Ar tau to reikia? O gal verta atlikti priešprojektinę apklausą. Priešprojektinė apklausa kaip EDMS įgyvendinimo dalis: interviu ir apklausa Priešprojektinė apklausa kas

1. Ar apskritai reikia atlikti tokią apklausą? Ką tai duos klientui ir pačiai IT įmonei?
2. Kokios yra priešprojektinės apklausos užduotys?
3. Koks turėtų būti jo rezultatas?
4. Ar galima nemokamai atlikti priešprojektinę apklausą, ar imti už tai pinigus?
5. Kaip pagrįsti tokios apklausos efektyvumą klientui, ar ji gali pasiteisinti?

Čia kiekviena įmonė sprendimą priima savaip: kažkas paprastai tokią apklausą laiko netinkama („įsitraukim į mūšį, o tada pamatysim...“); kiti, vykdydami jį įgyvendinimo metu, šio darbo neišskiria atskirame straipsnyje; kiti tai atlieka kaip savarankišką darbo etapą, tačiau pinigų už tai neima; ketvirtasis pagrįstai mano, kad priešprojektinė apklausa yra atskiras komercinis produktas. Mano, kaip vadovo ir konsultanto, patirtis rodo, kad priešprojektinė apklausa yra būtina beveik bet kurios IT įmonės, susijusios su automatizavimo sistemų diegimu, darbo dalis. O viso projekto sėkmė kartais priklauso nuo teisingo šio etapo organizavimo ir įgyvendinimo.

Šiame straipsnyje pabandysiu atsakyti į aukščiau pateiktus klausimus, remdamasis tiek savo praktika, tiek klientų, su kuriais teko bendrauti, patirtimi, pristatydamas technologiją, kaip atlikti priešprojektinę apklausą nuo nulio.

Priešprojektinės apklausos poreikis

Išradėjas ateina į komisiją ir siūlo naujas aparatas lauko skutimosi.
"Kaip veikia jūsų aparatas?" – klausia jo komisijos nariai.
„Tai labai paprasta“, – atsako išradėjas. „Įmesk monetą į plyšį, įkiši galvą į mašiną ir du peiliukai pradės tave skusti“.
„Atsiprašau, kolega, bet žmonių veido formos skirtingos! – pastabą jam išsako komisijos nariai.
"Taip, - sako išradėjas, - bet tai tik prieš pirmąjį skutimąsi ...".

Pagrindinė bet kokios automatikos užduotis yra išsaugoti unikalumą konkurencinius pranašumus automatizuota įmonė. Nereikėtų leisti, kad, kaip šiame anekdote, visos įmonės po automatizavimo taptų „vienu veidu“. Todėl, jei norime išsaugoti unikalius kliento verslo konkurencinius pranašumus, tuomet su bet kokiu verslo procesų modernizavimu būtina atlikti priešprojektinę apklausą.

Žinoma, galite atlikti gilią priežasčių, lemiančių šį poreikį, analizę. Tai gali būti didelė numatoma projekto kaina, būtinybė keisti esamus verslo procesus automatizuojant, darbų, kurių apimtis negali būti iš anksto nustatyta, įtraukimas į projektą ir pan. Tačiau prisiminkite, kaip vienoje labai pamokančioje istorijoje vadas nutraukė generolo pranešimą apie pralaimėjimo priežastį:

„Mūsų pralaimėjimą lėmė įvairios priežastys“, – pradėjo generolas. - Pirma, parakas buvo drėgnas ...
- Užteks, - sustabdė jį vadas.

Panaši situacija ir čia, nes priešprojektinei apklausai atlikti visiškai pakanka, kad klientas turi unikalių verslo ypatybių (ir kiekviena įmonė privalo jas turėti, nes kitaip ji tiesiog neišgyventų rinkoje ir užleistų vietą konkurentams).

Taigi pasauliniu mastu tokio pobūdžio darbų poreikio klausimas išsprendžiamas gana nesunkiai – jie turi būti atlikti, jei automatizuojama įmonė yra konkurencingoje rinkoje.

Ką priešprojektinė apklausa duoda klientui ir pačiai IT įmonei

Išankstinės projektinės apklausos metu klientas gali:

• gauti išsamų įmonėje vykstančių verslo procesų aprašymą ir palyginti realų verslą su savo idėja apie jį;
• optimizuoti esamus verslo procesus, panaudojant praktinę patirtį, kurią IT įmonės konsultantai gavo per ankstesnius diegimus panašiose įmonėse;
• įvertinti siūlomos sistemos funkcionalumo atitikimo realiems kliento verslo procesams laipsnį;
• laiku pabrėžti jų unikalius privalumus ir atsižvelgti į juos sistemos diegimo etape, o ne po to, kai ji pradedama eksploatuoti;
• patikslinti automatizavimo projekto biudžetą ir laiką, atsižvelgiant į galimus sistemos pakeitimus dėl unikalių jų verslo procesų savybių;
• įvertinti išteklius (tiek techninius, tiek žmogiškuosius), kurių prireiks sistemos diegimo etape. Laiku planuoti šių išteklių paskirstymą, kad projektas būtų užbaigtas optimaliu laiku ir neviršijant biudžeto;
• įvertinti galimą riziką, kuri gali turėti įtakos darbo kokybei;
• optimizuoti sistemos diegimo išlaidas dėl galimo kai kurių darbų atlikimo savarankiškai;
• gauti tikslesnį ekonominio efekto ir investicijų grąžos įvertinimą.

Priešprojektinės apklausos IT įmonei privalumai:

• klientų pasitenkinimo lygio didinimas derinant jo lūkesčius, susiformavusius preliminarių pardavimų stadijoje (kai pardavėjai pasiūlo „svajonę“) su realiomis sistemos galimybėmis palaikyti konkrečius verslo procesus;
• sistemos diegimo laiko ir tam reikalingų išteklių patikslinimas, leidžiantis iš anksto planuoti jų paskirstymą;
• savalaikis unikalių kliento pranašumų išaiškinimas, kad į juos būtų atsižvelgta konfigūruojant ar užbaigiant automatizavimo sistemą;
• sutrumpinti įgyvendinimo laiką ir sumažinti nemokamų darbų atlikimo riziką. Būtini sistemos pakeitimai bus atliekami prieš jos diegimo pradžią arba lygiagrečiai su ja, o ne bandomosios eksploatacijos etapo pabaigoje, kai dažniausiai nustatomi trūkumai. Situacija, kai funkcinis neatitikimas nustatomas projekto užbaigimo etape, automatiškai sukelia papildomų neplanuotų darbų. Tuo pačiu užsakovui dažniausiai kyla sunkumų finansuodamas tokius darbus, o sėkmingam projekto įvykdymui juos dažnai tenka atlikti nemokamai;
• galimos rizikos, galinčios turėti įtakos įgyvendinimo kokybei ir laikui, nustatymas. Savalaikis priemonių, reikalingų šios rizikos poveikiui projekto sėkmei sumažinti, suteikimas;
• gauti duomenis, pagrindžiančius licencijų skaičių ir projekto struktūrą;
• automatizuotų padalinių esamos padėties ir pagrindinių jų darbo parametrų fiksavimas pateisins siūlomos sistemos taikymo efektyvumą;
• asmeninių konsultantų kontaktų užmezgimas su pagrindiniais užsakovo projekto vykdytojais dar labiau supaprastins jų bendrą darbą;
• plėsti žinių bazę (jei yra) apie pagrindinius šios pramonės klientų verslo procesus.

Žinoma, čia surašyti ne visi argumentai, palaikantys priešprojektinę apklausą, tačiau, kaip rodo praktika, to visiškai pakanka, kad įtikintų užsakovą jos būtinumu.

Pagrindinės priešprojektinės apklausos užduotys

Akivaizdu, kad kitas svarbiausias priešprojektinės apklausos uždavinys – nustatyti unikalius kliento konkurencinius pranašumus. Kaip rodo praktika, apie 75% kliento naudojamų verslo procesų sutampa su procesais panašiose tos pačios pramonės įmonėse, 10% suvokia savo unikalius konkurencinius pranašumus, o likę 15% yra antrojo dėsnio veikimo rezultatas. termodinamikos :) ("natūralaus chaoso augimo » pasekmė) Ir turėtų būti pašalinta projekto metu. Bet tuos verslui svarbius konkurencingus 10% tiesiog reikia išsaugoti naudojant bet kokią automatizaciją (žinoma, su sąlyga, kad šie pranašumai gali būti formalizuoti). Dažniausiai ši problema sprendžiama sukonfigūruojant sistemą klientui, tačiau kartais programišių paslaugos prireikia atsižvelgiant į išskirtines verslo ypatybes. Atkreipkite dėmesį, kad čia kalbame ne apie individualų kūrimą, o apie gamybos automatizavimo sistemų diegimą.

Suprasdama, kaip bus išlaikytas kliento konkurencinis pranašumas, IT įmonė galės įvertinti gaminio perdirbimo poreikį ir kainą, taip pat suprasti, kokių papildomų resursų tam gali prireikti.

Svarbus priešprojektinės apklausos tikslas – diagnozuoti kliento IT aplinkos būklę, tai yra įvertinti jo naudojamą kompiuterinę įrangą, programinę įrangą, komunikacijas, IT specialistų kvalifikacijos lygį ir kt. reikia suprasti, ar klientas turi pakankamai resursų sėkmingai įgyvendinti sistemos automatizavimą. Čia pereiname prie kitos priešprojektinės apklausos užduoties – galimų projekto rizikų analizės ir galimų jų pasekmių aprašymo. Kartu konsultantai turi ne tik fiksuoti visas galimas rizikas, bet ir pasiūlyti klientui būdus, kaip kiekvieną iš jų sumažinti.

Bet kuri MIS prisiima informacijos apie padalinių operatyvinę veiklą kaupimą, todėl kita priešprojektinės apklausos tema turėtų būti automatizuotų skyrių darbo eigos reikalavimų rinkimas.

Sistemoje sukaupta informacija liks tuščiąja jėga, jei jos nebus įmanoma išanalizuoti, todėl labai svarbu priešprojektinės apklausos metu išsiaiškinti, kokių rūšių ir formų ataskaitų teikimo reikalauja klientas. Paprastai automatizavimo įrankiai jau apima standartinį ataskaitų rinkinį, tačiau kiekvienas klientas pagrįstai mano, kad jo verslas yra unikalus, todėl jam reikalinga unikali tokio pobūdžio sistema, kuri, kaip taisyklė, įdiegiama naudojant specialų ataskaitų generatorių.

Tikrasis priešprojektinės apklausos uždavinys – išsiaiškinti galutinį projekto biudžetą ir jo įgyvendinimo laiką, atsižvelgiant į visus gautus duomenis. Šias sąlygas gali įtakoti įvairūs veiksniai, tokie kaip užsakovo vadovybės noras dalyvauti projekte, užsakovo ir rangovo atstovų motyvacija, automatizuotų padalinių darbuotojų sabotažo tikimybė, galimas atleidimas iš darbo ( arba, atvirkščiai, samdyti) raktinį vadovą praėjus tam tikram laikui nuo projekto pradžios, esamo kompiuterių parko ir technologinės bazės netinkamumas visiems automatizavimo tikslams pasiekti, biudžeto pirkimui nebuvimas. reikalinga įranga ir daug daugiau. Todėl konsultantas turi detaliai išsiaiškinti visas šias aplinkybes ir jas atspindėti ataskaitoje, taip pat ir vidiniam naudojimui. Antrosios – vidinės – ataskaitos sudarymas leis detaliai atspindėti visus santykių niuansus ir rekomendacijas įgyvendinimo ir integravimo skyriaus specialistams.

Kitas svarbus klausimas, kurį būtina išspręsti priešprojektinės apklausos etape – rekomendacijų dėl projekto įgyvendinimo metodų pasirinkimo parengimas. Čia svarbu aiškiai užfiksuoti, kurios iš užsakovo anksčiau suformuluotų problemų nėra išspręstos naudojant siūlomą automatizavimo sistemą, bei pasiūlyti organizacinius ar kitokius išeitis iš šios situacijos.

Kiekviena įmonė apklausos etape gali nesunkiai pridėti dar keliolika užduočių, kurias norėtų išspręsti, tačiau, kaip rodo reali praktika, gavus atsakymus į minėtus klausimus, priešprojektinė apklausa jau tampa gana efektyvia.

Koks dažniausiai būna priešprojektinės apklausos rezultatas

• esamų kliento verslo procesų aprašymas;
• pagrindinių užduočių, kurias reikia išspręsti naudojant automatikos sistemą, sąrašas;
• kliento veiklos procesų įvertinimas ir rekomendacijos dėl padalinių darbo keitimo ar optimizavimo, atsižvelgiant į IS teikiamą naudą;
• unikalūs kliento konkurenciniai pranašumai, į kuriuos būtina atsižvelgti diegiant sistemą;
• esamos IT aplinkos atitikties sistemos reikalavimams analizė įmonių valdymas, rekomendacijos dėl jo keitimo;
• įmonių informacinių sistemų integravimo į esamą kliento IT infrastruktūrą darbų įvertinimas;
• darbo eigos automatizuotuose padaliniuose aprašymas ir analitikai keliami reikalavimai;
• galimų rizikų įvertinimas įgyvendinant projektą ir priemonių, būtinų jų poveikiui sumažinti, nustatymas;
• užsakovo pageidavimų, kurių negalima įgyvendinti siūlomoje kontrolės sistemoje ir kuriuos reikės patikslinti, aprašymas, tokio peržiūrėjimo laiko ir sąnaudų sąmata;
• pasiūlymą dėl projekto įgyvendinimo su siūlomo varianto pagrindimu, nustatant užsakovui reikalingą darbo vietų skaičių ir patikslinus projekto biudžetą.

Atskiras priešprojektinės apklausos dokumentas turėtų būti preliminarus darbo grafikas, įskaitant, be kita ko, sutartą atsakingų asmenų sąrašą (tiek iš užsakovo, tiek iš rangovo), jų atsakomybės sritis ir pagrindines tarpusavio sąveikos taisykles. juos. Efektyviam sistemos diegimui rekomenduotina parengti informacijos mainų tarp užsakovo darbuotojų ir apklausą atliekančios IT įmonės specialistų reglamentą, o taip pat, svarbiausia – numatyti darbo atlikimo stebėjimo terminus ir tvarką. .

Kai kurios įmonės (dažniausiai tos, kurios užsiima individualiu kūrimu), atlikusios išankstinę projektinę apklausą, pateikia užsakovui techninės užduoties projektą.

Nemokamai atlikti priešprojektinę apklausą ar paimti už tai pinigus?

Jei apklausos tikslas atitinka aukščiau aprašytas užduotis, tai pareikalaus didelių įmonės išteklių nukreipimo ir būtinai turi būti apmokėta. Ši priešprojektinė apklausa – tai visavertė konsultacinė paslauga, leidžianti ne tik įvertinti automatizavimo poreikį, laiką ir biudžetą, bet ir optimizuoti esamus kliento verslo procesus.

Kaip parodė praktika, nesunku parduoti priešprojektinės apklausos paslaugas, jei įmonėje įdiegta atitinkama technologija, o pardavėjai aiškiai žino (ir gali klientui aiškiai paaiškinti), kokiu tikslu atliekama apklausa ir kokia nauda yra klientas iš to gaus.

Kaip pagrįsti priešprojektinės apklausos efektyvumą užsakovui

Apsvarstykite galimus taupymo kanalus, į kuriuos būtų galima atsižvelgti pagrindžiant priešprojektinės apklausos poreikį.

1. Žmogiškųjų išteklių ir laiko taupymas:
   • užbaigiant sistemą dėl unikalių kliento konkurencinių pranašumų pradiniame diegimo etape, o ne pradėjus ją eksploatuoti;
   • sistemos integravimo į kliento IT infrastruktūrą stadijoje dėl to, kad visa informacija apie įmonės IT aplinkos būklę ir integracijos niuansus yra išsiaiškinta prieš pradedant, o ne diegiant;
   • dėl savalaikių materialinių ir žmogiškųjų išteklių paskirstymo tiek iš rangovo, tiek iš užsakovo pusės;
   • dėl ankstyvo galimos rizikos, galinčios turėti įtakos sistemos įgyvendinimui, įvertinimo ir priemonių, būtinų jų neigiamoms pasekmėms sumažinti, parengimo.
     Bet koks projekto eigos vilkinimas užsakovui sukelia rimtų papildomų išlaidų, kurias kiekvienu konkrečiu atveju galima gana nesunkiai apskaičiuoti.
2. Galimas įgyvendinimo išlaidų sumažinimas:
   • nustatant paslaugas ir darbus, kuriuos užsakovas gali atlikti pats;
   • patikslinus faktinį jų darbo intensyvumą koreguojant kai kurių darbų atlikimo laiką.
3. Įmonės informacinių sistemų efektyvumo ir darbuotojų produktyvumo gerinimas optimizuojant verslo procesus, atsižvelgiant į išskirtines kliento savybes.
4. Atsisakymas naudoti automatizuota sistema jei priešprojektinės apklausos etape paaiškės, kad tai neleis išspręsti užsakovo problemų arba jos peržiūra bus per brangi.
   Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientui, turinčiam labai specifinius verslo procesus, remiantis priešprojektinės apklausos rezultatais, buvo patarta ne diegti įmonės informacinę sistemą, o atlikti organizacinių pokyčių ir optimizuoti darbo su klientais technologiją, nes sistemos diegimo efektas (kuris reikalavo brangios peržiūros) nebūtų atpirkęs išlaidų. Dėl to klientas sutaupė keliasdešimt tūkstančių dolerių, o priešprojektinė apklausa pasiteisino tik padidinus skyriaus efektyvumą, dėl kurio konsultantų teikimu buvo pakeista darbuotojų darbo technologija.

Priešprojektinio tyrimo etapo nebuvimas daugeliu atvejų lemia reikšmingą projektų įgyvendinimo vėlavimą ir jų kainos padidėjimą tiek dėl organizacinių, tiek dėl techninių problemų, kylančių įgyvendinimo metu. Dažnai tokie projektai baigiasi visiška nesėkme. „Standish Group“ atlikto tyrimo duomenimis, beveik trečdalis iš 2500 jų analizuotų IT projektų buvo ne tik nesėkmingi, bet ir niekada nebuvo užbaigti. Tokių duomenų gauti Rusijoje yra daug sunkiau, tačiau esu tikras, kad nesėkmingų diegimų dalis bus ne mažesnė.

Todėl jei konsultacinė įmonė nenori turėti nerealizuotų projektų, jai tereikia atlikti priešprojektinę klientų verslo apklausą. Geriau atsisakyti sutarties pradiniame etape, nei įklimpti į darbą ir baigti savo reputacijos dėme.

Raktiniai žodžiai:įmonių apklausa, apklausa ir apklausa, gaunamos informacijos registras, vidinės informacijos registras, išsiunčiamos informacijos registras, įmonės greitosios apklausos ataskaita, etaloninis modelis, visas organizacijos verslo modelis, funkcinės srities modelis.

Automatikos objekto priešprojektinio tyrimo užduotys ir etapai

Įmonės apklausa yra svarbus ir lemiamas IC projektavimo etapas. Tyrimo trukmė paprastai yra 1–2 savaitės. Per šį laiką sistemų analitikas turėtų ištirti ne daugiau kaip 2-3 veiklos rūšis (personalo apskaitą, apskaitą, transportavimą, rinkodarą ir kt.).

Informacijos rinkimas statyboms pilnas organizacijos verslo modelis dažnai baigiasi dokumentais pagrįstų informacijos srautų ir padalinių funkcijų tyrimu, taip pat interviu ir anketų būdu.

Iki apklausos pradžios organizacija paprastai pateikia dokumentų rinkinį, kurį paprastai sudaro:

Apibendrinta informacija apie įmonės veiklą.

Informacija apie įmonės administracinę, finansinę-ekonominę, gamybinę veiklą.

Informacija apie apskaitos politiką ir atskaitomybę.

Reguliarus įmonės dokumentų srautas.

Gaunamos informacijos registras.

Vidinis informacijos registras.

Siunčiamos informacijos registras.

Informacija apie įmonės informaciją ir skaičiavimo infrastruktūrą.

Informacija apie atsakingus asmenis.

Interviu ir apklausų klausimų sąrašai sudaroma kiekvienam tiriamam padaliniui ir tvirtinama įmonės vadovo. Tai daroma siekiant:

neleisti prieiti prie konfidencialios informacijos;

apklausos dėmesio stiprinimas;

kuo labiau sumažinti įmonių darbuotojų dėmesį nuo tarnybinių pareigų atlikimo.

Bendras klausimų sąrašas(su paskesne informacija) apima šiuos elementus:

pagrindinius padalinių uždavinius;

surinkta ir registruojama informacija;

ataskaitų teikimas;

bendravimas su kitais padaliniais.

Anketos vadovams ir specialistams gali būti šie klausimai:

Kokie (jūsų skyriaus požiūriu) turėtų būti tikslai kuriant integruotą įmonės valdymo sistemą?

Padalinio organizacinė struktūra.

Vieneto užduotys.

Veiksmų seka atliekant užduotis.

Su kokiomis išorinėmis organizacijomis (banku, klientu, tiekėju ir kt.) skyrius bendrauja ir kokia informacija keičiasi?

Kokią informacinę medžiagą naudojate?

Kiek laiko (minutėmis) skiriate atlikdami pagrindines operacijas? Kokios yra „piko apkrovos“ datos? (dažnumas per mėnesį, ketvirtį, metus ir kt.) Skyriaus techninė įranga (kompiuteriai, tinklas, modemas ir kt.). Naudoti programinės įrangos produktai verslo procesams automatizuoti.

Kokias ataskaitas ir kaip dažnai ruošiatės vadovybei? Pagrindiniai skyriaus specialistai, galintys atsakyti į visus klausimus apie skyriuje naudojamus verslo procesus.

Nuotolinio valdymo objektų charakteristikos.

Darbo vietos dokumentų srautas.

Tokiu būdu surinkti duomenys, kaip taisyklė, neapima visų reikšmingų organizacinės veiklos aspektų ir pasižymi dideliu subjektyvumu. O svarbiausia, kad tokios apklausos neatskleidžia stabilių veiksnių, susijusių su specifiniais organizacijos bruožais, kuriems įtakos gali turėti tik organizacijos sistemos funkcinio koregavimo metodai.

Pokalbių su apklaustų organizacijų ir įmonių vadovais analizė rodo, kad jų nuomonė apie organizacijos struktūrą, bendruosius ir lokalinius veiklos tikslus, padalinių užduotis ir funkcijas, darbuotojų pavaldumą kartais yra prieštaringa. Be to, šios idėjos kartais nukrypsta nuo oficialiai deklaruojamų tikslų ir taisyklių arba prieštarauja realiai veiklai.

Jeigu informacijos srautų struktūrą galima nustatyti pagal dokumentų pavyzdžius ir kompiuterių tinklų bei duomenų bazių konfigūracijas, tai realių mikroprocesų, kuriuos atlieka informaciniuose kontaktuose esančio personalo (daugiausia nedokumentuotų), struktūra lieka nežinoma.

Atsakymus į šiuos klausimus gali duoti struktūrinė ir funkcinė diagnostika, pagrįsta nuolatinės (arba atrankinės) personalo darbo laiko fotografavimo metodais. Diagnostikos tikslas – gauti patikimų žinių apie organizaciją ir jos funkcinių elementų organizacinius ryšius.

Šiuo atžvilgiu svarbiausios organizacinių struktūrų funkcinės diagnostikos užduotys yra:

funkcionavimo subjektų klasifikacija (kategorijos ir darbuotojų grupės);

funkcionavimo proceso elementų klasifikacija (veiksmai, procedūros);

krypčių klasifikacija (sprendžiamos problemos), funkcionavimo tikslai;

informacijos srauto elementų klasifikavimas;

organizacijos personalo veiklos tyrimo atlikimas;

pasiskirstymo tyrimas (laiku ir dažnumu) organizacinės ypatybės: procedūros, personalo kontaktai, veiklos sritys, informacijos srautų elementai - atskirai ir derinant tarpusavyje pagal darbuotojų kategorijas, procedūrų rūšis ir jų kryptis (pagal tyrimo rezultatus ir logiką);

funkcinių, informacinių, hierarchinių, laikinų, probleminių santykių tarp vadovų, darbuotojų ir padalinių realios struktūros nustatymas;

vadovų ir personalo darbo laiko paskirstymo struktūros sukūrimas atsižvelgiant į organizacijos funkcijas, problemas ir tikslus;

pagrindinių organizacijos funkcionavimo technologijų (informacinių procesų, tarp jų ir nedokumentuotų) nustatymas, jų tikslo iškėlimas, lyginant su deklaruojamais organizacijos tikslais;

homogeniškų pagal veiklos specifiką, tikslinę orientaciją ir realų pavaldumą darbuotojų grupių nustatymas, realaus organizacijos struktūros modelio formavimas ir palyginimas su deklaruojamuoju;

deklaruojamos ir realios organizacinių santykių struktūros neatitikimo priežasčių nustatymas.

Nepertraukiama darbo valandų „fotografija“ – tai nuolatinis darbuotojų charakteristikų stebėjimas ir fiksavimas darbo procese visą darbo dieną. Tokiu atveju rodomi parametrai nuosekliai įvedami į iš anksto paruoštą darbalapį. Žemiau pateikiama sistemos analitiko darbalapio forma:

Iš karto pasibaigus egzamino procedūrai lentelė papildoma papildomomis charakteristikomis: technologine šaka, sistemos funkcija, dalyku, aspektu, emociniu fonu ir kt.

Dalis rodiklių, pažymėtų žvaigždute, pildomi apklausos metu, kiti – po. Įrašų turinys yra toks:

numeris (eilės tvarka);

agentas (tiriamojo darbuotojo pareigos);

laikas, per kurį buvo atlikta procedūra;

procedūra (elementarių veiksmų visumos turinio pavadinimas, kurį vienija konkrečios sprendžiamos problemos bendrumas);

informacija (informacijos judėjimo tarp agento ir sandorio šalies kryptis);

iniciatyva (šios procedūros pradžios iniciatorius);

sandorio šalis (darbuotojo, kuris bendrauja su subjektu, pareigos);

požiūris (atspindi agento ir sandorio šalies pavaldumą, sąveikos formą šioje procedūroje);

problema (žodinis sprendžiamos problemos aprašymas).

Priešprojektinės apklausos rezultatas turėtų pasirodyti" Ataskaita apie greitąją įmonės apklausą ", kurios struktūra pateikta žemiau.

Trumpas schematinis verslo procesų aprašymas, pavyzdžiui:

pirkimų ir atsargų valdymas;

gamybos kontrolė;

pardavimų vadyba;

finansinių išteklių valdymas.

Pagrindiniai automatizavimo reikalavimai ir prioritetai.

Užsakovo reikalingų resursų projektui užtikrinti įvertinimas.

Kuriant naujo pastato, statinio ar objekto rekonstrukcijos projektą būtinai reikia atlikti daugybę parengiamųjų priemonių, kurios leidžia atsižvelgti į visas statinio, žemės sklypo ir inžinerinių tinklų ypatybes ir pradinius duomenis. Pradinis preliminaraus projektavimo etapo etapas yra išankstinis projektinis tyrimas, kuris leidžia toliau tobulinant projektinius ir techninius sprendimus visiškai atitikti galiojančio SNiP ir reglamentų reikalavimus, visas Kliento sąlygas ir jo norai. Preliminarūs įvykiai priklausys nuo projektinio projekto sudėtis, projektinės ir techninės dokumentacijos rengimo terminai bei darbų sudėtingumas.

Procedūros ypatumai ir jos ypatumai

Priešprojektinė patikra – tai specializuotų darbų kompleksas, skirtas įvairios paskirties objektų surinkimui, apdorojimui ir sisteminei analizei. Surinktų duomenų pagrindu iškyla išsamus statybos ar rekonstrukcijos pagrindimas, jų pagrįstumas, galimi sunkumai ir problemos. Norint gauti patikimiausią ir efektyviausią rezultatą tyrimo metu, naudojami įvairių tipų aukštųjų technologijų įrankiai ir įranga.

Atliekantys specialistai tiriamasis darbas turi turėti specializuotą išsilavinimą, turėti oficialius leidimus iš valstybinių įstaigų ir SRO sistemos struktūrų.

Kodėl atliekama priešprojektinė apklausa:

1. Įvertinti realią objekto būklę prieš jo rekonstrukciją, išplėtimą, užbaigimą ar modernizavimą.
2. Praradus projektinę ir techninę dokumentaciją.
3. Darant klaidas rengiant projektą.
4. Atliekant koregavimus statybos proceso metu, kurie neatsispindėjo brėžiniuose ir realiame darbe.
5. Vertinant statinių ir inžinerinių tinklų fizinį ir pasenimą.

Dažnai užsakoma šiandien išankstinio projektavimo dokumentacija priešinvesticiniame etape, siekiant pagrįstai pagrįsti finansines investicijas, jų pagrįstumą ir sistemingą projekto įgyvendinimą.

Pagrindiniai darbo etapai:

• Parengiamasis etapas: Kliento pageidavimų išnagrinėjimas, reikiamos dokumentacijos ir kitų duomenų surinkimas.
• Susipažinimas su objektu, susitarimas dėl paslaugų laiko ir kainos, renginių programos sudarymas ir techninės užduoties (detali techninė užduotis) surašymas.
• Visapusiška objekto vizualinė ir instrumentinė apžiūra.
• Gautų rezultatų analizė ir reikiamų skaičiavimų atlikimas.
• Nuomonės apie objekto būklę rengimas.

Kur užsisakyti priešprojektinę apklausą?

Diversifikuota įmonė „Regionas“ teikia fiziniams asmenims, statybos ir rangovų organizacijoms, investicinėms ir plėtros įmonėms visą objektų, statybviečių, nebaigtų statybų ir inžinerinių sistemų preliminarios apžiūros paslaugas. Parengiamojo projektavimo darbų laikas ir koncepcinio projekto kaina priklauso nuo objekto konstrukcinio sudėtingumo, atliekamų darbų kiekio ir jų sudėties, statybvietės vietos ir patikimų duomenų apie faktinę grunto, inžinerinių linijų ir komunikacijų būklę.

Pradedame straipsnių ciklą, skirtą elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimui įmonėje. Pirmojo straipsnio tema – priešprojektinė apklausa prieš diegiant elektroninę dokumentų valdymo sistemą (EDVS).

Tarkime, kad organizacijos vadovybė yra subrendusi diegti EDMS. Kas toliau? Kokių veiksmų turėtų imtis ir imtis įmonė?

Paprasčiausias būdas – nedelsiant kreiptis į organizaciją, kuri diegs elektroninę dokumentų valdymo sistemą, kitaip tariant, užimti poziciją „išspręsime problemas taip, kaip jos atsiras“. Tačiau paprastas metodas ne visada yra pigesnis. Visų pirma, užsakovo organizacija turi įvertinti EDMS diegimo mastą. Todėl prieš pradėdami turite išanalizuoti reikalų būklę. Norėdami tai padaryti, būtina ištirti procesus, kurie bus automatizuoti, kitaip tariant, atlikti išankstinę projektinę apklausą.

PRIEŠ PROJEKTAVIMAS APŽIŪRA IŠ PERSPEKTYVOS ORGANIZAVIMO PERSPEKTYVOS

Vykdančiosios organizacijos nuomone, priešprojektinė apklausa yra visavertis pirmasis etapas įgyvendinant bet kurį informacinė sistema ir yra įtraukta į įgyvendinimo paslaugų sutartį. Ir EDMS nėra išimtis.

Šiuo atveju išankstinė apklausa apima:

Esamos sistemos organizacijoje diagnostika

darbas biure;

Faktinės darbo būklės su dokumentais atitikties organizacijos vidaus reglamentams, reglamentuojantiems dokumentų palaikymą, analizė;

Dokumentų srautų ir biuro darbo optimizavimas;

Atitinkamų vidaus taisyklių pakeitimų įvedimas;

Rizikų nustatymas diegiant EDMS;

Automatizavimo ribų nustatymas, esamos organizacijos IT infrastruktūros auditas, konkretaus EDMS IT sprendimo pasiūlymas;

EDMS integravimo į esamą IT infrastruktūrą darbų įvertinimas.

Priešprojektinės apklausos rezultatas bus dokumentas „Funkciniai reikalavimai“, arba „Apklausos ataskaita“, arba projektas „ Įgaliojimai„(Priklauso nuo projekto sudėtingumo ir sutarties sąlygų). Šiuose dokumentuose bus pateikti šie apklausos rezultatai:

Ištirtų organizacijos verslo procesų ir dokumentų srautų biuro darbo ir dokumentacijos palaikymu aprašymas;

Organizacijoje naudojamų dokumentų ir ataskaitų formų, skirtų nagrinėjamiems procesams susisteminti, sąrašas;

Vartotojų vaidmenų aprašymas;

Esamos IT infrastruktūros organizacijoje techninis auditas;

Organizacijos pasirengimo diegti EDMS įvertinimas;

Pasiūlymai dėl svarstomų veiklos procesų optimizavimo, atsižvelgiant į EDMS įdiegimą;

Projekto planas (EDMS kūrimas ir derinimas, darbuotojų mokymas, bandomasis pramoninis EDMS eksploatavimas, EDMS pramoninis eksploatavimas) su būtinų išlaidų (žmogiškųjų ir finansinių) įvertinimu;

Reikalingos įrangos specifikacijos;

Pasiūlymai dėl darbuotojų kvalifikacijos tobulinimo organizavimo.

Kartais vykdančiosios organizacijos pasiūlo neatlygintinai atlikti priešprojektinę apklausą. Tai daroma siekiant pritraukti organizaciją kaip klientą,

tačiau tai retai praktikuojama.

Taip pat kai kurios vykdančios organizacijos nemokamai (paprastai mėnesiui) pateikia demonstracinę programos versiją darbui. Tai leidžia priprasti prie programos, įvertinti visus jos privalumus ir trūkumus bei priprasti prie sąsajos.

PRIEŠ PROJEKTAVIMĄ PATIKRA ORGANIZACIJOS-KLIENTĖS POŽIŪRIU

Klientų organizacijos požiūriu priešprojektinė apklausa yra auditas: vadovybės dokumentinio palaikymo procesų analizė, siekiant suprasti esamą situaciją ir nustatyti momentus, kurie dokumentų srautų valdymo požiūriu yra problemiškiausi. . Klientų organizacijai bus visiškai sunku savarankiškai atlikti tokią visavertę apklausą dėl kelių priežasčių. Visų pirma, dėl patirties ir informacijos, kaip tiksliai tokia apklausa atliekama, stokos. Kyla pagrįstas klausimas: jei taip sunku, kam tada išradinėti dviratį? Ar ne lengviau iš karto susisiekti su įgyvendinančia organizacija? Įmanoma, bet paprasčiau nereiškia pigiau...

Panagrinėkime, ką klientų organizacijai suteikia dokumentacijos palaikymo procesų tyrimas.

■ EDMS įgyvendinimo tikslų formulavimas.

■ Užduočių ir funkcijų, kurias EDRS turės atlikti ateityje, nustatymas (diegimo ribų nustatymas). Dažnai vietoj aiškių tikslų ir uždavinių klientų organizacija pradeda išvardinti problemas, kurias reikia išspręsti įdiegus EDMS. Bet jie nėra tas pats dalykas. Todėl organizacija turi aiškiai suprasti, ko galiausiai nori gauti įdiegusi EDMS, ir nustatyti konkrečias užduotis vykdančiajai organizacijai.

■ Realaus organizacijos vaizdo įvertinimas (jos organizacinė struktūra, funkcijos, skyrių sąveika ir kt.). Tokią galimybę suteikia organizacijos vidaus norminių dokumentų analizė pagal tai, kaip jie įgyvendinami praktikoje. Atliekant nuostatų analizę struktūriniai padaliniai, pareigybių aprašymai, sąveikos nuostatai, tikslinami įdomūs faktai. Pavyzdžiui, gali pasirodyti, kad tam tikrų darbuotojų pareigybių aprašymai yra beviltiškai pasenę arba jų visai nėra. O struktūriniai padaliniai savo funkcijų neatlieka arba, priešingai, nevykdo tų, kurie yra įpareigoti ir pan.

■ Esamų dokumentacijos procesų aprašymas... Čia taip pat gali būti daug netikėtumų.

■ Gebėjimas optimizuoti tiriamus ir aprašytus verslo procesus... Jei būtina. Po tokios analizės gali tekti atnaujinti vidaus reglamentus.

■ Įvertinimas nuosavų išteklių(žmogiškoji ir techninė)... Prieš diegiant sistemą, būtina suprasti, kiek reikės specialistų dalyvavimo projekto įgyvendinime ir kiek jie pasiruošę. Jei kalbame apie vykdančius specialistus, jiems užtenka duoti nurodymus. Tačiau su lyderiais situacija yra daug sudėtingesnė. Valdymo personalo dalyvavimas diegiant EDMS turėtų būti aptartas dar prieš pradedant procesą. Taip pat nebus nereikalinga analizuoti savo IT infrastruktūrą, norint išsiaiškinti, ar yra pakankamai kompiuterių, ar jie yra pasenę. programinė įranga ir tt

■ Rizikų nustatymas ir jų įveikimo būdai diegiant EDMS... Rizikų nustatymas prieš įdiegiant sistemą padės jas sumažinti. Kokios yra šios rizikos? Viskas:

Reikalingų norminių dokumentų nebuvimo arba nereikšmingumo rizika;

Nepakankamo pavojaus technologinė įranga organizacijos;

Neteisybės rizika finansinis įvertinimas EDMS diegimas ir palaikymas ir kt.

KAIP PATS ATLIKTI IŠANKSTINĮ PROJEKTAVIMĄ

■ 1 etapas: paskirkite projekto vadovą... Projekto vadovas turi suprasti darbo eigos problemas ir gerai išmanyti organizacijos IT infrastruktūrą. Ne kiekviena organizacija turi šiuos reikalavimus atitinkantį specialistą, todėl dažniausiai projektui vadovauja du darbuotojai – biuro vadovas ir IT direktorius.

■ 2 etapas: analizuokite reguliavimo sistema ... Šiame etape būtina ištirti vietinę reglamentas organizacijoms, kalbant apie dokumentų palaikymą. Kalbama ne tik apie popierizmo instrukcijas. Taip pat reikės išstudijuoti vidaus reglamentus, susijusius su sutarčių valdymu, apskaitos dokumentų apyvarta ir kt.

■ 3 etapas: interviu vedimas... Norint atlikti interviu, būtina nustatyti respondentų ratą. Tam padės vietinių norminių dokumentų tyrimas. Respondentų sąraše gali būti, pavyzdžiui, struktūrinių padalinių vadovai, jų pavaduotojai ir potencialūs pagrindiniai EDMS naudotojai (atsakingi specialistai

dokumentų sukūrimui, tvirtinimui ir pan.). Pokalbiui turi būti parengtas klausimų sąrašas (žr. Pavyzdį).

Įstaigos vadovui skirtos anketos klausimų sąrašas ir apytiksliai atsakymai į juos

1 . Apibūdinkite savo struktūrinio padalinio atliekamas funkcijas.

Einamojo kanceliarinio darbo dokumentų, įskaitant vadovybės įsakymus ir įsakymus, registravimo, apskaitos, saugojimo ir perdavimo atitinkamiems struktūriniams padaliniams, taip pat bylų formavimo ir jų deponavimo darbų organizavimas.

Savalaikio gaunamos ir siunčiamos korespondencijos apdorojimo, pristatymo į paskirties vietą užtikrinimas.

Dokumentų įforminimo terminų ir teisingo jų įforminimo kontrolė.

Biuro darbo vykdymo instrukcijų rengimas ir įgyvendinimas.

Metodinis biuro darbo organizavimo padaliniuose valdymas.

Teisingo bylų formavimo, saugojimo ir savalaikio pristatymo į archyvą kontrolė.

Išorinio ir vidinio dokumentų srauto užtikrinimas.

Dalyvavimas rengiant vadovybės šaukiamus susirinkimus ir organizuojant jų priežiūrą.

Nustatyto susipažinimo su dokumentais režimo užtikrinimas.

Naujų darbo su dokumentais metodų ir priemonių diegimas.

2 . Apibūdinkite vieneto struktūrą ir kiekybinę sudėtį.

Sekretoriatas - 4;

ekspedicija - 1;

priėmimo kambarys - 2;

archyvas - 2.

3. Kokias funkcijas atliekate tiesiogiai?

Biuro valdymas.

4. Kokia šiuo metu darbo eigos apimtis skyriuje (dokumentų skaičius per dieną, jų dydis puslapiais arba MB). Kaip manote, kokia dokumentų apimtis bus kitais metais (padidės ar mažės)?

Gaunami dokumentai - 14 000 vnt.;

siunčiami dokumentai - 13 500 vnt.;

vidaus dokumentai - 4 vnt.

Greičiausiai darbų eigos apimtis kitais metais nesikeis.

5. Ar dabar savo skyriuje naudojate informacinę (-es) sistemą (-as) esamoms užduotims automatizuoti? Jei taip, kokį? Kokios funkcijos jame atliekamos?

6. Išvardykite galiojančius norminius dokumentus, reglamentuojančius organizacijos, padalinio dokumentinį aptarnavimą (rašto darbo instrukcijas, pareigybių aprašymus, darbo reglamentus ir kt.). Kurias iš jų naudojate savo darbe, o kurias laikote nereikšmingomis?

Organizacijos standartas:

Administraciniai dokumentai. Užsakymai ir instrukcijos. Sukūrimo, tvirtinimo, pasirašymo, registravimo ir panaikinimo tvarka.

Gaunami dokumentai. Priėmimo, svarstymo, perdavimo vykdyti ir operatyvinio saugojimo tvarka.

Išsiunčiami dokumentai. Paruošimo, tvirtinimo, pasirašymo, registravimo ir išsiuntimo tvarka.

Bylų nomenklatūra. Organizacijos dokumentų saugojimas, naudojimas ir naikinimas.

7. Ar reguliuojama sąveika su kitais įmonės padaliniais?

Bendradarbiavimą su visais struktūriniais padaliniais, išskyrus administracinį ir ūkinį padalinį (AXO), reglamentuoja įmonės vidaus norminiai dokumentai. Sąveika su AXO nereglamentuojama (prašymai dėl kurjerio, prašymai siųsti korespondenciją greituoju paštu ir kt.).

8. Kokias funkcijas, jūsų nuomone, turėtų atlikti EDMS?

Dokumentų valdymas elektroniniu formatu... Įvairių dokumentų kūrimas ir saugojimas elektronine forma (MS Word, MS Excel, MS Visio); dokumentų paieška; dokumentų versijų saugojimas; dokumentų struktūrizavimas pagal aplankus; prieigos prie dokumentų priskyrimas; darbo su dokumentais istorija.

Dokumentacijos palaikymo procesų valdymas. Dokumentų tvirtinimo ir apdorojimo procesų palaikymas visuose etapuose; pavedimų išdavimas ir jų vykdymo kontrolė.

Popierinių dokumentų registravimas; bylų nomenklatūros tvarkymas; popierinių dokumentų buvimo vietos kontrolė.

Sutarčių valdymas. Derybų ir sutarčių registravimo proceso organizavimas.

Susitikimų valdymas. Susitikimų rengimo ir vedimo organizavimas (vietos ir laiko derinimas, dalyvių sudėtis, darbotvarkė); protokolo sudarymas ir platinimas; susirinkimuose priimtų sprendimų vykdymo kontrolė.

9. Išvardykite, kokius darbus atliekate su visų tipų dokumentais.

Gaunami dokumentai (organizacijos gauti dokumentai):

. priėmimas ir apdorojimas;

. vadovo svarstymas (rezoliucija);

. Registracija;

. vykdymas;

. vykdymo kontrolė;

. dabartinis saugojimas ir naudojimas;

. perkelti į archyvų saugyklą.

Siunčiami dokumentai (dokumentai, sukurti organizacijoje ir išsiųsti organizacijos dukterinėms ir priklausomoms įmonėms, trečiųjų šalių organizacijoms ar asmenims):

. projekto rengimas;

. dokumento projekto tvirtinimas;

.

. pasirašymas;

. patvirtinimas (jei reikia);

. korespondencijos registracija;

. dokumento išsiuntimas adresatui;

. į bylą paduodamas antrąjį egzempliorių.

Vidaus dokumentai (užsakymas, užsakymas, atmintinė, aiškinamasis raštas, aiškinamasis raštas, paraiška):

. parengti dokumento projektą;

. projekto tvirtinimas;

. patikrinti projekto teisingumą;

. pasirašymas;

. Registracija;

. dokumento perdavimas atlikėjams;

. dokumento įforminimas;

. dokumento vykdymo kontrolė;

. įvykdyto dokumento padavimas į bylą.

10. Aprašyti gaunamų dokumentų persiuntimo įforminimo ir registravimo tvarką.

Visa gaunama korespondencija priimama ir registruojama biure.

Korespondencija su žyma „asmeniškai“ įteikiama asmeniškai adresatui arba jo įgaliotam atstovui. Korespondenciją, pažymėtą „konfidencialu“, tvarko už konfidencialių įrašų tvarkymą atsakingas asmuo.

Gautos korespondencijos vokai saugomi ir pridedami prie dokumentų tais atvejais, kai ant voko esantis kalendorinis antspaudas turėtų patvirtinti šio dokumento išsiuntimo ar gavimo laiką, arba jei siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko. Būtinai laikykite vokus su pretenzijų laiškais, taip pat su piliečių kreipimais.

Gaunamų dokumentų registravimo tvarka

Visi dokumentai, skirti organizacijos vadovybei, yra registruojami (išskyrus dokumentus, įtrauktus į apytikslį neregistruotų dokumentų sąrašą).

Gauti dokumentai yra antspauduojami registracijos antspaudu, kuriame nurodoma gavimo data, eilės gaunamas numeris. Jei prie dokumento yra priedas, šalia gaunamo numerio pažymimas apie tai. Antspaudas dedamas pirmojo dokumento lapo priekinėje pusėje apatiniame dešiniajame kampe.

Serijos numeriai įrašomi į eilės numerių registravimo žurnalą.

Neregistruojami dokumentai yra antspauduojami ir nurodoma tik dokumento gavimo data.

Registruojantis reikia laikytis vienkartinio įrašo principo: kiekvienas dokumentas įstaigoje registruojamas tik vieną kartą.

11. Aprašyti gaunamų dokumentų tvarkymo ir nutarimų išdavimo tvarką.

Dokumentai, kuriuos reikia apsvarstyti su vadovu, jam perduodami po registracijos.

Esant reikalui, sekretorė parenka papildomą medžiagą (sutartis, raštus, aktus ir kt.) ir kartu su gautais dokumentais perduoda vadovui.

Nutarime atsispindi dokumento vadovo sprendimas.

Nutarime nurodomas vykdytojas, nurodoma, ką ir iki kurios datos jis turi tai padaryti, tada uždedama data ir vadovo parašas.

Sekretorė, gavusi dokumentus iš vadovo, įveda informaciją iš nutarimo į gaunamos korespondencijos registrą.

Po to dokumentas perduodamas nutarime nurodytam rangovui.

Dokumentai, kuriuos įformina keli skyriai, jiems perduodami po vieną arba vienu metu kopijomis (naudojant fotokopijavimą).

12. Aprašyti dokumentų pateikimo kontrolei tvarką.

Vadovui apsvarsčius ir priskyrus nutarimą (nutire nurodytas atlikėjo pavadinimas, užsakymo turinys, įvykdymo terminas, parašas ir data), kuris gali būti pagrindas paimti dokumentą kontrolei, dokumentas perduodama atlikėjui prieš gavimą gaunamų dokumentų registre su atlikėjo gavimo data.

Jei nutarime nurodyti keli atlikėjai, papildomos dokumento kopijos pašalinamos.

Dokumento originalas pirmiausia išsiunčiamas nutarime nurodytam atlikėjui.

Siunčiant dokumentą keliems atlikėjams, atsakomybė už medžiagos parengimą tenka pirmajam nutarime nurodytam atlikėjui (atsakingas atlikėjas). Likę atlikėjai (bendraatlikėjai) privalo pateikti reikiamą medžiagą atsakingam atlikėjui per su juo sutartą terminą.

Veiklos ataskaita turi būti patvirtinta visų nutarime išvardytų atlikėjų.

13. Apibūdinti dokumentų vykdymo kontrolės procesą, gautų vykdyti dokumentų registravimo tvarką, dokumentų pašalinimo iš kontrolės tvarką.

a) Kokių dokumentų (įsakymų) vykdymas yra privalomai kontroliuojamas?

. Administraciniai dokumentai (įsakymai, instrukcijos);

. dokumentai (protokolai, laiškai, atmintinės, planai ir kt.), kuriuose yra konkrečios darbo instrukcijos

su jais ir vykdymo terminus; reikalaujantis parengti atsakymą, rengti renginius, ataskaitą ir pan .;

. išduotuose nutarimuose (taip pat ir elektronine forma) esančius nurodymus dėl svarstomų dokumentų (laiškų ir kt.);

. atskiri, nesusiję su jokiu dokumentu, vadovo nurodymai, dokumentuoti (taip pat ir elektronine forma).

b) Kokiais atvejais dokumentai (įsakymai) laikomi įvykdytais?

. Ant jų parengti galutiniai dokumentai nėra grąžinami tikslinti, dėl jų buvo priimtas atitinkamas sprendimas;

. Užbaigtas pagal instrukcijas parengtų dokumentų projektų derinimas ir pasirašymas.

. siunčiami laiškai, parengti pagal dokumentą (įsakymą), registruojami ir siunčiami;

. Sutarties dokumentai registruojami;

. vadovas, kurio pareigos apima pavedimų vykdymo kontrolę (valdytojas), patvirtina jų įvykdymą iš esmės juose iškeltų klausimų.

c) Kokias teises turi atsakingas vykdytojas ir bendravykdytojai?

. Duoti nurodymus savo tiesioginiams pavaldiniams ir kontroliuoti, kaip jie vykdo nurodymus;

. reikalauti iš darbuotojų dokumento (įsakymo) įvykdymui reikalingos informacijos;

. nustato dokumento (užsakymo) vykdymo tvarką (įskaitant pavedimo įvykdymo medžiagos rengimo ir susitarimo tvarką, bendravykdytojų dalyvavimo užsakymo vykdymo darbuose laiką ir formą);

. koordinuoti bendravykdytojų darbą;

. sušaukti bendravykdytojus kolegialiai diskusijai ir su dokumento (įsakymo) vykdymu susijusių klausimų sprendimui;

. priima motyvuotą sprendimą dėl bendrų vykdytojų pateiktų pasiūlymų ir pastabų įtraukimo į baigiamojo dokumento projektą ar atsisakymo juos įtraukti;

. rengia pasiūlymus dėl dokumentų (pavedimų) įvykdymo termino pratęsimo, nurodant objektyvias pratęsimo priežastis ir numatomą įvykdymo datą.

d) Už ką atsakingas rangovas?

. Parengimo kokybę (galutinio dokumento rengimui panaudotos informacijos išsamumas ir patikimumas), pagal dokumentą (užsakymą) parengtų dokumentų įforminimo teisingumą;

. vykdytojų ir koordinuojančių asmenų (organizacijų) pastabų ir pasiūlymų atspindėjimo išsamumas ir teisingumas m. naujas leidimas dokumentas (užsakymas);

. nustatytų dokumento (įsakymo) įvykdymo terminų laikymasis;

. dokumento originalo saugumas (jei į jį perduodamas dokumento originalas).

e) Kokie yra dokumentų (įsakymų) įvykdymo terminai?

Dokumente ar įsakyme (nutartyje), kaip taisyklė, nustatomas jo įvykdymo terminas (kalendorinė data).

Jeigu nutarimo tekste vietoj datos ar laikotarpio yra termino apibrėžimas žodine išraiška, pavedimas turi būti įvykdytas per atitinkamą terminą:

. „Labai skubiai“, „nedelsiant“ – per vieną darbo dieną;

. „Skubiai“ – per tris darbo dienas;

. „Skubiai“ – per 10 darbo dienų.

Jeigu pavedimo įvykdymo terminas nenurodytas, pavedimas turi būti įvykdytas per ne ilgesnį kaip 30 kalendorinių dienų laikotarpį arba laikantis dokumente, su kuriuo susijęs pavedimas (nutarimas) nurodytas terminas.

f) Kokios yra duomenų valdytojo teisės?

. Prašyti informacijos apie dokumento (užsakymo) vykdymo eigą;

. grąžinti patikslinti dokumentus, surašytus nesilaikant organizacijos vietinių taisyklių reikalavimų;

. pašalinti dokumentus (įsakymus) iš kontrolės.

14. Apibūdinti siunčiamų dokumentų registravimo ir persiuntimo įforminimo tvarką.

Tą pačią dieną vadovybės pasirašyti dokumentai turi būti perduoti įstaigoje registracijai ir išsiuntimui.

Prieš registruojant siuntimui gautą dokumentą, patikrinamas jo įforminimo teisingumas:

. formos elementų buvimas, parašas, data, reikalingos vizos ir informacija apie rangovą;

. teksto pavadinimo buvimas, dokumento, į kurį atsakoma, numeris ir data;

. gavėjo adreso teisingumas;

. dokumente nurodytų priedų buvimas, taip pat medžiaga, kurios pagrindu buvo parengtas siunčiamas dokumentas (jei tai yra atsakymas į gaunamą laišką);

. galimybė turėti antspaudą tais atvejais, kai to reikia.

Neteisingai įforminti dokumentai grąžinami atlikėjams.

Jei dokumentas siunčiamas keliais adresais, rangovas įteikia tiek pasirašyto laiško egzempliorių, kiek reikia išsiųsti visiems adresatams, ir vieną kopijos egzempliorių.

Patikrinus projektą, dokumentas registruojamas žurnale ir ant visų eilės dokumentų kopijų užrašomas išsiunčiamas numeris.

Išeinantį numerį sudaro atsakymą parengusio struktūrinio padalinio rodyklė, bylos numeris pagal bylų nomenklatūrą ir eilės numeris.

Ant siunčiamo dokumento kopijos viršutiniame kairiajame kampe uždedamas registracijos liudijimas.

Korespondencija pateikiama išsiųsti į paštą arba pristatoma kurjeriais.

Išsiųstų dokumentų patvirtintos kopijos tą pačią dieną perduodamos atitinkamiems padaliniams vykdytojams paduoti į bylą.

15. Apibūdinkite įsakymo (instrukcijos) rengimo tvarką.

Prieš pateikiant pasirašyti įsakymo (potvarkio) projektą tvirtina generalinio direktoriaus pavaduotojai veiklos sritims, Teisės skyriaus vedėjas ir kitų suinteresuotų struktūrinių padalinių vadovai.

Teisininkai, tvirtindami dokumento projektą, tikrina jo atitiktį galiojančiiems teisės aktams, taip pat nuorodų į norminius dokumentus teisingumą.

Vizos tvirtinamos paskutinio pirminio užsakymo lapo gale.

Pastabos dėl įsakymo projekto pateikiamos paskutinio lapo kitoje pusėje arba atskirame lape, apie kurį projekte daroma atitinkama pastaba.

Jei vykdytojas daro pakeitimus ir papildymus, įsakymo projektas turi būti derinamas su visais, kurie anksčiau pasirašė dokumentą.

Vadovybės pasirašyti įsakymai pasirašymo dieną perduodami į biurą registruoti specialiame žurnale ir replikuoti.

Užsakymai išduodami griežtai ribotu egzempliorių kiekiu ir siunčiami tik tiems struktūriniams padaliniams, kuriems jų reikia.

Atsakomybė už dokumento tiražo ir paskirstymo teisingumą tenka įsakymą rengusiems struktūrinių padalinių vadovams.

Personalo įsakymų projektus rengia personalo skyrius.

Personalo užsakymuose patvirtinimo vizos įrašomos priekinėje dokumento pusėje, po rekvizitu „Parašas“.

Įsakymai personalui yra registruojami, formuojami į bylas atskirai nuo kitų įsakymų ir turi savarankišką numeraciją: prie registracijos numerio pridedama rodyklė „k“.

Pagrindinės veiklos užsakymų originalai saugomi biure, o užsakymai personalui – personalo skyriaus personalo skyriuje.

Įvaikinimas valdymo sprendimai o patys sprendimai dokumentuojami gamybinių susitikimų su vadovybe protokolais.

16. Kaip, Jūsų nuomone, reikia keisti darbo su dokumentais tvarką?

Organizacija neturi lokalinio dokumento, reglamentuojančio dokumentų (įsakymų) vykdymo ir vykdymo kontrolę. Procesas neapima biuro, tačiau dokumentų (įsakymų) vykdymo kontrolė yra viena iš jo funkcijų.

17. Kokios apskaitos ir dokumentų registravimo formos naudojamos organizacijoje?

18. Kokia tvarka ruošiamos bylos, skirtos jas perkelti į archyvinę saugyklą?

Prieš perduodant bylas į archyvą, atliekama dokumentų mokslinės ir praktinės vertės ekspertizė.

Dokumentų vertės tyrimą atlieka nuolatinė organizacijos (EK) ekspertų komisija.

EK sudėtis tvirtinama generalinio direktoriaus įsakymu.

Savo darbe EK vadovaujasi 2004 m. spalio 22 d. federaliniu įstatymu Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacija“, Pagrindinės organizacijų archyvų taisyklės (patvirtintos 2002 02 06 Rosarkhiv kolegijos sprendimu), Rosarkhivo norminiai ir metodiniai dokumentai.

Organizacijos EK atlieka šias funkcijas:

. svarsto organizacijos struktūrinių padalinių bylų nomenklatūrų projektus;

. organizuoja kasmetinę dokumentų atranką saugoti ir sunaikinti;

. svarsto atsargas nuolatiniam saugojimui, personalo dėžėms ir ilgalaikiam (virš 10 metų) saugojimui;

. svarsto ir tvirtina aktus dėl bylų, kurios toliau nesaugomos, paskyrimo sunaikinti;

. svarsto siūlymus keisti tam tikrų kategorijų dokumentų saugojimo terminus, nustatytus galiojančiuose dokumentinės medžiagos su saugojimo terminais sąrašuose, ir priima sprendimus dėl šių siūlymų pateikimo svarstyti archyvų institucijai;

. dalyvauja rengiant ir svarstant dokumentų sąrašų, standartinių ir apytikslių bylų nomenklatūros ir kt. projektus mokymo priemones apie biuro darbą ir organizacijos archyvo darbą.

EK nariai, dalyvaujant kitiems specialistams, tikrina, kaip teisingai buvo atlikta dokumentų atranka saugoti ir naikinti, peržiūrėdami inventorizacijas, aktus ir dokumentus. Tiesioginę dokumentų atranką atlieka už apskaitos tvarkymą atsakingų struktūrinių padalinių darbuotojai, archyvo darbuotojai.

Dokumentų ir bylų sunaikinimui atranka įforminama aktu. Aktus peržiūri EK, pasirašo pirmininkas, jos nariai ir tvirtina organizacijos vadovybė.

Bylų perdavimas į centrinį organizacijos archyvą.

Nuolatinio ir ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpio bylos perduodamos į organizacijos archyvą ne anksčiau kaip po vienerių metų nuo jų atlikimo einamajame kanceliariniame darbe. Bylų su laikino saugojimo terminu (iki 10 metų) perdavimas į archyvą vykdomas vadovybės nuožiūra ir atsižvelgiant į archyvo darbo krūvio laipsnį.

Archyvas priima dokumentus saugoti pagal pristatymo sąrašus atskirai nuolatinio ir laikinojo saugojimo laikotarpiams dviem egzemplioriais.

Jeigu kuriam nors struktūriniam padaliniui einamiesiems darbams reikalingi atskiri atvejai, archyvas surašo jam šių bylų išdavimą laikinai naudoti.

Už bylų priėmimą archyvo darbuotojas pasirašo ant visų pristatymo lapų kopijų, nurodydamas priėmimo datą ir priimtų bylų skaičių.

Vienas atsargų egzempliorius grąžinamas siuntėjui, likusieji lieka organizacijos archyve.

Dėklų laikinai naudoti išdavimas organizacijos struktūrinių padalinių darbuotojams vykdomas pagal specialų prašymą.

Bylų išdavimas surašomas organizacijos darbuotojo kvitu ir atitinkamu įrašu bylų išdavimo iš archyvo apskaitos knygoje.

Bylos išduodamos ne ilgesniam kaip vieno mėnesio laikotarpiui. Struktūrinių padalinių darbuotojai atsako už archyvo išduotų dokumentų laiku grąžinimą laikinai naudoti.

Rašymo metais pildoma pakaitinė byla, išduodama esant tarnybiniam būtinumui. Jame nurodomas struktūrinis padalinys, bylos numeris, išdavimo data, kam byla buvo išduota, grąžinimo data, pateikiami bylos gavimo ir priėmimo kvitų stulpeliai.

19. Pateikite skyriaus reikalų nomenklatūros formą ir apibūdinkite dokumentų saugojimo skyriuje organizavimą.

Organizacijos struktūriniuose padaliniuose bylų nomenklatūros kasmet rengiamos nustatyta forma.

Jas surašo už biuro darbą atsakingas asmuo, įtraukdamas specialistus.

Tarnyba, remdamasi struktūrinių padalinių bylų nomenklatūra, sudaro suvestinę organizacijos reikalų nomenklatūrą.

Į struktūrinio padalinio bylų nomenklatūrą įtraukiamos visos padalinio veikloje sugeneruotos bylos ir dokumentai, taip pat visos informacinės kortelės, žurnalai ir kitos apskaitos formos.

Visos bylos turi turėti rodyklę, kurią sudaro įprastinis skaitmeninis struktūrinio padalinio žymėjimas ir bylos eilės numeris pagal nomenklatūrą.

Nomenklatūroje pateikiami bylų pavadinimai (pavadinimai).

Surašant bylos antraštę, be temos pavadinimo (temos, klausimo), nurodomas iškeltos bylos tipas (medžiaga, susirašinėjimas ir kt.), įvykių datos, duomenys apie korespondentams, pažymima, ar dokumentas yra originalas ar kopija ir pan.

Bylų saugojimo terminai ir straipsnių numeriai nurodomi pagal Standartinių administracinių archyvinių dokumentų, sudarytų vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo terminus (patvirtintą Kultūros ministerijos įsakymu). Rusija 2010 08 25 Nr. 558).

Sąraše nenurodytų bylų saugojimo terminus nustato struktūrinių padalinių specialistai kartu su centriniu archyvu.

Bylos, kurios buvo suformuotos einamaisiais metais ir nebuvo įtrauktos į bylų nomenklatūrą, papildomai pridedamos prie atitinkamo skyriaus.

Kasmet peržiūrima bylų nomenklatūra: patikslinami bylų pavadinimai ir saugojimo terminai, įvedamos naujos per metus pradėtos bylos.

Struktūrinio padalinio slenka (nebaigta veikla) ​​perkeliama į kitų metų bylų nomenklatūrą, išlaikant pirminį apskaitos indeksą.

Metų pabaigoje, pasibaigus bylų nomenklatūrai, daromas galutinis įrašas apie bylų kategorijas ir iškeltų bylų skaičių, atskirai nuolatinių, ilgalaikių (virš 10 metų) ir laikinųjų (iki 10 metų imtinai). ) saugojimo terminus. Galutinis įrašas yra patvirtinamas, o ši informacija perduodama archyvui.

Bylos einamajame raštinės darbe formuojamos pagal bylų nomenklatūrą.

Visi dokumentai sugrupuojami į bylas ir saugomi prieš perduodant į archyvą organizacijos struktūriniuose padaliniuose.

Į bylą pateikiami tik įforminti dokumentai. Rangovas nurašo įvykdytus dokumentus „Byloje Nr. ____“, tuo patvirtindamas, kad rašte iškeltas klausimas yra išspręstas.

Byloje pateiktų dokumentų kopijos yra patvirtintos.

Įforminti dokumentai į bylą pateikiami klausimų sprendimo eilės tvarka chronologija, abėcėle, indeksavimu (numeracija), o po prašymo dokumento turi sekti atsakymo dokumentas.

Vienų raštvedybos metų dokumentai grupuojami į bylas, išskyrus perkeliamas bylas, kurių formavimo laikotarpis yra ilgas, daugiau nei vieneri metai (pvz. ilgalaikius planus, asmenines bylas ir pan.).

Kiekviename dėkle turi būti ne daugiau kaip 250 lapų (dėklo storis 30-40 mm). Esant dideliam dokumentų kiekiui, atliekamas arba chronologinis komplekso skirstymas į savarankiškas bylas, arba klausimo suskirstymas į pokalbius.

Dokumentų išėmimas iš einamojo raštinės darbo bylų vykdomas struktūrinio padalinio vadovybei leidus. Dokumentai iš bylų išduodami pagal kvitą pakaitinėje kortelėje, kurią saugo įstaigos darbuotojas.

Už kanceliarinio darbo atlikimą atsakingi asmenys užtikrina dokumentų apskaitą ir išsaugojimą. Draudžiama išimti dokumentus iš nuolatinio saugojimo bylų baigus kanceliarinį darbą.

20. Ar reikia formuoti darbo su dokumentais istoriją, sekti eigą ir tvirtinimo procesą?

21. Ar dažnai susiduriate su tinklo išteklių (bendrių diskų, spausdintuvų) neprieinamumu?

Taip. Avarijos įvyksta kas mėnesį.

22. Ar galėtumėte pasakyti, kad jūsų kompiuteris yra lėtas, o standžiajame diske dažnai trūksta vietos?

23. Ar dažnai patiriate nesėkmių dirbdami su el.

Labai retai.

Siekiant supaprastinti interviu rezultatų apdorojimą, juos galima pateikti taip:

■ 4 etapas: atlikite apklausą... Apklausa atliekama siekiant gauti išsamesnės informacijos apie organizacijos dokumentų srautą. Be to, konfidenciali anketa leis išsiaiškinti tikrąjį darbuotojų požiūrį į EDMS įgyvendinimo projektą. Klausimyno klausimų sąrašo pavyzdys gali atrodyti taip:

Jūsų požiūris į EDMS įgyvendinimą (teigiamas, neigiamas, dviprasmiškas ir kt.).

Kokios priežastys, Jūsų nuomone, gali trukdyti įgyvendinti EDMS (labai įtempti projektų terminai, darbuotojų nenoras dirbti EDMS, nepakankama darbuotojų kvalifikacija ir pan.)?

Ko tikitės iš EDMS įdiegimo (kaštų mažinimo, dokumentų tvirtinimo laiko sutrumpinimo, užsakymų vykdymo kontrolės lygio padidinimo)?

Koks, Jūsų nuomone, yra dokumentų saugumo užtikrinimo organizacijoje lygis (aukštas, vidutinis, žemas)?

Kiek laiko praleidžiate ieškodami reikiamo dokumento?

Koks, Jūsų nuomone, yra reikalingos informacijos paieškos organizacijoje greitis (didelis, patenkinamas, mažas)?

Kiek laiko sugaišta dokumentų tvirtinimui? (Paaiškinkite kiekvienos rūšies sutartus dokumentus.)

Apklausos rezultatus galima pateikti Excel lentelėje (2 lentelė), o vėliau, remiantis šiais duomenimis, aiškumo dėlei sudaryti diagramas.

EDMS ĮGYVENDINIMO IR NUOSAVYBĖS IŠLAIDOS

Daugelis organizacijų, daugiausia dėmesio skirdamos EDMS diegimo išlaidoms, neatsižvelgia į visas EDMS nuosavybės išlaidas.

Vienas iš EDMS pasirinkimo kriterijų turėtų būti nuosavybės kaina. Potencialios vykdančiosios organizacijos, pareikalavusios, gali pateikti reikiamus duomenis (bent jau įgyvendinimo ir priežiūros skaičiavimus). Nuosavybės kainą sudaro kapitalo ir veiklos sąnaudos.

Apskaičiuotos kapitalo diegimo išlaidos (CAPEX) gali atrodyti taip:

Įranga (jei reikia, pavyzdžiui, galingesnis serveris, papildomas kompiuterio pirkimas): 300 000 rublių;

Diegiamos programinės įrangos licencijos (serverio ir kliento licencijos): 400 000 rublių;

Darbas (konsultantų darbo sąnaudos): 1 500 000 rublių.

Iš viso: 2 200 000 rublių.

Kalbant apie veiklos sąnaudas (OPEX), jos gali būti tokios:

Naujų vartotojų mokymas dirbti su sistema: 100 000 rublių;

Informacinės sistemos priežiūra (per metus): 500 000 RUB;

Vartotojo techninė pagalba (per metus): 200 000 rublių.

Iš viso: 800 000 rublių. metais.

Pavyzdžiuose pateikiamos apytikslės sąnaudų sąnaudos, tačiau taip pat leidžia nustatyti, kad EDMS eksploatacinės išlaidos gali siekti iki 40% diegimo išlaidų.

Todėl renkantis EDMS reikia atkreipti dėmesį į licencijų kainą, galimybę apmokyti naujus vartotojus, priežiūros ir palaikymo išlaidas.

Vieną ar du specialistus galite paruošti patys. O jei jų yra dešimt, ir net iš skirtingų struktūrinių padalinių, tai jie atliks skirtingas užduotis EDMS... Tokiu atveju gali tekti vesti mokymus vykdančios organizacijos specialistams. Kalbant apie priežiūrą ir techninę pagalbą, paprastai įgyvendinančios organizacijos siūlo keletą variantų.

Nereikėtų iš karto rinktis pigiausio palydos pasiūlymo – galiausiai jis gali pabrangti. Būtina išanalizuoti visas sąlygas, būtent: atsakymo į paraišką laikas (tai gali būti 24 valandos, 36 valandos ir pan.), trikčių šalinimo laikas (3-5 darbo dienos) ir kt.

KADA GERIAU ATIDĖTI SED ĮGYVENDINIMĄ

Praktikoje pasitaiko situacijų, kai geriau neskubėti diegti EDMS ir pirmiausia atlikti organizacinius pakeitimus, optimizuoti darbo su dokumentais procesus ir pan.

EDMS diegimą geriau atidėti tais atvejais, kai:

Įgyvendinimo iniciatyva kyla ne iš aukščiausios vadovybės, o iš struktūrinių padalinių vadovų;

Organizacijoje chaosas procesų reguliavimo požiūriu (automatizuotas chaosas nenustos būti chaosu);

Darbuotojai dėl vienokių ar kitokių priežasčių „maištauja“ prieš EDMS įvedimą („darbo daug, žmonių mažai, o paskui įvedimas“).

SANTRAUKA

1. Išankstinė projekto patikra prieš diegiant EDMS yra privaloma, o iš tikrųjų tai yra darbo eigos auditas.

2. Patiems atlikti priešprojektinę apklausą, nedelsiant kreiptis į vykdančiosios organizacijos paslaugas arba daryti abu – tai sprendžia užsakovo organizacija.

3. Priešprojektinė apklausa leidžia įvertinti organizacijos pasirengimą diegti EDMS ir sumažinti laiko bei finansines išlaidas ateityje įgyvendinant projektą.

4. Kartais geriau EDMS diegimą atidėti ir atlikti organizacinius pakeitimus, optimizuoti darbo su dokumentais procesus ir pan.

Šiuo metu sparčiai plėtojama ir įgyvendinama informacines technologijas ne tik vyriausybinėse agentūrose, bet ir daugelyje Rusijos įmonių, o paties diegimo sėkmė priklauso nuo to, koks bus požiūris į EDMS diegimą, kaip gerai jis suplanuotas.

Augant verslui, didėja ir popierizmo apimtys. O kai tvarkomų dokumentų skaičius viršija ribinę vertę, darbo su dokumentais procesai tampa nekontroliuojami, nustoja būti kontroliuojami ir dėl to pradeda lėtėti įmonės plėtra, tada suvokiama jų svarba. EDMS pristatymas ateina. Šiuo metu daugelis įmonių susiduria su problema, vadinama „nuo ko pradėti“.

EDMS diegimo sėkmingoje pasaulio ir vidaus praktikoje procesas apima šiuos etapus:

1. Informacinė apklausa.
   1. Interviu.
   2. Klausinėjimas.
2. Surinktų duomenų analizė.
3. EDMS techninių ir funkcinių reikalavimų formavimas.
4. Stebėjimas EDMS rinka ir surengti konkursą.
5. Demo testavimas.
6. Sutarties sudarymas.
7. EDMS reglamentų rengimas.
8. Programinės įrangos diegimas ir konfigūravimas.
9. EDMS vartotojų mokymas.
10. Programinės įrangos testavimas su vartotojais.
11. Sistemos testavimo metu rastų klaidų pašalinimas.
12. Pramoninis eksploatavimas.

Kodėl neapsieisite be informacinės apklausos?

Kodėl taip svarbu atlikti informacinę apklausą? Manoma, kad kokybiška priešprojektinė apklausa garantuoja 80% EDMS diegimo sėkmės... Galų gale, tai leidžia:

• gauti aiškesnį organizacijos „portretą“: jos misiją, veiklos kryptis; Įmonės struktūra; padalinių funkcijos (ir jų sąveika), nustatytos struktūrinių padalinių nuostatose; pagrindiniai verslo procesai;
• nustatyti bendrą biuro darbo organizavimo įmonėje būklę;
• nustatyti informacijos ir dokumentacijos srautus (įskaitant naudojamų dokumentų rūšis);
• diegiant sistemą nustatyti ir atsižvelgti į rizikas bei jų įveikimo būdus;
• nustatyti įgyvendinimo tikslą;
• nustatyti užduotis ir funkcijas, kurias EDMS turės atlikti ateityje;
• apibrėžti EDMS vartotojus;
• išmokti ir aprašyti esamus verslo procesus (turi būti automatizuoti) ir kt.

Atsakymus į išvardintus klausimus galite gauti el savarankiškas bendrosios informacijos mokymasis apie EDMS įgyvendinimo objektą. Tai padeda pasiruošti interviu vadovybė ir pagrindiniai specialistai. O interviu rezultatų analizė padės tobulėti klausimynas su išsamesniais klausimais platesniam žmonių ratui. Taigi kiekvienas apklausos etapas leidžia vis giliau pasinerti į problemą ir gauti vis išsamesnį problemos aprašymą.

Tik supratus realius įmonės poreikius, galima nustatyti, kokias funkcijas turi atlikti EDMS. Tada jo išvaizda galės optimizuoti žmonių darbą ir jie jo nesuvoks kaip penkto vežimo rato.

Pradėjus apklausą, mūsų mėsos kombinate buvo geografiškai paskirstytų biurų grupė, sudėtinga įmonės struktūra ir didelė popierinio darbo eiga, todėl buvo išsklaidytas nekontroliuojamas dokumentų srautas, buvo pažeisti tvirtinimo ir vykdymo terminai, taip pat dokumentų praradimas.

Didėjant gamybos apimtims ir didėjant mūsų įmonės sprendžiamiems uždaviniams, tik augo rengiamos, gaunamos ir siunčiamos vadybos ir kitos dokumentacijos kiekis, didėjo ir atliekančios disciplinos vaidmuo. Mėsos kombinato žengiant į naują lygmenį, įmonės vadovybė nusprendė įdiegti elektroninę dokumentų valdymo sistemą (EDVS), leidžiančią automatizuoti ne tik darbą su organizaciniais ir administraciniais dokumentais (užsakymais, susirašinėjimu ir kt.). .), bet ir kai kuriuos verslo procesus kartu su dokumentų apdorojimu ir vykdymu.

Tam buvo suformuota pagrindinių įmonės struktūrinių padalinių specialistų komanda. Šio projekto vadovė buvo paskirta direktoriaus pavaduotoja ikimokyklinio ugdymo įstaigoms – šio straipsnio autorė.

Interviu

EDMS nusprendėme diegti etapais. Pirmasis informacinės apklausos etapas, „matomas“ komandai, buvo pirmosios linijos vadovų ir pagrindinių verslo procesų dalyvių, kurie dirbs EDMS, apklausa, t.y. bus jos vartotojai. V privalomasŠioje apklausoje turėtų dalyvauti suinteresuotų struktūrinių padalinių vadovai ir dalykų specialistai, kurie galės išsakyti savo pageidavimus ir pastabas.

Prieš startą šis etapas buvo direktoriaus pavaduotoja ikimokyklinio ugdymo įstaigoms paruoštus klausimus, atsakymai į kuriuos galėtų susidaryti supratimą apie darbo su dokumentais organizavimo problemas.

Buvo sudarytas būsimų respondentų sąrašas, kuriame buvo apie 30 žmonių (š skyrių vedėjai, jų pavaduotojai ir specialistai, atsakingi už dokumentų rengimą, vizavimą, pasirašymą ir tvirtinimą). Su kiekvienu susitarė dėl atskiro susitikimo, kurio metu pirmiausia buvo pasakomas asmeninio pokalbio tikslas, o po to vyko dialogas, kurio „programa“ buvo iš anksto paruoštas tezių ir klausimų sąrašas (žr. 1 pavyzdį). ). Interviu vedimo ir analizės patogumui pokalbį galite įrašyti į diktofoną. Bet apklausos dalyviui geriau nežinoti, kad vyksta įrašymas, nes dauguma žmonių pasimeta pamatę diktofoną.

1 pavyzdys

Mėsos perdirbimo įmonės tyrimo, skirto diegti EDMS, dalis interviu

Sutraukti šou

Susitikdamas su kiekvienu respondentu, pavaduotoja ikimokyklinio ugdymo įstaigai pokalbio pradžioje detalizavo:

1. Apklausos tikslas:

„Biuro darbo ir darbo eigos būklės tyrimas, supratimas apie esamus verslo procesus, kurie turi būti automatizuoti ir kurių veiklą lydi dokumentų tvarkymas ir įforminimas“.

2. Kodėl mūsų įmonė turi įdiegti EDMS:

„EDMS tikslas – kokybiškai tobulinti visų lygių vadovų ir dalykų specialistų darbo su dokumentais procesą, sutrumpinti įprastinio darbo su dokumentais laiką.

3. Kokie yra EDMS pranašumai, pavyzdžiui:

„Sistema leidžia sutrumpinti paieškos laiką reikalingą dokumentą, leidžia turėti prieigą prie bendros dokumentų duomenų bazės su diferencijuotomis vartotojo teisėmis, dirbti sistemoje nuotoliniu būdu, dirbti su vienu dokumentu kartu keliems vartotojams, greitai ir paprastai derinti dokumentus, automatizuoti dokumentų registravimą ir paskirstymą, organizuoti pavedimų ir dokumentų vykdymo kontrolė ( valdymo veikla tampa skaidrus), galima pasirašyti dokumentus sistemoje naudojant Elektroninis parašas, organizuoti darbą su sutartimis, integruoti EDMS su kitomis organizacijos naudojamomis programomis, sumažinti archyvo išlaikymo kaštus “.

1. Su kokiomis problemomis susiduriate dirbdami su dokumentais?
2. Ką norėtumėte patobulinti, patobulinti, pakeisti darbo su dokumentais organizavime?
3. Kaip greitai ir efektyviai vyksta dokumentų pristatymas?
4. Kur, Jūsų nuomone, yra silpnosios vietos, kurios kelia problemų dirbant su dokumentais?
5. Ar patogu naudotis esamomis dokumentų formomis?
6. Kiek laiko užtrunka vieno dokumento apdorojimas? Šis klausimas turėtų būti užduotas atsižvelgiant į kiekvieną dokumento tipą, kuris masiškai yra organizacijos verslo procesuose.
7. Kokia yra darbo eigos apimtis jūsų darbo srityje?

Interviu procesui įtakos turėjo apklausos dalyvių užimtumas, kuris turėjo įtakos pokalbio laikui, taip pat parodė, kad darbuotojai neįvertino projekto svarbos.

Pokalbio metu surinktos informacijos analizės rezultatas buvo suformuota lentelė parodyta 2 pavyzdyje. Ji padėjo susisteminti gautą informaciją ir padaryti reikiamas išvadas, kurios joje gerai atsispindi.

2 pavyzdys

Pokalbio metu gautos informacijos sisteminimas

Sutraukti šou

Remiantis interviu rezultatais, buvo nustatyti šie verslo procesai, kuriuos pirmiausia reikia automatizuoti naudojant EDMS:

• Sutarčių valdymas;
• sąskaitų faktūrų apmokėjimui sutikrinimas;
• organizacinių ir administracinių dokumentų derinimas:
• pavedimų (nutarimų) vykdymo kontrolė.

Interviu padėjo paruošti dirvą anketai, kuri suponuoja didesnį atsakymų į klausimus tikslumą.

Klausimynas

Apklausos tikslas buvo gauti išsamesnę (tikslesnę) informaciją apie esamą dokumentų srauto ir biuro darbo būklę įmonėje. Apklausos dalyviai buvo struktūrinių padalinių vadovai ir dalykų specialistai, kurie tuomet turėtų tapti EDMS vartotojais. Apklausa buvo atlikta nedalyvaujant, o tai reiškė, kad anketa buvo pildoma tyrėjui nedalyvaujant.

Klausimyną sudarė trys dalys (žr. 4 pavyzdį):

1. Įvadinė dalis – jos pagrindinė užduotis buvo paskatinti respondentą atsakyti į pateiktus klausimus. Apibūdintas tyrimo tikslas ir uždaviniai, respondento vaidmens reikšmė; anketos pildymo instrukcijos.
2. Pagrindinė dalis, kurioje yra klausimai su paprasta formuluote, jų išsamumas ir skaičius priklauso nuo norimo tikslo (4 pavyzdžio klausimyno pavyzdžio klausimai yra rekomendaciniai ir gali skirtis nuo optimalių jūsų įmonės apklausos klausimų, galite juos naudoti kaip pradinis šablonas kuriant savo klausimyną).
3. Baigiamoji dalis – čia respondentui buvo suteikta jo nuomonės konfidencialumo garantija; padėkojo už dalyvavimą tyrime.

Respondentui pageidaujant, anketa buvo atspausdinta ir įteikta jam asmeniškai arba išsiųsta el. Anketos forma buvo sukurta taip, kad respondentui būtų patogu ją užpildyti tiesiogiai word faile.

Jei klausimynas buvo išsiųstas kaip Word failas, tada į korpusą paštu gavėjas pirmą kartą pamatė pridedamą tekstą (visi pavyzdyje nurodyti kontaktiniai duomenys yra fiktyvūs):

3 pavyzdys

El. laiško lydimas tekstas ir tema siunčiant anketą kaip priedą el.

Sutraukti šou

4 pavyzdys

Anketa, skirta atlikti įmonės apklausą prieš diegiant EDMS

Sutraukti šou

Surinkti duomenys buvo suvesti į MS Excel lentelę, kuri leido automatiškai generuoti nuomonių pasiskirstymo kiekvienu klausimu diagramas. Tie. rezultatai buvo pateikti vadovybei labiausiai aprašomu būdu (žr. 6 pavyzdį). Pasirinktų kiekvieno klausimo atsakymų variantų skaičius atsispindėjo viename failo lape, o pagal šiuos duomenis buvo sudarytos diagramos kitame jo lape:

Ateityje atsižvelgsime į visas nustatytas rizikas, kad kuo greičiau eiti į darbą EDMS:

• EDMS užduočių ir funkcijų nebuvimo arba neteisingai apibrėžtos rizikos;
• būtinų išteklių (grynųjų pinigų, laiko) neįvertinimo rizika;
• projekto etapų įgyvendinimo terminų pažeidimo rizika;
• nepakankamo įmonės darbuotojų informavimo apie darbų eigą, taip pat darbuotojų aplaidumo, pasyvumo, pasipriešinimo, silpno vadovų įsitraukimo į projektą rizika;
• prastos technologinės įrangos rizika;
• reguliavimo sistemos nebuvimo rizika.

Apklausa iš esmės parodė teigiamą požiūrį į elektroninio dokumentų valdymo įdiegimą, tačiau buvo ir nemažai darbuotojų, kurie neigiamai vertino EDMS diegimą, nes šį projektą suvokė kaip dar vieną naujovę, kuri tik pridės darbo. .

Vėliau, remiantis interviu ir anketų rezultatų analize, buvo nustatytas tikslas ir surašyti reikalavimai EDMS, tačiau tai jau kitas ir ne mažiau svarbus įgyvendinimo etapas. Šiuo metu mūsų įmonė atlieka lyginamąją EDMS rinkos analizę.

Išnašos

Sutraukti šou