Kas varde? Profesiniai reikalavimai įvairioms sekretorių kategorijoms Sekretorė vadinama skirtingai

Sekretorius vadinamas ištikimu viršininko padėjėju ir dešiniąja ranka, ir dėl geros priežasties, nes vadovo sekretoriaus pareigos apima veiksmingo valdymo ir administracinės veiklos užtikrinimą. Vadovo sekretorė užsiima verslo dokumentų ir dokumentų rengimu ir vykdymu, padeda vadovui versle ir sprendžia daugelį organizacinių klausimų.

Sekretoriaus -padėjėjo pareigos taip pat gali būti laikomos reprezentatyviomis, nes jis yra įmonės veidas - jis susitinka su svečiais, atsiliepia į skambučius ir laiškus. Toks darbas reikalauja daug ramybės, bendravimo įgūdžių ir organizuotumo. Dėl šios priežasties sekretoriaus profesija gali žadėti dideles perspektyvas - ateityje specialistas gali tapti biuro vadovu, o paskui vienu iš direktorių ar aukščiausio lygio vadovų.

Vykdomojo sekretoriaus pareigos reikalingos beveik kiekvienoje įmonėje, turinčioje biurą klientams ir lankytojams. Tai gali būti tiek didelės įmonės, tiek smulkaus verslo organizacijos.

Profesijos istorija

Laikui bėgant sekretoriaus įgaliojimai labai išsiplėtė ir šiandien jie gali atlikti pačias įvairiausias funkcijas. Taigi atsirado siauros specializacijos specialistų poreikis, todėl atsirado sekretoriaus-padėjėjo, raštininko, sekretoriaus-vertėjo ir biuro vadovo profesija.

Sekretorės pareigos

Sekretoriaus padėjėjo pareigos apima:

• lankytojų priėmimas;
• telefono skambučių priėmimas;
• apskaita;
• vadovo darbo dienos planavimas;
• susitikimų organizavimas;
• bilietų užsakymas ir viešbučių užsakymas vadovui ir kitiems darbuotojams komandiruotės metu;
• biuro reikmenų užsakymas;
• vadovo prašymų vykdymas.

Kartais vykdomojo sekretoriaus funkcijos apima susirašinėjimą anglų kalba.

Sekretoriaus reikalavimai

Sekretoriaus padėjėjui keliami šie reikalavimai:

• vidurinis ar aukštasis išsilavinimas;
• Kompiuterio nuosavybė;
• žinios apie darbo biure pagrindus;
• anglų kalbos žinios (kartais).

Be to, sekretoriaus pareigos reikalauja šių įgūdžių:

• punktualumas;
• gebėjimas gerai atrodyti (reprezentatyvus);
• organizacija.

Sekretorės gyvenimo aprašymo pavyzdys

Tęsti pavyzdį

Kaip tapti sekretoriumi

Kaip tapti sekretoriumi? Tai gali būti bet kurio aukštojo mokslo savininkas, baigęs sekretoriaus padėjėjų kursus arba gavęs mokymą tiesiogiai darbo vietoje. Paprastai darbdaviai nekelia specialių reikalavimų pareiškėjo specialybei, o daugiausia dėmesio skiria tam, kad pareiškėjas turėtų reikiamas asmenines savybes ir galėtų tinkamai atlikti pareigas.

Sekretoriaus atlyginimas

Sekretoriaus atlyginimas gali būti skirtingas - nuo 15 iki 45 tūkstančių rublių. Pajamos priklauso nuo darbuotojo pareigų apimties ir regiono, kuriame jis dirba. Vidutinis sekretoriaus padėjėjo atlyginimas yra 30 tūkstančių rublių.

Grįžkime prie vadovavimo pareigų

Sekretorė atlieka šias pareigas:

- Atlieka organizacinį ir techninį vadovo administracinės ir administracinės veiklos palaikymą.

- Priima korespondenciją, kurią vadovas svarsto, perduoda ją pagal priimtą sprendimą struktūriniams padaliniams arba konkrečiam atlikėjui, kad jis būtų naudojamas darbo ar atsakymų rengimo procese.

- Priima dokumentus ir asmenines paraiškas dėl vadovo parašo.

- Atsako į telefono skambučius, įrašo ir perduoda vadovui tarnybinę informaciją, organizuoja galvos pokalbius telefonu.

- Vadovo vardu rengia laiškus, paklausimus ir kitus dokumentus.

- Atlieka vadovo rengiamų posėdžių ir posėdžių rengimo darbus (renka reikiamą medžiagą, informuoja dalyvius apie posėdžio laiką ir vietą, darbotvarkę, jų registraciją), saugo ir surašo posėdžių ir posėdžių protokolus.

- Kontroliuoja, kaip įmonės darbuotojai vykdo išduotus įsakymus ir nurodymus, taip pat kontroliuoja vadovo nurodymų ir nurodymų vykdymo terminų laikymąsi.

- Aprūpina vadovo darbovietę reikiama organizacine įranga, raštinės reikmenimis, sukuria sąlygas, skatinančias efektyvų vadovo darbą.

- Organizuoja lankytojų priėmimą, skatina darbuotojų prašymų ir pasiūlymų svarstymo efektyvumą.

- Formuoja bylas pagal patvirtintą nomenklatūrą, užtikrina jų saugumą ir laiku pateikia jas archyvui.

- Organizuoja vadovo komandiruotes: užsako lėktuvo ir traukinio bilietus, rezervuoja viešbučius.

- atlieka individualias savo tiesioginio vadovo aptarnavimo užduotis.

Sekretorė turi teisę:

- Gauti informaciją, įskaitant konfidencialią informaciją, tiek, kiek reikia pavestoms užduotims išspręsti.

- Teikti vadovybei pasiūlymus, kaip pagerinti jų darbą ir įmonės darbą.

- asmeniškai arba vadovo vardu paprašyti informacijos ir dokumentų, būtinų jo pareigoms atlikti, iš įmonės padalinių ir kitų specialistų.

- Reikalauti, kad vadovybė sudarytų normalias sąlygas oficialioms pareigoms atlikti ir visų dokumentų, sugeneruotų dėl įmonės veiklos, saugą.

- Priimti sprendimus pagal savo kompetenciją.

Sekretorius yra atsakingas už:

- Už savo pareigų nevykdymą ir (arba) nesavalaikį, aplaidų vykdymą.

- Už tai, kad nesilaikoma galiojančių nurodymų, įsakymų ir nurodymų saugoti komercines paslaptis ir konfidencialią informaciją.

- Už vidaus darbo taisyklių, darbo drausmės, saugos taisyklių ir priešgaisrinės saugos taisyklių pažeidimą.

Direktoriaus pareigos
Buvęs direktorius
Išorinė kontrolė
Operatyvus valdymas
Valdymo sistema

Atgal | | Aukštyn

© 2009-2018 finansų valdymo centras. Visos teisės saugomos. Medžiagų publikavimas
leidžiama su privaloma nuoroda į svetainę.

Tai, ką sekretorius turėtų žinoti ir sugebėti, yra nurodyta kvalifikacijos profilyje.

Kvalifikacijos charakteristika- Tai yra norminis dokumentas, nustatantis, ką konkretus darbuotojas turėtų daryti savo darbe, ką jis turėtų žinoti ir sugebėti tai padaryti, ir koks turėtų būti jo parengimo lygis.

Darbo pareigos (sekretorė turi sugebėti) Atlikite technines funkcijas, kad užtikrintumėte ir išlaikytumėte įmonės (ar skyriaus) vadovo darbą, padėtumėte planuoti vadovo darbo dieną. Gaukite vadovui reikalingą informaciją iš skyrių ar atlikėjų, paskambinkite darbuotojams jo vardu. Organizuokite telefono pokalbius su galva, priimkite ir perduokite telefono pranešimus, įrašykite gautas žinutes jam nedalyvaujant ir atkreipkite vadovo dėmesį į jų turinį. Organizuokite galvos ir verslo keliones. Atlikti vadovo rengiamų posėdžių ir posėdžių rengimo darbus (surinkti reikiamą medžiagą, pranešti dalyviams apie posėdžio ar posėdžio laiką, vietą ir darbotvarkę, jų registraciją), saugoti ir surašyti protokolus. Suteikite vadovo darbo vietai raštinės reikmenis, organizacines technologijas, sukurkite palankias jo veiksmingo darbo sąlygas. Perduokite ir gaukite informaciją apie priėmimo ir ryšio įrenginius, greitai spausdinkite įvairias medžiagas galvos kryptimi. Vykdyti dokumentacijos darbus, priimti korespondenciją, gautą vadovo vardu, organizuoti ją įmonėje nustatyta tvarka ir po svarstymo perduoti ją padalinių vadovams ar konkretiems atlikėjams, kad jie galėtų naudoti savo darbą arba parengti atsakymas. Išlaikyti informacijos paslaugas vadovui ir darbuotojams (žodžiu, dokumentiniu būdu, rašyti spaudos apžvalgas, pateikti įdomių straipsnių kopijas). Stebėkite, kaip vykdomi galvos įsakymai dėl asmeninių piliečių prašymų. Organizuoti lankytojų priėmimą, parodant jiems taktiškumą ir dėmesį, palengvinti greitą darbuotojų prašymų ir pasiūlymų svarstymą, formuoti bylas pagal patvirtintą bylų nomenklatūrą, užtikrinti jų saugumą ir pateikti jas archyvui laiku. Kurkite ir naudokite duomenų bazes (įskaitant informaciją internete).

Sekretorė turėtų žinoti:įmonės veikla ir darbuotojų pareigos bei kompetencija; dokumentacijos taisyklės ir instrukcijos; mašinraštis; darbas asmeniniame kompiuteryje, šiuolaikiniai kompiuterių redaktoriai („Word“, „Excel“ ir kt.); rašybos ir skyrybos taisyklės; medžiagos išdėstymo tvarka spausdinant įvairius dokumentus; biuro įrangos (faksai, mini automatinės telefono stotys, kopijuokliai, diktofonai, magnetofonai) eksploatavimo taisyklės; domofono sistemų naudojimo taisyklės; vieningos organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemos standartai; vidaus darbo reglamentas; sekretoriato darbo mokslinio organizavimo pagrindai; žmogaus psichologija ir efektyvaus bendravimo dėsniai; tarnybinis etiketas; darbo apsaugos, saugos, pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės saugos taisyklės ir normos; užsienio klientų ir partnerių kalba; Rusijos Federacijos darbo kodeksas.

Siekiant sukurti ir sukonkretinti kvalifikacijos charakteristikas įmonėse (firmose), sudaromi pareigybių aprašymai.

Pareigybės aprašymas - pagrindinis organizacinis ir teisinis dokumentas, reglamentuojantis sekretoriaus veiklą, apibrėžiantis jo teises, pareigas organizacijoje, darbo pobūdį. Sekretorė remiasi šiuo dokumentu santykiuose su darbuotojais. Kas parašyta pareigybės aprašyme, tada bus klausiama, kokios teisės jame suteikiamos, sekretorė.

Sekretorės pareigybės aprašymas yra individualus dokumentas, nes sekretorės pareigos yra įvairios. Mažoje organizacijoje (arba įmonėje) bus vienas sekretorius (sekretoriaus padėjėjas). Didesnėse organizacijose sekretoriai gali būti kiekvieno struktūrinio padalinio vadovai ir jo pavaduotojai. Yra valdybos sekretoriai, mokslo tarybų mokslo sekretoriai ir kt. Kiekvienas sekretorius visada, atsižvelgdamas į organizacijos veiklos apimtį ir specifiką, vadovo reikalavimus ir jo pasitikėjimą sekretoriumi, turi savo pareigų ir teisių spektrą, kūrybinių, loginių ir techninių darbo rūšių deriniai. Tuo pat metu yra būdingas dokumentų ir ne dokumentų paslaugų valdymo operacijų rinkinys, kurį atlieka visi sekretoriai. Be to, sekretoriaus pareigybės aprašymo sudarymo ypatumai ir sudėtingumas yra dėl jo veiklos universalumo. Todėl kalbėti apie kokį nors vieną sekretoriaus (sekretoriaus-padėjėjo) pareigybės aprašymo standartą neįmanoma.

Tačiau, kaip ir bet kuriam pareigybės aprašymui, jam keliami bendrieji reikalavimai. Visų pirma, ji jau turi vieningą teksto struktūrą, būtent skyrius:

1. Bendrosios nuostatos;

2) funkcijos;

3) darbo pareigos;

5) atsakomybė;

6) santykiai;

7) jungtys pagal padėtį.

Galima būtų pridėti skyrių „Darbo įvertinimas“, o pastaraisiais metais vis dažniau pasirodo skyrius „Darbo organizavimas (dienos tvarka)“.

Skyriuje „Bendrosios nuostatos“ pateikiamas tikslus pareigybės pavadinimas pagal personalo lentelę, vieta valdymo sistemoje, tai yra struktūrinio padalinio ir pavaldumo pavadinimas, skyrimo ir atleidimo tvarka bei pakeitimo tvarka . Didelėse organizacijose, turinčiose ikimokyklinio ugdymo įstaigą, sekretoriui pavaldumas yra dvigubas - tiesiogiai jo vadovui ir ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovui. Sekretoriai skiriami ir atleidžiami vadovo įsakymu (didelėje organizacijoje - ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovo siūlymu).

Tame pačiame skyriuje nurodyti profesinio mokymo ir darbo patirties reikalavimai. Šiandien požiūris į sekretorių ir jam keliami reikalavimai kardinaliai pasikeitė. Įmonės ieško sekretoriaus, turinčio aukštąjį ar vidurinį specialųjį išsilavinimą, žinančio užsienio kalbą ir puikiai mokantį kompiuterį. Sekretoriui, kaip ir užsienyje, vis dažniau reikia mokėti ne vieną, o dvi ar daugiau užsienio kalbų, nes įmonės turi daug kontaktų su užsienio partneriais, o sekretorius su jomis bendrauja. Jame taip pat pateikiami nurodymai dėl pagrindinių teisėkūros ir reguliavimo, reguliavimo, metodinių, organizacinių, administracinių dokumentų, kuriais sekretorius vadovaujasi savo darbe.

Skyriuje „Funkcijos“ išvardytos pagrindinės sekretoriaus (sekretorės-padėjėjos) veiklos rūšys, pavyzdžiui: informacija ir dokumentacijos palaikymas vadovui, organizacinė pagalba vadovui, dalyvavimas rengiant parodas ir pristatymus ir kt.

Skyriuje „Darbo pareigos“ išvardijami visų tipų darbai, operacijos ir technologijos, naudojamos jiems įgyvendinti. Jame logiška seka išvardijamas sekretoriaus atliktas darbas. Visi darbo tipai yra suskirstyti į operacijas, nurodant vykdymo technologiją. Pavyzdžiui, funkcija „informacija ir dokumentacijos palaikymas“ yra padalinta į dvi dalis: dokumentaciją ir darbą su dokumentais. Dokumentai savo ruožtu apima laiškų (kvietimo laiškų, priminimo laiškų ir kt.), Telegramų ir kt. Parengimą projekto vadovo nurodymu; vadovo dokumentų spausdinimas kompiuteryje; dokumentų teisingumo patikrinimas, kai jie pateikiami vadovui pasirašyti (vizos, duomenų prieinamumas ir teisingumas pagal standarto reikalavimus ir kt.); dokumentų kopijų paėmimas ir patvirtinimas ir tt Darbas su dokumentais apima gaunamų dokumentų priėmimą (nurodytos valandos, pavyzdžiui: 09 ir 16 val.), faksogramų ir el. laiškų gavimą (dienos metu); pirminis gautų dokumentų tvarkymas pagal darbo biure instrukcijų reikalavimus; dokumentų peržiūra (jei patikėta sekretoriui); dokumentų registravimas pagal organizacijoje nustatytas taisykles; dokumentų ataskaita vadovui ir kt.

Skyrius „Teisės“ yra bene svarbiausias. Jis pabrėžia sekretoriaus vietą valdymo sistemoje, jo svarbą, padėtį organizacijoje. Būtent per teises matomi vadovo perduoti sekretoriui įgaliojimai ir jo nepriklausomumo laipsnis. Šis skyrius leidžia sekretoriui atlaisvinti vadovo laiko pagrindinėms strateginėms ir taktinėms užduotims spręsti.

Būtent šis pareigybės aprašymo skyrius suteikia sekretoriui (sekretoriaus padėjėjui) daugiau ar mažiau galių ir nustato jo galimybių laipsnį.

Skyrius „Atsakomybė“ sudaromas griežtai laikantis įstatymų.

Skyrius „Santykiai (ryšiai pagal pareigas)“ taip pat yra labai svarbus organizuojant bet kurio vadovaujančio personalo darbą, ir pirmiausia tai lemia aktyvus automatinių sistemų diegimas, reikalaujantis išsamiai nurodyti, kokia informacija, kokia forma , kam ji perduodama ir iš ko ji gaunama ....

Pastaraisiais metais pareigybių aprašyme dažnai atsirado skyrius „Darbo įvertinimas“. Paprastai jame nurodomi darbo savalaikiškumo ir jo kokybės kriterijai, pavyzdžiui: nėra skundų, pretenzijų ir skundų; dokumentų klaidų nebuvimas; vadovybės nurodymų vykdymo terminų laikymasis ir kt.

Paprastai pareigybės aprašymas baigiamas nurodant jo peržiūros procedūrą. Pareigybės aprašymo peržiūros sąlygos gali būti organizacijos struktūros pokyčiai, dėl kurių buvo perskirstytos darbuotojų pareigos, pakeistos sekretoriaus atliekamų darbų rūšys, įdiegtos kompiuterinės technologijos. Tačiau daug dažniau jie nurodo privalomo instrukcijos peržiūros ar pakartotinio patvirtinimo laikotarpį (3 metai ar 5 metai).

Neprivalomas skyrius yra „Darbo organizavimas“, tačiau pastaruoju metu jis yra labai populiarus ir vis dažnesnis. Tai numato apytikslę sekretorės kasdienybę. Tai gali atrodyti taip.

PIRMASIS DARBO DIENOS PUSLAPIS:

1) ateikite į darbą likus 10 minučių iki vadovo, norėdami patikrinti darbo vietų (savo ir galvos) būklę, susitvarkykite, sudarykite ar patikslinkite ateinančios dienos planą;

2) pagal planą parenka reikiamus dokumentus ir bylas;

3) gauti korespondenciją, susipažinti su turiniu, atidėti dokumentus, reikalaujančius aukščiausio prioriteto vadovo sprendimo;

4) nedelsiant perduoti vadovui telegramas, skubias faksogramas ir telefono žinutes;

5) likusiems dokumentams parengti galimų atsakymų ar sprendimų variantus, paskirstyti tarp atlikėjų;

6) peržiūrėti gautas apžvalgas, ataskaitas, kvietimus ir kt.

ir tt; užsirašykite visų įvykių datas ir laikus savo dienoraštyje-kalendoriuje;

7) saugo dokumentus, būtinus aktualiai informacijai ir informaciniam darbui atlikti;

8) pranešti gautos korespondencijos vadovui;

9) kartu su vadovu paaiškina einamos dienos planuojamos veiklos turinį;

10) perduoti telefonu ir asmeniškai vadovo nurodymus atitinkamiems vykdytojams ir priminti apie pasibaigiančius dokumentų įforminimo terminus.

ANTRAS DIENOS PUSLAPIS:

1) vykdomų dokumentų surinkimas ir paruošimas pasirašymui;

2) pranešti vadovui apie įformintus dokumentus, paimti iš vadovo jo tvarkomus dokumentus;

3) apdoroti ir siųsti siunčiamus dokumentus;

4) suplanuokite kitos dienos veiklą.

Visą darbo dieną atliekami šie darbai:

a) darbas su lankytojais, pokalbiai telefonu;

b) įvykdytų dokumentų registravimas bylose;

c) dirbti kompiuteriu;

d) dokumentų kopijavimo organizavimas pagal vadovo nurodymus.

DARBO DIENOS PABAIGA:

1) peržiūrėti savo dienoraštį ir informuoti atitinkamus skyrius apie būtinybę ruoštis tam tikriems įvykiams;

2) jei vadovas pasilieka dirbti pasibaigus darbo dienai, būtina jam pateikti visą reikalingą informaciją ir medžiagą;

3) sutvarkykite savo darbo vietą, išimkite dokumentus, uždarykite seifą ir visas spinteles su dokumentais, išjunkite elektroninę ir techninę įrangą iš tinklo.

Pareigybės aprašymas yra neatsiejama viso dokumentų paketo, būtino valdymo aparato darbui organizuoti, dalis.

PATARIMAI. Organizuokite savo darbo dieną taip, kad galėtumėte padaryti viską ir būti naudingi visiems. Pasiduokite darbui, tačiau nepamirškite, kad yra klausimų, kurie nepriklauso jūsų kompetencijai. Taigi darykite tik tai, ką turite padaryti.

Apibendrinant: dar kartą reikėtų pažymėti, kad sekretoriaus pareigybės aprašymas yra individualus dokumentas, nes sekretoriaus pareigos turi daug laipsnių. Kiekvienas sekretorius, remdamasis organizacijos veiklos apimtimi ir specifika, vadovo reikalavimais ir pasitikėjimu sekretoriumi, turi savo pareigų ir teisių spektrą, įvairius kūrybinių, loginių ir techninių darbo rūšių derinius.

Įmonės vyriausiasis inžinierius paprastai laikomas dešiniąja direktoriaus ranka, o pavaduotojas komercijai - kairiąja, tačiau kai sekretoriaus nėra, direktorius iš viso neturi rankų.

Sekretoriaus koncepcija ir veislės
Sekretorė pakankamai platus. Išvertus iš lotynų kalbos, žodis „secretarius“ reiškia „patikėtinis“.

Paprastai santykiai tarp sekretoriaus ir vadovo yra gana pasitikintys, todėl turėtų būti, nes įpareigoti oficialias galias.

Šiandien sekretoriaus sąvoka yra gana sudėtinga ir turi daug gradacijų, pateiksiu kai kurių iš jų pavyzdį:
Techninis sekretorius- dirba su biuro įranga (faksu, daugiafunkciniu prietaisu, asmeniniu kompiuteriu), naudojasi internetu, vykdo vadovų ir darbuotojų užsakymus, vadybininko vardu skambina įmonėms ir įstaigoms, gauna ir siunčia pranešimus ryšio priemonėmis.
Registratūros darbuotoja- priima gaunamus laiškus ir faksogramas, el. laiškus, atsiliepia į telefono skambučius, nukreipia juos į skyrius ar konkrečius darbuotojus, susitinka su lankytojais.
Biuro sekretorė- priima ir analizuoja korespondenciją, vykdo vadovo ir jo pavaduotojų nurodymus, spausdina dokumentų tekstus, tvarko dokumentus.
Sekretorė-padėjėja- ne tik sekretorius, bet ir specialistas, gerai išmanantis įmonės veiklą, kuri kai kuriais atvejais gali priimti kai kuriuos savarankiškus sprendimus. Sekretorė-padėjėja rengia vadovo ataskaitas, ieško vadovui reikalingos dokumentacijos, planuoja vadovo darbo dieną, sprendžia administracinius klausimus pagal savo kompetenciją.
Biuro vadovas- užtikrina viso biuro funkcionavimą: ruošia medžiagą pristatymams, užtikrina nepertraukiamą transporto paslaugą, aiškų bendravimą, užtikrina raštinės įrangos veikimą ir raštinės reikmenų prieinamumą. Biuro vadovas yra atsakingas už biuro išvaizdą, mažoje įstaigoje jis vienu metu gali atlikti personalo pareigūno funkcijas.
Mažose komercinėse organizacijose sekretoriai, kad ir kaip jie būtų vadinami, skiriasi tuo, kad turi atlikti universalų darbą.
Sekretoriaus profesija turbūt yra arčiausiai aktoriaus profesijos. Sekretoriaus darbo specifiškumą ir sudėtingumą lemia tai, kad jis visada yra akyse, bendravimo su vadovybe, kolegomis, klientais centre. Šypsena, malonus balsas, tvarkinga išvaizda, pasitikintys gestai ir geranoriškumas, kad ir kokia būtų nuotaika, sukuria ypatingą atmosferą biure.

Sekretorės pareigybės aprašymas

PATVIRTINTA
Generalinis vadybininkas
Pavardė I.O. ________________
„________“ _____________ ____ G.

1. Bendrosios nuostatos

1.1. Sekretorė priklauso techninių vykdytojų kategorijai.
1.2. Sekretorius skiriamas ir atleidžiamas bendrovės generalinio direktoriaus įsakymu.
1.3. Sekretorius yra tiesiogiai pavaldus įmonės struktūrinio padalinio generaliniam direktoriui / vadovui.
1.4. Sekretoriaus nebuvimo metu jo teisės ir pareigos perkeliamos kitam pareigūnui, apie kurį skelbiama organizacijos įsakyme.
1.5. Į sekretoriaus pareigas skiriamas asmuo, atitinkantis šiuos reikalavimus: išsilavinimas - aukštasis, nebaigtas aukštasis ar vidurinis specialistas, panašaus darbo patirtis nuo šešių mėnesių, raštinės įrangos (fakso, kopijuoklio, skaitytuvo, spausdintuvo) išmanymas, „Microsoft Office“ programos („Word“, „Excel“).
1.6. Sekretorius savo veikloje vadovaujasi:
- Rusijos Federacijos teisės aktai;
- Įmonės įstatai, Vidaus darbo taisyklės, kiti įmonės nuostatai;
- vadovybės nurodymai ir nurodymai;
- šis pareigybės aprašymas.

2. Sekretoriaus oficialios pareigos

Sekretorė atlieka šias pareigas:
2.1. Atlieka vadovo administracinės ir administracinės veiklos organizacinę ir techninę pagalbą.
2.2. Priima korespondenciją, gautą svarstyti vadovui, perduoda ją pagal priimtą sprendimą struktūriniams padaliniams arba konkrečiam atlikėjui, kad jis būtų naudojamas darbo ar atsakymų rengimo procese.
2.3. Priima dokumentus ir asmenines paraiškas dėl vadovo parašo.
2.4. Atsakinėja į telefono skambučius, įrašo ir perduoda vadovui tarnybinę informaciją, organizuoja vadovo pokalbius telefonu.
2.5. Vadovo vardu rengia laiškus, paklausimus ir kitus dokumentus.
2.6. Atlieka vadovo rengiamų posėdžių ir posėdžių rengimo darbus (renka reikiamą medžiagą, informuoja dalyvius apie posėdžio laiką ir vietą, darbotvarkę, juos registruoja), saugo ir surašo posėdžių ir posėdžių protokolus.
2.7. Kontroliuoja, kaip įmonės darbuotojai vykdo išduotus įsakymus ir nurodymus, taip pat kontroliuoja vadovo nurodymų ir nurodymų vykdymo terminų laikymąsi.
2.8. Aprūpina vadovo darbo vietą reikalinga organizacine įranga, raštinės reikmenimis, sukuria sąlygas, palankias efektyviam vadovo darbui.
2.9. Organizuoja lankytojų priėmimą, skatina darbuotojų prašymų ir pasiūlymų svarstymo efektyvumą.
2.10. Formuoja bylas pagal patvirtintą nomenklatūrą, užtikrina jų saugumą ir laiku pateikia jas archyvui.
2.11. Organizuoja verslo keliones galvai: užsako lėktuvo ir traukinio bilietus, rezervuoja viešbučius.
2.12.

Atlieka savo tiesioginio vadovo individualias aptarnavimo užduotis.

3. Sekretoriaus teisės

Sekretorė turi teisę:
3.1. Gaukite informaciją, įskaitant konfidencialią informaciją, tiek, kiek reikia paskirtoms užduotims išspręsti.
3.2. Pateikite vadovybei pasiūlymus, kaip pagerinti jų darbą ir įmonės darbą.
3.3. Iš įmonės padalinių ir kitų specialistų asmeniškai arba vadovo vardu paprašykite informacijos ir dokumentų, būtinų jo pareigoms atlikti.
3.4. Reikalauti, kad vadovybė sudarytų normalias sąlygas oficialioms pareigoms atlikti ir visų dokumentų, sugeneruotų dėl įmonės veiklos, saugumui.
3.5. Priimkite sprendimus pagal savo kompetenciją.

4. Sekretoriaus atsakomybė

Sekretorius yra atsakingas už:
4.1. Dėl savo pareigų nevykdymo ir (arba) nesavalaikio aplaidumo.
4.2. Už galiojančių nurodymų, įsakymų ir įsakymų dėl komercinių paslapčių ir konfidencialios informacijos nesilaikymą.
4.3. Už vidaus darbo taisyklių, darbo drausmės, saugos taisyklių ir priešgaisrinės saugos taisyklių pažeidimą.

Jei perskaitę šį straipsnį negaunate aiškaus atsakymo, paprašykite greitos pagalbos.

Sekretoriniai reikalai, trumpa istorinė informacija

Kuriam laikui pamirškime JT generalinį sekretorių, daugybę mokslo gerbiamų akademijų sekretorių, kitus aukštesniųjų valdžios pakopų gyventojus, vadinamus sekretoriais. Tai yra iš kitos srities. Tai bus apie Petro Didžiojo 1720 m. Nustatytą „sekretoriaus rangą“. Remiantis reformatoriaus caro priimtais bendraisiais nuostatais, padėjusiais pagrindus Rusijos kanceliariniam darbui, taip buvo pavadintas pareigūnas, kuriam buvo patikėta įvairi atsakomybė šioje srityje, naudojant šiuolaikinę terminologiją, dokumentų valdymą. Apdovanotas dideliu pasitikėjimu, jis turėjo atlikti savo pareigą be „vėlavimų ir neaiškumų versle“. Šiandien „sekretoriaus laipsnis“ mūsų šalyje išgyvena atgimimą. Tai diktuoja Rusijos ekonomikos įsitraukimas į rinkos santykius ir plačiai naudojamas aukštųjų technologijų verslas. Sekretorės darbuotojo atsakomybės dalis naujomis sąlygomis labai padidėjo, pakilo jos svarbos kasdienėje įmonės veikloje kartelė. Įmonės sėkmė ir psichologinio klimato būklė komandoje labai priklauso nuo jo profesinio pasirengimo, patirties, požiūrio į verslą. Deja, de facto oficialus sekretoriaus statusas daugelyje Rusijos firmų neatitinka padidėjusio atlikto darbo. Jo vaidmuo, teisinė ir finansinė padėtis nepagrįstai sumenkinami. Gana dažnai vadovai, kurie žiūri į šią poziciją per pasenusių stereotipų prizmę, yra neadekvatus. Įtakos turi sekretoriaus svarbos ir jo vietos bendrame gamybos procese rinkos ir laisvos konkurencijos sąlygomis neįvertinimas. Priešingai nei išsivysčiusios kapitalistinės šalys, sekretoriaus darbuotojo, kuris kartais vadinamas sekretoriaus padėjėju ar biuro vadovu, pareigos ir teisės iš esmės nėra aiškiai apibrėžtos iki šiol. Pats sekretoriatas išlieka susiskaldęs. Sekretoriai nėra profesionaliai vieningi. Jie neturi nacionalinių organizacijų, su kuriomis būtų skaičiuojami valdantieji ir darbdaviai ir kurios būtų pasirengusios ginti savo interesus, rūpintis profesiniu išsilavinimu ir karjeros augimu.

Amerikiečiai mano, kad oficialios pozicijos įtvirtinimas ir sėkmingas darbas yra pagrįstas dviejų savybių sinteze: darbštumu ir iniciatyvumu. Kelias pradeda siekti karjeros augimo aukštumų ir įgyti tinkamą pagrindinio išsilavinimo lygį. Šiuolaikinėje elektronikos eroje tai būtinai apima informacinių technologijų, vadybos ir ekonomikos, teisės, verslo etikos ir užsienio kalbų pagrindų įsisavinimą. Tačiau visaverčiu sekretoriumi galite tapti tik tuomet, jei turite sukaupę tam tikrą patirtį ir darbo stažą.

Kalbant apie sekretoriaus pareigas mūsų šalyje šiuo metu, vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių vadove, patvirtintame Rusijos Federacijos darbo ir socialinės plėtros ministerijos potvarkiu rugpjūčio 21 d. 1998 Nr. 37 (su papildymais ir pakeitimais), jis pateikiamas iš papildymų: sekretorius-stenografas, sekretorius-mašinistas, aklo specialisto sekretorius, vadovo sekretorius, mokslinis sekretorius. Kvalifikacijos vadove pateiktas sekretoriaus pareigybių sąrašas rodo, kad „sekretoriaus“ sąvoka yra gana sudėtinga ir ji tikrai turi daug gradacijų - nuo mokslinio sekretoriaus iki sekretoriaus -mašinisto. Vadinasi, sekretorių atliekamų funkcijų įvairovė, atsakomybės ir teisių visuma, įvairūs išsilavinimo, darbo patirties ir įgūdžių reikalavimai.

Vadovo sekretoriaus pareigos reikalauja aukštojo profesinio išsilavinimo, o sekretoriaus - mašinisto - „pradinis profesinis išsilavinimas arba vidurinis bendrasis išsilavinimas ir specialusis mokymas pagal nustatytą programą“.

Žodynuose žodis „sekretorius“ apibrėžiamas kaip „asmuo, vedantis asmens ar tam tikros institucijos verslo susirašinėjimą, taip pat atsakingas už darbą biure“, o SI Ozhegovo žodyne - „darbuotojas, atsakingas už verslo susirašinėjimą“. , asmens ar institucijos aktualijos “. Taigi apibrėžimuose pabrėžiama, kad sekretorius gali tarnauti ir asmeniui (vadovui), ir institucijai.

Žodis „sekretorius“ kilęs iš viduramžių prancūzų kalbos žodžio „secrettaire“ ir iš pradžių reiškė patikėtinį (paslaptis prancūziškai). Geras sekretorius iš esmės toks išlieka ir šiandien. Rusijoje sekretoriaus pareigos atsiranda XVIII amžiuje, iš pradžių būtent kaip asmeninio imperatoriaus sekretoriaus postas, o aiškinamajame žodyne V. Dahlas apibrėžia: „valstybės sekretorius, suvereno patikimų laiškų raštininkas“. Pirmame XVIII amžiaus ketvirtyje. sekretorius tampa institucijos pareigūnu ir šio laikotarpio teisės aktuose yra apibrėžta jo veiklos apimtis ir pareigos. Taigi apibrėžimuose paryškinamas darbas su dokumentais. Be to, jie pabrėžia, kad sekretorius gali tarnauti ir asmeniui (vadovui), ir institucijai. Sekretorius visada turėtų būti „uniformuotas“: kruopščiai ir apgalvotai apsirengęs, tvarkingas, pasirengęs greitai ir efektyviai vykdyti jam duotus nurodymus, sugebėti ramiai, be painiavos, atšiaurumo, šurmulio ir oriai spręsti jo kompetencijai priklausančius klausimus . Jam reikia dovanos pajusti bylos „niuansus“, leidžiančius jam laisvai išeiti iš sudėtingų situacijų, ypač nematyti ir negirdėti to, ko nereikėtų matyti ar girdėti. Sekretorius visada yra matomas ir žino daug dalykų: jis dirba su dokumentais, dalyvauja dalykiniuose susitikimuose ir derybose, atsiliepia į telefono skambutį ir pats pateikia užsakymą vadovybės vardu, susitaria su lankytojais. Tačiau kartais tenka atlikti vienkartines užduotis, pavyzdžiui, pervesti pinigus, pokalbį telefonu, aplankyti sergantį kolegą ir pan.

Sekretoriaus padėjėjo vaidmuo valdymo dokumentų struktūroje. Sekretorių kategorijos.

Sekretorė yra viena iš labiausiai paplitusių profesijų šiuolaikinėje darbo rinkoje. Ne viena organizacija negali apsieiti be sekretoriaus. Sekretorius yra vadovo, darbuotojo, kuriam priklauso operatyvinė informacija ir kuris žino apie įmonės, firmos, organizacijos, įmonės ar įstaigos aktualijas, dešinė ranka.

Pastaraisiais metais sekretoriaus profesija labai pasikeitė. Jei neseniai buvo įprasta sekretorių vadinti „įmonės veidu“, tai šiandien jį jau galima palyginti su dešine lyderio ranka, reguliuojančia įvairius gamybos procesus. Mūsų šalyje labai išaugo kvalifikuotų sekretorių paklausa. Tai visų pirma dėl to, kad atsirado daug struktūrų.

Tarptautiniai profesionalūs sekretoriai International šiuolaikiniam sekretoriui suteikė tokį apibrėžimą: „Jis yra iniciatyvus ir apdairus viršininko padėjėjas, turintis visus profesijai reikalingus profesinius įgūdžius, priimantis sprendimus pagal savo kompetenciją ir, jei reikia, kontroliuojantis save . "

Šiandien įvairių organizacinių ir teisinių formų organizacijose ir įmonėse egzistuoja daugybė sekretoriaus profesijų. Įvairių sekretorių darbuotojų pareigos yra labai įvairios.

Didelių organizacijų telefono operatorius priima visus telefono skambučius ir susisiekia su reikiamais abonentais. Sekretorė telefonu priima užsakymus telefonu ir žinutes, telefonu suteikia reikiamą informaciją apie įmonės teikiamų prekių ar paslaugų asortimentą, vadovo vardu, telefonu susisiekia su savo darbuotojais ir trečiųjų šalių organizacijų atstovais. Techninis sekretorius dirba su biuro įranga. Registratorė priima laiškus, faksogramas, el. Laiškus, atsiliepia į telefono skambučius ir persiunčia juos į paskirties vietą, priima lankytojus. Biuro sekretorius priima ir analizuoja korespondenciją, rengia dokumentų projektus, organizuoja darbą su dokumentais, vykdo vadovo ir jo pavaduotojų pavedimus, yra biuro koordinatorius ir dispečeris.

Vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikacijos vadove (patvirtintas Rusijos Federacijos darbo ministerijos 1998 m. Rugpjūčio 21 d. Nutarimu Nr. 37) sekretoriaus pareigos nurodytos su papildymais: sekretorė mašinistas, aklo specialisto sekretorius, galvos sekretorius, sekretorius-stenografas, akademinis sekretorius. Visi jie išsiskiria daugybe funkcijų, atsakomybės ir teisių visuma, įvairiais išsilavinimo, darbo patirties ir įgūdžių reikalavimais. Šių specialistų kvalifikacijos charakteristikos pateiktos A priede.

Naujų socialinių ir ekonominių santykių plėtra Rusijoje sukėlė spartų įvairių rūšių nevalstybinių įmonių ir firmų augimą. Kiekvienos tokios organizacijos vadovas turi sekretorių. Sekretoriai dirba ir laisvųjų profesijų atstovams - teisininkams, notarams, taip pat mažoms privačioms įmonėms.

Nevyriausybinių komercinių organizacijų vadovaujantis personalas, kaip taisyklė, yra labai mažas. Šių firmų vadovai daugiausia sprendžia pagrindinius gamybos klausimus, strategines savo įmonių plėtros problemas ir didelę dalį valdymo (pirmiausia administracinio) darbo patiki savo sekretoriams. Šiuolaikinės įmonės vadovo sekretorė turi ne tik greitai atsispausdinti ir teisingai surašyti dokumentus, bet ir sudaryti įvairių dokumentų tekstus, redaguoti projektus, ne tik racionaliai organizuoti lankytojų priėmimą ir telefono paslaugą, bet ir savarankiškai išspręsti daugelį klausimų. pagal instrukcijas iš galvos.

Ši nauja sekretoriaus profesija vadinama sekretoriaus padėjėju.

Kaip žinote, sekretorius ir asistentas yra gana skirtingos sekretorės profesijos. Organizacijos vadovo sekretorius yra padėjėjas, kuris organizuoja pirmojo vadovo veiklą, rengia jam dokumentus, organizuoja susitikimus, derybas, komandiruotes, teikia telefono paslaugas. Asistentas yra specialistas ne tik sekretoriato, bet ir pagrindinės įmonės veiklos srityje; jis rengia sprendimus, ataskaitas, ataskaitas, vadovo kalbas, analitinius dokumentus; analizuoja situaciją ir dalyvauja kuriant įmonės strategiją bei taktiką.

Žodis „sekretorius“ kilęs iš lotyniško žodžio paslaptis („paslaptis, paslaptis“), o žodis „referentas“ reiškia „žmogus, kuris kažką bendrauja“. Pavadinimo „sekretorius-padėjėjas“ kilmė iš dalies paaiškina sekretoriaus vaidmenį ir svarbą valdymo struktūroje.

Sekretorius-padėjėjas yra vadovo patikėtinis, kuriam priklauso tam tikra informacija ir jis atleidžia savo viršininką nuo dabartinio darbo, kad jis galėtų sutelkti dėmesį į pagrindinių įmonės problemų sprendimą. Sekretoriaus-padėjėjo darbo dėka vadovas gali maksimaliai susikoncentruoti į savo profesinių užduočių vykdymą.

Sekretoriaus padėjėjas yra profesija, apimanti daugybę funkcijų. Daugybę ir įvairias šiuolaikinio sekretoriaus padėjėjo pareigas galima (pakankamai sutarus) suskirstyti į dvi dideles grupes:

Valdymo dokumentacijos funkcijos;

Funkcijos vadinamajai popierinei valdymo paslaugai.

Vykdydamas valdymo dokumentinio palaikymo funkcijas, sekretorius-padėjėjas užsiima oficialių dokumentų rengimu ir vykdymu, dokumentų srauto organizavimu, dokumentų saugojimu ir naudojimu dabartinėje organizacijos veikloje. Reikėtų pažymėti, kad nevalstybinėse struktūrose, kuriose dirba sekretoriai-padėjėjai, paprastai nėra sukurtas raštvedybos skyrius, raštinės tarnybos funkcijos yra sutelktos sekretoriate. Tuo pačiu metu sekretoriaus padėjėjo darbo vieta paprastai yra aprūpinta šiuolaikinėmis techninėmis priemonėmis ir palaikoma programine įranga. Tai leidžia optimaliai, su minimaliomis darbo laiko sąnaudomis, organizuoti biuro paslaugas, derinant jas su daugybe kitų pareigų.

Sekretorės-padėjėjos, atliekančios ne dokumentines paslaugas, funkcijos apima: lankytojų priėmimo organizavimą, telefono paslaugą, vadovo darbo poilsio užtikrinimą, ryšius su įmonės darbuotojais ir rūpinimąsi įmonės svečiais, vadovo susitikimų ir derybų organizavimą, komandiruotės vadovui rengimas, susitikimų organizavimas ir dalyvavimas, vadovybės nurodymų vykdymo stebėjimas, vadovo darbo dienos organizavimas, laiko rezervavimas, vadovo darbo vietos organizavimas, biuro įrangos tinkamumo naudoti ir teisingo darbo kontrolė.

Dažnai be dokumentų tvarkymo sekretoriato funkcijos apibrėžiamos kaip vadovo veiklos organizacinės paramos funkcijos. Tai nėra visiškai tikslu. Iš tiesų sekretorė-padėjėja yra patikima vadovo padėjėja. Tuo pačiu metu visi (arba dauguma jų) organizacijos vidaus ir išorės santykiai yra uždaryti, tai yra ryšys tarp vadovo ir darbuotojų, taip pat verslo partnerių. Taigi didelę vietą ne dokumentinių paslaugų sekretoriaus-padėjėjo funkcijose užima komunikacijos funkcijos. Šiandien vykdomojo direktoriaus sekretorė-padėjėja ne tik dažnai vadinama vadovo „dešine ranka“, bet ir lyginama su įmonės „centrine nervų sistema“, kuri dar kartą pabrėžia komunikacijos komponento svarbą elektroninėse paslaugose.

Speciali sekretoriaus-padėjėjo funkcijų grupė susideda iš referencinių funkcijų, kurias sunku vienareikšmiškai apibrėžti kaip dokumentines ar nedokumentines. Su tam tikru susitarimu šios funkcijos kartais apibrėžiamos kaip vadovo veiklos informacijos palaikymo funkcijos. Pamatinį komponentą pirmiausia sudaro:

Specialios literatūros ir periodinių leidinių peržiūra pagal įmonės profilį,

Galvai reikalingos informacijos paieška ir apdorojimas,

Žinios apie knygas, žinynus ir kitus šaltinius, kuriuose yra informacija, reikalinga kasdienei vadovo veiklai.

Referentų funkcijų apimtis įvairiose organizacijose yra labai skirtinga, tačiau kiekvienas sekretorius-referentas turėtų sugebėti kompetentingai organizuoti darbą su informacija. Sekretorė-padėjėja turi turėti išsamią informaciją apie įmonės darbuotojus (telefono numerius, adresus ir pan.), Mokėti rasti vadovui reikalingą darbuotoją ne tik darbo metu, bet ir laisvalaikiu, žinoti apie labiausiai svarbūs įvykiai asmeniniame darbuotojų gyvenime (jubiliejai, kitos šventės).

Be tradicinių vadovo padėjėjo ir padėjėjo pareigų, šiandien sekretoriaus padėjėjui yra pavestos įvairios funkcijos, kurios niekada nebuvo sekretorės veiklos dalis. Šios pareigos įvairiose įmonėse yra gana plačios ir įvairios.

Tam tikros administracinės funkcijos ir nedidelės apskaitos operacijos dažnai perduodamos sekretoriui-padėjėjui. Sekretoriaus padėjėjo pareigos apima įmonės klientų ir svečių priėmimą, veiklą viešųjų ryšių (viešųjų ryšių) rėmuose, archyvų formavimą ir kt. Sekretorius-padėjėjas peržiūri vadovo susirašinėjimą, siunčia dalį dokumentus tiesiogiai specialistams ir vadovams; jis registruoja ir kontroliuoja visų vadovo nurodymų, tiek rašytinių, tiek žodinių, vykdymą. Visi faktai, dokumentai, nurodymai, susiję su vadovo veikla, įrašomi į jo dienoraštį.

Mažose komercinėse organizacijose sekretorius-padėjėjas paprastai bendrauja su saugumo tarnyba, personalu ir ekonominėmis tarnybomis. Nesant šių tarnybų vadovų pareigų, jis kartais tiesiogiai koordinuoja šių padalinių veiklą. Dažnai sekretoriai-teisėjai perkeliami į tam tikras darbuotojų, dirbančių su personalu, funkcijas (pavyzdžiui, dokumentuojant darbo santykius). Kai kuriose mažose įmonėse sekretoriaus-padėjėjo pareigos yra artimesnės vadovo pavaduotojo bendrais klausimais pareigoms.

Dažnai darbuotojas, atliekantis jaunesniojo sekretoriaus pareigas, yra pavaldus sekretoriaus padėjėjui.

Bet kuris atsakingasis sekretorius turi sugebėti priimti sprendimus, duoti nurodymus ir atstovauti savo vadovui verslo situacijose.

Sekretorių padėjėjų svarba valdymo struktūroje nuolat didėja. Anot žurnalo „Profile“, šiandien sekretorė-padėjėja yra viena iš dvidešimties populiariausių profesijų. Be to, atsižvelgiant į prestižo laipsnį ir ateinančių penkerių metų perspektyvas, ši profesija buvo įvertinta maksimaliai. Gyvas ir įdomus darbas, geras atlyginimas (ypač dideliuose miestuose) daro šią profesiją gana patrauklią. Profesionalių sekretorių-padėjėjų paklausa išlaikoma nepaisant krizių, politinių svyravimų ir valiutų kursų.

Formuojant naują sekretoriaus profesiją vienodai remiamasi vidaus ir užsienio patirtimi organizuojant sekretoriato paslaugas.

Reikėtų pažymėti, kad JAV ir Vakarų Europoje sertifikuoto sekretoriaus darbas jau seniai laikomas gana gerbtinu ir atitinkamai apmokamu. Sekretoriai mokomi specializuotose švietimo įstaigose, kuriose mokoma aukšto lygio. Daugelis šalių įvedė specialų profesinio sekretoriaus vardo egzaminą, be kurio neįmanoma tikėtis aukšto sekretoriaus posto.

Šiuolaikinės Rusijos įmonės sekretoriaus padėjėjo darbas turi savo specifiką:

Įvairios užduotys, kurių sudėtingumas, svarba ir tt labai skiriasi;

Labai įtempta darbo diena;

Poreikis lygiagrečiai atlikti kelis darbus;

Nuolatinis viršvalandis, neplanuotos užduotys, būtinybė skubiai pasibaigus darbo dienai vėluoti;

Specialios darbo sąlygos: telefono skambučiai, skambučiai ir kt.

Sekretorinio darbo specifiškumas ir sudėtingumas taip pat siejamas su tuo, kad sekretorė visada yra akyse, bendravimo su vadovybe, kolegomis, klientais centre. Neatsitiktinai sakoma, kad „sekretorius yra įmonės veidas“. Sekretoriaus padėjėjas yra paslaugų profesija. Vidaus praktikoje sekretoriaus padėjėjo pareigas dažniausiai užima moterys, kurios labiau linkusios save suvokti kaip padėjėjos.

Pasikeitus sekretoriaus pareigoms šiuolaikinės įmonės valdymo struktūroje, atsirado aukštesni reikalavimai sekretoriaus padėjėjo išsilavinimui, jo profesinei erudicijai, bendravimo įgūdžiams ir gebėjimui spręsti įvairias verslo problemas. .

Šiandien sekretoriaus-padėjėjo profesija reikalauja, kad žmogus dėl sekretorės darbo specifikos būtų labai pasirengęs, visa eilė asmeninių ir dalykinių savybių.

Pažvelkime į daugybę skelbimų, kviečiančių dirbti sekretorius-padėjėjus. Kandidatams į šias pareigas keliami šie reikalavimai: žinios apie darbą biure (tai reiškia, kad žinomos pagrindinių valdymo dokumentų rūšių rengimo ir vykdymo taisyklės bei pagrindinės darbo su dokumentais organizavimo taisyklės); Darbo kompiuteriu įgūdžiai (tai reiškia „Microsoft World“ teksto redaktoriaus, „Microsoft Excel“ skaičiuoklių sistemos išmanymą ir bendrą „Windows“ operacinės sistemos išmanymą); mokėti tam tikras užsienio kalbos, dažniau anglų, rečiau vokiečių ar prancūzų, ribas.

Tiesą sakant, šiuolaikinių sekretorių kvalifikacija ir kiti reikalavimai yra daug platesni. Deja, samdydamas sekretorių vadovas ne visada sugeba aiškiai suformuluoti šiuos reikalavimus. O pareigybės aprašyme, kur jis yra, nepateikiamas išsamus sekretoriaus padėjėjo pareigų vaizdas.

Profesionalus sekretorius-padėjėjas turi turėti tam tikrų žinių ir įgūdžių, turėti tam tikrų verslo ir asmeninių savybių.

Šiuolaikiniam sekretoriui padėjėjui būtinas profesines žinias ir įgūdžius galima suskirstyti į tris grupes:

1. Žinios, būtinos vadovybei ir visai įmonei dokumentuoti ir teikti informaciją.

Sekretoriaus padėjėjas turėtų žinoti:

Reguliavimo ir metodiniai dokumentai, susiję su valdymo dokumentais,

Pagrindiniai dokumentų valdymo principai,

Archyvavimo pagrindai,

Pagrindinės taikymo programos,

Rusų kalba,

Viena ar kelios užsienio kalbos (priklausomai nuo įmonės profilio).

Parengti ir vykdyti pagrindinius valdymo dokumentų tipus ir atmainas;

Racionaliai organizuoti darbą su valdymo dokumentais, saugoti archyvą;

Rasti, tvarkyti ir saugoti informaciją;

Naudokite rašomąją mašinėlę, asmeninį kompiuterį, spausdintuvą ir kitas dokumentų rengimo, kūrimo, kopijavimo priemones.

2. Žinios, būtinos norint palaikyti komunikacinę įmonės ir jos administracijos paramą:

Verslo pokalbių taisyklės;

Lankytojų priėmimo, susitikimų, komandiruočių organizavimo principai;

Šiuolaikinės komunikacijos priemonės;

Profesinės etikos pagrindai.

Remdamasis šiomis žiniomis, sekretorius turėtų sugebėti:

Vesti verslo pokalbius ir pokalbius telefonu;

Organizuoti susitikimus, pristatymus, verslo keliones;

Naudokite šiuolaikines komunikacijos priemones;

Organizuoti lankytojų priėmimą;

Suplanuokite savo darbą, planuokite ir taupykite vadovo laiką.

3. Žinios, susijusios su pagrindine įmonės veikla, jos vidine struktūra ir išorės santykiais:

Vadovų darbo organizavimo principai, teisiniai valdymo pagrindai;

Administracinės, darbo ir verslo teisės pagrindai;

Įmonės ir jos darbuotojų veiklą reglamentuojantys teisės aktai ir nuostatai.

Remdamasis šiomis žiniomis, sekretorius turėtų sugebėti užtikrinti efektyvų vadovo darbą.

Be to, galime pasakyti apie tas specialias žinias, kurias turėtų turėti mokslinis sekretorius, paprastai turintis ne tik aukštąjį išsilavinimą, bet ir akademinį išsilavinimą.

Mokslo sekretorius turi žinoti:

Atitinkamos žinių, mokslo ir technologijų srities mokslinės problemos;

Ekonominės plėtros kryptys konkrečioje įstaigos veiklos srityje;

Vidaus ir užsienio pasiekimai panašioje žinių srityje;

Nustatyta mokslinių tyrimų ir plėtros organizavimo, planavimo, finansavimo, vykdymo ir įgyvendinimo bei jų patentavimo tvarka;

Taikomi teisės aktai, reglamentuojantys autorių teises ir patentų apsaugą;

Mokslininkų darbo organizavimo ir mokslinių tyrimų ir plėtros valdymo metodai ir kt.

Taigi sekretorius-padėjėjas turi sugebėti atlikti visų tipų darbus: nuo paprasčiausių techninių iki kūrybinių. Tačiau jo darbas skiriasi nuo kitų sekretorių darbo pirmiausia aukščiausiu profesionalumu, referenciniais darbo tipais, susijusiais su medžiagų rinkimu, analize, pateikimu ir dokumentų rengimu, laisvomis užsienio kalbų žiniomis ir nepriekaištingomis Kompiuterinė technologija. Sekretorius-asistentas yra labai išsilavinęs, kūrybiškai talentingas, labai profesionalus vadovo padėjėjas, kuriuo jis visada pasitiki ir kuriuo gali visiškai pasikliauti vykdydamas bet kokio sudėtingumo užduotis.

Profesiniai reikalavimai įvairių kategorijų sekretoriams

Darbuotojų kvalifikacijos katalogas apie sekretorių kategorijas. Sekretorius-mašinistas. Sekretorė-stenografė. Aklųjų specialistų sekretorė. Vyriausiasis sekretorius. Bendrieji reikalavimai įvairių kategorijų sekretoriams. Šiuolaikinio sekretoriaus karjeros etapai. Sekretorė-padėjėja. Biuro vadybininkas. Sekretorius-vedėjo padėjėjas. Sekretorių kategorijos. Sekretoriaus veikla valdymo aparato struktūroje. Sekretorės darbo kvalifikacijos reikalavimai, išsilavinimo lygis, darbo patirtis, praktiniai įgūdžiai. Sekretoriaus darbo pareigų reglamentavimas organizaciniuose ir teisiniuose dokumentuose. Tam tikros kategorijos sekretoriaus paskyrimas, turinys, pareigybių aprašymų ir mokymo instrukcijų rengimo tvarka. Sekretoriaus funkcijų priklausomybė nuo vadovo lygio, organizacijos krypties, darbo eigos apimties, dokumentų palaikymo sistemos. Sekretoriaus sąveika su organizacijos personalu.

Sekretoriaus padėjėjo verslo ir asmeninės savybės.

Šiuolaikinė psichologija asmenybę supranta kaip daugiau ar mažiau savarankišką, stabilią socialiai reikšmingų asmens individualių psichologinių savybių sistemą, todėl jis yra visiškai toks pat, o ne lemia jo tapatybę, elgesį, sugebėjimus, kūrybinius sugebėjimus, požiūrį į save ir kitus žmones, žodžiu - visa jo išvaizda, siekių lygis ir tikras elgesys. Šios savybės atsiranda dėl natūralių žmonių savybių, pvz., Amžiaus, lyties, temperamento ir kt., Jų dabartinių poreikių, interesų, vertybinių orientacijų ir socialinių vaidmenų visuomenėje, tačiau kartu ir ankstesnės gyvenimo patirties, įgytos per žinių, įgūdžių, įpročių, ankstesnių kartų kultūros, šeimos tradicijų ir kt.

Remiantis duomenimis, gautais iš gamtos (ir, jei reikia, šiek tiek juos pataisant) galite tapti asmeniu, galinčiu įvaldyti norimą profesiją, duoti naudos visuomenei ir sau bei gauti pasitenkinimą atliktu darbu. V visiškai viskas, kas buvo pasakyta priklauso profesijai sekretorė.

Mes kalbame apie bet kokios formos verslo, įstaigos, organizacijos sekretorių. Ši profesija yra labai paplitusi visame pasaulyje, ypač tarp mergaičių ir jaunų moterų, tačiau vyrai taip pat dirba sekretoriato darbe. Užsienyje įmonės sekretoriaus pareigos jaunam vyrui laikomos prestižinėmis ir gana gerai apmokamomis. Šios profesijos populiarumas šiuolaikinėje Rusijoje didėja dėl perėjimo prie rinkos ekonomikos ir naujų verslo ir kitų struktūrų masės atsiradimo. Tačiau tuo pačiu didėja ir profesinių bei kitų reikalavimų lygis sekretoriaus asmenybei.

Sekretorius yra institucijos veidas. Įmonė vertinama pagal jo darbą ir elgesį. Sekretorė turi laikytis „verslo įmonės tapatybės“. Tikslumas, kompetencija, teisingumas, efektyvumas, lakoniškumas, mandagumas ir geranoriškumas - tai pagrindiniai jo principai ir jų reikia laikytis darbe.

Vidutinis pardavėjas sutelkia dėmesį į bet kokią kitą veiklą, išskyrus tą, kuri jam uždirba daugiausiai pinigų. Treniruotėse manęs retai klausia: „Koks yra geriausias būdas pradėti pokalbį? Kokius žodžius turėčiau pasakyti? " - bet kai tik pasitaiko pokalbis apie šaltus skambučius, išgirstu: „O kas, jei mums pasakys„ ne “?“ 80% rezultatų duoda įgūdis kompetentingai pradėti pokalbį ir užmegzti kontaktą, o gebėjimas reaguoti į atmetimą - tik 20%. Skirti savo energiją ir sutelkti dėmesį į darbą su atsisakymais yra tarsi šaukti „Išgelbėk!“, O ne plaukimo treniruotes. Todėl mes išsamiai išanalizuosime, kaip gauti sekretorių.

Visi metodai, skirti praeiti per sekretorių, gali būti suskirstyti į tris tipus.

1. Nuoširdūs priėmimai yra pagrįsti mūsų pasitikėjimu ir dvasia, verslo procesų išmanymu ir kitomis tiek sekretoriaus, tiek visos įmonės darbo ypatybėmis.

2. Metodai su apgaulės ar manipuliacijos elementais yra pagrįsti tam tikru sekretoriaus klaidinimu. Nesu šių metodų šalininkas, tačiau jie egzistuoja ir veikia, todėl juos verta paminėti.

3. Technikos su intrigų elementais ir šablono laužymas- metodai, kurių metu mūsų žodžiai netelpa į sekretoriaus mąstymo modelį, jo „programa“ nepavyksta ir jis mus praleidžia.

Pirmasis sąžiningas priėmimas per sekretorę yra iš anksto sužinoti sprendimo priėmėjo vardą. Tai taip paprasta, kad daugelis to nedaro! Vardo žinojimas yra vienas iš pagrindinių raktų, norint susisiekti su sprendimų priėmėju!

Yra keli paprasti būdai sužinoti pavadinimą.

1 metodas. Paruošimas. Ruošdamiesi skambučiui, sprendimų priėmėjo pavardę galite sužinoti įmonės svetainėje, jos naujienose ar žiniasklaidoje.

2 metodas. Kolegos skambutis arba dviejų skambučių metodas. Jūsų kolega pirmiausia paskambina jūsų kontaktui, sužino sprendimo priėmėjo vardą, nurodo jums, o jūs skambinate naudodami sprendimo priėmėjo vardą. Beje, jūsų kolega turėtų skambinti kuo efektyviau ir būti pasirengęs jį užbaigti, jei netikėtai prisijungs prie sprendimų priėmėjo ☺. Kolegos skambutis atrodo standartiškai:

– Gera diena! Igoris Stalevarovas, bendrovė „Unicstream“. Prašome susisiekti su režisieriumi.

- Ir kokiu klausimu?

– Bendradarbiavimo klausimu. Mes norėtume jums tiekti savo gaminius.

- Siųsti informaciją el.

– Taip, gerai, aš pasiruošęs įrašyti!(Rašo laišką.)

– Koks režisieriaus vardas? Pažymėsiu tą informaciją jam. (Arba „Kieno vardu turėčiau siųsti laišką?“)

- Andrejus Ivanovičius Ipatovas. (Užrašo pavadinimą).

– Labai ačiū! Kada turėčiau paskambinti pagal rezultatus?

- Skambinkite penktadienį po dviejų.

– Taip gerai! Viskas kas geriausia!

Taigi, jūsų kolega sužinojo direktoriaus vardą, dabar po poros valandų galite paskambinti. Žinoma, jūsų kolegai patartina sugalvoti kitą įmonės pavadinimą, kad paskambinus sekretoriui nekiltų abejonių. Kartais patyręs asistentas klausia: „Koks režisieriaus vardas? Kieno vardu turėtų būti išsiųstas laiškas? " atsakys: „Parašykite įmonės pavadinimą. Jis vis tiek ateis pas mane “. Šiuo atveju jūsų bandymas nepavyko.

3 metodas. Skambutis rajono policijos pareigūnui.Šiuo atveju, žinoma, tai yra manipuliacija. Tinklalapyje ieškote įmonės teisinio adreso, skambinate rajono policijos pareigūno vardu ir sužinosite, kas priima sprendimą. Taip atsitiko, kad mūsų šalyje dauguma žmonių su tam tikra baime elgiasi su teisėsaugos institucijomis ir pirmiausia atsako į jų klausimus, o tik tada galvoja, kodėl. Sekretorė dažniausiai nėra išimtis. Svarbiausia, kad jūs turite žinoti sprendimų priėmėjo poziciją ir iš anksto sugalvoti bet kokį direktoriaus vardą ir pavardę. Skambutis yra trumpas, visiškai rimtu, bet abejingu tonu, be nereikalingų žodžių, emocijų ir pagarbių žodžių, kuriuos vartoja paprasti žmonės:

– Rajono milicijos pareigūnas už tokį rajono Gordejevą! Nurodykite savo režisieriaus vardą ir pavardę (pauzė), Sergejus Leščinskis? (Pauzė.)

- Ne. Ipatovas Andrejus Ivanovičius. (Atsargiai.)

– O, Andrejus Ipatovas. dėkoju... (Padeda ragelį.)

Daugeliu atvejų sekretorė, nedvejodama, diktuoja sprendimo priėmėjo vardą. Be to, taip pat galite paprašyti tiesioginio numerio, nes „kreipėtės“ pagalbos į rajono policijos pareigūną.

4 metodas. Skambina mokesčių inspektorius. Priėmimas visiškai pakartoja ankstesnį, bet atliekamas mokesčių inspektoriaus vardu.

– Tokio ir tokio rajono Gordejevo mokesčių inspektorius. Tai „Unicstream LLC“, tiesa?

- Taip, kodėl?..

– Tikrinama informacija: jūs esate UAB „Unicstream“, juridinis adresas yra 5 -oji Stolbovaya gatvė, 7, o šiuo metu įmonės direktorius yra Sergejus Ivanovičius Leščinskis?(Mes sakome bet kokį vardą ir pavardę.)

Ne, ne. (Arba ji pati iš karto pasako teisingą vardą ir pavardę.)

– Taigi, jums reikia pataisyti ... O kas?

- Andrejus Ipatovas. (Atsargiai.)

– Taigi, I-pa-tov And-rei Iva-no-vich. Ar jo telefonas liko toks pat?

– Diktuok, aš patikrinsiu.

- Septyni šimtai dvidešimt trys ... (Sekretorė diktuoja skaičių.)

– Taip. Viskas teisinga. Dėkoju!

5 metodas. Paskambinkite savo sekretoriui. Patogiau šią techniką atlikti padedant partneriui. Kolega savo asmeninio sekretoriaus vardu turėtų paskambinti į jus dominančiai įmonei. Taigi jūsų statusas tampa vienu žingsniu su jos viršininku, o „jūsų sekretoriui“ daug lengviau derėtis su kolega. Jis gali ir sužinoti sprendimų priėmėjo pavardę, ir surengti jūsų susitikimą arba, jei reikia, apie jūsų skambučio jos viršininkui laiką, tada kontaktas bus tikimasi ir nebus šaltas!

Kaip tai gali atrodyti:

- Laba diena, kompanija „Unicstream“, direktoriaus padėjėja Ivanova Svetlana. Norėčiau surengti susitikimą (kontaktą) tarp mano ir jūsų direktoriaus. Kada patogu tai padaryti?

- Sveiki! .. Ir patikslinkite, kas esate ir kokiu klausimu?

- Aš esu „Unicstream“ direktoriaus Sergejaus Vladimirovičiaus Nikiforovo padėjėjas, kartu su jumis planuojame tam tikrus projektus, o mano direktorius nurodė man susitarti su jūsų direktoriumi, kada būtų patogu tai padaryti? Sergejus Vladimirovičius turi laiko, pavyzdžiui, rytoj po pietų. Ką tu turi?

- Mirkyti. Leisk pažiūrėti. Na, 16:00 galite. Kaip tave užregistruoti?

- „Unicstream“, Sergejus Nikiforovas. Beje, koks teisingas jūsų režisieriaus vardas?

- Andrejus Ipatovas.

- Taigi, Ipatovas Andrejus Ivanovičius. Gerai. Tai reiškia, kad rytoj Sergejus bus jūsų vietoje 16 val. Viskas kas geriausia.

Žinoma, jums reikia kalbėti visiškai užtikrintai, tarsi jūs (ar jūsų kolega) iš tikrųjų būtumėte asistentas ir „nesiveltumėte“ jokių ryšio problemų.

Svarbu pažymėti, kaip veikia frazė „mes planuojame su jumis tam tikrus projektus“. Tai tik atvejis, kai nesame laiku, bet sekretorius nusprendžia pats kad mes jau bendradarbiaujame. Bent jau jis gali tai nuspręsti, nes frazė sakoma esamuoju laiku - „planavimas“ ir miglota - „tam tikri projektai“. Tuo pačiu metu jis atrodo labai įspūdingas.

6 metodas. Skambinkite tiesiogiai trečiajai šaliai.Šis metodas pagrįstas „paruošimu“. Studijuodami potencialaus kliento svetainę, kartais joje rasite kai kurių darbuotojų vardus, pavardes ir telefono numerius. Galite paskambinti vienam iš jų, pasikalbėti ir gauti direktoriaus vardą, „trečiosios šalies“ rekomendaciją, o gal iš karto kreiptis į sprendimus priimančią instituciją:

- Sergejus Ivanovičius?

- Sergejus Ivanovičius, laba diena, mano vardas Sergejus Nikiforovas, kompanija „Unicstream“. Aš ieškau žmogaus, kuris užsiima pirkimais iš jūsų, peržiūrėjo jūsų svetainėje esančią informaciją ir nusprendė, kad tai galite būti jūs (pauzė).

- Ne, ne. Turbūt kažkokia klaida ...

- Sergejus Ivanovičius, prašau, padėkite man, o kas užsiima pirkimais iš jūsų? Mes planuojame dirbti su jumis, ir dabar man svarbu išsiaiškinti kai kuriuos klausimus.

Leiskite jums priminti, kad trečioji šalis nėra apkrauta atsakomybės našta, ir jei mes skamba palankiai, niekas netrukdo mums gauti informacijos.

- Tai Andrejus Nikolajevičius, komercijos direktorius, jis priima sprendimą, o tada vadovai sprendžia techninius klausimus.

- Kharlamovas.

-Har-la-mov. Kaip man gali būti lengviau su juo susisiekti?

- Taigi. Dabar aš jums pasakysiu ... 975 31 10, būsite nuvežtas pas sekretorių Andrejų Nikolajevičių.

- Suprantu, ačiū, Sergejus Ivanovičius! Ar galiu pasakyti, kad rekomendavote man su juo susisiekti?

- Dėl Dievo meilės.

- Beje, kaip vadinasi sekretorė?

- Albina.

- Labai ačiū, Sergejus Ivanovičius!

Taigi mes sužinojome sprendimų priėmėjo vardą, sekretoriaus vardą ir taip pat gavome pseudo rekomendacijas, kurios padės bendrauti su Albina. Kartais pati trečioji šalis gali tiesiogiai susisiekti su sprendimų priėmėju. Tada prasminga vieną frazę pasakyti kitaip:

- Matau: Andrejus Nikolajevičius. Kokia jo pavardė?

- Kharlamovas.

-Har-la-mov. Sergejus Ivanovičius, ar galite mane susieti su Andrejumi Nikolajevičiumi?

Žinoma, niekada nėra 100% garantijos, kad trečioji šalis galės prisijungti, tačiau atminkite, kad šaltais skambučiais, kaip ir aktyviais pardavimais, svarbu išnaudoti visas galimybes! Statistikos taisyklė nebuvo atšaukta!

išvadas

1. Visus sekrecijos praėjimo būdus galima suskirstyti į tris tipus.

- Nuoširdus.

- Su apgaulės ar manipuliacijos elementais.

- Su intrigų elementais ir modelio laužymu.

2. Pirmasis būdas susisiekti su sprendimų priėmėju yra iš anksto sužinoti vardą. Dabar turime bent šešis būdus sužinoti pavadinimą.

Biuras gali dirbti be viršininko, bet ne be sekretoriaus

Jane Fonda

Sekretoriaus profesija šiandien yra viena paklausiausių. Vos prieš kelerius metus įmonei paprastai reikėjo tik vieno sekretoriaus. Vienas žmogus pasirūpino viskuo, įskaitant skambučius, darbų paskirstymą, pavyzdžiui, visą automobilių parką, dokumentų spausdinimą, lankytojų arbatą ir kavą bei boso darbo dienos sudarymą.

Šiandien paprasčiausiai neįmanoma susidoroti su tiek daug pareigų didelėse ir vidutinėse įmonėse. Yra daug įmonių, kuriose visas sekretoriaus pareigas atlieka vienas darbuotojas, o kitose organizacijose yra visas sekretorių skyrius, kuriam vadovauja sekretoriato vadovas, viskas priklauso nuo įmonės dydžio, taip pat nuo specifikos. savo veiklos.

Mes bandėme nustatyti ir klasifikuoti visas esamas sekretorės pareigas, priklausomai nuo atliekamų funkcijų ir darbuotojo vietos organizacijos struktūroje.

Jei darysime prielaidą, kad įmonėje dirba maksimalus sekretorių skaičius, sekretoriato skyriaus darbas gali atrodyti taip.

Operatorių darbuotojai telefonu skambina potencialiems klientams, siūlydami prekes ar paslaugas. Tuo pačiu metu kyla klientų skambučių srautas, nes įmonė reklamuojasi žiniasklaidoje. Į šiuos skambučius atsako sekretorė telefonu ir paskambinusiems paskambins vizito metu. Kai lankytojai atvyksta į biurą, juos pasitinka registratorė, kuri palydės klientus į specialų kambarį. Ten dėmesingas biuro administratorius pasiūlys arbatos ar kavos, kol lankytojas laukia registratūros. Ir jei tam tikru momentu klientų srautas sustojo, tai administratorius susitvarko lankytojo kambaryje, išleidžia žurnalus, laisto gėles. Tuo pačiu metu yra ir ekonominio biuro vadovas, jis siunčia kurjerius ir vairuotojus, stebi raštinės reikmenų prieinamumą, kontroliuoja biuro funkcionavimą. Kiekvienas vadovas turi asmeninį sekretorių, o vyresnieji vadovai taip pat turi sekretorius-padėjėjus ir asmeninius padėjėjus. Norėdami užbaigti vaizdą, galite pridėti kompiuterių operatorius, kurie pildo duomenų bazes, spausdina visą dokumentaciją, kainoraščius, brošiūras, bukletus su nuolat atnaujinama informacija, taip pat raštininkus, kurie tvarko įrašus, įrašo ir archyvuoja. Visoms sekretoriato paslaugoms vadovauja sekretoriato skyriaus vadovas.

Ir tai nėra išsamus sekretorių pareigybių sąrašas, todėl mes stengsimės sujungti artimiausias specializacijas į tam tikras pagrindines grupes, su kuriomis dažniausiai susiduriama praktikoje, būtent:

telefono operatorius;
registratorė / administratorė / registratorė;
skyriaus sekretorius;
sekretorė-padėjėja;
biuro vadovas / sekretoriato vadovas;
asmeninis asistentas / asmeninis asistentas.

Operatorė telefonu

Tai galbūt mažiausiai apmokama, bet labiausiai ieškoma pozicija iš visų biuro paslaugų. Yra daug kitų šios pozicijos pavadinimų, pavyzdžiui, darbuotojas, dažniau darbuotojas, dirbantis telefonu, vadovas deryboms, dispečeris telefonu ir kt.

Pagrindinė tokio darbuotojo pareiga yra dirbti su gaunamais ar išeinančiais skambučiais. Paprastai darbas nėra susijęs su tiesioginiu lankytojų aptarnavimu ar vadovybės užduočių vykdymu.

, gebėjimas būti savimi pokalbio telefonu metu
tinkamumas pardavimo telefonu metodams

Tipiškos funkcijos:

Skambučiai iš organizacijos klientų ir organizacijos klientų;
- kreipiasi į organizacijos darbuotojus tolesniu peradresavimu;
- organizacijos darbuotojų, dalyvaujančių gamybos cikluose, skambučiai.

2. Pardavimų telefonu įgyvendinimas su išeinančiais skambučiais arba gaunamais skambučiais iš klientų.

3. Informacijos perdavimas telefonu.

4. Rodyti specializuotose programose, skirtose telefono skambučių gavimo rezultatams organizuoti:

Klientų informacijos įrašymas;
- pardavimo rezultatai;
- skambučių užklausų reklamos šaltiniai;
- ir kt.

Tokia pozicija paprastai egzistuoja didelėse įmonėse arba įmonėse, orientuotose į didelį klientų srautą (aptarnavimas, pagalba ir kitos paslaugos). Šiam darbuotojui keliamų reikalavimų sąrašas nėra ilgas ir dažniausiai apsiriboja maloniu balsu ir noru dirbti.

Registratorė / administratorė / registratorė

Šis pavadinimas kilęs iš registratūros, už kurios yra sekretoriaus darbo vieta. Vadinasi, įvairios rašybos ir tarimo galimybės: priėmimas, priėmimas, taip pat registratorės profesijos pavadinimas. Iš pradžių tokios pozicijos, kaip ir patys registratūros stalai, egzistavo tik viešbučiuose ir grožio salonuose. Dabar daugelyje biurų, kur jie aktyviai dirba su lankytojais, toks žmogus reikalingas. Panašios pareigos dispečeriui, budinčiam sekretoriui, sekretoriui telefonu ir kt.

Registratorės laisvą vietą atveria įmonės, kurių biurai sulaukia daug telefono skambučių ir daug lankytojų. Todėl merginos, turinčios gerus išorinius duomenis, dažniausiai kviečiamos į registratorės pareigas.

Pagrindiniai reikalavimai:

užtikrintai naudotis kompiuteriu ir biuro įranga
užsienio kalbų mokėjimas neprivalomas
geri bendravimo įgūdžiai

Tipiškos funkcijos:

1. Skambučių priėmimas rusų ir (arba) užsienio kalbomis:

Iš klientų ir organizacijos klientų
- skambučiai organizacijos darbuotojams tolesniu peradresavimu

2. Lankytojų susitikimas ir registracija registratūroje

3. Laiškų, faksogramų, elektroninių dokumentų priėmimas
4. Atlieka kai kuriuos kitus nedidelius vadovybės pavedimus. Kai kuriais atvejais jis veda statistiką, priima grynuosius pinigus, pildo dokumentų formas, spausdina laiškus (pats nesudarydamas).
Dažniausiai ši pozicija yra užsienio kompanijose ir Rusijos įmonėse, orientuotose į užsienio klientus. Paprastai vienas iš pagrindinių reikalavimų kandidatams į šią laisvą darbo vietą yra užsienio kalbos mokėjimas bent jau geru pokalbio lygiu.

Departamento sekretorius

Sekretorius, dirbantis bet kuriame įmonės struktūriniame padalinyje (skyriuje, departamente, sektoriuje ir kt.), Dažnai turintis specialių žinių apie atitinkamo struktūrinio padalinio darbo specifiką.

Pagrindiniai reikalavimai:

užtikrintai naudotis kompiuteriu ir biuro įranga

pageidautinas aukštasis išsilavinimas arba specialios žinios, susijusios su atitinkamo struktūrinio padalinio darbo specifika
užsienio kalbų mokėjimas užsienio įmonėms
geri bendravimo įgūdžiai

Tipiškos funkcijos:

1. Skambučių priėmimas, atsakymas į standartines užklausas šio struktūrinio padalinio darbo metu, skambučių peradresavimas konkretiems darbuotojams.
2. Susitikimas su lankytojais.
3. Raštinės reikmenų pirkimas.
4. Struktūrinio padalinio biuro darbų vykdymas.
5. Pašto peržiūra, reikiamos korespondencijos parinkimas ir struktūrizavimas.

Ši pozicija randama tik didelėse įmonėse, turinčiose struktūrinius padalinius ar daug padalinių.

Sekretorė-padėjėja

Sekretorius-padėjėjas labiau orientuojasi į darbą už įmonės ribų, tai yra, jis vykdo viršininko nurodymus dėl bendravimo su klientais ir partneriais, todėl jis privalo mokėti užsienio kalbas. Vadovo sekretoriaus kompetencija apima klausimus, susijusius su įmonėje vykstančiais procesais, tai yra, jis atlieka užduotis, susijusias su pačia įmone ir jos darbuotojais.
Šis sekretorius, taip pat ir asmeninis asistentas, dirba su vienu žmogumi, tačiau dažniausiai tai yra antrieji įmonės asmenys (direktoriaus pavaduotojai, viceprezidentai, padalinių ir padalinių vadovai ir kt.). Taip pat sekretoriaus padėjėjas gali dirbti su pirmuoju asmeniu, neatlikdamas atstovo ir kai kurių kitų asmeninio asistento funkcijų.

Pagrindiniai reikalavimai:

Aukštasis išsilavinimas
darbo patirtis panašiose pareigose nuo metų
kruopštumas, atsakingumas, mokymasis
užtikrintai naudotis kompiuteriu ir biuro įranga

Tipiškos funkcijos:

1. Savarankiškai komponuojantys laiškai.
2. Tiesioginiam struktūrinio padalinio vadovui (-ams) pavaldžių dokumentų ir pavedimų vykdymo kontrolė.
3. Galvos darbo grafiko sudarymas.
4. Galvos informacijos peržiūra ir paruošimas.
5. Analitinių užrašų ir nuorodų sudarymas vyr.
6. Derybų rengimas ir palaikymas.

Biuro vadovas / sekretoriato vadovas

Biuro vadovas yra biuro administratorius. Be įprastų sekretoriaus pareigų, jam gali būti patikėta koordinuoti daugelio įmonės paslaugų (pavyzdžiui, automobilių) veiklą, vykdyti darbuotojų, tiek vadovybės, tiek eilinių, įsakymus. Ši pareigybė reikalauja daugiau nepriklausomumo nei tik sekretorė ar registratorė. Biuro vadovas turi teisę pagal savo kompetenciją vykdyti tam tikrus projektus (naujų produktų ir paslaugų tyrimas, įmonės darbo sistemų tobulinimas). Taip pat dažnai būtent šis sekretorius yra atsakingas už verslo renginių, konferencijų organizavimą, pietų pristatymą į biurą ir kt.

Pagrindiniai reikalavimai:
Aukštasis išsilavinimas
užtikrintai naudotis kompiuteriu ir biuro įranga
atsakingumas, energija

Tipiškos funkcijos:

1. Biuro gyvybės užtikrinimas (kanceliarinių prekių pirkimo, vandens tiekimo organizavimas, popieriaus prieinamumo spausdintuvuose, kopijavimo aparatuose ir daug daugiau organizavimas).

2. Administracinių klausimų sprendimas (pastato nuoma, valytojos, vairuotojai, sekretoriai ir daug daugiau).
3. Naujų darbo organizavimo formų įvedimas.
4. Atstovaujamosios galios (vyriausybinėse agentūrose ir kt.).
5. Pavaldžių darbuotojų atranka, valdymas ir mokymas.
Pozicija labiau būdinga įmonėms, turinčioms didelį biurų plotą.
Sekretoriato vadovas susitinka tik didelėse įmonėse, kurių sekretorių skaičius yra ne mažesnis kaip 58 darbuotojai.

Asmeninis asistentas / asmeninis asistentas

Viena atsakingiausių sekretorės pareigų, reikalaujanti akrobatinio skraidymo ir profesionalumo. Geras pagalbininkas, be savo profesinių žinių ir įgūdžių, turi turėti labai išvystytus analitinės veiklos gebėjimus, būti savarankiškas priimant sprendimus, o svarbiausia - būti labai geru psichologu ir žinoti būdingus savo viršininko įpročius ne blogiau nei jo artimas artimiesiems. Visi dokumentai, perduoti per padėjėją ir patekę į vadovo stalą, turi būti nepriekaištingi. Šioje pozicijoje labai reikalaujama išmanyti verslo etiketą. Asmeninio asistento sugebėjimas elgtis verslo susitikimuose lemia tai, kaip šio susitikimo dalyviai suvoks lyderį.
Kitaip tariant, tai nepakeičiamas asistentas, kuris žino visus savo vadovo darbo momentus ir problemas. Manoma, kad šis sekretorius dirba tik su pirmuoju asmeniu. Pagrindinis tokio specialisto uždavinys yra tapti „dešine“ savo viršininko ranka, sutaupyti labai brangaus darbo laiko, taupant jį maksimaliai tų įprastų klausimų ir problemų, su kuriomis profesionalus, kvalifikuotas sekretorius gali lengvai susidoroti.

Pagrindiniai reikalavimai:

psichologinis suderinamumas su vadovu
Aukštasis išsilavinimas
darbo patirtis panašiose pareigose ne mažiau kaip dveji metai
kruopštumas, atsakingumas, mokymosi gebėjimas, išskirtinis mandagumas
užtikrintai naudotis kompiuteriu ir biuro įranga

Tipiškos funkcijos:

1. Koordinuoja galvos veiksmus.
2. Savarankiškai rengia dokumentus.
3. Rengia medžiagą susitikimams ir deryboms.
4. Rengia analitines pastabas ir literatūrą.
5. Tvarko susirinkimų, derybų, akcininkų ir direktorių valdybos susirinkimų protokolus.
6. Jei reikia, verčia iš užsienio kalbos.
7. Atlieka vadovo komandiruotes (atranka, viešbučio užsakymas, bilietai transportui, taksi ir kt.).
8. Pateikia tik savo tiesioginiam vadovui. Retais atvejais jo darbą gali koordinuoti biuro vadovas.

Sekretorių atlyginimų lygis priklauso nuo sekretoriaus žinių, patirties, įgūdžių ir kvalifikacijos reikalavimų. Taip pat neįmanoma neatsižvelgti į konkrečios įmonės finansinę padėtį ir jos vykdomą politiką, susijusią su jos darbuotojų atlyginimais.
Sekretorių atlyginimų dydžiui dažniausiai įtakos turi šie veiksniai:

• mokėti vieną ar daugiau užsienio kalbų;
• darbo patirtis panašiose pareigose;
• aukštojo mokslo prieinamumas;
• specialūs įgūdžiai, reikalingi konkrečiai pozicijai, taip pat specialių kompiuterinių programų išmanymas;
• kandidatų išvaizdos reikalavimai.

Žemiau yra vidutinis sekretorių atlyginimas Maskvoje, atsižvelgiant į pareigas ir aukščiau nurodytus veiksnius, turinčius įtakos atlyginimų lygiui.

Jau ne kartą minėjome, kad labai sunku apibrėžti tipiškas sekretoriaus ar vadovo padėjėjo pareigas. Daug kas priklauso nuo įmonės apimties, jos dydžio, galvos vaizduotės ir praktiškai nieko nereguliuoja. Be to, pačioje profesijoje yra padalijimas, kurį, kaip rodo praktika, darbuotojai ir darbdaviai supranta skirtingai.

Patys sekretoriai jaučia skirtumą, kartais intuityviai, todėl forumuose nenutyla ginčai dėl to, kas yra „svarbesnis“, kokia hierarchija egzistuoja profesijoje, o tai yra aukščiausias žingsnis administracijos darbuotojo karjeroje. Kol kas tarp mano kolegų nėra bendro sutarimo dėl šio rezultato.

Nepaisant to, jei egzistuoja šie daugybė pavadinimų, turi egzistuoti ir jų aprašyti reiškiniai.

Supraskime visas administracinių pareigų klasifikavimo subtilybes.

Sąvokų supratimas

Išvardinkime pagrindines administracines pareigas: „sekretorė“, „padėjėja“, „sekretorė-padėjėja“, „vadovo padėjėja“, „sekretorė registratūroje“, „biuro vadovė“. Prieš pažvelgdami į juos išsamiau, suprasime, ką reiškia kiekviena iš šių pozicijų.

Vikipedija neapibrėžia „sekretoriaus“ pareigų. Jame yra tik straipsnis „Sekretoriaus padėjėjas“, kuriame yra toks apibrėžimas: sekretorė-padėjėja- biuro darbuotojas, turintis įvairias pareigas - nuo telefono skambučių priėmimo (registratorė) iki vadovo padėjėjo (asmeninio sekretoriaus).

Čia yra sekretoriaus padėjėjo atliekamų pareigų sąrašas:

• telefono skambučių priėmimas vadovui;
• darbas su dokumentais: svarbos nustatymas, parengimas, registravimas, platinimas, gavimas, saugojimas, sisteminimas;
• lankytojų priėmimo planavimas ir paruošimas;
• pagalba planuojant viršininko darbo grafiką, kartais - viešbučių ir lėktuvo bilietų užsakymas;
• dalyvavimas rengiant verslo derybas;
• raštinės reikmenų ir kitų biuro gyvenimui reikalingų dalykų užsakymas, kartais - vadovo aprūpinimas produktais.

Perskaičius šį straipsnį ypatingo aiškumo nebuvo. Visi jau žinome, kad pareigų spektras yra platus, o aukščiau nurodytas užduotis gali atlikti ir sekretorė, ir vadovo padėjėja. Be to, tai toli gražu ne pusė pareigų, kurias turi atlikti tipiški mūsų profesijos atstovai. O gal tai bendras visos profesijų grupės pavadinimas? Mažai tikėtina, kad dauguma žmonių girdi apie „sekretorių“ be jokių priešdėlių.

Žodis „sekretorius“, kaip žinote, kilęs iš lot. paslaptis(„Paslaptis, paslaptis“). O senovės Romoje įgaliotiniai buvo vadinami sekretoriais. Išvada: sekretorius turi prieigą prie tam tikros informacijos, kuri nėra viešai skelbiama, ir, norėdamas atlikti savo pareigas, jis turi pelnyti vadovo pasitikėjimą.

Kalbant apie žodžio „referentas“ kilmę, pavadinimas taip pat yra lotyniškas - „daugintis, bendrauti“. Todėl šis asmuo dirba su informacija. Apskritai žodžių kilmė neabejotinai susijusi su šiuolaikine profesija, tačiau iki galo nepaaiškina, ką šis darbuotojas veikia organizacijoje.

Apibendrinant: dauguma iš mūsų yra tie patys sekretoriai-referentai. Tačiau tai labai retai atsispindi personalo lentelėje ir darbo knygoje: daugelis mano kolegų „vadinami“ skirtingai.

Kad išvengtumėte painiavos

Sekretoriuspriėmimas- pozicija, kuri masinėje sąmonėje yra susijusi su skambučių ir korespondencijos priėmimu ir platinimu. Kartais tokie darbuotojai taip pat gali atlikti pirminį lankytojų priėmimą. Tarp sekretorių pareigų tai vienintelė, iš kurios pavadinimo iškart aišku, ką reikės padaryti. Nors, žinoma, yra išimčių.
Biuro vadovas yra atsekamoji medžiaga iš anglų kalbos. biure vadybininkas, t.y. biuro vadovas. Pagrindinės jo pareigos yra administruoti administracinius, finansinius ir kitus išteklius, kad būtų užtikrintas sklandus vieno biuro ir jo personalo veikimas. Biuro vadovas yra vienas iš jaunesniųjų vadovų postų.
Tokio darbuotojo pavaldumas gali būti vairuotojai, valytojai ir dažnai sekretoriai. Kadangi biuro vadovas yra atsakingas už biuro ir jo darbuotojų gyvybės palaikymą, daugelis žmonių mano, kad šios pareigos yra panašios į vadovo pareigas. Jie turi gana daug panašių pareigų, bet neduok Dieve, kad suklaidintų tave ir vadintų biuro vadovą prižiūrėtoju! Pastarojoje nėra nieko gėdingo, tačiau biuro vadovo atsakomybės laipsnis yra daug didesnis ir suponuoja aukštesnę kvalifikaciją.
Galvos padėjėjas- poziciją, kurią daugelis laiko aukščiausiu žingsniu administracinio darbuotojo karjeroje. Vakarų kompanijose ši pozicija dažnai skamba kaip „asmeninis asistentas“ (pažodinis vertimas iš anglų kalbos). Asmeninis asistentas). Man labiau patinka tradicinis variantas, nes pareigybės pavadinime yra visa jos esmė. Asistentas - nuo žodžio „pagalba“. Vadovo padėjėjas padeda savo vadovui atlikti savo pareigas. Kas tiksliai bus įtraukta į pagalbines funkcijas, priklauso nuo daugelio veiksnių.

Taigi dviejų profesionalų, formaliai užimančių tą pačią poziciją, pareigos gali būti radikaliai skirtingos: vienas iš jų dirba su dokumentais, platina telefono skambučius ir priima lankytojus, o kitas dalyvauja vadovų susitikimuose ir yra įgaliotas priimti svarbius sprendimus. Tai, beje, visai neatmeta to, kad ir vienas, ir kitas siuva nuplėštas sagas ir ieško auklės savo vadovo vaikams. Vėlgi, nėra jokios tvarkos: pavadinimas šiuo atveju tik paaiškina jūsų tikslą, tačiau kaip tiksliai jį atliksite, nežinoma.

Studijuojame norminius dokumentus

Yra dokumentas, apibūdinantis visas pozicijas, atstovaujamas mūsų šalies teritorijoje - „Visos Rusijos darbuotojų profesijų, darbuotojų pareigų ir darbo užmokesčio klasifikatorius“(OKPDTR, gerai 016-94). Jei kyla sunkumų apibrėžiant bet kokias pareigas įmonėje, galite remtis šiuo dokumentu ir pasirinkti tinkamiausią.

Šį klasifikatorių galima rasti svetainėse: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Pastarajame, be OK 016-94, yra „Vieninga tarifų ir kvalifikacijų informacinė knyga“ (ETKS) ir „Visos Rusijos profesijų klasifikatorius“ (OKZ 010-93, OKZ). Tai yra du OK 016-94 skyriai. Pirmasis apima darbuotojų profesijas, antrasis - darbuotojų pareigas.

Darbuotojų profesijos (ir jos yra klasifikatoriuje 5491) šiuo atveju mums neįdomios, pereikime prie darbuotojų pozicijų. Jų yra 2598, ir tikrai viską, ko mums reikia, rasite čia.

Pradėkime nuo sekretoriaus pareigų. Pagal abėcėlinę paiešką gauname šią lentelę (žr. 1 lentelę).

1 lentelė

Pareigos OK 016-94, kuriose yra vardas „sekretorius“

Kiekviena pozicija turi savo kodą... Be to, skirtingos pozicijos turi vieną OKZ kodas, tai reiškia, kad jie yra sujungti į vieną grupę. Pavadinimas „vadovo sekretorius“ reiškia 4115 grupę (grupė „Sekretoriai“). Šią grupę sudaro šios pozicijos:

• raštininkas;
• aklo specialisto sekretorius;
• vyriausiasis sekretorius;
• teismo sekretorius;
• švietimo skyriaus sekretorius;
• sekretorė-mašinininkė;
• sekretorė-stenografė.

Štai kas pasakyta apie minėtos grupės sekretorius: Sekretoriai atlieka technines funkcijas, kad užtikrintų ir išlaikytų organizacijos ar įmonės įstaigos vadovo darbą, naudodamiesi kompiuteriu, biuro įranga ir kitomis techninėmis priemonėmis.

Jų pareigos apima:

Šioje svetainėje yra patogus pozicijų suskirstymas į grupes, iš kurių matyti, kad 4115 grupė yra įtraukta į vyresniąją 411 grupę „Sekretoriai, skaičiavimo (skaičiavimo) mašinų operatoriai ir susijusios profesijos“. Pastarajam, be sekretorių, priklauso kompiuterių operatoriai, stenografai, mašinistai ir kt.

Apskritai minėtos pareigos neprieštarauja realybei, išskyrus tai, kad minimas tele- ir rašomoji mašinėlė privers ką nors nusišypsoti (o kai kas ir nusiramins). Tačiau bet kuris - net pradedantysis - sekretorius, žiūrėdamas į siūlomą pareigų sąrašą, paklaus: „Kaip? Ir viskas? Kur yra pagalba vizoms gauti, komandiruočių organizavimas, susitikimų protokolai? " Juk ne kartą esame sakę, kad sekretorius yra profesija, kuri daro prielaidą, kad bent pusę savo darbo laiko skiriate vadovo ir darbuotojų išlaikymui be dokumentų. Eilutė „priimantys lankytojus“ neperduoda visos įvairios pareigos, kurias turi atlikti sekretorius. Likusios pareigos yra tik techninės ir yra susijusios su darbu su dokumentais. Žvelgiant į turimą aprašymą, galima pagalvoti, kad sekretorė sėdi atskiroje patalpoje ir tik rašo kompiuteryje ir kažką rašo registre. Bet mes žinome, kad tai toli gražu nėra. Todėl vargu ar toks apibrėžimas tiks specialistams.

Grįžkime prie klasifikatoriaus: „biuro vadovo“, taip pat „biuro vadovo“ ir „vadovo padėjėjo“ pareigų nėra. Tačiau yra pozicija „referentas“ (kodas 26088), įtraukta į 3431 grupę - „Administracinis ir valdymo personalas“.

Šią grupę, be įvairių administratorių, vadovų pavardžių, sudaro inspektoriaus, vykdančio pavedimų vykdymą, padėjėjo, pagrindinės veiklos asistento pareigos.

Juokinga kaimynystė, ar ne? Toje pačioje grupėje su padėjėju yra įsakymų vykdymo kontrolės inspektorius. Daugelis sekretorių apie šią kontrolę žino iš pirmų lūpų, nes jie patys tai atlieka.

Tai sako svetainė http://www.etks.info/ administracinis ir vadovaujantis personalas bei susijusių profesijų darbuotojai sprendžia administracinius ir koordinavimo klausimus organizacijų ir jų struktūrinių padalinių veikloje, prižiūri dokumentus ir teikia informaciją.

Jų pareigos apima:

• verslo korespondencijos, protokolų ir kitų administracinių dokumentų vedimas;
• susitikimų, verslo susitikimų ir kelionių planavimas ir organizavimas;
• susitarti dėl įvairių įvykių laiko, stebėti jų laikymąsi;
• pagalba vadovams ir darbuotojams sprendžiant administracinio ir organizacinio pobūdžio klausimus;
• sutarčių, sutarčių projektų rengimas, derybos, lankytojų ir darbuotojų priėmimo organizavimas;
• susijusių pareigų vykdymas;
• prižiūrėti kitus darbuotojus.

Kiek pareigų iš šio sąrašo atliekate? Kaip vadinasi tavo titulas? "Sekretorė"? „Biuro vadovas“? „Vadovo padėjėjas“?

Jei prisimename, kad tradiciškai sekretoriaus darbas yra suskirstytas į dokumentines ir ne dokumentines paslaugas, o dauguma iš mūsų atliekame pareigas iš abiejų svarstomų grupių („sekretoriai“ ir „administracijos ir valdymo darbuotojai“) sąrašų, galime daryti išvadą kad pagal pareigas dauguma iš mūsų esame vykdomieji padėjėjai.

Ką tai reiškia? Kodėl klasifikatorius neatspindi tokių pareigų kaip „vadovo padėjėjas“ ar „biuro vadovas“? Kodėl praktikoje yra pozicijų, bet jų nėra klasifikatoriuje? Gal tai pasenusi ar sudarytojai nesivargino suprasti situacijos šiuolaikinėje darbo rinkoje?

Žinoma, šis klasifikatorius yra šiek tiek konservatyvus. Tačiau rašybos žodynai taip pat yra konservatyvūs. Žmonės kalba ir rašo įvairiai, tačiau yra tam tikros taisyklės, specialistų priimta norma, o raštingi žmonės tuo vadovaujasi. Visi specialistų parengti nurodymai, klasifikatoriai ir kiti oficialūs dokumentai rodo, kad egzistuoja ideali organizacija, kurioje sekretorius tvarko dokumentus, inspektoriai kontroliuoja jų vykdymą, o vizų palaikymas ir darbas su delegacijomis yra protokolo tarnybos pareiga.

Nemanykite, kad taip neatsitiks. Taip struktūrizuotas daugelio didelių vyriausybinių agentūrų ir korporacijų, administracijų ir gamyklų darbas. Pirma, todėl, kad jie egzistuoja daugiau nei tuziną metų ir savo veikloje vadovaujasi pareigybių aprašymais ir nuostatais, parengtais dar TSRS, kai buvo sunku įsivaizduoti situaciją „kas išėjo į mišką, kas pirko malkas“. Antra, toks pareigų pasidalijimas labai susijęs su slaptumu. Pavyzdžiui, gamyklose, vykdančiose karinius nurodymus, vykdomieji sekretoriai neturi prieigos prie interneto ir mobiliuosius telefonus palieka seife prie įėjimo. Esant tokiai situacijai, sunku ieškoti informacijos ar užsisakyti bilietus. Tai daro atskiri specialistai, turintys prieigą prie interneto.

Be to, vienas dalykas, jei sekretorius įmonėje, kurioje dirba šimtas žmonių, yra „šveicaras, pjovėjas ir žaidėjas“, ir visai kas kita, kai įmonėje dirba keli tūkstančiai žmonių. Šiuo atveju dauguma darbo procesų yra griežtai reglamentuoti ir centralizuoti. Vienas specialistas negali būti už juos atsakingas, yra ištisi skyriai.

beje

Kalbant apie iš pirmo žvilgsnio pasenusių vardų buvimą (pavyzdžiui, „sekretorius-mašinistas“), mūsų šalyje iki šiol yra organizacijų, kuriose kai kurie dokumentai spausdinami tik rašomąja mašinėle (dėl slaptumo). Be to, žodis „mašinistas“ šiame apibrėžime dažniausiai rodo didelį darbo kiekį, susijusį būtent su dokumentų rengimu. Sovietmečiu šį darbą atliko mašininkės, o didelėse įmonėse, kuriose dirba centralizuotas raštinės darbas, tai buvo išsaugota iki šiol.
Ar šią poziciją galima pavadinti, tarkime, „kompiuterio operatoriumi“? Žinoma, daugelis įmonių tai daro. Bet kodėl, jei masinėje sąmonėje šiai sąvokai jau buvo priskirtas tam tikras pareigų sąrašas? Kalba nemėgsta jokių dirbtinių naujovių. Praradus šį terminą, jis išnyks.

Kodėl praktiškai yra sekretorių, kurie atlieka ir referentų, ir inspektorių pareigas kontroliuoti dokumentų vykdymą, ir net vertėjai? Nes teorija visada skiriasi nuo praktikos. Įmonės, ypač mažos, pirmiausia siekia sutaupyti, priskirdamos daug įvairių pareigų vienam darbuotojui. Vienas iš mano kolegų pateikė tokį sekretoriaus pareigų apibrėžimą: „žmogus, kuris daro tai, ko nenori kiti darbuotojai“. Na, taip pat atsitinka. Be to, kaip jau minėjome, pareigų neatitikimas dažnai siejamas su negalėjimu įvesti tam tikrą padalinį į personalo lentelę, taip pat su tuo, kad darbdaviai nesupranta profesijos laipsnio.

Palyginkite pareigas

Pažiūrėkime, ką darbdavys turi tuo ar kitu vardu. Norėdami tai padaryti, apsilankykite darbo paieškos svetainėse. Išsirinkime kelis skelbimus pavadinimais: „sekretorė“, „sekretorė-padėjėja“, „vadovo padėjėja“, „biuro vadovė“, kiekvienai grupei pasirinkite po tris ir palyginkite atliktų pareigų sąrašus (nedubliuosime pareigų, kurios kartojamos skirtingos laisvos darbo vietos).

Biuro vadovas

1. Galvos įsakymų vykdymas.
2. Biuro gyvenimo palaikymas.
3. Pagalba planuojant vadovo darbo laiką.
4. Korespondencijos ir vidinės dokumentacijos rengimas ir vykdymas.
5. Galvos svečių ir lankytojų priėmimas, susitikimų ir derybų organizavimas.
6. Bendravimas su klientais biure, sukuriant jiems draugišką ir jaukią atmosferą. Autoriaus pastaba: šis darbdavys nusprendė sutaupyti pinigų sąskaitų tvarkytojui.
7. Skambučių priėmimas į reklamos liniją ir jų perkėlimas į reikiamą skyrių.
8. Tvarkos ir švaros kontrolė biure.
9. Dokumentų ir informacijos sisteminimas ir klasifikavimas, pateikiant juos tiesioginiams atlikėjams. Autoriaus pastaba: ar tai yra biuro darbas? Bet ne, šioje laisvoje darbo vietoje jis nurodomas atskiroje eilutėje.
10. Klientų informacijos pateikimas vadovams.
11. Biuro darbuotojų nurodymų, kaip vykdyti ir perduoti būtinas instrukcijas ir informaciją, vykdymas.
12. Įdarbinant naujus darbuotojus, patikrinti dokumentų tvarkingumą pagal nustatytus reikalavimus. Pastaba: Aš žinojau, kad įmonėje nėra žmogiškųjų išteklių pareigūno!
13. Kopijavimo ir kopijavimo darbų atlikimas.
14. Įgaliojimų išdavimas.
15. Darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymas. Autoriaus pastaba: Tikrai ne žmogiškųjų išteklių pareigūnas!
16. Dokumentų pildymas ir ataskaitų apie lėšų panaudojimą ekonominėms reikmėms rengimas.

Sekretorė

1. Dokumentų srauto organizavimas, verslo susirašinėjimas.
2. Galvos įsakymų vykdymas.
3. Būtinų dokumentų ir ataskaitų rengimas.
4. Susitikimų, derybų, susitikimų organizavimas ir koordinavimas.
5. Verslo kelionių organizavimas (lėktuvo ir traukinio bilietų užsakymas, pervežimai, viešbučių užsakymas ir kt.).
6. Partnerių atvykimo organizavimas (viešbučių rezervavimas, pervežimai ir kt.).
7. Įeinančių skambučių priėmimas ir platinimas.
8. Biuro gyvenimo priežiūra.
9. Vadovybės užsakymų vykdymas (informacijos paieška, ataskaitų rengimas, bendravimas su žaliavų tiekėjais, dažnai anglų kalba).
10. Pašto ir kurjerių siuntimo teikimas.
11. Įmonių vidaus dokumentų srauto teikimas.
12. Paštas.
13. Administracinė pagalba galvai.
14. Valdymo nurodymų vykdymo kontrolė.
15. Darbas su biuro įranga.
16. Organizacinių ir administracinių dokumentų rengimas.

Sekretorė-padėjėja

1. Biuro gyvenimo organizavimas.
2. Skambučių priėmimas ir platinimas.
3. Lankytojų priėmimas.
4. Susitikimų ir derybų organizavimas.
5. Verslo kelionių organizavimas (bilietų užsakymas ir užsakymas, viešbučiai, taksi, pagalba vizoms).
6. Verslo korespondencija.
7. Pašto siuntimas ir gavimas, įgaliojimų išdavimas.
8. Darbas biure.
9. Vadovybės nurodymų vykdymas.
10. Darbas su kurjerių tarnyba.
11. Sąveika su įmonės padaliniais.
12. Tvarkos palaikymas biure, draugiška atmosfera.
13. Administracinės paramos teikimas direktoriaus dienos grafikui.
14. Direktoriaus inicijuota užsakymų vykdymo kontrolė ir dokumentų tvirtinimas.
15. Organizacinės ir administracinės dokumentacijos rengimas.

Galvos padėjėjas

1. Priimami / išeinantys skambučiai.
2. Darbas su paštu / korespondencija, verslo korespondencija.
3. Informacijos analizė, duomenų rinkimas, ataskaitų teikimas.
4. Bendravimas su padalinių vadovais.
5. Galvos nurodymų vykdymas per tam tikrą laiką.
6. Stebėti, kaip laiku vykdomi užsakymai / paslaugų užduotys.
7. Lydimos verslo kelionės (vizų tvarkymas, geležinkelio ir lėktuvo bilietų užsakymas, pervežimai, viešbučiai, renginiai, ekskursijos).
8. Delegacijų, lankytojų įmonės vadovybės priėmimo organizavimas ir palaikymas, susitikimų, derybų, pristatymų organizavimas.
9. Kontroliuokite kanceliarinių prekių išlaidas, jei reikia, užsakykite.
10. Informacijos ir organizacinių bei administracinių dokumentų originalų registravimas, saugojimas.
11. Biuro gyvenimo palaikymas.
12. Biuro darbas, dokumentų srautas.
13. Įeinančių, siunčiamų, vidinių dokumentų registravimas.
14. Pagalba planuojant vadovo darbo dieną.

Kaip matote, šių pareigų specialistai turi daug panašių pareigų. Visi jie užsiima (arba dalyvauja) biuro gyvybės palaikyme, priima ir platina skambučius, organizuoja darbo eigą ir vykdo vadovo nurodymus.

Peržiūrėkite sekretoriaus, vykdomojo sekretoriaus ir vadovo padėjėjo pareigų sąrašus. Jie yra beveik identiški. Nebent viena iš įmonių taip pat tikisi analitinio darbo iš asistento. Biuro vadovo pareigos yra kiek neįprastos, iš kurių darbdaviai tikisi atlikti personalo ir darbo inspektoriaus funkcijas. Ir, ko gero, jis yra vienintelis, kurio nesitikima padėti lyderiui (ar tai tiesiog nenurodyta skelbime?). Galime drąsiai teigti, kad vadovo padėjėjas turės padėti vadovui, o tai neatleidžia jo nuo poreikio „palaikyti“ biurą.

Prieš darydami išvadas, pereikime prie dar vieno parametro: kokie yra darbdavių reikalavimai šių pareigų specialistams (2 lentelė).

2 lentelė

Darbdavio reikalavimai biuro vadovui, sekretoriui, sekretoriui-padėjėjui, vadovo padėjėjui

Na, mūsų atsitiktinai pasirinkti darbdaviai iš biuro vadovo nereikalauja geros išvaizdos ir aukštojo išsilavinimo. Mūsų nuomone, jie nemato didelio skirtumo tarp sekretoriaus ir biuro vadovo. Kitoms trims pareigoms keliami reikalavimai, taip pat atliekamos pareigos yra beveik identiškos. Tik iš vadovo padėjėjo jie nori asmeninio asistento darbo patirties, nepamiršdami apie gebėjimą dirbti komandoje (ne paslaptis, kad daugelis padėjėjų linkę atsiriboti nuo komandos - to reikalauja darbo specifika). .

Žinoma, pokalbio metu paaiškėja, kad pusę pareigų tiesiog „pamiršo“ parašyti, o iš kažkur kitur atsiras dvi dešimtys reikalavimų kandidatui. Tačiau apskritai tendencija aiški: darbdavys į biuro vadovą žiūri kaip į asmenį, kuris rūpinsis biuru, visais darbuotojais ir net klientais. Tačiau nėra didelio skirtumo tarp sekretoriaus, sekretoriaus padėjėjo ir vadovo padėjėjo.

Tai yra, teorija ir šį kartą skyrėsi nuo praktikos. Mums aišku, kad sekretorė turi atlikti, tarkime, technines funkcijas (dirbti su dokumentais ir pan.), O vadovo padėjėjas ar padėjėjas - atlikti sudėtingesnes funkcijas (rašyti dalykinius laiškus, rašyti analitines apžvalgas ir pan.). Žinau tik vieną įmonę, kurioje atsakomybė paskirstoma tokiu būdu. Bet ji priklauso idealų kategorijai. Praktiškai šis suskirstymas yra išimtis, o ne taisyklė.

Įtariu, kad daugeliu atvejų darbdaviai tiesiog nori sutaupyti pinigų samdydami keletą funkcijų apjungiantį specialistą. Be to, papildomų vienetų įtraukimas į personalo lentelę vis dar yra vargas.

Kodėl labiausiai paplitęs šios administracinių pareigų grupės pavadinimas yra būtent „sekretorius“? Pirma, todėl, kad visi apie tai girdėjo jau seniai. Antra, teoriškai vadovo padėjėjas gali atsisakyti padėti skyriaus darbuotojams, o sekretorė neturi kur dėtis. Trečia, ne visi žino, kas yra šis paslaptingasis „referentas“, todėl geriau nesukurti nereikalingų komplikacijų naudojant terminologiją.

Akivaizdu, kad tyliai priimtas skyrius, kuriame vadovų padėjėjai yra aukščiau sekretorių ar sekretorių-padėjėjų, iš tikrųjų yra formalumas. Be jokios abejonės, „direktoriaus padėjėjas“ skamba solidžiau nei „direktoriaus sekretorius“. Tai, ko gero, yra visas skirtumas. Darbdavys labiau domisi jūsų asmeninėmis savybėmis ir darbo patirtimi nei tuo, kas įrašyta jūsų darbo knygoje. Žinoma, mes niekada nebaigėme su sumaištimi pozicijose. Tačiau tiems, kurie nerimauja dėl to, kad, atliekant įvairias pareigas, jo pareigos vadinamos „sekretorėmis“, patariame atsisakyti visų kompleksų ir į klausimą, su kuo dirbate, išdidžiai atsakykite: „Sekretorė ".