U obliku elektroničkih uzoraka dokumenata. Što je elektronički dokument. Pravni značaj elektroničkog dokumenta

Nije uvijek lako povezati tradicionalni uredski rad s elektroničkim upravljanjem dokumentima. U ovom ćete članku pronaći odgovore na pet najpopularnijih pitanja o elektroničkim dokumentima. Reći ćemo vam što je to elektronički dokument, kada se može i treba prenijeti na papir, kako elektroničku razmjenu dokumenata učiniti pravno značajnom, kako izdati elektronički dokument kao prilog papirnatom pismu i kako pohraniti elektroničke dokumente .

PITANJE 1: ŠTO JE ELEKTRONSKI DOKUMENT?

Elektronički dokument ima svoju cjelinu životni ciklus- od stvaranja do uništenja - u u elektroničkom formatu... Tiskani elektronički dokument - poput skeniranog papirnatog dokumenta - samo je kopija izvornika.

V. posljednjih godina teorija i praksa uredskog rada nastoje "steći prijatelje" s elektroničkim i papirnatim dokumentima kako bi bili u koraku s brzim napuštanjem internetskog prostora protoka dokumenata i istovremeno očuvali njegov pravni značaj. Na primjer, postoji nekoliko varijanti e-pošte, od kojih je samo jedna pravi elektronički dokument:

• pismo potpisano elektroničkim potpisom pravi je elektronički dokument;
• poruka poslana e-poštom nije dokument, ali može biti, pod uvjetom da su se sudionici komunikacije o tome složili;
• skenirana kopija pisma na papiru nije elektronički dokument, ali ako su se pošiljatelj i primatelj složili da je razmjena takvih kopija pravnu snagu, tada se takva kopija poslana e-poštom može izjednačiti s e-poštom. O tome ćemo više govoriti u odgovoru na treće pitanje.

PITANJE 2: NA KOJIM MEDIJIMA SE KORISTE ELEKTRONSKI DOKUMENTI?

S elektroničkim dokumentima možete raditi i na internetu i na papiru. Naravno, lakše je i brže razmjenjivati ​​elektroničke dokumente putem e -pošte ili sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima (u daljnjem tekstu - EDMS), no to nije uvijek moguće. Rezultat su papirne kopije elektronički dokumenti.

Ispis e -mail raditi na tome možete, ali ne zaboravite: ako razmjenjujete pisma s primateljem na elektroničkoj platformi, tada odgovor na ovo pismo mora biti elektronički. Štoviše: građanin može zahtijevati da mu pošalje odgovor na svoju žalbu e-poštom.

Internim pravilima organizacije može se utvrditi da određeni dokument postoji samo u elektroničkom obliku. U pravilu se bilješke prve prikazuju na mrežnom prostoru. Zaposlenici ih razmjenjuju u EDMS-u, oblačnim uslugama ili putem e-pošte.

Međutim, postoje norme koje propisuju ispis elektroničkih dokumenata kako bi se oni smjestili u datoteku na papiru.

PITANJE 3: KAKO ODRŽAVATI ZAKONSKI ZNAČAJAN PROTOK DOKUMENTA KORIŠTENJEM ELEKTRONIČKIH DOKUMENTA?

Elektronički dokumenti potpisuju se elektroničkim digitalnim potpisima (u daljnjem tekstu - EDS). Istodobno, samo ojačani kvalificirani EDS, odnosno registriran u certifikacijskom centru akreditiranom od strane Ministarstva za telekomunikacije i masovne komunikacije Rusije, apsolutni je analog ručno pisanog. Može se koristiti pri komunikaciji s državnim agencijama. Organizacije mogu međusobno komunicirati pomoću dokumenata potpisanih bilo kojom vrstom EDS -a: poboljšane kvalificirane, poboljšane nekvalificirane ili jednostavne. Koju vrstu digitalnog potpisa koristiti morate navesti u ugovoru.

Fragment ugovora o korištenju elektroničkog potpisa strana dan je u primjeru 1.

Po želji, stranke mogu ugovorom odrediti da poruke u klijentima e -pošte i glasnicima, sms poruke imaju pravnu snagu.

PITANJE 4: KAKO PRIKLJUČITI ELEKTRONSKI DOKUMENT U PAPIRNO PISMO?

Paketi dokumenata šalju se iz organizacije s propratnim pismima. Elektronički dokumenti nisu iznimka. No ponekad morate poslati popratno pismo s nekoliko papira i nekoliko elektroničkih priloga. U tom slučaju najprije morate pripremiti elektroničku aplikaciju: snimiti je na CD ili flash karticu. Zatim napišite propratno pismo. Na kraju umetnite umetak u omotnicu s diskom ili flash pogonom.

Glavni rekviziti propratno pismo- varijabla 19 "Napomena o prijavi".

Evo primjera propratnog pisma (primjer 2) i omota diska (primjer 3).

PITANJE 5: KAKO ČUVATI ELEKTRONSKE DOKUMENTE?

Glavni princip pohrane elektroničkih dokumenata nije diskriminacija od strane medija! Pravila arhiviranja ista su za papirnate i elektroničke datoteke. Međutim, postoje neke posebnosti za pohranu elektroničkih dokumenata. Navedeni su u Pravilima o organizaciji pohrane, nabave, računovodstva i uporabe dokumenata iz Arhivskog fonda. Ruska Federacija i drugi dokumenti u javnim tijelima, lokalnim samoupravama i organizacijama (u daljnjem tekstu - Pravila 2015.).

Elektronički dokument, prije nego što se pošalje na pohranu, istovara se iz programa u kojem je kreiran i sprema se u neizmjenjivom formatu: Pravila iz 2015. preporučuju PDF / A, ali organizacija će morati kupiti softver raditi s njim. Optimalni format za spremanje elektroničkih dokumenata koji odgovara mnogim organizacijama je PDF.

Elektronička datoteka snima se na zasebnom elektroničkom nosaču. Najbolja opcija je CD za jednokratno pisanje. Pravila iz 2015. zahtijevaju da snimite elektroničku datoteku na dva diska: jedna kopija je radna kopija, druga je glavna. To se odnosi samo na slučajeve trajnog i dugotrajnog skladištenja (preko 10 godina). Ako datoteka ima petogodišnje razdoblje čuvanja, ne može se prenijeti u arhivu, jednostavno spremanjem u nepromjenjivom formatu. Ako takav slučaj ipak treba prenijeti u pohranu, bit će dovoljno zapisati ga na jedan disk.

Za svaki slučaj izrađuje se omot (primjer 4).

Elektroničke datoteke na diskovima prenose se u arhivu u skladu s procedurom usvojenom u organizaciji.

SAŽETAK

1. Elektronički dokumenti od stvaranja do uništenja postoje u elektroničkom obliku.
2. Možete raditi s elektroničkim dokumentima na bilo kojem mediju.
3. Organizacija utvrđuje pravila za razmjenu elektroničkih dokumenata u međusobnom sporazumu.
4. Elektronički dokument može se priložiti uz papirnato pismo. Zahtjev je sastavljen u skladu s GOST R 7.0.97. Sustav standarda o informacijama, knjižničarstvu i nakladništvu. Organizacijska i administrativna dokumentacija. Uvjeti za papirologiju.
5. Elektronički se dokumenti prenose u arhivu organizacije na CD -ima, osmišljenim u skladu s Pravilima iz 2015. godine.

Nekada su se službenici opirali prijelazu iz papirnati časopisi registracija u sustavima elektroničkog upravljanja dokumentima. Sada se u većini organizacija unutarnje odobrenje dokumenata već provodi u EDMS -u (sustav za elektroničko upravljanje dokumentima) i ne izaziva zabrinutost. Sada imamo nove mogućnosti koje pružaju još veće izglede za prijelaz na potpuno elektroničke dokumente. Međutim, u isto vrijeme počinju nas svladavati novi strahovi.

Neki ljudi mogu imati neugodan osjećaj nesigurnosti i sumnje čitajući izraz "elektronički dokument". Toliko pitanja odmah mi pada na pamet: Je li pouzdano? Kako skladištiti? Hoće li sudovi prihvatiti?

Ali zašto nitko ne postavlja ista pitanja pri radu s papirom, već jednostavno zato što je poznat i čini se da je pouzdan. Iako je "papirnato" zakonodavstvo nesavršeno i možete pronaći nedostatke. Da, normativna osnova elektroničko upravljanje dokumentima također je daleko od savršenog i još uvijek postoje bijele mrlje, ali se razvija i stalno poboljšava, dok "papirnato" zakonodavstvo postupno zastarijeva.

Ali što je s našim pitanjima? Moramo tražiti odgovore na njih. Elektronički dokument -pohranite ga i sudite mu.

Sada je vrijeme da se odlučimo o prijelazu na elektroničke dokumente, a ne da proživimo svoju dob s papirom. Vrijeme je da dobijete odgovore na svoja pitanja i nedoumice, kako kasnije ne biste bili u ulozi nadoknade.

Pravni značaj elektroničkog dokumenta

Da bismo razumjeli što dokumenti mogu učiniti bez papira, potrebno je prije svega saznati kako se elektronički dokument promatra s pravnog gledišta.

No, elektronički dokumenti osvajaju i ovo konzervativno područje. Čak i takva naizgled nepokolebljiva papirnata stvar povijest zapošljavanja, uskoro zakonodavci planiraju prijeći u elektronički oblik.

Međutim, postoje kadrovski zapisi koji se već mogu u potpunosti pretvoriti u elektronički oblik:

• dnevnik registracije ugovora o radu i izmjena istih;
• registar naloga za zapošljavanje;
• obrazac T-60 (bilješka-izračun o odobravanju dopusta zaposleniku);
• obrazac T-61 (napomena-obračun po raskidu (raskid) ugovor o radu sa zaposlenikom (otkaz));
• raspored rada itd.

Što se tiče pohrane ovih dokumenata, prema zakonodavstvu, elektronički se dokumenti pohranjuju isto vrijeme, što je posljedica njihovih papira. Međutim, s obzirom na činjenicu da ovo nije samo dokument koji se jednostavno može uzeti s police poput papira, on se postavlja zahtjev za dodatnim depozitom koji osiguravaju reprodukciju elektroničkih dokumenata, kao i sredstva za provjeru autentičnosti elektroničkog potpisa. Razdoblje skladištenja ovih sredstava jednako je razdoblju čuvanja dokumenta.

Prilikom prelaska na elektroničke dokumente mora se imati na umu da oni moraju biti spremni za prijenos od strane ugovornih strana, regulatornih tijela i, ako je potrebno, sudskih. FTS posebno nameće stroge zahtjeve za format i način razmjene. S ugovornim stranama razmjena je lakša.

Donja tablica prikazuje sve moguće dokumente koje je u vrijeme pisanja ovog članka prihvatila Savezna porezna služba (prema nalogu Federalne porezne službe od 29. lipnja 2012. br. MMV-7-6 / [zaštićena e -pošta]). Dokumenti su podijeljeni na one koji se moraju poslati strogo u određenom formatu (xml) i na one koji se mogu poslati u skeniranim slikama.

Elektronički dokumenti generirani prema odobrenim formatima koji se mogu dostaviti inspekciji u xml datoteci (formalizirani dokumenti)

Elektronički dokumenti u bilo kojem formatu (ili dokumenti na papiru) koji se mogu dostaviti inspekciji putem interneta u grafičkom formatu jpg, tif, pdf ili pgn (neformalizirani dokumenti)

Nakon stupanja na snagu Naloga Federalne porezne službe od 18. siječnja 2017. broj MMV-7-6 / [zaštićena e -pošta], koji je odobrio novi format xml datoteke za popis dokumenata, postalo je moguće podnijeti i xml datoteke i papirnate dokumente u obliku skeniranih slika (u jpg, tif, pdf formatima) putem TCS -a. Novi popis vrijedi od 1. lipnja 2017. Tako se putem TCS -a ne mogu slati samo elektronički dokumenti, već i dokumenti izvorno sastavljeni na papiru.

Treba zapamtiti da se u spremniku prebacuje u porezno tijelo može sadržavati i datoteke s ekstenzijom xml i skenirane datoteke u odgovarajućim formatima.

Popis dokumenata danih u gornjoj tablici je iscrpan (u ovom trenutku) i ako se od poreznog obveznika zatraže drugi podaci, tada se neće moći koristiti ni osobni račun poreznog obveznika, niti sustav elektroničkog upravljanja dokumentima. U tom slučaju morate koristiti bilo koju drugu metodu navedenu u članku 93. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Umjesto izlaza

Da biste bili u korak s vremenom, uvijek morate hodati, a ponekad i trčati ruku pod ruku s novim proizvodima. A kako bi ovo trčanje bilo lagano, morate upotrijebiti sve dostupne alate. U ovom slučaju najviše važno oruđe su sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (unutarnji) i pravno značajne usluge elektroničke razmjene (vanjski). Prodavači i operateri drže prst na kucanju zakonodavstva i tehnologije, mogu vam savjetovati i pomoći da pravilno izgradite posao bez papira. Uz njihovu podršku, vaš će prijelaz na elektroničke dokumente biti bezbolan.

Pitanje 5. Klasifikacija dokumenata

Klasifikacija dokumenata- raspodjelu dokumenata u skupine (vrste) na temelju znakova sadržaja, oblika pripreme itd. radi organiziranja i poboljšanja učinkovitosti rada s njima.

Klasifikacija vam omogućuje da razvijete određene metode rada sa svakom skupinom dokumenata, popravite ih u uputama, organizirate dokumente u uredskom poslu. 2. Dokumente se konvencionalno može podijeliti u sljedeće grupe: putem dokumentacije: rukopisno; elektronički;

Grafički;

film, fotografija, soundtrack;

prema području upotrebe: organizacijski i administrativni; financije i računovodstvo; znanstveno -tehničko; prema poslu; izvještavanje i statistika;

na mjestu sastavljanja:

Dolazni (primljen od organizacije);

Odlazni (poslan iz organizacije);

Interni (sastavlja se i koristi unutar same organizacije);

pečatom ograničenja pristupa:

otvoren (nerazvrstano);

sa žigom ograničenja pristupa. Dokumenti mogu imati sljedeće žigove:

"Za službenu uporabu" (službeni podaci namijenjeni samo zaposlenicima određene organizacije ili djelatnosti); "Tajna", "Strogo povjerljiva", "Posebna važnost" (podaci koji sadrže državne tajne); "Povjerljivo" (informacije čiji je pristup ograničen zakonodavstvom Ruske Federacije);

"Poslovna tajna" (podaci koji imaju komercijalnu vrijednost zbog nepoznatih trećih strana, do kojih nema slobodnog pristupa pravna osnova i za koje je vlasnik takvih podataka stupio u režim zaštite);

podrijetlom:

službeni (služba) (koji utječe na interese organizacije, sastavljen pravnim ili prirodna osoba izdano na propisan način); osobni (koji se tiče interesa određene osobe i nominalni je);

na th bogatog značaja:

izvornici ili izvornici (prva ili pojedinačna kopija službenih dokumenata, osobno potpisana od strane autora);

kopije (dokumenti koji u potpunosti reproduciraju podatke izvornog dokumenta i sve njegove vanjske značajke ili dio njih koji nemaju pravnu snagu);

ovjerene kopije (kopije dokumenata na kojima se, u skladu sa uspostavljeni red navesti potrebne podatke koji im daju pravnu snagu);

duplikati (duplikati izvornog dokumenta koji su pravno obvezujući);

u obliku prezentacije:

pojedinac (čiji je sadržaj prezentiran u slobodnom obliku);

matrica (kada se struktura, dio dokumenta, standardni izrazi pripremaju unaprijed, a drugi dio popunjava se prilikom sastavljanja, na primjer, potvrde s mjesta rada);

tipični (stvoreni za dokumentiranje standardnih situacija, na primjer, službena putovanja i koriste se u svim organizacijama);

po roku trajanja:

trajno skladištenje;

dugotrajno skladištenje (preko 10 godina); privremeno skladištenje (do 10 godina).

1 . Elektronički dokument- dokument u kojem su informacije prezentirane u elektroničkom obliku, sa preduvjetima potrebnim za njihovo priznavanje valjanim.

Elektronički dokument mora biti u skladu sa sljedećim zahtjevima:

kreirani, obrađeni, pohranjeni, preneseni i primljeni pomoću softvera i hardvera;

biti prikazani (reproducirani) u obliku razumljivom za percepciju.

Elektronički dokument može biti reproducira u obliku i obliku, razumljivo: na zaslonu; na papiru;

drugi materijalni objekt koji se može odvojiti od strojnog medija u obliku pristupačnom za vizualni pregled. Kada koristite elektronički dokument, nije potrebno dati njegovu kopiju na papiru, osim u slučajevima predviđenim propisima pravni akti RF ili dogovorom stranaka. Prednostikorištenje elektroničkih dokumenata:

računalni skup dokumenata minimiziran je korištenjem gotovih uzoraka sadržanih u memoriji računala; računalna obrada elektroničkih dokumenata (na primjer, narudžbe robe) mnogo je brža od obrade papirnatih dokumenata;

ubrzava se i pojednostavljuje prikupljanje, sistematizacija i pretraživanje bilo kojeg dokumenta ili podataka iz dokumenata; uz pomoć e-pošte provodi se brz prijenos dokumenata na bilo koju udaljenost; pohrana elektroničkih dokumenata omogućuje vam spremanje velike količine podataka na male medije i stoga ne zahtijeva velike površine za arhive; smanjuje se opseg rutinskih tehničkih operacija s dokumentima, oslobađa se vrijeme za rješavanje smislenih upravljačkih zadataka;

smanjuje se broj gubitaka dokumenata čije je mjesto nepoznato;

postaje moguće koristiti primljene informacije za pripremu drugog dokumenta (izvješće, sažetak, pregled itd.), čime se povećava učinkovitost i kvaliteta sastavljenog dokumenta.

Odobrenje nacrta elektroničkog dokumenta ima sljedeće Prednosti:

čitanje dokumenta na ekranu računala bez ispisivanja na papir; ispravci su napravljeni u nacrtu dokumenta;

Na nedostatkemogu se pripisati elektronički dokumenti: krhkost skladištenja u usporedbi s papirnatim dokumentima;

potreba za tehničkim sredstvima za čitanje; mogućnost neovlaštenih promjena (u nedostatku elektroničkog digitalnog potpisa (EDS) ili drugih sredstava zaštite).

3. Elektroničko upravljanje dokumentima- proces kretanja, obrade, pohrane i razmjene elektroničkih dokumenata. Sudionici razmjene elektroničkih dokumenata - fizičke i pravne osobe, državna tijela Ruske Federacije, tijela lokalne uprave uključena u razmjenu elektroničkih dokumenata.

Pošiljatelj elektroničkog dokumenta- sudionik u razmjeni elektroničkih dokumenata, koji sastavlja elektronički dokument, potpisuje ga svojim EDS -om i šalje ga na adresu primatelja izravno ili putem informacijskog posrednika.

Primatelj elektroničkog dokumenta- sudionik razmjene elektroničkih dokumenata, na čiju je adresu elektronički dokument primljen.

Posrednik u razmjeni elektroničkih dokumenata (informacijski posrednik)- pravna osoba ili individualni poduzetnik, koja obavlja usluge povezane s razmjenom elektroničkih dokumenata između pošiljatelja i primatelja elektroničkih dokumenata.

Prilikom razmjene elektroničkih dokumenata moraju se koristiti alati za zaštitu informacija u skladu sa zahtjevima regulatornih pravnih akata Ruske Federacije.

Elektronički dokument podliježe provjeri radi potvrde njegove autentičnosti Ovjera EDS -a... Potvrdu autentičnosti elektroničkog dokumenta primatelj elektroničkog dokumenta provodi pomoću alata za provjeru EDS -a koji mu je dostavio pošiljatelj ili distributer alata za provjeru EDS -a. Autentičnost elektroničkog dokumenta Smatra se potvrđenim ako se, kao rezultat ispunjenja od strane primatelja elektroničkog dokumenta postupaka predviđenih provjerom digitalnog potpisa, utvrdi nepromjenjivost svih njegovih podataka. Elektroničko upravljanje dokumentimaregulirano propisima:

država;

međusektorski;

industrija specifična;

lokalna (poduzeća).

Pravna regulacija na području optjecaja elektroničkih dokumenata usmjeren:

za provedbu jedinstvene državne politike u području optjecaja elektroničkih dokumenata;

osiguravanje sigurnosti i zaštite informacija tijekom njihovog stvaranja, obrade, pohrane, prijenosa i prijema;

osiguravanje prava i legitimnih interesa korisnika elektroničkih dokumenata;

pravna podrška za tehnologiju stvaranja, obrade, pohrane, prijenosa i prijema elektroničkih dokumenata. Radi se s elektroničkim dokumentima koji se šalju e-poštom slično rad s papirnatim dokumentima. Stoga se naziva i elektroničko upravljanje dokumentima automatizirani uredski rad. Svakom pretplatniku u e-pošti dodjeljuje se individualni poštanski pretinac, kojem se dodjeljuje korisnički kôd, a razmjena elektroničkih poruka vrši se putem tih pretinaca.

Pošiljatelj elektroničkog dokumenta stvara datoteku poruke, navodi njen naziv, datum, vrijeme slanja i pokreće program za slanje e -pošte.

Elektronički dokumenti šalju se adresama u skladu s uputama za popis adresa.

Adresar prima dokument na ekranu računala, koji se, ako je potrebno, može prenijeti na papir. Elektronički se dokumenti registriraju pomoću računala.

Menadžer, nakon što je primio elektronički dokument, stavlja na njega rješenje, a dokument se putem interne mreže šalje na računalo izvođaču (izvođačima).

Postupak izvršenja elektroničkih dokumenata sličan izvršenje papirnatih dokumenata. Elektronička cirkulacija dokumenata neprestano raste, osobito u vezi s razvojem internetske trgovine. Rok skladištenja elektroničkih dokumenata isti, kao i kod papirnatih (na primjer, bankovne obavijesti i zahtjevi za prijenos - 5 godina). Pohranjivanje datoteka u tom razdoblju može dovesti do njihovog gubitka, stoga se preporučuje stvaranje posebnih arhiva elektroničkih dokumenata na CD-ROM-ovima.

Na pohranu elektroničkih dokumenata v elektronička arhiva mora biti osigurano:

zaštita elektroničkih dokumenata od neovlaštenog pristupa i izobličenja;

mogućnost da se zainteresiranim stranama omogući pristup pohranjenim elektroničkim dokumentima na način propisan regulatornim aktima;

mogućnost potvrde vjerodostojnosti elektroničkih dokumenata tijekom cijelog razdoblja njihove pohrane;

mogućnost prezentiranja pohranjenih elektroničkih dokumenata u obliku tiskane kopije.

U budućnosti je razvoj elektroničkog upravljanja dokumentima usmjeren na maksimalnu uporabu elektroničkih dokumenata, što podrazumijeva promjenu postojeće domaće tradicije uredskog rada i postupno napuštanje papirnatih nosača informacija.

29.05.18 71 255 13

Dokumenti se mogu potpisati na papiru ili elektronički. Na papiru dugo, elektronički - nije jasno kako.

Pavel Ovčinnikov

12 godina rada s elektroničkim dokumentima

Ali ovdje se već dvanaest godina bavim elektroničkim dokumentima i reći ću vam: ovo je nevjerojatno uzbuđenje. Reći ću vam kako to sve funkcionira, s primjerima.

Ukratko rečeno

Za početak održavanja elektroničkog upravljanja dokumentima potrebno vam je:

1. Uvjerite druge stranke da počnu razmjenjivati ​​elektroničke dokumente.
2. Kupite potvrdu o elektroničkom potpisu.
3. Odlučite se o načinu slanja dokumenata: putem posebne usluge ili bez nje.

Kome trebaju elektronički dokumenti

Unatoč praktičnosti i modernosti, malo ljudi provodi elektroničko upravljanje dokumentima. Ako poduzetnik s pojednostavljenim oporezivanjem sklopi nekoliko ugovora godišnje, možda mu neće biti tako strašno poslati nekoliko ispisanih dokumenata. No, postoje slučajevi kada je elektroničko upravljanje dokumentima izuzetno korisno.

Velike tvrtke elektronički dokumenti pomažu smanjiti troškove ako količina vanjske korespondencije prelazi nekoliko stotina dokumenata mjesečno. Za njih isporuka vrijednosnih papira izravno utječe na brzinu transakcija. Troškovi opticaja mogu iznositi stotine tisuća rubalja godišnje, a rizici povezani s gubicima, pogreškama i kaznama poreznih vlasti dodatno povećavaju troškove.

Čak i ako sada potpisujete jedan akt svakih šest mjeseci, to ne znači da vaše poslovanje neće rasti. Možda imate velike partnere koji rade s elektroničkim dokumentima, a oni će to od vas zahtijevati.

Na primjer

Mrežna trgovina redovito je akumulirala potraživanja za desetke milijuna zbog činjenice da su još jednom pogriješili u računu: roba je u kamionu, ne može se odnijeti u skladište. Dok čekaju da kurir s ispravljenim dokumentom stigne od dobavljača, prolaze dani. Uveli smo elektroničke dokumente, a sada sve ispravke u dokumentima traju manje od sat vremena.

A u velikoj tvrtki za opskrbu električnom energijom, tijekom terenskih poreznih inspekcija, inspektori su godišnje otkrivali kršenja i greške u dokumentima. Ček na kazne dosegao je 120.000 rubalja godišnje. Došlo se do toga da je odjel za financije taj novac unaprijed stavio u proračun kao režijske troškove. Uveli smo elektroničko upravljanje dokumentima, a sada ispravnost dokumenata kontroliraju programi, a ne ljudi. Nema više grešaka.

Što je elektronički dokument

Elektronički dokument je obična dok ili pdf datoteka koja se može stvoriti i čitati u bilo kojem uređivaču. Važno je da bude potpisan posebnim elektroničkim potpisom i poslan na poseban način.

Kako bi partner, odvjetnik ili sudac imali sumnje da ste upravo vi potpisali elektronički dokument i nitko ga nije promijenio, stručnjaci za digitalnu sigurnost došli su do elektroničkog potpisa. To je poput otiska prsta koji se postavlja na jedinstveni skup bitova i bajtova u vašem dokumentu. Grubo rečeno, kada nešto potpisujete elektroničkim potpisom, kažete: "Potvrđujem autentičnost ovog skupa bitova."

Uz svaki dokument priložen je elektronički potpis, nakon čega se smatra potpisanim. Dokument se može čitati bez potpisa. Jamči samo da imate isti nepromijenjeni dokument u obliku u kojem vam je poslan. Ako promijenite nešto u dokumentu i spremite ga, promijenit će se njegov skup bitova - potpis će biti nevažeći.

Na primjer

Dvije su tvrtke odlučile potpisati elektronički ugovor. Sastavili smo ugovor, dogovorili se o uvjetima. Sada jedna tvrtka potpisom potpisuje ugovor i šalje je drugoj. Otvara ugovor i odlučuje lukavo popraviti nešto, na primjer, visinu kazni. Ispravlja. Sprema. Najprije se dostavlja. Ona izgleda - ups! - originalni potpis na ovom sporazumu pokvario se. Znači da je nešto popravljeno, zlikovci. Zatim idu udarati u lice, vjerojatno.

Gdje nabaviti elektronički potpis

Elektronički potpis kupuje se u posebnom certifikacijskom centru. Vi samo trebate pronaći prikladan centar u svom gradu. Glavna stvar je da je uključena u popis akreditiranih centara Ministarstva komunikacija Ruske Federacije.

Sve se to može učiniti izravno u uredu certifikacijskog centra: samo dođite sa svim dokumentima i ispunite aplikaciju. No u ovom slučaju morat ćete pričekati da se izvrši bezgotovinsko plaćanje - to može potrajati nekoliko sati. Potvrdu za tvrtku nemoguće je platiti gotovinom, kao što ju je nemoguće primiti na daljinu.

Kako funkcionira elektronički potpis

Pravna snaga elektroničkog potpisa opisana je u saveznom zakonu "O elektroničkim potpisima".

Zakon definira vrste potpisa: jednostavne, nekvalificirane i kvalificirane. Možete potpisati bilo koji od njih, ali s rezervom: kvalificirano - za porez, nadmetanje i, u nekim slučajevima, za sud; jednostavno i nekvalificirano - za sve ostalo.

Jednostavan ili nekvalificiran potpis

Pristupačna i jeftina opcija, ali s ograničenom upotrebom. Nekvalificirani potpis sadrži kriptografske algoritme, ali ga nije verificiralo niti jedno certifikacijsko tijelo. Jednostavan je samo kombinacija korisničkog imena i lozinke, računa na web stranici javnih usluga ili e -adrese druge ugovorne strane.

Takvi su potpisi prikladni ako ne sudjelujete na elektroničkim dražbama, ne razmjenjujete primarne elektroničke podatke i ne šaljete porezna izvješća. Jednostavan potpis može se koristiti za ugovore, račune i radnje, ali ćete morati potpisati zaseban ugovor s drugom strankom i zabilježiti pristanak strana da vjeruju takvom potpisu.

Ako imate desetke izvođača i različite dokumente, shema neće funkcionirati. Takav dokument morat ćete potpisati sa svima, a s vremenom će se taj proces usporiti, a ne ubrzati rad. Tada je bolje razmisliti o drugom certifikatu za elektronički potpis.

Da biste koristili jednostavan elektronički potpis, morate ispisati i potpisati papirnatu verziju ugovora ili u ugovor s ugovornom stranom uključiti posebnu klauzulu - to je zakonski uvjet.

Kvalificirani potpis

Ovaj potpis pogodan je za fakture i poreze. Prema zakonu, elektronički računi mogu se potpisati samo ovim potpisom. Postoji kvalificirani certifikat od 1000 RUR, možete ga kupiti samo u certifikacijskom centru, koji je dio zone povjerenja FTS -a.

Svake godine potrebno je obnoviti Potvrdu o kvalificiranom potpisu, što dodaje zabrinutost: morate pratiti razdoblje valjanosti i na vrijeme naručiti ponovno izdavanje.

Za rad s kvalificiranim potpisom morate instalirati poseban program - sredstvo kriptografske zaštite podataka. Program na dokument stavlja elektronički potpis i provjerava potpise drugih sudionika razmjene.

Možete odabrati plaćeni program ("CryptoPro CSP") ili besplatni ("Vipnet CSP"). Funkcionalno su gotovo isti, ali s besplatnim može doći do problema s kompatibilnošću. Oba rade na Windowsima i Macima. Plaćeni košta oko 1000 RUR, godišnja uplata za certifikat elektroničkog potpisa je oko 1000 RUR.

Neki ljudi koriste elektronički potpis u oblaku za koji nije potrebna instalacija kriptografskog programa zaštite. Potpis u oblaku pohranjen je u usluzi razmjene, a svaki put kada potpišete dokument, na telefon ćete primiti SMS koji potvrđuje radnju. Takav je certifikat jeftiniji i prikladniji za korištenje, ali manje siguran od programa za zaštitu od kriptovaluta.

Zašto vam je potreban operator protoka dokumenata

Potpisani elektronički dokument može se poslati običnom e -poštom, ali to nije sigurno. Ako je pošta hakirana, dokumenti će završiti u posjedu uljeza. Stoga, na primjer, Porezni ured prihvaća deklaracije samo putem posebnih službi. Putem istih usluga morate razmjenjivati ​​elektroničke račune, inače kršite naredbu Ministarstva financija Rusije. Takve se usluge nazivaju operatori protoka dokumenata.

Za jednostavnog korisnika ovo je napumpana e-pošta. Radi putem preglednika, postoje mape s dolaznim i odlaznim, imenik adresa, ugrađeno pretraživanje, uređivač dokumenata. Unutra - visoko učitana usluga sa sigurnim komunikacijskim kanalima i enkripcijom, koji osiguravaju sigurnost prijenosa dokumenata.

Nije čak potrebno zaključiti ugovor s operatorom elektroničkog upravljanja dokumentima. Samo se registrirajte, preuzmite potvrdu o elektroničkom potpisu i platite tarifu računa. Ostale brige preuzima operater: obavještava Federalnu poreznu službu da ste se pridružili razmjeni, prati formate i jamči poštivanje zakona Ruske Federacije.

U Rusiji postoji nekoliko desetaka takvih usluga. Što se tiče cijene, funkcionalnosti, pouzdanosti i brzine, otprilike su isti. Uobičajeno je da se operatori biraju prema kvaliteti usluge: koliko brzo tehnička podrška funkcionira, je li operater spreman pomoći u povezivanju ugovornih strana, koje mogućnosti nudi i ima li analitičke konzultante koji će vam pomoći u implementaciji usluge.

Vaša se druga ugovorna strana također mora povezati s operatorom. On može odabrati vaš ili bilo koji drugi - tada će razmjena ići putem roaminga, kao u stanične komunikacije.

Koliko koštaju elektronički dokumenti

Radeći preko operatera, plaćate samo za dokument potpisan od obje strane. U prosjeku, troškovi slanja dokumenta su oko 6-8 R, a svi dolazni dokumenti su besplatni.

Obično početnici kupuju minimalni paket od 300 dokumenata, što završava vrlo brzo. Zatim morate kupiti sljedeće pakiranje. Isplativije je kupiti neograničeno godišnje pakiranje ili dogovoriti pojedinačne uvjete.

Prelazak na elektroničke dokumente koristan je ako šaljete 100 ili više dokumenata mjesečno ili najmanje 1000 dokumenata godišnje. Tada ćete smanjiti papir i troškove dostave do 5 puta.

Koliko košta tijek rada

1000 papirnatih dokumenata