Radne dužnosti administratora u uredu. Poslovne odgovornosti voditelja ureda. Upravljanje osobljem ureda

Voditelj ureda jedno je od najpotrebnijih djelatnika u bilo kojem poslu moderna tvrtka... Širok raspon odgovornosti uključuje funkcije stručnjaka za organizacijsku kontrolu. Istodobno okuplja do tri opunomoćena predstavnika: tajnika, skrbnika, administratora. Dužnosti voditelja ureda uključuju uglavnom veliku odgovornost i visoku predanost.

Zahtjevi za specijaliste

Uputa za posao voditelja ureda uključuje potrebne propise za zapošljavanje i njihovu provedbu u budućnosti. Prva stvar za koju se prijavljuje ovaj položaj, je odgovarajuće obrazovanje i stručne vještine. Zaposlenik mora imati diplomu o završenom srednjem specijalističkom, nepotpunom visokom ili visokom obrazovanju.

Vještine trebaju uključivati ​​znanje o strukturi ureda i značajkama njegovog rada. Zoniranje prostorije važan je faktor u funkcionalnosti. Ako je voditelj ureda upoznat s načelima organiziranja aktivnosti, bit će mu lako kontrolirati pojedina radna mjesta. Osoblje bi trebalo rasporediti na svoja radna mjesta u skladu s odgovornostima kako se ne bi ometao drugi posao. Voditelj ureda mora znati opseg posla i stupanj odgovornosti svakog stručnjaka.

Dužnosti administratora ureda

Menadžer je dužan organizirati optimalnu udobnu proizvodnju u uredskim prostorijama. Osim zoniranja, menadžer mora upravljati zaposlenicima tako da se sve funkcije svakog kadra dosljedno obavljaju. Osnove ureda postavlja administrator u sljedećim točkama:

  • Izbor i postavljanje stručnjaka.
  • Planiranje strategije i taktike na djelu.
  • Izgradnja organizacijske strukture ureda.

Za stabilno radno stanje u uredu morate osigurati da svako osoblje bude uspješno u svojim aktivnostima. Pozitivni rezultati rada ostvaruju se metodama motivacije i upravljanjem njenom strategijom. Razvoj i provedba progresivnih pristupa poboljšanju kvalitete i povećanju produktivnosti odgovornost je voditelja ureda.

Poslovna komunikacija u radnom kolektivu temelji se na moralu i profesionalnoj etici. Voditelj ureda je osoba koja daje primjer pristojnog tona i poštivanja zaposlenika.

Unutarnja kontrola

Sve donesene odluke mora kontrolirati sam administrator. Kontrola se provodi u sljedećim stručnim područjima:

  • Uvođenje i održavanje internih propisa o radu.
  • Usklađenost sa specifičnim normama komunikacije u poduzeću.
  • Kontrola kulture govora u komunikaciji s klijentima i poslovnim partnerima.
  • Kodeks odijevanja važna je točka u radu tvrtke. Zaposlenici moraju nositi odgovarajuće uniforme kako je utvrđeno standardima poslovnog okruženja i statutom tvrtke.

Upravitelj ureda, Poslovne odgovornosti koja uključuje upravljanje osobljem i kontrolu nad aktivnostima, mora razviti vlastitu metodologiju organizacije i strukture za procjenu kvalitete rada. Svaki zaposlenik podliježe disciplinskoj odgovornosti u slučaju kršenja radnih propisa i radne etike. Tu odgovornost snosi sam menadžer. Sustav mjera za sprječavanje kršenja, načine rješavanja sukoba s upravom i drugim zaposlenicima, metode moralnih poticaja razvija administrator.

Dužnosti upravitelja

Funkcije upravitelja može obavljati i voditelj ureda. U tom slučaju potrebno je osoblju i prostorijama osigurati potrebni potrošni materijal. Svaki zaposlenik mora imati značku i posjetnice kako bi se njegov identitet, ime, položaj, kontakt podaci uvijek mogli prepoznati i ispravno adresirati. Lice stručnjaka je lice ureda i tvrtke.

Opskrba dopisnicama redovito se obavlja i odgovornost je voditelja ureda. Sastavljeno gospodarski planovi za isporuku robe, uzimajući u obzir količinu proizvoda isporučenih tvrtki, trošak masovne kupnje i sustavima popusta. Redovite opskrbe uredskim materijalom, uključujući papir i potrošni materijal za opremu, obavljaju se zaključivanjem transakcija s dobavljačima i uslužnim tvrtkama uz izravno sudjelovanje voditelja ureda. Prijem robe kontrolira se platnim i računovodstvenim dokumentima. Izdavanje pisaćeg materijala i pribora osoblju provodi se imenovanjem odgovornih osoba i prisutnošću shema i postupaka za raspodjelu ekonomskih vrijednosti.

Svu opremu kontrolira voditelj opskrbe, u ovom slučaju voditelj ureda. Odgovornosti uključuju praćenje ispravnog stanja tehničke opreme, komunikacija. U slučaju kvara uređaja i strojeva, zove se servisna tvrtka ili stručnjak za popravak i provjeravaju se rezultati njegova rada. Ova kontrola se također odvija pri isporuci. nova tehnologija u ured.

Popis opreme i Pribor obavlja voditelj ureda povremenom provjerom dostupnosti i tehničkog stanja gospodarske imovine računovodstvenim podacima.

Pod svojom odgovornošću, upravitelj ekonomske potpore upravlja sredstvima dodijeljenim uredu za stjecanje zahtijeva tvrtka robe i nadopunjavanje tehničkih potreba prostora. Voditelj opskrbe organizira materijalno -tehničku opskrbu konzultacija, konferencija, pregovora.

Tajnik i njegove dužnosti

Svi navedeni ključni procesi u radu voditelja i njegove odluke moraju biti službeno fiksirani, pa stoga dužnosti voditelja ureda, tajnika u jednoj osobi uključuju dokumentarnu podršku organizacijskim aktivnostima. Svaki dokument, ovisno o namjeni, ima svoj oblik i strukturu pripreme. Tek tada će usvojena odluka ili plan imati pravnu osnovu i podrazumijevati strogu provedbu svih točaka. Tako se gradi jasna i dobro koordinirana aktivnost tvrtke.

Suradnja i integracija

Tajnik-upravitelj organizira sastanak i prijem gostiju. Delegacije i komisije, partneri, klijenti važni su posjetitelji tvrtke. O njima izravno ovise aktivnosti poduzeća i njegov razvoj. Komunikacija se odvija na poslovnoj razini koristeći formalnu prijateljsku etiku bez prijelaza na osobne veze i interakciju - samo posao. Voditelj ureda trebao bi simbolizirati kulturu i poštovanje ne samo kao vodeći glasnogovornik, već i kao tvrtka u cjelini. Primanje i prijenos kontaktnih podataka vrši izravno tajnik. Za suradnju i rješavanje važnih pitanja interakcije posjetnice se razmjenjuju, analiziraju i pohranjuju u odjelu. Poslovno dopisivanje s partnerima i podružnicama odgovornost je voditelja ureda. Oni elektroničkim putem i kurirskom službom šalju potreban materijal, primaju i analiziraju informacije, vode poslovnu korespondenciju.

Menadžer u upravljačkoj strukturi

U većini slučajeva menadžer je izravno podređen Generalni direktor tvrtke i višeg menadžmenta. Odgovornosti i prava propisuju šefovi koji prate njihovo poštivanje. Odgovornosti voditelja ureda za životopis uključuju izvještavanje o provedenoj unutarnjoj organizaciji, postizanju rezultata produktivnosti i poteškoćama s kojima se susreću u radu i održavanju aktivnosti. Oni daju prijedloge za poboljšanje uvjeta, ekonomskih i ekonomskih pitanja u vezi s kupnjom opreme i materijala, zahtjevima za preseljenje, napredovanjem, otpuštanjem radnika. Disciplinske kazne i nagrade za ugledne stručnjake prenose se na razmatranje.

Specijalističke upute

Zapošljavanje novog menadžera prati priprema i prihvaćanje niza dužnosti, prava i odgovornosti. Upute voditelja ureda uključuju cijeli popis od svih gore opisanih pravila i propisa za rad i organizaciju, ona također uključuje osobe ili pozicije koje odgovaraju administratoru.

Ljestve za karijeru

Karijera menadžera temelji se na unutarnjem razvoju i profesionalnom rastu koji se sastoji u poboljšanju vještina. Promjena utjecaja događa se zajedno s povećanjem ili smanjenjem autoriteta u očima podređenih i drugih zaposlenika. Okomita pozitivna mobilnost pozicije bilježi se uspjehom u postizanju ciljeva koje je tvrtka postavila, inicijativnim i komunikacijskim kvalitetama, inovativnim sposobnostima i učinkovitim metodama rada.

Voditelj ureda jedno je od najtraženijih zanimanja. Učinkovit stručnjak mora posvetiti značajnu pozornost ljudskim resursima, za ovaj je zahtjev odgovorna voditeljica ureda za životopis. Ispravno odabrane kvalitete unutarnjeg vodstva i visoko kvalificirano osoblje pozitivno će utjecati na dinamiku razvoja tvrtke.

Osoba s prosjekom stručno obrazovanje i najmanje 1 godinu radnog iskustva u domaćinstvu ili osnovnom strukovnom obrazovanju te najmanje 3 godine radnog iskustva u domaćinstvu. 1.3. Upravitelj administrativnog kompleksa mora znati: - dekrete, naredbe, naredbe, druge upravljačke i normativne dokumente viših tijela koji se tiču ​​ekonomskih usluga organizacije; - sredstva za mehanizaciju rada uslužnog osoblja; - pravila korištenja prostora; - postupak organizacije rada parkirališta; - pravila rada sa zakupcima prostora; - pravila za organiziranje transfera; - osnove organizacije rada; - radno zakonodavstvo; - interni propisi o radu; - pravila i norme zaštite rada. 2.

Pažnja

Tako upravitelj ureda ima podređene zaposlenike gospodarske jedinice: nositelja kućanstva, vozače, čistačicu. Također, njemu je podređena kurirska služba poduzeća.


Zbog različitih proizvodnih situacija, poput privremenog odsustva radnika zbog privremene nesposobnosti ili tijekom godišnjeg odmora, tvrtka dodjeljuje funkcije odsutnog zaposlenika zaposleniku iz istog ili srodnog odjela. Dakle, zamijeniti odsutnog šefa kadrovskog odjela trebao bi biti voditelj ureda, kojem su povjerene dužnosti vođenja upravljanja kadrovskom evidencijom.
Nasuprot tome, funkcije voditelja ureda koji su privremeno odsutni preuzima voditelj HR odjela. Odnosno, pozicije voditelja ureda i voditelja odjela za osoblje obično su zamjenjive.

Opis poslova administratora ureda

Važno

Osnove ureda postavlja administrator u sljedećim točkama:

  • Izbor i postavljanje stručnjaka.
  • Planiranje strategije i taktike na djelu.
  • Izgradnja organizacijske strukture ureda.

Za stabilno radno stanje u uredu morate osigurati da svako osoblje bude uspješno u svojim aktivnostima. Pozitivni rezultati rada ostvaruju se metodama motivacije i upravljanjem njenom strategijom.

Razvoj i provedba progresivnih pristupa poboljšanju kvalitete i povećanju produktivnosti odgovornost je voditelja ureda. Poslovna komunikacija u radnom kolektivu temelji se na moralu i profesionalnoj etici.

Info

Voditelj ureda je osoba koja daje primjer pristojnog tona i poštivanja zaposlenika. Unutarnja kontrola Sve donesene odluke mora kontrolirati sam administrator.

Opis posla voditelja ureda

Kontrola se provodi u sljedećim stručnim područjima:

  • Uvođenje i održavanje internih propisa o radu.
  • Usklađenost sa specifičnim normama komunikacije u poduzeću.
  • Kontrola kulture govora u komunikaciji s klijentima i poslovnim partnerima.
  • Kodeks odijevanja važna je točka u radu tvrtke. Zaposlenici moraju nositi odgovarajuće uniforme kako je utvrđeno standardima poslovnog okruženja i statutom tvrtke.

Uredski rukovoditelj, čije radne dužnosti uključuju upravljanje osobljem i nadzor, mora razviti vlastitu organizacijsku metodologiju i strukturu za procjenu kvalitete rada.


Svaki zaposlenik podliježe disciplinskoj odgovornosti u slučaju kršenja radnih propisa i radne etike. Tu odgovornost snosi sam menadžer.
Odobravam [organizacijski i pravni [položaj, potpis, puno ime, obrazac, ime voditelja ili drugo službena organizacija, poduzeće] osobe ovlaštene za odobravanje opisa posla] [datum, mjesec, godina] MP Opis poslova upravitelja upravnog kompleksa (upravni direktor) [naziv organizacije, poduzeća itd.] Ovaj opis posla izrađen je i odobren u skladu s odredbama Zakon o radu Ruska Federacija i drugi propisi koji uređuju radni odnos. 1. Opće odredbe 1.1. Upravitelj administrativnog kompleksa spada u kategoriju menadžera, zapošljava se i razrješava po nalogu čelnika poduzeća, kojem izravno izvještava u svom poslu. 1.2.

Opis poslova menadžera poduzeća

Podnesite upravi poduzeća prijedloge za poboljšanje organizacije i poboljšanje metoda rada koje on obavlja. 3.7. Zatražite dokumente, materijale, alate itd. Potrebne za obavljanje svojih službenih dužnosti. 3.8. Ostala prava predviđena zakonom o radu. 4. Odgovornost Upravitelj upravnog kompleksa odgovoran je za: 4.1.
Za neizvođenje ili nepropisno izvođenje njihove dužnosti predviđene ovim opisom posla - u granicama utvrđenim važećim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije. 4.2. Za nanošenje materijalne štete poslodavcu - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije. 4.3.

Voditelj ureda za opis poslova s ​​tajničkim funkcijama

Dužnosti upravitelja ureda mogu uključivati ​​rad s komunalne usluge, s predstavnicima organizacija koje opslužuju uredsku opremu. Glavna i značajna razlika između voditelja ureda i administratora ureda leži u ovlastima vodstva - administrator u pravilu ne upravlja uredskim radnicima, već je samo jedan od njih i svoj posao obavlja u suradnji s uredskim osobljem.

Uredski upravitelj i uredski administrator moraju imati takve osobne kvalitete, kao komunikacijske vještine, energija, sposobnost da jasno i jasno izraze svoje misli, samopouzdanje, sposobnost uvjeravanja, sposobnost samoorganiziranja (za administratora) i sposobnost upravljanja timom (za menadžera), poznavanje strani jezik itd. I. Opće odredbe 1. Administrator ureda primjenjuje se na profesionalnu kategoriju.

Vodi uredske poslove. 4. Vodi registraciju i računovodstvo ulazne i izlazne dokumentacije. 5. Prima i šalje e-poštu najmanje 2 puta dnevno.

Kontrolira dostavu pošte za organizaciju iz pošte i dostavu pošte organizacije za poštu. 6. Organizira prijem posjetitelja, promiče učinkovitost razmatranja zahtjeva i prijedloga zaposlenika. 7. Formira slučajeve u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava sigurnost dokumentacije organizacije, uključujući izvješća zaposlenika, te dokumentaciju pravovremeno dostavlja u arhivu. 8. Omogućuje kontrolu sigurnosti materijalne imovine. 9. Savjetuje posjetitelje o pitanjima vezanim uz pružene usluge. Poduzima mjere za sprječavanje i uklanjanje konfliktnih situacija. 10. Obavještava upravu o postojećim nedostacima u usluzi posjetitelja, poduzetim mjerama za njihovo otklanjanje.

Poslovne odgovornosti voditelja ureda

Osigurava pravilno održavanje i rad uredskih prostora u skladu s pravilima i propisima industrijske sanitacije i zaštite od požara. 9. Organizira naručivanje zračnih i željezničkih karata za uredske djelatnike, otpremajući vozila. Organizira uredski rad, primanje dolaznih poziva i upravljanje odlaznim pozivima. 11. Organizira učinkovite i kulturne usluge za posjetitelje, osigurava im stvaranje ugodnih uvjeta, savjetuje ih o administrativnim pitanjima, daje informacije i druge materijale (posjetnice, cjenici, brošure itd.). Važno Priprema materijalno -tehničku bazu za složene pregovore s partnerima, klijentima i drugim kategorijama posjetitelja. 13. Prati posjetitelje. 14. Poduzima mjere za sprječavanje i uklanjanje konfliktnih situacija. 15.
Voditelj prodajnog ureda imenuje se i razrješava u skladu s postupkom utvrđenim važećim radnim zakonodavstvom po nalogu generalnog direktora Društva. Zahtjev od strukturne jedinice organizacijama i neovisnim stručnjacima potrebne informacije potrebne za obavljanje službenih dužnosti. 4.

Zahtijevati od uprave organizacije odgovarajuće radne uvjete i poštivanje odredbi Zakona o radu Ruske Federacije. 4. Odgovornosti voditelja ureda Voditelj ureda odgovoran je za slijedeći slučajevi: 1.

Za nepropisno obavljanje ili neizvršavanje službenih dužnosti predviđenih ovim opisom posla, u granicama utvrđenim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Voditelj ureda izvješćuje izravno glavnog direktora 1.4. Vozač, kurir i spremačica podređeni su voditelju ureda 1.5.

Tijekom odsutnosti voditelja ureda njegova prava i obveze prenose se na drugog službenika, što se objavljuje u nalogu za organizaciju. 1.6. Na mjesto voditelja ureda imenuje se osoba koja ispunjava sljedeće uvjete: obrazovanje - više, nekompletno više ili srednje stručno obrazovanje, iskustvo na sličnom poslu od godinu dana, poznavanje uredske opreme (faks, fotokopirni stroj, skener, pisač), Microsoft Uredski programi (Word, Excel), uredski rad 1.7. Voditelj ureda u svojim se aktivnostima vodi: - zakonodavnim aktima Ruske Federacije; - statutom tvrtke, internim propisima o radu, drugim propisima tvrtke; - naredbama i uputama uprave; - ovim opisom posla. 2.
Organizira poslovna putovanja za zaposlenike: naručuje zračne i željezničke karte, rezervacije hotela 2.8. Organizira opskrbu ureda dopisnicama, potrošnim materijalom i ostalim inventarom potrebnim za ured.

Organizira njihov prihvat, računovodstvo, skladištenje i isporuku 2.9. Vrši kontrolu ispravnog stanja uredske opreme, komunikacija; kada otkrije kvarove uredske opreme i druge opreme, poziva stručnjake da to učine radovi na obnovi i druge vrste održavanja 2.9. Koordinira i kontrolira rad vozača: (prihvaćanje prijava za automobil i izrada rasporeda korištenja vozila tvrtke); kurir (prihvaćanje prijava i izrada rasporeda); spremačice.

3. Prava voditelja ureda Voditelj ureda ima pravo na: 3.1. Primati informacije, uključujući povjerljive podatke, u mjeri u kojoj je to potrebno za rješavanje dodijeljenih zadataka. 3.2.

1. Opće odredbe.

1.1 Opis posla definira funkcionalne odgovornosti, prava i odgovornosti administratora.
1.2 Administrator spada u kategoriju profesionalaca.
1.3 Administrator ureda imenuje se i razrješava u skladu s postupkom utvrđenim važećim radnim zakonodavstvom, nalogom direktora poduzeća.
1.4. Službeno podređivanje administratora:

1.5. Dokumenti koji reguliraju aktivnosti administratora:

1.5.1 Vanjski dokumenti: zakonodavni i propisi vezano za posao koji se izvodi.
1.5.2 Interni dokumenti: Statut poduzeća, naredbe i nalozi uprave, opis poslova administratora, interni propisi o radu.

2. Kvalifikacijski zahtjevi.

2.1. Srednje strukovno.
2.2. Radno iskustvo na odgovarajućem radnom mjestu je najmanje 1 godina.

3. Zadaci i odgovornosti.

Administrator ureda obavlja sljedeće poslove i odgovornosti:

3.1. Primanje telefonskih poziva, snimanje i prijenos informacija zaposlenicima poduzeća, prosljeđivanje poziva odjelima, ovisno o zahtjevima.
3.2. Početno savjetovanje klijenata o dolaznim pozivima.
3.3. Registracija i računovodstvo ulaznih i odlaznih dokumenata, ugovora, pisama itd.
3.4. Upisivanje teksta, komercijalnih ponuda i druge dokumentacije.
3.5. Izvođenje radova na postavljanju oglasa u medijima i agencije za zapošljavanje o zapošljavanju, na zahtjev rukovoditelja strukturnih odjela. Sprovođenje početnog razgovora s kandidatima za upražnjeno radno mjesto.
3.6. Rad na održavanju web stranice (unos ažuriranih podataka).
3.7. Održavanje radnog lista.
3.8. Planiranje rute vozilo dodijelila sredstva uredu.
3.9. Formiranje zahtjeva za kupnju dopisničkog materijala i potrošnog materijala za uredsku opremu poduzeća.

Administrator ima pravo:

4.1 Djelovati u ime društva, zastupati interese društva u odnosima s drugim tvrtkama, kao dio svojih službenih dužnosti.
4.2. Interakcija s drugim zaposlenicima poduzeća, u okviru njihovih nadležnosti.
4.3 Dati prijedloge za poboljšanje aktivnosti poduzeća.

5. Odgovornost.

Administrator je odgovoran za:

5.1.Za nepropisno obavljanje ili neizvršavanje službenih dužnosti predviđenih ovim opisom posla - u granicama utvrđenim važećim radnim zakonodavstvom.
5.2 Za kaznena djela počinjena tijekom obavljanja svoje djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom.
5.3. Za materijalnu štetu nanesenu tvrtki - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom.

6. Morate znati.

Administrator bi trebao znati:

6.1. Osnove organizacije poduzeća.
6.2. Položaji i trendovi na tržištu prodaje usluge oglašavanja.
6.3. Raspon usluga oglašavanja koje pruža tvrtka.
6.4. Postupak određivanja cijene.
6.5. Sredstva za uspostavljanje poslovnih kontakata s drugim ugovornim stranama.
6.6. Etika poslovna komunikacija i pregovaranje.
6.7. Trenutni cjenik usluga.
6.8. Osnove tehnologije i organizacije proizvodnje tiskarski proizvodi i proizvoda za vanjsko oglašavanje.
6.9. Osnove radnog zakonodavstva.
6.10. Pravila i propisi o zaštiti rada, sigurnosti, industrijskim sanitarijama i zaštiti od požara.
6.11. Izgledi za inovativne i investicijske aktivnosti poduzeća.
6.12. Rad s računalima, telekomunikacijama i komunikacijama.

7. Ostale odredbe.

7.1. Opis posla sastavljen je u dvije kopije, od kojih se jedna čuva u poduzeću, a druga kod zaposlenika.
7.2 Odjeljci "Zadaci i odgovornosti", "Prava" i "Odgovornost" mogu se pojasniti u vezi s promjenama u upravljačkoj strukturi, zadacima i funkcijama strukturne jedinice.
7.3 Izmjene i dopune ovog opisa posla moraju se izvršiti po nalogu generalnog direktora.

Upoznati s uputama: "___" ___________ 2013

(4 u prosjeku glasova: 3.8 od 5)

Generalni direktor

tvrtke _________________

I. O.F.

"___" _________ 200__

Opis posla
Administrator ureda

I. Opće odredbe

1. Administrator ureda oblikuje i rješava sva pitanja koja se odnose na osiguravanje nesmetanog rada ureda.

2. Administrator ureda bira se među kvalificiranim stručnjacima s više obrazovanje s dobrim organizacijskim sposobnostima, s radnim iskustvom na sličnom radnom mjestu najmanje 3 godine.

3. Administratora ureda imenuje glavni ravnatelj.

4. Administrator ureda se u svom radu vodi:

Mjerodavno zakonodavstvo,

Opis posla,

Odredbe koje uređuju odnose unutar poduzeća

Upute glavnog ravnatelja

I voditelj HR odjela.

4. Administrator ureda izvještava izravno ravnatelja uprave.

II. Odgovornosti na poslu

Administrator ureda mora:

1.1. Pratiti čistoću i red u uredu, pratiti ispravnost tehničkih sredstava i opreme, u tu svrhu, u interakciji sa uslugama najmodavca;

1.2. Kupnja uredskog namještaja, kancelarijske opreme i predmeta za kućanstvo;

1.3. Voditi evidenciju o stečenoj imovini, opremi i drugim materijalnim vrijednostima, potrošnji materijala, kontrolirati njihovu racionalnu uporabu;

2.10. Vršiti kontrolu nad provedbom internih propisa od strane zaposlenika, popisa prekršitelja, utvrđenih tjednih propisa, popisa prekršitelja, utvrđenih pravila tjedno objavljivanje na "Informativnoj ploči";

2.11. Pratiti ažuriranje informacija na "Informacijskoj ploči", pravodobno postavljati naloge, naloge i druge podatke na njoj koji reguliraju unutarnji rad ureda; Sudjelujte u izradi planova tekućih popravaka osnovnih sredstava i prostora.

III. Prava

Administrator ureda ima pravo:

1. Sudjelovati na sastancima koje saziva uprava prilikom rasprave o pitanjima koja su u njihovoj nadležnosti;

2. Zastupati u ime Društva u drugim organizacijama i institucijama pitanja iz svoje nadležnosti.

IV. Odgovornost

Administrator ureda administrativno je odgovoran za obavljanje službenih dužnosti u skladu s odredbama ovog Uputa. Snosi odgovornost sukladno "Pravilniku o sustavu poticaja" za obavljanje službenih dužnosti pravodobno i u cijelosti.

Upravni direktor:

____________________/I. OF / "__" __________ 200__

Uredski administrator - Upravljačko mjesto uključeno u stolom za osoblje mnoge velike tvrtke. Saznajte kako utječe na rad ureda, po čemu se razlikuje od običnog tajnika i koji je njegov opseg dužnosti.

Iz članka ćete naučiti:

Jedan od glavnih trendova suvremenog uredskog rada je rastući tempo automatizacije. Suvremene tehnologije omogućuju znatno pojednostavljenje rada tajnice. Mnoge rutinske, pa čak i inteligentne funkcije sada se mogu izvoditi pomoću računalna tehnologija... Jedino što još nije naučilo izrađivati ​​automobile je aktivno sudjelovanje u poslovnom upravljanju. Za sada velike tvrtke ne mogu bez administratora ureda koji koordinira njihov rad i stvara mu optimalne uvjete.

Po čemu se administrator ureda razlikuje od tajnice i voditelja ureda?

Sličan stav pojavio se u domaćem poslovanju relativno nedavno. Njegovo uvođenje postalo je nužna mjera za uspješno funkcioniranje većina velikih tvrtki. U pravilu pri otvaranju radnog mjesta za administratora ureda navode iste zahtjeve kao i za kandidate za radno mjesto voditelja ureda ili :

  • iskustvo u administrativnim poslovima i vještine upravljanja osobljem;
  • dodatno obrazovanje u području upravljanja;
  • poznavanje uredske opreme;
  • znanje strani jezici;
  • razumijevanje specifičnosti aktivnosti tvrtke;
  • vještinama poslovna komunikacija i poznavanje poslovnog bontona;
  • točnost, učinkovitost, otpornost na stres;

Još uvijek postoje razlike između ove dvije profesije. Uredski administrator često djeluje kao upravitelj, tj. upravlja administrativnom podjelom organizacije. Njegovi zadaci su mnogo širi, kao i popis odgovornosti. Uključuje brojne upravljačke, pa čak i nadzorne funkcije. Ovom zaposleniku, kao i voditelju ureda, mogu se dodijeliti ekonomske funkcije, ali one nisu prioritet.

Od voditelja ureda do administratora projekta: Trendovi zanimanja

Trenutno u administrativnim djelatnostima uredskih radnika postoje ... Od pomoćnih funkcija postupno prelazi u kategoriju upravljačkih aktivnosti.

Administratorima se sve više dodjeljuju tradicionalne odgovornosti administratora projekta:

  1. Planiranje i provedba posebnih projekata;
  2. Sudjelovanje u aktivnostima različitih odbora povjerenstava stvorenih za rješavanje strateških pitanja tvrtke;

Administrator projekta je zaposlenik odgovoran za vođenje dokumentacije, podupiranje aktivnosti voditelja projekta, u smislu planiranja i kontrole rada, dajući sudionicima informacije potrebne za uspješan završetak posla. Mnogi menadžeri u velikim organizacijama u središtu su sjecišta informacijskih tokova i pružaju operativnu informacijsku podršku čelniku i zaposlenicima tvrtke.

Opis poslova administratora ureda

Glavni lokalni regulatorni dokument, koji regulira rad uredskog administratora, opis je posla. Ona jasno definira njegove dužnosti, prava i područje odgovornosti. Osim toga, ovaj dokument propisuje zahtjeve za kandidata u odnosu na stupanj obrazovanja i stručne vještine.

U mnogim se tvrtkama opisi poslova razvijaju na temelju postojećih uputa tajnice i voditelja ureda, dodajući im opisujući administrativne funkcije ovog zaposlenika... Bitna razlika između menadžera je ta što on ima niz vodećih ovlasti: upravlja uredskim radnicima, uredskim poslom i logistikom.

Odgovornosti administratora ureda

Dužnosti administratora ureda uređuju se opisom posla. U pravilu ima širok raspon ovlasti i obavlja funkcije stručnjaka za organizaciju i kontrolu. U mnogim organizacijama funkcije tajnika, voditelja opskrbe i menadžera kombinirane su na jednom mjestu. U velikim tvrtkama ovaj se stručnjak pretvara u vođu, u čijoj su podređenosti: tajništvo, kuriri, službenici, uslužno osoblje.

Nudimo kratki popis odgovornosti administratora koje se mogu uključiti u njegov opis posla:

Priprema ureda za radni dan

Rutina administratora započinje pripremom ureda za novi dan. Dolaskom na posao, deaktivira sigurnosni sustav, povezuje uredsku opremu, provjerava ima li potrebnih potrepština i pribora. Zatim mora analizirati popis posjetitelja i pripremiti se za njihov sastanak: provjeriti stanje recepcije, provjeriti ima li reklamnog i drugog materijala, pripremiti sobe za sastanke i konferencije.

Pročitajte i:

Izrada procjena opskrbe ureda svim potrebnim za rad

Korisni članak:Oko, , pročitano u elektroničkom časopisu.

To mogu biti povremene i jednokratne potrebe, do kojih se može doći na tri načina:

Prema situaciji (kupnja dopisnica bez uzimanja u obzir njihovih izdataka);

Po zahtjevima (potrebe se utvrđuju prikupljanjem zahtjeva);

Sustavno (ne uzimaju se u obzir samo zahtjevi osoblja, već i stvarno stanje stvari);

Održavanje čistoće i reda

Administrator ureda je zaposlenik čije radne odgovornosti uključuju sklapanje i ponovno pregovaranje o ugovorima s tvrtkama za čišćenje, koordinirajući rad uslužnog osoblja. On mora razmotriti prijedloge, s menadžmentom dogovoriti izbor tvrtke, pripremiti dokumentaciju potrebnu za sklapanje ugovora. Upravitelj mora odabrati odgovarajuću učestalost čišćenja, dogovoriti se o njezinu vremenu i trajanju.

Kontakti s operativnim službama

Često je jedna od odgovornosti propisana u opis posla uredski administrator, uspostavit će kontakte s operativnim i komunalnim službama. Opskrba resursima prostora, pravovremeni popravci ovise o tome, ... On je odgovoran za usklađenost stanja prostora s pravilima i propisima industrijske sanitacije i zaštite od požara.

Otpremanje transporta

Ako organizacija ima kontrolnu sobu i , transportni odjel, često se predaju administratoru ureda. U nekim tvrtkama zaposlenik na ovom radnom mjestu odgovoran je za brz prijenos informacija, optimizaciju rute, praćenje statusa i raspodjelu opterećenja, tj. djelomično ispunjava dužnosti logističara.

Organizacija uredskog posla

Područje odgovornosti iskusnog menadžera često uključuje organizaciju uredskog posla, tj. stvaranje optimalnih uvjeta za kretanje, pretraživanje i skladištenje dokumenata. Za razliku od tajnika, on se ne bavi samo i upravljanje odlaznim pozivima. On sistematizira, registrira, prati izvršavanje službene dokumentacije.

Uredski administrator stalno surađuje sa službom za upravljanje uredom, a u nekim slučajevima čak je i njegov voditelj.

Usluga za posjetitelje

Posao administratora u uredu često uključuje opsluživanje posjetitelja. On je odgovoran za dogovaranje vremena posjeta s posjetiteljima, , prihvatiti sve one koji su došli, organizirati prijem u skladu s uputama uprave.

Upravljanje osobljem ureda

Uredski administrator ima niz odgovornosti vezanih za upravljanje osobljem pod njegovim nadzorom. Bavi se odabirom i postavljanjem stručnjaka tajništva, planira strategiju i taktiku rada, gradi organizacijska struktura... Menadžer mora posjedovati metode motivacije osoblja, poznavati metode povećanja produktivnosti, biti primjer profesionalne etike

Unutarnja kontrola

Uredski administrator ne prihvaća samo niz važnih upravljačke odluke, ali i prati njihovu provedbu. Njegove odgovornosti uključuju uvođenje i održavanje radnog rasporeda, kao i poštivanje standarda korporativne komunikacije. On kontrolira kulturu govora podređenih u komunikaciji s posjetiteljima, slijedeći pravila poslovnog bontona.

Slične publikacije