Tipos de sistemas de automatización empresarial. Optimización de procesos comerciales de la empresa. Organización de la empresa

Hay muchos mitos, estereotipos y prejuicios en torno al término "automatización empresarial". Por ejemplo, esa automatización es necesaria solo para la contabilidad y, digamos, es imposible automatizar los procesos comerciales de gestión. O que la automatización es necesaria exclusivamente para las grandes empresas, y pequeñas empresas es muy posible prescindir de él. O que los sistemas de automatización son extremadamente costosos, y está lejos de ser un hecho que los costos alguna vez valgan la pena. Para este artículo, hemos recopilado preguntas que los emprendedores suelen hacer sobre la automatización, hemos preparado respuestas claras e ilustrado con casos reales.

Automatización real: ¿qué es?

La automatización empresarial es la transición de una empresa de operaciones manuales que consumen mucho tiempo al uso de tecnologías de la información en trabajo operativo. Además, la automatización significa implementación tecnologías modernas donde anteriormente no se usaban en absoluto.

En las pequeñas empresas, la automatización se suele utilizar en dos casos:

en procesos de apoyo que no afectan directamente el aumento de los ingresos, pero que son obligatorios para el negocio, por ejemplo, contabilidad e informes;

en los principales procesos comerciales, esto, por ejemplo, puede ser la automatización de ventas o la automatización de la interacción con los clientes (también es la implementación de CRM).

En consecuencia, los motivos y objetivos de la automatización pueden ser diferentes: en el primer caso, es necesario garantizar la estabilidad del negocio y reducir el tiempo y los recursos invertidos, en el segundo, para aumentar la rentabilidad del negocio, para obtener ventajas competitivas, mejorar el servicio, atraer y fidelizar clientes, aumentar la eficiencia, etc.

La “línea divisoria” entre estos dos grupos de procesos comerciales solo muestra la diferencia entre la “automatización contable” y la automatización real: la primera ayuda a cumplir con las obligaciones de la empresa con el estado y sus autoridades fiscales con costos mínimos, la segunda ayuda a la empresa a gastar menos, ganar más y desarrollar de manera más eficiente. Entonces, la automatización no se limita solo a la contabilidad, el rango de su aplicación es mucho más amplio.

¿Qué son los sistemas de automatización?

Los sistemas de automatización son los mismos programas y servicios que se utilizan para pasar del trabajo manual a la tecnología de la información. En otras palabras, tanto un sistema ERP integrado para la gestión de recursos empresariales como un servicio "en la nube" para una tienda en línea es un sistema de automatización.

Cualquier sistema de automatización empresarial proporciona varios procesos clave: recopilación de datos (entrada), procesamiento de datos y provisión de la información recopilada y procesada en la forma, volumen, formato en que el gerente o especialista especializado la necesite.

Por ejemplo, si ingresa información sobre contactos con clientes potenciales en el sistema, luego indique en qué etapa se encuentran las negociaciones con cada uno de ellos, ingrese con precisión los datos sobre los resultados de las negociaciones y transacciones completadas, luego en un buen sistema de gestión de ventas puede obtenga instantáneamente un "embudo de ventas", y con la acumulación de algunas estadísticas, y el pronóstico de ventas, dependiendo de la intensidad con la que sus gerentes hayan trabajado hoy.

Los sistemas de automatización funcionan de manera similar para otros procesos. El gerente puede recibir instantáneamente información sobre el estado de las cosas en la empresa: cuánto dinero hay en las cuentas, cuánto debe y cuánto debe, cuál es la estructura de costos y la rentabilidad del proyecto, cuántas llamadas en frío se realizaron por los empleados, cuál es la eficiencia real de cada gerente, etc.

¿Por qué necesitamos una automatización real?
que le da a la empresa

En resumen, la automatización bien ejecutada le permite hacer lo siguiente:

mejorar la calidad del servicio al cliente;

optimizar los costos logísticos, mejorar la calidad de la logística en todas las etapas, desde la recepción del producto en el almacén hasta su entrega al cliente;

planificar de manera eficiente la recepción de fondos, prevenir brechas de efectivo;

calcular la rentabilidad de los pedidos;

preparar documentos de forma rápida y correcta para clientes, contratistas y socios, desde una propuesta comercial hasta un acto de conciliación;

aliviar al jefe y a los gerentes clave del trabajo de rutina, utilícelos de manera más eficiente tiempo de trabajo para el desarrollo de la empresa;

recibir puntualmente cualquier informe sobre la situación real de la empresa;

optimizar los costos de personal, hacer un uso más eficiente del tiempo de trabajo y las competencias de los empleados;

minimizar el impacto negativo del "factor humano" en las empresas;

almacenar información de forma segura: cada empleado trabaja solo con los datos a los que tiene acceso;

mejorar y agilizar los procesos comerciales en la empresa;

Apoyar eficazmente las actividades operativas: organizar la contabilidad y el control.

V pequeños negocios Por lo general, estos efectos se notan después de algunas semanas.

Qué procesos comerciales pueden y deben automatizarse

Por lo general, la automatización empresarial comienza con operaciones de rutina masivas que requieren mucha mano de obra, con los procesos que más afectan los ingresos y las ganancias de la empresa, o con las áreas más problemáticas.

En primer lugar, puede automatizar tareas que consumen mucho tiempo o que son imposibles de realizar manualmente: tenga en cuenta el volumen de negocios minorista, analice el movimiento de mercancías, planifique flujo de caja, planificar y tener en cuenta las horas de trabajo, calcular el coste, etc.

en segundo lugar, puede automatizar el trabajo de los empleados que realizan operaciones de rutina estándar (vendedores telefónicos, logísticos, gerentes de ventas, etc.) o eliminar cierto trabajo de los empleados por completo (por ejemplo, configurar la sincronización automática de datos sobre la disponibilidad de bienes en el almacén y en el escaparate de una tienda en línea) ...

En tercer lugar, puede utilizar la automatización para "poner las cosas en orden en la casa": tomar el control de las cuentas por cobrar, las existencias del almacén, el empleo de los empleados, el cumplimiento de los estándares para llamadas y reuniones con clientes, etc.

No es necesario automatizar todos los procesos comerciales a la vez. Puede escalar gradualmente la automatización en su empresa según sea necesario. Y crear sistema unificado gestión de forma coherente.

Lo principal es recordar los objetivos para los que se inició la automatización. Automatizar por el bien de la automatización es una pérdida de tiempo y recursos.

Cómo elegir un producto de software para la automatización

Al elegir un sistema de automatización empresarial, puede hacerlo de dos maneras:

Utilice un producto estándar ("caja") o un servicio en la nube.

Desarrolle e implemente una solución de software individual.

Una solución estándar es más fácil de implementar y más económica. Pero debe tenerse en cuenta que no todos los productos típicos pueden modificarse para adaptarse a sus tareas; en varios programas, las posibilidades de personalización están muy limitadas o completamente excluidas. Por cierto, lo mismo se aplica a los servicios en la nube.

La mejor opción para muchas pequeñas empresas es comprar solución lista para usar con la capacidad de personalizar, ejecutarlo rápidamente para no ralentizar los procesos comerciales vitales y, si es necesario, comenzar a trabajar en la personalización del producto, es decir, su personalización para las tareas específicas de su empresa.

La elección del programa es un asunto bastante responsable, es necesario elaborar una serie de información bastante sustancial. Hay muchos productos de software en el mercado, cada uno con sus propias características y ventajas. Debería recibir respuestas a las siguientes preguntas importantes:

qué tareas y procesos específicos se planea automatizar;

si la funcionalidad del sistema corresponde a las tareas que deberán resolverse con su ayuda;

¿Es posible personalizar el sistema para su práctica comercial?

si será posible, cuando cambien los procesos o las condiciones comerciales, cambiar rápidamente el sistema sin detener su funcionamiento;

lo fácil y conveniente que es usar el sistema;

¿Es posible integrar el sistema con otras aplicaciones o servicios?

si el sistema es compatible con tabletas, teléfonos inteligentes;

quién proporcionará soporte técnico y cómo;

¿Cuánto cuesta la implementación y el soporte?

Para responder a estas preguntas, es recomendable consultar con representantes de proveedores (es decir, empresas de desarrollo de software). Si es posible, también comuníquese con compañeros emprendedores que estén resolviendo problemas similares; su experiencia le proporcionará información valiosa que le ayudará a tomar una decisión a favor de un producto de software en particular.

¿Cuánto cuesta el sistema de automatización?

Esta es una pregunta retórica y no hay una respuesta definitiva. ¿Cuánto cuesta la renovación? Se puede hacer por 100 mil rublos, o por un millón, todo depende del área de la habitación, las tareas, la calidad de los materiales, etc. El costo de una solución de software específica también dependerá de muchas variables: qué tareas se resolverán utilizando el sistema, si es un producto típico o personalizable, qué recursos se requerirán para la implementación, cuántos lugares de trabajo se conectarán al sistema, etc.

El costo de la automatización consta de varios componentes:

el costo del sistema en sí (el costo de una caja o los pagos de alquiler, en el caso de utilizar aplicaciones "en la nube");

costos de instalación del sistema y capacitación del personal;

el costo del mantenimiento regular.

A esto se pueden agregar los costos indirectos, por ejemplo, el tiempo dedicado por el director y los usuarios clave para participar en el proyecto.

¿Cómo es la implementación del sistema de automatización?
y cómo elegir una empresa contratista

La implementación es el proceso de ajustar el software para los negocios y, en parte, los negocios, para el software.

Para tareas o procesos simples, la “implementación” consistirá únicamente en instalar software en su computadora (o registrarse en un servicio “en la nube”) e ingresar la información inicial. Inmediatamente después de eso, puede comenzar a escribir documentos, completar una base de clientes o emitir tareas.

Para tareas más complejas (por ejemplo, calcular la rentabilidad planificada de los pedidos en el momento de la conclusión de la transacción, para no trabajar con pérdidas), puede ser necesario modificar el sistema para las condiciones y prácticas que se han desarrollado. en la compañia. Un sistema correctamente seleccionado generalmente mantiene algún tipo de proceso típico para tal tarea. Pero en la práctica, cada empresa tiene su propia metodología. Es esta especificidad en el proceso de implementación lo que deberá reflejarse.

La implementación puede realizarse por su cuenta o puede invitar a especialistas. Pero no espere que el contratista haga todo en De la mejor manera posible sin su participación; Los empleados clave y la dirección de la empresa tendrán que participar activamente en casi todas las etapas, cuanto más se sumerja en el proceso de implementación, el éxito del proyecto dependerá en gran medida.

Elegir un socio de implementación es casi lo mismo que elegir un equipo para renovar un apartamento. Realice un seguimiento del mercado e identifique empresas cuyas competencias sean suficientes para solucionar sus problemas, y las condiciones sean óptimas en cuanto a relación precio / calidad. Es muy deseable que su socio potencial tenga un certificado de conformidad del sistema de gestión de la calidad con las normas internacionales. Norma ISO 9001: 2008. Mantener reuniones con los especialistas de las empresas de esta preselección (incluso asegúrese de hablar con el empleado que acompañará su proyecto). Explore el portafolio, prestando especial atención a si el contratista tiene un historial de implementación exitosa de un sistema de automatización en empresas cuyas especialidades y líneas de negocio coinciden con la suya. También es recomendable hablar con los principales funcionarios de estas empresas y conocer su opinión sobre su socio potencial: si la implementación fue exitosa, si está satisfecho con los resultados del trabajo, si el servicio de garantía está bien organizado, qué dificultades encontró, etc.

Además, al elegir un contratista, tiene sentido utilizar el principio de proporcionalidad: si tiene una empresa pequeña, entonces es recomendable hacer negocios con una empresa pequeña también; todas las aprobaciones se llevarán a cabo más rápido, es más fácil estar de acuerdo. sobre temas controvertidos con un socio igualitario, etc.

Cuáles son los riesgos al implementar un sistema de automatización

Por supuesto, al introducir un sistema de automatización, existen ciertos riesgos, desde el incumplimiento de los plazos y la superación del presupuesto, hasta la resistencia del personal y la necesidad de cambiar los procesos comerciales individuales para cumplir con los requisitos del sistema. Pero la mayoría de los problemas se pueden evitar si las tareas que requieren automatización se identifican correctamente y se controlan las existentes. productos de software y abordar cuidadosamente la selección de un socio de implementación. También una condición importante implementación exitosa del proyecto es la participación personal de la primera persona de la empresa / dueño del negocio, en este caso los riesgos de “hacer lo incorrecto” se reducen significativamente.

En cuanto a la resistencia del personal, aquí es muy importante, por un lado, realizar un trabajo de calidad para explicar los beneficios y ventajas de la automatización para la empresa y todos los empleados, y por otro, crear en todos empleados, incluida la alta dirección, un firme sentido de la inevitabilidad del cambio. Si hay casos de interrupción de algunos procesos, es necesario resolver y eliminar obstáculos en la persecución. Una buena herramienta de implementación es recompensar a los empleados por estar involucrados en el proyecto y por algunos logros importantes, esto ayudará a lograr la lealtad del resto del equipo.

Los líderes de las empresas a menudo se esfuerzan mucho en mejorar los procesos destinados a lograr objetivos específicos y aumentar la eficacia del trabajo en equipo de los empleados involucrados. Realmente comprenden la importancia de garantizar la comunicación y la eficiencia entre departamentos o equipos a mayor escala. Esta búsqueda del enfoque óptimo de interacción está asociada a la necesidad de resolver problemas vitales que inevitablemente surgen cuando hay desunión en los diferentes departamentos y áreas de la empresa. Hacer el trabajo necesario independientemente de otras partes de la empresa puede hacer más daño que bien, porque en este caso, los empleados se enfocan en resolver problemas específicos, en lugar de lograr un objetivo general dentro del proceso. El software de automatización de procesos empresariales, BPMS, proporciona a los empleados de la empresa la capacidad de visualizar el papel de sus tareas en el proceso empresarial, lo que ayuda a aumentar la productividad de los empleados y también puede tener un efecto positivo en otras áreas de la empresa y lograr los objetivos clave. de la organización.

¿Qué es la automatización de procesos empresariales?

El término "proceso empresarial" se utiliza para describir la organización y estructura de acciones interrelacionadas de los empleados de la empresa con el único propósito de lograr con éxito la meta establecida. La esencia de la automatización de procesos de negocio es establecer una estructura para la transferencia de responsabilidad para la ejecución del proceso y, por tanto, el logro de la meta. Para los empleados individuales, el proceso empresarial representa los pasos para lograr resultados exitosos. En el caso de grupos pequeños y grandes, se entiende por proceso de negocio la asignación de responsabilidades que debe realizar cada miembro del grupo para completar una tarea común para el grupo. Hay muchos ejemplos de procesos comerciales automatizados, que van desde el proceso de preparar un plato de acuerdo con una receta determinada hasta el proceso ramificado de pasar de una empresa a otra. Las empresas que utilizan la automatización de procesos de negocio en industrias como el marketing y otras, notan los resultados positivos de utilizar este enfoque de gestión debido al alto nivel de organización del trabajo, la determinación de las acciones de los empleados y la disciplina en el desempeño de sus funciones.

Ciertos componentes insustituibles son la clave del éxito de un proceso empresarial. En primer lugar, se requieren datos y materiales para cada paso del proceso. En segundo lugar, necesita un algoritmo, un proceso, que las personas o el software (en el caso de automatizar un proceso comercial) puedan seguir. Finalmente, se debe definir un resultado para lograr qué esfuerzo se hace, qué tiempo se gasta y qué datos se utilizan. Es importante reconocer la importancia de estos componentes de la automatización de procesos de negocio y tomarse el tiempo para seleccionar y formalizar cada uno de ellos, ya que solo sentando las bases adecuadas se puede esperar el resultado correcto.

Automatización de procesos de negocio - historia

El término fue utilizado por primera vez por Frederick Taylor y Henry Gant, ingenieros mecánicos y consultores de gestión, en la década de 1920. Inicialmente, este término estaba ligado a la producción, pero, obviamente, en el proceso de estudiar y repensar el término proceso empresarial, se volvió aplicable incluso para describir la dinámica de las actividades dentro de la familia. A principios de la década de 1980, sobre la base del trabajo de W. Edwards Deming y Joseph M. Juran, se desarrolló un nuevo concepto del proceso empresarial y la teoría fue apoyada por la tecnología. Por ejemplo, con la llegada de las máquinas de escribir, las fotocopiadoras y las computadoras personales, han surgido formas completamente nuevas de interactuar, establecer metas y lograr resultados. Internet también se ha convertido en un factor importante en el desarrollo de nuevos enfoques para la gestión de procesos comerciales (BPM) y el desarrollo de prácticas de automatización de procesos comerciales.

La teoría de la gestión de procesos de negocio tiene casi cien años y sigue evolucionando, por lo que puede ser útil para que todas las empresas logren los objetivos actuales organizando y dividiendo los procesos en diferentes etapas que realizan las personas y las soluciones para automatizar los procesos de negocio.

Ejemplos e ideas de automatización de procesos empresariales

Hay muchos ejemplos de procesos para cuya ejecución exitosa es apropiado el uso de la automatización de procesos de negocio. Las actividades en áreas como finanzas, recursos humanos y marketing se pueden dividir en varios procesos, algunos de los cuales pueden automatizarse. Por ejemplo, al automatizar los procesos comerciales para contratar e incorporar empleados, procesar las solicitudes de compra y los pedidos de los clientes, puede lograr excelentes resultados en la mejora de la calidad del trabajo realizado y la reducción de los costos de transacción.

Beneficios clave de la automatización de procesos comerciales

La idea clave de utilizar herramientas digitales es trabajar de forma eficaz con todos los datos sobre clientes, tareas y servicios / productos de la empresa, así como automatizar determinadas acciones que se pueden realizar sin esfuerzo humano. El objetivo de automatizar los procesos comerciales no es reemplazar a los empleados que realizan tareas repetitivas con robots de software. Gracias a la automatización de los procesos comerciales, los empleados de la empresa se deshacen de las tareas rutinarias y mecánicas y tienen la oportunidad de concentrarse en realizar nuevas funciones, tareas de investigación o cualquier actividad que requiera el uso de la experiencia y los conocimientos del empleado.

La automatización de procesos empresariales también ayuda a grupos de personas a coordinar mejor sus esfuerzos, de modo que la desorganización se pueda eliminar de la ecuación. Por último, la automatización de los procesos comerciales puede garantizar una mayor precisión de los resultados. Todas estas ventajas son la razón por la que cada vez más emprendedores, jefes de departamento, así como pequeñas y grandes empresas utilizan la automatización de procesos de negocio en su trabajo.

Todas estas ventajas son relevantes para todas las organizaciones que quieran seguir siendo competitivas y crecer. Cada negocio en mente tiene competidores que se esfuerzan por conquistar el mercado actual, y el enfoque para gestionar el trabajo en la empresa puede convertirse en un factor decisivo en la competencia. A menudo, es la automatización oportuna de los procesos comerciales lo que decide qué negocio tendrá éxito y cuál se equilibrará al borde de la existencia.

Elena Gaidukova, analista de marketing, brand manager de soluciones basadas en, especialista en alianzas.

Las condiciones del mercado en constante cambio, la alta velocidad en la toma de decisiones, la multitarea en la gestión de activos y la necesidad de reducir los riesgos requieren enfoques modernos a la organización actividad económica... La salida en el entorno interno y externo cada vez más complejo de la empresa es la compleja automatización de los procesos comerciales. Libera valiosos recursos para planificación estratégica y la concentración de la gestión en áreas clave de la empresa. Hablaremos sobre qué son la automatización y el sistema ERP, por qué necesita un enfoque de proceso y qué software es más popular en el mundo y en Rusia.

Negocio y automatización: ayer, hoy, mañana

La automatización empresarial es una transferencia parcial o completa de operaciones y tareas comerciales estereotipadas bajo el control de un sistema de información especializado o un complejo de hardware y software. Como resultado, la liberación de humanos y recursos financieros incrementar la productividad laboral y la efectividad de la gestión estratégica.

La automatización suele realizarse en dos direcciones:

* Automatización de procesos comerciales clave: por ejemplo, gestión de ventas o servicio al cliente. En este caso, se lleva a cabo para incrementar directamente el volumen de ventas, el número de productos y aumentar la rentabilidad de todo el negocio en su conjunto.
* Automatización de procesos de soporte como contabilidad, informes, trabajo de oficina. Dicha automatización no afecta directamente el aumento de los ingresos, pero ayuda a reducir el tiempo y los costos de realizar el trabajo de rutina.

Las principales tareas de la automatización empresarial son las siguientes:

* apoyo eficaz de las actividades operativas de la empresa, la organización de la contabilidad y el control;
* preparación de cualquier documento para socios, incluyendo cartas de porte, facturas, actos de conciliación y propuestas comerciales;
* recepción rápida de informes sobre la situación de la empresa durante cualquier período de tiempo;
* optimización de los costos de personal, aumentando la eficiencia del uso del tiempo de trabajo liberando a los empleados del trabajo rutinario;
* minimizar el impacto negativo del "factor humano" en los procesos comerciales más importantes;
* almacenamiento seguro de información;
* mejorar la calidad del servicio al cliente.

La automatización de los procesos comerciales puede mejorar significativamente la calidad de la gestión en una empresa y la calidad de su producto. Para la empresa en su conjunto, ofrece una serie de ventajas importantes.

* Incrementar la velocidad de procesamiento de información y resolución de tareas repetitivas.
* Incrementar la transparencia del negocio y su fabricabilidad.
* Mayor coherencia de las acciones del personal y la calidad de su trabajo.
* Capacidad para controlar grandes cantidades de información.
* Automatización del trabajo manual.
* Reducir el número de errores y mejorar la precisión del control.
* Solución paralela de varias tareas.
* Toma de decisiones rápida en situaciones estereotipadas.

Como resultado de la automatización de la gestión de procesos comerciales, el jefe de la empresa recibe más información para analizar los procesos de negocio en forma de informes analíticos detallados y tiene la capacidad de gestionar eficientemente la empresa, teniendo en cuenta indicadores externos e internos.

Por ejemplo, al utilizar el software First Form durante los primeros seis meses de funcionamiento, aumentan los indicadores más importantes de las actividades de la empresa:

* precisión de la planificación - en un 40%;
* eficiencia general - en un 50%;
* Ahorro de tiempo del gerente - en un 80%.

La mayoría de las empresas comienzan la automatización con procesos rutinarios que requieren mucha mano de obra, así como con operaciones que afectan significativamente las ganancias y los ingresos: finanzas y contabilidad, flujo de documentos, producción y contabilidad de almacén. La automatización de áreas de actividad como la gestión empresarial, el marketing, la gestión de la calidad y las comunicaciones externas en la mayoría de las empresas rusas apenas está comenzando.

En el contexto de la crisis económica, las prioridades en el campo de la automatización de procesos comerciales están cambiando un poco. Las principales tendencias de la temporada actual incluyen las siguientes:

1. El uso de tecnologías en la nube... La principal diferencia entre este método de automatización es la ausencia de un servidor propio en la empresa. Estos sistemas son muy populares entre las pequeñas empresas, ya que cuestan significativamente menos que la versión tradicional.
2. Automatización activa de herramientas de marketing: implementación de sistemas CRM, sistemas de automatización publicidad contextual y sistemas de BI.
3. Desarrollo de tecnologías de comunicación de máquina a máquina... La tendencia emergente de M2M - Machine to Machine - asume una participación humana mínima en esos procesos, cuando sea posible, ya que la complicación de los procesos y equipos comerciales no siempre permite que una persona evalúe y responda adecuadamente a una situación cambiante.
4. Usando herramientas de big data... Otra tendencia en el desarrollo de la automatización de procesos comerciales es la atención a los macrodatos y la inteligencia comercial relacionada. Son demandados por las grandes empresas, ya que se requieren equipos costosos especializados para procesar big data.
5. Análisis de datos en tiempo real... Los sistemas de automatización empresarial evolucionarán hacia el procesamiento de transacciones en tiempo real, lo que dará como resultado operaciones totalmente sincronizadas.

Áreas clave y software para la automatización de procesos comerciales

Una de las principales condiciones para la automatización empresarial es el uso de un enfoque basado en procesos por parte de una empresa. Este término se entiende como un enfoque que define la consideración de las actividades de una empresa como una red de procesos de negocio indisolublemente ligados a sus principales metas, objetivos y misión. Enfoque basado en procesos, a diferencia del enfoque estructurado que prevalece en muchas empresas, no se centra en los estructura organizativa empresas, sino en procesos comerciales reales, cuyo resultado final es la creación de un servicio o producto.

El enfoque de procesos ayuda a aumentar la agilidad empresarial, reducir el tiempo de reacción a los cambios en las condiciones del mercado y mejorar los resultados comerciales.

Cada proceso comercial de una empresa consta de un conjunto de operaciones independientes con un orden de ejecución determinado por tecnología o instrucciones. Las características necesarias de un proceso empresarial se consideran rutas y reglas, así como entradas, salidas, recursos consumidos, participantes y propietarios.

Antes de proceder con la automatización de los procesos de negocio, es necesario realizar trabajos sobre su aislamiento y descripción, así como remitirlos al grupo de procesos principales o auxiliares. Este es un procedimiento bastante largo; en la práctica, requiere la participación de todas las divisiones de la empresa en estrecha cooperación.

Los tipos y la cantidad de procesos comerciales son individuales para cada empresa. Todos los procesos de negocio diferenciados se pueden integrar en varias áreas principales, para cada una de las cuales es posible llevar a cabo la automatización tanto como un todo como dentro de un proceso separado:

1. Gestión:

* gestión estratégica;
* seguridad economica;
* soporte legal;
* Contabilidad de gestión;
* presupuesto;
* Seguridad de información.

Puede utilizar el 1C: sistema de software empresarial, módulo de control Sistemas SAP R / 3.

2. Marketing y ventas:

* administración actividades de mercadeo;
* PR;
* gestión de actividades publicitarias;
* gestión de ventas;
* Gestión de la relación con el cliente (CRM).

Para automatizar esta dirección, a menudo se utiliza software: sistemas CRM - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, gestión de publicidad - EFSOL: Gestión de publicidad AMS, SIZiF, gestión de sitios (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etc.

3. Producción:

* administración procesos de producción;
* gestión de inventario empresarial;
* gestión de suministro de material;
* administración Equipo de producción;
* sistema logístico.

Productos de software: Sistemas Kraft, USU, módulo de producción AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse y Sales.

4. Gestión de la calidad:

* sistema de gestión de la calidad (SGC);
* control de calidad de productos e indicadores de producción;
* trabajar con reclamaciones.

Software aplicado: "Metrics Administrator", "FINEX: Quality Management", "Master: Quality Management", Wonderware MES Software / Quality, ProdX.

5. Gestión de personal:

* selección de personal;
* formación y desarrollo del personal;
* contabilidad de personal;
* motivación y remuneración

Productos de software: "E-Staff Recruiter" de Datex Software, "1C: Gestión de personal y salarios", Oracle / Gestión de personal, "Pharaoh", "BOSS-Kadrovik".

6. Finanzas:

* Contabilidad;
* contabilidad tributaria;
* planificacion Financiera;
* gestión de liquidaciones con clientes;
* pago salarios empleados de la empresa.

Software de automatización: 1C: Contabilidad, 1C: Salario, AuditExpert, Master of Finance Analysis, Fingrand.

7. Organización de la empresa:

* flujo de documentos;
* secretaría.

Productos de software: "1C: Gestión de documentos", "E1 Euphrates" de Cognitive Technologies, "Master Dock" de Master Group, QPR 2014, Орн Text.

ERP: una nueva etapa en la evolución de los sistemas de automatización

La automatización "isla" de los procesos comerciales individuales de una empresa tarde o temprano se vuelve ineficaz, ya que los intentos de combinar varios diferentes sistemas la automatización falla con mayor frecuencia. Al implementar el enfoque de “isla”, generalmente no se establece el objetivo de mejorar el desempeño general de la empresa.

En contraste con esto, un sistema de automatización de negocios integrado es un sistema para administrar las actividades financieras y económicas de la empresa y asegura la realización de operaciones, gerencia y contabilidad generalmente.

El concepto de un sistema de gestión empresarial integrado, ERP, se desarrolló a finales de los 80 del siglo pasado. A principios de los 90, comenzó a ganar popularidad a medida que aparecían los sistemas de control que podían implementar este concepto. El sistema ERP se basa en el principio de crear un único espacio de información que ayuda a rastrear en tiempo real toda la información sobre los procesos comerciales en todas las divisiones de la empresa.

Los sistemas ERP se construyen de forma modular y su estructura implica la presencia de bloques separados que son responsables de un proceso específico. Gracias a este principio de organización, es posible perfeccionar y ampliar la funcionalidad de todo el sistema a medida que aparecen nuevas tecnologías, cambios en la legislación o necesidades del cliente.

La mayoría de los sistemas ERP incluyen los siguientes grupos de módulos:

* logístico;
* producción;
* marketing
* Proporcionar;
* Ventas;
* otro.

En Rusia, los sistemas ERP aparecieron solo a fines del siglo pasado e inicialmente fueron utilizados exclusivamente por grandes empresas, pero hoy se están implementando en empresas de cualquier tamaño.

Después de la implementación del sistema ERP, la empresa puede abandonar el uso de numerosos programas dispares para trabajar con finanzas, almacén, oficina, logística. Esto, a su vez, permitirá a la empresa reducir significativamente el costo del soporte de TI.

En 2016, según la calificación de la consultora Panorama Consulting Solutions, SAP ingresó a los tres primeros líderes en el mercado global de sistemas ERP con una participación del 20%; Oracle -13,9% y Microsoft -9,4%. Además, en orden descendente, se ubican las siguientes empresas: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle se convirtió en líder en términos de velocidad de implementación y SAP en términos de retorno de la inversión.

En Rusia, según el centro analítico TAdviser, 1C: Enterprise se convirtió en el sistema ERP más popular en 2016 (ver fig.). Entre los software más demandados se encuentran productos como Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Arroz. Diagrama de productos de software utilizados para la automatización empresarial en Rusia

Cómo elegir un producto de software

Al elegir software Los sistemas de automatización de procesos de negocio pueden tomarse de dos formas:

* uso de un producto típico;
* desarrollo e implementación de software individual.

En una nota

Un producto estándar (en caja) le costará menos a la empresa y también es algo más fácil de implementar. Pero no debemos olvidar que no todos los programas típicos pueden volver a perfilarse para las características individuales de la empresa, ya que en varios programas las posibilidades de configuraciones adicionales son limitadas o incluso excluidas. El mismo problema existe con los servicios en la nube.

Para elegir correctamente un programa específico, es importante responder a una serie de preguntas muy serias:

1. ¿Qué procesos comerciales planea automatizar?
2. ¿Se corresponderá la funcionalidad de este o aquel programa con las tareas asignadas?
3. ¿Es posible personalizarlo para una práctica comercial específica?
4. ¿Es posible cambiar rápidamente el sistema sin detener la operación en caso de un cambio en los procesos comerciales o las condiciones comerciales?
5. ¿Qué tan fácil es usar el sistema?
6. ¿Es posible integrar el sistema con servicios o programas de automatización existentes?
7. ¿Quién proporcionará soporte técnico y cómo?
8. ¿Cuánto costará la implementación y apoyo técnico(posesión)?

Dado que es casi imposible responder de manera independiente y al mismo tiempo competente a estas preguntas, es recomendable obtener asesoramiento de empresas proveedoras (desarrolladores de software). Además, debe hablar con sus colegas de negocios, ya que su experiencia a veces ayuda a tomar una decisión. Sin embargo, es importante comprender que las opiniones en la comunidad empresarial pueden ser muy subjetivas, debido a las características específicas de la industria, el tamaño de la empresa, la experiencia limitada en poseer varios sistemas ERP y, como resultado, la incapacidad de ver los imagen completa en su conjunto y compare todos los productos en relación con sus condiciones.

En cuanto a la automatización de procesos individuales o la instalación de un sistema ERP, todo depende de las características específicas de una empresa en particular.

El costo del software y el costo de su implementación.

Es muy difícil responder de manera inequívoca a la pregunta de cuánto costará la automatización empresarial para una empresa en particular, ya que el costo de un software en particular depende de varios factores, entre ellos:

* Tareas que el software está diseñado para resolver;
* tipo de programa: típico o personalizado;
* recursos requerido para la implementación;
* número de lugares de trabajo conectados al sistema.

Por ejemplo, el precio de una licencia para el popular programa integrado "1C: Empresa" para 100 puestos de trabajo es de 432.000 rublos, para 50 puestos de trabajo - 187.200 rublos, para 20 puestos de trabajo - 41.400 rublos.

El costo de la automatización también consta de varios componentes:

* el costo del sistema en sí, incluido el costo de la "caja" o los pagos de alquiler en el caso de utilizar la versión "nube";
* los costos de establecer el sistema de automatización y la capacitación del personal;
* el costo del soporte técnico regular.

Los costos indirectos también deben agregarse al precio de automatizar los procesos comerciales, por ejemplo, el tiempo que el gerente y los usuarios clave dedican a participar en el proyecto.

La automatización de los procesos comerciales a veces se presenta al gerente como una varita mágica. ¿Cómo automatizar los procesos comerciales de la mejor manera? ¿Para que se discutiera el trabajo, no se perdieran los papeles, las regulaciones ayudaron, el equipo actuó como un mecanismo bien engrasado?

En el artículo, analizaremos los matices de la creación y automatización de procesos comerciales, consideraremos cómo evitar errores, cuáles son las metas y objetivos de la automatización de procesos comerciales y por dónde empezar. Si está pensando en mejorar los procesos comerciales y, posiblemente, implementar sistema electrónico administrarlos, lea el artículo con atención. ¡Y llévatelo con un lápiz!

Tres ballenas del caos en los negocios: cómo automatizar procesos que no existen

Antes de hablar de las oportunidades que ofrece la automatización de los procesos de negocio, pensemos en las dificultades a las que se enfrenta ahora.

Las tres "ballenas" malas que mantienen el caos en los negocios son universales. Lo más probable es que también esté familiarizado con ellos:

• Errores habituales. Petrov cometió un error tipográfico, Sidorov firmó un documento no verificado, Vasechkina envió una factura con detalles incorrectos. Tales errores causan pérdidas temporales y financieras, ojos nerviosos y trabajo de noche.
• Falta del tiempo. El documento está en aprobación durante una semana, luego la segunda, el trabajo vale la pena. Un empleado clave está de vacaciones o renunció sin transferir el caso.
• Confusión general.¿A dónde fue el papel necesario? ¿Por qué la secretaria no vio el documento urgente en el montón de hojas? ¿Dónde debe correr un especialista cuando un cliente contacta, si la persona adecuada está ausente? Esta confusión y correr por los pasillos con resmas de papel es molesto y ciertamente no conduce a un trabajo productivo.

Incluso hace diez años, la mayoría de las empresas consideraba que el modelado de procesos comerciales era caro, requería mucho tiempo y, por lo tanto, era un trabajo innecesario. Algunas personas piensan que sí incluso ahora, habiendo leído historias de terror sobre proyectos sin terminar y gastado millones, o incluso habiendo abordado la automatización desde el lado equivocado. Pero resultó que las empresas que trabajan en la automatización de los procesos comerciales crecen más rápido, superan mejor los tiempos de crisis y evitan a los competidores. En estas empresas, los empleados se sienten más cómodos, lo que crea la atmósfera de trabajo adecuada en el equipo. Los ejemplos incluyen las historias de Toyota, Amazon, McDonalds, así como nuestros clientes, cuyos comentarios sobre la automatización de procesos comerciales.

Hoy en día, la capacidad de crear procesos comerciales y el conocimiento de cómo automatizarlos se están convirtiendo en una importante ventaja competitiva.

Procesos de negocio: ¿qué estamos automatizando, camaradas?

A veces, la dirección de una empresa, ocupada con cuestiones estratégicas, se engaña: todo está bien para nosotros. Pero si Petrov sabe que en caso de un problema de marketing, es necesario ponerse en contacto con Ivanova, esto no es un proceso comercial. Pero un mapa de acción específico, que describe universalmente los pasos que siguen los empleados para lograr un resultado específico, ya parece un proceso empresarial.

Un diagrama de flujo, para llamarlo un proceso empresarial, debe tener en cuenta tres factores:

1. Estabilidad de las conexiones descritas: Se tiene en cuenta la multiplicidad de opciones de acciones, transiciones, condiciones.
2. Regulación de acciones en el transcurso del proceso: llamadas, cartas, archivos adjuntos, apelaciones, avistamientos.
3. Conclusión lógica: objetivo alcanzable específico.

Un proceso de negocio claramente modelado le permitirá ver el resultado y controlar el trabajo en todas las etapas para evitar pérdidas y errores "en un comienzo bajo".

Dependiendo de la aparición de "puntos delgados", el proceso empresarial cambia, sus etapas se ajustan y qué vínculos son débiles. Si tiene alguna dificultad con el desarrollo de algoritmos, estamos listos para ayudarlo. Después de todo, el desarrollo de procesos comerciales es una preparación para el proyecto de su automatización.

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El objetivo principal del desarrollo de procesos de negocios es transformar mágicamente cadenas de interacciones entrelazadas dentro de la empresa en algoritmos ordenados, consistentes y comprensibles. ¡Que haya orden en el trabajo, en la oficina, en la cabeza de los empleados y en la mente de los gerentes!

Uri, ¿dónde está el botón? Objetivos de automatización de procesos comerciales

Ahora la pregunta es: ¿cómo gestionar todo esto? Bueno, necesita todo un equipo de empleados para mantenerse al día y monitorear de cerca los "puntos débiles", los "eslabones débiles" y la ejecución de todo lo que se debe realizar.

Una cuarta parte de las empresas sigue este camino, ampliando departamentos de calidad, ampliando la gestión y el personal de secretaría. Pero es mucho más útil preguntarse cómo automatizar los procesos comerciales y transferir la función de control sobre ellos a un espacio. Un sistema de gestión de procesos de negocio de este tipo será tanto un diseñador como un mecanismo de supervisión, y un controlador que emite señales cuando algo sale mal. Pero para que el "botón mágico" funcione, todavía tienes que trabajar duro.

Por supuesto, los objetivos de la automatización de los procesos comerciales no son solo una forma conveniente de control. Como resultado, el uso sistema automático La gestión de procesos de negocio ayudará a:

• Organiza tareas regulares.
• Minimiza el factor humano.
• Dividir claramente las áreas de responsabilidad dentro de los procesos.
• Mantenga todos los detalles del proceso bajo control.
• Incluir en el esquema de interacción con el cliente.
• Cree una infraestructura de TI unificada con diferentes derechos de acceso.
• Ahorre tiempo, el suyo y el de sus empleados.
• Como resultado, para ahorrar dinero en la gestión de la empresa.

Como puede ver, los objetivos de automatizar los procesos comerciales son en gran medida los mismos que los suyos.

Gestión de procesos de negocio: sistema de una empresa

Para hacerlo aún más claro, analizaremos las funciones específicas del sistema de gestión de procesos de negocio - "1C: Flujo de documentos 8" - con ejemplos.

Hemos visto claramente en qué se diferencia el proceso empresarial automatizado del “diseñado en la rodilla”. Queda por ver cómo lograr este nivel de automatización.

Ingrediente secreto: cómo automatizar procesos comerciales sin pérdidas

Probablemente haya escuchado historias sobre la empresa N, que implementó un supersistema, lo manipuló y, escupiendo, regresó a Excel. Esto sucede cuando una empresa se enfrenta a dificultades imprevistas. Luego, los empleados sabotean la forma inusual de trabajar. Entonces los procesos establecidos no se prestan a la regulación. Entonces el presupuesto de implementación está más allá del deseado. Entonces el sistema en sí es pesado e incomprensible, pero es necesario que "aquí hay un botón, lo presiono y todo funciona".

Los líderes a menudo olvidan la regla: la primera etapa a partir de la cual se construye la automatización de procesos comerciales son las tareas. El sistema de gestión de documentos tiene una gran funcionalidad que puede satisfacer los requisitos de los negocios más caprichosos. Pero primero, se deben presentar estos requisitos.

Nuestra investigación confirma que el 70% de las dificultades comerciales surgen precisamente en la etapa de registro de requisitos y resultados. Por ello, brindamos consultas iniciales, así como también ofrecemos un servicio de investigación anteproyecto. Este paso ayuda a:

• identificar "cuellos de botella" en la empresa,
• determinar qué objetivos se establecen para el sistema de automatización,
• comprender si la funcionalidad típica es adecuada para la empresa o si es necesario realizar cambios,
• averiguar qué conjunto de funciones será óptimo para el negocio,
• determinar qué procesos automatizar en primer lugar y cuáles pueden posponerse. Por ejemplo, se deben priorizar áreas que dificultan el trabajo de toda la empresa, incluso si el trabajo en ellas no es el más fácil.

Capturar los requisitos del sistema y los entregables correctamente es el ingrediente secreto para el éxito de un proyecto de automatización. A veces, en esta etapa, queda claro que existe un problema con los procesos comerciales. Entonces necesitas modificarlos o construir desde cero.

Una vez decididas las tareas de cara a la automatización de los procesos de negocio, procedemos a la formación de un equipo de proyecto y a la implementación del proyecto.

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Los casos de automatización fallida de empresas son bastante comunes. Por lo tanto, antes de embarcarse en este evento costoso y que consume mucho tiempo, es aconsejable comprender por qué es necesaria la automatización. Y qué problemas se supone que deben resolverse con su ayuda.

Los expertos suelen dividir el proceso de automatización empresarial en varias etapas:

1. Análisis de los procesos de negocio, su adecuación o revisión.

2. Determine las necesidades reales de automatización.

3. Selección de soluciones de software o desarrollo de software especializado.

4. Implementación de software en la empresa y capacitación del personal en su uso.

Además, las dos primeras etapas no son de ninguna manera inferiores en importancia a la última.

Vale la pena comenzar con una definición. Un proceso de negocio es un sistema de actividades secuenciales, orientadas a objetivos y reguladas, en el que, mediante acciones de control y con la ayuda de recursos, las entradas del proceso se convierten en salidas, los resultados del proceso que son valiosos. a los consumidores. Un proceso de negocio desde el punto de vista de la tecnología de la información es un proceso de información estable (secuencia de trabajo) relacionado con la producción y las actividades económicas de una empresa y normalmente se centra en la creación de nuevo valor. El proceso empresarial incluye una jerarquía de acciones funcionales interrelacionadas que implementan uno (o varios) de los objetivos comerciales de la empresa en el sistema de información de la empresa, por ejemplo, la gestión y el análisis de la salida del producto o el soporte de recursos para la salida del producto (los productos se entienden como bienes , servicios, soluciones, documentos).

Nota: muy a menudo, con la ayuda de la automatización, los gerentes quieren coordinar el trabajo de la empresa. Por supuesto, gestión moderna difícil de imaginar sin sistemas de información... Pero la automatización no solucionará los errores en la organización de los procesos comerciales.

Por ejemplo, Si la empresa tiene una gran cantidad de información que se ha vuelto imposible de procesar manualmente o con sistemas obsoletos, la automatización es la salida. Si la información necesaria simplemente no está allí o no es confiable, los gerentes están equivocados, el trabajo de los departamentos no está coordinado, entonces el sistema de gestión debe cambiarse, no la automatización ayudará aquí.

Es por eso En primer lugar, el líder debe evaluar con seriedad el estado de las cosas. y ver si la automatización resolverá los problemas que le preocupan.

La automatización de los procesos de negocio en la actual etapa de desarrollo es capaz de resolver las siguientes tareas:

• Aumentar la velocidad de procesamiento de la información de la empresa (por ejemplo, un paso más rápido de la aplicación del departamento de ventas al almacén).
• Aumentar la transparencia del negocio (por ejemplo, puede ver rápidamente la deuda de las contrapartes).
• Control sobre la cantidad de información (por ejemplo, los clientes pueden ingresar y dejar pedidos ellos mismos a través de Internet).
• Coordinación de acciones (por ejemplo, un producto ya reservado para un cliente no pasará a otro).
• Mejorar la capacidad de fabricación de una empresa (por ejemplo, los precios y los impuestos se calculan automáticamente), etc.

La automatización no afecta directamente la solución de otras tareas, por ejemplo, aumentar el flujo de clientes, enviar informes a tiempo o determinar perspectivas de desarrollo.

Es por eso La automatización suele ser necesaria en los siguientes casos:

• reorientación hacia nuevas tareas (lanzamiento de otros productos, entrada en nuevos mercados, reequipamiento técnico);
• reformas o cambios en la gobernanza;
• la incapacidad del antiguo sistema de automatización para satisfacer las necesidades de la empresa;
• preparación de la empresa para la venta (la automatización debería incrementar su valor de mercado).

próximo punto importante: Es necesario definir claramente qué parte del trabajo debe automatizarse en este momento. Además, no es difícil para las pequeñas empresas hacer esto. Solo necesitan analizar qué actividades en la empresa están relacionadas con el procesamiento y almacenamiento de grandes cantidades de información y la construcción de informes. Por regla general, se trata de unidades que se ocupan de la contabilidad y contabilidad tributaria, son responsables del movimiento de inventario, etc. Hay procesos "generalmente reconocidos", la cuestión de la necesidad de automatizar que generalmente no surge. Tradicionalmente, esto es contabilidad, movimiento de bienes y materiales, nómina y registros de personal. Estos procesos están inicialmente automatizados, ya que el aumento de su eficiencia debido a la automatización ha sido probado muchas veces.

Otra forma de averiguar qué es exactamente lo que debe automatizarse: Comprender qué es exactamente lo que no conviene al jefe en el trabajo actual de la organización. El motivo de la insatisfacción puede ser el tiempo del proceso, su costo, la calidad (la cantidad de errores y fallas). Por ejemplo, la planificación de la producción se puede realizar manualmente, sin el uso de herramientas de automatización. Pero la precisión de los cálculos, por regla general, deja mucho que desear y el tiempo de ejecución es de aproximadamente una semana. Además, hay muchos errores en dicha planificación. Y los costos financieros del proceso "manual" resultan ser excesivamente altos.

Solo entonces puede ir directamente a la elección de un sistema automatizado.

Por lo general, se da preferencia al programa que mejor se adapta a los requisitos técnicos y no se convertirá en un obstáculo para el crecimiento de la información en el futuro. Desafortunadamente, es casi imposible encontrar un sistema listo para usar que sea capaz de satisfacer al cien por cien las necesidades de la empresa. Por lo tanto, queda por elegir el producto de software más adecuado en términos de funcionalidad y costo.

Todos los sistemas de automatización se pueden dividir en dos clases: rígido, con un conjunto de configuraciones estándar (por ejemplo, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) y flexible, con la capacidad de cambiar sus funciones (por ejemplo, 1C, Microsoft Axapta). Esta división se aplica a todos los programas.- desde soluciones simples para tareas locales hasta complejos sistemas de automatización para grandes empresas.

Los expertos recomiendan: Para determinar si se necesita un sistema rígido o flexible en un caso particular, es necesario comprender cómo la empresa y sus procesos comerciales cambiarán durante los próximos dos a cuatro años. Si una organización funciona de manera estable y no se planean cambios fundamentales en su sistema de gestión en un futuro próximo, es posible probar sistemas rígidos, incluidos los occidentales. Tienen una ventaja innegable: son soluciones completas y bien aceitadas que han incorporado los mejores logros de gestión. Sin embargo, habiendo optado por dicho sistema, la empresa deberá "ajustar" su trabajo al modelo de procesos de negocio implantado en él. Para las empresas nacionales, esto no siempre es posible. Si el negocio se reforma con frecuencia y el sistema de gestión aún no ha tomado forma, la empresa necesita un sistema flexible que pueda modificarse sin mayores costes. Estos productos están en el mercado. Además, las soluciones listas para usar se pueden implementar sobre su base.