Analiza trenutnog stanja na svjetskom tržištu sjemena. Elektronsko upravljanje dokumentima u regijama Ruske Federacije. EDMS u zdravstvu

RUSKO EDM TRŽIŠTE: PROBLEMI I PERSPEKTIVE OZNAČENOG SISTEMA ELEKTRONSKOG PROMETA: PROBLEMI I PERSPEKTIVE RAZVOJA

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Južnoruski institut za menadžment - podružnica Ruske akademije narodne ekonomije i javna služba

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Južno-Ruski institut za menadžment - podružnica ruskog Predsjedništva

Narodno gospodarstvo i javna uprava

Sažetak: U članku se analiziraju problemi i izgledi za razvoj tržišta EDMS-a u Rusiji. Koncepti sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, njihova namjena i aktualizacija u moderni svijet, predstavlja statističke podatke o razvoju i korištenju specifičnih sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, kako u komercijalnoj strukturi tako iu javnom sektoru. Donosi se zaključci o problemima EDMS-a i potrebi njihovog razvoja, unaprjeđenja i korištenja u organizacijama i državnim tijelima kako bi se povećala njihova učinkovitost i djelotvornost.

Ključne riječi: elektroničko upravljanje dokumentima, elektronički sustav upravljanja dokumentima, EDMS tržište, EDMS funkcionalnost, EDMS u javnom sektoru.

Napomena: U članku se analiziraju problemi i perspektive razvoja tržišta sustava elektroničkog prometa u Rusiji. Riječ je o sljedećim pojmovima: sustavi elektroničkog dokumentoprometa, njihovi ciljevi i aktualizacija u suvremenom svijetu, dati su statistički podaci o razvoju i korištenju konkretnih sustava e-dokumentoprometa kako u komercijalnom tako iu javnom sektoru. Daju se zaključci o problemima sustava elektroničkog prometa o nužnosti njihova unapređenja i korištenja u organizaciji i državnim lozama za podizanje njihove učinkovitosti i rezultatnosti.

Ključne riječi: elektronički dokumentarni promet, sustav prometa elektroničkim dokumentima, tržište sustava e-dokumentnog prometa, sustavi prometa e-dokumenta u javnom sektoru.

U suvremenom svijetu razvoj tehnologija i njihovo rašireno uvođenje doveli su do toga da elektroničko upravljanje dokumentima i arhivski rad zauzimaju vodeću poziciju u usporedbi s papirnatim. Danas možemo primijetiti porast broja i volumena dokumenata koji se koriste u svijetu. Štoviše, omjer elektroničkih i papirnatih dokumenata s vremenom se mijenja u korist potonjeg.

2014. godine tržište EDMS-a proslavilo je 20. godišnjicu postojanja. Njegov nastanak i formiranje uzrokovan je prvenstveno potrebom za automatizacijom rada državnih tijela – prve domaći sustavi elektroničko upravljanje dokumentima kreirano je prema njihovoj narudžbi.

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) je organizacijski i tehnički sustav koji osigurava proces kreiranja, kontrole pristupa i distribucije elektroničkih dokumenata u računalnim mrežama, kao i kontrolu toka dokumenata u organizaciji.

EDMS na tržištu informacijskih tehnologija ostaje jedan od najtraženijih sustava, jer omogućuje:

Povećati učinkovitost upravljanja tvrtkom pružajući menadžmentu sve potrebne informacije za donošenje odluka;

Optimizirati rad zaposlenika s dokumentima;

imovine tvrtke (podaci koji se mogu izgubiti uslijed otpuštanja ili otpuštanja zaposlenika), odnosno kako bi se osigurao kontinuitet poslovanja ili poslovnih procesa.

U 2013., rusko tržište EDMS-a, uključujući usluge implementacije, poraslo je za 20% u odnosu na 2012. na 30,72 milijarde RUB. Zadržao je visoke stope rasta od 2011. do 2013.: od 20 do 35%. Za razliku od ostalih segmenata tržišta poslovnog softvera, gdje je, prema TLew1Beg, počeo blagi pad (B1 sustavi) ili zaustavljen (BIR sustavi), tržište EDMS-a trebao bi do kraja 2014. godine pokazati dvoznamenkasti rast: glavni pokretač ovog tržišta je javni sektor u kojem se projekti iz područja automatizacije upravljanja elektroničkim dokumentima provode velikim intenzitetom. U broju projekata, udio javnog sektora na tržištu EDMS iznosi do 25%, u novčanom smislu - do 40%. ...

Pozitivnu dinamiku tržišta u 2013. potvrđuju i podaci o prihodima integratora. Među tvrtkama koje su dostavile podatke o prihodima na tržištu EDMS-a, uključujući usluge implementacije (u rubljama, s PDV-om), rast u 2013. u odnosu na prethodnu godinu za većinu tvrtki iznosio je 15% ili više. (Stol 1) .

Tablica 1. Prihodi sistemskih integratora na tržištu EDMS u

Rusija, 2012-2013, tisuća rubalja

Prihodi tvrtke 2013. Projekti 2013. Projekti 2012. Projekti 2012. Rast prihoda 2012.-2013.

1C (svi primatelji franšize) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%

Poslovna logika 760.000 88 534 900 86 42,1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3%

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5%

ID Management Technologies 380 970 - 238 035 - 60%

Lani t 188.000 80 180.000 70 4,4%

ELM A 56.000 105 38.000 - 47,4%

Izvlačenje 50 54 28 49 73,6%

mjesec (Homemont) 000 800

0 FTS (FCS) 38.000 9 34.500 5 10,1%

1 PITAJ NA 23 200 57 17 600 35 31,8%

Ukupno 4.219.775 3.257.835 29,5%

Najaktivniji implementacija EDMS-a u Rusiji se provode u javnom sektoru, prije svega, to se odnosi na vlasti, ali i na tvrtke s državnim sudjelovanjem.

Među državnim tvrtkama za razdoblje od početka 2013. do rujna 2014. po opsegu se ističe sustav elektroničkog upravljanja dokumentima u sklopu GAS Justice, koji djeluje na temelju platforme Delo (EOS) (više od 67 tisuća korisnika), kao i implementaciju EMC Documentuma u Rosatomu (30 tisuća) i uvođenje Etlasa (EDM) u Odjelu za zdravstvo i socijalni razvoj regije Oryol za 10 tisuća radnih stanica. U komercijalnom sektoru, najveći projekt EDMS-a je implementacija DocsVisiona u Sberbanku Ruske Federacije, replikacija sustava je još uvijek u tijeku: prema samoj banci, sada u EDMS-u na ovoj platformi radi 100 tisuća zaposlenika banke (tablica 2).

Tablica 2. Top-5 EDMS / ESM projekata u javnom sektoru Rusije prema broju korisnika u 2013. - prva tri kvartala 2014.

GAS Justice EOS Slučaj 67 835

Integrator sustava korisnika Broj korisnika

Rosatom EMC Documentum CROC 30 000

Odjel za zdravstvo i socijalni razvoj regije Oryol Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10 000

Ured glavnog tužitelja Ruske Federacije AIK Nadzor EOS-a 9 123

Slučaj Vlade Rostovske regije (EOS) EOS 7 639

U industriji EDMS-a razvila se paradoksalna situacija: obično

zakonodavstvo je kočnica na putu primjene novih tehnologija. Danas zakonodavni okvir ispred tehničkih mogućnosti većine implementiranih sustava. S druge strane, mogućnosti samih ECM platformi, na kojima su izgrađeni EDMS (uvezeni i domaći), u principu omogućuju rješavanje svih novih problema. Danas je razvoj otežan nedostatkom kompetentnosti funkcionalnih kupaca koji se i dalje drže konzervativnih pogleda na tijek dokumenata.

Očito, na razini sustava postoji razumijevanje važnosti ovog zadatka: Uredbom Vlade Ruske Federacije od 09.06.2012. N 890 "O mjerama za poboljšanje protoka elektroničkih dokumenata u državnim tijelima" bilo je utvrdio da se prijelaz na EDM u državnim tijelima mora završiti do 31. prosinca 2017. godine

No, trenutno stanje ostavlja mjesta za sumnju - velika ulaganja u ICT u javnom sektoru, više od 1 bilijun. rubalja, dok ne daju opipljiv praktični rezultat.

Nažalost, danas ne postoji niti jedna pravno značajna javna usluga koja podrazumijeva obavljanje bilo kakvih pravno značajnih radnji - izdavanje isprave, promjenu statusa građanina i sl. - prenesenih u elektronički oblik. Sve usluge koje pruža EPGU su samo u informativne svrhe.

EDMS sustavi usmjereni su na poboljšanje aktivnosti organizacije, ali svaki od njih ima svoju široku funkcionalnost koja uključuje niz karakteristika. Tijekom istraživanja bili smo

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: Tijek dokumenata * Šef-pomoćnik

■ BIZNIS ■ EVFRA T ■ MOTIV

Identificirano je 9 sustava. Prikazat ćemo njihovu funkcionalnu opremljenost, na temelju čega ćemo istaknuti prednosti i nedostatke sustava (sl. 1,2). Riža. 1. Tehničke mogućnosti suvremenog EDMS-a

Riža. 2. Trošak licenci za 100 korisnika, isključujući trošak DBMS-a, dodatne module i popuste

Prilikom usporedbe funkcionalnosti EDMS-a usvajaju se sljedeće oznake: "+" - mogućnost je implementirana; "+/-" - mogućnost je dostupna unutar ograničene funkcionalnosti ili je potreban dodatni softver; "-" - prilika nije provedena.

Prema funkciji "Rad s dokumentima", vodeće pozicije zauzimaju EDMS kao što su: šef-pomoćnik, Delo i Efrat. Grassroots razinu zauzima PayDox (tablica 3).

RAD S DOKUMENTIMA S Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - CASE EVFRAT MOTIV

Ugrađeni alati

pregledati priložene datoteke

Promjena priloga

Rad s projektima dokumenata / - / - / -

Tablica 3. Rad s dokumentima

Prema razvoju funkcije "Traženje i analiza informacija" predvodnici su EDMS kao što su: Efrat, Delo i DocsVision. Posljednje pozicije zauzimaju 1C, Directum, GlobusProfessional (tablica 4).

PRETRAGA I ANALIZA INFORMACIJA Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referent SLUČAJ EVFRAT MOTIV

Pretraživanje atributa (pretraživanje po pojedinostima dokumenta)

Traženje zadataka i zadataka (uključujući po rokovima, izvođačima, kontrolorima)

Pretraživanje cijelog teksta uzimajući u obzir morfologiju ruskog jezika / - / - / - / - / -

Provedba raznih vrsta pretraživanja u jednom zahtjevu / -

Tablica 4. Pronalaženje informacija o analizi

Tablica 5. Sigurnost informacija

INFORMACIJSKA SIGURNOST Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referent CASE EVFRAT MOTIV

Podrška različiti putevi ovjera / - / - / - / - / - / - / -

Dodjela korisničkih prava

Dodjela prava korisničkim grupama

Podrška za prilagođene uloge

Prema razvoju funkcije „Informacijska sigurnost“ vodeće pozicije su Boss-Referent, Efrat, Delo i DocsVision. Na zadnjim pozicijama: 1C i GlobusProfessional (tablica 5).

Na temelju provedene analize može se izdvojiti nekoliko EDMS-a s najvećom funkcionalnom opremljenošću. To uključuje: Eufrat, koji je neprikosnoveni lider, također Delo i DocsVision. Od 9 EDMS-a, 1C, Globus Professional, PayDox istaknuli su se nedovoljno funkcionalnom opremom. Ostatak EDMS-a zauzimao je srednju nišu.

Zaključno, možemo reći da je EDMS neophodan u suvremenom svijetu, a njegovo stalno usavršavanje također je važan kriterij. Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima dobro su poznati na ruskom tržištu. Danas je njihova primjena postala raširena i dosegla je vrhunac produktivnosti. Daljnji rast

tržište nije moguće povećanjem broja korisnika ECM-a, već poboljšanjem njihove funkcionalnosti. Danas su među glavnim razlozima zamjene postojećih rješenja problemi s performansama, nedostatak funkcionalnosti, visoki troškovi razvoja i podrške postojećeg rješenja, zatvoreni kod platforme, nezgodno sučelje, problemi s teritorijalnom distribucijom i integracijom, kao i vezanje za zastarjeli softver i hardverske platforme.

Bibliografija:

1. Mansurova NA, Veselov PS Preduvjeti i faze implementacije sustava elektroničkog upravljanja dokumentima za mala i srednja poduzeća // Ekonomska istraživanja 2010. № 1 - P. 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Elektronički tijek dokumenata u sustavu izobrazbe i usavršavanja stručnjaka // Državno i općinsko upravljanje. Znanstvene bilješke SKAGS-a. 2009. broj 4. Str. 66-75

3. [Elektronski izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Elektronski izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Elektronički izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Hasheva I. A. Praksa korištenja informacijskih i komunikacijskih tehnologija u pružanju javne službe// Državna i općinska uprava. Znanstvene bilješke SKAGS-a. 2009. broj 4. Str. 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Elektroničke tehnologije u državno-političkom i sustavnom aktivnosti upravljanja aparati: procjena preduvjeta // Državno i općinsko upravljanje. Znanstvene bilješke SKAGS-a. 2009. broj 1. S. 56-61.

8. [Elektronički izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Analitičari IDC-a primjećuju sljedeće trendovi razvoja globalnog EDMS tržišta :

1. Daljnji razvoj tržište, njegova konsolidacija, pojava novih sudionika na tržištu, diferencijacija ponuda od sudionika na tržištu. Na tržištu EDMS nastavljaju se spajanja i preuzimanja, i to u velikoj mjeri - od strane svjetski poznatih IT tvrtki (Oracle, Microsoft, SAP, Baan itd.) koje su ušle u novo područje djelovanja.

2. Integracija EDMS-a s uobičajenim korporativnim aplikacijama. Integracija poslovnih podataka i aplikacija jedan je od najvećih izazova s ​​kojima se poduzeća danas susreću, a i dalje će biti problem u budućnosti. U eri e-poslovanja, IDC-ovi analitičari vjeruju da će samo poduzeća s najinteligentnijom formulacijom svoje strategije upravljanja informacijama u poduzeću (EIM) uspjeti u eri e-poslovanja. Cilj EIM strategije za svako poduzeće je omogućiti lak i brz pristup svim korporativnim znanjima i podacima te mogućnost upravljanja korporativnim informacijama s bilo kojeg mjesta (moraju biti relevantne i dostupne u svim kontekstima). Ova poduzeća trebat će duboku integraciju svih svojih poslovnih aplikacija koje međusobno komuniciraju.

U tom smislu, mogućnost integracije EDMS-a s drugim korporativnim aplikacijama (kako našim tako i drugim programerima) je od posebne važnosti. Unatoč trenutnoj ekonomskoj krizi, IDC analitičari vjeruju da će poduzeća nastaviti sudjelovati u integracijskim projektima iz sljedećih razloga:

· Integracija korporativnih aplikacija omogućuje bolje korištenje složenih sustava;

· Očuvana je potreba za zajedničkim radom naslijeđenih sustava s novim aplikacijama;

Stalni proces spajanja i akvizicija na globalnom IT tržištu prisiljava poduzeća da integriraju aplikacije u svoje korporativne informacijski sustavi.

IT industrija se aktivno bavi pitanjima objedinjavanja razvoja EDMS-a i njihove integracije sa zajedničkim operativni sustavi, aplikacije, različita okruženja sučelja. Mijenjaju se i metode integracije koje nude davatelji integracijskih rješenja. Trenutno je glavni sloj integracije (virtualizacije) API koji pruža jedini dobavljač infrastruktura za upravljanje korporativnim sadržajem. Međutim, u budućnosti se očekuje da će prijeći s integracije putem API-ja na sveprisutnu integraciju putem web servisa temeljenu na komunikaciji putem XML poruka korištenjem rječnika i protokola neovisnih o sustavu. To će eliminirati ovisnost poduzeća o jednom dobavljaču, iako će zahtijevati stvaranje novih standarda.

3. Velika potražnja za OMS sustavima. Potražnja za OMS-sustavima u srednjem roku će ostati jaka, budući da većina korisnika ERP-sustava ne želi imati problema s formiranjem i izlazom raznih izvješća i dokumenata. Određeni poticaj razvoju OMS sustava dat će i daljnje širenje elektroničkog poslovanja, koje je vrlo zahtjevno za dostupnost distribuiranog generiranja izlaznih dokumenata u informacijskim sustavima poduzeća.

4. Tehnološke promjene u IT industriji:

· Zamjena EDMS-a s dvoslojnom arhitekturom tipa "klijent-poslužitelj" sada je došla sustavi s troslojnom arhitekturom, koje je puno lakše integrirati s drugim korporativnim aplikacijama putem API-ja (iako ostaju mogućnosti CORBA, COM/DCOM itd. sučelja),

· Pojednostavljeno upravljanje dokumentima u mnogim EDMS-ima.

IDC predviđa da će se u budućnosti fokus fokusa s čistog ERMS-a prebaciti na suradničke tehnologije za elektroničko upravljanje dokumentima, upravljanje znanjem te rješenja za upravljanje sadržajem i informacijama (portali). Sada, u velikoj većini EDMS-a, kako bi se postigla tržišna atraktivnost, višejezičnost.

5. Promjene u preferencijama potrošača. Povećana funkcionalnost EDMS-a sada u mnogim slučajevima jednostavno nije tražena od strane potrošača. Prilično velik broj EDMS-a jednostavno je prezasićen funkcionalnošću koja često nije potrebna u običnom poduzeću. Zbog ove okolnosti, jeftina osnovna funkcionalnost upravljanja dokumentima(implementirana npr. u nizu softverskih proizvoda Microsofta, Lotusa, Oraclea itd.) potrošačima postaje sve privlačnija.

Istodobno, na tržištu ostaje potražnja za složenim vertikalnim EDMS rješenjima za farmaceutsku, građevinsku, osiguravajuću i druge industrije. Brojne industrije (kao što su proizvodnja medicinske opreme, zrakoplovna konstrukcija, transport, sudska praksa itd.) općenito zahtijevaju posebno strogu kontrolu nad određenim dokumentima i njihovim sadržajem.

Analitičari predviđaju intenzivna potražnja za tehnologijama tijeka rada uglavnom za njihovu upotrebu u integraciji aplikacija i automatizaciji poslovnih procesa.

Ideja o kupnji EDMS-a od malih tvrtki od strane korporativnih korisnika postaje sve manje popularna. Kao rezultat toga, postoje povoljne mogućnosti za brzi razvoj na ovom tržištu velikih i poznatih dobavljača u razvojnoj industriji. softver.

6. Razvoj Internet orijentiranog EDMS-a. Ključni uvjet za uspjeh EDMS-a na svjetskom tržištu je njihova web orijentacija. Sustavi za upravljanje web sadržajem počinju igrati središnju ulogu i nastavit će rasti u funkcionalnosti tijekom vremena. Rastuća popularnost mobilnog pristupa internetu također će pridonijeti razvoju web-orijentiranog EDMS-a – za isporuku različitih sadržaja putem ovih sustava na mobilne uređaje. Stoga ovi sustavi sada implementiraju funkcije mobilnog pristupa. Osim toga, kontinuirana specijalizacija i integracija industrije ubrzat će evoluciju sustava za upravljanje web sadržajem.

Također dolazi do postupnog pomaka s tehnologija upravljanja sadržajem na tehnologije upravljanja znanjem.

7. Brza promjena tržišne orijentacije EDMS programera. Dinamična promjena tržišne orijentacije programera EDMS-a postala je redom stvari, ali njihov glavni zadatak ostaje rješavanje problema upravljanja kritičnim korporativnim informacijama.

8. Nudeći vodeći EDMS programeri univerzalna rješenja za velika poduzeća za upravljanje svim svojim korporativnim informacijama. Dobavljači EDMS-a nude usluge od isporuke uredskih rješenja do implementacije cjelovitog korporativnog rješenja (od obrade dolazne e-pošte do intraneta/ekstraneta i interneta). Industrijski analitičari primjećuju da impresivan maštoviti projekt stvaranja "potpuno kolaborativnog" poduzeća (čiji svi zaposlenici koriste mogućnosti EDMS-a) i dalje ostaje na razini lijepe ideje. Zapadna Europa sada je najbliža njegovoj provedbi.

9. Povećanje intenziteta aktivnosti programera na stvaranju i promicanju zajedničkih rješenja

10. Zajednički razvoj industrijskih standarda. Ovo je stalni trend u razvoju IT industrije. Posebno je vrijedno napomenuti rad na stvaranju otvorenog protokola za sinkronizaciju podataka SyncML, u kojem sudjeluju tvrtke kao što su IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion i Starfish Software.

11. Daljnji razvoj ECM koncepta- Enterprise Content Management ("upravljanje korporativnim sadržajem", a ne upravljanje korporativnim elektroničkim upravljanjem dokumentima), koji postaje sve popularniji od 2001. godine.

Iz perspektive analitičara, ECM koncept nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sustav koji integrira sve tehnologije orijentirane na sadržaj i procese unutar poduzeća, pruža zajedničku infrastrukturu za upravljanje njezinim tijekom rada, minimizirajući potrebu za implementacijom i podrškom više tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija .

Bit ovog pristupa (koji se naziva infrastruktura) je da korporativni sadržaj ne bi trebao pripadati samo jednoj aplikaciji ili sustavu – trebao bi biti dostupan više aplikacija i slobodno raspodijeljen između njih.

ECM je strateška infrastruktura i tehnička arhitektura za podršku jednom životni ciklus nestrukturirane informacije (sadržaj) raznih vrsta i formata. ECM sustavi sastoje se od aplikacija koje mogu komunicirati jedna s drugom te se mogu koristiti i prodavati samostalno. Sljedeće ključne komponente implementirane su u moderne ECM sustave:

· Upravljanje dokumentima - izvoz/uvoz, kontrola verzija, sigurnosne i knjižnične usluge za poslovne dokumente;

· Upravljanje slikama dokumenata (Document Imaging) - hvatanje, transformacija i upravljanje papirnatim dokumentima;

· Upravljanje dokumentima (ili, u skladu s najnovijim prijevodom standarda IEEE 15489 - GOST R ISO 15489-1-2007, "upravljanje dokumentima") - dugoročno arhiviranje, automatizacija politika čuvanja i usklađenost s propisima, osiguravajući usklađenost sa zakonskim propisima i industrijski propisi;

· Upravljanje tijekom rada (workflow) - podrška poslovnim procesima, prijenos sadržaja duž ruta, dodjela radnih zadataka i stanja, kreiranje dnevnika revizije;

· Upravljanje web sadržajem (WCM) - automatizacija uloge webmastera, dinamičko upravljanje sadržajem i interakcija korisnika;

· Upravljanje multimedijskim sadržajem (DAM) - upravljanje grafičkim, video i audio datotekama, raznim marketinškim materijalima, na primjer, flash bannerima, reklamama;

· Upravljanje znanjem (Knowledge Management) - podrška sustavima za akumulaciju i isporuku informacija relevantnih za poslovanje;

· Interakcija orijentirana na dokumente (Collaboration) – dijeljenje dokumenata od strane korisnika i podrška projektnim timovima.

Važno svojstvo ECM infrastrukture je njegova neovisnost od jednog univerzalnog spremišta sadržaja. ECM infrastruktura integrira mnoge specijalizirane pohrane podataka, uključujući, ali ne ograničavajući se na elektroničke pohrane dokumenata proizvoda, e-poštu, pohranu web sadržaja, datotečne sustave, pa čak i sustave za upravljanje bazama podataka.

Osim toga, uz pomoć ECM infrastrukture implementiraju se takve usluge upravljanja korporativnim sadržajem kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje pravima korisnika itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sustava).

Mogućnosti ECM sustava mogu se podijeliti u nekoliko glavnih kategorija:

· opće funkcije upravljanje sadržajem, što se shvaća kao sposobnost upravljanja raznim elektroničkim objektima (slike, uredski dokumenti, grafike, crteži, web-sadržaj, e-mail, video, audio i multimedija). ECM sustav osigurava spremište za sve ove vrste elektroničkih objekata s različitim knjižničnim uslugama (profiliranje sadržaja, kontrola verzija, povijest revizija, sigurnost pristupa dokumentima, itd.), kao i mogućnost upravljanja tim objektima tijekom cijelog njihovog životnog ciklusa;

· funkcije kontrole procesa,što se shvaća kao sposobnost automatizacije i upravljanja poslovnim procesima i radnim tijekovima;

· integracija s drugim ECM sustavima, što podrazumijeva mogućnost integracije ECM sustava s vanjskim ERP sustavima, uredskim aplikacijama, repozitorijumima sadržaja i drugim EDMS-om. Integracija se može izvesti korištenjem raznih pristupa, uključujući korištenje objektno orijentiranih sučelja (kao što je EJB), konektora, API-ja, tehnologija integracije poslovnih aplikacija EAI (integracija poslovnih aplikacija) i tako dalje.

Do sada je ECM postojao samo kao koncept, a ECM infrastruktura danas je u velikoj mjeri samo pogled na izglede za razvoj EDMS tržišta.

12. Razvoj tehnologija upravljanja dokumentima i znanjem. Koncept sustava upravljanja znanjem, prema IDC-u, uključuje razvoj i korištenje poznatih i novih tehnologija za upravljanje informacijama i znanjem (po opadajućem redoslijedu važnosti):

Prijenos poruka,

· E-pošta,

Upravljanje dokumentima,

alati za pretraživanje,

Korporativni informacijski portali,

Pohrana podataka,

Alati za timski rad,

Tehnologije tijeka rada,

· Obuka temeljena na webu.

Smjer razvoja tehnologija za upravljanje dokumentima i znanjem prikazan je na sljedeći način (uzlaznim redoslijedom prioriteta implementacije):

Komunikacijska infrastruktura (omogućuje prijenos poruka, zajedničke baze podataka, kataloge, priručnike, elektronički obrasci dokumenti, sigurnost),

Upravljanje tijekom rada (za usmjeravanje obrazaca i ulaznih dokumenata putem e-pošte, praćenje poslovnih procesa, pružanje alata za suradnju),

Alati za pretraživanje i upravljanje dokumentima (za pretraživanje i dohvaćanje dokumenata iz internih i vanjskih izvora informacija),

· Sredstva upravljanja interakcijom s kupcima - CRM-sustavi (za implementaciju upravljanja prodajom, korisničku podršku, terensko osoblje, marketing, e-trgovina).

Dakle, EDMS i ISUD dio su šireg koncepta upravljanja znanjem, koji podrazumijeva stalno jačanje uloge informacija i stručnosti za postizanje četiri poslovna cilja: inovativnost, kompetentnost, učinkovitost, responzivnost. Dokumenti sadrže značajan dio znanja organizacije, a njihovo upravljanje osigurava učinkovito korištenje znanja i iskustva.

Rusko EDMS tržište također ima svoje karakteristike Potreba ruskih poduzeća i organizacija za optimizacijom svog tijeka rada i dalje je velika i nastavlja rasti. Po posljednjih godina u Rusiji su se pojavili deseci tvrtki koje se bave razvojem i opskrbom EDMS-a, kako stranih, tako i vlastitog dizajna. Prve velike implementacije EDMS-a (uglavnom one pilot) već postoje u Rusiji. Može se smatrati da su se formirali temelji ruskog tržišta softvera za upravljanje dokumentima.

Izgledi ruskog tržišta EDMS-a poboljšani su usvajanjem zakona o elektroničkom digitalnom potpisu, koji stvara pravnu osnovu za širenje EDMS-a tijekom međukorporativne interakcije.

Treba napomenuti da je trenutno promatrana mala veličina ruskog tržišta EDMS-a povezana ne samo s relativnom neznatnošću udjela elektroničkog prometa dokumenata u ukupnom prometu dokumenata ruskih poduzeća i organizacija (koje si mogu priuštiti kupnju EDMS-a po cijeni od nekoliko deseci do nekoliko stotina tisuća dolara). U velikoj većini slučajeva papirologija dominira u ruskim poduzećima. Ova se okolnost objašnjava ne samo tradicijama i određenim konzervativizmom, već i teškim financijskim i tehničkim stanjem većine ruskih poduzeća i organizacija.

Prema IDC klasifikaciji, većina domaćih EDMS-a pripada klasi sustava usmjerenih na poslovne procese (često s kontrolama toka rada). U raznim izvorima se navodi da se u većini domaćih EDMS-a implementiraju sljedeće funkcije:

· Obrada / pohrana dokumenata;

· Upravljanje tijekom rada (prijenos dokumenata između izvođača);

· Kontrola izvršenja dokumenata;

· Pretraživanje dokumenata po atributima i pretraživanje po cijelom tekstu;

· Rad s povezanim dokumentima;

· Regulacija prava pristupa;

· Otpis dokumenata;

· Integracija s vanjskim sustavima e-pošte itd.

Glavna prednost domaćeg EDMS-a je uzimanje u obzir ruskih specifičnosti i tradicije rada s dokumentima, koje su izvorno ugrađene u njihovu poslovnu logiku.

Glavni trendovi razvoja ruskog tržišta EDMS :

1. ulazak na domaće EDMS tržište multidisciplinarnih IT tvrtki(tablica 5) .

Tablica 5 - Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima

Nastavak tablice 5.

Kraj tabele 5.

Među stotinama ruskih IT tvrtki koje čvrsto zauzimaju svoje mjesto na domaćem IT tržištu, brojne velike raznolike tvrtke ozbiljno shvaćaju EDMS tržište i diverzificiraju svoje aktivnosti, nudeći vlastita rješenja u području automatizacije tijeka dokumenata. Ovdje se mogu primijetiti tvrtke kao što su IBS, Aquarius (njegova podružnica Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT, itd.;

2. zajednički rad na standardizaciji EDMS-a.

Brojne ruske tvrtke (NTC IRM, InterTrust, EOS) rade zajedno na području standardizacije EDMS protokola interakcije. U travnju 2002. osnovali su namjensku stalnu "Radnu skupinu za standardizaciju protokola" u tu svrhu;

3. rastući interes za rusko tržište stranih programera i dobavljača EDMS-a . Taj se interes očituje u ulasku stranih EDMS dobavljača na rusko tržište preko partnerskih tvrtki. Primjer je kanadska tvrtka Hummingbird, koja preko svog partnera, ruske tvrtke HBS, promovira DOCS Open / Fusion sustav, Fulcrum sustav upravljanja znanjem, Genio alat za integraciju podataka i Hummingbird EIP portal. FileNet je također ušao na rusko tržište (posebno uz pomoć Galaktike, koja je postala partner FileNeta u promociji Panagon EDMS-a na ruskom tržištu);

4. razvoj integriranih rješenja. Prisutnost nekoliko desetaka EDMS-a na ruskom tržištu prisiljava programere da kreiraju alate za njihovu integraciju. Primjer za to je izdavanje od strane IT Co. XML pristupnika u svom BOSS-Referentnom EDMS-u, koji će omogućiti kombiniranje EDMS-a izgrađenog na različitim platformama i korištenjem različitih formata podataka u jedinstveni informacijski prostor;

5. suradnju i zajedničku promociju integriranih rješenja. Neke ruske tvrtke nude svoje EDMS u obliku OEM verzija unaprijed instaliranih na računalima sklopa njihovih partnera. Primjer za to je suradnja ruskih tvrtki IT Co. i Inel-Data, koje svojim kupcima nude integrirano rješenje, a to je OEM verzija BOSS-Referent EDMS-a predinstalirana na osobnom računalu Excimer.

Glavni zahtjevi koje sustav elektroničkog upravljanja dokumentima mora ispuniti:

• Sigurno skladištenje i jednostavno preuzimanje dokumentacije.
• Podrška i provedba činovničkih poslova.
• Pravovremena kontrola izvršavanja dokumenata i njihovog usmjeravanja.
• Izrada analitičkih izvješća.
• Osiguranje informacijske sigurnosti.

Suvremeni EDMS također ima funkcije za interakciju s kupcima, obradu njihovih zahtjeva i dodatne korisne alate koji vam omogućuju rješavanje mnogih primijenjenih problema.

Vrste sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Postoje različite vrste klasifikacija sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, ali najindikativnija klasifikacija je podjela EDMS-a prema funkciji naslova. Svaki EDMS razvijač pozicionira kao namijenjen prvenstveno za obavljanje određene vrste zadatka. To ne znači da ne predviđa nikakve dodatne tehnologije svojstvene većini "braće". Samo što alati svakog sustava za elektroničko upravljanje dokumentima imaju svoje prednosti i slabe strane... U klasifikaciji prema funkcionalnosti naslova uzimaju se u obzir prednosti EDMS-a.

Dakle, izgleda ovako:

• EDMS dizajniran za izradu i rad s elektroničkom dokumentacijom, kao i digitalnim analozima papirnatih dokumenata.
• Računovodstveni sustavi koji automatiziraju registraciju događaja i dokumenata tijekom cijelog njihovog životnog ciklusa (elektronički ormari za arhiviranje).
• EDMS, čiji je glavni zadatak automatizirati rad s velikim repozitorijima korporativnih informacija.
• Sustavi za vođenje elektroničke arhive s dokumentacijom.
• EDMS, čija je funkcionalnost specijalizirana za izdvajanje potrebnih informacija iz arhiva i drugih elektroničkih izvora.
• Sustavi koji upravljaju korporativnim procesima, obradom dokumenata i aktivnostima zaposlenika organizacije koji su uključeni u rad s poslovnom dokumentacijom.
• Informacijski EDMS koji upravlja uređajima za pohranu podataka.

Postoji i kratka klasifikacija EDMS-a prema zemlji podrijetla, koja se koristi samo u Rusiji. Prema njemu, elektronički sustavi za upravljanje dokumentima u našoj zemlji dijele se na domaće, uvozne i ruske, razvijene na inozemnoj platformi Lotus/Domino. Naša recenzija sadrži primjere samo dva strana EDMS - EMC Documentum i Lotus Domino.Doc. Svi ostali EDMS imaju "državljanstvo" Rusije.

TOP-10 sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Ocjenjivali smo sustave za elektroničko upravljanje dokumentima s naglaskom na usporedbi pet parametara koji su odlučujući pri odabiru EDMS-a za automatizaciju cirkulacije dokumenata u poduzeću. Skala je desetostepena.

Napomena: konačna ocjena sustava u tablici ne pretendira na stopostotnu objektivnost i odražava autorovo mišljenje temeljeno na dubinskoj analizi ove teme. Ovaj pregled sustava za elektroničko upravljanje dokumentima napravljen je samo među visokokvalitetnim softverskim proizvodima koje možete sigurno odabrati za korištenje različiti tipovi poslovanje.

POSAO

Ovaj sustav elektroničkog upravljanja dokumentima je priznati lider u svom segmentu na cijelom postsovjetskom prostoru. U njemu i najveći holdingi i korporacije i mala poduzeća uspješno obavljaju tijek dokumenata i uredske poslove. U odnosu na ovaj sustav primjereno je primijeniti tautologiju: „POSLOVANJE“ zna svoj posao. Doista, ovaj softver je idealan za duboku uredsku automatizaciju i tijek rada.

pros

• Mogućnost praćenja svih faza kretanja bilo kojeg elektroničkog dokumenta.
• Jednostavnost i praktičnost u izradi projekata dokumentacije.
• Sveukupno otklanjanje pogrešaka i funkcionalnost sustava.

Minusi

• U "nategnute" nedostatke spadaju pomalo arhaično sučelje i određene poteškoće u svladavanju.

Koliko košta?

Cijena licence za korištenje DELO sustava unutar jednog radnog mjesta (DBMS - Oracle) ovisi o planiranom ukupnom broju tih mjesta i varira od 11.000 rubalja (201-500 rubalja / m) do 13.400 rubalja (1-5 rubalja / m). ). Ako organizacija koristi Microsoft SQL Server DBMS, onda licencu za jedan radno mjesto koštat će od 7200 do 9500 rubalja, respektivno.

Logika

Do 2012. godine program "Logic EDMS" nosio je naziv "Boss-Referent" i bio je jedan od najpopularnijih ruskih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, ozbiljan konkurent EDMS-u "Delo". Promjena naziva ni na koji način nije utjecala na kvalitetu ovog softverskog proizvoda, te ostaje pouzdan i funkcionalan sustav za vođenje uredskog rada u poduzećima svih vrsta i veličina.

pros

• Sposobnost izgradnje složenih ruta na više razina za odobrenje dokumenata.
• Visoka razina zaštite korisničkih podataka.
• Relativna lakoća svladavanja glavnih komponenti sustava.
• Fleksibilni i promjenjivi procesi obrade dokumentacije.

Minusi

• Nezgodno razlikovanje prava pristupa u slučaju ozbiljne fluktuacije osoblja.
• Nije najsavjesniji posao tehničke podrške.
• Arhaično sučelje.

Koliko košta?

Cijena jedne licence za korištenje ovog programa ovisi o broju zaposlenika povezanih s njim. Ako njihov broj ne prelazi 49 osoba, tada će cijena biti 5.900 za svako radno mjesto; od 50 do 199 povezanih radnika - 5200 rubalja; a ako ima više od 200 radnih mjesta, tada će cijena jedne licence biti minimalna - 4900 rubalja.

Eufrat

Ovaj sustav elektroničkog upravljanja dokumentima razvijen je u potpunosti u skladu sa zahtjevima standarda ISO kvaliteta 9000 i ruski GOST-ovi u području uredskog rada. “EVFRAT” se razlikuje od svojih “kolega u trgovini” po prisutnosti mnogih vlastitih jedinstvenih softverskih razvoja koji se ne mogu naći u konkurentskim EDMS-ima. Čisto tehnološki, ovaj je sustav jedan od "najnaprednijih" na modernom ruskom EDMS tržištu.

pros

• Isporuka ovog sustava uključuje ugrađeni DBMS "Nika", koji automatski oslobađa korisničku organizaciju od kupnje dodatnog softvera.
• Prijateljsko sučelje s ugodnim i nezaboravnim dizajnom.
• Ugrađeni mehanizam uloga za upravljanje pravima pristupa.

Minusi

• Dovoljno spora brzina rad, posebno na slabim računalima.
• Periodični prekidi u radu i spora tehnička podrška.

Koliko košta?

Standardna licenca s instalacijom sustava na vlastiti poslužitelj organizacije košta od 5200 do 7300 rubalja po radnom mjestu, više korisnika - niža cijena. No, postoji i mogućnost postavljanja poslužiteljske komponente na opremu proizvođača. U ovom slučaju primjenjuje se sustav pretplate - četiri tarife, koje koštaju od 10.000 do 95.000 rubalja mjesečno.

1C: Arhiva

To je jedan od najboljih i zasigurno najsvestraniji softver za upravljanje dokumentima za poduzeće. "1C: Arhiv" pruža pouzdanu i, što je najvažnije, centraliziranu pohranu poslovnih dokumenata različitih formata, s pristupom ovlaštenom osoblju koje može uređivati ​​datoteke.

pros

• Ispravljen algoritam za brzo pronalaženje potrebnih podataka.
• Mogućnost pohranjivanja dokumenata bilo koje vrste - od tekstualnih i grafičkih, do audio i video datoteka.
• Najšire opcije skalabilnosti koje vam omogućuju uspješno korištenje ovog softvera iu velikim i malim poduzećima.
• Glavna prednost 1C: Archive, koja ovaj program razlikuje od konkurenata, je optimalna kombinacija cijene proizvoda i mogućnosti njegove funkcionalnosti.
• Podrška za integraciju s vanjskim aplikacijama.

Minusi

• Trošenje mnogo resursa sustava.
• Povećana složenost učenja, čak i za iskusne korisnike.

Koliko košta?

Cijena "montaže" ovog programa varira od 12.000 do 57.000 rubalja, a prvi iznos morat će se platiti isključivo za nadogradnju prethodne verzije 1C: Arhiva.

DIRECTUM

Jednostavan i funkcionalan EDMS DIRECTUM bit će izvrsno rješenje za mala i srednja poduzeća. Zahvaljujući ovom sustavu, elektroničko upravljanje dokumentima može se uspješno kombinirati s tradicionalnim papirološkim radom, tako da kasnije “bezbolno” u potpunosti prebacujete organizaciju na rad u DIRECTUM-u. Napredna tehnologija radnog tijeka omogućuje učinkovitu automatizaciju uredskih radnih tokova.

pros

• Dostupnost specijaliziranih softverski alatišto olakšava pronalaženje i prepoznavanje dokumentacije.
• Ogromne mogućnosti za samo-modificiranje sustava za specifične zadatke.
• Proširene mogućnosti integracije s drugim programima.

Minusi

• Fokus sustava na upravljačko osoblje poduzeća - običnim službenicima teže je raditi u njemu.
• Pomalo zbunjujuća i netransparentna politika cijena.

Koliko košta?

Licence za korištenje ovog EDMS-a kupuju se zasebno i kao dio paket ponuda. Najjeftinija osnovna klijentska licenca košta 7800 rubalja. Cijena paketa licenci počinje od 148.200 rubalja (osnova za 20 zaposlenika) i ide do 2.010.000 rubalja (za 200 zaposlenika).

OPTIMA-Radni tijek

Ovaj sustav elektroničkog upravljanja dokumentima u svom je segmentu snažan srednji seljak. U stalnom je razvoju i do sada ne može ravnopravno konkurirati priznatim mastodontima tržišta. Međutim, OPTIMA-WorkFlow ima niz "trikova u rukavu" - jedinstvene tehnologije koje ga izdvajaju od opće pozadine.

pros

• Implementacija funkcije serijskog unosa istih vrsta dokumenata i podataka o njihovoj registraciji.
• Skeniranje antivirusnim programom.
• Izborno indeksiranje običnih i šifriranih dokumenata.
• Višejezično korisničko sučelje.

Minusi

• Nedostaci tipične funkcionalnosti, koji se trajno uklanjaju nadolazećim ažuriranjima.

Koliko košta?

Tipična rješenja temeljena na ovoj platformi koštaju od 55.000 do 75.000 rubalja.

EMC Documentum

Ovu platformu za automatizaciju procesa tijeka rada razvio je svjetski lider u IT industriji, EMC. Snažna funkcionalnost u kombinaciji s fleksibilnom prilagodbom pojedinačnih alata čine EMC Documentum najboljim inozemnim EDMS dostupnim na ruskom tržištu.

pros

• Visok stupanj jednostavnosti upravljanja projektnom dokumentacijom.
• Implementacija mehanizma prijave/odjave koji vam omogućuje upravljanje distribucijom prava pristupa.
• Prisutnost funkcije koja vam omogućuje provedbu postupka odobrenja na nekoliko razina.
• Podrška za skeniranje i uređaje za prepoznavanje dokumenata.

Minusi

• Radite samo s preglednikom Internet Explorer.
• Nedostatak javno dostupne tehničke i praktične dokumentacije o sustavu.
• Česte "kočnice" i zaostajanja pri velikom opterećenju sustava.

Koliko košta?

Ne postoje fiksne cijene za korištenje ove platforme. Trošak njegove provedbe raspravlja se pojedinačno sa svakim kupcem.

LanDocs

Razvijena 1997. godine od strane domaće tvrtke "LANIT", ova platforma za automatizaciju upravljanja dokumentima i danas je tražena od strane mnogih poduzeća i institucija. LanDocs vam omogućuje izgradnju ugodnog uredskog okruženja za rad i tijek rada, pružajući svim kategorijama korisnika potreban skup alata za upravljanje.

pros

• Dostupnost integriranih alata za kriptografsku zaštitu.
• Mogućnost uključivanja zaposlenika iz udaljenih podružnica u proces rada.
• Dostupnost funkcije skupnog skeniranja papirnatih dokumenata.

Minusi

• Ovo je prilično čest problem izvedbe.
• Slabe mogućnosti za proširenje funkcionalnosti.
• Poteškoće u svladavanju sustava od nule.

Koliko košta?

Cijena poslužiteljske licence varira od 30.000 do 216.000 rubalja. Korisničke licence mogu se kupiti po cijenama u rasponu od 5.600 do 8.400 rubalja.

CompanyMedia

CompanyMedia je skup softverskih rješenja dizajniranih za automatizaciju poslovnih procesa, tijeka rada i uredskog rada. Ovaj EDMS razlikuje se od svojih konkurenata po nenadmašnoj fleksibilnosti postavki i prisutnosti neovisnih modula koji se mogu zasebno instalirati.

pros

• Mogućnost uspješnog rada sustava u poduzećima sa složenom korporativnom strukturom i teritorijalnom strukturom.
• Pouzdanost sustava bez presedana, koja mu omogućuje da aktivno funkcionira 24 sata, 365 dana u godini.
• Automatizirana podrška za rad s nekoliko vrsta radnih mjesta.
• Razlikovanje prava pristupa, prema hijerarhijskoj strukturi organizacije.

Minusi

• Web sučelje ima ograničenu podršku za neke preglednike, posebno za FireFox.
• Fokus sustava uglavnom je na srednjim i velikim poduzećima.

Koliko košta?

Konačna cijena ovog softvera sastoji se od mnogih komponenti, uključujući obuku osoblja, instalaciju dodatnih modula i prijenos prava na korištenje sustava. Gornja granica ukupnog iznosa je 99.000 rubalja. Najjeftiniji tematski modul koštat će 4000 rubalja.

Lotus Domino.Doc

Ovaj EDMS je aplikacija za dobro poznatu Notes/Domino platformu, koja ima sustav zaštite podataka visoke razine. Lotus Domino.Doc također ima naprednu elektroničku arhivu koja vam omogućuje implementaciju velikog prostora za pohranu korporativnih dokumenata.

pros

• Dostupnost jedinstvenih sustava replikacije dizajniranih za sveobuhvatno rješenje zadataka upravljanja tokovima dokumenata u distribuiranom okruženju.
• Mogućnost pretraživanja dokumenata u zasebnim dijelovima skladišta informacija.
• LDAP imenici se smanjuju na razinu poduzeća.

Minusi

• Nedostaci ovog sustava uglavnom proizlaze iz njegovog zapadnog podrijetla - postoje određena pitanja o sučelju i implementaciji nekih funkcija.

Koliko košta?

Trošak korisničkih i poslužiteljskih licenci obračunava se pojedinačno na web stranici platforme.

Naposljetku

Sumirajući određenu liniju u pregledu, želio bih napomenuti važnu nijansu: uvođenje elektroničkog sustava upravljanja dokumentima u vaše poslovanje uopće ne jamči trenutačno povećanje njegove profitabilnosti, au nekim slučajevima može naštetiti . Ako vaša organizacija uspješno funkcionira i ostvaruje profit, radeći bez EDMS-a, razmislite tisuću puta prije nego što ih odlučite implementirati. Nema potrebe ganjati "progresivnu modu" i instalirati ove sustave bez ozbiljne potrebe za njima. No, proširenjem poslovanja i velikim opterećenjem zaposlenika, sustav elektroničkog upravljanja dokumentima može postati svojevrsni spas koji će pomoći tvrtki da izađe iz vrtloga papirologije.

Rusko tržište EDMS/ECM sustava pokazuje miran razvoj i ulazi u fazu konsolidacije. Nastavlja se pozitivna dinamika zahvaljujući projektima podrške, kao i modernizaciji i skaliranju sustava. Ovaj rad analizira rusko tržište sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. Razmatra se dinamika rasta, pokretači razvoja, iznose stručna mišljenja. Prikazane su trenutne i prognozirane tržišne vrijednosti. Razmatran je problem stanja ruskog tržišta elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima u uvjetima krize. Neosporna činjenica je potreba za implementacijom sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u organizacijama bilo koje veličine. Razmatraju se najpopularniji EDMS koji se koriste u Rusiji i utvrđuju se njihove značajke.

elektroničko upravljanje dokumentima

informacijska tehnologija

Rusko EDMS tržište.

1. Pregled tržišta elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima 2017. [Elektronički izvor] - Način pristupa http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (datum pristupa 25.12.2017.).

2. Stanje ruskog tržišta elektroničkih sustava upravljanja dokumentima u krizi [Elektronski resurs] - Način pristupa:

3.https: //interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (datum obrade 25.12.2017.).

4. Tržište EDMS-a u Rusiji - 2016. [Elektronički izvor] - Način pristupa: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (datum obrade 25.12.2017.).

5. EDMS (rusko tržište) [Elektronski izvor] - Način pristupa: http://www.tadviser.ru/index.php/% D0% A1% D1% 82% D0% B0% D1% 82% D1% 8C% D1% 8F:% D0% A1% D0% AD% D0% 94 _ (% D1% 80% D1% 8B% D0% BD% D0% BE% D0% BA_% D0% A0% D0% BE% D1% 81 % D1% 81% D0% B8% D0% B8) (datum cirkulacije 25.12.2017.).

6. Lideri ruskog tržišta SED / ECM [Elektronski izvor] - Način pristupa: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (datum pristupa 25.12.).

7. Jednostavno o elektroničkom upravljanju dokumentima [Elektronički izvor]. - Način pristupa: https://ecm-journal.ru/mustknow (datum obrade 25.12.2017.).

Trenutno, količina internih korporativnih informacija u organizacijama brzo raste, što podrazumijeva potrebu za obradom i pohranom ogromne količine papirnatih dokumenata. Kao rezultat toga, ovaj proces postaje težak i neučinkovit. Za rješavanje ovog problema razvijeni su automatizirani sustavi elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS). To je omogućilo prelazak na novu razinu poslovnog razvoja, povećavajući učinkovitost rada s dokumentima bez gubitka informacija.

Sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima organizacijski je i tehnički sustav koji vam omogućuje stvaranje i distribuciju elektroničkih dokumenata u informacijskim računalnim mrežama organizacije, kontrolu protoka dokumenata prema utvrđenim rutama i hijerarhijskoj distribuciji korisnika. Istovremeno, EDMS tehnologija je usmjerena na osiguravanje vrlo učinkovitog upravljanja dokumentarnom djelatnošću organizacije na različitim razinama upravljanja, kao i na održavanje kontrole kvalitete tijeka dokumenata i optimizaciju poslovnih procesa.

EDMS uključuje mnoge proizvodne, strukturne značajke, zahtjeve i korporativne standarde. Izbor sustava za elektroničko upravljanje dokumentima koji je optimalan za rad ovisi o određenom broju papirnatih dokumenata u organizaciji, potrebi za operativnim upravljanjem tokovima rada, prisutnosti posebnih zadataka, kao i mogućnosti pretraživanja informacija, osigurati sigurnost podataka itd.

Unatoč teškoj gospodarskoj situaciji u Rusiji, domaće tržište sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS / ECM) nastavlja se razvijati. Neke tvrtke specijalizirane za razvoj i implementaciju takvih rješenja bilježe vrlo značajan rast.

Prema podacima Tadvisera, koji su objavljeni krajem 2017., u 2016. godini zadržala se pozitivna dinamika ruskog tržišta EDMS/ECM sustava. Kao i prethodne godine, u 2015. iznosio je 10%, dok je obujam tržišta izražen u rubljama porastao na 41,6 milijardi rubalja.

Na nastavak rasta tržišta utječu i opći gospodarski oporavak i pojedinačni pokretači. Za EDMS/ECM sferu, ovo je rastući proces zamjene uvoza, smjer prema digitalnoj ekonomiji, povećana mobilnost i brzi razvoj novih tehnologija.

Prema TAdviseru, na kraju 2017. dinamika će ostati na razini 2016. godine.

Dinamika ruskog tržišta elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima, milijarde rubalja

Većina sudionika na ruskom tržištu EDMS/ECM, krajem 2016. godine, pokazala je pozitivan trend prihoda od projekata u ovom području. Samo dvije tvrtke od 16 imale su negativne pokazatelje. Lider je ponovno bila tvrtka "Business Logic", čiji je prihod od EDMS / ECM projekata porastao za 25,7% i dosegao 1,86 milijardi rubalja. Gotovo trećina tog iznosa otpada na prodaju licenci, a dvije trećine na usluge implementacije i podrške. Trojica lidera također su bili Croc i TerraLink.

Supstitucija uvoza duboko je prodrla u IT industriju i utjecaj tog procesa osjeća se u svim njezinim segmentima. U području EDMS/ECM sustava, zamjena stranih rješenja domaćim proizvodima jedan je od glavnih pokretača.

Država dosljedno nastoji osigurati da registar domaćeg softvera bude u potpunosti operativan. Sve je veći pritisak na tvrtke koje ignoriraju registar. Kao rezultat toga, sve više organizacija počinje koristiti domaće ECM sustave.

Pružatelji EDMS rješenja primjećuju povećanje potražnje za domaćim platformama, prije svega povezano sa zakonodavnom konsolidacijom prijelaza na ruska rješenja za državne organizacije i državna tijela. Tome je puno pridonijelo pokretanje Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije registra domaćeg softvera za podršku proizvoda koji zamjenjuju uvoz - IT sustavi uključeni u njega preporučuju se za kupnju u državnim organizacijama.

Velike industrijske tvrtke s državnim sudjelovanjem - glavni kupci EDMS sustava - pretpostavljaju da će u bliskoj budućnosti također morati napustiti strane platforme u korist ruskih rješenja. S tim u vezi, mnoge ruske IT tvrtke razvijaju vlastite platforme za EDMS.

Još jedan očiti pokretač tržišta EDMS-a je brzi razvoj digitalnih tehnologija za poslovanje u Rusiji.

Korištenjem suvremenih alata za pohranu i obradu podataka u EDMS (blockchain, Big Data, AI) proširuje se funkcionalnost rješenja u području obrade, standardizacije i analize podataka (BI), a EDMS se sve više koristi kao korporativna skladišta podataka. Alati za vizualizaciju podataka pojavljuju se u sustavima.

Razvoj tržišta potaknut je potpunim odlaskom poslovanja u mobilne telefone. Danas je 4,8 milijardi ljudi – više od polovice svjetske populacije – aktivni korisnici Mobilni uredaji, a može se predvidjeti da će do 2020. brojka narasti na 6 milijardi. Naravno, tableti i pametni telefoni postaju uobičajeni element IT infrastrukture tvrtki. V trenutno Najpopularniji je koncept BYOD-a (Bring Your Own Device), koji podrazumijeva da zaposlenici koriste vlastite uređaje za radne zadatke – uprava tvrtke ne mora trošiti novac na kupnju mobilne opreme.

Politička neizvjesnost povećala je rizike korištenja stranih rješenja u Rusiji, plus ona su postala vrlo skupa. Ako su se do 2016. godine EDMS u oblaku, uključujući i one iz uvoza, brzo razvijali kao usluga, sada postoji problem njihovog korištenja u Rusiji (i ruskim u inozemstvu). ...

Mnoge tvrtke napuštaju tržište, a one koje ostaju - smanjuju ulaganja i strogo kontroliraju financije. Mnogi po prvi put počinju procjenjivati ​​učinkovitost svojih poslovnih procesa, tražiti načine kako ih optimizirati. A sredstva za to su EDMS \ ECM sustavi. No, da bi se pod takvim uvjetima pokrenuo novi IT projekt, potrebno je detaljno potkrijepiti njegovu učinkovitost. Stoga su traženi samo oni sustavi koji stvarno povećavaju učinkovitost poslovanja - kaže.

Čudno, ali supstitucija uvoza može biti tržišna prepreka. potreba za hitnom provedbom potpore domaćoj infrastrukturi otežava ulaganje u obećavajuće inovacije poput umjetne inteligencije.

Drugi primjer zapreke je proces uključivanja drugih strana u EDM. Tvrtke koje su shvatile potrebu za korištenjem EDF-a suočene su s nevoljkošću da koriste EDF od strane drugih strana. U tom smislu, tvrtke su prisiljene provoditi zasebne projekte kako bi ih uključile i motivirale.

Glavna prepreka tržištu je nedostatak jedinstvenog standarda, propisa i nedovoljno ujednačavanje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u ruske tvrtke... Dakle, zaposlenici industrijska poduzeća koristio je, osim standardnih izvješća, puno inženjerskih dokumenata: na primjer crteže u AutoCAD-u. To komplicira prijelaz na elektronički sustav upravljanja dokumentima.

Tijekom 2016.-2017. dogodile su se važne zakonske promjene koje će iz temelja promijeniti pristup implementaciji IT-a u državnim tijelima. Godine 2016. izdana je naredba Vlade Ruske Federacije od 26. srpnja 2016. br. 1588-r kojom se obvezuje prijeći na domaći uredski softver Savezna tijela izvršna vlast i državni izvanproračunski fondovi. Osim toga, dodatni zahtjevi za uredski softver, odobreni Uredbom Vlade Ruske Federacije broj 325 od 23. ožujka 2017., a uslijedili su u srpnju iste godine, dali su vrlo snažan poticaj tržištu. smjernice o prelasku državnih agencija na domaći softver, odobren od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija.

Tečaj prema digitalnoj ekonomiji daje ruskom IT tržištu općenito, a posebno tržištu EDMS/ECM sustava ogroman potencijal i mnoge nove mogućnosti.

Elektronički tijek dokumenata, pružanje javnih usluga u elektroničkom obliku, razvoj portala - sva su ta područja zapravo elementi digitalne ekonomije, a u Rusiji su te tehnologije sasvim u skladu sa svjetskim. Smjer prema digitalnoj ekonomiji sigurno će donijeti daljnje promjene. Predviđanja su očita: riječ je o lavinskom rastu količine i raznolikosti digitalnih informacija, uključivanju svih zaposlenika u intenzivne elektroničke komunikacije, digitalizaciji "papira" i aktiviranju povezanih poslovnih procesa.

Bibliografska referenca

PitanjaPCTjedan odgovara Konstantin Istomin, izvršni direktor tvrtkeDIRECTUM. Pitanja su postavljena u sklopu PC Week / RE 20th Anniversary Survey.

Kada se segment EDMS / ECM sustava počeo formirati u Rusiji, koje su ključne točke i faze u njegovom razvoju?

Početak formiranja segmenta može se nazvati 1995., kada su uočljivi prvi cirkulacijski sustavi usmjereni na uredski rad. Eufrat i Delo primjeri su takvih sustava. Ruska tradicija okomite cirkulacije dokumenata, u kojoj dokument, prije nego što stigne do izvođača, mora proći kroz upravljanje, odredila je značajke prvih sustava automatizacije. Glavni zadaci automatizacije bili su registracija i kontrola izvršenja dokumenata, priprema izvješća. Rad u takvim sustavima temeljio se na registracijskim karticama. U ovoj fazi prerano je govoriti o upravljanju poslovnim sadržajem, ali se tako naznačio sam početak razvoja segmenta.

U sljedećoj fazi, koja je trajala otprilike od 1997. do 2000. godine, na ruskom tržištu pojavile su se elektroničke arhive dokumenata. Jedan od predstavnika je DOCS Open sustav. Ovaj smjer tada u Rusiji nije dobio mnogo razvoja, opet zbog specifične tradicije uredskog rada i upravljanja dokumentima.

Otprilike u istom razdoblju pojavili su se i prvi sustavi tijeka rada, bili su usmjereni isključivo na automatizaciju interakcije i radili su izolirano od procesa upravljanja dokumentima. Primjer je ruski OPTIMA WorkFlow sustav i zapadni Staffware.

Složeni sustavi pojavili su se 2002-2003. Kombinirali su mehanizme tijeka rada i mogućnosti organiziranja elektroničke arhive dokumenata. Upravo u ovoj fazi možemo govoriti o pojavi punopravnih elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima, koji su omogućili rad, uključujući i sadržaj dokumenata. Tehnološka prekretnica u to vrijeme bila je stvaranje vlastitih razvojnih platformi temeljenih na mogućnostima Microsoft SQL Servera i/ili Oracle DBMS-a. Dobra ilustracija tog razdoblja bila je izložba i konferencija DOCFLOW 2004. U to vrijeme događaj je više ličio na izložbu: sudionici su se okupljali kako bi vidjeli Jukeboxove rasprostranjene u inozemstvu, moćne industrijske skenere... Nakon nekoliko godina konferencija je postala poslovnije, primjetan je praktični interes za korištenjem rješenja. Docsvision i DIRECTUM postali su istaknuti predstavnici složenih ruskih sustava, zapadni sustav Documentum počeo je aktivno promovirati u Rusiji. Osim toga, domaći sustavi temeljeni na Lotus Notes aktivno su se razvijali kao zasebna grana.

2006. se može nazvati godinom formiranja modernih ECM sustava koji su kombinirali funkcionalnost upravljanja dokumentima i interakcije. Istodobno, istraživačka tvrtka Gartner formulirala je kriterije koje ECM sustavi moraju zadovoljiti. Nove verzije ruskih složenih sustava također odražavaju novi ECM koncept. Također, tijekom tog razdoblja počela su se aktivno razvijati razna poslovna rješenja, osmišljena za pokrivanje raznih zadataka tvrtki na temelju jedne ECM platforme.

Od 2011. do danas, u ECM-u, kao i u cijelom području IT-a, pojavio se jasan trend orijentacije na korisnika: sustavi postaju sve lakši za korištenje, naglasak se stavlja na stvaranje intuitivnih sučelja. Posvuda se razvijaju mobilna rješenja koja posljednjih godina nisu postala trend, već nužan uvjet za postojanje modernih ECM sustava. Trend razvoja cloud proizvoda se razvija, tržište signalizira spremnost kupaca za SaaS rješenja i u području workflow-a. Iako ovdje Rusija zaostaje za zapadnim tržištima po osjećajima 2-3 godine.

Kako je ovaj segment IT tržišta preživio krize 1998. i 2008. godine?

Godine 1998. rusko tržište EDMS/ECM kao takvo još nije postojalo (bilo je vrlo malo). Glavna karakteristika krize može se nazvati odbijanje korisnika od zapadnih sustava - zadane su pogođene sa svim svojim posljedicama.

U 2008. godini bilježi se aktivan rast segmenta EDMS/ESM, što je izazvalo veliki interes kupaca. Stoga je, uz opću gospodarsku krizu u IT industriji, ovaj segment najmanje patio. Obim prodaje se smanjio, ali ozbiljnijih šokova nije bilo, oporavak je trajao oko godinu dana.

Po čemu se situacija razlikuje od one promatrane tijekom kriza 1998. i 2008. godine? Kakvi su izgledi za ovaj segment tržišta u bliskoj budućnosti?

Sadašnja situacija je slična krizi iz 2008. s “uobičajenim” kriznim manifestacijama. Opći je pad poslovne aktivnosti, smanjena je dinamika prodaje.

Općenito, sadašnja situacija značajno se razlikuje od 2008. godine.

Prvo, čini se da je sadašnja kriza dugotrajna, jer temeljni razlozi za Rusiju - cijene nafte i sankcije - vjerojatno se neće brzo promijeniti, oporavak će potrajati 2-3 godine.

Drugo, danas je tržište ECM doseglo svoju zrelost: kupci znaju što im treba od sustava, postavljaju se sasvim jasni zahtjevi za rješenja. Općenito, pristup pitanju automatizacije se promijenio: učinkovitost je postala opipljiv pokazatelj. A ako kupac vidi "u brojkama" prednosti implementacije ECM sustava, donosi potpuno svjesnu, dobro promišljenu odluku.

Kao i prije, velike tvrtke imaju stvarnu potrebu za automatizacijom, što omogućuje ekonomijama razmjera da bolje procijene prednosti implementacije ECM rješenja. Glavni stimulatori tržišta su predstavnici naftne i plinske industrije, obrambene industrije i državnih korporacija, kao i izvozno orijentirana poduzeća.

Također se podržava aktivna pozicija države u odnosu na IT sektor: zapreke korištenju elektroničkih dokumenata značajno su smanjene, trend zamjene uvoza u pozadini rastućeg tečaja dolara i zapadnih sankcija povećava šanse domaćih programera .

U budućnosti se očekuje daljnji rast EDMS/ECM tržišta puno veći od IT tržišta u cjelini, dok će stopa rasta tijekom kriznog razdoblja ovisiti o stanju gospodarstva. Uglavnom, uzlazni trend će se nastaviti u velika poduzeća, tvrtke srednje veličine favorizirat će lakša, gotova i jeftina rješenja. U ovom dijelu, tehnologije oblaka izgledaju korisno. Očekuje se veća recesija u državnim tijelima zbog snažnih proračunskih rezova. Tržište tijeka dokumenata između poduzeća, koje je malo odvojeno od ECM-a, ali ima utjecaja na njega, sada je u ranoj fazi razvoja i očekuje se da će brzo rasti, što stvara nove mogućnosti.