Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції в ас "електронний журнал кореспонденції". Журнал реєстрації Програма облік документів організації

На будь-якому підприємстві з великим товарообігом завжди виникають проблеми з веденням бізнес-документації, зокрема, з її зберіганням і обробкою. У подібних організаціях важливі папери накопичуються в найкоротші терміни, Тому через якийсь час стає актуальною проблема їх зберігання, а також накопичується сукупність додаткових труднощів, таких як дотримання необхідних умов для збереження паперів, їх правильна систематизація і архівація.

Зрозуміло, вже давно минули ті часи, коли офіційні документи накопичувалися на запорошених полицях, гублячись у купі непотрібної макулатури. У наш час, завдяки розвитку інформаційних технологій, Для цього існують спеціальні комп'ютерні програмиі електронні системи. Наприклад, «Реєстрація документів організації 4.2» (можна завантажити на www.araxgroup.ru), яка призначена для обліку вхідної та вихідної кореспонденції і внутрішніх документів організації. Завдяки її вмілому використанню, не виникає питання, що робити зі старими наказами та розпорядженнями і як забезпечити їх надійне зберігання.

За якими принципами працює додаток: основні можливості

За допомогою зручного і інтуїтивно зрозумілого пересічному користувачеві ПК додатки, можна максимально оперативно налагодити облік актуальною документації на всіх рівнях роботи компанії і в будь-якому форматі, а також створити необхідні звіти. Система забезпечує повний цикл роботи з документом: від створення і відпрацювання до збереження в архів, тому можна з упевненістю сказати про повної автоматизації документообігу на підприємстві та його конвертації в електронний формат. Тепер всі процеси, пов'язані безпосередньо з веденням документації на підприємстві, не вимагають ретельного і копіткого контролю над виконанням тих чи інших дій. Програма самостійно все зробить і нагадає про контрольні терміни документів.

Всі актуальні паперу, а також входить / виходить інформація зберігається в Журналах реєстрації документів програми, тому знайти необхідний документне складе особливих труднощів. Чи не доставить незручностей і роздруківка електронного документа, адже доступний будь-який сучасний формат- Word / Writer, Excel / Calc - з можливістю продовження файлової роботи в «рідних» додатках.

переваги програми

Крім можливості, використання власного наочного шаблону у вигляді картки, програма дає користувачеві наступні переваги:

• настройка сповіщень для уповноважених посадових осіб індивідуально, зі створенням нагадування в календарному вигляді;
• регламентований доступ до програми в залежності від рівня діяльності - від простого перегляду без права внесення змін до адміністративного контролю;
• створення відсканованих копій документації;
• настройка права доступу до журналів документів, можливість включення режиму видимості тільки своїх документів;
• підтримка мережевого режиму роботи для забезпечення продуктивної і комфортної роботи в команді;
• відправка повідомлень за допомогою електронної пошти або по внутрішній пошті програми;
• можливість зберігання документації відразу декількох фірм;
• здійснення швидкого аналізу, редагування та пошуку по окремим журнальним полях - програма автоматично сформує потрібні звіти;
• інтеграція з безкоштовним сервером IP телефонії Asterisk, що дозволяє знаходити актуальну інформаціювже до зняття телефонної трубки.

Таким чином, вдосконалена утиліта «Реєстрація документів організації 4.2» дозволить сформувати єдиний бізнес-простір з простою, безпечною і надійною системою управління. А за допомогою спеціального додатку для Android можна за будь-яких обставин залишатися на зв'язку, ознайомитися з вхідними документами і відзвітувати про виконання, навіть якщо під рукою знаходиться тільки смартфон.

Програма для обліку вхідної та вихідної кореспонденції і внутрішніх документів організації.

Програмний продукт може бути доопрацьований на замовлення з урахуванням потреб вашої організації.

Відомості про всю кореспонденції Вашої компанії, а також внутрішніх документах (наказах, розпорядженнях і так далі), знаходяться в одному місці - Журналах реєстрації документів, і завжди можна легко знайти потрібний

Всі відомості про кожному вхідному, вихідному або внутрішньому документі представлені наочно в Картці відповідного документа

Формат номера документа Ви можете налаштувати так, як це прийнято в Вашому діловодстві

Ви не забудете в щоденній робочої метушні про контрольний термін не виконаного документа! І перебирати стос паперів у пошуках таких документів теж не доведеться - програма нагадає Вам про них сама

Сповіщення отримають тільки уповноважені посадові особи: Настройка сповіщень виробляється для кожного користувача. А ще є можливість подивитися нагадування у вигляді календаря!

Для початку роботи з програмою Вам не доведеться вручну вводити документи за попередні роки - Ви зможете автоматично завантажити їх з екселевского файлу.

Зручна командна робота над документами забезпечена підтримкою режиму роботи по мережі і можливістю розмежування прав. Доступ і робота з програмою «Реєстрація документів організації 4.8» строго регламентовані: реалізовані три рівня доступу в залежності від дозволених користувачеві функцій - адміністративний, призначений для користувача і тільки для перегляду (без права внесення змін). Додатково є можливість більш тонкої настройки доступу до журналів для кожного рівня доступу.

Підтримка роботи з сканером дозволить легко завантажувати в програму скан-копії оригіналів документів, є можливість потокового сканування при використанні сканера, що підтримує автоматичну подачу листів.

Відповідальні за виконання документів посадові особи будуть вчасно повідомлені про надходження до них нових завдань - в програмі є функції відправки повідомлень по e-mail з можливістю прив'язки файлів, зберігання повідомлень і пошуку по ним

Ведення в одній програмі документів будь-якої кількості фірм: вся інформація по документам знаходиться в одному місці, вона доступна і зручно представлена

Функція "Бачити тільки свої документи" дозволити розділити документи між виконавцями, виключивши можливість перегляду і виправлення чужих документів.

Для щоденного автоматичного архівування файлових версій програм за часом можна використовувати безкоштовну утиліту Автоматичне архівування файлів.

Для встановлення безкоштовної версії програми:

* Підтримка продукту виробляється через Інтернет.

Ліцензія на 1 робоче місцестандартної (НЕ SQL) версії програми надається безкоштовно, без обмежень.

Для придбання додаткових мережевих робочих місць відправте нам заявку на адресу, вкажіть в ній назву Вашої компанії, найменування продукту ( «Реєстрація документів організації 4.8») і кількість додаткових робочих місць, і ми надішлемо Вам договір і рахунок.

Сплатіть рахунок будь-яким зручним для Вас способом.

Після оплати надішліть за адресою This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Ціна програми «Реєстрація документів організації 4.8»

Базова версія - 1 робоче місце - Безкоштовно

з 2-го до 5-го включно - 4000 рублів за 1 робоче місце
зі 6-го до 10-го включно - 3000 рублів за 1 робоче місце
з 11-го до 20-го включно - 2000 рублів за 1 робоче місце
з 21-го і більше - 1000 рублів за 1 робоче місце

Калькулятором розрахунку ціни

0 + 1 * 4000 = 4000 руб.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 = 19000 руб.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 = 56000 руб.

* Ціна включає 1 рік технічної підтримкипо телефону і через Інтернет.

* Режим Диспетчерська ліцензується окремо, вартість ліцензії на 1 рік 4000 рублів. При включенні режиму "Диспетчерська"

Для організацій, яким потрібна підвищена надійність зберігання даних і безпеку доступудо інформації, закриття несанкціонованого доступу до даних, можливе вбудоване шифрування даних, можливість використання web клієнта для перегляду документів і андроїд додатка для повідомлення виконавців про надходження документів і контролю виконання документів, є версії програми Реєстрація документів організації для Microsoft SQL Server і PostgreSQL.

Для придбання програми "Реєстрація документів організації" версія SQL:

1. Скачайте демоверсію програми (інсталяційний файл MS SQL Server і для PostgreSQL) і встановіть програму.

2. Надішліть нам заявку на адресу This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., Вкажіть в ній назву Вашої компанії, найменування продукту ( «Реєстрація документів організації 4.8 версія MS SQL» або«Реєстрація документів організації 4.8 версія PostgreSQL») І кількість робочих місць, і ми надішлемо Вам договір і рахунок.

3. Сплатіть рахунок будь-яким зручним для Вас способом.

4. Після оплати надішліть за адресою This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.підтвердження платежу (копію або номер платіжного доручення, дату і суму платежу), і ми надішлемо Вам реєстраційний код і код активації.
Оригінали документів (договір, акт прийому-передачі прав використання, рахунок, накладна, ліцензійна угода) надсилаються поштою після оплати.

Ціна програми «Реєстрація документів організації 4.8 версія MS SQL»

Базова версія- 1 робоче місце - 9000 рублів

Додаткові робочі місця (для спільної роботи по мережі):
з 2-го до 5-го включно - 6000 рублів за 1 робоче місце
з 6-го до 10-го включно - 5000 рублів за 1 робоче місце
з 11-го до 20-го включно - 4000 рублів за 1 робоче місце
з 21-го і більше - 3000 рублів за 1 робоче місце

Для розрахунку вартості ліцензій Ви можете скористатися Калькулятором розрахунку ціни

Приклад розрахунку вартості для 2 робочих місць:
9000 + 1 * 6000 = 15000 руб.

Приклад розрахунку вартості для 6 робочих місць:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 руб.

Приклад розрахунку вартості для 25 робочих місць:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 = 113000 руб.

При виборі опції продовженого гарантійного обслуговування вартість додаткового року підтримки становить 20% від вартості ліцензій.

* Термін дії ліцензії не обмежений.

"Диспетчерська" 1 місяць надається безкоштовно, вартість не обмеженої за часом ліцензії 12 000 руб.

PostgreSQL- це вільно поширюваний SQL сервер, який є гідною альтернативою комерційному Microsoft SQL Server, СУБД PostgreSQL є особливо актуальною для державних установв рамках відповідності політиці використання російських програмних продуктів.

Ціна програми «Реєстрація документів організації 4.8 версія PostgreSQL»

Базова версія- 1 робоче місце - 10000 рублів

Додаткові робочі місця (для спільної роботи по мережі):
з 2-го до 5-го включно - 7000 рублів за 1 робоче місце
з 6-го до 10-го включно - 6000 рублів за 1 робоче місце
з 11-го до 20-го включно - 5000 рублів за 1 робоче місце
з 21-го і більше - 4000 рублів за 1 робоче місце

Для розрахунку вартості ліцензій Ви можете скористатися Калькулятором розрахунку ціни

Приклад розрахунку вартості для 2 робочих місць:
10000 + 1 * 7000 = 17000 руб.

Приклад розрахунку вартості для 6 робочих місць:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 руб.

Приклад розрахунку вартості для 25 робочих місць:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 = 138000 руб.

* Ціна включає 1 рік технічної підтримки по телефону і через Інтернет. При виборі опції продовженого гарантійного обслуговування вартість додаткового року підтримки становить 20% від вартості ліцензій.

* Термін дії ліцензії не обмежений.

* Режим Диспетчерська ліцензується окремо, вартість ліцензії на 1 рік 4000 рублів. При включенні режиму "Диспетчерська" 1 місяць надається безкоштовно, вартість не обмеженої за часом ліцензії 12 000 руб.

Серед користувачів програми ГУП міста Москви «Управління по реконструкції та розвитку унікальних об'єктів», АКБ "Російський Трастовий банк", ТОВ "КБ Фінанс Бізнес Банк", Комерційний банк "РБА", ТОВ "Багатопрофільна процесингова компанія", ВАТ "Центромашпроект», ВАТ "Красногорський завод "Електродвигун", ЦКУ РД «Дирекція єдиного держзамовника-забудовника» міста Махачкали і багато інших.

04.02.2016 Реєстрація кореспонденції на комп'ютерімає ряд безсумнівних переваг в порівнянні зі звичайними неелектронного журналами. Ось лише кілька з них, що істотно спрощують реєстрацію документів і підвищують ефективність ведення внутрішнього діловодства компанії.
1. Єдина довідкова система. Сформовані спочатку довідники (співробітників, видів кореспонденції, адресатів, і ін.) Дозволяють ефективно використовувати їх в подальшому: виключають неоднозначне трактування однакових значень, використовуються при пошуку та відборі документів за певними ознаками (документи на конкретного виконавця, за видами кореспонденції, за номенклатурою справ і ін.), використовуються в підсумковій звітності з діловодства.
2. Вхідні та вихідні документи(Кореспонденція) знаходиться в єдиній картотеці, на відміну від різних паперових журналівпри звичайній реєстрації. Ця картотека може мати необмежений (в порівнянні зі звичайними журналами) розмір і зберігати в собі документи за всю історію компанії. Це дозволяє оперативно знаходити потрібні документив електронному архіві.
3. Можливість зберігання в електронній картотеці кореспонденціїкопій паперових документів (сканованих, електронних файлів, підписаних ЕЦП ( електронним підписом). При колективному використанні такого електронного журналу кореспонденції (в комп'ютерній мережі компанії) кожен співробітник у відповідності зі своїм рівнем доступу (роллю) може мати миттєвий доступ до потрібного зареєстрованому входить / виходить документа, а також його електронної копії. При використанні ЕЦП всередині компанії існує можливість відмови від звичайних паперових носіїв, що істотно знижує фінансові витрати.
4. Контроль за виконанням вхідних документів. Ефективність у порівнянні зі звичайним журналом також очевидна. Це швидкість відбору документів, що знаходяться на контролі, можливість здійснення не тільки поточного контролю, а й попереднього (майбутніх періодів). Детально про контроль за виконанням вхідної кореспонденції
5. Друк вихідних документів: реєстрів зареєстрованої вхідної / вихідної кореспонденції, реєстрів документів, що знаходяться на контролі (мають терміни виконання), резолюції документа, реєстраційної картки, відомостей про рух документа. У всіх випадках при друку документів використовуються готові шаблони. Це дозволяє в автоматичному режимі за секунди отримувати готові документи.
Наведені переваги електронних журналів в порівнянні з паперовими далеко не повні.
Метою даної статті є познайомити читача з можливостями програми АС "" при реєстрації вхідних / вихідних документів. Описані вище переваги також реалізовані в ній.

В програмі Електронний журнал кореспонденціїреєстрація вхідних і вихідних документів здійснюється в картотеці документів. Активація режиму електронної картотеки документів здійснюється вибором пункту головного меню програми "Реєстрація - Картотека документів":

Зовнішній вигляд картотеки документів АС Електронний журнал кореспонденції має вигляд:


Детально інтерфейс картотеки документів (призначення окремих елементів панелі інструментів картотеки, контекстне меню картотеки, таблиця даних) описаний в керівництві користувача в п. 3.2.1 - 3.2.3. ().
Для реєстрації вхідного або вихідного документа в електронній картотеці документів АС "Електронний журнал кореспонденції" необхідно натиснути на панелі інструментів кнопку "Функції - Новий". Програма відкриє вікно для реєстрації документа:

Залежно від вибору поля "Класифікація кореспонденції" буде продовжена реєстрація вхідного або вихідного документа.

Для вхідного документа реєстраційна картка має зовнішній вигляд:


Після введення відомостей про вхідний / вихідному документі в реєстраційну картку для завершення реєстрації документа необхідно в панелі інструментів натиснути на кнопку "Зберегти F2" (існує альтернативний спосіб збереження документів - клавіша клавіатури F2).
Після збереження документа відомості про нього будуть відображені в таблиці даних електронної картотеки.
Більш детальну інформацію про реєстрацію кореспонденції в програмі АС Електронний журнал кореспонденції см. Керівництво користувача п.3.2.4-3.2.10 (

Програма для обліку вхідної та вихідної кореспонденції і внутрішніх документів організації.

Програмний продукт може бути доопрацьований на замовлення з урахуванням потреб вашої організації.

Відомості про всю кореспонденції Вашої компанії, а також внутрішніх документах (наказах, розпорядженнях і так далі), знаходяться в одному місці - Журналах реєстрації документів, і завжди можна легко знайти потрібний

Всі відомості про кожному вхідному, вихідному або внутрішньому документі представлені наочно в Картці відповідного документа

Формат номера документа Ви можете налаштувати так, як це прийнято в Вашому діловодстві

Ви не забудете в щоденній робочої метушні про контрольний термін не виконаного документа! І перебирати стос паперів у пошуках таких документів теж не доведеться - програма нагадає Вам про них сама

Сповіщення отримають тільки уповноважені посадові особи: настройка сповіщень виробляється для кожного користувача. А ще є можливість подивитися нагадування у вигляді календаря!

Для початку роботи з програмою Вам не доведеться вручну вводити документи за попередні роки - Ви зможете автоматично завантажити їх з екселевского файлу.

Зручна командна робота над документами забезпечена підтримкою режиму роботи по мережі і можливістю розмежування прав. Доступ і робота з програмою «Реєстрація документів організації 4.8» строго регламентовані: реалізовані три рівня доступу в залежності від дозволених користувачеві функцій - адміністративний, призначений для користувача і тільки для перегляду (без права внесення змін). Додатково є можливість більш тонкої настройки доступу до журналів для кожного рівня доступу.

Підтримка роботи з сканером дозволить легко завантажувати в програму скан-копії оригіналів документів, є можливість потокового сканування при використанні сканера, що підтримує автоматичну подачу листів.

Відповідальні за виконання документів посадові особи будуть вчасно повідомлені про надходження до них нових завдань - в програмі є функції відправки повідомлень по e-mail з можливістю прив'язки файлів, зберігання повідомлень і пошуку по ним

Ведення в одній програмі документів будь-якої кількості фірм: вся інформація по документам знаходиться в одному місці, вона доступна і зручно представлена

Функція "Бачити тільки свої документи" дозволити розділити документи між виконавцями, виключивши можливість перегляду і виправлення чужих документів.

Для щоденного автоматичного архівування файлових версій програм за часом можна використовувати безкоштовну утиліту Автоматичне архівування файлів.

Для встановлення безкоштовної версії програми:

* Підтримка продукту виробляється через Інтернет.

Ліцензія на 1 робоче місце стандартної (НЕ SQL) версії програми надається безкоштовно, без обмежень.

Для придбання додаткових мережевих робочих місць відправте нам заявку на адресу, вкажіть в ній назву Вашої компанії, найменування продукту ( «Реєстрація документів організації 4.8») і кількість додаткових робочих місць, і ми надішлемо Вам договір і рахунок.

Сплатіть рахунок будь-яким зручним для Вас способом.

Після оплати надішліть за адресою This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Ціна програми «Реєстрація документів організації 4.8»

Базова версія- 1 робоче місце - Безкоштовно

з 2-го до 5-го включно - 4000 рублів за 1 робоче місце
зі 6-го до 10-го включно - 3000 рублів за 1 робоче місце
з 11-го до 20-го включно - 2000 рублів за 1 робоче місце
з 21-го і більше - 1000 рублів за 1 робоче місце

Калькулятором розрахунку ціни

0 + 1 * 4000 = 4000 руб.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 = 19000 руб.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 = 56000 руб.

* Ціна включає 1 рік технічної підтримки по телефону і через Інтернет.

* Режим Диспетчерська ліцензується окремо, вартість ліцензії на 1 рік 4000 рублів. При включенні режиму "Диспетчерська"

Для організацій, яким потрібна підвищена надійність зберігання даних і безпеку доступудо інформації, закриття несанкціонованого доступу до даних, можливе вбудоване шифрування даних, можливість використання web клієнта для перегляду документів і андроїд додатка для повідомлення виконавців про надходження документів і контролю виконання документів, є версії програми Реєстрація документів організації для Microsoft SQL Server і PostgreSQL.

Для придбання програми "Реєстрація документів організації" версія SQL:

1. Скачайте демоверсію програми (інсталяційний файл MS SQL Server і для PostgreSQL) і встановіть програму.

2. Надішліть нам заявку на адресу This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., Вкажіть в ній назву Вашої компанії, найменування продукту ( «Реєстрація документів організації 4.8 версія MS SQL» або«Реєстрація документів організації 4.8 версія PostgreSQL») І кількість робочих місць, і ми надішлемо Вам договір і рахунок.

3. Сплатіть рахунок будь-яким зручним для Вас способом.

4. Після оплати надішліть за адресою This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.підтвердження платежу (копію або номер платіжного доручення, дату і суму платежу), і ми надішлемо Вам реєстраційний код і код активації.
Оригінали документів (договір, акт прийому-передачі прав використання, рахунок, накладна, ліцензійна угода) надсилаються поштою після оплати.

Ціна програми «Реєстрація документів організації 4.8 версія MS SQL»

Базова версія- 1 робоче місце - 9000 рублів

Додаткові робочі місця (для спільної роботи по мережі):
з 2-го до 5-го включно - 6000 рублів за 1 робоче місце
з 6-го до 10-го включно - 5000 рублів за 1 робоче місце
з 11-го до 20-го включно - 4000 рублів за 1 робоче місце
з 21-го і більше - 3000 рублів за 1 робоче місце

Для розрахунку вартості ліцензій Ви можете скористатися Калькулятором розрахунку ціни

Приклад розрахунку вартості для 2 робочих місць:
9000 + 1 * 6000 = 15000 руб.

Приклад розрахунку вартості для 6 робочих місць:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 руб.

Приклад розрахунку вартості для 25 робочих місць:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 = 113000 руб.

При виборі опції продовженого гарантійного обслуговування вартість додаткового року підтримки становить 20% від вартості ліцензій.

* Термін дії ліцензії не обмежений.

"Диспетчерська" 1 місяць надається безкоштовно, вартість не обмеженої за часом ліцензії 12 000 руб.

PostgreSQL- це вільно поширюваний SQL сервер, який є гідною альтернативою комерційному Microsoft SQL Server, СУБД PostgreSQL є особливо актуальною для державних установ в рамках відповідності політиці використання російських програмних продуктів.

Ціна програми «Реєстрація документів організації 4.8 версія PostgreSQL»

Базова версія- 1 робоче місце - 10000 рублів

Додаткові робочі місця (для спільної роботи по мережі):
з 2-го до 5-го включно - 7000 рублів за 1 робоче місце
з 6-го до 10-го включно - 6000 рублів за 1 робоче місце
з 11-го до 20-го включно - 5000 рублів за 1 робоче місце
з 21-го і більше - 4000 рублів за 1 робоче місце

Для розрахунку вартості ліцензій Ви можете скористатися Калькулятором розрахунку ціни

Приклад розрахунку вартості для 2 робочих місць:
10000 + 1 * 7000 = 17000 руб.

Приклад розрахунку вартості для 6 робочих місць:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 руб.

Приклад розрахунку вартості для 25 робочих місць:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 = 138000 руб.

* Ціна включає 1 рік технічної підтримки по телефону і через Інтернет. При виборі опції продовженого гарантійного обслуговування вартість додаткового року підтримки становить 20% від вартості ліцензій.

* Термін дії ліцензії не обмежений.

* Режим Диспетчерська ліцензується окремо, вартість ліцензії на 1 рік 4000 рублів. При включенні режиму "Диспетчерська" 1 місяць надається безкоштовно, вартість не обмеженої за часом ліцензії 12 000 руб.

Серед користувачів програми ГУП міста Москви «Управління по реконструкції та розвитку унікальних об'єктів», АКБ "Російський Трастовий банк", ТОВ "КБ Фінанс Бізнес Банк", Комерційний банк "РБА", ТОВ "Багатопрофільна процесингова компанія", ВАТ "Центромашпроект», ВАТ "Красногорський завод "Електродвигун", ЦКУ РД «Дирекція єдиного держзамовника-забудовника» міста Махачкали і багато інших.