Хед офіс. Конфігурація "Трактир: head-office v1 бізнес" (основна поставка). Які декларації потрібно подавати роздрібним підприємствам

Даний метод побудований на «правилі Паретто», який в Загалом виглядіформулюється як «20 відсотків зусиль приносять 80% результату, інші 80% зусиль приносять 20% результату». У застосуванні до ресторанів його можна виразити приблизно як «20% страв меню приносять 80% виручки». В класичному виглядівесь асортимент поділяють на три групи (A, B і C) в залежності від того, який відсоток прибутку приносять ці позиції або який оборот вони забезпечують. Завдання методу - виділити найбільш значущі для закладу позиції меню, прибрати з нього зайві або змінити їх таким чином, щоб поліпшити результативність їх продажів.

Розвитком класичного ABC-аналізу став ABC / XYZ аналіз продажів, який додав фактор стабільності попиту на позиції меню. Розподіл товарів за класами відбувається в залежності від коефіцієнта варіації їх продажів, який автоматично розраховується програмою за формулою, визначеною в курсі математичної статистики. Чим вище коефіцієнт варіації, тим більш нестабільний процес продажу даного товару. В клас Х потраплять товари, продаж яких найбільш стабільні (постійні), в клас Y потраплять товари з менш стабільними параметрами сталості продажів, а в клас Z - товари з найбільш нестабільними параметрами продажів.

Процентне співвідношення між класами можна змінювати самостійно, вибираючи зручні і адаптовані під кожне конкретне формат закладу значення.

В результаті формування звіту буде отримана одночасна класифікація товарів з точки зору їх важливості (по прибутку або по обороту) і стабільності продажів. Можна сформувати звіт, що містить тільки ABC аналіз продажів або звіт з XYZ аналізом продажів.

Метод «Menu engineering» дозволяє швидко і точно аналізувати дані про продажі і отримувати загальну картину по всьому меню, а також давати рекомендації для кожної окремої позиції. Все це дозволяє збільшувати маржинальний прибуток закладу в наступних періодах.

Його авторами вважаються американські фахівці в області ресторанного консалтингу Mайкл Касавана і Дональд Сміт. В основі цього методу лежить модель Бостонської матриці (Матриця БКГ), яку Касавана і Сміт розширили і адаптували для ресторанного бізнесу. З тих пір «Menu engineering» є основним інструментом для аналізу економічної ефективності та збалансованості меню різних закладів.

Аналіз структури меню визначає, який внесок в прибуток закладу вносить кожна з позицій меню в залежності від її маржинальної прибутку і популярності. Маржинальний прибуток - це сума грошей, яка дозволяє оплачувати витрати на заробітну плату і операційні витрати, а також отримувати операційний прибуток.

Визначаючи популярність і валовий прибуток кожної позиції меню і порівнюючи їх із середніми значеннями для всієї структури меню, все позиції розподіляють за чотирма групами:

зірки- позиції з високою популярністю і високим рівнем прибутковості.

робочі конячки- позиції з високою популярністю, але низьким рівнем прибутковості.

загадки- позиції з низькою популярністю, але високим рівнем прибутковості.

собаки- позиції з низькою популярністю і низьким рівнем прибутковості.

Звіт реалізований таким чином, щоб результати аналізу були представлені наочно і були зручні для прийняття рішень. Графічне представлення дозволяє виділити позиції, які вимагають уваги в першу чергу.

Почековая аналітична інформація дозволяє отримати відомості про те, в які дні тижня і години, які товари користуються найбільшим попитом у покупців, які товари купують люди, які вчиняють покупки на великі суми, Які позиції продаються разом з дорогими, яка кількість співробітників необхідно в різні години роботи закладу, яке середній час обслуговування покупця, яка кількість чеків в день оформляє той чи інший співробітник, яка статистика відмін / повернень / анулювання чеків по касирам і т.п.

Вся ця інформація дає хорошу основу для маркетингового аналізуроботи підприємства і може характеризувати не тільки аудиторію закладу, а й його формат і характеристики місця та цінової категорії. Часто трапляється, що дані почековой аналітики показують розбіжності реального формату закладу від того планового, який розробляли його власники при відкритті ресторану.

Такі розбіжності в позиціонуванні не дозволять ресторану вийти на планові економічні показникиі можуть служити приводом для переформатування і ребрендингу закладу.

Даний звіт дозволяє визначити за обраний період кращі і гірші позиції номенклатури по прибутку, виручці і проданому кількості. Він є спрощеною версією ABC-аналізу продажів і орієнтований на оперативний контроль за роботою закладу.

Така спрощена версія аналізу продажів може бути корисна при розробці системи мотивації роботи кухні та залу в якості однієї з швидко обчислюваних контрольних точок.

Нестабільність попиту на страви в ресторані може мати різні причини. Вона може бути викликана зовнішніми факторами (сезонністю, модою, санкціями) або внутрішніми (зміна постачальника, зниження якості, нестабільна робота кухні, погана робота офіціантів і т.д.). Важливо розуміти ці фактори і вміти з ними працювати. А для успіху такої роботи важливо відслідковувати продажу страв за різні періоди, щоб мати можливість вчасно відреагувати на такі зміни.

самим простим способомконтролю за провалами в продажах є звіт «Порівняння продажів по періодах». Він дозволяє порівняти продажу відразу по 3-м періодами і розрахувати показники ефективності по кожному з них.

Звіт також дозволяє обчислити еластичність попиту, тобто його залежність від ціни страви, якщо вона змінювалася за досліджувані періоди. Якщо при зростанні ціни попит падає, то говорять про «нееластичність попиту», що може свідчити або про досягнення верхньої межі цінового коридору для цієї страви у цільової аудиторіїресторану або про низьку сприймають цінності страви в очах покупця. Еластичний попит говорить про низьку чутливість покупців до коливань ціни на блюдо, що дає можливості для роботи над підвищенням маржинальність даної позиції.

Бухгалтерський облік

ведення взаєморозрахунків

Оперативна робота ресторану іноді вимагає проведення закупівель чи інших оплат за готівковий розрахунок, при цьому співробітникам видаються готівкові грошові кошти, за які вони в подальшому звітують. Іноді обсяг таких операцій може бути досить істотним, тому контроль за ними також вимагає спеціальних інструментів. У системах Трактір вони реалізовані у вигляді спеціальних документів «Авансовий звіт» і звіту «Взаєморозрахунки з підзвітними особами».

Документ «Авансовий звіт» містить три закладки: видані аванси, оплати постачальникам та інші витрати.

У «видані аванси» потрапляють витратно-касові документи, за якими співробітник отримав на руки готівку грошові кошти. У «оплати постачальникам» заносяться ті суми, які були витрачені на закупівлі у них. «Інші витрати» вказуються із заповненням мети витрачання коштів і статті витрат, до яких вони будуть віднесені.

невитрачений залишок грошових коштівможна повернути в касу з оформленням «Прибутково-касового ордена», введеного на підставі «Авансового звіту». В результаті буде створено замкнутий цикл обліку готівкових грошових коштів, виданих підзвітним особам.

Проконтролювати стан взаєморозрахунків за ним можна за допомогою звіту «Взаєморозрахунки з підзвітними особами»

Інформацію про стан взаєморозрахунків з контрагентами за заданий період завжди можна подивитися в «Звіті по взаєморозрахунках», який включає дані про борги підприємства перед контрагентами і боргах контрагентів перед підприємством. Він формується на підставі документів, що фіксують закупівлю товарів у постачальників, продаж товарів покупцям, а також банківських виписок і касових документів, Якими в системі оформлялися оплати.

В налаштуваннях звіту можна вибрати потрібний рівень угруповань і деталізації виведення інформації. Для деяких випадків буде достатньо бачити загальну картину стану взаєморозрахунків в компанії, для інших - важлива деталізація до рівня договорів і документів по ним. Налаштування системи дозволяють самостійно вибирати параметри виведення інформації для звіту, змінюючи порядок угруповань, склад рядків і колонок таблиці виведення інформації.

Щоб зібрати всю інформацію станом взаєморозрахунків з постачальниками і умов договорів по ним в системі реалізований механізм «Платіжний календар». Ця обробка виводить на єдиний графікмайбутні оплати відповідно до наданих відстроченням платежів, дозволяє формувати платіжні документи по банку або касі і коригувати заплановані суми і дати їх оплати.

«Платіжний календар» допомагає побачити загальну картину по запланованим витратам грошових коштів компанії і скорегувати платежі з урахуванням пріоритетів, що дозволяє оперативно реагувати на зміни вхідного і вихідного грошового потоку.

В системі «Трактір» цей механізм вбудований в конфігурацію і інтегрований в процеси формування фінансових документів і документів руху товару, що істотно спрощує процес фінансового планування та контролю за станами взаєморозрахунків.

Контроль витрат є невіддільною частиною процесу управління фінансами будь-якого закладу. Для того, щоб контролювати їх рівень, витрати класифікують за статтями витрат і бюджетуються, заздалегідь плануючи їх обсяг. Для відображення факту виникнення витрат в системі «Трактір» реалізований документ «Списання витрат», який може бути введений на підставі витратно-касового ордера або платіжного доручення. У документі вказується відповідальний з числа співробітників компанії, також реалізована можливість прикріпити скан пояснювальній або будь-якого іншого документа, щоб спростити процес узгодження.

Довідник «Статті витрат» можна редагувати під формат бюджету будь-якого закладу.

Ведення техніко-технологічних карт (ТТК)

Техніко-технологічні (ТТК) і калькуляційні карти є основою виробничого облікуресторану і визначають правила приготування страв. Скільки і яких інгредієнтів за яких умов списується при виробництві того чи іншого блюда, які технологічні операції і в якому порядку при цьому відбуваються, форма подачі, калорійність і органолептичні властивості - все це фіксується в цих документах. Їх правильне складання і ретельне опрацювання з фіксацією результатів в документі «Акт опрацювання» дозволяють надалі контролювати роботу кухарів, знижуючи дію « людського фактора»На підсумковий результат. Для того, щоб опрацювання нового блюда була максимально наближена до реальності і враховувала похибки виконання в конфігурації реалізований варіант розрахунку витрати інгредієнтів методом усереднення декількох проробок. Для цього в документ «Акт опрацювання» вводяться результати декількох проробок, а система автоматично усереднює ці результати.

Ще одним способом підвищення точності роботи з ТТК є їх розрахунок не на одне блюдо, а на партію страв. «Трактір» дозволяє це робити, вводячи в ТТК параметр «Розрахунок зроблений на ...», де вказується число порцій, які будуть приготовлені по даній ТТК. Тому що дотримати зазначену в ТТК точність при приготуванні, наприклад, одного рола або котлети набагато складніше, ніж при приготуванні відразу 100 котлет або 12 ролів - кожен окремий екземпляр може мати незначні відхилення від норми, але вся партія в цілому буде близька до вказаних в ТТК значенням. Система правильно спише використані інгредієнти, а кухарі використовують при приготуванні саме ту кількість сировини, яка зазначена в ТТК.

Для того, щоб підтримувати ТТК в актуальному стані в системі реалізований механізм «Коригування ТТК», який дозволяє вносити в систему оперативні зміни, наприклад у складі страви або кількості інгредієнтів. Така операція може знадобитися в разі тимчасової заміни одного або декількох інгредієнтів страви на аналоги. При цьому «Коригування ТТК» може вводитися на якийсь обмежений період, який буде вказано в документі. Система автоматично змінить механізм списання продуктів при приготуванні страви після закінчення періоду дії «Коригування ТТК», повернувши вихідні параметри.

Махінації зі складом ТТК є одним з найпоширеніших методів шахрайства співробітників кухні. Трохи збільшивши кількість витрачених інгредієнтів в ТТК якоїсь страви, шахрай може сформувати надлишок продуктів на своєму складі - програма при кожному випуску продукції буде списувати більше, ніж за фактом використовує кухар. Такий надлишок потім може бути використаний для покриття недостачі, псування або просто проданий сусіднього ресторану або постачальнику за половину вартості. Тому фіксація всіх операцій з ТТК і контроль за їх складом і виконанням є важливим завданням безпеки ресторану. Наша система надає для цього всі можливості.

Наша система в рамках однієї ТТК дозволяє вказувати довільну кількість стадій обробки інгредієнтів, розділяючи їх на холодні і теплові, а також проводити розрахунок енергетичної та харчової цінності блюд з урахуванням втрат при тепловій обробці. Це спрощує облік многостадийной обробки інгредієнтів при приготуванні страв та напівфабрикатів, створюючи своєрідний «конструктор» і фіксуючи зміни у властивостях і складі на кожному етапі приготування страви і дозволяючи комбінувати інгредієнти і способи їх обробки.

Вибір виду обробки і відсотка виходу здійснюється зі списку елементів довідника «Вихід інгредієнтів після обробки», підлеглих інгредієнту. Відсотки виходу для кожного виду обробки зберігаються в довіднику «Вихід інгредієнтів після обробки» для даного інгредієнта і використовуються для автоматичного розрахунку кількості виходу інгредієнта (нетто) за кількістю витрати (брутто) і в зворотний бік. Відсотки виходу можуть бути також і відкориговані вручну, якщо те чи інше значення з довідника в даному випадку не може бути застосовано.

Створення ТТК - найбільш трудомістка і рутинна робота по налаштуванню автоматизованої системиресторану. При меню середнього розміру в 100-150 позицій така робота може зайняти 2-3 дні навіть у досвідченого калькулятора. А адже новостворені карти ще потрібно ретельно перевірити! Але при цьому меню середнього ресторану як правило містить не більше 20-30% унікальних страв, та й вони часто засновані на модифікаціях вже відомих раніше рецептів.

Тому для підвищення швидкості запуску закладу і полегшення роботи бухгалтерів-калькуляторів, технологів і шеф-кухарів у всіх облікових рішеннях Трактір реалізована завантаження електронного каталогу товарів та готових техніко-технологічних карт і калькуляційних карток з сервісу FoodCOST

Заробітна плата і робочий графік

Кадровий облік в системі реалізований за допомогою багатофункціонального документа «Наказ про кадрове зміні». Призначення даного документа - завдання або зміна у кожного з працівників кадрових даних (фірма, місце роботи, посада), і умов праці (тобто - параметрів, використовуваних при нарахуванні заробітної плати): графік роботи, кількість ставок, що діють нарахування та утримання і їх суми. Залежно від обраного виду наказу, документ «Наказ про кадрове зміні» може виконувати наступні функції: прийом на роботу, звільнення, кадрове переміщення і зміна умов праці.

Така система доповнює модуль розрахунку заробітної плати, тому що фіксує всі зміни в умовах праці кожного співробітника закладу.

Гнучкість системи розрахунку і виплати зарплати визначається створенням необхідної кількості варіантів в довіднику «Нарахування та утримання», який в свою чергу спирається на багатоцільовий довідник «Показники діяльності». Алгоритм розрахунку є вираз, що складається з ідентифікаторів показників діяльності, зумовлених змінних і функцій, пов'язаних між собою символами арифметичних операцій і круглими дужками. Виходить своєрідний «калькулятор», який дозволяє зв'язати між собою реальні результати діяльності компанії з винагородою співробітників.

Документ «Нарахування зарплати» виконує завершальну операцію з нарахування зарплати співробітникам за місяць. При цьому по кожному співробітнику зводяться разом: встановлені для нього нарахування та утримання, баланс робочого часу (тобто планове робочий час, Яке береться з графіків роботи і фактичний робочий час, який береться з табеля), проводиться розрахунок всіх необхідних показників діяльності і на їх підставі - розрахунок сум нарахувань і утримань, відповідно до заданих для них алгоритмами.

Нарахована зарплата по кожному співробітнику накопичується в системі як борг перед контрагентом, зазначених у картці співробітника і по його «зарплатні договори». Вона може бути виплачена будь-яким прийнятим в закладі способом (наприклад, видатковими касовими ордерами або платіжними дорученнями), із зазначенням даних контрагентів в якості одержувачів. На підставі проведеного документа «Нарахування зарплати» передбачено введення документа «Відомість виплати заробітної плати», що також дозволяє спростити процес виплати і формування платіжних документів.

Отримані результати можна наочно показати співробітникам в звітах по нарахуваннях і утриманнях, які будуть деталізовані до виду і алгоритму розрахунку. Така прозорість і системність в процесах розрахунку і нарахування зарплати допомагає не тільки мінімізувати трудовитрати на цей процес, але і підвищує прозорість нарахувань, що позитивно впливає на мотивацію персоналу закладу.

Виняток несанкціонованого доступу до даних

Колективна робота в бек-офісних системах передбачає поділ відповідальності співробітників по роботі з документами. У рішеннях Трактір передбачений роздільний доступ до різних документів, обмеження на виконання окремих функцій, а також обмеження на видимість документів в різних торгових об'єктах.

Найбільш затребувані настройки ролей користувачів виконуються в призначених для користувача режимах. Більш тонка настройка прав доступна через конфігуратор.

Наприклад, в Трактір: Head-Office і призначеного для користувача режиму налаштовуються наступні обмеження прав:

• Оприбуткування товарів від постачальників;
• Відвантаження товарів і продукції зовнішнім контрагентам;
• Зміна цін постачальників;
• Зміна найменувань номенклатури;
• Зміна документів в закритому для редагування періоді;
• Робота з «Клієнт-банком»;
• Пломбування документів і редагування опломбованих документів;
• Багато іншого

Для мережевих підприємств актуальними стають додаткові обмеження:

• Доступ співробітнику до документів тільки свого торгового об'єкта.
• Доступ на перегляд всіх документів в мережі.
• Повний доступ до всіх документів в мережі.

Крім налаштування прав для кожного користувача програми можна задати, які робочі місця будуть відкриватися за замовчуванням, основні значення для підстановки в документах, які панелі будуть відображатися, як користувач буде працювати з торговим обладнанням.

Все це робить роботу з трактирів безпечної і зручної.

Податковий облік

Блок звітів дозволяє проаналізувати діяльність підприємства, визначити рентабельність роботи, виявити групи товарів приносять основний прибуток або збиток, виявити причини помилок, що призводять до пересортице товарів. Систему звітності в Трактір: Head-Office відрізняють наступні моменти:

• Гнучкі можливості настройки звітів дозволяють отримувати будь-яку інформацію в зручному для аналізу вигляді;
• Режими налаштування для досвідчених користувачів і для початківців;
• Можливість збереження налаштувань звітів.

Блок звітів доповнений почековой аналітикою, що дозволяє більш детально проаналізувати роздрібні продажі, Скорегувати асортимент товарів і більш ефективно побудувати дисконтну систему.

Оцінка ефективності кожного закладу в мережі

В основі роботи "Трактир" лежить принцип: "Кожен ресторан мережі - це частина одне цілого добре налагодженого механізму і в той же час це самостійна одиниця зі своєю специфікою і відповідальністю за все, що всередині неї відбувається".

Частина єдиного цілого

• Структура розподіленої мережі, визначається користувачем. Необмежена кількість центральних баз, що мають широкий спектр можливостей і периферійних баз, що мають ряд обмежень.
• Зумовлені правила обміну, що забезпечують коректну синхронізацію всіх інформаційних баз входять в мережу.
• Система внутрішніх замовлень. Робота з розподільчим центром може будуватися на базі формування заявок ресторанами і їх задоволення в рамках можливостей складу. Централізоване формування замовлень постачальнику з урахуванням потреб ресторану.
• Єдина цінова політика. Управління доступністю категорій цін в рамках торгових об'єктів.
• Єдина дисконтна система і база клієнтів.

самостійна одиниця

• Будь-які зміни в мережі, що стосуються торгового об'єкта не можуть бути зроблені без відома відповідальних осіб. Документальне поява товару і зміна роздрібних цін ресторану відбувається тільки через механізм підтвердження.
• Кожен ресторан, що володіє власною інформаційною базою, Що належить мережі, має свою категорію роздрібних цін доступ до зміни якої строго обмежений. Наявність власної категорії роздрібних цін дозволяє ресторану більш гнучко підлаштовуватися під умови ринку.
• Торгових об'єктах, які працюють як периферійна база, доступні тільки «свої» документи, що дозволяє уникнути надлишків неактуальною для ресторану інформації.

планування запасів

Для роботи з замовленнями постачальнику в Трактір: Head-Office передбачено використання спеціального майстра, який дозволяє автоматично розрахувати необхідну кількість товарів для замовлення за мінімальними залишками, середнім продажу або по недопоставок минулих періодів.

Для мереж закладів передбачено розміщення внутрішніх замовлень, в тому числі з центральним розподільним складом.

Після визначення необхідного для замовлення кількості можна настроїти постачальників і необхідну кількість по кожному з товарів. Замовлення можна передати постачальнику в електронному виглядівикористовуючи вбудований формат CommerceML.

Планування роботи закладу

Робота з заходами - це окремий бізнес-процес в громадському харчуванні, який для багатьох закладів може становити важливу або навіть основну частину діяльності. Бенкети та фуршети можуть бути економічно вигідніше, ніж обслуговування клієнтів за класичною схемою за рахунок того, що потреба в стравах заздалегідь відома, а значить, їх приготування і закупівля може бути прорахована і оптимізована. Це дозволяє навіть при зменшенні ціни на меню отримати більший прибуток за рахунок скорочення витрат.

Але при цьому облік заходів несе в собі додаткове навантаження на заклад. Адже замовнику потрібно заздалегідь запропонувати кілька варіантів меню з різним наповненням, різним рівнем обслуговування та цінами. При цьому кожен варіант потрібно прорахувати, перевірити на рентабельність і наявність продуктів, врахувати знижки і т.д.

«Трактір» підтримує кілька варіантів роботи з заходами. Вони визначаються видами документа «План-меню» і враховуються в розрізі заходів (корпоративний семінар, весілля, банкет і т.д.), видів меню (сніданок, обід, вечеря і т.д.) і варіантів меню (бюджетний, звичайний, люкс і т.д.).

У загальному випадку один захід може включати в себе кілька прийомів їжі. У свою чергу, кожен з них може бути запланований і розрахований в декількох варіантах, що відрізняються, наприклад, підбором страв або обслуговуванням.

По кожному варіанту меню для заходу ми можемо оцінити собівартість, виручку і прибуток в цілому по банкету і в перерахунку на гостя.

Прямо з робочого місця з планування меню є можливість оперативно перераховувати банкет на іншу кількість гостей.

Для шеф-кухаря і закупівельників формується спеціальний звіт, в якому вказана недостача продуктів для проведення заходу, розрахунок того, що потрібно приготувати. Керуючому інструмент дає можливість тримати під контролем все спеціальні заходи, що проводяться в ресторані і швидко вносити зміни в меню відповідно до побажань гостей.

проведення інвентаризацій

В облікових рішеннях передбачено проведення повної або часткової інвентаризації, а також часткова інвентаризація з урахуванням всіх характеристик.

Вбудовані механізми дозволяють оптимально побудувати весь процес - від підготовки інвентаризаційних відомостей, до внесення даних в облікову систему і порівняння результатів кількох інвентаризацій.

Для проведення інвентаризації передбачено використання терміналів збору даних, сканерів штрих-коду, фронт-офісних програм.

В результаті досягається вирівнювання кількісних і сумових залишків за даними інвентаризації.

Для того, щоб інвентаризація займала менше часу, добре підходить мобільна інвентаризація, тобто інвентаризація із застосуванням різних технічних засобів, які можна розділити на 3 класу пристроїв: мобільні телефонизі спеціалізованим ПО, дата-колектори зі сканером штрих-кодів і термінали збору даних (ТСД). Розглянемо плюси і мінуси кожного виду обладнання.

Мобільні телефони зі спеціалізованим ПО

Але нарівні з очевидними плюсами по швидкості запуску і вартості рішення є і мінуси: камера мобільного телефону здатна прочитати не будь-які штрих-коди, а в приміщенні з недостатньою освітленістю якість зчитування штрих-кодів падає катастрофічно. Швидкість читання кожного штрих-коду досить низька - це пов'язано з необхідністю фокусування камери на кожному штрих-коді. Звичайні мобільні телефони рідко виконуються в пиловологозахисні корпусі і погано працюють при негативних термпературах - це позначиться на можливості проведення інвентаризацій на кухні під час роботи і в холодильних приміщеннях.

Техніко-технологічні карти, завантажені з сайту, включають в себе норми закладки, технологію приготування, вимоги до оформлення, реалізації та зберігання, мікробіологічні та органолептичні показники, а також харчову та енергетичну цінність страв.

Ще одним варіантом використання сервісу FoodCOST може бути перевірка створених вашими співробітниками ТТК на їх відповідність стандартним техніко-технологічними картами, для виявлення помилок або відхилень в ТТК. Таке порівняння дозволяє подивитися на меню ресторану «зі сторони», виправити неточності або почерпнути нові ідеї.

Позиціонування об'єктів мережевих ресторанів або якісь маркетингові задачі локального ресторану можуть зажадати наявності різних варіантів приготування одного і того ж страви. Наприклад, для ланчів суп може бути «біднішими» за інгредієнтами, ніж за звичайним меню, або в ресторані мережі в центрі міста вкладення риби в рол більше, ніж в закладах на околиці. Якщо ресторани мережі розташовані в різних містах або районах, то у них можуть виникнути складності з закупівлею повністю однакових інгредієнтів, а це також вимагатиме наявності декількох одночасно діючих ТТК одного і того ж страви для різних об'єктів мережі.

У нашій системі для кожного блюда може існувати кілька ТТК, діюча на даний момент, в картці номенклатурної одиниці, на закладці "Калькуляція" відзначена галочкою. Це властивість прив'язане до об'єкта реалізації для того, щоб автоматично визначати діючу в даному ресторані калькуляцію.

Підтримуються наступні способи оцінки матеріально-виробничих запасів при їх вибутті:

• по середній собівартості (тільки в продуктах «Трактір: Management» і «Трактір: Back-Office»);
• за собівартістю перших за часом придбання МПЗ (ФІФО).

Різні способи оцінки можуть застосовуватися незалежно для кожної юридичної особи (в залежності від ПП).

На додаток до стандартних можливостей вибору способу обліку залишків, в Трактір: Management, реалізована механізм, який дозволяє вибирати для виду номенклатури, облік вестиметься "за середнім", або по ФІФО. Це дозволить, наприклад, для подачі алкогольних декларацій вибрати для номенклатури з видом "Алкоголь" метод обліку ФІФО, а про людське око номенклатури "Страви" - "за середнім".

Управління запасами

Ключовим параметром, що характеризує товарно-сировинної оборот підприємства, є оборотність запасів, яка виражається в днях і визначає швидкість продажу середнього товарного запасу, що зберігається на складі. При цьому оборотність і середній товарний запас обчислюються за один і той же період, який визначається в залежності від цілей аналізу. Зрозуміло, що чим швидше продається середній товарний запас, тим краще - гроші з товарного запасу швидше повертаються в оборот, де їх можна знову використовувати.

Оборотність вважають за групами збережених товарів, при цьому контролюючи, що оборотність кожної позиції в групі перебувати в прийнятних межах.

Управляти оборотністю можна декількома способами:

1. Працювати з меню ресторану, вводячи або виводячи з нього позиції.

2. Забезпечувати входження основних позицій в 3-5 страв меню, щоб поліпшити їх оборотність.

3. Робота з цінами, акціями, маркетинговою активністю для підвищення продажів.

4. Робота з постачальниками - підвищення оперативності поставок, зменшення партій, доступних до замовлення. Це дозволить тримати на складі менший товарний запас по позиції, дозаказивая її невеликими партіями по мірі необхідності.

Пересортом називається умисна або випадкова помилка, при якій замість однієї товарної позиції використовується (продається або переробляється) інша товарна позиція. При цьому по одній позиції утворюється надлишок, що виявляються під час інвентаризації, а по інший - недостача. Пересорт - це завжди негативна ситуація. Навіть якщо замість дорогої позиції випадково використовували іншу, дешевшу. Не можна забувати про репутаційні втрати, тому що споживач в результаті був обманутий і отримав страви, приготоване з інших, більш дешевих інгредієнтів.

Також слід враховувати, що умисна пересортиця є поширеним способом злодійства в ресторані. Отриману в результаті такої пересортиці різницю зловмисники можуть монетизувати або винести у вигляді надлишків продукції.

Тому робота з аналізу пересортиці і виявлення стійких схем зловживань або систематичних помилок співробітників вкрай важлива. Для цього в системі реалізований звіт «Аналіз пересорта», який будується на підставі документів «Акт пересортиці». Дані, що виводяться в звіті, можуть бути відсортовані в порядку зростання або зменшення кількості, суми або облікової суми, що оприбутковуються або списаних товарів, а також товарів, які перебувають з ними «в парі» при формуванні акту пересортиці.

З'ясувати причини виникнення проблем з оборотністю допомагає звіт «Аналіз руху товару». У ньому зведені в одну таблицю всі операції, пов'язані з продажами, списаннями і оприбуткування товарів в закладі разом з коефіцієнтами, які показують аналітичну картину за характером таких рухів. Це коефіцієнти залишків (аналог коефіцієнта оборотності), продажу (відношення продажів до закупівель і оприбуткування) і списання (відношення списання до продажу). Значення коефіцієнтів дозволяють оперативно відстежити вихід характеристик товару від планових норм або параметрів руху товару аналогічних товарів.

Звіт «Баланс» наочно демонструє загальне положеннясправ в закладі, виводячи сальдо на початок і на кінець періоду і різницю між ними, а також показуються обороти за період і фінансовий результат діяльності компанії у вигляді простого і наочного звіту, який вміщується на одну екранну форму.

У звіт потрапляють:

Статті балансу:

Товари на складах - вартість товарів на складах в закупівельних цінах.

Товари в дорозі - вартість всіх приміщеннях з одного складу на інший, але ще не підтверджених товарів. Можливо тільки при існуванні в фірмі мережі ресторанів (складів).

Готівкові гроші - сума готівки в касах у валюті управлінського обліку.

Безготівкові гроші - сума безготівкових коштів (на розрахункових рахунках) у валюті управлінського обліку.

взаєморозрахунки:

Ми повинні - всі борги фірми всім контрагентам.

Нам повинні - всі разом узяті борги, які фірмі повинні все контрагенти.

Разом: - це різниця між тим, що має фірма (товари на складах, товари в дорозі, готівкові гроші, безготівкові гроші та заборгованість контрагентів фірмі) і боргами фірми ( «Ми повинні»).

В окремому блоці показані обороти за обраний період. Фінансовий результат- різниця між прибутком від продажів (з урахуванням перевищень) і витратами.

Таким чином звіт «Баланс» є контрольною панеллю для отримання оперативної інформації по поточному фінансовому становищуресторану. Цей звіт дозволяє виявити ті області, які вимагають детального уваги керівника, допомагаючи йому збирати в єдиному звіті інформацію з самих різних об'єктів обліку.

Крім витрат, які можна віднести до того чи іншого виду діяльності підприємства, існують загальні витрати. Ті, які пов'язані з роботою всієї компанії в цілому або ті, які важко віднести до якогось конкретного виду діяльності. Наприклад, це оренда приміщення або заробітня платаспівробітників адміністрації та бухгалтерії.

З точки зору управління фінансами такі витрати можуть списуватися з загального прибутку, проте відомо, що чим конкретніше можна визначити власника витрат, тим простіше ними керувати. А такі «загальні витрати», як правило залишаються «нічийними» і ні на кого, крім власника компанії не впливають, іноді сильно спотворюючи фінансову картину результату діяльності того чи іншого напрямку.

У конфігурації «Трактір: Head-Office v1 БІЗНЕС» передбачена можливість обліку загальних витрат і їх подальшого автоматичного розподілу за видами діяльності компанії, відповідно до заданого способом розподілу. Для цього передбачений довідник «Види діяльності», елементи якого мають вагові коефіцієнти, що дозволяють враховувати їх внесок при розподілі загальних витрат. Причому ці вагові коефіцієнти можуть бути періодичними, коректно змінюватися і перераховуватися в залежності від ситуації.

Самі «статті витрат» можуть розподілятися за видами діяльності як в автоматичному, так і в ручному режимі при формуванні документа «Розподіл загальних витрат»

Чим точніше вдається зв'язати понесені витрати з видом діяльності, їх викликала, тим точніше з точки зору фінансів, стає управління рестораном. У конфігураціях «Трактір» реалізовані зручні інструменти, Серйозно облягаючі роботу по контролю за витратами.

управління кухнею

Відомо, що для зменшення втрат при зберіганні і обробці продуктів важливо, щоб один ключовий інгредієнт входив в 3-5 страв меню ресторану. Це дозволить забезпечити його оборот в таких обсягах, щоб уникнути псування продукту від занадто тривалого зберігання через рідкісного замовлення одного унікального страви. Але часто буває і зворотна ситуація, коли ключовий інгредієнт, наприклад куряче філе, входить в 7 і більше продуктів. Це відмінно для його оборотності, але як це виглядає в меню? Адже сировинна конкуренція не менш небезпечна, ніж сировинної дефіцит.

В аналізі такої ситуації шеф-кухарю ресторану добре допомагає аналітичний інструмент «Сировинна матриця», реалізований в Трактір: Head-Office. Його завдання - порахувати число входжень основних інгредієнтів в меню ресторану. Мале число входжень (рідкісний інгредієнт) небезпечно тим, що витрата товару буде невеликим, що призведе до його псування при зберіганні. Велике число входжень зробить меню одноманітним і нудним або занадто роздутим. У цьому випадку має сенс подумати про виведення таких одноманітних страв з меню і його балансування за рахунок інших інгредієнтів.

Винятками з цього правила можуть стати ті товари, які можуть тривалий час зберігатися без втрати якості. Або ті, які роблять ваш ресторан унікальним і входять до складу його фірмових страв. Безумовно, якщо такі страви добре продаються.

Добре збалансоване меню - запорука економічного здоров'я будь-якого ресторану!

Облік алкогольної продукції

У рішеннях Трактір реалізований повний цикл обліку алкоголю, який дозволяє контролювати відповідність залишків в ЕГАИС реальним залишкам алкогольної продукціїна підприємстві. Для вирішення цього завдання задіяно кілька механізмів:

1. Інвентаризація алкоголю. У спеціальному документі "Інвентаризація алкогольної продукції" проводиться перерахунок алкоголю в розрізі алкокодов і дані звіряються з залишками, завантаженими з системи ЕГАИС. За розбіжностей формуються документи "Акт списання ЕГАИС" і "Акт постановки на баланс ЕГАИС", які коригують залишки в ЕГАИС з урахуванням реальних залишків алкоголю. Перерахунок алкоголю виконується як 2D-сканером штрих-кодів, так і терміналом збору даних. Якщо ведеться продаж алкоголю лише цілої тарою, то результати перерахунку алкогольної продукції можуть бути передані в документ "Інвентаризація товарів" для вирівнювання залишків в управлінському обліку.
2. Відображення продажів в системі ЕГАИС для громадського харчування. Протягом зміни в фронт-офісних системах Трактір: Front-Office або АТОЛ: Fronol фіксується розтин тари для продажу алкоголю, продаваного порціями або по келихах. В кінці дня інформація про розкритої тарі передається в бек-офісні рішення Трактір, де на підставі отриманих даних формується спеціальний документ "Акт списання ЕГАИС" для алкогольної продукції, яка підлягає фіксації в ЕГАИС.
3. Фіксація продажу алкоголю в ЕГАИС для роздрібної торгівлі. У Трактір: Front-Office при продажу алкогольної продукції цілої тарою, в обов'язковому порядкузапитує читання акцизної марки. У момент закриття чека інформація по всій маркірується алкогольної продукції передається в систему ЕГАИС, а гостю видається чек, який містить QR-код, за яким можна перевірити легальність придбаного алкоголю.
4. Фіксація іншого витрати. Іноді трапляються ситуації, коли необхідно списати куплений алкоголь. Як правило, це відбувається при псуванні, втраті алкоголю, витраті на маркетингові потреби і інший витрата, коли неможливо відобразити реалізацію. В цьому випадку в бек-офісних рішеннях оформляється "Акт списання ЕГАИС".

Підтримуються наступні операції:

• Завантаження і зіставлення класифікаторів організацій і алкогольної продукції;
• Завантаження вхідних документів Товарно-транспортна накладна ЕГАИС;
• Формування та відправка актів підтвердження, відмови або розбіжностей по вхідних документів ТТН.
• Введення документа Прибуткова накладна за підтвердженими повністю або частково ТТН.
• Запит залишків організації.
• Створення ТТН ЕГАИС на підставі переміщення між відокремленими підрозділамиі повернення товарів постачальнику, що дає можливість відображення операцій Переміщення товарів між відокремленими підрозділами та повернення товарів постачальнику через ЕГАИС. *
• Робота з вихідним ТТН ЕГАИС - очікування і обробка підтвердження, відхилення, акта про розбіжності від одержувача. Робота з актом про розбіжності.

Більш докладний опис роботи з механізмом входить в комплект поновлення ПП.

* Даний функціонал підтримується всіма обліковими рішеннями "Трактир", крім версії Nano.

Здача алкогольних декларацій для великого числа ресторанів і кафе є з 2012 року невід'ємною частиною щоквартальної звітності. В 2014 році Федеральна службаз регулювання алкогольного ринку (РАР) внесла зміни в порядок подачі алкогольних декларацій. Ми представимо, як повинні подаватися декларації підприємствами громадського харчування на сьогоднішній день.

При розробці декларацій в бек-офісних рішеннях Трактір компанія СофтБаланс врахувала наступні питання.

1. Хто повинен здавати алкогольні декларації

Декларації повинні подавати всі організації, які здійснюють продаж алкогольної продукції, а також індивідуальні підприємці, В асортименті яких є пиво і пивні напої.

У трактирі є можливість підготувати декларації окремо по кожній юридичній особі, в тому числі і з поділом по відокремленим підрозділам.

2. Коли необхідно надавати декларації

Декларацію необхідно подати в термін до 20 числа місяця, наступного за звітним періодом. Якщо остання дата, коли можна подати звітність, випадає на вихідний або святковий день, то вона переноситься на перший робочий день після вихідного.

На підготовку декларацій в трактирі піде всього кілька хвилин, тому що для формування використовуються всі первинні документи, які заводяться для ведення управлінського, або бухгалтерського звіту.

3. У якому вигляді можна подати декларації

Декларації з 2014 року можна подавати тільки в електронному вигляді. Для звітності потрібно наявність електронного підписуі засоби криптографічного захисту.

Дані необхідно підготувати в спеціальному форматі на основі XML.

У трактирі можна проконтролювати зовнішній вигляддекларацій у вигляді звіту, звірити дані з первинними документами і вивантажити для подальшої відправки файли в потрібному форматі.

Файли можна відправити через спеціалізоване ПО від РАР, або через сторонні сервіси, наприклад, 1С-Звітність, доступних за передплатою ІТС.

4. Які декларації потрібно подавати роздрібним підприємствам?

Для підприємств громадського харчування в трактирі використовується 2 форми декларацій:

• Форма 11 - для міцного алкоголю, вина та інших подібних напоїв;
• Форма 12 - для пива і пивних напоїв, сидру, Пуаре і медовухи.

Якщо не було продажів алкогольної продукції, але підприємство має ліцензію на продаж алкогольної продукції, то необхідно подавати «нульові» декларації.

5. Коригувальні декларації

У разі виявлення помилок або неточностей в декларації, в звітний періодпотрібно подати коригувальну декларацію, де будуть відображені відомості з уточненнями вихідної декларації. Коригувальну декларацію необхідно подати протягом кварталу, наступного за звітним.

У трактирі вибір декларації, первинна або коригувальна, відбувається при формуванні звітів з деклараціями.

6. Відповідальність за порушення правил подачі декларацій

За порушення термінів подання декларацій або неподання декларацій, спотворення даних, організації можуть отримати штраф у розмірі від 50 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Директор підприємства може бути оштрафований на суму від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Якщо порушення, пов'язане з деклараціями, буде виявлено протягом року повторно, то підприємство може бути позбавлене ліцензії на продаж алкоголю.

Для того, щоб уникнути штрафів, крім високої швидкості формування декларації в трактирі реалізована можливість звірки з даними постачальників, де показуються розбіжності в обсязі. Це дозволить скорегувати помилково заведені прибуткові накладні та уникнути проблем з перевіряючими органами.

Таким чином, Трактір дозволяє таку відповідальну роботу робити в потрібний термін і з високою якістю, що неодмінно позначиться на раціональному використанні робочого часу співробітників і фінансовий стан підприємства.

Облік і планування на виробництві

У тих випадках, коли можливо планування виробництва в громадському харчуванні, економічна ефективність закладу істотно підвищується. Виробничі столові зі стабільним потоком відвідувачів, фабрики-кухні, заклади з прогнозованою відвідуваністю, банкетні та весільні ресторани - все ці типи закладів можуть закуповувати тільки потрібні інгредієнти і тільки в потрібний момент, оптимізуючи закупівлі, мінімізуючи втрати на зберігання і псування, скорочуючи розмір абстрактних грошових коштів.

В основі цього бізнес-процесу в системі лежить документ «План-меню», який може бути підставою для «Випуску продукції» та «Вимоги до комори», на підставі яких в свою чергу можуть бути сформовані документи планування закупівель відсутніх інгредієнтів. Налаштування документа "План-меню» дозволяють оптимізувати його під роботу з «банкет» або зі «Шведським столом».

Облік виробництва на підприємствах громадського харчування може будуватися по «прямій» і «зворотної» схемою. У першому випадку використовується класична схема, заснована на послідовних етапах починаючи з планування виробництва, закупівлі і підготовки інгредієнтів, випуск продукції і її реалізації. Але така схема добре підходить для їдалень, фабрик-кухонь, банкетних ресторанів і не завжди можна реалізувати в класичних закладах, де процес прогнозування виробництва складний - кухарі готують ті страви, які замовили клієнти, роблять вони це швидко, вся увага приділяючи якості і оперативності своєї роботи . При цьому облікові питання списання фактично використовуваних інгредієнтів вирішують вже по факту, зазвичай при закритті зміни. Таку схему обліку називають «зворотного», коли виробничі документи та документи руху товару формуються за фактом реалізації готових страв за зміну. Наша система робить це автоматично, на підставі звітів про продажі - в обліковій системі будуть відображені випуски проданих страв, при нестачі інгредієнтів на складах виробництва будуть сформовані «переміщення» - система «підганяє» облікові документи під реальні процеси «заднім числом».

Такий підхід дозволяє скоротити витрати на ведення обліку в закладі, тому що ці завдання може вирішувати бухгалтер-калькулятор в вільному режимі і в своєму графіку, що не прив'язаному до реального часу скоєння фактів господарської діяльності. Якщо при цьому будуть проходити постійні звірки та інвентаризації даних, отриманих таким розрахунковим способом з реальними залишками, то і якість інформації в обліковій системі від такого спрощення не постраждає.

Закупівля продукції для виробництва в громадському харчуванні часто стикається з необхідністю замінювати той чи інший інгредієнт на аналогічний - зростання ціни, зміна постачальника, сезонність і т.д. Лише деякі ресторани можуть дозволити собі працювати з фіксованим списком закуповуваних продуктів, інші часто використовують те, що змогли купити саме зараз. Для того, щоб врахувати цю особливість і полегшити роботу з обліку таких замін продуктів в ТТК в нашій системі реалізований механізм роботи з аналогами інгредієнтів.

Для цього в кожній картці використовуваної номенклатури є можливість ввести список аналогів, вказавши пріоритет їх використання. Після цього при проведенні документів «Випуск продукції» система у разі виявлення недостачі інгредієнтів зможе сама замінити їх на ті аналоги, які є в наявності у відповідності з вказаним пріоритетом. Це дозволяє сильно спростити роботу бухгалтера-калькулятора з обліку продукції і відображає реальну ситуацію на кухні закладу - саме так повинні чинити і кухаря в разі відсутності необхідних інгредієнтів і використовувати їх аналоги.

Однак така автоматизація вимагає особливого контролю за відповідністю реальних рухом товарів розрахунковим. Кухарі на кухні можуть помилитися і використовувати інші аналоги замість рекомендованих, що призведе до помилок в обліку. Але при добре налагодженому взаємодії співробітників кухні і адміністрації такі помилки швидко виправляються і не призводять до серйозних наслідків.

У загальному випадку, якщо на зазначеному в документі складі бракує інгредієнтів, необхідних для випуску заданої кількості продукції, то проведення документа «Випуск продукції» стає неможливо. Однак в реальності якщо кухареві для приготування потрібно 200 грам продукту, а в наявності є тільки 190 грам, він все одно буде готувати страву. Щоб врахувати такі ситуації в системі реалізований механізм обліку недовкладень. При встановленому прапорі «Дозволити недовкладання» передбачена можливість випуску продукції з недовкладання відсутніх інгредієнтів на величину, що не перевищує заздалегідь встановлений допустимий відсоток (але не більше 9%).

Такий механізм створений для відображень реальних ситуацій, що виникають на підприємствах громадського харчування, і допомагає максимально наблизити дані в обліковій системі до реальних даних, а значить підвищити їх достовірність і корисність.

Шведський стіл - спосіб подачі їжі, при якому безліч страв виставляються поруч, і їжа розбирається по тарілках самими гостями. Така технологія дуже популярна в банкетних ресторанах, ресторанах при готелях або розважальних центрахі дуже добре сприймається гостями. Різновидом шведського столу можна вважати формати «фуршет», «банкет» або «буфет», при яких за такою технологією подається тільки частина страв (наприклад, десерти, закуски або салати).

Виробничий облік такої технології роботи закладу є не просте завдання. Адже можна просто списати всі продукти, використані при приготуванні страв для шведського столу, зафіксувавши загальну підсумкову виручку від реалізації. Але реальна картина набагато складніше! Що робити із залишками страв, як врахувати стаф-харчування, різні варіанти оплати шведського столу? У нашій системі реалізовані гнучкі механізми, що дозволяють відображати різні варіанти роботи за такою технологією, як при прямому так і при зворотному методі обліку.

Основою технології є документ «Звіт шведського столу», що збирає в собі всю інформацію про захід - приготовані страви, проведені оплати, фактична реалізація страв, повернення на кухню і списання на харчування персоналу. На підставі цих даних система автоматично формує всі необхідні руху товарів і грошових коштів, максимально повно відображаючи в обліковій системі реальну інформацію.

Робота за технологією «Шведський стіл» складна в контролі, тому що дає великі можливостідля зловживань, як з боку гостей, так і з боку персоналу. Але при добре поставленому обліку і контролю з боку керівництва ця технологія стає не тільки привабливою для гостей закладу, а й прибутковою для його власників. «Трактір» дає для цього всі можливості.

Облік касових операцій

При закритті зміни в закладі автоматично формують звіти касової зміни. Ці звіти можуть бути завантажені в "Трактир: Back-Office", "Трактир: Management" і "Трактир: Head-Office". При проведенні цих документів можна налаштувати режим автоматичного формування документів "Випуск продукції" і "Переміщення товарів" по тих страв, реалізація яких сталася за зміну. У цьому випадку буде відбуватися списання продуктів з того складу, де зберігаються інгредієнти і здійснюється виробництво, а оприбуткування готової продукціїбуде здійснюватися відразу на роздрібний склад, з якого йде продаж. Такий підхід до роботи «за фактом» дозволяє істотно полегшити завдання з обліку інгредієнтів для бухгалтера-калькулятора, що дозволить йому приділяти більше часу фактичного контролю за рухом запасів в закладі.

Необхідні схеми руху продуктів і страв потрібно заздалегідь вказати на закладці "Рух товару" в картці номенклатури.

Ведення обліку в розрізі декількох юридичних осіб в одній базі даних. Всі юридичні особи організації можуть мати свою облікову політику і застосовувати свій режим оподаткування. Такий підхід дозволяє організації істотно оптимізувати витрати на податки при повному дотриманні вимоги фіскального законодавства.
Як правило підприємства виділяють юридична особа для торгівлі алкогольною продукцією, робота з якої накладає додаткові вимоги до виду юридичної особи та застосовуваної системи оподаткування. При цьому весь інший оборот проводять через іншу юридичну особу, яка застосовує пільгову систему оподаткування.

Такий поділ вимагає додаткових зусиль при обліку, але дозволяє істотно економити на податках. Системи «Трактір» дозволяють максимально спростити такий облік, автоматично розділяючи оплати на потрібні касові апарати, формуючи внутрішньофірмові переміщення, з огляду на роздільне рух грошових коштів і формуючи потрібну регламентовану звітність.

Бек-офісні рішення «Трактір» підтримують обмін даними з широким спектром спеціалізованих касових програмних продуктів, що дозволяє зробити конфігурацію облікової системи закладу більш гнучкою. Власник закладу може вибрати касову систему під свої потреби або залишити використовувану раніше систему, замінивши тільки модуль Бек-Офісу.

Для підприємств громадського харчування реалізована завантаження даних про продажі для таких рішень:

• Трактір: Front-Office
• Трактір: Solo
• Frontol Кафе
• Frontol Ресторан
• R-Keeper v.6 і v.7

У найбільш загальному випадку обмін даними здійснюється в двосторонньому режимі, коли з бек-офісного рішення в фронт-офіс вивантажуються дані про продавану номенклатурі і роздрібних складах, А з фронт-офісу в бек-офісні рішення завантажуються дані про продажі за зміну.

Для ряду рішень реалізована можливість отримувати дані не тільки на кінець зміни, а й оперативні дані по поточним продажу, що дозволяє отримати актуальну інформаціюза залишками товарів, блюд і напівфабрикатів на складі. Така можливість буде корисна для проведення раптової інвентаризації та формування замовлення постачальникам.

Трактір: Head-Office підтримує обмін не тільки з ресторанними фронт-офісними рішеннями, але і з роздрібними касами, що дозволяє в одній інформаційній базі автоматизувати змішаний бізнес, що включає в себе громадське харчування і розінцу. На сьогоднішній день підтримуються касові системи Frontol, Штрих-М, Рітейл-Сервіс, Set: Riteil.

55000 р.

Код товару: 17147

Виробник: СофтБаланс

Конфігурація "Трактир: Head-Office v1 БІЗНЕС" (Основна поставка), код 17147

Способи оплати: готівкою або безготівковим розрахунком

Ліцензія: Конфігурація "Трактир: Head-Office v1 БІЗНЕС" (Основна поставка), код 17147

призначення

«Трактір: Head-Office»- програмний продукт на базі 1С, призначений для ведення повноцінного управлінського обліку в ресторанах, кафе, барах, мережевих і локальних закладах громадського харчування.

«Трактір: Head-Office»дозволяє вести роботу з первинними документами підприємства і допомагає аналізувати стан бізнесу як по кожному аспекту діяльності, так і в цілому, по підприємству. В результаті використання «Трактір: Head-Office»керівники підприємств і власники бізнесу отримують зрозумілий і доступний інструмент для автоматизації виробництва і прийняття якісних управлінських рішень.

користуватися «Трактір: Head-Office»легко і зручно. Це стало можливим за рахунок дотримання кількох важливих принципів, що допомагають знайти індивідуальний підхід до кожного підприємства.

Орієнтованість на підприємства ресторанного бізнесу При проектуванні «Трактір: Head-Office»були розглянуті та враховані особливості безлічі закладів: від невеликих мереж ресторанів швидкого харчування до великих виробничих підприємств. Застосовувана структура даних і використовуються алгоритми дозволяють забезпечити високу швидкістьроботи «Трактір: Head-Office» як в одиничному закладі, так і в мережі, що складається з 15 і більше торгових точок.

«Трактір: Head-Office»однаково добре підходить і для автоматизації змішаного бізнесу, що включає в себе не тільки масове виробництво продуктів харчування, а й роздрібну торгівлю. Подібний підхід сприяє значному зниженню витрат на ведення обліку і скорочує час, необхідний для отримання зведеної звітності по всьому підприємству.

відкритий код

Сучасна конфігурація платформи «1С: Підприємство 8» дозволить адаптувати типові рішення під унікальні особливості ведення бізнесу. Використання ж систем компонування даних допоможе отримати розгорнуті звіти, що мають складну структуру, а також містять набір таблиць і діаграм. Такий підхід ідеально підходить для адаптації програмного продукту під особливості ведення управлінського обліку на підприємстві.

масштабованість

«Трактір: Head-Office»добре підходить для роботи з різними варіантами СУБД. Все залежить від кількості робочих місць на підприємстві та обсягу оброблюваної інформації. Можуть бути застосовні як файловий варіант (локально або по мережі), так і варіант «клієнт-сервер» (MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle DB), що забезпечує високий рівень надійності зберігання баз даних.

Для мережевих закладів також пропонують послугу розподіленого режиму, що дозволяє отримати доступ до єдиної інформаційній системіз можливістю обмеження видимості даних співробітниками філій.

Сумісність з ОС

Windows 98 / ME / NT / 2000 / XP / 2003 / Vista / 7/8.

Характеристики

Продукт має всі основні функції обліку: прихід, відпустка, переміщення, списання, переоцінка товарів, повернення постачальникам, касові і банківські операції та інші.

Виробничий облік:

• Формування техніко-технологічних карт і розрахунок собівартості;
• Випуск продукції (списком);
• Автоматичне формування документів «Випуск продукції» за результатами продажів;
• Ведення довідника аналогів для обліку заміни інгредієнтів, коригування ТТК;
• Облік обробки інгредієнтів;
• Облік оброблення сировини на напівфабрикати;
• Формування плану виробництва, вимоги до комори;
• Додаткові друкарські форми:
• Акт про реалізацію готових виробів кухні ОП-12;
• Накладна на відпуск товару ОП-4;
• Акт на списання товарів, блюд і напівфабрикатів;
• Акт про псування, бою, лому ТМЦ ТОРГ-15;
• Закупівельний акт ОП-5.

Додаткові звіти:

• Пошук входжень МПЗ в ТТК;
• Собівартість страв.
• Спрощена схема виробництва наборів.

партійний облік

Можливо ведення партійного обліку по кожній фірмі окремо, або по всіх фірмах в сукупності. Підтримуються способи розрахунку собівартості: ФІФО, ЛІФО, вибір конкретної партії.

Товарний і складський облік

• Облік руху товарів по декільком юридичним особам;
• Поділ базових операцій (прихід, витрата) по зонах відповідальності;
• Специфіка обліку;
• Облік природного убутку;
• Необмежена кількість складів;
• Одночасний облік в цінах реалізації і за собівартістю;
• Будь-яка кількість характеристик для товарної позиції;
• Підсистема штрихового кодування;
• Облік постачальників товарної номенклатури;
• Робота з цінами і номенклатурою постачальників;
• Облік обороту алкогольної продукції з формуванням квартальних і річних декларацій;
• Резервування товарів на складах;
• Робота з перевищенням і усунення пересортиці;
• Використання торгового обладнанняпри роботі з документами;
• Реєстрація результатів інвентаризації.

взаєморозрахунки

• Взаєморозрахунки в розрізі ПЗ товарного документів і / або договорів;
• При платіжних операціях контроль залишку по взаєморозрахунках;
• Контроль за готівковими розрахунками між юридичними особамиза договором;
• Можливо автоматичний розподіл суми оплати неоплачених документів по ФІФО.

Грошові кошти

• Необмежена кількість кас і розрахункових рахунків;
• Облік грошових коштів в різних валютах;
• Облік операцій інкасації.

інвентаризація

• Повна і часткова інвентаризація, а також часткова інвентаризація з урахуванням всіх характеристик;
• Вирівнювання кількісних і сумових залишків за даними інвентаризації;
• Можливість використання фронт офісних місць при проведенні інвентаризацій.

Підтримка торгового обладнання

• Все обладнання, взаємодіє з програмним продуктомза єдиним стандартом, що істотно спрощує його підключення, налаштування і обслуговування;
• Контроль вивантажуються цін: категорії цін для торгового обладнання строго визначені;
• Зручні режими завантаження устаткування: весь асортимент, по документу, по залишкам, з урахуванням обов'язкового асортимент магазину;
• Зручна робота з обладнанням - на відстані кліка: завантаження кас, ваг, друк цінників і етикеток, робота з ТСД.

Підключений торгове обладнання

• Сканери штрих-коду (будь-які моделі);
• Термінали збору даних;
• Ваги з друком етикеток.
• Для роботи з торговим обладнанням необхідно ВО «АТОЛ: Драйвер торгового обладнання».

підсистема замовлень

• Внутрішні замовлення для роботи мережевих ресторанів, в т.ч. з центральним розподільним складом;
• Зовнішні замовлення для роботи з постачальниками;
• Майстри зі створення замовлень, які підтримують алгоритми розрахунку:
• за мінімальними залишками;
• за середніми продажу, з урахуванням факту наявності товару на складі в аналізований період;
• по недопоставок минулих періодів.

При автоматичному розрахунку замовлень є можливість враховувати поклади товарів на власних складах різних торгових об'єктів і раніше зроблені замовлення.

Для обробки безлічі внутрішніх замовлень передбачений механізм, що дозволяє автоматично обробляти заявки і формувати переміщення з урахуванням наявності товару на складі і його «справедливого» розподілу між торговими об'єктами в разі недостатньої кількості.

звітність

• Блок звітів дозволяє проаналізувати діяльність підприємства, визначити рентабельність роботи, виявити групи товарів приносять основний прибуток або збиток, виявити причини помилок, що призводять до пересортице товарів.
• Гнучкі можливості настройки звітів дозволяють отримувати будь-яку інформацію в зручному для аналізу вигляді.
• Режими налаштування для досвідчених користувачів і для початківців.
• Можливість збереження налаштувань звітів.
• Блок звітів з почековой аналітикою, що дозволяє більш детально проаналізувати роздрібні продажі, скорегувати асортимент товарів і більш ефективно побудувати дисконтну систему.

Сервісні можливості

• Робочі місця оператора, товарознавця, управлінця
• Робочі місця дозволяють завжди мати під рукою важливу інформацію: поточні залишки, поточні продажі, курси валют, фінансові показники. На відстані одного кліка є більшість господарських операцій: введення документів, перегляд платежів, формування звітів.

шаблони найменувань

• Визначають правило формування найменувань товарів в довіднику «Номенклатура» і дозволяють зробити зумовлене заповнення основних реквізитів. Таким чином, скорочується вірогідність введення одного і того ж товару з різними найменуваннями, а так же час заповнення довідника.

Повнотекстовий пошук даних

• Використана можливість платформи «1С: Підприємство 8.2». Механізм повнотекстового пошуку дозволяє швидко знаходити об'єкти даних (документи, елементи довідників та ін.), Що містять текст, який відповідає пошуковому запиту. Наприклад, можна швидко знайти документи, які містять певну текстову рядок в описі, коментарі, призначення платежу або будь-якому іншому текстовому полі.

Збереження табличній частині документів в буфері обміну

• Буфер обміну дозволяє копіювати табличну частину документа в оперативному режимі, для її подальшого використання в інших документах. Будь-яка таблична частина повністю або частково може бути збережена в конфігурації і використана в будь-який момент часу в будь-якому іншому документі, кількість таких збережених табличних частин в конфігурації не обмежена, такі специфікації відкриті для зміни.

Що ще?

• Групова обробка товарів, страв;
• Можливість штрихового кодування документів для полегшення їх пошуку;
• Відображення автора і дати створення друкованих форм;
• Можливість прив'язки до елементів будь-яких довідників довільних текстових файлів, описів, зображень;
• Гнучкі настройки відборів і угруповань елементів в довідниках і журналах документів;
• Використання категорій і властивостей документів;
• Пломбування документів;
• Пакетний обробник в документах (завантаження торгового обладнання та друк документа);
• Складні що потребують підвищеної уваги і чіткого розуміння операції забезпечені майстрами-помічниками;
• Відстеження завантаження торгового обладнання з документів;
• Вбудовані класифікатори одиниць виміру, країн світу, світових валют;
• Можливість прямо з програми послати пропозицію розробникам;
• Розрахунок банкетів;
• Облік шведського столу.

Робота в мережі ресторанів

• В основі роботи «Трактір: Head-Office» лежить принцип: «Кожен ресторан мережі - це частина одне цілого добре налагодженого механізму і в той же час це самостійна одиниця зі своєю специфікою і відповідальністю за все, що всередині неї відбувається».

Частина єдиного цілого

• Структура розподіленої мережі, визначається користувачем. Необмежена кількість центральних баз, що мають широкий спектр можливостей і периферійних баз, що мають ряд обмежень.
• Зумовлені правила обміну, що забезпечують коректну синхронізацію всіх інформаційних баз входять в мережу.
• Система внутрішніх замовлень. Робота з розподільчим центром може будуватися на базі формування заявок ресторанами і їх задоволення в рамках можливостей складу. Централізоване формування замовлень постачальнику з урахуванням потреб ресторану.
• Єдина цінова політика. Управління доступністю категорій цін в рамках торгових об'єктів.
• Єдина дисконтна система і база клієнтів.

самостійна одиниця

• Будь-які зміни в мережі, що стосуються торгового об'єкта не можуть бути зроблені без відома відповідальних осіб. Документальне поява товару і зміна роздрібних цін ресторану відбувається тільки через механізм підтвердження.
• Кожен ресторан, що володіє власною інформаційною базою, що належить мережі, має свою категорію роздрібних цін доступ до зміни якої строго обмежений. Наявність власної категорії роздрібних цін дозволяє ресторану більш гнучко підлаштовуватися під умови ринку.
• Торгових об'єктах, які працюють як периферійна база, доступні тільки «свої» документи, що дозволяє уникнути надлишків неактуальною для ресторану інформації.

Комплект поставки

• Диск з дистрибутивом;
• документація;
• Реєстраційна анкета ПО;
• Електронний ключ захисту Guardant Stealth II.