Biuro programa. Elektroninis biuras. Laiškų siuntimas korespondentams

Didelėse įmonėse kasmet susirašinėjama su dešimtimis tūkstančių sandorio šalių, o vidinius dokumentus kuria tūkstančiai darbuotojų. Dalį korespondencijos galima gauti ir apdoroti popierine forma. Elektroninės kartotekų sistemos padeda įmonėms kelis kartus padidinti efektyvumą ir sukurti vieną visų dokumentų saugyklą.

„Kanceliarija“ apima visą darbo su popieriniais dokumentais ciklą: nuo įvedimo ir registravimo iki padavimo į archyvą. Funkcionalumas yra visiškai nuoseklus Rusijos standartai biuro darbas, leidžiantis automatizuoti daugumą „rankinių“ operacijų.

Bylų ir registracijos žurnalų nomenklatūros tvarkymas

Patvirtinta bylų nomenklatūros sudėtis saugoma specialioje sistemos žinyne. Decentralizuotos dokumentų apskaitos atveju registravimo vietos numatytos struktūriniuose padaliniuose.

Bylų nomenklatūra

Rengiant dokumentus perdavimui į archyvą kiekvienai nomenklatūros bylai galima automatiškai atsispausdinti bylos viršelį, taip pat dokumentų sąrašą. Pasirengimo archyviniam saugojimui ir paieškai archyve laikas sutrumpėja kelis kartus.

Dokumentų registravimas

Norėdami įvesti dokumentą į DIRECTUM, užpildykite reikiamus registracijos kontrolės kortelės (RCC) laukus ir registracijos numeris bus priskirtas automatiškai. Lanksti numeravimo sistema leidžia savavališkai ir automatiškai priskirti numerį dokumentui kiekvieno registracijos žurnalo kontekste. Į numerį gali būti įtrauktas skyriaus kodas, žurnalo kodas ir bet kokia reikalinga informacija. Įdiegus sprendimą, vidutinis dokumentų registravimo laikas sutrumpėja 35-50%.

RKK pavyzdys

RKK yra pirminiai duomenys (padalinys, registracijos data, registracijos numeris ir kt.), taip pat informacija apie bet kurio popierinio dokumento būklę, pavyzdžiui, jo vietą. Kai dokumentas perkeliamas iš vieno skyriaus į kitą, kiekvienoje registracijos vietoje įkuriama savo RKK. Galima sekti popierinio dokumento judėjimą įmonėje pagal sukurtų RCK grandinę.

Taip pat prie RKK galite pridėti dokumentą ar jo nuskenuotą vaizdą. DIRECTUM Capture Service naudojama norint greitai įvesti didelį dokumentų kiekį. Ji palaiko Skirtingi keliai dokumentų įvedimas: fiksuoti iš el. pašto arba iš failų sistemos (pavyzdžiui, iš skaitytuvo).

ALS kūrimo ir duomenų užpildymo funkcija gali būti perkelta į išmaniuosius Ario mechanizmus. Gavę dokumentą, savarankiškai jį klasifikuoja, atpažįsta tekstą ir išgauta reikšminga informacija užpildo RKK. Tarnautojas gali tik patikrinti užpildymo teisingumą. Tai leidžia dar labiau sutrumpinti registracijos laiką ir sumažinti įprastų operacijų skaičių.

Gaunamų dokumentų svarstymas ir įforminimas

Užregistravęs gaunamą dokumentą tarnautojas keliais paspaudimais jį išsiunčia vadybininkui. Remdamasis dokumento svarstymo rezultatais, sekretorius arba pats vadovas suformuluoja dokumento nurodymus.

Jeigu vadovas turi padėjėją, jo padėjėjas atlieka išankstinę dokumento ekspertizę su nutarimo projekto parengimu. Vadovas gali tik pritarti nutarimo projektui ir išsiųsti nurodymus vykdyti.

Vykdant pavedimus užtikrinama:

korespondencijos vykdymo metu fiksavimas;
galimybė deleguoti ir siųsti taisyti;
laiko kontrolė, prašymai dėl naujo termino.

Prižiūrėtojai vizualiai stebi veiklą. Visi darbo dalyviai turi prieigą prie trumpos santraukos, atspindinčios situaciją atliekant susijusias užduotis.

Misijos medis

Laiškų siuntimas korespondentams

Sprendimas yra glaudžiai integruotas su moduliu „Keistis su sandorio šalimis“. Patvirtinus siunčiamą laišką, jį lengva išsiųsti gavėjams per dokumentų apsikeitimo sistemas – taip nebereikia kartoti dokumento spausdinimo ir sumažėja pristatymo išlaidos.

Be to, siunčiamiems dokumentams galite nurodyti organizacijų adresų sąrašą ir automatiškai išsiųsti laiškus gavėjams arba spausdinti vokus, atitinkančius Rusijos pašto standartus.

Vokų spausdinimas

Registracija ir susipažinimas su organizaciniais ir administraciniais dokumentais

Administracinių dokumentų įforminimas ir siuntimas tvirtinti yra visiškai automatizuotas. Pakanka veiksmo vedlyje užpildyti reikiamus duomenis, po kurių sistema sugeneruos dokumentą ir išsiųs reikiamiems darbuotojams patvirtinti ir pasirašyti:

Pasirašius organizacinį ir administracinį dokumentą galima išsiųsti suinteresuotiems darbuotojams susipažinti. Norėdami tai padaryti, turite užpildyti RKK adresų sąrašą. Šis sąrašas taip pat gali būti naudojamas ateityje platinant kitą dokumentą.

Pašto adresų sąraše esantys darbuotojai gauna užduotis susipažinti su dokumentu. DIRECTUM sistemoje norint patvirtinti susipažinimą, pakanka atlikti užduotį. O jei užduotis siunčiama susipažinti su sistemoje neįvestu dokumentu, tai nurodoma užduoties tekste ir vykdytojai susipažįsta su dokumentu popierine forma.

Paieška ir analizė

Pagal žinomas detales galima rasti ir patį elektroninį dokumentą, ir jo RKK kartu su informacija apie dokumento vykdymo vietą ir etapą.

Paieška pagal RKK

Raskite greitai reikalingas dokumentas kartu su RKK tai įmanoma ir pagal brūkšninį kodą ant popierinio dokumento analogo. Dėl greitos identifikavimo technologijos brūkšninį kodą nuskaito specialus skaitytuvas, po kurio sistema automatiškai suranda dokumentą ir susijusias užduotis.

Rasto dokumento veiksmų langas

Vartotojų darbo efektyvumui analizuoti sistemoje pateikiamos specializuotos ataskaitos: „Peržiūrų sąrašas“, „Užsakymų vykdymo laiko kontrolė“, „Užsakymų vykdymo statistika“, „Grąžinami dokumentai“ ir kt.

Ataskaitos pavyzdys

Žiniatinklio klientas gali būti naudojamas nuotoliniuose geografiškai paskirstytos organizacijos biuruose arba kaip pagrindinis klientas, užtikrinantis kelių platformų ir lengvą administravimą. Norėdami dirbti, jums reikia tik interneto prieigos.

Priimamas RKK interneto biure

Įgyvendinimo efektas

Naudodami sprendimą darbuotojai gaus užsakymus ir užsakymus laiku vykdyti. Vykdymo kontrolė valdymo sprendimai tampa visiškai skaidrus.

Iki minimumo sumažėja dokumentų praradimo rizika
2 kartus sutrumpės siunčiamo laiško rengimo ir tvirtinimo laikas
12 kartų popierinių dokumentų vietos paieška bus greitesnė
2 kartus bus paspartintas informacijos vadovybei apie pavedimų vykdymą rengimas
20 % padidės vadovybės nurodymų vykdymas

Paprastai „popierinio“ dokumentų srauto užtikrinimo ir užsakymų vykdymo kontrolės našta tenka organizacijos padaliniams, užsiimantiems biuro darbu: biuru, bylų vadyba, taip pat atsakingiems už biuro darbą struktūriniuose padaliniuose. Būtent jiems skirtas elektroninės dokumentų valdymo ir sąveikos valdymo sistemos DIRECTUM modulis „Office“. Šis modulis palengvina įprastų popierinių dokumentų tvarkymo operacijas pagal Valstybinės švietimo įstaigos reikalavimus, kuriais grindžiama tradicinė rusiška biuro darbo technologija:

vieninga visos gaunamos ir siunčiamos korespondencijos, taip pat vidinių dokumentų registracija naudojant registracijos kontrolės korteles (RCC);
popierinio dokumento buvimo vietos registravimas bet kuriame jo etape gyvenimo ciklas: vadovybės svarstymas, dokumento projekto tvirtinimas, vykdymas ir kt .;
kontroliuoti, kad vadovybės pavedimai, nutarimai ir nurodymai būtų vykdomi laiku;
dokumentų nurašymas į bylą pagal organizacijoje priimtą bylų nomenklatūrą;
greita reikiamos informacijos apie popierinių dokumentų būklę, prieinamumą, judėjimą paieška;
reikalingų standartinių blankų ir žurnalų gavimas, taip pat statistines ataskaitas apie organizacijos dokumentų srautą.

Be to, modulis „Office“ leidžia organizuoti mainus tarp skirtingų organizacijų. Su tokiu keitimu galima naudotis Elektroninis parašas(ES), o specialūs sistemos mechanizmai leidžia kontroliuoti dokumentų pristatymą. Keitimosi principai pagrįsti pramonės mainų standartu elektroninius dokumentus„Dokumentų valdymo automatizavimo sistemų sąveika“, patvirtinta Dokumentacijos tvarkytojų gildijos.

Bylų ir registracijos žurnalų nomenklatūros tvarkymas

Lanksti numeravimo sistema leidžia dokumentui priskirti numerį kontekste elektroninis žurnalas Registracija. Kiekvienam žurnalui nustatomas savavališkas automatinio dokumentų numeravimo žurnale metodas. Numeris gali apimti skyriaus kodą, žurnalo kodą ir bet kokią kitą reikalingą informaciją.

Rengiant dokumentus perdavimui į archyvą kiekvienai nomenklatūrinei bylai galima atsispausdinti bylos viršelį, taip pat ir bylos dokumentų inventorizaciją, o tai ženkliai sumažina dokumentų parengimo archyviniam saugojimui laiką.

Dokumentų registravimas

Dokumentams registruoti modulyje „Biuras“ naudojamos registracijos ir kontrolės kortelės (RCC), kuriose yra visi pirminiai duomenys (korespondentas, organizacijos padalinys, organizacijos atstovas, registracijos data, registracijos numeris, tema ir santrauka dokumentas, pristatymo būdas ir kt.), taip pat reikalinga informacija apie bet kurio popierinio organizacijos dokumento būseną (vietovę, vykdymo būseną ir kt.). Siunčiamiems dokumentams galite nurodyti adresų sąrašą pagal organizaciją.

Sistema įgyvendina galimybę registruoti tiek organizacijų, tiek piliečių dokumentus.

Organizacijoms, naudojančioms decentralizuotą dokumentų registravimą, sistemoje naudojamos registracijos vietos – sekretorių ir biuro darbuotojų darbo vietos. Kiekvieną registracijos vietą gali aptarnauti vienas ar keli skyriai. Pagal registracijos vietas galima diferencijuoti prieigos prie duomenų teises.

Perkėlus dokumentą tarp skyrių, kiekvienoje registracijos vietoje galima pradėti savo RKK. Taip atsiranda RKK grandinė, pagal kurią galima sekti popierinio dokumento judėjimą ne tik tarp darbuotojų padalinio viduje, bet ir tarp padalinių. Be to, per RKK yra vykdomas tarpusavio ryšys tarp registruotų sistemos dokumentų, tokių kaip: „Atsakant“, „Vykdomas“ ir kt.

Registracijos procedūra yra paprasta ir susideda iš būtinų RKK laukelių užpildymo, o registracijos numeris suteikiamas automatiškai.

Registruojantis tiesiai iš RKK, galima įvesti nuskenuotą (elektroninį) dokumentą į „Elektroninių dokumentų valdymo“ modulį su jo automatiniu prisijungimu prie RKK. Greitam didelės apimties dokumentų įvedimui naudojamos sistemos įvesties paslaugos, kurios užtikrina srautinį dokumentų įvedimą į modulį. Ateityje RKK, kaip ir įvestą elektroninį dokumentą, nesunkiai randama pagal brūkšninį kodą ant popierinio dokumento analogo, nes sistemoje įdiegta greita identifikavimo technologija.

RKK duomenimis, spausdinami gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų žurnalai. Siunčiamiems dokumentams galite automatiškai sugeneruoti ir atspausdinti voko lipduką.

Dokumentų pervežimas ir įforminimas

Po registracijos gaunamas dokumentas pereina dokumento svarstymo, sprendimo, kontrolės ir vykdymo etapus. Tuo pačiu metu galima visiškai atlikti tolesnį atlikėjų darbą su dokumentu elektroniniu formatu... Tai žymiai sumažina atlikėjų laiką ir apsaugo nuo atsitiktinio originalo praradimo.

Priklausomai nuo vadovo darbo stiliaus, dokumentas yra peržiūrimas jo paties arba popierine arba elektronine forma.

Vadovo priimtu nutarimu dokumentas gali būti kontroliuojamas, paskiriant atlikėjus, nurodymus ir terminus. Vykdytojams, dirbantiems su moduliu „Verslo procesų valdymas“, sekretorius arba pats vadovas gali greitai sukurti užduotį tiesiai iš ALAC. Darbas su užduotimis leidžia maksimaliai išnaudoti sistemos galimybes kontroliuoti užsakymų vykdymą, pavyzdžiui: fiksuoti pilną korespondenciją apie pavedimų vykdymą; galimybė siųsti taisyti; lanksti maršruto parinkimo konfigūracija ir kt.

Vėliau pagal užduotis, susijusias su RKK, galite greitai atkurti darbo su dokumentu istoriją, tvirtinimo procedūrą ir sprendimo pagrindimą.

Jei modulis „Biuras“ naudojamas savarankiškai, visus atlikėjams duotus nurodymus sekretorė įveda į dokumento RKK, po to stebimas jų savalaikis vykdymas. Tuo pačiu metu užsakymai gali būti spausdinami neautomatizuotiems vartotojams.

Dirbant su elektroniniais dokumentais visi dokumentų judėjimai atliekami atliekant užduotis, o popierinio dokumento vieta bet kuriuo metu fiksuojama specialiame RKK skirtuke. Tai leidžia greitai rasti popierinį dokumento originalą per RKK. Darbas su išeinančiais ir vidiniais dokumentais grindžiamas tais pačiais principais.

Keitimasis elektroniniais dokumentais tarp sistemų

Sistemos pagalba galima organizuoti oficialių, juridinę reikšmę turinčių elektroninių dokumentų mainus tarp organizacijų. Keitimasis dokumentais grindžiamas keitimosi elektroniniais dokumentais pramonės standarto „Dokumentų valdymo palaikymo automatizavimo sistemų sąveika“, patvirtinto Dokumentacijos tvarkytojų gildijos, naudojimu.

Keitimasis dokumentais gali būti vykdomas tiek tarp struktūriniai padaliniai vienos įmonės (holdingo) ir tarp nepriklausomų partnerių organizacijų. Tokiu atveju mainų šalys gali pasinaudoti skirtingos sistemos elektroninio dokumentų valdymo arba iš viso nedirbti su tokiomis sistemomis.

Jei mainai vykdomi tarp vienos įmonės padalinių (holdingo), tai darbas su dokumentais vyksta moduliuose „Elektroninis dokumentų valdymas“, „Verslo procesų valdymas“ ir „Biuras“. Jei mainai vyksta tarp išorės organizacijos, tada elektroninis dokumentas eksportuojamas iš sistemos į ESD formato failą. Antroji šalis gali importuoti ESD dokumentą į savo elektroninę dokumentų valdymo sistemą (su sąlyga, kad ši sistema palaiko šį formatą; ESD formatas yra atviras), arba naudoti nemokamą DIRECTUM OverDoc programą dirbti su ESD dokumentu. DIRECTUM OverDoc leidžia peržiūrėti dokumentą, jo atributus ir visus elektroninius parašus, kuriais dokumentas buvo pasirašytas, įskaitant galiojimo žetoną.

Informacijos paieška ir analizė

Nuo bet kurio dokumento registravimo sistemoje momento galite rasti tiek jo registracijos kortelę, tiek informaciją apie vietą ir dokumento vykdymo eigą, tiek patį elektroninį dokumentą.

Sistema ieško registracijos numeriai, korespondentas, nutarimo autorius, taip pat dėl visų RKK detalių ir jų savavališko derinimo.

Be to, sistemoje pateikiamos specializuotos ataskaitos, kurios ženkliai padidina vartotojų darbo efektyvumą: Peržiūrimi dokumentai, Vėluoti užsakymai, Grąžinami dokumentai ir kt.

Interneto modulis „Raštinės reikmenys“

Interneto modulis „Office“ skirtas automatizuoti darbą su oficialiais popieriniais dokumentais, pavyzdžiui, su administraciniais dokumentais, gaunamais ir siunčiamais laiškais, instrukcijomis, ataskaitomis ir atmintinėmis. Palengvina popierinių dokumentų tvarkymą.

Popierinių dokumentų tvarkymas vykdomas pagal Valstybinės švietimo įstaigos reikalavimus, kuriais grindžiama tradicinė rusiška biuro darbo technologija.

„Office“ žiniatinklio modulis yra skirtas problemoms spręsti:

vieninga visos gaunamos ir siunčiamos korespondencijos, taip pat vidaus dokumentų registracija, naudojant registracijos ir kontrolės korteles;
kontroliuoti, kad vadovybės pavedimai, nutarimai ir nurodymai būtų vykdomi laiku;
greita reikiamos informacijos apie popierinių dokumentų būklę, prieinamumą, judėjimą paieška;
reikalingų standartinių formų ir žurnalų, taip pat statistinių ataskaitų apie organizacijos darbo eigą gavimas.

Interneto modulio „Biuras“ pagrindą sudaro žinynai „Registracijos ir kontrolės kortelės“, „RKK įsakymai“, „Bylų nomenklatūra“.

Modulio „Kanceliarinės prekės“ integravimo su kitais sistemos moduliais privalumai

Taigi, modulių „Elektroninis dokumentų valdymas“, „Verslo procesų valdymas“ ir „Biuras“ sąveikos dėka vieninga sistema organizacijos efektyvumo didinimas užtikrinamas visapusiškai laikantis vidaus tradicijų ir biuro darbo standartų. Visi kiekvieno modulio numatyti mechanizmai gali būti naudojami įvairiuose „popierinių“ ir „elektroninių“ darbo su dokumentais etapų kombinacijomis. Tuo pačiu harmoningai dera tradicinis „popierinis“ biuro darbas elektroninis dokumentų valdymas organizacijos, turinčios išplėtotus horizontalius ryšius.

Perkant įvairius mobiliosios ir buitinės elektronikos priedus Sotovik-M parduotuvėje, taip pat rekomenduojame apsirūpinti biuro reikmenimis – jie būtini bet kurios verslo ar ne pelno įstaigos darbo procesams. Jei norite įsigyti didmeninių raštinės reikmenų, naršykite mūsų asortimentą.

Pirkti urmu raštinės reikmenis iš gamintojo (kanceliarinės prekės urmu, didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis Maskvoje) yra efektyvus būdas žymiai sutaupyti nuolat aprūpinant įmonės biurą urmu raštinės reikmenimis. Ar norite pigių didmeninių raštinės reikmenų? Kartą per ketvirtį ar šešis mėnesius užsakydami didelę partiją rašiklių, pieštukų, sąvaržėlių, bloknotų ir kitų smulkmenų, jums nereikės gaišti laiko registruodami kitą mėnesio pristatymą. Didmeniniai pirkimai didmeninė prekyba biuro reikmenimis praverčia ir vyriausybinėms organizacijoms – daugeliui administracijų švietimo įstaigos dideliais kiekiais pirkti raštinės reikmenis mokyklai, darželis arba universitetas. Didmeninės prekybos raštinės reikmenimis įmonės tinkamai prižiūri kainų politika, todėl "Sotovik-M" palankiomis kainomis parduoda rašymo reikmenis - didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis pigi. Didmeninė prekyba raštinės reikmenimis Maskvoje (didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis Maskva, didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis Maskva) mūsų internetinėje parduotuvėje.

Didmeninė prekyba raštinės reikmenimis yra labai pigi. Didmeninė prekyba raštinės reikmenimis Maskvoje

Didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis mūsų parduotuvėje viena iš palankiausių kainų. Jei planuojate didmeninę prekybą mokyklinėmis raštinės reikmenimis, Raštinės reikmenys didmeninė prekyba žemos kainos arba užsakyti neįprastas kanceliarines prekes dovanų parduotuvėje didmeninei prekybai, „Sotovik-M“ yra tai, ko jums reikia! Pirkite raštinės reikmenis urmu – nuo įprastų sąsiuvinių iki antspaudų ir vizitinių kortelių – už patrauklią kainą ir greitą pristatymą visoje Rusijoje. Didmeninės kanceliarinės prekės turime labai pigiai!