Descripciones de trabajo del asistente personal del CEO. Descripción del trabajo de un asistente (asistente) del director general, descripciones de trabajo de un asistente (asistente) del director general, una descripción de trabajo de muestra de un asistente (asistente)
V descripción del trabajo Se especifica el alcance de las funciones y el trabajo que debe realizar una persona que ocupe un determinado puesto. Descripción del puesto de acuerdo con Clasificador de toda Rusia La documentación de gestión, o OKUD, OK 011-93 (aprobada por la Resolución de Gosstandart de fecha 30.12.1993 No. 299) se clasifica como documentación sobre regulación organizacional y regulatoria de las actividades de la organización. El grupo de dichos documentos, junto con la descripción del puesto, incluye, en particular, la normativa laboral interna, la disposición sobre la unidad estructural, la plantilla.
¿Es obligatoria la descripción del puesto?
El Código del Trabajo de la Federación de Rusia no obliga a los empleadores a elaborar descripciones de puestos. De hecho, en un contrato de trabajo con un empleado, su función laboral siempre debe ser divulgada (trabajo de acuerdo con el puesto de acuerdo con mesa de personal, profesión, especialidad con indicación de las calificaciones o el tipo específico de trabajo que se le ha confiado) (artículo 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Por lo tanto, es imposible responsabilizar al empleador por la falta de descripciones de puestos.
Al mismo tiempo, es la descripción del puesto que suele ser un documento en el que se especifica la función laboral del empleado. La instrucción contiene una lista de los deberes laborales del empleado, teniendo en cuenta los detalles de la organización de la producción, el trabajo y la gestión, los derechos del empleado y su responsabilidad (Carta de Rostrud de fecha 30.11.2009 No. 3520-6-1) . Además, la descripción del trabajo generalmente no solo revela la función laboral del empleado, sino que también especifica los requisitos de calificación que se aplican al puesto o trabajo realizado (Carta de Rostrud del 24 de noviembre de 2008 No. 6234-TZ).
La presencia de descripciones de puestos simplifica el proceso de interacción entre el empleado y el empleador en cuestiones de contenido. función laboral, los derechos y obligaciones del empleado y los requisitos para él. Es decir, todas aquellas cuestiones que suelen surgir en las relaciones tanto con los empleados existentes como con los recién contratados, así como con los aspirantes a un determinado puesto.
Rostrud cree que la descripción del trabajo es necesaria en interés tanto del empleador como del empleado. Después de todo, la presencia de una descripción del trabajo ayudará (Carta de Rostrud con fecha del 09.08.2007 No. 3042-6-0):
- evaluar objetivamente las actividades del empleado durante el período período de prueba;
- negarse razonablemente a contratar (después de todo, las instrucciones pueden contener requisitos adicionales relacionados con cualidades comerciales empleado);
- distribuir las funciones laborales entre los empleados;
- transferir temporalmente al empleado a otro trabajo;
- evaluar la escrupulosidad e integridad de la función laboral del empleado.
Por eso es recomendable la elaboración de descripciones de puestos en la organización.
Dicha instrucción se puede adjuntar a contrato de empleo o ser aprobado como documento independiente.
Cómo se elabora la descripción del puesto
Las descripciones de puestos se elaboran generalmente sobre la base de las características de calificación que figuran en los libros de referencia de calificaciones (por ejemplo, en el Libro de referencia de calificaciones de los puestos de gerentes, especialistas y otros empleados, aprobado por el Decreto del Ministerio de Trabajo de 21.08.2018). 1998 No. 37).
Para los trabajadores que son contratados en las profesiones de trabajadores, para determinar su función laboral, se utilizan libros de referencia de tarifas y calificaciones uniformes del trabajo y las profesiones de los trabajadores en las industrias relevantes. Las instrucciones desarrolladas sobre la base de tales libros de referencia generalmente se denominan instrucciones de producción. Sin embargo, para unificar y simplificar la documentación interna de la organización, las instrucciones para las ocupaciones manuales también se denominan descripciones de puestos.
Dado que la descripción del trabajo es un documento organizativo y administrativo interno, el empleador está obligado a familiarizar al empleado con la firma al contratarlo (antes de firmar un contrato de trabajo) (
La descripción del puesto del subdirector se crea para agilizar las relaciones laborales. El documento indica los deberes funcionales, responsabilidades y derechos del empleado.
El puesto de "subdirector" en diferentes organizaciones se puede llamar de forma diferente: subdirector personal, subdirector, secretario.
Muestra de una descripción de trabajo típica para un asistente de gerente
І. Provisiones generales
1. El asistente del jefe es designado para el cargo y destituido por orden del jefe de la organización.
2. El asistente del jefe reporta directamente al jefe de la empresa.
3. Durante la ausencia del asistente al jefe, sus derechos y deberes funcionales se transfieren a otro funcionario, según se informa en la orden de la organización.
4. Una persona que tiene educación más alta y una experiencia laboral similar de un año o más.
5. El subdirector se guía en sus actividades por:
- la legislación de la Federación de Rusia;
- Reglamento interno del trabajo, la Carta y otros regulaciones y empresas;
- órdenes y órdenes de la dirección;
- esta descripción del trabajo.
6. El subdirector debe saber:
- el procedimiento establecido para el manejo de documentos en la organización;
- regulaciones comunicacion de negocios y etiqueta;
- el procedimiento para mantener la documentación de informes;
- reglas para el uso de equipos de oficina, comunicaciones;
- lo básico para trabajar en un editor de texto, hojas de cálculo;
- conceptos básicos del trabajo de oficina;
- estructura organizativa y de personal de la empresa;
- el procedimiento para la celebración y ejecución de contratos.
II. Responsabilidades laborales del subdirector
El subdirector tiene las siguientes responsabilidades funcionales:
1. Planificación de la jornada laboral del gerente: elaboración y acuerdo de un horario de reuniones, visitas, llamadas, recepciones y otras acciones.
2. Acompañamiento personal del jefe en reuniones, recepciones, viajes.
3. Apoyo técnico trabajo del gerente: pedido de boletos, transporte; organización de negociaciones, reuniones.
4. Mantener actas y otros documentos que registren el curso y resultado de reuniones, reuniones, negociaciones.
5. Poner en conocimiento de los empleados de las divisiones estructurales de la organización instrucciones, órdenes de gestión y control de su implementación.
6. Recolección de información, preparación y provisión de informes analíticos, informativos, de referencia y otros a la gerencia.
7. Mantenimiento de registros, recepción de correspondencia enviada al jefe.
8. Registro de visitantes para una cita personal con el responsable, la organización de su recepción.
9. Aceptación de documentos y solicitudes de firma del titular, su registro, contabilidad y transferencia al titular.
10. Redacción de cartas, solicitudes, otros documentos en nombre de la dirección.
11. Preparación de sesiones, reuniones, reuniones, conducidas por el titular. Recopilación de los materiales necesarios, notificando a los participantes la hora, lugar de su celebración, agenda.
12. Cumplimiento de las asignaciones del cargo de titular.
ІІІ. Derechos
El asistente del gerente tiene derecho a:
1. Recibir información en la cantidad necesaria para completar las tareas asignadas.
2. Enviar sugerencias a la dirección para mejorar su trabajo y racionalizar las actividades de la empresa.
3. Enviar solicitudes a las unidades organizativas (en nombre del titular o por iniciativa personal) para obtener los documentos necesarios para el desempeño de sus funciones oficiales.
4. Exigir a la gerencia de la institución la creación de las condiciones necesarias para la implementación de su deberes oficiales.
5. Aceptar decisiones independientes dentro de su competencia.
6. Tener acceso a información confidencial cuando surja una necesidad comercial.
IV. Una responsabilidad
El subdirector es responsable de:
1. Proporcionar a los empleados de la organización información inexacta.
2. Desempeño indebido de sus funciones.
3. Daños materiales a la organización, el estado, sus contrapartes, empleados.
4. Violación de los plazos para la realización de las tareas asignadas.
5. Violación de las disposiciones de los documentos rectores de la organización, decisiones, decretos.
6. Divulgación de secretos comerciales, datos personales, información confidencial.
7. Acciones fuera de su competencia.
8. Violación disciplina laboral, precauciones de seguridad, normativa laboral interna, protección contra incendios.
9. Violación de las normas de etiqueta comercial, trato rudo a socios comerciales, visitantes, empleados de la organización.
Responsabilidades laborales asistente (asistente) director general - esto es, en primer lugar, asistencia a la primera persona de la empresa. La descripción del trabajo de un director general asistente (asistente) puede incluir requisitos específicos (por ejemplo, conocimiento de dos idiomas extranjeros) y responsabilidades. En cualquier caso, una descripción de trabajo de muestra de un director general asistente (asistente) le ayudará a redactar un documento de personal.
Descripción del puesto de subdirector general
(Descripción de funciones para el director ejecutivo adjunto)
APROBADO
gerente general
Apellido I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.
1.1. El asistente (asistente) del director general pertenece a la categoría profesional.
1.2. Un asistente (asistente) del CEO es nombrado y destituido por orden del CEO de la empresa.
1.3. El asistente (asistente) del CEO reporta directamente al CEO de la empresa.
1.4. Durante la ausencia del asistente (asistente) del director general, sus derechos y obligaciones se transfieren a otro funcionario, que se anuncia en el orden de la organización.
1.5. Una persona que cumpla con los siguientes requisitos es designada para el puesto de asistente (asistente) del director general: educación: educación superior o superior incompleta, experiencia en un trabajo similar de un año, conocimiento de equipos de oficina (fax, fotocopiadora, escáner, impresora ), Programas de Microsoft Office (Word, Excel), trabajo de oficina.
1.6. El asistente (asistente) del director general se guía en sus actividades por:
- actos legislativos de la Federación de Rusia;
- Estatuto de la empresa, Reglamento interno del trabajo, otros reglamentos de la empresa;
- órdenes y órdenes de la dirección;
- esta descripción del trabajo.
2. Responsabilidades laborales del subdirector general (asistente)
El asistente (asistente) del director general realiza las siguientes funciones laborales:
2.1. Planifica la jornada laboral del CEO (reuniones, llamadas, recepciones, etc.).
2.2. Brinda soporte técnico para las actividades del Director General (pedido de transporte, boletos; organización de reuniones, negociaciones; etc.)
2.3. Acompaña al CEO en reuniones, viajes, etc.
2.4. Participa en negociaciones, reuniones de negocios, recepciones especiales; lleva actas y demás documentos que formalizan el rumbo y resultado de reuniones, negociaciones.
2.5. En nombre del Director General, coordina los asuntos individuales con los empleados de las divisiones estructurales, les trae las instrucciones y órdenes del jefe; controla la ejecución de instrucciones y órdenes.
2.6. Recopila materiales e información requeridos por el CEO, prepara materiales analíticos, informativos, de referencia y de otro tipo y los envía al gerente.
2.7. Mantiene el trabajo de oficina, recibe la correspondencia recibida para consideración del Director General, acepta documentos y solicitudes personales para la firma del Director General, mantiene sus registros y registro y los transfiere al titular.
2.8. Mantiene una cita con el jefe, organiza la recepción de visitantes.
2.9. Redacta cartas, consultas y otros documentos en nombre del Director General.
2.10. Realiza trabajos de preparación de las reuniones y reuniones que realiza el Director General (recolectando los materiales necesarios, notificando a los participantes la hora y lugar del evento, agenda, su inscripción), lleva y levanta actas de reuniones y reuniones.
2.11. Realiza determinadas funciones oficiales del Director General.
3. Los derechos de un asistente (asistente) del director general
El asistente (asistente) del director general tiene derecho a:
3.1. Recibir información, incluida información confidencial, en la cantidad necesaria para resolver las tareas asignadas.
3.2. Presentar propuestas a la dirección para mejorar su trabajo y el trabajo de la empresa.
3.3. Solicitar la información y los documentos necesarios para el desempeño de sus funciones oficiales en forma personal o en representación del titular de las divisiones de la empresa y otros especialistas.
3.4. Exigir a la dirección la creación de condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de todos los documentos generados como resultado de las actividades de la empresa.
3.5. Tomar decisiones dentro de su competencia.
4. Responsabilidad del asistente (asistente) del director general
El asistente (asistente) del director general es responsable de:
4.1. Por incumplimiento y / o cumplimiento inoportuno, negligente de sus funciones.
4.2. Por incumplimiento de las instrucciones vigentes, órdenes y órdenes de preservación de secretos comerciales e información confidencial.
4.3. Por infracción a las normas de normativa laboral interna, disciplina laboral, normas de seguridad y seguridad contra incendios.
El asistente ejecutivo es la élite personal administrativo... Director gran empresa necesita un asistente responsable y confiable que lleve a cabo todo el trabajo organizativo e informativo. Así, el líder deja de perder el tiempo de manera irracional, quejándose y preocupándose por cuestiones menores. El asistente adquiere un estatus especial en la empresa, por ser el confidente del director.
Para realizar sus funciones de manera eficiente, no es suficiente poseer un conjunto básico de conocimientos y habilidades, es necesario tener ciertas cualidades humanas. Debe ser puntual, amable, sereno, discreto y comprometido con los intereses corporativos. Al mismo tiempo, debe prepararse para estar en una posición subordinada, para poder adaptarse a las circunstancias y el carácter del jefe.
En primer lugar, debe poder respetar tanto al líder como a los demás. Tendrá que dominar la capacidad de administrar y dar órdenes, porque se le encargará la responsabilidad de supervisar proyectos simples. El trabajo debe tomarse con total responsabilidad y no tenerle miedo. Aplica tu iniciativa y no temas expresar tu opinión a tu jefe si crees que tienes razón.
Las principales responsabilidades de un buen asistente de gerente son: el papeleo y el trabajo organizativo. Los servicios de información y documentación incluyen los siguientes casos:
1. Aceptación y verificación de los borradores de documentos elaborados, los cuales se entregan al jefe para su firma, edición y revisión.
2. Recepción de correspondencia que llegue al domicilio de la empresa, y su traslado al correspondiente unidades estructurales y empleados específicos. Preparación y envío de respuestas.
3. Redacción de cartas, solicitudes, informes, informes y demás documentación requerida por el titular.
4. Mantenimiento de registros de archivo y almacenamiento seguro de casos.
5. Controlar el trabajo de los empleados de la empresa, monitoreando los plazos.
6. Mantener un archivo de tarjeta de registro.
El mantenimiento indocumentado consta de otras responsabilidades:
1. Recepción y difusión de mensajes a través de varios canales de comunicación.
2. Controlar las llamadas telefónicas entrantes, el "rostro" de la empresa en la conversación con los clientes, la rápida toma de decisiones sobre la importancia de la llamada.
3. Asegurar el trabajo del jefe organizando su mesa.
4. Planificación racional de reuniones y otros asuntos del jefe.
5. Elaboración de consejos, sesiones, reuniones (recogida de participantes y documentos). Llevando actas de estas reuniones.
6. Organización de presentaciones de empresas.
7. Ejecución de pedidos personales y órdenes del titular.
El alcance de estas responsabilidades depende de la escala de la empresa, la gestión. El director de una gran empresa tiene varios asistentes, cuyas funciones son más limitadas, pero no menos.
El asistente ejecutivo es una gran oportunidad para dominar las habilidades de gestión. Esta posición puede ser el siguiente paso en su carrera.
Descripción del puesto de subdirector general
(Descripción de funciones para el director ejecutivo adjunto)
APROBADO
gerente general
Apellido I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.
1. Disposiciones generales
1.1. El asistente (asistente) del director general pertenece a la categoría profesional.
1.2. Un asistente (asistente) del CEO es nombrado y destituido por orden del CEO de la empresa.
1.3. El asistente (asistente) del CEO reporta directamente al CEO de la empresa.
1.4. Durante la ausencia del asistente (asistente) del director general, sus derechos y obligaciones se transfieren a otro funcionario, que se anuncia en el orden de la organización.
1.5. Una persona que cumpla con los siguientes requisitos es designada para el puesto de asistente (asistente) del director general: educación: educación superior o superior incompleta, experiencia en un trabajo similar de un año, conocimiento de equipos de oficina (fax, fotocopiadora, escáner, impresora ), Programas de Microsoft Office (Word, Excel), trabajo de oficina.
1.6. El asistente (asistente) del director general se guía en sus actividades por:
- actos legislativos de la Federación de Rusia;
- Estatuto de la empresa, Reglamento interno del trabajo, otros reglamentos de la empresa;
- órdenes y órdenes de la dirección;
- esta descripción del trabajo.
Responsabilidades laborales del asistente (asistente) del director general
El asistente (asistente) del director general realiza las siguientes funciones laborales:
2.1. Planifica la jornada laboral del CEO (reuniones, llamadas, recepciones, etc.).
2.2. Brinda soporte técnico para las actividades del Director General (pedido de transporte, boletos; organización de reuniones, negociaciones; etc.)
2.3. Acompaña al CEO en reuniones, viajes, etc.
2.4. Participa en negociaciones, reuniones de negocios, recepciones especiales; lleva actas y demás documentos que formalizan el rumbo y resultado de reuniones, negociaciones.
2.5. En nombre del Director General, coordina los asuntos individuales con los empleados de las divisiones estructurales, les trae las instrucciones y órdenes del jefe; controla la ejecución de instrucciones y órdenes.
2.6. Recopila materiales e información requeridos por el CEO, prepara materiales analíticos, informativos, de referencia y de otro tipo y los envía al gerente.
2.7. Mantiene el trabajo de oficina, recibe la correspondencia recibida para consideración del Director General, acepta documentos y solicitudes personales para la firma del Director General, mantiene sus registros y registro y los transfiere al titular.
2.8. Mantiene una cita con el jefe, organiza la recepción de visitantes.
2.9. Redacta cartas, consultas y otros documentos en nombre del Director General.
2.10. Realiza trabajos de preparación de las reuniones y reuniones que realiza el Director General (recolectando los materiales necesarios, notificando a los participantes la hora y lugar del evento, agenda, su inscripción), lleva y levanta actas de reuniones y reuniones.
2.11. Realiza determinadas funciones oficiales del Director General.
3. Los derechos de un asistente (asistente) del director general
El asistente (asistente) del director general tiene derecho a:
3.1.
Recibir información, incluida información confidencial, en la cantidad necesaria para resolver las tareas asignadas.
3.2. Presentar propuestas a la dirección para mejorar su trabajo y el trabajo de la empresa.
3.3. Solicitar la información y los documentos necesarios para el desempeño de sus funciones oficiales en forma personal o en representación del titular de las divisiones de la empresa y otros especialistas.
3.4. Exigir a la dirección la creación de condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de todos los documentos generados como resultado de las actividades de la empresa.
3.5. Tomar decisiones dentro de su competencia.
4. Responsabilidad del asistente (asistente) del director general
El asistente (asistente) del director general es responsable de:
4.1. Por incumplimiento y / o cumplimiento inoportuno, negligente de sus funciones.
4.2. Por incumplimiento de las instrucciones vigentes, órdenes y órdenes de preservación de secretos comerciales e información confidencial.
4.3. Por infracción a las normas de normativa laboral interna, disciplina laboral, normas de seguridad y seguridad contra incendios.
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1. Disposiciones generales
1.1. El subdirector general es un asistente ejecutivo.
1.2. Requisitos de calificación:
Más alto educación profesional, sin presentar requisitos de experiencia laboral o educación profesional superior incompleta y experiencia laboral en el perfil relevante de la industria durante al menos 1 año.
1.3. Un director ejecutivo adjunto necesita saber:
- decretos, órdenes, órdenes, demás reguladores y regulaciones autoridades superiores relativas a las actividades económicas y financieras de la empresa;
- perfil, especialización y características de la estructura de la empresa, perspectivas para su desarrollo;
- capacidad de producción y recursos humanos de la empresa; tecnología de producción de los productos de la empresa;
- el procedimiento para elaborar y acordar planes comerciales para la producción y las actividades económicas, financieras y económicas de la empresa;
- medios de comunicación, informática y tecnología organizativa;
- el procedimiento para la celebración y ejecución de contratos comerciales y financieros;
- el procedimiento y las condiciones de presentación de informes;
- medios de mecanización del trabajo manual;
- el procedimiento para la compra de equipo, mobiliario, inventario, material de oficina y registro de pagos por servicios;
- fundamentos de economía, organización laboral, producción y gestión;
- legislación laboral;
- normativa laboral interna;
- reglas y normas de protección laboral.
1.4. El nombramiento para el cargo de asistente del director general y la destitución del cargo se realizan por orden del director general.
1.5. El Subdirector General reporta directamente al Director General.
1.6. Durante la ausencia del asistente del director general (viaje de negocios, vacaciones, enfermedad, etc.), sus funciones son realizadas por una persona designada en orden establecido... Esta persona adquiere los derechos correspondientes y es responsable del desempeño indebido de las funciones que le sean asignadas.
2. Responsabilidades laborales
Asistente del Director General:
- organiza el trabajo de recepción, procesamiento, envío según destino de las mercancías, documentos y correspondencia entrantes, garantizando su seguridad y entrega oportuna a los destinatarios;
- supervisa la disponibilidad de los tipos de transporte necesarios, organizando el transporte correcto;
- toma medidas para cumplir con el plan de transporte, turnos de tareas por parte de los conductores de automóviles;
- rellena, emite y acepta cartas de porte y cartas de porte;
- Realiza el registro de los documentos de viaje y la contabilidad del funcionamiento de los vehículos;
- controla la exactitud de los registros de las lecturas del velocímetro y la recepción de combustibles y lubricantes (combustibles y lubricantes);
- identifica en los registros de las cartas de porte las infracciones de las reglas por parte de los conductores tráfico en la carretera y los reporta a la gerencia;
- compara los datos obtenidos sobre la operación de vehículos con tareas diarias por turnos, identifica las desviaciones y las razones de su ocurrencia;
- supervisa la observancia de la disciplina del transporte por carretera por parte de los conductores de vehículos, mantiene registros del funcionamiento de los vehículos;
- notifica a los destinatarios sobre la hora de llegada de las mercancías a su dirección.
2.3. Participa en el desarrollo de planes de reparaciones corrientes y mayores y en la elaboración de estimaciones de costos económicos.
2.4. Organiza la reparación de locales, monitorea la calidad del trabajo de reparación.
2.5. Resuelve problemas relacionados con la adquisición y almacenamiento de suministros de oficina, artículos domésticos necesarios, equipo e inventario, les proporciona unidades estructurales y también mantiene registros de sus gastos y recopilación de informes establecidos.
3. Derechos
El asistente del director general tiene derecho a:
3.1. Proporcionar a las divisiones estructurales, los especialistas individuales y otros empleados de la empresa instrucciones vinculantes.
3.2. Actuar si se detectan violaciones al orden interno en la empresa y llevar a los responsables ante la justicia.
3.3. Solicitar y recibir de las divisiones estructurales cualquier información, referencia y otros materiales sobre las actividades de la empresa.
Conocer los documentos que definen sus derechos y obligaciones en el cargo desempeñado, los criterios para evaluar la calidad del desempeño de las funciones oficiales.
3.5. Presentar propuestas para mejorar el trabajo relacionado con las obligaciones previstas en esta Instrucción para consideración del Director General.
4. Responsabilidad
El Subdirector General es responsable de:
4.1. Por el desempeño indebido o incumplimiento de sus funciones previstas en esta Descripción de puesto, dentro de los límites establecidos por la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia.
4.2. Por delitos cometidos en el curso de sus actividades, dentro de los límites establecidos por la legislación administrativa, penal y civil vigente de la Federación de Rusia.
4.3. Por causar daños materiales a la empresa, dentro de los límites establecidos por la legislación laboral y civil vigente de la Federación de Rusia.
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Colección de descripciones de puestos
La colección incluye descripciones de puestos elaboradas de acuerdo con calificaciones contenida en Manual de calificación puestos de gerentes, especialistas y otros empleados, aprobados por el decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia con fecha 21 de agosto de 1998 No. 37, así como de acuerdo con otras regulaciones sobre tarifas y características de calificación (requisitos). |
La descripción del puesto del subdirector se crea para agilizar las relaciones laborales. El documento indica los deberes funcionales, responsabilidades y derechos del empleado.
El puesto de "subdirector" en diferentes organizaciones se puede llamar de forma diferente: subdirector personal, subdirector, secretario.
І. Provisiones generales
1. El asistente del jefe es designado para el cargo y destituido por orden del jefe de la organización.
2. El asistente del jefe reporta directamente al jefe de la empresa.
3. Durante la ausencia del asistente al jefe, sus derechos y deberes funcionales se transfieren a otro funcionario, según se informa en la orden de la organización.
4. Una persona que tenga una educación superior y una experiencia laboral similar de un año o más es designada para el puesto de subdirector.
5. El subdirector se guía en sus actividades por:
- la legislación de la Federación de Rusia;
- Normativa laboral interna, el Estatuto y demás normativas de la empresa;
- órdenes y órdenes de la dirección;
- esta descripción del trabajo.
6. El subdirector debe saber:
- el procedimiento establecido para el manejo de documentos en la organización;
- reglas de etiqueta y comunicación empresarial;
- el procedimiento para mantener la documentación de informes;
- reglas para el uso de equipos de oficina, comunicaciones;
- lo básico para trabajar en un editor de texto, hojas de cálculo;
- conceptos básicos del trabajo de oficina;
- estructura organizativa y de personal de la empresa;
- el procedimiento para la celebración y ejecución de contratos.
ІІ.
Responsabilidades laborales del subdirector
El subdirector tiene las siguientes responsabilidades funcionales:
1. Planificación de la jornada laboral del gerente: elaboración y acuerdo de un horario de reuniones, visitas, llamadas, recepciones y otras acciones.
2. Acompañamiento personal del jefe en reuniones, recepciones, viajes.
3. Soporte técnico del trabajo del gerente: pedido de boletos, transporte; organización de negociaciones, reuniones.
4. Mantener actas y otros documentos que registren el curso y resultado de reuniones, reuniones, negociaciones.
5. Poner en conocimiento de los empleados de las divisiones estructurales de la organización instrucciones, órdenes de gestión y control de su implementación.
6. Recolección de información, preparación y provisión de informes analíticos, informativos, de referencia y otros a la gerencia.
7. Mantenimiento de registros, recepción de correspondencia enviada al jefe.
8. Registro de visitantes para una cita personal con el responsable, la organización de su recepción.
Aceptación de documentos y solicitudes de firma del titular, su registro, contabilidad y transferencia al titular.
10. Redacción de cartas, solicitudes, otros documentos en nombre de la dirección.
11. Preparación de sesiones, reuniones, reuniones, conducidas por el titular. Recopilación de los materiales necesarios, notificando a los participantes la hora, lugar de su celebración, agenda.
12. Cumplimiento de las asignaciones del cargo de titular.
ІІІ. Derechos
El asistente del gerente tiene derecho a:
1. Recibir información en la cantidad necesaria para completar las tareas asignadas.
2. Enviar sugerencias a la dirección para mejorar su trabajo y racionalizar las actividades de la empresa.
3. Enviar solicitudes a las unidades organizativas (en nombre del titular o por iniciativa personal) para obtener los documentos necesarios para el desempeño de sus funciones oficiales.
4. Exigir a la dirección de la institución la creación de las condiciones necesarias para el desempeño de sus funciones oficiales.
5. Tomar decisiones independientes dentro de su competencia.
6. Tener acceso a información confidencial cuando surja una necesidad comercial.
IV. Una responsabilidad
El subdirector es responsable de:
1. Proporcionar a los empleados de la organización información inexacta.
2. Desempeño indebido de sus funciones.
3. Daños materiales a la organización, el estado, sus contrapartes, empleados.
4. Violación de los plazos para la realización de las tareas asignadas.
5. Violación de las disposiciones de los documentos rectores de la organización, decisiones, decretos.
6. Divulgación de secretos comerciales, datos personales, información confidencial.
7. Acciones fuera de su competencia.
8. Violación de la disciplina laboral, precauciones de seguridad, normativa laboral interna, protección contra incendios.
9. Violación de las normas de etiqueta comercial, trato rudo a socios comerciales, visitantes, empleados de la organización.
Instrucciones de trabajo
Descripción de funciones para el Subdirector de Asuntos Generales
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1. DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Esta descripción de trabajo define los deberes, derechos y responsabilidades funcionales del Subdirector para asuntos Generales.
1.2. El asistente del director para asuntos generales es nombrado y destituido de acuerdo con el procedimiento que establece la legislación laboral vigente por orden del director de la empresa.
1.3. El subdirector de asuntos generales depende directamente del director general de la empresa.
1.4. El Subdirector de Asuntos Generales debe saber:
- decretos, órdenes, órdenes, otros documentos de gobierno y normativos de autoridades superiores sobre servicios administrativos y económicos; estructura de una empresa, institución, organización y perspectivas para su desarrollo; medios de comunicación, informática y tecnología organizativa; el procedimiento y plazos para la elaboración de informes; medios de mecanización del trabajo manual; el procedimiento de compra de equipo, mobiliario, inventario, material de oficina y registro de pagos por servicios; fundamentos de economía, organización laboral, producción y gestión; legislación laboral; Normativa laboral interna; reglas y normas de protección laboral.
1.6. Durante la ausencia temporal del subdirector de asuntos generales, sus funciones se asignan al director de la oficina.
2. RESPONSABILIDADES FUNCIONALES
Subdirector de Asuntos Generales:
2.1. Realiza y supervisa la implementación de medidas para asegurar el uso racional de transporte por carretera organizaciones, así como:
· Organiza los trabajos de recepción, tramitación, despacho de las mercancías entrantes, documentos y correspondencia de acuerdo a su destino, garantizando su seguridad y entrega oportuna a los destinatarios.
· Realiza el control sobre la disponibilidad de los tipos de transporte necesarios, la organización del transporte correcto.
· Toma medidas para cumplir con el plan de transporte, turnos asignados por los conductores de automóviles
· Rellena, emite y acepta cartas de porte y albaranes.
· Realiza matriculación de documentos de viaje y contabilidad del trabajo de vehículos.
· Controla la veracidad de los registros de las lecturas del velocímetro y la recepción de combustibles y lubricantes (POL).
· Revela en las cartas de porte los registros de las infracciones a las normas de tráfico cometidas por los conductores y las denuncia a la dirección.
· Compara los datos recibidos sobre el funcionamiento de vehículos con tareas diarias por turnos, identifica las desviaciones y las razones de su ocurrencia.
· Supervisa la observancia de la disciplina del transporte por carretera por parte de los conductores de vehículos, mantiene registros del funcionamiento de los vehículos.
· Avisa a los destinatarios de la hora de llegada de las mercancías a su domicilio.
2.2. Brinda un mantenimiento económico y adecuado estado de acuerdo con la normativa y normativa de saneamiento industrial y protección contra incendios del edificio en el que se ubican las oficinas de la empresa, así como el seguimiento del estado de los equipos (iluminación, sistemas de calefacción, ventilación, etc.) .
2.2. Participa en el desarrollo de planes de reparaciones corrientes y mayores y en la elaboración de estimaciones de costos económicos.
2.3. Organiza la reparación de locales, monitorea la calidad del trabajo de reparación.
Resuelve problemas relacionados con la adquisición y almacenamiento de suministros de oficina, artículos domésticos necesarios, equipo e inventario, les proporciona unidades estructurales y también mantiene registros de sus gastos y recopilación de informes establecidos.
2.6. Controla el uso racional de materiales y fondos asignados con fines económicos.
2.7. Supervisa el trabajo en la mejora del territorio de la oficina, así como también monitorea el estado y la reparación oportuna de los muebles.
2.8. Asegura la implementación de las medidas de extinción de incendios y el mantenimiento de los equipos de extinción de incendios en buen estado.
3. DERECHOS
El Subdirector de Asuntos Generales tiene derecho a:
3.1. Dar asignaciones de servicios y empleados subordinados, asignaciones sobre una variedad de cuestiones incluidas en sus deberes funcionales.
3.2. Monitorear la ejecución de tareas y trabajo, la ejecución oportuna de órdenes individuales y tareas del servicio subordinado y empleados.
3.3. Solicitar y recibir los materiales y documentos necesarios relacionados con las actividades del Subdirector de Asuntos Generales.
3.4. Entrar en relaciones con departamentos organizaciones externas resolver los problemas operativos de las actividades de producción dentro de la competencia del Subdirector de Asuntos Generales.
4. RESPONSABILIDAD
El Subdirector de Asuntos Generales es responsable de:
4.1. Resultados y eficiencia de las actividades productivas.
4.2. No hacer cumplir su responsabilidades funcionales, así como por los resultados del trabajo.
4.3. Información inexacta sobre el estado del trabajo que se está realizando.
4.4. Incumplimiento de órdenes, órdenes e instrucciones del director de la empresa.
4.5. No tomar medidas para reprimir las violaciones identificadas de las normas de seguridad, incendios y otras reglas que representan una amenaza para las actividades de la empresa, sus empleados.
4.6. No asegurar el cumplimiento de la disciplina laboral y de desempeño por parte de los empleados del departamento.
5. CONDICIONES DE TRABAJO
5.1. La jornada laboral del subdirector para asuntos generales se determina de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo establecido en la empresa.
5.2. Para resolver cuestiones operativas para asegurar las actividades productivas del departamento, el subdirector de asuntos generales gestiona el transporte de manera general.
