Debesis pagrįstų leidimų viešajame sektoriuje būsena ir plėtra. Debesų technologijos ir jų galimybės dokumentų srautų automatizavimo srityje Debesų dokumentų srautas

Pokalbiai apie dokumentų valdymą naudojant debesų IT modelius prasidėjo maždaug prieš penkerius metus, tuomet rinkoje pradėjo pasirodyti pirmieji pasiūlymai. Tuo metu daugelis ekspertų teigė, kad būtent EDMS kryptis gali tapti viena iš lyderių tarp įvairių įmonių taikomųjų programų sistemų pagal debesijos paslaugų naudojimą, tačiau greitai paaiškėjo, kad šios prognozės nepasitvirtino. Žinoma, čia buvo padaryta tam tikra pažanga, bet ne tokia sparti, kaip buvo matyti iš pradžių.

Kokia dabar yra debesų dokumentų valdymo sistemų naudojimo padėtis? Kokios tendencijos, kokie iššūkiai ir kaip jie sprendžiami? Norėdami atsakyti į šiuos klausimus, kreipėmės į ekspertus – EDMS/ECM įrankių kūrėjus ir naudotojus.

EDMS naudojimo debesų modeliai

Debesų kompiuterija yra bendra sąvoka, reiškianti, kad klientas vienu ar kitu laipsniu ir tam tikrais formatais naudojasi tam tikrais IT tiekėjo kompiuteriniais ištekliais nuomos pagrindais. Ši formuluotė rodo, kad IT sistemų debesuotumo lygis gali skirtis gana reikšmingame diapazone, o šis lygis dažnai nėra nulemtas kokia nors viena charakteristika, o yra kelių parametrų.

Ko gero, toks kelių parametrų pobūdis ypač būdingas dokumentų valdymo sričiai. Juk čia gali būti naudojamos įvairios debesų modelių galimybės, pavyzdžiui, SaaS (paruoštos debesies paslaugos, už kurias visiškai atsakingi debesų tiekėjai) arba tradicinių vietinių sprendimų talpinimas debesies IaaS infrastruktūroje (tuomet atsakingas tiekėjas infrastruktūrai, bet ne pačiam programinės įrangos sprendimui). Galimos ir hibridinės schemos, kai EDMS sprendimas yra įdiegtas kliento svetainėje, o debesis naudojamas kaip dokumentų saugykla. Taigi, ką turime omenyje „debesų EDMS“ arba „dokumentų srauto debesyse“ apibrėžimu, kurie modeliai yra paklausiausi rinkoje?

DIRECTUM rinkodaros direktorius Vasilijus Babintsevas patvirtina, kad tarp klientų yra paklausa įvairių debesų parinkčių, kurių pagrindinis yra SaaS sprendimas viešuosiuose ir privačiuose debesyse. Anot jo, klientai svarsto tiek IaaS sprendimus privačiame debesyje, pagrįstą įprastine vietine sistema, tiek hibridines schemas su kai kurių verslo funkcijų pašalinimu už debesies ribų (pvz., dokumentų nuskaitymas ir atpažinimas, sudėtingų ataskaitų rengimas, keitimasis dokumentais su sandorio šalimis, ilgalaikis dokumentų saugojimas). Atskirai jis pažymi, kad įgyvendindami debesų modelius EDMS pardavėjai gali bendradarbiauti su paslaugų teikėjais, tačiau plataus EDMS sprendimų paklausa per tiekėjus dar nematoma.

„DoxVision“ verslo plėtros vadovas Aleksejus Roždestvenskis mano, kad sąvoką „debesų EDMS“ teisingiau suprasti kaip SaaS modelį, kuris, palyginti su tradiciniu vietiniu variantu, iš esmės keičia vartotojo ir tiekėjo santykius, įskaitant diegimą ir veikimą. sistemos. Tokiu atveju debesies EDMS panašėja į internetinę paketinio prenumeratos sprendimo versiją, kuriai nereikia diegti, konfigūruoti, ilgai mokytis ir Priežiūra. Taip, pastebi jis, klientai kartais perkelia onpremis sprendimą į debesų infrastruktūrą, tačiau tai praktiškai neturi įtakos darbo su EDMS principams. SaaS sprendimų tiekėjais gali būti tiek pardavėjai, tiek jų partneriai, o jų sąveikos galimybės gali būti įvairios. Dažniausiai debesų tiekėjas šiandien yra tradiciniai diegimo partneriai, kurie daugiausia dėmesio skiria EDMS dėžutėms, o ne sudėtingiems individualiems projektams.

Atsižvelgiant į EDMS taikomųjų programų įvairovę ir į tai, kad debesų EDMS rinka dar tik formuojasi, pardavėjai turėtų būti pasirengę dirbti su skirtingais modeliais, priklausomai nuo kliento poreikių, įsitikinęs Ilja Ipatovas, vadovaujantis „InterTrust“ konsultantas. Anot jo, pagrindinė kryptis vis dar yra SaaS galimybė, kai produktas yra išoriniuose resursuose (privačiame ar viešame debesyje) ir naudojamas per žiniatinklio sąsają arba vartotojo darbo vietoje įdiegtą storą klientą. Vartotojui tereikia atlikti atpažinimą ir pradėti dirbti su savo sistemos kopija – tokia konfigūracija, kurią jis užsakė. Jis gali sukonfigūruoti sistemą savarankiškai arba padedamas tiekėjo specialistų. Esminis „SaaS“ pasirinkimo pranašumas, pasak Iljos Ipatovo, yra tas, kad ji iš esmės automatiškai išsprendžia visus sistemos mastelio keitimo aspektus (padidina talpą, suteikia papildomos vietos diske ar prijungia naujus vartotojus), tuo tarpu nereikia sudaryti naujos sutarties ir laukite, kol pardavėjas pateiks licencijas - debesyje Tam yra paprasti atsiskaitymo sistemos nustatymai.

Jis pažymėjo, kad šiandien nedaugelis Rusijos EDMS kūrėjų gali sukurti savo duomenų centrą, kad galėtų diegti SaaS paslaugą. Paprastai pardavėjas savarankiškai suranda ir išsinuomoja duomenų centro pajėgumus, o tada reklamuoja ir parduoda paslaugas bei atkuria sistemą. Tačiau kartu ir duomenų centro savininkas gali tapti partneriu – tuomet, apmokęs savo darbuotojus, duomenų centras veikia kaip paslaugų teikėjas, parduodantis tam tikro pardavėjo sprendimą, o galbūt ir kelis skirtingų kūrėjų produktus. Pasak Iljos Ipatovo, gana perspektyvus atrodo modelis, kai pardavėjas naudojasi išorinio duomenų centro ištekliais, tačiau prieš diegdamas sistemą savo svetainėje atlieka specialią kliento apklausą. Be to, klientas taip pat gali būti EDMS teikėjas debesyje, jei sukuria privatų debesį ir vėliau teikia paslaugą savo dukterinėms įmonėms ar išorinėms organizacijoms.

Dmitrijus Šmailovas, ELAR ECM sprendimų kūrimo skyriaus vadovas, sutinka, kad „debesų EDMS“ sąvoka vis dar siejama pirmiausia su SaaS, ir mano, kad pagrindinė debesų schemų naujovė yra pačių dokumentų valdymo sistemų perdavimas iš išorės. „Šiandien šis požiūris sulaukia vis daugiau verslo supratimo ir pritarimo, visų pirma dėl perspektyvos sumažinti sąnaudas pagal bendrų nuosavybės išlaidų kriterijų“, – sako jis. „Rusijos rinkoje yra IT įmonių, kurios turi patirties teikti saugias ir patikimas paslaugas, tokių sprendimų tiekėjai yra integratoriai, kurie dažniausiai glaudžiai bendradarbiauja su pardavėjais ir turi įvairias klientui reikalingas paslaugas. “ Ekspertas pastebi, kad hibridinės schemos diegimas ir debesų paslaugos integravimas su on-premisa architektūra gali tapti alternatyva tiems klientams, kurie nori palikti paskutinį žodį sau. Daug žadantis variantas taip pat yra naudoti debesį kaip elektroninę saugyklą. Tačiau diegimo modelio pasirinkimas dažniausiai priklauso nuo CIO ir įmonės informacijos saugos tarnybos.

Dabartinė debesų EDMS naudojimo padėtis

Kiek šiandien klientų populiarūs debesys? Sprendžiant iš mūsų ekspertų atsakymų, ši kryptis veikiau yra pradinėje formavimosi fazėje, tačiau vis stabiliau auga debesų dalis EDMS rinkoje.

Aleksejus Roždestvenskis ypač apie tai kalba: „Debesų EDMS rinka Rusijoje vis dar tik pradeda formuotis ir šiandien joje yra labai mažai žaidėjų. Taip yra dėl to, kad tokių sprendimų paklausa iš klientų vis dar labai maža, daug kas žiūri tik į debesis ir daugiausia ten vykdo mažus pilotinius projektus apie didelius debesų diegimus. Jei kalbėtume apie tendencijas, pastebėčiau, kad į debesį pradedama žiūrėti rimtai, mūsų klientai vis dažniau prašo parengti jų projektų debesų infrastruktūros nuomos kaštus. Jo nuomone, dabar pirmiausia domina debesų sprendimai komercines bendroves, kurioms netaikomi griežti saugos reikalavimai, kaip, pavyzdžiui, viešajame sektoriuje, ir kuriems krizės metu reikia maksimaliai optimizuoti savo išlaidas, neprarandant efektyvumo.

Vasilijus Babincevas pabrėžia, kad įgyvendindami EDMS projektus klientai pirmiausia vadovaujasi klausimais ekonominis efektyvumas, o kartu suprantamai atsargiai žiūri į naujas idėjas. Jis citavo tyrimų duomenis, kuriuos jo įmonė atliko tarp klientų 2014–2016 metais: didžiausią susidomėjimą SaaS modeliais parodė SVV sektoriaus ir Maskvos organizacijų atstovai (nesvarbu, ar jie naudoja EDMS, ar ne). Įmonės, kurios jau turi EDMS, yra konservatyvesnės, kai reikia keisti architektūrą, ir nori likti vietoje modelio. Didelės įmonės svarsto galimybę naudoti SaaS jungdamos naujas verslo funkcijas. Visos įmonės, nepriklausomai nuo kategorijos ir dydžio, vis dar atsargiai vertina dalį savo verslo procesų perkelti į išorę (viešieji debesys), ypač finansų sektoriuje. Tačiau mažos įmonės dėl IT infrastruktūros apribojimų kai kuriais atvejais verčia pereiti prie debesų mainų elektroninius dokumentus su verslo sandorio šalimis. Tie stambūs klientai, kurie naudojasi debesijos paslaugomis, dokumentus vis dar saugo uždarose įmonių sistemose.

Dmitrijus Šmailovas pateikia optimistiškesnį vertinimą: „Rusijoje daugelis įmonių pereina prie debesies“. Kartu jis patvirtina, kad SVV klientai tai daro aktyviau; tendencija į IT strategiją įtraukti debesijos paslaugas iš išorės didelis verslas o vyriausybinės agentūros tapo pastebimos tik neseniai.

Tačiau yra ir kitų požiūrių. „Manome, kad didelis ir vidutinis verslas nėra pasiruošęs klasikiniam debesies EDMS modeliui, sako generalinis direktorius Verslo logikos įmonė (IT grupė) Viktoras Weinsteinas. - Klasikinis šiuolaikinės EDMS diegimas iš pradžių yra privatus debesis, kuriame jis yra, „gyvena“ kartu su klientu jo duomenų centre. Technologiniu požiūriu debesų sprendimas reiškia, kad jis keičiamas naudojant debesies modelį, pridedant skaičiavimo galią ir saugojimo sistemas. Kalbant apie mažas įmones, joms šiuo metu nereikia specializuotos EDMS, net ir debesies. Mano nuomone, smulkus verslas atkreips dėmesį į specializuotą EDMS (debesį), jei turės integruotą funkcionalumą teisiškai reikšmingam dokumentų srautui, įskaitant, žinoma, elektroninį parašą. Dabar didelio verslo segmente nebereikia debesų kompiuterijos EDMS, o mažoms įmonėms laikas dar neatėjo.

Kas pritraukia klientus į debesį?

Mūsų ekspertų teigimu, pagrindinis debesų EDMS patrauklumas klientams yra galimybė sumažinti bendrąsias nuosavybės išlaidas. Nors tikėtina, kad ši idėja apie debesų pranašumus nėra visiškai teisinga, ir tai sukuria tam tikros problemos, nes realybė ne visada pateisina lūkesčius. Tiesą sakant, labai svarbu, kad įmonės aiškiai suprastų naujų modelių privalumus ir trūkumus, kad pasirinkdamos joms reikalingą automatizavimo variantą nepasirinktų klaidingai.

Finansų universiteto prie Vyriausybės katedros vedėjas Rusijos Federacija Vladimiras Solovjovas tarp galimų debesų pranašumų pirmiausia įžvelgia finansinį komponentą: „Pagrindinis perkėlimo į debesį variklis yra ekonominis pagrįstumas. Tai yra, debesijos dokumentų srautas gali būti laikomas vietinio pakaitalu, jei debesies paslaugos įsigijimas bus pigesnis nei jos diegimas organizacijos infrastruktūroje, arba jei už panašią kainą padidėja darbuotojų našumas, pavyzdžiui, sumažinus EDMS. prastovos arba padidinus jos darbo greitį. Visiškai nėra akivaizdu, kad debesų parinktis yra pigesnė... Tiesą sakant, todėl universitete turime EDMS, skirtą 1300 vartotojų. Bet jei debesies variantas būtų bent keturis kartus pigesnis, tai, žinoma, balsuočiau už debesį.

Aleksejus Roždestvenskis suformulavo tris debesų pranašumus, su kuriais sutinka visi ekspertai: 1) įrangos pirkimo ir priežiūros išlaidų mažinimas; 2) lankstesnė IT infrastruktūra, kurią galima bet kada greitai pakeisti pagal verslo poreikius; 3) teikėjo teikiamos saugaus duomenų saugojimo garantija (atsarginė kopija, apsaugos sistemos ir kt.).

Patikslindamas šias tezes, Dmitrijus Šmailovas pabrėžia, kad debesų sprendimai neabejotinai sumažina kapitalo sąnaudas ir užtikrina didesnį sėkmingą rezultatą diegiant EDMS. Kalbant apie veiklos sąnaudas, atsakymas nėra toks aiškiai teigiamas, ir bet kuriuo atveju reikia atsižvelgti ne tik į finansines išlaidas, bet ir kokybinis pelnas klientui. Visų pirma, sutaupyti pinigų galima mokant tik už panaudotus išteklius ir operatyviai įgyjant pajėgumų konkrečioms užduotims atlikti. Kokybiniai patobulinimai gali būti siejami su dokumentų saugumo užtikrinimu ir saugia prieiga prie jų. Tik dabar Rusijos klientai pradeda suvokti kitus, galbūt svarbesnius debesų pranašumus, tokius kaip šiuolaikinio verslo mobilumo palaikymas debesų sprendimų lankstumu ir masteliu (reikiamo vartotojų skaičiaus sujungimas, teritorinė ir laiko nepriklausomybė). Debesijos dokumentų srauto naudojant SaaS modelį privalumai taip pat apima tiekėjo teikiamą gedimams atsparų sprendimą, vienodą versijų kūrimą vartotojams ir dėl to dokumentų srauto standartizavimą bei darbą dalyviams suprantamoje sąsajoje.

Kapitalo sąnaudų mažinimas ypač įdomus mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurios, kaip taisyklė, neturi savo IT infrastruktūros ir didelių biudžetų programinei įrangai įsigyti ir diegti, tačiau yra apribojimų plėsti IT paslaugas, pažymi Vasilijus Babincevas. . Tuo pačiu metu jie turi galimybę gauti prieigą prie įmonės lygio sprendimų, kurie anksčiau jiems buvo praktiškai neprieinami (kainos ir įgyvendinimo sudėtingumo atžvilgiu). Stambius klientus, jo nuomone, į debesis vilioja galimybė išbandyti naujus procesus. Debesijos paslaugos leidžia, nekeičiant esamos architektūros, išbandyti naujus ECM sistemų verslo sprendimus ir, jei jie pasirodys patogūs ir efektyvūs, įdiegti juos į savo infrastruktūrą. Jei nauji procesai yra susiję su darbu su išoriniais rangovais, tokie visapusiški verslo sprendimai gali įsitvirtinti debesų lygiu, o dabartiniai vartotojai to nepastebės ir toliau dirbs pažįstamos ECM sistemos sąsajoje.

Tačiau klientai turi nepamiršti probleminių debesų EDMS aspektų. Kalbėdamas apie tai, Ilja Ipatovas atkreipia dėmesį į tai, kad debesų sprendimo galimybė pritaikyti savo poreikius yra žymiai mažesnė nei tradicinių diegimo projektų atveju, kai gali būti įgyvendinami beveik bet kokie klientų reikalavimai. Unikalūs debesų sprendimo patobulinimai praktiškai neįmanomi – tai kainuos per daug. Tačiau debesies pagrindu veikiančiai EDMS nereikia samdyti administratorių. „Debesų EDMS tikslinė auditorija yra vidutinės ir mažos įmonės, taip pat vyriausybinės organizacijos savivaldybių lygmeniu“, – mano jis. - Ši klientų kategorija yra pasiruošusi susitaikyti su tam tikrais funkcionalumo apribojimais, kad gautų minimalias paslaugų kainas. Tačiau stambieji klientai dažniausiai yra suinteresuoti, kad EDMS funkcionalumas būtų kuo platesnis ir tuo pačiu atitiktų organizacijoje susiformavusius unikalius reikalavimus bei dokumentų srauto tradicijas. Vargu ar įmanoma įgyvendinti šį metodą debesyse.

Kas trukdo ir kas padeda pardavėjams ir klientams įdiegti debesų EDMS

Pasak ekspertų, pats debesies pagrindu veikiančios EDMS sukūrimas nesukelia techninių problemų. Jau esami vietiniai sprendimai gerai persikelia į debesį ir to dažniausiai pakanka šiandieniniams klientų poreikiams patenkinti, nors tuomet vis tiek reikia optimizuoti debesies parinkties sistemos architektūrą.

Tačiau, kaip pastebi Dmitrijus Šmailovas, rimtas reikalas pardavėjams yra tai, kad jie arba turi tapti tiekėjais, arba išmokti bendradarbiauti su tiekėjais, pagrindinės užduotys – užtikrinti siūlomų sprendimų atsparumą nelaimėms, prieigos prie paslaugos tęstinumą ir atitikimą su paslaugų kokybės lygiu pagal klientų reikalavimus. Taip pat reguliavimo požiūriu, atsižvelgiant į nuolat kintančias ekonomines ir politines sąlygas, svarbus vaidmuo tenka pageidavimams dėl duomenų centrų įkūrimo Rusijoje ir konfidencialumo reikalavimų laikymosi.

Taip pat reikalingi nauji dizaino formatai sutartiniai santykiai su klientu. „Sukūrėme naują greito pardavimo organizacinį modelį nuo pirmojo kontakto su vartotoju iki sąskaitų faktūrų išrašymo ir automatinio EDMS debesies egzemplioriaus sukūrimo. Tai yra, jie perėjo prie adhezijos sutarties (pasiūlymo) modelio reglamentu“, – sako Vasilijus Babincevas. – Šiuo atveju procesas vyksta elektroniniu formatu, klientas pradeda dirbti sistemoje paraiškos pateikimo dieną. Tiesa, verta pripažinti, kad ne visi klientai yra pasirengę dirbti be popierinio pagrindo, tačiau tai laiko klausimas.

Pagrindinė debesų problema yra klientų nepasitikėjimas. Žinoma, nebėra aštriai neigiamo požiūrio į debesis, kaip buvo vos prieš keletą metų, tačiau dauguma įmonių vis dar yra atsargios, o kartais ir aiškiai perteklinės. „Nepaisant to, kad pastaruoju metu daugelis saugumo problemų buvo pašalintos, o paslaugų teikėjai reguliariai dalyvauja audituose ir patikrinimuose, kad patvirtintų atitiktį standartų ir teisės aktų reikalavimams, techninis ir psichologinis pasipriešinimas nebuvo visiškai pašalintas“, – aiškina Vasilijus Babincevas. – Vienas iš argumentų – visiška priklausomybė nuo interneto tiekėjų (ir čia tenka pripažinti, kad teks diegti atsarginius komunikacijos kanalus). Kartais susiduriame ir su atskirų IT specialistų nepasirengimu, kurie yra linkę į rinkoje atsirandančias technologijas, ir net aiškūs ekonomiškumo pranašumai ne visada gali pakeisti jų saugumo prioritetus. Tačiau jis pripažįsta, kad tokios problemos yra grynai techninis argumentas prieš debesų sprendimus dėl to, kad kliento įmonės IT infrastruktūroje yra specifiniai saugos nustatymai. Pavyzdžiui, klientai gali naudoti tarpinius serverius su daugybe apribojimų, o kai kurios debesies programos palaiko konkrečius protokolus ir negali dirbti su visų tipų tarpiniais serveriais. Be to, srauto ir nuotėkio stebėjimo įrankiai labai vėluoja debesų programose, sumažina našumą ir kai kuriais atvejais tampa netinkamomis naudoti.

Įmonės susiduria su dilema: atsisakyti debesies arba pritaikyti savo IT infrastruktūrą debesų tiekėjų reikalavimams. Lygiai taip pat klientai turi sutikti arba nesutikti su standartinėmis SLA sąlygomis (garantuotas paslaugos prieinamumas, suplanuotų darbų laikas, informacija apie atsarginį informacijos saugojimą ir kt.). Toks klausimas iškyla, pavyzdžiui, tais atvejais, kai esamas SLA klientams netinka, o specialios sąlygos kainuos kur kas brangiau, o tai apsunkina darbų pradžią. Bet, anot Vasilijaus Babincevo, praktika rodo, kad daug problemų yra visiškai išsprendžiamos debesų sistemų tiekėjai ir klientai, stengdamiesi kuo labiau suartinti reikalavimus ir plėtoti bendrą infrastruktūrą.

Aleksejus Roždestvenskis įsitikinęs, kad norint panaikinti nepasitikėjimą debesų EDMS, pramonė turi sukaupti kritinę debesų projektų masę, parodydama jų patikimumą ir saugumą. Kartu jis pažymi, kad vis dar aktualus komunikacijos kanalų nestabilumo klausimas, dėl kurio gali kilti sunkumų dėl prieigos prie debesies.

Tačiau pokalbiuose apie debesų naudojimą dažnai girdima mintis, kad pereinant nuo vietinio modelio prie debesies, pagrindinė problema yra ne tik kai kurių IT funkcijų perkėlimas į išorės paslaugų tiekimą, bet ir vidinio kompiuterio transformavimo poreikis. pati įmonė. Pasak Iljos Ipatovo, prieš perduodamas dokumentų srautą ar duomenų saugojimą iš išorės, klientas turi sutvarkyti savo verslo procesus ir reglamentus. Tuo pačiu metu, norėdamas naudoti debesį, jis dažnai turi atsisakyti savo unikalių „išradimų“ (verslo procesų organizavimo) tam tikrų žmonių naudai. standartinės grandinės. „Viena iš pagrindinių problemų yra ta, kad klientas, turintis giliai pritaikytą EDMS, nėra pasirengęs atsisakyti įprastų darbo modelių, kad sumažintų nuosavybės išlaidas. Todėl debesų EDMS paslaugų paklausą turės nauji klientai, nuo nulio diegiantys elektroninį dokumentų valdymą“, – sako jis.

Tą pačią mintį išsako ir Dmitrijus Šmailovas: „Keičiant verslo procesus, susijusius su perėjimu prie debesies dokumentų valdymo, reikia dirbti su organizaciniais pokyčiais – kaip rodo praktika, bet kokios verslo procesų transformacijos susiduria su IT vartotojų pasipriešinimu įmonėje. Rangovas turi ne tik sukurti optimalią dokumentų srauto perkėlimo į debesijos paslaugą strategiją, bet ir prisiimti atsakomybę už jos įgyvendinimą.

Pasitikėjimo debesų EDMS problema yra tiesiogiai susijusi su didėjančiu pasitikėjimu konkrečiais tiekėjais, įsitikinęs Vladimiras Solovjovas: „Klausimas, kas bus, jei teikėjas praras visus duomenis, išlieka aktualus dėl to, kad debesų dokumentų valdymo paslaugų teikėjai nėra palyginami. „Microsoft“, AWS, „Google“

„Yra labai mažai grynai techninių problemų pereinant prie debesų lygio, jei pereinama prie panašios sistemos ir pereinant prie nauja sistema Nekyla daugiau problemų nei su bet kokia vietine migracija“, – sako Sergejus Avdaljanas, nepriklausomas ekspertas, turintis didelę IT paslaugų vadovo patirtį iš kliento pusės. - Pagrindinės duomenų perdavimo technikos yra gana standartinės ir nesukelia ypatingų sunkumų sistemos ir duomenų bazių administratorių lygio specialistams. Daug daugiau problemų kyla organizacinių, reguliavimo ir saugumo srityse. Daugelis vadovų, ypač Rusijos įmonės, jie atvirai nepasitiki pagrindinių įmonės pagrindinių duomenų apie klientus, produktus, paslaugas, technologijas, know-how (kuri iš esmės sudaro įmonės vertę) saugojimu trečiosioms įmonėms, suvokdami, kad kyla nuostolių ir nutekėjimo rizika. šių duomenų gali būti paskutinis žingsnis verslo sunaikinimo link “

Tipiški klaidingi klientų supratimai (pagal pardavėjus) dėl debesies EDMS paslaugų

· Debesų EDMS funkcionalumas labai sumažintas, sunku prisitaikyti prie klientų reikalavimų ir integruoti su esamais on-premis sprendimais (daugiausia lyginant su nemokamomis vartotojų debesijos paslaugomis, nors įmonės debesų dokumentų valdymo programinėje įrangoje yra galingų funkcijų jau dėžutėje);

· nepakankamas informacijos apsaugos lygis dirbant debesyje, galimi nutekėjimai (tam reikia rimto darbo aiškinant debesų programinės įrangos veikimo principus ir jos naudojimo patirties analizę);

· bendras SaaS modelio naudojimas yra brangesnis nei vietinis pasirinkimas (klientai dažnai pamiršta atsižvelgti į visus vietinių sprendimų kainos komponentus, pvz., infrastruktūros programinės įrangos nuosavybę ir poreikį turėti nuosavi apmokami IT specialistai);

· debesų technologijos negali būti naudojamos vyriausybines organizacijas(tuo pačiu jie pamiršta apie bendruomeninį, departamentų debesų modelį).

Nėra jokių abejonių, kad debesų technologija keičia verslą. Mažos įmonės vertina galimybę saugoti dokumentus debesyje ir patogiai juos valdyti, pagrindiniai žaidėjai verslas – galimybė sutaupyti perkant ir prižiūrint nuosavą duomenų saugojimo infrastruktūrą.

Ką mums siūlo debesys

Svarbiausias - debesies saugykla. Skaitmeniniai dokumentai visada pasiekiami iš bet kurios pasaulio vietos ir neužima vietos biure failų pavidalu. Kai kurios debesies paslaugos leidžia saugoti failus ir dokumentus be dydžio apribojimų. Taip pat yra paslaugų, kurios suteikia prieigą prie skirtingų debesų per vieną portalą, t.y. Pasiekdami duomenis nepastebėsite, kad pereinate iš serverio į serverį.

Bendradarbiavimo su duomenimis organizavimas. Tai vienas iš svarbiausi aspektai dirbti debesyje. Kiekvienas darbuotojas gali pasiekti paslaugas iš bet kurio įrenginio, o tai leidžia pagerinti bendradarbiavimą įgyvendinant projektą, sumažinti darbui skirtą laiką ir nesibaigiantį susirašinėjimą el. Kalbant apie duomenų saugumą, dokumentus galima apsaugoti slaptažodžiu arba nustatyti, kad jie būtų ištrinti po tam tikro laiko (keleto minučių, valandų ar dienų).

Nauja tendencija - debesų CRM, ERP irECM-sistemos. Tokia vietinė sistema naudojama beveik visose įmonėse, nepaisant jos dydžio. Jie turi visus debesų saugyklos ir bendradarbiavimo privalumus ir tuo pačiu turi vieną struktūrizuotą duomenų bazę informacijai saugoti. Debesis pagrįstos sistemos pranašumai yra tai, kad visada galite pasiekti svarbius duomenis. Tuo pačiu metu esate apsaugoti nuo duomenų praradimo, jei jūsų vidinis serveris staiga sugenda.

Nereikia rasti serverių tiesiai biure. Tu gali naudoti trečiosios šalies įmonės paslaugos, kuri suteiks jums pilną kompiuterinę infrastruktūrą: serverius, duomenų saugojimo sistemas, tinklo įrangą, taip pat programinę įrangą šiems resursams valdyti. Infrastruktūros kontrolė ir valdymas lieka paslaugų teikėjui, todėl galite sutaupyti pinigų įrangos priežiūrai.

Sistemos gedimo atveju visada turėsite atkūrimo planas. Įmonėms, kurios savo informaciją saugo trečiųjų šalių ištekliais, nereikia jaudintis dėl šios informacijos praradimo gaisro ar stichinės nelaimės (potvynių ir pan.) atveju, nes visus reikiamus duomenis galima gauti internetu.

Vertinant naujų technologijų galimybes, būtina kritiškai pasižiūrėti galima rizika:

● Jūsų duomenys yra trečiųjų šalių rankose, todėl prieš pasirenkant tiekėją reikia atidžiai pasitikrinti saugumo problemą.

● Debesijos paslaugų teikėjai greitai atsiranda ir taip pat greitai išnyksta. Tokiu atveju kyla pavojus prarasti visus duomenis. To išvengsite, jei turėsite kelias atsargines kopijas.

● Patikimas ir kokybiškas interneto ryšys. Jei kyla ryšio problemų, teks dirbti su popieriniais dokumentais (arba vietinėmis kopijomis).

● Padidėjusios išlaidos taip pat gali nustebinti, jei debesies perkėlimo procesas nebuvo kruopščiai suplanuotas. Būtina atsižvelgti į sistemos mastelį ateityje ir tuo pačiu neviršyti biudžeto.

● Jei debesies saugykla fiziškai yra kitoje šalyje, galite susidurti su skirtingais federaliniais duomenų saugojimo įstatymais. Turite žinoti, kurioje šalyje yra jūsų informacija.

Nepasitikėjimas debesimis pirmiausia susijęs su saugumo problemomis. Verta paminėti, kad kai kurie pardavėjai leidžia įmonėms naudoti savo šifravimo raktus. Taip pat galite užšifruoti failus prieš perkeldami juos į debesies saugyklą. Šifravimas užtikrins, kad tik įgalioti vartotojai turėtų prieigą prie konfidencialios informacijos. Be to:

● Dauguma teikėjų informaciją saugo naudodami AES, kurių raktų ilgis yra 128 arba 256 bitai.

● Debesų paslaugų teikėjai visada sukuria atsargines duomenų kopijas, kurios užtikrina failų saugumą, net jei jie kurį laiką nebuvo pasiekti.

● Saugykla debesyje yra gerai apsaugota ir saugo jūsų duomenis, o išorinį standųjį diską arba USB diskus, kuriuose yra informacijos, galima lengvai pavogti.

Kodėl debesys?

Atsakymas į šį klausimą paprastas: didžiausias veiksnys pereinant prie debesies yra paprastas naudojimasis infrastruktūra ir išlaidų taupymas*.

*Pagal AIIM. Apklausoje dalyvavo 362 respondentai, buvo galima pasirinkti iki 3 atsakymų.

Hibridiniai debesys ir ateitis

Daugelis šios rinkos srities ekspertų ateitį mato hibridiniuose debesyse, turėdami omenyje dalijimosi informacija saugumą. Hibridiniame debesyje IT ištekliai sujungiami: vieni jų yra organizacijos vidiniame (privačiame) debesyje, kiti – viešajame debesyje, kurį teikia komercinis tiekėjas. Taip didėja išteklių skaičius ir sustiprinama programų vidaus kontrolė. „Jei kils hibridiniai debesys, tai bus tinkamas sprendimas daugeliui įmonių. Jie vis tiek įgaus pagreitį“,

Dokumentų srautas debesyje – vidutinio ir smulkaus verslo problemų sprendimas

Elektroninių dokumentų valdymo organizavimo problema aktuali bet kokio dydžio įmonei. Tačiau rinkoje esantys sprendimai daugiausia skirti didelėms ir vidutinėms įmonėms ir negali padėti mažoms ir vidutinėms įmonėms. Mažoms įmonėms reikia lengvos, paprastos ir nebrangios EDMS. Atėjo laikas atsigręžti į „debesis“.

Bendradarbiavimo su dokumentais įgyvendinimas mažoms įmonėms yra tokia pat svarbi užduotis, kaip ir vidutinėms bei didelėms. Neretai tai apsunkina tai, kad kai kurie tokių įmonių darbuotojai (pavyzdžiui, buhalteris) yra „nuošalūs“ ir neturi darbo vietų biure. Būna, kad biuro kaip tokio nėra, o visi darbuotojai dirba iš namų. Tuo pačiu akivaizdu, kad rinkoje vyraujančios didelės sistemos su brangiu diegimu netinka mažoms ir vidutinėms įmonėms – mažos įmonės vadovui nėra prasmės mokėti už papildomą funkcionalumą, nėra svetainės su galingu serveriu. ir administratoriai, pasirengę konfigūruoti ir palaikyti tokią EDMS.

MVĮ turėjo pasitenkinti darbu su dokumentais naudojant įprastus biuro redaktorius ir el. Tačiau dokumentų siuntimas, bendras rengimas ir tvirtinimas tokiu būdu ne tik nepadeda išspręsti pagrindinių smulkaus verslo problemų, bet ir gerokai jas apsunkina. Vadovas neturi aiškaus supratimo, kur ir kokios būklės yra reikalinga dokumento versija, kada ir kokie jo pakeitimai buvo padaryti. Visa tai sukuria chaosą ir verčia papildomai skirti laiko užsakymams ir kontrolei.

Dėl debesų paslaugų plėtros Rusijos rinkoje pradėjo atsirasti sistemos, skirtos išspręsti bendradarbiavimo su specialiai skirtais dokumentais organizavimo problemą. smulkaus verslo. Vienas iš tokių sprendimų yra debesies pagrindu sukurta elektroninių dokumentų valdymo sistema „Docloud“.

Kaip „debesys“ keičia EDMS

Debesų technologijos (angl. cloud computing, dar vartojamas ir terminas „debesų kompiuterija“) – duomenų apdorojimo technologija, kurios metu kompiuterio resursai ir galia suteikiami vartotojui kaip paslauga, pasiekiama internetu. Vartotojas turi prieigą prie savo duomenų ir neturi jaudintis dėl infrastruktūros, operacinės sistemos ir tikrosios programinės įrangos, su kuria jis dirba.

Kalbant apie EDMS, tai reiškia, kad norint naudotis sistema nereikia pirkti brangios įrangos, atlikti diegimo ir siųsti darbuotojų mokymams. Norėdami pasiekti visas paslaugos funkcijas, tiesiog užsiregistruokite svetainėje. Vartotojas moka tik už jam reikalingą išteklių kiekį ir gali bet kada prisijungti prie sistemos iš kompiuterio, planšetinio kompiuterio ar išmaniojo telefono, kad ir kur būtų.

Ką gali padaryti debesies EDMS?

Panagrinėkime pagrindines funkcines sistemos savybes.

Pradėkime nuo to, kad sistema leidžia saugoti ir tvarkyti bet kokius dokumentus pagal tipą ar kryptį. Norėdami tai padaryti, tereikia juos perkelti iš kompiuterio ar skaitytuvo į sistemą ir, jei reikia, pridėti komentarų arba nurodyti papildomus metaduomenis. Verta paminėti, kad prisegtus pagrindinių teksto formatų (TXT, RTF, DOC) failus galima peržiūrėti tiesiai iš sistemos, jų neatsisiunčiant į įrenginį ir neturint programinės įrangos, reikalingos tokio tipo failams peržiūrėti. Pavyzdžiui, iš išmaniojo telefono, kuriame neįdiegtos failų tvarkymo programos, galite peržiūrėti Word ir Excel failus. Tai labai palengvina darbą iš planšetinių kompiuterių ir mobiliųjų įrenginių.

Vadovai taip pat gali greitai ir lengvai konfigūruoti prieigos nustatymus, nustatydami, kurie darbuotojai gali matyti ar redaguoti tam tikrus dokumentus.

Siekiant supaprastinti darbą su standartiniais dokumentais, sistema numato šablonų kūrimą. Su jų pagalba galite žymiai supaprastinti tokių dažnai prašomų dokumentų kaip „sąskaitos faktūros“ ar „akto“ kūrimo ir pildymo procesą.

Svarbi dokumentų valdymo funkcija – dokumento derinimas ir tvirtinimas, todėl jo įgyvendinimas turėtų būti aiškus ir paprastas. Docloud programoje dokumentas gali būti išsiųstas tvirtinti iš karto po sukūrimo, nurodant darbuotojus, iš kurių reikia patvirtinimo ar pataisų, visa informacija apie dokumento judėjimą, jo esamą versiją ir būseną visada prieinama visiems su juo dirbantiems vartotojams.

Greita ir patogi viso teksto paieška leidžia rasti reikalingus dokumentus pagal prie jų pridėtų failų turinį, o parametrinė paieška aplankuose – pasirinkti pagal reikiamus parametrus.

Ką teikia debesies EDMS?

Panagrinėkime debesies sprendimų MVĮ pranašumus. Pirma, naudojant tokią programinę įrangą, įmonei nereikia mokėti už sistemos diegimą. „Docloud“ jau siūlo sprendimą, kuriame yra viskas, ko jums reikia. Prisijungęs prie sistemos vartotojas ras pagal įmonės veiklos sritis sukonfigūruotus aplankus, pamatys pagrindines, dažniausiai naudojamas dokumentų rūšis ir patogų sprendimą juos peržiūrėti. Visi į sistemą jau įtraukti dokumentai apima daugumą bet kurios mažos įmonės poreikių, o esant poreikiui juos galima koreguoti.

Antra, „Docloud“ sąsaja leidžia bet kuriam vartotojui iš karto pradėti dirbti su sistema – pirmosiomis darbo dienomis jis gali išmokti visų pagrindinių darbo su dokumentais veiksmų.

Trečia, naudojant debesies programinę įrangą, įmonei nereikia mokėti už palaikymą ar samdyti sistemos administratoriaus, nes tokio tipo paslauga jau įtraukta į licencijos kainą. Jei iškyla kokių nors problemų, vartotojas gali greitai gauti atsakymą iš specialistų, taip pat peržiūrėti forumą Techninė pagalba ir sužinokite apie problemos sprendimus iš vartotojų, kurie su ja jau susidūrė.

Ketvirta, nereikia permokėti už naudojimosi sistema laikotarpį. Lanksti licencijavimo politika padės pasirinkti prenumeratos tipą ir nurodyti reikiamą vartotojų skaičių. Jei iškyla problemų, vadovas gali sustabdyti darbą iki šešių mėnesių, kad vėliau galėtų grįžti į darbą. Tokiu atveju visi nustatymai ir dokumentai bus išsaugoti.

Kaip „debesys“ vilioja milžinus

Išnagrinėjome debesies EDMS naudojimo naudą mažų įmonių vadovams, tačiau ši funkcija gali būti įdomi ne tik jiems.

Įsivaizduokime didelės įmonės vieno iš padalinių vadovą – jo skyriui reikėjo nebrangios ir paprastos vidinio dokumentų tvirtinimo sistemos, tačiau jo organizacijoje įdiegta EDMS per daug perkrauta funkcionalumu arba negali leisti jos atskirti nuo bendra struktūra. Tokiu atveju jam tiks Docloud, kuriame jis galės įgyvendinti savo užduotis nediegdamas papildomų sistemų įmonės biuruose ir neišleisdamas tam daug pinigų iš skyriaus biudžeto.

Arba įsivaizduokite projekto komandą, kurią sudaro darbuotojai iš kelių skirtingų organizacijų, kuriems reikia tarpusavyje derinti dokumentus. Esant tokiai situacijai, neįmanoma įdiegti vietinio sprendimo ir galite naudoti Docloud sistemą. Tuo pačiu metu jiems nereikia pirkti šio sprendimo ilgą laiką – pasirinkę optimalų tarifą projekto gyvavimo laikotarpiui, jie gali nustoti naudotis sistema iš karto po jos pabaigos.

Anotacija: Straipsnyje pateikiama analizė dabartinė būklė EDMS rinka Rusijoje. Nustatyti debesų technologijų naudojimo viešajame sektoriuje pranašumai. Nagrinėjamos debesijos pagrindu veikiančios EDMS diegimo vyriausybinėse įstaigose ypatybės.

Raktiniai žodžiai: debesų technologijos, EDMS, viešasis sektorius.

Šiuo metu Rusijoje vyksta reikšmingi pokyčiai biurų automatizavimo ir dokumentų srauto srityje. Ekspertai pastebi aktyvų šalies organizacijų susidomėjimą pasinaudoti elektroninio dokumentų valdymo teikiamais privalumais.

Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų (EDMS) rinkos plėtrą skatina tokios tendencijos kaip importo pakeitimas, rusiškos programinės įrangos registro sukūrimas, debesų technologijų plėtra, taip pat pasenusių IT mastelio keitimo ar pakeitimo procesas. sprendimus.

TAdviser teigimu, 2016 metais EDMS projektai aktyviausiai buvo įgyvendinti viešajame sektoriuje ir socialinėse struktūrose. Apie 19% iš beveik 4 tūkstančių šios klasės sistemų įdiegimų yra konkrečiai susiję su vyriausybinėmis įstaigomis. Didelė paklausa EDMS taip pat buvo užfiksuota finansų pramonėje, statyboje, prekyboje, mechaninėje inžinerijoje ir energetikoje.

„TAdviser“ duomenimis, EDMS diegimo viešajame sektoriuje lyderė yra „Elektroninių biurų sistemų“ įmonės (EDMS „Delo“ kūrėjo) partnerė bendrovė „KS-Consulting“. Toliau ateina pati EOS įmonė, „Digital Design“ („Docsvision“ integratoriaus partneris), ELAR ir „Office-Doc“ (1 pav.).

1 pav. Įmonių akcijos pagal EDMS projektų skaičių viešajame sektoriuje

Noriu pastebėti, kad reikšminga tendencija, kurią dabar pastebi visi ekspertai ir kuri daro didelę įtaką visai šalies dokumentų valdymo pramonei, yra „dokumentų valdymas debesyje“.

„Debesų dokumentų valdymas“ yra moderni technologija dokumentų srautas, kuriame darbui su dokumentais reikalinga programinė įranga vartotojui suteikiama kaip interneto paslauga. Tai paslauga, paremta SaaS (Software as a Service) modeliu – programinė įranga kaip paslauga. Šis metodas leidžia nepirkti programinės įrangos produkto, o esant poreikiui laikinai juo naudotis, mokant už faktinį resurso naudojimo laiką.

EDMS naudojimas SaaS formatu turi nemažai privalumų, kurie pirmiausia išreiškiami taupymu Pinigai atitinkamos programinės įrangos įsigijimui, įdiegimui ir palaikymui. Debesijos sprendimo lankstumas ir mastelio keitimas leidžia prie sistemos bet kuriuo metu prijungti bet kokį vartotojų skaičių iš bet kurios pasaulio vietos – poreikis atsiranda dėl didėjančio šiuolaikinio verslo mobilumo. Debesijos dokumentų srauto naudojimas taip pat leidžia įmonėms, turinčioms filialus ir dukterines įmones, standartizuoti dokumentų srautą visose įmonės struktūrose naudojant vieną programinės įrangos versiją. Taigi daugeliui organizacijų SaaS modeliu paremtos EDMS tampa vienintele protingo išteklių ir išlaidų valdymo galimybe.

Ekspertai teigia, kad debesų kompiuterijos EDMS naudojimas ateityje tik didės, ypač vidutiniame ir mažame versle. Specialistų teigimu, elektroninės dokumentų valdymo sistemos didelės įmonės vystysis vadinamuosiuose „privačiuose“ debesyse, kurie leidžia centralizuoti geografiškai paskirstytų įmonių dokumentų valdymo įrankius viename duomenų centre.

Noriu pastebėti, kad tendencija debesų paslaugas įtraukti į IT strategiją iš valstybinių įstaigų pusės pastebima visai neseniai. Rusijos ministerijų ir departamentų vykdomas programinės įrangos diegimas naudojant debesijos modelį atspindi nacionalinę specifiką besikeičiančių tarptautinių santykių kontekste ir, kita vertus, Rusijos ekonominės padėties komplikaciją. IN šiuo metu valdžios institucijos yra priverstos optimizuoti savo funkcijų vykdymo išlaidas, įskaitant taupymą IT paslaugoms, atsižvelgiant į bendrą plėtros tendenciją. elektroninė valdžia.

Apskritai vyriausybės klientai yra labiau pasirengę kurti savo privačius debesis nei nuomotis viešąsias paslaugas. Vyriausybinių agentūrų darbą su viešaisiais debesimis apsunkina saugumo ir reguliavimo reikalavimai, įskaitant apribojimus perkant užsienyje pagamintas paslaugas. Naudodamos SaaS modelį, vyriausybinės agentūros šiandien naudoja sprendimus turinio valdymo, elektroninių dokumentų valdymo, Dirbdami kartu arba projektai.

2016 metais bendrovė „New Cloud Technologies“ ir analitinis centras „TAdviser“ atliko tyrimą „Debesų paslaugos valdžios institucijose“. Tyrimo duomenimis, tarp apklaustųjų institucijų labiausiai paplitusios debesų programinės įrangos rūšys yra elektroninės dokumentų valdymo sistemos ir duomenų saugojimo paslaugos (apie 80 proc.) (2 pav.).

2 pav. Naudojamos programinės įrangos tipai pagal debesies modelį

Pažangiausi regionai pagal debesų sprendimų panaudojimą viešajame sektoriuje yra: Maskva, Sankt Peterburgas, Tatarstanas, Hantų-Mansių autonominė apygarda-Jugra, Tulos sritis (1 lentelė).

1 lentelė.

TOP 5 Rusijos Federacijos regionai, skirti migracijai į debesų sprendimus 10 balų skalėje

Šiuose regionuose viešojo sektoriaus migracija į debesų EDMS yra plačiai paplitusi. Visų pirma, debesų pagrindu sukurta EDMS „Practice“ buvo įdiegta vyriausybinėse agentūrose Maskvoje ir Maskvos regione. Iš viso šį sprendimą naudoja daugiau nei 40 federalinių ir regioninių valdžios institucijų.

Verta paminėti, kad ilgą laiką pagrindinis veiksnys, ribojantis debesų technologijų, įskaitant debesų EDMS, plitimą Rusijos regionuose, buvo ryšio kanalų apribojimai ir, daugiausia, nepakankamas plačiajuosčio ryšio prieigos išsivystymo lygis.

Šiuo metu situacija lygėja. Kaip parodė tyrimas „Debesų paslaugos vyriausybinėse įstaigose“, daugiau nei 60% apklaustų regioninių organizacijų patvirtina, kad naudojasi debesijos paslaugomis ar turi migracijos planus. Neabejotinas regioninės debesų aprėpties variklis buvo „Rostelecom“ operatoriaus O7 platforma, kuri daugiausia buvo orientuota į paslaugas regionams ir savivaldybėms.

Šios platformos pagrindu bendrovė EOS sukūrė elektroninių dokumentų valdymo debesies paslaugą O7.DOK. Ši paslauga derinama su vieninga identifikavimo ir autorizacijos sistema (USIA), su regionine e. valdžios infrastruktūra, įskaitant tarpžinybinės elektroninės sąveikos sistemą (SMEI), ir suteikia galimybę keistis duomenimis su valdžios institucijų WEB paslaugomis.

Žinoma, vyriausybinėse įstaigose naudojant SaaS pagrįstą EDMS reikia rimtai apsvarstyti nuotolinio ryšio su sistema saugumo ir kokybės reikalavimus. Pagrindinis būdas šiandien išspręsti informacijos saugumo problemą yra EDMS pavaldžioms įmonėms ir organizacijoms, taip pat vietos valdžiai ne internete, o regioninės valdžios institucijos tinkle, organizuojant kanalų apsaugą, kuriame atsižvelgiama būtinus reikalavimus. Šiandien tokia praktika jau susiformavo daugelyje šalies regionų. Taigi nuo 2011 metų Maskvos valdžia kuria elektroninę dokumentų valdymo sistemą, paremtą produktu „Praktika“, prie jos jungiančią padalinius ir biudžetines įstaigas.

Naudojant šią schemą, Rusijos Federaciją sudarančio subjekto lygiu sukuriamas privatus debesis, kuriame įdiegiami visi sprendimai, reikalingi tiek pačiai regioninės valdžios institucijai, tiek visoms pavaldžioms institucijoms automatizuoti. Tai numato efektyvus perkėlimas dokumentų tiek aukštesnėms institucijoms, tiek tarp pavaldžių organizacijų, taip pat ir tarp savivaldybių institucijų, ir skaidriai iš aukštesnių institucijų gautų dokumentų vykdymo būklės stebėsenos. Kartu užtikrinamas vieningas požiūris tiek į darbo reglamentavimą, tiek į informacijos apsaugą.

Taip pat reikėtų pažymėti, kad dokumentų automatizavimo sritis Rusijoje yra netolygiai išvystyta. Didelėse valstybinėse įstaigose federaliniu lygiušis komponentas yra geriau išvystytas nei regioniniu ir vietos lygiu. Ekspertai pastebi, kad vyriausybinėms agentūroms, kurios yra silpnos informatizavimo požiūriu, didžiausią naudą gauna debesų pagrindu veikiančios EDMS įdiegimas. Be to, dominuojančios priežastys, kodėl nesinaudojama debesijos paslaugomis, išlieka informacijos saugumas, taip pat reguliavimo apribojimai. Regionų valdžios atstovai taip pat mato ribotą finansavimą kaip problemą.

Baigdamas norėčiau pažymėti, kad tendencija „persikelti“ į paslaugų „debesį“ organizuojant elektroninių dokumentų valdymą ir ypač teikiant sprendimus naudojant SaaS modelį, tapo viena pagrindinių nagrinėjamoje industrijoje. . Pažanga debesų kompiuterijos srityje daugeliu atvejų šiandien jau daro EDMS prieglobos debesyje modelį ir organizacijoms tinkamas jų naudojimui skirtas paslaugas teikti ekonomiškai efektyviu.

Bibliografija:

1. „Debesys“ viešajame sektoriuje: „TAdviser“ ir „Naujos debesų technologijos“ tyrimai. [Elektroninis išteklius] – Prieigos režimas: http://www.tadviser.ru (prieigos data: 2017 m. lapkričio 20 d.)
2. Dokumentų srautas debesyse. Nauda ir rizika. [Elektroninis išteklius] – Prieigos režimas: https://www.eos.ru (prieigos data: 2017 m. lapkričio 21 d.)
3. Kaip paleisti valstybę į debesis. [Elektroninis išteklius] – Prieigos režimas: https://www.eos.ru (prieigos data: 2017 m. lapkričio 22 d.)
4. EDMS SaaS formatu. [Elektroninis išteklius] – Prieigos režimas: http://www.tadviser.ru (prieigos data: 2017-11-22)

Biuro darbas ir dokumentų srautas yra svarbios pagalbinės įmonės valdymo sistemos procedūros, kurios iš tikrųjų formuoja jos struktūrą valdymo procesai tiesiogiai veikiantis visos organizacijos darbą. Tačiau norint įdiegti visavertę elektroninių dokumentų valdymo sistemą, reikalingi tam skirti serveriai, susijusi infrastruktūra ir personalas, o tai įmonėms gali brangiai kainuoti. Paslaugos modelis ir debesys leidžia žymiai išplėsti elektroninių dokumentų valdymo sistemų tikslinę auditoriją. Dauguma elektroninių dokumentų valdymo sistemų (EDVS) gamintojų orientuojasi į įmones ir organizacijas, turinčias ryškų teritorinį pasiskirstymą ir gana daug darbo vietų. Būtent šioms įmonėms reikia skubiai optimizuoti dokumentų srautą ir organizuoti elektroninę sąveiką. Tačiau ne kiekviena įmonė turi pakankamai išteklių sumokėti „įėjimo bilietą“ į procesą EDMS diegimas. Dokumentų valdymo paslaugų teikimas naudojant SaaS (Software as a Servise) modelį pasirodo gana priimtinas bet kokio dydžio ir profilio organizacijoms, kurioms reikia skirtingi reikalavimai informacijos apsaugai.

EDMS funkcionalumas

Pagal funkcionalumą EDMS galima suskirstyti į (1 pav.): klasikinius dokumentų automatizavimo sprendimus, kurių reikalauja daugiausia valstybiniai klientai – funkcionalumas ir sąsajos čia jau seniai apibrėžtos; dokumentų valdymo sistemos (pramonės, reguliavimo, administracinės); įrankiai grupiniam darbui su dokumentais; standartinės procesų valdymo sistemos (darbo srautų automatizavimas); savavališkos procesų valdymo sistemos.

Debesų EDMS architektūra

Bet kuri šiuolaikinė EDMS, nepriklausomai nuo koncepcijos, kuria grindžiama jos pardavimo metodika ir kokius procesus ji automatizuoja (biuro darbas, dokumentų srautas, informacijos palaikymas valdymo modeliams), yra sukurtas trijų pakopų architektūros pagrindu (2 pav.). . Bazėje yra DBVS ir, jei reikia, kriptografinė apsaugos sistema. Antrąjį ir trečiąjį lygius užima sistemos ir taikomųjų programų paslaugos, taip pat programų serveris. Taip pat yra ketvirtas lygis, apimantis sąsajos sprendimus, leidžiančius sukurti funkcionaliausią sąsają konkrečiam įrenginiui (staliniam kompiuteriui, planšetiniam kompiuteriui, Mobilusis telefonas ir tt).

Jis pagrįstas pramonine „Microsoft“, IBM ar „Oracle“ DBVS. Jos užduotys apima saugų elektroninių dokumentų saugojimą ir prieigos prie jos organizavimą, įskaitant hierarchinę prieigą (IBM Lotus Domino/Notes). Be DBVS, žemesniame klasikinės trijų pakopų EDMS architektūros lygyje gali būti informacijos ir transporto infrastruktūra, taip pat informacijos saugos sistema su kriptografinių procedūrų ir elektroninių parašų palaikymu.
Debesų sistemoje duomenų saugojimas gali būti vykdomas tiek vienoje, tam skirtoje saugykloje, tiek paskirstytas, pavyzdžiui, dokumentų įvedimo į sistemą vietoje, o tai gali būti ypač aktualu dokumentų srauto automatizavimui organizacijoje. su daugybe biurų skirtinguose regionuose.

Konkretūs į dokumentus orientuoti sprendimai įmonių turinio valdymui gali būti naudojami kaip šiuolaikinės EDMS pagrindas. „Lotus“ platforma užima didelę šios rinkos dalį. Jei anksčiau aptartos DBVS reprezentuoja reliacinį duomenų bazių valdymo metodą, o jose esanti informacija pateikiama stačiakampių lentelių pavidalu, tai Lotus Domino duomenys saugomi hierarchiškai, tai yra struktūra, panaši į įprastą dokumentų saugojimą organizacija. Šis metodas žymiai pagerina dokumentų valdymo procedūras, o tai leido šiai technologijai užimti svarbią vietą moderni rinka EDMS sprendimai.

Šioje grupėje šiek tiek išsiskiria Microsoft sprendimas, skirtas daugiau įmonių turinio valdymui – SharePoint. Būdama ECM platforma, „SharePoint“ suranda daug gerbėjų, ypač vidutinio dydžio įmonėse, nes jos pagrindu sukurtos sistemos gali lengvai išplėsti tiek apimtis, tiek funkcionalumą, atsižvelgiant į dabartinius verslo poreikius, tačiau „SharePoint“ pagrindu sukurti metodai vis dar praktiškai neįdiegti debesų EDMS pavidalu.

Daugelis vietinių EDMS kūrėjų, ypač glaudžiai bendraujantys su pardavėjais, vienu metu turi kelis pramoninius sprendimus, sukurtus tiek pagal bendrą trijų pakopų architektūrą, tiek kaip antstatą virš į dokumentus orientuotos aplinkos, leidžiančios efektyviai valdyti dokumentų duomenis savarankiškai.

Antrąjį ir trečiąjį trijų pakopų architektūros lygius įgyvendina programų serveris ir įvairios sisteminės paslaugos, kurių išteklius naudoja EDMS taikomųjų programų moduliai - programinės įrangos paketą, kuri suteikia pagrindines EDMS funkcijas. Pavyzdžiui, gaunamos korespondencijos apdorojimo procedūroje toks universalus kompleksas suteikia sistemai tokį funkcionalumą: dokumentų numeravimas; dokumento turinio (vaizdo, teksto) saugojimas; standartinių procedūrų automatizavimas (derinimas, tvirtinimas ar pasirašymas).

Žinoma, yra daug daugiau užduočių, kurias išsprendžia programų serveris, tačiau į jas reikėtų atsižvelgti tik atsižvelgiant į jų teikiamas funkcijas.

EDMS „debesies“ versijoje iš esmės nesiskiria. Taigi šiai vartotojų kategorijai architektūriniai sprendimo aspektai, kaip ir licencijų valdymo aspektai, nėra svarbūs.
Ypatinga mūsų nagrinėjamos architektūros ypatybė yra ketvirtasis lygis, kuris yra vartotojo sąsajų (UI) lygis, skirtas patogiai ir visapusiškai organizuoti galutinio vartotojo sąveiką su EDMS, taip pat išorine įranga. EDMS vartotojo darbo vietos komplekse (skaitytojas, spausdintuvas, brūkšninių kodų skaitytuvas ir kt.).

Vartotojo sąsajos lygis galima suskirstyti į kategorijas pagal naudojamų sąsajų tipus:

. „Riebus“ klientas. Seniausia EDMS, tačiau užtikrinanti visų funkcijų sąveiką tarp vartotojo ir EDMS. Paprastai jis pateikiamas kaip programinės įrangos modulis, įdiegtas tiesiai vartotojo stotyje, o tai rodo pagrindinius jo trūkumus: brangus diegimas ir tolesnis veikimas. „Riebi“ klientai priklauso nuo tipo Operacinė sistema programos. Šis metodas laikomas gana pasenusiu, o juo pagrįsti sprendimai debesų EDMS nenaudojami.
. "Plonas klientas. Šiuolaikinė EDMS, sąveikaujanti su vartotoju per žiniatinklio sąsają naudojant interneto naršyklę. Be to, ši sąveika gali būti organizuojama tiek viduje vietinis tinklas organizacijose ir per VPN bei internetą. Tai leidžia lengvai įdiegti ir prižiūrėti. Tokios sistemos funkcionalumą galima atnaujinti be masinio kliento programų pertvarkymo, o tai taip pat žymiai sumažina išlaidas. Šiuolaikinėje „debesų“ EDMS tokio tipo sąsaja, nepriklausoma nuo darbo vietos platformos, yra pagrindinė.
. Mobilusis klientas, sukurtas naudoti šiuolaikinėse į mobilųjį verslą orientuotose platformose: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android ir MS Windows Phone. Tik sprendimai, pagrįsti iOS ir BlackBerry OS, užtikrina tinkamą saugumo lygį perduodant duomenis į telefoną ir iš jo.

Šiuolaikinės elektroninės dokumentų valdymo sistemos toliau tobulėja, užfiksuodamos naujus rinkos sektorius ir teikdamos paslaugas pagal naujus verslo modelius, kurių pagrindinis yra SaaS.
Daugelis architektūrinių aspektų yra vienodi tiek klasikiniams EDMS, tiek debesims. Tačiau debesų sprendimai dokumentų valdymo srityje taip pat turi daug skirtumų nuo įprastų įmonių informacinių sistemų, o tai praktiškai atmeta galimybę perprojektuoti klasikinį EDMS sprendimą į debesų, o tai šiuo metu paaiškina itin silpną debesų sprendimų reprezentaciją elektroninės dokumentų valdymo sistemos vidaus rinkoje . Pernai buvo oficialiai pradėtos eksploatuoti mažiausiai trys tokios sistemos 2012 m., kūrėjai žada mažiausiai penkis į debesis pagrįstus dokumentus. Nauji sprendimai turėtų suteikti tiek techninių, tiek teisinių naujų požiūrių į licencijavimo ir atsiskaitymo galimybes, taip pat užtikrinti ryšį su vyriausybės portalų sprendimais, tarpžinybinės elektroninės sąveikos sistemomis (SMEI) ir tarpžinybiniu elektroninių dokumentų valdymu (EDF).

Pasirinkimo problemos

Jei įmonei užduotis pasirinkti debesies dokumentų srautą sutampa su pirmuoju dokumentų srauto automatizavimu apskritai, tai yra, įmonė susiduria su pasirinkimu „diegti klasikinę EDMS, ar tiesiog prisijungti prie esamo debesies sprendimo“, „Debesų pasirinkimo“ finansinė nauda yra aiškiai pastebima. Tačiau pasitikėjimo debesų sprendimų teikėju problema gali būti gana opi. Ir čia reikia atsakyti į daugybę klausimų: ar tiekėjas užtikrins realų, o ne deklaruotą sistemoje saugomų dokumentų konfidencialumą, ar laiku bus daromos atsarginės duomenų kopijos ir pan.
Vienas iš pagrindinių dokumentų, apibrėžiančių tiekėjo ir kliento teisinius santykius, yra SLA (Service Level Agreement). SLA sutartis, skirtingai nei įprasta paslaugų sutartis, apima ne tik tiekėjo atliekamų darbų sąrašą, bet ir apibrėžia visas debesų EDMS paslaugas, kurios bus teikiamos klientui sutarties galiojimo metu, taip pat terminus, per kuriuos šios paslaugos bus suteiktos tinkamos apimties ir kokybiškai. Sutartyje aiškiai apibrėžiami visi iškylančių incidentų ir problemų sprendimo terminai, nustatomos drausminės priemonės paslaugų teikėjui, jei nesilaikoma arba netinkamas atlikimasįsipareigojimų.

Debesų EDMS ar ne?

Nepaisant to, kad „SaaS“ metodas puikiai veikia daugelyje situacijų, o „už“ yra daug argumentų, debesijos pagrindu veikiančios EDMS įdiegimas įmonėje vis dar susiduria su pasipriešinimu. Kokie kriterijai gali pasiūlyti, kaip automatizuoti dokumentų srautą?

Kriterijus 1. Spartus dokumentų srauto didėjimas.
Mažai ar vidutinei įmonei šis ženklas yra pirmasis signalas, kad laikas pagalvoti apie šios procesų grupės automatizavimą. Spartus turinio apimčių augimas tiek įmonės viduje, tiek tarp įmonių privertė diegti efektyvias dokumentų valdymo sistemas ir technologijas. Interneto paslaugos leidžia daugeliui įmonių greitai automatizuoti turinio valdymą, o tai suteikia tokių privalumų kaip žymiai mažesnės įsigijimo išlaidos ir lengvesnis IT sistemų administravimas. Teikėjas yra atsakingas už infrastruktūros valdymą ir paslaugos priežiūrą, vartotojas neprivalo nieko pirkti, prižiūrėti ar valdyti.
Manoma, kad daugeliu atvejų didelės įmonės Galima sutaupyti daugiau nei 50% infrastruktūros ir valdymo išlaidų, palyginti su tradiciniu programinės įrangos diegimu, pasirinkus SaaS modelį dokumentų valdymui. Mažoms įmonėms dokumentų srauto automatizavimas per debesies pagrindu veikiančią EDMS kainuos dar pigiau, nes pastebimai sumažėja santykinė infrastruktūros kaina, taip pat ir administravimo kaštai.

Kriterijus 2. Ar įmonei reikalinga viena programa ar kelių tarpusavyje sujungtų modulių sistema?
Kai kurioms įmonėms reikia daugybės funkcijų, tokių kaip galimybė gauti ir siųsti laiškus iš programos; OCR faksogramoms ir nuskaitytiems dokumentams konvertuoti į tekstinius dokumentus ir kitos funkcijos, skirtos geresniam turinio organizavimui. Toks svarbių smulkmenų Tik tiekėjas gali tai įgyvendinti daug pigiau ir kokybiškiau.

Kriterijus 3. Koks reikalingas įgyvendinimo greitis?
Tradiciškai standartinės programinės įrangos pirkimo etapas, apimantis konkurso rengimą, kūrimą įgaliojimai, testavimas ir derybos, gali užtrukti mėnesį, po kurio ateina darbų terminas, kuris vidutinės organizacijos, turinčios 50-100 darbo vietų EDMS sąlygomis, yra dar pora mėnesių. Pasirinkdamas debesų EDMS, klientas aplikaciją matys veikiančią jau bandomojo veikimo laikotarpiu, o investicijų grąža ateis gerokai anksčiau.

Kriterijus 4. Ar yra patogius įrankius duomenų perkėlimas į debesų sistemą iš įmonėje jau naudojamos EDMS. Kokia tikimybė, kad duomenys gali būti iš dalies ar visiškai sugadinti arba prarasti? Savo ruožtu turite įvertinti rizikas, kylančias tiek migracijos metu, tiek dokumentų valdymo sistemos veikimo metu debesų platformoje.

5 kriterijus. Ar turite ribotą projekto biudžetą? Diegiant debesies pagrindu veikiančią EDMS, paleidimo sąnaudos žymiai sumažėja ir yra palyginamos su eksploatavimo išlaidomis. Ar norite sumažinti pradines išlaidas?
Įsigijus bendrąją programinę įrangą, dažnai reikia didelių licencijavimo išlaidų. Ekspertų vertinimu, tipinio programinės įrangos paketo kaina yra maždaug 15 % šios programos įsigijimo ir eksploatavimo 5 metus išlaidų. Naudojant debesies pagrindu sukurtą sprendimą, nuosavybės kaina gali būti vertinama kaip nedidelis mėnesinis mokestis, o ne didžiulė investicija.

6 kriterijus: ar jums reikia nuolat tobulėjančios ECM sistemos?
Jei pagrindinė įmonės verslo kryptis sparčiai vystosi, tai naudojant modifikuojamą „debesų“ EDMS, galima žymiai sumažinti įmonės išlaidas programinės įrangos valdymui: tokios sistemos pokyčiai vyksta visiems vienu metu, o papildomos programinės įrangos diegimas neįtraukiamas. Dėl to sprendimų tiekėjas serveryje atlieka atnaujinimus, kurie iš karto pasiekiami per žiniatinklio prieigą, todėl versijų atnaujinimas operatoriui yra nematomas ir nereikalauja papildomo mokėjimo.

Kriterijus 7. Ar galite įvertinti riziką, kuri iškils informacinės sistemos tiekėjui pasitraukus iš rinkos? Daugeliu atžvilgių atsakymas į šį klausimą yra techniniai sprendimai, leidžiantys perkelti duomenis tiek iš paties debesies, tiek iš atsarginių kopijų. Kita vertus, dokumentų diskreditavimo tikimybę, atsirandančią pasikeitus sistemos tiekėjui pirmiausia dėl politinių motyvų tokiems veiksmams, galima sumažinti naudojant pakankamai stiprias kriptografines informacijos saugos priemones.

Kriterijus 8. Ar galite valdyti savo verslą Pareto principu, kai pagrindinės produkto galimybės gali išspręsti maksimalų jam priskirtų užduočių skaičių? Jei taip, tai įgyvendinimas, pagrįstas „debesų“ EDMS, yra tinkamas aptariamai organizacijai, tačiau jei funkcionalumas yra labiau išskaidytas, o taip pat yra užduočių, kurių nepavyksta išspręsti su jo pagalba, tada tikslai įgyvendinami pagal pasirinktą. „Debesų“ EDMS greičiausiai kelia abejonių, todėl norint priimti valdymo sprendimą dėl dokumentų automatizavimo tokiu būdu, reikalinga papildoma analizė. Taip yra todėl, kad dauguma gerai suprojektuotų debesų sistemų siūlo didelius funkcionalumą. Tačiau kai kurių specializuotų funkcijų teikti negalima. Todėl daugelis įmonių bijo, kad praras lankstumą. Tačiau naudojant efektyviau, leidžiamas sprendimas, kai EDMS teiks tik standartines funkcijas. Papildomai galima diegti ir kitas įmonei reikalingas funkcijas.