Elektronski ured. Veleprodaja dopisnica po niskim cijenama. Kupnja dopisnica na veliko Tkz dopisnica

U velikim tvrtkama godišnje se obavlja korespondencija s desecima tisuća suradnika, a interne dokumente kreiraju tisuće zaposlenika. Dio korespondencije može se primiti i obraditi u papirnatom obliku. Elektronički sustavi arhiviranja pomažu tvrtkama da nekoliko puta povećaju svoju učinkovitost i stvore jedinstveno skladište svih dokumenata.

"Kancelarija" pokriva cijeli ciklus rada s papirnatim dokumentima: od unosa i registracije do arhiviranja. Funkcionalnost je potpuno konzistentna Ruski standardi uredski rad, što vam omogućuje automatizaciju većine "ručnih" operacija.

Vođenje nomenklature predmeta i upisnih dnevnika

Odobreni sastav nomenklature predmeta vodi se u posebnom priručniku sustava. U slučaju decentraliziranog knjigovodstva dokumenata, upisna mjesta osiguravaju se unutar strukturnih odjela.

Nomenklatura slučajeva

Prilikom pripreme dokumenata za prijenos u arhivu za svaki nomenklaturni predmet možete automatski ispisati naslovnicu predmeta, kao i popis dokumenata. Vrijeme pripreme za arhivsku pohranu i pretraživanje u arhivu nekoliko je puta smanjeno.

Registracija dokumenata

Za unos dokumenta u DIRECTUM ispunite obavezna polja registracijske kontrolne kartice (RCC) i registracijski broj će biti dodijeljen automatski. Fleksibilni sustav numeriranja omogućuje vam da proizvoljno i automatski dodijelite broj dokumentu u kontekstu svakog dnevnika registracije. Broj može uključivati ​​šifru odjela, šifru časopisa i sve potrebne detalje. Implementacijom rješenja prosječno vrijeme za registraciju dokumenata smanjuje se za 35-50%.

Primjer RKK

RKK sadrži primarne podatke (odjel, datum registracije, registracijski broj itd.), kao i podatke o stanju bilo kojeg papirnatog dokumenta, na primjer, njegovu lokaciju. Kada se dokument premješta između odjela, na svakom mjestu registracije postavlja se vlastiti RKK. Moguće je pratiti kretanje papirnatog dokumenta unutar tvrtke duž lanca kreiranih RCK-ova.

Također možete priložiti dokument ili njegovu skeniranu sliku na RKK. Usluga DIRECTUM Capture se koristi za brzi unos velike količine dokumenata. Ona podržava različiti putevi unos dokumenata: snimanje iz e-pošte ili iz datotečnog sustava (na primjer, sa skenera).

Funkcija stvaranja ALS-a i popunjavanja podataka može se prenijeti na inteligentne mehanizme Aria. Nakon što dobiju dokument, samostalno ga klasificiraju, prepoznaju tekst i popunjavaju RKK izdvojenim smislenim informacijama. Službenik može samo provjeriti ispravnost punjenja. To vam omogućuje dodatno smanjenje vremena za registraciju i smanjenje broja rutinskih operacija.

Razmatranje i izvršenje pristiglih dokumenata

Nakon registracije dolaznog dokumenta, službenik ga u par klikova šalje upravitelju. Na temelju rezultata razmatranja dokumenta, tajnik ili sam voditelj izrađuje upute za dokument.

Ako voditelj ima pomoćnika, njegov pomoćnik obavlja prethodnu provjeru dokumenta uz izradu nacrta rješenja. Voditelj može samo odobriti nacrt rješenja i poslati upute za izvršenje.

U procesu izvršavanja naloga osigurava se sljedeće:

• fiksiranje korespondencije o izvršenju;
• mogućnost delegiranja i slanja na reviziju;
• kontrola vremena, zahtjevi za novi rok.

Nadzornici vizualno prate učinak. Svi sudionici u radu imaju pristup kratkom sažetku koji odražava stanje na povezanim zadacima.

Stablo misije

Slanje pisama dopisnicima

Rješenje je usko integrirano s modulom "Razmjena s suradnicima". Nakon što je odlazno pismo odobreno, lako ga je poslati primateljima putem sustava za razmjenu dokumenata – to eliminira potrebu za višestrukim ispisom dokumenta i smanjuje troškove dostave.

Osim toga, za odlazne dokumente možete odrediti popis e-pošte za organizacije i automatski slati e-poštu primateljima ili ispisivati ​​omotnice koje zadovoljavaju standarde ruske pošte.

Tiskanje kuverti

Upis i upoznavanje s organizacijskim i administrativnim dokumentima

Izvršenje i slanje na odobrenje administrativnih dokumenata u potpunosti je automatizirano. Dovoljno je ispuniti potrebne podatke u čarobnjaku za radnje, nakon čega će sustav generirati dokument i poslati ga potrebnim zaposlenicima na odobrenje i potpisivanje:

Nakon potpisivanja, organizacijski i administrativni dokument može se poslati zainteresiranim djelatnicima na uvid. Da biste to učinili, morate ispuniti RKK mailing listu. Ovaj popis se također može koristiti u budućnosti za distribuciju drugog dokumenta.

Zaposlenici na mailing listi dobivaju zadatke za upoznavanje s dokumentom. U sustavu DIRECTUM, za potvrdu upoznavanja, dovoljno je izvršiti zadatak. A ako se šalje zadatak za upoznavanje s dokumentom koji nije upisan u sustav, to je naznačeno u tekstu zadatka i izvođači se upoznaju s dokumentom u papirnatom obliku.

Pretraga i analiza

Prema poznatim detaljima, može se pronaći i sam elektronički dokument i njegov RKK uz podatke o mjestu i fazi izvršenja dokumenta.

Traži po RKK

Također je moguće brzo pronaći traženi dokument zajedno s RKK po barkodu na papirnatom analogu dokumenta. Zahvaljujući tehnologiji brze identifikacije, crtični kod čita poseban skener, nakon čega sustav automatski pronalazi dokument i pripadajuće zadatke.

Prozor radnje za pronađeni dokument

Za analizu učinkovitosti rada korisnika, sustav daje specijalizirana izvješća: "Popis pregleda", "Kontrola vremena izvršenja naloga", "Statistika izvršenja naloga", "Dokumenti za vraćanje" itd.

Uzorak izvješća

Web klijent se može koristiti u udaljenim uredima zemljopisno distribuirane organizacije ili kao glavni klijent koji pruža više platformi i jednostavnost administracije. Za rad vam je potreban samo pristup internetu.

Dolazni RKK u web uredu

Implementacijski učinak

Koristeći rješenje, zaposlenici će pravovremeno primati naloge i naloge za izvršenje. Kontrola izvršenja upravljačke odluke postaje potpuno transparentan.

• Na minimum smanjuje se rizik od gubitka dokumenata
• 2 puta vrijeme za pripremu i odobravanje odlaznog pisma bit će smanjeno
• 12 puta potraga za mjestom papirnatih dokumenata bit će brža
• 2 puta ubrzat će se priprema informacija za upravu o izvršenju naloga
• 20% izvršenje instrukcija uprave će se povećati

Prilikom kupnje raznih dodataka za mobilnu i potrošačku elektroniku u trgovini Sotovik-M preporučamo i opskrbu kancelarijskim materijalom - neophodnim za rad svake poslovne ili neprofitne ustanove. Ako želite kupiti tiskanice na veliko, pregledajte naš asortiman.

Kupnja tiskanice u rasutom stanju od proizvođača (pisanica u rasutom stanju, tiskanica na veliko u Moskvi) učinkovit je način da se značajno uštedi na stalnom opskrbi ureda tvrtke s papirnatim materijalom u rasutom stanju. Želite li veleprodajnu tiskanicu jeftino? Naručujući veliku seriju olovaka, olovaka, spajalica, bilježnica i drugih sitnica jednom u kvartal ili šest mjeseci, ne morate gubiti vrijeme na registraciju sljedeće mjesečne isporuke. Kupovina na veliko veleprodaja uredskog materijala također je korisna za vladine organizacije- mnoge uprave obrazovne ustanove kupiti tiskani materijal na veliko za školu, Dječji vrtić ili sveučilište. Veleprodaja tiskanice tvrtke održavaju adekvatne politika cijena, stoga "Sotovik-M" prodaje pribor za pisanje po povoljnoj cijeni - veleprodajna tiskanica je jeftina. Dopisnica veleprodaja u Moskvi (velika dopisnica Moskva, veleprodaja tiskanica Moskva) u našoj online trgovini.

Veleprodaja tiskanice je vrlo jeftina. Veleprodaja dopisnica u Moskvi

Veleprodaja dopisnica u našoj trgovini po jednoj od najpovoljnijih cijena. Ako planirate kupnju školskog pribora na veliko, veleprodaju dopisnice do niske cijene ili naručiti neobične dopisnice za suvenirnicu na veliko, "Sotovik-M" je ono što vam treba! Kupujte tiskanice na veliko, od običnih bilježnica do proizvoda s markicama i posjetnica, po atraktivnoj cijeni uz brzu isporuku diljem Rusije. Imamo veleprodaju tiskanice vrlo jeftino!

U pravilu, teret osiguravanja "papirnatog" toka dokumenata i kontrole izvršenja naloga padaju na odjele organizacije koji se bave uredskim radom: ured, upravljanje predmetima, kao i na odgovorne za uredski rad u strukturnim odjelima. Upravo im je namijenjen modul "Ured" sustava za elektroničko upravljanje dokumentima i interakcijom DIRECTUM. Ovaj modul olakšava izvođenje rutinskih operacija za obradu papirnatih dokumenata u skladu sa zahtjevima Državne obrazovne ustanove, na kojima se temelji tradicionalna ruska tehnologija uredskog rada:

• jedinstvena registracija sve dolazne i odlazne korespondencije, kao i internih dokumenata pomoću registracijskih kontrolnih kartica (RCC);
• registracija lokacije papirnatog dokumenta u bilo kojoj fazi njegovog životni ciklus: razmatranje od strane uprave, odobravanje nacrta dokumenta, izvršenje itd.;
• kontrola pravodobnog izvršavanja naloga, rješenja i uputa uprave;
• otpisivanje dokumenata na predmet u skladu s nomenklaturom predmeta usvojenom u organizaciji;
• brzo traženje potrebnih informacija o stanju, dostupnosti, kretanju papirnatih dokumenata;
• dobivanje potrebnih standardne forme i časopisi, također statistička izvješća na tijek dokumenata organizacije.

Osim toga, modul "Office" omogućuje vam organiziranje razmjene između različitih organizacija. Uz takvu razmjenu moguće je koristiti Elektronički potpis(ES), a posebni mehanizmi sustava omogućuju vam kontrolu dostave dokumenata. Načela razmjene temelje se na industrijskom standardu razmjene elektronički dokumenti"Interakcija automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima", odobren od Ceha upravitelja dokumentacije.

Vođenje nomenklature predmeta i upisnih dnevnika

Fleksibilni sustav numeriranja omogućuje vam da dokumentu dodijelite broj u kontekstu elektronički časopis registracija. Za svaki časopis se postavlja proizvoljni način automatskog numeriranja dokumenata unutar časopisa. Broj može uključivati ​​šifru odjela, šifru časopisa, kao i sve druge potrebne detalje.

Prilikom pripreme dokumenata za prijenos u arhiv za svaki nomenklaturni predmet moguće je ispisati naslovnicu predmeta, kao i popis spisa predmeta, čime se značajno skraćuje vrijeme pripreme dokumenata za arhivsku pohranu.

Registracija dokumenata

Za registraciju dokumenata u modulu "Ured" koriste se registracijske i kontrolne kartice (RCC) koje sadrže sve primarne podatke (dopisnik, organizacijska jedinica, predstavnik organizacije, datum registracije, registarski broj, predmet i Sažetak dokument, način dostave itd.), kao i potrebne informacije o statusu bilo kojeg papirnatog dokumenta organizacije (lokacija, status izvršenja itd.). Za odlazne dokumente možete odrediti mailing listu prema organizaciji.

Sustav implementira mogućnost registracije dokumenata i od organizacija i građana.

Za organizacije koje koriste decentraliziranu registraciju dokumenata, sustav koristi mjesta registracije - radna mjesta tajnika i uredskog osoblja. Svako mjesto za prijavu može opsluživati ​​jedan ili više odjela. Po mjestima registracije moguće je razlikovati prava pristupa podacima.

Kada se dokument premješta između odjela, na svakom mjestu registracije može se pokrenuti vlastiti RKK. Tako se pojavljuje lanac RKK po kojemu je moguće pratiti kretanje papirnatog dokumenta ne samo između zaposlenika unutar odjela, već i između odjela. Osim toga, putem RKK-a se među sobom odvija odnos između registriranih dokumenata sustava, kao što su: "U odgovoru", "U izvršenju" itd.

Postupak registracije je jednostavan i sastoji se od popunjavanja obveznih polja RKK-a, dok se registracijski broj dodjeljuje automatski.

Prilikom prijave izravno iz RKK-a moguće je unijeti skenirani (elektronički) dokument u modul "Elektronsko upravljanje dokumentima" uz njegovo automatsko povezivanje na RKK. Za brzi unos velike količine dokumenata koriste se ulazne usluge sustava koje omogućuju streaming unosa dokumenata u modul. U budućnosti će se RKK, kao i uneseni elektronički dokument, lako pronaći po barkodu na papirnom analogu dokumenta, zahvaljujući tehnologiji brze identifikacije ugrađene u sustav.

Prema podacima RKK-a, ispisuju se dnevnici ulaznih i odlaznih dokumenata. Za odlazne dokumente možete automatski generirati i ispisati naljepnicu za omotnicu.

Kretanje i izvođenje dokumenata

Nakon registracije, ulazni dokument prolazi kroz faze razmatranja, rješavanja, stavljanja na kontrolu i izvršenja dokumenta. Istodobno, daljnji rad izvođača s dokumentom može se u potpunosti provesti u u elektroničkom formatu... To značajno smanjuje vrijeme potrebno za izvođače i sprječava slučajni gubitak originala.

Ovisno o stilu rada voditelja, dokument pregledava on ili u papirnatom ili elektroničkom obliku.

Na temelju rješenja pročelnika, dokument se može staviti pod kontrolu uz imenovanje izvođača, upute i rokove. Za izvršitelje koji rade s modulom „Upravljanje poslovnim procesima“ tajnik ili sam voditelj može brzo kreirati zadatak izravno iz ALAC-a. Rad sa zadacima omogućuje da maksimalno iskoristite mogućnosti sustava za kontrolu izvršenja naloga, kao što su: bilježenje cjelovite korespondencije o izvršenju naloga; mogućnost slanja na reviziju; fleksibilna konfiguracija usmjeravanja itd.

Nakon toga, prema zadacima vezanim za RKK, možete brzo rekreirati povijest rada na dokumentu, proceduru odobravanja i obrazloženje odluke.

Ako se modul "Ured" koristi samostalno, sve upute izdane izvođačima tajnik upisuje u RKK dokumenta, nakon čega se prati njihovo pravovremeno izvršenje. Istodobno, narudžbe se mogu ispisati za neautomatizirane korisnike.

Pri radu s elektroničkim dokumentima sva kretanja dokumenata provode se kroz zadatke, dok se mjesto papirnog dokumenta u svakom trenutku bilježi na posebnoj kartici RKK. To vam omogućuje da brzo pronađete papirnati izvornik dokumenta putem RKK-a. Rad s izlaznim i internim dokumentima temelji se na istim principima.

Razmjena elektroničkih dokumenata između sustava

Uz pomoć sustava moguće je organizirati razmjenu službenih, pravno značajnih elektroničkih dokumenata između organizacija. Razmjena dokumenata temelji se na korištenju industrijskog standarda za razmjenu elektroničkih dokumenata "Interakcija automatiziranih sustava za podršku upravljanju dokumentima", odobrenog od strane Ceha upravitelja dokumentacije.

Razmjena dokumenata može se izvršiti i između strukturne podjele jedne tvrtke (holdinga), te između nezavisnih partnerskih organizacija. U tom slučaju stranke u razmjeni mogu koristiti različitim sustavima elektroničko upravljanje dokumentima ili uopće ne raditi s takvim sustavima.

Ako se razmjena provodi između odjela jednog poduzeća (holdinga), tada se rad s dokumentima odvija u modulima "Upravljanje elektroničkim dokumentima", "Upravljanje poslovnim procesima" i "Ured". Ako je razmjena između vanjske organizacije, zatim se elektronički dokument izvozi iz sustava u datoteku ESD formata. Druga strana može ili uvesti ESD dokument u svoj sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (pod uvjetom da ovaj format podržava ovaj sustav; ESD format je otvoren) ili koristiti besplatni program DIRECTUM OverDoc za rad s ESD dokumentom. DIRECTUM OverDoc vam omogućuje pregled dokumenta, njegovih atributa i svih elektroničkih potpisa s kojima je dokument potpisan, uključujući token valjanosti.

Pretraga i analiza informacija

Od trenutka registracije bilo kojeg dokumenta u sustavu možete pronaći i njegovu registracijsku karticu s podacima o mjestu i postupku izvršenja dokumenta, kao i sam elektronički dokument.

Sustav traži registracijske brojeve, dopisnik, autor rezolucije, kao i za sve detalje RKK-a i njihovu proizvoljnu kombinaciju.

Osim toga, sustav pruža specijalizirana izvješća koja značajno povećavaju učinkovitost rada korisnika: Dokumenti u pregledu, Zakašnjeli nalozi, Dokumenti za vraćanje itd.

Web modul "Dopisnica"

Web modul "Office" dizajniran je za automatizaciju rada sa službenim papirnatim dokumentima, na primjer, s administrativnim dokumentima, dolaznim i odlaznim pismima, nalozima, izvješćima i dopisima. Olakšava obradu papirnatih dokumenata.

Obrada papirnatih dokumenata provodi se u skladu sa zahtjevima Državne obrazovne ustanove na kojoj se temelji tradicionalna ruska tehnologija uredskog rada.

Web modul "Office" namijenjen je rješavanju problema:

• jedinstvena registracija sve dolazne i odlazne korespondencije, kao i internih dokumenata, korištenjem registracijskih i kontrolnih kartica;
• kontrola pravodobnog izvršavanja naloga, rješenja i uputa uprave;
• brzo traženje potrebnih informacija o stanju, dostupnosti, kretanju papirnatih dokumenata;
• dobivanje potrebnih standardnih obrazaca i časopisa, kao i statističkih izvješća o tijeku rada organizacije.

Osnovu web modula "Ured" čine priručnici "Upisne i kontrolne kartice", "Nalozi za RKK", "Nomenklatura predmeta".

Prednosti integracije modula "Dopisnica" s ostalim modulima sustava

Dakle, zahvaljujući interakciji modula "Upravljanje elektroničkim dokumentima", "Upravljanje poslovnim procesima" i "Ured" unutar jedinstveni sustav povećanje učinkovitosti organizacije osigurava se uz potpunu usklađenost s domaćim tradicijama i standardima uredskog rada. Svi mehanizmi predviđeni svakim modulom mogu se koristiti u raznim kombinacijama "papirnate" i "elektroničke" faze rada s dokumentima. Pritom se skladno uklapa tradicionalni "papirnati" uredski rad elektroničko upravljanje dokumentima organizacije s razvijenim horizontalnim vezama.

Prepoznatljiva značajka Olympus elektronički ured je njegova bogata funkcionalnost koja je proizašla iz klasičnog uredskog rada.

Na velikom industrijsko poduzeće Zadaci tajnika (službenika) nisu samo registracija dokumenata, već i puno drugih poslova:

• određivanje voditelja, kome će prenijeti ulazni dokument za rješavanje
• priprema predrezolucija
• dostava dokumenta izvođaču
• kontrola povrata originala
• sažeta analiza izvršenja zadatka
• kontrola izvršenja naloga
• formiranje završnog izvješća o neizvršenim zadacima
• slanje odlaznih dokumenata
• traženje traženog dokumenta na zahtjev
• ispis, skeniranje
• pa čak i pohranjivanje ogromne količine dokumenata. Za sve je to odgovoran dobar službenik.

Elektronski ured Olympus sposoban obaviti posao dobri ljudi lakše i učinkovitije!

Automatska registracija:

Automatska kontrola ponovno zaprimljenih dokumenata

Sam sustav hvata dokumente koji ponovno ulaze u organizaciju i upozorava na to.

Automatske obavijesti o povratu originala

Sustav daje dijagram kretanja originala, a ako se isti ne vrati na vrijeme, o tome će obavijestiti matičara.

Pogodan komunikacijski sustav

Poveznice između dokumenata u Olympusu podrazumijevaju mogućnost dobivanja detaljne povijesti svih međusobno povezanih dokumenata, uključujući i arhivske, nastale dodatno, u poništenju ili izmjeni.

Dizajner izvješća

Koristeći dizajner izvješća sustava Olympus, zaposlenik može kreirati izvješća koja su mu potrebna bez pribjegavanja pomoći administratora ili programera. Ovako se često generiraju izvješća o neriješenim ili kontrolnim dokumentima.

Fleksibilni sustav filtracije

Sustav Olymp pruža mogućnost izvođenja zahtjeva za pretraživanje dokumenta pomoću niza filtera. Redak za filtriranje omogućuje vam da formulirate uvjete pretraživanja s više varijabli za željeni dokument.

Elektronički ured u sustavu Olympus je alat za organiziranje digitalnog uredskog rada. Ovaj segment akumulira sve informacije vezane uz dokumente tvrtke. Sadrži povijest rada korisnika; pohranjuje sve veze dokumenata; obavještava o dospijeću; uključuje sve datoteke stvorene s dokumentom; daje odgovore na pitanja izvođača i odgovornih za dokument, kao i rezultate njihova rada.

Kontrola izvršenja

Kontrola izvršenja u Olympus sustavu je duboka funkcionalnost koja pruža informacije o vremenu, fazama i rezultatima izvršenja naloga. Ova je funkcionalnost prisutna u cijelom sustavu, od elektroničkog ureda do strukturirane pohrane. Funkcionalnost je izgrađena na vremenu izvršenja dokumenta i uputa te informiranju o propadanju ovih rokova.

Vizualizacija kontrole izvršenja

1. Indikacija u boji i poruke iz sustava Olympus o propadanju roka.
2. Specijalizirani način rada s ukupnim brojem primljenih zadataka, preuzetih u rad, dovršenih na vrijeme, dovršenih s kašnjenjem u razdobljima koji nisu dovršeni na vrijeme.
3. Cijeli sustav izvješća o izvršenju naloga u kontekstu dokumenta, izvođači, kontrolori.

Posebna kontrola

Za pravovremeno i kvalitetno izvršavanje zadataka Olympus ima poseban sustav upravljanja. Njegova je bit da svi najvažniji zadaci koji se postavljaju za kontrolu moraju proći proceduru uklanjanja iz kontrole tj. zatvaranje. U nekim slučajevima, za uklanjanje zadatka iz kontrole, potrebno je procijeniti kvalitetu posla koji obavlja kompetentni stručnjak. Tada sustav može dodatno primijeniti postupak potvrde.

Formiranje kontrolnog naloga

1. Izdavanje kontrolnih naloga popraćeno je imenovanjem nadzornika, a po potrebi i djelatnika koji potvrđuje kvalitetan rad.
2. Omjer discipline izvedbe automatski se izračunava za testne narudžbe.
3. Poseban način rada "Analiza izvršenja kontrolnih zadataka" prikazuje podatke o pravovremenosti izvršenja kontrolnih zadataka.
4. Transformacija nadzornih ploča za stolna računala ova informacija u grafički prikaz.

Upravljanje dokumentima

Kompetentno upravljanje dokumentima je zalog učinkovit rad odjel, odjel, služba i organizacija u cjelini. "Upravljanje dokumentima" u sustavu Olympus je moderan alat za upravljanje velikim poduzećem, posebno usmjeren na poslovne procese visoke razine.

"Upravljanje dokumentima" je segment modula Upravljanje dokumentima - Olympus, izgrađen na principu planera, tj. svi zadaci i dokumenti koje primi djelatnik nižu se u jedan popis.

Popis prikazuje vrstu zadatka, predmet, sadržaj, datum primitka, rok, od koga je došao. Ovaj se popis lako može dopuniti potrebnim stupcem.

Crvena pozadina signalizira zakašnjeli zadatak, što će vam pomoći da ne zaboravite na njegov završetak. Sustav ima naprednu kontrolu, kada indikacija u boji obavještava o približavanju datuma izvršenja dokumenta.

Ispod popisa na karticama sve dodatne informacije, što će biti potrebno za donošenje odluke. To su tekst dokumenta, detaljna zadaća, povijest kretanja i povezani dokumenti.

U programu je lako pronaći željeni dokument, kao i podići povijest rada s njim. Štoviše, povijest pokazuje koliko krugova dokument već kruži, tko ga je uzeo u rad, a tko još nije.

Brzi prijem informacija:

• tko je inicirao dokument;
• koji je pristao;
• tko ga ima u ovom trenutku;
• koje je komentare i tko dao na dokument;
• je li ovaj dokument povezan s drugim dokumentima i kako, s mogućnošću otvaranja, uključujući povezane dokumente;
• za djelatnika, službu, odjel ili cijelo poduzeće u cjelini pogledajte sliku izvršenih i neispunjenih narudžbi.

Pogodnost rada s velikim brojem dokumenata:

• sam sustav generira popis dokumenata za razmatranje;
• sustav vas pita za koje dokumente trebate hitno donijeti odluku;
• sustav obavještava o razdoblju koje se bliži kraju;
• sustav omogućuje delegiranje vašeg posla i jednostavnu kontrolu pravovremenog izvršenja;
• sustav vam omogućuje da dobijete povijest rada na bilo kojem dokumentu;
• sustav će vam omogućiti da imenujete zamjenike tijekom njegove odsutnosti i vidite kako je zamjenik radio.

Jednostavnost upravljanja dokumentima:

• povećanje brzine razmjene informacija;
• povećanje razine izvršne discipline zaposlenika;
• poštivanje rokova za izvršenje ugovora;
• mogućnost dobivanja potrebnih informacija, brzo bez ustajanja s radnog mjesta.

Struktura skladištenja

Strukturirana pohrana dokumenata sustava Olympus nije samo knjižnica s ograničenim pristupom mapama, ona je individualna "baza znanja" svakog zaposlenika. Načelo izgradnje Olympus repozitorija temelji se na korisnikovim pravima pristupa odjeljcima, mapama, dokumentima, datotekama. Sustav automatski gradi individualnu arhivsku strukturu za svakog zaposlenika. Korisnik vidi samo one odjeljke i dokumente na koje ima prava.

Štoviše, zaposlenik ima mogućnost kopiranja dijela strukture arhive, mapa, dokumenata u osobnu pohranu. Takva prilika omogućit će korisniku da još brže dođe do potrebnih informacija, dokumenta.

Punjenje skladišta

Pohrana u sustavu Olympus automatski se puni dokumentima na temelju rezultata završetka ciklusa rada s dokumentom. Ova tehnologija vam omogućuje akumulaciju potrebni dokumenti u relevantnim odjeljcima, bez posebnog izdvajanja vremena za ovaj posao.

Kada se novi dokument pojavi u skladištu, sustav obavještava zaposlenika je li pretplaćen na takve obavijesti.

Pogodnost rada s dokumentima

Skladište Olymp odlikuje se funkcionalnim uslugama koje određuju praktičnost rada s dokumentima:

• Verziranje;
• Dokumenti o vezi (poništeni, poništeni, osim toga);
• Izvadak iz arhive;
• Izdavanje originala;
• Atributi pohrane (inventarni broj, skladište, stalak, polica, broj primjeraka).