На підставі якого документа складається штатний розклад. Як правильно скласти штатний розклад

Штатний розклад, як кадровий документ, У багатьох викликає велику кількість питань. Наприклад, як часто його потрібно складати, як правильно заповнити уніфіковану форму і чи є цей нормативний акт обов'язковим. Щоб прояснити ситуацію, варто більш детально зупинитися на деяких питаннях.

Для чого взагалі потрібно штатний розклад?

Штатний розклад - документ, необхідний для формування штатної структури і чисельності організації в повній відповідності до Статуту підприємства. Цей документ містить перелік структурних підрозділіворганізації, список посад, найменування спеціальностей і професій із зазначенням кваліфікації, а також дані про необхідну кількість певних штатних одиниць. Для його складання застосовується уніфікована форма Т-3, яка затверджена Постановою Держкомстату Росії.

З точки зору роботодавця штатний розпис виконує ряд важливих функцій і дозволяє максимально оптимізувати і упорядкувати роботу установи. Використання штатного розкладудозволяє чітко бачити всю структуру організації з її підрозділами, фіксувати кількість штатних одиниць, контролювати чисельний і якісний склад співробітників, відстежувати систему оплати праці і розміри надбавок. А при появі вакансій значно спрощує підбір персоналу.

Штатний розклад є обов'язковим документом?

Цікаво, що на це питання немає однозначної відповіді. З одного боку, Трудовий кодекс зачіпає питання штатного розкладу, так як цей документ стосується трудової функціїпрацівника організації та оплати праці персоналу. Та й в трудовому договорівказується, що працівник виконує обов'язки відповідно до штатного розкладу. Є уніфікована форма штатного розкладу, а також цей документ згадується в Інструкції з ведення трудових книжок (записи до трудової книжки робляться з урахуванням найменування посади відповідно до штатного розкладу). Значить, штатний розклад організації обов'язково повинно бути. Але, з іншого боку, ні в жодному нормативному акті не вказується прямо на обов'язок роботодавця вводити штатний розклад. І все ж, краще оформити цей кадровий документ, оскільки більшість перевіряючих органів вважають його обов'язковим для будь-якої організації.

Наприклад, податкові органи і Фонд соціального страхування завжди запитують штатний розпис під час проведення виїзних перевірок. По ньому вони звіряють правильність нарахування страхових внесків, збирають інформацію про страховий стаж працівників, контролюють правильність оподаткування. Те, що штатний розпис не є документом податкового обліку, Не знімає з роботодавця необхідності надавати його під час перевірок за запитом сторонніх організацій. А його відсутність може бути розцінено як порушення трудового законодавства, за яке накладається штраф для організації в розмірі 50 000 рублів. Звичайно, його можна оскаржити в суді (тим більше що прямої вказівки на обов'язок роботодавця складати штатний розклад в законі немає), але спочатку доведеться його заплатити.

Періодичність складання штатного розкладу

Як часто потрібно складати новий штатний розклад? На це питання теж чіткої відповіді немає. Але в даній ситуації варто керуватися логікою: раз штатний розпис є плановим документом, то складати його доцільно на один календарний рік або півріччя. Це дозволить при необхідності регулювати чисельність персоналу організації і його якісний склад. Але, разом з тим, можна затвердити штатний розклад і на кілька років (якщо в організації немає необхідності у введенні нових посад).

Хто розробляє і затверджує штатний розпис?

Якщо на підприємстві немає штатного розкладу, але керівництво вирішило його розробити, виникає резонне питання: хто повинен це робити? На нього законодавство знову-таки не дає однозначної відповіді. Тому, керівник може зайнятися цим сам, визначивши коло відповідальних осіб, які будуть йому допомагати. Логічно, якщо це будуть кадрові працівники, головний бухгалтер, співробітники юридичної або планово-економічного відділу. А якщо на підприємстві є відділ організації праці та заробітної плати, Можна доручити цю роботу їм. Обов'язки по розробці і складання штатного розкладу 2014 можуть бути відображені в трудовому договорі співробітника або його функціональні обов'язки.

Затвердження штатного розкладу належить до повноважень керівника організації або тієї особи, якій ці повноваження передані за розпорядженням керівника. Щоб затвердити штатний розклад, керівник повинен підписати спеціальний наказ або розпорядження. Реквізити цього документа повинні бути вказані в полі уніфікованої форми Т-3 «Затверджено наказом організації від« __ »_______ 20__№__». При цьому дата затвердження і дата вступу в силу штатного розкладу можуть і не збігатися (дата вступу в силу зазвичай пізніша).

Скільки зберігається штатний розклад?

Росархів встановлює певні терміни зберігання типових управлінських документів, відповідно до яких штатний розпис установи повинно зберігатися протягом трьох років, починаючи з року, який слідує за тим, в якому документ втратив чинність. Що ж стосується штатних розстановок, про які піде мова в наступному розділі, то вони зберігаються сімдесят п'ять років після того, як складені нові.

Штатна розстановка - підмога в роботі відділу кадрів

У деяких організаціях відділ кадрів веде штатну розстановку - мобільний варіант штатного розкладу, в якому відображаються всі вакантні посади, А також вся інформація по заміщенню посад (ПІБ працюючих співробітників, статус посад та інше). Штатна розстановка дає необхідну інформацію про зміни в особистому складі, містить табельні номерипрацівників, інформацію про стаж і категорії (неповнолітні, інваліди, пенсіонери, які мають дітей до трьох років та інше) співробітників.

При складанні штатної розстановки за основу береться чинне штатний розклад, в яке додаються потрібні графи. Цей документ не є обов'язковим і вести його організація не повинна. Але штатна розстановка - досить зручний документ, особливо для великих організацій, який дозволяє оптимізувати роботу кадровиків і чітко контролювати заміщення вакантних посад. Тому його часто використовують як внутрішній документ.

Штатний розклад працівників: правила складання

Розглянемо складання штатного розкладу на основі уніфікованого бланка Т-3. Для отримання готового документапотрібно просто заповнити бланк, керуючись вказівками щодо заповнення форм первинної облікової документації.

«Шапка». При оформленні «шапки» потрібно вказати найменування організації в поле «Найменування» (це робиться відповідно до свідоцтва про реєстрацію), код ОКПО, номер документа і дату складання. В поле «Штатний розклад на період ...» потрібно вказати тільки дату набрання чинності цим документом чинності.

Графа 1 «Найменування». Вказуємо найменування структурного підрозділу, цеху, представництва, філії, маючи в своєму розпорядженні структурні підрозділ згідно з існуючою ієрархії.
Графа 2 «Код». Вказуємо код структурного підрозділу, присвоєний йому керівником організації.
Графа 3. Вказуємо посаду (спеціальність, професію), розряд, клас (категорію) кваліфікації співробітника відповідно до Загальноросійському класифікатора професій і Кваліфікаційного довідника керівників і фахівців. Тут слід враховувати, що посаду, на яку приймається працівник, повинна однаково звучати як в штатному розкладі, так і в трудовому договорі, а також у трудовій книжці.
Графа 4 «Кількість штатних одиниць». Вказуємо число штатних одиниць за відповідними посадами. Якщо є неповні одиниці, їх слід вказати в частках, наприклад, 2,75. А якщо є вакантні посади, то вони також вказуються.
Графа 5 «Тарифна ставка». Вказуємо оклад, тарифну сітку, відсоток від виручки, частку від прибутку - все залежить від того, яка система оплати праці діє в конкретній організації. Головне - вказати суму в рублевому еквіваленті і пам'ятати, що розмір окладу (тарифної ставки) не може бути нижче мінімального розміру оплати праці.
Графи 6, 7, 8 «Надбавки». Вказуємо передбачені стимулюючі і компенсаційні виплати. Це можуть бути премії, доплати, заохочувальні виплати, надбавки, які можуть бути встановлені як законодавством РФ, так і роботодавцем. Такі виплати можуть бути фіксованими сумами або процентними надбавками.
Графа 9. Вказуємо загальну суму граф 5-8. Тобто виробляємо підсумовування окладів і всіх належних надбавок і виводимо загальне значення в рублях. Якщо дані вказані у відсотках, виводимо процентне співвідношення.
Графа 10 призначена для приміток. Якщо їх немає, її залишають незаповненою.

Після того як всі графи заповнені, потрібно заповнити рядок «Разом». У ній підсумовуються всі показники по вертикальних стовпцях: вказується, скільки всього передбачено розкладом штатних одиниць, суми окладів (тарифних ставок), надбавок і сума місячного фонду заробітної плати.

Підписує штатний розклад начальник відділу кадрів або уповноважена особа, а також головний бухгалтер організації. Друк на документ ставити можна, але не обов'язково.

Зміна штатного розкладу

Навіть в рамки загальноприйнятих штатний розпис час від часу доводиться вносити зміни. Причиною таких змін може бути необхідність ввести в штат нову одиницю, підрозділ або, навпаки, скоротити наявний штат. Крім того, може виникнути необхідність зміни окладів, тарифних ставок, а також потреба в перейменуванні посад або підрозділів.

Існує два варіанти внесення змін до штатного розпису:

розробити і затвердити новий штатний розклад;
внести зміни в чинне штатний розклад.

У першому випадку штатний розклад розробляється на основі чинного, але з урахуванням необхідних змін і вводиться в дію з початку або середини календарного року. Якщо є гостра необхідність, то з початку нового місяця.

Що ж стосується внесення змін до чинного документ без його скасування, то вони проводяться відповідно до наказу керівника «Про зміну штатного розкладу». У самому наказі потрібно вказати підставу для внесення змін до штатного розпису (це може бути реорганізація, скорочення штатів, вдосконалення структури організації та інше), а також вказати, які саме зміни повинні бути внесені.

У великій організації з розгалуженою структурою краще вказувати не тільки посади, які зачіпає зміна, а й структурні підрозділи, де ці посади знаходяться. При цьому всі зміни в штатному розкладі повинні бути доведені до відома працівників підприємства, а також внесені в трудові книжкиз посиланням на підставу (наказ або розпорядження).

Скорочення штату: коли внести зміни?

Скорочення штату або чисельності працівників є однією з підстав для внесення змін до штатного розпису, оскільки скорочення чисельності організації передбачає виключення з розкладу окремих штатних одиниць, а скорочення штату - посад. При цьому скорочуються працівники підлягають звільненню (якщо не передбачається їх переклад на іншу роботу).

Оскільки при звільненні за скороченням чисельності або штату працівників необхідно попередити про зміни не пізніше, ніж за два місяці, новий штатний розклад може бути введено в дію тільки після закінчення цього терміну. Хоча скласти його можна заздалегідь і сама наявність нового або зміненого штатного розкладу, яке вже затверджено, стане підтвердженням правомочності звільнення співробітників. Якщо ж обставини, за якими було прийнято рішення про скорочення, усунуті, роботодавець має право знову змінити штатний розклад в бік збільшення чисельності працівників.

Зміна уніфікованої форми Т-3

Постанова Держкомстату №20 від 24.03.1999 дозволяє організаціям вносити зміни в уніфіковані форми первинної облікової документації (цей дозвіл не стосується обліку касових операцій). Отже, якщо є нагальна потреба, організація може внести в готову форму свої правки, але при цьому не допускається видалення вже існуючих реквізитів. Зміни можуть стосуватися розширення або звуження граф, додавання рядків або вкладних листків. Необхідні правки можуть вноситися при виготовленні бланків на основі уніфікованої форми.

Відсутність детальної законодавчої регламентації призводить до певних складнощів при складанні штатного розкладу. У цій статті покроково розписана вся процедура розробки та прийняття даного документа. Також приділено увагу важливим нюансам і спірних ситуацій. Штатний розклад з прикладами заповнення дозволить кадровику правильно скласти даний документ.

Штатний розклад - це локальний нормативний акт, який застосовується для оформлення структури, складу і чисельності організації. Воно містить перелік структурних підрозділів і посад, відомості про кількість штатних одиниць і розміри посадових окладів і надбавок, встановлених у роботодавця.

Даний документ підписують керівник кадрової службиі головний бухгалтер, а значить, працівники кадрової служби та бухгалтерії несуть відповідальність за його складання і оформлення. Слід зауважити, що з точки зору змісту це перш за все економічний документ, і його складання вимагає наявності певних знань в області економіки.

Складання штатного розкладу

Розробку даного акту роботодавець організовує на свій розсуд. Бажано, щоб процедура, терміни складання та особи, відповідальні за підготовку цього документа, були визначені на локальному рівні, наприклад в Інструкції з діловодства. Тут же зазвичай закріплюється процедура внесення змін до цього документу.

Таким чином, в Інструкції з діловодства ми рекомендуємо визначити:

терміни розробки (внесення в нього змін) і наказу про затвердження (наказу про внесення змін);
склад нормативних правових актів і локальних нормативних актів роботодавця, на підставі яких розробляється даний документ;
працівників, відповідальних за складання та оформлення штатного розпису та наказу про його затвердження (за внесення в нього змін і складання та оформлення наказу про внесення змін);
працівників, з якими необхідно погоджувати проект цього локального нормативного акту(Вносяться зміни).

Слід мати на увазі, що узгодження саме проекту не є обов'язковим. Для додання цим документом юридичної сили воно не потрібно, але для вдосконалення його змісту і приведення у відповідність з нормами чинного законодавства ця процедура бажана.

Координувати роботу з підготовки штатного розкладу може окремий працівник, Наприклад заступник керівника організації, відповідальний за персонал, або інша уповноважена посадова особа.

Складання проекту штатного розкладу

Для оформлення структури, складу і чисельності організації застосовується уніфікована форма № Т-3, затв. наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

Штатний розклад складається в формі таблиці, що включає десять граф.

Реєстрація штатного розкладу

Оформлення уніфікованої форми

При складанні штатного розкладу оформляються такі реквізити:

1. Найменування організації.

Вказується у відповідному рядку уніфікованої форми № Т-3 в повній відповідності з найменуванням, закріпленим в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування на іноземною мовою. При наявності скороченого найменування спочатку вказується повне найменування, а потім, нижче або за ним, скорочене (у дужках).

Читайте також:

2. Код організації.

Код, що включає вісім знаків, проставляється в зоні кодування уніфікованої форми № Т-3 за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).

3. Дата складання.

Оформляється цифровим способом у відповідній графі. Елементи дати записуються арабськими цифрами в одному рядку в послідовності: число, місяць, рік. Число і місяць оформляються двома парами арабських цифр, Розділеними крапкою, а рік позначається чотирма цифрами.

4. Період дії.

Даний локальний акт повинен бути підписаний керівником кадрової служби та головним бухгалтером. Реквізит «Підпис» містить найменування посади, особистий підпис і його розшифрування.

Особливості встановлення окладів

На практиці широке поширення набуло встановлення в штатному розкладі розміру тарифних ставок (окладів) і надбавок в іноземній валюті. Особливо часто таким чином заповнюють графи 5-8 штатного розкладу в організаціях з іноземним капіталом, Засновниками яких є іноземні громадяни або організації. При цьому роботодавці стверджують, що Трудовий кодекс РФ не містить норм, які прямо забороняють роботодавцю встановити розмір заробітної плати в іноземній валюті (умовних одиницях), так як в ч. 1 йдеться тільки про виплату заробітної плати в грошовій формі у валюті РФ (в рублях) .

І оскільки виплата заробітної плати, розмір якої визначений в іноземній валюті, провадиться в рублевому еквіваленті, за курсом, встановленим на день, визначений трудовим договором, то і норми Кодексу не порушуються.

Oднако при вирішенні цього питання необхідно брати до уваги і інші положення трудового законодавства. Наприклад, ч. 3 містить визначення тарифної ставки і окладу.

Так, оклад (посадовий оклад) - це фіксований розмір оплати праці працівника за виконання трудових (посадових) обов'язків певної складності за календарний місяць без обліку компенсаційних, стимулюючих і соціальних виплат. А тарифна ставка - це фіксований розмір оплати праці працівника за виконання норми праці певної складності (кваліфікації) за одиницю часу без обліку компенсаційних, стимулюючих і соціальних виплат. Як бачимо, частина заробітної плати - тарифна ставка (оклад) - повинна бути незмінною протягом періоду дії трудового договору, тільки якщо сторони не домовляться про зміну умов оплати праці в загальному порядку, передбаченому нормами глави 12 ТК РФ. А ця умова нездійсненна при встановленні заробітної плати в іноземній валюті, так як при перерахунку за курсом (наприклад, на день виплати або на останній день розрахункового періоду) весь час буде виходити різні суми грошей.

Таким чином, встановлення в трудових договорах заробітної плати в рублевому еквіваленті суми в іноземній валюті не в повній мірі відповідає трудовому законодавству і за певних умов ущемляє права працівників. Тому заробітна плата повинна бути встановлена в рублях.

Так як найменування посади працівника і розмір оплати його праці в трудовому договорі вказуються відповідно до штатного розкладу, то графи 5-8 штатного розкладу необхідно заповнювати, вказуючи розміри тарифної ставки (окладу) і надбавок в рублях.

Штатний розклад - внутрішній нормативний документорганізації, який виконує організаційну та розпорядчу функції. Він необхідний для того, щоб розуміти структуру компанії, стверджувати штат, знати, скільки в компанії працює людина, які посади вони займають, і який розмір грошових коштівотримують.

Що таке штатний розклад?

В процесі ознайомлення зі складеним розкладом, можливо відзначити існуючу структуру підприємства, які посади визначені, яка кількість одиниць затверджено в кожної підструктури.

За допомогою даного документа, можна розібратися з будь-якими спірними моментами: В разі якщо планується скорочувати наявний штат, ситуації, коли відбувається відхилення прохання працівника про зарахування в команду, або призначення на обіцяну посаду.

Важливо відзначити, що при складанні розкладу відділом кадрів або відповідальною особою, необхідно орієнтуватися на універсальну встановлену форму T-3, розроблену законодавством (Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 No 1).

Перед тим як формувати організаційні моменти, важливо почати з розуміння структурної сітки компанії.

Структурна сітка - це вибудувана ієрархія відділів і підрозділів компанії починаючи з основного підрозділу (керівництва компанії).

У даній структурі повинен чітко простежуватися порядок офіційного взаємодії і розташування по відношенню один одному (і горизонтальні, і вертикальні).

Склад штатного розкладу

Розклад містить в собі деяку інформацію.

Всі організаційні моменти, пов'язані з наповненням даного документа, його часовими термінами, періодами внесення коригувань регулюються керуючим і відповідальною особою в самостійному порядку(Це може бути безпосередньо керівник).

Законодавством не було пред'явлено жодних вимог в частині цього питання. Єдина умова - не можна скорочувати цю форму, а от додавати розгорнуту інформацію можна.

Формат штатного розкладу повинен містити необхідні елементи:

офіційне повна назва компанії або допустиме скорочене;
номер та дата, коли складається документ;
період його дії;
посилання на документальну форму, в якій офіційно прийняті поправки або нові умови;
перелік з інформацією (в тому числі і назви) наявних на підприємстві структур і встановлених відділів;
присвоєні посади;
кількість співробітників і їх співвідношення з заявленим становищем на підприємстві;
розмір встановленого окладу, чи мають додаткові виплати і за яких обставин;
підписи працівників, які формували обов'язкові відомості для звітності і визнані відповідальними за виконану роботу.

До заповнення даного документа виставлені певні вимоги:

документ починає свою дію з настанням першого числа кожного місяця, наступного за місяцем його складання;
не повинно бути пропусків в нумерації журналу, яка проставляється відразу ж при формуванні.

Обов'язково повинна бути прошита і скріплена підписом керівного складу кожна сторінка документа, а також ставиться печатка юридичної особи.

Хто повинен бути наділений повноваженнями щодо складання документа

Складає уповноважена особа.

діюча законодавча системане передбачає обов'язкові умовидо співробітників, які повинні займатися складанням подібного документа. Особа, яка виступає в ролі керівника, може самостійно визначити відповідальну особу або ж залишити ці обов'язки на себе (частіше в невеликих приватних компаніях).

Як правило, якщо в компанії є служба контролю над кадровими справами, То цей функціонал належить їй. Є керівник, який уповноважений наділяти даними функціями співробітників свого відділу.

Рідше даний функціонал належить бухгалтеру або юристу. Все залежить від того, наскільки розгалужену структуру має організація.

Відповідальна особа закріплюється наказом та його функціонал обов'язково фіксується в належної документації, передбаченої чинним законодавством.

Щоб уникнути складнощів в процесі формування, рекомендується вказати основні моменти у внутрішніх інструкціях компанії:

Порядок формування і коригування змін;
Терміни зміни нових даних і їх відображення в документації;
Терміни узгодження і затвердження;
Відповідальних співробітників, які займаються формуванням актуального розкладу;
Відповідальних за узгодження та затвердження;
Правову базу, що стосується основного розкладу.

Правила заповнення

Не допускаються скорочення.

Існують особливі правила для заповнення штатного розкладу:

Всі дані повинні бути вказані ідентично в оформленої документації і справі, яке зберігається на підприємстві. Скорочені абревіатури можливі тільки допустимі;
Офіційна назва компанії повинне бути зазначено в однаковому порядку до статуту або установчого договору;
ОКПО - 8-значний пізнавальний індекс компанії. Його можна знайти в документації з держорганів, яка видається при реєстрації організації;
Порядковий номер присвоюється на підставі кількості складаються документів починаючи з одиниці;
Вказується число формування розкладу. Не плутати з числом, коли документ вступив в дію;
Вказується проміжок часу, коли даний документ дійсний, а також число його вступу в силу (зазвичай це перше число календарного місяця);
У розділі «затверджено» необхідно посилатися на, яким затверджено розклад, а також проставити загальна кількість співробітників на дату.

Найчастіше на підприємствах не встановлено будь-яких правил по найменуванню підрозділів. Винятки можуть стосуватися тих установ, де від правильного найменування можуть залежати пільгові виплати при виході співробітників на пенсію;
«Код підрозділу» показує місце розташування цього підрозділу / відділу в загальній ієрархії компанії. Наприклад, управління-відділ-група може нумеруватися в такий спосіб 01-01.01-01.01.01;
Посади встановлюються відповідно до чинного ЄДРПОУ посад і кваліфікаційним довідникам. Організація може самостійно сформулювати посаду виходячи з перерахованих вище довідників;
Цей стовпчик показує кількість співробітників, які повинні працювати у відповідному підрозділі;
Залежно від способу розрахунку заробітної плати, яка передбачена компанією, заповнюється стовпець «тарифна ставка». Якщо заробітна плата розраховується як відсоток від виконання будь-яких робіт, то в даному стовпці вказується розмір відсотків;
Якщо передбачені доплати, то вони вказуються у шпальтах «Надбавки» у вигляді відсотків;
Формат зафіксованого значення;
Надбавки, що належать до інших категорій;
Стовпець повинен бути заповнений в разі одного виміру тарифу за певною ставкою і ймовірних додаткових виплат. Якщо одиниці виміру даних показників різні, то ставиться знак «-«, а в наступному стовпці вказуються посилання на документи, де міститься інформація про оплату;
Заповнюється будь-яка інформація, що має навіть непряме відношення до будь-якого з раніше заповнених стовпців. Це може бути формування доповнень до основних договорів, накази різного напрямку, що стосуються даного питання.

Представлений бланк, що містить інформацію про розклад, буває досить об'ємним за кількістю сторінок.

Якщо документ містить більше однієї сторінки, то в обов'язковому порядкунеобхідно прошити і скріпити текст.

Місце скріплення необхідно забезпечити відповідними підписами і поставити печатку. Відповідальні працівники, уповноважені здійснювати дані процедури, залишають свої підписи в призначених для цього рядках на останньому пронумерованому аркуші.

Якщо документ вимагає візи на кожній сторінці, то для цього потрібно передбачити додаткове місцена аркуші. На самому бланку штатного розкладу друк проставляти необов'язково.

Внесення змін

Вносити зміни без причини не можна.

Постановою Держкомстату Росії від 24.03.1999 «Про затвердження порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації», офіційно допустимо коригувати дані без скорочення попередніх.

Тобто всі стовпці, розділи залишаються на місці. Дозволяється розширити основну інформативну частину розкладу додатковими графами.

Всі зміни, які здійснюються в документі, повинні супроводжуватися наказом. Назва наказу випливає з самого процесу.

При цьому кожна зміна має мати підставу:

оптимізація управлінської функції;
реорганізаційних процес на підприємстві;
запобігання подвоєння виконуваних обов'язків;
створення управлінських центрів і т.п.

Зміна посади співробітника здійснюється тільки отримавши його письмову згоду.

Періодичність складання штатного розкладу

Коли у компанії часто звільняються співробітники, то даний документ зазнає будь-які коригування не більше одного разу за поточний місяць. Коли присутній середня плинність кадрів, нова коригування складається один раз за останні шість місяців.

У тому випадку, коли ніяких змін не відбувається за останній календарний рік, то даний розклад залишається без змін, але з початку нового календарного року рекомендується йому привласнити наступний порядковий номер.

Способи внесення змін

Для затвердження видається наказ.

Все корективи, що зачіпають штатний розпис (зміна в назві посад, скорочення або розширення штату, зниження або збільшення зарплат і т.п.), здійснюються нижчезазначених способами:

видання наказу (розпорядження), якщо зміни невеликі;
якщо ж зміни підлягає значний обсяг інформації, то створюється нова версія документа і він заново підлягає затвердженню, йому присвоюється новий порядковий номер.

Терміни узгодження і затвердження штатного розкладу

Всі терміни передбачаються організацією і повинні бути прописані в її внутрішніх документах та інструкціях;
Складений розклад узгоджується (якщо це передбачено) до затверджених особами і підписується відповідно до форми і головним бухгалтером;
Якщо затверджені інші підписи, тоді в форму необхідно внести відповідні зміни;
Після узгодження і підписання, видається наказ (розпорядження).

Як правильно затвердити

У разі виникнення потреби у зміні в знаходиться в дії штатному розкладі, особа, яка відповідає за його складання, оформляє офіційне звернення до керівника компанії з проханням здійснити зазначені зміни з обов'язковим обґрунтуванням та зазначенням причини здійснення цих змін.

Керівник дає вказівку відповідній особі видати наказ.

Основна частина (текст) наказу повинна включати підстави внесення змін і розпорядження із зазначенням місця розташування внесених змін.

З цього відео ви дізнаєтеся про штатний розклад.

Форма для прийому питання, напишіть свій

з підготовки та узгодження штатних розкладів організацій муніципальної сфери м Іркутська

1.3. З метою встановлення достовірності визначення організаціями чисельності та оплати праці за посадами керівників, фахівців, службовців і професій робітників, відповідності найменувань професій (посад) ЄДРПОУ професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів, затвердженим наказом Держстандарту України, Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника, штатні розкладу узгоджуються Засновником і комітетом з економіки та фінансів адміністрації м Іркутська (далі - комітет з економіки та фінансів).

II. Завдання штатного розкладу.

2.1 Штатний розклад застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації відповідно до її Статуту. Штатний розклад є основою для формування фонду оплати праці і є первинним обліковим документом з обліку кадрів.

2.2. Наявність штатного розкладу для організації є обов'язковим. Відповідно до нього складається бюджетний кошторис, а також проводиться розрахунок заробітної плати працівників.

При цьому необхідно врахувати, що загальний фонд оплати праці на місяць, встановлений штатним розкладом, повинен бути більше, ніж сума тарифних ставок (посадових окладів). Для розрахунку місячного фонду заробітної плати в організаціях враховується середня кількість відпрацьованих одним працівником годин в місяць.

3.5.7.графи 6-8 «Надбавки»Передбачаються системою оплати праці і призначаються для вказівки постійно діючих доплат, надбавок відповідно до Трудового кодексу РФ, колективним договором і локальними нормативними актами.

Надбавки і доплати встановлюються у вигляді фіксованої суми в рублях або у вигляді відсотків до окладу.

3.5.8. при заповненні графи 9 "Всього, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8)" показується сума заробітної плати працівників, які займають певну посаду, по кожному рядку.

3.5.9. Графа «Примітка»передбачається з метою врахування специфіки по конкретному найменуванню посади (підстави встановлених доплат, надбавок і ін.).

3.5.10. Після заповнення всіх граф основної частини штатного розкладу в рядку «Разом» вказуються суми по графам 4-9.

Підсумкові показники 4-й і 9-й граф відображаються в наказі, яким затверджується штатний розпис, з конкретним кількістю штатних одиниць і визначенням фонду оплати праці.

3.5.11. Заключна частина штатного розкладу.

Штатний розклад підписують керівник кадрової служби та головний бухгалтер, з розшифровкою підписів.

З огляду на, що штатний розпис затверджується наказом керівника, то воно оформляється як додаток до наказу. При виданні наказів візи зацікавлених осіб проставляються на аркуші погодження до наказу.

Довідки, висновки, відгуки, службові записки та інші документи, створені при підготовці, затвердженні та узгодженні штатного розкладу, зберігаються в організації разом з його проектами протягом 5 років після затвердження штатного розкладу.

Все листування засновника з комітетом з економіки та фінансів при узгодженні штатного розкладу підлягає зберіганню у Засновника не менше 5 років або постійно.

IV. Порядок узгодження штатного розкладу.

4.1. Затверджене керівником організації штатний розпис направляється Засновнику, у веденні якого знаходиться організація, для аналізу і узгодження.

До штатного розпису додаються всі необхідні документи, Що є обгрунтуванням складання штатного розкладу по заданих позиціях, в тому числі в частині відповідності включених в нього даних достатності чисельного складу працівників для гарантованого виконання ними функцій, завдань та обсягів робіт, з підтверджуючими нормативними правовими актами.

4.2. Засновник проводить експертизу штатного розкладу на відповідність Загальноросійському Класифікатором професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів, затвердженим постановою Держстандарту Росії, Єдиного тарифно-кваліфікаційним характеристикам, а також кількості штатних одиниць і засобів на оплату праці, передбачених на поточний фінансовий рік.

4.3. Після перевірки поданих документів Засновник, який є головним розпорядником фінансових коштів, Направляє штатного розпису в трьох примірниках (оригіналах)на узгодження в комітет з економіки та фінансів з додатком наступних документів:

Супровідного листа;

- пояснювальної записки, в якій викладається характер діяльності, технічні дані та короткі характеристикиобслуговуваних об'єктів, об'ємні показники, в залежності від яких затребується чисельність за штатним розкладом;

Розрахунків ставок робітників (наприклад, прибиральників службових приміщень, Двірників, робітників по обслуговуванню будинків) та інших документів, на підставі яких встановлено чисельність працівників.

При необхідності комітет з економіки та фінансів має право запросити у Засновника додаткові документи, необхідні для проведення експертизи штатного розкладу.

4.4. Комітет з економіки та фінансів проводить експертизу і готує висновки:

Департамент економіки - на відповідність штатного розкладу Загальноросійському Класифікатором професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів, затвердженим постановою Держстандарту Росії від № 000, Єдиного тарифно-кваліфікаційним характеристикам;

Департамент фінансів комітету з економіки та фінансів - по підтвердженню обґрунтування штатних одиниць і засобів на оплату праці, передбачених на поточний фінансовий рік.

4.5. Якщо встановлено, що в представлених на узгодження штатних розкладах введені не передбачені штатним переліком або штатним нормативом посади або професії, неправильно встановлені посадові оклади (тарифні ставки) або виявлені інші недоліки, узгодження таких штатних розкладів проводиться тільки після їх усунення. Виявлені під час проведення експертизи зауваження комітету з економіки та фінансів до штатного розпису в письмовому вигляді направляються Засновнику для їх усунення протягом двох тижнів.

Після узгодження штатного розкладу, перший примірник направляється безпосередньо в організацію, другий - Засновнику-головному розпоряднику коштів, третій залишається в департаменті економіки комітету з економіки та фінансів адміністрації м Іркутська.

V.Порядок внесення змін і доповнень до штатного розпису

5.1. Все що відбуваються в організації протягом року будь-які зміни в структурі, складі і чисельності посад (професій) відображаються в штатному розкладі. Для коригування штатного розкладу застосовують 2 способи:

1) внесення змін до штатного розпису;

2) твердження нового штатного розкладу.

5.2. Перший спосіб застосовують в разі незначних змін штатного розкладу.

5.3. Другий спосіб застосовують, якщо в організації відбулися істотні зміни. При цьому необхідно враховувати, що в разі скорочення штату або чисельності працюючих новий штатний розклад може бути введено в дію не раніше ніж через 2 місяці після його затвердження (ч.2 ст.81, ст.180 трудового КодексуРФ).

5.4. Всі зміни в штатному розкладі затверджуються наказом керівника організації. На підставі наказу бухгалтерія та служба кадрів вносять зміни в свої робочі екземпляри штатного розкладу.

5.5. Штатний розклад, затверджений керівником на черговий період без змін, на узгодження в комітет з економіки неможливо. Також до комітету з економіки та фінансів на погодження не представляються зміни, що вносяться до штатного розпису, в разі індексації заробітної плати, відповідно до муніципальними правовими актами мера, локальними актами організації або зміною розрядів працівникам, в межах діапазонів, встановлених Єдиними тарифно-кваліфікаційними характеристиками , Класифікаціяпрофесій робітників, посад службовців, тарифних розрядів.

5.6. Засновник інформує комітет з економіки та фінансів про організації, до штатних розписів яких внесені зміни, які не потребують узгодження комітетом з економіки та фінансів.

5.7. Керівник організації за погодженням з Засновником має право вводити додаткові штатні одиниці, скорочувати раніше наявні, вносити зміни окладів до чинного штатного розпису за рахунок і в межах затвердженого фонду оплати праці на поточний фінансовий рік.

У разі введення додаткових штатних одиниць в муніципальних бюджетних установах Засновником спільно з керівником організації готується відповідне обґрунтування, і зміни затверджуються нормативно-правовим актом мера м Іркутська.

5.8. Зміни до штатних розписів муніципальних бюджетних установна новий фінансовий рік повинні бути узгоджені в комітеті з економіки та фінансів до 1 жовтня поточного року, до прийняття бюджету м Іркутська.

У виняткових випадках пропозиції про внесення змін до штатного розпису підвідомчими організаціями представляються їх керівниками Засновнику в міру необхідності в установленому порядку.

5.9. Для обліку штатних розкладів бухгалтерія або відділ кадрів зобов'язані вести журнал обліку реєстрації штатних розкладів, згідно з додатком № 2.

Департаментом економіки КЕФ

Погоджено:

Перший заступник мера -

голова комітету з

економіки та фінансів

Начальник департаменту економіки