Arbetsgivaren har tappat anställningsavtalet vad han ska göra. Återställning av personalhandlingar. Arbetstagaren bad om att intyga honom med en kopia av anställningsavtalet. Hur man gör det rätt

Fråga

Under personalrevisionen visade det sig att arbetsgivaren och den anställde inte hade ett enda undertecknat anställningsavtal med anställda. Hur blir det just nu att återställa personaldokumentation och ingå arbetskontrakt och anställningsorder med alla?

Svar

Förfarandet för återställande av ett anställningsavtal fastställs inte genom lagstiftning.

Det rekommenderas att ingå ett nytt anställningsavtal. I det här fallet, ange datum för avtalets ingående och datum för anställningsförhållandets början - när arbetstagaren blev antagen till organisationen. För att återställa dokumentationen rekommenderas arbetsgivaren att utfärda en order om förlust av dokumentation, en lista över förlorade dokument, tidpunkten för deras återställning och ange den person som är ansvarig för att återställa personaldokumentation. Denna order kan utfärdas på grundval av tjänsten eller memorandumet för den ansvariga personen, där det faktum att frånvaron av anställningsavtal registreras.

Berättigande

Frågorna om att organisera lagring, förvärv, redovisning och användning av dokument regleras av den federala lagen av den 22 oktober 2004 N 125-FZ (ändrad den 18 juni 2017) "Om arkivärenden i Ryska federationen". Laglig reglering av förfarandet och villkoren för lagring av personaldokument utförs på grundval av listan över vanliga administrativa arkivdokument som genererats under verksamheten hos statliga organ, lokala myndigheter och organisationer, med angivande av lagringstiderna, godkända genom order av Rysslands kulturdepartement daterad 25.08.2010 N 558. Avsnitt 8 "Personalsäkerhet" i den angivna listan innehåller information om lagringsperioden för personliga filer, inklusive kopior av order från anställda. Organisationer är skyldiga att säkerställa säkerheten för arkivdokument, inklusive dokument om personal, under de lagringsperioder som fastställs av federala lagar och andra regler juridiska handlingar Ryska Federationen samt förteckningar över dokument som föreskrivs i art. 23 i federal lag N 125-FZ. Dessa dokument har en lagringstid på 75 år. Lagringstiden är 1 år för semesterplanen och 3 år för annan semesterdokumentation.

Således, vid förlust av personaldokument med anställdas underskrifter, bör arbetsgivaren återställa dem, eftersom den nuvarande lagstiftningen ålägger arbetsgivaren skyldigheten att säkerställa personaldokumentens säkerhet.

Förfarandet för återställande av ett anställningsavtal fastställs inte genom lagstiftning.

För att återställa dokumentationen rekommenderas arbetsgivaren att utfärda en order om orsakerna till förlust av dokumentation, en lista över förlorade dokument, tidpunkten för deras återställning och ange den person som är ansvarig för att återställa personaldokumentation. Denna order kan utfärdas på grundval av tjänsten eller memorandumet för den ansvariga personen, som registrerar frånvaron av anställningsavtal (och om möjligt orsaken till deras förlust).

Enligt specialister från tillsynsmyndigheterna (se. Fråga: Det var en brand på vårt kontor och alla personaldokument gick förlorade. Med restaureringen av arbetsböcker har vi löst problemet. Och vi vet inte hur vi ska återställa kopior av arbetskontrakt. Situationen kompliceras av att vissa anställda förlorat sina kopior av anställningsavtal. Vad ska du göra i en sådan situation? ("Human Resources Department kommersiell organisation", 2014, N 2) (ConsultantPlus)), om anställningsavtalet har bevarats i elektronisk form, måste en kopia av anställningsavtalet utfärdas. I detta fall måste kopian av dokumentet uppfylla alla krav som gäller för utförandet av ett anställningsavtal och vara identiska med de förlorade kopiorna av anställningsavtalet. Om elektronisk form det finns inget anställningsavtal, de rekommenderar att man sluter ett nytt anställningsavtal. I det här fallet, ange datum för avtalets ingående och datum för anställningsförhållandets början - när arbetstagaren blev antagen till organisationen. Dessutom, i texten i anställningsavtalet, rekommenderar vi att du anger att det har ingåtts för att ersätta det förlorade.

Enligt vår uppfattning är det säkraste alternativet för arbetsgivaren det andra alternativet, eftersom möjligheten att utfärda en kopia av ett anställningsavtal inte direkt föreskrivs i den nuvarande arbetslagstiftningen (till exempel möjligheten att utfärda en kopia av en arbetsbok).

Vi rekommenderar: bekanta dig mer med materialet som publiceras i ATP ConsultantPlus - Fråga: Vad kan arbetsgivaren göra vid förlust av personalorder med underskrifter från anställda (särskilt vid semester och personalöverföring)? Hur är deras restaurering? Är det nödvändigt att återställa sådana order för avskedade arbetare? (Expertkonsultation, 2012) (ConsultantPlus)

Alla är förlorade anställningsavtal... Hur kan en arbetsgivare återställa dem? Hur man korrekt upprättar en kopia av ett anställningsavtal? Har anställningsavtalet ingåtts på nytt? Arbetstagaren bad om att intyga honom med en kopia av anställningsavtalet. Hur certifierar jag den här kopian korrekt? Vilka sanktioner bör en arbetsgivare förvänta sig om han inte ger arbetstagaren en kopia av sitt anställningsavtal?

Alla anställningsavtal har gått förlorade. Hur kan en arbetsgivare återställa dem?

Arbetslagstiftningen beskriver inte direkt förfarandet för återställande av anställningsavtal. Därför kan arbetsgivaren utveckla det individuellt för sitt företag på egen hand. Till exempel utarbeta en separat lokal lag om detta, lägg till lämplig kolumn i instruktionen om HR -administration ().

Det kan i förväg föreskrivas att om av någon anledning originalavtalet för anställningsavtalet går förlorat, upprättas en kopia av det (GOST R 7.0.8-2013). Samtidigt är det nödvändigt att ange den grunden för vilka dokument registreringen sker och i vilken tidsram.

Förresten kan arbetsgivaren bestämma följande förfarande: förlorade original från anställningsavtal kan återställas på grundval av kopiorna i arbetstagarnas händer. Således, om denna arbetsgivares rättighet anges i företagets interna regler, blir det lagligt inom tre arbetsdagar från det att förlusten upptäckts att kräva av anställda deras anställningsavtal. Arbetsgivaren kommer att använda dem för att göra dubbletter och returnera kopior till anställda. Sådana åtgärder bör begränsas till en viss tidsram. Till exempel åtar sig en arbetsgivare eller personalansvarig, som sin representant, att göra allt under arbetsveckan.

Uppmärksamhet!

Arbetslagstiftningen anger inte tidsramen för att upprätta en kopia av ett anställningsavtal. Termen kan därför vara vilken som helst men inom rimliga gränser och inte sträckt över långa månader.

Arbetsgivaren kan dessutom skriva in sina kopior av anställningsavtal i den elektroniska databasen. Sedan kan du i en lokal lagstiftning föreskriva att pappersduplikat av kontrakt kommer att utarbetas på grundval av elektroniska dokument. Detta innebär att du inte behöver kräva kopior av dem från anställda, vilket kommer att bidra till att avsevärt minska pappersarbetet.

Hur man korrekt upprättar en kopia av ett anställningsavtal?

Om båda kopiorna av anställningsavtalet går förlorade, hur kan du korrekt upprätta dess dubbletter?

Låt oss upprepa att lagstiftningen inte innehåller upprättad ordning registrering av en duplikat av ett anställningsavtal. Arbetsgivaren förbehåller sig rätten att självständigt skapa den genom att föreskriva den i en lokal regleringsakt.

Vid upprättandet av ett förfarande för utfärdande av dubbletter bör personalbefälet inte glömma följande omständigheter:

Enligt reglerna ingås originalet av anställningsavtalet skriftligt i två exemplar, på vilka var och en av parterna lägger sin underskrift (). Detta innebär att dubbletter av förlorade dokument också bör upprättas och fästas på liknande sätt. Dessutom måste den anställde underteckna arbetsgivarens duplikat, vilket bekräftar mottagandet av hans kopia av dokumentet med denna signatur.

Uppmärksamhet!

Den information som anges i duplikatet måste motsvara innehållet i det förlorade originalet i anställningsavtalet. Den information och villkor som är nödvändiga för att upprätta ett anställningsavtal anges i arbetslagen.

Arbetsgivaren kan också återskapa denna information och villkor, styrd av anställningsorder, ta dem från arbetsboken, personkortet eller andra dokument från den anställde.

Har anställningsavtalet ingåtts på nytt?

På anläggningens personalavdelning förlorades anställningsavtalet med den anställde, arbetstagaren hittade inte heller sitt exemplar. Är det möjligt att ingå ett anställningsavtal igen utan att göra en kopia?

Svaret är ja. I avsaknad av lagstiftning om återställande av förlorade anställningsavtal är arbetsgivaren fri i sina handlingar när han löser ett sådant problem. Även om båda kopiorna försvann kan chefen mycket väl skapa och genomföra ett nytt anställningsavtal med den anställde utan att behöva göra en kopia, men inte glömma informationen och villkoren som stavades i det första förlorade dokumentet (artikel 57 i Labour Ryska federationens kod).

Vi bestämde det faktiska datumet, vid tidpunkten för ingången och undertecknandet av kontraktet, och som en separat post lägger vi ut datumet för den anställdes anställning. Det rekommenderas starkt att i texten till det nya avtalet inkludera en anteckning om att den ingicks och undertecknades för att ersätta den förlorade.

En anställd som tappat sitt exemplar ber arbetsgivaren att ge honom en kopia av anställningsavtalet. Är företaget skyldigt att tillgodose den anställdes begäran?

Det är juridiskt fastställt att för dokument som rör arbete är arbetsgivaren skyldig att ge arbetstagaren kopior på hans skriftliga begäran (). Eftersom listan över dessa papper är öppen har arbetstagaren rätt att kräva en kopia av anställningsavtalet. Arbetsgivaren är skyldig att tillhandahålla arbetstagaren en sådan kopia, helt kostnadsfritt, inom tre arbetsdagar efter att ansökan lämnats in.

Råd

Det kan hända att de på personalavdelningen, helt av misstag, genom ett missförstånd tog pengar från den anställde för att göra en kopia av anställningsavtalet. Skicka tillbaka beloppet omedelbart med en ursäkt.

Arbetstagaren bad om att intyga honom med en kopia av anställningsavtalet. Hur gör man det rätt?

Förfarandet för att certifiera kopior () är lagligt fastställt, vilket innebär att en kopia av anställningsavtalet som utfärdats till en anställd måste vara korrekt certifierad ().

För att ordentligt säkra en papperskopia är det nödvändigt att skriva ordet "True" (utan citattecken och andra skiljetecken) längst ner på arket efter att all information har matats, ange positionen för den behöriga personen som certifierade kopian, be honom att underteckna och transkribera, fäst datum för certifiering av dokumentet ().

Huruvida det är värt att anbringa sigill på en kopia av kontraktet är upp till arbetsgivaren, men att ge dokumentet juridisk betydelse, förseglas kopian med en stämpel.

Arbetsgivaren har rätt att vägra arbetstagarens begäran om att ge honom en notariserad kopia av anställningsavtalet. Enligt arbetslagstiftningen (artikel 62 i Ryska federationens arbetsbalk) är han inte alls skyldig att utfärda sådana dokument, såvida det naturligtvis inte anges i en lokal regleringsakt. Om en sådan post finns tillgänglig måste arbetsgivaren uppfylla den anställdes begäran, samtidigt som han betalar för notariens tjänster ur egen ficka (artikel 62 i Ryska federationens arbetslag).

Vilka sanktioner bör en arbetsgivare förvänta sig om han inte ger arbetstagaren en kopia av anställningsavtalet?

Medarbetaren anställdes, han skrev under två kopior av anställningsavtalet, varefter dokumenten överfördes till chefen för godkännande. En tid gick, men den anställde fick inte tillbaka sin kopia av kontraktet. Hotar detta arbetsgivaren med straff?

Anställningsavtalet upprättas i två exemplar. Och om ett dokument ligger hos arbetsgivaren, kommer det andra säkert att överlämnas till den anställde ().

Arbetslagstiftningen är bindande. Om arbetsgivaren överträder den befintliga regeln, villigt eller ovilligt, kan han bli föremål för administrativ sanktion (artikel 5.27 i lagen om administrativa brott).

För ett sådant brott hotas böter, för tjänstemän- med ett belopp på 1 tusen till 5 tusen rubel kan en organisation, med undantag för böter från 30 tusen till 50 tusen rubel, bli föremål för administrativ avstängning av verksamheten i upp till 90 dagar.

En tjänsteman som inte har överfört sin kopia av anställningsavtalet till en anställd och tidigare har begått ett liknande brott enligt denna artikel kan diskvalificeras för en till tre år.

Uppmärksamhet!

Under begäran av ett liknande brott förstås inte bara det upprepade underlåtenheten att ge den anställde sin kopia av kontraktet, utan också ett annat brott mot arbetslagstiftningen.

Ett anställningsavtal är ett avtal mellan arbetsgivaren och arbetstagaren, i enlighet med vilket arbetsgivaren åtar sig att ge arbetstagaren arbete för en specifik arbetsfunktion, för att säkerställa de arbetsvillkor som föreskrivs i arbetslagstiftning och andra handlingar som innehåller normer arbetsrätt, kollektivavtal, avtal, lokala föreskrifter och detta avtal, betala lönen i rätt tid och i sin helhet, och han - uppfyller personligen det som anges i detta avtal arbetsfunktion, följa de interna arbetsföreskrifter som gäller för denna arbetsgivare (artikel 56 i Ryska federationens arbetslag). Skyldigheten att ingå ett anställningsavtal föreskrivs i art. 16, 56, 57, 67 i Ryska federationens arbetslag.
Förfarandet för återställning av ett anställningsavtal fastställs inte genom lagstiftning, därför anser vi att om anställningsavtalet har bevarats i elektronisk form måste en kopia av anställningsavtalet utfärdas. I detta fall måste kopian av dokumentet uppfylla alla krav som gäller för utförandet av ett anställningsavtal och vara identiska med de förlorade kopiorna av anställningsavtalet.
Om det inte finns någon elektronisk form av ett anställningsavtal rekommenderar vi att du slutar ett nytt anställningsavtal. I det här fallet, ange datum för kontraktets ingående och datum för anställningsförhållandets början - när arbetstagaren blev antagen till organisationen. Dessutom rekommenderar vi i anställningsavtalets text att du anger att det ingicks att ersätta det som förlorades i samband med branden.

Mycket ofta i företag har inte alla anställda skrivit anställningsavtal, trots att detta krav är förankrat i artikel 67 i Ryska federationens arbetslag. De kanske inte finns där eller kanske är inaktuella - utan nödvändig information eller ändringar i processen arbetskraftsverksamhet anställd. Det händer att en anställd har tappat sin kopia av ett anställningsavtal och ber om en kopia.

Varken förfarandet för utfärdande av en kopia eller återställning av ett anställningsavtal regleras i lag. Arbetsgivaren utfärdar dock de dokument som krävs. Hur gör man det på rätt sätt?

Om vi ​​talar om återställandet av ett anställningsavtal, som inte finns, rekommenderas anställningsavtalet att upprättas med det aktuella datumet, vilket anger hela kronologin från datumet för anställningsförhållandets början: när den anställde anställdes, till vilken tjänst, till vilken organisation, med vilken lön, etc.. d. När man ändrar namnet på organisationen anges det från vilket datum den har ändrats. Om det skedde överföringar, betalningsförändringar och andra villkor, rekommenderas det också att ange i anställningsavtalet. Naturligtvis, om arbetsgivaren inte har några data och det inte finns någon plats att få dem, är de inte angivna. Även i kontraktet är det nödvändigt att ange den befattning som den anställde nu har och det är det. obligatoriska villkor, från och med idag, fastställd genom den nuvarande arbetslagstiftningen.

Ett annat alternativ är att ingå ett anställningsavtal med det aktuella datumet som anger datumet för den anställdes anställning (det faktiska datumet för antagning) och föreskriva de nuvarande villkoren nu - i enlighet med arbetstagarens ställning och kraven i gällande lagstiftning. Inklusive all kronologi från antagningsdatumet.

Om ett anställningsavtal en gång upprättades med en anställd före ikraftträdandet av Ryska federationens arbetslag (till exempel år 2000), som sedan gick förlorad av den anställde och det inte finns något avtal själv, men det finns bara skriftliga avtal till det, kan du utfärda en kopia.

Till skillnad från en dubbel arbetsbok, förfarandet för utfärdande som föreskrivs i lag, är förfarandet för att utfärda en kopia av ett anställningsavtal inte reglerat i lag, därför finns det inga tydliga instruktioner. I praktiken återställs ett anställningsavtal på olika sätt.

Ett duplikatdokument är en kopia av det. Ändringar av kopian är oacceptabla. Därför är det viktigt att utfärda en kopia av ett anställningsavtal på ett korrekt sätt. Om arbetstagaren ber honom att förse honom med en kopia av anställningsavtalet, är det nödvändigt att ange på det: "Kopia av anställningsavtal nr __ från 00.00.0000, ange sedan det faktiska datumet för utfärdandet av duplikatet"

Vid utfärdande av en kopia ska tilläggsavtal och bilagor till anställningsavtalet, om sådana finns, inte korrigeras eller förstöras, utan bör sparas i 75 år, eftersom de har de ursprungliga underskrifterna från arbetstagaren och arbetsgivaren.

Om organisationens namn ändras under giltighetstiden för arbetsförhållandena kommer det att vara korrekt att ange arbetsgivarens tidigare namn i duplikatet av anställningsavtalet - utan att göra ändringar i dokumentet, med certifiering av duplikatet genom förseglingen av den nya organisationen med en direkt indikation på duplikatet, när och vilken typ av omorganisation juridisk enhet var och på grundval av vilka dokument.

För att skydda arbetsgivarens intressen, om det inte finns några kontrakt, rekommenderas att först försäkra sin frånvaro genom en handling, där det anges vilken av de anställda som inte har ett anställningsavtal.

Om arbetstagaren har förlorat sin kopia av anställningsavtalet och ytterligare. avtal, han har bara skannade versioner, vad ska jag göra? Varför kan en anställd behöva ett ursprungligt anställningsavtal? Vilka dokument (utöver anställningsavtalet) kan han bekräfta sin arbetserfarenhet i företaget?

Svar