Krävs personalnummer? Hur ett personalnummer tilldelas anställda i en organisation. Hur man tilldelar ett personalnummer till en anställd

Vad är ett personalnummer, var kommer det ifrån och är det obligatoriskt? Läs vår artikel för att ta reda på om du kan använda antalet uppsagda anställda

Från den här artikeln kommer du att lära dig:

Proceduren för att tilldela ett personalnummer

Arbetslagen definierar inte vad en anställds personalnummer är. Detta koncept dök upp i brevet från USSR State Committee for Labor N 75-AB, USSR:s finansministerium N 89, USSR:s centrala statistiska byrå N 10-80 av 04/27/1973. När en person får jobb tilldelas han på personalavdelningen en digital kod - ett personalnummer. Denna kombination av siffror är unik och upprepas inte, varje anställd har sin egen. Koden förblir oförändrad under hela perioden av arbetsrelationer mellan en person och ett företag.

I mycket stora företag med många tusen anställda kan detta göras av en separat specialist - en tidtagare. I andra företag tilldelas sådana uppgifter en specialist inom personal- eller redovisningsavdelningen.

Lagstiftningen reglerar inte denna kodning och dess tilldelning på något sätt, och teoretiskt sett har vilket företag som helst rätt att uppfinna sitt eget chiffer med romerska siffror, symboler och bokstäver. Men oftast följer tidtagarna den praxis som har utvecklats under åren.

Processen att tilldela ett personalnummer till en ny anställd är traditionellt följande:

  • specialisten som utfärdar den nyanlända medarbetaren begär en gratis kombination från den ansvariga medarbetaren;
  • koden som tilldelats personen skrivs in i beställningen för anställning och personligt kort;
  • uppgifter om den till personalen antagna specialisten och det nummer som tilldelats honom införs i registret.

Behövs ett lönenummer?

Eftersom lagstiftningen inte gjorde personalantalet obligatoriskt, klarar sig små företag bestående av 2-3 anställda utan dem. Men i medelstora och stora företag används de oftast. Denna kodning tillåter:

  • underlätta revisorernas arbete med att behandla och registrera information om anställdas interna rörelser;
  • enklare och korrekt och skatter, tack vare markeringarna på den anställdes personalnummer;
  • förenkla informationssökningen om löner, sjukdagar, ledighet mm för varje anställd.

Personalnummer på den anställde vid återantagning

Koden som tilldelas en anställd vid antagning till arbetet ändras inte förrän personen blir uppsagd från denna organisation. För att undvika förvirring rekommenderas det att 1-2 år efter uppsägningen av en anställd inte tilldela sin kod till nya specialister.

I det här fallet, om den anställde bestämmer sig för att återvända till företaget, ska han lämna tillbaka det tidigare ID:t. Vid senare återkomst kommer personen att få den tidigare koden endast om de inte har tid att ge den till en av de nya specialisterna.

Kommer den anställdes personalnummer att ändras vid förflyttning till annan avdelning eller till annan tjänst? Mer detaljer - i materialet i artikeln.

Från artikeln kommer du att lära dig:

Personalnummer är en rekvisita som ofta används i personalregister. Med dess hjälp utses en anställd - en specifik person och inte en personalenhet i ett företag - i interna dokument. Personalnummer 2017 visas tillsammans med passdata för personal i personliga filer och kort, , lönelistor.

Viktigt: om en organisation använder för intern personalredovisning och enhetliga former av den statliga statistikkommittén, blir den anställdes personalnummer obligatoriskt krav, utan vilken det är omöjligt att korrekt fylla i formulären.

Ladda ner relaterade dokument:

Vad är en anställds lönenummer

Personalnumret är en digital kod, unik inom det givna företaget, tilldelad den anställde. Koden bör vara enkel nog att identifiera varje arbetare så att det inte uppstår någon förvirring när du fyller i redovisningsformulär. Om den strukturella enheten har sin egen personalservice och redovisning tilldelas dess anställda koder inom avdelningen. Detta kan hittas i stora företag.

Personalnummer som tilldelats en anställd en gång , förblir oförändrad under hela perioden medan arbetsförhållandet mellan arbetstagaren och arbetsgivaren fortgår. Som regel, efter uppsägningen av en anställd, förblir hans personalnummer obesatt och, om före detta anställd bestämmer sig för att gå tillbaka kommer han att tilldelas den tidigare identifieraren.

I framtiden tilldelas varje nykomling som släpps in i staten sin egen kod - i stigande ordning, i kronologisk ordning. När den väl mottagits ändras inte koden när eller vid ändring av den anställdes passuppgifter.

Dessa anställdas identifikationsnummer tilldelas:

  • arbeta under tidslösa anställningsavtal;
  • anställd av ;
  • externa partners;
  • säsongsarbetare.

Personalnummer är avsedda för internt bruk. Därför förekommer de nästan aldrig i arbetsgivarens utgående dokumentation, utan används för att registrera arbetade timmar och automatisera löner, vid registrering etc.

Användningen av sådana identifierare tillåter:

  • förenkla och underlätta behandlingen av uppgifter om anställda;
  • spåra deras rörelser mellan avdelningar under överföringsprocessen;
  • vid tilldelning av personalnummer göra särskilda markeringar i det som underlättar redovisningen och upprätta t.ex. ett särskilt periodiseringsförfarande ;
  • omedelbart generera förfrågningar för varje anställd och få fullständig information om upplupna och betalda löner, , ledighet, övertidstimmar, semester osv.

Men ändå är det främsta skälet som gör det särskilt ändamålsenligt att tilldela anställda personalnummer den arbetstid var och en av dem arbetar. Dessa unika nummer används för bokföring, inklusive automatiserad bokföring, och fastställande av tid för ankomst och avresa från arbetet, lunchraster och frånvaro av personliga skäl. Tack vare deras användning har arbetsgivaren möjlighet att få tillförlitlig information om hur fullt den anställde använder sitt arbetstid, kontrollera det och ta hänsyn till det i ersättningssystemet, till exempel vid beräkning av bonus.


Ladda ner in.doc


Ladda ner in.doc

Varje anställd måste få sin egen unika kod, även om det är en extern deltidsarbetare som arbetar till hälften eller en fjärdedel av taxan.

Anställd personalnummer: hur koden tilldelas ett internt deltidsarbete

- ett vanligt fenomen, vars essens är att utföra arbete på flera positioner inom samma organisation. Den interna deltidsarbetaren utför ytterligare uppdrag av arbetsgivaren endast på sin fritid från arbetet i huvudpositionen, på grundval av en separat anställningsavtal.

Sedan kl parterna sluter inte ett, utan flera anställningsavtal - beroende på antalet befattningar som den anställde upptar - det är tillrådligt att tilldela ett personalnummer för var och en av dem. En specialist som arbetar i två befattningar får två olika personalnummer, i tre - tre osv. Detta förenklar förfarandet för redovisning av timmar som en deltidsanställd arbetar. Arbetade timmar i huvudtjänsten räknas separat från arbetad tid Ladda ner färdigt prov
Ladda ner in.doc

Under 2017 tilldelas personalnummer till alla anställda som arbetsgivaren etablerar sig hos arbetsförhållanden. Inklusive hemarbetare, och yrkesverksamma anställda på deltid eller veckovis. Personalnummer-2017 tilldelas inte endast personer vars samarbete bedrivs med stöd av (kontrakt, service).

Anställda i företag och organisationer står långt ifrån alltid inför ett sådant koncept som ett personalnummer. Dessutom kanske vanliga arbetare helt enkelt inte ens vet om dess existens. Men specialister på personalavdelningar är skyldiga att föra tidsregister över personalen. Och det är bara en del personalkontorsarbete, som är en riktig vetenskap som har sina egna lagar, regler och förordningar. Samtidigt upptar avsnittet om personalnummer i det, även om det inte är helt officiellt, men en ganska betydande plats.

Vad är ett personalnummer

Som namnet antyder, faktiskt, Personalnummerär en speciell digital kod för den anställde. Det tilldelas en person från det ögonblick han börjar uppträda arbetsuppgifter. Personalnummer upprepas inte och för varje anställd är ett sådant chiffer strikt individuellt. Under hela perioden för en persons arbete i ett visst företag förblir hans personalnummer oförändrat.

Även om den anställde någon gång lämnat organisationen, men sedan beslutat sig för att återvända till den, kommer han att tilldelas samma personalnummer.

Jag måste säga att tidtagning sällan används i små företag, men som regel är det i utan misslyckande används i medelstora och stora företag.

Vad är lönenummer för?

Att tilldela speciella digitala kombinationer till anställda i ett företag har flera mål samtidigt:

  • underlätta arbetet för redovisningsavdelningens specialister med att bearbeta och registrera data om anställdas interna rörelser;
  • personalnumret används för att göra olika märken för en viss anställd, vilket gör det möjligt att i framtiden enklare och korrekt beräkna parametrar som löner och relaterade skatter;
  • dessa siffror gör det enkelt att hitta all information om lön, sjukskrivning, ledighet, övertid, semester mm. för en eller annan anställd.

Men ändå är huvudsyftet med personalnumret att registrera den tid som den anställde spenderar direkt på arbetsplatsen. För att göra detta registrerar företagets auktoriserade anställda ankomsttiden för personal från arbetet och avresehemmet, alla typer av frånvaro för lunch, om personliga frågor etc. I framtiden låter denna information dig avgöra om en person har arbetat den tilldelade tiden eller kanske han hade bearbetning, och baserat på detta, beräkna hans lön.

Om vi ​​talar om den tid som en anställd måste spendera på arbetsplatsen, så finns det tre huvudalternativ.

  1. Heltid (40 timmar per vecka).
  2. Förkortad arbetstid (20 timmar per vecka eller mindre).
  3. Deltidsarbete (antal timmar bestäms på individuell basis genom ett separat avtal mellan arbetsgivaren och arbetstagaren).

Oftast gäller de två sista styckena studenter, minderåriga, pensionärer, personer med funktionsnedsättning och vissa andra kategorier av medborgare.

Vem tilldelar ett personalnummer till en anställd

I varje organisation som för sådana register över personal måste det finnas en specialist som har anförtrotts detta ansvar. I regel är detta antingen enhetschefen, eller en anställd på personalavdelningen, som därefter överför uppgifterna till redovisningsavdelningen, antingen direkt till revisorn, eller till en särskild tidtagare. Det senare är särskilt vanligt i stora industriföretag. En auktoriserad anställd för ett register och register över tilldelade chiffer, kontroll över riktigheten av deras tilldelning och användning

Vem tilldelas medarbetarkoder?

Personalnummer ska tilldelas alla anställda på det företag där personaljournaler förs. Särskilt:

  • de som är fast anställda;
  • tillfälligt anställda;
  • externa partners;
  • säsongsarbetare.

Uppmärksamhet! Om en anställd slår samman befattningar inom en strukturell enhet eller avdelning behöver du inte skapa ett separat personalnummer för det. Men om hans andra jobb är utanför denna organisation eller i en annan avdelning, är det ganska lämpligt att tilldela ett personalnummer.

Hur ett personalnummer tilldelas

Enligt de allmänt vedertagna reglerna för personal och bokföring, bör personalnummer tilldelas från ett enda värde. I takt med att antalet anställda ökar växer denna siffra i kronologisk ordning, utan luckor. Endast för att kryptera personalnumret Arabiska siffror, utan att introducera några andra tecken, såsom punkter, citattecken, bindestreck, etc.

Ovanstående information är dock inte strikt bindande. Faktum är att lagen inte innehåller några särskilda klausuler eller några föreskrifter som reglerar tilldelning av personalnummer. Så rent teoretiskt har varje företag rätt att självständigt bestämma hur de ska utveckla och tillämpa dessa digitala koder på anställda, samt anpassa dem i framtiden.

Eftersom personalregister tillåter dig att hålla ordning på att upprätthålla intern dokumentation, är det tillrådligt att följa följande rekommendationer när du tilldelar personalnummer:

  1. En strikt definierad anställd bör vara engagerad i tidsredovisning;
  2. Det är nödvändigt att tilldela ett personalnummer omedelbart efter att den nyanställde har lämnat in allt nödvändiga dokument för registrering eller på dess första arbetsdag;
  3. Vid tilldelning av personal digitala kombinationer måste kronologi observeras, exklusive luckor;
  4. Det är nödvändigt att uppmärksamma den anställde på den digitala koden som tilldelats honom;
  5. Var noga med att ange ett individuellt nummer.

Tilldelning av personalnummer för pensionerade nyanställda

Förr eller senare ställer nästan alla specialister som är involverade i personalredovisning på företag och organisationer sig själva frågan: är det möjligt att omfördela personalnummer? Eftersom detta inte är reglerat i lag är det nödvändigt att förlita sig på etablerad praxis här. Och det är så att vanligtvis redan använda nummer antingen inte får någon vidare användning, eller tilldelas nyanställda efter det att minst ett år har gått sedan den anställde som tidigare var listad på den sparkades.

Var bokförs lönebokföring?

Företag som använder tidrapporten för anställda, som regel, uppförande och lönejournal. Den registrerar följande data:

  • efternamn, namn, patronym för den anställde;
  • datumet för hans anställning;
  • position och specialitet;
  • numret på anställningsavtalet och dess datum;
  • den strukturella enhet i vilken han är listad;
  • själva lönenummer.

FILER

Sammanfattningsvis av ovanstående information kan vi säga att tidtagning är en ganska viktig del av personal- och bokföringshanteringen. Men när man tilldelar personalnummer bör man vägledas av några regler som varje företag har rätt att utveckla självständigt. Deras överträdelse leder dock inte till några sanktioner från tillsynsmyndigheterna. Icke desto mindre underlättar och optimerar felfri tidtagning avsevärt personal- och redovisningsavdelningarnas arbete, vilket gör att du kan undvika fel i periodiseringen lön och andra betalningar.

Personalnummer

Personalnummer- ett unikt nummer för en anställd vid ett företag, institution, organisation eller dess stora strukturella enhet, under vilket den anställde förekommer i interna dokument, främst i en personakt, ett rapportkort (från vilket namnet kommer) och dokument för betalningen av löner.

Personalnumret på en anställd är unikt inom en organisation eller strukturell enhet som har en egen personalavdelning och ekonomiavdelning, det tilldelas en gång när man söker jobb, det ändras aldrig. I vissa organisationer kan denne efter uppsägning av en anställd inte längre tilldelas andra anställda som kommer till jobbet senare, medan det i andra är tillåtet. Vanligtvis tilldelas personalnummer från ett (den första chefen för företaget visas vanligtvis på nummer 1), varje nästa nummer är ett mer än det föregående.


Wikimedia Foundation. 2010 .

Se vad "Personalnummer" är i andra ordböcker:

    Personalnummer- i dagar (ej medräknat tid på vägen) från "" 20 år till "" 20 år Gäller mot uppvisande av pass Huvudställning underskrift avskrift underskrift Märken vid avresa på affärsresa, ankomst ... Ordboksuppslagsbok med termer för normativ och teknisk dokumentation

    NUMMER, PERSONAL- det nummer som tilldelats varje anställd vid anställningen. Den är fäst på alla dokument om redovisning av personal, produktion och löner. Vid uppsägning eller övergång till annan tjänst kan personalnumret i regel inte ... ...

    TIDSREKTION Juridisk uppslagsverk

    Redovisning av arbetstiden för varje anställd. Det utförs i en tidrapport, som anger personalnumret för varje anställd, hans efternamn, förnamn, patronym, information om arbetstid för varje dag i månaden ... Encyclopedic Dictionary of Economics and Law

    rum- men; pl. tal/; m. (av lat. numerusnummer) se även. nummer 1) Ordningstalet för ett objekt i en serie av andra homogena. Hus nummer. Telefonnummer. Dokumentnummer. N… Ordbok med många uttryck

    MEN; pl. tal; m. [från lat. numerus number] 1. Ordningstalet för ett objekt i en serie av andra homogena. N. hemma. N. telefon. N. dokument. N. flygning, rutt. N. biljett. N. uppgifter. Spårvagn n. åtta, fyrtiotvå. Lär dig, skriv ner, kom ihåg, kom ihåg, ... ... encyklopedisk ordbok

    REDOVISNING, TIDSPLAN- redovisning med hjälp av det primära dokumentet i tidrapporten för arbete och användningen av arbetstid, som omfattar alla anställda i organisationen. Varje anställd tilldelas ett specifikt personalnummer, vilket anges i alla redovisningshandlingar ... ... Stor bokföringsordbok

    REDOVISNING, TIDSPLAN- redovisning av närvaro på arbetet och användningen av arbetstiden för varje anställd för varje arbetsdag, utförd med hjälp av det primära dokumentet i tidrapporten. Den där. produceras av metoden att registrera avvikelser (frånvaro, försening etc.). Tabellen visar... Stor ekonomisk ordbok

    Lön- (Löner) Det viktigaste sättet att öka arbetarnas intresse. Arbetarnas deltagande i andelen nyskapad materiell och andlig rikedom Innehåll Innehåll. > lönerna är viktigt verktygökande intresse ... ... Encyklopedi av investeraren

    Och (föråldrad) nummer, a, pl. tal och (föråldrade) tal, m. 1. Ordinaltalet för ett föremål i en serie andra homogena. Hus nummer. Telefonnummer. Dokumentnummer. □ [Voynitsyn] tog biljetten, visade numret och gick och satte sig vid fönstret, medan hans föregångare... … Liten akademisk ordbok

Den nyskapade organisationen anställer medarbetare. Är det nödvändigt att tilldela ett personalnummer till en ny anställd på företaget eller kan du klara dig utan det? I vilken ordning ska man göra det? Vi kommer att svara på dessa och andra frågor i artikeln.

En anställd som antas i en organisation måste tilldelas ett personalnummer. Detta attribut är den anställdes interna kod och indikeras i alla personaldokument upprättas enligt enhetliga former (i ordning för anställning, semesterschema, personligt kort etc.). Att tilldela ett personalnummer till en anställd är ett obligatoriskt förfarande i enlighet med klausul

Hur tilldelas ett personalnummer till en anställd?

18 Grundläggande bestämmelser om redovisning av arbete och löner inom industri och byggnation, införda genom skrivelsen från USSR State Committee for Labor, USSR:s finansministerium, USSR:s centrala statistiska byrå daterad 27.04.1973 nr 75-AB / 89 / 10 -80.

Observera att förfarandet för att tilldela ett personalnummer inte är fastställt av arbetslagstiftningen och kan godkännas av arbetsgivaren (organisation eller individuell entreprenör) oberoende (artikel 8 i Ryska federationens arbetslag). Det finns alltså inget enskilt urval av förfarandet för att tilldela ett personalnummer i en organisation och det kan variera i olika företag.

Efter uppsägning används inte numret på ett eller två år

Personalnumret behålls av den anställde under hela hans arbete i organisationen. Vid uppsägning av en anställd kan hans personalnummer dessutom inte tilldelas en annan anställd inom ett eller två år (klausul 18 i de grundläggande bestämmelserna, godkänd genom en skrivelse från USSR State Labour Committee, USSR:s finansministerium, Central Statistical Bureau av USSR daterad 27.04.1973 nr 75-AB / 89/10 -80).

När det gäller personalnumren för GEP krävs inte tilldelning av ett personalnummer till en anställd enligt ett arbetsavtal eller enligt ett avtal om betalda tjänster. Personalnumret tilldelas endast heltidsanställda i företaget.

Tilldelning av personalnummer till en tidigare uppsagd arbetstagare vid återanställning är således möjlig om det inte har gått två år från dagen för hans uppsägning, och hans tidigare personalnummer inte har tilldelats en annan anställd. Dessutom, för närvarande, i programmen 1C "ZUP" och "Lön och personal", kan en personalspecialist självständigt bestämma förfarandet för att tilldela ett personalnummer till en nyanställd anställd (för mer information, se "Anställds personalnummer vid återanställning" ).

Personaltjänstemän tar i praktiken upp frågan om att tilldela ett personalnummer intern deltid. Det är faktiskt inte förbjudet att ange ytterligare ett personalnummer i en sådan situation. Det finns dock en annan lösning på problemet (för mer information, se "Personalnummer för den interna deltidsanställda").

Om du hittar ett fel, markera en text och klicka Ctrl+Enter.

Liknande inlägg