Uredski program. Elektronski ured. Slanje pisama dopisnicima

Velike tvrtke godišnje vode korespondenciju s desecima tisuća suradnika, a tisuće zaposlenika kreiraju interne dokumente. Dio korespondencije može se primiti i obraditi u papirnatom obliku. Sustavi e-ureda pomažu tvrtkama nekoliko puta povećati svoju učinkovitost i formirati jedinstveno spremište svih dokumenata.

"Ured" pokriva cijeli ciklus rada s papirnatim dokumentima: od unosa i registracije do predaje u arhiv. Funkcionalnost je potpuno konzistentna Ruski standardi uredski rad, što vam omogućuje automatizaciju većine "ručnih" operacija.

Vođenje nomenklature predmeta i upisnih dnevnika

Odobreni sastav nomenklature predmeta vodi se u posebnom imeniku sustava. U slučaju decentraliziranog knjigovodstva dokumenata predviđena su mjesta registracije unutar strukturnih odjela.

Nomenklatura slučaja

Prilikom pripreme dokumenata za prijenos u arhivu za svaki nomenklaturni predmet možete automatski ispisati naslovnicu predmeta, kao i popis dokumenata. Vrijeme pripreme za arhivsku pohranu i pretraživanje u arhivu nekoliko je puta smanjeno.

Registracija dokumenata

Za unos dokumenta u DIRECTUM ispunite obavezna polja registracijske kontrolne kartice (RCC) i registracijski broj će biti dodijeljen automatski. Fleksibilni sustav numeriranja omogućuje vam da dodijelite broj dokumentu u kontekstu svakog dnevnika registracije proizvoljno i automatski. Broj može uključivati šifru odjela, šifru časopisa i sve potrebne detalje. Implementacijom rješenja prosječno vrijeme za registraciju dokumenata smanjuje se za 35-50%.

RKK primjer

RKK sadrži primarne podatke (pododjel, datum registracije, registarski broj itd.), kao i podatke o statusu bilo kojeg papirnatog dokumenta, na primjer, njegovu lokaciju. Prilikom premještanja dokumenta između odjela, svako mjesto registracije ima svoj RSC. Možete pratiti kretanje papirnatog dokumenta unutar tvrtke duž lanca kreiranih RCM-ova.

Također možete priložiti dokument ili njegovu skeniranu sliku na RKK. Za brzi unos velike količine dokumenata koristi se usluga streaminga za unos DIRECTUM Capture Service. Ona podržava razne načine unos dokumenata: snimanje iz e-pošte ili iz datotečnog sustava (na primjer, sa skenera).

Funkcija stvaranja RCM-a i popunjavanja podataka može se prenijeti na inteligentne mehanizme Aria. Nakon što dobiju dokument, samostalno ga klasificiraju, prepoznaju tekst i popunjavaju RKK izdvojenim smislenim podacima. Službenik može samo provjeriti ispravnost popunjavanja. To vam omogućuje dodatno smanjenje vremena za registraciju i smanjenje broja rutinskih operacija.

Razmatranje i izvršenje pristiglih dokumenata

Nakon registracije pristiglog dokumenta, službenik ga u par klikova šalje voditelju na razmatranje. Na temelju rezultata razmatranja dokumenta, tajnik ili sam voditelj formiraju upute za dokument.

Ako voditelj ima pomoćnika, prethodni pregled dokumenta s izradom nacrta rješenja obavlja njegov pomoćnik. Voditelj može samo odobriti nacrt rješenja i poslati upute za izvršenje.

U procesu izvršavanja naloga osigurava se sljedeće:

fiksiranje korespondencije o izvršenju;
mogućnost delegiranja i slanja na doradu;
kontrola rokova, zahtjevi za novi rok.

Nadzornici vizualno prate učinak. Svi sudionici u radu imaju pristup kratkom sažetku koji odražava status povezanih zadataka.

Stablo potrage

Slanje pisama dopisnicima

Rješenje je usko integrirano s modulom "Razmjena s suradnicima". Nakon što je odlazno pismo odobreno, lako ga je poslati primateljima putem sustava za razmjenu dokumenata - to eliminira potrebu za ponovnim ispisom dokumenta i smanjuje troškove dostave.

Osim toga, za odlazne dokumente možete odrediti popis e-pošte za organizacije i automatski poslati e-poruke primatelje ili tiskane omotnice koje zadovoljavaju standarde Ruske pošte.

Tisak na kuverte

Priprema i upoznavanje s organizacijskim i administrativnim dokumentima

Registracija i slanje na odobrenje administrativnih dokumenata u potpunosti je automatizirano. Dovoljno je ispuniti potrebne podatke u čarobnjaku za radnje, nakon čega će sustav generirati dokument i poslati ga potrebnim zaposlenicima na odobrenje i potpisivanje:

Nakon potpisivanja, organizacijski i administrativni dokument može se poslati zainteresiranim djelatnicima na uvid. Da biste to učinili, morate ispuniti mailing listu u RKK. Ovaj popis se također može koristiti u budućnosti za distribuciju drugog dokumenta.

Zaposlenici s mailing liste dobivaju zadatke za upoznavanje s dokumentom. U sustavu DIRECTUM, za potvrdu upoznavanja, dovoljno je izvršiti zadatak. A ako se šalje zadatak za upoznavanje s dokumentom koji nije upisan u sustav, to je naznačeno u tekstu zadatka i izvođači se upoznaju s dokumentom u papirnatom obliku.

Pretraga i analiza

Prema poznatim detaljima, može se pronaći i sam elektronički dokument i njegov RSC uz podatke o mjestu i fazi izvršenja dokumenta.

Traži po RKK

Brzo pronađite željeni dokument zajedno s RKK moguće je i crtičnim kodom na papirnatom analogu dokumenta. Zahvaljujući tehnologiji brze identifikacije, crtični kod čita poseban skener, nakon čega sustav automatski pronalazi dokument i povezane zadatke.

Prozor radnje za pronađeni dokument

Za analizu učinkovitosti rada korisnika, sustav daje specijalizirana izvješća: "Popis upoznavanja", "Kontrola vremena izvršenja naloga", "Statistika izvršenja naloga", "Dokumenti za vraćanje" itd.

Primjer izvješća

Web klijent se može koristiti u udaljenim uredima zemljopisno distribuirane organizacije ili kao glavni klijent, pružajući više platformi i jednostavnost administracije. Sve što trebate je pristup internetu za posao.

Dolazni RKK u web uredu

Implementacijski učinak

Koristeći rješenje, zaposlenici će pravovremeno dobivati naloge i upute za izvršenje. Kontrola izvršenja upravljačke odluke postaje potpuno transparentan.

Na minimum smanjuje rizik od gubitka dokumenata
2 puta vrijeme za pripremu i odobravanje odlaznog pisma bit će smanjeno
12 puta ubrzati potragu za mjestom papirnatih dokumenata
2 puta ubrzat će se priprema informacija upravi za izvršenje uputa
za 20% povećati izvršenje uputa uprave

U pravilu, teret osiguravanja "papirnatog" protoka dokumenata i praćenja izvršenja uputa pada na odjele organizacije uključene u uredski rad: ured, upravljanje predmetima, kao i na one odgovorne za uredski rad u strukturnim odjelima. Za njih je namijenjen modul “Office” DIRECTUM sustava za elektroničko upravljanje dokumentima i interakcijom. Ovaj modul olakšava izvođenje rutinskih operacija za obradu papirnatih dokumenata u skladu sa zahtjevima GSDOU, na kojima se temelji tradicionalna ruska uredska tehnologija:

jedinstvena registracija sve dolazne i odlazne korespondencije, kao i internih dokumenata pomoću registracijskih i kontrolnih kartica (RCC);
registracija lokacije papirnatog dokumenta u bilo kojoj fazi njegovog životni ciklus: razmatranje od strane uprave, odobravanje nacrta dokumenta, izvršenje i sl.;
kontrola pravodobnog izvršavanja naputaka, rješenja i uputa uprave;
otpis dokumenata u predmetu u skladu s nomenklaturom predmeta usvojenom u organizaciji;
brzo traženje potrebnih informacija o statusu, dostupnosti, kretanju papirnatih dokumenata;
dobivanje potrebnih standardne forme i časopisi, i statistička izvješća tijek dokumenata organizacije.

Osim toga, modul "Office" omogućuje vam organiziranje razmjene između različitih organizacija. Uz ovu razmjenu moguće je koristiti Elektronički potpis(ES), a posebni mehanizmi sustava omogućuju vam kontrolu dostave dokumenata. Načela razmjene temelje se na industrijskoj standardnoj razmjeni elektronički dokumenti"Interakcija automatiziranih sustava za upravljanje dokumentacijom", odobren od Ceha upravitelja dokumenata.

Vođenje nomenklature predmeta i upisnih dnevnika

Fleksibilni sustav numeriranja omogućuje vam da dodijelite broj dokumentu u odjeljku elektronički časopis registracija. Za svaki časopis se postavlja proizvoljni način automatskog numeriranja dokumenata unutar časopisa. Broj može uključivati šifru odjela, šifru časopisa i sve druge potrebne detalje.

Prilikom pripreme dokumenata za prijenos u arhivu za svaki nomenklaturni spis možete ispisati naslovnicu predmeta, kao i popis spisa predmeta, što značajno skraćuje vrijeme pripreme dokumenata za arhivsku pohranu.

Registracija dokumenata

Za registraciju dokumenata u modulu "Ured" koriste se registracijske i kontrolne kartice (RCC) koje sadrže sve primarne podatke (dopisnik, organizacijska jedinica, predstavnik organizacije, datum registracije, matični broj, predmet i Sažetak dokument, način dostave i sl.), kao i potrebne informacije o statusu bilo kojeg papirnatog dokumenta organizacije (mjesto, stanje izvršenja itd.). Za odlazne dokumente možete odrediti popis distribucije za organizacije.

Sustav implementira mogućnost registracije dokumenata i od organizacija i građana.

Za organizacije koje koriste decentraliziranu registraciju dokumenata, sustav koristi mjesta za registraciju - radna mjesta tajnika i uredskog osoblja. Svako upisno mjesto može služiti jednom ili više odjeljenja. Prema mjestima registracije moguće je razlikovati prava pristupa podacima.

Prilikom premještanja dokumenta između odjela, svako mjesto registracije može imati svoj RSC. Tako se pojavljuje RKK lanac po kojemu je moguće pratiti kretanje papirnatog dokumenta ne samo između zaposlenika unutar odjela, već i između odjela. Osim toga, putem RSC-a, među sobom se provodi međusobno povezivanje registriranih dokumenata sustava, kao što su: "U odgovoru", "U izvršenju" itd.

Postupak registracije je jednostavan i sastoji se od popunjavanja obveznih polja RKK-a, dok se registracijski broj dodjeljuje automatski.

Prilikom prijave izravno iz RKK-a moguće je unijeti skenirani (elektronički) dokument u modul "Upravljanje elektroničkim dokumentima" s njegovim automatskim pričvršćivanjem na RKK. Za brzi unos veće količine dokumenata koriste se sistemske usluge unosa koje osiguravaju in-line unos dokumenata u modul. U budućnosti će se RKK, kao i uneseni elektronički dokument, lako pronaći po barkodu na papirnom analogu dokumenta, zahvaljujući tehnologiji brze identifikacije ugrađene u sustav.

Prema RKK-u, ispisuju se dnevnici dolaznih i odlaznih dokumenata. Za odlazne dokumente možete automatski generirati i ispisati naljepnicu na omotnici.

Kretanje i izvođenje dokumenata

Nakon registracije, ulazni dokument prolazi kroz faze razmatranja, rješavanja, kontrole i izvršenja dokumenta. Istodobno, daljnji rad izvršitelja s dokumentom može se u potpunosti provesti u elektroničkom formatu. To uvelike smanjuje vrijeme provedeno od strane izvođača i sprječava slučajni gubitak originala.

Ovisno o stilu rada upravitelja, dokument razmatra u papirnatom ili elektroničkom obliku.

Na temelju rješenja pročelnika, dokument se može staviti pod kontrolu uz imenovanje izvršitelja, upute i rokove. Za rukovoditelje koji rade s modulom Upravljanje poslovnim procesima, tajnik ili sam menadžer može brzo kreirati zadatak izravno iz RKK-a. Rad sa zadacima omogućuje u najvećoj mjeri korištenje takvih mogućnosti sustava za praćenje izvršenja instrukcija, kao što su: fiksiranje potpune korespondencije o izvršenju instrukcija; mogućnost slanja na reviziju; fleksibilne postavke usmjeravanja itd.

Nakon toga, za zadatke vezane uz RSC, možete brzo rekreirati povijest rada na dokumentu, proceduru odobravanja i obrazloženje odluke.

Ako se modul "Kancelarija" koristi samostalno, sve upute izdane izvođačima tajnik upisuje u RSC dokumenta, nakon čega se prati njihovo pravovremeno izvršenje. Istodobno, za neautomatizirane korisnike, upute se mogu ispisati.

Pri radu s elektroničkim dokumentima sva kretanja dokumenata provode se kroz zadatke, dok se lokacija papirnatog dokumenta u svakom trenutku bilježi na posebnoj kartici RKK. To vam omogućuje da brzo pronađete papirnati izvornik dokumenta putem RKK-a. Rad s izlaznim i internim dokumentima temelji se na istim principima.

Razmjena elektroničkih dokumenata između sustava

Uz pomoć sustava moguće je organizirati razmjenu službenih, pravno značajnih elektroničkih dokumenata između organizacija. Razmjena dokumenata temelji se na korištenju industrijskog standarda za razmjenu elektroničkih dokumenata "Interakcija automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima", odobrenog od strane Ceha upravitelja dokumenata.

Dokumenti se mogu razmjenjivati između strukturne podjele jedne tvrtke (holdinga), te između nezavisnih partnerskih organizacija. U tom slučaju stranke u razmjeni mogu koristiti različitim sustavima elektroničko upravljanje dokumentima ili uopće ne raditi s takvim sustavima.

Ako se razmjena vrši između odjela jednog poduzeća (holdinga), tada se rad s dokumentima odvija u modulima "Elektronsko upravljanje dokumentima", "Upravljanje poslovnim procesima" i "Ured". Ako je razmjena između treće strane, zatim se elektronički dokument izvozi iz sustava u ESD datoteku. Druga strana može ili uvesti ESD dokument u svoj vlastiti sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (pod uvjetom da ovaj format podržava ovaj sustav; ESD format je otvoren) ili koristiti besplatno distribuirani program DIRECTUM OverDoc za rad s ESD dokumentom. DIRECTUM OverDoc vam omogućuje pregled dokumenta, njegovih atributa i svih ES s kojima je dokument potpisan, uključujući oznaku autentičnosti.

Pretraga i analiza informacija

Od trenutka registracije bilo kojeg dokumenta u sustavu možete pronaći njegovu registracijsku karticu, zajedno s podacima o mjestu i postupku izvršenja dokumenta, te sam elektronički dokument.

Sustav traži registracijske brojeve, dopisnik, autor rezolucije, kao i svi rekviziti RKK i njihova proizvoljna kombinacija.

Osim toga, sustav pruža specijalizirana izvješća koja značajno povećavaju učinkovitost rada korisnika: Dokumenti u razmatranju, Zakašnjeli nalozi, Dokumenti za vraćanje itd.

Web modul "Ured"

Web modul "Office" dizajniran je za automatizaciju rada sa službenim papirnatim dokumentima, kao što su administrativni dokumenti, ulazna i odlazna pisma, upute, memorandumi i dopisi. Olakšava rukovanje papirnatim dokumentima.

Obrada papirnatih dokumenata provodi se u skladu sa zahtjevima GSDOU, na kojima se temelji tradicionalna ruska uredska tehnologija.

Web modul "Ured" namijenjen je rješavanju sljedećih zadataka:

jedinstvena registracija sve dolazne i odlazne korespondencije, kao i internih dokumenata, korištenjem registracijskih i kontrolnih kartica;
kontrola pravodobnog izvršavanja naputaka, rješenja i uputa uprave;
brzo traženje potrebnih informacija o statusu, dostupnosti, kretanju papirnatih dokumenata;
dobivanje potrebnih standardnih obrazaca i časopisa, kao i statističkih izvješća o tijeku rada organizacije.

Osnovu web modula "Kancelarija" čine knjižice "Upisne i kontrolne kartice", "Zadaci za RRC", "Nomenklatura predmeta".

Prednosti integracije "Office" modula s ostalim modulima sustava

Dakle, zahvaljujući interakciji modula "Upravljanje elektroničkim dokumentima", "Upravljanje poslovnim procesima" i "Ured" unutar jedinstveni sustav povećanje učinkovitosti rada organizacije osigurava se u potpunoj usklađenosti s domaćim tradicijama i standardima uredskog rada. Svi mehanizmi predviđeni svakim modulom mogu se koristiti u raznim kombinacijama "papirnate" i "elektroničke" faze rada s dokumentima. Pritom se skladno uklapa tradicionalni "papirnati" uredski rad elektroničko upravljanje dokumentima organizacije s razvijenim horizontalnim vezama.

Prilikom kupnje raznih komponenti za mobilnu i potrošačku elektroniku u trgovini Sotovik-M preporučamo da se usput opskrbite kancelarijskim materijalom - bez njih ne mogu radni procesi bilo koje poslovne ili neprofitne ustanove. Ako želite kupiti tiskanice na veliko, pogledajte naš asortiman.

Kupnja veleprodajne tiskanice od proizvođača (velika dopisnica, veleprodaja tiskanice Moskva) učinkovit je način da se značajno uštedi na stalnom opskrbi ureda tvrtke veleprodajnim priborom. Želite jeftino veleprodaju tiskanice? Naručujući veliku seriju olovaka, olovaka, spajalica, bilježnica i drugih sitnica jednom tromjesečno ili pola godine, ne morate trošiti vrijeme na još jednu mjesečnu isporuku. Kupovina na veliko veleprodaja uredskog materijala korisna je za vladine organizacije- mnoge uprave obrazovne ustanove kupiti dopisnicu na veliko za školu, Dječji vrtić ili sveučilište. Veleprodaja tiskanice tvrtke održavaju adekvatnu politika cijena, pa "Sotovik-M" prodaje pribor za pisanje po povoljnim cijenama - veleprodajna dopisnica je jeftina. Dopisnica veleprodaja u Moskvi (velika dopisnica Moskva, veleprodaja tiskanice Moskva) u našoj online trgovini.

Veleprodaja tiskanice je vrlo jeftina. Trgovina na veliko u Moskvi

Dopisnica na veliko u našoj trgovini po jednoj od najpovoljnijih cijena. Ako planirate kupiti školsku tiskanicu na veliko, dopisnica veleprodaja od strane niske cijene ili naručite neobičnu tiskanicu za suvenirnicu na veliko, Sotovik-M je ono što vam treba! Kupujte tiskanice na veliko, od običnih bilježnica do proizvoda s markicama i posjetnica, po atraktivnoj cijeni uz brzu isporuku diljem Rusije. Veleprodaja tiskanice je vrlo jeftina!