Sizga kerakmi? Yoki loyihadan oldin so'rov o'tkazishga arziydimi? EDMSni amalga oshirish doirasida loyihadan oldingi so'rov: intervyu va so'rov. Loyihadan oldingi so'rov nima?

1. Bunday so'rovni umuman o'tkazish kerakmi? Bu mijozga va IT kompaniyasining o'ziga nima beradi?
2. Loyihadan oldingi so'rovning vazifalari qanday?
3. Uning natijasi qanday bo'lishi kerak?
4. Loyihadan oldin so'rov o'tkazish bepulmi yoki buning uchun pul olish mumkinmi?
5. Mijoz uchun bunday so'rovning samaradorligini qanday oqlash mumkin, u o'zini oqlay oladimi?

Bu erda har bir kompaniya o'ziga xos tarzda qaror qabul qiladi: kimdir odatda bunday so'rovni noo'rin deb hisoblaydi ("keling, jangda qatnashaylik, keyin ko'ramiz ..."); boshqalar, uni amalga oshirish jarayonida amalga oshiradilar, bu ishni alohida maqolada ajratib ko'rsatishmaydi; boshqalar buni mustaqil ish bosqichi sifatida amalga oshiradilar, lekin ular buning uchun pul olmaydilar; to'rtinchisi, loyihadan oldingi so'rovni to'g'ri ravishda alohida tijorat mahsuloti deb hisoblaydi. Menejer va maslahatchi sifatidagi tajribam shuni ko'rsatadiki, loyihadan oldingi so'rov avtomatlashtirish tizimlarini joriy etish bilan bog'liq deyarli har qanday IT-kompaniya ishining zaruriy qismidir. Va butun loyihaning muvaffaqiyati ba'zan ushbu bosqichni to'g'ri tashkil etish va amalga oshirishga bog'liq.

Ushbu maqola doirasida men yuqoridagi savollarga o'z amaliyotim va muloqot qilishim kerak bo'lgan mijozlar tajribasiga asoslanib, noldan loyiha oldidan so'rov o'tkazish texnologiyasini joriy etishga harakat qilaman.

Loyihadan oldin so'rov o'tkazish zarurati

Ixtirochi komissiyaga keladi va taklif qiladi yangi apparat ochiq soch olish uchun.
"Sizning apparatingiz qanday ishlaydi?" – deb so‘radi komissiya a’zolari undan.
"Bu juda oddiy", deb javob beradi ixtirochi. "Uyaga tanga tashlang, boshingizni mashinaga qo'ying va ikkita pichoq sizni soqol qila boshlaydi."
— Kechirasiz, hamkasb, lekin odamlarning yuz shakllari har xil! - komissiya a'zolari unga izoh beradi.
"Ha," deydi ixtirochi, "lekin bu faqat birinchi soqol oldidan ...".

Har qanday avtomatlashtirishning asosiy vazifasi noyoblikni saqlashdir raqobat afzalliklari avtomatlashtirilgan kompaniya. Ushbu latifada bo'lgani kabi, avtomatlashtirilgandan so'ng barcha kompaniyalar "bir yuz" bo'lishiga yo'l qo'ymaslik kerak. Shuning uchun, agar biz mijozning biznesining noyob raqobatbardosh afzalliklarini saqlab qolmoqchi bo'lsak, biznes jarayonlarini har qanday modernizatsiya qilish bilan loyihadan oldin so'rov o'tkazish zarur.

Albatta, siz ushbu ehtiyojni aniqlaydigan sabablarni chuqur tahlil qilishingiz mumkin. Ular loyihaning yuqori taxminiy qiymati, avtomatlashtirish jarayonida mavjud biznes-jarayonlarni o'zgartirish zarurati, ko'lamini oldindan aniqlash mumkin bo'lmagan ish loyihasiga kiritish va boshqalar bo'lishi mumkin. qo'mondon generalning mag'lubiyat sababi to'g'risidagi hisobotini to'xtatdi:

"Mag'lubiyatimiz turli sabablarga ko'ra bo'ldi", deb boshladi general. - Birinchidan, porox nam edi ...
"Yetardi", deb qo'mondon uni to'xtatdi.

Vaziyat bu erda ham xuddi shunday, chunki loyiha oldidan so'rov o'tkazish uchun mijozning o'ziga xos biznes xususiyatlariga ega bo'lishi etarli (va har bir kompaniya ularga ega bo'lishi kerak, aks holda u bozorda omon qolmaydi va raqobatchilarga yo'l qo'ymaydi).

Shunday qilib, global miqyosda bunday ishning zarurligi haqidagi savol juda oson hal qilinadi - agar avtomatlashtirilgan kompaniya raqobatbardosh bozorda bo'lsa, ular amalga oshirilishi kerak.

Loyihadan oldingi so'rov mijozga va IT kompaniyasining o'ziga nima beradi

Dizayndan oldingi so'rov davomida mijoz:

• kompaniyada mavjud biznes jarayonlarining batafsil tavsifini oling va haqiqiy biznesni u haqidagi g'oyangiz bilan solishtiring;
• IT-kompaniya maslahatchilari shunga o'xshash kompaniyalarda oldingi joriy etish paytida olgan amaliy tajribadan foydalangan holda mavjud biznes jarayonlarini optimallashtirish;
• taklif etilayotgan tizim funksionalligining mijozning real biznes jarayonlariga muvofiqlik darajasini baholash;
• ularning o‘ziga xos afzalliklarini o‘z vaqtida ajratib ko‘rsatish va ularni tizim tijorat foydalanishga topshirilgandan keyin emas, balki joriy etish bosqichida hisobga olish;
• ularning biznes jarayonlarining o'ziga xos xususiyatlari uchun tizimga mumkin bo'lgan o'zgartirishlarni hisobga olgan holda avtomatlashtirish loyihasining byudjeti va muddatlarini aniqlashtirish;
• tizimni joriy etish bosqichida zarur bo'ladigan resurslarni (ham texnik, ham insoniy) baholash. Loyihani optimal vaqtda va byudjetdan oshmagan holda yakunlash uchun ushbu resurslarni taqsimlashni o'z vaqtida rejalashtirish;
• ish sifatiga ta'sir qilishi mumkin bo'lgan xavflarni baholash;
• ishlarning bir qismini mustaqil ravishda bajarishi mumkinligi sababli tizimni joylashtirish xarajatlarini optimallashtirish;
• iqtisodiy samara va investitsiyalar rentabelligini aniqroq baholang.

IT kompaniyasi uchun loyihadan oldingi so'rovning afzalliklari:

• dastlabki sotuvlar bosqichida (sotuvchilar "orzuni" taklif qilganda) shakllangan uning taxminlarini muayyan biznes jarayonlarini qo'llab-quvvatlash tizimining real imkoniyatlariga moslashtirish orqali mijozlarning qoniqish darajasini oshirish;
• tizimni joriy etish muddatlarini va buning uchun zarur bo'lgan resurslarni aniqlashtirish, ularni taqsimlashni oldindan rejalashtirish imkonini beradi;
• avtomatlashtirish tizimini sozlash yoki yakunlashda ularni hisobga olish uchun mijozning noyob afzalliklarini o'z vaqtida aniqlashtirish;
• amalga oshirish muddatini qisqartirish va bepul ishni bajarish xavfini kamaytirish. Tizimga kerakli o'zgartirishlar odatda kamchiliklar aniqlanadigan sinovdan foydalanish bosqichining oxirida emas, balki uni joylashtirish boshlanishidan oldin yoki unga parallel ravishda amalga oshiriladi. Loyihani yakunlash bosqichida funktsional nomuvofiqlik aniqlangan vaziyat avtomatik ravishda qo'shimcha rejalashtirilmagan ishlarni talab qiladi. Shu bilan birga, mijoz odatda bunday ishlarni moliyalashtirishda qiyinchiliklarga duch keladi va loyihani muvaffaqiyatli yakunlash uchun ular ko'pincha bepul amalga oshirilishi kerak;
• amalga oshirish sifati va muddatlariga ta'sir ko'rsatishi mumkin bo'lgan xavflarni aniqlash. Ushbu xavflarning loyiha muvaffaqiyatiga ta'sirini minimallashtirish uchun zarur bo'lgan chora-tadbirlarni o'z vaqtida taqdim etish;
• litsenziyalar soni va loyiha tuzilishini asoslash uchun ma'lumotlarni olish;
• avtomatlashtirilgan bo'linmalardagi ishlarning joriy holatini va ular ishining asosiy parametrlarini belgilash taklif etilayotgan tizimni qo'llash samaradorligini asoslaydi;
• loyiha bo'yicha buyurtmachining asosiy ijrochilari bilan maslahatchilarning shaxsiy aloqalarini o'rnatish ularning birgalikdagi ishini yanada soddalashtiradi;
• ushbu sohadagi mijozlarning asosiy biznes jarayonlari bo'yicha bilimlar bazasini (agar mavjud bo'lsa) kengaytirish.

Albatta, bu erda loyihadan oldingi so'rov foydasiga barcha dalillar keltirilmagan, ammo amaliyot shuni ko'rsatadiki, bu mijozni uning zarurligiga ishontirish uchun etarli.

Loyihadan oldingi so'rovning asosiy vazifalari

Shubhasiz, loyihadan oldingi so'rovning navbatdagi eng muhim vazifasi mijozning noyob raqobatdosh afzalliklarini aniqlashdir. Amaliyot shuni ko'rsatadiki, mijoz tomonidan qo'llaniladigan biznes-jarayonlarning qariyb 75 foizi xuddi shu sohadagi o'xshash kompaniyalardagi jarayonlarga to'g'ri keladi, 10 foizi o'zining noyob raqobatdosh afzalliklarini tushunadi, qolgan 15 foizi esa ikkinchi qonunning ishlashi natijasidir. termodinamikaning :) ("tartibsizlikning tabiiy o'sishi" ning oqibati) Va loyiha davomida yo'q qilinishi kerak. Ammo biznes uchun juda muhim bo'lgan raqobatbardosh 10% har qanday avtomatlashtirish bilan saqlanishi kerak (albatta, bu afzalliklarni rasmiylashtirish mumkin bo'lsa). Ko'pincha, bu muammo mijoz uchun tizimni sozlash orqali hal qilinadi, lekin ba'zida dasturchilarning xizmatlari biznesning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olish uchun talab qilinadi. E'tibor bering, bu erda biz buyurtmani ishlab chiqish haqida emas, balki ishlab chiqarishni avtomatlashtirish tizimlarini joriy etish haqida gapiramiz.

Mijozning raqobatdosh ustunligi qanday saqlanishini tushunib, IT-kompaniyasi mahsulotni qayta ishlash zarurati va narxini baholay oladi, shuningdek, buning uchun qanday qo'shimcha resurslar talab qilinishi mumkinligini tushunadi.

Loyihadan oldingi so‘rovning muhim maqsadi mijozning IT muhiti holatini diagnostika qilish, ya’ni u foydalanayotgan kompyuter texnikasi, dasturiy ta’minoti, aloqa vositalarini, IT-mutaxassislarining malaka darajasini va hokazolarni baholashdan iborat.Bu bosqichda mijozning tizimni avtomatlashtirishni muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun etarli resurslarga ega yoki yo'qligini tushunish kerak. Bu erda biz loyihadan oldingi so'rovning yana bir vazifasiga keldik - loyihaning mumkin bo'lgan xatarlarini tahlil qilish va ularning mumkin bo'lgan oqibatlarini tavsiflash. Shu bilan birga, maslahatchilar nafaqat barcha mumkin bo'lgan xavflarni qayd etishlari, balki mijozlarga ularning har birini kamaytirish usullarini taklif qilishlari kerak.

Har qanday MDH bo'limlarning operatsion faoliyati to'g'risida ma'lumot to'plashni o'z zimmasiga oladi, shuning uchun loyihadan oldingi so'rovning keyingi mavzusi avtomatlashtirilgan bo'limlarning ish jarayoniga qo'yiladigan talablar to'plami bo'lishi kerak.

Tizimda to'plangan ma'lumotlar, agar uni tahlil qilishning iloji bo'lmasa, o'lik vazn bo'lib qoladi, shuning uchun loyihadan oldingi so'rov davomida mijoz tomonidan qanday hisobot turlari va shakllari talab qilinishini aniqlash juda muhimdir. Odatda, avtomatlashtirish vositalari allaqachon standart hisobotlar to'plamini o'z ichiga oladi, lekin har bir mijoz haqli ravishda o'z biznesini noyob deb hisoblaydi va shuning uchun, qoida tariqasida, maxsus hisobot generatori yordamida amalga oshiriladigan bunday noyob tizimni talab qiladi.

Loyihadan oldingi so'rovning dolzarb vazifasi barcha olingan ma'lumotlarni hisobga olgan holda loyihaning yakuniy byudjetini va uni amalga oshirish muddatlarini aniqlashtirishdir. Ushbu shartlarga turli omillar ta'sir ko'rsatishi mumkin, masalan, mijoz rahbariyatining loyihada ishtirok etishga tayyorligi, buyurtmachi va pudratchi vakillarining motivatsiyasi, avtomatlashtirilgan bo'linmalar xodimlari tomonidan sabotaj qilish ehtimoli, mumkin bo'lgan ishdan bo'shatish ( yoki aksincha, ishga olish) loyiha boshlanganidan keyin ma'lum vaqt o'tgach, asosiy menejerni avtomatlashtirishning barcha maqsadlariga erishish uchun mavjud kompyuter parki va texnologik bazaning etarli emasligi, sotib olish uchun byudjet yo'qligi. zarur jihozlar va boshqalar. Shuning uchun maslahatchi ushbu holatlarning barchasini batafsil tushuntirishi va ularni hisobotda, shu jumladan ichki foydalanish uchun ham aks ettirishi kerak. Ikkinchi - ichki hisobotni tuzish sizga munosabatlarning barcha nuanslarini va amalga oshirish va integratsiya bo'limi mutaxassislari uchun tavsiyalarni batafsil aks ettirishga imkon beradi.

Loyihadan oldingi so'rov bosqichida hal qilinishi kerak bo'lgan yana bir muhim masala - bu loyihani amalga oshirish usullarini tanlash bo'yicha tavsiyalar ishlab chiqish. Bu erda mijoz tomonidan ilgari ishlab chiqilgan muammolardan qaysi biri taklif etilayotgan avtomatlashtirish tizimi yordamida hal etilmaganligini aniq qayd etish va ushbu vaziyatdan chiqishning tashkiliy yoki boshqa yo'llarini taklif qilish muhimdir.

Har bir kompaniya so'rov bosqichida hal qilmoqchi bo'lgan yana o'nlab vazifalarni osongina qo'shishi mumkin, ammo haqiqiy amaliyot shuni ko'rsatadiki, yuqoridagi savollarga javob olish allaqachon loyihadan oldingi so'rovni juda samarali qiladi.

Odatda loyihadan oldingi so'rov natijasi nima

• mijozning mavjud biznes jarayonlarining tavsifi;
• avtomatlashtirish tizimidan foydalangan holda hal qilinishi kerak bo'lgan asosiy vazifalar ro'yxati;
• mijozning biznes jarayonlarini baholash va AT tomonidan taqdim etilgan imtiyozlarni hisobga olgan holda bo'limlar ishini o'zgartirish yoki optimallashtirish bo'yicha tavsiyalar;
• tizimni amalga oshirishda hisobga olinishi kerak bo'lgan mijozning noyob raqobatdosh afzalliklari;
• mavjud AT muhitini tizim talablariga muvofiqligini tahlil qilish Korporativ boshqaruv, uni o'zgartirish bo'yicha tavsiyalar;
• korporativ axborot tizimlarini buyurtmachining mavjud AT infratuzilmasiga integratsiyalash bo‘yicha ishlarni baholash;
• avtomatlashtirilgan bo'limlarda ish jarayonining tavsifi va tahlillarga qo'yiladigan talablar;
• loyihani amalga oshirish jarayonida yuzaga kelishi mumkin bo'lgan xatarlarni baholash va ularning ta'sirini minimallashtirish uchun zarur choralarni belgilash;
• taklif qilinayotgan nazorat tizimida amalga oshirib bo'lmaydigan va qayta ko'rib chiqishni talab qiladigan mijozning istaklarining tavsifi, bunday qayta ko'rib chiqish vaqti va narxini baholash;
• taklif qilingan variantni asoslash, buyurtmachi uchun zarur bo'lgan ish stantsiyalari sonini belgilash va loyiha byudjetini aniqlashtirish bilan loyihani amalga oshirish bo'yicha taklif.

Loyihadan oldingi so'rovning alohida hujjati dastlabki ish jadvali bo'lishi kerak, shu jumladan, mas'ul shaxslarning kelishilgan ro'yxati (buyurtmachidan ham, pudratchidan ham), ularning mas'uliyat sohalari va o'rtasidagi o'zaro munosabatlarning asosiy qoidalari. ular. Tizimni samarali amalga oshirish uchun buyurtmachi xodimlari va so'rov o'tkazayotgan IT-kompaniya mutaxassislari o'rtasida ma'lumotlar almashinuvi reglamentini ishlab chiqish, shuningdek, muhim ahamiyatga ega bo'lgan monitoringni o'tkazish muddati va tartibini belgilash tavsiya etiladi. ishlarni bajarish.

Ba'zi kompaniyalar (ko'pincha buyurtmani ishlab chiqish bilan shug'ullanadiganlar) dizayndan oldingi so'rovni tugatgandan so'ng, mijozga texnik topshiriq loyihasini taqdim etadilar.

Loyihadan oldingi so'rovni bepul qilish yoki buning uchun pul olishmi?

Agar so'rovning maqsadi yuqorida tavsiflangan vazifalarga mos keladigan bo'lsa, u holda kompaniyaning muhim resurslarini yo'naltirishni talab qiladi va to'lanishi kerak. Loyihadan oldingi ushbu so'rov to'liq konsalting xizmati bo'lib, u nafaqat avtomatlashtirishga bo'lgan ehtiyoj, vaqt va byudjetni baholash, balki mijozning mavjud biznes jarayonlarini optimallashtirish imkonini beradi.

Amaliyot shuni ko'rsatadiki, agar kompaniya tegishli texnologiyani joriy qilgan bo'lsa va sotuvchilar so'rov nima uchun o'tkazilishini va mijozga qanday foyda keltirishini aniq bilsalar (va mijozga aniq tushuntira olsalar) loyihadan oldingi so'rov xizmatlarini sotish qiyin emas. undan oling.

Mijoz uchun loyihadan oldingi so'rovning samaradorligini qanday oqlash mumkin

Loyihadan oldin so'rov o'tkazish zarurligini asoslashda hisobga olinishi mumkin bo'lgan potentsial tejash kanallarini ko'rib chiqing.

1. Inson resurslari va vaqtni tejash:
   • mijozning noyob raqobatdosh ustunliklari uchun tizimni tijorat maqsadlarida foydalanishga topshirgandan keyin emas, balki joriy etishning dastlabki bosqichida yakunlashda;
   • korxona AT muhitining holati va integratsiyaning nuanslari haqidagi barcha ma'lumotlar amalga oshirish vaqtida emas, balki boshlanishidan oldin aniqlanganligi sababli mijozning AT infratuzilmasiga tizim integratsiyasi bosqichida;
   • pudratchi tomonidan ham, buyurtmachi tomonidan ham moddiy va inson resurslarining o'z vaqtida ajratilishi tufayli;
   • tizimni amalga oshirishga ta'sir qilishi mumkin bo'lgan xavflarni erta baholash va ularning salbiy oqibatlarini minimallashtirish uchun zarur choralarni ishlab chiqish tufayli.
     Loyihaning har qanday kechikishi mijoz uchun jiddiy qo'shimcha xarajatlarga olib keladi, bu har bir alohida holatda juda oson hisoblanishi mumkin.
2. Amalga oshirish xarajatlarining mumkin bo'lgan qisqarishi:
   • mijozning o'zi bajarishi mumkin bo'lgan xizmatlar va ishlarni aniqlash orqali;
   • ularning haqiqiy mehnat zichligini aniqlagandan so'ng, ayrim ishlarning vaqtini moslashtirish orqali.
3. Mijozning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda biznes-jarayonlarni optimallashtirish orqali korporativ axborot tizimlari samaradorligini va xodimlarning mehnat unumdorligini oshirish.
4. Foydalanishdan bosh tortish avtomatlashtirilgan tizim agar loyihadan oldingi so'rov bosqichida bu mijozning muammolarini hal qilishga imkon bermasligi yoki uni qayta ko'rib chiqish juda qimmatga tushishi ma'lum bo'lsa.
   Mening amaliyotimda, loyihadan oldingi so'rov natijalariga ko'ra, juda aniq biznes-jarayonlarga ega bo'lgan mijozga korporativ axborot tizimini joylashtirmaslik tavsiya qilingan, lekin shunday bo'lgan. tashkiliy o'zgarishlar va o'z mijozlari bilan ishlash texnologiyasini optimallashtirish, chunki tizimni joriy etish samarasi (bu qimmat qayta ko'rib chiqishni talab qilgan) xarajatlarni qoplamaydi. Natijada, mijoz o'n minglab dollarlarni tejab qoldi va loyihadan oldin o'tkazilgan so'rov faqat birlik samaradorligini oshirish hisobiga o'z samarasini berdi, bu esa maslahatchilarning tavsiyasiga binoan xodimlarning ish texnologiyasini o'zgartirdi.

Loyihadan oldingi so'rov bosqichining yo'qligi ko'p hollarda loyihalarni amalga oshirishning sezilarli kechikishiga va amalga oshirish jarayonida yuzaga keladigan tashkiliy va texnik muammolar tufayli ularning narxining oshishiga olib keladi. Ko'pincha, bunday loyihalar umuman muvaffaqiyatsiz tugaydi. Standish Group tadqiqotiga ko'ra, ular tahlil qilgan 2500 IT-loyihalarning deyarli uchdan bir qismi nafaqat muvaffaqiyatsiz, balki hech qachon tugallanmagan. Rossiyada bunday ma'lumotlarni olish ancha qiyin, ammo ishonchim komilki, muvaffaqiyatsiz amalga oshirishlar ulushi kam bo'lmaydi.

Shuning uchun, agar konsalting kompaniyasi o'z tajribasida amalga oshirilmagan loyihalarga ega bo'lishni istamasa, u holda mijozlar biznesining loyihadan oldin so'rovini o'tkazishi kerak. Ishga berilib, obro'-e'tiboringizga dog' tushirgandan ko'ra, dastlabki bosqichda shartnomadan voz kechgan ma'qul.

Kalit so‘zlar: korxona so‘rovi, intervyu va so‘rov, kiruvchi ma’lumotlar reestri, ichki ma’lumotlar reestri, chiquvchi ma’lumotlar reestri, korxonaning ekspress-so‘rovi bo‘yicha hisobot, ma’lumotnoma modeli, tashkilotning to‘liq biznes modeli, predmet sohasining funksional modeli.

Avtomatlashtirish ob'ektini loyihalashdan oldingi tadqiqotning vazifalari va bosqichlari

Korxona so'rovi ICni loyihalashda muhim va aniqlovchi bosqichdir. Tekshiruvning davomiyligi odatda 1-2 hafta. Shu vaqt ichida tizim tahlilchisi 2-3 dan ortiq faoliyat turlarini (kadrlar hisobi, buxgalteriya hisobi, transport, marketing va boshqalar) tekshirishi kerak.

Qurilish uchun ma'lumot to'plash tashkilotning to'liq biznes modeli ko'pincha hujjatlashtirilgan axborot oqimlari va bo'limlarning funktsiyalarini o'rganishga to'g'ri keladi va intervyu va anketalar orqali ham amalga oshiriladi.

So'rovning boshida tashkilot odatda quyidagi hujjatlar to'plamini taqdim etadi:

Korxona faoliyati to'g'risida qisqacha ma'lumot.

Korxonaning ma'muriy, moliyaviy-xo'jalik, ishlab chiqarish faoliyati haqida ma'lumot.

Hisob siyosati va hisoboti haqida ma'lumot.

Korxonaning muntazam hujjat aylanishi.

Kiruvchi ma'lumotlar reestri.

Ichki ma'lumotlar reestri.

Chiquvchi ma'lumotlar reestri.

Korxonaning axborot va hisoblash infratuzilmasi haqida ma'lumot.

Mas'ul shaxslar to'g'risidagi ma'lumotlar.

Suhbat va so'rov uchun savollar ro'yxati har bir tekshirilayotgan birlik uchun tuziladi va korxona rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Bu quyidagilar uchun amalga oshiriladi:

maxfiy ma'lumotlarga kirishning oldini olish;

so'rovga e'tiborni kuchaytirish;

korxonalar xodimlarini o'z xizmat vazifalarini bajarishdan chalg'itishni minimallashtirish.

Savollarning umumiy ro'yxati(keyinchalik tafsilotlari bilan) quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi:

bo'limlarning asosiy vazifalari;

to'plangan va ro'yxatga olingan ma'lumotlar;

hisobot berish;

boshqa bo'limlar bilan o'zaro munosabatlar.

Menejerlar va mutaxassislar uchun so'rovnomalar quyidagi savollarni o'z ichiga olishi mumkin:

Korxonani boshqarishning integratsiyalashgan tizimini yaratishning maqsadlari (bo'limingiz nuqtai nazaridan) qanday bo'lishi kerak?

Bo'limning tashkiliy tuzilishi.

Bo'limning vazifalari.

Vazifalarni bajarishda harakatlar ketma-ketligi.

Bo‘lim qanday turdagi tashqi tashkilotlar (bank, mijoz, yetkazib beruvchi va boshqalar) bilan o‘zaro hamkorlik qiladi va qanday ma’lumotlar almashadi?

Siz qanday ma'lumotnoma materialidan foydalanasiz?

Asosiy operatsiyalarni bajarish uchun qancha vaqt (daqiqalarda) sarflaysiz? "Yuklashning eng yuqori nuqtasi" sanalari qanday? (chastotasi oylik, choraklik, yil va boshqalar) Kafedraning texnik jihozlari (kompyuterlar, tarmoq, modem va boshqalar). Biznes jarayonlarini avtomatlashtirish uchun foydalanilgan dasturiy mahsulotlar.

Qanday hisobotlarni va qanchalik tez-tez boshqaruvga tayyorlanasiz? Bo'limda qo'llaniladigan biznes jarayonlar bo'yicha har qanday savollarga javob berishga qodir bo'limning asosiy mutaxassislari.

Masofadan boshqarish ob'ektlarining xususiyatlari.

Ish joyidagi hujjat aylanishi.

Shu tarzda to'plangan ma'lumotlar, qoida tariqasida, tashkilot faoliyatining barcha muhim tomonlarini qamrab olmaydi va yuqori darajada sub'ektivlikka ega. Va eng muhimi shundaki, bunday so'rovlar tashkilotning o'ziga xos xususiyatlari bilan bog'liq barqaror omillarni aniqlamaydi, ularga faqat tashkiliy tizimni funktsional sozlash usullari ta'sir qilishi mumkin.

So‘rovda qatnashgan tashkilot va korxonalar rahbarlari bilan o‘tkazilgan suhbatlar tahlili shuni ko‘rsatadiki, ularning tashkilot tuzilmasi, faoliyatining umumiy va mahalliy maqsadlari, bo‘limlarning vazifalari va funksiyalari, shuningdek, xodimlarning bo‘ysunishi haqidagi fikrlari ba’zan bir-biriga zid keladi. Bundan tashqari, bu g'oyalar ba'zan rasman e'lon qilingan maqsad va qoidalardan ajralib chiqadi yoki haqiqiy faoliyatga zid keladi.

Agar axborot oqimlarining tuzilishini hujjatlar namunalari va kompyuter tarmoqlari va ma'lumotlar bazalari konfiguratsiyasi bilan aniqlash mumkin bo'lsa, u holda axborot aloqalarida (asosan hujjatlashtirilmagan) xodimlar tomonidan amalga oshiriladigan haqiqiy mikro jarayonlarning tuzilishi noma'lum bo'lib qoladi.

Ushbu savollarga javoblar xodimlarning ish vaqtini doimiy (yoki tanlab) suratga olish usullariga asoslangan tizimli va funktsional diagnostika orqali berilishi mumkin. Diagnostikaning maqsadi tashkilot va uning funktsional elementlarining tashkiliy munosabatlari haqida ishonchli bilimlarni olishdir.

Shu munosabat bilan tashkiliy tuzilmalarning funktsional diagnostikasining eng muhim vazifalariga quyidagilar kiradi:

faoliyat sub'ektlari tasnifi (toifalar va ishchilar guruhlari);

faoliyat jarayonining elementlarini tasniflash (harakatlar, protseduralar);

yo'nalishlar tasnifi (hal qilinishi kerak bo'lgan muammolar), faoliyat maqsadlari;

axborot oqimi elementlarini tasniflash;

tashkilot xodimlarining faoliyati bo'yicha so'rov o'tkazish;

taqsimotni o'rganish (vaqt va chastota bo'yicha) tashkiliy xususiyatlar: protseduralar, xodimlarning aloqalari, faoliyat sohalari, axborot oqimlari elementlari - xodimlarning toifalari, protseduralar turlari va ularning yo'nalishlari bo'yicha alohida va bir-biri bilan birgalikda (tadqiqot natijalari va mantig'iga ko'ra);

menejerlar, xodimlar va bo'limlar o'rtasidagi funktsional, axborot, ierarxik, vaqtinchalik, muammoli munosabatlarning haqiqiy tuzilishini aniqlash;

tashkilotning vazifalari, muammolari va maqsadlari bilan bog'liq holda menejerlar va xodimlar uchun ish vaqtini taqsimlash tuzilmasini yaratish;

tashkilot faoliyatining asosiy texnologiyalarini (axborot jarayonlari, shu jumladan hujjatsiz) aniqlash, ularni tashkilotning e'lon qilingan maqsadlari bilan taqqoslaganda maqsadlarni belgilash;

Faoliyatining o'ziga xosligi, maqsadli yo'nalishi va haqiqiy bo'ysunishi bo'yicha bir hil ishchilar guruhlarini aniqlash, tashkiliy tuzilmaning haqiqiy modelini shakllantirish va uni e'lon qilingan bilan taqqoslash;

tashkiliy munosabatlarning e'lon qilingan va real tuzilmasi o'rtasidagi nomuvofiqlik sabablarini aniqlash.

Ish vaqtining uzluksiz "fotosurati" - bu butun ish kuni davomida ishlash jarayonida ishchilarning xususiyatlarini doimiy ravishda kuzatish va qayd etish. Bunday holda, ko'rsatilgan parametrlar oldindan tayyorlangan ish varag'iga ketma-ket kiritiladi. Quyida tizim tahlilchisi ish varag'i shakli keltirilgan:

Tekshiruv jarayoni tugagandan so'ng darhol jadval qo'shimcha xususiyatlar bilan to'ldiriladi: texnologik soha, tizim funktsiyasi, mavzu, jihat, hissiy fon va boshqalar.

Yulduzcha bilan belgilangan ko'rsatkichlarning ba'zilari so'rov davomida, qolganlari - keyin to'ldiriladi. Yozuvlarning mazmuni quyidagicha:

raqam (tartibda);

agent (tekshirilayotgan xodimning lavozimi);

protsedura amalga oshirilgan vaqt;

protsedura (hal qilinayotgan muayyan muammoning umumiyligi bilan birlashtirilgan elementar harakatlar majmui mazmunining nomi);

axborot (agent va kontragent o'rtasidagi ma'lumotlarning harakatlanish yo'nalishi);

tashabbus (ushbu protsedura boshlanishining tashabbuskori);

kontragent (sub'ekt bilan aloqada bo'lgan xodimning pozitsiyasi);

munosabat (agent va kontragentning bo'ysunishini, ushbu protsedurada o'zaro munosabatlar shaklini aks ettiruvchi);

muammo (hal qilinayotgan muammoning og'zaki tavsifi).

Loyihadan oldingi so'rov natijalari paydo bo'lishi kerak " Korxonaning tezkor so'rovi bo'yicha hisobot ", uning tuzilishi quyida keltirilgan.

Biznes jarayonlarining qisqacha sxematik tavsifi, masalan:

xaridlar va inventarizatsiyani boshqarish;

ishlab chiqarish nazorati;

sotishni boshqarish;

moliyaviy resurslarni boshqarish.

Avtomatlashtirishning asosiy talablari va ustuvorliklari.

Loyihani ta'minlash uchun mijozning zarur resurslarini baholash.

Yangi bino, inshoot yoki ob'ektni rekonstruksiya qilish loyihasini yaratish, albatta, strukturaning, er uchastkasining va kommunal xizmatlarning barcha xususiyatlari va dastlabki ma'lumotlarini hisobga olishga imkon beradigan bir qator tayyorgarlik tadbirlarini o'tkazishdan oldin bo'lishi kerak. Dastlabki loyihalash bosqichining boshlang'ich bosqichi loyihadan oldingi so'rov bo'lib, u dizayn va texnik echimlarni yanada ishlab chiqish jarayonida amaldagi SNiP va qoidalar talablariga, Buyurtmachining barcha shartlariga to'liq rioya qilish imkonini beradi. uning istaklari. Dastlabki voqealar bunga bog'liq bo'ladi loyiha loyihasining tarkibi, loyiha-texnik hujjatlarni tayyorlash muddatlari va ishning murakkabligi.

Jarayonning xususiyatlari va uning xususiyatlari

Loyihadan oldingi tekshirish - turli maqsadlar uchun ob'ektlarni yig'ish, qayta ishlash va tizimli tahlil qilish uchun ixtisoslashtirilgan ishlar majmuasi. Yig'ilgan ma'lumotlar asosida qurilish yoki rekonstruksiya qilishning har tomonlama asoslanishi, ularning maqsadga muvofiqligi, yuzaga kelishi mumkin bo'lgan qiyinchiliklar va muammolar paydo bo'ladi. So'rov davomida eng ishonchli va samarali natijaga erishish uchun har xil turdagi yuqori texnologiyali asboblar va uskunalar qo'llaniladi.

Mutaxassislar bajaradilar tadqiqot ishi maxsus ta'limga ega bo'lishi, davlat organlari va SRO tizimining tuzilmalaridan rasmiy ruxsatnomalarga ega bo'lishi kerak.

Nima uchun loyihadan oldingi so'rov o'tkaziladi:

1. Ob'ektni rekonstruksiya qilish, kengaytirish, tugatish yoki modernizatsiya qilishdan oldin uning haqiqiy holatini baholash.
2. Dizayn va texnik hujjatlar yo'qolgan taqdirda.
3. Loyihani tuzishda xatolarga yo'l qo'yganda.
4. Qurilish jarayonida chizmalarda va haqiqiy ishda aks ettirilmagan tuzatishlar kiritilganda.
5. Tuzilmalar va muhandislik tarmoqlarining jismoniy va eskirganligini baholashda.

Bugun tez-tez buyurtma qilinadi loyihalashdan oldingi hujjatlar moliyaviy investitsiyalarni asosli asoslash, ularning maqsadga muvofiqligi va loyihani tizimli amalga oshirish maqsadida investitsiyadan oldingi bosqichda.

Ishning asosiy bosqichlari:

• Tayyorgarlik bosqichi: Buyurtmachining xohish-istaklarini o'rganish, zarur hujjatlar va boshqa ma'lumotlarni to'plash.
• Ob'ekt bilan tanishish, xizmatlar ko'rsatish muddati va narxini kelishish, tadbirlar dasturini ishlab chiqish va texnik topshiriqni tuzish (batafsil texnik topshiriq).
• Ob'ektni har tomonlama vizual va instrumental tekshirish.
• Olingan natijalarni tahlil qilish va kerakli hisob-kitoblarni amalga oshirish.
• Ob'ektning holati bo'yicha fikrni tuzish.

Loyihadan oldingi so'rovni qayerda buyurtma qilish kerak?

“Viloyat” ko‘p tarmoqli kompaniyasi jismoniy shaxslarga, qurilish-pudrat tashkilotlariga, investitsiya va konstruktorlik kompaniyalariga ob’ektlar, qurilish maydonchalari, qurilishi tugallanmagan va muhandislik tizimlarini dastlabki o‘rganish bo‘yicha to‘liq xizmatlar ko‘rsatadi. Loyihadan oldingi ish vaqti va kontseptual dizaynning narxi ob'ektning konstruktiv murakkabligiga, bajariladigan ishlarning hajmiga va ularning tarkibiga, qurilish maydonchasining joylashishiga va tuproqlarning, kommunal tarmoqlar va kommunikatsiyalarning haqiqiy holati to'g'risida ishonchli ma'lumotlarning mavjudligiga bog'liq.

Biz korxonada elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etishga bag'ishlangan qator maqolalarni boshlaymiz. Birinchi maqolaning mavzusi - elektron hujjat aylanishi tizimini (EDMS) joriy etishdan oldin loyihadan oldingi so'rov.

Tashkilot rahbariyati EDMSni amalga oshirishga tayyor deb faraz qilaylik. Keyingisi nima? Kompaniya qanday choralar ko'rishi kerak va u qanday choralar ko'rishi kerak?

Eng oson yo'li - elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qiladigan tashkilot bilan darhol bog'lanish, boshqacha qilib aytganda, "muammolar kirganidek hal qilamiz" pozitsiyasini egallashdir. Biroq, oddiy usul har doim ham arzonroq emas. Avvalo, buyurtmachi tashkilot EDMSni amalga oshirish ko'lamini baholashi kerak. Shuning uchun, uni boshlashdan oldin, siz ishlarning holatini tahlil qilishingiz kerak. Buning uchun avtomatlashtiriladigan jarayonlarni o'rganish, boshqacha aytganda, loyihadan oldingi so'rovni amalga oshirish kerak.

PERSPEKTİV TASHKILOT PERSPEKTİVASI NOMONIDAN LOYIYAJADIY TASHKRISH

Ijro etuvchi tashkilot nuqtai nazaridan, loyihadan oldingi so'rov har qanday loyihani amalga oshirishning to'liq birinchi bosqichidir. axborot tizimi va amalga oshirish xizmati shartnomasiga kiritilgan. Va EDMS bundan mustasno emas.

Bunday holda, loyihadan oldingi so'rov quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Tashkilotdagi mavjud tizimning diagnostikasi

ofis ishi;

Haqiqiy ish holatining hujjatlar bilan hujjat ta'minotini tartibga soluvchi tashkilotning ichki qoidalariga muvofiqligini tahlil qilish;

Hujjatlar va ofis ishlarini optimallashtirish;

Ichki tartib-qoidalarga tegishli o'zgartirishlar kiritish;

EDMSni amalga oshirishda xavflarni aniqlash;

Avtomatlashtirish chegaralarini aniqlash, tashkilotning mavjud AT infratuzilmasi auditi, EDMS uchun aniq IT yechimini taklif qilish;

EDMS ning mavjud IT infratuzilmasiga integratsiyalashuvi bo'yicha ishlarni baholash.

Loyihadan oldingi so'rov natijasi "Funktsional talablar" hujjati yoki "So'rov hisoboti" yoki loyiha " bo'ladi. Texnik topshiriq"(Loyihaning murakkabligi va shartnoma shartlariga qarab). Ushbu hujjatlar quyidagi so'rov natijalarini o'z ichiga oladi:

Ish yuritish va hujjatlar bilan ta'minlash nuqtai nazaridan tashkilotning o'rganilayotgan biznes-jarayonlari va hujjat aylanishining tavsifi;

Ko'rib chiqilayotgan jarayonlarni tizimlashtirish uchun tashkilotda foydalaniladigan hujjatlar va hisobot shakllari ro'yxati;

Foydalanuvchi rollarining tavsifi;

Tashkilotdagi mavjud AT infratuzilmasining texnik auditi;

Tashkilotning EDMSni amalga oshirishga tayyorligini baholash;

EDMSni amalga oshirishni hisobga olgan holda ko'rib chiqilayotgan biznes-jarayonlarni optimallashtirish bo'yicha takliflar;

Loyiha rejasi (EDMSni ishlab chiqish va sozlash, xodimlarni o'qitish, EDMSni tajriba sanoat ekspluatatsiyasi, EDMSni sanoat ekspluatatsiyasi) zarur xarajatlarni (inson va moliyaviy) baholash bilan;

Kerakli uskunaning texnik xususiyatlari;

Xodimlarning malakasini oshirishni tashkil etish bo'yicha takliflar.

Ba'zida ijro etuvchi tashkilotlar loyihadan oldingi so'rovni bepul o'tkazishni taklif qilishadi. Bu tashkilotni mijoz sifatida jalb qilish uchun amalga oshiriladi,

ammo, u kamdan-kam hollarda qo'llaniladi.

Shuningdek, ba'zi ijro etuvchi tashkilotlar dasturning demo versiyasini ish uchun bepul taqdim etadilar (qoida tariqasida, bir oy davomida). Bu sizga dasturga ko'nikish, uning barcha ijobiy va salbiy tomonlarini baholash va interfeysga ko'nikish imkonini beradi.

TASHKILOT-MIYARCHI NAZARIDAN LOYIYASIDAGI OLDINDAN TASHKRISH

Mijoz tashkiloti nuqtai nazaridan, loyihadan oldingi so'rov - bu audit: mavjud vaziyatni tushunish va eng muammoli vaziyatlarni aniqlash uchun boshqaruvni hujjatlashtirish jarayonlarini tahlil qilish. hujjat aylanishini boshqarish. Bir necha sabablarga ko'ra mijoz tashkiloti uchun bunday to'liq so'rovni mustaqil ravishda o'tkazish juda qiyin bo'ladi. Avvalo, bunday so'rovning aniq qanday o'tkazilishi haqida tajriba va ma'lumot yo'qligi sababli. O'rtacha savol tug'iladi: agar bu juda qiyin bo'lsa, nega g'ildirakni qayta ixtiro qilish kerak? Darhol amalga oshiruvchi tashkilotga murojaat qilish osonroq emasmi? Bu mumkin, lekin oddiyroq arzonroq degani emas ...

Keling, hujjatlarni qo'llab-quvvatlash jarayonlarini o'rganish mijoz tashkilotiga nima berishini ko'rib chiqaylik.

■ EDMSni amalga oshirish maqsadlarini shakllantirish.

■ ERMS kelajakda bajarishi kerak bo'lgan vazifalar va funktsiyalarni aniqlash (amalga oshirish chegaralarini aniqlash). Ko'pincha, aniq maqsad va vazifalar o'rniga, mijoz tashkiloti EDMSni amalga oshirish orqali hal qilinishi kerak bo'lgan muammolarni ro'yxatga olishni boshlaydi. Lekin ular bir xil narsa emas. Shuning uchun tashkilot EDMSni amalga oshirishdan oxirida nimani olishni istayotganini aniq tushunishi va ijrochi tashkilot oldiga aniq vazifalarni qo'yishi kerak.

■ Tashkilotning haqiqiy hayotiy rasmini baholash (uning tashkiliy tuzilma, funktsiyalari, bo'limlarning o'zaro ta'siri va boshqalar). Bunday imkoniyat tashkilotning ichki me'yoriy hujjatlarini amaliyotga tatbiq etilishi nuqtai nazaridan tahlil qilish orqali ta'minlanadi. Qoidalarni tahlil qilish jarayonida tuzilmaviy birliklar, lavozim yo‘riqnomalari, o‘zaro munosabatlar qoidalari, qiziqarli faktlarga aniqlik kiritilmoqda. Masalan, ba'zi xodimlarning ish ta'riflari umidsiz ravishda eskirgan yoki umuman yo'qligi ma'lum bo'lishi mumkin. Tarkibiy bo'linmalar esa o'z vazifalarini bajarmaydi yoki aksincha, majburiyatlarini bajarmaydi va hokazo.

■ Mavjud hujjatlashtirish jarayonlarining tavsifi... Bu erda ham kutilmagan hodisalar ko'p bo'lishi mumkin.

■ So'ralgan va tavsiflangan biznes jarayonlarini optimallashtirish qobiliyati... Agar kerak bo'lsa. Bunday tahlildan so'ng, ichki qoidalarni yangilash kerak bo'lishi mumkin.

■ Baho o'z resurslari(inson va texnik)... Tizimni joriy etishdan oldin, loyihani amalga oshirishda mutaxassislardan qanchalik ishtirok etishi va ular qanchalik tayyor ekanligini tushunish kerak. Agar biz ijro etuvchi mutaxassislar haqida gapiradigan bo'lsak, unda ularga ko'rsatmalar berish kifoya. Ammo rahbarlar bilan vaziyat ancha murakkab. EDMSni amalga oshirishda boshqaruv xodimlarining ishtiroki jarayon boshlanishidan oldin ham muhokama qilinishi kerak. Shuningdek, kompyuterlar yetarli yoki eskirganligini bilish uchun o'z IT infratuzilmangizni tahlil qilish ortiqcha bo'lmaydi. dasturiy ta'minot va hokazo.

■ EDMSni joriy etishda xavflarni va ularni bartaraf etish usullarini aniqlash... Tizimni joriy etishdan oldin xavflarni aniqlash ularni minimallashtirishga yordam beradi. Bu xavflar qanday? Hamma narsa:

Kerakli me'yoriy hujjatlarning yo'qligi yoki ahamiyatsizligi xavfi;

Etarli emasligi xavfi texnologik uskunalar tashkilotlar;

Noto'g'ri bo'lish xavfi moliyaviy baholash EDMSni joriy etish va qo'llab-quvvatlash va boshqalar.

O'ZINGIZ LOYIHALASHTIRISHNI OLDINI TEKSHIRUSHNI QANDAY O'TKAZISH KERAK

■ 1-bosqich: Loyiha menejerini tayinlang... Loyiha menejeri ish jarayoni bilan bog'liq muammolarni tushunishi va tashkilotning IT infratuzilmasini yaxshi bilishi kerak. Har bir tashkilotda ushbu talablarga javob beradigan mutaxassis mavjud emas, shuning uchun ko'pincha loyihani ikkita xodim boshqaradi - ofis boshlig'i va IT direktori.

■ 2-bosqich: tahlil qilish normativ-huquqiy baza ... Ushbu bosqichda mahalliyni o'rganish kerak qoidalar hujjatlar bilan ta'minlash nuqtai nazaridan tashkilotlar. Bu faqat qog'oz bo'yicha ko'rsatmalar haqida emas. Shuningdek, siz shartnomani boshqarish, buxgalteriya hujjatlarining aylanishi va boshqalar bo'yicha ichki qoidalarni o'rganishingiz kerak bo'ladi.

■ 3-bosqich: intervyu o'tkazish... Suhbatni o'tkazish uchun respondentlar doirasini aniqlash kerak. Mahalliy me'yoriy hujjatlarni o'rganish bunga yordam beradi. Respondentlar ro'yxatiga, masalan, tarkibiy bo'linmalar rahbarlari, ularning o'rinbosarlari va EDMSning potentsial asosiy foydalanuvchilari (mas'ul mutaxassislar) kirishi mumkin.

hujjatlarni yaratish, tasdiqlash va boshqalar uchun). Suhbat uchun savollar ro'yxati tayyorlanishi kerak (misolga qarang).

Ofis boshlig'i uchun so'rovnoma savollari ro'yxati va ularga taxminiy javoblar

1 . Sizning tarkibiy bo'linmangiz bajaradigan funktsiyalarni tavsiflang.

Joriy ish yuritish hujjatlarini, shu jumladan rahbariyatning buyruq va farmoyishlarini rasmiylashtirish, hisobga olish, saqlash va tegishli tuzilmaviy bo‘linmalarga o‘tkazish bo‘yicha ishlarni tashkil etish, shuningdek ishlarni shakllantirish va ularni saqlash bo‘yicha ishlarni tashkil etish.

Kiruvchi va chiquvchi yozishmalarning o‘z vaqtida rasmiylashtirilishini, belgilangan manzilga yetkazilishini ta’minlash.

Hujjatlarni bajarish muddatlari va ularning to'g'ri rasmiylashtirilishini nazorat qilish.

Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish va amalga oshirish.

Bo'limlarda ish yuritishni tashkil etishga uslubiy rahbarlik qilish.

Ishlarning to'g'ri shakllantirilishi, saqlanishi va arxivga o'z vaqtida topshirilishini nazorat qilish.

Tashqi va ichki hujjat aylanishini ta'minlash.

Rahbariyat tomonidan chaqiriladigan majlislarni tayyorlashda ishtirok etish va ularni saqlashni tashkil etish.

Hujjatlarga kirishning belgilangan rejimini ta'minlash.

Hujjatlar bilan ishlashning yangi usullari va vositalarini joriy etish.

2 . Birlikning tuzilishi va miqdoriy tarkibini tavsiflang.

Kotibiyat - 4 ta;

ekspeditsiya - 1;

qabulxona - 2;

arxiv - 2.

3. Siz qanday vazifalarni bevosita bajarasiz?

Ofis boshqaruvi.

4. Bo'limda joriy ish jarayonining hajmi qancha (kunlik hujjatlar soni, ularning hajmi varaqlarda yoki MB). Sizningcha, kelgusi yilda qanday hujjatlar hajmi bo'ladi (o'sish yoki kamaytirish)?

Kiruvchi hujjatlar - 14 000 dona;

chiquvchi hujjatlar - 13500 dona;

ichki hujjatlar - 4 dona.

Katta ehtimol bilan, kelgusi yilda ish oqimining hajmi o'zgarmaydi.

5. Hozirgi vazifalarni avtomatlashtirish uchun bo'limingizda axborot tizimi(lar)dan foydalanasizmi? Agar shunday bo'lsa, qaysi biri? Unda qanday funktsiyalar bajariladi?

6. Tashkilotning, bo'linmaning hujjatli ta'minotini tartibga soluvchi amaldagi me'yoriy hujjatlarni sanab o'ting (ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar, lavozim tavsiflari, mehnat qoidalari va boshqalar). Ularning qaysi biridan ishingizda foydalanasiz va qaysi birini ahamiyatsiz deb hisoblaysiz?

Tashkilot standarti:

Ma'muriy hujjatlar. Buyurtmalar va ko'rsatmalar. Ishlab chiqish, tasdiqlash, imzolash, ro'yxatdan o'tkazish va bekor qilish tartibi.

Kiruvchi hujjatlar. Qabul qilish, ko'rib chiqish, bajarishga topshirish va operativ saqlash tartibi.

Chiqish hujjatlari. Tayyorlash, tasdiqlash, imzolash, ro'yxatdan o'tkazish va jo'natish tartibi.

Ishlarning nomenklaturasi. Tashkilot hujjatlarini saqlash, ishlatish va yo'q qilish.

7. Kompaniyaning boshqa bo'linmalari bilan o'zaro munosabatlari tartibga solinadimi?

Ma'muriy-xo'jalik bo'limi (AXO) bundan mustasno, barcha tarkibiy bo'linmalar bilan o'zaro munosabatlar kompaniyaning ichki me'yoriy hujjatlari bilan tartibga solinadi. AXO bilan o'zaro aloqalar tartibga solinmagan (kurerlik uchun arizalar, tezkor pochta orqali yozishmalarni jo'natish uchun arizalar va boshqalar).

8. Sizningcha, EDMS qanday funktsiyalarni bajarishi kerak?

Hujjatlarni boshqarish elektron formatda... Turli hujjatlarni elektron shaklda yaratish va saqlash (MS Word, MS Excel, MS Visio da); hujjatlarni qidirish; hujjatlar versiyalarini saqlash; hujjatlarni papkalar bo'yicha tuzish; hujjatlarga kirish huquqini berish; hujjatlar bilan ishlash tarixi.

Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash jarayonlarini boshqarish. Barcha bosqichlarda hujjatlarni tasdiqlash va qayta ishlash jarayonlarini qo'llab-quvvatlash; buyruqlar chiqarish va ularning bajarilishini nazorat qilish.

Qog'oz hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish; ishlarning nomenklaturasini yuritish; qog'oz hujjatlarning joylashishini nazorat qilish.

Shartnoma boshqaruvi. Shartnomalarni muzokaralar olib borish va ro'yxatdan o'tkazish jarayonini tashkil etish.

Uchrashuv boshqaruvi. Yig'ilishlarni tayyorlash va o'tkazishni tashkil etish (joy va vaqtni muvofiqlashtirish, ishtirokchilar tarkibi, kun tartibi); bayonnomani shakllantirish va tarqatish; yig'ilishlarda qabul qilingan qarorlarning bajarilishini nazorat qilish.

9. Barcha turdagi hujjatlar bilan qanday ish turlarini bajarayotganingizni sanab o'ting.

Kiruvchi hujjatlar (tashkilot tomonidan qabul qilingan hujjatlar):

. qabul qilish va qayta ishlash;

. rahbar tomonidan ko'rib chiqilishi (qaror);

. ro'yxatga olish;

. ijro;

. bajarilishini nazorat qilish;

. joriy saqlash va foydalanish;

. arxivga o'tkazish.

Chiqish hujjatlari (tashkilotda yaratilgan va tashkilotning sho'ba va qaram kompaniyalariga, uchinchi tomon tashkilotlariga yoki jismoniy shaxslarga yuborilgan hujjatlar):

. loyihani ishlab chiqish;

. hujjat loyihasini tasdiqlash;

.

. imzolash;

. tasdiqlash (agar kerak bo'lsa);

. yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish;

. hujjatni qabul qiluvchiga yuborish;

. ishda ikkinchi nusxani taqdim etish.

Ichki hujjatlar (buyruq, buyruq, eslatma, tushuntirish xati, tushuntirish xati, ariza):

. hujjat loyihasini ishlab chiqish;

. loyihani tasdiqlash;

. dizaynning to'g'riligini tekshirish;

. imzolash;

. ro'yxatga olish;

. hujjatni ijrochilarga topshirish;

. hujjatning bajarilishi;

. hujjatning bajarilishini nazorat qilish;

. bajarilgan hujjatni ishga kiritish.

10. Kiruvchi hujjatlarni jo'natish jarayoni va ro'yxatga olish tartibini tavsiflang.

Barcha kiruvchi yozishmalar ofisda qabul qilinadi va ro'yxatga olinadi.

"Shaxsan" belgisi bilan yozishmalar qabul qiluvchiga yoki uning vakolatli vakiliga shaxsan topshiriladi. "Maxfiy" deb belgilangan yozishmalar maxfiy hujjatlarni yuritish uchun mas'ul shaxs tomonidan qayta ishlanadi.

Qabul qilingan yozishmalardan olingan konvertlar saqlanadi va hujjatlarga ilova qilinadi, agar konvertdagi kalendar muhri ushbu hujjatni jo'natish yoki qabul qilish vaqtini tasdiqlash uchun xizmat qilishi kerak bo'lsa yoki jo'natuvchining manzili faqat konvertda ko'rsatilgan bo'lsa. Fuqarolarning murojaatlari bilan bir qatorda daʼvo xatlari solingan konvertlarni ham oʻzingizga saqlashingizga ishonch hosil qiling.

Kiruvchi hujjatlarni ro'yxatga olish tartibi

Tashkilot rahbariyatiga yuborilgan barcha hujjatlar ro'yxatga olinishi kerak (ro'yxatga olinmagan hujjatlarning taxminiy ro'yxatiga kiritilgan hujjatlar bundan mustasno).

Qabul qilingan hujjatlar qabul qilingan sana, tartibli kiruvchi raqamni ko'rsatadigan ro'yxatga olish shtampi bilan muhrlanadi. Agar hujjatga ilova mavjud bo'lsa, kiruvchi raqamning yonida bu haqda belgi qo'yiladi. Shtamp hujjatning birinchi varag'ining old tomonida pastki o'ng burchakda joylashgan.

Seriya raqamlari seriya raqamlarini ro'yxatga olish jurnalida qayd etiladi.

Ro'yxatga olinmaydigan hujjatlar muhrlanadi va faqat hujjatning qabul qilingan sanasi ko'rsatiladi.

Ro'yxatdan o'tishda bir martalik kirish tamoyiliga rioya qilish kerak: har bir hujjat ofisda faqat bir marta ro'yxatga olinadi.

11. Kiruvchi hujjatlarni boshqarish va qarorlar chiqarish tartibini tavsiflab bering.

Rahbar tomonidan ko'rib chiqilishi kerak bo'lgan hujjatlar ro'yxatga olinganidan keyin unga topshiriladi.

Agar kerak bo'lsa, kotib qo'shimcha materiallarni (shartnomalar, xatlar, aktlar va boshqalar) tanlaydi va ularni qabul qilingan hujjatlar bilan birga rahbarga topshiradi.

Hujjat rahbarining qarori qarorda aks ettirilgan.

Qarorda ijrochi ko'rsatiladi, u buni qanday va qaysi sanada bajarishi kerakligi ko'rsatiladi, keyin sana va rahbarning imzosi qo'yiladi.

Hujjatlarni rahbardan qabul qilib, kotib qarordagi ma'lumotlarni kiruvchi yozishmalar reestriga kiritadi.

Shundan so'ng, hujjat qarorda ko'rsatilgan pudratchiga o'tkaziladi.

Bir nechta bo'limlar tomonidan rasmiylashtirilgan hujjatlar ularga birma-bir yoki bir vaqtning o'zida nusxalarda (surat nusxasi yordamida) beriladi.

12. Hujjatlarni nazoratga topshirish tartibini aytib bering.

Hujjatni nazoratga olish uchun asos bo'lishi mumkin bo'lgan qaror (qarorda ijrochining ismi-sharifi, buyruqning mazmuni, bajarish muddati, imzosi va sanasi) rahbar tomonidan ko'rib chiqilgandan va kiritilgandan so'ng, hujjat kiruvchi hujjatlar reestriga qabul qilinganligi to‘g‘risida ijrochi tomonidan qabul qilingan sana ko‘rsatilgan holda ijrochiga topshiriladi.

Agar qarorda bir nechta ijrochilar ko'rsatilgan bo'lsa, hujjatning qo'shimcha nusxalari olib tashlanadi.

Hujjatning asl nusxasi birinchi navbatda qarorda ko'rsatilgan ijrochiga yuboriladi.

Hujjat bir nechta ijrochilarga yuborilganda, materialni tayyorlash uchun javobgarlikni qarorda birinchi bo'lib ko'rsatilgan ijrochi (mas'ul ijrochi) oladi. Qolgan ijrochilar (birgalikda ijrochilar) zarur materiallarni mas’ul ijrochiga u bilan kelishilgan muddatda taqdim etishlari shart.

Ishlash to'g'risidagi hisobot qarorda ko'rsatilgan barcha ijrochilar tomonidan tasdiqlanishi kerak.

13. Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish jarayonini, ijro uchun qabul qilingan hujjatlarni hisobga olish tartibini, hujjatlarni nazoratdan olib tashlash tartibini aytib bering.

a) Qaysi hujjatlar (buyruqlar)ning bajarilishi majburiy nazoratga olinadi?

. Ma'muriy hujjatlar (buyruqlar, ko'rsatmalar);

. ish bo'yicha aniq ko'rsatmalarni o'z ichiga olgan hujjatlar (daqiqalar, xatlar, eslatmalar, rejalar va boshqalar).

ular bilan va bajarish muddatlari; javob tayyorlashni, tadbirlarni, hisobotni va boshqalarni o'tkazishni talab qilish;

. ko'rib chiqilayotgan hujjatlar (xatlar va boshqalar) bo'yicha chiqarilgan qarorlarda (shu jumladan elektron shaklda) ko'rsatmalar;

. alohida, hech qanday hujjat bilan bog'liq bo'lmagan, rahbarning ko'rsatmalari, hujjatlashtirilgan (shu jumladan elektron shaklda).

b) Qanday hollarda hujjatlar (buyruqlar) bajarilgan deb hisoblanadi?

. Ular bo'yicha tuzilgan yakuniy hujjatlar qayta ko'rib chiqish uchun qaytarilmaydi va ular yuzasidan tegishli qaror qabul qilingan;

. Ko'rsatmalarga muvofiq tayyorlangan hujjatlar loyihalarini muvofiqlashtirish va imzolash tugallandi.

. hujjat (buyruq) bo'yicha tayyorlangan chiquvchi xatlar ro'yxatga olinadi va yuboriladi;

. shartnoma hujjatlari ro'yxatga olingan;

. vazifalariga buyruqlarning bajarilishini nazorat qilishni o'z ichiga olgan rahbar (nazoratchi) ularda qo'yilgan savollarning mohiyati bo'yicha ularning bajarilishini tasdiqlaydi.

v) Mas'ul ijrochi va birgalikda ijrochilar qanday huquqlarga ega?

. O'zingizning bevosita qo'l ostidagilarga ko'rsatmalar bering va ular tomonidan ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qiling;

. xodimlardan hujjatni (buyruqni) bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni so'rash;

. hujjatni (buyruqni) bajarish tartibini (shu jumladan, buyruqni bajarish bo'yicha materiallarni tayyorlash va kelishish tartibini, buyruqni bajarish bo'yicha ishlarda birgalikda ijrochilarning ishtirok etish muddati va shaklini) belgilash;

. birgalikda ijrochilar ishini muvofiqlashtirish;

. kollegial muhokama o‘tkazish va hujjat (buyruq)ning ijrosi bilan bog‘liq masalalarni hal etish uchun birgalikda ijrochilarni chaqirish;

. birgalikda ijrochilar tomonidan taqdim etilgan taklif va mulohazalarni yakuniy hujjat loyihasiga kiritish yoki kiritishni rad etish to‘g‘risida asoslantirilgan qaror qabul qiladi;

. uzaytirishning ob'ektiv sabablari va rejalashtirilgan ijro muddati ko'rsatilgan hujjatlarni (buyruqlarni) bajarish muddatini uzaytirish bo'yicha takliflar tayyorlash.

d) Pudratchi nima uchun javobgar?

. Tayyorlanish sifati (yakuniy hujjatni tayyorlashda foydalanilgan ma'lumotlarning to'liqligi va ishonchliligi), hujjat (buyurtma) bo'yicha tuzilgan hujjatlarning rasmiylashtirilishining to'g'riligi;

. Hammualliflar va muvofiqlashtiruvchi shaxslarning (tashkilotlarning) mulohazalari va takliflarining to'liqligi va to'g'ri aks ettirilishi. yangi nashri hujjat (buyruq);

. hujjatni (buyurtmani) bajarishning belgilangan muddatlariga rioya qilish;

. asl hujjatning xavfsizligi (agar asl hujjat unga o'tkazilgan bo'lsa).

e) Hujjatlarni (buyruqlarni) bajarish muddatlari qanday?

Hujjat yoki buyruq (qaror), qoida tariqasida, uni bajarish muddatini (kalendar sanasi) belgilaydi.

Agar qaror matnida sana yoki vaqt o‘rniga og‘zaki ifodada atama ta’rifi berilgan bo‘lsa, buyruq tegishli muddatlarda bajarilishi kerak:

. "Juda shoshilinch", "zudlik bilan" - bir ish kuni ichida;

. "Shoshilinch" - uch ish kuni ichida;

. "Tezkor" - 10 ish kuni ichida.

Agar buyruqni bajarish muddati belgilanmagan bo'lsa, buyruq 30 kalendar kundan ortiq bo'lmagan muddatda yoki buyruq (qaror) tegishli bo'lgan hujjatda ko'rsatilgan muddatga muvofiq bajarilishi kerak.

f) Nazoratchi qanday huquqlarga ega?

. Hujjatning (buyruqning) bajarilishining borishi to'g'risida ma'lumot so'rash;

. tashkilotning mahalliy normativ hujjatlari talablarini buzgan holda tuzilgan hujjatlarni qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish;

. hujjatlarni (buyruqlarni) nazoratdan olib tashlash.

14. Chiqish hujjatlarini ro'yxatga olish va jo'natish bilan ishlash tartibini tavsiflang.

Shu kuni rahbariyat tomonidan imzolangan hujjatlar ro'yxatga olish va jo'natish uchun idoraga topshirilishi kerak.

Yuk tashish uchun qabul qilingan hujjatni ro'yxatdan o'tkazishdan oldin uning rasmiylashtirilishi to'g'riligi tekshiriladi:

. shakl, imzo, sana, talab qilinadigan vizalar va pudratchi haqidagi ma'lumotlar elementlarining mavjudligi;

. matn sarlavhasining mavjudligi, javob berilgan hujjatning raqami va sanasi;

. qabul qiluvchining manzilining to'g'riligi;

. hujjatda ko'rsatilgan qo'shimchalar, shuningdek, chiquvchi hujjat tayyorlangan materiallar (agar bu kiruvchi xatga javob bo'lsa) mavjudligi;

. zarur bo'lgan hollarda muhrning mavjudligi.

Noto'g'ri rasmiylashtirilgan hujjatlar ijrochilarga qaytariladi.

Hujjat bir nechta manzilga yuborilgan bo'lsa, pudratchi imzolangan xatning barcha adresatlarga jo'natish uchun zarur bo'lgan ko'p nusxasini va nusxaning bir nusxasini topshiradi.

Dizaynni tekshirgandan so'ng, hujjat jurnalda ro'yxatga olinadi va hujjatning barcha nusxalariga tartibda chiquvchi raqam qo'yiladi.

Chiqish raqami javobni tayyorlagan tarkibiy bo'linma indeksidan, ishlar nomenklaturasi bo'yicha ish raqami va tartib raqamidan iborat.

Chiqish hujjatining nusxasida yuqori chap burchakda ro'yxatga olish to'g'risidagi tasdiqlovchi muhr qo'yiladi.

Xat-xabarlar pochta bo'limiga jo'natish uchun topshiriladi yoki kurerlar tomonidan yetkaziladi.

Yuborilgan hujjatlarning tasdiqlangan nusxalari shu kunning o‘zida tegishli bo‘limlarga ish yuritish uchun ijrochilarga topshiriladi.

15. Buyurtmani (yo'riqnomani) ishlab chiqish tartibini aytib bering.

Imzoga taqdim etishdan oldin buyruq (farmon) loyihasi bosh direktorning faoliyat sohalari bo‘yicha o‘rinbosarlari, yuridik bo‘lim boshlig‘i va boshqa manfaatdor tarkibiy bo‘linmalar rahbarlari tomonidan ma’qullanadi.

Hujjat loyihasini tasdiqlashda advokatlar uning amaldagi qonunchilikka muvofiqligini, shuningdek, normativ hujjatlarga havolalarning to‘g‘riligini tekshiradilar.

Vizalar asl buyurtmaning oxirgi varag'ining orqa tomoniga yopishtirilgan.

Buyurtma loyihasi bo'yicha sharhlar oxirgi varaqning orqa tomonida yoki alohida varaqda bayon qilinadi, bu haqda loyihaga tegishli eslatma qo'yiladi.

Agar ijrochi o'zgartirish va qo'shimchalar kiritsa, buyruq loyihasi hujjatni avval imzolagan har bir kishi bilan kelishilishi kerak.

Rahbariyat tomonidan imzolangan kuni imzolangan buyruqlar maxsus jurnalda ro'yxatdan o'tkazish va nusxa ko'chirish uchun idoraga topshiriladi.

Buyurtmalar qat'iy cheklangan miqdordagi nusxada chiqariladi va faqat ularga muhtoj bo'lgan tarkibiy bo'linmalarga yuboriladi.

Hujjatning muomalasi va tarqatilishining to'g'riligini aniqlash uchun javobgarlik buyruqni tayyorlagan tarkibiy bo'linmalarning rahbarlari zimmasiga yuklanadi.

Xodimlar uchun buyurtmalar loyihalari kadrlar bo'limi tomonidan tayyorlanadi.

Xodimlar uchun buyurtmalarda vizalarni tasdiqlash hujjatning old tomonida, "Imzo" rekvizitining ostida qayd etiladi.

Xodimlar uchun buyurtmalar ro'yxatga olinadi, boshqa buyruqlardan alohida hollarda shakllantiriladi va mustaqil raqamlanadi: ro'yxatga olish raqamiga "k" indeksi qo'shiladi.

Asosiy faoliyat bo'yicha buyurtmalarning asl nusxalari ofisda, xodimlar uchun buyurtmalar - kadrlar bo'limining kadrlar bo'limida saqlanadi.

Farzand asrab olish boshqaruv qarorlari va qarorlarning o'zi rahbariyat bilan ishlab chiqarish yig'ilishlari bayonnomalari bilan hujjatlashtiriladi.

16. Sizningcha, hujjatlar bilan ishlash tartibini qanday o'zgartirish kerak?

Tashkilotda hujjatlarning (buyruqlarning) bajarilishini nazorat qilish va ijro etish jarayonini tartibga soluvchi mahalliy hujjat mavjud emas. Jarayon idorani o'z ichiga olmaydi, lekin hujjatlarning (buyruqlarning) bajarilishini nazorat qilish uning funktsiyalaridan biridir.

17. Tashkilotda hujjatlarni hisobga olish va rasmiylashtirishning qanday shakllari qo'llaniladi?

18. Fayllarni arxiv xotirasiga o‘tkazish uchun tayyorlash tartibi qanday?

Ishlarni arxivga topshirishdan oldin hujjatlarning ilmiy va amaliy ahamiyati tekshiriladi.

Hujjatlarning qiymatini tekshirish tashkilotning doimiy ekspert komissiyasi (EK) tomonidan amalga oshiriladi.

EK tarkibi Bosh direktorning buyrug'i bilan tasdiqlanadi.

EK o'z ishida 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli "Arxivlash to'g'risida" Federal qonuniga amal qiladi. Rossiya Federatsiyasi", Tashkilotlar arxivining asosiy qoidalari (Rosarxiv kollegiyasining 06.02.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan), Rosarxivning me'yoriy va uslubiy hujjatlari.

Tashkilotning EK quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

. tashkilotning tarkibiy bo'linmalarining ish nomenklaturalari loyihalarini ko'rib chiqadi;

. hujjatlarni saqlash va yo‘q qilish uchun har yili saralashni tashkil qiladi;

. doimiy saqlash qutilari, shaxsiy ish va uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash uchun inventarlarni ko'rib chiqadi;

. keyinchalik saqlanishi shart bo‘lmagan ishlarni yo‘q qilish uchun ajratish to‘g‘risidagi aktlarni ko‘rib chiqadi va tasdiqlaydi;

. hujjatlarning ayrim toifalari uchun saqlash muddatlari ko‘rsatilgan amaldagi ro‘yxatlarda belgilangan hujjatlarni saqlash muddatlarini o‘zgartirish to‘g‘risidagi takliflarni ko‘rib chiqadi va ushbu takliflarni arxiv muassasasi ko‘rib chiqishi uchun kiritish to‘g‘risida qarorlar qabul qiladi;

. hujjatlar ro‘yxatlari, ishlarning namunaviy va taxminiy nomenklaturalari va boshqa nomenklaturalar loyihalarini tayyorlash va ko‘rib chiqishda ishtirok etadi. o'quv qurollari ish yuritish va tashkilot arxivi ishi bo'yicha.

EK a'zolari boshqa mutaxassislar ishtirokida inventarlarni, aktlarni va hujjatlarni ko'rish orqali saqlash va yo'q qilish uchun hujjatlarni tanlash qanchalik to'g'ri amalga oshirilganligini tekshiradi. Hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri tanlash ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan tarkibiy bo'linmalarning xodimlari va arxiv xodimlari tomonidan amalga oshiriladi.

Yo'q qilish uchun hujjatlar va ishlarni tanlash akt bilan rasmiylashtiriladi. Hujjatlar EK tomonidan ko'rib chiqiladi, rais, uning a'zolari tomonidan imzolanadi va tashkilot rahbariyati tomonidan tasdiqlanadi.

Ishlarni tashkilotning markaziy arxiviga topshirish.

Doimiy va uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash muddati bo'lgan fayllar joriy ish yuritish tugaganidan keyin bir yildan kechiktirmay tashkilot arxiviga topshiriladi. Vaqtinchalik saqlash muddati (10 yilgacha) bo‘lgan ishlarni arxivga o‘tkazish rahbariyatning qaroriga ko‘ra va arxivning yuklanganlik darajasini hisobga olgan holda amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlarni yetkazib berish varaqalari bo‘yicha doimiy va vaqtincha saqlash muddatlariga alohida saqlashga ikki nusxada qabul qiladi.

Agar biron bir tarkibiy bo'linma uchun joriy ish uchun alohida ishlar zarur bo'lsa, arxiv ushbu ishlarni vaqtincha foydalanish uchun unga berishni rasmiylashtiradi.

Arxiv xodimi qabul qilish sanasi va qabul qilingan ishlar sonini ko'rsatgan holda etkazib berish varaqlarining barcha nusxalarida ishlarni qabul qilish uchun imzo qo'yadi.

Inventarizatsiyaning bir nusxasi jo'natuvchiga qaytariladi, qolganlari tashkilot arxivida qoladi.

Tashkilotning tarkibiy bo'linmalari xodimlariga vaqtincha foydalanish uchun ishlarni berish maxsus so'rov asosida amalga oshiriladi.

Ishlarni berish tashkilot xodimining tilxati va arxivdan ishlarni berish uchun buxgalteriya kitobiga tegishli yozuv bilan rasmiylashtiriladi.

Ishlar bir oydan ortiq bo'lmagan muddatga beriladi. Arxiv tomonidan vaqtinchalik foydalanish uchun berilgan hujjatlarning o‘z vaqtida qaytarilishi uchun tarkibiy bo‘linmalar xodimlari javobgardirlar.

Ish yuritish yilida rasmiy zarurat bo'lgan taqdirda berilgan ish uchun o'rinbosar karta to'ldiriladi. Unda ishning tarkibiy bo‘linmasi, ishning raqami, uning berilgan sanasi, ish kimga berilganligi, uni qaytarish sanasi ko‘rsatiladi, ishning kelib tushganligi va qabul qilinganligi to‘g‘risidagi kvitansiya ustunlari ko‘rsatiladi.

19. Bo'limning ishlar nomenklaturasi shaklini keltiring va bo'limda hujjatlarni saqlashni tashkil qilishni tavsiflang.

Tashkilotning tarkibiy bo'linmalarida ishlarning nomenklaturalari har yili belgilangan shaklda ishlab chiqiladi.

Ular mutaxassislarni jalb qilgan holda ish yuritish uchun mas'ul shaxs tomonidan tuziladi.

Tuzilmaviy bo'linmalarning ish nomenklaturasi asosida idora tashkilot ishlarining jamlanma nomenklaturasini tuzadi.

Tarkibiy bo'linmaning ish nomenklaturasiga bo'linma faoliyatida shakllantirilgan barcha ishlar va hujjatlar, shuningdek barcha ma'lumotnomalar, jurnallar va boshqa buxgalteriya shakllari kiradi.

Barcha ishlar tarkibiy bo'linmaning an'anaviy raqamli belgisi va nomenklatura bo'yicha ishning seriya raqamidan iborat indeksga ega bo'lishi kerak.

Nomenklaturada ishlarning nomlari (sarlavhalari) mavjud.

Ishning sarlavhasini tuzishda mavzu nomidan (mavzu, masala) qo'shimcha ravishda qo'zg'atilgan ishning turi (materiallar, yozishmalar va boshqalar), shuningdek voqealar sanasi, ma'lumotlar ko'rsatiladi. muxbirlar, hujjatning asl nusxasi yoki nusxasi ekanligi haqida eslatma qilinadi va hokazo.

Ishlarning saqlash muddatlari va maqola raqamlari davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati davomida shakllantiriladigan, saqlash muddatlari ko‘rsatilgan namunaviy ma’muriy arxiv hujjatlari ro‘yxatiga (Madaniyat vazirligining buyrug‘i bilan tasdiqlangan) muvofiq ko‘rsatiladi. Rossiya 25.08.2010 yildagi 558-son).

Ro‘yxatda ko‘rsatilmagan ishlarni saqlash muddatlari markaziy arxiv bilan birgalikda tarkibiy bo‘linmalar mutaxassislari tomonidan belgilanadi.

Ish yuritish yilida shakllangan va ishlar nomenklaturasiga kiritilmagan ishlar uning tegishli bo'limiga qo'shimcha ravishda kiritiladi.

Ishlar nomenklaturasi har yili ko'rib chiqiladi: ishlarning sarlavhalari va saqlash muddatlari ko'rsatiladi, yil davomida qo'zg'atilgan yangi ishlar kiritiladi.

Tarkibiy bo'linmaning o'zgarishi (tugallanmagan ishlar) dastlabki ish yuritish ko'rsatkichi saqlanib qolgan holda keyingi yil uchun ishlar nomenklaturasiga o'tkaziladi.

Yil oxirida ish nomenklaturasining oxirida ochilgan, alohida doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq) va vaqtincha (10 yilgacha) ochilgan ishlarning toifalari va soni to‘g‘risida yig‘ma yozuv tuziladi. saqlash muddatlari. Yakuniy yozuv tasdiqlanadi va bu ma'lumotlar arxivga o'tkaziladi.

Joriy ish yuritishdagi ishlar ishlar nomenklaturasiga muvofiq shakllantiriladi.

Barcha hujjatlar ishlarga guruhlanadi va arxivga topshirishdan oldin tashkilotning tarkibiy bo'linmalarida saqlanadi.

Ishga faqat bajarilgan hujjatlar kiritiladi. Pudratchi "No ____ ishda" bajarilgan hujjatlarni hisobdan chiqarib tashlaydi, shu bilan xatda ko'rsatilgan masala hal qilinganligini tasdiqlaydi.

Ishda taqdim etilgan hujjatlarning nusxalari tasdiqlangan.

Bajarilgan hujjatlar ishga xronologiya, alifbo, indekslash (raqamlash) bo‘yicha masalalarni hal qilish tartibida kiritiladi va javob hujjati so‘rov hujjatiga amal qilishi kerak.

Uzoq, bir yildan ortiq shakllanish davriga ega bo'lgan o'tkazilishi mumkin bo'lgan ishlar bundan mustasno, bir yil davomidagi hujjatlar ishlarga guruhlanadi (masalan, uzoq muddatli rejalar, shaxsiy fayllar va boshqalar).

Har bir holatda 250 varaqdan ko'p bo'lmagan (qop qalinligi 30-40 mm) bo'lishi kerak. Katta hajmdagi hujjatlar bilan kompleksni mustaqil ishlarga xronologik ajratish yoki masalani kichik savollarga bo'lish amalga oshiriladi.

Joriy ish yuritish hujjatlaridan hujjatlarni olib qo‘yish tarkibiy bo‘linma rahbariyatining ruxsati bilan amalga oshiriladi. Fayllardagi hujjatlar ofis xodimida saqlanadigan o'rinbosar kartochkadagi kvitansiyaga qarshi beriladi.

Ish yuritish uchun mas'ul shaxslar hujjatlarning hisobga olinishi va saqlanishini ta'minlaydi. Doimiy saqlashdagi hujjatlardan hujjatlarni ish yuritish tugagandan keyin olib qo‘yish taqiqlanadi.

20. Hujjatlar bilan ishlash tarixini shakllantirish, borishni va tasdiqlash jarayonini kuzatish kerakmi?

21. Siz tez-tez tarmoq resurslarining (umumiy disklar, printerlar) mavjud emasligiga duch kelasizmi?

Ha. Xatolar har oy sodir bo'ladi.

22. Kompyuteringiz sekin va qattiq diskda ko'pincha bo'sh joy yetishmaydi, deysizmi?

23. Elektron pochta bilan ishlashda tez-tez nosozliklarga duch kelasizmi?

Kamdan kam.

Suhbat natijalarini qayta ishlashni soddalashtirish uchun ularni quyidagicha ko'rsatish mumkin:

■ 4-bosqich: so'rov o'tkazish... So'rov tashkilotning hujjat aylanishi haqida batafsilroq ma'lumot olish uchun o'tkaziladi. Bundan tashqari, maxfiy so'rov sizga xodimlarning EDMSni amalga oshirish loyihasiga haqiqiy munosabatini aniqlashga imkon beradi. Anketadagi savollarning namunaviy ro'yxati quyidagicha ko'rinishi mumkin:

EDMSni amalga oshirishga munosabatingiz (ijobiy, salbiy, noaniq va boshqalar).

Sizningcha, qanday sabablar EDMSni amalga oshirishga to'sqinlik qilishi mumkin (loyihaning juda qattiq muddatlari, xodimlarning EDMSda ishlashni istamasligi, xodimlarning malakasining etarli emasligi va boshqalar)?

EDMSni amalga oshirishdan nimani kutmoqdasiz (xarajatlarni kamaytirish, hujjatlarni tasdiqlash uchun zarur bo'lgan vaqtni qisqartirish, buyurtmalar bajarilishini nazorat qilish darajasini oshirish)?

Sizningcha, tashkilotda hujjatlar xavfsizligini ta'minlash darajasi qanday (yuqori, o'rta, past)?

Kerakli hujjatni qidirishga qancha vaqt sarflaysiz?

Sizningcha, tashkilotda kerakli ma'lumotlarni izlash tezligi qanday (yuqori, qoniqarli, past)?

Hujjatni tasdiqlash uchun qancha vaqt sarflanadi? (Kelishilgan hujjatlarning har bir turi uchun aniqlik kiriting.)

So'rov natijalari Excel jadvalida (2-jadval) taqdim etilishi mumkin, so'ngra ushbu ma'lumotlarga asoslanib, aniqlik uchun diagrammalar tuziladi.

EDMSni AMALGA BERISH XARAJATLARI VA ENGLIK

Ko'pgina tashkilotlar EDMSni amalga oshirish xarajatlariga e'tibor qaratib, EDMSga egalik qilishning umumiy qiymatini e'tiborsiz qoldiradilar.

EDMS ni tanlash mezonlaridan biri egalik narxi bo'lishi kerak. Potentsial ijro etuvchi tashkilotlar so'rov bo'yicha zarur ma'lumotlarni (hech bo'lmaganda amalga oshirish va texnik xizmat ko'rsatishni hisoblash) taqdim etishi mumkin. Egalik qiymati kapital va operatsion xarajatlardan iborat.

Amalga oshirishning taxminiy kapital qiymati (CAPEX) quyidagicha ko'rinishi mumkin:

Uskunalar (agar kerak bo'lsa, masalan, yanada kuchli server, shaxsiy kompyuterni qo'shimcha sotib olish): 300 000 rubl;

Joylashtirilgan dasturiy ta'minot uchun litsenziyalar (server va mijoz litsenziyalari): 400 000 rubl;

Ish (maslahatchilarning mehnat xarajatlari): 1 500 000 rubl.

Jami: 2 200 000 rubl.

Operatsion xarajatlarga (OPEX) kelsak, ular quyidagicha bo'lishi mumkin:

Yangi foydalanuvchilarni tizim bilan ishlashga o'rgatish: 100 000 rubl;

Axborot tizimiga texnik xizmat ko'rsatish (yiliga): 500 000 rubl;

Foydalanuvchining texnik yordami (yiliga): 200 000 rubl.

Jami: 800 000 rubl. yilda.

Misollar xarajatlarning taxminiy narxini taqdim etadi, ammo bu sizga EDMS ning operatsion xarajatlari amalga oshirish xarajatlarining 40% gacha bo'lishi mumkinligini aniqlashga imkon beradi.

Shuning uchun, EDMSni tanlashda siz litsenziyalar narxiga, yangi foydalanuvchilarni o'qitish imkoniyatiga, texnik xizmat ko'rsatish va qo'llab-quvvatlash xarajatlariga e'tibor berishingiz kerak.

Bir yoki ikkita mutaxassisni o'zingiz tayyorlashingiz mumkin. Va agar ularning o'ntasi bo'lsa va hatto turli tarkibiy bo'linmalardan bo'lsa, ular EDMSda turli vazifalarni bajaradilar ... Bunday holda, ijro etuvchi tashkilotning mutaxassislari tomonidan trening o'tkazish kerak bo'lishi mumkin. Texnik xizmat ko'rsatish va texnik yordamga kelsak, qoida tariqasida, amalga oshiruvchi tashkilotlar bir nechta variantlarni taklif qilishadi.

Siz darhol eng arzon eskort taklifini tanlamasligingiz kerak - oxirida u qimmatga tushishi mumkin. Barcha shartlarni tahlil qilish kerak, xususan: arizaga javob berish vaqti (bu 24 soat, 36 soat va hokazo bo'lishi mumkin), muammolarni bartaraf etish vaqti (3-5 ish kuni) va boshqalar.

SEDni amalga oshirishni qachon keyinga qoldirish yaxshiroq

Amalda, EDMSni amalga oshirishga shoshilmaslik va birinchi navbatda tashkiliy o'zgarishlarni amalga oshirish, hujjatlar bilan ishlash jarayonlarini optimallashtirish va hokazolar yaxshiroq bo'lgan holatlar mavjud.

Quyidagi hollarda EDMSni amalga oshirishni kechiktirish yaxshiroqdir:

Amalga oshirish tashabbusi yuqori boshqaruvdan emas, balki tarkibiy bo'linmalar rahbarlaridan chiqadi;

Tashkilotda jarayonlarni tartibga solish nuqtai nazaridan betartiblik (avtomatlashtirilgan xaos tartibsizlik bo'lishdan to'xtamaydi);

Bu yoki boshqa sabablarga ko'ra, xodimlar EDMS ning joriy etilishiga qarshi "isyon qiladilar" ("ish ko'p, odamlar kam, keyin esa kirish").

XULOSA

1. EDMSni amalga oshirishdan oldin loyihadan oldin tekshirish majburiydir va aslida bu ish jarayonining auditi.

2. Loyihadan oldingi so'rovni mustaqil ravishda o'tkazing, darhol ijrochi tashkilotning xizmatlariga murojaat qiling yoki ikkalasini ham bajaring - bu mijoz tashkilotning qaroriga bog'liq.

3. Loyihadan oldingi so'rov tashkilotning EDMSni amalga oshirishga tayyorligini baholash va loyihani amalga oshirish jarayonida kelajakda vaqt va moliyaviy xarajatlarni kamaytirish imkonini beradi.

4. Ba'zan EDMSni amalga oshirishni kechiktirish va tashkiliy o'zgarishlarni amalga oshirish, hujjatlar bilan ishlash jarayonlarini optimallashtirish va h.k.

Hozirgi vaqtda jadal rivojlanish va amalga oshirish mavjud axborot texnologiyalari nafaqat davlat idoralarida, balki Rossiyaning ko'plab korxonalarida ham, amalga oshirishning muvaffaqiyati EDMSni amalga oshirishga qanday yondashuv bo'lishiga, qanchalik yaxshi rejalashtirilganligiga bog'liq.

Korxonaning rivojlanishi bilan qog‘ozbozlik hajmi ham oshib bormoqda. Va qayta ishlangan hujjatlar soni chegaraviy qiymatdan oshib ketganda, hujjatlar bilan ishlash jarayonlari nazoratdan chiqib ketadi, boshqarilmaydigan bo'lib qoladi va natijada ular korxonaning rivojlanishini sekinlashtira boshlaydi, keyin esa ularning ahamiyati tushuniladi. EDMS joriy etish keladi. Ayni paytda ko'plab korxonalar "qayerdan boshlash kerak" deb nomlangan muammoga duch kelishmoqda.

Muvaffaqiyatli jahon va mahalliy amaliyotda EDMSni joriy etish jarayoni quyidagi bosqichlarni o'z ichiga oladi:

1. Axborot so'rovi.
   1. Intervyu.
   2. Savol berish.
2. Yig'ilgan ma'lumotlarni tahlil qilish.
3. EDMS uchun texnik va funktsional talablarni shakllantirish.
4. Monitoring EDMS bozori va tender o'tkazish.
5. Demo sinovi.
6. Shartnoma tuzish.
7. EDMS uchun qoidalarni ishlab chiqish.
8. Dasturiy ta'minotni o'rnatish va sozlash.
9. EDMS foydalanuvchilarini o'qitish.
10. Foydalanuvchilar bilan dasturiy ta'minotni sinovdan o'tkazish.
11. Tizimni sinovdan o'tkazishda topilgan xatolarni bartaraf etish.
12. Sanoat ekspluatatsiyasi.

Nima uchun axborot so'rovisiz qilmaslik kerak?

Nima uchun axborot so'rovini o'tkazish juda muhim? Loyihadan oldingi yuqori sifatli so'rov kafolat beradi, deb ishoniladi EDMSni amalga oshirishning 80% muvaffaqiyati... Axir, bu imkon beradi:

• tashkilotning aniqroq "portretini" olish: uning vazifasi, faoliyat yo'nalishlari; Kompaniyaning tuzilishi; tarkibiy bo'linmalar to'g'risidagi nizomda belgilangan bo'linmalarning funktsiyalari (va ularning o'zaro hamkorligi); asosiy biznes jarayonlari;
• korxonada ish yuritishni tashkil etishning umumiy holatini aniqlash;
• axborot va hujjat oqimini (shu jumladan foydalaniladigan hujjatlar turlarini) aniqlash;
• tizimni joriy etishda xatarlarni va ularni bartaraf etish usullarini aniqlash va hisobga olish;
• amalga oshirish maqsadini aniqlash;
• EDMS kelajakda amalga oshirishi kerak bo'lgan vazifalar va funktsiyalarni aniqlash;
• EDMS foydalanuvchilarini aniqlash;
• mavjud biznes jarayonlarini o'rganish va tavsiflash (avtomatlashtirish) va boshqalar.

Roʻyxatda keltirilgan savollarga javob olishingiz mumkin umumiy ma'lumotlarni mustaqil o'rganish EDMSni amalga oshirish ob'ekti haqida. Tayyorgarlikka yordam beradi intervyu rahbariyat va asosiy mutaxassislar. Suhbat natijalarini tahlil qilish esa rivojlanishingizga yordam beradi anketa kengroq odamlar doirasi uchun batafsilroq savollar bilan. Shunday qilib, so'rovning har bir bosqichi muammoga chuqurroq va chuqurroq kirishga va chiqishda muammoning tobora batafsil tavsifini olishga imkon beradi.

Faqat korxonaning haqiqiy ehtiyojlarini tushunish orqali EDMS qanday funktsiyalarni bajarishi kerakligini aniqlash mumkin. Shunda uning tashqi ko'rinishi odamlarning ishini optimallashtirishga qodir bo'ladi va ular uni aravaning beshinchi g'ildiragi sifatida qabul qilishmaydi.

Tekshiruv boshlangan vaqtga kelib, bizning go'shtni qayta ishlash kombinatimiz geografik jihatdan taqsimlangan bir guruh idoralar, murakkab korxona tuzilmasi va katta hajmdagi qog'oz ish oqimiga ega edi, bu esa tarqoq nazoratsiz hujjat aylanishiga, tasdiqlash va ijro etish shartlarining buzilishiga olib keldi. shuningdek, hujjatlarni yo'qotish.

Ishlab chiqarish hajmining oshishi va korxonamiz tomonidan hal qilinadigan vazifalarning ko'payishi bilan ishlab chiqilgan, qabul qilingan va yuborilgan boshqaruv va boshqa hujjatlar soni ortib bordi, ijro intizomining roli ham oshdi. Go'shtni qayta ishlash kombinatining yangi bosqichga chiqishi munosabati bilan korxona rahbariyati nafaqat tashkiliy-ma'muriy hujjatlar (buyruqlar, yozishmalar va h.k.) bilan ishlashni avtomatlashtirish imkonini beruvchi elektron hujjat aylanishi tizimini (EDMS) joriy etishga qaror qildi. .), shuningdek, hujjatlarni qayta ishlash va bajarish bilan birga keladigan ba'zi biznes jarayonlari.

Shu maqsadda korxonaning asosiy tarkibiy bo‘linmalaridan mutaxassislar jamoasi tuzildi. Ushbu loyihaning rahbari maktabgacha ta'lim muassasalari bo'yicha direktor o'rinbosari - ushbu maqola muallifi etib tayinlandi.

Intervyu

Biz EDMSni bosqichma-bosqich amalga oshirishga qaror qildik. Jamoa uchun "ko'rinadigan" axborot so'rovining birinchi bosqichi - EDMSda ishlaydigan menejerlarning birinchi qatori va biznes jarayonlarining asosiy ishtirokchilari bo'yicha so'rov, ya'ni. uning foydalanuvchilari bo'ladi. V majburiy Ushbu so'rovga o'z xohish va mulohazalarini bildira oladigan manfaatdor tarkibiy bo'linmalarning rahbarlari va sub'ektlari mutaxassislari kiritilishi kerak.

Boshlashdan oldin bu bosqich maktabgacha ta'lim muassasalari bo'yicha direktor o'rinbosari edi tayyorlangan savollar, javoblar hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishdagi muammolar haqida tasavvurga ega bo'lishi mumkin.

Bo'lajak respondentlar ro'yxati tuzildi, unda 30 ga yaqin kishi (bu Hujjatlarni yaratish, ularni tasdiqlash, imzolash va tasdiqlash uchun mas'ul bo'lim boshliqlari, ularning o'rinbosarlari va mutaxassislari). Ularning har biri alohida uchrashuv to'g'risida kelishib oldilar, unda birinchi navbatda shaxsiy suhbatning maqsadi aytildi, so'ngra suhbat bo'lib o'tdi, uning "dasturi" oldindan tayyorlangan tezislar va savollar ro'yxati edi (1-misolga qarang). Suhbatni o'tkazish va tahlil qilish qulayligi uchun siz suhbatni diktofonga yozib olishingiz mumkin. Lekin so‘rov ishtirokchisi yozib bo‘layotganini bilmagani ma’qul, chunki ko‘pchilik ovoz yozish moslamasini ko‘rib, adashib qoladi.

1-misol

EDMSni amalga oshirish bo'yicha go'shtni qayta ishlash zavodida so'rovnoma doirasida intervyular uchun ignabargli

Shouni yig‘ish

Har bir respondent bilan uchrashganda, maktabgacha ta'lim muassasasi bo'yicha o'rinbosari suhbat boshida quyidagilarni batafsil bayon qildi:

1. So‘rovning maqsadi:

"Ish yuritish va ish jarayonining holatini o'rganish, avtomatlashtirilishi kerak bo'lgan va faoliyati hujjatlarni qayta ishlash va rasmiylashtirish bilan birga bo'lgan mavjud biznes jarayonlarini tushunish".

2. Nima uchun kompaniyamiz EDMSni amalga oshirishi kerak:

"EDMSning maqsadi barcha darajadagi rahbarlar va fan mutaxassislarining hujjatlari bilan ishlash jarayonini sifat jihatidan yaxshilash, hujjatlar bilan muntazam ishlash vaqtini qisqartirishdir".

3. EDMS ning qanday afzalliklari bor, masalan:

“Tizim qidiruv vaqtini qisqartirish imkonini beradi kerakli hujjat, foydalanuvchi huquqlarini farqlash bilan umumiy hujjatlar ma'lumotlar bazasiga kirish imkonini beradi, siz tizimda masofadan turib ishlashingiz, bir nechta foydalanuvchilar uchun bitta hujjat bilan birgalikda ishlashingiz, hujjatlarni tez va oson muvofiqlashtirishingiz, hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va tarqatishni avtomatlashtirishingiz, tartibga solishingiz mumkin. buyruqlar va hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish ( boshqaruv faoliyati shaffof bo'ladi) yordamida tizimdagi hujjatlarni imzolash mumkin elektron imzo, shartnomalar bilan ishlashni tashkil qilish, EDMSni tashkilot tomonidan foydalaniladigan boshqa dasturlar bilan integratsiyalash, arxivni saqlash xarajatlarini kamaytirish.

1. Hujjatlar bilan ishlashda qanday muammolarga duch kelasiz?
2. Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishda nimani yaxshilash, yaxshilash, o'zgartirishni xohlaysiz?
3. Hujjatlarni yetkazib berish qanchalik tez va samarali amalga oshiriladi?
4. Sizningcha, hujjatlar bilan ishlashda muammo tug'diradigan zaif joylar qayerda?
5. Hujjatlarning mavjud shakllaridan foydalanish qulaymi?
6. Bitta hujjatni qayta ishlash uchun qancha vaqt ketadi? Bu savol tashkilotning biznes jarayonlarida ommaviy ravishda mavjud bo'lgan har bir hujjat turiga nisbatan berilishi kerak.
7. Sizning ish joyingizdagi ish oqimining hajmi qancha?

Suhbat jarayoniga so'rov ishtirokchilarining bandligi ta'sir ko'rsatdi, bu suhbatni o'tkazish vaqtiga ta'sir qildi, shuningdek, xodimlar tomonidan loyihaning ahamiyatiga etarlicha baho berilmaganligini ko'rsatdi.

Suhbat davomida to'plangan ma'lumotlarni tahlil qilish natijasida jadval tuzildi 2-misolda ko'rsatilgan. U olingan ma'lumotlarni tuzishga yordam berdi va unda yaxshi aks ettirilgan kerakli xulosalar chiqardi.

2-misol

Suhbat davomida olingan ma'lumotlarni tizimlashtirish

Shouni yig‘ish

Suhbat natijalariga ko'ra, birinchi navbatda EDMS tomonidan avtomatlashtirishni talab qiladigan quyidagi biznes jarayonlari aniqlandi:

• shartnomalarni boshqarish;
• to'lov uchun schyot-fakturalarni solishtirish;
• tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni muvofiqlashtirish:
• buyruqlar (qarorlar) bajarilishini nazorat qilish.

Suhbatlar anketa uchun zamin tayyorlashga yordam berdi, bu esa savollarga javob berishda ko'proq aniqlikni nazarda tutadi.

Anketa

So‘rovni o‘tkazishdan maqsad korxonadagi hujjat aylanishi va ish yuritishning hozirgi holati to‘g‘risida to‘liqroq (aniq) ma’lumot olish edi. So'rov ishtirokchilari tuzilmaviy bo'linmalar rahbarlari va fanlar bo'yicha mutaxassislar bo'lib, keyinchalik ular EDMS foydalanuvchilari bo'lishlari kerak edi. So'rov sirtdan o'tkazildi, bu tadqiqotchi yo'qligida so'rovnomani to'ldirishni anglatadi.

Anketa uch qismdan iborat edi (4-misolga qarang):

1. Kirish qismi - uning asosiy vazifasi respondentni berilgan savollarga javob berishga undash edi. Tadqiqotning maqsadi va vazifalari, respondent rolining ahamiyati bayon qilindi; so'rovnomani to'ldirish bo'yicha ko'rsatmalar.
2. Oddiy matnli savollarni o'z ichiga olgan asosiy qism, ularning to'liqligi va soni ko'zlangan maqsadga bog'liq (4-misoldagi namunaviy so'rovnomadagi savollar tavsiyaviydir va sizning korxonangiz so'rovi uchun optimal savollardan farq qilishi mumkin, siz ulardan foydalanishingiz mumkin. o'z anketangizni ishlab chiqish uchun boshlang'ich shablon sifatida).
3. Yakuniy qism - bu erda respondentga o'z fikrining maxfiyligi kafolati berildi; tadqiqotda qatnashgani uchun minnatdorchilik bildirdi.

Respondentning iltimosiga binoan anketa chop etildi va shaxsan unga topshirildi yoki uning elektron pochtasiga yuborildi. Anketaning shakli respondentga uni to'g'ridan-to'g'ri so'z faylida to'ldirish uchun qulay bo'lishi uchun yaratilgan.

Agar so'rovnoma so'z fayli sifatida yuborilgan bo'lsa, u holda tanada elektron pochta oluvchi birinchi bo'lib qo'shilgan matnni ko'rdi (misoldagi barcha aloqa ma'lumotlari xayoliy):

3-misol

Anketani elektron pochta orqali ilova sifatida yuborishda ilova matni va elektron pochta mavzusi

Shouni yig‘ish

4-misol

EDMSni amalga oshirishdan oldin korxonada so'rov o'tkazish uchun so'rovnoma

Shouni yig‘ish

Yig'ilgan ma'lumotlar MS Excel jadvaliga kiritildi, bu esa har bir masala bo'yicha fikrlarni taqsimlash diagrammalarini avtomatik ravishda yaratish imkonini berdi. Bular. natijalar rahbariyatga eng tavsifli tarzda taqdim etildi (6-misolga qarang). Har bir savol uchun tanlangan javob variantlari soni faylning bir varag'ida aks ettirilgan va ushbu ma'lumotlarga asoslangan diagrammalar uning boshqa varag'ida qurilgan:

Kelajakda biz aniqlangan barcha xavflarni hisobga olamiz, shuning uchun iloji boricha tez EDMSda ishlashga o'ting:

• EDMS vazifalari va funktsiyalarining yo'qligi yoki noto'g'ri ta'rifi xavfi;
• zarur resurslarni (naqd pul, vaqt) kam baholash xavfi;
• loyiha bosqichlarini amalga oshirish muddatlarini buzish xavfi;
• korxona xodimlarini ishning borishi to'g'risida etarli darajada xabardor qilmaslik xavfi, shuningdek, e'tiborsizlik, passivlik, xodimlarning qarshiligi, menejerlarning loyihaga zaif jalb etilishi xavfi;
• sifatsiz texnologik uskunalar xavfi;
• me'yoriy-huquqiy bazaning yo'qligi xavfi.

Umuman olganda, so'rov elektron hujjat aylanishini joriy etishga ijobiy munosabatni ko'rsatdi, ammo EDMSni amalga oshirishga salbiy munosabatda bo'lgan bir qator xodimlar ham bor edi, chunki ular ushbu loyihani ularga faqat ish qo'shadigan yana bir yangilik sifatida qabul qilishdi. .

Keyinchalik, suhbatlar va so'rovnomalar natijalarini tahlil qilish asosida maqsad aniqlandi va EDMSga qo'yiladigan talablar ishlab chiqildi, ammo bu amalga oshirishning yana bir muhim bosqichidir. Hozirda kompaniyamiz EDMS bozorining qiyosiy tahlilini o'tkazmoqda.

Izohlar

Shouni yig‘ish