Što je elektroničko upravljanje dokumentima i njegove prednosti za poslovanje. Pregled besplatnih sustava elektroničkog upravljanja dokumentima Sustavi organizacije arhive dokumenata

Iz odgovora na pitanje "Zašto je vašoj tvrtki potrebno elektroničko upravljanje dokumentima?" ovisi barem polovica uspješnosti projekta implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS). Začudo, vrlo često možete čuti odgovor poput: "Natjecatelj/partner već ima - zašto smo mi gori?" Ali ako postavite takav cilj implementacije EDMS-a, rezultati vjerojatno neće biti impresivni.

Dakle, s kojim se ciljevima tvrtka može suočiti prilikom implementacije EDMS-a? Razmotrimo moguće opcije.

Budući da postizanje svakog od ovih ciljeva uzastopno povećava i proračun projekta automatizacije i rizike da projekt neće biti uspješno dovršen, postavljanju precijenjenih ciljeva treba postupati s krajnjim oprezom.

Još jedna uobičajena pogreška u implementaciji sustava je očekivanje da će sama automatizacija pomoći optimizirati sam tijek rada. Ali kako programeri kažu u takvim slučajevima: “Kada automatizirate kaos, samo ćete dobiti "Automatizirani kaos"».

Usput, važna napomena o formiranju proračuna projekta: mora se izračunati na temelju ukupnog broja zaposlenika tvrtke. U većini slučajeva pilot projekti tipa “probajmo u jednom odjelu” neće pomoći ni u razumijevanju treba li tvrtki sustav za elektroničko upravljanje dokumentima ili ne.

Kada je cilj postavljen, a zadaci automatizacije definirani, možete prijeći na sljedeću fazu - odabir sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Kako odabrati?

Praktički do druge polovice 2000-ih, tržište EDMS-a u Rusiji bilo je fokusirano isključivo na velike klijente, male i srednje tvrtke nisu imale izbora: postojao je vrlo mali krug "upakiranih" EDMS-a pogodnih za implementaciju u tvrtkama ove veličine. . Štoviše, u većini slučajeva ovi EDMS su bili samo skraćene verzije "velikih" sustava, što znači da troškovi kupnje i održavanja, složenost korištenja nisu bili sasvim primjereni očekivanjima malih i srednjih tvrtki.

V posljednjih godina tržište EDMS-a za male i srednje tvrtke značajno se proširilo: dobavljači su formirali viziju automatizacije tijeka dokumenata za srednje i male tvrtke, a pojavila su se i mnoga nova rješenja koja su usmjerena upravo na ovaj segment tržišta. Stoga je izbor sustava za elektroničko upravljanje dokumentima sada prilično težak zadatak. Pokušajmo sustavizirati proces odabira EDMS-a na temelju ciljeva koje si tvrtka postavlja uvođenjem elektroničkog upravljanja dokumentima.

Svi sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima mogu se uvjetno podijeliti u 3 velike skupine:

  1. Sustavi za organiziranje arhive (pohrane) dokumenata.
  2. Uredski sustavi za automatizaciju s elementima tijeka dokumenata.
  3. Integrirani sustavi za automatizaciju tijeka dokumenata.

Većina modernih EDMS sadrži elemente svake od tri skupine, ali "punopravne univerzalije" su rijetke. U pravilu je svaki sustav usmjeren na automatizaciju određene skupine procesa.

1. Sustavi organizacije arhive dokumenata

Pojam "arhiv (pohrana) dokumenata" ima dva značenja. Takvi se sustavi podrazumijevaju kao:

  • Specijalizirani sustavi za pohranu i obradu iznimno velikih količina dokumenata. Takvi su sustavi potrebni za uski krug tvrtki, na primjer, organizacije za redove ( komunalne usluge, javni sektor, osiguranje, kreditni i bankarski sektor). Takvih sustava nema toliko, oni rješavaju prilično uzak raspon problema i nećemo ih razmatrati u ovom članku.
  • "Lagani" sustavi za upravljanje dokumentima koji pružaju samo osnovna funkcionalnost rad s dokumentima: centralizirana pohrana dokumenata dokumenata i organizacija pristupa zaposlenika njima.

Ako govorimo o arhivi dokumenata kao o "laganom" sustavu za upravljanje dokumentima, tada su u ovom pristupu automatizaciji upravljanja dokumentima najpopularnija sljedeća rješenja:

Općenito, organizacija tijeka rada u obliku "arhive dokumenata" ima smisla ili za mala poduzeća (s upravljačkim osobljem od manje od 10 ljudi), ili za poduzeća s malim volumenom tijeka (do 10-20 ljudi). dokumenata mjesečno). Glavni bonus takvih sustava je samo njihova niska cijena i jednostavnost korištenja.

2. Sustavi za automatizaciju ureda s elementima tijeka dokumenata

Sustavi za automatizaciju ureda s elementima tijeka dokumenata sada čine većinu EDMS-a koji se nude na ruskom tržištu. Tipične funkcije sustavi ove grupe:

  • Arhiva dokumenata:
    • pohranjivanje i arhiviranje dokumenata,
    • pretraživanje po rekvizitima registracijskih i kontrolnih kartica dokumenata, pretraživanje po cijelom tekstu po dokumentima,
    • skeniranje i prepoznavanje dokumenata;
  • Uredski posao(u ovoj skupini sustava najrazvijenija je jedinica za uredsku automatizaciju):
  • Tijek dokumenata:
    • dokumenti za usmjeravanje,
    • izdavanje naloga,
    • vizualizacija poslovnih procesa.

Svi sustavi imaju gotovo identične karakteristike, ali svaki, naravno, ima svoje konkurentska prednost... Detaljne informacije o sustavima mogu se pronaći na web stranici http://www.doc-online.ru i na web stranicama proizvođača EDMS-a.

3. Integrirani sustavi automatizacije tijeka dokumenata

Ova skupina sustava je „najjača“ u automatizaciji procesa vezanih uz tijek dokumenata i operativno upravljanje poduzećem – izdavanje i praćenje izvršenja naloga, usmjeravanje dokumenata itd.

Uvođenje takvog EDMS-a je opravdano u velikim organizacijama (holdingima) zbog činjenice da se sustavi ove klase razvijaju samo po narudžbi, pa su stoga skupi, prilično ih je teško svladati i zahtijevaju sudjelovanje. IT stručnjaka tijekom implementacije. Međutim, izbor EDMS-a ove grupe pruža i velike mogućnosti za modificiranje sustava za potrebe tvrtke, možete stvoriti sustav koji je uravnotežen u funkcijama kako u području uredskog rada tako i u području cirkulacije dokumenata.

Što je sljedeće?

Nakon što ste se odlučili za favorite za kupnju, ne zaboravite uzeti u obzir sljedeće aspekte, koji će zasigurno utjecati na uspjeh projekta implementacije EDMS-a:

  • Pitajte što sustav ima prilike za rast tako da ne morate trošiti novac na implementaciju novog EDMS-a s rastom razmjera poslovanja.
  • Pri usporedbi troškova sustava stopa puni trošak projekt. Vrlo često se značajan dio troškova krije u dodatnim modulima, infrastrukturnom softveru, geodetskim uslugama, implementaciji i održavanju sustava.
  • Prije kupnje pogledajte sustav "uživo" ili još bolje, s kupcima davatelja rješenja. Niti jedna lijepa prezentacija ili "laboratorijska" demonstracija sustava neće pokazati stvarne značajke rada s njim.
  • Neki od sustava na tržištu su tzv "u kutiji" SED. To znači mogućnost da sami instalirate i konfigurirate sustav. Uzmite u obzir da bi ova opcija mogla biti isplativija, čak i ako morate poslati svoje IT stručnjake na obuku.
  • Pobrinite se da zaposlenici vaše tvrtke "povuku" sustav- svaka automatizacija obično dovodi do povećanja količine posla, posebno u fazi implementacije. Ako poduzeće ima manjak kadrova, potrebno je ili povećati njegov broj, ili odabrati EDMS s jednostavnijim funkcijama.
  • Postupak implementacije sustava- važan element uspjeha projekta. Prije kupnje sustava, svakako planirajte ovu fazu unaprijed i razgovarajte o njegovim značajkama s dobavljačem rješenja! Vrlo često, bez temeljitog proučavanja ove faze, EDMS visi kao "mrtva težina" o tvrtki.

Uvođenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima ključan je korak za tvrtku, posebice za srednje i male tvrtke, gdje svaka potrošnja značajno utječe na „vitalnost“. Stoga je ispravan izbor EDMS-a i pružatelja rješenja, uzimajući u obzir osobitosti rada malih i srednjih poduzeća, vrlo važan faktor... U ovom smo članku pokušali dati predodžbu o trenutnom stanju EDMS tržišta za mala i srednja poduzeća i pomoći u odabiru pravog sustava elektroničkog upravljanja dokumentima. Želim ti uspjeh.

Sažmi emisiju

Prilikom odabira EDMS-a, možete se prijaviti za analitičke informacije na stranicama http://www.doc-online.ru i http://www.docflow.ru, kao i izravno programerima:

  • BOSS-Referentni sustav IT tvrtke. Web stranica http://www.boss-referencent.ru
  • Sustav "BUSINESS" tvrtke "EOS". Web stranica http://www.eos.ru
  • Sustav "Eufrat-dokumentotok" tvrtke "Cognitive Technologies". Web stranica http://www.evfrat.ru
  • Sustav "CompanyMedia" tvrtke "InterTrust". Web stranica http://www.intertrust.ru
  • Sustav NauDoc tvrtke Naumen. Web stranica http://www.naumen.ru
  • Sustav "Akta" tvrtke "DuxSoft". Web stranica http://www.duxsoft.ru

) NauDoc - kvalitativno poboljšati proces rada s dokumentima menadžera i predmetnih stručnjaka svih razina, smanjiti vrijeme rutinskog rada s dokumentima, drugim riječima, automatizirati tijek dokumenata u poduzeću

NAUDOC je softverski proizvod za uredsku automatizaciju, tijek rada i poslovne procese, koji je razvio NAUMEN. NAUDOC vam omogućuje upravljanje procesima obrade dokumenata i praćenje discipline izvedbe, primajući sveobuhvatne informacije o napretku zadataka.

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima NauDoc optimalno je prikladan za automatizaciju upravljanja dokumentima malih i srednjih poduzeća, društava za upravljanje, projektantskih organizacija, odjela holding struktura, kao i za rješavanje specifičnih zadataka automatizacije cirkulacije dokumenata s kojima se suočavaju odjeli velike tvrtke (osiguranje rada s regulatornim dokumentima u skladu sa zahtjevima ISO 9001:2000, interakcija između zaposlenika i kadrovske službe itd.).

Pomoću NAUDOC-a moguće je organizirati jedinstveno spremište dokumenata s diferenciranjem prava pristupa na temelju uloga, što zaposlenicima u svakom trenutku omogućuje pristup dokumentima i čim prije pronaći sve potrebne informacije bez obzira na prisutnost vlasnika dokumenata na radnom mjestu. Dnevnici vam omogućuju registriranje ulazne, interne i odlazne papirologije, praćenje kretanja papirnatih kopija dokumenata unutar poduzeća.

NAUDOC-ova dostupnost kontrola izvedbene discipline omogućuje dodjeljivanje zadataka zaposlenicima u sustavu, praćenje njihovog izvršavanja, praćenje rokova, slanje radova na odobrenje i slanje odobrenih radova na pregled drugim korisnicima sustava. Prilagodba životni ciklus za kategorije dokumenata omogućuje vam da odredite tipične rute kretanja dokumenata, konfigurirate njihovo automatsko usmjeravanje i dodjelu zadataka.

Sve radnje s dokumentima i zadacima izvode se putem web sučelja, povezujući se na sustav s bilo kojeg mjesta u svijetu, stvarajući tako jedinstveni informacijski prostor za organizaciju, uključujući udaljene poslovnice i mobilne radnike.

Prednosti korištenja NauDoc sustava za elektroničko upravljanje dokumentima:


Pojednostavljenje procedure za potpisivanje dokumenata od strane službenika

  • Nakon izrade dokumenta, zaposlenik ga šalje na odobrenje određenom krugu ljudi u skladu s postupkom za odobravanje dokumenata koji je usvojila organizacija.
  • Prilikom zajedničkog rada sve se radnje izvode na jednom primjerku dokumenta. Korisnici NauDoc-a koji odobre dokument dobivaju pristup u tom procesu.
  • U bilo kojoj fazi može se izraditi izvješće o odobrenju (u kojem se navodi ime i položaj ovlaštene osobe i točno vrijeme odobrenja dokumenta).

Mogućnost registracije elektroničkih i papirnatih dokumenata u sustav

  • Upis dokumenta u registracijski dnevnik događa se automatski u određenoj fazi rada s dokumentom.
  • Za papirnate dokumente u sustavu se izrađuje posebna elektronička kartica na koju se može priložiti skenirana kopija dokumenta.

Ubrzanje pretraživanja dokumenata po detaljima i sadržaju

  • Sustav NauDoc pružit će vam mogućnost trenutnog pronalaženja svih dokumenata za određeni rekvizit (na primjer, registracijski broj ili kratki opis).

Pojednostavljenje rada s organizacijskim i administrativnim dokumentima

  • Korisnik kreira dokument u NauDoc sustavu, prema unaprijed definiranom predlošku. Da biste izradili dokument, morate promijeniti vrijednosti podataka u njegovoj registracijskoj kartici, oni će se automatski umetnuti u tekst dokumenta. Ako je potrebno, možete dopustiti korisniku promjenu teksta predloška.
  • Nakon izrade dokumenta, zaposlenik ga šalje na rad određenom krugu ljudi u skladu s procedurom usvojenom u organizaciji.
  • Sustav “zna” proceduru odobravanja: kontrolira predviđene rokove u fazama, obavještava odgovorne osobe, sustav šalje i obavijesti o kretanju dokumenta iz faze u fazu.
  • Upis dokumenta u registracijski dnevnik događa se automatski u određenoj fazi rada s dokumentom. U ovom slučaju, dokument je dodijeljen Matični broj i datum registracije je određen.

Procesno upravljanje

  • Sustav NauDoc omogućuje automatizaciju procesa proizvodnje ili upravljanja tvrtkom. Omogućuje vam da istaknete faze, odgovorne osobe, zakazane rokove. To vam omogućuje da izvješća o troškovima u fazi u kojoj se nalazi svaka od instanci procesa kako biste pronašli " uska mjesta»A odgovorne osobe zbog kojih su rokovi poremećeni, prije izmjene izvrše postupak.

Pojednostavljenje rada s dolaznom i odlaznom korespondencijom

  • NauDoc se može konfigurirati kao klijent e-pošte, pružajući mogućnost rada s dolaznim i odlaznim dokumentima kao s običnim dokumentima u sustavu.
  • Prilikom obrade dolazne korespondencije, tajnik prima pisma, upisuje pisma u Dnevnik dolazne korespondencije, dokumentu se automatski dodjeljuje registarski broj. Nakon pripreme, dokument se šalje voditelju na rješavanje, u skladu s procedurom usvojenom u organizaciji. Nakon razmatranja, dokument se šalje na pregled ili izvršenje zaposlenicima organizacije.
  • Prilikom obrade odlazne korespondencije, zaposlenik kreira pismo prema predlošku prihvaćenom u organizaciji, šalje ga na odobrenje voditelju, u skladu s procedurom usvojenom u organizaciji. Nakon odobrenja dokumenta, automatski se šalje tajnici. Tajnica upisuje dopis u Upisnik i šalje ga elektroničkom poštom. U tom se slučaju svi dokumenti spremaju u sustav i dostupni su za pretraživanje.


 Izrada korporativnog web portala i internetskog resursa tvrtke

  • NAUDOC vam omogućuje stvaranje internetskih i intranetskih stranica i upravljanje postavljanjem sadržaja (funkcionalnost ENGINE). Sadržaj mogu biti papiri, grafike i drugi NAUDOC objekti.
  • Pogodan razvoj i uređivanje stranica resursa u ugrađenom uređivaču WISYWIG, kontrola verzija.
  • Upravljanje objavljivanjem vijesti, upitnika i glasova.
  • Ugrađene razvojne mogućnosti i redizajn stranica resursa.
  • Centralizirana kontrola pristupa u odjeljcima resursa, mogućnost koordinacije dokumenata prije objave na web-resursu.

Tehnološke značajke sustava

  • 100% web-sučelje omogućuje vam povezivanje na sustav s bilo kojeg mjesta u svijetu, stvarajući jedinstveni informacijski prostor za organizaciju, njezine udaljene podružnice i mobilne radnike.
  • sustav je ugrađen sa ABBYY FINEREADER Scripting Edition softverom za skeniranje i OCR;
  • sustav omogućuje provjeru autentičnosti i autorizaciju osoba u vanjskim uslugama imenika, na primjer, LDAP ili Microsoft Active Directory;
  • sustav ima modul za rad s elektroničkim digitalnim potpisom () i ima mogućnost upravljanja EDS-om bilo kojeg kripto provajdera koji podržava sučelje Microsoft CRYPTOAPI.

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima NauDoc optimalno je prikladan za automatizaciju upravljanja dokumentima malih i srednjih poduzeća, društava za upravljanje, projektantskih organizacija, odjela holding struktura, kao i za rješavanje specifičnih zadataka automatizacije cirkulacije dokumenata s kojima se suočavaju odjeli velike tvrtke (osiguranje rada s regulatornim dokumentima u skladu sa zahtjevima ISO 9001:2000, interakcija između zaposlenika i kadrovske službe itd.

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima NauDoc dizajniran je za udoban rad za do 50 korisnika, koji mogu izraditi do 5000 dokumenata godišnje. To su tehnološka ograničenja softverske platforme Zope na kojoj je proizvod razvijen.

Iz praktičnih napomena mogu se razlikovati sljedeći čimbenici:

  • Visoka pouzdanost sustava. Za 4 godine rada niti jedan kvar.
  • Visoka razina sigurnosti sustava od hakerskih napada
  • Lijepa funkcionalnost za besplatni sustav, ali iznimno oskudna za plaćeni
  • Visoko opterećenje poslužitelja čak i uz malu bazu podataka. Čini se da je kriva loša optimizacija niti. Otuda i spor rad s dokumentima.
  • Neugodnost unosa podataka u bazu podataka.
  • Upotrebljivost kao takva je odsutna , čini se da su programeri napisali sustav za sebe, a ne za prodaju.
  • Dojam da je sustav nedovršen.
  • Loša (spora) tehnička i informativna podrška na forumu, čak i za klijente koji plaćaju
  • U besplatnoj verziji, počevši od određenog broja akumuliranih zadataka - pretraga daje netočne odgovore.
  • U plaćenoj verziji, počevši od određenog broja nagomilanih zadataka - pretraga počinje griješiti pri odabiru područja pretraživanja, traži dokumente na krivom mjestu, ne razumije standardne logične uvjete pretraživanja.
  • Kod sustava je otvoren, ali nemoguće je ništa promijeniti ručno.

Platforma: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC je dostupan u 2 izdanja: NAUDOC Free i NAUDOC Enterprise

Ostavite svoj komentar!

Nije tajna da uspješno vođenje svakog posla prvenstveno ovisi o tome kako funkcionira mehanizam organiziranja dokumentacije. Uostalom, rad s papirologijom, iako nije zabavan, važna je karika u upravljanju tvrtkom.

Osim toga, s dokumentacijom treba postupati na vrijeme, inače će se početi nakupljati i gubiti. Kako bi se izbjegli mogući gubici, uveden je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima.

U ovom članku ćemo vam reći: Što je EDMS? Koje vrste, prednosti i nedostatke ima?

S razvojem interneta, vrijeme debelih fascikli i prašnjavih arhiva prošlost je. Sada je proces rada s dokumentima potpuno automatiziran. Potrebni papiri se mogu pronaći jednim klikom, a arhiviranje se obavlja bez ikakve ljudske intervencije. Takve mogućnosti za poduzeća otvara EDMS.

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) je poseban softver, zahvaljujući kojem se dokumenti obrađuju u elektroničkom formatu... Drugim riječima, zahvaljujući EDMS-u moguć je prijenos dokumenata između zaposlenika, izdavanje pojedinačnih zadataka, arhiviranje itd.

Sigurno mnoge organizacije znaju kako izraditi elektroničke dokumente, pohraniti ih i prenijeti. Međutim, jednostavan elektronički format neće ga imati pravnu snagu... Kako bi elektronički papir dobio na težini, važno je da ga potpišu obje strane. U tom slučaju dokumenti moraju biti zapečaćeni posebnim elektroničkim potpisom.

Stoga se EDMS može podijeliti u dvije vrste:

  1. Tijek dokumenata unutar tvrtke između zaposlenika;
  2. Tijek dokumenata između razna poduzeća a organizacije putem posebnih komunikacijskih kanala.

Za korištenje EDMS-a unutar organizacije potreban vam je poseban softver. Obično se takav program naziva EDF platforma. Osim toga, potreban je dodatni hardver za nesmetan rad takvog softvera. Na primjer, poslužitelji, mrežni kanali itd.

Operater za elektroničko upravljanje dokumentima bit će potreban ako je potrebno raditi s papirima između dvije različite tvrtke. Takav će operater biti dobar pomoćnik. Uostalom, zna dostavljati poruke, provjerava u kojem formatu se šalju dokumenti, zahtijeva i kontrolira stavljanje elektroničkog potpisa, samostalno pohranjuje i arhivira papire itd.

Dakle, EDMS je "cirkulacijski sustav" cjelokupnog poslovanja. Štedi puno vremena i, nesumnjivo, ima pozitivan učinak na rad organizacije u cjelini. No, postoji li uvijek korist od ove vrste obrade informacija? I je li EDMS sposoban naštetiti poslovanju? Da biste odgovorili na ova pitanja, morate razmotriti pozitivne i negativne strane elektroničko upravljanje dokumentima.

Prednosti i nedostaci EDF-a

Kao i svaki drugi EDF proces, ima i prednosti i nedostatke. Glavni parametri prikazani su u donjoj tablici.

Dostojanstvo nedostatke
  • Naručivanje. Sustav automatski dodjeljuje brojeve dokumentima, što eliminira sve vrste pogrešaka
  • Praćenje. U svakom trenutku možete saznati tko radi s dokumentom
  • Sigurnost. Zaposlenik neće moći izgubiti ili pokvariti elektronički dokument
  • Oporavak . Izbrisani dokument može se vratiti u bilo koje vrijeme
  • Očuvanje privremenih resursa... Elektronički oblik dokumenta dolazi do svakog zaposlenika u nekoliko sekundi, bez obzira na njegovu lokaciju.
  • Zgodno je raditi. Ako je potrebno, zaposlenik može promijeniti izvornu verziju dokumenta. EDF omogućuje obnavljanje svakog od njih. Osim toga, možete pratiti imena onih stručnjaka koji su radili na papiru.
  • Dostupnost . EDM sustav radi 24/7. Štoviše, kada se na njega poveže putem interneta, zaposlenik može raditi s dokumentacijom u bilo kojem trenutku, čak i ako je u bolnici ili na godišnjem odmoru.
  • Planiranje. Sustav omogućuje stručnjaku da planira tijek rada s papirima. Možete postaviti datum, vrijeme izvršenja, kao i slijed. I u pravo vrijeme, sam program će obavijestiti zaposlenika o potrebi obavljanja svog posla.
  • Zgodna pretraga. Program je osmišljen na način da omogućuje pronalaženje potrebni dokument ne samo imenom, već i ključnom riječi.
  • Štednja papira. Nije potrebno ispisivati ​​dokumentaciju, spajati je u mape i inventarizirati. Sve informacije pohranjuju se elektronički iu bilo kojem trenutku potrebni dokument može se ispisati na papir.
  • Potrošnja novca... Stvaranje EDF-a zahtijevat će određene financijske troškove. Novac je potreban za softver i hardver. Visina troškova ovisit će o broju povezanih djelatnika. U prosjeku će ovaj iznos biti oko 100.000 rubalja (*).
  • Odmah koristiti EDMS - neće raditi... Nakon nabave, instalacije, implementacije i otklanjanja pogrešaka programa potrebno je puno vremena, kao i posebnih vještina.
  • Trening... Za pravilno korištenje ESUD-a svi uključeni zaposlenici moraju proći posebnu obuku.
  • Sigurnost... Zbog sigurnosti informacija, čelnici tvrtki moraju obratiti posebnu pozornost na sigurnost. Naime pustiti Elektronički potpis, odrediti tko će od zaposlenika i kakav pristup papirima imati, a također treba zaštititi program od prodora izvana.
  • Trebat će vam EDMS administrator... Osoblje organizacije mora imati osobu koja će moći rješavati tekuće zadatke rada u EDMS-u. Naime, za debugiranje poslužitelja, pomoć korisnicima, praćenje funkcioniranja sustava.
  • Zahtijeva kontinuirano sigurnosno kopiranje... Kako bi sačuvali informacije, korisnici moraju cijelo vrijeme voditi evidenciju.
  • U nekim slučajevima potrebno je postojanje elektroničkog i papirnatog dokumenta... Ako npr. partner nema instaliran EDMS, onda pri radu s njim dokumentacija mora biti u elektroničkom i papirnatom obliku.

Stvarni trošak elektroničkog upravljanja dokumentima za mala poduzeća

(*) Ako je tvrtka mala, a vlasnik poduzeća (ili sam poduzetnik) osobno potpisuje dokumente, onda će troškovi biti minimalni. Sastoje se od kupnje elektroničkog digitalnog potpisa - 1500 rubalja i pristupa usluzi elektroničkog upravljanja dokumentima - od 100 rubalja.

Za male količine naša redakcija preporuča uslugu Kontur.Diadok. Ako odaberete tarifu " Univerzalni“, Tada će troškovi biti samo 9 rubalja za poslani dokument. Ako to usporedimo sa slanjem originalnih dokumenata poštom, evo slanja jednog preporučeno pismo unutar regije bit će najmanje 50 rubalja. Razlika je očita:

Sustav svim novim korisnicima daje 50 bonusa dobrodošlice prijenosa elektroničkih dokumenata.

Kao što je vidljivo iz tablice, unatoč pozitivnim aspektima, SED ima i negativnih strana. Uglavnom se svode na materijalni troškovi, što, kako se pokazalo, možda i nije malo.

Tvrtka će snositi značajni troškovi ne samo za ugradnju softver, te kupnju potrebne opreme, ali mora angažirati i djelatnika, bez čije posebne vještine sustav elektroničkog upravljanja dokumentima jednostavno neće raditi. Takav zaposlenik također treba isplatiti plaću. A ovo je još jedna stavka troška.

Ali nemojte zaboraviti da će se uloženi trud isplatiti u budućnosti, a tvrtke koje rade s EDMS-om samo će imati koristi. Uostalom, uštedjet će ne samo na vremenu obrade informacija, već će i značajno smanjiti troškove plaćanja usluga, na primjer, za arhivara. Osim toga, uz sve ostalo, elektronička arhiva ne zahtijeva dodatne prostore, kupnju dodatnog uredskog materijala i druge točke.

Što je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima?

U pravilu se radi o elektroničkom sustavu upravljanja dokumentima (EDM) u kojem možete generirati, slati, primati i potpisivati ​​elektroničke dokumente. Ekvivalentni su papirnatim s rukom pisanim potpisom. Za obavljanje elektroničkog upravljanja dokumentima potreban vam je certifikat elektroničkog potpisa.

Sučelje se obično sastoji od 2-3 kartice, uključujući druge strane (vaše partnere i klijente koji sudjeluju u EDF-u) i glavnu karticu - Dokumenti. Na ovoj kartici, u odjeljcima Inbox i Outbox, pronaći ćete dokumente koje ste poslali i primili.

Vrste EDF-a

Bez sumnje, pri uvođenju elektroničkog upravljanja dokumentima, organizacije veliki naglasak stavljaju na učinkovitost. Teško je reći koja će vrsta EDF-a biti najučinkovitija za određenu organizaciju. Sve ovisi o smjeru poduzeća i njegovim poslovnim procesima.

Međutim, postoji opća EDF kvalifikacija u smislu funkcionalnosti, tehnologije upravljanja, sastavnih komponenti itd. S tim u vezi, mogu se razlikovati glavne vrste EDMS-a:

  • Uredski sustav rada... Ova vrsta je namijenjena za obavljanje poslovnog uredskog posla. Štoviše, radi se na svima prihvaćena pravila s vertikalnom kontrolom, t.j. od šefa do podređenog;
  • Elektronski arhivi... Glavna svrha takvog sustava je organizirati pohranu dokumentacije. Između ostalog, program omogućuje korisniku da lako pronađe potreban papir. Međutim, prijenos dokumentacije u takvom sustavu ne bi bio moguć;
  • Sustavi tijeka rada... Ova vrsta sustava je široko rasprostranjena među korisnicima zbog činjenice da je njegova glavni zadatak Je organizacija i automatizacija poslovnih procesa. S takvim softverom lako je poslovati, a tijek rada samo je razlog postojanja radnih trenutaka;
  • ECM sustavi... Softver omogućuje korisniku uvođenje novosti u sustav upravljanja organizacije. Uz pomoć složenih sustava moguće je upravljati: dokumentima, potpisima, tijekovima rada, znanjem zaposlenika itd. Ova vrsta EDM-a bit će puno skuplja, jer korisniku nudi naprednu funkcionalnost.

Vrijedi napomenuti da svaka vrsta SED-a postaje najveća ljestvica prethodne i daje više mogućnosti korisnika. Međutim, kako bi se u potpunosti procijenile prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima, potrebno je napraviti pravi izbor.

Kako odabrati pravi EDMS

Kao što je već navedeno, izbor EDMS-a složen je proces koji zahtijeva posebnu pažnju. Između ostalog, menadžment tvrtke treba uzeti u obzir ogroman broj odlučujućih čimbenika, kao što su smjer tvrtke, osoblje itd.

Na primjer, za komercijalna organizacijaće ispravno uspostaviti ESUD kako između zaposlenika tako i između partnera. Samo na taj način tvrtka će moći ostvariti potrebne ekonomske koristi.

Za državna institucija bolje je usmjeriti se na specifičnosti svog rada, a više pažnje posvetiti stvaranju elektroničkih arhiva. A također je potrebno osposobiti zaposlenike za rad s njima.

Prilikom odabira jednog ili drugog EDMS-a važno je razmotriti zadovoljava li sustav navedene zahtjeve. To uključuje:

  • Potpunost funkcionalnosti;
  • Pogodnost korištenja;
  • Koliko brzo će se ovaj sustav uvesti u tijek rada;
  • Prisutnost postavki, a one moraju biti fleksibilne;
  • Ima li sustav mogućnost proširenja funkcionalnosti;
  • Je li moguće prilagoditi EDMS postojećem softveru poduzeća;
  • Jednostavnost prilagodbe;
  • Dostupnost tehnička podrška... Važno je da takva pomoć bude na visokoj razini;
  • Reputacija proizvođača itd.

Uzimajući u obzir ovu činjenicu, korisnik se treba pridržavati sljedećih radnji:

  1. Istražite funkcionalnost. Posebno je potrebno obratiti pozornost na poglavlje „Prilike“. Važno je da proizvođač posebno naznači popis zadataka koje izvršava program. Ako nema specifičnosti, onda je vrijedno napustiti takav EDMS sustav;
  2. Dostupnost tematskih prezentacija. Važno je da program sadrži demo materijal, čime se objašnjava korisniku kako koristiti funkcionalnost;
  3. Pregledajte snimke zaslona. Tako će se upravitelj moći uvjeriti je li funkcionalnost zaista jednostavna i ima li navedene zahtjeve;
  4. Svakako proučite recenzije stvarnih korisnika. Najviše najbolji način- ovo je gledanje videa na YouTubeu;
  5. Mnogi proizvođači nude besplatnu probnu verziju rukovoditeljima. Tako će korisnik moći razumjeti je li odabrani proizvod prikladan ili ne;
  6. Što se tiče cijene robe, očito je da ova točka ne može ne brinuti kupca. Teško je odrediti koliki bi trebao biti stvarni trošak EDMS-a, ali vrijedi proučiti što čini ovu ili onu brojku. Stoga će detaljna studija cjenika pomoći kupcu da izbjegne nepredviđene troškove i izdatke.

Vrijedno je zapamtiti da će samo stručnjak pomoći da napravite pravi izbor. Stoga bi se odabir i instalacija EDMS-a trebali provoditi samo pod strogom pažnjom osobe koja ima posebne vještine.

Zbog visoke cijene, ne rade sve organizacije u našoj zemlji s EDMS-om. Trenutačno zasad samo velike tvrtke obavljaju obradu papira u elektroničkom obliku. No sve se mijenja i vjerojatno će se u bliskoj budućnosti uvažiti potreba za radom uz pomoć EDMS-a, a mnoge će tvrtke moći priuštiti provođenje e-poslovanje... To znači da će postati najučinkovitiji i najuspješniji!

6. Tko su karizmatici? [Elektronički izvor] // Blessing magazine. 2013. url: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Pignotti M. Mojih devet života u scijentologiji / prev. s engleskog A. Kondrashova, 2007. M .: 201 str.

8. Chernyshev VM Dvosjekli mač. Sinopsis o sektologiji. K: Kijevsko bogoslovno sjemenište, 2000.169 str.

Izvorni ruski tekst © A.A. Vaykina, 2016

Vladychansky Timur Valerievich

Student Fakulteta za menadžment Ruskog državnog socijalnog sveučilišta

Moskva, RF E-mail: [e-mail zaštićen] Akademski voditelj: Veretekhina S.V., kandidatkinja ekonomskih znanosti, izvanredna profesorica Katedre za upravljanje kadrovima i kadrovsku politiku

e-mail: [e-mail zaštićen]

ELEKTRONSKI DOKUMENTOTOK MALIH PODUZEĆA

napomena

Rad se bavi implementacijom elektroničkog upravljanja dokumentima, kao i glavnim prednostima i ekonomskom isplativosti njegove implementacije.

Ključne riječi Elektronički tijek dokumenata, automatizacija tijeka dokumenata, Informacijski sustavi, poslovni procesi, dokument.

U radu se govori o implementaciji elektroničkog upravljanja dokumentima, kao io glavnim prednostima i ekonomskoj isplativosti njegove implementacije.

Elektronsko upravljanje dokumentima, automatizacija tijeka rada, informacijski sustavi, poslovni procesi, dokument.

Suvremeni način poslovanja u poduzećima i organizacijama zahtijeva puno rada s dokumentima. Traženje, odobravanje i dogovaranje postaju prilično složeni i glomazni postupci, što se ne može isključiti. Jedini učinkovit pristup u takvoj situaciji je korištenje suvremenih tehnologija i maksimalna automatizacija svih faza rada s dokumentima. Osim toga, nedavna pojava dovoljnog broja raspoloživih računalnih snaga i kvalitetnog softvera za njih čini takvo rješenje jednostavnim za implementaciju i ekonomičnim.

Automatizacija tijeka rada omogućuje vam učinkovitiju organizaciju rada poduzeća. Brzo primanje papira i elektronički uzorci dokument korištenjem tehnologija skeniranja, prepoznavanja dokumenata i ispisa čini prijelaz od papirnata verzija dokument u elektronički i natrag. Tako se otvara način za bezbolan prijenos dokumenata s papirnate na elektroničku predaju, a postaje moguće koristiti prednosti računala.

Mogućnost uvođenja pravno značajnog elektroničkog upravljanja dokumentima u postojeće

MEĐUNARODNI ZNANSTVENI ČASOPIS "SIMBOL ZNANOSTI" broj 5/2016 ISSN 2410-700X_

informacijski sustavi i poslovni procesi kupaca pomaže da se rad velikih, srednjih i malih poduzeća podigne na kvalitativno novu razinu. Korištenje mehanizama online razmjene dokumenata omogućit će sljedeće prednosti: neovisnost o geografskom položaju, povećanu produktivnost financijskih i računovodstvenih usluga te optimizaciju troškova poslovanja.

Automatizacija će također omogućiti trenutnu raspodjelu troškova između centara financijske odgovornosti i proračunskih stavki, analizu izvršenja proračuna odjela za donošenje operativnih odluka i procjenu učinkovitosti njihova rada na internetu te detaljnu analizu pojedinačnih, posebno značajnih troškova.

Ako govorimo o učinkovitosti, onda automatizacija tijeka dokumenata u poduzeću osigurava značajne uštede. Broj papirnatih dokumenata je značajno smanjen, čime se minimiziraju troškovi potrošni materijali... Zaposlenici troše manje vremena tražeći informacije koje su im potrebne, stvarajući standardne dokumente od nule i sastavljajući razna izvješća. Priprema i odobravanje dokumenata su višestruko brži, što, između ostalog, povećava povjerenje u tvrtku od strane partnera.

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima omogućuje vam automatizaciju izrade i odobravanja svih dokumenata organizacije, slanje dokumenata na pregled širokom krugu zaposlenika, izdavanje naloga i praćenje njihove provedbe, kao i kreiranje proizvoljnih poslovnih procesa za rješavanje bilo kojeg organizacijskog zadataka.

Sustav sadrži niz ugrađenih standardnih poslovnih procesa koji pokrivaju većinu zadataka automatizacije tijeka dokumenata. Koristeći ove procese, vrlo brzo možete započeti sa sustavom. Osim standardnih, korisnici mogu razviti vlastite procese, kao i izvršiti potrebne prilagodbe postojećim procesima, koristeći prikladne alate ugrađene u sustav.

Svaki poslovni proces može pokrenuti korisnik sustava s odgovarajućim ovlaštenjima. Osim toga, sustav pruža fleksibilne mogućnosti planiranja događaja, omogućujući vam da unaprijed konfigurirate datume i učestalost pokretanja određenih procesa i obavijesti.

Sustav vam omogućuje da radite ne samo s internim dokumentima organizacije, već i u potpunosti automatizirate obradu dolaznih i odlaznih dokumenata. Takva automatizacija značajno skraćuje vrijeme obrade ulaznih dokumenata i pojednostavljuje njihovo računovodstvo, čini cijeli proces od zaprimanja ulaznog dokumenta do slanja odlaznog dokumenta apsolutno transparentnim i upravljivim.

U nastavku je prikazano vrijeme utrošeno na tipične operacije prilikom obrade papirnatih i elektroničkih dokumenata.

Teret potrošen na tipične operacije, sati mjesečno

Slika 3 - Grafikon koji prikazuje vrijeme utrošeno na tipične operacije prilikom obrade papirnatih i elektroničkih dokumenata.

Jedna od ključnih prednosti automatizacije poslovnih procesa organizacije korištenjem elektronike

MEĐUNARODNI ZNANSTVENI ČASOPIS "SIMBOL ZNANOSTI" broj 5/2016 ISSN 2410-700X_

sustavi upravljanja dokumentima - pojava potpune kontrole nad provedbom svih zadataka riješenih u organizaciji. Osim vremena izrade i odobravanja dokumenata, uprava može kontrolirati sve aspekte rada svojih podređenih: vrijeme njihovog rada u sustavu, broj izvršenih zadataka, vrijeme izvršenja zadataka, broj zakašnjele zadaće i vrijeme za koje su dospjeli. Ovlašteni djelatnici dobivaju pravodobne obavijesti da zadatak možda neće biti obavljen na vrijeme, kako bi mogli kontaktirati djelatnika koji odugovlači proces i brzo riješiti potencijalni problem. Osim toga, u bilo kojem trenutku možete zatražiti detaljna izvješća o napretku trenutnih zadataka organizacije.

Kontrola izvršenja omogućuje vam da radikalno promijenite rad organizacije, učinite složene procese jednostavnim i transparentnim, pokažete kvalitetu rada svih zaposlenika i omogućite vam da brzo utječete na sve procese.

Nedavno su se počela pojavljivati ​​rješenja bazirana na kutijama za sustave elektroničkog upravljanja dokumentima, namijenjena malim i srednjim poduzećima, koja imaju sposobnosti svojstvene korporativnim sustavima, kao što su, na primjer, grafički dizajner ruta, dizajner registracijskih kartica i predlošci izvješća ili mogućnost da korisnici pišu dodatne softverske module.

Uvođenje EDMS-a preporučljivo je u velikim poduzećima, gdje je količina dokumenata ponekad vrlo velika, a tijek rada papira često usporava rad cijelih odjela, što je jednostavno nedopustivo. Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima učinkovit je alat za poboljšanje brzine rada bilo kojeg poduzeća ili organizacije.

Prije svega, ovo je smanjenje troškova papirnih medija. Osim toga, zaposlenici organizacije neće morati gubiti vrijeme trčeći u susjedni odjel po potpis, drugi po pečat. Naravno, to će utjecati na brzinu obrade tokova informacija. Nalozi će se izvršavati puno brže, dokumenti će se obrađivati ​​bez kašnjenja.

V moderni svijet Uz sve veću konkurenciju i sve veći protok informacija, svaki dan se od vas traži da svoju infrastrukturu učinite učinkovitijom, da svi budu produktivni, poboljšate poslovne procese i učinite svoje poslovanje transparentnijim i sigurnijim. I učinite sve brže, sigurnije i po nižoj cijeni. U tim uvjetima dostupnost učinkovitog sustava elektroničkog upravljanja dokumentima postaje kritična za uspješno poslovanje.

Popis korištene literature:

1. Bondaletov V.V. Karijera i profesionalna kompetencija menadžera u uvjetima suvremene Rusije. / U zborniku: Profesionalno socijalno obrazovanje: razine, iskustvo i izgledi za razvoj. Zbirka materijala XIII sveruskog socijalno-pedagoškog kongresa. 2013. S. 38-40.

2. Veretekhina S.V. Problemi uvođenja sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u predškolskim odgojno-obrazovnim ustanovama // Kadrovik 2014, br. 11. Str. 122-129.

3. Veretekhina S.V. Psihometrijski testovi i softverska rješenja. Materijali Afanasjevskih čitanja. 2015. T.1 .; 13.P.116-121.

4. Veretekhina S.V., Rubtsova E.V. Automatizirani sustavi kontrolu nad izvršenjem dokumenata. Suvremena znanost: aktualni problemi teorije i prakse. Serija: Ekonomija i pravo, 2015. Broj 3-4, str. 12-16.

5. Veretekhina S.V. Pregled zahtjeva europske specifikacije MOREG-2 i problema uvozne supstitucije softverskih EDMS/ECM rješenja na ruskom tržištu. Građa Ivanovskih čitanja 2015. broj 5. P.203-209.

6. Veretekhina S. V. Automatizirani sustavi procjene osoblja / S. V. Veretekhina // Upravljanje osobljem i intelektualni resursi u Rusiji. 2015. T. 4. br. 5C. 72-77 (prikaz, stručni). DOI: 10.12737 / 14961

7. Vinichenko M.V. Učinkovitost kao temelj KPI-ja. Građa Ivanovskih čitanja. 2015. broj 5. S. 209-216.

8. Vinichenko M.V. Kadrovska pričuva priručnici. / Vinichenko M.V. // Analiza problema i dizajn javne uprave. - 2014. - br. 5 (37), svezak 7. - Str.16-30

9. Kibanov A.Ya. Osnove upravljanja osobljem. - M .: INFRA-M, 2014 .-- 440 str.

MEĐUNARODNI ZNANSTVENI ČASOPIS "SIMBOL ZNANOSTI" br.5/2016 ISSN 2410-700X

10. Kirillov A.V. Problematična pitanja razvoja tehnologija upravljanja osobljem u domaćoj praksi i načini njihovog rješavanja: Monografija / A.V. Kirillov, M.V. Vinichenko, A.V. Melnichuk, S.A. Makuškin. - M .: Rusays, 2015 .-- 280 s

11. Aksenov, A.S. Značajke implementacije sustava elektroničkog upravljanja dokumentima za mala poduzeća / A.S. Aksenov // Inovativne perspektive Donbasa: materijali međunarodnih znanstveno-praktičnih. Konf., 20.-22. svibnja 2015. V. 7: Reformiranje menadžmenta u kontekstu inovativnog razvoja. - Donjeck, 2015.-P.7-11.

12.Mansurova N.A. Preduvjeti i faze uvođenja elektroničkog upravljanja dokumentima u području malog i srednjeg poduzetništva // Ekonomska istraživanja. broj 1., 2014

© Vladychansky T.V., 2016

UDK 316.346.32-053.6

Goldenberg Ekaterina Aleksandrovna

Student 3. godine Ekonomskog fakulteta Novosibirskog državnog sveučilišta za ekonomiju i menadžment - "NINH", Novosibirsk, RF E-mail: [e-mail zaštićen]

PROBLEMI AKTIVNOG KORIŠTENJA DRUŠTVENIH MEDIJA MLADIH I NAČINI NJIHOVOG RJEŠAVANJA

napomena

Članak otkriva bit glavnih problema koji proizlaze iz aktivne i česte uporabe društvene mreže, njihovi mogući razlozi. Predlažu se metode rješavanja razmatranih problema u odnosu na pojedinca i grupu ljudi. Otkrivaju se mogućnosti samostalnog rješavanja problema od strane korisnika društvene mreže.

Trenutno su društvene mreže, a posebno srodni problemi, od najveće važnosti u širokim krugovima. Društvene mreže iz godine u godinu postaju sve popularnije, gotovo nitko, uglavnom mladi, ne može zamisliti svoj život bez korištenja interneta za komunikaciju (na kraju krajeva, komunikacija je primarni cilj stvaranja takvog resursa kao što su društvene mreže). Naravno, mladi ljudi teže drugim ciljevima (osim neformalne komunikacije), registrirajući se na svim vrstama stranica, na primjer: gledanje vijesti, slušanje glazbe, poslovna korespondencija, posao. Međutim, većinu vremena provedenog na društvenim mrežama mladi ljudi posvećuju posebno neformalnoj komunikaciji s rodbinom, voljenima, prijateljima.

Aktivno korištenje društvenih mreža, unatoč njihovoj pravodobnoj pojavi u pozadini znanstvenog i tehnološkog napretka, unatoč neotuđivosti njihovog postojanja u suvremenom svijetu u vezi s razvojem komunikacije na daljinu, još uvijek ima negativne strane i probleme koji se mogu zabrinjavati i pojedinac i grupe ljudi (a te skupine mogu biti potpuno različite po broju članova) i mogu uzrokovati ambicioznije probleme koje je potrebno riješiti, a rješavati ne dovodeći u pitanje normalan tijek vremena, a to su: napredak, tehnički i tehnološki razvoj društva.

Kako bi se formulirali prijedlozi za rješavanje problema povezanih s aktivnim

EDMS je jedno od najtajnovitijih i najmitologiziranijih područja IT-a. Sektor je od svog nastanka zarastao u mitove. Naravno, neki od njih su već zastarjeli i izgubili su na važnosti, ali nova industrija i IT trendovi dodaju tržištu zablude. Vrijeme je da razotkrijemo one najrelevantnije.

1. EDMS je automatizacija uredske, ulazne/odlazne i administrativne dokumentacije

Unatoč činjenici da su elektronički sustavi za upravljanje dokumentima već dugo ukorijenjeni na ruskom tržištu, ova se točka gledišta susreće prilično često.

Zapravo, svi imaju elektroničko upravljanje dokumentima. Čim ste napravili datoteku u Wordu i poslali je e-poštom ili primili datoteku poštom - elektronski tijek dokumenata se već dogodio.

"Ured je samo jedan od oblika organiziranja EDF-a koji najbolje odgovara domaćoj praksi rada s papirnatim dokumentima", objasnio je. Sergej Kurjanov, Direktor strateškog marketinga, DocsVision. Ovaj obrazac podrazumijeva ukupno centralizirano računovodstvo svih službenih dokumenata, kao i kontrolu procesa izvršenja uputa koje na njih izdaje uprava.

Međutim, sadržaj poduzeća nije ograničen samo na službene dokumente, prije njih iu procesu njihove pripreme stvaraju se i kruže neslužbeni dokumenti. A njihovi su tokovi puno složeniji i više.

Ovaj SED bi trebao riješiti problem upravljanja svim, bez iznimke elektronički dokumenti- službeno i neslužbeno - Sergej Kurjanov

"Živimo u informacijskom svijetu i gotovo 100% informacija postoji u obliku elektroničkih dokumenata. Pravi EDMS trebao bi riješiti problem upravljanja svim elektroničkim dokumentima bez iznimke - službenim i neslužbenim", rekao je Sergej Kurjanov. Ispravnije bi bilo, prema njemu, ne proizvoditi zasebne sustave za svaku vrstu dokumenta, nego zahtijevati od vlastitog EDMS-a cjelovito rješenje problema.

2. EDMS će sam po sebi spasiti tvrtku od internog nereda

Ovo je jedan od duboko ukorijenjenih mitova. Zapravo, EDMS ne rješava probleme organizacijskog nereda, ako već postoji u tvrtki.

"Ako se sustav implementira u poduzeću u kojem nema razumijevanja interne interakcije, poslovnih procesa i područja odgovornosti, onda će implementacija sustava samo pogoršati te probleme", objasnio je. Ivan Tarkhanov, voditeljica upravljanja elektroničkim dokumentima u Cognitive Technologies. Donositelji odluka o provedbi trebali bi biti jasni o tome koje ciljeve slijede s ovim projektom.

Ako se sustav implementira u poduzeću u kojem nema razumijevanja interne interakcije, poslovnih procesa i područja odgovornosti, tada će implementacija sustava samo pogoršati te probleme - Ivan Tarkhanov

3. Ako je tijek dokumenata elektronički, onda je učinkovit.

Ovaj mit je bio na vrhuncu prije nekoliko godina. Sada većina kupaca već razumije da to nije tako, ali mnogi i dalje vjeruju u ovu zabludu.

"Elektronsko upravljanje dokumentima također može biti neučinkovito, sve ovisi o tome koliko je sam poslovni proces učinkovito izgrađen, a ne o njegovoj tehničkoj implementaciji", rekao je. Sergej Plaunov, voditelj BPM-a i ECM-a u CROC-u.

"Trebali biste sami sebi odgovoriti na pitanja: je li proveden reinženjering, sagledana postojeća najbolja praksa u tvrtki, uzete u obzir i objedinjene procedure koje su važne za tvrtku u cjelini", objasnio je Ilja Konstantinov, Odjel za korporativne sustave, tehnički stručnjak za digitalni dizajn. Također je važno tko i u kojem načinu koristi sustav, radi li uprava u EDMS-u ili sve što je potrebno rade asistenti. Sve su to nijanse, ali, prema Konstantinovu, proizlaze iz ciljeva korisnika implementacije.

Dakle, ako se reinženjering i optimizacija poslovnog procesa tijeka dokumenata tempiraju na prijelaz na elektronički tijek dokumenata, tada ga, prema Sergeju Plaunovu, možete odmah implementirati u najučinkovitijem obliku.

Ako provedete reinženjering i optimizaciju poslovnog procesa s prelaskom na elektronički tijek dokumenata, možete ga odmah implementirati u najučinkovitijem obliku - Sergej Plaunov

4. Najbolji izbor su rješenja lidera na tržištu

Ovaj mit leži na površini i zbog svoje jednostavnosti i očitosti zaokuplja umove kupaca, unaprijed ili barem ozbiljno utječući na njihov izbor. Ali u stvarnosti nije sve tako jednostavno.

"Sustavi, vrhunac njihove popularnosti danas, osvojili su tržište posljednjih godina, kada su tehnološke i druge prednosti koje su im svojstvene bile najtraženije", - rekao je Aleksandar Nazarov, voditelj prodaje u Haulmontu. Sada se potrebe tržišta mijenjaju, a rješenja razvijena prije 4 - 5 godina postaju sve relevantnija.

Sustavi, vrhunac njihove popularnosti danas, osvojili su tržište proteklih godina, kada su tehnološke i druge prednosti koje su im svojstvene bile najtraženije - Alexander Nazarov

Takvi sustavi s manje implementacija od onih lidera, prema Nazarovu, mogu biti mnogo progresivniji, tehnološkiji, temelje se na moderne tehnologije i bit će relevantni najmanje 5 - 7 godina nakon implementacije. Istodobno, razdoblje njihove prisutnosti na tržištu, a samim time i iskustvo u provedbi projekata može biti više nego dovoljno za realizaciju projekata bilo kojeg opsega.

5. Sustavi zapadne proizvodnje su funkcionalniji i fleksibilniji

Ovaj mit ima stvarno utemeljenje. Povijesno gledano, ruski su sustavi bili inferiorni u odnosu na zapadnjačka ECM rješenja, ali su bili više usredotočeni na procese koji su posebno bili potrebni ruske tvrtke, koji sa stajališta organizacije upravljanja imaju određenu specifičnost.

"Tijekom proteklih desetljeća razvoja EDMS tržišta, najzreliji domaći proizvođači implementirali su moćne i fleksibilne platforme za automatizaciju koje nisu inferiorne u odnosu na zapadnjačke sustave", objasnio je. Vladimir Andreev, Predsjednik Doksvisiona. Istodobno, prema njegovim riječima, imaju određene prednosti jer sadrže gotove module i aplikacije usmjerene na automatizaciju procesa s domaćim specifičnostima, a da ne govorimo o cijeni softvera i dostupnosti usluga.

Tijekom posljednjih desetljeća razvoja EDMS tržišta, najzreliji domaći proizvođači implementirali su moćne i fleksibilne platforme za automatizaciju koje nisu inferiorne u odnosu na zapadnjačke sustave - Vladimir Andreev

6. EDMS samo za organizacije s jasnim propisima i opisanim poslovnim procesima

Doista, ako je organizacija u neredu, malo je smisla raditi EDMS. Ali uopće nije nužno da sve bude točno i jasno.

“U posljednje vrijeme sve više tvrtki koje koriste fleksibilne metodologije upravljanja koriste prilagodljivo upravljanje slučajevima”, rekao je Ivan Tarkhanov. EDMS se, prema njegovim riječima, također prilagođava ovom trendu i mijenja svoje klasične konfiguracije i pravila rada.

U posljednje vrijeme sve više tvrtki koje koriste fleksibilne metodologije upravljanja koriste prilagodljivo upravljanje slučajevima - Ivan Tarkhanov

7. Odmah nakon implementacije sustava možete ga početi aktivno koristiti

Zbog prirode objekta automatizacije – procesa korporativno upravljanje- implementacija EDMS-a ne može se percipirati kao normalan projekt koji završava puštanjem u rad. Svaki proces upravljanja je entitet koji se stalno mijenja. Osim toga, na početku implementacije EDMS-a, strana primatelj ima lošu predodžbu o stvarnim mogućnostima potencijalnog sustava.

"U praksi je implementacija EDMS-a lanac međusobno povezanih projekata kako za razvoj niza automatiziranih procesa, tako i za proširenje njihovog funkcionalnog sadržaja i modernizaciju procesa", rekao je Vladimir Andreev. Zato se pred EDMS alatom postavljaju specifični zahtjevi, po mogućnosti prilagođavanje već implementiranih aplikacija i brza automatizacija sve više novih procesa.

U praksi, implementacija EDMS-a je lanac međusobno povezanih projekata kako za razvoj niza automatiziranih procesa, tako i za proširenje njihovog funkcionalnog sadržaja i modernizaciju procesa - Vladimir Andreev

8. Prilikom implementacije EDMS-a ništa se ne traži od naručitelja, sve će obaviti izvođač

Ova zabluda prvenstveno je tipična za male tvrtke, kao i za one koji ne vole informatizaciju i rijetko provode takve projekte. Zapravo, uvođenje EDMS-a gotovo je uvijek promjena internog rada i rutine tvrtke.

"Ako tim nije spreman za to i nema snažne motivacije za promjenu, onda će učinak biti suprotan ili nula", rekao je Ivan Tarkhanov. Istodobno, u posljednje vrijeme, prema njegovim riječima, postoji tendencija promjene, tk. kupci su postali iskusniji.

9. Mala poduzeća ne trebaju dobar EDMS

Mit je prilično očit i povezan je s uobičajenom zabludom da male tvrtke trebaju MS Office i 1C.

Doista, ako tvrtka zapošljava 10 ljudi, možete organizirati registraciju i računovodstvo dokumenata u Excelu, pohraniti slike dokumenata u oblak i usmjeriti ih u Outlook.

"Mala organizacija može koristiti rješenje u oblaku. To su i Google Apps i Microsoft Office 365", rekao je Sergej Kurjanov.

"To bi mogao biti dobar i razumljiv sustav za ovaj tim u danim uvjetima", objasnio je Ilya Konstantinov. Postavlja se pitanje koje si zadatke postavljaju mali poduzetnici i IT?

"Sve ovisi o tome što se smatra malim poduzećem. Ako iz ove definicije isključimo mikropoduzeće, gdje je proces tijeka rada prilično specifičan, onda postoji korist od EDMS-a za mala poduzeća", rekao je Dmitry Shushkin, direktor korporativnih projekata u ABBYY-u Rusija. Naravno, zbog razmjera, učinak korištenja EDMS-a za mala poduzeća bit će manje očit nego za srednje ili velike.

„Naravno, funkcije kao što su registracija dolazne korespondencije, praćenje izvršenja naloga, automatizacija postupaka odobravanja dokumenata su preglomazne za male poduzetnike i nisu potrebne, jer je o takvim stvarima lakše i brže raspravljati mala skupina ljudi, samo sjedi za istim stolom", objasnio je Sergej Plaunov. Istodobno, načini formiranja radnog informacijskog okruženja, u kojem je moguće kvalitetno strukturirati informacije, pretraživati ​​i omogućiti im brz pristup, generirati predloške dokumenata, raspravljati o njima itd., mogu biti vrlo prikladni čak iu slučaju malog poduzeća.

"Ako poduzetnik planira rasti, onda je potrebno razmišljati o razvoju i otklanjanju pogrešaka internih komunikacija, poslovnih procesa", objasnio je Ilya Konstantinov. I prije ili kasnije, pitanje odabira platforme za upravljanje dokumentima postat će relevantno.

10. Mobilni EDMS su opasni

U stvarnosti, mobilni EDMS nije ništa opasniji od drugih korporativnih aplikacija s mobilnim pristupom.

"Prijetnja nije u mobilnom EDMS-u, već u implementaciji određene mobilne radne stanice, u nedostatku ili netočnoj primjeni sigurnosnih politika od strane IT osoblja korisnika", objasnio je Sergej Kurjanov.

Prijetnja nije u mobilnom EDMS-u, već u implementaciji određenog mobilnog AWP-a, u nedostatku ili pogrešnoj primjeni sigurnosnih politika od strane IT osoblja korisnika, - Sergey Kuryanov

„Mnogo ovisi o politici tvrtke, korištenim tehnologijama i pristupu osiguravanju sigurnost informacija- moraju se razraditi i organizacijske i tehničke mjere", rekao je Sergej Plaunov. Uz dužnu pažnju ovom pitanju uz korištenje modernim sredstvima sigurno je. I, prema Plaunovu, od vitalnog je značaja u modernim stvarnostima.

"Trenutno dobavljači EDMS-a rješavaju pitanje sigurnosti pristupa korporativnim podacima. Za neke platforme postoje odvojene softverskih proizvoda pružanje sigurnog mobilnog pristupa EDMS-u", objasnio je Ilya Konstantinov. Različite metode pristupa, rekao je, zahtijevaju složene sigurnosne mjere. A taj zadatak IT usluge rješavaju ne toliko u kontekstu EDMS-a, već u kontekstu cjelokupni IT krajolik tvrtke.

“Također, odgovor na ovaj mit bit će činjenica da velike korporacije, uključujući financijske i državne, imaju mobilni pristup EDMS-u i koriste se na najvišim razinama upravljanja”, rekao je Ilya Konstantinov.

U velikim korporacijama, uključujući financijske i državne, dostupan je mobilni pristup EDMS-u i koristi se na najvišim razinama upravljanja - Ilya Konstantinov

11. Ne postoji pravni temelj za implementaciju EDS-a

Zapravo zakonodavni okvir za uvođenje EDS-a potpuno je spreman.

"Sada nitko ne sprječava poduzeća da pređu na promet bez papira s bilo kakvim dokumentima, osim malog dogovorenog popisa (osoblje i druge posebne vrste uredskog rada)", objasnio je Sergej Kurjanov. Problem često nije u tome što nema zakona i propisa, već u tome što tvrtka nije razvila internu propisi, legitimiziraju korištenje EDS sredstava, te stoga ne mogu prijeći na tijek dokumenata bez papira.

To je, prema Kuryanovu, problem "posljednje milje" u žičnom Internetu - kada postoje glavni kanali i infrastruktura za usmjeravanje, ali nema veze kućnog računala s tom infrastrukturom.

“Uostalom, nitko neće umjesto vas nazvati davatelja i organizirati vezu i usmjeravanje unutar stana”, objašnjava.

12. EMS traje predugo za implementaciju

Ova je izjava nekoć bila sasvim istinita, ali trenutno je potpuni mit.

“Doista, prije pet godina bilo je dugo i teško implementirati EDMS na sliku, sliku i propise papirnog toka dokumenata. SED “, - rekao je Alexander Nazarov. A ako se uzme u obzir vrijeme za izmjera prije projekta, dugo postavljanje sustava i njegovu integraciju u IT infrastrukturu organizacije, vrijeme za instalaciju aplikacije za svakog korisnika i ostali čimbenici, implementacija EDMS-a zaista je oduzela puno vremena i resursa. Ali sada je situacija drugačija.

"Moderne EDMS platforme sadrže mnoge alate za ubrzanu implementaciju, od skupa aplikacija spremnih za korištenje do alata koji vam omogućuju postupno povećanje funkcionalnosti od jednostavnih do složenih", objasnio je Sergej Kurjanov. Tako možete započeti brzo i jeftino te se, ako je potrebno, razviti na bilo koju razinu.

"Vrijeme implementacije EDMS-a ovisi o složenosti samog poslovnog procesa radnog tijeka, potrebi njegove optimizacije, količini poboljšanja i prilagodbe ovog ili onog rješenja, broju korisnika i integriranih sustava u organizaciji itd." , - rekao je Sergej Plaunov. Kad je riječ o desecima tisuća korisnika i mnogo integriranih sustava, onda je 2 - 3 godine sasvim normalno razdoblje. Srednje poslovanje, prema Plaunovu, može dobiti industrijski EDMS u prosjeku za šest mjeseci.

Srednja poduzeća mogu dobiti industrijski EDMS u prosjeku za šest mjeseci - Sergej Plaunov

"Brzina implementacije EDMS-a ovisi o širini zadatka", rekao je Dmitrij Šuškin. Kako ne biste čekali učinak nekoliko godina, implementaciju morate provoditi u fazama. Ispravno određivanje prioriteta zadataka, prema Shushkinu, pomoći će u postizanju opipljivih rezultata nakon prve faze provedbe.

Ispravno određivanje prioriteta zadataka, prema Šuškinu, pomoći će u postizanju opipljivih rezultata nakon prve faze provedbe - Dmitrij Šuškin

Slične publikacije