Нови правила за попълване на ваканционния график. График на ваканции и правила за изготвянето му. Какво да направите, ако служител получи работа след съставяне на ваканционен график

Графикът на ваканциите е отговорност на всички работодатели, независимо от броя на служителите във фирмата. Този документ урежда последователността на отпускане на платени отпуски през календарна година и съдържа информация за разпределението на времето за почивка на служителите (). При съставянето му се вземат предвид желанията на служителите и спецификата на работния процес. Работодателите трябва да имат време да съставят ваканционен график до 17 декември.

Характеристики на планиране на ваканции

Процедурата за планиране на ваканции може да бъде установена в колективния договор или в друг местен регламенти... Освен това Роструд смята, че графикът на ваканциите във всяко структурно звено може да бъде различен. Това важи особено за големите компании, в които работят стотици или хиляди служители. В този случай изготвянето на проекти на графици се извършва от ръководителите на отдели и след това те прехвърлят документа на служители по персонала, които от своя страна образуват консолидиран единен графикваканции.

Съгласно приетото правило, графикът за отпуска трябва да съдържа информация за времето и продължителността на отпуска за всеки служител, работещ по трудов договор.

Обикновено продължителността на ваканцията зависи от броя на ваканционните дни, на които служителят има право, и броя на неизползваните ваканционни дни към 1 януари 2020 г.

Когато планирате ваканции, не забравяйте за новодошлите, които не са работили шест месеца в началото на календарната година. Както знаем, правото на отпуск за първата година работа възниква след шест месеца непрекъсната работа при конкретен работодател. Ето защо при съставянето на график е важно да се има предвид, че начинаещите ще могат да се възползват от предписаните почивни дни до края на 2019 г.

1. Служители, които имат право да кандидатстват за платен отпуск при подаване на молба преди изтичане на шест месеца непрекъсната работа.

• жени - преди или непосредствено след отпуск по майчинство;
• служители на възраст под 18 години;
• работници, които са осиновили дете на възраст под 3 месеца.

Според искането на служителя годишен отпуск може да му бъде предоставен, докато съпругата му е в отпуск по майчинство, независимо от времето на непрекъснатата му работа с работодателя.

2. Непълно работно време.

Съгласно отпуска на работниците на непълно работно време се предоставя едновременно с отпуска на основното място на работа. Ако служител не е работил шест месеца на работа на непълно работно време, тогава отпуската се предоставя предварително.

3. Големи служители с деца под 12 години.

Попълни Кодекса на труда. Сега работодателите трябва да вземат предвид, че родителите на 3 или повече деца под 12 години имат право да ползват годишен платен отпуск по свой избор в удобно за тях време.

Б уточнява, че възрастта на децата се изчислява за годината на отпуска. Това означава, че ако в началото на годината на отпуска голям служител е имал право да ползва отпуска в удобно време, то това право остава при него, дори ако в момента на отпуска започва по -голямото дете вече на 12 години .

В преглед на актуални въпроси за февруари 2019 г. Роструд разгледа въпроса дали служител с три деца под 12 -годишна възраст може да вземе ваканция в удобно време на части. Според експерти правото да се използва ваканцията в удобно време не означава правото да се раздели ваканцията на части по искане на служителя. Такова разделяне в съответствие с е възможно само по споразумение на страните. В този случай една от частите на отпуска трябва да бъде най -малко 14 календарни дни.

4. Ветерани, служители, наградени със значката „Почетен дарител на Русия“, служители, отглеждащи дете с увреждания под 18 години, съпрузи на военнослужещи.

Как да включите началната си дата за почивка в графика си за ваканция

Роструд смята, че посочването в графика само на месец ваканция, без точни дати на началото и края на ваканцията, е незаконно.

Вдясно за отлагане на ваканцията за следващата година

Възможно е при съставянето на ваканционен график за 2020 г. някой служител да ви изпрати заявление с молба да не му предоставяте отпуска следващата година, а да го отложите за 2021 г. Това искане трябва да бъде отхвърлено. Това съветват експертите на Rostrud.

Те се позовават на факта, че годишен платен отпуск трябва да се предоставя всяка година. И ако прехвърлянето е разрешено, това само в изключителни ситуации (), които включват например производствена необходимост и временна неработоспособност на служителя.

Формуляр за ваканционен график

Когато съставяте график за ваканция, можете да използвате (). На етапа на планиране на ваканции трябва да попълните колони 1 до 6.

В колона 6 се вписва датата на започване на отпуска на служителите, включително тези, които имат право да вземат отпуск по всяко удобно за тях време.

Колони 7, 8 и 9 не се попълват. Данните в тях се носят на ръка през цялата година, тъй като служителите отиват на почивка.

Rostrud препоръчва да се добави допълнителна колона „запознати с графика“ към формуляра или да се изготви лист за запознаване, който ще бъде прикачен файл към графика за отпуска. Не забравяйте, че според началния час на ваканцията всеки служител трябва да бъде уведомен не по -късно от две седмици преди началото.

До одобрение графикът за ваканция е само чернова. След като бъде одобрен от ръководителя на службата по персонала и ръководителите на структурни отдели, документът се изпраща до синдикалната организация (). Потвърждението му се изразява във формата на извлечение от протокола от заседанието синдикален комитет... Но днес не всяка компания има профсъюз. След това трябва да направите бележка за това във формуляра в реда на печата за одобрение.

Необходимо е да се запознаят служителите с одобрения график за ваканция срещу подпис. Документът следва:

• съхранява в счетоводния и кадровия отдел;
• излизайте на удобно място за преглед;
• изпратете до структурните подразделения на компанията (копия от графика).

Ако работодателят е предупредил служителя за настъпването на отпуска по -късно от две седмици преди неговото начало, той има право да подаде писмено заявление с искане за отлагане на отпуска за друг уговорен период. В същото време той не може да напише заявление, адресирано до работодателя за предоставяне на отпуск, ако го използва в съответствие с графика.

Има няколко случая, когато служител трябва да кандидатства за ваканция:

• отпускът се ползва преди шест месеца непрекъсната работа с работодателя;
• отпускът се ползва преди шест месеца непрекъсната работа въз основа на споразумение с работодателя;
• служителят принадлежи към една от категориите, към които работодателят е длъжен да предостави отпуск в удобно време.

Промяна на ваканционния график

Тъй като графикът на ваканциите се отнася до задължителни документи не само за работодателя, но и за служителя, в случай на промени в него е необходимо съгласието на страните.

За да се запише прехвърлянето на отпуски през текущата календарна година във формуляр Т-7, се използват колони 7-9.

Клетка 10 („бележки“) трябва да се използва в следните случаи:

• когато ваканцията или части от нея се прехвърлят по посочената в - отпускането на отпуска може да повлияе неблагоприятно на нормалния ход на работа на организацията;
• когато ваканцията или части от нея са отложени поради причината, посочена в - и отлагането на ваканцията за следващата календарна година.

По правило през годината във фирмата се появяват нови служители. В тази връзка често възниква въпросът: какво да правите, ако човек отиде на работа след одобряването на графика за ваканция? Rostrud разчита на правоприлагащата практика по този въпрос и предоставя две възможности на официалния си уебсайт:

• правят промени в консолидирания график на ваканциите;
• съставете допълнителен график и го прикрепете към резюмето.

Наказание за липса на ваканционен график

Липсата на ваканционен график е административно нарушение, за извършването на което има санкции () - предупреждение или налагане на административна глоба:

• за длъжностни лица в размер от 1000 до 5000 рубли;
• за предприемачи - от 1000 до 5000 рубли;
• за юридически лица - от 30 000 до 50 000 рубли.

Остава малко повече от месец за съставяне и одобряване на график за отпуска. Как да го приготвим правилно и какви точки трябва да се вземат предвид в този случай, ще ви кажем в статията.

КОМПОЗИРАНЕ ИЛИ НЕ КОМПОЗИРАНЕ?

В много организации не се прави график за отпуска, служителите отиват на почивка в съгласие с мениджъра. Тази практика нарушава правата на служителя, тъй като той е лишен от възможността да планира и организира времето за почивка по най -ефективния начин. Понякога служител може изобщо да не може да използва гарантираното право на почивка през календарната година.

Отговорност за липсата на ваканционен график

Графикът на отпуските е предписан от Кодекса на труда (части 1 и 2 на член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация). Графикът на ваканциите се отнася до онези документи, които се проверяват предимно от служители на Федералната инспекция по труда. Ако организацията го няма, работодателят може да бъде глобен от 30 000 до 50 000 рубли за неспазване на трудовото законодателство. или да преустанови дейността на дружеството за срок до 90 дни (член 1, точка 1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Защо работодателят се нуждае от график за отпуска

Графикът на ваканциите не само гарантира правото на служителите на годишна почивка, но също така предоставя редица предимства на работодателя.

Първо, ако ваканцията е предоставена в съответствие с графика, това ви позволява да я уредите предварително и да се подготвите за плащането на отпуска. Те се издават най -малко три дни преди началото на ваканцията (част 9 от член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Второ, работодателят, ако е необходимо, ще има време да намери заместник на служителя, който напуска ваканция.

Трето, графикът ви позволява да контролирате навременността на предоставянето на отпуски на служителите. При спазване на неговото спазване стотици мини няма да натрупват неплатени празници.

КЪДЕ ДА ЗАПОЧНАТЕ

Преди да съставите ваканционен график, трябва да имате предвид:
- разпоредбите на действащото законодателство на Руската федерация относно ваканциите;
—Спецификации на дейността на организацията (например наличието на вредни или опасни условия на труд, които дават право на допълнителен отпуск, разпределение на персонала по подразделения, възможност за взаимозаменяемост, планове за развитие (съкращаване) на производството);
- пожелания на служители.

Право на почивка

Продължителността на годишната платена ваканция е 28 календарни дни (част 1 от член 115 от Кодекса на труда на Руската федерация). Правото на служителя да го използва възниква след шест месеца непрекъсната работа с един работодател (част 2 от член 122 от Кодекса на труда на Руската федерация).

ПРИМЕР 1.

Инженер N.A. Гайкин започва работа на 23 април 2008 г. От кой ден има право да вземе първата си ваканция?

РЕШЕНИЕ. N.A. ще има право да напусне за първата година работа. Гайкин на 23 октомври 2008 г.

Графикът на отпуските се съставя за следващата календарна година (от 1 януари до 31 декември), като се има предвид кога е започнала работната година на всеки служител. Отпускът за втората и следващите години работа може да бъде предоставен по всяко време в съответствие с последователността, установена от графика (част 4 от член 122 от Кодекса на труда на Руската федерация).

ПРИМЕР 2.

Инженер N.A. Гайкин, който започна работа на 23 април 2008 г., не използва правото да отиде на почивка през 2008 г. В графика за ваканция за 2009 г. за този служител са планирани три периода на отпуск:
- от 12 януари 2009 г. - 28 календарни дни за 2008 г .;
- от 16 март 2009 г. - 14 календарни дни за 2009 г .;
- от 31 август 2009 г. - 14 календарни дни за 2009 г.

Графикът на ваканциите правилно ли е настроен?

РЕШЕНИЕ.Неправилно е отпускането на отпуск за работна година, която все още не е започнала (тя започва на 23 април 2009 г.), тъй като се отпуска за отработена, така наречена работна година, а не за календарна година.

Първият отпуск от 12 януари 2009 г. ще бъде законосъобразно предоставен за периода от 23 април 2008 г. до 22 април 2009 г.

Втората ваканция за 14 календарни дни от 16 март 2009 г. е планирана по неподходящ начин, тъй като периодът, за който се отпуска (втората работна година от 23 април 2009 г. до 22 април 2010 г.) все още не е настъпил до момента, в който ваканцията започне . Служителят няма да има право на отпуск за втора работна година.

Ваканцията от 31 август за 14 календарни дни е планирана законосъобразно, тъй като в съответствие с трудовото законодателство отпускът за втората и следващите години работа може да бъде предоставен по всяко време на тази работна година.

Необходимо е да се направят промени в графика за отпуска и да се отложи началната дата на втория ваканционен период за по -късно (след 23 април 2009 г.).

Ваканционен опит

Съгласно част 1 на член 121 Кодекс на трудастажът, който дава право на годишен платен отпуск, включва:
- време на реална работа;
- времето, когато служителят действително не е работил, но мястото на работа (длъжността) е запазено за него;
-време принудителен отсъствиепри незаконно уволнениеили отстраняване от работа и последващо възстановяване в предишната организация;
- периодът на отстраняване от работа на служител, който не е преминал задължителното медицински преглед(проверка) по тяхна вина;
- времето на ваканциите, предоставени по искане на служителя без задържане заплатине повече от 14 календарни дни през работната година.

Моля, обърнете внимание: в предишното издание на член 121 от Кодекса на труда беше казано, че ваканцията за собствена сметка не се включва в трудовия стаж, ако общата му продължителност надвишава 14 календарни дни през работната година. Експертите тълкуват това по различни начини. Някои смятат, че ако общият брой почивни дни, взети от служител за негова сметка, надвишава 14 дни, те не се вземат предвид изцяло при изчисляване на трудовия стаж. Други настояват да се изключат само дни от 15 -и. V ново изданиетази неяснота е премахната: сега е ясно посочено, че продължителността на трудовия стаж не включва самостоятелно платени почивки над 14 дни.

Стажът, който дава право на годишен платен отпуск, не включва време (част 2 от член 121 от Кодекса на труда на Руската федерация):
—Отсъствието на служител на работа без уважителна причина;
- родителски отпуск до пълнолетие на детето.

Стажът, който дава право на допълнителен годишен платен отпуск за работа с вредни (опасни) условия на труд, включва само времето, реално отработено при съответните условия (част 3 от член 121 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Ваканционният опит влияе на края на следващата работна година. Ако например служител е взел дълга ваканция за своя сметка, краят на работната година ще се измести с повече от 14 календарни дни.

Ако последният ден от работната година се премести на по -късна дата, броят на календарните дни на годишния платен отпуск, за който служителят може да отговаря на условията, се променя. Ако периодът на ваканция не бъде прекъснат, тогава в края на работната година служителят ще може да ходи 28 календарни дни. В противен случай той има право на по -малко почивни дни. Как да ги изчислим? Няма специална техника за това. На практика се използват два варианта.

Първият вариант. Първо, трябва да определите броя на пълните месеци, които са включени във ваканционния период за определена работна година. За всеки от тях служителят има право на 2,33 дни отпуск (28 календарни дни: 12 месеца). Трудността възниква при изчисляване на ваканционните дни, които се дължат на служител за непълно работещ месец от работната година. В този случай можете да използвате различен метод на изчисление.

Втори вариант. Това дава възможност за по -точно изчисляване на броя на дните на отпуск, на които служителят има право в даден момент. Изчислението не се основава на календарни месеци, а на база календарни дни. Определя се броят на календарните дни, попадащи върху времето, отработено през работната година. При напълно завършена работна година - 365 (366) календарни дни. През това време служителят има право на 28 календарни дни отпуск. Ако през работната година е имало периоди, изключени от отпуска, тогава служителят има право на по -малък брой календарни дни отпуск. Например 326 календарни дни от 365 възможни, попадащи върху отработените часове в работната година, дават право на 25 календарни дни от началото (28 календарни дни: 365 календарни дни x 326 календарни дни). Нека разгледаме един пример.

ПРИМЕР 3.

К.С. Бубликов се присъединява към Slasti LLC на 2 май 2007 г. През юни 2008 г. той беше на 20 календарни дни неплатен отпуск.

От 2 май 2009 г. служителят планира да отиде на почивка. Необходимо е да се определи на колко календарни дни отпуск служителят има право към 1 май 2009 г. включително, ако е използвал напълно отпуската за първата работна година.

РЕШЕНИЕ.Първата работна година на служителя приключи на 1 май 2008 г. През този период той използва изцяло годишния си платен отпуск.

Сега трябва да разберете кога ще приключи втората работна година. Ако К.С. Бубликов не е ползвал неплатен отпуск през 2008 г., втората работна година щеше да приключи на 1 май 2009 г. Но в тази ситуация работната година ще се измести с шест календарни дни (20 календарни дни - 14 календарни дни). Тоест 14 календарни дни ваканция за своя сметка не са изключени от преживяването. Така за периода от 2 май 2008 г. до 1 май 2009 г. отпускът на служителя ще бъде 359 календара. дни (365 календарни дни - 6 календарни дни).

В един календарен ден, който пада върху отработените часове през втората работна година, служителят е спечелил 0,0767 дни отпуска (28 календарни дни: 365 календарни дни). Следователно за 359 календарни дни служителят има право на 27,54 календарни дни отпуск (359 календарни дни x 0,0767 дни). Всъщност на служител може да се даде 27 календарни дни отпуск, тъй като той все още не е спечелил 0,46 дни (1 ден - 0,54 дни) към посочената дата.

Продължителността на ваканцията се увеличава

Продължителността на планираната ваканция за следващата календарна година зависи не само от датата на настъпване на съответното право и отпуска. Към изчислената продължителност на годишния платен отпуск следва да се добави броят на календарните дни отпуск за предходния период, който не е използван от служителя.

Освен това трябва да се има предвид, че някои служители имат право на допълнителни платени отпуски (членове 116-119, 173-176 и 350 от Кодекса на труда на Руската федерация). Съгласно част 2 на член 120 от Кодекса на труда, при изчисляване на общата продължителност на годишния платен отпуск, допълнителните платени отпуски се сумират с годишния основен платен отпуск. Това означава, че графикът от началото показва общата продължителност на платената ваканция.

ВРЕМЕТО НА ПРАЗНИК Е ИЗБРАНО ОТ РАБОТНИКА

За някои служители работодателят е длъжен да предостави отпуск по всяко време, удобно за тях (дори преди изтичането на шест месеца от началото на работа за този работодател). Списък на такива лица е даден в таблицата на страница 1, страница 2.

СЕ СЧИТАМЕ СПЕЦИФИЧНАТА ДЕЙНОСТ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА

Обикновено работниците искат да си направят почивка през лятото или началото на есента. Но когато съставя график за отпуска, работодателят трябва не само да вземе предвид желанията на служителите, но и да осигури непрекъснатата работа на организацията. По тази причина мениджърът има право да разпределя равномерно от стартирането на служителите на организацията през цялата година. Той може да установи, че не повече от 8,33% от персонала (100%: 12 месеца) могат да бъдат в отпуск през всеки месец, или да прилага различна основа за разпределение на началния час на празниците. Има смисъл да се установи определена последователност на ваканциите сред служители на сродни професии (длъжности) от един отдел, например сред продавачи в магазини, специалисти по отдели, работници от една специалност на отделен цех (обект).

Вземаме предвид желанията на служителите

В някои случаи при изготвянето на графика работодателят има възможност да вземе предвид желанията на служителите относно планирането на ваканцията.

Формата, в която служителите могат да изразят желанията си относно началната дата на ваканцията, разделянето й на части и прехвърлянето не е установена от закона, следователно обслужване на персоналарешава този проблем независимо. Можете да помолите служителя да напише изявление, в което да посочи очакваната начална дата на ваканцията под каквато и да е форма. Това е удобно, когато броят на служителите в организацията е малък (до 20 души) (вижте примерна заявка).

Непосредственият ръководител на служителя трябва да постави визата си в заявлението.

В организация с голям брой служители е по -удобно да се изготви лист за планиране на ваканция за всеки отдел. Той трябва да предвиди безплатни колони, в които служителите могат да изразят желанията си (вижте примерна декларация).

ПРАВИМ ГРАФИК НА ПОЧИВКИТЕ

Графикът е съставен съгласно единния формуляр № Т-7, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1.

Информацията за времето на разпределение на ваканциите за служители от всички структурни подразделения за календарна година се отразява в графика по месеци в съответствие с Инструкциите за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за счетоводство на труда и възнаграждения, одобрени от Резолюцията на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1.

Графикът на ваканциите трябва да бъде одобрен не по -късно от две седмици преди началото на календарната година (част 1 от член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация). И така, графикът за 2009 г. - не по -късно от 17 декември 2008 г.

Графикът се подписва от ръководителите на службата по персонала и структурните отдели и се утвърждава от ръководителя на организацията или упълномощено лице.

Ако организацията има синдикален орган, графикът е в съответствие с него непременно (част 1 от член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация). Процедурата за отчитане на становищата на избрания орган на служителите е установена в член 372 от Кодекса на труда.

Срокът на годност на графика е една година (член 356, раздел 8 от Списъка на типичните документи за управление, генерирани в дейностите на организациите, посочващи сроковете на съхранение, одобрени от Росархив от 06.10.2000 г.).

Какви видове ваканции са отразени в графика

Допълнителен платен годишен отпуск.В допълнение към основните годишни почивки, графикът отразява допълнителни годишни платени почивки.

Моля, обърнете внимание: допълнителните ваканции без заплащане за заплати не са отразени в графика. Категориите лица, които имат право на такъв отпуск, са изброени в член 263 от Кодекса на труда.

Несъпроводени ваканции.Празниците, които не са били използвани от служителите през текущата година, включително тези, пренесени за следващата година, също се вземат предвид при планирането.

Почивни дни, предоставени на външни заетости. Кодексът на труда не споменава възможността да се вземат предвид такива ваканции. Но ако външният служител на непълно работно време информира за началната дата на ваканцията на основната работа, тогава отделът по човешки ресурси ще вземе това предвид при съставянето на графика и работодателят ще може да реши кога да отпусне отпуск на друг служители.

Попълваме формуляр № Т-7

На етапа на планиране на ваканции служител на службата за персонал попълва само графи 1-6 на формуляр № Т-7.

Длъжностите в колона 2 са посочени в съответствие с таблицата с персонала. Ако организацията не присвоява номера на персонала на служителите, колона 4 не се попълва.

Колони 7, 8 и 9 се попълват на ръка, когато работниците напускат отпуска. В колона 7 се правят маркировки след действителния край на ваканцията. В колона 8 се посочва документът, въз основа на който ваканцията се отлага (лично изявление на служителя, заповед на мениджъра да отложи ваканцията поради производствени нужди и др.).

Вижте пример за попълване на график за ваканция.

Моля, обърнете внимание: ваканционният график трябва да отразява ваканционното време на всички служители без изключение, включително тези, които имат право на ваканция по всяко удобно за тях време. Началната дата на отпуска на такива работници е посочена в колона 6 на графика, а промяната му се записва в колони 8 и 9.

ПОЗНАВАМЕ РАБОТНИЦИ С ГРАФИК НА ВАКАНЦИИТЕ

Работодателят е длъжен да уведоми служителя за това срещу подпис не по -късно от две седмици преди началото на ваканцията (част 3 от член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация). За да може служителят да планира ваканцията си предварително, одобреният график за ваканция също може да бъде насочен към него по един от следните начини.

Направете допълнения във формуляр № Т-7.За да информирате служителите за началото на ваканцията, графикът за отпуска може да бъде допълнен с колона 11, в която служителите ще поставят бележки, че началната дата от началото им е известна.

См. примерна заповед за извършване на промени във формуляра „Ваканционен график“.

Съставете известие.Можете също така да информирате служителите за началната дата на годишната платена ваканция, като използвате известие (запознаване), съставено под каквато и да е форма. Такова известие ще бъде приложено към графика за отпуска (вижте примерното известие).

ПРАВИМ ПРОМЕНИ НА ФОРМА No Т-7

Съгласно част 2 на член 123 от Кодекса на труда, одобреният график за стартиране е задължителен както за работодателя, така и за служителите. Въпреки това, по споразумение на страните, началната дата на ваканцията може да бъде променена.

Всяка промяна трябва да бъде отразена в съответните колони на формуляр № T-7. Промените се извършват с разрешение на лицето, одобрило графика, или упълномощено от него лице.

Промяна на началната дата на ваканцията по инициатива на служителя

Промяна на датата.Ако служителят не е доволен от отпуската, определен в графика, той може да поиска от работодателя да го промени. В този случай служителят трябва да напише изявление под каквато и да е форма. Ако мениджърът се съгласи да отложи ваканцията, той поставя решението си върху заявлението. См. образец на заявление за отлагане на ваканция по инициатива на служителя.

Разделяне на ваканцията.Понякога служител не иска да използва всичките 28 календарни дни отпуска, но предпочита да раздели ваканцията на части.

В този случай служителят също трябва да напише изявление под каквато и да е форма, въз основа на което се правят необходимите промени в графика за отпуска.

Издаваме заповед.Въз основа на заявлението на служителя, ръководителят на организацията издава заповед или за изменение на графика за отпуска, или за изменение на заповедта за предоставяне на служителя на следващата годишна платена отпуска.

Поръчката трябва да посочва:
- на какво основание се отлага ваканцията (по искане на служителя, поради болестта му и др.);
- За колко време се отлага.

Моля, обърнете внимание: в някои случаи заповедта на мениджъра за прехвърляне или удължаване на ваканцията не е необходима. Те включват (част 1 от член 124 от Кодекса на труда на Руската федерация):
- временна неработоспособност на служителя, настъпила по време на ваканцията;
- изпълнение от страна на служителя на обществени задължения по време на отпуска, ако законът предвижда освобождаване от работа за това.

Извършване на промени в графика.Колоните 8-9 се използват за отразяване на прехвърлянето на отпуски през текущата календарна година във формуляр № Т-7.

Подробностите за заповедта на ръководителя за промяна на началната дата на ваканцията са посочени в колона 8 "Основа за прехвърляне на ваканцията" от графика.

Колона 10 „Забележка“ служителят от отдела за персонал попълва, ако:
—През текущата година служителят не е получил отпуск (част 3 от член 124 от Кодекса на труда на Руската федерация);
—Сътрудникът е бил изтеглен от отпуск и част от него е прехвърлена за следващата година (част 2 от член 125 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- Отпускът на служителя е удължен (част 1 от член 124 от Кодекса на труда на Руската федерация).

В този случай в колона 10 служителят на службата за персонал посочва основанията за оттегляне от ваканция, прехвърляне или удължаване.

Промяна на ваканционния график по инициатива на работодателя

Редът, по който се отпускат ваканциите, също може да бъде променен по инициатива на работодателя, ако например отпускът на служител в отпуск през текущата работна година може да повлияе неблагоприятно върху работата на организацията (част 3 от член 124 от Труда Кодекс на Руската федерация).

За да може действията на работодателя да променят графика да бъдат законосъобразни, той трябва:
—За получаване на писмено съгласие на служителите (част 2 от член 125 от Кодекса на труда на Руската федерация) (вижте примерната декларация за съгласието на служителя да отложи ваканцията);

- Издайте заповед или заповед за отлагане на ваканциите (вижте примерна заповед).

Моля, обърнете внимание: работодателят е длъжен да предостави на служителя неизползваната част от отпуска по всяко удобно за него време през текущата работна година или да я добави към отпуската за следващата работна година (част 2 на член 125 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Сега нека разгледаме пример за попълване на графика за ваканция за 2009 г.

ПРИМЕР 4.

В LLC "Pastoral" работят девет души. Когато планираше ваканции за 2009 г., специалистът по човешки ресурси установи следното:
- никой от служителите на организацията няма право на допълнителен отпуск;
—Компанията няма служители, които имат право да напускат по всяко време, удобно за тях;
- поради оперативни нужди главният счетоводител Е.А. Овечкина през 2008 г. беше в отпуска само за 14 календарни дни;
—управител I.V. Пастухов и мениджър продажби на телефони Е.Л. Кроликова реши да раздели годишния отпуск на части, така че имената им бяха въведени в графика два пъти.

През 2009 г.:
- Маркетологът A.N. Горни се разболя по време на ваканцията си; въз основа на болничен отпускът му беше удължен с пет дни;
- началник отдел за обслужване на клиенти I.R. Баранов написа молба за отлагане на отпуска по семейни причини;
- спедитор В.О. Брукс бе оттеглен от отпуск поради производствени нужди.

В Pastoral LLC няма избран синдикален орган, така че редът, който отразява неговото мнение, не се попълва. Допълнителна колона 11 не е въведена в графика. Как трябва да изглежда графикът на ваканциите в края на 2009 г.?

РЕШЕНИЕ.Помислете как трябва да попълните графика за отпуска през цялата година. Обърнете внимание, че служителите се запознаха с началната дата на ваканцията, като подписаха известието. Служителят по човешките ресурси приложи този документ към графика. Графикът на ваканциите за служителите на Pastoral LLC е показан в таблицата.

За 2019 г., за да избегнете оплаквания и глоби от държавния инспектор по труда? В тази статия ви предлагаме практическо ръководство за това как правилно да оформите график за ваканция, примерно попълване за 2019 г., изтеглете стандартизиран формуляр за документи.

График на ваканциите: Кодекс на труда на Руската федерация относно задължителните изисквания

Въпросите за предоставяне на определени видове отпуск на служителите се разглеждат от нормите на глава 19 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Основните и допълнителните ваканции се предоставят на служителите съгласно графика за отпуска, чиято издръжка се вменява на работодателя по нормите на чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация. Съгласно разпоредбите на тази статия:

наличието на график е задължително за работодателя и служителя;

формирането на графика за следващата стопанска година се извършва не по -късно от две седмици преди края на текущата година;

графикът се формира, като се вземат предвид желанията и в съгласие със служителите и профсъюза (ако има такъв).

Липсата на график заплашва работодателя с глоба по чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация: 1-5 хиляди рубли. за индивидуални предприемачи и длъжностни лица, 30-50 хиляди рубли за юридически лица.

Графикът на ваканциите за 2014 г. трябва да бъде одобрен не по -късно от 17 декември 2013 г. Ще научите как да събирате информация от служителите за желаната ваканция за следващата година; как да ги организираме и закачим; под каква форма да се изготви график за отпуска (в края на краищата единният формуляр № Т-7 на Държавния комитет по статистика вече не е задължителен); в какъв ред се попълва информацията в графика и как след това те се коригират, ако служителите действително отиват на почивка не в планираните периоди.

Но най -често срещаният отпуск, който важи за всички служители, е годишен платен отпуск. Всеки във вашата организация следва (в идеалния случай) да вземе годишен платен отпуск следващата година. Ясно е, че повечето хора искат да се отпуснат през лятото. Но не всеки може да отиде на почивка наведнъж - някой трябва да остане и да поддържа организацията да работи. Така че трябва да се споразумеем помежду си: кой ще отиде през лятото тази година и кой през следващата година, в какъв ред взаимозаменяемите служители ще отидат на почивка, като имат време да прехвърлят дела помежду си и така, че да е възможно най -удобно за всички. Резултатите от такива споразумения се записват в графика за ваканции, който трябва да бъде съставен за следващата година не по -късно от 2 седмици преди неговото начало (през 2013 г. датата на одобрение на графика за отпуска за 2014 г. трябва да бъде не по -късно от 17 декември ). Трябва да се има предвид, че:

• първо, изготвеният проект на график трябва да бъде одобрен от избрания синдикален орган на вашата организация, ако има такъв (вижте датата, отбелязана с номер 1 в пример 6);
• след това документът се подписва от началника на отдел по персонала (номер 2) и
• едва след това той се одобрява от ръководителя на организацията (фигура 3).

Въпреки че датите на регистрация на тези данни може да съвпадат.

Ако организацията няма график за отпуска или е създадена в нарушение на действащото законодателство, тогава работодателят може да бъде подведен под административна отговорност в съответствие с чл. 15.27 от Административния кодекс на Руската федерация (ще говорим за нейните санкции по -нататък).

Кой няма да може да влезе в графика на ваканцията?

Годишен платен отпуск се предоставя на всички служители, работещи по трудов договор, независимо от срока, за който е сключен (безсрочен или спешен). Сезонни работници и тези, чиито трудови отношения са на непълно работно време, също имат право на това.

На лицата, с които е сключен граждански договор, не се предоставя годишен платен отпуск, тъй като трудовото законодателство и други актове, съдържащи норми трудовото законодателство, те не се прилагат (член 11 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Да предположим, че вашата организация одобрява ваканционния график за декември 2013 г., а нови служители ще бъдат наети през януари 2014 г. или по -късно. През 2014 г. те ще имат само първата година работа във вашата организация - ваканциите на тези конкретни работници в графика не могат да бъдат отразени при съставянето му. Следователно алгоритъмът за обработка на документи за предоставяне на годишен платен отпуск има 2 възможности (вижте Схема 1):

• да осигури отпуск за 2 -рата и следващите години работа при този работодател въз основа на утвърдения график за отпуски и
• за 1-ва година работа-въз основа на заявлението на служителя и с одобрението на ръководството (в нестандартни случаи, които не могат да бъдат планирани предварително в графика за отпуска, например, когато ваканцията за дългосрочни служители се отлага, новите му дати също се определят съгласно този алгоритъм).

Схема 1

Комплект документи за регистрация на годишна платена ваканция

Свиване на шоуто

Ключови аспекти

На служителите се предоставя годишен основен платен отпуск с продължителност 28 календарни дни(Член 115 от Кодекса на труда на Руската федерация). Освен това неработещ почивни дникоито попадат в периода на годишен платен отпуск, не са включени в броя на неговите календарни дни (член 120 от Кодекса на труда на Руската федерация). Затова мнозина се опитват да „уловят“ такива дни на почивката си (виж Пример 1).

Пример 1

Неработни дни и празници не се включват в отпуска.

Свиване на шоуто

Да приемем, че служител си взема 14 -дневна ваканция от 03.03.2014 г. Периодът на ваканция е маркиран в оранжево в календара.

Ако този период не включваше почивен ден, човек трябваше да отиде на работа на 17.03.2014 г. в понеделник.

Но 10 март е неработен ден (Международният ден на жената е прехвърлен към него от 8 март, който пада в събота през 2014 г.), така че не е включен в броя на 14 календарни дни и човек може да отиде на работа ден по -късно - във вторник 18.03.2014 г. ...

Но трябва да бъдете много внимателни. За да удължите ваканцията си поради празници, е по -добре да посочите в заявлението не само ваканционния период (дати на неговото начало и край), но и броя на календарните дни. В този случай трябва да напишете: "Моля да ми предоставите друга ваканция от 03.03.2014 г. до 17.03.2014 г. включително за 14 календарни дни."

Трудовото законодателство предвижда категории служители, които имат различна продължителност на отпуска:

• хора с увреждания - най -малко 30 календарни дни;
• преподавателски състав- от 42 до 56 календарни дни;
• служители на възраст под 18 - 31 календарни дни (член 267 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• служители, които са сключили трудов договор за срок до 2 месеца, получават платени отпуски или обезщетение при уволнение в размер на 2 работни дни за 1 месец работа (член 291 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• сезонни работници - 2 работни дни за всеки месец работа (член 295 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Като общо правило, правото на служителя на отпуск възниква, ако той е работил непрекъснато в организацията поне 6 месеца. Освен това Кодексът на труда на Руската федерация не предвижда подаването на непълен годишен платен отпуск, тоест пропорционално на отработеното време. Предоставя се изцяло, за установената продължителност (писмо от Роструд от 24.12.2007 г. № 5277-6-1). По този начин, ако служител, след като е работил шест месеца, поиска отпуск в размер на 28 календарни дни, които се дължат за цяла година работа, работодателят трябва да го даде.

Служителят има право на следващите 28 календарни дни отпуск след началото на втората работна година, а не от 1 януари на следващата календарна година. Тази процедура е заложена в чл. 122 от Кодекса на труда на Руската федерация, тъй като работната година започва от деня, в който човек постъпи на работа въз основа на трудов договор(Това е ясно показано в пример 2). Отпускът за втората и следващите години работа обаче може да бъде предоставен по всяко време на годината в съответствие с реда за предоставяне на годишен платен отпуск, установен в графика на конкретен работодател.

Пример 2

Определете годината на работа за конкретен работодател

Свиване на шоуто

Служителят е бил нает на 01.08.2010 г., тогава годините на неговата работа в тази организация ще изглеждат така (като общо правило, ако няма изключения, предвидени в член 121 от Кодекса на труда на Руската федерация):

За изчисляване на трудовия стаж, който дава право на годишен платен отпуск, следва да се ръководи от чл. 121 от Кодекса на труда на Руската федерация. Освен това, ако някои периоди от време, в съответствие с този член, не са включени в трудовия стаж за ваканция, тогава краят на работната година се отлага с броя на дните на отсъствие на служителя, изключен от трудовия стаж за ваканция.

Пример 3

Свиване на шоуто

Стажът, който дава право на годишен основен платен отпуск, включва времето, предвидено по искане на служителя без заплащане, не надвишаващо 14 календарни дни през работната година.

Ако служителят има обща продължителност на неплатения отпуск през работната година в размер на 19 календарни дни, тогава при изчисляване на трудовия стаж, който дава право на годишен платен отпуск, календарните дни, започващи от 15 -ия ден, не се вземат предвид. Такива пояснения са дадени в писмото на Роструд от 14 юни 2012 г. No 854-6-1.

В същото време, по споразумение на страните платеният отпуск може да бъде предоставен на служител дори преди изтичането на 6 месеца работа.

Освен това работодателят е длъжен да го предостави на редица категории работници по тяхно искане във всеки случай (член 122 от Кодекса на труда на Руската федерация):

• жени - преди или непосредствено след отпуск по майчинство;
• служители на възраст под 18 години;
• служители, които са осиновили дете (деца) на възраст под 3 месеца;
• в други случаи, предвидени от федералните закони.

Що се отнася до жените, които излизат в отпуск по майчинство, независимо от трудовия стаж, годишен платен отпуск се предоставя по тяхно искане. За да направи това, жената трябва да напише изявление и да приложи документи, потвърждаващи бременността, а работодателят е длъжен да предостави такъв отпуск (писмо от Роструд от 18.03.2008 г. № 659-6-0).

Трябва да се помни, че Непредоставянето на годишен платен отпуск е забраненов продължение на две поредни години, както и неспазването на годишен платен отпуск на служители на възраст под 18 години и служители, заети на работа с вредни и (или) опасни условия на труд (член 124 от Кодекса на труда на Руската федерация).

В противен случай работодателят е заплашен със санкции в съответствие с чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация:

• глобата за длъжностни лица е от 1000 до 5000 рубли, а за повторно нарушение - дисквалификация за срок от 1 до 3 години;
• глоба за индивидуални предприемачи - от 1000 до 5000 рубли или административно спиране на дейности за срок до 90 дни;
• добре за юридически лица- от 30 000 до 50 000 рубли или административно спиране на дейности за срок до 90 дни.

По споразумение на страните ваканцията може да бъде разделена на две части, един от които (всеки по ред) не може да бъде по -малък от 14 календарни дни. В същото време не е законово установено на колко части може да бъде разделена ваканцията. Следователно, ако се постигне споразумение между служителя и работодателя, тогава продължителността на отделна част от отпуската може да бъде всяка (поне два дни).

Обърнете внимание на следния елемент Федерална службаотносно труда и заетостта на Руската федерация, изложени в писмото от 17 юли 2009 г. № 2143-6-1 (по-нататък-писмото):

• работодателят няма право самостоятелно да решава въпроса не само за разделянето на годишния платен отпуск на части, но и за продължителността на тези части (по -специално е задължително да се изисква от служителя да се включи в отпуска); този въпрос се решава само по споразумение на страните по трудовия договор;
• така, когато на служител е предоставена част от отпуск, например с продължителност 2 календарни дни (четвъртък и петък), в съответствие с неговото заявление, почивните дни не се включват в него (ваканция).

Но на практика точно тази ситуация се среща много често, когато работодателят, предоставяйки отпуск за 5 календарни дни (от понеделник до петък), непременно добавя към тях още 2 календарни дни (събота и неделя). Общо се оказва, че служителят отива на почивка за 7 календарни дни (а ценните 28 дни ваканция за човек се топят пред очите ни).

Ако имате нужда от аргументи, за да защитите правата си относно продължителността на ваканцията, можете да използвате горното писмо в своя защита.

Как да вземем предвид мнението на служителите?

Графикът на ваканциите се съставя за всички структурни поделения за годината. При съставянето му се вземат предвид разпоредбите на законодателството на Руската федерация, спецификата на дейността на организацията и желанията на служителите. Подчертаваме, че желанията на служителите се вземат под внимание, доколкото е възможно (законодателят ясно е посочил чии искания и в какви случаи стават задължителни за работодателя, например съпругът на войник трябва да получи отпуск едновременно с съпруга си).

За да улесните събирането на желанията на служителите, можете да разработите за тях формуляр за кандидатстване или въпросник, на който е по -лесно да се покажат мненията на одобряващите и решението на мениджъра. По -добре е да съставите въпросник:

• Вариант 1 - за ваканцията на всеки служител - отделен въпросник:
  • служителят изразява намерението си;
  • по -нататък се оценява от непосредствения ръководител, който познава ситуацията в отдела като цяло и, ако е необходимо, коригира искания период на ваканция. Тяхното мнение може да бъде въведено във въпросника не само от непосредствения ръководител, но и от мениджъри от по -високо ниво или сродни поделения;
  • становището на мениджъра с най-висок ранг (ако има няколко от тях във въпросника) е окончателно,
  • ако това се различава от първоначалното искане на служителя за неговата ваканция, тогава е важно служителят да отрази в този лист писмено своя познат (или по -добре - съгласие) за промените, като постави датата и подписа;
• Вариант 2 - информация за ваканциите на всички служители на отдела се събира на 1 лист: всеки има свой собствен ред в таблицата.

Можете да направите въпросник от всеки, въз основа на предложените от нас разработки. Ако имате попълнени документи в ръцете си, от които можете да видите кой иска да отиде на почивка кога, това означава, че сте свършили работа по отчитане на мненията на служителите при изготвянето на ваканционния график(Точно това изисква Кодексът на труда на Руската федерация от работодателя).

Когато желанията на всички служители са събрани в таблица от един документ или в отделни въпросници, за мениджъра е по -лесно да анализира информацията и да види кои желания са лесни за изпълнение, а кои взаимно се изключват и изискват корекция.

Резултатът от анализа се вписва в проекта на ваканционен график.

Каква форма трябва да използвате, за да планирате ваканции?

Припомняме, че формуляр № T-7 на графика за отпуска е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1. Но във връзка с влизането в сила от 01.01.2013 г. на Федералния Закон No 402-ФЗ от 06.12.2011 г. „За счетоводството“, съгласно чл. 9, формуляри на първични счетоводни документи търговска организациясега неговият лидер твърди, те трябва само да съдържат изисквани подробностиизброени в тази статия.

На практика е по-лесно да използвате изпитания във времето и познат формуляр № Т-7 и да го одобрите в организацията (ако е необходимо, след това леко го коригирайте).

Как да попълните графика?

Табличната част на графиката (говорим за обичайната форма № T-7) може да бъде съставена както в азбучен реди в командна верига... Възможно е да се приеме редът на попълване според реда на планираните ваканционни дати... Графата „Брой календарни дни“ показва общия брой календарни дни на годишния платен отпуск, докато основният и допълнителният отпуск се сумират.

Ваканцията включва не само основната и допълнителната платена ваканция, но и календарните дни, които служителят не е използвал за предходните периоди. В същото време годишният отпуск за предходни работни периоди (които преди това не можеха да бъдат свалени) може да бъде предоставен или в рамките на графика за отпуска за следващата календарна година, или по споразумение между служителя и работодателя (и двата алгоритъма са показан в схемата). Подобни разяснения дава Роструд в писмо от 01.03.2007 г. No 473-6-0.

Но трябва да се помни, че съгласно чл. 124 от Кодекса на труда на Руската федерация годишният платен отпуск трябва да се използва не по -късно от 12 месеца след края на работната година, за която е представен.

По време на одобрението в табличната част на графика за отпуска трябва да се попълнят колони от 1 до 6:структурно звено, длъжност (специалност, професия) за маса за персонал, ПЪЛНО ИМЕ., Номер на персонала(ако е назначен), броят на планираните дни на ваканция и планираната начална дата (вижте Пример 4).

Следните колони (7-10) се попълват, когато служителите използват отпуска.Така че действителната дата на ваканцията (колона 7) се попълва след края й.

Графи 8 и 9 (документна база за прехвърляне на отпуска и новата дата на нейното начало) се попълват въз основа на заповедта за прехвърляне на отпуска в рамките на същата година. Ако ваканцията изобщо не е предоставена или е изместена за друга година, тогава такава информация се отразява в последната 10 -та колона „Забележка“. Тук може да се въведе и друга информация, например защо годишният отпуск на служителя е повече от 28 календарни дни или защо през тази година му се дава по -малко от 28 календарни дни отпуск.

Как да уведомя служителите за предстоящата ваканция?

Работодателят е длъжен да уведоми служителя под подписа за началния час на ваканцията не по -късно от 2 седмици преди нейното начало (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация). За да направите това, можете да създадете дневник, който отразява факта на уведомлението.

В някои организации всички служители се запознават незабавно ваканционен графикслед одобрението му, но инспекционните органи са скептични по отношение на този вариант - в края на краищата, ако едно лице има ваканция през ноември 2014 г. и го уведоми, като прочете разписанието под неговия подпис в края на 2013 г., тогава той може да забрави за него. Между другото, задължението за запознаване на служителите със самия график на ваканциите на организация или отдел не е установено на законодателно ниво. Такова решение може да бъде взето в рамките на организацията чрез добавяне на допълнителна колона към ваканционния график, където служителите ще подпишат запознаването под техните данни за отпуска - и тук е важно:

• поставете датата на запознаване до подписа на запознанство;
• да запознае служителите с графика не веднага след одобряването му, а всяка седмица поотделно, 2-3 седмици преди началната дата на неговата ваканция.

Така те ще бъдат своевременно уведомени за началния час на ваканцията си.

Третият начин за уведомяване е изпращането на отделен документ до служителя не по -късно от две седмици преди отпуската му. Тази опция има редица предимства пред предишните:

• служителят получава информация за себе си и не вижда „излишно“;
• ако обстоятелствата на дадено лице са се променили и той би искал да отложи ваканцията си, то в този документ той ще може да отрази това;
• освен това е възможно да се разработи формуляр за уведомяване, така че да се уведоми непосредственият ръководител на бъдещия „почиващ“ за ваканцията, който също ще може да оцени перспективите за предстоящата загуба на войник и ще има време да направи своя собствена корекции;
• който и да е инициирал прехвърлянето на отпуск, другата страна трябва да може да изрази своята позиция в писмена форма.

В края на краищата, одобреният график на ваканциите е задължителен както за служителя, така и за работодателя. Следователно възможността за отклонение от него в повечето случаи е допустима само със съгласието на двете страни (освен ако законодателят не е предписал специална процедура за този случай, тъй като може да се наложи служител например от организация да премахне последици от производствена авария, която застрашава живота и здравето на други членове на екипа) ...

Кога е по -изгодно да отидете на почивка през 2014 г.?

За да удължите ваканцията си, можете да изберете нейните дати, така че да са в съседство с почивните и неработни празници, или да „уловите“ празниците (както в пример 1). Затова мнозина се опитват да „добавят“ към ваканцията такива дълги празници като май или Нова година.

Но тук трябва да разберете кое е по -важно за вас. Месеците, които са щедри по празниците, ще имат по -малко плащане за отпуск от други. Нека да разгледаме това:

Пример 5

Съотношението на разходите за работен ден и заплащане на отпуск през различните месеци на 2014 г.

Свиване на шоуто

Да кажем, че заплатата на служителя е 40 000 рубли. и работи напълно през периода на фактуриране. Тогава е лесно да се изчислят разходите за работния му ден, както и средните дневни приходи за изплащане на отпуск. Нека използваме данните в следната таблица. Например през януари:

• цена на работен ден: 40 000,00 рубли. / 17 работни дни в месеца = 2 352,94 рубли;
• цената на почивен ден: 40 000,00 рубли. × 12 месеца / 12 месеца × 29,4 = 1360,54 рубли.

Разликата между тези два показателя (вижте последната колона) показва през кой месец, когато отива на почивка, служителят губи повече.

Колкото по -малко е отклонението между цената на работния ден и цената на почивния ден, толкова по -малко губи служител, отивайки на почивка този месец.

Графикът на ваканциите на служителите за предстоящата календарна година, подписан от ръководителя, се извършва във всяка организация не по -късно от две седмици преди 1 януари. Това правило е предвидено в член 123 от Кодекса на труда. Тоест, например, 17.12.2016 г. е последната дата за одобряването му при съставяне на ваканционен график за 2017 г.

Какво съдържа

Неговата цел е да отразява информация за процедурата за разпределяне на платения годишен отпуск за всеки служител. Такива данни се планират за цялата календарна година на месечна база. Отделът по човешки ресурси се занимава с разработването на графика, който отнема много време от специалистите му.

Организацията на процедурата за събиране и обработка на необходимата информация може да бъде различна. В някои организации тази работаповерени на специално определен специалист за това, в други отговорностите се разпределят по различен начин. Всеки от служителите на отдела за персонал отговаря за конкретни отдели.

Графикът на ваканциите е отговорна процедура. Изисква се да се вземат предвид голям брой фактори - от желанията на самите служители относно текущите срокове до важните нужди на производствения процес. В същото време е необходимо да се следи за спазването на трудовото законодателство. Възможно и необходимо е да се отразят редът и всички нюанси и условия по този въпрос в основните местни актове на организацията. Тоест те трябва да бъдат изписани на страниците на колективния договор или PVTP.

Ред на ваканционното планиране: пример и основно съдържание

Процедурата за попълване на такъв график трябва да бъде описана подробно в инструкциите по въпросите Администрация по човешки ресурси... Ако не е там, работата трябва да започне с издаване на подходяща заповед - за съставяне на график за отпуска. Какво е длъжен да съдържа?

1. Пълно име на специалиста, който отговаря за подготовката на този документ.

2. Условия на споразумение със служителите за техните конкретни желания относно началните дати на всяка ваканция.

3. Денят, в който ръководителят на структурното звено урежда горепосочените желания с плановете за производствена работа на всеки отдел.

4. Срок за представяне на проекта на график на ръководството за одобрение.

По -долу предлагаме да разгледаме извадка от планирани ваканции под формата на съответна поръчка.

Основни принципи на работа

Какви изисквания трябва да се вземат предвид при планиране на ваканции? Той е длъжен да предполага спецификата на производството, спазването на работната технология и принципа на взаимозаменяемост на служителите. Възможностите за това са предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация. За да се избегнат разногласия и спорове, последователността на ваканциите с процедурата за определянето му е задължително предписана в колективния договор или друг местен нормативен акт. Например, задължително е да се посочи невъзможността за едновременния отпуск на началника на отдела и неговия заместник.

В зависимост от спецификата на организацията, на документално ниво предоставянето на годишни отпуски може да бъде записано само за определени месеци. Например, те посещават училища само през лятото, в противен случай процесът на обучение може да бъде дезорганизиран. Има ситуации, когато е удобно да изпратите по -голямата част от екипа да си почине наведнъж. Това често се свързва със сезонни възходи и падения в работата на определена продукция.

Но в повечето случаи най -добрият вариант е относително равномерното разпределение на ваканциите през цялата календарна година.

Откъде да започна?

Какви са основните правила за планиране на ваканции? Изготвянето на проект в организациите обикновено се извършва от службата за персонал. За удобство се използват специални формуляри. V съвременни условияобщоприети компютърни програмиза планиране на ваканции. На предварителния етап се анализира информация за използването на техните служители за изминалия период с определяне на възможния брой дни почивка за текущата година. Изяснява наличието на служители, принадлежащи към преференциални категории и с право на приоритет по приоритет.

След това данните за служителите се прехвърлят на ръководството на отделни отдели. Тяхната задача е да изяснят мнението на служителя при съставяне на график за отпуска (всеки лично) относно датата на напускане или възможността за разделяне на части. Такива желания следва да бъдат разумно съгласувани с работните планове на звеното през цялата година, въз основа на които се разработва оптималната последователност. По този начин всички отдели уреждат свои собствени проекти.

След като събра резултатите заедно, отделът по човешки ресурси изготвя въз основа на тях консолидиран график на ваканциите за цялата организация, който след това се представя за одобрение на ръководството.

Какво е необходимо да се включи

Това включва платен годишен отпуск - основен и допълнителен, както и онези календарни дни, които са останали неизползвани от служителите през текущата година. Стандартната продължителност на основната ваканция е 28 дни (календар). Част от категориите работници по закон ползват по -дълги отпуски. За кого говорим?

Непълнолетни (до 18 години) служители, в съответствие с член 267 от Кодекса на труда, се ползват с право на отпуск за 31 календарни дни. Почивки за хора с увреждания, съгласно 23 -ия член на Федералния закон № 181, относно въпроси социална защитатази категория не трябва да бъде по -кратка от 30 дни. и други педагогически работници - от 42 до 56 дни (във всички случаи говорим за точно календарни дни), в зависимост от вида на учебното заведение ( Детска градина, училище) и длъжности. Тази разпоредба се регулира от член 334 от Кодекса на труда на Руската федерация, както и от специална правителствена резолюция № 724, приета през 2002 г.

Правата предвиждат почивка за 30-35 дни годишно въз основа на Федерален закон № 79, приет през 2004 г.

Относно допълнителните ваканции

По -горе говорихме за основния годишен платен отпуск. Освен това, съгласно 116 -ия член на Кодекса на труда на Руската федерация, има и допълнителни ваканции. Тези, които се занимават с опасни и вредна работа(или със специален характер), работа в нередовни условия, в Далечния север и т.н., както и в някои други специфични случаи, предвидени от закона.

Всеки от работодателите, отчитайки финансовите и производствените си възможности, има пълното право да установи допълнителни почивки за служителите собствена инициатива... Процедурата за такава процедура, подобно на стандартните правила за планиране на ваканции, се одобрява от колективния договор, като се взема предвид становището на синдикалната организация. При изчисляване на общата продължителност дните на допълнителни ваканции се сумират с основните и се отразяват в графика.

Относно преференциалните категории

Когато го съставяте, не трябва да забравяте, че организацията може да има служители, които имат право да напуснат в удобно за тях време. Трябва да започнете график директно с тези хора. На кого свети тази привилегия?

1. Непълнолетни под 18 години (съгласно чл. 267 от Кодекса на труда).

2. Работници на непълно работно време (почивките на основната работа и допълнителният отпуск трябва да съвпадат във времето - чл. 286 ТЗ).

3. съпругът и съпругата в този случай са длъжни да съвпадат - член 11 от Федералния закон № 76 за статута на военнослужещите).

4. За жените преди или непосредствено след отпуска по майчинство, или след края на отпуска за дългосрочни грижи за деца - член 260 ТЗ.

5. За тези служители, чиито съпруги ползват отпуск по майчинство - член 123 ТК.

Дори след като е съгласувал всички дати и крайни срокове с представителите на горните категории, мениджърът трябва да е готов за ситуация, когато една от тях се смени през годината. решениеи ще кандидатства за ваканция от друга дата. В този случай шефът няма право на отказ.

Процедурата за съставяне на ваканционен график в отделни случаи

Служителите могат да планират ваканции изцяло или на части. При разделянето му трябва да се спазват изискванията на член 125 от Кодекса. Те са следните: поне една от частите трябва да бъде равна на 14 календарни дни или повече. Причината е проста и свързана със загриженост за здравето на гражданите. Периодът на възстановяване след тежка работа през годината за човек е най -малко две седмици.

Друг нюанс е, че подобно разделение по части от отпуска е възможно само по споразумение между служителя и ръководството. Ако някой от тях е против, не можете да разделите ваканцията. Мениджърът потвърждава съгласието си за такова разделение, като се подписва в графика или реда на ваканциите. А къде точно другата страна - служителят - го подписва, не е регламентирано от закона. В конкретни организации се използват различни методи за получаване на това потвърждение.

1. Когато инициативата за разделяне на отпуските е работа на служителя, те подават заявление с искане да го направят. Това се прави преди датата, на която графикът трябва да бъде одобрен. Ако работодателят се съгласи с молбата, той се поставя с резолюция „разреши“ с датата и подписа.

2. В ситуация на инициатива от страна на ръководството при разработване на график за отпуска, работодателят може да предложи на служителя разделяне на основната ваканция на необходимия брой части, като посочи началната и крайната дата на всяка от тях. Ако инициативата срещне разбиране, подчиненият ще трябва да потвърди - „прочетете и се съгласете“ - по същия начин, със собствения си подпис, неговото декодиране и текущата дата. Тази форма на постигане на споразумения е в съответствие с приетите от закона норми. Но този метод отнема известно време.

3. Във формата на графика се въвежда допълнителна колона - „Прочетох и съм съгласен“ - и редовете, предвидени за подписите на служителите с декриптиране. С подпис служителят потвърждава липсата на претенции за датите на отпуска и фактите за евентуалното му разделяне на „парчета“. Така се спестява работно време.

Забележка

Този метод принадлежи към вездесъщия, но има някои нюанси. Не може да се нарече напълно правилно. Да предположим, че сте получили подписи от всички освен един служител. В случай на категоричен отказ да го принуди, ръководството няма право. Ще трябва или да съставим нов график, или да се погрижим отново да събираме подписи от всички останали. Тоест, от гледна точка на закона, този метод е доста съмнителен.

В някои организации клауза за предоставяне на отпуски два пъти годишно (всяка равна на 14 календарни дни) вече е посочена във вътрешните правила. По подразбиране подписът на служителя се приема, когато се чете този документ като съгласие за такова разделяне. Но член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация разглежда това като влошаване на положението на работника. Факт е, че PVTP е организация и изразява само волята на ръководителя, но не е съгласие на страните. работни отношения... Този статус не се променя, като се вземе предвид мнението на представителите на профсъюза.

За начинаещи, на непълно работно време и майки с деца

Какво трябва да знаете за новоназначените служители? Правото на платен отпуск се появява след шест месеца непрекъсната дейност в това място(Член 122 от Кодекса на труда). По споразумение с работодателя този период може да бъде намален. За определена категория работници (непълнолетни, работници на непълно работно време и т.н.), това не зависи от продължителността на трудовия стаж в тази организация.

Как са планирани Не е толкова лесно. Понякога няма информация за часа на заминаване на такъв служител на почивка на основното място. Най -често това се случва, ако процедурата за разработване на графици и в двете организации се извършва едновременно. Тъй като задължението за едновременно предоставяне е строго регламентирано, времето за планиране на ваканциите ще трябва да се планира, като се акцентира върху думите на служителя. Освен това трябва да сте подготвени за евентуално отлагане на датата.

Трябва ли графикът да включва имената на работниците в родителски отпуск? В много организации имената на всички жени, седнали с бебета, са включени в него; законът не задължава, но и не го забранява. Всъщност е нереалистично да планирате следващите ваканции в тази категория предварително. В края на краищата, всеки от работниците има право да прекъсне отпуска за медицински сестри и да се върне служебни задълженияпо всяко удобно за вас време.

Освен това няма информация кога този служител иска да използва правото на годишен отпуск. Следователно такива случаи винаги трябва да се разглеждат за всеки отделен случай.

А през последните години?

Как да се справим неизползвани ваканции? Включени ли са в графика или не? Могат ли дните, които не са били използвани 2 години, наистина да „изгорят“? Съгласно писмо Rostrud No 473-6-0 от 2007 г. такива ваканции са включени в общия график или се предоставят по искане на служителя. По -удобно е, ако те бъдат отразени при съставянето на ваканционен график за 2017 (или всяка друга) календарна година, тъй като това ще даде възможност визуално да представи състоянието на нещата с натрупаните неизползвани дни почивка в контекста на целия организация.

Съгласно закона служителите трябва да бъдат изпращани годишно в отпуск. Случаите на прехвърлянето им за следващата година са сред изключенията. Такъв "просрочен" отпуск трябва да бъде предоставен не по -късно от 12 месеца след края на годината, за която има право (124 -и член). Тоест, съставянето на график за ваканция за 2017 г. предполага въвеждане в него на целия „дълг“ за почивни дни към служителите за 2016 г.

Забранено е да се отказва отпуск за две поредни години и привилегировани категории (непълнолетни и работещи в опасни, вредни условия) трябва да почива годишно. Ваканцията не може да "изгори". Правата на служителя върху него се запазват, но мениджърът, ако бъде открит в случай на проверка от инспекцията по труда, за факта на такова спестяване, може да бъде сериозно наказан.

Написано с химикалка ...

В края на процедурата за одобряване на ваканционния график той е задължителен за изпълнение. Това означава, че властите нямат право да отлагат сроковете, посочени в документа, без особено убедителна причина. И служителят се задължава да използва отредените му дни като написани. Ако са необходими някакви отклонения, всяко от тях се съставя със съответна заповед с бележка за причината в графика.

Ако служител е приет след одобряването на документа, той се изпраща на почивка въз основа на допълнителна поръчказа планиране на ваканции или за лично изявление.

Дизайн - какви са характеристиките?

Формулярът на графика за ваканция може да бъде разработен от организацията независимо, като се вземат предвид изискванията на деветия член на Федералния закон № 402 "За счетоводството". Той съдържа списък с необходимите реквизити на първичните счетоводни документи. Най-удобно е да се вземе Т-7 (унифицирана форма) като основа при съставянето на график за ваканция. Ако е необходимо, ненужната информация може да бъде премахната оттам и да се добавят допълнителни колони. Например при липса на синдикален орган колоната за отчитане на неговото становище може да бъде изтрита.

Името на организацията, всяко структурно звено, всички длъжности, пълни имена на служители са посочени изцяло, без съкращения. В случай на предоставяне на отпуск на части, за всеки от тях се отделя отделен ред. Документът се подписва от главния служител по персонала и се одобрява от ръководството на организацията. Датата на ваканционния график е задължителна. Становището на синдикалния орган се взема предвид, ако е налично в предприятието.

Грижа за хората

Задължително ли е всеки служител да се запознае с съставения график? В този случай няма консенсус сред експертите по трудово право. Някои от тях отнасят такъв график към местни актове с необходимостта всеки да се запознае с подпис. Други са съгласни, че това не е необходимо.

На практика в повечето организации изготвянето на ваканционен график все още включва събиране на подписи на служители под него - с цел информиране на последните. Графикът обикновено се публикува на обществено място на информационен щанд.

Бележките към него могат да съдържат всякаква необходима информация кадрови работници... Например - причините за прехвърлянето на ваканции и пр. Оригиналният документ обикновено се съхранява в отдела за персонал. Копие обикновено се предоставя на финансовите услуги за целите на счетоводствоза оценка и планиране на материални резерви за изплащане на отпуск. Остатъка структурни единицикато правило извадки от графика се издават за удобство при организиране на производствени дейности.

Срокът на съхранение на такъв документ е година след края на текущия календарен период. Липсата му в предприятието е изпълнена с административна отговорност, тъй като се счита за нарушение. Член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация предвижда наказание за това под формата на глоба от една до пет хиляди рубли. (длъжностни лица) или 30 000-50 000 рубли. (законно).