničko upravljanje dokumentima

Izbor između "standardne" i "dizajn" implementacije dovoljno je težak za tvrtke koje traže načine kako ubrzati rad s dokumentima i prijeći na "bez papira" tijek dokumenata. Što je važnije – automatizirati obradu dokumenata, trošeći minimalan budžet i vrijeme, ili pojednostaviti rad zaposlenika korištenjem rješenja koje je najviše prilagođeno potrebama poslovanja? U ovom članku razmotrit ćemo prednosti i nedostatke EDMS-a na primjeru projekata za implementaciju tri izdanja TEZIS sustava - Osnovno, Standardno i Prošireno. O njima možete ukratko pročitati ovdje, a detaljan pregled u nastavku.

Funkcionalnost EDMS-a u različitim izdanjima Rezultirajuća funkcionalnost izravno ovisi o izboru opcije implementacije EDMS-a.

Prednosti i nedostaci seda u različitim izdanjima

Elektronsko upravljanje dokumentima omogućuje optimizaciju procesa osposobljavanja novih zaposlenika i uvođenja novih procesa u tvrtku. Uvođenje novih uputa i pravilnika u elektroničko upravljanje dokumentima puno je brže od informiranja svakog zaposlenika zasebno i upoznavanja s papirnatim dokumentima. Elektroničko upravljanje dokumentima poboljšava korporativnu kulturu.
Sve strukture tvrtke djeluju u jedinstvenom informacijskom prostoru, što omogućuje gotovo svakom zaposleniku sudjelovanje u korporativnim procesima. Postojanje elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću omogućuje vam brzu prilagodbu promjenama na tržištu međunarodnim standardima... Kada se pojave novi standardi, tvrtka koja posluje u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima može promijeniti svoje dokumente pod novi predložak, što povećava razinu konkurentnosti na tržištu.

Tijek dokumenata

U slučaju TEZA, radi se o dizajneru vizualnih procesa.

• Alati za izradu raznih izvješća, uključujući i ona grafička.
• Mogućnost korištenja ES (pojačani nekvalificirani).
• Modul za prepoznavanje teksta.

Po želji, standardno izdanje sustava također nudi pristupnik s korporativnim portalom i mogućnost korištenja mobilne verzije. Najširi skup značajki nalazi se u Advanced Edition, što uključuje fino podešavanje rješenja. Uz sve navedeno, omogućuje izravnu modifikaciju programskog koda i podržava složene multi-server arhitekture kako bi sustav bio što skalabilniji, produktivniji i prilagođen određenoj tvrtki.

Nedostaci elektroničkog upravljanja dokumentima

Zajedno s ključnim korisnicima sustava na mjestu naručitelja provode se proučavanje i analiza poslovnih procesa koji se planiraju automatizirati. Rezultat pregleda se bilježi i dogovara.

• Izrada i odobrenje funkcionalne specifikacije (FS). Na temelju informacija dobivenih kao rezultat ankete izrađuje se i dogovara funkcionalna specifikacija budućeg sustava tijeka rada, uključujući opis automatiziranih poslovnih procesa, dizajn obrazaca i zahtjeve za sustav.
• Postavljanje i proširenje tipične funkcionalnosti TEZIS sustava, prema FS. Osim radova na postavljanju sustava navedenog u planu implementacije standarda, izvode se radovi na postavljanju i doradi TEZIS EDMS-a u skladu sa zahtjevima odobrene funkcionalne specifikacije.
• Prijenos postavki, demonstracija sustava.

Nedostaci elektroničkog upravljanja dokumentima

Treba napomenuti da elektroničko upravljanje dokumentima ima svoje nedostatke. Značajan nedostatak sustava elektroničkog upravljanja dokumentima je problem sigurnosti dokumenata. Doista, u bilo kojem trenutku virus može ući u računalo, sustav za spremanje dokumenata možda neće raditi.

Problem se može riješiti stvaranjem redundantnog sustava. Jedan od nedostataka sustava elektroničkog upravljanja dokumentima je osoblje, odnosno osoblje koje je zaposleno u sustavu. U procesu automatizacije tijeka dokumenata možda neće biti moguće izbjeći stres među zaposlenicima koji su navikli na ručni rad i nemaju dovoljno znanja o elektroničkom tijeku dokumenata. U sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima posebno je važan kompetentan unos podataka. Ljudski faktor ovdje je to posebno važno, jer će daljnje nesmetano funkcioniranje sustava ovisiti o kvalitetnom radu kvalificiranog osoblja.

Nedostaci elektroničkog upravljanja dokumentima u usporedbi s papirnim

Štoviše, ima jedinstveni mehanizam proširenja, zahvaljujući kojem će sve izmjene napravljene na jednoj verziji sustava biti kompatibilne s novom verzijom kada se ažuriraju. To omogućuje automatizaciju na temelju EDMS procesa koji su potpuno jedinstveni i neuobičajeni za ovu skupinu sustava, što može biti važno za tvrtke koje zahtijevaju specifičan tijek dokumenata. Standardno izdanje također zadovoljava većinu potreba za proširenjem funkcionalnosti sustava, posebice u onom najvažnijem - kreiranju novih poslovnih procesa i izvješća. Vizualni dizajner poslovnih procesa, ugrađen u EDMS, omogućuje postavljanje novih ruta za kretanje i obradu dokumenata, i to bez upotrebe ikakvih programskih alata.

Do sada, u većini poduzeća, tijek rada postoji u papirnatom obliku. Naravno, u ovom obliku, tijek rada je poznatiji i tradicionalniji, ali istovremeno ima niz nedostataka koji značajno preklapaju dostojanstvo njegove poznatosti.

Nedostaci tijeka rada na papiru

• Sporo pretraživanje dokumenata;
• Poteškoće u praćenju kretanja dokumenta u svim fazama životni ciklus;
• Složenost organiziranja učinkovite kontrole i izvještavanja o provedbi odluka;
• Trajanje pripreme i odobravanja dokumenata;
• Složenost organizacije toka dokumenata, ako više korisnika istovremeno radi s istim dokumentima;
• Nemogućnost ili mukotrpnost dobivanja sažetih izvješća i dnevnika.

Stoga je tradicionalni tijek rada neučinkovit. Svi ovi nedostaci otklanjaju se uvođenjem sustava elektroničkog upravljanja dokumentima. Za organizacije u kojima je broj dokumenata i složenost njihovog održavanja veliki, postaje ključno automatizirati tijek rada kako bi se uklonili gore navedeni nedostaci.

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima

• ne troše se sati na traženje dokumenata, već sekunde ili minute; čekanje na dokumente nije potrebno - dokumenti su istovremeno dostupni svim zaposlenicima koji im imaju pravo pristupa;
• proces dogovaranja i odobravanja dokumenata postaje transparentan i odvija se u realnom vremenu;
• ne troši se vrijeme na prijenos dokumenata između odjela - kartice i dokumenti dostupni su u stvarnom vremenu svim zaposlenicima koji imaju pravo na pristup njima;
• priprema standardnih izvješća o kretanju dokumenata vrši se pritiskom na gumb;
• odsutnost ključnih djelatnika u uredu ne prestaje raditi s dokumentima - nova generacija elektroničkog sustava upravljanja dokumentima pruža mogućnost rada s dokumentima na daljinu kako putem web preglednika tako i putem e-pošte;
• organizacija jedinstvenog korporativnog informacijskog prostora. Informacije se pohranjuju u korporativni sustav upravljanje dokumentima, a ne na računalima zaposlenika;
• poboljšanje upravljivosti poduzeća u cjelini. Ubrzanje protoka informacija i smanjenje broja pogrešaka u donošenju upravljačkih odluka zbog korištenja relevantnih i pravovremenih podataka dovodi do povećanja upravljivosti poduzeća u cjelini.

Uvođenje elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima dovodi ne samo do ekonomskih prednosti (kao što su uštede Pribor, ušteda radnog vremena zaposlenika), ali i za poboljšanje kvalitete upravljanja organizacijom (odluke se mogu donositi brže, vizualno vidjeti tijek rada na dokumentima).