Prepoznat je kao elektronički dokument. Formati i oblici elektroničkih dokumenata. Koja je razlika? Koliko koštaju elektronički dokumenti

Članak 6. Uvjeti za priznavanje potpisanih elektroničkih dokumenata Elektronički potpis, što je jednako papirnatim dokumentima potpisanim svojeručnim potpisom

1. Informacije u elektronički oblik potpisan kvalificiranim elektroničkim potpisom priznat je kao elektronički dokument ekvivalentan papirnatom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom i može se koristiti u bilo kojem pravnom odnosu u skladu sa zakonodavstvom Ruska Federacija, osim u slučaju kada savezni zakoni ili podzakonski akti doneseni u skladu s njima utvrđuju uvjet potrebe za sastavljanjem dokumenta isključivo na papiru.

2. Informacija u elektroničkom obliku potpisana jednostavnim elektroničkim potpisom ili nekvalificiranim elektroničkim potpisom priznaje se kao elektronički dokument ekvivalentan papirnatom dokumentu potpisanom svojeručnim potpisom u slučajevima utvrđenim saveznim zakonima, regulatornim pravnim aktima donesenim u skladu s njima ili dogovor između sudionika elektroničkih interakcija. Regulatornim pravnim aktima i sporazumima između sudionika u elektroničkoj interakciji kojima se utvrđuju slučajevi priznavanja elektroničkih dokumenata potpisanih nekvalificiranim elektroničkim potpisom kao ekvivalentnih papirnatim dokumentima potpisanim vlastitom potpisom, treba predvidjeti postupak provjere elektroničkog potpisa. Regulatorni pravni akti i sporazumi između sudionika u elektroničkoj interakciji kojima se utvrđuju slučajevi priznavanja elektroničkih dokumenata potpisanih jednostavnim elektroničkim potpisom kao ekvivalentnih papirnatim dokumentima potpisanim svojeručnim potpisom moraju biti u skladu sa zahtjevima članka 9. ovog Saveznog zakona.

3. Ako u skladu sa saveznim zakonima, podzakonskim aktima donesenim u skladu s njima ili običajem poslovnog prometa, dokument mora biti ovjeren pečatom, elektronički dokument potpisan pojačanim elektroničkim potpisom i priznat kao ekvivalent papiru. dokument potpisan svojeručnim potpisom priznaje se kao istovrijedan dokumentu na papiru, potpisan svojeručnim potpisom i ovjeren pečatom. Savezni zakoni, regulatorni pravni akti doneseni u skladu s njima ili sporazum između sudionika u elektroničkoj interakciji mogu predvidjeti dodatne zahtjeve za elektronički dokument kako bi se priznao kao ekvivalent papirnatom dokumentu ovjerenom pečatom.

3.1. Ako savezni zakoni, podzakonski akti doneseni u skladu s njima predviđaju da dokument mora potpisati više osoba, elektronički dokument moraju potpisati osobe (ovlaštene dužnosnici tijelo, organizacija) koja je izradila ovaj dokument, po vrsti potpisa koja je utvrđena zakonodavstvom Ruske Federacije za potpisivanje izrađenog elektroničkog dokumenta elektroničkim potpisom.

4. Jedan elektronički potpis može potpisati više međusobno povezanih elektroničkih dokumenata (paket elektroničkih dokumenata). Prilikom potpisivanja paketa elektroničkih dokumenata elektroničkim potpisom, svaki od elektroničkih dokumenata uključenih u ovaj paket smatra se potpisanim elektroničkim potpisom vrste kojom je potpisan paket elektroničkih dokumenata. Izuzetak su slučajevi kada paket elektroničkih dokumenata od strane osobe koja je potpisala paket uključuje elektroničke dokumente koje su izradile druge osobe (tijela, organizacije) i koje su oni potpisali vrstom elektroničkog potpisa koja je utvrđena zakonodavstvom Ruske Federacije za potpisivanja takvih dokumenata. U tim slučajevima smatra se da je elektronički dokument uključen u paket potpisan od strane osobe koja je izvorno izradila takav elektronički dokument po vrsti elektroničkog potpisa kojim je ovaj dokument potpisan prilikom izrade, bez obzira na vrstu elektroničkog potpisa. potpisan je paket elektroničkih dokumenata s.

Porezni zakon Ruske Federacije (relevantan i za "pojednostavljeni") navodi da se troškovi obračunati za porezne svrhe moraju potvrditi dokumentima koji su sastavljeni u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije. Porezni zakon ne utvrđuje konkretan popis dokumenata koji potvrđuju troškove poreznog obveznika. Dakle, potvrda podataka porezno računovodstvo su primarni dokumenti koji ispunjavaju zahtjeve računovodstvenog zakonodavstva (Ministarstvo financija je na ovu nijansu skrenulo pozornost u dopisima od 22.06.2016. br. 03-07-11 / 36393 od 05.12.2014. br. 03-03-06 / 1/62458). Drugim riječima, “primarna”, osim glavne funkcije - računovodstva i registracije činjenica iz gospodarskog života - igra važnu ulogu u poreznom računovodstvu. Unatoč činjenici da je mnogo materijala (uključujući i naš časopis) posvećeno problemu registracije primarnih dokumenata, uvijek se postavljaju pitanja na ovu temu. Na neka od njih dat ćemo odgovore danas, uzimajući u obzir objašnjenja službenih tijela.

Pravila za obradu primarnih dokumenata

Prilikom sastavljanja primarnih dokumenata, gospodarski subjekt prije svega mora poštivati pravila utvrđena čl. 9. Saveznog zakona od 06.12.2011. br. 402-FZ (u daljnjem tekstu - Zakon br. 402-FZ). Upravo je u ovom članku utvrđen zahtjev da se svaka (!) činjenica iz gospodarskog života formalizira primarnom knjigovodstvenom ispravom. Osim toga, imenovani članak definira popis potrebne pojedinosti, koji bi trebao sadržavati takav dokument (klauzula 2):

Naslov dokumenta;

datum pripreme dokumenta;

naziv gospodarskog subjekta koji je sastavio dokument;

vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja činjenice gospodarskog života, s naznakom mjernih jedinica;

naziv položaja osobe (osoba) koja je izvršila (izvršila) transakciju, operaciju i koja je odgovorna (odgovorna) za njezino izvršenje;

potpise osoba koje su izvršile transakciju, operaciju i odgovornih za njezino izvršenje, s naznakom prezimena i inicijala ili drugih podataka potrebnih za identifikaciju tih osoba.

Dio 5 čl. 9 Zakona br. 402-FZ predviđa mogućnost sastavljanja računovodstvene isprave u elektroničkom obliku.

Bitan trenutak : računovodstveno zakonodavstvo predviđa mogućnost izdavanja primarnih računovodstvenih isprava na papiru i/ili v u elektroničkom formatu... Ispada da Zakon br. 402-FZ ne zahtijeva istovremenu prisutnost primarni papir i elektronički dokumenti. Jednom riječju, gospodarski subjekt ima pravo samostalno birati u kojem obliku će sastaviti računovodstvene dokumente i razmjenjivati ih s drugim ugovornim stranama - u papirnatom ili elektroničkom obliku, jer nijedan od njih nije imenovan kao prioritet u Zakonu br. 402-FZ (predviđeno da su sastavljeni i potpisani uzimajući u obzir zahtjeve važećeg zakonodavstva). Istina, zahtjevi poreznog i računovodstvenog zakonodavstva se razlikuju.

Nijanse obrade elektroničkih primarnih dokumenata

Kako bi dokument sastavljen u elektroničkom obliku bio ekvivalent papirnatom dokumentu, mora sadržavati sve obvezne podatke primarne knjigovodstvene isprave (njihov popis je gore dat) i elektronički potpis (ES).

Podsjetimo: sadašnje zakonodavstvo predviđa korištenje tri vrste potpisa za potpisivanje elektroničkih dokumenata - jednostavnih, pojačanih nekvalificiranih i poboljšanih kvalificiranih.

Na temelju stavka 3. čl. 21 Zakona br. 402-FZ vrste elektroničkih potpisa koje se koriste za potpisivanje dokumenata računovodstvo su postavljeni savezni standardi računovodstvo. No, standard u čijem bi se odredbama određivao koji potpis (od tri navedena) treba koristiti za potpisivanje elektroničkih primarnih dokumenata, još nije usvojen. Trenutni PBU ne govori ništa o vrstama elektroničkih potpisa koji se trebaju koristiti za potpisivanje primarnih dokumenata.

S tim u vezi, Ministarstvo financija, za računovodstvene i porezne svrhe, dopušta mogućnost potpisivanja "elektroničkog" primarnog bilo koji elektronički potpis predviđen Zakonom br. 402-FZ (vidi, na primjer, pismo br. 03-03-06 / 2/53176 od 12.09.2016.).

Za računovodstvo, ova pretpostavka financijera je možda pravedna.

Bilješka: organizirati pohranu računovodstvenih dokumenata, uključujući primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre, sastavljene u obliku elektroničkog dokumenta potpisanog elektroničkim potpisom, Pravilnik o dokumentima i tijeku rada u računovodstvu, odobren od strane Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja , 1983, br. 105 (djelomično, nije u suprotnosti s relevantnim zakonodavnim i drugim regulatornim pravnim aktima donesenim kasnije), i Pravila odobrena Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526 (vidi prilog uz Dopis Ministarstva financija Rusije od 22. siječnja 2016. broj 07-04-09 / 2355).

Ali ne za porezno računovodstvo. Po ovom pitanju treba uzeti u obzir nedavna pojašnjenja službenika Ministarstva financija u dopisu od 20.12.2017. broj 03-03-06 / 1/85248. To su naglasili odnose u području korištenja elektroničkih potpisa u građanskom prometu regulirano Saveznim zakonom od 06.04.2011. br. 63-FZ. Dakle, uvjeti za priznavanje elektroničkih dokumenata ovjerenih od ES-a kao ekvivalentnih papirnatim dokumentima koji sadrže svojeručni potpis osoba koje su ih izdale definirani su čl. 6 Zakona br. 63-FZ.

Na primjer, iz stavka 1. navedenog članka proizlazi da je elektronički dokument potpisan kvalificirani ES , uzet na izvršenje ili obavijest na razini s papirnatim dokumentom u gotovo svim slučajevima , osim u situaciji kada je zahtjev za sastavljanje papirnatog dokumenta sadržan u saveznim zakonima i regulatornim pravnim aktima. A klauzula 2 definira uvjete za priznavanje potpisanog elektroničkog dokumenta jednostavan ili nekvalificirani elektronički potpis , jednakovrijedan papirnatom dokumentu u sporazumu između sudionika elektroničke interakcije. Postoje dva uvjeta:

1. Prilikom korištenja jednostavan ES sporazum mora sadržavati pravila (čl. 9. Zakona br. 63-FZ) za određivanje osobe koja potpisuje elektronički dokument, kao i obvezu osobe koja kreira i (ili) koristi jednostavan ES ključ da zadrži njegovu povjerljivost .

2. Prilikom korištenja nekvalificirani elektronički potpis sporazum bi trebao predvidjeti postupak provjere elektroničkog potpisa.

Dakle, prilikom organiziranja elektroničko upravljanje dokumentima između "pojednostavljenog" i njegovih kontrastranaka, stranke imaju pravo korištenja bilo koje vrste elektronički potpis (na primjer, jednostavan elektronički potpis). Za interakciju s drugim stranama (izvršenje dokumenata za transakcije) takav je potpis sasvim dovoljan. Štoviše, u Poreznom zakonu nije sadržano nema dodatnih zahtjeva za izvršenje primarnih dokumenata u elektroničkom obliku.

U isto vrijeme slučajevima u kojoj informacije u elektroničkom obliku, potpisane jednostavnim elektroničkim potpisom, je prepoznato elektronički dokument, ekvivalent papirnati dokument potpisan svojeručnim potpisom, nije definirano u Poreznom zakonu (vidi dopis br. 03-03-06 / 1/85248). Ali! Izravno se navodi niz slučajeva kada se porezni obveznici moraju prijaviti kvalificirani ES , na primjer:

prilikom elektroničke interakcije s poreznim tijelima (slanje informativnih poruka) (klauzule 5.1, 7, članak 23 Poreznog zakona Ruske Federacije);

prilikom slanja zahtjeva za povrat (prebijanje) poreza (čl. 78. Poreznog zakona Ruske Federacije);

prilikom podnošenja poreznih izvješća, izvješća o premijama osiguranja (klauzule 1, 5 članka 80, točka 1 članka 431 Poreznog zakona Ruske Federacije).

Na temelju navedenih normativa u zbiru, Ministarstvo financija u dopisu broj 03-03-06/1/85248 zaključuje da dokument sastavljen u elektroničkom obliku i potpisan kvalificiranim elektroničkim potpisom može biti dokument koji potvrđuje troškove poreznog obveznika, u slučajevima kada savezni zakoni ili drugi regulatorni pravni akti ne utvrđuju obvezu sastavljanja takvog dokumenta na papiru.

Napomena: elektronički dokument potpisan kvalificirani ES, je uredan dokumentarni dokaz o troškovima poreznog obveznika koji se uzimaju u obzir pri oporezivanju. Ali samo ako trenutačno zakonodavstvo ne predviđa obveznu pripremu papirnatog dokumenta.

Tako, za potrebe poreznog računovodstva, samo jedan od tri moguća ES ima jasan prioritet - poboljšani kvalificirani elektronički potpis ... To znači da "pojednostavljeni" nemaju pravo birati korištenje ove ili one vrste elektroničkog potpisa za porezno računovodstvo.

Bilješka: Porezni zakon Ruske Federacije propisuje pravo službenika Porezni ured obavljajući poreznu kontrolu, zahtijevati od osobe koja je u nadzoru dokumente potrebne za reviziju. Istodobno, klauzula 2. propisuje mogućnost podnošenja elektroničkih dokumenata (putem TCS kanala). Međutim, u elektroničkom obliku mogu se podnijeti samo oni dokumenti čije formate prijenosa putem TCS kanala odobri Federalna porezna služba (vidi Pismo Federalne porezne službe Rusije od 09.02.2016. br. ED-4-2 / [e-mail zaštićen]). Na primjer, sporazum (ugovor, ugovor), uključujući dodatke (promjene); potvrda o prijemu na rad (usluge); tovarni list; tovarni list (TORG-12). Sukladno tome, ako Federalna porezna služba ne odobri elektronički format za prijenos jednog ili drugog primarnog dokumenta koji potvrđuje troškove poreznog obveznika, takav se dokument podnosi na papiru u obliku ovjerene kopije (vidi Pismo Federalne porezne službe Rusije broj SD-3-3 / 808 od 29. veljače 2016.) ...

Je li faksimil na primarnim dokumentima legalan?

Ranije je spomenuto da je jedan od obveznih preduvjeta za izvršenje primarnog dokumenta potpis osobe (osoba) iz stavka 2. čl. 9. Zakona br. 402-FZ, navodeći prezime i inicijale ili druge pojedinosti potrebne za identifikaciju ove osobe(a). Način stavljanja takvog potpisa - rukom (mehaničkim) ili faksom - nije propisan Zakonom br. 402-FZ. Istodobno, ne sadrži izravnu zabranu korištenja faksimilnog potpisa u izradi primarnih dokumenata. Uostalom, prednost potonje metode je neosporna, pogotovo u situaciji kada porezni obveznik svakodnevno mora sastavljati velik broj "primarnih dobara".

Za sadržajan razgovor, vjerujemo da ima smisla objasniti što je faksimil. Na primjer, u Rezoluciji Predsjedništva Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 27. rujna 2011. br. 4134/11, koncept "faksimila" definiran je kao klišej, odnosno točna reprodukcija potpisa pomoću fotografije i tiska. A u stavku 2. Upute o postupku za izradu, računovodstvo, skladištenje i uništavanje pečata, pečata i faksimila, kao i njihovo izdavanje i korištenje u sustavu Ministarstva unutarnjih poslova Rusije, navodi se da faksimil je analogno originalni osobni potpis osobe, izrađen mehaničkim putem.

Nadzorna tijela općenito se protive korištenju faksimila na primarnim dokumentima. Još jedan podsjetnik na to je u nedavnom Pismu Ministarstva financija Rusije od 08.12.2017. br. 03-03-06 / 1/81951. Ranije, u dopisu od 13. travnja 2015. broj 03-03-06 / 20808, financijeri su također istaknuli da važeći zakon ne predviđa korištenje faksimilnog potpisa prilikom sastavljanja primarnih dokumenata, oni moraju biti potpisani od strane odgovorna osoba.

No, dužnosnici ni na koji način ne potkrepljuju svoju zabranu, već samo inzistiraju da bi dokument trebao sadržavati osobnim potpis osobe koja ga je izdala. Istina, spominjanje osobnog potpisa bilo je sadržano u čl. 9 Zakona br. 129-FZ - prethodnik Zakona br. 402-FZ. U struji normativni akt stoji o potpisu bez navođenja njegovog identiteta. No pozivanje na normu koja je istekla nimalo ne smeta financijerima.

Međutim, čak i ako upute o obvezi osobnog potpisa na dokumentu u st. 7 str. 2 čl. 9 Zakona br. 402-FZ, ova se naznaka, po našem mišljenju (uzimajući u obzir gornje definicije pojma "faksimil"), ne može jednoznačno tumačiti na način da se potpis mora staviti vlastitom rukom ili mehanički.

Ne slučajno arbitražna praksa po ovom pitanju je kontroverzna.

Na primjer, mogućnost korištenja faksimilnog potpisa za izdavanje "primarnog" naznačena je u Odluci Oružanih snaga RF od 29. ožujka 2017. br. 307-KG17-1822 u predmetu br. A42-3320 / 2015. Nepostojanje u poreznom zakonodavstvu zabrane faksimilnog umnožavanja potpisa na primarnim dokumentima navedeno je u Rješenju AC BBO od 09.02.2016. br. F01-6109 / 2015. u predmetu br. A29-3865 / 2015.

No, postoje sudski akti koji govore da se primarni dokumenti potpisani pomoću faksimila ne mogu smatrati dokumentima sastavljenim u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije. Tako su arbitri AS MO u Rješenju od 06.04.2015. br. F05-3258/2015. u predmetu br. A40-4051/14 napomenuli da se upotreba faksimila ne odnosi na ispravne metode obrade dokumenata za primarne i porezno računovodstvo. Na njih ponavljaju i suci AC MO, koji su u Uredbi od 05. 10. 2016. br. F05-5570 / 2016. u predmetu br. računovodstveno zakonodavstvo predviđa izravnu zabranu korištenja faksimilnog umnožavanja potpisa čelnika pri izradi primarnih dokumenata koji povlače financijske posljedice. O činjenici da knjigovodstveni dokumenti moraju sadržavati osobne potpise relevantnih osoba izvještava i Rješenje OZ UO od 19. kolovoza 2016. broj F09-7693 / 16 u predmetu br. A71-6027 / 2015 (Po definiciji od Oružane snage RF od 19. prosinca 2016. br. 309-KG16 -16803 potvrđen).

Sa svoje strane dodajemo da činjenica ovjeravanja primarnih dokumenata faksimilnim potpisom ne može biti dovoljna osnova za tvrdnju da ne postoje dokumentarni dokazi o troškovima poreznog obveznika. No, u svakom slučaju, porezna tijela će obratiti pozornost na takve dokumente (vidi, na primjer, Rezoluciju Središnjeg organizacijskog odbora od 16.11.2017. br. F10-4607 / 2017. u predmetu br. A09-15640 / 2016.).

Bilješka: za formiranje podataka poreznog knjigovodstva potrebni su pravilno sastavljeni dokumenti koji potvrđuju troškove koje ima "pojednostavljeni". S tim u vezi, za "pojednostavljene" je sigurnije staviti "živi" osobni potpis na primarne dokumente, inače su moguće tužbe poreznih vlasti i njihov će stav morati braniti na sudu.

Primarni dokumenti: "ne može se zamijeniti"

U dopisu od 23.10.2017. br. 03-03-10 / 69280, Ministarstvo financija napominje da je Zakon br. 402-FZ nije predviđeno potpuna zamjena prethodno prihvaćene primarne knjigovodstvene isprave novom, ispravnom ispravom u slučaju pogrešaka u primarnoj ispravi. Međutim, ni za takve radnje nema zabrane. Inače, Porezni zakonik također ne zabranjuje unos podataka koji nedostaju u primarne dokumente i njihovo ispravljanje potpunom zamjenom novim dokumentima s istim detaljima u skladu sa zahtjevima zakona. Na ovu nijansu AS PO je skrenuo pozornost Rješenjem broj F06-20469 / 2017 od 24. svibnja 2017. o predmetu broj A72-5811 / 2016.

Arbitri smatraju da je takva zamjena moguća. Dakle, u Rješenju Devetnaestog arbitražnog prizivnog suda od 21. veljače 2013. u predmetu br. A64-3569 / 2012., napominje se: zakon (u ovom slučaju riječ je o zakonu br. u suprotnosti s utvrđenim postupka ili sadrži netočne podatke o obavljenim poslovnim transakcijama, te ne zabranjuje subjektu da otkloni neusklađenost primarnih dokumenata sa zahtjevima računovodstvenog zakonodavstva ispravkom pogrešno sastavljene isprave, ponovnim izdavanjem, zamjenom ispravom sastavljenom u uspostavljeni red i predati ponovno izdane primarne dokumente na porezno tijelo ili sudu da potkrijepi zakonitost nastalih troškova.

Dakle, ako ne zamjena, onda su moguće korekcije i korekcije "primarnog". Slično pravo subjekata sadržano je u čl. 7. čl. 9 Zakona br. 402-FZ. Isto pravilo propisuje da nije svaki dokument podložan ispravci. Na primjer, nemoguće je promijeniti gotovinu i bankovne dokumente (članak 4.7. Uredbe Banke Rusije br. 3210-U od 11. ožujka 2014., članak 16. Pravilnika o računovodstvu i računovodstveni izvještaji u RF).

Istodobno, mehanizam za ispravke primarnih dokumenata iz čl. 7. čl. 9 Zakona br. 402-FZ nije jasno napisano (što je u konačnici postalo razlogom sporova oko postupka ispravka "primarnog"), utvrđuje samo minimalne zahtjeve za sadržaj ispravljenog primarnog dokumenta. Naime, ovaj stavak utvrđuje osnovna pravila za način korekcije za unošenje ispravaka, a postupak provedbe je dat u odjeljku. 4 Pravilnik o dokumentima i tijeku rada u računovodstvu (u daljnjem tekstu - Pravilnik) - ispravke moraju biti popraćene naznakom datuma njihovog unošenja i podacima o osobi koja ih je izradila.

U međuvremenu, nedostatak u Zakonu br. 402-FZ detaljnog postupka za ispravke primarnih računovodstvenih dokumenata omogućuje subjektima da sami razviju takva pravila i poprave ih u računovodstvenoj politici. U praksi postoje dva uobičajena načina ispravljanja "primarnog".

* Ova metoda, navedena u pogl. 4. Uredbe primjenjuje se na dokumente koji se sastavljaju ručno ili na automatiziran način (odnosno pomoću specijaliziranih računovodstvenih programa, na primjer, "1C"). U potonjem slučaju, unatoč elektroničkoj metodi izrade dokumenta, on zapravo nije takav, budući da se u dokumentovnom toku subjekta koristi kao obični papirnati.

** Ova metoda se ne smije koristiti kod ispravljanja dvostranih dokumenata, jer se promjene moraju izvršiti na obje kopije. Jednostrana promjena podataka u primarnim ispravama bez međusobnog izražavanja volje stranaka suprotna je zakonu i ne povlači pravne posljedice (vidi npr. Rješenje Prvog arbitražnog suda od 30. lipnja 2015. u slučaju broj A43-27322 / 2014). Također je nezgodno kada unosite nekoliko ispravaka u dokument - u tom slučaju dokument postaje nečitljiv.

* Navedena metoda temelji se na načinu unošenja ispravaka po analogiji s odobrenim postupkom sastavljanja ispravljenih računa. Naslov - novi (ispravni) dokument - preuzet je iz Preporuka Zaklade NRBU BMTs R-41/2013-KpR "Ispravci u primarnim dokumentima". Istina, u smislu pitanja koje se analizira i uzimajući u obzir analogiju s fakturama, u ovom slučaju ispravnije je govoriti o novom (revidiranom) dokumentu. Zapravo, ovom metodom se izrađuje novi primarni dokument koji zamjenjuje pogrešan.

Bitan trenutak : gore navedeni načini korekcije odnose se samo na papir "primarni". Pogreške u elektroničkim dokumentima, zbog tehničkih osobitosti njihovog sastavljanja, ne mogu se ispraviti lektorskom metodom. Jedini mogući način njihovo otklanjanje je izrada novog (ispravnog) elektroničkog dokumenta.

Nije uvijek lako povezati tradicionalni uredski rad s elektroničkim upravljanjem dokumentima. U ovom ćete članku pronaći odgovore na pet najpopularnijih pitanja o elektroničkim dokumentima. Reći ćemo vam što je to elektronički dokument, kada se može i treba prenijeti na papir, kako elektroničku razmjenu dokumenata učiniti pravno značajnom, kako izdati elektronički dokument kao prilog papirnatom pismu i kako pohraniti elektroničke dokumente .

PITANJE 1: ŠTO JE ELEKTRONSKI DOKUMENT?

Elektronički dokument ima svoju cjelinu životni ciklus- od stvaranja do uništenja - u elektroničkom obliku. Tiskani elektronički dokument – poput skeniranog papirnog dokumenta – samo je kopija izvornika.

V posljednjih godina teorija i praksa uredskog rada nastoje "sprijateljiti" elektroničke i papirnate dokumente kako bi išli ukorak s brzo napuštajućim internetskim prostorom tijeka dokumenata i istovremeno ga sačuvali pravni značaj... Na primjer, postoji nekoliko varijanti e-maila, od kojih je samo jedna pravi elektronički dokument:

pismo potpisano elektroničkim potpisom je pravi elektronički dokument;
poruka poslana e-poštom nije dokument, ali može biti, pod uvjetom da su sudionici komunikacije o tome suglasni;
skenirana kopija pisma na papiru nije elektronički dokument, ali ako su se pošiljatelj i primatelj dogovorili da se razmjena takvih kopija pravnu snagu, onda se takva kopija poslana e-mailom može izjednačiti s e-mailom. O tome ćemo više govoriti u odgovoru na treće pitanje.

PITANJE 2: NA KOJIM MEDIJIMA KORISTITI ELEKTRONIČKE DOKUMENTE?

S elektroničkim dokumentima možete raditi i na internetu i na papiru. Naravno, lakše je i brže razmjenjivati elektroničke dokumente putem e-pošte ili sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (u daljnjem tekstu – EDMS), ali to nije uvijek moguće. Rezultat su papirnate kopije elektroničkih dokumenata.

Ispis email možete raditi na tome, ali ne zaboravite: ako razmjenjujete pisma s primateljem na elektroničkoj platformi, onda odgovor na ovo pismo mora biti elektronički. Štoviše: građanin može zahtijevati da mu e-poštom pošalje odgovor na njegovu žalbu.

Internim pravilima organizacije može se utvrditi da određeni dokument postoji samo u elektroničkom obliku. Servisne bilješke u pravilu se prve prikazuju na internetskom prostoru. Zaposlenici ih razmjenjuju u EDMS-u, cloud servisima ili e-mailom.

Međutim, postoje norme koje propisuju ispis elektroničkih dokumenata kako bi se oni smjestili u spis na papiru.

PITANJE 3: KAKO ODRŽAVATI PRAVNO ZNAČAJNI PROTOK DOKUMENTA KORIŠTENJEM ELEKTRONSKIH DOKUMENTA?

Elektronički dokumenti potpisuju se elektroničkim digitalnim potpisima (u daljnjem tekstu – EDS). Istodobno, samo ojačani kvalificirani EDS, odnosno registriran u certifikacijskom centru akreditiranom od Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije, apsolutni je analog rukopisnog. Može se koristiti u komunikaciji s državnim agencijama. Organizacije mogu međusobno komunicirati koristeći dokumente potpisane bilo kojom vrstom EDS-a: poboljšani kvalificirani, poboljšani nekvalificirani ili jednostavni. Kakvu vrstu digitalnog potpisa koristiti mora biti navedeno u ugovoru.

Dio ugovora o korištenju elektroničkih potpisa od strane stranaka dat je u primjeru 1.

Po želji stranke mogu ugovorom odrediti da poruke u mail klijentima i messengerima, sms poruke imaju pravnu snagu.

PITANJE 4: KAKO PAPIRNOM PISMU PRILOŽITI ELEKTRONSKI DOKUMENT?

Paketi dokumenata šalju se iz organizacije s popratnim pismima. Elektronski dokumenti nisu iznimka. Ali ponekad trebate poslati propratno pismo s nekoliko papirnatih i nekoliko elektroničkih priloga. U tom slučaju prvo morate pripremiti elektroničku aplikaciju: snimiti je na CD ili flash karticu. Zatim napišite propratno pismo. Na kraju, stavite umetak u omotnicu s diskom ili flash pogonom.

Glavni rekviziti propratno pismo- varijabla 19 "Napomena o prijavi".

Ovdje su primjeri propratnog pisma (Primjer 2) i omota diska (Primjer 3).

PITANJE 5: KAKO POČUVATI ELEKTRONSKE DOKUMENTE?

Glavno načelo pohrane elektroničkih dokumenata nije diskriminacija od strane medija! Pravila arhiviranja ista su i za papirnate i za elektroničke datoteke. Međutim, postoje neke osobitosti za pohranu elektroničkih dokumenata. Oni su navedeni u Pravilima za organiziranje pohrane, nabave, računovodstva i korištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih dokumenata u državnim tijelima, jedinicama lokalne samouprave i organizacijama (u daljnjem tekstu - Pravila 2015.).

Prije slanja na pohranu elektronički dokument se izbacuje iz programa u kojem je stvoren i sprema se u nepromjenjivom formatu: Pravila iz 2015. preporučuju PDF / A, ali organizacija će morati kupiti softver raditi s njim. Optimalni format za spremanje elektroničkih dokumenata koji odgovara mnogim organizacijama je PDF.

Elektronička datoteka se snima na zasebnom elektroničkom nosaču. Najbolja opcija je CD za jednokratno upisivanje. Pravila iz 2015. zahtijevaju da snimite elektroničku datoteku na dva diska: jedan primjerak je radni, drugi je glavni. To se odnosi samo na slučajeve trajnog i dugotrajnog (preko 10 godina) razdoblja skladištenja. Ako datoteka ima razdoblje čuvanja od pet godina, tada se ne može prenijeti u arhivu, jednostavnim spremanjem u nepromjenjivom formatu. Ako takav slučaj još uvijek treba prenijeti u pohranu, tada će biti dovoljno zapisati ga na jedan disk.

Za svaki slučaj sastavlja se omot (Primjer 4).

Elektroničke datoteke na diskovima prenose se u arhivu u skladu s procedurom usvojenom u organizaciji.

SAŽETAK

Elektronički dokumenti od nastanka do uništenja postoje u elektroničkom obliku.
Možete raditi s elektroničkim dokumentima na bilo kojem mediju.
Organizacija utvrđuje pravila za razmjenu elektroničkih dokumenata u međusobnom sporazumu.
Uz papirnato pismo može se priložiti elektronički dokument. Zahtjev je sastavljen u skladu s GOST R 7.0.97. Sustav standarda o informiranju, knjižničarstvu i nakladništvu. Organizacijska i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za papirologiju.
Elektronički dokumenti prenose se u arhivu organizacije na CD-ima, oblikovanim u skladu s Pravilima iz 2015. godine.

1. Informacije u elektroničkom obliku potpisane kvalificiranim elektroničkim potpisom priznaju se kao elektronički dokument ekvivalentan papirnatom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom i mogu se koristiti u bilo kojem pravnom odnosu u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, osim slučaju kada je saveznim zakonima ili onima donesenim u skladu s njihovim podzakonskim aktima utvrđena potreba za sastavljanjem dokumenta isključivo na papiru.

(vidi tekst u prethodnom izdanju)

3.1. Ako su savezni zakoni doneseni u skladu s njima, podzakonski akti predviđaju da dokument mora potpisati više osoba, elektronički dokument moraju potpisati osobe (ovlaštene službene osobe tijela, organizacije) koje su izradile ovaj dokument, s vrstom potpis koji je utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije za potpisivanje izrađenog elektroničkog dokumenta elektroničkim potpisom.