Tidrapportsprogram. Programvara för tidsspårning, inklusive gratis. Arbetsplatsens närvaro

Arbetsrätten förpliktar arbetsgivare att hålla koll på arbetstidens tid. Organisationer bör ta hänsyn till arbetade timmar, oavsett juridisk status och enskilda företagare... Speciellt för detta har Goskomstat utvecklat och godkänt blanketterna för tidrapporten N T-12 och N T-13.

Vi kommer att ge instruktioner för att fylla i, vilket hjälper till att återspegla uppgifterna korrekt och använda tidrapporten rationellt.

Vad är en tidrapport för?

Tidrapporten, godkänd av dekretet från Statens statistikkommitté av 01/05/2004 nr 1, hjälper personalavdelningen och bokföringsavdelningen för företaget:

• ta hänsyn till arbetad eller obearbetad tid anställd arbetare;
• övervaka efterlevnaden av arbetstidsplanen (närvaro, icke-närvaro, fördröjning);
• ha officiell information om den tid som varje anställd arbetat för att beräkna löner eller sammanställa statistiska rapporter.

Han kommer att hjälpa revisorn att bekräfta lagligheten av periodisering eller icke-periodisering av löner och ersättning för varje anställd. Personalansvarig - för att spåra valdeltagandet och, om det behövs, motivera det straff som åläggs den anställde.

Tidrapporten avser de former av dokument som utfärdas till den anställde vid uppsägning tillsammans med arbetsbok på hans begäran (artikel 84.1 i Ryska federationens skattekodex).

Det bör noteras att de enhetliga formerna av tabellerna N T-12 och N T-13 från den 1 januari 2013 inte krävs för användning. Arbetsgivare är dock skyldiga att föra register (del 4 i artikel 91 i Ryska federationens arbetslag). Organisationer och enskilda entreprenörer kan använda andra metoder för att kontrollera den tid de anställda spenderar på sina arbetsplatser. Men i själva verket är formatet på formuläret som utvecklats av Gostkomstat ganska bekvämt och fortsätter att användas överallt.

Vem som håller tidtabellen i organisationen

Enligt riktlinjerna för användning och fyllning av formulär för primära redovisningsdokument:

• tidrapporten för 2019 upprättas och underhålls av en auktoriserad person;
• avdelningschefen och medarbetaren undertecknar dokumentet personalservice;
• varefter den överförs till redovisningsavdelningen.

Som vi kan se fastställer reglerna inte positionen för den anställde som håller tidtabellen. Ledningen har rätt att utse vem som helst som ska utföra denna uppgift. För detta utfärdas en order som anger den ansvariga personens position och efternamn. Om ordern om utnämning av en sådan anställd inte utfärdas, bör skyldigheten att föra register anges anställningsavtal... Annars är det olagligt att kräva att en anställd ska föra register. I stora organisationer utses en sådan medarbetare på varje avdelning. Han fyller i ett formulär inom en månad, ger det till avdelningschefen för underskrift, som i sin tur, efter att ha kontrollerat uppgifterna, skickar in formuläret till personalbefälet. En anställd på personalavdelningen verifierar informationen, fyller i dokumenten som är nödvändiga för hans arbete, signerar tidrapporten och skickar den vidare till revisorn.

I små företag följs inte en så lång kedja - tidrapporten håller personalarbetare, och överför den sedan omedelbart till bokföringsavdelningen.

Vad är skillnaden mellan N T-12 och N T-13 Forms of Timesheet

Två godkända ämnesformer skiljer sig åt, en av dem (T -13) används på institutioner och företag där en särskild svängkors är installerad - automatiskt system att kontrollera anställdas närvaro. Och T-12-formuläret anses vara universellt och innehåller dessutom ytterligare ett avsnitt 2. Det kan återspegla betalningar till anställda för löner. Men om företaget gör uppgörelser med personal som separata arter redovisning, avsnitt 2 är helt enkelt tomt.

Slutför tidtabellen

Det finns två sätt att fylla i tidtabellen:

• solid fyllning - varje dag noteras all närvaro och frånvaro;
• fyller i avvikelser - endast sena ankomster, utebliven ankomst noteras.

Till exempel kommer vi att ge instruktioner för att fylla i T-13-formuläret med hjälp av kontinuerlig fyllningsmetod.

Steg 1 - namnet på organisationen och den strukturella enheten

Överst anger du företagets namn (fullständigt IP -namn) och namnet på den strukturella enheten. Detta kan vara en försäljningsavdelning, en marknadsavdelning, Produktionsavdelningen etc.

Steg 2 - OKPO -kod

OKPO - helrysk klassificerare företag och organisationer. Innehållet i Rosstats databaser består av:

• 8 siffror för juridiska personer;
• 10 siffror för enskilda företagare.

Steg 3 - dokumentnummer och förberedelsedatum

• Dokumentnumret tilldelas i ordning.
• Sammanställningsdatumet är vanligtvis den sista dagen i rapporteringsmånaden.

Steg 4 - rapporteringsperiod

Tidrapporten överlämnas för månaden - perioden från den första till den sista augusti i vårt fall.

Steg 5 - information om anställda

En separat rad fylls i för varje anställd på avdelningen.

• Serienummer på rapportkortet.
• Medarbetarens efternamn och position.

• Ett personalnummer tilldelas varje anställd och används i alla interna redovisningsdokument. Den behålls av den anställde under hela arbetstiden i organisationen och överförs inte till en annan person på flera år efter uppsägningen.

Steg 6 - information om närvaro och antal timmar

För att fylla i information om närvaro och frånvaro hos anställda används förkortade symboler. Du hittar en lista över dem i slutet av artikeln i ett separat stycke. I vårt exempel, för den anställde Petrov A.A. 4 förkortningar som används:

• I - närvaro (när det gäller närvaro registreras antalet arbetade timmar i den nedre cellen);
• På en helg;
• K - affärsresa;
• OT - semester.

Steg 7 - det totala antalet dagar och timmar för månaden

• I den femte kolumnen anger du antalet dagar och timmar som arbetats för varje halv månad.

• I den sjätte kolumnen - det totala antalet dagar och timmar per månad.

Steg 8 - löneinformation

Lönekodskoden definierar en specifik typ av kontantbetalning, krypterad i nummer. Full lista för koder, se slutet av artikeln. Exemplet som används:

• 2000 - lön (lön);
• 2012 - semesterersättning.

• Motsvarande konto - ett redovisningskonto från vilket kostnaderna för den angivna typen av ersättning skrivs av. I vårt fall är kontot för avskrivning av löner, resebetalningar och semesterersättningar detsamma.

• Kolumn 9 anger antalet dagar eller timmar som arbetats för varje typ av lön. I vårt fall innehåller den översta cellen dagarna för närvaro och affärsresor, och den nedre - dagarna för att vara på semester.

Om en typ av ersättning (lön) är tillämplig för alla anställda under månaden, skrivs koden för betalningstyp och kontonummer högst upp, kolumnerna 7 och 8 lämnas tomma, vilket endast anger arbetade dagar eller timmar i kolumn 9. Så här:

Steg 9 - information om orsakerna och tiden för utebliven ankomst

Kolumnerna 10-12 innehåller koden för orsaken till frånvaron och antalet frånvarotimmar. I vårt exempel var medarbetaren frånvarande i 13 dagar:

• 3 dagar - på grund av en affärsresa;
• Jag var på semester i 10 dagar.

Steg 10 - Underskrifter av ansvariga personer

Rapportkortet signeras i slutet av månaden:

• den anställd som ansvarar för underhållet;
• avdelningschefen;
• personalarbetare.

Hur man markerar semester i tidtabellen

Innan du markerar semestern i tidrapporten är det viktigt att känna till följande punkter:

• vilken typ av semester att lägga ner;
• semesterperiod - från vilket till vilket datum den anställde vilar;
• med vilken metod tidrapporten fylls i - fast eller bara avvikelser registreras.

Olika typer av ledigheter anges i rapportkortet med följande förkortningar:

När du använder båda metoderna för att fylla i tidtabellen anbringas semestersymbolen för varje dag den anställde är frånvarande. Det är bara det att när du använder den kontinuerliga metoden fylls resten av dagarna med närvaro (villkorlig kod "I"), och när de tar hänsyn till avvikelser förblir de tomma.

Andra beteckningar och koder i rapportkortet

Låt oss ge bokstavsbeteckningar används i tidtabellen i form av tabeller.

Arbetsplatsens närvaro:

Frånvaro från arbetsplatsen:

Vi kommer bara att ge grundläggande digitala koder för typer av löner(Den fullständiga listan finns i Order of the Federal Tax Service of Russia daterad 13.10.2006 N SAE-3-04 / [e -postskyddad]):

Slutfört tidtabell för prov

Tidsbesöksprogram är främst inriktade på moderna företag som försöker förbättra produktiviteten för sin personal. Sådana program, som presenteras av inhemska och utländska utvecklare, skiljer sig väsentligt när det gäller funktionalitet, kostnad och målgrupp.

Mitt schema

Molntjänsten "My Schedule" är utrustad med en bekväm teknik för ansiktsigenkänning från VisionLabs. Det spårar ankomst- och avgångstider för anställda som använder sina personliga telefoner och Wifi router... Identifierar anställda med utseende, registrerar deras rörelser inom kontoret.

Tillämpningsområde: detaljhandeln, catering, tjänstesektor, servicecenter, apotek, medicinska institutioner.

Kostnad: från 1390 rubel / månad. för de första 50 anställda. För varje efterföljande 20 rubel / månad.

Rapporterna presenteras i en bekväm tabell

OfficeMETRICA

Ansökan registrerar arbetsdagens start- och sluttider, lunchpauser, pauser i arbetet. Övervakar medarbetarens aktivitet vid användning av datorn, registrerar klick, markörrörelser, rullning, tid som spenderats med olika webbplatser. De erhållna uppgifterna sammanfattas i analytiska tabeller och diagram.

Tillämpningsområde: små och medelstora företag.

Kostnad: för 5 jobb - 4250 rubel, för 10 - 7,565 rubel, för 20 - 14,240 rubel, för 30 - 18,690 rubel.

Storebror

Ansökan är utformad för personal med flexibel arbetstid. Fixar arbetsdagens längd, noterar avvikelser från den angivna normen i rapportkortet. Direkt från tidtabellen kan du gå till medarbetarens personliga sida för att analysera strukturen för arbetade timmar. Sammanfattar data i tabeller och diagram. Låter dig styra arbetet för anställda på avlägsna kontor.

Målgrupp: personal med flexibel arbetstid, anställda på avlägsna strukturella enheter.

PersonalCop

Programmet låter dig se start- och sluttider för anställda, deras aktivitet på datorer. Informationen sammanfattas i färgglada PDF-rapporter med tabeller och diagram, som dagligen skickas till chefens e-post. Rapportens innehåll och tidpunkten för deras leverans bestäms av chefen själv. Programmet kan användas för att sammanställa tidrapporter och löner.

Målgrupp: privata och statliga företag med en personal på 5 till 25 000 personer.

Kostnad: evig licens för 5–25 datorer - 4 200 rubel, för 12 månader - 2 970 rubel, för 6 månader - 1 732 rubel, för 3 månader - 990 rubel.

Vet inte

Programmet fungerar både i öppet läge och i inkognitoläge. Den startar och stängs av med datorn. Fixar början och slutet av arbetsdagen, raster, beräknar den totala arbetstiden. Gruppera webbplatser och program enligt graden av deras produktivitet. Kommer ihåg den tid arbetstagaren är borta från arbetsplatsen och uppmanar honom att skriva en kort rapport för ledningen. Anpassad efter behoven hos specifika anställda och strukturella enheter.

Målgrupp: företag av alla storlekar, anställda på distans, frilansare.

Kostnad: Upp till 5 anställda är gratis. Mer än 5 anställda - från 150 till 450 rubel / månad.

Mobilapplikationen Yaware.Mobile är utformad för att spåra arbetstiden för anställda med en resande karaktär. Programmet är installerat på mobiltelefon anställd. Med det kan du styra inkommande och utgående samtal, SMS, användningstid mobila applikationer och webbplatser som används av specialisten.

Målgrupp: mobil personal.

Pris: 380 rubel / månad för varje mobilanställd.

PersonalCounter

Applikationsmonitorer pågående aktiviteter anställda som använder datorer, bärbara datorer, surfplattor och telefoner. Analyserar användaraktivitet, grupperar program och webbplatser som används efter graden av användbarhet. Spårar tangentbordets, musens aktivitet, tar skärmdumpar av monitorn, spelar in ljud från den inbyggda mikrofonen, registrerar kommunikation i budbärare, spårar rörelser på kartan, avbrott i arbetet. Fungerar i smygläge. Genererar automatiskt rapporter om personalens arbete, diagram över produktivitetsdynamik.

Målgrupp: organisationer av alla profiler och storlekar.

Pris: 69 rubel / månad för en anställd vid köp av upp till 10 licenser, 65 rubel / månad. vid köp från 11 till 90 licenser och 59 rubel / månad. per anställd vid köp av 91 till 500 licenser.

Årlig ledighet

Systemet syftar till att samordna och övervaka frånvaron av anställda på arbetsplatsen, samt beräkna de därmed sammanhängande kostnaderna. Anställda kan använda systemet för att skicka begäran om ledighet, och representanter för HR -tjänsten kan godkänna eller avvisa dem, upprätta rapporter om hur många dagar och av vilka skäl arbetstagaren var frånvarande från arbetsplatsen under året.

Målgrupp: företag med upp till 1 000 anställda.

Kostnad: individuellt förhandlad med varje kund.

CrocoTime

Tidsspåraren är utformad för att spåra arbetstider och bedöma graden av personalbelastning. Fördelen med spåraren är möjligheten att synkronisera med IP-telefoni, vändkors och kalender. Tack vare denna användbara funktion får företagsledningen en fullständig bild av underordnadas arbetsdag. En rapport om frånvaro, fördröjning och för tidig avresa från arbetsplatsen skickas till ledningen.

Målgrupp: vilket företag som helst, oavsett profil och storlek

Kostnaden för molnversionen för en arbetsplats är 250 rubel / månad. Den lokala versionen är tillgänglig på individuella villkor.

Time Doctor

Programmet övervakar webbplatser och applikationer som används av den anställde. Visar arbetstidens struktur med hjälp av diagram ( grön färg- arbete vid datorn, gul - stillestånd, blått - mobilt arbete). Programmet övervakar tangentbordets och musens aktivitet, tar skärmdumpar av skärmen med jämna mellanrum. GPS -spårning är oumbärlig för fältarbetarhantering.

Målgrupp: företag som har anställda som arbetar på plats (leverans av pizza, blommor, korrespondens).

Pris: 600 rubel / månad för en arbetsplats.

Toggl

Den största fördelen med tjänsten är dess enkelhet. Tjänsten är inriktad på oberoende kontroll: användaren skriver ner namnet på uppgiften, startar timern och stoppar den i slutet av arbetet. Han kan visa en lista över slutförda uppgifter, bygga uppgiftsdiagram och övervaka deras framsteg.

Målgrupp: frilansare, enskilda entreprenörer, privata användare.

Kostnad: gratis. För $ 5 kan du väsentligt utöka programmets funktionalitet.

Med hjälp av de listade programmen är det möjligt att optimera strukturen på personalens arbetstid och öka dess produktivitet genom att minska antalet förseningar, för tidiga avgångar och stillestånd. programvara gör det möjligt för lednings- och HR -representanter att identifiera nyckelpersoner och utomstående, mer effektivt fördela ersättningar mellan dem och även kontrollera arbetstid personal på avlägsna strukturella avdelningar och anställda med en resande karaktär och ett flexibelt schema.

Varje organisation måste dagligen föra register över tillgången på anställda på sina arbetsplatser; för detta använder personalavdelningen en enhetlig form av en tidrapport i form av T-13. Det låter dig registrera deras närvaro, senhet och frånvaro, vars anledningar kan uppstå av olika skäl, både giltiga och ogiltiga. Baserat på databladet i slutet av månaden beräknar redovisningsavdelningen lön anställda, särskilt de anställda vars löner bildas utifrån närvaron på arbetsplatsen.

Tidrapporten spelar en viktig roll i företagets arbete, från att registrera närvaro av anställda på arbetsplatsen, till beräkning av deras löner. Varje evenemang har sin egen specialkod, som kan återspegla tiden arbetsdag, sjukdom, affärsresa, semester, inklusive att vara sen och frånvarande från jobbet. Dessutom kan detta dokument spåra arbetsveckans normer och göra vissa justeringar av arbetsflödet.

Så, baserat på databladet, kan chefen fatta vissa beslut om att ändra den anställdes arbetsvecka, om överansträngning uppstår kan detta ganska ofta inträffa med ett flytande schema eller byte av en sjuk anställd. På grundval av databladet kan du också fatta ett beslut, både om bonusar och incitament till en anställd, och om de-bonusar och att påfölja straff.

Observera att den första delen av tidrapporten, för första halvan av månaden, skickas till redovisningsavdelningen för beräkning av förskottsbetalning för löner, och på grundval av en fullständigt utarbetad tidrapport görs en fullständig beräkning av lönerna.

Provtidsfyllning

Rapportkortet kan fyllas i på två sätt, du bör välja det som är mest bekvämt och begripligt:

1. Data matas in dagligen - formuläret anger data om de anställdas närvaro i arbetet och frånvaro om ett sådant faktum upptäcktes.
2. Data matas in i formuläret endast vid avvikelser från de standardiserade värdena, till exempel om en anställd plötsligt inte kommer till jobbet, i detta fall noteras hans frånvaro.

Förklaring i tidtabellen

Lönekodskod i tidrapporten

• Lön och resebidrag - 2000
• Ersättning till anställda enligt civila kontrakt (exklusive royalty) - 2010
• Semesterlön - 2012
• Betalning för tillfällig arbetsoförmåga - 2300

Forma t-13 provfyllning

Att fylla i tidtabellen är inte särskilt svårt, för detta väljer du ett bekvämt bokföringsalternativ för dig och lägger ner lämpliga data och koder:

• V "Kolumn 1" det är nödvändigt att ange nästa serienummer.
• V "Kolumn 2"- personuppgifter för varje anställd i organisationen, i enlighet med, befattning och fullständigt namn.
• "Kolumn 3" innehåller Personalnummer anställd.
• V "Kolumn 4" med hjälp av bokstavskoder för varje anställd, anges data för varje slavdag, i den övre cellen motsvarande kod och i den nedre cellen anges medarbetarens varaktighet. Så om 5/2 schemat är satt, är arbetsdagen 8 timmar, och arbetsdagen med 2/2 schemat blir 11 timmar. Uppgifterna för den första halvan av månaden och för den andra anges i separata kolumner. Ovan - för den första och under för den andra halvleken. Vid överansträngning måste arbetsgivaren kompensera arbetstagaren för överarbetad tid antingen kontant eller ledigt.
• V "Kolumn 5" De totala arbetstimmarna anges separat för första halvåret och separat för andra halvan av månaden.
• "Kolumn 6" innehåller det totala värdet av arbetade timmar (summan av kolumn 5).
• V "Kolumn 7" uppgifter om lönekoden matas in.
• "Box 8" innehåller kontodata bokföring för att återspegla lönekostnaden.
• Kolumnerna 10-13 används för att redogöra för anställdas frånvaro, vilket anger lämplig kod och antal dagar.

Icke-standardiserade situationer

Obetald ledighet

Enligt lagstiftningen kan följande typer av sådana semestrar särskiljas:

• Av familjeskäl - "DO"
• Lämna utan lön, i enlighet med Ryska federationens arbetslag, till exempel vid bröllop - "OZ"
• Baserat på ett beslut om kollektivavtal eller branschbeslut - "DB"

Om det är semester under semestern

I närvaro av högtider under den tilldelade semestern, i enlighet med produktionskalender för innevarande år är dessa inte märkta med en “B” -kod. Så, till exempel, om en anställd åkte på semester från 9 till 16 juni, och under denna period är det helgdag den 12 juni, måste du istället för koden (OT) skriva koden “B”. Denna dag ingår inte i den betalda semesterperioden.

Sjukdom under årlig ledighet

Om arbetstagaren under semestern led av en sjukdom och gav sjukskrivning som bekräftelse, är det i stället för "OT" -koden nödvändigt att skriva ner "B" -koden i enlighet med sjukfrånvaron. I det här fallet förlängs semestern under sjukdomsperioden.

Tidrapport- fungerar som grund för beräkning av löner för anställda. Detta dokument innehåller information om anställdas närvaro på deras arbetsplatser eller om deras frånvaro med en indikation på orsaken. För att fylla i kan du använda det enhetliga formuläret T-13 eller formuläret T-12. Inom ramen för denna artikel kommer vi att i detalj överväga funktionerna för att fylla i tidrapporten för T-13-formuläret, vi kommer att ge ett exempel på att fylla i tidrapporten med hjälp av exemplet på T-13-formuläret. Alternativt kan du ladda ner båda blanketterna nedan.

Tidrapporten är en tabell där närvaro och frånvaro beaktas för varje anställd i företaget. Det totala antalet dagar och arbetade timmar per månad visas. Dessutom anges kodbeteckningar av orsakerna till frånvaro.

Tidrapport blankett T -13 - provfyllning

Först och främst bör det noteras att fylla i formuläret kan göras på två sätt:

• all närvaro, icke-närvaro på jobbet noteras dagligen;
• endast frånvaro, försening och andra avvikelser från den normala arbetsdagen noteras.

Vårt provtidsblad använder den första tidspårningsmetoden.

Först och främst måste du ange data om de anställdas utgångar till arbetet under månaden i tidrapporten. Formulär T-13 för detta har en tabell där en separat rad fylls i för varje anställd.

I kolumn 2 och 3 anges det fullständiga namnet, den anställdes position och hans personnummer.

Kolumn 4 anger närvaro och icke-närvaro på jobbet. För varje kalenderdag i månaden - en separat cell, anges kodbeteckningen högst upp, under antalet arbetade timmar för den dagen. Alternativet är möjligt när den nedre cellen inte är fylld, medan arbetstiden registreras i dagar.

Koder finns på titelsidan i T-12-tidrapporten.

I exemplet nedan för att fylla i T-13-formuläret användes följande bokstavskoder för att spåra arbetstid:

• I - dagen har tränats helt;
• B - ledig dag;
• K - hitta en anställd på en affärsresa;
• B - sjukskriven;
• OT - på semester.

I slutet av månaden bör antalet dagar och timmar arbetade under den första och andra halvan av månaden räknas, för detta har tidrapporten kolumnerna 5, 6. I den femte återspeglar den övre cellen antalet dagar arbetade första och andra halvan av månaden, i den nedre cellen - antalet arbetade timmar för varje halva månaden. I den sjätte anges antalet arbetade dagar (övre cell) och timmar (nedre cell) för hela månaden. Figuren nedan visar ett exempel på att fylla i kolumnerna 1-6 i tidrapporten.

Ett exempel på att fylla i kolumn 1-6 i tidrapporten (formulär T-13)

Kolumnerna 7-9 i formulär T-13 innehåller information som kommer att vara användbar för.

För varje typ av löner finns en separat kodbeteckning, till exempel:

• 2000 är koden för löner och resebidrag;
• 2012 - tidtabellskod för semesterersättning;
• 2300 - kod vid betalning för sjukskrivning etc.

Vårt exempel på att fylla i en tidrapport innehåller ovanstående tre koder.

Om endast en typ av ersättning används för alla anställda, ska följande uppgifter fyllas i:

• löntypskod - högst upp i kolumn 7-9, samma för alla anställda;
• korrespondentkonto - ett konto som kostnaderna för denna typ av ersättning är relaterade till;
• 7, 8 kolumner förblir tomma;
• 9 - antalet arbetade dagar (timmar) per månad för varje anställd.

Om flera typer av löner används måste du fylla i alla tre kolumnerna: 7, 8, 9.

I den sjunde sätts lönekoden, i den åttonde - kontot för tillskrivning av kostnader för denna typ av betalning, i den nionde - antalet dagar eller timmar som motsvarar denna typ av betalning. Dessa uppgifter fylls i för varje anställd som anges i tidrapporten.

Resten av kolumnerna i tabellen innehåller information om orsakerna till frånvaro och förseningar hos anställda.

Det har också sina egna koder av anledningarna till att det inte kommer någon, till exempel:

• K - affärsresa;
• B - sjukskrivning;
• OT - semester, etc.

Bredvid angivelse av orsakskoden anges antalet timmar eller dagar frånvaro för den anställde av denna anledning. Att fylla i tidrapporten är vanligtvis ansvarig för avdelningscheferna eller avdelningarna, eller personalen på personalavdelningen.

Fyll i tidrapporten enligt T-13-formuläret (kolumner 7-13)

Författarkursen av Olga Likina (revisor M.Video management) är utmärkt för att organisera personaljournaler i företaget för nybörjare och chefer ⇓

Ladda ner tidrapport (formulär T-13). Prov och brevpapper i Excel

Nedan kan du ladda ner en tidrapport på ett ark, och som ett exempel nedan kan du se ett färdigt provdokument.

Videolektion ”Tidrapport. Form T-13 "

Denna videohandledning visar ett detaljerat exempel på hur du fyller i en tidrapport med hjälp av T-13-formuläret.

Tidrapporten är utformad för att ange information om den tid som faktiskt arbetat av anställda i organisationer. Jag måste säga att tidrapporten inte är strikt obligatorisk - i princip kan den vara godtycklig, det vill säga att varje företag kan använda sin egen tidrapport när ett sådant behov uppstår. Formuläret utvecklades dock och rekommenderades för användning av Ryska federationens statliga statistikkommitté och är att föredra.

Filer

Som fyller i tidtabellen

Blanketten fylls i antingen av en anställd på personalavdelningen eller av chefen strukturell enhet eller en tidtagare speciellt anställd för denna funktion. På grundval av den inmatade informationen tillkommer redovisningsavdelningens specialister löner och andra betalningar till organisationens anställda. Faktum är att tidrapporten är ett av de viktigaste redovisningsdokumenten. Och om små företag klarar sig utan det, då stora företag v obligatorisk behåll sådana tidsrekord.

Beroende på personalredovisningssystemet som används i företaget kan tidrapporten utformas antingen för alla anställda i organisationen eller förvaras separat i varje division.

Tidrapporten är ett vanligt dokument, det vill säga varje månad måste du skapa en ny kopia, så tidrapportens serienummer kommer att vara lika med serienumret för den månad då det skapades. Tidsrapportstiden omfattar alla dagar i månaden.

Du kan fylla i tidrapporten både elektroniskt och skriftligt. Efter att ha angett all nödvändig information måste den dock skrivas ut för de ansvariga personernas underskrifter.

Form T-13. Formfunktioner

Låt oss börja med T-13-formuläret, som används för att hålla en tidrapport mycket oftare nu.

Den enhetliga blanketten T-13 eller elektronisk tidrapport är välkänd för personal på personalavdelningen. Detta är inte det enda, men definitivt det vanligaste sättet att spåra arbetade timmar. Om du håller register manuellt bör du använda formulär T-12.

Tidrapport är ett välbekant verktyg för att spåra medarbetares närvaro. Formulär T-13 låter dig i detalj registrera orsakerna till att du inte dyker upp på jobbet, inklusive studentlov under sessionen, avancerad utbildning och flera typer av handikappledighet. Den period för vilken dokumentet fylls i kan vara mindre än 31 dagar.

Den färdiga T-13 är grunden för beräkning av löner.

Format för att fylla i tidtabellen i T-13

Till skillnad från godtyckliga tabeller med liknande innehåll innehåller T-13 data om företaget, inklusive ägarformen och OKPO. Dokumentnumret anbringas i enlighet med de interna kraven för underhåll av tidtabeller.

Avdelningens namn anges också högst upp. Man måste komma ihåg att chefen för denna avdelning (även om det inte är hans eller hennes ansvar att fylla i tidtabellen) ska underteckna det ifyllda formuläret.

De anställdas ordning bestäms av den ansvariga personens beslut. Den vanligaste sorteringen är alfabetisk, som i vårt exempel, men alternativet att ordna efter personalnummer är möjligt (kolumn 3).

I kolumn 4 sätter vi märken per dag:

JAG ÄR- (närvaro) arbetsdag,
V- ledig dag,
FRÅN- semester,
RP- valdeltagande på lediga dagar (off)
TILL- affärsresa,
PC- Träning,
Ha- studieledighet med ett samtal från en utbildningsinstitution,
B- sjukskrivning med sjukskrivning,
T- obetald sjukskrivning utan sjukskrivning.

Under märket satte jag antalet arbetade timmar den dagen. I kolumn 5 sammanfattar vi antalet I på raden och antalet timmar. Vi får 4 värden för 2 halva månaden. I kolumn 6 sammanfattar vi värdena och får den slutliga siffran för arbetet för månaden.

Antalet timmar för C, OT, K, B och andra fall anges inte i den fjärde kolumnen. Det finns kolumner 10-13 för detta.

Redovisning av sjukfrånvaro, semester eller annan frånvaro

Beteckningskoder kan vara olika (till exempel numeriska). Det specifika fyllningsformatet är inte föreskrivet i lag.

X -beteckningen visar att vi inte tar hänsyn till denna dag: för enkelhets skull är månaden uppdelad i två rader med ojämlika värden. I månader med 30 dagar (till exempel november kommer kolumnen att se ut så här (för enkelhets skull är det "obefintliga" 31: e numret markerat med rött):

T-13 för november

I analogi fylls T-13 för besök i februari.

Kolumnerna 7-9 anger betalningskoden, antalet dagar och typen av avgifter. I vårt exempel används koder:

• 2000 - Gemensam arbetsdag,
• 2300 - sjukskrivning (handikappersättning)
• 2012 - semester.

Alternativ lösning

Vissa företag godkänner en något förenklad version av tidrapporten utan att ange orsaken till utelämnandena. Kolumn 4 anger bara 2 koder:

• JAG ÄR- arbetsdag,
• H- obearbetad dag.

Denna metod kan vara obekväm genom att den inte registrerar sjukskrivningar.

Speciella fall

1. Hur slutför jag T-13 för personal som deltar i konferenser och andra utbildningsevenemang?

Beror på företagets position. Dessa dagar kan räknas som arbetare (I), eller de kan räknas som avancerad utbildning (PC). Betalningsgraden kan också variera.

2. Kan kod I ha ett värde i mer än 8 timmar?

Ja. Kanske, om det finns en specialbeställning på förlängd arbetstid. Över tid kan märkas med beteckningen C.

3. Vad är skillnaden mellan T-12 och T-13 tidrapporter?

Det första är ett manuellt närvaroformulär. Det andra är elektroniskt. Många redovisningsavdelningar har nu bytt till T-13, eftersom det automatiskt kan samlas in med ett speciellt program.

Form T-12

Först och främst, som i alla andra personaldokument, måste du först ange organisationens detaljer i tidrapporten: dess fullständiga namn med OKPO -koden (du måste ta det från registreringsdokumenten), organisatorisk och juridisk status (IP, LLC, CJSC, OJSC), liksom den strukturella enhet (avdelning) för vilken givet rapportkort(om nödvändigt).

Sedan måste du ange dokumentets nummer för det interna dokumentflödet i lämplig kolumn och även ange rapporteringsperiod som tar hänsyn till den angivna tidrapporten.

Numeriska och alfabetiska koder i tidrapporten

Denna del av tidrapporten innehåller alfabetiska och numeriska koder som används för att fylla i nödvändig information om anställda, samt deras dekryptering. De måste anges i huvuddelen av tidrapporten för att kort och tydligt återspegla hur mycket tid som en eller annan anställd faktiskt spenderat på arbetsplatsen, liksom orsakerna till hans frånvaro från arbetet. Om specialisterna på personalavdelningen behöver ange några ytterligare koder i denna form av rapportkortet, kan de utvecklas oberoende och skrivas in i denna tabell.

Tidsspårning i T-12

Det här avsnittet på rapportkortet är det viktigaste - det är i det som arbetstiden registreras. Först måste du ange medarbetarens serienummer i den första kolumnen i detta avsnitt, sedan i den andra - hans fullständiga namn (helst det fullständiga namnet och patronym så att det inte uppstår förvirring och misstag). I den tredje kolumnen måste du ange den anställdas personnummer som tilldelats honom under anställningen (det är individuellt och aldrig upprepat).

Det finns två rader för varje anställd på rapportkortet - de innehåller krypterad information om arbetsplatsens närvaro eller frånvaro varje kalenderdag i månaden. Dessutom är det omedelbart nödvändigt att ange orsaken till att man inte är närvarande på arbetsplatsen, om en sådan har fastställts.

Orsaken anges i den övre raden mittemot den anställdes fullständiga namn och i den nedre raden - antalet arbetade timmar faktiskt, och om den anställde inte dykt upp på arbetsplatsen kan den nedre cellen lämnas tom.

Nästa steg är att beräkna det totala antalet timmar och dagar som faktiskt arbetats under två veckors perioder, och i slutet av tabellen, resultatet av beräkningarna för månaden.

Samtidigt bör du noggrant övervaka så att det totala antalet kalenderdagar i en månad sammanfaller med mängden arbete, lediga dagar och helgdagar som anges för varje anställd.

Det bör sägas att ibland de personer som är ansvariga för att fylla i tidtabellen bara skriver in den information som rör de dagar då medarbetaren var frånvarande från arbetsplatsen. Detta alternativ kan dock leda till personal- och bokföringsfel, så det är inte tillrådligt att använda det.

Datum och underskrifter för ansvariga personer

Efter att tidrapporten är klar måste den anställde som är ansvarig för den ange sin position och även logga in lämpliga celler med en obligatorisk dekryptering. Tidrapporten måste också godkännas av chefen för strukturella enheten eller företagets direktör - även med en uppgift om positionen och en signatur med en avskrift. Det sista du ska lägga in är det datum då tidrapporten fyllts ut.