Касові апарати в аптеці. Устаткування для аптеки (автоматизація). Види касових операцій і документів в аптеці

У компанію ККМТРЕЙД звернувся індивідуальний підприємець здійснює торгівлю лікарськими засобами та супутніми товарамив невеликому аптечному кіоску, що працює на спрощеній системі оподаткування.

ЗАВДАННЯ

Індивідуальний підприємець використовує застарілий касовий апарат Меркурій-130К, без автоматизованого обліку залишків товарів і продажів. В кінці дня знімається підсумковий звіт за зміну, в якому видно тільки загальна сума і кількість продажів за день. Такий стан справ підприємця цілком влаштовує і бажання додатково платити за організацію автоматизованого обліку поки немає. При цьому ІП обізнаний про те, що з лютого 2021 у нього, як застосовує ССО, виникне обов'язок друкувати в касових чеках найменування товарів, що продаються і їх кількість.

У зв'язку з вищевказаними умовами, необхідний мінімальний за вартістю касовий апарат для сумового обліку, але з можливістю, без додаткових витрат, в подальшому підключити його до комп'ютера або планшета для роботи з касовими програмами.

РІШЕННЯ

Виробник ККТ Меркурій надає можливість модернізувати старі каси до нових вимог сучасного законодавства, але від цієї можливості в даному випадку було вирішено відмовитися, так як апарат досить довго використовувалася і його ресурс вже близький до вичерпання.

Підприємця влаштував варіант з установкою нової онлайн-каси. Дана модель ККТ добре підходить для роботи з невеликим і середнім потоком покупців в сумовому режимі роботи.

Каса була зареєстрована за допомогою подачі електронної заяви на сайті федеральної податкової служби. Для цього наша компанія була оформлена для ІП посилена кваліфікована електронний підпис (КЕП).
Після реєстрації в ФНС і ОФД, каса була підключена до Інтернет за наявною на торговій точці мережі Wi-Fi.

Інструктаж фармацевтів по роботі з новою онлайн-касою не зайняв багато часу.

РЕЗУЛЬТАТ

В аптечний пункт встановлений недорогий касовий апарат з великим потенціалом, який в майбутньому буде використаний. Ближче з 2021 року цей апарат можна буде перевести в режим фіскального реєстратора і підключити до потрібного торговому програмному забезпеченню, з якого оформляти чеки з найменуваннями товарів, а так само, при необхідності, організувати товарний облік.

ВАРТІСТЬ

Загальні витрати на обладнання і наші послуги не склали істотну для підприємця суму, тим більше старий апаратвже працював на межі своїх можливостей і його заміна в будь-якому випадку планувалося.

ТЕРМІНИ РЕАЛІЗАЦІЇ

виготовлення електронного підпису і реєстрація ККМв ФНС - 1 день
налаштування обладнання та навчання касирів - 1 година

Самвел Григорян про перехід на новий порядокзастосування контрольно- касової техніки

З касовими апаратами в аптеках відбуваються без перебільшення епохальні зміни. 15 липня минулого року вступив в силу Федеральний закон від 03.07.2016 № 290-ФЗ. Він вніс зміни в інший базовий акт - Федеральний закон від 22.05.2003 № 54-ФЗ «Про застосування контрольно-касової техніки при здійсненні готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням електронних засобівплатежу ». Головне, що змінюється в зв'язку з цією подією, - тепер всюдисуще податкове око приступає до спостереження за операціями контрольно-касової техніки (ККТ) в режимі онлайн.

Отже, інтернет пов'язує термінали уповноважених податковими органамиоператорів і ККТ аптечних організацій. Ці каси стають абсолютно прозорими для податківців, в результаті чого аптеки, їх касове обладнання і ПЕРВОСТОЛЬНИК отримують роль мимовільних учасників свого роду реаліті-шоу.

Як це, відповідно до Закону № 54-ФЗ, має відбуватися, які у аптечних організацій очікуються проблеми і витрати, чи дає новий порядок їм будь-які зручності і вигоди - на ці питання відповідає наша стаття.

Онлайн-каси

Почнемо з змін матеріальної бази. З 1 лютого 2017 р організації і індивідуальні підприємці(ІП) повинні поступово почати застосовувати контрольно-касове обладнання, відповідне чинній редакції Закону № 54-ФЗ. З положень статті 1.1 та статті 4 ( «Вимоги до касової техніки») Закону випливає, що ККТ повинна забезпечувати передачу фіскальних даних в податкові органи, а також запис і зберігання фіскальних даних в фіскальних накопичувачах, формування фіскальних документів.

Простіше кажучи, організації та ВП повинні позбутися від касових апаратівстарих зразків, придбати і налагодити роботу так званих онлайн-кас, що мають, зокрема, функцію виходу в інтернет. Це потрібно для того, щоб дані кожного вибитого чека, простіше кажучи, електронні версії чеків - в той момент, коли відбувається касова операція - моментально відправлялися через інтернет в сховище, знаходиться в повному в розпорядженні податкового органу.

У онлайн-кас інша «начинка», ніж у касових апаратів старого зразка. Замість блоку пам'яті під назвою Еклз (електронна контрольна стрічказахищена) в них використовується так званий фіскальний накопичувач - пристрій для зберігання, шифрування і захисту фіскальних даних ККТ.

Реєстри ККТ і фіскальних накопичувачів веде Федеральна податкова служба (ФПС). Їх, а також онлайн-сервіс перевірки заводських номерів онлайн-кас можна знайти на сайті nalog.ru, зокрема, за наступними лінками - і.

ОФД і гроші

Необхідно зробити застереження, що онлайн-процедура передачі даних в ФНС відбувається не безпосередньо - а через оператора фіскальних даних (ОФД). Так називається організація, яка має дозвіл на обробку цих самих даних. Списки таких організацій теж можна знайти на сайті nalog.ru за наступним посиланням.

Укласти договір з одним з таких офіційно уповноважених операторів - обов'язок організації або ІП, що містить онлайн-касу (або каси). А вже ОФД, в свою чергу, повідомляє податкові інстанції про те, що він уклав договір з конкретним платником податків, про реєстраційний номер кожної одиниці ККТ, заводському номері кожного примірника фіскального накопичувача, датою і терміні укладення договору.

Додамо, що річні послуги ОФД коштують близько 3-3,8 тис. Руб., А кожен екземпляр онлайн-каси обійдеться в 30-40 тис. Руб.

Можна спробувати заощадити - не купувати онлайн-касу, а модернізувати вашу працюючу стару модель касового апарату. Це обійдеться набагато дешевше - 10-20 тис. Руб. Слід врахувати також витрати - часу і фінансів - на навчання аптечного персоналу новим порядком застосування ККТ, зокрема, роботі з онлайн-касами.

Ну і доведеться витратитися на хороший тариф у надійного постачальника інтернет-послуг (в рік в середньому близько 5 тис. Руб.), Адже онлайн-зв'язок з ОФД - одна з необхідних умов роботи всього цього аптечно-касового реаліті. До речі, саме тому - тобто через відсутність або складнощів з безперебійної та якісної інтернет-зв'язком - в важкодоступних та віддалених місцевостях країни організації та ВП має право не застосовувати ККТ за умови видачі покупцеві на його вимогу документа, що підтверджує факт розрахунку (п. 3 ст . 2 Закону № 54-ФЗ).

Що стосується договору з Центром технічне обслуговування(ЦТО), який раніше обслуговував і поки ще обслуговує касові апарати старого типу, то його в рамках нового порядку можна не укладати.

Терміни та етапи

Новий порядок вводиться поетапно, але досить стрімко. З 1 лютого реєстрація кас старого зразка у вашій інспекції ФНС вже неможлива. Це означає, що ті, хто з початку минулого місяця реєстрували свої касові апарати - тепер виключно онлайн-каси - вже працюють за новим порядком застосування ККТ.

Наступний етап: до 1 липня 2017 р організації та індивідуальні підприємці зобов'язані придбати онлайн-каси, щоб не пізніше цього терміну почати їх застосовувати.

І краще, звичайно, купити їх заздалегідь, не залишати на останній момент. В кінцевому підсумку, перейти на новий порядок доведеться майже всім, але деякі категорії суб'єктів підприємницької діяльностіотримали відстрочку до 1 липня 2018 р

Цю річну відстрочку мають:

ті, хто застосовує патентну систему оподаткування (ПСН);
ті, хто є платником єдиного податку на поставлений дохід (ЕНВД);
ті, хто займається вендингом, тобто здійснює торгівлю з використанням торгових автоматів;
організації та ВП, які виконують роботи і надають послуги населенню.

Одним словом, відстрочку отримали ті представники малого бізнесу, хто на сьогоднішній день, згідно з п. 7 ст. 7 згаданого вище Закону № 290-ФЗ про застосування контрольно-касової техніки, має право здійснювати готівкові грошові розрахунки і розрахунки за допомогою пластикових карт без застосування ККТ (за умови видачі на вимогу покупця або клієнта товарного чека, квитанції і т. П.). Додамо, що індивідуальні підприємці, які застосовують спрощену систему оподаткування (ССО), ПСН і ЕНВД, можуть до 1 лютого 2021 р не друкувати на чеку і не передавати ОФД дані про найменування товару.

Ще одна важлива галузеве уточнення. Згідно п. 5 ст. 2 Закону № 54-ФЗ, взагалі можуть не застосовувати ККТ аптечні організації фельдшерських і фельдшерсько-акушерських пунктів, розташованих в сільських населених пунктах. Відповідно, і новий порядок застосування ККТ для них не актуальне.

Як зареєструвати касу

Одним з переваг нового порядку називають спрощення процедури реєстрації касового апарату. Для цього тепер не треба нікуди їздити - касу можна зареєструвати зі своєї аптеки. Досить мати укладений договір з ОФД, завести кабінет на сайті nalog.ru і залишити заявку на реєстрацію каси. Відзначимо, що заявка повинна бути підписана електронним підписомзаявника, так що тим, у кого її поки немає, рекомендуємо завчасно обзавестися.

Ну а податкова служба, зареєструвавши цю одиницю ККТ, повинна негайно надіслати користувачеві касової техніки її реєстраційний номер. П. 3 ст. 4.2 Закону № 54-ФЗ дає їй на цей час до наступного робочого дня. Користувач ж повинен записати цей номер у фіскальний накопичувач. З цього моменту дана одиниця ККТ вважається зареєстрованою, і можна почати відбивати чеки.

подорож чека

Багато чого змінюється також в процедурі появи і передачі касового чека, в його змісті. Отже, відвідувач аптеки вибирає лікарський препарат і висловлює бажання його придбати. Відповідно до замовлення покупця і діям Первостольник формується / вибивається чек. Інформації в чеку при новому порядку стане значно більше - перелік відомостей, які повинні в ньому бути присутнім, міститься у статті. 4.7 Закону № 54-ФЗ.

Дані чека - по суті, його електронна версія- записуються на фіскальний накопичувач ККТ, автоматично засвідчуються і відправляються по мережі ОФД, звідки в контрольно-касову машину надходить зворотне повідомлення про те, що чек оператором фіскальних даних прийнятий. Оператор зберігає всі чеки в електронному вигляді, І вони у нього в будь-який момент доступні податкову службу. Все це відбувається моментально - первостольник тільки відбив чек, а той вже пройшов всі описані стадії і знаходиться на зберіганні у ОФД і в розпорядженні Великого податкового брата, тобто ФНС.

Надішліть чек на мій e-mail

Новий порядок дає можливість отримати чек не тільки в звичному паперовому вигляді. Згідно п. 2 ст. 1.2 Закону № 54-ФЗ, споживач до моменту розрахунку може повідомити ПЕРВОСТОЛЬНИК номер свого мобільного телефонаабо e-mail, для того щоб отримати касовий чек(Або бланк суворої звітності) або інтернет-посилання на нього за допомогою sms або електронної пошти. Це ще одна операція, яку можуть здійснювати онлайн-каси, - згідно з п. 1 ст. 4 Закону № 54-ФЗ, ККТ повинна забезпечувати передачу будь-якого документа, записаного у фіскальний носій, в електронній формі.

П. 4 ст. 1.2 визначає, що отриманий таким поки що не дуже звичним електронним чином чек прирівнюється до чеку, видрукуваному на папері, - звичайно, за умови, що відомості в них ідентичні. А, відповідно до наступного пункту 5, при дистанційних розрахунках продавець відправляє покупцю чек в електронній формі або за допомогою sms до скоєння розрахунків. При цьому паперовий чек не друкувати. Це теж корисно мати на увазі аптечним організаціям, оскільки урядова постанова про порядок роздрібної торгівлілікарськими препаратами дистанційним способом вже розроблено і може незабаром вступити в силу.

До речі, новий порядок застосування ККТ дає більше можливостейспоживчому контролю. Покупці тепер зможуть отримати власний чек не тільки з електронної пошти, а й з бази даних ОФД, що дозволить перевірити його легальність, в тому числі за допомогою мобільних додатків. При новому порядку також полегшується можливість відновлення чека в разі втрати його паперової версії(Шляхом отримання електронної).

нові штрафи

На закінчення розповімо про заходи адміністративного покарання за порушення в даній сфері, які містяться в нової редакціїстатті 14.5 КоАП РФ. Якщо організація або ІП взагалі не застосовують ККТ, За це покладається штрафувати:

посадових осіб - в розмірі від чверті до половини суми розрахунку, здійсненого без застосування ККТ (але не менше 10 000 руб.);
юридичних осіб - від 75% до 100% суми розрахунку, здійсненого без застосування ККТ (але не менше 30 000 руб.).

Повторне вчинення такого правопорушення, в разі якщо сума розрахунків без застосування ККТ склала 1 млн руб. і більше, посадова особа може бути анульовано на термін від одного року до двох років, а діяльність юридичних осіб та ВП за те ж саме може бути припинена на термін до 90 діб.

Якщо не встигнути вчасно замінити старий касовий апарат онлайн-касою нового типу або, наприклад, порушити порядок реєстрації / перереєстрації ККТ, порядок і умови її застосування, то можна заробити:

посадовим особам - адміністративний штраф в розмірі від 1500 руб. до 3000 руб. або попередження;
юридичним особам - адміністративний штраф в розмірі від 5000 руб. до 10 000 руб. або попередження.

Такі ж штрафи передбачені за ненадання податковим органам на їх запит інформації і документів. А якщо встановлено, що продавець не видав покупцеві за його вимогою чек або бланк суворої звітності - в тому числі в електронній формі - це тягне за собою:

для посадових осіб - адміністративний штраф в розмірі 2000 руб. або попередження;
для юридичних осіб - адміністративний штраф в розмірі 10 000 руб. або попередження.

Успішного вам переходу на новий порядок застосування ККТ! Бажаємо вам обійтися меншими витратами і без штрафів.

Відповіді на ці питання під Ваші задачі можна отримати у нашого менеджера по телефону +7 (960) 481-66-79 або заповнивши Нижче розглянемо загальні відповіді на конкретних прикладах (візьмемо кілька різних аптек) Будемо розглядати аптеку, в якій буде відбуватися автоматизація.

Яке обладнання необхідне

Холодильники (різних температурних режимів)
Комп'ютерне обладнання (ПК, монітори, принтер або МФУ, ІБП)
(Сканер ШК, принтер ШК, ФР або АСПД, детектор банкнот, грошовий ящик, Дисплей покупця)
ЛВС і телефонія ( локальна мережа, Телефон, факс, мережа Інтернет)

Тепер по порядку про кожне обладнання. Комп'ютерне обладнання.Для вибору комп'ютерів, слід звернутися до компанії, яка буде виробляти автоматизацію Вашої аптеки. Різні програми для аптек, можуть надавати різні вимогидля комп'ютерів. Наприклад, не всі програми будуть працювати на ОС Windows 8, деяким не підійде 64 бітна ОС, і т.д. Тому краще спочатку уточнити технічні вимоги, а вже потім купувати. Дорогі POS термінали не часто використовуються для аптек. Вони більше підходять для автоматизації інших видів діяльності, наприклад, супермаркетів. З досвіду автоматизації аптек на продукті АСУ "М-Аптека +", розглянемо кілька варіантів. Розглянемо невелику аптеку, де використовується два ПК (один для "Первостольник", другий для завідувача аптекою) ПК для "Первостольник" - зазвичай досить "слабкий" ПК. Головна вимога до нього - це наявність всіх необхідних портів для підключення обладнання (сканер, ФР або АСПД, дисплей покупця і т.д.), а так само можливість підключення до локальної мережі. Так само, для ПК бажано купити ІБП (джерело безперебійного живлення), для підключення до нього не тільки комп'ютера, але і касового апарату. ПК завідувача в такому випадку буде виконувати роль "сервера" програми для аптеки. До нього пред'являється більше вимог, таких як:

наявність другого жорсткого диска, для резервного копіювання бази даних;
потужний процесор;
обсяг оперативної пам'яті від 4 Гб;

Касове устаткування.Звичайно, добре б знову звернутися до компанії, яка буде виробляти автоматизацію аптеки, що б вони порадили обладнання, або хоча б сказали - які вимоги до нього (метод підключення, конкретна фірма або модель). З цією інформацією вже треба підбирати під себе обладнання. При виборі програми "М-Аптека +" для автоматизації, Ви сміливо можете звертатися в нашу компанію за обладнанням. або?Залежить від Вашої системи оподаткування. Якщо Вам можна працювати без чеків (ЕНВД) - то дешевше використовувати АСПД (при покупці-ціна в два рази нижче, і при подальшому обслуговуванні-не вимагає витрат, на відміну від ФР, де щорічно тільки за нову Еклз треба платити 9-11 т .р., не рахуючи обов'язкового постанови на обслуговування в сервісний центр). Економія для власників аптек - на обличчя.
. Вибір буде залежати від прохідності, що пред'являється швидкості сканування. Технологія сканування визначається якістю ШК на товар (заводський або внутрішній). Автоматизація аптек вирішує одну з проблем - реалізація товару, а значить, сканер краще підібрати надійніше, і який в подальшому не буде викликати труднощів у співробітників.
. Вибір буде залежати від обсягу друку і зразкового необхідного терміну зберігання основної маси товару в аптеці (якщо передбачається що товар з моменту обклеювання штрих кодом піде з аптеки протягом півроку, то підійде принтер з прямою термодруком, а якщо ж термін зберігання буде - рік або більше , то краще використовувати принтер з термотрансферним методом друку). Так само, в аптеці, краще використовувати принтер, який має простий спосіб заправки стрічки, тваринницьких ферм.
. Для початку необхідно визначити, ящик буде з механічним замком, або з напівавтоматичним. Механічні ящики значно дешевше. Напівавтоматичні - дорожче, але відкриваються автоматично при пробитті чека. Це може служити як плюсом, так і мінусом - ящик при відкритті "відстрілює", що може нанести травму касиру.
. Необхідно поставитися до вибору досить серйозно, так як дешевий апарат, пропустивши навіть одну купюру номіналом в 5000 або навіть в 1000 рублів, вже виходить не тільки не ефективним, але і за витратами порівнюється з більш дорогим детектором. Пропуск кількох банкнот - і Ви вже окупили б хороший дорогий апарат. ЛВС і телефонія.ЛВС. Локально-обчислювальна мережа - це об'єднання в одну загальну мережу кілька комп'ютерів для їх спільної роботи. Якщо у Вашій аптеці планується використання двох і більше комп'ютерів, то локальна мережа Вам просто необхідна. Мережа може бути як провідний, так і бездротової (WiFi). WiFi зручніша за рахунок швидкості установки (не треба тягнути дроти), але якість сигналу може змінювати ся в залежності від зовнішніх факторів, і рівень сигналу залежить від перегородок / перекриттів в приміщенні і дальності від базової станції.

Як не купити "зайвого" обладнання?

Перед покупкою списку обладнання, який Вам швидше за все дадуть в компанії, яка займається автоматизацією, що не посоромилися запитати у них по кожній позиції - призначення обладнання, і в чому різниця при роботі аптеки без нього. Тепер по-порядку.
Комп'ютерна техніка.
Не варто купувати дорогий системний блок, Ви і Ваша програма швидше за все не зможе використовувати його на повну. Якщо у Вас є свої комп'ютери (стоїть вдома, або віддав хтось із знайомих), то не соромтеся, і попросіть, нехай професіонали подивляться ВШУ техніку. По-перше необхідно знати в робочому вона стані чи ні. По друге - чи підходить вона для роботи з програмою для аптеки. Якщо все в порядку, то можете використовувати свою техніку, але не забувайте, що вона вже не нова, і заощадивши зараз, не означає, що в подальшому Вам не доведеться купувати нову. Вам пропонують МФУ (сканер, копір, принтер) з функцією факсу від хорошого виробника, але багато часто забувають про те, що для факсу їм потрібен телефонний номер в приміщенні, а якщо його немає, то навіщо переплачувати за функцію, якою Ви не зможете польоваться , тим більше, що є аналогічні моделі без функцій факсу (що значно дешевше).
Торговельне й касове обладнання. Що повинна мати аптека?
для аптечного бізнесу може коштувати від 1800 рублів і до 11000 рублів, при чому, не завжди ціна це показник якісної і необхідної для Вашої аптеки роботи. З деякими завданнями може однаково впоратися сканер за 2000 і 10000. Попросіть продавця пояснити Вам різницю, що не принцип роботи пристрою, що зчитує, де можна зрозуміти тільки те що у них вони різні, і саме плюси і мінуси, бажано для Вашого випадку. Багато продавців намагаються продавати сканер за 9-10 т.р., пояснюючи що він високошвидкісний, легко зчитує штрих коди на різних відстанях, при чому, вони говорять абсолютно серйозно і правильно, він хороший, і дійсно такий як Вам і розповіли. Але чи потрібен він Вам, якщо у Вас планується невеликий потік покупців. З такими завданнями під силу впоратися самому бюджетному сканера.
. Дешеві детектори (з перевіркою тільки УФ) думаю можна віднести до "зайвим покупкам", інша справа детектори з ІК перевіркою. Вартість таких апаратів від 3000 рублів, які виправдають себе при 1-3 знаходженні підробленої банкноти (зазвичай перевіряють купюри в 1 і 5 тисяч рублів).
з електромеханічним замком - тут варто подумати, чи потрібно платити подвійну ціну за такий замок? Швидше за все підходящим варіантом буде звичайний металевий грошовий ящик на 4-5 відсіків для купюр вартістю 1300-1800 рублів.
. Досить відповідальним момент при виборі, тут варто врахувати максимальне навантаження на добу, і можливі розміри етикеток. Зазвичай вистачає моделей в ціновій категорії 9-12 т.р., які підходять для середньої аптеки. Так само необхідно розуміти, що є різні режими друку - термо і термотрансферний. Аптека, де майже весь товар, обернеться приблизно за рік-півтора, може використовувати більш дешевий принтер з термодруком. У рідкісних випадках, слід вибирати принтер з термотрансферного печаткою, так як зазвичай вона потрібна якщо використовується в складних умовах, і етикетка зазнавати значних зовнішніх впливів (мороз, вогкість).
- відмінний пристрій, правда виправдовувати себе воно буде тільки на інвентаризації, де товар перебуває далеко від касових робочих місць. За часту можна обійтися без нього, використовуючи сканери штрих коду на касах.
.
Необхідно враховувати його необхідність з боку закону, а так само принесену їм користь. Відкривається аптека часто не може собі дозволити витрати "зайвих" 4-5 т.р., за те надалі, можна подумати про його придбання, так як останнім часом люди все частіше і частіше бачать подібні дисплеї в великих магазинах, що друкується в свідомості, як якість організації, її серйозність.

Автоматизація аптек

Практично в будь-якому магазині торговельного обладнання Вам скажуть, що підбирати обладнання необхідно виходячи з вимог / переваг того програмного продукту, Яким буде автоматизуватися Ваша аптека.
Наша компанія працює з одним з кращих автоматизаторів - компанією ТОВ "Ескейп-Південь". Ця компанія вже давно на ринку країни, і знає потреби Вашого бізнесу.
Працюючи з цією компанією, ми знаємо яке касове, комп'ютерне та торгове обладнаннякраще використовувати для роботи з програмою "М-Аптека +". Основними напрямками, які необхідно автоматизувати є наступні:

Замовлення товару у постачальника
Прихід товару і його розцінка
Друк етикеток (штрих-кодів), цінників, стелажних карт
Контроль ЖНВЛП (ЖВЛС) препаратів
Контроль термінів придатності і забракованих серій
Продаж товару
первинна звітність
Аналітика
Реалізація товарів

Так само, варто подумати на майбутнє - автоматизація це не просто купити програму. Ви вкладаєте кошти, потім час і сили на освоєння програми, Ви і Ваші співробітники звикають працювати з ним. Буде затратно, і незручно переходити з однієї Програми на іншу, при неправильному виборі.
Тому слід враховувати ще кілька важливих моментів:

Подальший розвиток Вашої аптеки, до мережі аптек (навіть 2 аптеки) - ведення централізованої загальної інформації по всіх аптеках в мережі, а не варіант, де кожна аптека сама по собі.
Виділення загального сервера, або винесення офісу аптечної мережі з приміщення аптеки. Найчастіше, після зростання бізнесу, аптека збільшує товарний запас і асортимент, збільшується кількість менеджерів, які працюють з іншими аптеками в мережі, і виникає ситуація, коли необхідно "винести" менеджерів / операторів в окремий офіс, інше приміщення, інше місто (стикалися і з таким).
Централізоване ведення довідкової інформації.
Легкість розширення системи і швидкість автоматизації нових підрозділів.

Відповідно до прийнятого в 2003 році законом і доповненнями до нього від 2016 року аптечний бізнес перекладається на новий формат взаємин з податковими органами,коли всі дані про продажі моментально надходять в ФНС через сервера заздалегідь створених сертифікованих. Реквізити кожного чека стають доступними і прозорими для податкової інспекціїзавдяки можливості касових пристроїв передавати фіскальну інформацію в форматі онлайн.

Чи потрібна онлайн-каса для аптеки

Впровадження адаптованої до нової реальності касової техніки в повній мірі зачіпає фармацевтичну галузь як вагому і важливу частину вітчизняного бізнесу.

Відповідно до положень ФЗ №5, що використовують загальну і спрощену форму сплати податків аптеки перейшли на новий фіскальний порядок в 2017 році,а «вмененщікі» і підприємці на патенті зобов'язані в загальному порядкупридбати і встановити зазначені в спеціальному списку модернізовані каси з середини 2018 року. У документі і наступних роз'ясненнях передбачені деякі послаблення для галузі, які полегшують цей процес. Існують нюанси установки касових терміналів при різних типах оподаткування або їх поєднанні.

Перехід аптек на нову систему взаємин з ФНС означає використання онлайн-кас при здійсненні всіх видів продажів. Пристрої нового зразка формують і передають реквізити віртуального чека на сервера ОФД, відкриваючи безперешкодний доступ до даних податковим інспекторам.

Ряд підприємців і форм торгівлі отримали звільнення від покупки нового обладнанняабо право на відстрочку його застосування, ці послаблення стосуються і деякі підприємства аптечного бізнесу.

Терміни переходу і пільги

Аптечні організації з літа 2018 року зобов'язані проводити оплату через онлайн-касина підставі положень основного закону, за деякими винятками, сформульованими в додаткових підзаконних документах.

Основні законодавчі відстрочки для аптек по введенню нового формату фіскальних чеків закінчуються влітку 2019 року. До 1 липня пільгою можуть користуватися підприємці, які торгують аптечним асортиментом одноосібно, без найманих працівників. При цьому онлайн-каси можуть використовуватися в якості чекодрукуючих пристроївбез передачі фіскальних даних до моменту фактичного переходу на електронний облік.

Ситуація більше характерна для невеликих точок, в аптечних організаціях подібний формат роботи є рідкістю. З моменту оформлення першого працівника сумлінний платник податків повинен, Позначену в спеціальному переліку онлайн-обладнання, і запустити її в протягом календарного місяця з моменту підписання обопільної трудового договору.

Аптека у віддаленій місцевості

закон дозволяєв режимі онлайн організаціям, розташованим у віддалених районах, до яких відносяться:

Фельдшерські пункти ФАПи в сільській місцевості, які торгують фармацевтичною продукцією.
Сільські амбулаторії, центри медичної практики за умови відсутності в населеному пунктіаптечних організацій.
Аптечні підприємства, розташовані в місцевостях поза зоною доступу зв'язку.

Дані пільги пояснюються тим, що продажі ліків зазначеними способами важко віднести до повноцінної підприємницької діяльності - незначна прибуток точно не компенсує витрати на покупку нової кас і її обслуговування. При цьому законодавці враховували величезну соціальну цінність аптечних об'єктів для населення невеликих і віддалених селищ. У разі відсутності доступу до інтернет зв'язку місцевість повинна бути внесена до відповідного списку, затвердженого для кожного регіону.

важливо - аптеки у віддалених місцях можуть відмовитися від придбання нової касової техніки,але не звільняються від видачі покупцям традиційних чеків, при необхідності - БСО.

Продажі через оптових представників

Якщо підприємство вдається до методу поширення аптечних товарів через торгового представника, використання автономного онлайн-обладнання є обов'язковим. У кожного повинен бути автономного дії - ідеально підходять компактні моделі з тривалим терміном роботи без підзарядки, зручним підключенням до мережі, ергономічним корпусом, клавіатурою і яскравим, інформативним дисплеєм.

Онлайн продажу через інтернет-аптеки

Віртуальний аптечний магазин повинен в обов'язковому порядкузастосовувати новий формат касипри надходженні будь-яких платежів - готівкою, карткою, електронними та. При суміщенні онлайн і оффлайн торгівлі в рамах одного підприємства визначальним моментом служить місце здійснення угоди, покупки.

При відпуску товару в будівлі магазину потрібно надати чек, реалізація продукції в віддаленому режимі вимагає використання ККТ з передачею фіскальних даних оператору. При здійсненні електронних платежів клієнтом продавець має право обмежитися електронної чекової версією.

У практиці кур'єрської доставки саме кур'єр або експедитор повинен оформити чек, для цього передбачені компактні онлайн-каси з оптимальним набором функцій і автономним живленням. Доставка товару після фізичного відвідування покупцем аптеки і придбання ліків безпосередньо в торговій точці не передбачає повторного застосування ККТ.

Дії при підключенні онлайн-ККТ

Початок роботи з онлайн-обладнанням в аптеціпередбачає певну послідовність дій:

Вибір оптимальної моделі та фіскального накопичувача до неї допустимого формату - на 13 або 36 місяців. При підборі каси варто звернути увагу на безшумність і швидкість друку,ширину касової стрічки, Управління шрифтами і кольорове виконання чеків, надійність і вартість обладнання.
Вибір організації, що продає ККТ нового зразка - часто продавець готовий взяти на себе всі складнощі реєстрації, настройки і перших днів роботи каси.
Після покупки каси необхідно встановити і налаштувати програмне забезпечення,яке відповідає за коректну передачу фіскальної інформації.
В ідеальному варіанті робота пристрою відбувається автоматично - на основі первинних видаткових документів друкується чек, дані моментально відправляються відповідному ОФД і далі на вимогу - в податкову.

Робота з онлайн-касою - нюанси і переваги

В аптечному бізнесі зустрічаються особливості асортименту і робочі нюанси, які безпосередньо визначають необхідність придбання оновленого ККТ. Дрібні торгові точки на ЕНВД можуть не використовувати ККТ,проте працюють на цій системі аптеки можуть відпускати препарати за пільговими рецептами, фармацевтичну продукцію власного виготовлення. Дані форми діяльності розпорядженням Мінфіну № 03-11-06 2012 роки не відносяться до, тому платники податків повинні вести облік доходів за іншою системою оподаткування або відмовитися від надання цих послуг.

Продаж аптечних засобів муніципальним лікарням по держконтракти також не відноситься до роздробі - зацікавленим підприємцям для здійснення операцій потрібно перебувати на ОСНО або «спрощенку».

Звідси напрошується простий висновок - для ведення аптечного бізнесу за різними напрямками доцільно поєднувати системи ССО, ЕНВД.Обов'язковість використання онлайн-кас з новими функціями «спрощенцями» передбачає придбання відповідного профілю і формату підприємства обладнання.

Сучасні онлайн-каси припускають чітке розділення торгових операцій по різним формамоподаткування, тому застосування нового типу касових пристроївпри здійсненні всього спектра продажів гарантує спрощення внутрішнього обліку в аптеці. До нового ККТ-устаткування додаються спеціальні програми для автоматизації обліку. Сучасний аптечний бізнес відрізняється величезним асортиментом, який легше планувати і підтримувати при наявності аналітичних інструментів. Нове програмне забезпечення дозволяє ефективно управляти продажами і одночасно збільшує прозорість бізнесу для податкових органів.

Таким чином, простежується обопільна зацікавленість у використанні онлайн-кас з боку і аптечного бізнесу, а закон лише підштовхнув власників до позитивних змін, які гарантують новий рівень прозорості, керованості торговими підприємствами.

Особливості застосування нових кас в аптеках

Оновлений формат касових апаратів для аптечного бізнесу означає нові вимоги, прописані безпосередньо в законі:

доступним способом;
сумісність з різними видами дозволених до використання накопичувачів;
робота з зареєстрованими операторами;
відправка електронних чеків на смартфон, пошту покупця;
друк QR-кодів і посилання на онлайн-чек.

У зв'язку з великою кількістю найменувань медичних препаратів власники аптек віддають пріоритет вітчизняним фіскальним реєстраторам- пристроїв з широкою функціональністю і необмеженої пам'яттю. ФР мають важливими перевагамидля аптечних мереж і великих підприємств:

відсутність обмежень товарних позицій;
максимальна інформативність і зручність візуального контролю даних для касира і покупця;
вільна коригування бази даних протягом дня;
велика база даних в комп'ютерній системі, поєднаної з ФР, що виключає можливість помилки;
оформлення накладних та іншої документації;
одночасний контроль і облік продукції на складі.

Вибір касового апарату залежить від прохідності торгової точки, Обсягу товарних позицій, фінансових можливостей і вимог самого власника.

Огляд кращих моделей ККТ для аптеки

У реєстрі офіційно дозволених до використання ККТ знаходяться тільки ті пристрої, які повністю відповідають зазначеним параметрам. Каталог поповнюється і в даний час налічує більше 50-ти моделей, що випускаються під різними брендами.

для великих аптек з великою прохідністю і мереж підійдуть комплексні системи з різноманітним набором
середні аптечні підприємства можуть використовувати фіскальні реєстратори з підключенням до комп'ютерної техніки та розширеними можливостями;
для сільських аптек, невеликих точок і кур'єрської доставки ідеально підходять автономні каси з оптимальним набором функцій.

У списку ТОПів продажів серед автономних касових апаратів для аптек - моделі Меркурій-130К і 140К, касба-02Ксереднього цінового діапазону. Це прості і надійні пристрої, що дозволяють автономну роботувід 2 до 6 годин на виїзній торгівлі, підключення до ваг, сканера, ПК. Каси мають 16 товарних груп і до 2000 товарних позицій, 2 монітори, електронний журнал, Від 500 до 3000 програмованих цін і інші необхідні функції.

Серед фіскальних реєстраторів особливою популярністю в аптечних мережахкористуються ШТРИХ-LIGHT-ФР-К, СТАРТ-200К, Елвес-ФР-Кз високою надійністю, якісної термодруком, красивими інформативними чеками, автоотрезчіком і простою заміною стрічки, а також всіма перевагами даної категорії обладнання.

З огляду на різноманіття асортиментних позицій в аптеці, варто надавати перевагу апарати з об'ємною пам'яттю, здатні працювати з розширеною інформацією, інтегруватися в програмно-автоматичний комплекс сучасного фармацевтичного підприємства.

Що входить в, необхідного для організації аптечного магазину? Звичайне торгове обладнання для аптек - це різні вітрини і стелажі, які повинні бути зручними для покупця, щоб він міг легко розглянути їх вміст, і для продавця, з яким необхідно вільно орієнтуватися у величезній кількості ліків.

При цьому важливу роль відіграє зовнішній вигляд- торгове обладнання для аптеки повинно виглядати акуратно, красиво і всім своїм виглядом підкреслювати, що аптека - це місце, де панує краса і ідеальний порядок. У більшості випадків обстановка торгового залу аптеки замовляється на меблевій фабриці по індивідуальним проектом, Уважно продумується планування приміщення, його колірної дизайн, організація освітлення і ергономічність всієї обстановки, щоб продавець міг без зайвих рухів діставати з місць зберігання необхідні ліки.

Багато ліків вимагають зберігання при низькій температурі, тому торгове обладнання для аптек обов'язково має включати кілька холодильників - по крайней мере один - в торговому заліі два-три - в подібних і складських приміщеннях. Бажано, щоб вони були розраховані на різні температурні режими.

Аптека, в якій працює лабораторія для приготування рецептурних ліків, зажадає більш складного обладнання. Це ваги, інструменти, хімічний посуд, фільтрувальні апарати, шафи для стерилізації.

Класифікація торгового аптечного обладнання залежить від обсягів торгівлі і планованого потоку покупців, тому займатися його придбанням можна тільки при розробці обґрунтованого проекту і всебічного аналізу технології роботи продавців.

Автоматизація аптечної торгівлі

Багато покупців купують відразу по кілька видів ліків, забезпечуючи ними не тільки себе, але і всю свою родину. Тому, щоб не збирати на касі чергу, необхідно використовувати. Перш за все, на кожній упаковці ліків повинен бути нанесений штрих-код.

На багатьох він наноситься в процесі виробництва, але часто є необхідність на всі вжиті ліки нанести свої етикетки зі штрих-кодом, для чого використовується спеціальний принтер для етикеток. Зазвичай достатньо невеликого принтера, який не забезпечує величезної продуктивності, зате довше дешевого.

Кожен вступник в аптеку товар сканується спеціальним портативним пристроєм, що передає інформацію від штрих-коду в базу даних, при цьому вказується і точне місце, в якому зберігається даний товар

При наявності штрих-коду продавець витрачає на оформлення продажу одних ліків не більше 1-2 секунд, просто підносячи упаковку до скануючого пристрою.

Основою автоматизації стає комп'ютерне торгове обладнання для аптеки. Це зазвичай один центральний сервер, розташований в бухгалтерії, де зберігається база даних про наявність ліків в продажу, а також по одному комп'ютерному терміналу на кожній касі.

Як терміналів можуть використовуватися, але зручніше мати спеціалізований термінал, який не має потужного процесора, зате зручний в роботі і не займає багато місця.

Функції касового терміналу

Отримавши замовлення від покупця, продавець вбиває в термінал найменування ліків і відразу отримує інформацію, чи є ці ліки в наявності, скільки воно коштує і в якому ящику або холодильнику зберігається. Доступність оперативної бази даних багато в чому спрощує роботу продавця.

До терміналу підключається сканер штрих-кодів, що дозволяє піднести упаковку ліки до сканера на одну секунду, щоб інформація про товар була включена в збірний товарний чек. Коли покупець розрахувався, термінал друкує касовий чек за допомогою вбудованого принтера і одночасно вносить зміни в зведену базу даних - частина ліків вже продана.

Термінал може мати пристрій для зчитування інформації з банківських карток, що дозволяє розрахуватися за покупку безготівковим шляхом. Так що касовий термінал - це набагато більше, ніж просто каса: обладнання для аптеки дозволяє управляти потоками товарів, планувати їх закупівлі, аналізувати фінансовий станторгівлі.

Купівля засобів автоматизації

Купуючи комп'ютерне торгове обладнання для аптек, не можна забувати про те, що воно повинно бути оснащено відповідним програмним забезпеченнямі було сумісним між собою. Переважно всього закуповувати всю систему автоматизації відразу у спеціалізованої фірми, що забезпечує поставку «під ключ». В цьому випадку не доведеться піклуватися про те, що конкретний принтер або сканер зможе функціонувати з наявними комп'ютером: все буде працювати на належному рівні.