Elektron hujjat aylanishi nima va uning biznes uchun afzalliklari. Elektron hujjat aylanishi: ijobiy va salbiy tomonlari. tajribali maslahat pudratchilar o'rtasidagi elektron hujjat aylanishi ijobiy va salbiy tomonlari

Korxonalarda elektron hujjat aylanishi tizimlarini (EDMS) joriy etish yo'lidagi asosiy to'siq inson odatlarining inertsiyasidir. Tez orada ularning afzalliklari raqobat kurashida oldindan belgilab qo'yiladi, shuning uchun endi siz ofis ishlarini raqamli relslarga o'tkazish haqida o'ylashingiz kerak.

EDMSning huquqiy asoslari

Keng filial tarmog'iga ega yirik korxonalar tez sur'atlar bilan elektron hujjat aylanishiga o'tmoqda, buning uchun yetarli hujjatlar mavjudligi yordam beradi. qonunchilik bazasi.

EDMS faoliyatini tartibga soluvchi qonunlar quyidagilardir:

1. 149-FZ-son "Axborot, axborotlashtirish va axborotni muhofaza qilish to'g'risida".
2. 63-FZ-son "On elektron imzo».
3. 263-FZ-son "Elektron hujjat aylanishiga cheklovlarni bekor qilish to'g'risida".
4. Fuqarolik kodeksi.
5. Arbitraj protsessual kodeksi.

To'g'ridan-to'g'ri qonunchilik normalari hamma uchun bir xil, ammo EDMSni joriy qilishda korxona qo'shimcha ravishda bir qator ichki me'yoriy hujjatlarni ishlab chiqishi kerak:

• elektron raqamli imzolardan foydalanish qoidalari;
• nizolarni hal qilish algoritmi bilan elektron hujjat aylanishining korporativ qoidalari;
• barcha xodimlar tomonidan imzolanishi kerak bo'lgan qoidalarga qo'shilish hujjati.

Kompaniya xodimlaridan faqat sertifikatlangan raqamli imzolar va kriptografik axborotni himoya qilish vositalaridan foydalanish talab etiladi. Ushbu qoidaga rioya qilish va qonunchilik bazasining izchilligi xodimning korporativ EDMSdagi harakatlarini qonuniy ahamiyatga ega qilish imkonini beradi.

EDMSning mohiyati va vazifalari

Elektron hujjat aylanish tizimi - avtomatlashtirilgan tizim ishchilarga qog'oz tashuvchilardan foydalanmasdan raqamli qurilmalar orqali o'zaro ishlash imkonini beruvchi ish oqimini boshqarish.

EDMS ning asosiy funktsiyalari:

• elektron hujjatlarni (ED) yaratish, uzatish, saqlash;
• qog'oz hujjatlarni raqamlashtirish;
• atributlari bilan hujjat kartasini yaratish;
• belgilangan atributlarga ega tayyor shablonlar asosida hujjatlarni shakllantirish;
• markazlashtirilgan ma'lumotlar bazasida hujjatlarni qidirish;
• marshrut hujjatlari;
• hujjatlarning qabul qilinishi va undagi buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish;
• jurnallar, tasniflagichlarni yuritish;
• EDni mos formatlarga aylantirish;
• kiruvchi hujjatlarni avtomatik ro'yxatga olish;
• bildirishnomalarni yuborish;
• hujjatlarni tasdiqlash;
• ED bilan birgalikda ishlash;
• kompaniyaning kontragentlari bilan ED orqali o'zaro hamkorlik;
• hujjatlarning bajarilishi va harakati bo'yicha hisobotlarni shakllantirish.

EDMS ning muhim parametri uning modulliligi bo'lib, u holda funksionallikni kengaytirish imkonini beradi sezilarli o'zgarish asosiy sozlamalar.

EDMS turlari

Shubhasiz, katta sanoat korxonalari va savdo kompaniyalari EDMS uchun turli talablarga ega. Shunung uchun dasturiy mahsulotlar ish jarayonlarini standartlashtirishga qarab ikki toifaga bo'linadi:

• "Quti";
• keng konfiguratsiya imkoniyatlari bilan asosiy.

"Qutili" mahsulotlar omborxona, ofis jarayonlari va kichik sanoat uchun mo'ljallangan. Ular faqat modulli konfiguratsiyani va asosiy ma'lumotlarni kiritishni talab qiladi.

Ularning xususiyatlari:

• tez sozlash;
• standartlashtirilgan o'qitish;
• qayta ko'rib chiqish talab qilinmaydi;
• past texnik xarajatlar.

Asosiy platformalar noyob tashkiliy va yirik korxonalarda joylashtirilgan ishlab chiqarish tuzilishi... Bunday EDMS uzoq muddatli, shu jumladan mijozning IT-mutaxassislari tomonidan qayta ko'rib chiqishni talab qiladi.

Ular quyidagi xususiyatlarga ega:

• muayyan biznes jarayonlariga moslashish qobiliyati;
• mijoz talablariga muvofiq qo'shimcha dasturiy modullarni yaratish;
• interfeysning o'zgaruvchanligi;
• yaxshilanishlar miqdorini baholashning mumkin emasligi sababli xarajatlarni rejalashtirishning murakkabligi.

Ko'pgina kichik biznes va savdo tashkilotlari uchun standart "quti" echimlari etarli.

Elektron hujjat aylanishi tizimining afzalliklari

Kompaniyaning hujjat aylanishini elektron shaklga o'tkazish kompaniyaga bir nechta tashkiliy darajalarda emas, balki afzalliklarni beradi. EDMS sizga boshqaruv jamoasi va oddiy xodimlarning ishini soddalashtirishga imkon beradi.

Taktik afzalliklar

Elektron hujjat aylanishi biznesning joriy operatsion xarajatlarini kamaytirish imkonini beradi. Korxona bo'ylab ERMSni o'rnatishga qaror qilganda, tizimni joriy etishdan oldin xodimlarning ish faoliyatini o'lchash tavsiya etiladi. Shablon vazifalarini bajarish, takliflarni tasdiqlash, kerakli hujjatlarni qidirish uchun vaqtni hisoblashingiz mumkin. Alohida-alohida, siz ofis jihozlari va ish yuritish materiallarining joriy xarajatlarini aniqlashingiz mumkin.

Kompaniyaning asosiy jarayonlarining samaradorligiga asoslanib, EDMS ning quyidagi afzalliklari ajratiladi:

1. Foydalanuvchi ish joylarida jismoniy joyni bo'shatish.
2. Arxiv maydonini ijaraga olish xarajatlarini kamaytirish.
3. Hujjatlarni nusxalash, ularni qayta ishlash, jurnallarga kiritish uchun xodimlarning vaqtini tejash.
4. Qog'oz, nusxa ko'chirish uskunalari uchun materiallar narxini pasaytirish.
5. Bo'limlar o'rtasida qog'oz hujjatlarni o'tkazish vaqtini qisqartirish.
6. Ba'zi operatsion jarayonlarni to'liq avtomatlashtirish hisobiga xodimlarning vaqtini tejash.
7. Muntazam ishlarni qisqartirish orqali ishchilarning unumdorligini oshiring.

EDMS ning taktik afzalliklari oddiy xodimlarning ishini eng osonlashtiradi, shuning uchun ular birinchi navbatda yaxshilanishlarni sezadilar.

Strategik ustunliklar

EDMSni amalga oshirishda strategik maqsadlar asosiy biznes jarayonlariga ta'sir qiladi: foyda ko'rsatkichlari, kontragentlar bilan aloqa tezligi va samaradorligi, tijorat ma'lumotlarini himoya qilish.

Ushbu sohalarda elektron hujjat aylanishining quyidagi afzalliklarini ajratib ko'rsatish mumkin:

1. ED ma'lumotlar bazasi va unga masofadan turib boshqariladigan markazlashtirilgan axborot maydonini yaratish.
2. Atributlar bo'yicha ma'lumotni qidirishni tezlashtirish.
3. Kompyuter tarmog'ida tijorat ma'lumotlarini har tomonlama himoya qilish qobiliyati.
4. Ish jarayonlarining shaffofligini oshirish, korruptsion sxemalarning oldini olish.
5. Ichki hujjatlarni parallel muvofiqlashtirish imkoniyati.
6. Ish joyidan tashqaridagi ish oqimlariga masofadan kirish.
7. Hujjatlarning xavfsizligini oshirish va ularni qalbakilashtirishning mumkin emasligi.
8. Xodimlar harakatlarining onlayn monitoringi tufayli buyurtmalar bajarilishining keskin o'sishi.

Strategik afzalliklar kompaniyaning boshqaruv qobiliyati va imidjining o'sishiga yordam beradi, bu esa yangi mijozlarni jalb qilishda sezilarli foyda keltiradi.

Oddiy foydalanuvchilar uchun imtiyozlar

Uzoq muddatli, muntazam operatsiyalar sog'liq uchun zararli ekanligi va unumdorlikni keskin pasaytiradiganligi aniqlandi. Turli dasturlarda so'rovlar va hujjatlarni monoton tarzda qayta ishlash mas'uliyatdan chalg'itadi, ish vaqtining asosiy qismini olib tashlaydi.

EDMS ko'rsatilgan foydalanuvchi muammolarini hal qilish uchun bir qator afzalliklarga ega:

1. ED ning arxivdagi qulay joylashuvi, ularni atributlar bo'yicha 1-2 daqiqa ichida topish imkonini beradi.
2. Operatsion jarayonlarni tartibga solish. Natijada, xodim faqat ish tavsifiga muvofiq bajarishi shart bo'lgan vazifalarni oladi.
3. Korporativ o'zaro munosabatlarni avtomatlashtirish orqali yangi xodimlarning ish jarayonlariga moslashishini tezlashtirish.
4. Tasdiqlash zanjiri va loyihani amalga oshirish bosqichlari haqida ma'lumot olish qobiliyati.
5. Kompyuterlarda ish muhitini birlashtirish, shablonlardan foydalanish, hujjatlarni chop etish bosqichini va ularning imzosini yo'q qilish orqali muntazam operatsiyalarni qisqartirish.

Maxsus bo'lmagan operatsiyalar soni va davomiyligini qisqartirish sizga to'g'ridan-to'g'ri yuqori malaka talab qiladigan ish jarayonlariga vaqt ajratish imkonini beradi.

Korxonaning IT tuzilmasi uchun imtiyozlar

EDMSni amalga oshirishda u mavjud IT infratuzilmasi bilan integratsiyalangan bo'lib, quyidagi afzalliklarni beradi:

• tizim ustidan nazoratni osonlashtirish, uning ma'muriga qo'yiladigan malaka talablarini kamaytirish;
• standart dasturlash vositalarisiz yangi shablonlarni va hujjat yo'nalishlarini sozlash imkoniyati;
• bir nechta ilovalarni bitta ish muhitiga birlashtirish;
• qo'shimcha xarajatlarsiz tizimni kengaytirish imkoniyati;
• mavjud kompyuterlarni almashtirishning hojati yo'q;
• zararli dasturlardan keng qamrovli tarmoq himoyasi.

EDMS texnik vositalarga ma'lum investitsiyalarni o'z ichiga oladi, ammo ular o'z samarasini beradi Qisqa vaqt.

Kompyuter texnikasi mos keladi, bu esa uning resurslaridan foydalanishni oshiradi.

Rahbarlar uchun imtiyozlar

Elektron hujjat aylanishini amalga oshiradi samarali ish boshqaruv xodimlari tizimning quyidagi afzalliklari tufayli:

1. EDMS mobilligi, xizmat safarlarida masofaviy kompyuterlar orqali EDga kirish imkoniyati.
2. Xodimlarning ishlashi, mahsuldorligi va buyurtmalarning o'z vaqtida bajarilishi to'g'risidagi hisobotlardan foydalangan holda monitoring qilish qulayligi.
3. bilan integratsiya qilish orqali.
4. EDMS dan birgalikda foydalanish bilan etkazib beruvchilar va xaridorlar o'rtasidagi logistika tartiblarini tezlashtirish. Yagona tashqi operatorga ulanish orqali birlamchi EDni almashish mumkin, bu hujjatlarning qonuniyligini kafolatlaydi.
5. Moliyaviy ma'lumotlarga faqat top-menejerlarga kirishni ta'minlash, kotibiyatdan tashqari.
6. Muhim hujjatlarni yo'qotish ehtimolini kamaytirish.

Menejer har doim tizimga kirishi va har bir xodimning ishlashi haqida hisobot yaratishi mumkin.

Xodimlarning bu haqiqatni bilishi ularga dam olish va o'z biznesi bilan shug'ullanish imkoniyatini bermaydi.

Elektron hujjat aylanishining kamchiliklari

Korxonada elektron hujjat aylanishini joriy etish o'zining kamchiliklariga ega. Aynan ular kichik korxonalarga to'liq miqyosdagi ombor operatsiyalari va EDMS asosida boshqaruvni joriy etishga ruxsat bermaydilar.

Kamchiliklarga quyidagilar kiradi:

1. Noma'lum zararli kod tomonidan ma'lumotlar bazasini buzish ehtimoli. Ushbu kamchilikni tarmoqqa ulanmagan qurilmalardagi ma'lumotlarni muntazam ravishda zaxiralash orqali hal qilish mumkin.
2. 40+ yosh toifasidagi xodimlarni o'zaro aloqaning raqamli shakliga moslashtirish qiyinligi.
3. Yuqori narx. Kichik biznes uchun mahalliy EDMS narxi 1000 dan 10 000 dollargacha.
4. Kompaniyaning kontragentlari o'rtasida elektron hujjat aylanishi mavjud bo'lmaganda, EDMS samaradorligi pasayadi.
5. Qo'shimcha ish birliklari va binolari bo'lmagan ixcham ofislarda tizimning foydasi shubhali.
6. Ba'zi kontragentlar bilan ishlashda EDni qog'oz shaklida nusxalash zarurati.

Ushbu kamchiliklar, asosan, zaruriy qabul qilishning kechikishi bilan bog'liq huquqiy tartibga solish va ishbilarmonlik muhitiga EDMS kirishining past darajasi. Ammo tendentsiyalar shuni ko'rsatadiki, 10-20 yil ichida korxonada elektron hujjat aylanishi istisnodan ko'ra ko'proq qoida hisoblanadi.

To'g'ri EDMSni qanday tanlash mumkin?

EDMSni tanlash oson emas, chunki noto'g'ri mahsulotni sotib olish yoki qobiliyatsiz kompaniya bilan shartnoma tuzish ehtimoli yuqori.

Shuning uchun elektron hujjat aylanishi dasturini sotib olishga qaror qilishda uning bir qator xususiyatlarini hisobga olish kerak:

1. Rossiya bozorida EDMS ishlab chiqaruvchisining ish vaqti. Milliy qonunchilikka tuzatish kiritish uchun bunday tizimlarni joriy etishda ko'p yillik amaliy tajriba talab etiladi.
2. Sanoat standartlariga muvofiqligi.
3. Kompaniya tuzilmasi bilan muvofiqligi.
4. Dasturiy mahsulotga keyingi texnik xizmat ko'rsatish imkoniyati va narxi.
5. Korxonaning kengayishi bilan EDMSning kengayishi.
6. To'liq vaqtda ishlaydigan IT mutaxassislari uchun dasturiy ta'minot konfiguratsiyasi hujjatlarining mavjudligi.
7. Axborotni himoya qilish darajasi.
8. Ma'lumotlarni zaxiralash imkoniyatlari
9. Muvaffaqiyatsizliklardan keyin tiklanish vaqti.

Kompaniyani yakuniy tanlash uchun EDMSni amalga oshirish bir nechta provayderlarni tahlil qilish, demolarni o'rganish va dasturiy ta'minotning demo versiyasini o'rnatishni so'rash tavsiya etiladi. Qaror qabul qilishda uskunani yangilash narxini va darajasini hisobga olish kerak kasbiy ta'lim shaxsiy IT mutaxassislari.

EDMSni amalga oshirishdagi qiyinchiliklar

Rossiyada EDMSni amalga oshirish jarayoniga foydalanuvchilar tomonidan ko'plab litsenziyasiz dasturlardan foydalanish, ularning nomuvofiqligi va biznes tartib-qoidalarini qo'lda boshqarishning ustunligi ta'sir ko'rsatadi.

Natijada, elektron hujjat aylanishi provayderlari korxonalarda quyidagi qiyinchiliklarga duch kelmoqdalar:

1. Turli bo'limlarda ma'lumotlarni saqlashning rang-barang formati.
2. Amaldagi ilovalarda tuzilgan ma'lumotlarning yo'qligi.
3. Xodimlarning muayyan biznes jarayonlariga kirishi tizimini tartibga solmaslik. Oddiy shakl ish tavsiflari EDMS ni tashkil etishga juda oz yordam beradi.
4. Axborot oqimi byurokratik tartib-qoidalar va ruxsatnomalar bilan haddan tashqari yuklangan.
5. Turli ilovalarda ma'lumotlarni saqlash tufayli ishdan chiqish.
6. Korxona xodimlarining kompyuter savodsizligi va o'quv faoliyatini ijrochilar darajasida sabotaj qilish.
7. EDMSning sanoat normalari va qonunosti hujjatlariga mos kelmasligi.

Elektron hujjat aylanishiga o'tish bo'yicha rahbariyatning qat'iy qarori kam. Tizimli qayta tiklash kerak ish vazifalari xodimlar va kompaniyaning boshqaruv tuzilmasi. Qonunga muvofiq o'rnatilishi kerak bo'lgan tizim bilan kerakli integratsiya uchun.

EDMSni amalga oshirishning muhim yo'nalishi - malakasiz va o'qitilmagan xodimlarga nisbatan qat'iy kadrlar siyosati. Chunki ularning yangi tamoyillar bo'yicha ishlashni istamasligi elektronni amalga oshirish va texnik xizmat ko'rsatish jarayonining xarajatlarini sezilarli darajada oshiradi. EDMS odamlar bilan yagona mexanizm doirasida o'zaro ta'sir qilishi kerak, shuning uchun uning yomon ishlayotgan elementlari o'z vaqtida tuzatilishi yoki almashtirilishi kerak.

Shuningdek o'qing

Bizda bor tayyor yechim va uchun uskunalar

EKAM platformasining barcha xususiyatlarini bepul sinab ko'ring

Maxfiylik shartnomasi

va shaxsiy ma'lumotlarni qayta ishlash

1. Umumiy qoidalar

1.1 Shaxsiy ma'lumotlarning maxfiyligini saqlash va qayta ishlash to'g'risidagi ushbu shartnoma (keyingi o'rinlarda Shartnoma deb yuritiladi) erkin qabul qilinadi va o'z xohishiga ko'ra, "Inseils Rus" MChJ va/yoki uning filiallari, shu jumladan, tegishli barcha shaxslarga tegishli barcha ma'lumotlarga nisbatan qo'llaniladi. "Insails Rus" MChJ bilan bir guruh (shu jumladan, "EKAM servis" MChJ) "Insails Rus" MChJ (keyingi o'rinlarda) saytlari, xizmatlari, xizmatlari, kompyuter dasturlari, mahsulotlari yoki xizmatlaridan foydalanganda Foydalanuvchi haqida ma'lumot olishlari mumkin. Xizmatlar sifatida) va "Insales Rus" MChJ tomonidan Foydalanuvchi bilan tuzilgan har qanday shartnoma va shartnomalarni bajarish jarayoni. Foydalanuvchining ro'yxatga olingan shaxslardan biri bilan munosabatlari doirasida u tomonidan bildirilgan Shartnomaga roziligi barcha boshqa ko'rsatilgan shaxslarga nisbatan qo'llaniladi.

1.2 Xizmatlardan foydalanish foydalanuvchining ushbu Shartnoma va unda ko'rsatilgan shartlar va shartlarga roziligini bildiradi; ushbu shartlarga rozi bo'lmagan taqdirda, Foydalanuvchi Xizmatlardan foydalanishdan voz kechishi kerak.

"Insales"- "Inseils Rus" mas'uliyati cheklangan jamiyati, OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, manzilda ro'yxatdan o'tgan: 125319, Moskva, Akademika Ilyushin ko'chasi, 4, 1-bino, 11-uyda (bu erda) qo'l, va

"Foydalanuvchi" -

yoki jismoniy shaxs muomala layoqatiga ega bo'lgan va qonun hujjatlariga muvofiq fuqarolik-huquqiy munosabatlarning ishtirokchisi deb e'tirof etilgan Rossiya Federatsiyasi;

yoki yuridik shaxs bunday shaxs rezident bo'lgan davlat qonunchiligiga muvofiq ro'yxatga olingan;

yoki yakka tartibdagi tadbirkor bunday shaxs rezident bo'lgan davlat qonunchiligiga muvofiq ro'yxatga olingan;

ushbu Shartnoma shartlarini qabul qilgan.

1.4 Ushbu Shartnomaning maqsadlari uchun Tomonlar maxfiy ma'lumotlar har qanday xarakterdagi (ishlab chiqarish, texnik, iqtisodiy, tashkiliy va boshqalar), shu jumladan intellektual faoliyat natijalari, shuningdek, kasbiy faoliyatni amalga oshirish usullari to'g'risidagi ma'lumotlar ekanligini aniqladilar. faoliyat (shu jumladan, lekin ular bilan cheklanmagan holda: mahsulotlar, ishlar va xizmatlar toʻgʻrisidagi maʼlumotlar; texnologiyalar va tadqiqot loyihalari toʻgʻrisidagi maʼlumotlar; texnik tizimlar va uskunalar, jumladan, dasturiy taʼminot elementlari toʻgʻrisidagi maʼlumotlar; biznes prognozlari va istiqbolli xaridlar toʻgʻrisidagi maʼlumotlar; aniq hamkorlarning talablari va spetsifikatsiyalari va potentsial hamkorlar; intellektual mulk bilan bog'liq ma'lumotlar, shuningdek yuqorida aytilganlarning barchasi bilan bog'liq bo'lgan rejalar va texnologiyalar) bir tomon tomonidan boshqasiga yozma va/yoki elektron shaklda yuborilgan, Tomon tomonidan aniq ma'lumot sifatida belgilangan.

1.5.Ushbu Shartnomaning maqsadi Tomonlar muzokaralar, shartnomalar tuzish va majburiyatlarni bajarish, shuningdek, har qanday boshqa oʻzaro hamkorlik (shu jumladan, maslahatlar, soʻrovlar va maʼlumotlarni taqdim etish hamda boshqa ishlarni amalga oshirish) davomida almashadigan maxfiy maʼlumotlarni himoya qilishdan iborat. buyurtmalar).

2. Tomonlarning majburiyatlari

2.1.Tomonlar Tomonlarning o‘zaro hamkorligi jarayonida bir Tomon boshqa Tomondan olgan barcha maxfiy ma’lumotlarni sir saqlashga, boshqa Tomonning oldindan yozma ruxsatisiz bunday ma’lumotlarni uchinchi tomonga oshkor qilmaslik, oshkor qilmaslik, oshkor qilmaslik yoki boshqacha tarzda taqdim etmaslikka kelishib oladilar. Tomon, amaldagi qonun hujjatlarida nazarda tutilgan hollar bundan mustasno, bunday ma'lumotlarni taqdim etish Tomonlar zimmasida bo'lsa.

2.2 Tomonlarning har biri maxfiy ma'lumotlarni himoya qilish uchun hech bo'lmaganda Tomon o'zining maxfiy ma'lumotlarini himoya qilish uchun qo'llaydigan choralardan foydalangan holda barcha zarur choralarni ko'radi. Maxfiy ma'lumotlarga kirish faqat Tomonlarning har birining ularni bajarish uchun oqilona zarur bo'lgan xodimlariga taqdim etiladi rasmiy vazifalar ushbu Shartnomani bajarish uchun.

2.3.Maxfiy ma’lumotlarni sir saqlash majburiyati ushbu Shartnoma, 01.12.2016 yildagi kompyuter dasturlari uchun litsenziya shartnomasi, kompyuter dasturlari uchun litsenziya shartnomasiga qo‘shilish to‘g‘risidagi shartnoma, agentlik va boshqa shartnomalar amal qilgan muddatda va besh yil muddatga amal qiladi. agar Tomonlar boshqacha kelishuvga erishmagan bo'lsa, ularning harakatlari to'xtatilgandan keyin.

(a) agar taqdim etilgan ma'lumotlar Tomonlardan birining majburiyatlarini buzmagan holda hamma uchun ochiq bo'lsa;

(b) agar taqdim etilgan ma'lumotlar boshqa Tomondan olingan maxfiy ma'lumotlardan foydalanmasdan amalga oshirilgan o'zining tadqiqoti, tizimli kuzatishlari yoki boshqa faoliyati natijasida Tomonga ma'lum bo'lgan bo'lsa;

(c) agar taqdim etilgan ma'lumotlar uchinchi shaxsdan qonuniy ravishda olingan bo'lsa, uni Tomonlardan biri taqdim etgunga qadar uni sir saqlash majburiyatisiz;

(d) agar ma'lumotlar davlat organining, boshqa davlat hokimiyati organining yoki mahalliy o'zini o'zi boshqarish organining yozma so'roviga binoan o'z funktsiyalarini bajarish uchun taqdim etilgan bo'lsa va uni ushbu organlarga oshkor qilish Tomon uchun majburiy bo'lsa. Bunday holda, Tomon boshqa Tomonni olingan so'rov haqida darhol xabardor qilishi shart;

(e) agar ma'lumot to'g'risidagi ma'lumotlar uzatilayotgan Tomonning roziligi bilan uchinchi shaxsga taqdim etilgan bo'lsa.

2.5.Insales Foydalanuvchi tomonidan taqdim etilgan ma'lumotlarning to'g'riligini tekshirmaydi va uning huquqiy layoqatini baholay olmaydi.

2.6.Xizmatlarda ro'yxatdan o'tishda foydalanuvchi Inseilsga taqdim etadigan ma'lumotlar shaxsiy ma'lumotlar emas, chunki ular Rossiya Federatsiyasining 27.07.2006 yildagi 152-FZ-sonli Federal qonunida belgilangan. "Shaxsiy ma'lumotlar haqida".

2.7 Insales ushbu Shartnomaga o'zgartirish kiritish huquqini o'zida saqlab qoladi. O'zgartirishlar kiritilganda, sana joriy nashrda ko'rsatiladi oxirgi yangilash... Shartnomaning yangi tahriri, agar boshqacha tartib nazarda tutilgan bo'lmasa, u e'lon qilingan paytdan boshlab kuchga kiradi. yangi nashri Shartnomalar.

2.8.Ushbu Shartnomani qabul qilish orqali Foydalanuvchi Inseils Xizmatlar sifatini yaxshilash, yangi mahsulotlarni ishlab chiqish, shaxsiy takliflarni yaratish va yuborish uchun Foydalanuvchiga shaxsiylashtirilgan xabarlar va ma’lumotlarni (shu jumladan, lekin ular bilan cheklanmagan holda) yuborishi mumkinligini tushunadi va rozilik beradi. Foydalanuvchi, foydalanuvchini o'zgarishlar haqida xabardor qilish Tarif rejalari va yangilanishlar, Foydalanuvchiga Xizmatlar mavzusi bo'yicha marketing materiallarini yuborish, Xizmatlar va Foydalanuvchilarni himoya qilish va boshqa maqsadlarda.

Foydalanuvchi Inseils elektron pochta manziliga yozma ravishda xabar berib, yuqoridagi ma'lumotlarni olishdan bosh tortish huquqiga ega -.

2.9.Ushbu Shartnomani qabul qilish orqali Foydalanuvchi Inseils xizmatlari umumiy xizmatlarning yoki xususan, ularning individual funksiyalarining bajarilishini taʼminlash uchun cookie-fayllar, hisoblagichlar va boshqa texnologiyalardan foydalanishi mumkinligini tushunadi va bunga rozilik bildiradi va Foydalanuvchining bu borada Inseils-ga qarshi hech qanday daʼvosi yoʻq. hurmat.

2.10 Foydalanuvchi Internetdagi saytlarga tashrif buyurish uchun foydalanadigan asbob-uskunalar va dasturiy ta'minot cookie-fayllar bilan operatsiyalarni (har qanday saytlar yoki ma'lum saytlar uchun) taqiqlash, shuningdek, ilgari qabul qilingan cookie-fayllarni o'chirish funksiyasiga ega bo'lishi mumkinligini biladi.

Insails ma'lum bir Xizmatni taqdim etish faqat foydalanuvchi tomonidan cookie-fayllarni qabul qilish va olishga ruxsat berilgan taqdirdagina mumkinligini aniqlashga haqli.

2.11.Foydalanuvchi akkauntga kirish uchun o‘zi tanlagan vositalar xavfsizligi uchun faqat javobgar bo‘ladi, shuningdek, ularning maxfiyligini mustaqil ravishda ta’minlaydi. Foydalanuvchi Foydalanuvchi akkaunti ostidagi Xizmatlar doirasidagi yoki undan foydalanishdagi barcha harakatlar (shuningdek, ularning oqibatlari), shu jumladan Foydalanuvchi tomonidan har qanday shartlarda (shu jumladan shartnomalar bo'yicha) Foydalanuvchi hisobiga kirish uchun ma'lumotlarni ixtiyoriy ravishda o'tkazish hollari uchun yakka tartibda javobgar bo'ladi. yoki shartnomalar) ... Shu bilan birga, Foydalanuvchi akkaunti ostidagi xizmatlar doirasidagi yoki undan foydalanishdagi barcha harakatlar Foydalanuvchining o'zi tomonidan amalga oshirilgan deb hisoblanadi, Foydalanuvchi Inseilsni Foydalanuvchining hisob qaydnomasidan foydalangan holda Xizmatlarga ruxsatsiz kirish to'g'risida xabardor qilgan hollar bundan mustasno va/yoki uning hisobiga kirish vositalarining maxfiyligini har qanday buzish (buzilish shubhalari).

2.12 Foydalanuvchi Insails-ni Foydalanuvchi akkauntidan foydalangan holda Xizmatlarga ruxsatsiz (Foydalanuvchi tomonidan ruxsat etilmagan) kirishning har qanday holati va/yoki uning akkauntiga kirish vositalarining maxfiyligini har qanday buzilishi (buzilishda gumon) haqida darhol xabardor qilishi shart. Xavfsizlik nuqtai nazaridan, Foydalanuvchi Xizmatlar bilan ishlashning har bir sessiyasi oxirida o'z akkaunti ostida xavfsiz o'chirishni mustaqil ravishda amalga oshirishi shart. Insales ma'lumotlarning mumkin bo'lgan yo'qolishi yoki shikastlanishi, shuningdek, Foydalanuvchi tomonidan Shartnomaning ushbu qismi qoidalarini buzganligi sababli yuzaga kelishi mumkin bo'lgan har qanday xarakterdagi boshqa oqibatlar uchun javobgar emas.

3.Tomonlarning javobgarligi

3.1. Shartnoma bo'yicha berilgan maxfiy ma'lumotlarni himoya qilish bo'yicha Shartnomada nazarda tutilgan majburiyatlarni buzgan Tomon zarar ko'rgan Tomonning talabiga binoan Shartnoma shartlarini bunday buzish natijasida etkazilgan real zararni qoplashi shart. Rossiya Federatsiyasining amaldagi qonunchiligiga muvofiq.

3.2 Zararni qoplash huquqbuzar Tomonning Shartnoma bo'yicha o'z majburiyatlarini to'g'ri bajarish bo'yicha majburiyatlarini bekor qilmaydi.

4. Boshqa qoidalar

4.1.Ushbu Shartnoma bo'yicha barcha bildirishnomalar, so'rovlar, talablar va boshqa yozishmalar, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan xatlar yozma ravishda amalga oshirilishi va shaxsan yoki kurer orqali topshirilishi yoki litsenziya shartnomasida ko'rsatilgan manzillarga elektron pochta orqali yuborilishi kerak. kompyuter dasturlari uchun 01.12.2016 yildagi kompyuter dasturlari uchun litsenziya shartnomasiga qo'shilish shartnomasi va ushbu Shartnomada yoki Tomon tomonidan yozma ravishda ko'rsatilishi mumkin bo'lgan boshqa manzillar.

4.2.Agar ushbu Shartnomaning bir yoki bir nechta qoidalari (shartlari) bekor bo'lsa yoki o'z kuchini yo'qotsa, bu boshqa qoidalarni (shartlarni) bekor qilish uchun sabab bo'la olmaydi.

4.3 Rossiya Federatsiyasi qonunlari ushbu Shartnomaga va Shartnomani qo'llash bilan bog'liq holda yuzaga keladigan Foydalanuvchi va Insales o'rtasidagi munosabatlarga nisbatan qo'llaniladi.

4.3.Ushbu Shartnoma bo'yicha barcha taklif yoki savollarni Foydalanuvchi Inseils foydalanuvchilarni qo'llab-quvvatlash xizmatiga yoki pochta manziliga yuborish huquqiga ega: 107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, ko'cha 11-12 "Stendhal" biznes markazi "Inseils Rus" MChJ.

Nashr qilingan sana: 01.12.2016 y

Rus tilidagi to'liq ismi:

"Insales Rus" mas'uliyati cheklangan jamiyati

Rus tilidagi qisqartirilgan nomi:

MChJ "Insales Rus"

Ingliz tilidagi ism:

InSales Rus mas'uliyati cheklangan jamiyati (InSales Rus MChJ)

Yuridik manzil:

125319, Moskva, st. Akademik Ilyushin, 4, 1-bino, 11-kabinet

Pochta manzili:

107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, 11-12-betlar, miloddan avvalgi "Stendal"

INN: 7714843760 Tekshirish punkti: 771401001

Bank rekvizitlari:

Axborot texnologiyalari biznesning turli sohalariga shu qadar tezlik bilan kirib bormoqdaki, ba'zida ularning dolzarbligini baholash qiyin. Elektron hujjat aylanishi tizimining (EDMS) joriy etilishi yorqin misoldir. Bu zerikarli qog'ozli hujjatlar to'plamining yo'qolishiga olib keladi. Bir qarashda, ajoyib natija yoki boshqa shunga o'xshash texnika tez orada imkonsiz bo'ladi. Shundaymi?

EDMS uchun dalillar

AQShda olib borilgan tadqiqotlar natijasida olingan raqamlar elektron hujjat aylanishi foydasiga gapiradi:

1. Hisob-kitoblarga ko‘ra, bu mamlakatda 4 trillionga yaqin qog‘oz hujjatdan foydalaniladi va ularning soni yiliga 22 foizga oshib bormoqda.
2. Ularning 90% ga yaqini ofisdan chiqmaydi, balki oddiygina xodimdan xodimga o‘tadi.
3. O'rtacha har bir hujjat 19 marta nusxalanadi.
4. Ish vaqtining yarmi kerakli ma'lumotlarni topishga, atigi 10% esa uni o'rganishga sarflanadi.
5. Hujjatlarning taxminan 8 foizi shunchaki yo'qoladi.

Ilg'or ishlov berish va tasvirlash tadqiqotini o'tkazgandan so'ng shunday xulosaga keldi kichik biznes 20 nafar xodimdan iborat bo‘lgan turli hujjatlarni nusxalash yoki chop etishga qariyb 180 ming dollar sarflaydi.Elektron hujjat aylanishi haqida o‘ylash uchun yetarlicha ta’sirli ko‘rsatkich.

Ayniqsa, faol amalga oshirilmoqda axborot texnologiyalari Singapurda. Misol uchun, 2002 yilda barcha telegraf idoralari yopilgan, chunki bu xizmatlarga talab yo'q edi.

Afzalliklar

Elektron hujjat aylanishi bir qator muhim afzalliklarga ega:

• Hujjatlarni yaratish, qabul qilish va bajarish ustidan shaffoflik va samarali nazoratni ta'minlaydi, biznes-jarayonlarning maksimal tezligini oshiradi;
• Amalda, buyurtmalarning ba'zilari oddiygina xodimlar tomonidan bajarilmaydi. EDMS nafaqat ish jarayonini, balki uning natijasini ham nazorat qilish imkonini beradi;
• Hujjatlarni yuborish, qidirish va yaratish vaqtini qisqartirish. Tizim mustaqil ravishda registrlar, hisobotlar va xulosalarni yaratishga qodir, bu esa kompaniyaning samaradorligiga ijobiy ta'sir qiladi;
• Har qanday biznes maxfiylikka jiddiy e'tibor beradi. Qimmatbaho ma'lumotlarning yo'qolishi millionlab yo'qotishlarga olib kelishi mumkin. Qog'oz hujjatlarni olib qo'yish va ularni yon tomonga topshirish kifoya. SED bunday vaziyatlarni butunlay istisno qila olmaydi, lekin u xodimning vakolatiga qarab ma'lumotlarga kirishni aniq tartibga soladi. Bunday holda, siz har doim kim tomonidan foydalanilgan yoki muayyan hujjatlarga o'zgartirishlar kiritilganligini nazorat qilishingiz mumkin;
• EDMS xodimlarni yangi hujjatlar bilan tanishtirish tartibini maksimal darajada tezlashtiradi va kompaniyaning yagona axborot makonida ishlashini ta'minlaydi.

kamchiliklari

Elektron hujjat aylanishi tizimi ma'lum kamchiliklardan xoli emas:

• Uning asosiy kamchiligi - virusning kompaniya kompyuterlariga kirib borishi va keyinchalik barcha ma'lumotlarning yo'qolishi xavfi. Xavfsiz tomonda bo'lish uchun sizga ortiqcha tizim kerak;
• Yana bir kamchilik - bunday tizimni amalga oshirish uchun kadrlar tayyorlanmaganligi. Ko'pgina xodimlar EDMSda malakali ishlash uchun etarli bilimga ega emaslar. Shu bilan birga, uning ishlashining uzluksiz ishlashi unga bog'liq;
• Elektron hujjat aylanishini joriy etish katta moliyaviy investitsiyalar talab qiladi;
• Aytish joizki, Rossiyada ham, MDHda ham haligacha yagona axborot maydoni shakllanmagan. Shunga ko'ra, har bir korxona bilan elektron hujjat almashinuvini amalga oshirish mumkin emas;
• EDMSni amalga oshirish uchun ma'lum cheklovlar mavjud. Misol uchun, har qanday kadrlar bo'limi bir qator hujjatlarda xodimning shaxsiy imzosini talab qiladi. Mehnat daftarchalarini yuritish tartibi ham qat'iy tartibga solinadi.

Elektron hujjat aylanishi tizimi, birinchi navbatda, foydalidir yirik korxonalar bo'linmalarning keng tarkibiga ega. Bu ularning faoliyati samaradorligini oshirishi mumkin, ammo bu bosqichdagi kamchiliklar uni amalga oshirish jarayonini sekinlashtiradi. EDMS jiddiy qayta ko'rib chiqishni talab qiladi va uning shakllanishi davom etar ekan, qora va oq rang talabga ega bo'lib qoladi.

“Kadrlar bo'limi xodimi. HR ma'muriyati ", 2009 yil, N 2

Qog'ozdan Aralash Hujjat Ishiga O'tish

Qog'oz hujjatlarni tayyorlash va boshqarishning elektron tizimlarining keng qo'llanilishi elektron va elektron bo'lmagan hujjatlar o'rtasidagi chegarani asta-sekin yo'q qilmoqda. “Qog‘ozsiz texnologiyalar” haqida ko‘p gap-so‘zlarga qaramay, aslida biz an’anaviy qog‘oz ish jarayonidan elektronga emas, balki aralash ish jarayoniga o‘tmoqdamiz.

Kadrlar yozuvlarini boshqarish lug'ati. Elektron hujjat aylanishi - bu tarmoq tuzilmasida birlashtirilgan kompyuterlarda axborot-kommunikatsiya texnologiyalaridan foydalangan holda yaratilgan, uzatiladigan va saqlanadigan hujjatlarning butun majmuasi qo'llab-quvvatlanadigan hujjat aylanishi tizimi, bu tarqatilgan ma'lumotlar bazasini shakllantirish va yuritish imkoniyatini ta'minlaydi. Shu bilan birga, qog'oz hujjatlardan foydalanish rad etilmaydi, balki kompyuterda yaratilgan, tuzatilgan va saqlanadigan elektron hujjat ustuvor deb e'tirof etiladi.

Elektron hujjatlarning ijobiy va salbiy tomonlari

Optimistlar va skeptiklar elektron hujjatlar haqida qanchalik bahslashmasin, ofis hujjatlarining katta qismi kompyuterlarda yaratilganligini hech kim inkor etmaydi. Axborot texnologiyalarining bunday so'zsiz g'alabasining sabablari juda aniq:

Elektron hujjatlarni yaratish, tahrirlash, ko'paytirish, tarqatish va uzatish oson;

Kerakli ma'lumotlarni qidirish ancha osonlashdi va kontekstli qidiruv hujjatlarni rasmiylashtirishda faqat orzu qilish mumkin bo'lgan imkoniyatlarni taqdim etadi;

Axborot va hujjatlarni zaxiralash, sug'urta fondlarini yaratish va hokazolarni hal qilish osonroq va kamroq kuch sarflaydi;

Biznes va davlat idoralarida elektron hujjatlar to‘g‘ri qo‘llanilsa, qaror qabul qilishni tezlashtiradi va ularning sifatini oshiradi.

Qog'oz hujjatlarni tayyorlash va boshqarishning elektron tizimlarining keng qo'llanilishi elektron va elektron bo'lmagan hujjatlar o'rtasidagi chegarani asta-sekin yo'q qilmoqda. Dunyoning bir qator qonunlari va standartlarida chop etish, masalan, elektron hujjatni qog'ozda taqdim etish shakli sifatida belgilanadi.

Shunga o'xshash formulalar bizning davlat organlarining me'yoriy hujjatlarida ham mavjud:

Elektron hujjatlardan foydalanishda moliya bozori ishtirokchilari faoliyatiga qo‘yiladigan talablar to‘g‘risidagi nizom (Buyruq bilan tasdiqlangan Federal xizmat moliya bozorlari uchun 08.12.2005 № 05-77 / pz-n):

"... elektron shakldagi hujjat va (yoki) uning qog'ozdagi nusxasi, 2009 yilda tasdiqlangan belgilangan tartib...“.

Shaxslarni malakali investor sifatida tan olish tartibi to'g'risidagi nizom (Moliya bozorlari bo'yicha Federal xizmatning 2008 yil 18 martdagi N 08-12 / pz-n buyrug'i bilan tasdiqlangan):

“4.7. Malakali investorni tan olgan shaxs, Rossiya FFMS talabiga binoan va belgilangan talabga muvofiq, reestrni elektron shaklda va (yoki) qog'ozda belgilangan tartibda tasdiqlangan nusxasini taqdim etishi shart. "

Biroq, elektron hujjatlar, har qanday texnologiya kabi, e'tiborga olinishi kerak bo'lgan kamchiliklarga ega:

Tashkilotlarni foydalaniladigan ish usullarini doimiy ravishda takomillashtirishga, hujjatlar va ma'lumotlarni muntazam ravishda bir tizimdan ikkinchisiga o'tkazishga, ularni eskirgan ommaviy axborot vositalari va formatlardan yangilariga ko'chirishga majbur qiladigan texnologiyalarning tez eskirishi;

Axborot tashuvchilarning qisqa xizmat muddati va ularning xilma-xilligi, bu juda tez-tez yangilanishiga olib keladi, bu esa tashkilotdan doimiy ravishda axborot xavfsizligini nazorat qilishni talab qiladi;

Yechilmagan huquqiy muammolar va birinchi navbatda, qonunchilikni tan olish masalasi yuridik kuch haqiqatda foydalanilgan elektron hujjatlar;

Qog'oz hujjatlarga nisbatan nafaqat xavfsizligini ta'minlash, balki elektron hujjatlarni yo'q qilishning murakkabligi;

Ish haqi avtomatik ravishda hujjatlar va ma'lumotlarni boshqarish xarajatlarini oshiradigan yuqori malakali kadrlardan foydalanish zarurati.

Bundan tashqari, endi bir qator sabablarga ko'ra qog'oz va boshqa analog vositalardan butunlay voz kechish mumkin emas:

Avvalo, bu bir qator hujjatlarni qog'ozda rasmiylashtirish bo'yicha qonunchilik va me'yoriy hujjatlarning mavjud talablari. Bu, birinchi navbatda, tadbirkorlik faoliyatidagi eng muhim hujjatlarga, masalan, normativ hujjatlar, mulkiy hujjatlar, litsenziyalar va boshqalarga taalluqlidir.

Elektron hujjatlarning afzalliklari haqida qancha gapirmaylik, shuni yodda tutish kerakki, ko‘pchilik rahbar va mutaxassislar muhim qarorlar qabul qilishda qog‘oz bilan ishlash qulayroqdir;

Qog'oz hujjatlarini yaratish, qayta ishlash, uzoq muddatli saqlash va yo'q qilish bo'yicha yaxshi ishlaydigan texnologiya bir necha asrlar davomida ishlab chiqilganligi, to'liq huquqli qonunchilik va me'yoriy-huquqiy bazaning mavjudligi bir xil darajada muhimdir. uslubiy ishlanmalar amaliy ishda foydalanish mumkin bo'lgan tavsiyalar va tavsiyalar;

Qog'oz va mikrofilm bilan ishlash uchun maxsus texnik vositalar talab qilinmaydi, bu esa ushbu turdagi tashuvchilarni har xil turdagi favqulodda vaziyatlar va ofatlarda shoshilinch ravishda zarur bo'lishi mumkin bo'lgan hujjatlarning dublikatlarini yoki nusxalarini saqlash uchun afzalroq qiladi, agar elektron hujjatlar mavjud bo'lmasa. mavjud.

Qog'oz hujjatlardan butunlay voz kechishga qaramay global hamjamiyat tayyor bo'lgunga qadar, ularning kamchiliklari tobora ko'proq sezilmoqda, bu axborotni qayta ishlash va qarorlar qabul qilish tezligiga doimiy o'sib borayotgan talablar bilan kuchaymoqda:

Hujjatlar va ma'lumotlarni qog'ozda yaratish, qayta ishlash va uzatish tezligining pastligi axborot texnologiyalaridan tobora ko'proq foydalanayotgan biznes va hukumat ehtiyojlariga mos kelmaydi. Faqat qog'ozda "elektron" faoliyatni hujjatlashtirish deyarli mumkin emas;

Qog'oz hujjatlarda ma'lumotlarni qidirish ancha qiyinroq va sekinroq, bu operativ ish uchun juda noqulay;

Qog'oz hujjatlarini saqlash muhim maydonlarni talab qiladi, bu binolarni ijaraga olish yoki sotib olish, ularni jihozlash va ushbu saqlash joylariga xizmat ko'rsatuvchi xodimlar sonini ko'paytirishni talab qiladi;

Qog'oz hujjatlarini boshqarish (shu jumladan ularga kirishni boshqarish) odatda ish darajasida bo'lib, bu biznesning asosiy faoliyati muammolarini hal qilishda ham, axborot xavfsizligini ta'minlashda ham etarli emasligini tobora ko'proq isbotlamoqda.

Aralash ish oqimi bugungi kunning haqiqatidir

“Qog‘ozsiz texnologiyalar” haqida ko‘p gap-so‘zlarga qaramay, aslida biz an’anaviy qog‘oz ish jarayonidan elektronga emas, balki aralash ish jarayoniga o‘tmoqdamiz. Aralash ish oqimining namoyon bo'lishini hamma joyda kuzatish mumkin:

Hujjatlarni elektron hujjat aylanishi tizimlarida (EDMS) elektron ro'yxatga olish ularni elektron va qog'oz hujjatlarni boshqarish vositasi sifatida ishlatish imkonini beradi;

Shtrix-kodlar va RFID-radio teglaridan foydalanish qog'oz hujjatlar va ishlarni ro'yxatdan o'tkazish va yozib olish imkonini beradi elektron formatda;

Turli davlat registrlarini yuritish (shu jumladan doimiy saqlash muddati) elektron va qog'oz ko'rinishda bir vaqtning o'zida amalga oshiriladi;

Ish yuritish va elektron va qog'oz hujjatlarni o'z ichiga olgan hujjatlar.

Agar qog'oz hujjatlar bilan ishlashning ko'p asrlik tajribasi bu erda barcha asosiy muammolar hal qilingan deb aytishga imkon bersa, elektron hujjatlarga kelsak, ular bilan yigirma yillik tajriba to'planganligini aytishimiz mumkin, asosiy muammolar. aniq va ularni hal qilishda ma'lum tajriba mavjud.

So'nggi paytlarda paydo bo'lgan boshqa turdagi hujjat hujjat aylanishi sohasidagi mutaxassislar uchun yanada murakkab vazifalarni qo'yadi. Bular bir vaqtning o'zida ham analog, ham elektron shaklda ma'lumotlarni o'z ichiga olgan gibrid hujjatlardir.

Bunday hujjatlar allaqachon keng tarqalib ketgan, hech bo'lmaganda bunday taniqli turdagi hujjatlarni nomlash kifoya: biometrik pasport, kredit karta, bir vaqtning o'zida ikki o'lchovli shtrix-kod qo'llaniladigan soliq deklaratsiyasi, yangi banknotalar bilan jihozlangan. RFID radio teglari, ombor, transport va savdoda keng qo'llaniladigan turli xil smart-kartalar, matnli ma'lumotlar va shtrix kodlari va / yoki radiochastota teglarini o'z ichiga olgan teglar.

Bunday hujjatlarni boshqarishning juda ahamiyatsiz muammosi ularning "ikki tomonlama" tabiatini hisobga olgan holda yuzaga keladi. Aytishimiz mumkinki, gibrid hujjatlar bilan ishlashning asosiy muammolari allaqachon aniqlangan, ammo hozircha ulardan foydalanish bo'yicha aniq amaliy tajriba yoki tavsiyalar mavjud emas.

Hozirgi vaqtda tashkilotlarda hujjatlar bilan ishlash axborot oqimlarini ajratishga asoslangan:

Operatsion qarorlar axborot (qog'oz va elektron) asosida qabul qilinadi;

Yuridik ahamiyatga ega qarorlar, qoida tariqasida, qog'oz hujjatlar ko'rinishida (ko'pincha - kechikish bilan, bu ish qoidalarini buzishdir, lekin ko'p hollarda ular bunga ko'z yumadilar, chunki tezkorlik bilan murojaat qilish zarurati tug'iladi. qarorlar qog'oz hujjatlardan foydalangan holda qarorlarni kechiktirish bilan bog'liq xavflardan ustun turadi). Shu bilan birga, qonun hujjatlarida elektron shaklda yaratish imkonini beradigan hujjatlar turlari soni izchil ortib bormoqda;

Borgan sari "ichki" qarorlar elektron shaklda qabul qilinadi va qayd etiladi va buning uchun elektron hujjatlardan foydalanish imkoniyati tashkilotning ichki me'yoriy hujjatlarida belgilanadi.

Eslatma. Ko'pincha tashkilotda qabul qilingan boshqaruv qarorlari elektron shaklda qayd etiladi va buning uchun elektron hujjatlardan foydalanish imkoniyati mahalliy normativ hujjatlar bilan belgilanadi.

Aralash ish jarayonining allaqachon paydo bo'lgan muammolaridan biri bu savolga javob berish zarurati: "Aralash ish oqimida ma'lumotni qanday saqlash kerak?" Aralash ish jarayonini o'tkazishda ishlarning to'liqligini ta'minlash muammosi paydo bo'ladi, chunki ko'pincha ba'zi hujjatlar qog'ozda yaratilgan, boshqalari esa faqat elektron shaklda mavjud. Va faqat birgalikda ular to'liq hujjatlar to'plamini tashkil qiladi - gibrid ish.

Bir qator ekspertlar ishning qulayligi uchun hujjatlar to'plamidan kamida bittasi (qog'oz yoki elektron) nusxalari yoki dublikatlari bilan to'ldirilgan bo'lishi kerak, degan fikrda. Ikkita mumkin bo'lgan echim bor, ularning har biri juda ko'p mehnat talab qiladi:

Qog'oz hujjatlarni skanerlash;

Elektron hujjatlarni chop etish.

Turli xil ommaviy axborot vositalarida saqlangan ma'lumotlarni boshqarish usullarida sezilarli farqlar mavjud, ular ham aralash ish jarayonida hisobga olinishi kerak:

Elektron bo'lmagan (analog) hujjatlar odatda ommaviy axborot vositalari darajasida (g'ilof, mikrofilm va boshqalar) boshqariladi;

Elektron hujjat aylanishi tizimlarida elektron hujjatlar individual hujjat darajasida boshqariladi;

Ko'chma tashuvchilardagi elektron hujjatlar (CD, DVD, floppi disklar, lentalar va boshqalar) vaziyatga qarab, media darajasida ham, hujjat darajasida ham boshqarilishi mumkin.

Aralash ish oqimida saqlash muddatlari

Hozirgi vaqtda umumiy qabul qilingan tamoyil shundan iboratki, saqlash muddatlari vosita turiga bog'liq emas, balki hujjatda qayd etilgan ma'lumotlarning mazmuni va qiymatiga qarab belgilanadi. Shu bilan birga, elektron hujjatlarni saqlash vaqtlari tegishli qog'oz hamkasblari uchun saqlash vaqtlaridan farq qila boshlagan holatlarga duch kelish mumkin. Buning sababi shundaki, qidiruv va tizimlashtirish vositalari bilan jihozlangan elektron hujjatlar massivi alohida hujjatlarga qaraganda qimmatroq bo'lishi mumkin.

Amerika Milliy arxivi (NARA) allaqachon davlat idoralaridan elektron hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilashda buni hisobga olishni talab qilmoqda. Saqlash muddatlarini ko'rsatadigan hujjatlar ro'yxatini tuzish bo'yicha tavsiyalarida ular quyidagi fikrlarga e'tibor berishadi:

Ro'yxatlar, qoida tariqasida, tashuvchining turidan (elektron hujjatlar, qog'oz va boshqalar) qat'i nazar, hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilashi kerak;

Hujjatlarni tarjima qilishda elektron shakl ularning qiymati o'zgarishi mumkin, shuning uchun AQSh Milliy arxivi davlat tashkilotlari elektron hujjat aylanishiga o'tganda saqlash muddatlarini qayta ko'rib chiqish mexanizmini ishlab chiqdi;

Hujjatlarda (shu jumladan elektron shaklga tarjima qilinganidan keyin) moddiy ahamiyatga ega ekanligi aniqlansa qo'shimcha ma'lumot yoki boshqa usulda foydalanilganda, saqlash vaqtlari qayta ko'rib chiqilishi kerak.

2002 yilda aholini ro'yxatga olish anketalarining grafik tasvirlarini doimiy saqlash muddatini belgilash to'g'risida qaror qabul qilinganda, bizning davlat organlarimiz ham xuddi shunday yondashuvni ko'rsatdi:

2002 yilgi Butunrossiya aholini ro'yxatga olish varaqalari va boshqa hujjatlarni saqlash tartibi va muddatlari to'g'risidagi nizom:

“2. 2002 yilgi Butunrossiya aholini ro'yxatga olish shakllari, ularni avtomatlashtirilgan qayta ishlash tugagandan so'ng saqlanadi. hududiy organlar Rossiya Federatsiyasi Davlat statistika qo'mitasining ... 2002 yilgi Butunrossiya aholini ro'yxatga olish natijalari rasmiy e'lon qilingan kundan boshlab bir yil ichida va belgilangan tartibda yo'q qilinishi kerak.

4. 2002 yilgi Butunrossiya aholini ro'yxatga olishning grafik tasvirlarini kompyuter vositalarida saqlash quyidagicha amalga oshiriladi:

Bitta nusxada saqlanadi Davlat qo'mitasi Rossiya Federatsiyasi statistika bo'yicha belgilangan tartibda aholini navbatdagi ro'yxatga olish;

Ikkinchi nusxa bilan dasturiy ta'minot 2004 yil 1 yanvargacha Rossiya Federatsiyasi Davlat arxiviga doimiy saqlash uchun topshirilgan ".

Nima kerak: ichki qoidalar
va malakali kadrlar

Zamonaviy qonunchilikni tahlil qilish normativ-huquqiy baza Hujjatlarni boshqarish nafaqat ichki me'yoriy hujjatlarning mavjudligi, balki tashkilot tomonidan ularning qat'iy bajarilishi uchun ham talablarning kuchaytirilishini ko'rsatadi. Ichki me'yoriy hujjatlar yordamida tashkilotlar elektron va aralash hujjat aylanishi uchun me'yoriy bazani yaratadilar va bu hujjatlar bilan ishlash tartibi yaxshi tartibga solinmagan "kulrang" zonada elektron hujjatlardan foydalanish xavfini minimallashtirishga imkon beradi. qonun hujjatlari va me'yoriy hujjatlar bilan.

Tashkilot uchun ichki me'yoriy-huquqiy bazani ishlab chiqish zarurati GOST R ISO 15489-1-2007 standartida ham ko'rsatilgan:

GOST R ISO 15489-1-2007 "Hujjatlarni boshqarish" standarti:

"Tashkilotda hujjat aylanishi quyidagilarni o'z ichiga oladi:

a) hujjatlarni boshqarish sohasida siyosat va standartlarni qabul qilish;

hujjat aylanishi uchun javobgarlik va vakolatlarni taqsimlash;

c) hujjatlar bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalar va tartiblarni belgilash, amalga oshirish va tarqatish.

Tashqi tashkilotlar bilan munosabatlar va ular bilan o'zaro munosabatlarda elektron hujjatlardan foydalanish, qoida tariqasida, Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi asosida quriladi. Elektron hujjatlar almashinuvi bilan bog'liq barcha narsalar shartnoma va bitimlarda qayd etilgan.

Aralash ish jarayoni uchun ichki me'yoriy-huquqiy bazani ishlab chiqishdagi asosiy qiyinchiliklar quyidagi sabablarga ko'ra yuzaga keladi:

Rossiyada davlat organlari va sudlar tomonidan elektron hujjatlarning yuridik kuchini tan olish tartibi hali belgilanmagan, bu tadbirkorlik va davlat boshqaruvi ehtiyojlarini, shuningdek, elektron hujjatlar va ma'lumotlardan foydalanishning o'rnatilgan amaliyotini to'liq qondiradi. ;

Elektron hujjatlarning qiymatini tekshirish, ularni arxiv saqlashga o'tkazish, elektron hujjatlarni yo'q qilish, maxfiy va maxfiy elektron hujjatlar bilan ishlashning Rossiya usullari va standartlari deyarli yo'q;

Ma'lum darajada, albatta, bu yordam berishi mumkin Xorijiy tajriba, lekin ko'pincha hujjat aylanishi sohasidagi mahalliy mutaxassislar zaif egalik tufayli unga "bora olmaydi" xorijiy tillar va tarjimalarning etishmasligi.

Uchun muvaffaqiyatli ish aralash ish oqimi sharoitida kadrlar tayyorlash ayniqsa muhim vazifaga aylanadi. Tashkilot xodimlarining xususiyatlari, ularning malakasi, yangi narsalarni o'zlashtirishga umumiy munosabati, o'zgarishlar zarurligini tushunish muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun asosdir. zamonaviy texnologiyalar hujjat boshqaruvida.

Hujjat ayirboshlash sohasida barcha xodimlarni o‘qitish va malakasini oshirish elektron hujjatlardan o‘z faoliyatida foydalanishdagi xatarlarni sezilarli darajada kamaytirish, xodimlar faoliyati samaradorligini oshirish, qisqa muddatlarda elektron hujjat aylanishi va idoralararo elektron hamkorlikni joriy etish imkonini beradi. Ushbu o'quv ishini malakali tashkil etish, birinchi navbatda, tashkilot xodimlariga xizmat ko'rsatishda yotadi.

Qog'oz hujjatlarni tayyorlash uchun kompyuterlar qo'llaniladigan aralash ish jarayoniga o'tishning birinchi bosqichi allaqachon o'tgan. Ko'pchilik Rossiya tashkilotlari ikkinchi bosqichda - elektron tizimlar hujjatlarni rasmiylashtirish, hisobga olish va bajarilishini nazorat qilish uchun foydalaniladi. Ishni tezlashtirish uchun hujjatlarning elektron nusxalari faol qo'llaniladi. Bundan tashqari, bir qator qonunlar allaqachon qabul qilingan (in individual holatlar- ayrim hujjatlarni faqat elektron shaklda saqlashni talab qilish.

Aksariyat tashkilotlarda yaqin bo'lgan keyingi bosqichda haqiqiy elektron hujjatlar asta-sekin qog'oz hujjatlarni almashtiradi. Bu, birinchi navbatda, xizmat va memorandumlar kabi tashkilotning ommaviy ichki hujjatlariga ta'sir qiladi. Ushbu bosqichda ichki me'yoriy hujjatlarda aralash ish oqimidagi ishlarni to'g'ri tartibga solish muhim ahamiyatga ega - xususan, tashkilotning ish jarayonida ERI dan foydalanish kabi masalalar.

Kadrlar yozuvlarini boshqarish lug'ati. Elektron raqamli imzo - ushbu elektron hujjatni qalbakilashtirishdan himoya qilish uchun mo'ljallangan, elektron raqamli imzoning yopiq kaliti (keyingi o'rinlarda ERI deb yuritiladi) yordamida ma'lumotlarni kriptografik o'zgartirish natijasida olingan va egasini aniqlash imkonini beruvchi elektron hujjat rekviziti. imzo kaliti sertifikati, shuningdek elektron hujjatdagi ma'lumotlarning buzilishi yo'qligini aniqlash. "Elektron raqamli imzo to'g'risida" gi 10.01.2002 yildagi 1-FZ Federal qonuniga binoan elektron hujjatdagi ERI quyidagi shartlar bajarilgan taqdirda qog'oz hujjatdagi qo'lda yozilgan imzoga tengdir: a) imzo kaliti ushbu ERIga tegishli sertifikat tekshirish vaqtida yoki imzolanish vaqtini belgilovchi dalillar mavjud bo‘lganda elektron hujjat imzolangan paytda amal qilish muddati tugamagan (haqiqiy);

b) elektron hujjatdagi ERIning haqiqiyligi tasdiqlanadi;

c) ERI imzo kaliti sertifikatida ko'rsatilgan ma'lumotlarga muvofiq foydalaniladi.

Bir tomondan, yangi texnologiyalarni joriy etishdan oldin xodimlarning qo'rquvini engish kerak, ikkinchi tomondan, har bir texnologiyaning o'ziga xos zaif tomonlari borligini anglash kerak. Shu paytgacha elektron hujjatlardan foydalanishni qonunchilik va me’yoriy jihatdan tartibga solish masalalari ham, elektron hujjatlarni, ayniqsa, ERI imzolangan hujjatlarni uzoq muddatli saqlash masalalari ham to‘liq hal etilmagan.

Ko'p yillik tajriba shuni ko'rsatadiki, aralash ish oqimiga o'tishning texnik muammolari odatda juda muvaffaqiyatli hal qilinadi. Eng katta qiyinchiliklar “inson omili” bilan chambarchas bog'liq bo'lgan tashkiliy muammolarni hal qilishda yuzaga keladi. Elektron hujjat aylanishiga muvaffaqiyatli o'tish uchun xodimlarni tanlash, tashkilot xodimlarini o'qitish va tayyorlashni to'g'ri tashkil etish juda muhimdir.

Eslatma. Malakali kadrlarsiz aralash ish oqimini o'rnatish mumkin emas.

Adabiyot

1. Elektron hujjatlardan foydalanishda moliya bozorlari ishtirokchilari faoliyatiga qo‘yiladigan talablar to‘g‘risidagi nizom: tasdiqlandi. Moliyaviy bozorlar bo'yicha Federal xizmatining 08.12.2005 yildagi N 05-77 / pz-n / Federal ijro etuvchi organlarning normativ hujjatlari byulleteni buyrug'i bilan. - 2006 yil, № 6.

2. Shaxslarni malakali investor deb e’tirof etish tartibi to‘g‘risidagi nizom: tasdiqlandi. Moliyaviy bozorlar bo'yicha Federal xizmatining 2008 yil 18 martdagi N 08-12 / pz-n / Federal ijro etuvchi organlarning normativ hujjatlari byulleteni buyrug'i bilan. - 2008 yil, N 19.

3. Federal registr v. 69-son, 223-bet. 67692, 2004 yil 19-noyabr, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

Elektron hujjat aylanishi tizimining joriy etilishi ham maxfiylik darajasini oshirmoqda. Har bir ishtirokchi o'z vakolatiga mos keladigan kompaniya hujjatlariga aniq kirish darajasini oladi: hujjatni o'qish, tahrirlash yoki to'liq huquqlar. Barcha harakatlar kompyuter tizimida qayd etiladi, shuning uchun istalgan vaqtda ma'lumotlar bilan kim ishlaganini, ularga o'zgartirishlar kiritganligini ko'rishingiz mumkin. Umuman olganda, maxfiylik muammosi juda keskin. Ba'zi kompaniya hujjatlarining yo'qolishi millionlab zararlarga olib kelishi mumkin. Axir, qog'oz hujjatlarni papkadan osongina olib tashlash va barcha ma'lumotlarni yon tomonga o'tkazish mumkin. Kompaniyada elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qilganda, ma'lumotlarning sizib chiqishini to'liq bartaraf etishning iloji bo'lmaydi, lekin siz har doim xodimlarning qaysi biri, qachon, qaysi vaqtda va qanday qilib ushbu hujjatlardan foydalanganligini ko'rishingiz mumkin.

Elektron hujjat aylanishining ijobiy va salbiy tomonlari

Elektron hisob-fakturalardan foydalanishga qaror qilgan tashkilot quyidagi choralarni ko'rishi kerak. Birinchidan, elektron hujjat aylanishi operatori bilan sotuvchi va xaridor o‘rtasida hisobvaraq-fakturalarning elektron hujjat aylanishi doirasida telekommunikatsiya kanallari orqali ochiq va maxfiy ma’lumotlar almashinuvini ta’minlaydigan shartnoma tuzish. E'tibor bering, operator Rossiya Federal Soliq xizmati tomonidan tashkil etilgan elektron hujjat aylanishining ishonchli operatorlari tarmog'ining bir qismi bo'lishi kerak.

Elektron hujjat aylanishi: ijobiy va salbiy tomonlari

Ma'lumot

Elektron raqamli imzo (ERI) - qo'lda yozilgan imzoning analogi bo'lib, u ma'lumotlarni himoya qilish vositasi bo'lib, elektron hujjatlarning yaxlitligini nazorat qilish va haqiqiyligini tasdiqlash imkonini beradi. ERMdan ofisni avtomatlashtirish, hujjatlarning elektron arxivini yaratish, korporativ elektron hujjat aylanishi (ish jarayoni), shartnoma jarayonini boshqarish, SMS (sifat menejmenti tizimi) hujjatlari bilan ishlashni avtomatlashtirish va fuqarolarning so‘rovlarini avtomatlashtirish uchun foydalanish mumkin. EDF har qanday kompaniyada, uning hajmi va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, qo'llanilishi mumkin, tizim kichik tuzilma (bo'lim, bo'lim) ichida ham, ma'lumot oqimlarining ishlab chiqilgan sxemasi bilan geografik taqsimlangan tashkilot ichida ham ishlashi uchun sozlanishi mumkin.

Elektron hujjat aylanishidan foydalanishning ijobiy va salbiy tomonlari

Agar qattiq disk ishlamay qolsa, unda saqlangan barcha hujjatlar yo'qoladi. Ma'lumotlarni yo'qotmaslik uchun siz tashqi zaxira tizimidan foydalanishingiz kerak. Xavfsizlik. Qog'ozsiz ofislarda ma'lumotlarning maxfiyligi asosiy muammo hisoblanadi.

Elektron birlamchi hujjatlar: ijobiy va salbiy tomonlari

TEZIS - Basic va Standard ning standart nashrlarini joriy etish bo'yicha uzoq muddatli amaliyotga asoslanib, quyidagi sxema ishlab chiqilgan:

• Tizimni o'rnatish - maksimal 1 ish kuni.
• Tizim administratorini tayyorlash -1 ish kuni.
• Tizimni sozlash - 5-10 ish kuni.
• Foydalanuvchilarni o'qitish - kunlar soni foydalanuvchilar guruhlari soniga bog'liq, maksimal 5 ish kuni.
• Sinov muddati - 22 ish kuni.

Ayni paytda amalga oshirish tugallangan deb hisoblanadi va tizim tijorat faoliyatiga o'tadi.“Amalda“ quti”ni amalga oshirish bosqichlari ancha tezdir. O'rnatish uchun 4 soat, ma'murlarni tayyorlash uchun yana 4 soat va bitta foydalanuvchi guruhini o'rgatish uchun yana 4 soat ajratilgan ", - sharhlaydi Yekaterina Koroleva, etakchi mutaxassis. texnik qo'llab-quvvatlash TEZI.

Kompaniyadagi elektron hujjat aylanishi - ijobiy va salbiy tomonlari

IT va biznes Qog'oz ish oqimidan voz kechish g'oyasi uzoq vaqt davomida muhokama qilinmoqda. Yangi texnologiyalar qog'ozdan deyarli butunlay voz kechishga imkon beradi. Lekin bu bu yechim har qanday kompaniya uchun mos va uni amalga oshirish juda oson degani emas.
Afsuski, elektron hujjat aylanishi imkoniyati qonun bilan cheklangan va foydalanuvchilar hali bunday rejimga tayyor emas. Elektron hujjat aylanishining ijobiy va salbiy tomonlarini ko'rib chiqing. Ijobiy tejamkorlik. Qog'ozbozlikdan qochish sezilarli xarajatlarni tejashga olib keladi.
Har oy qog'oz, siyoh, pochta va hokazolarga qancha pul sarflayotganingizni o'ylab ko'ring. Bundan tashqari, bu hujjatlar bir joyda saqlanishi kerak. Bularning barchasi sizga juda qimmatga tushishi mumkin. Kirish. Elektron hujjat aylanishi barcha hujjatlarning raqamli formatini nazarda tutadi.
Ular veb-ilovalar orqali ma'lumotlarga kirish orqali bulutda saqlanishi mumkin.

/ elektron hujjat aylanishi

Hujjatlar bilan ishlashni tezlashtirish va “qog‘ozsiz” hujjat aylanishiga o‘tish yo‘llarini izlayotgan kompaniyalar uchun “standart” va “dizayn”ni amalga oshirish o‘rtasida tanlov yetarlicha qiyin. Eng muhimi - hujjatlarni qayta ishlashni avtomatlashtirish, minimal byudjet va vaqt sarflashmi yoki biznes ehtiyojlariga eng mos keladigan echimdan foydalangan holda xodimlarning ishini soddalashtirishmi? Ushbu maqolada biz TEZIS tizimining uchta nashrini - Asosiy, Standart va Kengaytirilganni amalga oshirish loyihalari misolida EDMS ning ijobiy va salbiy tomonlarini ko'rib chiqamiz. Siz ular haqida qisqacha bu erda o'qishingiz mumkin va batafsil sharh - quyida.

Turli nashrlarda EDMS funksionalligi Olingan funksionallik to'g'ridan-to'g'ri EDMSni amalga oshirish variantini tanlashga bog'liq.

Turli nashrlarda sedning ijobiy va salbiy tomonlari

Elektron hujjat aylanishi yangi xodimlarni tayyorlash jarayonini optimallashtirish va kompaniyada yangi jarayonlarni joriy etish imkonini beradi. Elektron hujjat aylanishiga yangi yo'riqnoma va me'yoriy hujjatlarni joriy etish har bir xodimni alohida xabardor qilish va uni qog'oz hujjatlar bilan tanishtirishdan ko'ra tezroq. Elektron hujjat aylanishi korporativ madaniyatni oshiradi.
Kompaniyaning barcha tuzilmalari yagona axborot makonida ishlaydi, bu deyarli har bir xodimga korporativ jarayonlarda ishtirok etish imkonini beradi. Korxonada elektron hujjat aylanishining mavjudligi bozordagi o‘zgarishlarga tez moslashish imkonini beradi xalqaro standartlar... Yangi standartlar paydo bo'lganda, elektron hujjat aylanishi tizimida ishlaydigan kompaniya o'z hujjatlarini o'zgartirishi mumkin yangi shablon, bu bozorda raqobatbardoshlik darajasini oshiradi.

Hujjatlar oqimi

TEZISda bu vizual jarayon dizayneri.

• Turli xil hisobotlarni, shu jumladan grafiklarni yaratish uchun vositalar.
• ES dan foydalanish imkoniyati (mustahkamlangan malakasiz).
• Matnni aniqlash moduli.

Majburiy emas, tizimning standart nashri korporativ portal va mobil versiyadan foydalanish imkoniyatiga ega shlyuzni ham taqdim etadi. Eng keng funksiyalar to‘plami Advanced Edition-da bo‘lib, u yechimni nozik sozlashni o‘z ichiga oladi. Yuqorida aytilganlarning barchasiga qo'shimcha ravishda, u dastur kodini to'g'ridan-to'g'ri o'zgartirishga imkon beradi va tizimni ma'lum bir kompaniya uchun imkon qadar kengaytiriladigan, samarali va moslashuvchan qilish uchun murakkab ko'p serverli arxitekturalarni qo'llab-quvvatlaydi.

Elektron hujjat aylanishining kamchiliklari

Tizimning asosiy foydalanuvchilari bilan birgalikda avtomatlashtirish rejalashtirilayotgan biznes jarayonlarini o‘rganish va tahlil qilish mijozning saytida amalga oshiriladi. Tekshiruv natijasi qayd qilinadi va kelishib olinadi.

• Funktsional spetsifikatsiyani (FS) ishlab chiqish va tasdiqlash. So'rov natijasida olingan ma'lumotlarga asoslanib, kelajakdagi ish jarayoni tizimining funktsional spetsifikatsiyasi ishlab chiqiladi va kelishiladi, bu avtomatlashtirilgan biznes-jarayonlarning tavsifi, shakllarni loyihalash va tizimga qo'yiladigan talablarni o'z ichiga oladi.
• FS ma'lumotlariga ko'ra, TEZIS tizimining odatiy funksionalligini o'rnatish va kengaytirish. Standart amalga oshirish rejasida ko'rsatilgan tizimni o'rnatish bo'yicha ishlar bilan bir qatorda, TEZIS EDMSni tasdiqlangan funktsional spetsifikatsiya talablariga muvofiq o'rnatish va takomillashtirish ishlari olib borilmoqda.
• Sozlamalarni uzatish, tizimni namoyish qilish.

Elektron hujjat aylanishining kamchiliklari

Shuni ta'kidlash kerakki, elektron hujjat aylanishining kamchiliklari mavjud. Elektron hujjat aylanish tizimining muhim kamchiliklari hujjatlar xavfsizligi muammosidir. Haqiqatan ham, istalgan vaqtda virus kompyuterga kirishi mumkin, hujjatlarni saqlash tizimi ishlamasligi mumkin.

Muammoni ortiqcha tizim yaratish orqali hal qilish mumkin. Elektron hujjat aylanish tizimining kamchiliklaridan biri bu tizimda ishlaydigan xodimlar yoki xodimlardir. Hujjat aylanishini avtomatlashtirish jarayonida qo'lda ishlashga odatlangan va elektron hujjat aylanishi bo'yicha etarli ma'lumotga ega bo'lmagan xodimlar orasida stressni oldini olish mumkin emas. Elektron hujjat aylanishi tizimida ma'lumotlarni malakali kiritish ayniqsa muhimdir. Inson omili bu erda ayniqsa muhimdir, chunki tizimning keyingi uzluksiz ishlashi malakali kadrlarning sifatli ishlashiga bog'liq bo'ladi.

Qog'ozga nisbatan elektron hujjat aylanishining kamchiliklari

Bundan tashqari, u noyob kengaytma mexanizmiga ega, buning natijasida tizimning bitta versiyasida kiritilgan barcha o'zgartirishlar yangilanganda yangi versiyaga mos keladi. Bu ma'lum bir hujjat aylanishini talab qiladigan kompaniyalar uchun muhim bo'lishi mumkin bo'lgan ushbu tizimlar guruhi uchun mutlaqo noyob va g'ayrioddiy bo'lgan EDMS jarayonlari asosida avtomatlashtirish imkonini beradi. Standart nashr, shuningdek, tizimning funktsional imkoniyatlarini kengaytirish ehtiyojlarining ko'p qismini, xususan, eng muhimi - yangi biznes jarayonlari va hisobotlarni yaratishni qondiradi. EDMS-ga o'rnatilgan biznes-jarayonlarning vizual dizayneri hech qanday dasturlash vositalaridan foydalanmasdan hujjatlarni ko'chirish va qayta ishlash uchun yangi marshrutlarni yaratishga imkon beradi.

Hozirgacha ko'pgina korxonalarda ish jarayoni qog'oz shaklida mavjud. Albatta, bu shaklda ish jarayoni ko'proq tanish va an'anaviy bo'ladi, lekin ayni paytda u tanishlik qadr-qimmatini sezilarli darajada qoplaydigan bir qator kamchiliklarga ega.

Qog'oz bilan ishlash jarayonining kamchiliklari

• Hujjatlarni sekin qidirish;
• Hujjatning barcha bosqichlarida harakatini kuzatishdagi qiyinchiliklar hayot sikli;
• Qarorlarning bajarilishini samarali nazorat qilish va hisobot berishni tashkil etishda qiyinchiliklar;
• Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash muddati;
• Agar bir vaqtning o'zida bir nechta foydalanuvchi bir xil hujjatlar bilan ishlasa, ish jarayonini tashkil etishning murakkabligi;
• Xulosa hisobotlari va jurnallarini olishning mumkin emasligi yoki mashaqqatliligi.

Shunday qilib, an'anaviy ish jarayoni samarasiz. Bu kamchiliklarning barchasi elektron hujjat aylanish tizimlarini joriy etish bilan bartaraf etilmoqda. Hujjatlar soni va ularga xizmat ko'rsatishning murakkabligi katta bo'lgan tashkilotlar uchun yuqoridagi kamchiliklarni bartaraf etish uchun ish jarayonini avtomatlashtirish juda muhimdir.

Elektron hujjat aylanishining afzalliklari

• hujjatlarni qidirish uchun soatlar emas, balki soniyalar yoki daqiqalar sarflanadi; hujjatlarni kutish shart emas - hujjatlar bir vaqtning o'zida ularga kirish huquqiga ega bo'lgan barcha xodimlar uchun mavjud;
• hujjatlarni kelishish va tasdiqlash jarayoni shaffof bo'ladi va real vaqt rejimida amalga oshiriladi;
• bo'limlar o'rtasida hujjatlarni o'tkazish uchun vaqt sarflanmaydi - kartalar va hujjat fayllari ularga kirish huquqiga ega bo'lgan barcha xodimlar uchun real vaqt rejimida mavjud;
• hujjatlar harakati bo'yicha standart hisobotlarni tayyorlash bir tugmani bosish bilan amalga oshiriladi;
• ofisda asosiy xodimlarning yo'qligi hujjatlar bilan ishlashni to'xtatmaydi - yangi avlod elektron hujjat aylanish tizimi hujjatlar bilan masofadan turib veb-brauzer orqali ham, elektron pochta orqali ham ishlash imkoniyatini beradi;
• yagona korporativ axborot makonini tashkil etish. Ma'lumotlar saqlanadi korporativ tizim xodimlarning kompyuterlarida emas, balki hujjatlarni boshqarish;
• umuman kompaniyaning boshqaruv qobiliyatini yaxshilash. Axborot oqimining tezlashishi va tegishli va o'z vaqtida ma'lumotlardan foydalanish orqali boshqaruv qarorlarini qabul qilishda xatolar sonining kamayishi butun kompaniyaning boshqaruv qobiliyatini oshirishga olib keladi.

Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish nafaqat iqtisodiy afzalliklarga (masalan, tejamkorlik kabi) olib keladi Materiallar, xodimlarning ish vaqtini tejash), balki tashkilotni boshqarish sifatini yaxshilash (qarorlarni tezroq qabul qilish, hujjatlar bo'yicha ishlarning borishini vizual ravishda ko'rish mumkin).