Trebaš li to? Ili se isplati napraviti anketu prije projekta. Anketa prije projekta kao dio implementacije EDMS-a: intervjuiranje i ispitivanje Anketa prije projekta što

1. Je li uopće potrebno provoditi takvu anketu? Što će to dati kupcu i samoj IT tvrtki?
2. Koji su zadaci predprojektne ankete?
3. Kakav bi trebao biti njegov rezultat?
4. Je li besplatno napraviti anketu prije projekta ili uzeti novac za to?
5. Kako opravdati učinkovitost takve ankete za kupca, može li se isplatiti?

Ovdje svaka tvrtka donosi odluku na svoj način: netko općenito smatra takvu anketu neprikladnom („ajmo se uključiti u bitku, pa ćemo vidjeti...”); drugi, koji ga provode tijekom provedbe, ne izdvajaju ovaj rad u zasebnom članku; drugi ga provode kao samostalnu fazu rada, ali za to ne uzimaju novac; četvrti s pravom smatraju da je predprojektna anketa zaseban komercijalni proizvod. Moje iskustvo kao voditelja i konzultanta pokazuje da je predprojektna anketa nužan dio rada gotovo svake informatičke tvrtke vezano za implementaciju sustava automatizacije. A uspjeh cijelog projekta ponekad ovisi o ispravnoj organizaciji i provedbi ove faze.

U okviru ovog članka pokušat ću odgovoriti na navedena pitanja, kako na temelju vlastite prakse, tako i na iskustvu klijenata s kojima sam morao komunicirati, uvodeći tehnologiju za provođenje ankete prije projekta od nule.

Potreba za anketom prije projekta

Izumitelj dolazi na komisiju i nudi novi aparat za brijanje na otvorenom.
"Kako radi vaš aparat?" - pitaju ga članovi povjerenstva.
"Vrlo je jednostavno", odgovara izumitelj. "Baci novčić u utor, stavi glavu u stroj i dvije oštrice te počnu brijati."
"Oprostite, kolega, ali ljudi imaju različite oblike lica!" - daju mu primjedbu članovi povjerenstva.
"Da", kaže izumitelj, "ali ovo je samo prije prvog brijanja...".

Glavni zadatak svake automatizacije je očuvanje jedinstvenosti konkurentska prednost automatizirana tvrtka. Ne treba dopustiti da, kao u ovoj anegdoti, sve tvrtke nakon automatizacije postanu “jedno lice”. Stoga, ako želimo sačuvati jedinstvene konkurentske prednosti poslovanja kupca, onda je uz bilo kakvu modernizaciju poslovnih procesa imperativ provesti predprojektnu anketu.

Naravno, možete napraviti duboku analizu razloga koji određuju ovu potrebu. Oni mogu biti visoki procijenjeni trošak projekta, potreba za promjenom postojećih poslovnih procesa tijekom automatizacije, uključivanje u projekt rada čiji se opseg ne može unaprijed odrediti itd. No, sjetite se kako u jednoj vrlo poučnoj priči zapovjednik je prekinuo generalovo izvješće o uzroku poraza:

"Naš poraz je bio zbog raznih razloga", počeo je general. - Prvo, barut je bio vlažan...
"Dosta", zaustavi ga zapovjednik.

Slična je situacija i ovdje, jer je za provođenje pretprojektne ankete sasvim dovoljno da kupac ima jedinstvene poslovne značajke (a svaka tvrtka ih treba imati, inače jednostavno ne bi opstala na tržištu i ustupila mjesto konkurenciji).

Dakle, globalno gledano, pitanje potrebe za ovakvim poslovima rješava se prilično jednostavno - oni se moraju izvesti ako je tvrtka koja se automatizira na konkurentnom tržištu.

Što anketa prije projekta daje kupcu i samoj IT tvrtki

Tijekom istraživanja prije projekta, kupac može:

• dobiti detaljan opis poslovnih procesa koji postoje u tvrtki i usporediti stvarno poslovanje sa svojom idejom o njemu;
• optimizirati postojeće poslovne procese korištenjem praktičnih iskustava koje su konzultanti iz IT tvrtke stekli tijekom prethodnih implementacija u sličnim tvrtkama;
• procijeniti stupanj usklađenosti funkcionalnosti predloženog sustava sa stvarnim poslovnim procesima kupca;
• pravovremeno istaknuti njihove jedinstvene prednosti i uzeti ih u obzir u fazi implementacije sustava, a ne nakon puštanja u rad;
• razjasniti proračun i vrijeme projekta automatizacije, uzimajući u obzir moguće izmjene sustava za jedinstvene značajke njihovih poslovnih procesa;
• procijeniti resurse (tehničke i ljudske) koji će biti potrebni u fazi implementacije sustava. Pravovremeno planirati raspodjelu ovih sredstava za završetak projekta u optimalnom vremenu i bez prekoračenja proračuna;
• procijeniti moguće rizike koji mogu utjecati na kvalitetu rada;
• optimizirati troškove implementacije sustava zbog mogućeg samostalnog izvođenja dijela radova;
• dobiti točniju procjenu ekonomskog učinka i povrata ulaganja.

Prednosti ankete prije projekta za IT tvrtku:

• povećanje razine zadovoljstva kupaca usklađivanjem njegovih očekivanja, formiranih u fazi preliminarne prodaje (kada prodavači nude “san”), sa stvarnim mogućnostima sustava za podršku specifičnim poslovnim procesima;
• pojašnjenje vremena implementacije sustava i resursa potrebnih za to, što vam omogućuje da unaprijed planirate njihovu dodjelu;
• pravovremeno pojašnjenje jedinstvenih prednosti kupca kako bi se one uzele u obzir prilikom konfiguriranja ili finalizacije sustava automatizacije;
• skraćivanje vremena provedbe i smanjenje rizika obavljanja slobodnog posla. Potrebne izmjene sustava provodit će se prije početka njegove implementacije ili paralelno s njim, a ne na kraju faze probnog rada, na kojoj se obično uočavaju nedostaci. Situacija u kojoj se otkrije funkcionalna nedosljednost u fazi dovršetka projekta automatski povlači dodatni neplanirani rad. Istovremeno, naručitelj obično ima poteškoća u financiranju takvih radova, a za uspješan završetak projekta često ih je potrebno obaviti besplatno;
• utvrđivanje vjerojatnih rizika koji mogu utjecati na kvalitetu i vrijeme provedbe. Pravovremeno poduzimanje mjera potrebnih za minimiziranje utjecaja ovih rizika na uspjeh projekta;
• dobivanje podataka za opravdanje broja licenci i strukture projekta;
• utvrđivanje trenutnog stanja u automatiziranim odjelima i glavnih parametara njihovog rada opravdat će učinkovitost primjene predloženog sustava;
• uspostavljanje osobnih kontakata konzultanata s glavnim izvršiteljima naručitelja na projektu dodatno će pojednostaviti njihov zajednički rad;
• proširenje baze znanja (ako postoji) o glavnim poslovnim procesima kupaca u ovoj industriji.

Naravno, ovdje nisu navedeni svi argumenti u prilog ankete prije projekta, međutim, kako pokazuje praksa, to je sasvim dovoljno da se kupac uvjeri u njegovu nužnost.

Glavni zadaci pretprojektne ankete

Očito, sljedeći najvažniji zadatak ankete prije projekta je identificirati jedinstvene konkurentske prednosti kupca. Kako praksa pokazuje, oko 75% poslovnih procesa koje koristi kupac podudara se s procesima u sličnim tvrtkama u istoj djelatnosti, 10% ostvaruje svoje jedinstvene konkurentske prednosti, a preostalih 15% rezultat je djelovanja drugog zakona. termodinamike :) (posljedica "prirodnog rasta kaosa") I treba ga eliminirati tijekom projekta. Ali tih konkurentnih 10%, toliko važnih za poslovanje, jednostavno treba sačuvati bilo kakvom automatizacijom (naravno, pod uvjetom da se te prednosti mogu formalizirati). Najčešće se ovaj problem rješava konfiguriranjem sustava za kupca, ali ponekad su potrebne usluge programera kako bi se uzele u obzir jedinstvene značajke poslovanja. Napominjemo da ovdje ne govorimo o razvoju po narudžbi, već o implementaciji sustava za automatizaciju proizvodnje.

Shvaćajući kako će se održati konkurentska prednost kupca, IT će tvrtka moći procijeniti potrebu i cijenu dorade proizvoda, kao i razumjeti koji dodatni resursi mogu biti potrebni za to.

Važan cilj pretprojektne ankete je dijagnosticirati stanje informatičkog okruženja kupca, odnosno procijeniti računalnu opremu, softver, komunikacije koje koristi, razinu kvalifikacija IT stručnjaka itd. U ovoj fazi, potrebno je razumjeti ima li kupac dovoljno resursa za uspješnu implementaciju automatizacije sustava. Ovdje dolazimo do još jednog zadatka pretprojektne ankete – analize potencijalnih rizika projekta i opisa njihovih vjerojatnih posljedica. Istodobno, konzultanti moraju ne samo zabilježiti sve moguće rizike, već i ponuditi kupcu načine za smanjenje svakog od njih.

Svaki CIS pretpostavlja akumulaciju informacija o operativnim aktivnostima odjela, stoga bi sljedeća tema ankete prije projekta trebala biti prikupljanje zahtjeva za tijek rada automatiziranih odjela.

Informacije akumulirane u sustavu ostat će mrtvi teret ako ih nije moguće analizirati, stoga je vrlo važno tijekom pretprojektne ankete saznati koje vrste i oblike izvješćivanja zahtijeva kupac. Obično alati za automatizaciju već uključuju standardni skup izvješća, ali svaki kupac s pravom smatra da je njegovo poslovanje jedinstveno, te stoga zahtijeva jedinstveni sustav ove vrste, koji se u pravilu implementira pomoću posebnog generatora izvješća.

Stvarni zadatak ankete prije projekta je razjasniti konačni proračun projekta i vrijeme njegove provedbe, uzimajući u obzir sve dobivene podatke. Na ove uvjete mogu utjecati različiti čimbenici, kao što su spremnost menadžmenta naručitelja da sudjeluje u projektu, motiviranost predstavnika naručitelja i izvođača, vjerojatnost sabotaže od strane zaposlenika automatiziranih jedinica, moguće otpuštanje ( ili, obrnuto, zapošljavanje) ključnog menadžera nakon određenog vremena nakon početka projekta, neadekvatnost postojećeg računalnog parka i tehnološke baze za postizanje svih ciljeva automatizacije, nedostatak proračuna za kupnju potrebnu opremu i mnogo više. Stoga konzultant mora detaljno razjasniti sve te okolnosti i prikazati ih u izvješću, uključujući i za internu upotrebu. Izrada drugog - internog - izvješća omogućit će vam da detaljno razmislite o svim nijansama odnosa i preporukama za stručnjake odjela za implementaciju i integraciju.

Još jedno važno pitanje koje je potrebno riješiti u fazi pretprojektne ankete je izrada preporuka o izboru metoda za provedbu projekta. Ovdje je važno jasno zabilježiti koji od problema koje je prethodno formulirao kupac nisu riješeni predloženim sustavom automatizacije, te predložiti organizacijske ili druge načine izlaska iz ove situacije.

Svaka tvrtka može lako dodati još desetak zadataka koje bi željela riješiti u fazi ankete, ali, kako pokazuje stvarna praksa, dobivanje odgovora na gornja pitanja već čini anketu prije projekta prilično učinkovitom.

Ono što je obično rezultat ankete prije projekta

• opis postojećih poslovnih procesa kupca;
• popis glavnih zadataka koje je potrebno riješiti pomoću sustava automatizacije;
• procjena poslovnih procesa kupca i preporuke za promjenu ili optimizaciju rada odjela, uzimajući u obzir pogodnosti koje pruža IS;
• jedinstvene konkurentske prednosti kupca, koje se moraju uzeti u obzir pri implementaciji sustava;
• analiza postojećeg IT okruženja radi usklađenosti sa zahtjevima sustava korporativno upravljanje, preporuke za njegovu promjenu;
• procjena radova na integraciji korporativnih informacijskih sustava u postojeću informatičku infrastrukturu naručitelja;
• opis tijeka rada u automatiziranim odjelima i zahtjevi za analitikom;
• procjena mogućih rizika tijekom provedbe projekta i određivanje mjera potrebnih za minimiziranje njihovog utjecaja;
• opis želja kupca koje se ne mogu implementirati u predloženi sustav kontrole i koje će zahtijevati reviziju, procjenu vremena i troškova takve revizije;
• prijedlog za provedbu projekta s obrazloženjem predložene opcije, postavljanjem broja radnih stanica potrebnih za naručitelja i pojašnjenjem proračuna projekta.

Zaseban dokument pretprojektne ankete trebao bi biti preliminarni raspored rada, uključujući, između ostalog, dogovoreni popis odgovornih osoba (kako od naručitelja tako i od izvođača), njihova područja odgovornosti i osnovna pravila interakcije između ih. Za učinkovitu implementaciju sustava preporuča se izraditi propis o razmjeni informacija između zaposlenika korisnika i stručnjaka informatičke tvrtke koja provodi anketu, a također, što je važno, odrediti vrijeme i postupak praćenja obavljanje posla.

Pojedine tvrtke (najčešće one koje se bave izradom po narudžbi), po završetku predprojektnog izvida, daju naručitelju nacrt tehničkog zadatka.

Besplatno napraviti anketu prije projekta ili uzeti novac za to?

Ako svrha ankete odgovara gore opisanim zadacima, tada će zahtijevati preusmjeravanje značajnih resursa tvrtke i mora se nužno platiti. Ova anketa prije projekta je cjelovita konzultantska usluga koja vam omogućuje ne samo procjenu potreba, vremena i proračuna za automatizaciju, već i optimizaciju postojećih poslovnih procesa korisnika.

Kao što je praksa pokazala, nije teško prodati usluge izmjere prije projekta ako je tvrtka implementirala odgovarajuću tehnologiju i prodavači jasno znaju (i mogu jasno objasniti klijentu) u koju svrhu se anketa provodi i koje koristi kupac će od njega dobiti.

Kako opravdati učinkovitost ankete prije projekta za kupca

Razmotrite potencijalne kanale uštede koji se mogu uzeti u obzir pri opravdavanju potrebe za istraživanjem prije projekta.

1. Ušteda ljudskih resursa i vremena:
   • pri finaliziranju sustava za jedinstvene konkurentske prednosti kupca u početnoj fazi implementacije, a ne nakon puštanja u komercijalni rad;
   • u fazi integracije sustava u IT infrastrukturu korisnika zbog činjenice da se sve informacije o stanju IT okruženja poduzeća i nijansama integracije pojašnjavaju prije početka, a ne tijekom implementacije;
   • zbog pravovremene raspodjele materijalnih i ljudskih resursa kako od strane izvođača tako i od strane naručitelja;
   • zbog rane procjene mogućih rizika koji mogu utjecati na implementaciju sustava, te razvoja mjera potrebnih za minimiziranje njihovih negativnih posljedica.
     Svako kašnjenje u napretku projekta rezultira ozbiljnim dodatnim troškovima za kupca, koji se u svakom konkretnom slučaju prilično lako mogu izračunati.
2. Moguće smanjenje troškova implementacije:
   • identificiranjem usluga i radova koje kupac može samostalno izvesti;
   • podešavanjem vremena nekog posla nakon pojašnjenja njihovog stvarnog intenziteta rada.
3. Poboljšanje učinkovitosti korporativnih informacijskih sustava i produktivnosti zaposlenika optimizacijom poslovnih procesa, uzimajući u obzir jedinstvene karakteristike kupca.
4. Odbijanje korištenja automatizirani sustav ako se u fazi predprojektnog istraživanja pokaže da neće dopustiti rješavanje problema kupca ili će njegova revizija biti preskupa.
   U mojoj praksi bio je slučaj kada je klijentu s vrlo specifičnim poslovnim procesima, na temelju rezultata ankete prije projekta, savjetovano da ne implementira korporativni informacijski sustav, već da provede organizacijske promjene te optimizirati tehnologiju rada sa svojim kupcima, budući da učinak implementacije sustava (koja je zahtijevala skupu reviziju) ne bi nadoknadila troškove. Time je klijent uštedio desetke tisuća dolara, a pretprojektna anketa isplatila se samo povećanjem učinkovitosti odjela koji je promijenio tehnologiju rada zaposlenika na preporuku konzultanata.

Nepostojanje faze prije projekta u većini slučajeva dovodi do značajnog kašnjenja u provedbi projekata i povećanja njihove cijene, kako zbog organizacijskih tako i tehničkih problema koji nastaju tijekom provedbe. Često takvi projekti uglavnom završavaju potpunim neuspjehom. Prema studiji Standish grupe, gotovo trećina od 2.500 IT projekata koje su analizirali nije bila samo neuspješna, već nikada i dovršena. U Rusiji je mnogo teže dobiti takve podatke, ali siguran sam da udio neuspješnih implementacija neće biti ništa manji.

Stoga, ako konzultantska tvrtka ne želi imati nerealizirane projekte u svojoj evidenciji, onda jednostavno treba provesti predprojektnu anketu poslovanja kupaca. Bolje je odustati od ugovora u početnoj fazi nego zaglibiti u poslu i završiti s mrljom na svom ugledu.

Ključne riječi: anketiranje poduzeća, anketiranje i ispitivanje, registar ulaznih informacija, registar internih informacija, registar odlaznih informacija, izvještaj o ekspresnoj anketi poduzeća, referentni model, cjeloviti poslovni model organizacije, funkcionalni model predmetnog područja.

Zadaci i faze predprojektnog izvida objekta automatizacije

Anketa poduzeća je važna i definirajuća faza u dizajnu IC-a. Trajanje pregleda je obično 1-2 tjedna. Tijekom tog vremena analitičar sustava ne bi trebao ispitati više od 2-3 vrste aktivnosti (kadrovska evidencija, računovodstvo, transport, marketing itd.).

Prikupljanje informacija za gradnju kompletan poslovni model organizaciječesto se svodi na proučavanje dokumentiranih tokova informacija i funkcija odjela, a provodi se i putem intervjua i upitnika.

Do početka ankete organizacija obično daje skup dokumenata koji obično uključuje:

Sažeti podaci o aktivnostima poduzeća.

Podaci o administrativnoj, financijsko-ekonomskoj, proizvodnoj djelatnosti poduzeća.

Informacije o računovodstvenim politikama i izvješćivanju.

Redoviti tijek dokumenata poduzeća.

Registar ulaznih informacija.

Registar internih informacija.

Registar odlaznih informacija.

Informacije o informacijskoj i računskoj infrastrukturi poduzeća.

Podaci o odgovornim osobama.

Popis pitanja za intervju i ispitivanje sastavlja se za svaku ispitanu jedinicu i odobrava čelnik poduzeća. To se radi kako bi se:

sprječavanje pristupa povjerljivim informacijama;

jačanje fokusa istraživanja;

minimiziranje ometanja zaposlenika poduzeća od obavljanja službenih dužnosti.

Opći popis pitanja(s njihovim naknadnim detaljima) uključuje sljedeće stavke:

glavne zadaće odjela;

prikupljene i registrirane informacije;

izvještavanje;

interakcija s drugim odjelima.

Upitnici za menadžere i stručnjake može sadržavati sljedeća pitanja:

Koji bi (sa stajališta vašeg odjela) trebali biti ciljevi stvaranja integriranog sustava upravljanja poduzećem?

Organizacijska struktura jedinice.

Zadaci postrojbe.

Redoslijed radnji pri izvršavanju zadataka.

S kojim vrstama vanjskih organizacija (banka, kupac, dobavljač itd.) odjel surađuje i koje informacije razmjenjuje?

Koju vrstu referentnog materijala koristite?

Koliko vremena (u minutama) provodite obavljajući osnovne operacije? Koji su datumi "vršnog opterećenja"? (frekvencija po mjesecu, tromjesečju, godini i sl.) Tehnička opremljenost odjela (računala, mreža, modem i sl.). Korišteni softverski proizvodi za automatizaciju poslovnih procesa.

Koja izvješća i koliko često pripremate za menadžment? Ključni stručnjaci odjela koji mogu odgovoriti na sva pitanja o poslovnim procesima koji se koriste u odjelu.

Karakteristike objekata daljinskog upravljanja.

Tijek dokumenata na radnom mjestu.

Tako prikupljeni podaci u pravilu ne pokrivaju sve bitne aspekte organizacijske aktivnosti i imaju visok stupanj subjektivnosti. A najvažnije je da ovakva istraživanja ne otkrivaju stabilne čimbenike povezane sa specifičnostima organizacije, na koje se može utjecati samo metodama funkcionalne prilagodbe organizacijskog sustava.

Analiza intervjua s čelnicima anketiranih organizacija i poduzeća pokazuje da su njihove ideje o strukturi organizacije, općim i lokalnim svrhama funkcioniranja, zadaćama i funkcijama odjela, kao i podređenosti zaposlenika ponekad kontradiktorne. Osim toga, ove ideje ponekad odstupaju od službeno deklariranih ciljeva i pravila ili su u suprotnosti sa stvarnim aktivnostima.

Ako se struktura tokova informacija može identificirati uzorcima dokumenata i konfiguracijama računalnih mreža i baza podataka, onda struktura stvarnih mikroprocesa koje provodi osoblje u informacijskim kontaktima (uglavnom nedokumentirana) ostaje nepoznata.

Odgovore na ova pitanja može dati strukturalna i funkcionalna dijagnostika na temelju metoda kontinuiranog (ili selektivnog) fotografiranja radnog vremena osoblja. Svrha dijagnostike je dobiti pouzdano znanje o organizaciji i organizacijskim odnosima njezinih funkcionalnih elemenata.

U tom smislu najvažniji zadaci funkcionalne dijagnostike organizacijskih struktura su:

klasifikacija subjekata funkcioniranja (kategorije i grupe radnika);

klasifikacija elemenata procesa funkcioniranja (radnje, postupci);

klasifikacija pravaca (problema koje treba riješiti), ciljeva funkcioniranja;

klasifikacija elemenata protoka informacija;

provođenje ankete o aktivnostima osoblja organizacije;

studija distribucije (u vremenu i učestalosti) organizacijske karakteristike: postupci, kontakti osoblja, područja djelovanja, elementi tokova informacija - pojedinačno i međusobno u kombinaciji po kategorijama zaposlenika, vrstama postupaka i njihovim smjerovima (prema rezultatima i logici istraživanja);

utvrđivanje stvarne strukture funkcionalnih, informacijskih, hijerarhijskih, privremenih, problematičnih odnosa između rukovoditelja, zaposlenika i odjela;

uspostavljanje strukture za raspodjelu radnog vremena za rukovodioce i osoblje u odnosu na funkcije, probleme i ciljeve organizacije;

identificiranje glavnih tehnologija za funkcioniranje organizacije (informacijski procesi, uključujući nedokumentirane), njihovo postavljanje ciljeva u usporedbi s deklariranim ciljevima organizacije;

identifikacija skupina radnika homogenih po specifičnosti njihove djelatnosti, ciljnoj orijentaciji i stvarnoj podređenosti, formiranje stvarnog modela organizacijske strukture i njegova usporedba s deklariranim;

utvrđivanje razloga nesklada između deklarirane i stvarne strukture organizacijskih odnosa.

Kontinuirano "fotografiranje" radnog vremena je kontinuirano promatranje i bilježenje karakteristika radnika u procesu funkcioniranja tijekom cijelog radnog dana. U tom slučaju prikazani parametri se uzastopno unose u unaprijed pripremljeni radni list. Ispod je obrazac radnog lista za sistemskog analitičara:

Neposredno nakon završetka ispitnog postupka, tablica se nadopunjuje dodatnim karakteristikama: tehnološka grana, funkcija sustava, predmet, aspekt, emocionalna pozadina itd.

Neki od pokazatelja, oni označeni zvjezdicom, popunjavaju se tijekom ankete, ostali - nakon. Sadržaj unosa je sljedeći:

broj (po redu);

agent (položaj zaposlenika koji se ispituje);

vrijeme tijekom kojeg je postupak izveden;

postupak (naziv sadržaja skupa elementarnih radnji, ujedinjenih zajedničkošću određenog problema koji se rješava);

informacija (smjer kretanja informacija između agenta i druge ugovorne strane);

inicijativa (pokretač početka ovog postupka);

druga strana (položaj zaposlenika koji je u kontaktu s subjektom);

stav (koji odražava podređenost agenta i druge strane, oblik interakcije u ovom postupku);

problem (verbalni opis problema koji se rješava).

Rezultat ankete prije projekta trebao bi se pojaviti " Izvještaj o ekspresnoj anketi poduzeća", čija je struktura data u nastavku.

Kratak shematski opis poslovnih procesa, na primjer:

upravljanje nabavom i zalihama;

kontrola proizvodnje;

upravljanje prodajom;

upravljanje financijskim resursima.

Osnovni zahtjevi i prioriteti automatizacije.

Procjena potrebnih resursa naručitelja za osiguranje projekta.

Izradi projekta za novu izgradnju, strukturu ili rekonstrukciju objekta nužno prethodi niz pripremnih mjera koje omogućuju uzimanje u obzir svih značajki i početnih podataka strukture, zemljišne čestice i komunalnih usluga. Početna faza faze idejnog projektiranja je izmjera prije projekta, koja omogućuje, u procesu daljnjeg razvoja projektantskih i tehničkih rješenja, da se u potpunosti udovolji zahtjevima važećeg SNiP-a i propisa, svim uvjetima Kupca i njegove želje. Preliminarni događaji ovisit će o sastav nacrta projekta, uvjete izrade projektno-tehničke dokumentacije i složenost radova.

Obilježja postupka i njegove značajke

Predprojektni pregled je kompleks specijaliziranih radova za prikupljanje, obradu i analizu sustava objekata različite namjene. Na temelju prikupljenih podataka proizlazi sveobuhvatna opravdanost izgradnje ili rekonstrukcije, njihova izvedivost, moguće poteškoće i problemi. Kako bi se postigao najpouzdaniji i učinkovitiji rezultat tijekom istraživanja, koriste se različite vrste visokotehnoloških alata i opreme.

Nastupaju stručnjaci istraživački rad mora imati specijalizirano obrazovanje, imati službena dopuštenja državnih agencija i struktura SRO sustava.

Zašto se provodi anketa prije projekta:

1. Procijeniti stvarno stanje objekta prije njegove rekonstrukcije, proširenja, dovršetka ili modernizacije.
2. U slučaju gubitka projektne i tehničke dokumentacije.
3. Kada pogriješite u izradi projekta.
4. Prilikom izvođenja prilagodbi tijekom procesa izgradnje, koje se nisu odrazile na crtežima iu stvarnom radu.
5. Prilikom procjene fizičke i zastarjelosti građevina i inženjerskih mreža.

Danas se često naručuje predprojektnu dokumentaciju u predinvesticijskoj fazi s ciljem obrazložene opravdanosti financijskih ulaganja, njihove izvedivosti i sustavne provedbe projekta.

Glavne faze rada:

• Pripremna faza: proučavanje želja Kupca, prikupljanje potrebne dokumentacije i drugih podataka.
• Upoznavanje s objektom, dogovaranje termina i cijene usluga, izrada programa događanja i izrada tehničkog zadatka (detaljnog tehničkog zadatka).
• Sveobuhvatan vizualni i instrumentalni pregled objekta.
• Analiza dobivenih rezultata i izvođenje potrebnih proračuna.
• Izrada mišljenja o stanju objekta.

Gdje naručiti anketu prije projekta?

Diverzificirano poduzeće "Regija" pruža pojedincima, građevinskim i ugovornim organizacijama, investicijskim i razvojnim tvrtkama cijeli niz usluga za preliminarni pregled objekata, gradilišta, izgradnje u tijeku i inženjerskih sustava. Vrijeme predprojektnog rada i trošak idejnog rješenja ovisi o strukturnoj složenosti objekta, količini radova koje treba obaviti i njihovom sastavu, lokaciji gradilišta i dostupnosti pouzdanih podataka o stvarnom stanju tla, komunalnih vodova i komunikacija.

Započinjemo seriju članaka posvećenih implementaciji sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću. Tema prvog članka je predprojektno istraživanje prije implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS).

Pretpostavimo da je uprava organizacije zrela za implementaciju EDMS-a. Što je sljedeće? Koje korake tvrtka treba poduzeti i treba li poduzeti?

Najlakši način je odmah kontaktirati organizaciju koja će implementirati sustav elektroničkog upravljanja dokumentima, drugim riječima, zauzeti stav "riješit ćemo probleme čim se pojave". Međutim, jednostavna metoda nije uvijek jeftinija. Prije svega, organizacija korisnika mora procijeniti opseg implementacije EDMS-a. Stoga, prije nego što počne, morate analizirati stanje stvari. Da biste to učinili, potrebno je proučiti procese koji će se automatizirati, odnosno izvršiti predprojektnu anketu.

PREDPROJEKTNI PREGLED IZ PERSPEKTIVE ORGANIZACIJA-PERSPEKTIVE

Sa pozicije izvršne organizacije, pretprojektna anketa je puna prva faza u provedbi bilo koje informacijski sistem i uključen je u ugovor o provedbi usluga. I EDMS nije iznimka.

U ovom slučaju, anketa prije projekta uključuje:

Dijagnostika postojećeg sustava u organizaciji

uredski posao;

Analiza usklađenosti stvarnog stanja rada s dokumentima s internim propisima organizacije kojima se uređuje dokumentarna potpora;

Optimizacija tijeka dokumenata i uredskog rada;

Uvođenje odgovarajućih izmjena internih propisa;

Identifikacija rizika u implementaciji EDMS-a;

Određivanje granica automatizacije, revizija postojeće IT infrastrukture organizacije, prijedlog konkretnog IT rješenja za EDMS;

Evaluacija rada na integraciji EDMS-a u postojeću informatičku infrastrukturu.

Rezultat ankete prije projekta bit će dokument "Funkcionalni zahtjevi", ili "Izvješće o anketi", ili projekt " Projektni zadaci„(Ovisno o složenosti projekta i uvjetima ugovora). Ovi dokumenti će sadržavati sljedeće rezultate ankete:

Opis proučavanih poslovnih procesa i tokova dokumenata organizacije u smislu uredskog rada i dokumentacijske potpore;

Popis dokumenata i obrazaca za izvješćivanje koji se koriste u organizaciji za sistematizaciju razmatranih procesa;

Opis korisničkih uloga;

Tehnička revizija postojeće IT infrastrukture u organizaciji;

Procjena spremnosti organizacije za implementaciju EDMS-a;

Prijedlozi za optimizaciju razmatranih poslovnih procesa, uzimajući u obzir implementaciju EDMS-a;

Plan projekta (izrada i prilagodba EDMS-a, obuka zaposlenika, pilot industrijski rad EDMS-a, industrijski rad EDMS-a) s procjenom potrebnih troškova (ljudskih i financijskih);

Potrebne specifikacije opreme;

Prijedlozi za organizaciju usavršavanja zaposlenika.

Ponekad organizacije-izvršitelji nude besplatno provođenje ankete prije projekta. To se radi kako bi se organizacija privukla kao kupac,

međutim, rijetko se prakticira.

Također, neke izvršne organizacije daju demo verziju programa za rad besplatno (u pravilu mjesec dana). To vam omogućuje da se naviknete na program, procijenite sve njegove prednosti i nedostatke i naviknete se na sučelje.

PREDPROJEKTNI PREGLED SA GLEDIŠTA ORGANIZACIJE-KUPCA

Sa stajališta organizacije klijenta, predprojektna anketa je revizija: analiza procesa dokumentacijske potpore menadžmentu kako bi se razumjela trenutna situacija i identificirali trenuci koji su najproblematičniji sa stajališta upravljanje tijekom dokumenata. Organizaciji kupaca će biti potpuno teško samostalno provesti takvu cjelovitu anketu iz nekoliko razloga. Prije svega, zbog nedostatka iskustva i informacija o tome kako se točno takva anketa provodi. Postavlja se razumno pitanje: ako je tako teško, zašto onda ponovno izumiti kotač? Nije li lakše odmah kontaktirati provedbenu organizaciju? Moguće je, ali jednostavnije ne znači jeftinije...

Razmotrimo što pregled procesa potpore dokumentaciji daje organizaciji korisnika.

■ Formuliranje ciljeva za implementaciju EDMS-a.

■ Određivanje zadataka i funkcija koje će ESUD morati obavljati u budućnosti (utvrđivanje granica implementacije). Često, umjesto jasnih ciljeva i zadataka, korisnička organizacija počinje nabrajati probleme koje je potrebno riješiti implementacijom EDMS-a. Ali oni nisu ista stvar. Stoga organizacija mora jasno razumjeti što na kraju želi dobiti implementacijom EDMS-a, te postaviti specifične zadatke za organizaciju koja ga provodi.

■ Procjena stvarne životne slike organizacije (njegova organizacijska struktura, funkcije, interakcija odjela itd.). Ovu priliku pruža analiza internih regulatornih dokumenata organizacije u smislu njihove primjene u praksi. Tijekom analize odredbi strukturne jedinice, razjašnjavaju se opisi poslova, propisi o interakciji, zanimljivosti. Na primjer, može se pokazati da su opisi poslova određenih zaposlenika beznadno zastarjeli ili da ih uopće nema. A strukturne jedinice ne obavljaju svoje funkcije ili, naprotiv, ne ispunjavaju one koje su dužne, itd.

■ Opis postojećih procesa dokumentacije... I ovdje može biti puno iznenađenja.

■ Mogućnost optimizacije ispitanih i opisanih poslovnih procesa... Ako je potrebno. Nakon takve analize možda će biti potrebno ažurirati interne propise.

■ Razred vlastitih sredstava(ljudski i tehnički)... Prije uvođenja sustava potrebno je razumjeti koliko će se od stručnjaka zahtijevati sudjelovanje u provedbi projekta i koliko su spremni. Ako govorimo o izvršavanju stručnjaka, onda je dovoljno da oni daju upute. No s čelnicima je situacija puno kompliciranija. O sudjelovanju rukovodećeg osoblja u implementaciji EDMS-a treba razgovarati i prije početka procesa. Također, neće biti suvišno analizirati vlastitu IT infrastrukturu kako biste saznali ima li dovoljno računala, jesu li zastarjela. softver itd.

■ Identifikacija rizika i načini njihovog prevladavanja pri uvođenju EDMS-a... Identificiranje rizika prije implementacije sustava pomoći će ih minimizirati. Koji su to rizici? bilo što:

Rizik odsutnosti ili nevažnosti potrebnih regulatornih dokumenata;

Rizik od nedovoljnog tehnološke opreme organizacije;

Rizik od netočnog financijska procjena implementacija i podrška EDMS-a itd.

KAKO SAMI PROVEDITI PREDPROJEKTNI PREGLED

■ 1. faza: Imenovanje voditelja projekta... Voditelj projekta mora razumjeti probleme tijeka rada i dobro poznavati IT infrastrukturu organizacije. Nema svaka organizacija stručnjaka koji ispunjava ove zahtjeve, stoga su najčešće dva zaposlenika zadužena za projekt - voditelj ureda i IT direktor.

■ 2. faza: analizirati regulatorni okvir ... U ovoj fazi potrebno je proučiti lokalno propisi organizacije u smislu dokumentacijske potpore. Ne radi se samo o uputama za papirologiju. Također ćete morati proučiti interne propise u pogledu upravljanja ugovorima, cirkulacije računovodstvene dokumentacije itd.

■ Faza 3: vođenje intervjua... Za obavljanje intervjua potrebno je odrediti krug ispitanika. U tome će pomoći proučavanje lokalnih regulatornih dokumenata. Popis ispitanika može uključivati, na primjer, voditelje strukturnih odjela, njihove zamjenike i potencijalne ključne korisnike EDMS-a (odgovorne stručnjake).

za izradu, odobravanje dokumenata i sl.). Za intervju se mora pripremiti popis pitanja (vidi Primjer).

Popis pitanja iz upitnika za voditelja ureda i približni odgovori na njih

1 . Opišite funkcije koje obavlja vaša strukturna jedinica.

Organizacija rada na registraciji, računovodstvu, skladištenju i prijenosu relevantnim strukturnim odjelima dokumenata tekućeg uredskog rada, uključujući naloge i naloge uprave, kao i rad na formiranju predmeta i njihovom polaganju.

Osiguravanje pravovremene obrade dolazne i odlazne korespondencije, njezine dostave na odredište.

Kontrola rokova izvršenja isprava i njihovog pravilnog izvođenja.

Izrada i provedba uputa za obavljanje uredskog rada.

Metodičko vođenje organizacije uredskog rada u odjelima.

Kontrola pravilnog formiranja, čuvanja i pravovremene dostave predmeta u arhiv.

Osiguravanje vanjskog i internog tijeka dokumenata.

Sudjelovanje u pripremi sastanaka koje saziva uprava i organizacija njihovog održavanja.

Osiguravanje uspostavljenog režima pristupa dokumentaciji.

Implementacija novih metoda i alata za rad s dokumentima.

2 . Opišite strukturu i kvantitativni sastav jedinice.

Tajništvo - 4;

ekspedicija - 1;

prijemna soba - 2;

arhiva - 2.

3. Koje funkcije obavljate izravno?

Upravljanje uredom.

4. Koliki je trenutni obim tijeka rada u odjelu (broj dokumenata po danu, njihova veličina u stranicama ili MB). Što mislite, kolika će količina dokumenata biti u idućoj godini (povećati ili smanjiti)?

Dolazni dokumenti - 14 000 artikala;

izlazni dokumenti - 13.500 predmeta;

interni dokumenti - 4 jedinice.

Najvjerojatnije se obim tijeka posla neće promijeniti sljedeće godine.

5. Koristite li sada informacijski sustav(e) u svom odjelu za automatizaciju tekućih zadataka? Ako je tako, koji? Koje se funkcije u njemu obavljaju?

6. Navedite važeće regulatorne dokumente koji uređuju dokumentarnu potporu organizacije, odjela (upute za uredski rad, opis poslova, pravilnik o radu itd.). Koje od njih koristite u svom radu, a koje smatrate nebitnima?

Organizacijski standard:

Administrativni dokumenti. Naredbe i upute. Postupak izrade, odobrenja, potpisivanja, registracije i poništenja.

Dolazni dokumenti. Postupak prihvaćanja, razmatranja, prijenosa na izvršenje i operativnog skladištenja.

Odlazni dokumenti. Postupak pripreme, odobrenja, potpisivanja, registracije i otpreme.

Nomenklatura slučajeva. Čuvanje, korištenje i uništavanje dokumenata organizacije.

7. Je li regulirana interakcija s drugim odjelima tvrtke?

Interakcija sa svim strukturnim odjelima, osim s administrativno-gospodarskim odjelom (AXO), regulirana je internim regulatornim aktima tvrtke. Interakcija s AXO-om nije regulirana (prijave za kurira, prijave za slanje korespondencije brzom poštom i sl.).

8. Koje bi funkcije, po Vašem mišljenju, trebao obavljati EDMS?

Upravljanje dokumentima u u elektroničkom formatu... Izrada i pohrana raznih dokumenata u elektroničkom obliku (u MS Word, MS Excel, MS Visio); traženje dokumenata; pohranjivanje verzija dokumenata; strukturiranje dokumenata po mapama; dodjeljivanje prava pristupa dokumentima; povijest rada s dokumentima.

Upravljanje procesima potpore dokumentaciji. Podrška procesima odobravanja i obrade dokumenata u svim fazama; izdavanje naloga i kontrola njihovog izvršenja.

Registracija papirnatih dokumenata; održavanje nomenklature predmeta; kontrola lokacije papirnatih dokumenata.

Upravljanje ugovorom. Organizacija procesa pregovaranja i registracije ugovora.

Upravljanje sastancima. Organizacija pripreme i održavanja sastanaka (usklađivanje mjesta i vremena, sastav sudionika, dnevni red); formiranje i distribucija protokola; kontrola izvršenja odluka donesenih na sjednicama.

9. Navedite koje vrste poslova radite s dokumentima svih vrsta.

Dolazni dokumenti (dokumenti koje je primila organizacija):

. prijem i obrada;

. razmatranje od strane voditelja (rezolucija);

. registracija;

. izvršenje;

. kontrola izvršenja;

. trenutno skladištenje i korištenje;

. prenijeti u arhivsku pohranu.

Odlazni dokumenti (dokumenti stvoreni u organizaciji i poslani podružnicama i ovisnim društvima organizacije, organizacijama trećih strana ili pojedincima):

. izrada projekta;

. odobrenje nacrta dokumenta;

.

. potpisivanje;

. odobrenje (ako je potrebno);

. registracija korespondencije;

. slanje dokumenta primatelju;

. podnošenje drugog primjerka u predmet.

Interni dokumenti (nalog, nalog, dopis, pismo s obrazloženjem, objašnjenje, prijava):

. izrada nacrta dokumenta;

. odobrenje projekta;

. provjera ispravnosti dizajna;

. potpisivanje;

. registracija;

. prijenos dokumenta izvođačima;

. izvršenje dokumenta;

. kontrola izvršenja dokumenta;

. unošenje izvršene isprave u predmet.

10. Opišite postupak prosljeđivanja obrade i registracije ulaznih dokumenata.

Sva pristigla korespondencija se prihvaća i registrira u uredu.

Korespondencija s oznakom "osobno" predaje se osobno primatelju ili njegovom ovlaštenom predstavniku. Korespondenciju s oznakom "povjerljivo" obrađuje osoba zadužena za vođenje povjerljive evidencije.

Omotnice iz primljene korespondencije čuvaju se i prilažu dokumentima u slučajevima kada kalendarski pečat na omotnici služi kao potvrda o vremenu slanja ili zaprimanja ovog dokumenta, ili ako je adresa pošiljatelja navedena samo na omotnici. Obavezno čuvajte kuverte s dopisima tužbe, kao i sa molbama građana.

Postupak evidentiranja ulaznih dokumenata

Svi dokumenti upućeni upravi organizacije podliježu registraciji (osim dokumenata uključenih u približni popis neregistriranih dokumenata).

Zaprimljeni dokumenti ovjereni su registracijskim žigom, koji označava datum zaprimanja, redni ulazni broj. Ako postoji prilog uz dokument, onda se o tome stavlja oznaka pored dolaznog broja. Pečat se stavlja na prednju stranu prvog lista dokumenta u donjem desnom kutu.

Serijski brojevi se upisuju u registar serijskih brojeva.

Dokumenti koji ne podliježu registraciji ovjeravaju se pečatom i naznačuje se samo datum primitka dokumenta.

Prilikom registracije mora se poštivati ​​načelo jednokratnog upisa: svaki dokument se u uredu upisuje samo jednom.

11. Opisati postupak upravljanja pristiglim dokumentima i izdavanja rješenja.

Dokumenti koji zahtijevaju razmatranje od strane voditelja prenose mu se nakon registracije.

Po potrebi tajnik odabire dodatne materijale (ugovore, dopise, akte i sl.) i zajedno s pristiglim dokumentima predaje voditelju.

Odluka voditelja dokumenta odražava se u rezoluciji.

Rješenjem se precizira izvršitelj, propisuje što i do kojeg datuma to mora učiniti, zatim se stavlja datum i potpis upravitelja.

Po primitku dokumenata od voditelja, tajnik podatke iz rješenja upisuje u registar pristigle korespondencije.

Nakon toga dokument se prenosi izvođaču koji je naveden u rješenju.

Dokumenti koje izrađuje više odjela prenose im se jedan po jedan ili istovremeno u kopijama (fotokopiranjem).

12. Opišite postupak predaje dokumenata na kontrolu.

Nakon razmatranja i izricanja rješenja od strane voditelja (rješenje sadrži ime izvođača, sadržaj naloga, rok izvršenja, potpis i datum), što može biti temelj za uzimanje dokumenta na kontrolu, dokument prenosi se izvođaču uz potvrdu u upisniku pristiglih dokumenata s datumom primitka od strane izvođača.

Ako je u rezoluciji navedeno nekoliko izvođača, uklanjaju se dodatne kopije dokumenta.

Izvornik dokumenta šalje se izvođaču koji je prvi naznačen u odluci.

Prilikom slanja dokumenta više izvođača, odgovornost za pripremu materijala snosi onaj izvođač koji je u rješenju prvi naveden (odgovorni izvođač). Ostali izvođači (suizvođači) dužni su dostaviti potrebne materijale odgovornom izvođaču u roku dogovorenom s njim.

Izvješće o radu moraju potvrditi svi izvođači navedeni u rezoluciji.

13. Opisati postupak kontrole izvršenja isprava, postupak evidentiranja dokumenata zaprimljenih na izvršenje, postupak uklanjanja isprava iz kontrole.

a) Izvršenje kojih dokumenata (naloga) podliježe obveznoj kontroli?

. Administrativni dokumenti (naredbe, upute);

. dokumenti (zapisnici, dopisi, dopisi, planovi i sl.) koji sadrže konkretne upute za rad

s njima i uvjetima izvršenja; zahtijevaju pripremu odgovora, održavanje događaja, izvješća itd.;

. upute sadržane u izdanim rješenjima (uključujući i u elektroničkom obliku) o razmatranim dokumentima (pismima i sl.);

. odvojeno, nevezano ni za jedan dokument, upute voditelja, dokumentirane (uključujući u elektroničkom obliku).

b) U kojim slučajevima se dokumenti (nalozi) smatraju izvršenim?

. Završni dokumenti izrađeni na njima ne vraćaju se na doradu, o čemu je donesena odgovarajuća odluka;

. Izvršena koordinacija i potpisivanje nacrta dokumenata pripremljenih sukladno uputama.

. evidentiraju se i šalju odlazna pisma pripremljena na temelju dokumenta (nalog);

. dokumenti ugovora su registrirani;

. upravitelj, čije dužnosti uključuje praćenje izvršenja naloga (kontrolor), potvrđuje njihovo ispunjenje na temelju pitanja postavljenih u njima.

c) Koja su prava odgovornog izvršitelja i suizvršitelja?

. Davati upute svojim neposrednim podređenima i kontrolirati njihovo izvršavanje instrukcija;

. zatražiti od zaposlenika podatke potrebne za izvršenje dokumenta (naloga);

. utvrditi postupak izvršenja dokumenta (naloga) (uključujući postupak pripreme i dogovaranja materijala za izvršenje naloga, vrijeme i oblik sudjelovanja suizvršitelja u radu na izvršenju naloga);

. koordinirati rad suizvršitelja;

. sazvati suizvršitelje radi vođenja kolegijalne rasprave i rješavanja pitanja u vezi s izvršenjem isprave (naloga);

. donijeti obrazloženu odluku o uključivanju ili odbijanju uvrštavanja u nacrt završnog dokumenta prijedloga i primjedbi koje su iznijeli suizvršitelji;

. pripremiti prijedloge za produljenje roka za izvršenje dokumenata (naloga) s naznakom objektivnih razloga produljenja i planiranog datuma izvršenja.

d) Za što je odgovoran izvođač?

. Kvaliteta izrade (potpunost i pouzdanost podataka korištenih u izradi završnog dokumenta), ispravnost izvođenja dokumenata pripremljenih sukladno dokumentu (nalogu);

. potpunost i ispravnost odražavanja primjedbi i prijedloga suizvršitelja i koordinirajućih osoba (organizacija) u novo izdanje dokument (nalog);

. poštivanje utvrđenih rokova za izvršenje dokumenta (naloga);

. sigurnost izvornog dokumenta (ako se izvorni dokument prenosi na njega).

e) Koji su rokovi za izvršenje dokumenata (naloga)?

Dokument ili nalog (rezolucija), u pravilu, određuje rok (kalendarski datum) za njegovo izvršenje.

Ako je u tekstu rješenja umjesto datuma ili vremenskog razdoblja definiran pojam u verbalnom izrazu, nalog se mora izvršiti u odgovarajućem roku:

. "Vrlo hitno", "odmah" - unutar jednog radnog dana;

. "Hitno" - ne više od tri radna dana;

. "Promptno" - u roku od 10 radnih dana.

Ako rok za izvršenje naloga nije određen, nalog se mora izvršiti u roku koji nije duži od 30 kalendarskih dana ili u skladu s rokom navedenim u dokumentu na koji se nalog (rješenje) odnosi.

f) Koja su prava voditelja obrade?

. Zatražiti informaciju o tijeku izvršenja dokumenta (naloga);

. vratiti dokumente sastavljene u suprotnosti sa zahtjevima lokalnih propisa organizacije na reviziju;

. ukloniti dokumente (naloge) iz kontrole.

14. Opišite postupak registracije i obrade odlaznih dokumenata.

Dokumenti potpisani od strane Uprave isti dan moraju se predati u ured na registraciju i otpremu.

Prije registracije dokumenta primljenog za otpremu, provjerava se ispravnost njegovog izvršenja:

. prisutnost elemenata obrasca, potpisa, datuma, potrebnih vize i podataka o izvođaču;

. prisutnost naslova teksta, broja i datuma dokumenta na koji se daje odgovor;

. ispravnost adrese primatelja;

. prisutnost priloga navedenih u dokumentu, kao i materijala na temelju kojih je pripremljen odlazni dokument (ako je to odgovor na dolazno pismo);

. dostupnost pečata u slučajevima kada je to potrebno.

Pogrešno izvedeni dokumenti vraćaju se izvođačima.

Ako se dokument šalje na više adresa, izvođač predaje onoliko primjeraka potpisanog pisma koliko je potrebno da se pošalje svim primateljima i jedan primjerak kopije.

Nakon provjere dizajna, dokument se upisuje u dnevnik i na sve primjerke dokumenta po redu ispisuje se izlazni broj.

Odlazni broj sastoji se od indeksa ustrojstvene jedinice koja je pripremila odgovor, broja predmeta prema nomenklaturi predmeta i rednog broja.

Na presliku izlazne isprave u gornjem lijevom kutu stavlja se ovjerni registracijski žig.

Prepiska se predaje na otpremu u poštu ili dostavlja kurirskom službom.

Ovjerene preslike poslanih dokumenata istoga dana dostavljaju se nadležnim odjelima izvršiteljima radi uvođenja u predmet.

15. Opišite postupak izrade naredbe (upute).

Prije podnošenja na potpis, nacrt naredbe (uredbe) potvrđuju zamjenici ravnatelja za područja djelatnosti, voditelj pravne službe i čelnici drugih zainteresiranih strukturnih odjela.

Prilikom odobravanja nacrta dokumenta odvjetnici provjeravaju njegovu usklađenost s važećim zakonodavstvom, kao i ispravnost pozivanja na regulatorne dokumente.

Vize se stavljaju na poleđinu zadnjeg lista izvorne narudžbe.

Komentari na nacrt naloga navode se na poleđini posljednjeg lista ili na posebnom listu, o čemu se na nacrtu daje odgovarajuća bilješka.

Ako izvršitelj unese izmjene i dopune, nacrt naloga treba uskladiti sa svima koji su ranije potpisali dokument.

Nalozi potpisani od strane Uprave na dan potpisivanja prenose se u ured na upis u poseban dnevnik i umnožavanje.

Nalozi se izdaju u strogo ograničenom broju primjeraka i šalju se samo onim strukturnim odjelima koji ih trebaju.

Odgovornost za utvrđivanje naklade i ispravnosti distribucije dokumenta snose čelnici strukturnih odjela koji su izradili nalog.

Nacrte naloga za osoblje priprema kadrovska služba.

U narudžbama za osoblje, vize za odobrenje bilježe se na prednjoj strani dokumenta, ispod rekvizita "Potpis".

Nalozi za osoblje evidentiraju se, formiraju se u predmete odvojeno od ostalih zapovijedi i imaju samostalnu numeraciju: registarskom broju dodaje se indeks "k".

Izvornici naloga za glavnu djelatnost pohranjuju se u uredu, a nalozi za osoblje - u kadrovskom odjelu kadrovskog odjela.

Posvajanje upravljačke odluke a same odluke dokumentiraju se zapisnicima proizvodnih sastanaka s upravom.

16. Kako je, po Vašem mišljenju, potrebno promijeniti proceduru rada s dokumentima?

Organizacija nema lokalni dokument koji regulira proces izvršenja i kontrolu izvršenja dokumenata (naloga). Proces ne uključuje ured, ali je kontrola nad izvršenjem dokumenata (naloga) jedna od njegovih funkcija.

17. Koji se oblici računovodstva i registracije dokumenata koriste u organizaciji?

18. Kakav je postupak pripreme spisa za prijenos u arhivsku pohranu?

Prije predaje predmeta u arhiv provodi se ispitivanje znanstvene i praktične vrijednosti dokumenata.

Provjeru vrijednosti dokumenata provodi stalno stručno povjerenstvo organizacije (EK).

Sastav EZ-a odobrava se nalogom glavnog direktora.

U svom radu EK se rukovodi Saveznim zakonom od 22. listopada 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruska Federacija", Osnovna pravila za arhive organizacija (odobrena odlukom Kolegija Rosarhiva od 06.02.2002.), regulatorni i metodološki dokumenti Rosarhiva.

EK organizacije obavlja sljedeće funkcije:

. razmatra nacrte nomenklatura predmeta strukturnih podjela organizacije;

. organizira godišnji odabir dokumenata za skladištenje i uništavanje;

. razmatra zalihe za trajne skladišne ​​predmete, kadrovske predmete i dugotrajno (preko 10 godina) skladištenje;

. razmatra i odobrava akte o izdvajanju za uništavanje predmeta koji ne podliježu daljnjoj pohrani;

. razmatra prijedloge o izmjeni rokova pohrane za pojedine kategorije dokumenata utvrđenih važećim popisima dokumentarne građe s rokovima čuvanja i donosi odluke o dostavljanju tih prijedloga na razmatranje arhivskoj ustanovi;

. sudjeluje u izradi i razmatranju nacrta popisa isprava, standardnih i okvirnih nomenklatura predmeta i dr. nastavna sredstva o uredskom radu i radu arhiva organizacije.

Članovi EK, uz sudjelovanje drugih stručnjaka, uvidom u popise, akte i dokumente provjeravaju koliko je ispravno izvršen odabir dokumenata za skladištenje i uništavanje. Izravni odabir dokumenata provode djelatnici strukturnih odjela nadležnih za vođenje evidencije i djelatnici arhiva.

Odabir dokumenata i predmeta za uništavanje formalizira se aktom. Akte pregledava EK, potpisuje ih predsjednik, njegovi članovi i odobrava uprava organizacije.

Prijenos predmeta u središnji arhiv organizacije.

Spisi trajnog i dugoročnog (preko 10 godina) skladištenja prenose se u arhiv organizacije najkasnije godinu dana nakon završetka tekućeg uredskog rada. Prijenos u arhiv predmeta s rokom privremenog skladištenja (do 10 godina) vrši se prema nahođenju uprave i uzimajući u obzir stupanj opterećenosti arhive.

Arhiv prima dokumente na pohranu prema dostavnim listama zasebno za trajno i privremeno čuvanje u dva primjerka.

Ako su pojedini predmeti potrebni nekoj ustrojstvenoj jedinici za tekući rad, arhiv joj sastavlja izdavanje tih predmeta na privremeno korištenje.

Na svim primjercima dostavnih lista djelatnik arhiva potpisuje prijem predmeta s naznakom datuma prijema i broja primljenih predmeta.

Jedan primjerak inventara vraća se pošiljatelju, ostali ostaju u arhivi organizacije.

Izdavanje predmeta na privremeno korištenje zaposlenicima strukturnih odjela organizacije provodi se na temelju posebnog zahtjeva.

Izdavanje predmeta sastavlja se potvrdom zaposlenika organizacije i odgovarajućim upisom u knjigovodstvenu knjigu za izdavanje predmeta iz arhive.

Predmeti se izdaju na razdoblje ne duže od mjesec dana. Djelatnici strukturnih odjela odgovorni su za pravodobno vraćanje dokumenata koje je arhiv izdao na privremeno korištenje.

Tijekom službeničke godine popunjava se zamjenska kartica za spis koji se izdaje u slučaju službene potrebe. U njemu se navodi ustrojstvena jedinica, broj predmeta, datum izdavanja, kome je predmet izdan, datum povrata, te se daju stupci za potvrde o primitku i prihvaćanju predmeta.

19. Navedite obrazac nomenklature poslova odjela i opišite organizaciju pohrane dokumenata u odjelu.

U strukturnim odjelima organizacije godišnje se izrađuju nomenklature predmeta u propisanom obliku.

Sastavlja ih osoba odgovorna za uredski rad, uz uključivanje stručnjaka.

Na temelju nomenklature predmeta strukturnih odjela, ured izrađuje pročišćenu nomenklaturu poslova organizacije.

Nomenklatura predmeta ustrojstvene jedinice uključuje sve predmete i dokumente koji nastaju u radu jedinice, kao i sve referentne kartice, dnevnike i druge računovodstvene obrasce.

Svi predmeti moraju imati indeks, koji se sastoji od konvencionalne digitalne oznake ustrojne jedinice i serijskog broja predmeta prema nomenklaturi.

Nomenklatura sadrži nazive (naslove) predmeta.

Prilikom sastavljanja naslova predmeta, osim naziva teme (predmet, problematika), navodi se vrsta pokrenutog predmeta (građa, korespondencija i sl.), kao i datumi događaja, podaci o dopisnicima, bilježi se da li je dokument original ili kopija itd. itd.

Rokovi pohrane predmeta i brojevi artikala navedeni su u skladu s Popisom standardnih administrativnih arhivskih dokumenata koji nastaju u radu državnih tijela, tijela lokalne samouprave i organizacija, s naznakom rokova skladištenja (odobrenih naredbom Ministarstva kulture Republike Hrvatske). Rusija od 25.08.2010. br. 558).

Rokove pohrane predmeta koji nisu navedeni u Popisu utvrđuju stručnjaci strukturnih odjela zajedno sa središnjim arhivom.

Predmeti koji su formirani u uredskoj godini, a nisu uvršteni u nomenklaturu predmeta, dodaju se dodatno u pripadajući odjeljak.

Godišnje se preispituje nomenklatura predmeta: određuju se zaglavlja predmeta i rokovi čuvanja, uvode se novi predmeti pokrenuti tijekom godine.

Promet (nedovršeni posao) ustrojstvene jedinice prenosi se u nomenklaturu predmeta za sljedeću godinu, uz zadržavanje izvornog evidencionog indeksa.

Na kraju godine, na kraju nomenklature predmeta, sastavlja se konačna evidencija o kategorijama i broju otvorenih predmeta, odvojeno stalnih, dugoročnih (preko 10 godina) i privremenih (do zaključno 10 godina). ) rokovi skladištenja. Završni zapisnik se ovjerava, a ti podaci se prenose u arhiv.

Predmeti u tekućem uredskom radu formiraju se prema nomenklaturi predmeta.

Svi dokumenti se grupiraju u predmete i pohranjuju prije prijenosa u arhiv u strukturnim odjelima organizacije.

U predmet se unose samo izvršeni dokumenti. Izvođač otpisuje izvršene dokumente "U predmetu br. ____", čime potvrđuje da je pitanje postavljeno u dopisu riješeno.

Preslike dokumenata uloženih u predmet su ovjerene.

Izvršene isprave upisuju se u predmet po redoslijedu rješavanja pitanja kronološki, abecedno, indeksiranjem (numeracijom), a odgovorni dokument mora slijediti dokument zahtjeva.

Dokumenti jedne službeničke godine grupirani su u predmete, s izuzetkom prenosivih predmeta koji imaju dugo, više od jedne godine, razdoblje formiranja (npr. dugoročnim planovima, osobni dosjei itd.).

Svaka kutija ne smije sadržavati više od 250 listova (debljina kućišta 30-40 mm). Uz veliki volumen dokumenata, provodi se ili kronološka podjela kompleksa na samostalne predmete, ili podjela problematike na potpitanja.

Povlačenje dokumenata iz spisa tekućeg uredskog rada vrši se uz dopuštenje uprave strukturne jedinice. Isprave iz spisa izdaju se uz potvrdu u zamjenskoj kartici koju čuva djelatnik ureda.

Osobe odgovorne za obavljanje uredskih poslova osiguravaju računovodstvo i čuvanje dokumenata. Zabranjeno je povlačenje dokumenata iz spisa trajne pohrane nakon završetka uredskog rada.

20. Postoji li potreba za formiranjem povijesti rada s dokumentima, praćenjem napretka i procesa odobravanja?

21. Susrećete li se često s nedostupnošću mrežnih resursa (dijeljeni diskovi, pisači)?

Da. Padovi se događaju mjesečno.

22. Biste li rekli da je vaše računalo sporo i da na tvrdom disku često nedostaje prostora?

23. Doživljavate li često neuspjehe tijekom rada s e-poštom?

Jako rijetko.

Radi pojednostavljenja obrade rezultata intervjua, oni se mogu prikazati na sljedeći način:

■ Faza 4: provesti anketu... Anketa se provodi kako bi se dobile detaljnije informacije o tijeku dokumenata organizacije. Osim toga, povjerljivi upitnik omogućit će vam da saznate pravi stav zaposlenika prema projektu implementacije EDMS-a. Primjer popisa pitanja u upitniku može izgledati ovako:

Vaš stav prema implementaciji EDMS-a (pozitivan, negativan, ambivalentan, itd.).

Koji razlozi, po Vašem mišljenju, mogu ometati implementaciju EDMS-a (vrlo kratki projektni rokovi, nespremnost zaposlenika za rad u EDMS-u, nedovoljna kvalifikacija zaposlenika i sl.)?

Što očekujete od implementacije EDMS-a (smanjenje troškova, skraćivanje vremena potrebnog za odobravanje dokumenata, povećanje razine kontrole nad izvršenjem naloga)?

Koja je, po Vašem mišljenju, razina osiguranja sigurnosti dokumenata u organizaciji (visoka, srednja, niska)?

Koliko vremena trošite na traženje traženog dokumenta?

Kolika je, po Vašem mišljenju, brzina traženja potrebnih informacija u organizaciji (visoka, zadovoljavajuća, niska)?

Koliko se vremena troši na odobravanje dokumenta? (Pojasniti za svaku vrstu dogovorenih dokumenata.)

Rezultati ankete mogu se prikazati u Excel tablici (tablica 2), a zatim na temelju tih podataka izraditi dijagrame radi preglednosti.

TROŠKOVI IMPLEMENTACIJE I VLASNIŠTVA NA EDMS-u

Mnoge organizacije, usredotočujući se na troškove implementacije EDMS-a, zanemaruju ukupne troškove vlasništva nad EDMS-om.

Jedan od kriterija za odabir EDMS-a trebao bi biti trošak vlasništva. Potencijalne izvršne organizacije mogu na zahtjev dati potrebne podatke (barem izračun implementacije i održavanja). Trošak vlasništva se sastoji od kapitalnih i operativnih troškova.

Procijenjeni kapitalni trošak implementacije (CAPEX) mogao bi izgledati ovako:

Oprema (ako je potrebno, na primjer, moćniji poslužitelj, dodatna kupnja računala): 300.000 rubalja;

Licence za softver koji se implementira (poslužiteljske i klijentske licence): 400.000 rubalja;

Rad (troškovi rada konzultanata): 1.500.000 rubalja.

Ukupno: 2 200 000 rubalja.

Što se tiče operativnih troškova (OPEX), oni mogu biti sljedeći:

Osposobljavanje novih korisnika za rad sa sustavom: 100.000 rubalja;

Održavanje informacijskog sustava (godišnje): 500.000 RUB;

Tehnička podrška za korisnike (godišnje): 200.000 rubalja.

Ukupno: 800.000 rubalja. u godini.

Primjeri daju približan trošak troškova, međutim, također vam omogućuje da utvrdite da operativni troškovi EDMS-a mogu iznositi do 40% troškova implementacije.

Stoga pri odabiru EDMS-a treba obratiti pozornost na cijenu licenci, mogućnost osposobljavanja novih korisnika, troškove održavanja i podrške.

Možete sami obučiti jednog ili dva stručnjaka. A ako ih ima deset, pa čak i iz različitih strukturnih odjela, tada će u EDMS-u obavljati različite zadatke... U tom slučaju možda će biti potrebno provesti obuku od strane stručnjaka izvršne organizacije. Što se tiče održavanja i tehničke podrške, implementacijske organizacije u pravilu nude nekoliko opcija.

Ne biste trebali odmah odabrati najjeftiniju ponudu za pratnju – na kraju može poskupjeti. Potrebno je analizirati sve uvjete, a to su: vrijeme odgovora na aplikaciju (to može biti 24 sata, 36 sati itd.), vrijeme rješavanja problema (3-5 radnih dana) itd.

KADA JE BOLJE ODGODITI IMPLEMENTACIJU SED-a

U praksi postoje situacije kada je bolje ne žuriti s implementacijom EDMS-a i prvo napraviti organizacijske promjene, optimizirati procese rada s dokumentima itd.

Bolje je odgoditi implementaciju EDMS-a u slučajevima kada:

Inicijativa za provedbu ne dolazi od najvišeg menadžmenta, već od čelnika strukturnih odjela;

U organizaciji kaos sa stajališta regulacije procesa (automatizirani kaos neće prestati biti kaos);

Zaposlenici se iz ovog ili onog razloga „bune“ protiv uvođenja EDMS-a („ima puno posla, malo je ljudi, a onda slijedi uvođenje“).

SAŽETAK

1. Predprojektni pregled prije implementacije EDMS-a je obavezan, a zapravo se radi o reviziji tijeka rada.

2. Provedite samostalno anketu prije projekta, odmah se obratite uslugama organizacije koja provodi ili učini oboje - na organizaciji korisnika je odluka.

3. Anketa prije projekta omogućuje procjenu spremnosti organizacije za implementaciju EDMS-a i smanjenje vremenskih i financijskih troškova u budućnosti tijekom provedbe projekta.

4. Ponekad je bolje odgoditi implementaciju EDMS-a i napraviti organizacijske promjene, optimizirati procese rada s dokumentima itd.

Trenutno postoji brzi razvoj i implementacija informacijske tehnologije ne samo u državnim agencijama, već iu mnogim ruskim poduzećima, a uspjeh same implementacije ovisi o tome kakav će biti pristup implementaciji EDMS-a, koliko je dobro planiran.

Kako posao raste, raste i obim papirologije. A kada broj obrađenih dokumenata prijeđe graničnu vrijednost, procesi rada s dokumentima izmiču kontroli, prestaju se kontrolirati i kao rezultat toga počinju usporavati razvoj poduzeća, a zatim i razumijevanje važnosti implementacije EDMS dolazi. U ovom trenutku, mnoga poduzeća suočena su s problemom koji se zove "gdje početi".

Proces implementacije EDMS-a u uspješnu svjetsku i domaću praksu uključuje sljedeće faze:

1. Informativna anketa.
   1. Intervjuiranje.
   2. Ispitivanje.
2. Analiza prikupljenih podataka.
3. Formiranje tehničkih i funkcionalnih zahtjeva za EDMS.
4. Praćenje EDMS tržište i održavanje natječaja.
5. Demo testiranje.
6. Sklapanje ugovora.
7. Izrada propisa za EDMS.
8. Instaliranje i konfiguriranje softvera.
9. Edukacija korisnika EDMS-a.
10. Testiranje softvera s korisnicima.
11. Otklanjanje pogrešaka pronađenih tijekom testiranja sustava.
12. Industrijska eksploatacija.

Zašto ne bez informativne ankete?

Zašto je toliko važno provesti informativnu anketu? Vjeruje se da kvalitetna anketa prije projekta jamči 80% uspješnosti implementacije EDMS-a... Uostalom, dopušta:

• dobiti jasniji "portret" organizacije: njezinu misiju, smjerove djelovanja; Struktura poduzeća; funkcije odjela (i njihova interakcija), utvrđene odredbama o strukturnim odjelima; glavni poslovni procesi;
• utvrditi opće stanje organizacije uredskog rada u poduzeću;
• odrediti tokove informacija i dokumentacije (uključujući vrste korištenih dokumenata);
• identificirati i uzeti u obzir rizike i načine za njihovo prevladavanje prilikom implementacije sustava;
• odrediti svrhu provedbe;
• odrediti zadaće i funkcije koje će EDMS morati obavljati u budućnosti;
• definirati korisnike EDMS-a;
• naučiti i opisati postojeće poslovne procese (koji će biti automatizirani) itd.

Odgovore na navedena pitanja možete dobiti do samostalno proučavanje općih informacija o objektu implementacije EDMS-a. Pomaže u pripremi za intervjuiranje vodstvo i ključni stručnjaci. A analiza rezultata intervjua pomoći će vam u razvoju upitnik s detaljnijim pitanjima za širi krug ljudi. Dakle, svaka faza ankete omogućuje vam da uronite u problem sve dublje i da dobijete sve detaljniji opis problema na izlazu.

Samo razumijevanjem stvarnih potreba poduzeća moguće je odrediti koje funkcije EDMS treba obavljati. Tada će svojim izgledom moći optimizirati rad ljudi i neće ga doživljavati kao peti kotač kolica.

U trenutku početka istraživanja, naša tvornica za preradu mesa imala je grupu geografski raspoređenih ureda, složenu strukturu poduzeća i veliki obim tijeka papira, što je dovelo do raštrkanog nekontroliranog protoka dokumenata, kršenja uvjeta odobrenja i izvršenja, tj. kao i gubitak dokumenata.

S povećanjem obujma proizvodnje i povećanjem zadataka koje rješava naše poduzeće, broj upravljačke i druge dokumentacije koja se razvija, prima i šalje samo je rastao, a povećavala se i uloga izvršne discipline. U vezi s izlaskom pogona za preradu mesa na novu razinu, uprava poduzeća odlučila je uvesti sustav elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS), koji omogućuje automatizaciju ne samo rada s organizacijskim i administrativnim dokumentima (nalozima, korespondencijom itd.). .), ali i neki poslovni procesi popraćeni obradom i izvođenjem dokumenata.

U tu svrhu formiran je tim stručnjaka iz ključnih strukturnih odjela poduzeća. Voditelj ovog projekta imenovan je zamjenikom ravnatelja za predškolske odgojno-obrazovne ustanove - autor ovog članka.

Intervjuiranje

Odlučili smo implementirati EDMS u fazama. Prva faza informativnog istraživanja, "vidljiva" za tim, bila je - anketa prvog reda menadžera i glavnih sudionika u poslovnim procesima koji će raditi u EDMS-u, tj. bit će njegovi korisnici. V obvezno U anketu bi trebali biti uključeni rukovoditelji i predmetni stručnjaci zainteresiranih strukturnih jedinica, koji će moći izraziti svoje želje i komentare.

Prije početka ovoj fazi zamjenik ravnatelja za predškolske odgojno-obrazovne ustanove bili pripremljena pitanja, čiji bi odgovori mogli dati predodžbu o problemima u organizaciji rada s dokumentima.

Sastavljena je lista budućih ispitanika na kojoj je bilo oko 30 osoba (ovo voditelji odjela, njihovi zamjenici i stručnjaci odgovorni za izradu dokumenata, njihovo potpisivanje, potpisivanje i odobravanje). Sa svakim od njih su se dogovorili o zasebnom sastanku, tijekom kojeg je najprije izrečena svrha osobnog razgovora, a potom je uslijedio dijalog čiji je "program" bio unaprijed pripremljen popis teza i pitanja (vidi primjer 1.). ). Za praktičnost vođenja i analize intervjua, razgovor možete snimiti na diktafon. No, bolje je da sudionik ankete ne zna da se snima, jer se većina ljudi izgubi kad vidi diktafon.

Primjer 1

Billet za intervjue u sklopu ankete tvornice za preradu mesa za implementaciju EDMS-a

Sažmi emisiju

Prilikom susreta sa svakim ispitanikom, zamjenik za predškolsku obrazovnu ustanovu je na početku razgovora iznio sljedeće:

1. Svrha ankete:

„Istraživanje stanja uredskog rada i toka rada, razumijevanje postojećih poslovnih procesa koji moraju biti automatizirani i čije aktivnosti prati obrada i izvođenje dokumenata.“

2. Zašto naša tvrtka treba implementirati EDMS:

"Svrha EDMS-a je kvalitetno unaprijediti proces rada s dokumentima voditelja i predmetnih specijalista svih razina, smanjiti vrijeme rutinskog rada s dokumentima."

3. Koje su prednosti EDMS-a, na primjer:

“Sustav vam omogućuje da smanjite vrijeme traženja traženi dokument, omogućuje vam pristup zajedničkoj bazi dokumenata s razlikovanjem korisničkih prava, možete raditi u sustavu na daljinu, raditi s jednim dokumentom zajedno za više korisnika, brzo i jednostavno koordinirati dokumente, automatizirati registraciju i distribuciju dokumenata, organizirati nadzor nad izvršenjem naloga i dokumenata ( aktivnosti upravljanja postaje transparentan), moguće je potpisivati ​​dokumente u sustavu pomoću Elektronički potpis, organizirati rad s ugovorima, integrirati EDMS s drugim programima koje koristi organizacija, smanjiti troškove održavanja arhive”.

1. S kojim se problemima susrećete tijekom rada s dokumentima?
2. Što biste željeli poboljšati, poboljšati, promijeniti u organizaciji rada s dokumentima?
3. Koliko brzo i učinkovito se odvija dostava dokumenata?
4. Gdje su, po Vašem mišljenju, slaba mjesta koja uzrokuju probleme u radu s dokumentima?
5. Jesu li postojeći oblici dokumenata prikladni za korištenje?
6. Koliko je vremena potrebno za obradu jednog dokumenta? Ovo pitanje treba postaviti u odnosu na svaku vrstu dokumenta koja je masovno prisutna u poslovnim procesima organizacije.
7. Koliki je obim tijeka posla u vašem području rada?

Na proces intervjua utjecala je zauzetost sudionika ankete, što je utjecalo na vrijeme intervjua, a pokazalo je i podcjenjivanje važnosti projekta od strane osoblja.

Kao rezultat analize informacija prikupljenih tijekom intervjua, formirana je tablica prikazano u primjeru 2. Pomogla je strukturirati primljene informacije i donijeti potrebne zaključke koji se u njima dobro odražavaju.

Primjer 2

Sistematizacija informacija dobivenih tijekom intervjua

Sažmi emisiju

Na temelju rezultata intervjua identificirani su sljedeći poslovni procesi koji prije svega zahtijevaju automatizaciju od strane EDMS-a:

• upravljanje ugovorima;
• usklađivanje računa za plaćanje;
• koordinacija organizacijskih i administrativnih dokumenata:
• nadzor nad izvršenjem naloga (rješenja).

Intervjui su pomogli pripremiti teren za upitnik, koji pretpostavlja veću točnost u davanju odgovora na pitanja.

Upitnik

Svrha ankete bila je dobiti detaljnije (točne) informacije o trenutnom stanju tijeka dokumenata i uredskog rada u poduzeću. Sudionici ankete bili su voditelji strukturnih odjela i predmetni specijalisti koji bi potom trebali postati korisnici EDMS-a. Anketa je provedena u odsutnosti, što je značilo ispunjavanje upitnika u odsutnosti istraživača.

Upitnik se sastojao od tri dijela (vidi primjer 4):

1. Uvodni dio - njegov je glavni zadatak bio potaknuti ispitanika na odgovore na postavljena pitanja. Opisana je svrha i ciljevi istraživanja, značaj uloge ispitanika; upute za ispunjavanje upitnika.
2. Glavni dio, koji sadrži pitanja jednostavnog teksta, a njihova kompletnost i broj ovise o željenom cilju (pitanja u uzorku upitnika iz primjera 4 su preporučljiva i mogu se razlikovati od optimalnih pitanja za anketiranje vašeg poduzeća, možete ih koristiti kao početni predložak za izradu vlastitog upitnika).
3. Završni dio - ovdje je ispitaniku dano jamstvo povjerljivosti svog mišljenja; izrazio je zahvalnost za sudjelovanje u istraživanju.

Na zahtjev ispitanika upitnik je tiskan i uručen mu osobno ili poslan na e-mail. Obrazac upitnika dizajniran je tako da ga ispitanik može ispuniti izravno u word datoteci.

Ako je upitnik poslan kao word datoteka, onda u tijelu email primatelj je prvi vidio popratni tekst (svi kontakt podaci u primjeru su izmišljeni):

Primjer 3

Popratni tekst i predmet e-pošte prilikom slanja upitnika kao prilog e-mailom

Sažmi emisiju

Primjer 4

Upitnik za provođenje ankete poduzeća prije implementacije EDMS-a

Sažmi emisiju

Prikupljeni podaci uneseni su u MS Excel tablicu, što je omogućilo automatsku generiranje dijagrama distribucije mišljenja o pojedinom pitanju. Oni. rezultati su predstavljeni menadžmentu na najopisniji način (vidi primjer 6). Broj odabranih opcija odgovora za svako pitanje prikazan je na jednom listu datoteke, a dijagrami na temelju tih podataka izgrađeni su na drugom listu:

Ubuduće ćemo uzeti u obzir sve identificirane rizike kako bi u čim prije ići na posao u EDMS:

• rizik odsutnosti ili netočne definicije zadataka i funkcija EDMS-a;
• rizik od podcjenjivanja potrebnih resursa (gotovina, vrijeme);
• rizik od kršenja uvjeta provedbe faza projekta;
• rizik nedovoljne informiranosti zaposlenika poduzeća o napretku rada, kao i rizik zanemarivanja, pasivnosti, otpora zaposlenika, slabe uključenosti rukovoditelja u projekt;
• rizik od loše tehnološke opreme;
• rizik nedostatka regulatornog okvira.

Općenito gledano, anketa je pokazala pozitivan stav prema uvođenju elektroničkog upravljanja dokumentima, no bilo je i nekoliko zaposlenika koji su bili negativni prema implementaciji EDMS-a, jer su ovaj projekt doživjeli kao još jednu inovaciju koja će im samo dodati posao. .

Naknadno je, na temelju analize rezultata intervjua i upitnika, određen cilj i izrađeni zahtjevi za EDMS, no to je već druga i ništa manje važna faza u implementaciji. Trenutno naša tvrtka provodi komparativnu analizu tržišta EDMS-a.

Fusnote

Sažmi emisiju