Što je u imenu? Stručni zahtjevi za različite kategorije tajnika Tajnica se naziva drugačije

Tajnika nazivaju šefovim vjernim pomoćnikom i desnom rukom, i to s dobrim razlogom, jer dužnosti tajnika menadžera uključuju osiguravanje učinkovitog upravljanja i administrativnih aktivnosti. Tajnik menadžera bavi se pripremom i izvršenjem poslovnih papira i dokumenata, pomaže načelniku u poslovanju te rješava mnoga organizacijska pitanja.

Mjesto tajnika -pomoćnika također se može smatrati reprezentativnim, budući da je on zaštitno lice tvrtke - susreće goste, odgovara na pozive i pisma. Takav posao zahtijeva puno staloženosti, komunikacijskih vještina i organizacije. Iz tog razloga, zanimanje tajnika može obećati velike izglede - u budućnosti specijalist može postati voditelj ureda, a zatim jedan od direktora ili top menadžera.

Mjesto izvršnog tajnika potrebno je u gotovo svakoj tvrtki koja ima ured za klijente i posjetitelje. To mogu biti i velika poduzeća i male poslovne organizacije.

Povijest profesije

S vremenom su se ovlasti tajnika znatno proširile i danas mogu obavljati razne funkcije. Tako se pojavila potreba za stručnjacima uže specijalizacije, zbog čega se pojavilo zanimanje tajnica-pomoćnica, referentica, tajnica-prevoditeljica i voditeljica ureda.

Dužnosti sekretara

Dužnosti tajnika-pomoćnika uključuju:

• prijem posjetitelja;
• primanje telefonskih poziva;
• vođenje evidencije;
• planiranje upravnikova radnog dana;
• organizacija sastanaka;
• rezerviranje karata i rezervacija hotela za menadžera i ostale zaposlenike tijekom poslovnog putovanja;
• naručivanje uredskog materijala;
• ispunjenje zahtjeva pročelnika.

Ponekad funkcije izvršnog tajnika uključuju dopisivanje na engleskom jeziku.

Zahtjevi tajnika

Uvjeti za pomoćnika tajnika uključuju:

• srednje ili visoko obrazovanje;
• Vlasništvo računala;
• poznavanje osnova uredskog rada;
• znanje engleskog jezika (ponekad).

Također, mjesto tajnice pretpostavlja sljedeće vještine:

• točnost;
• sposobnost dobrog izgleda (prezentabilno);
• organizacija.

Uzorak životopisa tajnika

Uzorak životopisa

Kako postati tajnica

Kako mogu postati tajnica? To može biti vlasnik bilo kojeg visokog obrazovanja koji je završio tečajeve pomoćnika tajnika ili je prošao obuku izravno na radnom mjestu. U pravilu poslodavci ne nameću posebne zahtjeve podnositelju zahtjeva, već se usredotočuju na to da podnositelj zahtjeva ima potrebne osobne kvalitete i da može obavljati dužnosti na odgovarajućoj razini.

Plaća sekretara

Plaća tajnika može biti različita - od 15 do 45 tisuća rubalja. Prihod ovisi o opsegu odgovornosti zaposlenika i regiji u kojoj radi. Prosječna plaća pomoćnika tajnika je 30 tisuća rubalja.

Natrag na odgovornosti vodstva

Tajnik obavlja sljedeće poslove:

- Obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci upravnih i administrativnih poslova pročelnika.

- Prihvaća korespondenciju koja stiže na razmatranje od strane voditelja, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenom izvođaču za uporabu u procesu rada ili pripremi odgovora.

- Prihvaća dokumente i osobne zahtjeve za potpis voditelja.

- Odgovara na telefonske pozive, bilježi i prenosi informacije o uslugama voditelju, organizira telefonske razgovore voditelja.

- U ime voditelja sastavlja pisma, upite i druge dokumente.

- Obavlja rad na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi predstojnik (prikuplja potrebne materijale, obavještava sudionike o vremenu i mjestu sastanka, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.

- provodi kontrolu nad izvršavanjem izdanih naloga i naloga od strane zaposlenika poduzeća, kao i nad poštivanjem rokova za izvršavanje uputa i uputa čelnika, preuzetih pod kontrolu.

- Opskrbljuje voditeljevo radno mjesto potrebnom organizacijskom opremom, dopisnicama, stvara uvjete pogodne za učinkovit rad menadžera.

- Organizira prijem posjetitelja, promiče učinkovitost razmatranja zahtjeva i prijedloga zaposlenika.

- Formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostavlja u arhivu.

- Organizira poslovna putovanja za glavu: naručuje zračne i željezničke karte, rezervacije hotela.

- Obavlja pojedinačne servisne zadatke svog neposrednog nadređenog.

Tajnik ima pravo:

- Primati informacije, uključujući povjerljive podatke, u mjeri u kojoj je to potrebno za rješavanje dodijeljenih zadataka.

- Upravi dostavljati prijedloge za poboljšanje svog rada i rada tvrtke.

- Zatražite podatke i dokumente potrebne za obavljanje svojih službenih dužnosti osobno ili u ime voditelja od odjela poduzeća i drugih stručnjaka.

- Od uprave zahtijevati stvaranje normalnih uvjeta za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti tvrtke.

- donose odluke iz svoje nadležnosti.

Tajnik je odgovoran za:

- Za neispunjenje i / ili neblagovremeno, nemarno izvršavanje svojih dužnosti.

- Za nepoštivanje važećih uputa, naloga i naloga za očuvanje poslovne tajne i povjerljivih podataka.

- Zbog kršenja pravila internih propisa o radu, radne discipline, sigurnosnih propisa i zaštite od požara.

Dužnosti direktora
Bivši direktor
Vanjska kontrola
Operativno upravljanje
Kontrolni sustav

Natrag | | Gore

© 2009-2018 Centar za financijsko upravljanje. Sva prava pridržana. Objavljivanje materijala
dopušteno uz obaveznu naznaku poveznice na web mjesto.

Ono što bi tajnica trebala znati i moći učiniti, navedeno je u kvalifikacijskom profilu.

Kvalifikacijska karakteristika- Ovo je regulatorni dokument koji utvrđuje što bi određeni zaposlenik trebao raditi na svom poslu, što bi trebao znati i moći učiniti za to te koja bi trebala biti njegova razina obučenosti.

Radne odgovornosti (tajnik mora biti sposoban) Obavljajte tehničke funkcije kako biste osigurali i održavali rad šefa poduzeća (ili odjela), pomogli u planiranju radnog dana šefa. Primajte podatke potrebne voditelju od odjela ili izvođača, nazovite radnike u njegovo ime. Organizirajte telefonske razgovore voditelja, primajte i prenosite telefonske poruke, bilježite primljene poruke u njegovoj odsutnosti i voditelju skrećite pozornost na njihov sadržaj. Organizirajte putovanja i službena putovanja za glavu. Obaviti rad na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnog materijala, obavijestiti sudionike o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, njihovoj registraciji), voditi i sastavljati zapisnike. Opskrbite voditeljevo radno mjesto uredskim priborom, organizacijskom tehnologijom, stvorite uvjete za njegov učinkovit rad. Prijenos i primanje informacija o prijemnim i komunikacijskim uređajima, brzo ispisivanje različitih materijala u smjeru glave. Provesti dokumentacijski rad, prihvatiti korespondenciju primljenu na ime voditelja, organizirati je u skladu s procedurom usvojenom u poduzeću i prenijeti je nakon razmatranja voditeljima odjela ili određenim izvođačima za upotrebu u procesu njihovog rada ili za pripremu odgovor. Održavajte informacijske usluge za menadžera i zaposlenike (usmeni, dokumentarni, sastavljajte kritike za medije, dostavljajte kopije zanimljivih članaka). Pratiti rokove izvršenja naloga od strane pročelnika o osobnim prijavama građana. Organizirati prijem posjetitelja, uz isticanje takta i pažnje prema njima, olakšati brzo razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika, oblikovati predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom predmeta, osigurati njihovu sigurnost i predati ih u arhivu na vrijeme. Stvaranje i korištenje baza podataka (uključujući internetske podatke).

Tajnik treba znati: djelatnosti tvrtke te dužnosti i kompetencije zaposlenika; propise i upute za dokumentaciju; strojopis; rad na osobnom računalu, modernim računalnim urednicima (Word, Excel itd.); pravopisna i interpunkcijska pravila; redoslijed rasporeda materijala pri ispisivanju raznih dokumenata; pravila rada za uredsku opremu (faksovi, mini-automatske telefonske centrale, fotokopirni strojevi, diktafoni, magnetofoni); pravila korištenja interfonskih sustava; standardi za jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije; interni propisi o radu; osnove znanstvene organizacije tajničkog rada; ljudska psihologija i zakoni učinkovite komunikacije; uslužni bonton; pravila i norme zaštite rada, sigurnosti, industrijske sanitacije i zaštite od požara; strani jezik klijenata i partnera; Zakon o radu Ruske Federacije.

Za razvoj i konkretizaciju kvalifikacijskih karakteristika u poduzećima (firmama) izrađuju se opisi poslova.

Opis posla - glavni organizacijski i pravni dokument koji regulira aktivnosti tajnika, definira njegova prava, položaj u organizaciji, prirodu posla. Tajnik se oslanja na ovaj dokument u svom odnosu sa zaposlenicima. Što je napisano u opisu posla, tada će se pitati koja su prava u njemu data, tajnica ima.

Opis posla za tajnika je pojedinačni dokument, budući da mjesto tajnika ima mnoge diplome. U maloj organizaciji (ili tvrtki) bit će jedan tajnik (pomoćnik tajnika). U većim organizacijama tajnici mogu biti na čelu i njegovim zamjenicima u svakoj strukturnoj jedinici. Postoje tajnici odbora, znanstveni tajnici znanstvenih vijeća itd. Svaki tajnik uvijek, na temelju obujma i specifičnosti aktivnosti organizacije, zahtjeva voditelja i njegova povjerenja u tajnika, ima svoj niz odgovornosti i prava, raznih kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta rada. Istodobno, postoji tipičan skup operacija upravljanja dokumentima i uslugama izvan dokumenata, koje obavljaju svi tajnici. Osim toga, posebnost i složenost sastavljanja opisa poslova tajnika posljedica je svestranosti njegovih aktivnosti. Stoga je nemoguće govoriti o bilo kojem jedinstvenom standardu opisa poslova tajnice (tajnice-pomoćnice).

Međutim, kao i kod svakog opisa posla, postavljaju mu se opći zahtjevi. Prije svega, on ima već uspostavljenu jedinstvenu strukturu teksta, naime dijelove:

1. Opće odredbe;

2) funkcije;

3) radne dužnosti;

5) odgovornost;

6) odnosi;

7) veze prema položaju.

Mogao bi se dodati odjeljak pod nazivom “Vrednovanje rada”, a posljednjih se godina sve češće pojavljuje odjeljak “Organizacija rada (dnevna rutina)”.

Odjeljak "Opće odredbe" sadrži točan naziv radnog mjesta u skladu s kadrovskim rasporedom, mjesto u sustavu upravljanja, odnosno naziv strukturne jedinice i podređenosti, postupak imenovanja i razrješenja te postupak zamjene . U velikim organizacijama koje imaju predškolsku odgojnu ustanovu tajnik ima dvostruku podređenost - izravno svojoj glavi i voditelju predškolske odgojne ustanove. Tajnici se imenuju i razrješavaju po nalogu voditelja (u velikoj organizaciji - na prijedlog voditelja predškolske odgojne ustanove).

Isti odjeljak navodi zahtjeve za stručno osposobljavanje i radno iskustvo. Danas su se odnos prema tajniku i zahtjevi prema njemu dramatično promijenili. Tvrtke traže tajnicu s višom ili srednjom stručnom spremom, koja poznaje strani jezik i tečno govori računalo. Tajnik, kao i inozemstvo, sve više moraju poznavati ne jedan, već dva ili više stranih jezika, budući da tvrtke imaju brojne kontakte sa stranim partnerima, a tajnik s njima komunicira. Sadrži i upute o glavnim zakonodavnim i regulatornim, regulatornim, metodološkim, organizacijskim, upravnim dokumentima kojima se tajnik u svom radu vodi.

U odjeljku "Funkcije" navedene su glavne aktivnosti tajnika (tajnika-pomoćnika), na primjer: informacijska i dokumentacijska podrška za voditelja, organizacijska podrška za voditelja, sudjelovanje u pripremi izložbi i prezentacija itd.

U odjeljku "Radne odgovornosti" navedene su sve vrste poslova, operacija i tehnologija koje se koriste u njihovoj provedbi. U njemu je popisan posao koji je tajnik obavio u logičnom slijedu. Sve vrste radova podijeljene su na operacije s naznakom tehnologije izvođenja. Na primjer, funkcija "informacijska i dokumentacijska podrška" podijeljena je u dva dijela: dokumentacija i rad s dokumentima. Dokumentiranje pak uključuje sastavljanje pisama (pozivnica, podsjetnika itd.), Brzojava itd. Prema uputama voditelja projekta; ispis dokumenata upravitelja na računalu; provjera ispravnosti dokumenata kada se predoče voditelju na potpis (vize, dostupnost i ispravnost pojedinosti u skladu sa zahtjevima standarda itd.); uzimanje i ovjeravanje kopija dokumenata itd. Rad s dokumentima uključuje primanje dolaznih dokumenata (sati su naznačeni, na primjer: u 09 i 16 sati), primanje faksova i e-pošte (tijekom dana); primarna obrada zaprimljenih dokumenata u skladu sa zahtjevima uputa za uredski rad; pregled dokumenata (ako je povjeren tajniku); registracija dokumenata prema pravilima utvrđenim u organizaciji; prijava dokumenata voditelju itd.

Odjeljak "Prava" možda je najvažniji. Ističe mjesto tajnika u sustavu upravljanja, njegovu važnost, položaj u organizaciji. Putem prava vidljiva su ovlaštenja koja je čelnik prenio na tajnika i stupanj njegove neovisnosti. Ovaj odjeljak omogućuje tajniku da menadžeru oslobodi vrijeme za rješavanje glavnih strateških i taktičkih zadataka.

Upravo ovaj dio opisa posla daje tajniku (pomoćniku tajnika) više ili manje ovlasti i određuje stupanj njegovih sposobnosti.

Odjeljak "Odgovornost" sastavljen je u strogoj skladu sa zakonom.

Odjeljak "Odnosi (veze po pozicijama)" također je vrlo važan za organiziranje rada bilo kojeg člana rukovodećeg osoblja, a prije svega, to je posljedica aktivne implementacije automatiziranih sustava koji zahtijevaju detaljno navođenje kojih informacija, u kojem obliku , kome se prenosi i od koga se prima. ...

Posljednjih se godina u opisu posla često pojavljuje odjeljak Ocjenjivanje poslova. Obično navodi kriterije za pravovremenost rada i njegovu kvalitetu, na primjer: nema pritužbi, potraživanja i pritužbi; nedostatak pogrešaka u dokumentima; poštivanje rokova za izvršavanje uputa uprave itd.

Opis posla u pravilu završava naznakom postupka za njegovu reviziju. Uvjeti za reviziju opisa poslova mogu biti promjene u strukturi organizacije, što je podrazumijevalo preraspodjelu dužnosti zaposlenika, promjenu vrsta poslova koje obavlja tajnik, uvođenje računalne tehnologije. No, mnogo češće ukazuju na razdoblje obvezne revizije ili ponovnog odobrenja upute (3 godine ili 5 godina).

Izborni odjeljak je "Organizacija rada", no u posljednje vrijeme vrlo je popularan i sve češći. Omogućuje približnu dnevnu rutinu tajnice. Moglo bi izgledati ovako.

PRVA POLOVINA RADNOG DANA:

1) doći na posao 10 minuta prije pročelnika, kako biste provjerili stanje radnih mjesta (svoje i glave), doveli se u red, sastavili ili razjasnili plan za nadolazeći dan;

2) odabrati potrebne dokumente i spise u skladu s planom;

3) primati korespondenciju, upoznavati se sa sadržajem, odgoditi dokumente koji zahtijevaju odluku čelnika s najvišim prioritetom;

4) odmah prenijeti telegrame, hitne faksove i telefonske poruke glavi;

5) za ostale dokumente pripremiti mogućnosti za moguće odgovore ili rješenja, distribuirati među izvođačima;

6) pregledajte primljene recenzije, izvješća, pozive itd.

itd .; zapišite datume i vrijeme svih događaja u svoj dnevnik-kalendar;

7) čuva dokumente potrebne za tekuće informacije i referentni rad;

8) izvijestiti voditelja primljene korespondencije;

9) zajedno s pročelnikom pojašnjava sadržaj planiranih aktivnosti za tekući dan;

10) telefonski i osobno prenijeti upute voditelja relevantnim izvršiteljima i podsjetiti na istekle rokove za izvršenje dokumenata.

DRUGA POLOVINA DANA:

1) prikupljanje i priprema za potpis potpisanih dokumenata;

2) izvještava voditelja o izvršenim dokumentima, uzima od rukovoditelja dokumente koje je on obradio;

3) obrađuje i šalje odlazne dokumente;

4) raspored aktivnosti za sljedeći dan.

Tijekom cijelog radnog dana provodi se sljedeće:

a) rad s posjetiteljima, telefonski razgovori;

b) evidentiranje izvršenih dokumenata u spise;

c) obavljanje poslova na računalu;

d) organizacija kopiranja dokumenata u skladu sa smjerom pročelnika.

KRAJ RADNOG DANA:

1) pregledajte svoj dnevnik i obavijestite nadležne službe o potrebi pripreme za određene događaje;

2) ako voditelj ostane raditi nakon isteka radnog dana, potrebno mu je dostaviti sve potrebne podatke i materijale;

3) pospremite svoje radno mjesto, uklonite dokumente, zatvorite sef i sve ormare s dokumentima, isključite elektroničku i tehničku opremu s mreže.

Opis posla sastavni je dio cjelokupnog paketa dokumenata potrebnih za organizaciju rada upravljačkog aparata.

SAVJET. Organizirajte svoj radni dan tako da možete raditi sve i biti svima koristan. Predajte se svom poslu, ali ne zaboravite da postoje pitanja koja nisu u vašoj nadležnosti. Zato činite samo ono što morate.

Sumirati: treba još jednom napomenuti da je opis posla za tajnika pojedinačni dokument, budući da mjesto tajnika ima mnogo diploma. Svaki tajnik, na temelju obujma i specifičnosti aktivnosti organizacije, zahtjeva čelnika i njegova povjerenja u tajnika, ima svoj raspon odgovornosti i prava, različite kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta posla.

Glavni inženjer poduzeća obično se smatra desnom rukom direktora, a zamjenikom za trgovinu - lijevom, ali kad je tajnik odsutan, direktor uopće nema ruke.

Koncept i sorte tajnika
Tajnica dovoljno široka. U prijevodu s latinskog, riječ "secretarius" znači "povjerljiva osoba".

Obično je odnos između tajnice i upravitelja prilično pouzdan, pa bi tako trebao biti, budući da obvezuju službena ovlaštenja.

Današnji koncept tajnice prilično je složen i ima mnogo stupnjeva, dat ću primjer nekih od njih:
Tehnički tajnik- radi s uredskom opremom (faks, višenamjenski uređaj, osobno računalo), koristi internet, izvršava naloge od menadžera i zaposlenika, poziva tvrtke i institucije u ime menadžera, prima i šalje poruke komunikacijom.
Recepcionarka- prihvaća dolazna pisma i faksove, poruke e-pošte, odgovara na telefonske pozive, preusmjerava ih na odjele ili određene zaposlenike, upoznaje posjetitelje.
Tajnica ureda- prihvaća i analizira korespondenciju, izvršava naredbe pročelnika i njegovih zamjenika, otkucava tekstove dokumenata, vodi dokumentaciju.
Tajnik-pomoćnik- ne samo tajnik, već i stručnjak koji je dobro upoznat s aktivnostima tvrtke koja u nekim slučajevima može donijeti neke neovisne odluke. Tajnik-pomoćnik priprema izvješća voditelja, traži potrebnu dokumentaciju za voditelja, planira radni dan predstojnika, rješava administrativna pitanja iz njegove nadležnosti.
Upravitelj ureda- osigurava funkcioniranje cijelog ureda: priprema materijale za prezentacije, osigurava neprekinute usluge prijevoza, jasnu komunikaciju, osigurava rad uredske opreme i dostupnost dopisnica. Voditelj ureda odgovoran je za izgled ureda; u maloj ustanovi može istodobno obavljati funkcije službenika za kadrove.
U malim trgovačkim organizacijama, tajnici, kako god se zvali, razlikuju se po tome što moraju raditi univerzalni posao.
Zvanje tajnika možda je najbliže glumačkoj profesiji. Specifičnost i složenost rada tajnika posljedica je činjenice da je on uvijek na vidiku, u središtu komunikacije s menadžmentom, kolegama, klijentima. Osmijeh, ugodan glas, uredan izgled, samouvjerene geste i dobra volja, bez obzira na raspoloženje, stvaraju posebnu atmosferu u uredu.

Opis posla tajnika

ODOBRENO
Generalni direktor
Prezime I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.

1. Opće odredbe

1.1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih izvršitelja.
1.2. Tajnik se imenuje i razrješava nalogom generalnog direktora društva.
1.3. Tajnik izvješćuje izravno glavnog direktora / voditelja strukturne jedinice društva.
1.4. Tijekom odsutnosti tajnika njegova prava i obveze prenose se na drugog službenika, što se objavljuje u nalogu za organizaciju.
1.5. Na mjesto tajnika imenuje se osoba koja ispunjava sljedeće uvjete: obrazovanje - više, nekompletno više ili srednje specijalističko iskustvo, iskustvo na sličnom poslu od šest mjeseci, poznavanje uredske opreme (faks, fotokopirni stroj, skener, pisač), programi programa Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Tajnika u svojim aktivnostima vodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
- Povelja poduzeća, Interni propisi o radu, drugi propisi poduzeća;
- nalozi i nalozi uprave;
- ovaj opis posla.

2. Službene dužnosti tajnika

Tajnik obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci upravnih i administrativnih poslova pročelnika.
2.2. Prihvaća korespondenciju primljenu na razmatranje od strane voditelja, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenom izvođaču za uporabu u procesu rada ili pripremi odgovora.
2.3. Prihvaća dokumente i osobne zahtjeve za potpis voditelja.
2.4. Odgovara na telefonske pozive, bilježi i prenosi informacije o uslugama čelniku, organizira telefonske razgovore voditelja.
2.5. U ime voditelja sastavlja pisma, upite i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove oko pripreme sastanaka i sastanaka koje vodi predstojnik (prikuplja potrebne materijale, obavještava sudionike o vremenu i mjestu sastanka, dnevnom redu, registrira ih), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Vrši kontrolu nad izvršavanjem izdanih naloga i naloga od strane zaposlenika poduzeća, kao i nad poštivanjem rokova za izvršavanje uputa i naredbi čelnika, preuzetih pod kontrolu.
2.8. Opskrbljuje voditeljevo radno mjesto potrebnom organizacijskom opremom, dopisnicama, stvara uvjete pogodne za učinkovit rad menadžera.
2.9. Organizira prijem posjetitelja, promiče učinkovitost razmatranja zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
2.10. Formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostavlja u arhivu.
2.11. Organizira poslovna putovanja za glavu: naručuje zračne i željezničke karte, rezervacije hotela.
2.12.

Obavlja pojedinačne servisne zadatke svog neposrednog nadređenog.

3. Prava tajnika

Tajnik ima pravo:
3.1. Primajte informacije, uključujući povjerljive, u količini potrebnoj za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Dostavite upravi prijedloge za poboljšanje svog rada i rada tvrtke.
3.3. Zatražite podatke i dokumente potrebne za obavljanje svojih službenih dužnosti osobno ili u ime voditelja od odjela poduzeća i drugih stručnjaka.
3.4. Od uprave zahtijevati stvaranje normalnih uvjeta za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti tvrtke.
3.5. Donose odluke iz svoje nadležnosti.

4. Odgovornost tajnika

Tajnik je odgovoran za:
4.1. Zbog neispunjenja i / ili neblagovremenog, nemarnog ispunjavanja svojih dužnosti.
4.2. Zbog nepoštivanja trenutnih uputa, naloga i naloga za očuvanje poslovne tajne i povjerljivih podataka.
4.3. Zbog kršenja pravila internih propisa o radu, radne discipline, sigurnosnih propisa i zaštite od požara.

Ako nakon čitanja ovog članka ne dobijete jasan odgovor, zatražite brzu pomoć.

Tajnički poslovi, kratka povijesna pozadina

Zaboravimo neko vrijeme na glavnog tajnika UN -a, brojne znanstvene tajnike vrlo cijenjenih akademija, ostale stanovnike viših slojeva moći, zvane tajnici. Ovo je iz drugog područja. Radit će se o "činu tajnika" koji je 1720. godine uspostavio Petar Veliki. Prema Općim propisima koje je usvojio car reformator, a koji su postavili temelje za ruski uredski rad, ovo je ime službenika kojem je povjeren širok raspon odgovornosti na tom području, sukladno suvremenoj terminologiji, za upravljanje dokumentarcem. Obdaren znatnim povjerenjem, morao je izvršavati svoju dužnost bez "kašnjenja i neodređenosti u poslu". Danas "tajnički čin" u našoj zemlji doživljava ponovno rođenje. To je diktirano ulaskom ruskog gospodarstva u tržišne odnose i širokom uporabom visokih tehnologija u poslovanju. Udio odgovornosti zaposlenika tajnice u novim uvjetima znatno se povećao, podigla se ljestvica njegove važnosti u svakodnevnim aktivnostima tvrtke. Uspjeh tvrtke i stanje psihološke klime u timu uvelike ovise o njegovom stručnom usavršavanju, iskustvu, odnosu prema poslu. Nažalost, de facto službeni status tajnice u mnogim ruskim tvrtkama ne odgovara povećanom opsegu obavljenog posla. Njegova uloga, pravno i financijsko stanje neopravdano se omalovažava. Vrlo često postoji neadekvatan odnos prema radniku tajniku od strane menadžera koji na tu poziciju gledaju kroz prizmu zastarjelih stereotipa. Podcjenjivanje važnosti tajnika i njegovog mjesta u općem proizvodnom procesu u uvjetima tržišta i slobodne konkurencije utječe. Za razliku od razvijenih kapitalističkih zemalja, dužnosti i prava radnika tajnika, koji se ponekad naziva i pomoćnikom tajnika ili voditeljem ureda, do danas nisu jasno definirani. Sam tajnički odjel ostaje fragmentiran. Tajnici nisu profesionalno ujedinjeni. Nemaju nacionalne organizacije na koje bi se mogli obratiti oni na vlasti i poslodavci i koji bi bili spremni štititi njihove interese, brinuti se o njihovom stručnom obrazovanju i rastu karijere.

Amerikanci vjeruju da se učvršćivanje službenog položaja i njegov uspješan rad temelje na sintezi dvije kvalitete: marljivosti i inicijative. Put počinje postizati visine karijernog rasta i stjecati pristojnu razinu osnovnog obrazovanja. U moderno doba elektronike to nužno uključuje savladavanje osnova informacijske tehnologije, upravljanja i ekonomije, prava, poslovne etike i stranih jezika. No, punopravni tajnik možete postati samo ako ste stekli određeno iskustvo i staž.

Što se tiče mjesta tajnika u našoj zemlji u sadašnjoj fazi, u Kvalifikacijskom priručniku za pozicije menadžera, stručnjaka i drugih zaposlenika, odobrenom uredbom Ministarstva rada i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 21. kolovoza, 1998. broj 37 (s daljnjim dopunama i izmjenama), dano je iz dodataka: tajnica-stenografkinja, tajnica-daktilografkinja, tajnica slijepog specijalista, tajnica pročelnika, znanstvena tajnica. Popis radnih mjesta tajnika dan u Kvalifikacijskom priručniku pokazuje da je pojam "tajnika" prilično složen i da zaista ima mnogo stupnjeva - od znanstvenog tajnika do tajnika -daktilografa. Dakle, postoji veliki broj funkcija koje obavljaju tajnici, niz odgovornosti i prava, različiti zahtjevi za obrazovanje, radno iskustvo i vještine.

Za mjesto tajnika upravitelja potrebno je visoko stručno obrazovanje, a za mjesto tajnika -daktilografa - "osnovno strukovno obrazovanje ili srednje opće obrazovanje i posebno osposobljavanje prema utvrđenom programu".

U rječnicima je riječ "tajnik" definirana kao "osoba koja vodi poslovnu korespondenciju pojedinca ili neke institucije, kao i zadužena za uredski rad", a u rječniku SI Ozhegova - "zaposlenik zadužen za poslovnu korespondenciju" , tekući poslovi pojedinca ili institucije ". Dakle, definicije naglašavaju da tajnik može služiti i pojedincu (upravitelju) i instituciji.

Riječ "tajnica" dolazi od srednjovjekovne francuske riječi "secretaire" i izvorno je značila povjerljivo lice (tajna na francuskom). Dobra tajnica u biti ostaje takva i danas. U Rusiji se mjesto tajnika pojavljuje u 18. stoljeću, isprva upravo kao mjesto osobnog carevog tajnika, a u Objašnjavajućem rječniku V. Dahl definira: "državni tajnik, suverenov povjerenik za pisma". U prvoj četvrtini 18. stoljeća. tajnik postaje službenik institucije, a u zakonodavnim aktima iz tog razdoblja opisan je opseg njegovih aktivnosti i službene dužnosti. Tako je u definicijama istaknut rad s dokumentima. Osim toga, naglašavaju da tajnik može služiti i pojedincu (upravitelju) i ustanovi. Tajnik uvijek treba biti u "uniformi": pažljivo i promišljeno odjeven, uredan, spreman brzo i učinkovito izvršiti dane mu upute, biti sposoban mirno, bez zabune, grubosti, buke i dostojanstveno rješavati pitanja iz svoje nadležnosti . Potreban mu je dar da osjeća "nijanse" slučaja, što mu omogućuje da slobodno izađe iz teških situacija, osobito, da ne vidi i ne čuje ono što se ne smije vidjeti ili čuti. Tajnik je uvijek na vidiku i svjestan je mnogih stvari: radi s dokumentima, sudjeluje na poslovnim sastancima i pregovorima, odgovara na telefonski poziv i sam naručuje u ime uprave, zakazuje termin s posjetiteljima. No ponekad morate raditi jednokratne zadatke, na primjer, prenositi novac, telefonski razgovor na daljinu, posjetiti bolesnog kolegu itd.

Uloga pomoćnika tajnika u strukturi upravljačke dokumentacije. Kategorije tajnika.

Tajnik je jedno od najčešćih zanimanja na suvremenom tržištu rada. Niti jedna organizacija ne može bez tajnika. Tajnik je desna ruka menadžera, zaposlenika koji posjeduje operativne informacije i svjestan je aktualnosti poduzeća, tvrtke, organizacije, poduzeća ili ustanove.

Posljednjih godina profesija tajnika doživjela je značajne promjene. Ako je nedavno bilo uobičajeno tajnika nazivati ​​"licem tvrtke", onda se danas već može usporediti s desnom rukom vođe, regulirajući različite proizvodne procese. U našoj zemlji potražnja za kvalificiranim tajnicama dramatično je porasla. To je prvenstveno posljedica nastanka velikog broja struktura.

International Professional Secretaries International dao je modernu tajnicu sljedeću definiciju: "On je poduzetan i razborit pomoćnik načelnika, posjeduje sve stručne vještine potrebne za ured, donosi odluke iz svoje nadležnosti i, ako je potrebno, preuzima kontrolu nad samim sobom" . "

Danas u organizacijama i poduzećima različitih organizacijskih i pravnih oblika postoji mnogo vrsta tajničke profesije. Odgovornosti raznih tajničkih djelatnika vrlo su različite.

Operater na telefonu u velikim organizacijama prihvaća sve telefonske pozive i povezuje se s potrebnim pretplatnicima. Tajnik na telefonu prihvaća telefonske narudžbe i poruke, telefonski daje potrebne informacije o asortimanu robe ili usluga koje tvrtka pruža, u ime čelnika, telefonski kontaktira vlastite zaposlenike i predstavnike organizacija trećih strana. Tehnički tajnik radi s uredskom opremom. Recepcioner prihvaća pisma, faksove, e-poštu, odgovara na telefonske pozive i prosljeđuje ih do odredišta, prima posjetitelje. Tajnik ureda prima i analizira korespondenciju, priprema nacrte dokumenata, organizira rad s dokumentima, izvršava naloge pročelnika i njegovih zamjenika, koordinator je i otpravnik ureda.

U Priručniku o kvalifikacijama za pozicije menadžera, stručnjaka i drugih zaposlenika (odobren Rezolucijom Ministarstva rada Ruske Federacije od 21. kolovoza 1998. br. 37) mjesto tajnika daje se s dodacima: tajnik -tipkar, tajnik slijepog specijaliste, tajnik pročelnika, tajnik-stenograf, akademski tajnik. Svi se oni odlikuju širokim rasponom funkcija, skupom odgovornosti i prava, različitim zahtjevima za obrazovanjem, radnim iskustvom i vještinama. Kvalifikacijske karakteristike ovih stručnjaka prikazane su u Dodatku A.

Razvoj novih društveno-ekonomskih odnosa u Rusiji izazvao je brzi rast raznih vrsta nedržavnih poduzeća i tvrtki. Čelnik svake takve organizacije ima tajnika. Tajnici rade i za predstavnike slobodnih profesija - odvjetnike, bilježnike, kao i za mala privatna poduzeća.

Upravljačko osoblje nevladinih komercijalnih organizacija u pravilu je vrlo malo. Čelnici ovih tvrtki uglavnom se bave rješavanjem osnovnih proizvodnih pitanja, strateških problema razvoja svojih poduzeća, a značajan dio upravljačkog (prvenstveno administrativnog) posla povjeravaju svojim tajnicima. Tajnik čelnika moderne tvrtke mora ne samo brzo ispisivati ​​i pravilno sastavljati dokumente, već i sastavljati tekstove različitih dokumenata, uređivati ​​projekte, ne samo racionalno organizirati prijem posjetitelja i telefonsku uslugu, već i samostalno rješavati mnoga pitanja u skladu s uputama s glave.

Ova nova vrsta tajničke profesije naziva se pomoćnica tajnika.

Kao što znate, tajnica i pomoćnica prilično su različite sorte tajničke profesije. Tajnik voditelja organizacije pomoćnik je koji organizira aktivnosti prvog čelnika, priprema mu dokumente, organizira sastanke, pregovore, službena putovanja i pruža telefonske usluge. Pomoćnik je specijalist ne samo u području tajničkih poslova, već i u području glavne djelatnosti tvrtke; priprema odluke, izvješća, izvješća, govore pročelnika, analitičke dokumente; analizira situaciju i sudjeluje u razvoju strategije i taktike tvrtke.

Riječ "tajnik" dolazi od latinske riječi secret ("tajna, tajna"), a riječ "referent" znači "osoba koja nešto priopćava". Podrijetlo naziva "tajnik-pomoćnik" djelomično objašnjava ulogu i važnost tajnika u upravljačkoj strukturi.

Tajnik-pomoćnik povjerenik je menadžera koji posjeduje određene podatke i oslobađa svog šefa od trenutnog posla kako bi mu omogućio da se usredotoči na rješavanje glavnih pitanja poduzeća. Zahvaljujući radu tajnika-pomoćnika, menadžer se može maksimalno koncentrirati na ispunjavanje svojih profesionalnih zadataka.

Pomoćnik tajnika je zanimanje koje uključuje mnoge funkcije. Brojne i različite dužnosti modernog pomoćnika tajnika mogu se (uz dovoljan stupanj konvencije) podijeliti u dvije velike skupine:

Funkcije upravljačke dokumentacije;

Funkcije za takozvanu uslugu upravljanja bez papira.

Ostvarujući funkcije dokumentarne podrške menadžmenta, tajnik-pomoćnik bavi se pripremom i izvršenjem službenih dokumenata, organizacijom protoka dokumenata, skladištenjem i korištenjem dokumenata u tekućim aktivnostima organizacije. Valja napomenuti da u nedržavnim strukturama gdje rade tajnici-pomoćnici, u pravilu se ne stvara namjenska službenička jedinica, funkcije za službeničke službe koncentrirane su u tajništvu. U isto vrijeme, radno mjesto pomoćnika tajnika obično je opremljeno suvremenim tehničkim sredstvima i podržano softverom. To vam omogućuje optimalno, uz najmanje utroška radnog vremena, organiziranje uredskih usluga, kombinirajući ih s obavljanjem drugih brojnih poslova.

Funkcije tajnika-pomoćnika za dokumentarnu uslugu uključuju: organiziranje prijema posjetitelja, telefonsku uslugu, osiguravanje radnog odmora menadžera, kontakte s djelatnicima tvrtke i brigu o gostima tvrtke, organiziranje sastanaka i pregovora za upravitelja, priprema poslovna putovanja za voditelja, organiziranje i sudjelovanje na sastancima, praćenje izvršavanja uputa uprave, organizacija radnog dana upravitelja, rezervacija vremena, organizacija radnog mjesta voditelja, kontrola ispravnosti i ispravnog rada uredske opreme.

Često se tajničke funkcije za upravljanje bez dokumenata definiraju kao funkcije za organizacijsku podršku aktivnostima menadžera. Ovo nije sasvim točno. Doista, tajnik-pomoćnik pouzdan je pomoćnik upravitelja. Istodobno su na njoj zatvoreni svi (ili većina njih) unutarnji i vanjski odnosi organizacije, ona je poveznica između menadžera i zaposlenika, kao i poslovnih partnera. Dakle, značajno mjesto u funkcijama tajnika-pomoćnika za nedokumentarne usluge zauzimaju komunikacijske funkcije. Danas se tajnik-pomoćnik izvršnog direktora ne samo da se često naziva "desna ruka" menadžera, već se uspoređuje i sa "središnjim živčanim sustavom" tvrtke, što još jednom naglašava važnost komunikacijske komponente u uslugama bez papira.

Posebnu skupinu funkcija tajnika-pomoćnika čine referentne funkcije koje je teško nedvosmisleno definirati kao dokumentarne ili nedokumentarne. Uz određeni stupanj konvencije, ove se funkcije ponekad definiraju kao funkcije za informacijsku podršku aktivnostima menadžera. Referentna komponenta prvenstveno uključuje:

Pregled posebne literature i periodike prema profilu tvrtke,

Pretraživanje i obrada informacija potrebnih rukovoditelju,

Poznavanje knjiga, priručnika i drugih izvora koji sadrže informacije potrebne u svakodnevnim aktivnostima menadžera.

Opseg referentnih funkcija u različitim organizacijama vrlo je različit, ali svaki tajnik-referent trebao bi biti sposoban kompetentno organizirati rad s informacijama. Tajnik-pomoćnik mora imati sveobuhvatne podatke o zaposlenicima tvrtke (brojeve telefona, adrese itd.), Moći pronaći zaposlenika potrebnog menadžeru ne samo za vrijeme rada, već i u slobodno vrijeme, znati o najviše važni događaji u osobnom životu zaposlenika (godišnjice, druge proslave).

Uz tradicionalne dužnosti pomoćnika i pomoćnika upravitelja, danas se pomoćniku tajnika delegiraju razne funkcije koje nikada prije nisu bile dio tajničke djelatnosti. Opseg ovih odgovornosti prilično je širok i raznolik u različitim tvrtkama.

Određene administrativne funkcije i manje računovodstvene operacije često se prenose na pomoćnika tajnika. Dužnosti tajnika-pomoćnika uključuju primanje klijenata i gostiju tvrtke, aktivnosti u okviru odnosa s javnošću (odnosi s javnošću), formiranje arhive itd. Tajnik-pomoćnik pregledava korespondenciju voditelja, šaljući dio dokumenti izravno stručnjacima i menadžerima; bilježi i kontrolira izvršavanje svih naredbi voditelja, pismenih i usmenih. Sve činjenice, dokumenti, upute vezane za aktivnosti pročelnika bilježe se u njegov dnevnik.

U malim trgovačkim organizacijama pomoćnik tajnika u pravilu komunicira sa sigurnosnom službom, osobljem i ekonomskim službama. U nedostatku mjesta čelnika ovih službi, ponekad izravno koordinira aktivnosti ovih jedinica. Često se tajnici-suci premještaju na određene funkcije zaposlenika uključenih u rad s osobljem (na primjer, dokumentiranje radnih odnosa). U nekim malim tvrtkama dužnosti pomoćnika tajnika bliže su onima zamjenika načelnika za opća pitanja.

Često je zaposlenik koji obavlja poslove mlađeg tajnika podređen pomoćniku tajnika.

Svaki izvršni tajnik mora biti sposoban donositi odluke, davati upute i zastupati svog menadžera u poslovnim situacijama.

Važnost pomoćnika tajnika u upravljačkoj strukturi stalno se povećava. Prema časopisu "Profil", danas je tajnica-pomoćnica jedno od dvadeset najpopularnijih zanimanja. Štoviše, prema stupnju prestiža i izgledima za sljedećih pet godina, ova je profesija dobila maksimalnu ocjenu. Živahan i zanimljiv posao, dobre plaće (osobito u velikim gradovima) čine ovu profesiju prilično privlačnom. Potražnja za stručnim tajnicima-pomoćnicima održava se bez obzira na krize, političke fluktuacije i tečajeve.

Formiranje nove tajničke profesije jednako se temelji na domaćem i stranom iskustvu u organiziranju tajničkih službi.

Valja napomenuti da se u Sjedinjenim Državama i Zapadnoj Europi rad ovlaštenog tajnika dugo smatrao prilično poštovanim i prema tome plaćen. Tajnici se školuju u specijaliziranim obrazovnim ustanovama s visokom razinom nastave. Mnoge zemlje uvele su poseban ispit za zvanje stručnog tajnika, bez kojeg je nemoguće računati na mjesto visokog tajnika.

Rad pomoćnika tajnika moderne ruske tvrtke ima svoje specifičnosti:

Veliki broj zadataka sa značajnim razlikama u stupnju složenosti, važnosti itd .;

Vrlo naporan radni dan;

Potreba paralelnog izvođenja nekoliko radova;

Stalni prekovremeni rad, neplanirani zadaci, potreba da ostanete do kasno nakon završetka radnog dana u slučaju hitnog posla;

Posebni radni uvjeti: telefonski pozivi, pozivi itd.

Specifičnost i složenost tajničkog posla povezana je i s činjenicom da je tajnica uvijek na vidiku, u središtu komunikacije s upravom, kolegama, klijentima. Nije slučajno što kažu da je "tajnica lice tvrtke". Pomoćnik tajnika je uslužno zanimanje. U domaćoj praksi mjesto pomoćnice tajnice pretežno zauzimaju žene, koje će se vjerojatnije ostvariti kao pomoćnice.

U vezi s promjenom mjesta tajnika u upravljačkoj strukturi suvremenog poduzeća, pojavili su se veći zahtjevi za razinu obrazovanja tajnika-pomoćnika, njegovu profesionalnu erudiciju, komunikacijske vještine i sposobnost rješavanja različitih poslovnih problema .

Danas zanimanje tajnica-asistentica zahtijeva posebnu osobu, čitav niz osobnih i poslovnih kvaliteta, zbog specifičnosti tajničkog rada.

Okrenimo se brojnim oglasima koji pozivaju tajnice-pomoćnice na posao. Kandidatima za ovu poziciju nameću se sljedeći zahtjevi: poznavanje uredskog rada (to podrazumijeva poznavanje pravila za pripremu i izvršavanje glavnih vrsta upravljačkih dokumenata i osnovnih pravila za organizaciju rada s dokumentima); Poznavanje rada na računalu (što znači poznavanje uređivača teksta Microsoft World, sustava proračunskih tablica Microsoft Excel i općenito poznavanje operacijskog sustava Windows); znanje u određenim granicama stranog jezika, češće engleskog, rjeđe njemačkog ili francuskog.

Zapravo, kvalifikacije i drugi zahtjevi za suvremene tajnike mnogo su širi. Nažalost, pri zapošljavanju tajnice upravitelj nije uvijek u stanju jasno formulirati ove zahtjeve. I opis posla, gdje je dostupan, ne daje potpunu sliku o dužnostima pomoćnika tajnika.

Profesionalni tajnik-pomoćnik mora imati određena znanja i vještine, posjedovati određene poslovne i osobne kvalitete.

Stručna znanja i vještine potrebne suvremenom tajniku-pomoćniku mogu se grubo podijeliti u tri grupe:

1. Znanje potrebno za dokumentacijsku i informacijsku podršku uprave i društva u cjelini.

Pomoćnik tajnika trebao bi znati:

Regulatorni i metodološki dokumenti o dokumentacijskoj podršci menadžmenta,

Osnovni principi upravljanja dokumentima,

Osnove arhiviranja,

Osnovni aplikacijski programi,

Ruski jezik,

Jedan ili više stranih jezika (ovisno o profilu tvrtke).

Sastaviti i izvršiti glavne vrste i sorte upravljačkih dokumenata;

Racionalno organizirati rad s upravljačkim dokumentima, voditi arhivu;

Pronađite, organizirajte i pohranite podatke;

Koristite pisaći stroj, osobno računalo, pisač i druga sredstva za sastavljanje, izradu, kopiranje dokumenata.

2. Znanje potrebno za komunikacijsku podršku tvrtke i njene uprave:

Pravila poslovnog razgovora;

Načela organiziranja prijema posjetitelja, sastanaka, poslovnih putovanja;

Suvremena sredstva komunikacije;

Osnove profesionalne etike.

Na temelju tog znanja tajnik bi trebao biti u stanju:

Vodi poslovne razgovore i telefonske razgovore;

Organiziranje sastanaka, prezentacija, poslovnih putovanja;

Koristiti suvremena sredstva komunikacije;

Organizirati prijem posjetitelja;

Planirajte svoj posao, planirajte i uštedite vrijeme menadžera.

3. Znanja koja se odnose na glavne aktivnosti poduzeća, njegovu unutarnju strukturu i vanjske odnose:

Načela organizacije menadžerskog posla, pravni temelji upravljanja;

Osnove upravnog, radnog i poslovnog prava;

Pravni akti i propisi kojima se uređuju djelatnosti tvrtke i njezinih zaposlenika.

Na temelju tog znanja tajnik bi trebao biti u mogućnosti osigurati učinkovit rad voditelja.

Osim toga, možemo reći o onim posebnim znanjima koja bi trebao imati znanstveni tajnik, koji obično nema samo visoko obrazovanje, već i akademsku titulu.

Znanstveni tajnik mora znati:

Znanstveni problemi relevantnog područja znanja, znanosti i tehnologije;

Smjerovi gospodarskog razvoja u određenom području djelovanja ustanove;

Domaća i strana postignuća u sličnom području znanja;

Utvrđeni postupak za organiziranje, planiranje, financiranje, provođenje i provedbu znanstvenih istraživanja i razvoja, kao i njihovo patentiranje;

Važeći propisi koji uređuju zaštitu autorskih prava i patenata;

Metode organiziranja rada znanstvenika i upravljanja znanstvenim istraživanjem i razvojem itd.

Dakle, tajnik-pomoćnik mora biti sposoban obavljati sve vrste poslova: od najjednostavnijih tehničkih do kreativnih. No, njegov se rad razlikuje od rada drugih tajnika prvenstveno najvišom profesionalnošću, prisutnošću referentnih vrsta poslova vezanih za prikupljanje, analizu, podnošenje materijala i pripremu dokumenata, tečnim poznavanjem stranih jezika i besprijekornim poznavanjem računalna tehnologija. Tajnik-pomoćnik je visoko obrazovan, kreativno nadaren, visoko stručan pomoćnik menadžera, kojem uvijek vjeruje i na kojeg se može potpuno osloniti pri izvršavanju zadataka bilo koje složenosti.

Profesionalni zahtjevi za različite kategorije tajnika

Kvalifikacijski imenik radnih mjesta o kategorijama tajnika. Tajnik-daktilograf. Tajnik-stenograf. Tajnica slijepog stručnjaka. Glavni tajnik. Opći zahtjevi za različite kategorije tajnika. Faze karijere moderne tajnice. Tajnik-pomoćnik. Upravitelj ureda. Tajnik-pomoćnik pročelnika. Kategorije tajnika. Djelatnosti tajnika u strukturi upravljačkog aparata. Kvalifikacijski uvjeti za rad tajnika, obrazovna razina, radno iskustvo, praktične vještine. Propisivanje radnih mjesta tajnika u organizacijskim i pravnim dokumentima. Imenovanje, sadržaj, postupak izrade opisa poslova i uputa za osposobljavanje za tajnika određene kategorije. Ovisnost funkcija tajnika o razini voditelja, smjeru organizacije, obujmu tijeka rada, sustavu dokumentacijske podrške. Interakcija tajnika s osobljem organizacije.

Poslovne i osobne kvalitete pomoćnika tajnika.

Suvremena psihologija shvaća osobnost kao više ili manje autonoman, stabilan sustav društveno značajnih individualnih psiholoških karakteristika osobe, čineći je potpuno istom, a ne određujući njezin identitet, ponašanje, sposobnosti, kreativne sposobnosti, odnos prema sebi i drugim ljudima, jednom riječju - cijeli njegov izgled, razina težnji i stvarno ponašanje. Ove su karakteristike posljedica prirodnih karakteristika ljudi, na primjer, dobi, spola, temperamenta itd., Njihovih trenutnih potreba, interesa, vrijednosnih usmjerenja i društvenih uloga u društvu, ali istodobno i iskustva iz prošlog života stečenog kroz znanje, vještine, navike, kultura prethodnih generacija, obiteljske tradicije itd.

Na temelju podataka dobivenih iz prirode (i, ako je potrebno, malo ih ispravljajući) možete se formirati kao osoba sposobna svladati željeno zanimanje, koristiti društvu i sebi i dobiti zadovoljstvo obavljenim poslom. V. u potpunosti sve što je rečeno pripada profesiji tajnica.

Govorimo o tajniku poduzeća, ustanove, organizacije bilo kojeg oblika poslovanja. Ova je profesija vrlo rasprostranjena u cijelom svijetu, posebno među djevojkama i djevojkama, ali i muškarci su zaposleni u tajničkim poslovima. U inozemstvu se mjesto sekretara jedne tvrtke za mladog čovjeka smatra prestižnim i prilično visoko plaćenim. Popularnost ove profesije u modernoj Rusiji raste u svezi s prijelazom na tržišno gospodarstvo i pojavom mase novih poslovnih i drugih struktura. No istodobno se povećava i razina profesionalnih i drugih zahtjeva za osobnost tajnice.

Tajnica je lice ustanove. Tvrtka se ocjenjuje njegovim radom i ponašanjem. Tajnik se mora pridržavati "poslovnog identiteta poduzeća". Točnost, kompetentnost, ispravnost, učinkovitost, lakoničnost, pristojnost i dobronamjernost - to su njegovi glavni principi i moraju se poštivati ​​u radu.

Prosječni prodavač usredotočuje se na bilo koju aktivnost osim one koja mu donosi najveći dio novca. Na treninzima me rijetko pitaju: „Koji je najbolji način za početak razgovora? Koje riječi trebam reći? " - ali kad god se pojavi razgovor o hladnim pozivima, čujem: "Što ako nam kažu" ne "?" Vještina kompetentnog započinjanja razgovora i uspostavljanja kontakta donosi 80% rezultata, a vještina reagiranja na odbijanje - samo 20%. Staviti svoju glavnu energiju i usredotočiti se na rad s odbijanjima je poput uzvikivanja "Spremi!" Umjesto treninga plivanja. Stoga ćemo detaljno analizirati kako proći kroz tajnicu.

Sve metode prolaska kroz tajnika mogu se podijeliti u tri vrste.

1. Iskreni prijemi temelje se na našem povjerenju i duhu, poznavanju poslovnih procesa i drugim značajkama rada i samog tajnika i tvrtke u cjelini.

2. Tehnike s elementima obmane ili manipulacije temelje se na određenom zavaravanju tajnika. Nisam pobornik ovih tehnika, ali one postoje i djeluju, pa ih vrijedi spomenuti.

3. Tehnike s elementima intrige i razbijanjem predloška- tehnike u kojima se naše riječi ne uklapaju u tajnikov model razmišljanja, njegov "program" ne uspijeva i on nas propušta.

Prvi iskreni prijem putem tajnice je unaprijed saznati ime donositelja odluke. Toliko je jednostavno da mnogi ne! Poznavanje imena jedan je od glavnih ključeva za kontaktiranje donositelja odluka!

Postoji nekoliko jednostavnih načina da saznate ime.

Metoda broj 1. Priprema. Dok se pripremate za poziv, ime donositelja odluke možete saznati na web stranici tvrtke, u njezinim vijestima ili u medijima.

Metoda broj 2. Poziv kolege, ili metoda dva poziva. Vaš kolega prvo zove vašeg kontakta, saznaje ime donositelja odluke, daje vam ga, a vi ga zovete koristeći ime donositelja odluke. Usput, vaš kolega trebao bi nazvati što je moguće učinkovitiji poziv i biti spreman privesti ga kraju ako je neočekivano povezan s donositeljem odluke ☺. Poziv kolege izgleda standardno:

– Dobar dan! Igor Stalevarov, tvrtka Unicstream. Molimo vas da se povežete s direktorom.

- A na koje pitanje?

– Po pitanju suradnje. Željeli bismo vam isporučiti naše proizvode.

- Pošaljite podatke na e -mail.

– Da, u redu, spreman sam za snimanje!(Zapisuje e -poruku.)

– Kako se zove redatelj? Obilježit ću mu tu informaciju. (Ili "Čijem imenu trebam poslati pismo?")

- Andrej Ivanovič Ipatov. (Zapisuje ime).

– Hvala puno! Kada trebam ponovno nazvati na temelju rezultata?

- Zvati u petak poslije dva.

– Da dobro! Sve najbolje!

Dakle, vaš kolega je saznao ime redatelja, sada za par sati možete nazvati. Naravno, preporučljivo je da vaš kolega smisli drukčiji naziv tvrtke, tako da kad nazovete, tajnica neće biti u nedoumici. Ponekad iskusni asistent na pitanje: „Kako se zove redatelj? Na čije ime treba poslati pismo? " će odgovoriti: „Upišite naziv tvrtke. Ionako će doći k meni. " U ovom slučaju vaš pokušaj nije uspio.

Metoda broj 3. Poziv okružnom policajcu. U ovom slučaju to je, naravno, manipulacija. Na web stranici potražite pravnu adresu tvrtke, nazovete u ime okružnog policajca i saznate ime donositelja odluke. Dogodilo se da se kod nas većina ljudi s nekim strahom odnosi prema agencijama za provođenje zakona i prvo odgovaraju na njihova pitanja, pa tek onda pomisle zašto. Tajnica najčešće nije iznimka. Glavna stvar je da morate znati poziciju donositelja odluka i unaprijed smisliti bilo koje ime i prezime ravnatelja. Poziv je kratak, upućen apsolutno ozbiljnim, ali ravnodušnim tonom, bez nepotrebnih riječi, emocija i riječi poštovanja koje obični ljudi koriste:

– Okružni oficir milicije za takav kotar Gordeev! Navedite ime i prezime vašeg redatelja (stanka), Sergey Leshchinsky? (Pauza.)

- Ne. Ipatov Andrej Ivanovič. (Oprezno.)

– Aha, Andrey Ipatov. Hvala... (Spusti slušalicu.)

U većini slučajeva tajnik bez oklijevanja diktira ime donositelja odluke. Štoviše, na isti način možete zatražiti i izravan broj, budući da ste se "obratili" za pomoć okružnom policajcu.

Metoda broj 4. Poziv poreznog inspektora. Prijem u potpunosti ponavlja prethodni, ali se vrši u ime poreznog inspektora.

– Porezni broj inspektora takvog i takvog okruga Gordeev. Ovo je Unicstream LLC, zar ne?

- Da zašto?..

– Provjera detalja: vi ste LLC "Unicstream", pravna adresa je 5. Stolbovaya Street, 7, a trenutno je direktor tvrtke Sergey Ivanovich Leshchinsky?(Kažemo bilo koje ime i prezime.)

Ne ne. (Ili odmah sama kaže ispravno ime i prezime.)

– Dakle, trebate popraviti ... A tko?

- Andrej Ipatov. (Oprezno.)

– Dakle, I-pa-tov And-rei Iva-no-vich. Je li mu telefon ostao isti?

– Diktiraj, provjerit ću.

- Sedamsto dvadeset tri ... (Tajnica diktira broj.)

– Da. Sve je točno. Hvala!

Metoda broj 5. Nazovite svoju tajnicu. Ovu je tehniku ​​prikladnije izvesti uz pomoć partnera. Vaš kolega trebao bi nazvati tvrtku koja vas zanima u ime vašeg osobnog tajnika. Tako vaš status postaje jedan korak s njezinom šeficom, a “vašoj tajnici” je mnogo lakše pregovarati s kolegom. On može i saznati ime donositelja odluke, i dogovoriti vaš sastanak ili, ako trebate, o vremenu vašeg poziva njezinoj šefici, tada će se kontakt očekivati ​​i neće biti hladan!

Kako bi to moglo izgledati:

- Dobar dan, tvrtka "Unicstream", pomoćnica ravnatelja Ivanova Svetlana. Htio bih dogovoriti sastanak (kontakt) između moga direktora i vašeg. Kada je prikladno to učiniti?

- Pozdrav! .. I navedite tko ste i po kojem pitanju?

- Ja sam pomoćnik Sergeja Vladimiroviča Nikiforova, direktora Unicstream -a, zajedno s vama planiramo određene projekte, a moj me direktor uputio da se dogovorim s vašim direktorom, kada bi to bilo zgodno? Sergej Vladimirovič ima vremena, na primjer, sutra popodne. Što imaš?

- Tako-ak. Daj da vidim. Pa možeš u 16:00. Kako vas upisati?

- "Unicstream", Sergej Nikiforov. Usput, kako se točno zove vaš redatelj?

- Andrej Ipatov.

- Dakle, Ipatov Andrey Ivanovich. Dobro. To znači da će sutra Sergey biti kod vas u 16:00. Sve najbolje.

Naravno, morate razgovarati apsolutno samopouzdano, kao da ste vi (ili vaš kolega) zapravo pomoćnik i da se "ne pare" s bilo kakvim problemima s vezom.

Važno je napomenuti kako funkcionira izraz "s vama planiramo određene projekte". Ovo je samo slučaj kada nismo na vrijeme, ali tajnik sam odlučuje da već surađujemo. Barem on to može odlučiti, jer se izraz izgovara u sadašnjem vremenu - "planiranje" i nejasno - "određeni projekti". Istodobno, izgleda vrlo impresivno.

Metoda broj 6. Izravno nazovite treću stranu. Ova metoda temelji se na "Pripremi". Kad proučavate web stranicu potencijalnog klijenta, ponekad na njoj pronađete imena, prezimena i telefonske brojeve nekih zaposlenika. Možete nazvati jednog od njih, razgovarati i dobiti ime redatelja, preporuku od "treće strane" ili možda odmah otići donositelju odluke:

- Sergej Ivanovič?

- Sergey Ivanovich, dobar dan, moje ime je Sergey Nikiforov, tvrtka "Unicstream". Tražim osobu koja se bavi kupnjom od vas, pogledala je podatke na vašoj web stranici i zaključila da ste to možda vi (stanka).

- Ne ne. Vjerojatno neka greška ...

- Sergej Ivanoviču, molim vas, pomozite mi, a tko se bavi kupnjom od vas? Planiramo surađivati ​​s vama i važno mi je da sada razjasnim neka pitanja.

Podsjećam vas da treća strana nije opterećena teretom odgovornosti, a ako zvučimo povoljno, ništa nas ne sprječava u primanju informacija.

- Ovdje Andrey Nikolaevich, komercijalni direktor, on donosi odluku, a zatim se menadžeri bave tehničkim pitanjima.

- Kharlamov.

-Har-la-mov. Kako mi može biti lakše kontaktirati ga?

- Dakle. Sad ću vam reći ... 975 31 10, bit ćete odvedeni do tajnika Andreja Nikolajeviča.

- Vidim, hvala, Sergej Ivanoviču! Mogu li reći da ste mi preporučili da ga kontaktiram?

- Zaboga.

- Usput, kako se zove tajnica?

- Albina.

- Hvala vam puno, Sergey Ivanovich!

Tako smo saznali ime donositelja odluka, ime tajnice, a dobili smo i pseudo-preporuke koje će pomoći u komunikaciji s Albinom. Ponekad se i sama treća strana može izravno povezati s donositeljem odluke. Onda ima smisla reći jednu frazu drugačije:

- Vidim: Andrej Nikolajevič. Kako se preziva?

- Kharlamov.

-Har-la-mov. Sergej Ivanovič, možete li me povezati s Andrejem Nikolajevičem?

Naravno, nikad ne postoji 100% jamstvo da će se treća strana moći povezati, ali imajte na umu da s hladnim pozivima, kao i s aktivnom prodajom, važno je samo iskoristiti sve mogućnosti! Pravilo statistike nije poništeno!

zaključci

1. Sve metode prolaska kroz tajnika možemo podijeliti u tri vrste.

- Pošten, čestit.

- S elementima obmane ili manipulacije.

- S elementima intrige i razbijanjem uzorka.

2. Prvi način da dođete do donositelja odluka jest da unaprijed saznate ime. Sada imamo barem šest načina da saznamo ime.

Ured može raditi bez šefa, ali ne i bez tajnice

Jane Fonda

Tajništvo je jedno od najtraženijih zanimanja današnjice. Prije samo nekoliko godina jednoj je tvrtki obično bio potreban samo jedan tajnik. Jedna se osoba pobrinula za sve, uključujući primanje poziva, raspodjelu posla, na primjer, čitav vozni park automobila, ispisivanje dokumenata, čaj i kavu za posjetitelje te sastavljanje šefovog radnog dana.

Danas je jednostavno nemoguće nositi se s toliko odgovornosti samo u velikim i srednjim tvrtkama. Mnogo je tvrtki u kojima jedan zaposlenik obavlja sve tajničke dužnosti, a u drugim organizacijama postoji cijeli odjel tajnika, kojima upravlja čelnik tajništva, sve ovisi o veličini tvrtke, kao i o specifičnostima svojih aktivnosti.

Pokušali smo identificirati i klasificirati sva postojeća tajnička mjesta ovisno o obavljanju funkcija i mjestu zaposlenika u strukturi organizacije.

Ako pretpostavimo da tvrtka zapošljava maksimalan broj tajnika, tada bi rad odjela tajništva mogao izgledati ovako.

Osoblje operatora telefonom poziva potencijalne kupce s ponudom robe ili usluga. U isto vrijeme dolazi do poplave poziva kupaca jer se tvrtka oglašava u medijima. Na te pozive sekretarica odgovara telefonom i odredit će pozivateljima vrijeme posjete. Kad posjetitelji stignu u ured, dočekuje ih recepcionarka koja će otpratiti klijente u posebnu prostoriju. Pažljivi administrator ureda ponudit će čaj ili kavu dok posjetitelj čeka prijem. A ako je u nekom trenutku protok kupaca stao, tada administrator sređuje stvari u sobi za posjetitelje, stavlja časopise i zalijeva cvijeće. Istodobno postoji voditelj gospodarskog ureda, šalje kurire i vozače te prati dostupnost dopisnica, kontrolira rad ureda. Svaki menadžer ima osobnog tajnika, a viši menadžeri također imaju tajnike-pomoćnike i osobne pomoćnike. Da biste dovršili sliku, možete dodati operatore računala koji popunjavaju baze podataka, ispisuju svu dokumentaciju, cjenike, brošure, brošure s stalno ažuriranim podacima, kao i službenike koji vode evidenciju, evidenciju i arhiviraju. Svim tajničkim službama upravlja voditelj odjela tajništva.

I ovo nije potpuni popis tajničkih mjesta, pa ćemo pokušati spojiti najbliže specijalizacije u određene osnovne skupine s kojima se najčešće susrećemo u praksi, i to:

telefonski operater;
recepcionar / administrator / recepcionar;
sekretar odjela;
tajnica-pomoćnica;
voditelj ureda / voditelj tajništva;
osobni asistent / osobni asistent.

Operater na telefonu

Ovo je možda najniže plaćena, ali najtraženija pozicija od svih uredskih usluga. Postoji mnogo drugih naziva za ovu poziciju, na primjer, zaposlenik, češće zaposlenik, za rad na telefonu, menadžer za pregovore, dispečer na telefonu itd.

Glavna odgovornost takvog zaposlenika je rad s dolaznim ili odlaznim pozivima. Rad u pravilu nije povezan s izravnom uslugom posjetitelja ili izvršavanjem zadataka uprave.

, sposobnost imati sebe tijekom telefonskog razgovora
sposobnost za tehniku ​​telefonske prodaje

Uobičajene funkcije:

Pozivi klijenata i kupaca organizacije;
- pozive zaposlenicima organizacije s daljnjim prosljeđivanjem;
- pozivi zaposlenika organizacije uključenih u proizvodne cikluse.

2. Provedba prodaje putem telefona s odlaznim pozivima ili s dolaznim pozivima kupaca.

3. Prijenos referentnih informacija putem telefona.

4. Prikaz u specijaliziranim programima za organiziranje rezultata primanja telefonskih poziva:

Bilježenje podataka o klijentima;
- prodajni rezultati;
- Izvori oglašavanja zahtjeva za pozive;
- itd.

Takav položaj obično postoji u velikim tvrtkama ili u tvrtkama usmjerenim na veliki protok kupaca (usluge, pomoć i druge usluge). Popis zahtjeva za ovog zaposlenika nije dug i obično je ograničen na ugodan glas i želju za radom.

Recepcionar / administrator / recepcioner

Ovaj naziv dolazi od naziva recepcije, iza koje se nalazi radno mjesto tajnice. Dakle, razne mogućnosti pravopisa i izgovora: prijem, prijem, kao i naziv zanimanja recepcioner. U početku su takvi položaji, poput samih recepcija, postojali samo u hotelima i kozmetičkim salonima. Sada je u mnogim uredima gdje aktivno rade s posjetiteljima potrebna takva osoba. Slične odgovornosti za dispečera, dežurnog tajnika, tajnika na telefonu itd.

Radno mjesto recepcionara otvaraju tvrtke u čije urede prima veliki broj telefonskih poziva i mnogo posjetitelja. Stoga se djevojke s dobrim vanjskim podacima obično pozivaju na mjesto recepcionerke.

Osnovni zahtjevi:

samouvjereno korištenje računala i uredske opreme
poznavanje stranih jezika nije obavezno
dobre komunikacijske vještine

Uobičajene funkcije:

1. Primanje poziva na ruskom i / ili stranim jezicima:

Od klijenata i kupaca organizacije
- pozive zaposlenicima organizacije s daljnjim prosljeđivanjem

2. Sastanak i prijava posjetitelja na recepciji

3. Primanje pisama, faksova, elektroničke dokumentacije
4. Obavlja neke druge manje poslove uprave. U nekim slučajevima vodi statistiku, prihvaća gotovinu, ispunjava obrasce dokumenata, ispisuje pisma (ne sastavljajući se sam).
Najčešće se ova pozicija nalazi u stranim tvrtkama i ruskim tvrtkama usredotočenim na strane klijente. U pravilu, jedan od glavnih uvjeta za kandidate za ovo radno mjesto je poznavanje stranog jezika barem na dobroj konverzacijskoj razini.

Tajnik odjela

Tajnik koji radi kao dio bilo kojeg strukturnog odjela tvrtke (odjela, odjela, sektora itd.), Često posjedujući posebno znanje o specifičnostima rada odgovarajućeg strukturnog odjela.

Osnovni zahtjevi:

samouvjereno korištenje računala i uredske opreme

visoko obrazovanje je poželjno ili posebno znanje vezano za specifičnosti rada odgovarajuće strukturne jedinice
poznavanje stranih jezika za strane tvrtke
dobre komunikacijske vještine

Uobičajene funkcije:

1. Primanje poziva, odgovaranje na standardne upite u okviru rada ove strukturne jedinice, prosljeđivanje poziva određenim zaposlenicima.
2. Susret posjetitelja.
3. Kupnja uredskog materijala.
4. Obavljanje uredskih poslova strukturne jedinice.
5. Pregled pošte, odabir i strukturiranje potrebne korespondencije.

Ova pozicija postoji samo u velikim tvrtkama sa strukturnim odjelima ili mnogim odjelima.

Tajnik-pomoćnik

Tajnik-pomoćnik više je fokusiran na rad izvan tvrtke, odnosno izvršava naloge šefa u vezi s komunikacijom s klijentima i partnerima, stoga se od njega traži poznavanje stranih jezika. U nadležnost tajnika menadžera ulaze pitanja vezana za procese koji se odvijaju unutar tvrtke, odnosno obavlja poslove koji se odnose na samo poduzeće i njegove zaposlenike.
Ovaj tajnik, kao i osobni asistent, radi s jednom osobom, no to su najčešće druge osobe tvrtke (zamjenici direktora, dopredsjednici, voditelji odjela i odjela itd.). Također, pomoćnik tajnika može raditi s prvom osobom, bez obavljanja reprezentativnih i nekih drugih funkcija osobnog asistenta.

Osnovni zahtjevi:

više obrazovanje
radno iskustvo na sličnom radnom mjestu od godine dana
marljivost, odgovornost, učenje
samouvjereno korištenje računala i uredske opreme

Uobičajene funkcije:

1. Samokomponirajuća slova.
2. Kontrola nad izvršavanjem dokumenata i zaduženja podređenih neposrednom rukovoditelju strukturne jedinice.
3. Izrada rasporeda rada za pročelnika.
4. Pregled i priprema informacija za pročelnika.
5. Izrada analitičkih bilješki i referenci za načelnika.
6. Priprema i podrška pregovorima.

Voditelj ureda / voditelj Tajništva

Uredski upravitelj svojevrsni je uredski administrator. Uz uobičajene tajničke dužnosti, može mu se povjeriti koordinacija aktivnosti brojnih usluga tvrtke (na primjer, automobila), izvršavanje naloga zaposlenika, kako menadžmenta, tako i redovnih. Ova pozicija zahtijeva više neovisnosti nego samo biti tajnica ili recepcionarka. Voditelj ureda ima pravo provoditi određene projekte iz svoje nadležnosti (proučavanje novih proizvoda i usluga, poboljšanje sustava rada tvrtke). Često je i taj tajnik odgovoran za organizaciju korporativnih događaja, konferencija, dostavu ručkova u ured itd.

Osnovni zahtjevi:
više obrazovanje
samouvjereno korištenje računala i uredske opreme
odgovornost, energija

Uobičajene funkcije:

1. Osiguravanje vijeka trajanja ureda (organiziranje kupnje pribora za pisanje, dostava vode, kontrola dostupnosti papira u pisačima, fotokopirnim strojevima i još mnogo toga).

2. Rješavanje administrativnih pitanja (iznajmljivanje zgrade, čistačice, vozači, tajnice i još mnogo toga).
3. Uvođenje novih oblika organizacije rada.
4. Predstavnička ovlaštenja (u državnim agencijama itd.).
5. Odabir, upravljanje i osposobljavanje podređenog osoblja.
Položaj je tipičniji za tvrtke s velikim poslovnim prostorom.
Šef tajništva sastaje se samo u velikim tvrtkama, sa osobljem tajnika u uredu od najmanje 58.

Osobni asistent / osobni asistent

Jedno od najodgovornijih tajničkih mjesta koje zahtijeva akrobaciju i profesionalnost. Dobar pomagač, osim svog stručnog znanja i vještina, mora imati vrlo razvijene sposobnosti za analitičku aktivnost, biti neovisan u donošenju odluka, i što je najvažnije, biti vrlo dobar psiholog i poznavati karakteristične navike svog šefa ništa gore od svojih bliskih rodbini. Svi dokumenti koji prolaze kroz pomoćnika i odlaze do upraviteljevog stola moraju biti besprijekorni. Poznavanje poslovnog bontona vrlo je traženo na ovoj poziciji. Sposobnost osobnog asistenta da se ponaša na poslovnim sastancima određuje kako će sudionici ovog sastanka percipirati vođu.
Drugim riječima, riječ je o nezamjenjivom pomoćniku koji je svjestan svih radnih trenutaka i problema svog menadžera. Pretpostavlja se da ovaj tajnik radi isključivo s prvim licem. Glavni zadatak takvog stručnjaka je postati "desna ruka" svog šefa, uštedjeti mu vrlo skupo radno vrijeme, štedeći ga maksimalno od onih rutinskih pitanja i problema s kojima se profesionalna, kvalificirana tajnica lako može nositi.

Osnovni zahtjevi:

psihološka kompatibilnost s vođom
više obrazovanje
radno iskustvo na sličnom radnom mjestu najmanje dvije godine
marljivost, odgovornost, sposobnost učenja, izuzetna ljubaznost
samouvjereno korištenje računala i uredske opreme

Uobičajene funkcije:

1. Koordinira radnje glave.
2. Samostalno izrađuje dokumente.
3. Priprema materijale za sastanke i pregovore.
4. Priprema analitičke bilješke i reference.
5. Vodi zapisnike sa sastanaka, pregovora, sastanaka dioničara i upravnog odbora.
6. Po potrebi prevodi sa stranog jezika.
7. Vrši pripremu službenih putovanja za glavu (odabir, naručivanje hotela, karte za prijevoz, taksi itd.).
8. Podnosi samo svom neposrednom nadzorniku. U rijetkim slučajevima njegov rad može koordinirati voditelj ureda.

Visina plaća tajnica ovisi o zahtjevima tajnika za znanjem, iskustvom, vještinama i kvalifikacijama. Također je nemoguće ne uzeti u obzir financijski položaj određene tvrtke i politiku koju ona vodi u odnosu na plaće njezinih zaposlenika.
Na razinu plaća tajnica obično utječu sljedeći čimbenici:

• posjedovanje jednog ili više stranih jezika;
• radno iskustvo na sličnom radnom mjestu;
• dostupnost visokog obrazovanja;
• posebne vještine potrebne za određeno radno mjesto, kao i poznavanje posebnih računalnih programa;
• uvjeti za nastup kandidata.

Ispod je prosječna plaća u Moskvi za tajnice, ovisno o položaju i gore navedenim čimbenicima koji utječu na visinu plaća.

Više smo puta spomenuli da je vrlo teško definirati tipične odgovornosti tajnika ili pomoćnika upravitelja. Mnogo ovisi o opsegu tvrtke, njenoj veličini, mašti glave i praktički ništa nije regulirano. Osim toga, postoji i podjela unutar same struke koju, kako pokazuje praksa, radnici i poslodavci različito shvaćaju.

Sami tajnici osjećaju razliku, ponekad intuitivno, zato se na forumima ne stišavaju sporovi o tome tko je "važniji", kakva hijerarhija postoji unutar struke, što je najviši korak u karijeri administrativnog zaposlenika. Među mojim kolegama još nema konsenzusa o ovom rezultatu.

Ipak, ako ta brojna imena postoje, onda moraju postojati i fenomeni koje opisuju.

Shvatimo sve zamršenosti klasifikacije upravnih mjesta.

Razumijevanje pojmova

Navedimo glavna administrativna mjesta: „tajnik“, „pomoćnik“, „tajnik-pomoćnik“, „pomoćnik upravitelja“, „tajnik na recepciji“, „voditelj ureda“. Prije nego ih pogledamo detaljnije, shvatimo što se podrazumijeva pod svakom od ovih pozicija.

Wikipedia ne definira mjesto "tajnika". Sadrži samo članak "Pomoćnik tajnika", koji sadrži sljedeću definiciju: tajnica-pomoćnica- uredski radnik sa širokim rasponom odgovornosti od primanja telefonskih poziva (recepcionarka) do pomoćnika menadžera (osobna tajnica).

Evo popisa dužnosti koje obavlja tajnik-pomoćnik:

• primanje telefonskih poziva upravitelju;
• rad s dokumentima: utvrđivanje važnosti, priprema, registracija, distribucija, primitak, pohrana, sistematizacija;
• planiranje i priprema prijema posjetitelja;
• pomoć u planiranju rasporeda rada šefa, ponekad - rezervacija hotela i avio karata;
• sudjelovanje u pripremi poslovnih pregovora;
• naručivanje dopisnica i drugih stvari neophodnih za život ureda, ponekad - opskrba menadžera proizvodima.

Nakon čitanja ovog članka nije bilo posebne jasnoće. Svi već znamo da je raspon odgovornosti širok, a gore navedeno mogu obavljati i tajnica i pomoćnik upravitelja. Osim toga, ovo nije daleko od polovice odgovornosti koje tipični predstavnici naše struke moraju ispuniti. Ili je to možda opći naziv za cijelu skupinu zanimanja? Malo je vjerojatno da većina ljudi čuje za "tajnicu", bez ikakvih prefiksa.

Riječ "tajnica", kao što znate, dolazi od lat. tajna("Tajna, tajna"). A u starom Rimu punomoćnici su se zvali tajnici. Zaključak: tajnik ima pristup određenim podacima koji nisu podložni javnom otkrivanju, a da bi mogao obavljati svoje dužnosti, mora zaslužiti povjerenje upravitelja.

Što se tiče podrijetla riječi "referent", naziv je također latinski - "reproducira, komunicira". Stoga ta osoba radi s informacijama. Općenito, podrijetlo riječi nesumnjivo je povezano sa suvremenom strukom, ali ne objašnjava u potpunosti što ovaj zaposlenik radi u organizaciji.

Da rezimiramo: većina nas svi smo isti tajnici-referenti. Međutim, to se vrlo rijetko odražava u tablici osoblja i radnoj knjižici: mnoge moje kolege drugačije "zovu".

Da ne bude zabune

Tajnik uključenrecepcija- stav koji je u masovnoj svijesti povezan s primanjem i distribucijom poziva i dopisivanja. Ponekad takvi zaposlenici mogu provesti i početni prijem posjetitelja. Među tajničkim mjestima ovo je jedino, iz čijeg naziva je odmah jasno što će se morati učiniti. Iako, naravno, postoje iznimke.
Upravitelj ureda je paus papir s engleskog jezika. ured menadžer, tj. upravitelj ureda. Njegove glavne odgovornosti su upravljanje administrativnim, financijskim i drugim resursima kako bi se osiguralo nesmetano funkcioniranje jednog ureda i njegovog osoblja. Uredski menadžer jedno je od pozicija mlađeg menadžmenta.
Podređenost takvog zaposlenika mogu biti vozači, čistačice, a često i tajnice. Zbog činjenice da je voditelj ureda odgovoran za održavanje života ureda i njegovih zaposlenika, mnogi ljudi misle da je to mjesto slično položaju menadžera. Imaju dosta sličnih odgovornosti, ali ne daj Bože zbuniti vas i nazvati upravitelja ureda! U potonjem nema ništa sramotno, ali stupanj odgovornosti voditelja ureda mnogo je veći i pretpostavlja veće kvalifikacije.
Pomoćnik za glavu- poziciju koju mnogi smatraju najvišim korakom u karijeri administrativnog zaposlenika. U zapadnim tvrtkama položaj često zvuči kao "osobni asistent" (doslovni prijevod s engleskog. osobni pomoćnik). Više mi se sviđa tradicionalna verzija, jer naslov pozicije sadrži cijelu njezinu bit. Asistent - od riječi "pomoć". Pomoćnik nadzornika pomaže svom nadzorniku u ispunjavanju njegovih ili njezinih odgovornosti. Što će točno biti uključeno u pomoćne funkcije ovisi o mnogim čimbenicima.

Dakle, odgovornosti dvaju stručnjaka koji formalno zauzimaju istu poziciju mogu se radikalno razlikovati: jedan od njih radi s dokumentacijom, distribuira telefonske pozive i prima posjetitelje, dok drugi sudjeluje na sastancima uprave i ovlašten je donositi važne odluke. To, inače, nimalo ne isključuje činjenicu da i jedni i drugi šivaju otkinute gumbe i traže dadilju za djecu svog vođe. Opet, nema reda: ime u ovom slučaju samo pojašnjava vašu svrhu, ali nije poznato kako ćete ga točno izvesti.

Proučavamo regulatorne dokumente

Postoji dokument koji opisuje sve pozicije zastupljene na teritoriju naše zemlje - "Sveruski klasifikator radničkih zanimanja, radnih mjesta i platnih razreda"(OKPDTR, OK 016-94). Ako imate poteškoća s definicijom bilo koje pozicije u tvrtki, možete se obratiti ovom dokumentu i odabrati najprikladniji.

Ovaj se klasifikator može pronaći na web stranicama: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Na potonjem, osim OK 016-94, postoji "Jedinstvena tarifna i kvalifikacijska literatura" (ETKS) i "Sveruski klasifikator zanimanja" (OKZ 010-93, OKZ). To su dva odjeljka OK 016-94. Prvi uključuje zanimanja radnika, drugi - pozicije zaposlenika.

Zanimanja radnika (a nalaze se u klasifikatoru 5491) nas u ovom slučaju ne zanimaju, okrenimo se pozicijama zaposlenika. Ima ih 2598 i zasigurno se ovdje može pronaći sve što nam treba.

Krenimo od mjesta tajnice. Kao rezultat abecednog pretraživanja dobivamo sljedeću tablicu (vidi tablicu 1).

stol 1

Radna mjesta u OK 016-94 koja sadrže naziv "tajnik"

Svaka pozicija ima svoju kodirati... Osim toga, različite pozicije imaju jednu OKZ kod, što znači da su spojeni u jednu skupinu. Naziv "tajnik upravitelja" odnosi se na skupinu 4115 (grupa "Tajnici"). Ova grupa se sastoji od sljedećih pozicija:

• službenik;
• tajnik slijepog specijaliste;
• glavni tajnik;
• sudski referent;
• tajnik obrazovne jedinice;
• tajnica-daktilografkinja;
• tajnik-stenograf.

Evo što se kaže o tajnicama u spomenutoj skupini: Tajnici obavljaju tehničke funkcije kako bi osigurali i održavali rad čelnika institucije organizacije ili poduzeća, koristeći računalo, uredsku opremu i druga tehnička sredstva.

Njihove odgovornosti uključuju:

Na ovoj web stranici postoji prikladna podjela pozicija u grupe, iz čega se može vidjeti da je skupina 4115 uključena u stariju skupinu 411 "Tajnici, operatori računskih (računalnih) strojeva i srodnih zanimanja". Potonji, osim tajnica, uključuju i operatore računala, stenografe, daktilografe itd.

Općenito, gore navedene odgovornosti nisu u suprotnosti sa stvarnošću, osim što će spominjanje teleteksta i pisaćeg stroja nekoga nasmijati (a neke i trznuti). Međutim, svaki - čak i početnik - tajnik, gledajući predloženi popis odgovornosti, pitat će se: „Kako? I to je sve? Gdje je vizna podrška, organizacija službenih putovanja, zapisnici sa sastanaka? " Uostalom, više smo puta rekli da je tajnica profesija koja pretpostavlja da barem polovicu svog radnog vremena posvećujete održavanju menadžera i zaposlenika bez dokumenata. Redak "primanje posjetitelja" ne prenosi svu raznolikost dužnosti koje tajnik mora obavljati. Ostale dužnosti su isključivo tehničke prirode i odnose se na rad s dokumentima. Gledajući raspoloživi opis, moglo bi se pomisliti da tajnica sjedi u zasebnoj prostoriji i samo tipka po računalu i upisuje nešto u registar. Ali znamo da je to daleko od slučaja. Stoga vjerojatno takva definicija neće odgovarati stručnjacima.

Vratimo se klasifikatoru: nema mjesta “uredski voditelj”, kao i “voditelj ureda” i “pomoćnik voditelja”. No postoji pozicija "referent" (šifra 26088), uključena u skupinu 3431 - "Administrativno i upravljačko osoblje".

Ovu skupinu, osim različitih imena administratora, menadžera, čine i mjesta inspektora za praćenje izvršenja naloga, pomoćnika, pomoćnika za glavnu djelatnost.

Smiješno susjedstvo, zar ne? U istoj skupini s pomoćnikom nalazi se inspektor za kontrolu izvršenja naloga. Mnogi tajnici iz prve ruke znaju za tu kontrolu, budući da je sami provode.

To govori web stranica http://www.etks.info/ administrativno i rukovodeće osoblje i osoblje povezanih struka rješava administrativna i koordinacijska pitanja u aktivnostima organizacija i njihovih strukturnih odjela, vodi dokumentaciju i informacijsku podršku.

Njihove odgovornosti uključuju:

• vođenje poslovne korespondencije, zapisnika i druge administrativne dokumentacije;
• planiranje i organiziranje sastanaka, poslovnih sastanaka i putovanja;
• dogovaranje o vremenu različitih događaja, praćenje njihova poštivanja;
• pomoć menadžerima i zaposlenicima u rješavanju pitanja administrativne i organizacijske prirode;
• priprema nacrta ugovora, ugovora, pregovaranje, organizacija prijema posjetitelja i zaposlenika;
• ispunjenje povezanih dužnosti;
• nadziranje drugih radnika.

Koliko odgovornosti s ovog popisa obavljate? Kako se zove vaš naslov? "Tajnica"? "Upravitelj ureda"? "Pomoćnik upravitelja"?

Podsjetimo li da se tradicionalno rad tajnika dijeli na dokumentarne i nedokumentarne usluge, a većina nas obavlja dužnosti s popisa za obje razmatrane skupine („tajnici“ i „administrativno i upravljačko osoblje“), tada možemo zaključiti da smo temeljem odgovornosti većina nas izvršni pomoćnici.

Što to znači? Zašto klasifikator ne odražava pozicije kao što su "pomoćnik upravitelja" ili "voditelj ureda"? Zašto u praksi postoje pozicije, ali ih nema u klasifikatoru? Možda je zastario ili se sastavljači nisu potrudili razumjeti stanje na suvremenom tržištu rada?

Naravno, ovaj je klasifikator donekle konzervativan. No pravopisni su rječnici također konzervativni. Ljudi govore i pišu na različite načine, ali postoje određena pravila, norma koju prihvaćaju stručnjaci, a pismeni se ljudi njome rukovode. Sve upute, klasifikatori i drugi službeni dokumenti koje su izradili stručnjaci podrazumijevaju postojanje idealne organizacije u kojoj se tajnik bavi dokumentima, inspektori kontroliraju njihovo izvršavanje, a za viznu podršku i rad s delegacijama nadležna je služba protokola.

Nemojte misliti da se to ne događa. Tako je strukturiran rad mnogih velikih državnih agencija i korporacija, uprava i tvornica. Prvo, zato što postoje više od desetak godina i u svojim se aktivnostima rukovode opisima poslova i propisima razvijenim još u SSSR -u, kada je bilo teško zamisliti situaciju "tko je otišao u šumu, tko je kupio drva za ogrjev". Drugo, takva podjela dužnosti ima mnogo veze s tajnošću. Primjerice, u tvornicama koje izvršavaju vojne naredbe izvršni tajnici nemaju pristup internetu, a mobitele ostavljaju u sefu na ulazu. U takvoj je situaciji teško tražiti informacije ili naručiti karte. To rade pojedinačni stručnjaci koji imaju pristup Webu.

Osim toga, jedno je ako je tajnik u tvrtki u kojoj radi stotinu ljudi "Švicarac, i žetelac, i igrač", a sasvim drugo je kad tvrtka zapošljava nekoliko tisuća ljudi. U tom je slučaju većina radnih procesa strogo regulirana i centralizirana. Jedan specijalist ne može biti odgovoran za njih, postoje čitavi odjeli.

usput

Što se tiče prisutnosti na prvi pogled zastarjelih imena (na primjer, "tajnica-daktilografkinja"), u našoj zemlji do danas postoje organizacije u kojima se neki dokumenti tiskaju samo na pisaćoj mašini (zbog tajnosti). Osim toga, prisutnost riječi "daktilograf" u ovoj definiciji najčešće ukazuje na veliku količinu posla povezanog posebno s pripremom dokumenata. U sovjetsko vrijeme taj su posao izvodili daktilografi, a u velikim tvrtkama s centraliziranim uredskim poslovima to se sačuvalo do danas.
Može li se to mjesto nazvati, recimo, "operatorom računala"? Naravno, mnoge tvrtke to rade. Ali zašto, ako je u masovnoj svijesti određenom popisu odgovornosti već dodijeljen ovaj koncept? Jezik ne voli nikakve umjetne inovacije. Kad ovaj izraz izgubi relevantnost, nestat će.

Zašto, u praksi, postoje tajnici koji obavljaju dužnosti i referenata i inspektora za kontrolu izvršenja dokumenata, pa čak i prevoditelja? Zato što se teorija uvijek razlikuje od prakse. Tvrtke, osobito male, prvenstveno nastoje uštedjeti novac dodjeljujući mnogo različitih odgovornosti jednom zaposleniku. Jedan od mojih kolega dao je sljedeću definiciju pozicije tajnice: “osoba koja radi ono što drugi zaposlenici ne žele raditi”. Pa i to se događa. Osim toga, kao što smo već rekli, odstupanje u odgovornostima često je povezano s nemogućnošću ulaska određene jedinice u stolić za zapošljavanje, kao i s nedostatkom razumijevanja poslodavaca za stupnjeve koji postoje unutar struke.

Usporedite odgovornosti

Pogledajmo što poslodavac pod ovim ili onim imenom podrazumijeva. Da biste to učinili, obratite se web stranicama za traženje posla. Odaberemo nekoliko najava s imenima: "tajnica", "tajnica-pomoćnica", "pomoćnica voditelja", "voditeljica ureda", izaberemo po tri za svaku skupinu i usporedimo popise poslova koje obavljamo (nećemo duplicirati dužnosti koje se ponavljaju u različita radna mjesta).

Upravitelj ureda

1. Izvršenje naredbi pročelnika.
2. Održavanje ureda.
3. Pomoć u planiranju radnog vremena menadžera.
4. Priprema i izvršenje korespondencije i interne dokumentacije.
5. Prijem gostiju i posjetitelja pročelnika, organizacija sastanaka i pregovora.
6. Komunikacija s klijentima u uredu, stvarajući im prijateljsku i ugodnu atmosferu. Napomena autora: ovaj poslodavac odlučio je uštedjeti novac upravitelju računa.
7. Primanje poziva na oglašivačku liniju i njihovo prebacivanje u potrebni odjel.
8. Kontrola reda i čistoće u uredu.
9. Sustaviziranje i klasifikacija dokumenata i informacija, dovođenje do neposrednih izvođača. Napomena autora: ovo je uredski posao? Ali ne, na ovom je radnom mjestu navedeno u zasebnom retku.
10. Donošenje informacija od klijenata na pozornost menadžera.
11. Ispunjavanje uputa uredskog osoblja za izvršavanje i prijenos potrebnih uputa i informacija.
12. Provjera ispravnosti papirologije u skladu s utvrđenim zahtjevima pri zapošljavanju novih djelatnika. Bilješka: Znao sam da u tvrtki nema službenika za ljudske resurse!
13. Izvođenje kopiranja i umnožavanja djela.
14. Izdavanje punomoći.
15. Održavanje radnog lista. Napomena autora: Definitivno nema službenika za ljudske resurse!
16. Izvršenje dokumenata i izrada izvješća o utrošku sredstava za gospodarske potrebe.

Tajnica

1. Organizacija protoka dokumenata, poslovna korespondencija.
2. Izvršenje naredbi pročelnika.
3. Priprema potrebne dokumentacije i izvještavanje.
4. Organizacija i koordinacija sastanaka, pregovora, sastanaka.
5. Organizacija poslovnih putovanja (naručivanje zračnih i željezničkih karata, transferi, rezervacije hotela itd.).
6. Dogovor dolaska partnera (rezervacije hotela, transferi itd.).
7. Prijem i distribucija dolaznih poziva.
8. Održavanje života ureda.
9. Izvršenje naloga uprave (traženje informacija, priprema izvješća, komunikacija s dobavljačima sirovina, često na engleskom jeziku).
10. Dostava poštanske i kurirske službe.
11. Pružanje protoka dokumenata unutar poduzeća.
12. Pošta.
13. Administrativna podrška za pročelnika.
14. Kontrola nad izvršavanjem uputa uprave.
15. Rad s uredskom opremom.
16. Priprema organizacijskih i administrativnih dokumenata.

Tajnik-pomoćnik

1. Organizacija uredskog života.
2. Prijem i distribucija poziva.
3. Prijem posjetitelja.
4. Organizacija sastanaka i pregovora.
5. Organizacija poslovnih putovanja (rezervacija i rezervacija karata, hotela, taksija, vizna podrška).
6. Poslovna korespondencija.
7. Slanje i primanje pošte, izdavanje punomoći.
8. Uredski posao.
9. Izvršenje uputa uprave.
10. Rad s kurirskom službom.
11. Interakcija s odjelima tvrtke.
12. Održavanje reda u uredu, prijateljska atmosfera.
13. Pružanje administrativne podrške za raspored dana ravnatelja.
14. Kontrola izvršenja naloga i odobravanje dokumentacije koju je inicirao direktor.
15. Priprema organizacijske i administrativne dokumentacije.

Pomoćnik za glavu

1. Primanje dolaznih / odlaznih poziva.
2. Rad s poštom / korespondencijom, poslovnom korespondencijom.
3. Analiza informacija, prikupljanje podataka, izvještavanje.
4. Komunikacija s voditeljima odjela.
5. Izvršenje naloga voditelja u zadanom vremenskom okviru.
6. Praćenje pravodobnog izvršenja naloga / usluga.
7. Popratna poslovna putovanja (obrada viza, rezervacija željezničkih i avio karata, transferi, hoteli, događaji, izleti).
8. Organizacija i podrška prijemu od strane uprave poduzeća delegacija, posjetitelja, organizacija sastanaka, pregovora, prezentacija.
9. Kontrola nad izdacima tiskanica, ako je potrebno, narudžba.
10. Registracija, pohrana izvornika podataka te organizacijski i administrativni dokumenti.
11. Održavanje ureda.
12. Uredski rad, protok dokumenata.
13. Registracija ulazne, odlazne, interne dokumentacije.
14. Pomoć u planiranju menadžerskog radnog dana.

Kao što vidite, profesionalci na tim pozicijama imaju puno sličnih odgovornosti. Svi oni sudjeluju (ili sudjeluju) u održavanju života ureda, primaju i distribuiraju pozive, organiziraju tijek rada i izvršavaju naredbe od strane šefa.

Pogledajte popis odgovornosti za tajnika, izvršnog tajnika i pomoćnika upravitelja. Gotovo su identični. Osim ako jedna od tvrtki ne očekuje i analitički rad od asistenta. Položaj voditelja ureda pomalo je neobičan, od kojeg poslodavci očekuju obavljanje funkcija inspektora za kadrove i rad. I, možda, on je jedini od koga se ne očekuje da pomogne vođi (ili to jednostavno nije naznačeno u oglasu?). S pouzdanjem možemo reći da će pomoćnik menadžera morati pomoći menadžeru, što ga ne oslobađa potrebe da "podupire" ured.

Prije izvođenja zaključaka, okrenimo se još jednom parametru: koji su zahtjevi poslodavaca prema stručnjacima na tim pozicijama (tablica 2).

tablica 2

Zahtjevi poslodavca za voditelja ureda, tajnika, pomoćnika tajnika, pomoćnika voditelja

Pa, poslodavci koje smo nasumično odabrali ne zahtijevaju dobar izgled i visoko obrazovanje od voditelja ureda. Po našem mišljenju, ne vide veliku razliku između tajnice i voditelja ureda. Uvjeti za ostala tri radna mjesta, kao i obavljene dužnosti, gotovo su identični. Samo od pomoćnika voditelja žele iskustvo rada kao osobni asistent, a pritom ne zaboravljaju na sposobnost rada u timu (nije tajna da se mnogi pomoćnici nastoje odvojiti od tima - specifičnosti posla to zahtijevaju) .

Naravno, na razgovoru se pokazalo da je polovica odgovornosti jednostavno "zaboravljena" napisati, a od negdje će se pojaviti još dvadesetak zahtjeva za kandidata. No, u cjelini, trend je jasan: poslodavac vidi voditelja ureda kao osobu koja će se brinuti o uredu, svim zaposlenicima, pa čak i o klijentima. No, nema velike razlike između tajnika, pomoćnika tajnika i pomoćnika upravitelja.

Odnosno, teorija i ovaj put odstupila je od prakse. Jasno nam je da tajnik mora provoditi, recimo, tehničku funkcionalnost (rad s dokumentima itd.), A pomoćnik ili pomoćnik upravitelja mora obavljati složenije funkcije (pisati poslovna pisma, sastavljati analitičke preglede itd.). Znam samo za jedno poduzeće u kojem su odgovornosti raspoređene na ovaj način. Ali ona je iz kategorije idealnih. U praksi je ova podjela prije iznimka nego pravilo.

Sumnjam da u većini slučajeva poslodavci jednostavno žele uštedjeti novac angažiranjem stručnjaka koji kombinira nekoliko funkcija. Osim toga, uvođenje dodatnih jedinica u tablicu osoblja i dalje je gnjavaža.

Zašto je najčešći naziv za ovu skupinu administrativnih pozicija upravo "tajnik"? Prvo, jer su svi već dugo čuli za to. Drugo, teoretski, pomoćnik menadžera može odbiti pomoći zaposlenicima odjela, a tajnica nema kamo otići. Treće, ne znaju svi tko je taj tajanstveni "referent", pa je bolje ne stvarati nepotrebne komplikacije terminologijom.

Očito je da je prešutno prihvaćena podjela, koja postavlja pomoćnike upravitelja iznad tajnika ili tajnice-pomoćnice, zapravo formalnost. Bez sumnje, "pomoćnik ravnatelja" zvuči čvršće od "ravnateljeve tajnice". Možda je ovo cijela razlika. Poslodavca više zanimaju vaše osobne kvalitete i radno iskustvo od onoga što je upis u vašu radnu knjižicu. Naravno, nikad nismo završili s zabunom na pozicijama. Međutim, onima koji su zabrinuti zbog činjenice da se, uz svu raznolikost obavljanih dužnosti, njegovo mjesto naziva "tajnikom", savjetujemo vam da odbacite sve komplekse, a na pitanje tko radite, ponosno odgovorite: "Tajniče ".