Automatizirani sustav elektroničkog upravljanja dokumentima ED. Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS): što je to, značajke i preporuke. Državne inicijative oko "Elektronskog dokumenta"

"," Teza "i 1C: Upravljanje dokumentima. Udio ovih rješenja u bazi TAdviser prelazi 60%.

U isto vrijeme, za Prošle godine sadrži podatke o 600 novih projekata. U 2019. godini baza TAdvisera najčešće se popunjavala informacijama o implementaciji sustava Elma, "Thesis", DirectumRX i "1C: Upravljanje dokumentima".

Ako uzmemo u obzir implementacije od strane dobavljača, uzimajući u obzir sva rješenja određene tvrtke koja se odnose na EDMS / ECM, tada će u ovom slučaju Top 5, na kraju 2019., izgledati ovako: Directum, Elma,, Docsvizhn i Haulmont .

2018

Od prosinca 2018. TAdviserova baza podataka EDMS/ECM projekata uključivala je podatke o više od 5,1 tisuću implementacija. Od prosinca 2017., tj. Od objave prethodnog izvješća dopunjeno je s gotovo 700 novih i arhivskih projekata.

Polovica svih projekata, informacije o kojima su dostupne na web stranici, pada na 5 domaći sustavi- Directum, Elma, Docsvision, "Case" i "Thesis".

Ako pogledate implementaciju svih proizvoda EDMS / ECM klase određenih dobavljača, tada će po broju projekata prvih pet izgledati ovako: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn i Haulmont.

2017

Najpopularniji EDMS/ECM sustavi

Početkom prosinca 2017. TAdviserova baza podataka o EDMS/ECM projektima uključivala je podatke o približno 4.440.000 implementacija. Od studenog 2016. godine, tj. od objave prethodnog izvješća dopunjeno je s 460 novih i arhivskih projekata.

Više od polovice svih projekata, o kojima su informacije dostupne na stranici, otpada na 5 domaćih sustava - Directum, Docsvision, ELMA, Delo i 1C: Upravljanje dokumentima.

Ako pogledate implementaciju svih proizvoda klase EDMS / ECM od strane određenih dobavljača, tada će po broju projekata prvih pet, kao i prije godinu dana, izgledati ovako: Directum, elektronički uredski sustavi (EOS) , ELMA, Docsvizhn i 1C.

2016

Najpopularniji EDMS/ECM sustavi

Od početka studenog 2016. godine, baza projekta TAdviser uključivala je informacije o 3980 implementacija EDMS/ECM sustava u različitim industrijama. Prema tim podacima, najveći broj projekata završen je korištenjem sustava Directum (677 projekata), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) i 1C: Upravljanje dokumentima (164).

Naravno, ove brojke su daleko od stvarnog broja implementacija, jer, na primjer, samo na web stranici tvrtke 1C postoje informacije o više od 1,5 tisuća implementacija 1C: Upravljanje dokumentima. Ipak, glasovni podaci omogućuju razumijevanje koji se sustavi najčešće koriste u Rusiji.

U prvih deset najčešće implementiranih sustava zastupljena su samo dva strana rješenja - Documentum i SharePoint. To se prije svega objašnjava činjenicom da se projekti u kojima se koriste strani proizvodi uzimaju po volumenu, a ne po količini.

Dobavljači prema broju EDMS/ECM implementacija

Gornji grafikon prikazuje ukupne implementacije svih sustava određenih dobavljača koji pripadaju klasi EDMS/ECM. Ako su u jednom projektu korištena dva ili više rješenja istog dobavljača, koja su u bazi podataka TAdviser klasificirana kao EDMS (ECM), tada je implementacija svakog rješenja uzeta u obzir posebno.

2015

Najpopularniji EDMS/ECM sustavi

Prema TAdviseru, sustav elektroničkog upravljanja dokumentima Dela vodeći je po broju implementacija. U bazi podataka TAdviser-a za cijelo razdoblje promatranja nalazi se 418 projekata koji su završeni korištenjem ovog rješenja. Nešto manje projekata implementirano je pomoću DocsVisiona - 416 implementacija. Također u prvih pet u kvantitativnom smislu su sustavi ELMA, Directum i "1C: Upravljanje dokumentima 8" - 393, 368 i 124, redom. Ukupno TAdviser baza podataka od studenog 2015. sadrži podatke o više od 3,3 tisuće projekata.

Od svih projekata koji su završeni u 2014. godini, a ima ih oko 500 u bazi podataka TAdviser, najveći broj implementacija pao je na ELMA-u, Directum, Delo, DocsVision i "

Rad s dokumentacijom oduzima lavovski dio vremena i resursa svake organizacije, jer papiri prate sve faze poduzetničku djelatnost. Racionalizacija procesa upravljanja dokumentima odmah dramatično podiže učinkovitost upravljanja i računovodstva, nedostaci sustava cirkulacije dokumenata stvaraju mnoge probleme poduzećima.

Automatizacija je utjecala i na ovu stranu poduzetništva.

  • Razmotrite značajke stvaranja i funkcioniranja jedinstvenog organizacijskog sustava u poduzeću, koji osigurava kretanje dokumenata u elektroničkom obliku,
  • razgovarati o tome kako odabrati najprikladniji sustav,
  • Upoznajmo se s najpopularnijim SED-om.

Bit EDMS sustava

Tijek dokumenata- pojam koji karakterizira sve procese u poduzeću koji se odnose na fiksiranje različitih akata u obliku dokumentacije:

  • početno pisanje ili potvrdu;
  • registracija;
  • osiguravanje izvršenja relevantnih radnji iz dokumenta;
  • kontrola izvršenja;
  • računovodstvo;
  • arhiviranje;
  • skladištenje;
  • ponovno korištenje;
  • upit;
  • slanje poštom.

REFERENCA! Upravljanje dokumentima također uključuje proces organiziranja svih navedenih aktivnosti. Važno je razlikovati upravljanje dokumentima i uredski rad: potonji koncept je širi, odnosi se na cjelokupnu poslovnu industriju povezanu s dokumentacijom, a uključuje i prvi.

Dugo vremena se proces upravljanja dokumentima odvijao isključivo u papirnatom obliku, ali moderne tehnologije omogućuju vam automatizaciju ovog sustava i prelazak na potpuno bezpapirnu verziju ili značajno smanjenje protoka dokumentacije na papiru.

Postoji nekoliko opcija za imenovanje takvog automatiziranog elektronički sustav rad na dokumentaciji:

  • EDMS - sustav elektroničkog upravljanja dokumentima;
  • EDDD - elektronički sustav upravljanja dokumentima i uredskim radom;
  • CAD - sustav za automatizaciju ureda;
  • SEDO - sustav elektroničkog upravljanja dokumentima;
  • SADO je sustav za upravljanje dokumentima.

Najčešće korištena je kratica SED.

Obvezna komponenta SED-a je korištenje Elektronički potpis– identifikator elektroničkog dokumenta koji jamči njegovu autentičnost (djeluje kao osobna viza na papirnatom dokumentu).

Prednosti implementacije EDMS-a

Najočitija prednost korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću je mogućnost sretnog izbjegavanja mnogih problema koji su gotovo neizbježni s tradicionalnim papirnatim oblikom uredskog rada. To uključuje:

  • pogreške zbog ljudskog faktora;
  • gubitak potrebnog dokumenta;
  • vrijeme provedeno u potrazi za potrebnim papirom;
  • problemi sa slanjem, dostavom i primanjem dokumentacije;
  • poteškoće u izradi duplikata ako je potrebno;
  • dodatne radnje vezane za pohranu, arhiviranje i uništavanje nagomilanih papira;
  • troškovi uredskog materijala;
  • niži stupanj zaštite od krivotvorina i moguće štete itd.

Pozitivne kvalitete EDMS-a, koje dramatično utječu na učinkovitost poslovnih procesa, proizlaze iz principa korištenja ovog sustava.

  1. Jedinstvena identifikacija- u elektroničkom obliku dokument se registrira jednom, nakon čega se može lako automatski identificirati.
  2. Paralelne operacije- u elektroničkom obliku, možete komunicirati s nekoliko dokumenata gotovo istovremeno, što povećava učinkovitost i smanjuje vremenske troškove.
  3. Jedinstvo dokumentarne baze- svi dokumenti su spojeni u dosljedan sustav, zbog čega se ne umnožavaju ili gube.
  4. Jednostavna pretraga– sustav automatske identifikacije omogućuje brzo pronalaženje željeni dokument uz minimum ulaznih podataka.
  5. Mogućnost pričvršćivanja- jedna ili više datoteka može se priložiti bilo kojem dokumentu u elektroničkom obliku, što vam omogućuje da mu date potrebne priloge i atribute.
  6. Napredno izvještavanje – elektronički oblik omogućuje vam grupiranje dokumenata prema potrebnim osnovama, što vam omogućuje kontrolu svih faza kretanja dokumentacije i pružanje potpunog i pouzdanog računovodstva potrebnih čimbenika.
  7. Fleksibilna prilagodba- elektroničko upravljanje dokumentima lako se brzo prilagođava svim proizvodnim potrebama.

BILJEŠKA! Kako bi se pružile sve navedene prednosti EDMS-a, osoblje koje radi s dokumentacijom morat će se prekvalificirati i svladati nove vještine.

Što su SED

Softverski proizvod dizajniran za obavljanje funkcija automatizacije tijeka rada razlikuje se po skupu funkcija ugrađenih u njega.

  1. Univerzalni EDMS(također se nazivaju i "paket" ili "upakirani" - standardizirani sustavi koji pružaju osnovne funkcije uredskog rada. Njihove razlikovne značajke:
    • relativno mala funkcionalnost;
    • neprikladnost specifičnostima tvrtke;
    • dostupnost i jednostavnost instalacije i implementacije;
    • najjeftiniji u smislu cijene.

    2. PAŽNJA! Prilikom uvođenja univerzalnog EDMS-a u poduzeće, poslodavac će morati kupiti licencu za nova radna mjesta koja se uvode.

  2. EDMS individualnog razvoja- sustavi proizvedeni posebno za zadovoljavanje potreba određenog kupca. Ove proizvode karakteriziraju:
    • maksimalna personifikacija;
    • dodatni troškovi za prekvalifikaciju djelatnika i nabavu opreme;
    • visoka cijena;
    • potrebno je više vremena za razvoj, instalaciju i implementaciju.
  3. Kombinirani EDMS– na temelju univerzalne platforme uvode se dodatni pojedinačni dodaci. Instalacija takvog sustava omogućuje vam rješavanje sljedećih zadataka:
    • potpuno prilagođen potrebama organizacije;
    • smanjuju se troškovi razvoja, instalacije i puštanja u rad;
    • osnovni moduli omogućuju brzo savladavanje sustava i obuku osoblja;
    • može komunicirati s drugim softverskim proizvodima;
    • kupac dobiva puna prava na softverski proizvod.

Ovisno o konfiguraciji, mogućnosti pojedinog EDMS-a omogućuju automatizaciju različitih područja proizvodne aktivnosti, koja se mogu kombinirati na različite načine:

  1. Uredski posao.
  2. Opći promet dokumenata.
  3. Upravljanje ugovorom.
  4. Arhiviranje.
  5. Upravljanje projektima.
  6. Posebna dokumentacija.
  7. Interakcija s ulaznom dokumentacijom.

Kako odabrati pravi EDMS

Kako biste odabrali najbolju opciju za automatizaciju tijeka rada organizacije iz prilično širokog raspona na tržištu, morate znati na koje parametre trebate obratiti pozornost.

Ključni čimbenici pri odabiru su sljedeće točke karakteristične za organizaciju:

  • spremnost da se papirna dokumentacija zamijeni elektroničkom („zrelost” tijeka rada);
  • ciljeve implementacija EDMS-a;
  • mogućnost daljnjeg razvoja;
  • sredstva dodijeljena za provedbu (vrijeme i novac).

Pogledajmo svaki čimbenik detaljnije:

  1. Zrelost izvornog tijeka rada.Što je u poduzeću bolje organiziran tijek rada na papiru, lakše je implementirati EDMS, jer će odmah otkloniti sve poteškoće, a zauzvrat će imati prednosti učinkovitijeg uredskog rada. Za instalaciju sustava i obuku osoblja bit će potrebni relativno mali vremenski i financijski troškovi. Na nižim razinama organizacije tijeka posla, prvo ćete morati potrošiti energiju na formaliziranje glavnih procesa upravljanja dokumentima, a zatim ih pretvoriti u elektronički oblik.
  2. Ciljevi provedbe. Izbor je određen skupom funkcija koje će pružati ovaj ili onaj EDMS. U svakom slučaju, vodstvo odlučuje hoće li osnovne karakteristike biti dovoljne ili je potrebna personalizacija.
  3. rezerve. Kada je za već formalizirane procese potrebna automatizacija, postoji velika vjerojatnost njihove specifičnosti. Razvoj organizacije predviđa promjene u tijeku rada, za što bi sustav trebao biti potencijalno sposoban. Stoga, uz utvrđene razvojne rezerve, implementirani EDMS treba biti što fleksibilniji.
  4. Resursi. Vrijednost, izražena u vremenu i novcu, u konačnici je komponenta ulaganja. Stoga je potrebno uzeti u obzir ne samo cijenu softver i njegovu instalaciju, ali i koliko će koštati posjedovanje ovog sustava. Dodatni troškovi mogu biti sredstva za “nadogradnju” već funkcionalnog EDMS-a, prekvalifikaciju zaposlenika itd.

Kratak pregled nekoliko popularnih EDMS-a

Na modernom ruskom tržištu trenutno se koristi oko 20 različitih EDMS-a. Analizirajmo najčešće korištene od njih koje su se uspješno dokazale u poboljšanju učinkovitosti upravljanja poduzećem.

  1. "Praksa". Ministarstvo telekomunikacija i masovnih komunikacija je 2012. godine uvelo ovaj sustav kao glavni za upravljanje dokumentima, ima oko 4 tisuće klijenata. Većina ljudi koristi sustav javne ustanove Moskva. Ovaj program se može koristiti u cloud ili poslužiteljskoj verziji. Trošak pretplate za organizaciju je relativno nizak, za svakog dodatnog korisnika se dodatno plaća.
  2. "Naumen DMS"- razvoj baziran na NauDoc-u (u nedavnoj prošlosti jedan od najpopularnijih EDMS-a), ali u poboljšanoj i dopunjenoj verziji. Dio je više široki sustav Poslovno upravljanje procesima.
  3. Directum- sustav koji naglašava principe kolektivne interakcije. Sadrži prikladne mehanizme za kreiranje baza podataka za dokumentaciju, organiziranje konferencija, intervjua, sastanaka itd.
  4. "CompanyMedia" Naprotiv, pruža maksimalnu personalizaciju. Uz pomoć ovog EDMS-a lako je kreirati osobna radna mjesta i osigurati njihovo funkcioniranje.
  5. "Slučaj"- vodeći proizvod, koji zauzima gotovo polovicu tržišta EDMS-a u Ruskoj Federaciji, koji koriste Centralna banka, Sberbank, Rostelecom i druge velike organizacije.

Danas većina tvrtki prelazi s papirne na elektroničku. Ovo štedi vrijeme i novac za organizaciju. Elektroničko upravljanje dokumentima eliminira papirologiju. Informacije možete razmjenjivati ​​24 sata dnevno iz ureda ili bilo kojeg drugog mjesta. Sve što trebate je računalo sa Elektronički potpis i pristup internetu. Osim toga, elektronički sustav upravljanja dokumentima omogućuje kontrolu napretka rada u stvarnom vremenu.

Što je elektroničko upravljanje dokumentima

Ako govoriti jednostavnim riječima, elektroničko upravljanje dokumentima je razmjena elektroničkih dokumenata putem lokalna mreža, internet ili drugi kanali. Upravljanje elektroničkim dokumentima može se dogoditi i unutar organizacije i između tvrtki.

EDI omogućuje ne samo razmjenu dokumenata, već i organiziranje rada bez upotrebe papirnatih medija: traženje dokumenata, sastavljanje izvješća, arhiviranje i još mnogo toga.

Upravljanje elektroničkim dokumentima provodi se putem sustava EDF operatera uključenog u mrežu povjerenja Federalne porezne službe Rusije. Jedna tvrtka šalje drugi elektronički dokument. Primatelj ga prima u roku od nekoliko sekundi na svoje računalo. Operater u ovom trenutku provodi automatsku provjeru elektroničkog potpisa kojim je dokument ovjeren, te da li je format dokumenta u skladu sa zahtjevima zakona. Uz pomoć statusa pošiljatelj može vidjeti kako se dokument kreće.

Vrste elektroničkih dokumenata

Gotovo svaki dokument se može prevesti elektronički oblik. Tvrtke obično prelaze na elektroničke ugovore, tovarne listove, razne fakture, izvješća i tako dalje.

Elektronički dokumenti dijele se na neformalizirane dokumente i formalizirane dokumente.

Neformalizirani dokumenti - pisma, ugovori, punomoći, tehnička dokumentacija i drugi dokumenti, izuzeti su od stroge državne regulative.

Formalizirani dokumenti podliježu strogim zahtjevima za format i pravila prijenosa. Formalizirani dokument - dokument koji je kreiran prema formatu Federalne porezne službe, na primjer, akt o prihvaćanju rada. Formizirani dokumenti utječu na ispravnost obračuna poreza, pa je za njih važno poštivanje svih postupaka prijenosa.

Imajte na umu da neformalizirani elektronički dokumenti mogu biti u bilo kojem formatu: doc, xlsx, pdf, jpg i više, dok formalizirani dokumenti mogu biti samo u obliku datoteke s nastavkom xml.

Funkcije sustava elektroničkog upravljanja dokumentima

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima obavlja sljedeće funkcije:

  • registracija dokumenta;
  • kontrola izvršenja dokumenata;
  • stvaranje imenika;
  • kontrola kretanja papirnatih i elektroničkih dokumenata, vođenje povijesti rada s dokumentima;
  • stvaranje i uređivanje detalja dokumenata;
  • formiranje izvješća o tijeku dokumenata poduzeća;
  • uvoz dokumenata iz datotečnog sustava i Interneta;
  • stvaranje dokumenta izravno iz sustava pomoću predloška;
  • rad s verzijama dokumenata, složenim višekomponentnim i višeformatnim dokumentima, prilozima;
  • elektronička distribucija dokumenata;
  • rad s dokumentima u mapama;
  • dobivanje dokumenata pomoću skeniranja i prepoznavanja;
  • smanjenje troškova pristupa podacima i obrade dokumenata.

EDI opcije

Postoje dva načina organiziranja sustava elektroničkog upravljanja dokumentima. Kao prvo, moguće je sklopiti ugovor o elektroničkom upravljanju dokumentima sa suradnicima i razmjenjivati ​​dokumente koji će biti potpisani elektroničkim potpisom putem e-maila.

Drugo, moguće je organizirati EDI putem posebnog operatera. U tom slučaju morate se pridružiti pravilima za razmjenu elektroničkih dokumenata. Nakon toga je moguća razmjena sa drugim ugovornim stranama kako formaliziranih tako i neformaliziranih dokumenata.

Automatizacija upravljanja elektroničkim dokumentima. Prednosti i nedostaci EDI-ja

Upravljanje elektroničkim dokumentima je cijeli informacijski sustav koji uključuje specijalizirani softver, e-poštu, internet, lokalnu mrežu i drugo.

Elektronsko upravljanje dokumentima u usporedbi s papirnim izgleda puno privlačnije. Istaknimo glavne prednosti EDI-ja.

  • na najjednostavniji način, troškovi papira su smanjeni;
  • štedi vrijeme - zaposlenici troše manje vremena na pronalaženje papirnatog dokumenta;
  • povećava se transparentnost internog rada tvrtke - elektronički sustav upravljanja dokumentima omogućuje praćenje statusa dokumenta;
  • čuva se osobna povijest svake datoteke i njezinih popratnih dokumenata - u svakom trenutku možete sve otvoriti Potrebni dokumenti koji sadrže zahtjeve koji se odnose na različite vrste odnosi između poduzeća i vanjskih subjekata;
  • promptno sastavljanje izvješća organizacije;
  • povećana sigurnost podataka.

Među minusima može se primijetiti visoka cijena softvera i troškovi povezani s obukom zaposlenika i digitalizacijom svih dostupnih dokumenata.

Što trebate za prebacivanje na elektroničko upravljanje dokumentima

Za uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima potrebno je izraditi i odobriti postupak elektroničkog upravljanja dokumentima; imenovati odgovorne za njegovo održavanje; organizirati Elektronska arhiva primljene i poslane dokumente; u računovodstvenoj politici propisati pravila izrade, zaprimanja i pohrane elektroničkih dokumenata; imenovati osobe odgovorne za formiranje i potpisivanje elektroničkih dokumenata.

Svi zaposlenici koji imaju pravo potpisivanja dokumenata moraju imati elektronički potpis.

Približan algoritam radnji:

  • tehničke specifikacije se razvijaju;
  • odabrati IT rješenje;
  • opisani su poslovni procesi;
  • sastavljaju se predračuni, rasporedi, popisi potrebnih sredstava i opći plan rada;
  • EDI se uvodi;
  • program se testira;
  • pokrenut je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima;
  • kontrolu nad korištenjem sustava.

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima

Svaki EDI sustav može sadržavati svojstva dolje navedenih kategorija, međutim, većina njih ima specifičnu orijentaciju povezanu s pozicioniranjem proizvoda.

1. Elektronički arhiv je EDI sustav koji je usmjeren na učinkovito pohranjivanje i pronalaženje podataka.

2. Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima s naprednim alatima za tijek rada - osiguravaju kretanje nekih objekata duž određene putanje koja je unaprijed određena. U svakoj fazi, objekt se može promijeniti, zbog čega se naziva općom riječju "rad". Dokumenti su priloženi djelu, međutim, oni ovdje nisu glavni objekti. Zahvaljujući tim sustavima organiziran je određeni rad.

3. EDI sustavi, koji su usmjereni na potporu upravljanju organizacijom i akumulaciji znanja. To su sustavi koji kombiniraju svojstva gore opisanih sustava. Ovdje osnovni element može biti bilo što - rad ili dokument. Ove sustave koriste državne agencije, velike tvrtke, gdje postoje određena pravila i procedure za kretanje dokumenata.

4. EDI sustavi koji su usmjereni na potporu suradnji – takvi se sustavi razlikuju od prethodnih i nemaju jasnu hijerarhiju u organizaciji i formalizaciji tijeka rada. Zadaća takvog EDI-a je osigurati rad zaposlenika u poduzeću, gdje god se oni nalazili, te sačuvati rezultate obavljenog rada.

5. EDI sustavi koji su razvili dodatne usluge. Najbolji primjer je upravljanje odnosima s klijentima (CRM). Takve su usluge raznolike i mogu uključivati ​​različite skupove usluga.

Svaka tvrtka prije ili kasnije razmišlja o optimizaciji i povećanju učinkovitosti poslovnih procesa, što se može koordinirati uz pomoć sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS).

EDMS omogućuje rješavanje problema automatizacije rada s dokumentima poduzeća različitih veličina i područja djelatnosti, uključujući i zemljopisno raspoređena. Softverski sustavi ove klase osiguravaju organizaciju pravno značajnog toka dokumenata poduzeća, vođenje arhive dokumenata, automatizaciju rada ureda (registracija dolazne i odlazne korespondencije, skeniranje dokumenata i donošenje izvršiteljima u elektroničkom obliku) , kontrolu izvedbene discipline, usklađivanje ugovora i plaćanja, koordinaciju i kontrolu izvršenja organizacijsko – administrativnih dokumenata, obradu i čuvanje primarne računovodstvene dokumentacije, kao i automatizaciju procesa specijaliziranih za različita područja poslovanja. Osim toga, značajka najsuvremenijeg EDMS-a je podrška za mobilne uređaje i mogućnost integracije s postojećim poslovnim informacijskim platformama.

Na ruskom tržištu postoji ogroman broj sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, a kako bismo tvrtkama olakšali odabir, sastavili smo izbor takvih rješenja. Svi oni - isključivo domaće proizvodnje, u skladu su sa zakonskim i regulatornim zahtjevima u području upravljanja dokumentima kao ruski regulatorni okvir, i međunarodnim standardima i IT sigurnosnih zahtjeva. Zasebno, treba napomenuti da su gotovo svi dolje navedeni proizvodi uključeni u registar domaćeg softvera i preporučuju se za upotrebu u državnim odjelima i organizacijama Ruske Federacije, kao i u tvrtkama koje provode projekte u okviru programa zamjene uvoza softvera .

  1. "Dijalog". Programer: Državno jedinstveno poduzeće Krymtekhnologii (uz potporu Ministarstva unutarnje politike, informacija i komunikacija Republike Krim).
  2. Korporativni sustav elektroničkog upravljanja dokumentima KSED 3.0. Programer: "CROC Region".
  3. Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima "SED-Sirius". Programer: Centar informacijske tehnologije i sustavi izvršne vlasti (CITIS).
  4. Sustav automatizacije procesa za organizacije cestogradnje "Epyura" (izgrađen na temelju platforme "1C: Enterprise"). Programer: Arakelyan Armen Rafikovich.
  5. EDMS "Sinkopa-dokument". Programer: Kuban-Inform-Holding-South tvrtka.
  6. Programski kompleks "Otvoreni modularni sustav elektroničkog upravljanja dokumentima i kontrole izvršenja instrukcija" (SEDKP). Programer: FGAU GNII ITT "Informika".
  7. Directum elektronički sustav upravljanja dokumentima. Programer: Directum company.
  8. Programski proizvod "STEK - Upravljanje dokumentima". Programer: JSC "NTC STEK".
  9. "Crvena platforma tijeka rada". Programer: tvrtka Red Soft.
  10. "birokratski" sustav. Programer: Bureaucrat LLC
  11. Informacijski sustav "Elektronički uredski rad i tijek dokumenata". Programer: Breeze Plus tvrtka.
  12. Comita Courier JE sustav. Programer: dioničko društvo"Comita".
  13. Modul "Upravljanje dokumentima" (isporučuje se kao dio ERP-sustava "Kompas"). Programer: tvrtka Compass.
  14. EDMS WSS Docs (izgrađen na platformi Microsoft SharePoint). Programer: WSS-Consulting tvrtka.
  15. Automatizirani sustav tajnog uredskog rada AS SDP. Programer: Centar za nove tehnologije "Impuls" LLC.
  16. Sustav automatizacije za organizacijski i administrativni tijek rada (uredski rad) poduzeća "Pilot: ORD". Programer: ASCON-Design Systems LLC.
  17. EOS za SharePoint (izgrađen na platformi Microsoft SharePoint). Programer: tvrtka Electronic Office Systems (EOS).
  18. Informacijski sustav EtaxReport. Programer: tvrtka Electronic Business Systems.
  19. EDMS "Aurora: Upravljanje dokumentima". Programer: Avrora Digital Group LLC.
  20. Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima Comsoft Docs. Programer: JSC "Comsoft".
  21. Comindware EDMS sustav (izgrađen na platformi Comindware Business Application Platform). Programer: tvrtka Comindware.
  22. Sustav "Express Document". Programer: Electronic Express LLC.
  23. Softverski kompleks "Šifra: Tijek dokumenata". Programer: Code Consortium.
  24. Automatizirani sustav "Gosexpertiza". Programer: Ecomash info LLC.
  25. Sustav sigurnog elektroničkog upravljanja dokumentima "Stack-Trust". Programer: Stack Group of Companies.
  26. EDMS OPTIMA-Radni tijek. Programer: Optima grupa tvrtki.
  27. SED LanDocs. Programer: Lanit grupa tvrtki.
  28. Programski paket "Upravljanje dokumentima". Programer: Federalno državno jedinstveno poduzeće "Glavni istraživački računski centar" Ureda predsjednika Ruska Federacija(FGUP "GlavNIVTs").
  29. SEDO rješenje. Programer: ID - Management Technologies LLC.
  30. Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima za vladine organizacije i poslovna "Praksa". Programer: tvrtka za upravljanje dokumentima.
  31. EDMS DoXLogic. Programer: tvrtka BFT.
  32. Alfa Doc sustav. Programer: Alpha Doc.
  33. Vanjski sustav. Programer: SKB Kontur.
  34. Sigurno elektronički sustav upravljanja dokumentima

Odabir sustava za elektroničko upravljanje dokumentima moderne tvrtke vođeni su zajedničkom strategijom razvoja, ciljevima, prisutnošću konkurentskog okruženja, željenom strukturom i očekivanim ekonomski učinak od implementacije takvog rješenja. Ciljevi implementacije EDMS-a uključuju poboljšanje kontrole izvršne discipline, smanjenje broja izgubljenih dokumenata; smanjenje vremena odobrenja; smanjenje broja pogrešaka u radu sa standardnim dokumentima.

Postoji niz ključnih zahtjeva za funkcije ERMS-a (ECM). Daljnji uspjeh optimizacije tijeka rada tvrtke ovisi o usklađenosti sustava s tim zahtjevima. Procesi odobravanja dokumenata i dodjele zadataka su brži kada se oni prebace iz papirnate u elektronički oblik, skraćuje se i vrijeme obrade dokumenata i naloga, a postaje moguće pratiti tijek rada s dokumentom. Prilikom rada sa sustavom izvršitelji se automatski obavještavaju o novim dokumentima, a vrijeme njihove obrade je pod kontrolom. Organizirana je elektronička pohrana za brzi pristup dokumentima, jednostavnu pretragu i čuvanje dokumenata.

Važno je da se prava pristupa zaštićenim podacima razlikuju. Značajno skraćuje vrijeme rada i automatski završetak odjeljci standardnih dokumenata o postojećim referentnim podacima. Za upravitelja je važno da ima prikladna sredstva za praćenje vremena izvršavanja zadataka i sažeto izvješćivanje. Za održavanje informacijskog sadržaja u radu poduzeća, EDMS bi se trebao jednostavno integrirati s postojećim sustavom pošte i računovodstvenim sustavima koji postoje u poduzeću (kadrovski, financijski, računovodstveni i proizvodni sustavi upravljanja).

Također, sve više organizacija obraća pažnju na mogućnost rada na daljinu u sustavu. Važni kriteriji za ocjenjivanje sustava su mogućnost generiranja izvješća o dokumentima, izvršiteljima, statusima dokumenata itd.; brza implementacija sustava; trošak instalacije i održavanja sustava; jednostavnost razvoja sustava; mogućnost korištenja softvera sustava za rješavanje dodatnih problema.

I dodatni zahtjevi:

  • prisutnost streaminga unosa dokumenata u sustav, mogućnost rada sa skenerom;
  • unaprijed konfigurirani modul za upravljanje ugovorima;
  • verzija tableta;
  • mobilni klijenti.

Usporedba

Razmotrimo kako se te funkcije implementiraju u sustavima Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow i 1C: Workflow 8. Sve te sustave objedinjuje zajednički koncept koji se temelji na kombinaciji klasičnog EDMS-a i alata za upravljanje poslovnim procesima. Kombinirajući prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima i BPM sustava, tvrtke dobivaju razvoj procesa i povećavaju učinkovitost poslovanja.

Funkcionalnost i mogućnosti integracije

Directum

Funkcionalne prednosti Directum sustava uključuju ne samo prošireni katalog poslovnih rješenja. Od funkcija koje se svakodnevno koriste na poslu mogu se izdvojiti zgodni podsjetnici, mogućnost prilagodbe brojnika i rad s naljepnicama crtičnog koda. Prisutnost pregleda priloženih datoteka, pohrane datoteka, veliki izbor dovršenih direktorija u osnovnoj konfiguraciji, interaktivni čarobnjaci za kreiranje dokumenata.

Negativne strane ovog EDMS-a: nedostatak paginacije objekata u inventaru dokumenata i rezultata pretraživanja, nedostupnost primjene dodatnih stilova u inventaru dokumenta.

Ove funkcije implementirane su u Docsvision. Unutar glavnog prozora aplikacije prikazuju se sve web stranice i prilagođena izvješća. Arhivirani dokumenti se premještaju u zasebne tablice baze podataka. Korisnici sustava mogu odabrati opciju provjere autentičnosti. XSLT transformacija se primjenjuje na XML opis registracijske kartice.

ELMA

Sustav ELMA odlikuje proširena linija poslovnih rješenja. Među njima su modul ECM + (kombinacija funkcija BPM sustava i klasičnog EDMS), Projects + - standardne funkcije za upravljanje projektima plus upravljanje procesima; ELMA CRM+ - implementira pristup orijentiran na klijenta kroz implementaciju end-to-end procesa. I KPI rješenje koje Directum sustav nema.

Što se tiče mogućnosti integracije, ELMA ECM+ i još dva rješenja imaju dodatak za rad s MS Outlookom. Osim toga, ELMA se lako integrira s 1C:Enterprise (sa svim trenutnim verzijama).

Kako se ne bi zabunili u velikom broju datoteka s izmjenama i dopunama, dokumenti u aplikaciji mogu imati neograničen broj verzija, ali samo jednu možemo dodijeliti kao ažurnu. Cijela povijest izmjena dokumenata prikuplja se na kartici dokumenta.

Sve potrebni alati za rad na dokumentu i kontrolu izvršne discipline za rad s tim dokumentima korisniku su na dohvat ruke.

Ako tvrtka zaprimi dokument u papirnatom obliku, automatski se sprema nakon skeniranja.

Upravitelj može vidjeti izvješće o trenutnoj situaciji izvedbe, a korisnicima je na raspolaganju niz filtara za oblikovanje rezultata onako kako smatraju prikladnim.

ECM+ aplikaciju može se slobodno prilagoditi potrebama pojedinog poduzeća i njegovoj organizacijskoj strukturi.

Da biste ubrzali izradu dokumenata, možete izraditi predloške. To je dostupno svakom korisniku, čak i bez vještina programiranja.

Možete postaviti automatsko umetanje crtičnog koda u predložak za trenutno prepoznavanje u sustavu.

Svi sustavi razmatrani u pregledu imaju svoje mobilna aplikacija za upravljanje funkcijama sustava putem tablet računala ili mobilnog uređaja. To omogućuje vrhunskim menadžerima da sudjeluju u operativnim aktivnostima tvrtke s bilo kojeg mjesta gdje postoji internetska veza. Mobilni klijenti kompatibilni su sa svim mobilnim operativnim sustavima.

Optima WorkFlow

Prednosti sustava uključuju mogućnost primjene dodatnih stilova u inventaru dokumenata, prikaz slika u inventaru dokumenata i područje pregleda. Moguće je filtrirati učitani popis dokumenata. Optima WorkFlow podržava postavljanje rubrikatora u časopisima dokumenata, postavljanje područja pregleda odabranog unosa u inventaru dokumenata. Prilagodba kartice za registraciju narudžbe radi. Web aplikacije trećih strana mogu se ugraditi u glavni prozor. Postoji integracija s IBM WebSphere MQ. Za automatizaciju rada arhivskih jedinica razvijen je poseban modul Arhiv.

1C: Tijek rada 8

Glavna područja rada ovog rješenja su uredski rad, opća dokumentacija, upravljanje ugovorima, elektronička arhiva i rad s žalbama. Funkcionalnost se može proširiti dodacima. Prilikom obrade ruta dokumenata, možete priložiti datoteke i kasnije ih mijenjati. Postoji registracija za Windows Explorer.

Možete postaviti automatsku izradu, registraciju i usmjeravanje dokumenata iz različitih izvora (mapa, e-pošta, web).

Nedostaci: nema interne pošte. Ne možete kreirati zadatke za grupu i mapu sa zadacima. Osim toga, ovo rješenje nema modul za upravljanje projektima. Ne mogu se registrirati iz MS Office, Open Office. Rad s QMS dokumentacijom nije podržan. Također nije moguće održavati osobne mape korisnika.

Sučelja

Directum

Sučelja svih načina rada u Directum sustavu su unificirana, moguće je postaviti pravila za obradu dokumenata i zadataka. U načinu zamjene, sustav zadržava svoju informativnost. Rad s datotekama moguć je online. Prava pristupa zasebnoj datoteci se distribuiraju, a svako od njih je atributivno opisano. Također možemo primijetiti transparentnost procesa upravljanja dokumentima. Zadaci se dodaju u MS Outlook kalendar. Prednost sustava su prilagodljivi predlošci pretraživanja i praktični mehanizmi za filtriranje po stupcima popisa.

No, postoji i niz nedostataka: ne postoji mogućnost stranica izlaza elemenata (u Win32). Minimalne postavke vizualnih efekata. Nije moguće lokalizirati nazive atributa na različitim jezicima. Veličina kartice se ne može promijeniti. Prilikom stvaranja poveznica između elektroničkih dokumenata, ne možete unositi komentare za opis veze. Sučelje je preopterećeno.

Riža. jedan. Sučelje Directum sustava

docsvision

Docsvision koristi unaprijed konfigurirane teme, traka za naredbe je prilagodljiva. End-to-end veze između dokumenata prikazane su kao stablo. Linkovi se mogu komentirati. Moguće je dizajnirati kartice zadataka. Alatna traka je prilagodljiva. Pretraživanje cijelog teksta iz jednog retka radi, postoje prilagođeni predlošci pretraživanja, dizajn obrazaca za pretraživanje je također prilagodljiv.

Istodobno, nedostaci sustava su nedostatak mogućnosti automatskog pričvršćivanja dokumenta na zadatak. Procesi nisu transparentni, podsjetnici rade samo kada je omogućen MS Outlook.

Riža. 2. Sučelje sustava Docsvision

ELMA

Izvana, ELMA ECM+ sučelje je standardna pohrana datoteka, korisnik bez iskustva s takvim sustavima može se lako samostalno kretati.

Registracija dokumenata provodi se u posebnom čarobnjaku u nekoliko uzastopnih koraka. Prilikom ulaska u sustav potrebno je samo navesti potrebne detalje dokumenta i priložiti elektronička verzija, sustav automatski generira karticu dokumenta sa svim podacima na njoj.

Sve informacije o organizaciji nalaze se na internom portalu. Svi alati potrebni za rad su na jednom mjestu: arhiva dokumenata, zadaci, kalendar, feed poruka, izvješća, web dokumenti.

Operacije se mogu pojednostaviti ili proširiti tijekom postavljanja.

Riža. 3. ELMA sučelje

Optima WorkFlow

Sustav ima intuitivno sučelje. Sustav postavlja stilove dizajna aplikacije, izlaz u inventar dokumenata i dostupno je područje za pregled detalja i slika, primjenjuju se stilovi za crtanje popisa dokumenata (font, ispuna, ikona).

Vrijedno je napomenuti praktična pretraživanja u poljima-popisima registracijskih kartica, prisutnost vizualne kontrole obveznih polja, mogućnost rada s datotekama, vezama i kretanjem dokumenata u jednom prozoru.

Prikladno je raditi s priloženim datotekama - rad se obavlja online u jednom prozoru, u načinu prijave i odjave. End-to-end veze između dokumenata vizualizirane su kao stablo.

Prilikom izrade zadatka možete dizajnirati karticu zadatka.

Nedostaci: korisnici ne mogu stvarati nove časopise, zbirke dokumenata, postavke se ne spremaju u bazu podataka. U registracijskoj kartici nemoguće je postaviti alatnu traku, lokalizirati nazive detalja. Veličina kartice nije promjenjiva. Mehanizmi povuci i ispusti nisu implementirani. Ne postoje osnovne funkcije za odabir sučelja kartica za komunikaciju. Drugi nedostatak je neprozirnost procesa prilikom kreiranja zadatka; podsjetnici se ne mogu postaviti za izvođače.

Riža. 4. Sučelje Optima WorkFlow

1C: Tijek rada 8

Sučelje je prilagodljivo tipovima korisnika. Možete vidjeti popis korisnika koji su trenutno prijavljeni u sustav. Postoje RKK alati za dizajn (dizajner), mogućnost proširenja i prilagođavanja RKK-a, dok možete koristiti složene elemente - tablice, strukture.

Nedostaci: nema ugrađenih preglednika za priložene datoteke, nema pregleda grupnih zadataka, nema dodjele izvršitelja od strane voditelja iz grupe.

Riža. 5. Sučelje 1C: Tijek rada 8

Funkcije pretraživanja

Directum

Prednosti sustava uključuju prisutnost pretraživanja cijelog teksta za dokumentima i pojedinostima registracijskih kartica (RC). Predlošci pretraživanja mogu se konfigurirati prema zahtjevima Republike Kazahstan. Postoji filter inventara dokumenata prema vrijednostima stupaca. Zgodne funkcije za prilagodbu predložaka pretraživanja. Možete stvoriti mape za pretraživanje.

Negativne kvalitete: nemoguće je distribuirati prava pristupa prilagođenim pretragama; nema konfiguriranih pretraživanja u web klijentu; nema mogućnosti kreiranja složenih upita pretraživanja, nema paginacije objekata u inventaru dokumenata i rezultata pretraživanja, ne primjenjuju se dodatni stilovi u inventaru dokumenta.

docsvision

Docsvision podržava stvaranje složenih upita za pretraživanje pomoću XML-a, kao i distribuciju prava pristupa pretraživanjima.

Mana– sporo djelovanje panela za prikaz.

ELMA

ELMA ECM+ prikuplja dokumente u jednu elektroničku arhivu. Potraga za dokumentima provodi se brzo i povoljno ne samo po imenu, već i prema podacima kartice dokumenata ili AC-a. Rezultati pretraživanja prikazuju se samo ako imate prava pristupa dokumentima. Parametri pretraživanja spremaju se u format filtera, ubuduće možete brzo pretraživati ​​dokumente po spremljenim parametrima.

Mana: nedostatak pretraživanja cijelog teksta u dokumentima.

Optima WorkFlow

Izravni upit baze podataka koristi se za formiranje složenog upita pretraživanja u zapisnicima dokumenata. Pretraživanje cijelog teksta provodi se prema sadržaju dokumenta, a pretraživanje po uzorku registracijske kartice (nema potrebe za postavljanjem predložaka za pretraživanje). Možete unijeti upite za pretraživanje za pojedinosti registracijskih kartica. Primijenjeni filtri se primjenjuju na sve dostupne dnevnike dokumenata.

Nedostatak sustava je nemogućnost spremanja prilagođenih obrazaca pretraživanja. Ne postoji pretraživanje cijelog teksta za pojedinosti registracijskih kartica dokumenata. Korisnici ne mogu stvarati mape za pretraživanje i složena pretraživanja. Ne postoji pretraživanje cijelog teksta za pojedinosti registracijskih kartica.

1C: Tijek rada 8

Atributivno pretraživanje provodi se prema pojedinostima dokumenta. Možete kreirati predloške za pretraživanje, njihova pohrana je hijerarhijska i klasificirana. Na temelju rezultata pretraživanja generiraju se izvješća.

Ne može se izvršiti u jednom upitu različite vrste traži. Ne postoji postavka skupa detalja za automatsko traženje duplikata dokumenata tijekom registracije.

Administrativne postavke

Directum

Sustav vam omogućuje da istovremeno održavate organizacijsku strukturu nekoliko tvrtki. Pruža detaljne informacije o odjelima i zaposlenicima, mogu se proširiti. Ako je potrebna zamjena (cijela ili putem pomoćnika), mape ulazne/odlazne pošte automatski se kreiraju. Filtar podniza i pokretanje pretraživanja radi.

Nedostaci: prikaz GHS-a nije vizualan, nema mogućnosti sortiranja elemenata određenim redoslijedom, teško je kreirati i popunjavati imenike, nema lokalizacije unosa u imenik. Minimalne postavke izgled i ponašanje RK.

Riža. 6. Izgled registracijskih kartica u Directum sustavu

docsvision

Docsvision podržava održavanje OShS-a nekoliko tvrtki odjednom. Postoje zamjenske funkcije (stalne ili privremene zamjene). Filter podniza radi. Nedostaci djelomično dupliciraju svojstva Directuma: nema vizualnog prikaza OShS-a, nema razvrstavanja elemenata u zadanom redoslijedu, nemoguće je zadržati povijest imenika, kreirati utipkane direktorije, kreirati hijerarhijske direktorije, nema ugrađenog imenik "Nomenklatura predmeta". Niske performanse konstruktora.

Riža. 7. Imenik zaposlenika u sustavu Docsvision

ELMA

Pogodno je pratiti situaciju u podružnicama velikih tvrtki. Nekoliko sustava kombinirano je u jednom prozoru, organizirajući jedan informacijski sistem odjela i kvalitetnu razmjenu informacija. Korisnik ima sve potrebne informacije o vanjskom sustavu bez napuštanja svoje stranice. Prikladno je prebacivati ​​se između stranica odjela tvrtke. Osim toga, dostupne su informacije o obavljanju aktivnosti, aktualnim vijestima, pregledu dokumenata, pokretanju izvođenja poslovnih procesa.

Riža. osam. Postavljanje stranica podružnica u ELMA-i

Opći podaci o svim podružnicama i odjelima dostupni su voditelju. Podaci o odjelima i zaposlenicima mogu se proširiti.

Zamjene zaposlenika provode se u posebnom dijelu. Zamjene se automatski uklanjaju na kraju termina. Kada instalirate zamjenu, zadaci po procesima se automatski prenose na nju. Sustav prijavljuje jednokratni zadatak i odsutnost ovog zaposlenika, nudeći odabir drugog izvođača.

Riža. 9. Konfiguriranje odjeljka "Zamjena" u ELMA-i

U posebnoj rubrici "Raspored odsutnosti" prikazuje se popis zaposlenika koji su odsutni s radnog mjesta određeno vrijeme.

Optima WorkFlow

Sustav podržava održavanje OShS-a nekoliko tvrtki, struktura je jasno prikazana. Implementirane su funkcije zamjene (stalna/privremena zamjena), postoji traženje po prvim slovima. Stavke se mogu sortirati određenim redoslijedom; prilično jednostavno popunjavanje imenika, stvaranje hijerarhijskih imenika, postavljanje razdoblja valjanosti unosa u imenik.

Postoji dizajner predložaka registracijske kartice, konfiguriraju se veličine, pozadina, oznake, polja, fontovi, primjenjuju se skripte za događaje registracijske kartice.

Nedostaci: nema mogućnosti održavanja povijesti imenika, nema zrcalnih informacija o zamjeni. Informacije o odjelima i zaposlenicima su minimalne. Ne možete kreirati upisane imenike, održavati povijest imenika, lokalizirati unose u imeniku. Ne postoji funkcija za provjeru sintakse koda skripti, nema polja tipa "radio button".

Riža. 10. Dodavanje novog zaposlenika u organizacijsku strukturu u Optima WorkFlow

1C: Tijek rada 8

Radna površina korisnika je prilagođena prema njihovoj ulozi. Omogućuje brzi pristup podacima o zaposlenicima, popisu telefona, preporukama za pisanje korespondencije itd. Za voditelja odjela možete postaviti panel za pretraživanje po cijelom tekstu za dokumentaciju bilo koje namjene, voditelj ima ploča za brzi pristup izvješćima. Informacije se distribuiraju prema pravima pristupa. Organizacijska struktura organizacije i uloge izvođača mogu se koristiti za odabir izvršitelja poslovnih procesa.

Podsustav "Zadaci i procesi zaposlenika" sadrži alate za kreiranje i upravljanje poslovnim procesima, kao i postavke za adresiranje zadataka temeljeno na ulogama, postavke matrice zamjene/zamjene zaposlenika.

Modeliranje poslovnih procesa

Directum

Sustav implementira prikladne funkcije modeliranja. Otklanjanje pogrešaka sheme rute provodi se korak po korak. Platforma ima ugrađen programski jezik visoke razine IS-Builder. Možete kreirati vlastite funkcije i skripte koristeći svoj vlastiti API. Uređivač izvješća implementiran je na jeziku IS-Builder. Minus: broj osnovnih blokova je nedovoljan.

Riža. jedanaest. Modeliranje poslovnih procesa u Directum sustavu

docsvision

Sustav ima prikladne funkcije za modeliranje i dizajniranje sheme rute bez upotrebe softvera. Možete razviti vlastite funkcije. Možete kreirati skripte pomoću vlastitog API-ja, pozivati ​​web usluge. Alati– MS Reporting.

Mana: morate zamijeniti grupu jednostavnih blokova s ​​jednim blokom skripte radi optimizacije.

Riža. 12. Modeliranje poslovnih procesa u sustavu Docsvision

ELMA

Modeliranje poslovnih procesa provodi se u posebnom grafičkom uređivaču "ELMA Designer" s jednostavnim i razumljivim grafičkim sučeljem. Oznaka za opisivanje poslovnih procesa je BPMN 2.0, koja je prikladna za opisivanje radnih lanaca i sadrži gotovo sve potrebne primitive. Poslovni analitičar može dizajnirati poslovne procese bez pomoći programera. Možete razviti model upravljanja u tvrtki i mijenjati procese u pokretu, bez zaustavljanja sustava.

Kretanje dokumenata u poduzeću može se organizirati rutama bilo koje složenosti. Ruta dokumenta odražava kroz koje će zaposlenike proći ovaj dokument, kao i redoslijed i prirodu planiranog rada na njemu. Grafički model procesa se stvara povlačenjem potrebnih blokova operacija s palete mišem, nakon čega se operacije povezuju prijelazima. Prijelazima možete dodati komentare.

Riža. trinaest. Ruta dokumenta, opisana kao poslovni proces, u ELMA EDMS

Optima WorkFlow

Sustav ima dizajner modela poslovnih procesa, koriste se skriptirane skripte.

Riža. 14. Modeliranje poslovnih procesa u Optima WorkFlow

Postavljanje svojstava bloka je jednostavno. Skripte skripte se kreiraju korištenjem vlastitog API-ja, stvaranjem vlastitih funkcija i blokova, istovarom objekata u format razmjene. Alati - Crystal Reports 11.0.

Moguće je prilagoditi izgled aplikacije, postaviti inventar dokumenata (vidljivost i redoslijed stupaca, sortiranje), postavke za obavijesti.

Mehanizmi modeliranja su nezgodni, funkcije prilagodbe poslovne logike su minimalne, postaje potrebno pisati skripte za obradu dokumenata, nema dizajnera životni ciklusi dokumente.

1C: Tijek rada 8

Sustav stvara tipične rute za kretanje dokumenata, postoji podrška za grane rute i uvjetne prijelaze. Tu je i dizajner obrazaca izvješća.

Riža. 15. Dijagram toka poslovnog procesa u 1C: Tijek rada 8

Sigurnost podataka i aktivnosti

Directum

Zaštita podataka u sustavu provodi se pomoću lozinke za prijavu i Windows računa. Možete kreirati korisničke grupe i uloge. Postoji diskretni model kontrole pristupa koji se temelji na ulozi, također je moguće izdati ovlasti i privilegije. Razlikovanje prava pristupa provodi se na razini mape, RK, datoteke i imenika. Možete postaviti prijenos prava. Koriste se šifriranje i EDS.

Nedostaci sustava: nema distribucije prava pristupa konfiguriranim pretragama, nema konfiguriranih pretraživanja u web klijentu, ne možete kreirati složene upite za pretraživanje.

Izvedba panela za prikaz je prilično spora.

docsvision

Prednosti sustava u smislu sigurnosti podataka mogu se identificirati na sljedeći način: prisutnost obvezne kontrole pristupa, diferencijacija prava pristupa na svim razinama; postavka prijenosa prava. Korištenje enkripcije i digitalnog potpisa.

ELMA

Svaki korisnik s bilo kojeg mjesta s pristupom Internetu može unijeti svoju prijavu i lozinku te se prijaviti u ELMA sustav. Ova je prijava konfigurirana prema zadanim postavkama za sve korisnike, ali postoje tri glavna načina za osiguranje prijave:

  1. Prijavite se samo putem pouzdanih uređaja. Ako se prijavljujete s računala ili mobilni uređaj, koji nije na popisu pouzdanih, sustav će izvijestiti da je nemoguće prijaviti se.
  2. Token prijava. Token - uređaj koji je vezan uz korisnički račun i koji će odgovarati samo njemu. Osim toga, pojedinačni korisnik ima svoj pin kod. Nekoliko elektroničkih ključeva-spremnika može se upisati u token odjednom - za ulazak različitim sustavima, i to ne samo u ELMA-i, tako da korisnik ne mora nositi cijeli snop ključeva.
  3. Unos certifikata. Mehanizam radi na približno isti način. Korisnik vezuje certifikat za svoj račun. U sustav se možete prijaviti pomoću certifikata samo s određenog radnog mjesta. Ova mogućnost je dostupna samo u Mozilla preglednici Firefox i Internet Explorer.

Za dogovor, potpisivanje dokumenta ili njegove verzije koristi se elektronički digitalni potpis. Istodobno, niti jedan drugi korisnik, čak i znajući lozinku, neće moći pristati niti potpisati dokument.

ELMA omogućuje postavljanje prava pristupa raznim objektima sustava. U središtu upravljanja pravima je uloga elemenata organizacijske strukture i pojedinačnih korisnika sustava, proces postavljanja sastoji se od grafičkog prikaza pozicija, odjela i odjela te raspodjele odgovornosti.

Optima WorkFlow

Zaštita podataka provodi se pomoću prijave/lozinke, Windows računa. Izrađuju se grupe i korisničke uloge, kao i diskretni i uzorni model kontrole pristupa. Postoji mogućnost izdavanja ovlasti, razgraničenja prava pristupa na razini mape, postavljanja relativnih prava pristupa prema organizacijskoj strukturi organizacije, korištenjem EDS-a.

Ne možete dodijeliti dopuštenja jednoj datoteci. Nedostaje pregled datoteke.

1C: Tijek rada 8

Postoje softverski alati za praćenje integriteta dokumenata, podrška razne načine ovjera. Korisniku se priznaju prava za vrijeme izvršenja naloga ili dokumenta. Dokumenti potpisani EDS-om šalju se uz pohranu podataka o potpisima. Prava pristupa dodjeljuju se sukladno položaju korisnika, njegovoj ulozi, stupnju sudjelovanja u poslovnim procesima, sup ili pojedinačno. Prava su postavljena za mape i vrste dokumenata i također se odnose na priložene datoteke, mogu sadržavati ograničenja čitanja ili pisanja. Pristup izvješćima je također ograničen – zaposlenik ima pristup samo svojim izvješćima, menadžeru – izvješćima svog odjela.

Ne postoji diferencijacija prava pristupa dijelovima dokumenta (polja obrasca za registraciju, priložene datoteke). Ne postoji sustav alata za sigurnosno kopiranje i oporavak podataka.

Zaključak

Tvrtke koje biraju EDMS suočavaju se s istim problemom - moraju dugotrajnu integraciju stečenog sustava i postojećih poslovnih procesa organizacije. Za optimizaciju rada cijele tvrtke važno je procese upravljanja dokumentima integrirati u glavne end-to-end procese, a što prije dođe do takve kombinacije, to bolje. No, ovaj dugotrajan događaj zahtijeva vrijeme, iskustvo i stalnu komunikaciju svih zaposlenika čiji je posao vezan uz dokumente. Na ovaj ili onaj način, sustavi, koristeći svoje funkcije, omogućuju ubrzavanje ovog procesa. Zbrajajući i ocjenjujući rezultate, ELMA ECM+, 1C: Document Management 8 i Directum najviše ispunjavaju ključne zahtjeve.

Slični postovi