Información y comunicación en la gestión de la organización. El papel de las comunicaciones en la gestión. Información de comunicación en la gestión de una organización

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Introducción

La comunicación es uno de los problemas clave de la sociedad moderna. En las organizaciones, este problema se traduce en una falta de comprensión de que la comunicación no es solo un intercambio de información, sino un proceso interpersonal dinámico de intercambio de comportamientos. De todo procesos organizacionales las comunicaciones, quizás, ocupan un lugar central y fundamental, ya que son la base de la vida de la organización. La toma de decisiones se define a menudo como elegir entre dos o más alternativas. Sin embargo, en realidad, este es el proceso de recolectar y procesar información, desarrollar alternativas y elegir una de ellas, y lo más importante es la implementación de la decisión. Sin este último, este proceso no tiene ningún sentido. La interacción gerencial se lleva a cabo en la organización a diferentes niveles, y en cada uno de ellos hay conflictos. Los conflictos se ven hoy en día como una fuente de desarrollo organizacional, porque en el transcurso de la resolución del conflicto nace una nueva situación. La paradoja es que la presencia de un conflicto se utiliza para juzgar la madurez de un individuo, un grupo y una organización. El conflicto es la semilla vital de la que surge el éxito.

El propósito Papel a plazo es la definición del lugar de la información y la comunicación en la gestión de la organización.

Las tareas del trabajo son averiguar exactamente cómo la información contribuye al funcionamiento normal de la empresa, qué papel juega en la gestión, cómo trabajar eficazmente para un gerente con la ayuda de la comunicación.

El objeto del trabajo del curso es la información involucrada en el proceso de gestión y comunicación.

1. Conceptos generales de información e intercambio de información

1.1 Concepto de información

La información se entiende como información sobre el mundo que nos rodea, que se presenta en forma de símbolos, ambos accesibles, comprensibles para una persona y que requieren análisis, comprensión y decodificación.

La información es un reflejo en la conciencia de una persona del mundo circundante, fija de alguna manera y por lo tanto posee la propiedad de reproducibilidad, utilizada como medio de comunicación entre las personas, cognición y conciencia del mundo, acumulación y preservación del conocimiento.

En la actividad de gestión, la información es una recopilación de información sobre el estado de los subsistemas de control y controlados, así como el medio ambiente. Sin embargo, en la práctica de gestionar una organización, la información se entiende de forma simplificada, como:

· Un conjunto de información sobre el estado del control, los sistemas controlados y el entorno externo de su funcionamiento;

· Nueva información sobre el estado de estos objetos de control;

· Información que reduce el nivel de incertidumbre y riesgo en relación al futuro, etc.

En las condiciones modernas de gestión y gestión de una organización, el soporte de información se ha convertido en un área importante, que consiste en recopilar y procesar la información necesaria para tomar decisiones de gestión informadas.

Las organizaciones almacenan y procesan grandes cantidades de datos que se pueden convertir en información útil. La efectividad de su uso depende de la capacidad de la organización para recopilar datos primarios, proporcionando a los gerentes la información que necesitan. La figura 1 muestra el proceso de conversión de datos primarios en información de gestión mediante un sistema de información (SI).

Figura 1 - Conversión de datos en información mediante IS

1.2 Propiedades de la información

La calidad de la información se determina de acuerdo con cuatro criterios principales:

1) Fiabilidad (precisión). Si los horarios de los trenes cambian al menos un 10%, la mayoría de los pasajeros percibirán el horario anterior como extremadamente poco confiable. Si los empleados encuentran errores en la información contenida en el documento, desconfiarán de todos los datos obtenidos con su ayuda.

2) Oportunidad. Solo la información recibida de manera oportuna tiene valor. El gerente responsable de la ejecución del presupuesto necesita información operativa sobre el nivel de costos, lo que le permite responder adecuadamente a cambios no deseados.

3) El volumen requerido. Muchos gerentes sufren de un exceso de información porque no pueden ver y utilizar grandes cantidades de ella. Quizás esto signifique que es desafortunado elegir un formato para convertir datos en información de gestión.

4) Significado. Mucho depende de las tareas y responsabilidades de un empleado en particular. El gerente responsable de la producción necesita información sobre los volúmenes de producción, las tasas de tiempo de inactividad de los equipos; el alto directivo necesita datos más generalizados.

Para evaluar el criterio de significación, consulte la Tabla 1, que muestra las diferencias en las necesidades de información de los altos directivos y jefes de departamentos responsables del trabajo diario de la organización (Gorry y Skott-Morton, 1971). :

Tabla 1 - Diferencias en las necesidades de información de los altos directivos y jefes de departamento

1.3 Intercambio de información

En las actividades de las grandes empresas, la transferencia de información es un factor primordial indispensable para el normal funcionamiento de la empresa. Al mismo tiempo, es de especial importancia garantizar la eficiencia y fiabilidad de la información. Para muchas empresas, internamente Sistema de informacion la información resuelve el problema de la organización del proceso tecnológico y es de carácter productivo.

Por medio de la información, se llevan a cabo etapas que se repiten cíclicamente del proceso de control: recibir, procesar información sobre el estado

objeto controlado y transferirle comandos de control. En consecuencia, con la ayuda de la información, se realiza una conexión entre el sujeto y el objeto y entre las partes controladoras y controladas. sistema común administración.

En el curso de las actividades conjuntas, las personas intercambian diferentes puntos de vista, ideas, puntos de vista, sugerencias, conocimientos, actitudes. Todo esto puede considerarse información, y el proceso de comunicación en sí mismo puede representarse como un proceso de intercambio de información. Precisamente porque el intercambio de información está integrado en todos los tipos principales de actividades de gestión, llamamos a la comunicación un proceso de conexión. Y uno de herramientas esenciales la gestión en manos del gerente es la información a su disposición. Al usar y transmitir esta información, además de recibir retroalimentación, organiza, lidera y motiva a los subordinados. Por tanto, mucho depende de su capacidad para transmitir información de tal forma que se logre la percepción más adecuada de esta información por parte de aquellos a quienes va destinada.

La comunicación es un intercambio de información, sobre la base del cual el gerente recibe la información necesaria para aceptar soluciones efectivas y comunica las decisiones tomadas a los empleados de la organización. Si la comunicación es deficiente, las decisiones pueden ser incorrectas, las personas pueden malinterpretar lo que la gerencia quiere de ellos o, finalmente, las relaciones interpersonales pueden sufrir esto. La comunicación eficaz a menudo determina la calidad de las decisiones y cómo se implementarán realmente.

Es casi imposible sobrestimar la importancia de la comunicación en la gestión. Casi todo lo que hacen los líderes para facilitar que una organización logre sus objetivos requiere una comunicación eficaz. Si las personas no pueden intercambiar información, no podrán trabajar juntas, formular metas y alcanzarlas. Sin embargo, la comunicación es un proceso complejo con pasos interdependientes. Cada uno de estos pasos es muy necesario para que nuestros pensamientos sean comprensibles para otra persona. Cada paso es un punto en el que, si somos descuidados y no pensamos en lo que estamos haciendo, se puede perder el significado.

Según la investigación, los gerentes dedican del 50 al 90% de su tiempo a las comunicaciones. Esto parece increíble, pero se vuelve comprensible si se considera que el líder lo hace para cumplir con sus roles en las relaciones interpersonales, el intercambio de información y los procesos de toma de decisiones, sin mencionar las funciones gerenciales de planear, organizar, motivar y controlar.

Precisamente porque el intercambio de información está integrado en todos los tipos principales de actividades de gestión, llamamos a la comunicación un proceso de conexión. Dado que el líder tiene tres roles y cuatro funciones principales para formular los objetivos de la organización y lograrlos, la calidad de la comunicación puede afectar directamente el grado de logro de los objetivos.

Esto significa que la comunicación eficaz es esencial para el éxito de las personas y las organizaciones. La comunicación ineficaz es una de las principales áreas de problemas. Al comprender profundamente la comunicación a nivel del individuo y la organización, debemos aprender a reducir la incidencia de la comunicación ineficaz y convertirnos en gerentes mejores y más efectivos. Los líderes efectivos son aquellos que son efectivos en la comunicación. Representan la esencia del proceso de comunicación, tienen habilidades de comunicación oral y escrita bien desarrolladas y comprenden cómo el entorno afecta el intercambio de información.

La comunicación se lleva a cabo transfiriendo ideas, hechos, opiniones, sensaciones o percepciones, sentimientos y relaciones de una persona a otra de forma oral o de cualquier otra forma con el fin de recibir la respuesta deseada en respuesta.

Al considerar el proceso de comunicación, es necesario tener en cuenta que en el contexto de la comunicación humana, es importante no solo cómo se transmite la información, sino también cómo se forma, especifica y desarrolla. La comunicación y la información son cosas diferentes pero relacionadas. La comunicación incluye tanto lo que se transmite como cómo se transmite ese "qué".

Para que tenga lugar la comunicación, se requieren al menos dos personas. Por tanto, cada uno de los participantes debe tener todas o algunas de las habilidades: ver, oír, tocar, percibir el olfato y el gusto.

La comunicación efectiva requiere ciertas habilidades y habilidades de cada una de las partes. La comunicación debe ser considerada no solo como envío y recepción de información, ya que se trata de la relación de dos personas, cada una de las cuales es un sujeto activo, su información mutua implica el establecimiento de actividades conjuntas. Por tanto, en el proceso comunicativo, no solo se produce el movimiento de información, sino también un intercambio activo de la misma.

En un intercambio de información específicamente humano, la importancia de la información juega un papel especial para cada participante en la comunicación, ya que las personas no solo intercambian palabras, sino que al mismo tiempo se esfuerzan por desarrollar un significado común. Y esto es posible siempre que la información no solo sea aceptada, sino también comprensible y comprendida.

2. Semiótica y sus secciones

gestión de la gestión de la comunicación

La semiótica es una ciencia que estudia formas de transmisión de información, propiedades de los signos y sistemas de signos en la sociedad humana (principalmente lenguajes naturales y artificiales, así como algunos fenómenos culturales, sistemas de mitos, rituales), la naturaleza (comunicación en el reino animal) o en el hombre mismo (percepción visual y auditiva, etc.). En otras palabras, la semiótica es una teoría de signos y sistemas de signos.

Hay tres secciones de semiótica:

§ sintáctica (o sintaxis, del griego. sintaxis- construcción, orden): estudia los patrones de construcción de los sistemas de signos independientemente de su interpretación, es decir, la relación de los signos entre sí;

§ semántica (del griego. semánticos- lo que significa) - estudia la relación entre un signo y su significado;

§ pragmática (del griego. pragmatos- acción): estudia la relación de los signos con sus remitentes, destinatarios y el contexto de la actividad de los signos.

En la ciencia moderna, hay varias áreas de investigación semiótica.

La primera direccion es semiótica biológica, o biosemióticos.

Esta dirección se ocupa del estudio de los sistemas de señalización (comunicación) de los animales, incluidos los animales inferiores e insectos, es decir, estudia los sistemas basados ​​en signos naturales, o signos que de alguna manera son importantes para la existencia del propio organismo, es decir, biológicamente. esencial (biológicamente relevante).

La segunda dirección es la etnosemiótica, que estudia el "nivel implícito" de la cultura humana. Incluso cuando algo bastante tangible, por ejemplo una canción de boda folclórica o una conspiración, aparece como un objeto de observación separado para los etnosemióticos, el punto de vista de la semiótica sobre este tema difiere del punto de vista; las ciencias del folclore: la semiótica lo estudia como parte de tales sistemas de signos de una sociedad determinada, cuyo significado y función no son reconocidos por los propios miembros de la sociedad.

La etnosemiótica es una ciencia joven y en rápido desarrollo; todavía no existen teorías generalizadoras generalmente aceptadas en ella. En el extranjero, especialmente en los Estados Unidos, se lleva a cabo un gran número de investigaciones individuales específicas en el marco de la etnografía (llamada allí "antropología cultural y social").

Detengámonos primero en la investigación privada realizada en antropología cultural y social, tomando como ejemplo típico el estudio de las posturas humanas que pueden formar parte de los sistemas de signos. En el marco de la antropología cultural y social, el estudio de las posturas se puede realizar desde diferentes ángulos.

Por un lado, las posturas se pueden estudiar desde el punto de vista de la fisiología del cuerpo humano (de igual forma se puede estudiar el llanto, la risa, funciones fisiológicas, etc.), este es el llamado punto etológico de vista. La descripción de poses es importante para la psicología de la ingeniería, que consiste en el estudio de una persona en contacto con una máquina: reacciones y comportamientos humanos, colocación de una persona frente a una máquina o máquina, diseño de manijas, paneles de control, etc. .; el conocimiento de las posturas típicas de una determinada nacionalidad es importante al planificar apartamentos, muebles, etc .; para la psiquiatría: la observación psiquiátrica de las posturas, a su vez, puede arrojar luz sobre el comportamiento físico de una persona sana.

Por otro lado, las posturas pueden estudiarse como posiciones del cuerpo humano propias de una cultura determinada. Este es un punto de vista etnológico. El número total de varias posiciones estables que el cuerpo humano es capaz de aceptar es de unas 1000. Pero de ellas, debido a la tradición cultural de cada tribu y pueblo, algunas están prohibidas (tabú), mientras que otras son fijas. Por tanto, el estudio de las posturas debe ser necesariamente comparativo, "intercultural". Para determinar si una postura en particular es significativa, por ejemplo, la postura de sentarse a comer, es decir, si tiene un significado etnológico, es necesario comparar las posturas de sentarse a comer en diferentes culturas, por ejemplo, entre los indios de América del Norte y los aborígenes de Nueva Zelanda. Si las posturas resultan ser consistentemente diferentes, entonces son un hecho cultural.

Después de eso, se puede compilar un catálogo de poses etnológicas (Figura 2). Tras aislar las unidades más pequeñas y elementales del comportamiento espacial humano --posas y recopilación de catálogos-- se inicia un profundo estudio cultural y etnográfico de las mismas, que puede llevarse a cabo en las siguientes líneas:

a) la relación de las poses con otros sistemas de cultura simbólicos y no simbólicos: vestimenta, distribución de viviendas, etc.;

b) tradición cultural e histórica: la estabilidad de algunas poses a lo largo periodos largos la existencia de los pueblos.

Estas posturas se transmiten tradicionalmente y persisten durante largos períodos de tiempo. Se supone que pueden servir, como formas de lenguaje y objetos de cultura material, para establecer los más antiguos movimientos y contactos de tribus. Así, la postura en la tercera fila desde arriba, la cuarta columna desde la izquierda, característica de la población de las islas de Samoa en el Océano Pacífico, aparentemente indica contactos indirectos con India, donde se asocia con costumbres religiosas.

Figura 2 - Parte del catálogo de poses que son significativas desde un punto de vista etnológico (según G. Hughes)

La tercera dirección - linguosemióticos- se centra en el estudio del lenguaje natural con su estilística.

El lenguaje sonoro natural de las personas es el más completo y perfecto de todos los sistemas de comunicación que existen en persona famosa el mundo. Otros sistemas y lenguajes artificiales creados por el hombre (por ejemplo, escritura, señalización con banderas, código Morse, Braille para ciegos, lenguajes artificiales como Esperanto o Volapuk, lenguajes de lógica de la información, etc.) incorporan únicamente algunas de las propiedades de un lenguaje natural. Estos sistemas pueden fortalecer significativamente el lenguaje y superarlo en uno o varios aspectos, pero a la vez ser inferior en otros, así como el teléfono, la televisión, la radio (en general, cualquier herramienta, cualquier instrumento) potencian algunas propiedades de órganos humanos individuales.

Linguosemiotics explora otros sistemas de signos relacionados, que:

§ funcionar en paralelo con el lenguaje (por ejemplo, gestos y expresiones faciales que acompañan al habla);

§ compensar el lenguaje (por ejemplo, entonación estilística y expresiva; fuentes tipográficas);

§ modificar sus funciones y su carácter simbólico (por ejemplo, discurso artístico).

V últimos años debido al rápido desarrollo del modelado del lenguaje natural y la aparición diferentes tipos Los lenguajes artificiales (información, lógica de la información, como la programación, etc.), el objeto de la lingüosemiótica también se ha expandido.

Cuarta dirección - semiótica abstracta- estudia solo las propiedades y relaciones más generales que caracterizan a los sistemas de signos, independientemente de su encarnación material (R. Carnap en el extranjero; V.B. Biryukov, D.P. Gorsky, A.A. Zinoviev, V.V. Martynov, etc., LA URSS). En el marco de esta dirección, se está creando la teoría lógico-matemática más abstracta de los sistemas de signos.

El tema de la semiótica general es la comparación, recopilación y generalización de los resultados de una semiótica particular; consideración de cómo las relaciones lingüísticas abstractas se manifiestan en diferentes sistemas de señalización; la formulación de las leyes semióticas generales que surgen en este caso; resolución de problemas epistemológicos, etc.

3. Medición de información. Entropía

3.1 El papel de la información en la gestión

La esencia y el papel de la información en la gestión se muestra mejor mediante la conexión entre el concepto de información y el concepto de entropía. Hubo un tiempo en que N. Wiener expresó dualidad entropía - información como sigue: “Así como la cantidad de información en un sistema es una medida de la organización del sistema, de la misma manera la entropía es una medida de la desorganización del sistema; uno es igual al otro, tomado con el signo contrario ". La gestión del sistema depende de la información disponible. De toda la variedad de definiciones de información, la más fundamental es la que postula la teoría de la información y está asociada con la cantidad de información:

La información es la eliminación de la incertidumbre. En este caso, la incertidumbre se reduce por la cantidad de información que se obtuvo en el proceso de elegir o tomar una decisión entre el número de alternativas disponibles;

Sin embargo, en la gestión, la información también es un medio de comunicación (la información se transmite en forma de mensaje que contiene información en variables cambiantes).

La información contrarresta las tendencias del sistema a la desorganización y al crecimiento de la entropía, y la cantidad de información en el sistema es una medida de la organización del sistema (Figura 3.1.).

Debe hacerse una distinción entre conceptos como datos e información. Datos: información primaria (señales) sobre cambios en las variables (el grado de agregación es bajo);

Información intermedia obtenida como resultado de la acumulación y agregación de datos primarios, informando sobre la dinámica de cambios;

Información final (alto grado de acumulación y agregación), utilizada directamente en el proceso de toma de decisiones.

3.2 Medidas cuantitativas de información

Las medidas estructurales se utilizan para medir solo información discreta. Las medidas estructurales utilizadas se basan en elementos de información (cuantos), que se entienden como partes indivisibles de la información.

Las medidas estructurales se subdividen en medidas de información geométricas, combinatorias y aditivas.

Medida geométrica define la cantidad de información como el valor de la longitud, área o volumen del modelo geométrico del mensaje, relacionado con el número de cuantos que contiene. El potencial, es decir, la máxima cantidad posible de información en las dimensiones estructurales dadas, se determina mediante el método geométrico. Este número se llama capacidad de información.

La cantidad de información en uso medida combinatoria se calcula como el número de combinaciones que se pueden realizar a partir de elementos de información. Esta medida mide la diversidad estructural potencial de los complejos de información. Es recomendable utilizar la medida combinatoria cuando se requiera evaluar las posibilidades de transferir información diversa utilizando elementos alfanuméricos.

Antes de hablar de la medida aditiva de información, presentamos los conceptos de profundidad h y longitud l de una palabra.

Profundidad h las palabras llaman la cantidad varios elementos(caracteres) contenidos en el alfabeto adoptado.

Longitud l Las palabras se denominan el número de caracteres necesarios y suficientes para representar un conjunto dado de palabras mediante elementos de un alfabeto dado.

La profundidad de la palabra corresponde a la base y la longitud de la palabra corresponde a la longitud del sistema numérico o sistema de codificación.

El número total de palabras que se pueden representar mediante códigos de longitud ly profundidad h viene determinado por la expresión

Esto significa que la capacidad de información q con este método de estimación depende exponencialmente de la longitud de la palabra l. Por tanto, la aplicación de esta medida en la práctica supone un gran inconveniente.

Para hacer posible sumar la cantidad de información al agregar palabras y la proporcionalidad de la cantidad de información a la longitud de una palabra, Hartley introdujo una medida de información logarítmica aditiva

I = log 2 h l = l log 2 h.

La unidad de medida de la información al aplicar una medida aditiva es un bit, es decir, la cantidad de información contenida en una palabra de profundidad h = 2 y longitud l= 1. Si la información proviene de varias fuentes, entonces al evaluar la cantidad de información mediante una medida aditiva, es verdadera

donde I (A1, A2, ..., An) es la cantidad total de información de las fuentes A1, A2, ..., An;

I (Ai), i = 1 (1) n - la cantidad de información de la fuente Ai, medida por una medida aditiva.

Determinar la cantidad de información utilizando medidas estadísticas requiere un enfoque probabilístico. Con este enfoque, la información se considera como un mensaje sobre el resultado de eventos aleatorios, la implementación de variables y funciones aleatorias, y la cantidad de información se hace dependiente de las probabilidades a priori de estos eventos, cantidades, funciones. Las medidas estadísticas y estructurales de la información no permiten evaluar el contenido de la información, ya que no tienen en cuenta el significado del mensaje y su valor para el destinatario. Las medidas semánticas brindan la oportunidad de evitar esta desventaja.

3.3 La cantidad de información como medida de la organización del sistema

La cantidad de información se utiliza para expresar el grado de organización del sistema en función de la medición del grado de incertidumbre (fórmula 3.1.):

К = -log2 p i, (3.1.),

donde p i es la probabilidad de elegir la i-ésima alternativa;

Una ilustración de esta fórmula se muestra a continuación en la Figura 3.2. El concepto de cantidad de información se interpreta a continuación en relación con la reducción de la incertidumbre al elegir entre 8 alternativas. Al mismo tiempo, la incertidumbre disminuyó en 3 bits o en la cantidad de información que se obtuvo como resultado de elegir entre 8 alternativas.

K = -log2 pi = -log 2 18 = 3 bits.

donde K es la cantidad de información;

p i - la probabilidad de elegir la i-ésima alternativa;

Figura 4 - Tres tics de selección y reducción de la incertidumbre en tres bits al elegir entre ocho opciones.

4. Redes de comunicación de la organización

La organización se gestiona a través de personas. Una de las herramientas de gestión más importantes para un gerente es dirigirlos señales o mensajes a sus subordinados sobre su comportamiento necesario para lograr los objetivos de la organización. Utilizando esto y recibiendo comentarios de los subordinados, el gerente organiza, motiva y dirige a los subordinados. Mucho depende de la habilidad del gerente para transmitir y recibir efectivamente tales señales y mensajes de manera que sean percibidos de la manera más adecuada por aquellos a quienes están destinados. Muchos gerentes comprenden la importancia de este problema y le prestan mucha atención.

En el proceso de comunicación, las señales o mensajes sobre el comportamiento se transmiten de un sujeto a otro y viceversa. Los sujetos pueden ser individuos, grupos y organizaciones en su conjunto.

En el primer caso, la comunicación es interpersonal personaje. Se lleva a cabo transfiriendo ideas, hechos, opiniones, indicios, sensaciones o percepciones, sentimientos y relaciones de una persona a otra en verbal(oral o escrita), así como en no verbal(posturas, gestos, tono de voz, tiempo de transmisión, etc.) para obtener la respuesta deseada.

En el segundo y tercer caso, estamos hablando de organizativo comunicación, es decir cómo, por quién y cuándo se envían las señales en el contexto de los grupos y la organización (reuniones, presentaciones, instrucciones y procedimientos, documentos comerciales, pedidos e instrucciones, planes, etc.) y cómo se recibe la retroalimentación (observaciones, informes, evaluación, etc.) .) etc.). Los vínculos de comunicación existentes en la organización reflejan su estructura real, y la tarea de la alta dirección en este caso es poner ambos en conformidad.

La discrepancia entre la estructura aprobada y el proceso de comunicación existente en la organización reduce significativamente la efectividad de sus actividades.

Cabe señalar que la comunicación y información - estos son diferentes (dos conceptos que a menudo se confunden), pero conceptos relacionados. La información es una parte natural y significativa de una señal o mensaje enviado o recibido, lo que permite darles un cierto significado. En pocas palabras, la información es una interpretación interna de eventos externos. Por ejemplo, un grito de miedo es una interpretación de información que incluso puede medirse en decibeles.

La comunicación también incluye qué transmitido, y luego cómo este "qué" se transmite. Para que la comunicación tenga lugar en una versión interpersonal, se requieren al menos dos personas.

La comunicación exige a cada uno de los participantes en la interacción de la dirección. Entonces, cada uno de los participantes debe tener todas o algunas de las habilidades: ver, oír, tocar, percibir el olfato, el gusto, etc. La comunicación efectiva requiere ciertas habilidades y habilidades de cada una de las partes, así como la presencia de un cierto grado de comprensión mutua.

El término "comunicación" proviene del latín "communis" que significa "común": el transmisor de señales o mensajes intenta establecer una "comunidad" con el receptor.

Por lo tanto, la comunicación puede definirse como la transferencia no solo de información, sino de significado o significado a través de símbolos. La comunicación interpersonal eficaz es fundamental para el éxito de la gestión por varias razones. Primero, la solución de muchas tareas de gestión se basa en la interacción directa de las personas (jefe con subordinado, subordinados entre sí) en el marco de varios eventos.

En segundo lugar, la comunicación interpersonal puede ser la mejor manera discutir y resolver problemas caracterizados por la incertidumbre y la ambigüedad.

Una red de comunicación es una conexión de individuos que participan en el proceso de comunicación de cierta manera utilizando flujos de información (Figura 5). En este caso, no se consideran los individuos como tales, sino las relaciones de comunicación entre los individuos. Una red de comunicación incluye flujos de mensajes o señales entre dos o más personas. La red de comunicación se centra en los patrones de estos flujos desarrollados en la organización, más que en si el mensaje ha sido transmitido o tiene significado. Sin embargo, la red de comunicación puede afectar el estrechamiento o la ampliación de la brecha entre el valor enviado y recibido.

La red creada por el líder consta de conexiones verticales, horizontales y diagonales. Enlaces verticales se construyen a lo largo de la línea de liderazgo desde el jefe hasta los subordinados. Horizontal conexiones se llevan a cabo entre individuos o partes de la organización de iguales niveles: entre diputados, entre jefes de departamento, entre subordinados. Lazos diagonales- estas son conexiones con otros jefes y con otros subordinados. La red de estas conexiones crea la estructura real de la organización. La tarea de la estructura organizativa formal es conseguir que los flujos de comunicación vayan en la dirección correcta. El tamaño de las divisiones en la organización limita las posibilidades de desarrollo de la red de comunicaciones. Si el tamaño del grupo aumenta en progresión aritmética, entonces el número de posibles relaciones de comunicación aumenta exponencialmente. De ahí que la red de comunicación en un grupo de 12 personas sea más variada y compleja que en un grupo de tres.

Dependiendo de cómo se construyan las redes de comunicación, las actividades del grupo pueden ser más o menos efectivas.

RED DE COMUNICACIONES EXTERNAS

Figura 5 - Red de comunicación interpersonal del líder del equipo en la organización

Existen patrones bien establecidos de redes de comunicación para grupos del mismo o diferente tamaño (Figura 6). En las redes "circulares", los miembros del grupo pueden comunicarse solo con aquellos que se encuentran a su lado. En las redes del tipo "rueda", se representa una jerarquía de poder formal y centralizada, en la que los subordinados se comunican entre sí a través de su jefe. La base objetiva de esta situación es que la persona en el centro de la "rueda" tiene más conexiones de comunicación que otros miembros del grupo. Recibe más mensajes, es más probable que otros miembros del grupo lo reconozcan como líder, tiene más influencia social sobre otros miembros del grupo, por lo general tiene más responsabilidad en la transmisión de información, más de él que de otros, la solución final al problema. se espera un problema.

Una imagen similar se observa en redes del tipo "Y". Estas redes se denominan centralizadas y pueden ser eficaces si se resuelven problemas simples... Otro tipo de jerarquía de poder está representado por redes de tipo "cadena", en las que aparecen conexiones horizontales, un elemento de descentralización. Las redes que abarcan todo el canal representan grupos completamente descentralizados. Esto suele ser necesario cuando todos deben participar en la resolución de problemas complejos. Este enfoque también se llama comunicaciones abiertas.

Comprender los tipos de redes de comunicación es especialmente importante para comprender la relación de poder y control en una organización. Se sabe que retener o centralizar información mantiene las relaciones de poder. La naturaleza de la interdependencia del trabajo y las personas en un grupo u organización determinará el tipo de red de comunicación más eficaz. La interdependencia simple permite el uso de redes centralizadas. Las interdependencias complejas requieren un enfoque de "equipo" para construir redes de comunicación. Sin embargo, es posible que una red compleja no resuelva un problema simple.

Figura 6 - Ejemplos de redes de comunicación en grupos

5. La tecnología de gestión como proceso de información

La tecnología se refiere a cualquier medio de convertir materias primas para producir los resultados deseados. Dado que el tema y, en consecuencia, el material de origen del trabajo gerencial es la información, la tecnología de la gerencia, por ejemplo, puede definirse como un conjunto de métodos para procesar la información gerencial con el fin de desarrollar, tomar e implementar decisiones gerenciales.

La tecnología de control refleja el contenido del control, se caracteriza por los procesos de movimiento y procesamiento de la información y está determinada por la composición y el procedimiento para realizar el trabajo de gestión, durante el cual esta información se convierte y afecta al objeto controlado. De ahí sigue el objetivo principal de la tecnología de control: el establecimiento de un esquema racional de interacción. unidades estructurales e intérpretes individuales en el proceso de gestión.

La tecnología de gestión se define como un sistema de operaciones y procedimientos realizados por gerentes, especialistas y ejecutores técnicos en una secuencia determinada utilizando los métodos y medios técnicos necesarios.

El propósito de la tecnología de gestión es optimizar el proceso de gestión, racionalizarlo excluyendo actividades y operaciones que no son necesarias para lograr el resultado.

La función principal de la tecnología de gestión es asegurar la relación científica y funcional de los procesos de gestión con tecnologías de gestión específicas que contribuyan a la implementación de las funciones de gestión. En este sentido, es importante formar el pensamiento de un nuevo tipo de directivos, su orientación hacia actividades analíticas e innovadoras proactivas.

El desarrollo de la tecnología de control implica la determinación del número, secuencia y naturaleza de las operaciones que componen el proceso de control, el desarrollo o selección de métodos, técnicas y medios técnicos adecuados para cada operación, la identificación de las condiciones óptimas para el proceso de transferencia. el objeto del sistema desde el estado inicial al estado deseado.

El funcionamiento preciso del órgano de gobierno requiere dividir el proceso de gestión en operaciones, y organización eficiente gestión - combinación adecuada de operaciones. Cada operación debe estar vinculada a operaciones anteriores en este ciclo del proceso de control. La ejecución de la operación debe estar vinculada a la ejecución de otras operaciones. El concepto " tecnología de control»Está estrechamente relacionado con el proceso de operaciones algorítmicas en el marco de determinadas funciones del sistema de control.

El rol del algoritmo (procedimiento) del proceso de control es una prescripción que determina el contenido y secuencia de acciones en cualquier proceso de información o organizacional. Su algoritmo representa las reglas para la implementación secuencial de ciertas operaciones, relacionadas entre sí, en las que se puede descomponer este proceso, y que deben implementarse para lograr el objetivo deseado. El procedimiento puede definirse como un sistema de instrucciones implementadas secuencialmente sobre la ejecución de operaciones en un orden determinado, que conduce a la solución de problemas de gestión.

De manera esquemática, la tecnología de control se puede representar en forma de interacción informativa y organizativa de tres ciclos o procesos principales, dentro de los cuales se realizan diversas operaciones y procedimientos.

1. Proceso de información: búsqueda, recopilación, transmisión, procesamiento y almacenamiento de diversos tipos de información. Aquí se emplean principalmente artistas y especialistas creativos.

2. Pensamiento lógico, o proceso de desarrollo y toma de decisiones gerenciales: investigación, procesamiento, cálculos, pronósticos, toma de decisiones. Emplea principalmente a especialistas y ejecutivos de la organización.

3. Proceso organizativo o impacto organizativo en el objeto de gestión para la implementación de las decisiones de gestión: selección y colocación de personal, acercamiento de tareas a ejecutantes, planificación operativa, organización del trabajo, coordinación, control de ejecución, etc.

Los puntos esenciales en la tecnología de gestión son la investigación y descripción de formas racionales de implementar procesos de gestión utilizando operaciones y procedimientos adecuados. Sin embargo, es muy difícil describir los algoritmos para el funcionamiento de los sistemas de control y determinar todo el conjunto de métodos para realizar y ordenar las transformaciones de la información y las interacciones organizacionales que componen el proceso de gestión, y es difícil de formular sin ambigüedades.

Actualmente, existen varios enfoques para la formación de tecnología de gestión. Dado que la tecnología de gestión está determinada por la composición del trabajo de gestión, entonces, en consecuencia, su construcción se puede llevar a cabo según qué enfoque para comprender la gestión se tome como base, o qué estilo de gestión se caracteriza por las actividades de los ejecutivos de la empresa. .

El más desarrollado y sencillo es el enfoque funcional clásico tradicional, que se basa en la comprensión de la gestión como un proceso para realizar determinadas funciones. Aquí, la tecnología de gestión se puede definir como la regulación de procedimientos y métodos racionales de trabajar con información en el proceso de implementación de funciones de gestión. La esencia del enfoque funcional es que en cada nivel jerárquico de los sistemas de gestión, se asignan áreas relativamente aisladas de trabajo o funciones de gestión, para cada una de las cuales se construye un determinado conjunto de procedimientos. En el futuro se destacan las subfunciones y los correspondientes bloques de procedimientos, los cuales se detallan hasta el nivel de operación; se determinan los tipos de documentos, los medios técnicos necesarios, etc.

Este enfoque de la tecnificación de los procesos de gestión es aplicable a empresas que operan de forma estable en un entorno ligeramente cambiante. Entonces, una organización puede tener una tecnología de planificación, una tecnología de control o (teniendo en cuenta funciones de gestión especiales) una tecnología para gestionar el desarrollo de un nuevo producto, una tecnología. investigación de mercado etc.

Lo más adecuado en un entorno externo cambiante es un enfoque situacional, cuya esencia es fundamentar un algoritmo para elegir un procedimiento en función de tener en cuenta los signos de una situación o problema particular. Con el enfoque situacional, la tecnología de gestión se define como una secuencia de acciones para la selección de los procedimientos adecuados y la implementación de las transformaciones de información e influencias organizacionales incluidas en ellos. El esquema de tecnología de gestión incluye:

· Diagnóstico del problema y determinación de formas de resolverlo;

· Identificación de factores que influyen en la decisión;

· Desarrollo y evaluación de alternativas;

· Desarrollo de tácticas para la implementación de los caminos de desarrollo previstos.

Y, finalmente, el enfoque de la gestión desde el punto de vista de la toma de decisiones nos permite considerar la tecnología de gestión como una determinada secuencia de acciones que se utilizan para fijar las metas de la empresa y desarrollar mecanismos para alcanzarlas. En este caso, se distinguen dos etapas:

1. desarrollo de metas y estrategias para el desarrollo de la empresa;

2. Formación de tecnología para la toma e implementación de decisiones gerenciales.

La eficacia de la tecnología de gestión es el resultado final, que se expresa no solo en el ahorro de tiempo y costes, sino también en asegurar la sostenibilidad y supervivencia de la organización en un entorno externo cambiante.

Los criterios para la efectividad de la tecnología de control incluyen:

· Sencillez (la tecnología de control no debe ser demasiado complicada, contener etapas u operaciones intermedias);

· Flexibilidad (adaptación a condiciones cambiantes);

· Fiabilidad (la presencia de un cierto margen de seguridad, un mecanismo de duplicación);

· Eficiencia (la tecnología puede ser eficaz, pero no económica);

· Facilidad de uso (una tecnología bien desarrollada será inútil si resulta incómoda para las personas que tienen que trabajar).

La tecnología de control ocupa hoy un lugar especial en la tecnología de control.

La tecnología de gestión es un conjunto de recursos materiales (equipos de oficina, equipos de comunicación, computadoras, etc.) que pueden reducir la complejidad del trabajo de gestión, el momento de su implementación y también aumentar la calidad de las decisiones.

Las capacidades mentales de un individuo tienen un límite, el uso de la memoria operativa y de largo plazo de las computadoras permite expandir las capacidades intelectuales de los especialistas para resolver problemas de manejo... El desarrollo de herramientas de automatización contribuye a la profundización de la naturaleza informativa del trabajo de gestión, y las tecnologías de sistemas computarizados se están convirtiendo en una parte integral de la tecnología de gestión.

Existen obstáculos para la comunicación que se pueden dividir en dos grupos: los que existen a nivel individual y los que “crecen” a nivel organizacional.

Las fuentes de las barreras de comunicación son tanto los individuos como las organizaciones en su conjunto (Tabla 2).

Las barreras individuales, en primer lugar, pueden asociarse con diferencias en las emociones y tipos de percepción. Por ejemplo, si una persona tiende a dividir a las personas en grupos (clases), será difícil cambiar de opinión. Si una persona define rígidamente su posición incluso antes del inicio de la discusión, las posibilidades de lograr el éxito en la comunicación se reducen drásticamente. Además, las personas con diferentes antecedentes o niveles de conocimiento tienden a interpretar la misma información de manera diferente.

En segundo lugar, el problema puede estar en la elección incorrecta del canal o medio de comunicación. Por ejemplo, cuando un mensaje tiene una connotación emocional, es recomendable transmitirlo personalmente, en el encuentro, y no en una carta. Los mensajes escritos son mejores para los mensajes de rutina, pero no brindan retroalimentación lo suficientemente rápida. Además, los mensajes escritos son inapropiados para usar para la transmisión de múltiples señales de información.

En tercer lugar, las dificultades de comunicación a menudo se asocian con diferencias semánticas.

Semántica es el significado de las palabras y el contexto en el que se utilizan. La palabra "eficiencia" para un gerente de fábrica puede significar lograr altos volúmenes de producción, y para un especialista en recursos humanos, puede significar la satisfacción de los empleados. Muchos son completamente ordinarios en idioma en Inglés las palabras tienen un promedio de 28 significados diferentes. En consecuencia, una comunicación exitosa requiere una cuidadosa selección de palabras para reflejar con precisión sus pensamientos.

En cuarto lugar, el destinatario puede malinterpretar al remitente si dice una cosa, pero los mensajes no verbales indican algo completamente diferente. Si la expresión facial de una persona no coincide con sus palabras, habrá "ruido" e incertidumbre en las comunicaciones. Entonación, gestos, acciones: todo esto no debe contradecir lo que se dice en voz alta.

Tabla 2 - Barreras de comunicación y formas de superarlas

Las barreras organizacionales están relacionadas con factores inherentes a la organización en su conjunto. En primer lugar, este es el problema de los diferentes estatus y niveles de autoridad. Por ejemplo, si fuera un empleado de primera línea, ¿le informaría un problema al gerente si su contacto crea una impresión negativa en el gerente de su trabajo? Por otro lado, los gerentes dotados de poder a menudo perciben a los empleados comunes como incapaces de los pensamientos y acciones frívolos de los individuos.

Las diferencias en los objetivos y necesidades de los departamentos tienen un impacto significativo en la comunicación. Cada uno tiene sus propios problemas. Para el departamento de producción, lo principal son los indicadores de rendimiento, sus empleados están bastante lejos de los intereses del personal de marketing.

El tercer problema es que los flujos de comunicación pueden no ser apropiados para la tarea del equipo o de toda la organización. Si se utiliza una estructura de comunicación centralizada para realizar tareas no estándar, el intercambio de información entre empleados será claramente insuficiente. Una organización, departamento o equipo es más eficaz solo cuando la cantidad de comunicación entre los empleados corresponde a la tarea en cuestión.

La falta de canales formales en la organización tiene un impacto negativo en la efectividad de las comunicaciones. La empresa debe contar siempre con comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales adecuadas a la situación actual. diferentes formas: encuestas a empleados, políticas de puertas abiertas, boletines, memorandos, equipos especiales, incluso el establecimiento de puestos especiales de “enlace”. La ausencia de canales formales significa la ausencia de comunicaciones en la organización como tal.

Para superar las barreras de comunicación, la gerencia debe crear una estructura organizacional que estimule la comunicación positiva y efectiva, lo que requiere tanto habilidades individuales como acción organizacional.

La habilidad individual más importante es escuchar. Escuchar activamente significa hacer preguntas, mostrar interés y, de vez en cuando, reformular lo que la otra persona tiene que decir para asegurarse de que lo comprende correctamente. Escuchar activamente significa brindar retroalimentación al remitente del mensaje.

En segundo lugar, debe elegir los canales adecuados para enviar sus propios mensajes. Un mensaje complejo requiere el uso de un canal comunicativo de gran capacidad (teléfono, conversación personal), los mensajes de rutina y los datos se pueden transmitir en forma de notas, cartas o correo electrónico.

En tercer lugar, tanto el remitente como el destinatario deben intentar comprender el punto de vista de la otra parte. Al recibir información, los gerentes deben mostrar especial atención, lo que les permitirá reconocer que el interlocutor tiene algún prejuicio, aclarar lo mal entendido, corregir su propio mensaje. Cuando evaluamos correctamente las opiniones de los interlocutores, interpretamos con mayor precisión el significado semántico de las palabras, sensaciones transmitidas y, en general, las tratamos de manera más objetiva.

Y, finalmente, la gestión de personas. El gerente debe salir periódicamente de su oficina y verificar de forma independiente el estado de los canales de comunicación en la empresa. Cuando un gerente ve todo con sus propios ojos, se reúne con personas, obtiene una imagen mucho más completa de la organización y tiene la oportunidad de transmitir directamente ideas y valores importantes a los empleados.

Una atmósfera de confianza y franqueza en la organización alienta a los empleados a comunicarse honestamente entre sí, cuando los empleados transmiten sin miedo las buenas y las malas noticias a la cima. Para crear tal atmósfera, las condiciones son necesarias para el desarrollo de las cualidades interpersonales de los trabajadores.

En segundo lugar, se requiere que los gerentes desarrollen y utilicen canales formales de comunicación, en todas las direcciones. Scandinavian Design utiliza dos boletines informativos diferentes para contactar a los empleados. En la planta Packard Electric de General Motors, los empleados tienen acceso a toda la información sobre la empresa: información financiera, planes futuros, evaluaciones de calidad, indicadores de desempeño. Bank of America utiliza programas dedicados a la participación de los empleados para obtener ideas y comentarios. También se pueden aplicar otros métodos: correo directo, foros de mensajes, encuestas.

En tercer lugar, los gerentes deben fomentar el uso simultáneo de múltiples canales de comunicación, formales e informales. Dichos canales múltiples incluyen directivas escritas, discusiones cara a cara, salidas y vid. Por ejemplo, la misma planta de GM publica un periódico mensual, los gerentes se reúnen regularmente con los equipos de trabajo y se usa una pantalla electrónica en la cafetería para transmitir noticias. Enviar mensajes a través de múltiples canales simultáneamente aumenta las posibilidades de que se reciban y se entiendan correctamente.

Cuarto, la estructura de la organización debe ser coherente con las necesidades de comunicación. Por ejemplo, el Casino / Holiday Inn (Las Vegas) tiene un equipo de comunicaciones dedicado (como parte de la estructura organizativa). Incluye representantes de cada departamento. El equipo se ocupa de los problemas más urgentes de la empresa, diseñado para ayudar a los gerentes a evaluar los problemas no solo dentro de los intereses de sus departamentos. El equipo involucra a todos los que pueden ayudar a resolver problemas. Si hay escasez de canales de comunicación horizontal en una organización, se pueden crear equipos similares en ella, otros grupos de “respuesta rápida”, posiciones de gerentes-integradores, se pueden introducir estructuras matriciales. La estructura organizativa, entre otras cosas, debe reflejar las necesidades de información. Si un departamento o un equipo realiza tareas complejas no estándar, es necesaria la descentralización de estructuras, lo que permite intensificar las discusiones e involucrar a los empleados en el proceso de gestión.

Conclusión

En este trabajo de curso, examinamos los conceptos de información y la importancia de las comunicaciones para el funcionamiento eficaz de un gerente de organización. La gestión de personas es imposible sin conocimientos y habilidades especiales; de esta manera, se pueden encontrar varias barreras, que destacamos en el párrafo 5 del trabajo.

Los líderes talentosos tienen interés en mantenerse en contacto con los empleados y clientes y en dar forma a la dirección de sus empresas. Y estos contactos deben realizarse de manera continua, lo que significa que los gerentes deben haber desarrollado habilidades interpersonales. Quienes no están familiarizados con la administración tienden a sorprenderse de la cantidad de energía que los gerentes exitosos ponen en la comunicación.

Creo que la información es fundamental para la gestión de una organización. La información proveniente del exterior y que circula dentro de la empresa, el jefe y los gerentes líderes acumulan, analizan y, como resultado, forman la correcta estrategia de trabajo. "Quien posee la información es dueño del mundo", dijo Winston Churchill.

Hemos definido la comunicación como un proceso en el que dos o más personas intercambian y toman conciencia de la información que reciben, cuya finalidad es motivar o influir en una determinada conducta.

El desempeño gerencial efectivo presupone una clara distinción entre los conceptos de separación y proclamación. Un gerente que no escucha a nadie es como un vendedor de autos usados ​​que dice: "Estoy vendiendo algo, ellos no quieren comprar". La comunicación gerencial es una vía bidireccional que requiere escuchar y otras formas de retroalimentación. El conocimiento adquirido por los gerentes de la comunicación personal con los empleados forma su comprensión de la vida de la empresa. Creo que con este conocimiento, los gerentes en el proceso de comunicación pueden influir en las mentes de los subordinados, así como trabajar eficazmente con los clientes.

Por eso, es muy importante mantener un espíritu corporativo "saludable" en la organización a través de reuniones periódicas, capacitaciones, eventos conjuntos de empleados de diferentes departamentos. Después de todo, solo el trabajo bien coordinado de todas las partes de un todo puede conducir al funcionamiento exitoso de una organización.

Lista de literatura usada

1 Boddy D., Payton R. Fundamentos de administración / Ed. Yu.N. Kapturevsky. - SPb.: Peter, 1999.

2 Vikhansky O.S., Naumov A.I. Gestión. - M.: Gardarika, 2001 .-- 528 p.

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Universidad Técnica Estatal de Ulyanovsk

Instituto de Tecnología y Gestión de la Aviación

Departamento de Economía, Gestión e Informática

TRABAJO DEL CURSO

Las tecnologías de la información y la comunicación en la gestión de la organización

Especialidad: 08050765 "Gestión de organizaciones"

Asunto: "Teoría de la gestión"

Ulyanovsk 2010

Tabla de contenido

• Introducción
• 1. Gestión de la organización
• 2.2 Estilos de comunicación
• 3. Procesos organizativos
• 3.1 Proceso de comunicación
• 3.2 Redes de comunicación
• 3.3 Interferencia de comunicación
• Conclusión

Introducción

Toda organización tiene una naturaleza artificial creada por el hombre. Además, siempre se esfuerza por complicar su estructura y tecnología. Estas dos circunstancias hacen imposible controlar y coordinar de manera efectiva las acciones de los miembros de la organización a nivel informal o a nivel de autogobierno. Cada organización más o menos desarrollada debe tener un órgano especial en su estructura, cuya actividad principal es el desempeño de un determinado conjunto de funciones destinadas a proporcionar metas a los participantes de la organización, coordinando sus esfuerzos. Este tipo de actividad se llama gestión.

Para sobrevivir, la organización debe mantener la estabilidad en relación con la presión de desintegración del entorno externo. Para ello, la organización desarrolla y mantiene su estructura y cultura. Sin embargo, la solución de problemas estructurales por sí sola no es suficiente. Un conjunto de estados (puestos) y roles constituye una estructura organizativa formal. Sin embargo, no determinan el potencial de vida de la organización, sino las personas que ocupan estos puestos o desempeñan estos roles. Los empleados de la organización muestran su individualidad en diversos grados en el proceso de realización del trabajo. Como resultado, no solo aparecen diferentes estilos de hacer el mismo trabajo, sino que también se manifiestan diferentes patrones de relaciones entre las personas de la organización. Con el tiempo, estos patrones se "tipifican", a partir de ellos surgen tradiciones que determinan la naturaleza y la dirección de cómo las personas interactúan en la organización.

Tradiciones de este tipo no pueden identificarse y examinarse solo desde el punto de vista de las relaciones organizativas formales que están ancladas en la estructura de la organización. Por lo tanto, para comprender la naturaleza de las relaciones informales, las tradiciones, la cultura que rodean la estructura de la organización, también es necesario estudiar la dinámica del sistema, es decir, procesos que ocurren en la interacción de las personas. La comprensión de la estructura y los procesos ayuda al líder a garantizar que se logren las metas de la organización, a determinar el papel y el lugar de cada persona en la organización en términos de alcanzar sus metas individuales.

La organización se gestiona a través de personas. Una de las herramientas de gestión más importantes en manos de un gerente es la información a su disposición. Al usar y transmitir esta información, además de recibir retroalimentación, organiza, lidera y motiva a los subordinados. Mucho depende de su capacidad para transmitir información de tal manera que se logre la percepción más adecuada de esta información por parte de aquellos a quienes va dirigida.

El proceso de transferencia de información y los medios para esta transferencia se denominan comunicación. Al mismo tiempo, la comunicación se entiende como la conexión entre objetos, así como el proceso mismo de interacción en una organización y entre organizaciones. La comunicación juega un papel muy importante en la gestión, es el medio más importante para lograr los objetivos de la organización.

El desarrollo de nuevas tecnologías de la comunicación afecta directa e indirectamente a los procesos económicos. Los expertos predicen un cambio significativo en el mercado laboral, y la globalización, la aceleración y la descentralización se definen como indicadores de la nueva fase de la economía de mercado.

Las tecnologías de la información y las comunicaciones, debido a su gran potencial de crecimiento y desarrollo, son reconocidas en todo el mundo como el eslabón central y formador de la nueva economía mundial. En los Estados Unidos, el concepto de una nueva economía ya está desempeñando un papel importante en la configuración del presupuesto y la política financiera del estado. La creciente atención a las áreas de información y comunicación en todo el mundo se debe al aumento general del papel de las industrias de la información en el sistema económico mundial.

1. Gestión de la organización

La gestión es una función de un órgano específico de la organización, que asegura la dirección de las actividades de todos los elementos de la organización, sin excepción, mantiene dentro de límites aceptables la desviación de las partes individuales y de la organización en su conjunto de los objetivos establecidos. Por ejemplo, un departamento en una agencia gubernamental tiene reglas y regulaciones que gobiernan tiempo de trabajo empleados, cantidad y calidad de su trabajo, relaciones con otros departamentos, etc. La gerencia del departamento, desempeñando la función de gerencia, monitorea la implementación de estas normas y reglas, aplicando métodos de recompensa o castigo.

Marcha organizaciones modernas enfrenta muchos problemas, algunos de los cuales son típicos y pueden ser resueltos con relativa facilidad por especialistas que utilizan tecnologías convencionales para desarrollar e implementar soluciones. Para resolver problemas atípicos, se requieren tecnologías especiales: el desarrollo de soluciones y, finalmente, la solución de algunos de los problemas puede no estar al alcance de los gerentes y especialistas. Un conjunto de tales problemas caracteriza a la organización como uno de los objetos más difíciles de estudio y cognición. De particular interés es el sistema de gestión de la organización. Su estudio y perfeccionamiento es una tarea constante del líder.

Sistema de control (CS): un conjunto de todos los elementos, subsistemas y comunicaciones entre ellos, así como procesos que aseguran el funcionamiento específico (intencionado) de la organización.

Para el sistema de gestión de las organizaciones es necesario:

- desarrollar la misión de las organizaciones;

- distribuir las funciones de producción y gestión;

- distribuir tareas entre empleados;

- establecer el orden de interacción de los empleados y la secuencia de funciones desempeñadas por ellos;

- adquirir o mejorar la tecnología de producción;

- establecer un sistema de incentivos, oferta y ventas;

- organizar la producción.

La implementación de las actividades enumeradas requiere la creación de un sistema de gestión, que debe estar coordinado con el sistema de producción de la organización (Fig. 1).

red de gestión de información de comunicación

Arroz.1 . Sistemaadministraciónorganizaciones

La CS consta de cuatro subsistemas: metodología, proceso, estructura y técnicas de gestión (Fig. 2).

Arroz.2 . Estructuraelementossistemasadministraciónorganización

La metodología de gestión incluye metas y objetivos, leyes y principios, funciones, medios y métodos, escuelas de gestión.

El proceso de gestión es parte de las actividades de gestión, incluida la formación de un sistema de comunicación, el desarrollo y la implementación de decisiones de gestión, la creación de un sistema de apoyo a la información de gestión.

Estructura de gestión: un conjunto de relaciones estables entre los objetos y los sujetos de la gestión de la organización, implementado en formas organizativas... La estructura de gestión incluye estructuras funcionales, esquemas de relaciones organizativas, estructuras organizativas y un sistema de formación o formación avanzada del personal.

La técnica y la tecnología de control incluyen tecnología informática y organizativa, mobiliario de oficina, redes de comunicación, sistema de gestión de documentos.

La metodología y el proceso de gestión caracterizan la actividad de gestión como un proceso, y la estructura y técnica de la gestión, como un fenómeno. Todos los elementos incluidos en el SU también deben estar organizados profesionalmente para el funcionamiento efectivo de la empresa en su conjunto.

Los principales elementos que componen el sistema de gestión de la empresa son: finalidad, proceso de gestión, método, comunicación, tarea, ley, principio, relaciones organizativas, función, tecnología, solución, características de soporte de la información, sistema de gestión documental, estructura organizativa.

El objetivo es la imagen ideal de lo deseado, posible, necesario e históricamente aceptable para la empresa.

El proceso de gestión es una secuencia de etapas de formación e implementación del impacto para lograr una meta.

El método es una forma de influir en una persona y un equipo. Se selecciona en función de las prioridades de las necesidades e intereses de una persona o un equipo.

La comunicación es el proceso de interacción o reacción en el sistema "persona - persona", "persona - computadora" a través de la transferencia de información.

Una tarea es un problema específico que surge de un objetivo que requiere una solución.

La ley es una relación necesaria y estable entre fenómenos. Existen leyes de la naturaleza, desarrollo social e instituciones sociales (estados). Las leyes no tienen alternativas.

Principio: la posición básica de cualquier teoría, enseñanza, cosmovisión. Los principios tienen alternativas.

Relaciones organizacionales: varios tipos de influencias en una persona, incluido el patrocinio administrativo, funcional.

Una función es un trabajo, servicio u obligación encomendada a una persona.

Tecnología: un conjunto de métodos y procesos para realizar funciones específicas.

Una decisión es el resultado de la actividad mental de una persona, que lleva a una conclusión o acciones. Las características del soporte de información son parámetros de volumen, valor, confiabilidad, riqueza y apertura de la información.

Estructuras funcionales: esquemas de interacción de funciones necesarios para el funcionamiento exitoso de la empresa. Sistema de gestión de documentos: el procedimiento adoptado en la organización para el movimiento de documentos entrantes, salientes e internos.

Estructura organizativa: el esquema de interacción de posiciones, funciones y subordinación. La interconexión de los elementos del sistema de control se muestra esquemáticamente en la Fig.3.

Arroz.3 . Interconexiónelementossistemasadministración

Los objetivos de la empresa se dividen en un conjunto de tareas específicas, que están unidas por el campo de actividad: tareas económicas, técnicas, sociales, medioambientales, etc.

Para resolver problemas, forman un conjunto de funciones u operaciones que deben realizarse. Entonces, para resolver desafíos económicos es necesario realizar las siguientes funciones: contable, laboral y sueldo, marketing, etc.

Varias tareas diferentes pueden requerir la misma funcionalidad. Por tanto, se analiza todo el conjunto de funciones, se agrupa y luego se elabora la estructura funcional de la empresa. Dependiendo de las condiciones operativas de la empresa, el proceso de realización de funciones puede ser cíclico y puntual, continuo y discreto, secuencial y paralelo.

El esquema de proceso elegido determina la prioridad de una u otra relación organizacional. Basado diagrama funcional, procesos y relaciones organizacionales, determinan la composición del personal en términos de número y calificaciones. Estos datos son suficientes para construir una estructura de gestión organizacional (lineal-funcional, jerárquica, matricial, etc.).

Conociendo la lista de todos los puestos, funciones desempeñadas y subordinación, es posible calcular el equipo técnico del lugar de trabajo del personal. Después de eso, de acuerdo con la autoridad delegada, los empleados pueden desarrollar, acordar, aceptar, aprobar e implementar decisiones. Además, prácticamente todos los elementos están sujetos a las leyes y reglas (principios) de la actividad profesional. A partir de ese momento se considera que la empresa ha comenzado a trabajar.

2. Comunicación en el sistema de control

2.1 Comunicación: concepto, tipos

Comunicación (lat. Communicatio), que literalmente significa "común" o "compartido por todos". En términos prácticos, es el proceso de intercambio de ideas e información entre dos o más personas, lo que lleva al entendimiento mutuo.

Objetivos de comunicación:

· Asegurar el intercambio efectivo de información entre sujetos y objetos de gestión.

· Mejora de las relaciones interpersonales en el proceso de intercambio de información.

· Creación de canales de información para el intercambio de información entre empleados individuales y grupos y la coordinación de sus tareas y acciones.

· Regulación y racionalización de los flujos de información.

Las comunicaciones se dividen en los siguientes tipos:

· Comunicación interpersonal u organizacional basada en la comunicación oral;

· Comunicación basada en el intercambio de información por escrito.

Las comunicaciones interpersonales, a su vez, se dividen en:

· Formal o formal. Estas Comunicaciones están determinadas por la política, reglas, descripciones de trabajo una determinada organización y se llevan a cabo a través de canales formales;

· Comunicaciones informales que no siguen las reglas generales de una organización en particular; se llevan a cabo de acuerdo con el sistema establecido de relaciones personales entre los empleados de la organización.

Información típica comunicada a través de canales de comunicación informales: próximos despidos de trabajadores de producción, nuevas sanciones por tardanza, cambios en la estructura de la organización, próximas transferencias y promociones, una declaración detallada de la disputa entre dos ejecutivos en la última reunión de ventas, con quién está saliendo quién después del trabajo, etc. d.

Entre las comunicaciones organizacionales formales, se encuentran:

· Vertical, cuando la información se mueve de un nivel de jerarquía a otro;

· Horizontal entre diferentes departamentos, diseñado para coordinar las actividades de diferentes departamentos.

Las comunicaciones verticales, a su vez, se subdividen en:

· Ascendente, cuando la información se transmite de abajo hacia arriba (de niveles inferiores a superiores). Este tipo de comunicación contiene información necesaria para que los gerentes evalúen el área de actividad de la que son responsables;

· Descendente, realizado de arriba a abajo. Este tipo de comunicación está directamente relacionada con la gestión y control de los empleados.

La comunicación interpersonal también se divide en:

verbal (verbal) y no verbal.

Verbal , aquellos. lingüísticos, los medios de habla son básicos. La capacidad de exponer de manera concisa, clara y clara las ideas principales es la cualidad profesional más importante de un gerente y un especialista en marketing.

Como no verbal ( medios no lingüísticos), se utilizan gestos, cambios en la posición del cuerpo del hablante, especialmente su apariencia, así como el entorno que acompaña su actuación (por ejemplo, acompañamiento musical, vocal, presencia de varias personas famosas, autorizadas, etc.).

La información enviada por el remitente sin utilizar palabras como sistema de codificación forma el mensaje no verbal subyacente comunicación no verbal... Recientemente, esta área de la comunicación interpersonal ha atraído cada vez más la atención de científicos y especialistas. El hecho es que el efecto de la mayoría de los mensajes es creado por información no verbal: 37% - por tono de voz y 55% - por expresión facial. Esto es especialmente evidente en los casos en que la parte verbal del mensaje del remitente es contradictoria.

Las formas de comunicación verbal y no verbal no son siempre ni necesariamente mutuamente excluyentes. Por regla general, la interpretación del mensaje por parte del destinatario se basa no solo en las palabras, sino también en elementos como el gesto y las expresiones faciales que acompañan a las palabras del lado transmisor.

Las tareas de comunicación se resuelven en el curso de los procesos de comunicación, es decir Procesos de intercambio de información.

2.2 Estilos de comunicación

El estilo de comunicación es la forma en que un individuo prefiere construir interacciones de comunicación con los demás. Hay muchos estilos diferentes utilizados por las personas en la comunicación interpersonal. así como muchos enfoques para definir estos estilos. El conocimiento de los estilos ayuda a determinar cómo comportarse y qué esperar del comportamiento asociado con un estilo en particular.

La medición de la comunicación interpersonal puede basarse en dos variables como franqueza v comunicaciones y adecuación marcha atrás conexiones. La primera dimensión incluye el grado de apertura o revelación de uno mismo en la comunicación con los demás para recibir una respuesta de ellos, especialmente su reacción, mostrando cómo nos perciben y nuestras acciones. La segunda dimensión mide el grado en que las personas comparten sus pensamientos y sentimientos con los demás. Habiendo construido una matriz sobre esta base, donde la primera dimensión se pospondrá verticalmente y la segunda horizontalmente, se pueden distinguir cinco estilos de comunicación interpersonal (Fig. 4).

El estilo de comunicación de los individuos del primer cuadrante se puede definir como apertura yo mismo. Este estilo se caracteriza por un alto grado de apertura hacia los demás, pero un bajo nivel de retroalimentación por parte del individuo que usa este estilo. El autodescubrimiento en este caso se mide en el rango de promedio a máximo. El individuo va a esto, concentrando así la atención en sí mismo para provocar la reacción de los demás a su comportamiento. Desafortunadamente, este estilo adolece del hecho de que la reacción de los demás a menudo permanece sin una respuesta o retroalimentación adecuada por parte del individuo que lo llama. Tomando en serio las reacciones de los demás a su comportamiento, el individuo que usa este estilo puede mostrar emociones desenfrenadas que hacen poco por establecer relaciones efectivas entre las partes que se comunican.

Figura 4. Estilos de comunicación

El estilo de comunicación de un individuo en el segundo cuadrante se define como darse cuentaación yo mismo y se caracteriza tanto por la máxima apertura como por la máxima retroalimentación. Idealmente, este estilo es deseable, pero los factores situacionales (políticas organizacionales, diferencia de estatus, etc.) pueden inducir a un individuo que posee este estilo a abandonarlo.

El estilo de comunicación en el tercer cuadrante se caracteriza por cierreapor v yo mismo, aquellos. al mismo tiempo, un bajo nivel de apertura y un bajo nivel de retroalimentación. El individuo en este caso, por así decirlo, se aísla, impidiendo que otros lo conozcan. Este estilo lo utilizan a menudo los "introvertidos", es decir, personas con tendencia a volver la mente más hacia adentro. Lo extremo en la manifestación de este estilo se asocia con ocultar sus ideas, opiniones, disposiciones y sentimientos hacia los demás.

El estilo de comunicación en el cuarto cuadrante está asociado con proteccion yo mismo y, como puede verse en la matriz, se caracteriza por un bajo nivel de apertura, pero un alto nivel de retroalimentación. Es muy utilizado para conocer a otros o evaluarlos de forma más correcta. Por lo general, las personas que usan este estilo no están abiertas a los demás, pero les encanta hablar con los demás. Les encanta escuchar sobre sí mismos, pero no les gusta discutir sus cualidades, especialmente las malas, con los demás.

En el medio de la matriz están los individuos que se "venden" a sí mismos si otros hacen lo mismo. Este estilo se llama " comercio por yo mismo" y se caracteriza por una moderada apertura y retroalimentación intercambiada en el proceso de comunicación interpersonal.

Sería un error pensar que cualquiera de estos estilos de comunicación es el más deseable. Sin embargo, la práctica de la comunicación eficaz muestra que el estilo en el que el individuo se realiza a sí mismo es más deseable y se utiliza en más situaciones. Poseer este estilo es una verdadera ventaja. Con respecto al uso de otros estilos, es importante comprender los problemas de la retroalimentación efectiva, la capacidad de "revelarse y la capacidad de escuchar a los demás".

3. Procesos organizativos

3.1 Proceso de comunicación

Un proceso de comunicación es el proceso de intercambio de información entre dos o más personas. Su propósito es asegurar la transmisión y comprensión de la información intercambiada. Si no se logra el entendimiento mutuo, la comunicación no tuvo lugar, de lo que se deduce que ambas partes desempeñan un papel activo en ella.

Hay cuatro elementos básicos del proceso de comunicación:

1. Remitente: persona que genera una idea o recopila información y la comunica;

2. Mensaje: información en sí misma;

3. Canal de medios de transmisión de información (transmisión oral, reuniones, conversaciones telefónicas, transmisión escrita, memorandos, informes, correo electrónico, redes informáticas);

4. Destinatario (destinatario): la persona a quien se destina la información y quién la interpreta.

El proceso de comunicación del intercambio de información incluye etapas interrelacionadas:

1. Generación de una idea o selección de información;

2. Elección del canal de transmisión de información;

3. Transferencia del mensaje;

4. Interpretación del mensaje.

Por ejemplo, gerente general Las empresas comerciales decidieron discutir con los gerentes de las tiendas el tema del estado y la mejora de la calidad de los servicios comerciales al público en una reunión. En este caso, el CEO es el remitente que tuvo la idea; información sobre el estado y la mejora de la calidad de los mensajes comerciales; una reunión es un canal de información; los destinatarios son gerentes de tienda que interpretan el mensaje y utilizan la misma reunión para proporcionar comentarios al CEO.

Los participantes en los procesos de comunicación son: una fuente de información; información transmitida; medios de transmisión de información; consumidor de información.

Como fuentes de información Los objetos antes mencionados del entorno interno y externo de la organización están representados: jefes y subordinados, unidades funcionales de esta organización, fuentes de recursos, consumidores, socios, otros participantes del mercado, infraestructura de gestión, organismos gubernamentales, el público, los medios de comunicación. .

Información transmitida caracterizado por el contenido, el volumen y la forma de codificación:

en términos de contenido, la información puede ser significativa, insignificante, insignificante. El grado de contenido de la información es evaluado exclusivamente por el consumidor de acuerdo con la cantidad y calidad de información útil para lograr los objetivos de la organización;

volumen la información se define en unidades según el medio de transmisión. Por lo tanto, pueden ser páginas para información de texto, tiempo de lectura (para un informe, bytes) para una computadora.

forma de codificación La información depende del medio de transmisión y puede ser en forma de discurso oral o texto impreso en un idioma determinado, una señal electrónica, etc.

Medios de transmisión la información puede ser en papel (impresa), de voz, electrónica (teléfono, fax, TV, radio, computadora).

Como consumidores de información existen órganos y objetos de control, así como otras fuentes de información mencionadas anteriormente.

El proceso de comunicación se lleva a cabo en varias etapas: producción de información, codificación de información, transferencia de información, consumo de información.

Producción de información es la adquisición, recopilación de información, su valoración, selección de las necesarias entre ellas, ordenación adecuada.

Codificación de información consiste en darle la forma requerida para su transmisión (hablada, en papel, electrónica), si es necesario - en la clasificación de la información.

Transferencia de información asociado con la elección y uso de un canal de comunicación. En este caso, se debe tener en cuenta el ancho de banda del canal, su confiabilidad, la correspondencia de la información transmitida, la velocidad y el costo.

El consumo de información prevé ponerla en la forma requerida, llevarla a una forma conveniente para su uso, implementar la implementación de la información a través del desarrollo de decisiones de gestión.

La formación de los procesos de comunicación, así como la elección de los medios y canales de comunicación se llevan a cabo en la empresa después del diseño de su estructura organizativa de acuerdo con el campo de actividad elegido, adoptado programa de produccion y estructura de gestión. Las soluciones de comunicación que contengan la regulación de los procedimientos de comunicación deben establecerse para cada nivel jerárquico de gestión y comunicarse a un funcionario específico.

3.2 Redes de comunicación

Red de comunicacion - esta es una conexión de individuos que participan en el proceso de comunicación de cierta manera con la ayuda de los flujos de información (Fig. 5). En este caso, no se considera a los individuos como tales, sino comunicación relación entre individuos. Una red de comunicación incluye flujos de mensajes o señales entre dos o más personas. La red de comunicación se centra en los patrones de estos flujos desarrollados en la organización, más que en si el mensaje ha sido transmitido o tiene significado. Sin embargo, la red de comunicación puede afectar el estrechamiento o la ampliación de la brecha entre el valor enviado y recibido.

Figura 5. La red de comunicación interpersonal del líder del equipo en la organización.

La red creada por el líder consta de conexiones verticales, horizontales y diagonales. Vertical conexiones se construyen a lo largo de la línea de liderazgo desde el jefe hasta los subordinados. Horizontal conexiones se lleva a cabo entre individuos o partes de la organización de niveles iguales: entre diputados, entre jefes de departamento, entre subordinados . Lazos diagonales - estas son conexiones con otros jefes y con otros subordinados. La red de estas conexiones crea la estructura real de la organización. La tarea de la estructura organizativa formal es conseguir que los flujos de comunicación vayan en la dirección correcta. El tamaño de las divisiones en la organización limita las posibilidades de desarrollo de la red de comunicaciones. Si el tamaño del grupo aumenta en progresión aritmética, entonces el número de posibles relaciones de comunicación aumenta exponencialmente. De ahí que la red de comunicación en un grupo de 12 personas sea más variada y compleja que en un grupo de tres. Dependiendo de cómo se construyan las redes de comunicación, las actividades del grupo pueden ser más o menos efectivas.

Existen patrones bien establecidos de redes de comunicación para grupos del mismo o diferente tamaño (Fig. 6). En las redes "circulares", los miembros del grupo pueden comunicarse solo con aquellos que se encuentran a su lado. En las redes del tipo "rueda", se representa una jerarquía de poder formal y centralizada, en la que los subordinados se comunican entre sí a través de su jefe. La base objetiva de tal situación es que una persona que está B el centro de la "rueda" tiene más vínculos de comunicación que otros miembros del grupo. Recibe más mensajes, es más probable que otros miembros del grupo lo reconozcan como líder, tiene más influencia social sobre otros miembros del grupo, por lo general tiene más responsabilidad en la transmisión de información, más de él que de otros, la solución final al problema. se espera un problema.

Figura 6. Muestra de redes de comunicación en grupos

Una imagen similar se observa en redes del tipo "Y". Estas redes se denominan redes centralizadas y pueden ser efectivas si se resuelven problemas simples. Otro tipo de jerarquía de poder está representado por redes de tipo "cadena", en las que aparecen vínculos horizontales, un elemento de descentralización. Las redes que abarcan todo el canal representan grupos completamente descentralizados. Esto suele ser necesario cuando todos deben participar en la resolución de problemas complejos. Este enfoque también se llama comunicaciones abiertas.

Comprender los tipos de redes de comunicación es especialmente importante para comprender la relación de poder y control en una organización. Se sabe que retener o centralizar información mantiene las relaciones de poder.

La naturaleza de la interdependencia del trabajo y las personas en un grupo u organización determinará el tipo de red de comunicación más eficaz. La interdependencia simple permite el uso de redes centralizadas. Las interdependencias complejas requieren un enfoque de "equipo" para construir redes de comunicación. Sin embargo, es posible que una red compleja no resuelva un problema simple.

Al organizar redes de comunicación en una empresa, es necesario tener en cuenta las características específicas de varios tipos y canales de comunicación en cada etapa del proceso de comunicación.

3.3 Interferencia de comunicación

Una característica muy importante de cualquier forma de comunicación es su susceptibilidad a todo tipo de interferencias. La interferencia se refiere a obstáculos, barreras que surgen durante la formación, transmisión y recepción de información e interrumpen la comunicación.

Las principales barreras de comunicación son la interferencia asociada con el contenido del mensaje, la forma del mensaje, los medios de comunicación, la organización del mensaje.

Interferencia relacionada con el contenido del mensaje:

1. Lingüística verbal ( asociado con el habla, las palabras). Estos son, en primer lugar, obstáculos semánticos causados ​​por una mala comprensión del significado de las palabras (por ejemplo, debido a una mala traducción), insuficiente entrenamiento profesional(malentendido de términos especiales), mala pronunciación, etc.

2. Lingüística no verbal ( asociado con el lenguaje de señas, los movimientos corporales, las expresiones faciales). Son obstáculos que surgen en el curso de las negociaciones, cuando diferentes partes dan diferentes significados a los mismos gestos (por ejemplo, un movimiento de cabeza en búlgaro no significa acuerdo, como en nuestro país, sino negación).

3. Interferencia lógica . Aquí, la barrera se convierte en un sistema de evidencia diferente aceptado por las partes, una visión diferente de las mismas circunstancias, principios y actitudes diferentes. Entonces, la lógica del rico es diferente de la lógica del pobre, la lógica del atrevido - de la lógica del cauteloso, la lógica del comprador - de la lógica del vendedor, etc.

4. Interferencia de percepción . Una barrera puede ser el entorno en el que se percibe la información (por ejemplo, una atmósfera hostil), un sesgo hacia la información recibida, una falta de confianza, contradicciones con mensajes anteriores, una falta de preparación para la percepción (por ejemplo, debido a la negligencia de los trabajo de preparatoria).

La interferencia relacionada con el contenido se puede mitigar en gran medida mediante:

preparación cuidadosa para la formación, transmisión y recepción de información;

atraer especialistas para crear un mensaje y recibirlo;

capacitar al personal de la organización en procesos de comunicación;

crear un entorno propicio para la comunicación.

Interferencia relacionada con la forma:

1. Complejidad de forma . Aquí, la interferencia se produce debido a la dificultad de entender el mensaje (por ejemplo, con el abuso de términos especiales, la abundancia de datos digitales, etc.).

2. Forma desacostumbrada. La interferencia ocurre, por ejemplo, cuando la orden se da de una manera no convencional (por ejemplo, con una redacción inusual).

3. Inconsistencia del formulario con el contenido de la información . Por ejemplo, una llamada de socorro debe enviarse como un mensaje corto y la información financiera debe ser completa.

4. Mediación injustificada en la transferencia e interpretación de información. La interferencia se produce debido a las inevitables distorsiones en cada etapa de la transmisión y recepción del mensaje (el efecto de "teléfono roto").

La interferencia relacionada con la forma se puede superar mediante:

hacer que el mensaje sea comprensible y accesible;

cumplimiento de las reglas establecidas y pactadas para la presentación de información;

asegurar la conformidad del formulario del mensaje con su contenido;

exclusión de instancias intermedias injustificadas en la transmisión y recepción de información.

Interferencia de comunicación:

1. Baja eficiencia de la transferencia de información . Por ejemplo, la codificación de información requerida por este medio, provocando un retraso en su transmisión.

2. Pequeña capacidad de la instalación . Esto provoca sobrecargas de información, por ejemplo, cuando la organización carece del equipo de oficina necesario para procesar y transmitir un mensaje.

3. Inconsistencia del medio con la naturaleza de la información transmitida. Por ejemplo, la ausencia de equipos de video nos obliga a limitarnos solo a los equipos de audio, cuyas capacidades son significativamente menores.

4. Inmunidad al ruido débil y baja calidad de las instalaciones de comunicación. Esto conduce a la interrupción del proceso de comunicación y reduce drásticamente su calidad.

La interferencia asociada con los medios de comunicación se puede reducir significativamente asignando fondos adicionales para equipar las comunicaciones con tecnología moderna.

Interferencia asociada a la organización del mensaje:

1. Mala retroalimentación o la falta de ello. Esto aumenta las posibilidades de distorsión de la información, priva a la organización de la capacidad de controlar el proceso de gestión.

2. Retraso de la información . Esto reduce drásticamente el valor de la información y la eficiencia de su uso.

3. Selección infructuosa de socios en el proceso de comunicación. Esto aumenta la posibilidad de distorsión de los mensajes y, en algunos casos, puede provocar una interrupción de la comunicación.

4. Mal momento y configuración de la comunicación. Esto reduce el valor del mensaje y la eficacia de su implementación.

La interferencia asociada con la organización del mensaje se puede reducir significativamente mediante:

establecimiento obligatorio de retroalimentación constante y sostenible;

asegurar la puntualidad de la transferencia de información;

selección cuidadosa de participantes en el proceso de comunicación;

tiempo y entorno reflexivos de la comunicación.

3.4 Efectividad de los procesos de comunicación

La efectividad de los procesos de comunicación depende de muchos factores.

1. Es necesario determinar la necesidad de información. Esto debe garantizar que los empleados comprendan cómo se utilizará la información y que las solicitudes de información se dirijan correctamente. Hay dos enfoques principales para encontrar información:

activo cuando se busca un conjunto de datos específico ya sea directa o indirectamente, por ejemplo, con la ayuda de un bibliotecario. Este enfoque se llama "tirar " - "tirando";

pasivo, cuando un empleado notifica a su departamento u organización en su conjunto, qué información necesita ( " empujar " - "empujar").

2. El personal debe conocer la disponibilidad de información, es decir debe haber punteros, catálogos, guías telefónicas, navegadores, etc., así como la posibilidad de contactar con profesionales para obtener información sobre los conocimientos acumulados en la organización.

3. Proporcionar acceso a la información. Para obtener información utilizando los métodos "tirar" y "empujar", es necesario proporcionar al usuario los medios más convenientes y mantener un equilibrio entre estos métodos.

4. El sistema de comunicaciones de la organización debe caracterizarse por su integridad, lo que significa que se proporciona acceso a información tanto controlada de forma centralizada como creada individualmente.

para asegurar la gestión de los flujos de información en la organización, es decir comprender claramente las necesidades de información de todos los niveles de gestión y organizar los flujos de información de acuerdo con estas necesidades;

utilizar varios canales de comunicación en paralelo al transmitir mensajes (por ejemplo, voz escrita y hablada);

mostrar atención constante a los procesos de intercambio de información (reuniones con subordinados, discusión de cambios venideros, informes sobre los resultados del control);

organizar sistemas de retroalimentación (encuesta a los empleados, un sistema para recopilar propuestas de los empleados, rotación de personal);

practicar la emisión de boletines informativos;

proporcionar formación avanzada a los empleados de la dirección;

utilizar tecnologías de la información modernas (videoconferencia, etc.).

Para una comunicación exitosa, los gerentes deben adherirse a las siguientes reglas:

1. Antes de la comunicación, defina claramente las ideas que se transmitirán en los mensajes. Es necesario tener en cuenta los objetivos y actitudes de aquellos a quienes se envía el mensaje y a quienes concierne.

2. Analizar el verdadero propósito de cada comunicación. Se debe identificar el objetivo más importante, y luego se debe adaptar el lenguaje, la entonación y el enfoque en general para que todos contribuyan al logro del objetivo. No se debe lograr demasiado con una sola comunicación.

3. Analizar todo el entorno físico y humano en cualquier comunicación. De gran importancia son: el momento de la comunicación, la comunicación personal o de otro tipo, el clima social en la organización, en el departamento, etc. La comunicación debe adaptarse constantemente a las condiciones ambientales cambiantes.

4. Al planificar la comunicación, es necesario consultar con otros empleados; A menudo es importante solicitar la participación de otros empleados. Esto puede agregar credibilidad y objetividad al mensaje. A menudo, quienes ayudaron a planificar la comunicación la apoyarán activamente.

5. Debe prestar mucha atención a la entonación y al contenido principal del mensaje. Esto afecta la posición de las personas a las que se envía el mensaje.

6. Aproveche las oportunidades cuando se presenten, incluya algo útil y valioso para el destinatario en el mensaje. Es más probable que los subordinados respondan a tales mensajes.

7. Es necesario establecer comunicación no solo para hoy, sino también para el futuro. Si bien la comunicación se trata principalmente de tareas inmediatas, debe organizarse en torno a experiencias pasadas y alinearse con los intereses y objetivos a largo plazo de la organización.

Conclusión

Es casi imposible sobrestimar la importancia de la comunicación en la gestión. Casi todo lo que hacen los líderes para facilitar que una organización logre sus objetivos requiere una comunicación eficaz. Si las personas no pueden intercambiar información, no podrán trabajar juntas, formular metas y alcanzarlas. Sin embargo, la comunicación es un proceso complejo con pasos interdependientes. Cada uno de estos pasos es muy necesario para que nuestros pensamientos sean comprensibles para otra persona. Cada paso es un punto en el que si somos descuidados y no pensamos en lo que estamos haciendo, se puede perder el sentido.

Según la investigación, los gerentes dedican del 50 al 90% de su tiempo a las comunicaciones. Esto parece increíble, pero se vuelve comprensible si se considera que el líder lo hace para cumplir con sus roles en las relaciones interpersonales, el intercambio de información y los procesos de toma de decisiones, sin mencionar las funciones gerenciales de planear, organizar, motivar y controlar. Precisamente porque el intercambio de información está integrado en todos los tipos principales de actividades de gestión, llamamos a la comunicación un proceso de conexión.

Dado que el líder tiene tres roles y cuatro funciones principales para formular las metas de la organización y lograrlas, la calidad de la comunicación puede afectar directamente el grado en que se logran las metas.

Esto significa que la comunicación eficaz es esencial para el éxito de las personas y las organizaciones.

La comunicación ineficaz es una de las principales áreas de aparición de problemas. Al comprender profundamente la comunicación a nivel del individuo y la organización, uno debe tratar de reducir la incidencia de comunicaciones ineficaces y convertirse en gerentes mejores y más efectivos. Los líderes efectivos son aquellos que son efectivos en la comunicación. Representan la esencia del proceso de comunicación, tienen habilidades de comunicación oral y escrita bien desarrolladas y comprenden cómo el entorno afecta el intercambio de información.

La estructura comunicativa, en la medida en que se desarrolla, aumenta la flexibilidad y las capacidades de autorregulación de la organización. Es la principal herramienta para la formación y mejora de los mandos intermedios. El desarrollo de estructuras de comunicación en las organizaciones se ve estimulado por el progreso técnico y el uso de tecnologías avanzadas.

Lista de fuentes utilizadas

1. Abchuk V.A. Gestión: libro de texto. - SPb.: Editorial "Soyuz", 2002. - 463 p.

2. Bolshakov A.S. Gestión: Tutorial... - SPb.: "Editorial" Peter "", 2000. - 160 p.

3. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Gestión: libro de texto. - 3ª ed. - M.: Gardariki, 2003.- 528 s

4. Gerchikova I.N. Gestión: libro de texto. - 3ra ed., Rev. y añadir. - M.: Bancos y bolsas de valores, UNITI, 1997 .-- 501 p.

5. Krylov A.N. Gestión de la comunicación. Teoría y práctica: - M.: Editorial del Instituto Nacional de la Empresa, 2002. - 228 p.

Blagoveshchensk 2016

INTRODUCCIÓN

1.1 Concepto de información.

1.2 Propiedades de la información.

1.3 Tipos de información.

SEMIÓTICA..

ENTROPÍA.

CONCLUSIÓN.

SOLICITUD.

INTRODUCCIÓN

CONCEPTOS GENERALES DE INFORMACIÓN E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

Concepto de información

La información se entiende como información sobre el mundo que nos rodea, que se presenta en forma de símbolos, ambos accesibles, comprensibles para una persona y que requieren análisis, comprensión y decodificación. La información juega un papel importante en la gestión. Se necesita información al preparar y tomar decisiones de gestión; la información de retroalimentación es necesaria para controlar la ejecución de la decisión; también se necesita información durante el desarrollo planes estrategicos la empresa logra sus objetivos. Por tanto, consideraremos los conceptos básicos de la teoría de la información. Ahora hay muchas definiciones del concepto de "información" y ninguna de ellas es generalmente aceptada. Esto es natural, ya que una definición generalmente aceptada aparece en la ciencia cuando se vuelve clásica y deja de desarrollarse. Afortunadamente, esto no se puede decir sobre la ciencia de la información.

“Información 1) un mensaje, conocimiento del estado de cosas, información sobre algo transmitido por personas; 2) incertidumbre reducida y eliminable como resultado de recibir un mensaje; 3) un mensaje indisolublemente ligado al control, señales en la unidad de características sintácticas, semánticas y pragmáticas; 4) transmisión, reflejo de la diversidad en cualesquiera objetos y procesos (naturaleza inanimada y viva) ".

Parashchenko I.P. en el libro "Información e Informática". (Troitsk, 2005) cita, a modo de ilustración, algunas de las definiciones recogidas en el trabajo de I.V. Melik-Gaikazyan. "Procesos de información y realidad". (Moscú, 1997)

- "La información es el conocimiento transmitido por otra persona o adquirido a través de su propia investigación o estudio".

- "Información es la información contenida en este mensaje y considerada como objeto de transmisión, almacenamiento y procesamiento".

- "La información en el sentido ordinario es información, noticias, en aplicaciones científicas y técnicas, lo que lleva una señal".

- "La información es una designación del contenido recibido del mundo exterior en el proceso de nuestra adaptación a él y la adaptación de nuestros sentidos a él".

- "La información es el contenido objetivo de la conexión entre los objetos materiales que interactúan, que se manifiesta en un cambio en el estado de estos objetos".

- “La información son datos actuales sobre variables de un determinado ámbito de actividad, información sistematizada sobre las principales relaciones causales que se encuentran contenidas en el conocimiento como concepto de una clase más general, en relación a la cual se subordina la información”.

- "La información es el conocimiento sobre algún evento especial, incidente o algo similar".

El filósofo ruso VG Afanasyev en su obra "Información social", que se volvió a publicar en 1994, describió la información de la siguiente manera: "... La información en el sentido más general de la palabra es el resultado de reflejar la diversidad de la realidad, los mensajes, la información sobre eso. No es material, no energético en su esencia, sino una categoría ideal mental. Es inherente no a toda la naturaleza, la materia, sino solo a la materia viva y social. La información no es solo el resultado de la reflexión, no es solo el conocimiento. Ella es precisamente mensajes, información, es decir. tal conocimiento que se requiere y que tiene un consumidor. Solo al interactuar con el consumidor, el conocimiento adquiere el carácter de mensaje, información, es decir, convertirse en información. La información es el conocimiento que está en constante circulación, movimiento, aquellos que son recolectados, almacenados, procesados, transmitidos y usados ​​(o pueden ser usados) por el sistema. Y no cualquiera, sino solo un sistema autónomo ... La información es donde hay control ".

Propiedades de la información

La calidad de la información se determina de acuerdo con cuatro criterios principales:

1. Fiabilidad - Si los empleados encuentran errores en la información contenida en el documento, desconfiarán de todos los datos obtenidos con su ayuda.

2. Puntualidad: solo la información oportuna es valiosa. El gerente responsable de la ejecución del presupuesto necesita información operativa sobre el nivel de costos, lo que le permite responder adecuadamente a cambios no deseados.

3. Volumen requerido: muchos gerentes sufren de un exceso de información porque no pueden ver y utilizar grandes cantidades de ella. Quizás esto signifique que es desafortunado elegir un formato para convertir datos en información de gestión.

4. Importancia: el gerente responsable de la producción necesita información sobre los volúmenes de producción, indicadores de tiempo de inactividad de los equipos; el alto directivo necesita datos más generalizados. La figura 1 muestra el proceso de conversión de datos primarios en información de gestión mediante un sistema de información (SI).

Tipos de informacion

Reflexión mecánica.

Una piedra, al chocar contra una pared, deja una abolladura en un lado, un rastro, y por otro lado, se refleja en el ángulo en el que golpea la pared, es decir, el ángulo de reflexión es igual al ángulo de incidencia. Un segundo ejemplo de reflexión mecánica es la reflexión especular, es decir en el espejo vemos una copia, una imagen, un signo, una marca del objeto que se refleja en el espejo. Pero, naturalmente, solo vemos las características externas reflejadas en el espejo; La reflexión especular es un paso hacia otras reflexiones físicas. Hay un reflejo mecánico, hay un reflejo físico.

Reflexión física

Esta es precisamente la interacción de partículas elementales de varios campos: campos electromagnéticos y otros, y la aparición de algunos fenómenos nuevos, la recepción de algunas interacciones nuevas.

Reflexión química.

El átomo de oxígeno recibe una señal del átomo de oro y "comprende" que "no se puede cocinar papilla" con oro, el oro no entrará en contacto con el oxígeno y no habrá interacción. El oro no se oxida con el oxígeno. Y cuando el oxígeno recibe una señal del hidrógeno, se produce una conexión bastante violenta. Por ejemplo, esta conexión puede ocurrir por una explosión, si se acumula una proporción adecuada de hidrógeno y oxígeno en un contenedor o apartamento, entonces se obtiene una explosión. O bien, el hidrógeno y el oxígeno se combinan para generar calor. Sobre esta base, se crean quemadores de oxígeno-hidrógeno, que dan temperaturas de hasta 3000 grados, derriten y cocinan metales. Pero, aparentemente, cualquier otro átomo y molécula recibe las mismas señales o aproximadamente las mismas señales, como resultado de las cuales ocurren interacciones químicas.

SEMIÓTICA

La semiótica encuentra sus objetos en todas partes: en el lenguaje, las matemáticas, la ficción, en una obra literaria separada, en la arquitectura, la planificación de apartamentos, en la organización de la familia, en los procesos del subconsciente, en la comunicación de los animales, en la vida de plantas.

Pero en todas partes su tema inmediato es el sistema de información, es decir, el sistema que transporta información, y el núcleo elemental de tal sistema es el sistema de signos.

Cualesquiera que sean esos sistemas, ya sea que operen en la sociedad, en la naturaleza o en el hombre (su cuerpo, pensamiento y psique), son objeto de la semiótica.

Los tres lados del triángulo de Frege dan tres secciones de semiótica, a las que C. Morris les dio los siguientes nombres:
1. Sintáctica. Estudiar la relación entre signos, incluso en la cadena del habla (o el ámbito de las relaciones internas entre signos). La sintáctica puede caracterizarse por la relación de expresión, que se realiza entre una palabra y un concepto.
2. Semántica. Examina la relación entre los signos y el sujeto designado; o la relación entre signos y sus objetos. Es decir, la esfera de interés de la semántica está en el estudio de la relación entre una cosa y una palabra, se realiza a través de la relación de designación.
3. Pragmática (estudia la relación entre un signo y una persona, o la relación entre los signos y quienes los utilizan, la relación entre una cosa y un concepto, es decir, la pragmática se puede caracterizar a través de la relación “tiene sentido”).

Toda la información que circula en el circuito interno y externo se puede dividir en tres flujos de información:

1. Por el tipo de conocimiento materializado en productos de alta tecnología;

2. Conocimientos profesionales humanos (patentes, licencias, invenciones, habilidades y técnicas);

3. El arte, los métodos y la tecnología de la solución práctica de los problemas de la dirección empresarial moderna.

En la literatura extranjera, el tercer flujo de información está representado por una combinación de los siguientes componentes:

o gestión (gestión empresarial, de personal y de producción);

o marketing (desarrollo de productos y gestión del mercado);

o focalización (programas de focalización a largo plazo para conquistar mercados de ventas en otro país).

Así, los recursos de información, que parten de la esencia y patrones de desarrollo del concepto de información, son un recurso estratégico y permiten:

o desarrollar metas estratégicas y tácticas;

o implementar programas (planes) para lograr las metas y objetivos establecidos;

o tomar decisiones de gestión para coordinar las acciones de los departamentos con base en el seguimiento de la información;

o mejorar el sistema de control basado en sus diagnósticos;

o desarrollar procesos de informatización basados ​​en la mejora de su infraestructura (Fig. 2).

ENTROPÍA

La entropía (informativa) es una medida de la aleatoriedad de la información, la incertidumbre de la apariencia de cualquier símbolo del alfabeto primario. En ausencia de pérdida de información, es numéricamente igual a la cantidad de información por carácter del mensaje transmitido.

Por ejemplo, en una secuencia de letras que componen una oración en ruso, aparecen diferentes letras con diferentes frecuencias, por lo que la incertidumbre de apariencia para algunas letras es menor que para otras. Si tenemos en cuenta que algunas combinaciones de letras (en este caso hablan de entropía de orden n, ver más abajo) son muy raras, entonces la incertidumbre disminuye aún más.

Para ilustrar el concepto de entropía de la información, también se puede utilizar el ejemplo del dominio de la entropía termodinámica, llamado demonio de Maxwell. Los conceptos de información y entropía tienen conexiones profundas entre sí, pero a pesar de esto, el desarrollo de las teorías en la mecánica estadística y la teoría de la información tomó muchos años para hacerlas consistentes entre sí.

CONCLUSIÓN

En este trabajo de curso, examinamos los conceptos de información y la importancia de las comunicaciones para el funcionamiento eficaz de un gerente de organización. La gestión de personas es imposible sin conocimientos y habilidades especiales; se pueden encontrar varias barreras en el camino.

Los líderes talentosos tienen interés en mantenerse en contacto con los empleados y clientes y en dar forma a la dirección de sus empresas. Y dichos contactos deben realizarse de manera continua, lo que significa que los gerentes deben haber desarrollado habilidades de comunicación interpersonal.

He identificado (creo) que la información es fundamental para la gestión de una organización. También aquella comunicación como proceso en el que dos o más personas intercambian y toman conciencia de la información recibida, cuya finalidad es motivar una determinada conducta o influir en ella.

Un gerente que no escucha a nadie es como un vendedor de autos usados ​​que dice: "¡Estoy vendiendo algo! No quieren comprar". La comunicación gerencial es una vía bidireccional que requiere escuchar y otras formas de retroalimentación. El conocimiento adquirido por los gerentes de la comunicación personal con los empleados forma su comprensión de la vida de la empresa. Creo que con este conocimiento, los gerentes en el proceso de comunicación pueden influir en las mentes de los subordinados, así como trabajar eficazmente con los clientes.

Por eso, es muy importante mantener un espíritu corporativo "saludable" en la organización a través de reuniones periódicas, capacitaciones, eventos conjuntos de empleados de diferentes departamentos. Después de todo, solo el trabajo bien coordinado de todas las partes de un todo puede conducir al funcionamiento exitoso de una organización.

SOLICITUD

Glosario

Gestión- gestión obligatoria de las actividades económicas, que a su vez es un tipo de actividad profesional independiente.

Área de gestión- Es la actividad de las empresas que actúan en el mecanismo de mercado como entidades económicas independientes.

Objeto de gestión – actividad económica, la empresa en su conjunto o su subdivisión separada.

Gerente- un gerente profesional especialmente capacitado que sea un especialista en este campo. Se trata de una persona que ocupa un puesto directivo permanente y está facultada para tomar decisiones sobre actividades específicas de una organización que opera en una economía de mercado.

Etapas de gestión.

1.Gestión estratégica- desarrollo de objetivos de gestión, previsión y planificación a largo plazo de las acciones de gestión.

2.Gestión operativa- toma de decisiones oportuna en relación con las condiciones cambiantes del entorno externo e interno de la organización.

3.Control- comparación de los resultados obtenidos con el plan y desarrollo de medidas correctoras para eliminar errores no deseados y consecuencias de las actividades.

Áreas de gestión:

-Económico;

–Social y psicológico;

-Legal;

–Organizacional y técnico.

Esfera de actividad económica- administración proceso de producción... La actividad de un gerente es coordinar los recursos materiales y laborales para lograr las metas establecidas al menor costo.

Sujeto de gestión- una persona física o jurídica que ejerce el poder de influencia.

Objeto de control- a qué se dirige el objeto de control. El objeto de control puede ser físico y entidades legales, procesos y sistemas sociales y socioeconómicos.

Mecanismo de control Es el entorno en el que se implementan las actividades de gestión. Este entorno de control es el sistema de control y la tecnología de control.

Dos interpretaciones del concepto de "gestión":

1) como un proceso de gestión de una organización: actividades de gestión;

2) como mecanismo de control. el proceso de gestión y el mecanismo de gestión deben corresponder entre sí y el propósito de la gestión como un tipo de actividad.

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CIENCIA DE LA REGIÓN DE AMUR ESTADO PROFESIONAL EDUCATIVO AUTÓNOMO DE LA REGIÓN DE AMUR

"COLEGIO PEDAGÓGICO AMUR"

Información de comunicación en la gestión de una organización

Trabajo del curso

Blagoveshchensk 2016

INTRODUCCIÓN

CONCEPTOS GENERALES DE INFORMACIÓN E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN.

1.1 Concepto de información.

1.2 Propiedades de la información.

1.3 Tipos de información.

1.4. Qué es el intercambio de información.

1.5. Funciones de intercambio de información.

QUÉ INFORMACIÓN NECESITAN LOS EMPLEADOS PARA UN DESEMPEÑO EXITOSO DE ACUERDO CON LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.

1.1. Todos los empleados deben conocer el propósito de la empresa. La presencia de un objetivo general determina el establecimiento de objetivos intermedios y, por lo tanto, establece la estructura de la empresa, las etapas de trabajo de toda la empresa en su conjunto y sus divisiones.

1.2. Todos los empleados deben comprender el propósito de la empresa. Los objetivos no solo deben ser conocidos, deben ser entendidos por todos los empleados. Dado que es la conciencia la que le permite ver el sistema de prioridades objetivo, la utilidad subjetiva.

1.3. Los empleados deben tener acceso a información sobre los medios para alcanzar un fin. El objetivo se puede lograr de diversas formas. Los medios específicos están determinados no tanto por el objetivo como por las condiciones, circunstancias y posibilidades.

1.4. Los empleados deben tener acceso a la información que necesitan para tomar decisiones por sí mismos para lograr un objetivo. La conciencia del propósito y la elección de los medios preceden a las actividades y comportamientos específicos.

SEMIÓTICA..

ENTROPÍA.

COMUNICACIONES EN RED EN LA ORGANIZACIÓN.

LA TECNOLOGÍA DE CONTROL COMO PROCESO DE INFORMACIÓN.

CONCLUSIÓN.

LISTAS DE LITERATURA UTILIZADA.

SOLICITUD.

INTRODUCCIÓN

La comunicación es uno de los problemas clave de la sociedad moderna. En las organizaciones, este problema se traduce en una falta de comprensión de que la comunicación no es solo un intercambio de información, sino un proceso interpersonal dinámico de intercambio de comportamientos. De todos los procesos organizacionales, las comunicaciones, quizás, ocupan un lugar central y fundamental, ya que están en el corazón de la vida de la organización. La toma de decisiones se define a menudo como elegir entre dos o más alternativas. Sin embargo, en realidad, este es el proceso de recolectar y procesar información, desarrollar alternativas y elegir una de ellas, y lo más importante es la implementación de la decisión. La interacción gerencial se lleva a cabo en la organización a diferentes niveles, y en cada uno de ellos hay conflictos. Los conflictos son vistos hoy como una fuente de desarrollo individual y organizacional, ya que en el transcurso de la resolución de conflictos nace una nueva situación.

El propósito de escribir un trabajo final es determinar el lugar de la información y la comunicación en la gestión de una organización.

Las tareas del trabajo son averiguar exactamente cómo la información contribuye al funcionamiento normal de la empresa, qué papel juega en la gestión, cómo trabajar eficazmente con el gerente a través de la comunicación.

Gestión de comunicaciones de proyectos

Proporcionar información a los participantes y los procesos del proyecto incluye canales de comunicación, acumulación de datos, intercambio y actualización de datos, mantenimiento de bases de datos, distribución de información a los consumidores. La gestión de la información asegura la provisión, evaluación, procesamiento, monitoreo, análisis de información, flujos de información durante ciclo vital proyecto.

La comunicación y la información relacionada es una especie de base para coordinar las acciones de los participantes del proyecto.

Debajo información comprender los datos recopilados, procesados ​​y distribuidos. Para que sea útil para la toma de decisiones, la información debe proporcionarse de manera oportuna, según lo previsto y en una forma conveniente. Esto se resuelve mediante el uso de tecnologías de la información modernas dentro del sistema de gestión de proyectos.

La gestión de las comunicaciones del proyecto (gestión de interacciones, enlaces de información) es una función de gestión cuyo objetivo es garantizar la recopilación, generación, distribución y almacenamiento oportunos de la información necesaria del proyecto.

Gestión de comunicaciones el proyecto incluye procesos:

Planificación de la comunicación(Planificación de comunicaciones): define las necesidades de información y comunicación del equipo del proyecto (para quién, cuándo y qué información se necesita).

Distribucion de informacion(Distribución de información): suministro oportuno de la información necesaria a los participantes del proyecto.

Informes de desempeño(Informe de rendimiento): recopilación y difusión de información sobre el progreso del proyecto.

Finalización administrativa(Cierre administrativo): preparación, recopilación y distribución de información y materiales para la finalización formal de una fase o proyecto.

Los principales consumidores de la información del proyecto son:

Gerente de proyecto - analizar las discrepancias entre los indicadores de desempeño reales y los planeados y tomar decisiones sobre el proyecto.

Cliente - para conocer el progreso del trabajo de diseño.

Proveedores- cuando exista la necesidad de materiales, equipos, etc., necesarios para la realización del trabajo.

Diseñadores - si es necesario, realice cambios en la documentación de diseño.

Ejecutores directos del trabajo.

Contenido de la gestión de comunicaciones del proyecto. La gestión de comunicaciones del proyecto proporciona apoyo para el sistema de comunicación (interacciones) entre los participantes del proyecto, la transferencia de información de gestión y presentación de informes con el objetivo de asegurar el logro de los objetivos del proyecto. Cada participante del proyecto debe estar preparado para la interacción dentro del proyecto de acuerdo con sus responsabilidades funcionales.

La gestión de la comunicación incluye los siguientes procesos.

Planificación de un sistema de comunicación: determinación de las necesidades de información de los participantes del proyecto (determinación de la composición de la información, términos y métodos de entrega).

Recopilación y difusión de información: los procesos de recopilación regular y entrega oportuna de la información necesaria a los participantes del proyecto.

Preparación de informes sobre el progreso del proyecto: procesamiento de los resultados reales del estado del trabajo del proyecto, comparándolos con los indicadores planificados, analizando tendencias, pronosticando.

Documentar el progreso del trabajo: recopilar, procesar y organizar el almacenamiento de la documentación del proyecto.

Consideremos los procesos enumerados con más detalle.

Planificación del sistema de comunicación. El plan de comunicaciones es una parte integral del plan del proyecto. Incluye:

un plan de recopilación de información que define las fuentes de información y los métodos para obtenerla;

plan de distribución de información, que define a los consumidores de información y métodos para su entrega;

una descripción detallada de cada documento que se recibirá o transmitirá, incluido el formato, el contenido, el nivel de detalle y las definiciones utilizadas;

un plan para la puesta en servicio de ciertos tipos de comunicaciones;

métodos de actualización y mejora del plan de comunicación.

El plan de comunicaciones se formaliza y detalla en función de las necesidades del proyecto.

Recopilación y difusión de información. En el marco del proyecto, existe la necesidad de implementar varios tipos de comunicaciones:

• internos (dentro del equipo del proyecto) y externos (con la dirección de la empresa, clientes, organizaciones externas, etc.);
• formales (informes, consultas, reuniones) e informales (recordatorios, debates);
• escrito y oral;
• Vertical y Horizontal.

Informar sobre el avance del proyecto. Los procesos de recopilación y procesamiento de datos sobre resultados reales y visualización de información sobre el estado del trabajo en informes proporcionan la base para la coordinación del trabajo, la planificación operativa y la gestión. Los informes de progreso incluyen:

• información sobre el estado actual del proyecto en su conjunto y en el contexto de los indicadores individuales;
• información sobre desviaciones de los planes de referencia;
• previsión del estado futuro del proyecto.

Los sistemas para recopilar y distribuir información deben satisfacer las necesidades de varios tipos de comunicación. Para estos fines, se pueden utilizar métodos automatizados y no automatizados de recopilación, procesamiento y transmisión de información.

Los métodos no automatizados incluyen la recopilación y transmisión de datos en papel y la celebración de reuniones.

Los métodos automatizados implican el uso tecnologia computacional y medios modernos comunicaciones para mejorar la eficiencia de la interacción: correo electrónico, gestión de documentos y sistemas de archivo de datos.

Documentar el progreso del trabajo. Los principales resultados intermedios del progreso del trabajo deben documentarse formalmente. La documentación de los resultados del progreso incluye:

• recopilación y verificación de datos finales;
• análisis y conclusiones sobre el grado de consecución de los resultados del proyecto y la eficacia del trabajo realizado;
• archivo de resultados para su uso posterior.

Sistemas de referencia por computadora archivos electronicos le permite automatizar los procesos de almacenamiento e indexación de documentos de texto y gráficos, facilita enormemente el acceso a la información de archivo.

Descripción

El propósito del trabajo del curso es explorar la esencia de la comunicación, así como lo que se puede hacer para intercambiar información de manera más efectiva tanto entre gerentes como fuera de su círculo.
Para lograr este objetivo, es necesario resolver una serie de tareas:
1) Estudiar la esencia, los elementos y las etapas del proceso de comunicación en una empresa moderna.
2) Analizar el sistema de comunicación basado en la empresa "Trade Master"
3) Dar sugerencias y recomendaciones para mejorar la política de comunicación de la empresa.

Introducción 3
1. Bases teóricas y características de las comunicaciones en las actividades de un gerente moderno 5
1.1 Proceso de comunicación: concepto, elementos principales, etapas, sus características 5
1.2 Tipos de comunicación 13
1.3 Barreras de comunicación 17
1.4 Mejora de la eficacia de la comunicación interpersonal 23
2. Análisis del sistema de comunicaciones de gestión de la empresa "Trade Master" 28
2.1 Características organizativas y económicas de la empresa 28
2.2 Análisis de indicadores técnicos y económicos de la empresa 31
2.3 Análisis de la política de comunicación de la empresa 33
3. Sugerencias y recomendaciones para mejorar la política de comunicación de la empresa 39
Conclusión 42
Lista de literatura usada 45

La obra consta de 1 archivo

Agencia Federal de Educación de la Federación de Rusia

Institución educativa estatal

Educación profesional superior

"Universidad Tecnológica Estatal de Kazán"

Químicos de Nizhnekamsk - Instituto Tecnológico

Facultad de Economía y Gestión

Trabajo del curso

SOBRE LA DISCIPLINA "Gestión"

Tema: "La información y las comunicaciones en la gestión de la organización"

Alumno grupal __________________________ / /

(firma)

Asesor científico ____________________________ / E.S. Andreeva /

(firma)

La obra está protegida por _____________ con una calificación de _______________

Nizhnekamsk 2013

Introducción 3

1. Fundamentos teóricos y características de las comunicaciones en las actividades de un directivo moderno 5

1.1 Proceso de comunicación: concepto, elementos principales, etapas, sus características 5

1.2 Tipos de comunicación 13

1.3 Barreras de comunicación 17

1.4 Mejora de la eficacia de la comunicación interpersonal 23

2. Análisis del sistema de comunicaciones de gestión de la empresa "Trade Master" 28

2.1 Características organizativas y económicas de la empresa 28

2.2 Análisis de indicadores técnicos y económicos de la empresa 31

2.3 Análisis de la política de comunicación de la empresa 33

Conclusión 42

Lista de literatura usada 45

Introducción

En general, se reconoce que la comunicación es fundamental para el éxito de las empresas y es uno de los problemas de gestión más desafiantes. En esencia, se trata de una especie de "sistema circulatorio" de un único organismo de la empresa. Los líderes que trabajan efectivamente se consideran aquellos que son efectivos en la comunicación. Los gerentes deben dominar el arte de la comunicación, ya que, en sentido figurado, hacen el trabajo "con las manos de otra persona".

El papel de la comunicación es evidente tanto en las pequeñas empresas como en las poderosas empresas y corporaciones. El futuro no solo de la empresa, como entidad económica en el mercado, sino también de las personas que trabajan en esta empresa, y a nivel global y el bienestar de todo el país en su conjunto, depende de la efectividad de los lazos de comunicación. e interacciones.

La experiencia de empresas rusas y extranjeras muestra que la efectividad de las comunicaciones depende, en primer lugar, de la actitud psicológica del equipo. Donde el líder usa el método de "pegar y pegar", hay nerviosismo y fragmentación del equipo, y el resultado es baja productividad laboral, alta rotación de personal, falta de iniciativa, cotilleos constantes, envidia, etc. Todos estos hechos no pueden conducir a otra cosa que a la amortiguación de la empresa y, en última instancia, incluso a la quiebra.

Sin embargo, si un líder realiza reuniones en un equipo donde se discuten ciertos problemas de desarrollo, aplica métodos de recompensa a la iniciativa, trabajo, etc., crea condiciones para la libre expresión de su opinión, aunque no coincida con la opinión del gestión, entonces, en este caso, el personal es fácil de trabajar en una empresa determinada. En este caso, las personas se dan cuenta de su importancia y tratan de utilizar todo su potencial e inteligencia para lograr la prosperidad de la organización. En una empresa de este tipo, los empleados confían en su futuro, que sus problemas se pueden discutir abiertamente en una reunión, se pueden presentar algunas ideas por las que serán recompensados ​​moral y financieramente. Es más fácil para estas empresas resistir las crisis económicas y políticas en el país, ya que en un equipo muy unido, los empleados se ayudarán entre sí para hacer frente a las dificultades.

Todo esto ha sido realizado durante mucho tiempo por gerentes nacionales y extranjeros. Pero, ¿cómo se consigue una comunicación eficaz? ¿Cómo adquirir habilidades y capacidad para gestionar procesos de comunicación? - estas son las principales cuestiones que preocupan a los líderes rusos de hoy.

En el marco de lo anterior, la relevancia del tema elegido se enfatiza por la experiencia de líderes extranjeros y nacionales, su interés en estudiar los vínculos de comunicación y su desarrollo efectivo, porque uno de los mas factores importantes la integración de la gestión es la comunicación.

Dado que la aparición y formación de las comunicaciones (así como de toda la gestión) en nuestro país sucedió no hace mucho tiempo (10 años es un período corto), el enfoque correcto para estudiar la experiencia de las empresas extranjeras y los empresarios rusos modernos juega un papel muy importante. en su posterior desarrollo.

En Rusia, las comunicaciones han experimentado un cambio radical. Del sistema de mando administrativo, el país pasó abruptamente a las relaciones de mercado. Si antes la dirección de la empresa consistía básicamente en que se recibían órdenes de la dirección a los subordinados, que no se podían aclarar, no discutir, se castigaba la iniciativa y los trabajadores inteligentes no podían avanzar en el servicio, hoy los directivos prefieren un enfoque diferente para organizar el trabajo con subordinados ... La iniciativa ahora es bienvenida, se realizan reuniones colectivas generales en las que se discuten problemas del desarrollo de la empresa, se escuchan solicitudes y sugerencias de los subordinados, no solo se aplican incentivos morales, sino también materiales. Entonces, bajo el sistema de mando-administrativo, había empresas con comunicaciones bien establecidas, pero predominaban principalmente con flujos de comunicación dispersos, sin retroalimentación, etc. Así que ahora hay empresas donde la organización de la gestión está en un nivel bajo, las comunicaciones están mal construidas.

El propósito del trabajo del curso es explorar la esencia de la comunicación, así como lo que se puede hacer para intercambiar información de manera más efectiva tanto entre gerentes como fuera de su círculo.

Para lograr este objetivo, es necesario resolver una serie de tareas:

1) Estudiar la esencia, los elementos y las etapas del proceso de comunicación en una empresa moderna.

2) Analizar el sistema de comunicación basado en la empresa "Trade Master"

El objeto de este trabajo de curso es la comunicación como una actividad conductual de los sujetos, y el tema es el uso hábil de comunicaciones efectivas por parte de los gerentes para lograr los objetivos de la organización.

1. Fundamentos teóricos y características de las comunicaciones en las actividades de un directivo moderno

1.1 Proceso de comunicación: concepto, elementos principales, etapas, sus características

La comunicación es el intercambio de información, a partir del cual el gerente recibe la información necesaria para tomar decisiones efectivas y comunica las decisiones tomadas a los empleados de la organización. Si la comunicación es deficiente, las decisiones pueden ser incorrectas, las personas pueden malinterpretar lo que la gerencia quiere de ellos o, finalmente, las relaciones interpersonales pueden sufrirlo. La efectividad de las comunicaciones a menudo está determinada por la calidad de las decisiones y cómo se implementarán realmente.

La información es solo una manifestación externa de la comunicación, su resultado. La información juega un papel central en la existencia comunicativa de una persona y actúa como medio de comunicación.

En el proceso de comunicación, la información se transfiere de un tema a otro. Individuos, grupos e incluso organizaciones enteras pueden actuar como sujetos.

En el primer caso, la comunicación es de carácter interpersonal y se lleva a cabo mediante la transferencia de ideas, hechos, opiniones, pistas, sensaciones o percepciones, sentimientos y relaciones de una persona a otra, de forma oral o de alguna otra forma (por escrito, gestos, postura, tono de voz, tiempo de transmisión, subestimación, etc.) para obtener la respuesta deseada.

La comunicación y la información son conceptos diferentes pero relacionados. La comunicación incluye tanto lo que se transmite como cómo se transmite ese "qué". Para que se produzca la comunicación, deben estar presentes al menos dos personas.

La comunicación exige a cada uno de los participantes en la interacción de la dirección. Entonces, cada uno de los participantes debe tener todas algunas de las habilidades: ver, oír, tocar, percibir el olfato y el gusto. La comunicación efectiva requiere ciertas habilidades y habilidades de cada una de las partes, así como la presencia de un cierto grado de comprensión mutua.

El término "comunicación" proviene del latín "communis" que significa "común": el transmisor de la información trata de establecer una "comunidad" con el receptor de la información. Por lo tanto, la comunicación puede definirse como la transferencia no solo de información, sino de significado o significado a través de símbolos.

La comunicación interpersonal eficaz es fundamental para el éxito de la gestión por varias razones. Primero, la solución de muchas tareas de gestión se basa en la interacción directa de las personas (jefe con subordinado, subordinados entre sí) en el marco de varios eventos.

En segundo lugar, la comunicación interpersonal es posiblemente la mejor manera de discutir y resolver problemas de incertidumbre y ambigüedad.

Los gerentes dedican del 50 al 90% de su tiempo a la comunicación. Puede parecer increíble, pero cuando se considera que el gerente tiene que comunicarse, desempeñar roles interpersonales, roles informativos y de toma de decisiones, así como realizar todas las funciones gerenciales, todo encaja. Precisamente porque la comunicación es una parte integral de todas las actividades principales de un gerente, se le llama proceso de conexión.

Las tres actitudes de roles principales de los gerentes y las cuatro funciones de administración principales están dirigidas a la formulación de objetivos organizacionales y su logro, y el grado de implementación de estos objetivos, por regla general, depende directamente de la calidad de las comunicaciones. En consecuencia, la comunicación eficaz es esencial para el éxito tanto del empleado individual como de la organización en su conjunto.

Sin embargo, aunque todos reconocen el papel fundamental de la comunicación en el éxito de las organizaciones, las encuestas muestran que, según el 73% de los directivos estadounidenses, el 63% de los ingleses y el 85% de los japoneses, es la comunicación ineficaz la que hoy se está convirtiendo en la principal barrera para lograr los objetivos de la organización. Otra encuesta de casi 250.000 trabajadores de 2.000 empresas encontró que las comunicaciones son uno de los mayores problemas en las organizaciones. Al comprender la esencia de la comunicación a nivel personal y organizacional, puede aprender a reducir la probabilidad de una comunicación ineficaz y convertirse en un gerente más eficaz. Un administrador eficaz es un administrador que es eficaz precisamente en el campo de las comunicaciones. Dicho gerente está familiarizado con la naturaleza del proceso de comunicación, tiene excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y comprende cómo el entorno afecta la calidad de la comunicación.

La principal tarea de la administración es obtener ganancias, que dependen directamente de la capacidad del gerente para administrar los asuntos. Puede ver la conexión entre la comunicación, la información y la capacidad de trabajo de un gerente. Se sabe que el intercambio de información en las organizaciones no siempre es tan eficaz como debería ser. De hecho, las personas se comunican entre sí con menos eficacia de lo que creen.

Este hecho queda perfectamente ilustrado por la investigación de R. Likert, quien analizó las actividades de los capataces y sus subordinados de uno de los servicios públicos.

Si bien el 85% de los supervisores creía que sus subordinados eran libres de discutir asuntos comerciales importantes, solo el 5% admitió que sí. En otro estudio, un gerente de departamento informó que había dado instrucciones y comunicado decisiones sobre 165 puntos específicos a sus subordinados. Sin embargo, según los subordinados, solo conocían alrededor de 84 de sus órdenes. Otro investigador analizó las actividades de una empresa con sede en California en el sector de la salud y encontró discrepancias significativas en la evaluación de la efectividad de las comunicaciones por parte de representantes de niveles gerenciales superiores, medios y bajos.

Además, el destinatario a menudo malinterpreta el mensaje transmitido, lo que también es un signo de comunicaciones ineficaces. J. Miner, un distinguido investigador en el campo de la gestión, cree que solo el 50% de los contactos en una organización dan como resultado el entendimiento mutuo de las partes. Y, como regla, la razón de esto es la incapacidad de las personas para tener en cuenta el hecho de que la comunicación es un intercambio.

Ambas partes juegan un papel activo en el intercambio. Por ejemplo, si usted, como gerente, le cuenta a un subordinado sobre un cambio en su orden de trabajo, entonces esto es solo el comienzo del proceso de intercambio. Para que la comunicación sea eficaz, su interlocutor debe demostrar que entendió su tarea y qué resultados espera de él. La comunicación es efectiva solo si un lado ofrece información y el otro la percibe correctamente, y para que esto sea así, este proceso debe ser tratado con mucha atención.