Elektroninis biuras. Didmeninė prekyba raštinės reikmenimis žemomis kainomis. Pirkite raštinės reikmenis didmenine prekyba Tkz raštinės reikmenimis

Didelėse įmonėse kasmet susirašinėjama su dešimtimis tūkstančių sandorio šalių, tūkstančiai darbuotojų kuria vidinius dokumentus. Dalį korespondencijos galima gauti ir apdoroti popierine forma. Elektroninės kartotekų sistemos padeda įmonėms kelis kartus padidinti darbo efektyvumą ir sukurti vieną visų dokumentų saugyklą.

„Kanceliarija“ apima visą darbo su popieriniais dokumentais ciklą: nuo patekimo ir registravimo iki pateikimo archyvui. Funkcionalumas yra visiškai nuoseklus Rusijos standartai biuro darbas, leidžiantis automatizuoti daugumą „rankinių“ operacijų.

Bylų ir registracijos žurnalų nomenklatūros tvarkymas

Patvirtinta bylų nomenklatūros sudėtis saugoma specialioje sistemos žinyne. Decentralizuotos dokumentų apskaitos atveju registracijos vietos numatytos struktūriniuose padaliniuose.

Bylų nomenklatūra

Rengiant dokumentus perdavimui į archyvą kiekvienai nomenklatūros bylai galima automatiškai atsispausdinti bylos viršelį, taip pat dokumentų sąrašą. Pasirengimo archyviniam saugojimui ir paieškai archyve laikas sutrumpėja kelis kartus.

Dokumentų registravimas

Norėdami įvesti dokumentą į DIRECTUM, užpildykite reikiamus registracijos kontrolės kortelės (RCC) laukus ir registracijos numeris bus priskirtas automatiškai. Lanksti numeravimo sistema leidžia savavališkai ir automatiškai priskirti numerį dokumentui kiekvieno registracijos žurnalo kontekste. Į numerį gali būti įtrauktas skyriaus kodas, žurnalo kodas ir bet kokia reikalinga informacija. Įdiegus sprendimą, vidutinis dokumentų registravimo laikas sutrumpėja 35-50%.

RKK pavyzdys

RKK yra pirminiai duomenys (padalinys, registracijos data, registracijos numeris ir kt.), taip pat informacija apie bet kurio popierinio dokumento būseną, pavyzdžiui, jo buvimo vieta. Kai dokumentas perkeliamas iš vieno skyriaus į kitą, kiekvienoje registracijos vietoje sukuriama savo RKK. Galima sekti popierinio dokumento judėjimą įmonėje sukurtų RCK grandine.

Taip pat prie RKK galite pridėti dokumentą ar jo nuskenuotą vaizdą. DIRECTUM Capture Service naudojama norint greitai įvesti didelį dokumentų kiekį. Ji palaiko Skirtingi keliai dokumentų įvedimas: fiksuoti iš el. pašto arba iš failų sistemos (pavyzdžiui, iš skaitytuvo).

ALS kūrimo ir duomenų užpildymo funkcija gali būti perkelta į išmaniuosius Ario mechanizmus. Gavę dokumentą, jie savarankiškai jį klasifikuoja, atpažįsta tekstą ir išgauta reikšminga informacija užpildo RKK. Tarnautojas gali tik patikrinti užpildymo teisingumą. Tai leidžia dar labiau sutrumpinti registracijos laiką ir sumažinti įprastų operacijų skaičių.

Gaunamų dokumentų svarstymas ir įforminimas

Užregistravęs gaunamą dokumentą, tarnautojas keliais paspaudimais išsiunčia jį tvarkytojui svarstyti. Remdamasis dokumento svarstymo rezultatais, sekretorius arba pats vadovas suformuluoja dokumento nurodymus.

Jei vadovas turi padėjėją, jo padėjėjas atlieka preliminarią dokumento peržiūrą kartu su nutarimo projekto parengimu. Vadovas turi tik patvirtinti nutarimo projektą ir išsiųsti nurodymus vykdyti.

Vykdant pavedimus, pateikiama:

• korespondencijos vykdymo fiksavimas;
• galimybė deleguoti ir siųsti taisyti;
• laiko kontrolė, prašymai dėl naujo termino.

Prižiūrėtojai vizualiai stebi veiklą. Visi darbo dalyviai turi prieigą prie trumpos santraukos, atspindinčios situaciją atliekant susijusias užduotis.

Misijos medis

Laiškų siuntimas korespondentams

Sprendimas yra glaudžiai integruotas su moduliu „Keistis su sandorio šalimis“. Patvirtinus siunčiamą laišką, jį lengva išsiųsti gavėjams per dokumentų apsikeitimo sistemas – taip nebereikia daugkartinio dokumento spausdinimo ir sumažėja pristatymo išlaidos.

Be to, siunčiamiems dokumentams galite nurodyti organizacijų adresų sąrašą ir automatiškai siųsti el. laiškus gavėjams arba spausdinti vokus, atitinkančius Rusijos pašto standartus.

Vokų spausdinimas

Registracija ir susipažinimas su organizaciniais ir administraciniais dokumentais

Administracinių dokumentų registracija ir siuntimas tvirtinti yra visiškai automatizuotas. Pakanka veiksmo vedlyje užpildyti reikiamus duomenis, po kurių sistema sugeneruos dokumentą ir išsiųs reikiamiems darbuotojams patvirtinti ir pasirašyti:

Pasirašius organizacinį ir administracinį dokumentą galima išsiųsti suinteresuotiems darbuotojams susipažinti. Norėdami tai padaryti, turite užpildyti RKK adresų sąrašą. Šis sąrašas taip pat gali būti naudojamas ateityje platinant kitą dokumentą.

Pašto adresų sąraše esantys darbuotojai gauna užduotis susipažinti su dokumentu. DIRECTUM sistemoje norint patvirtinti susipažinimą, pakanka atlikti užduotį. O jei užduotis siunčiama susipažinti su dokumentu, kuris neįvestas į sistemą, tai nurodoma užduoties tekste ir vykdytojai susipažįsta su dokumentu popierine forma.

Paieška ir analizė

Pagal žinomas detales galima rasti ir patį elektroninį dokumentą, ir jo RKK kartu su informacija apie dokumento vykdymo vietą ir etapą.

Paieška pagal RKK

Taip pat galima greitai surasti reikiamą dokumentą kartu su RKK pagal brūkšninį kodą ant popierinio dokumento analogo. Greitos identifikavimo technologijos dėka brūkšninį kodą nuskaito specialus skaitytuvas, po kurio sistema automatiškai suranda dokumentą ir susijusius darbus.

Rasto dokumento veiksmų langas

Vartotojų darbo efektyvumui analizuoti sistemoje pateikiamos specializuotos ataskaitos: „Peržiūrų sąrašas“, „Užsakymų vykdymo laiko kontrolė“, „Užsakymų įvykdymo statistika“, „Grąžinami dokumentai“ ir kt.

Ataskaitos pavyzdys

Žiniatinklio klientas gali būti naudojamas nuotoliniuose geografiškai paskirstytos organizacijos biuruose arba kaip pagrindinis klientas, užtikrinantis kelių platformų funkcionalumą ir lengvą administravimą. Norėdami dirbti, jums reikia tik interneto prieigos.

Priimamas RKK interneto biure

Įgyvendinimo efektas

Naudodamiesi sprendimu darbuotojai laiku gaus įsakymus ir nurodymus vykdyti. Vykdymo kontrolė valdymo sprendimai tampa visiškai skaidrus.

• Iki minimumo sumažėja dokumentų praradimo rizika
• 2 kartus sutrumpės siunčiamo laiško rengimo ir tvirtinimo laikas
• 12 kartų popierinių dokumentų vietos paieška bus greitesnė
• 2 kartus bus paspartintas informacijos vadovybei apie pavedimų vykdymą rengimas
• 20 % padidės vadovybės nurodymų vykdymas

Perkant įvairius mobiliosios ir buitinės elektronikos priedus Sotovik-M parduotuvėje, taip pat rekomenduojame apsirūpinti kanceliarinėmis prekėmis – jos būtinos bet kurios verslo ar ne pelno įstaigos darbo procesams. Jei norite įsigyti didmeninių raštinės reikmenų, naršykite mūsų asortimentą.

Kanceliarinių prekių pirkimas urmu iš gamintojo (didmeninė prekyba raštinės reikmenimis, didmeninė prekyba raštinės reikmenimis Maskvoje) yra veiksmingas būdas žymiai sutaupyti nuolat aprūpinant įmonės biurą urmu raštinės reikmenimis. Ar norite pigių didmeninių raštinės reikmenų? Kartą per ketvirtį ar šešis mėnesius užsakydami didelę partiją rašiklių, pieštukų, sąvaržėlių, sąsiuvinių ir kitų smulkmenų, jums nereikės gaišti laiko registruodami kitą mėnesio pristatymą. Didmeniniai pirkimai didmeninė prekyba biuro reikmenimis praverčia ir vyriausybinėms organizacijoms – daugeliui administracijų švietimo įstaigų dideliais kiekiais pirkti raštinės reikmenis mokyklai, darželis arba universitetas. Didmeninės prekybos raštinės reikmenimis įmonės tinkamai prižiūri kainų politika, todėl "Sotovik-M" palankiomis kainomis parduoda rašymo reikmenis - didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis yra pigi. Didmeninė prekyba raštinės reikmenimis Maskvoje (didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis Maskva, didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis Maskva) mūsų internetinėje parduotuvėje.

Didmeninė prekyba raštinės reikmenimis yra labai pigi. Didmeninė prekyba raštinės reikmenimis Maskvoje

Didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis mūsų parduotuvėje viena iš palankiausių kainų. Jei planuojate pirkti didmenine prekyba mokykliniais raštinės reikmenimis, didmeninė prekyba kanceliarinėmis prekėmis iki žemos kainos arba užsakyti neįprastas kanceliarines prekes dovanų parduotuvėje didmeninei prekybai, „Sotovik-M“ yra tai, ko jums reikia! Pirkite raštinės reikmenis urmu – nuo ​​įprastų sąsiuvinių iki antspaudų ir vizitinių kortelių – už patrauklią kainą ir greitą pristatymą visoje Rusijoje. Didmeninės kanceliarinės prekės turime labai pigiai!

Paprastai „popierinio“ dokumentų srauto užtikrinimo ir užsakymų vykdymo kontrolės našta tenka organizacijos padaliniams, užsiimantiems biuro darbu: biuru, bylų vadyba, taip pat atsakingiems už biuro darbą struktūriniuose padaliniuose. Būtent jiems skirtas elektroninės dokumentų valdymo ir sąveikos valdymo sistemos DIRECTUM modulis „Office“. Šis modulis palengvina įprastinių popierinių dokumentų tvarkymo operacijų vykdymą pagal Valstybinės švietimo įstaigos reikalavimus, kuriais grindžiama tradicinė rusiška biuro darbo technologija:

• vieninga visos gaunamos ir siunčiamos korespondencijos, taip pat vidinių dokumentų registracija naudojant registracijos kontrolės korteles (RCC);
• popierinio dokumento buvimo vietos registravimas bet kuriame jo etape gyvenimo ciklas: vadovybės svarstymas, dokumento projekto tvirtinimas, vykdymas ir kt .;
• kontroliuoti, kaip laiku vykdomi vadovybės pavedimai, nutarimai ir nurodymai;
• nurašyti dokumentus į bylą pagal organizacijoje priimtą bylų nomenklatūrą;
• greita reikiamos informacijos apie popierinių dokumentų būklę, prieinamumą, judėjimą paieška;
• reikalingų standartinių blankų ir žurnalų gavimas, taip pat statistines ataskaitas apie organizacijos dokumentų srautą.

Be to, modulis „Office“ leidžia organizuoti mainus tarp skirtingų organizacijų. Su tokiu keitimu galima naudotis Elektroninis parašas(ES), o specialūs sistemos mechanizmai leidžia kontroliuoti dokumentų pristatymą. Keitimosi principai grindžiami pramonės mainų standartu elektroninius dokumentus„Dokumentų valdymo palaikymo automatizavimo sistemų sąveika“, patvirtinta Dokumentacijos tvarkytojų gildijos.

Bylų ir registracijos žurnalų nomenklatūros tvarkymas

Lanksti numeravimo sistema leidžia dokumentui priskirti numerį kontekste elektroninis žurnalas Registracija. Kiekvienam žurnalui nustatomas savavališkas automatinio dokumentų numeravimo žurnale metodas. Į numerį gali būti įtrauktas skyriaus kodas, žurnalo kodas ir bet kokia kita reikalinga informacija.

Rengiant dokumentus perdavimui į archyvą kiekvienai nomenklatūrinei bylai galima atsispausdinti bylos viršelį, taip pat byloje esančių dokumentų inventorizaciją, o tai ženkliai sumažina dokumentų parengimo archyviniam saugojimui laiką.

Dokumentų registravimas

Dokumentams registruoti modulyje „Biuras“ naudojamos registracijos ir kontrolės kortelės (RCC), kuriose yra visi pirminiai duomenys (korespondentas, organizacijos padalinys, organizacijos atstovas, registracijos data, registracijos numeris, tema ir santrauka dokumentas, pristatymo būdas ir kt.), taip pat būtina informacija apie bet kurio popierinio organizacijos dokumento būseną (vietovę, vykdymo būseną ir kt.). Siunčiamiems dokumentams galite nurodyti adresų sąrašą pagal organizaciją.

Sistema įgyvendina galimybę registruoti tiek organizacijų, tiek piliečių dokumentus.

Organizacijoms, naudojančioms decentralizuotą dokumentų registravimą, sistemoje naudojamos registracijos vietos – sekretorių ir biuro darbuotojų darbo vietos. Kiekvieną registracijos vietą gali aptarnauti vienas ar keli skyriai. Pagal registracijos vietas galima diferencijuoti prieigos prie duomenų teises.

Perkėlus dokumentą tarp skyrių, kiekvienoje registracijos vietoje galima pradėti savo RKK. Taip atsiranda RKK grandinė, pagal kurią galima sekti popierinio dokumento judėjimą ne tik tarp darbuotojų padalinio viduje, bet ir tarp padalinių. Be to, per RKK yra vykdomas registruotų sistemos dokumentų santykis vienas su kitu, pvz.: „Atsakant“, „Vykdomas“ ir kt.

Registracijos procedūra yra paprasta ir susideda iš būtinų RKK laukelių užpildymo, o registracijos numeris priskiriamas automatiškai.

Registruojantis tiesiai iš RKK, galima įvesti nuskenuotą (elektroninį) dokumentą į „Elektroninių dokumentų valdymo“ modulį su jo automatiniu prisijungimu prie RKK. Greitam didelės apimties dokumentų įvedimui naudojamos sistemos įvesties paslaugos, kurios užtikrina srautinį dokumentų įvedimą į modulį. Ateityje RKK, kaip ir įvestą elektroninį dokumentą, nesunkiai randamas pagal brūkšninį kodą ant popierinio dokumento analogo, nes sistemoje įdiegta greita identifikavimo technologija.

RKK duomenimis, spausdinami gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų žurnalai. Siunčiamiems dokumentams galite automatiškai sugeneruoti ir atspausdinti voko lipduką.

Dokumentų pervežimas ir įforminimas

Po registracijos gaunamas dokumentas pereina dokumento svarstymo, sprendimo, kontrolės ir vykdymo etapus. Tuo pačiu metu galima visiškai atlikti tolesnį atlikėjų darbą su dokumentu elektroniniu formatu... Tai žymiai sumažina atlikėjams reikalingą laiką ir apsaugo nuo atsitiktinio originalo praradimo.

Priklausomai nuo vadovo darbo stiliaus, dokumentą jis peržiūri popierine arba elektronine forma.

Vadovaujantis vadovo nutarimu, dokumentas gali būti kontroliuojamas paskyrus atlikėjus, nurodymus ir terminus. Vykdytojams, dirbantiems su moduliu „Verslo procesų valdymas“, sekretorius arba pats vadovas gali greitai sukurti užduotį tiesiai iš ALAC. Darbas su užduotimis leidžia maksimaliai išnaudoti sistemos galimybes kontroliuoti užsakymų vykdymą, pavyzdžiui: fiksuoti pilną korespondenciją apie pavedimų vykdymą; galimybė siųsti taisyti; lanksti maršruto parinkimo konfigūracija ir kt.

Vėliau pagal užduotis, susijusias su RKK, galite greitai atkurti darbo su dokumentu istoriją, tvirtinimo procedūrą ir sprendimo pagrindimą.

Jei modulis „Biuras“ naudojamas savarankiškai, visus atlikėjams duotus nurodymus sekretorė įveda į dokumento RKK, po to stebimas jų savalaikis įvykdymas. Tuo pačiu metu užsakymai gali būti spausdinami neautomatizuotiems vartotojams.

Dirbant su elektroniniais dokumentais visi dokumentų judėjimai atliekami per užduotis, o specialiame RKK skirtuke bet kuriuo metu fiksuojama popierinio dokumento vieta. Tai leidžia greitai rasti popierinį dokumento originalą per RKK. Darbas su išeinančiais ir vidiniais dokumentais grindžiamas tais pačiais principais.

Keitimasis elektroniniais dokumentais tarp sistemų

Sistemos pagalba galima organizuoti oficialių, juridinę reikšmę turinčių elektroninių dokumentų mainus tarp organizacijų. Keitimasis dokumentais grindžiamas keitimosi elektroniniais dokumentais pramonės standarto „Dokumentų valdymo palaikymo automatizavimo sistemų sąveika“, patvirtinto Dokumentacijos vadybininkų gildijos, naudojimu.

Keitimasis dokumentais gali būti vykdomas tiek tarp struktūriniai padaliniai vienos įmonės (holdingo) ir tarp nepriklausomų partnerių organizacijų. Tokiu atveju mainų šalys gali pasinaudoti skirtingos sistemos elektroninio dokumentų valdymo arba iš viso nedirbti su tokiomis sistemomis.

Jeigu mainai vykdomi tarp vienos įmonės padalinių (holdingo), tai darbas su dokumentais vyksta moduliuose „Elektroninis dokumentų valdymas“, „Verslo procesų valdymas“ ir „Biuras“. Jei mainai vyksta tarp išorės organizacijos, tada elektroninis dokumentas eksportuojamas iš sistemos į ESD failą. Antroji šalis gali importuoti ESD dokumentą į savo elektroninę dokumentų valdymo sistemą (su sąlyga, kad ši sistema palaiko šį formatą; ESD formatas yra atviras), arba naudoti nemokamą DIRECTUM OverDoc programą dirbti su ESD dokumentu. DIRECTUM OverDoc leidžia peržiūrėti dokumentą, jo atributus ir visus elektroninius parašus, kuriais dokumentas buvo pasirašytas, įskaitant galiojimo žetoną.

Informacijos paieška ir analizė

Nuo bet kurio dokumento registravimo sistemoje momento galite rasti tiek jo registracijos kortelę, tiek informaciją apie vietą ir dokumento vykdymo eigą, tiek patį elektroninį dokumentą.

Sistema ieško registracijos numeriai, korespondentas, nutarimo autorius, taip pat dėl ​​visų RKK detalių ir jų savavališko derinimo.

Be to, sistemoje pateikiamos specializuotos ataskaitos, kurios žymiai padidina vartotojų darbo efektyvumą: Svarstomi dokumentai, Neįvykdyti užsakymai, Grąžinami dokumentai ir kt.

Interneto modulis „Raštinės reikmenys“

Interneto modulis „Office“ skirtas automatizuoti darbą su oficialiais popieriniais dokumentais, pavyzdžiui, su administraciniais dokumentais, gaunamais ir siunčiamais laiškais, instrukcijomis, ataskaitomis ir atmintinėmis. Palengvina popierinių dokumentų tvarkymą.

Popierinių dokumentų tvarkymas vykdomas pagal Valstybinės švietimo įstaigos reikalavimus, kuriais grindžiama tradicinė rusiška biuro darbo technologija.

„Office“ žiniatinklio modulis skirtas problemoms spręsti:

• vieninga visos gaunamos ir siunčiamos korespondencijos, taip pat vidaus dokumentų registracija, naudojant registracijos ir kontrolės korteles;
• kontroliuoti, kad vadovybės pavedimai, nutarimai ir nurodymai būtų vykdomi laiku;
• greita reikiamos informacijos apie popierinių dokumentų būklę, prieinamumą, judėjimą paieška;
• reikalingų standartinių formų ir žurnalų, taip pat statistinių ataskaitų apie organizacijos darbo eigą gavimas.

Interneto modulio „Biuras“ pagrindą sudaro žinynai „Registracijos ir kontrolės kortelės“, „RKK įsakymai“, „Bylų nomenklatūra“.

Modulio „Kanceliarinės prekės“ integravimo su kitais sistemos moduliais privalumai

Taigi, modulių „Elektroninis dokumentų valdymas“, „Verslo procesų valdymas“ ir „Biuras“ sąveikos dėka vieninga sistema organizacijos efektyvumo didinimas užtikrinamas visapusiškai laikantis vidaus tradicijų ir biuro darbo standartų. Visi kiekvieno modulio numatyti mechanizmai gali būti naudojami įvairiuose „popierinių“ ir „elektroninių“ darbo su dokumentais etapų deriniuose. Tuo pačiu harmoningai dera tradicinis „popierinis“ biuro darbas elektroninis dokumentų valdymas organizacijos, turinčios išplėtotus horizontalius ryšius.

Išskirtinis bruožas Olympus elektroninis biuras yra turtingas funkcionalumas, kilęs iš klasikinio biuro darbo.

Ant didelio pramonės įmonė sekretorės (raštininko) užduotys yra ne tik dokumentų registravimas, bet ir daugybė kitų užduočių:

• vadovo, kuriam perduoti gaunamą dokumentą, nustatymas
• išankstinių nutarimų rengimas
• dokumento pristatymas rangovui
• kontroliuoti originalo grąžinimą
• apibendrinta užduoties vykdymo analizė
• užsakymų vykdymo kontrolė
• galutinės ataskaitos apie neatliktas užduotis formavimas
• siunčiamų dokumentų siuntimas
• pagal užklausą ieškokite reikiamo dokumento
• spausdinti, nuskaityti
• ir net didžiulio kiekio dokumentų saugojimą. Už visa tai atsakingas geras tarnautojas.

Elektroninis biuras Olympus gali atlikti šį darbą geri žmonės lengviau ir efektyviau!

Automatinė registracija:

Automatinis pakartotinai gautų dokumentų valdymas

Pati sistema sugauna į organizaciją vėl patenkančius dokumentus ir apie tai įspėja.

Automatiniai pranešimai apie originalo grąžinimą

Sistema pateikia originalo judėjimo schemą ir laiku negrąžinus praneš registratoriui.

Patogi komunikacijos sistema

„Olympus“ dokumentų nuorodos reiškia galimybę gauti išsamią visų tarpusavyje susijusių dokumentų, įskaitant archyvinius, sukurtų papildomai, anuliavimo ar pakeitimo metu, istoriją.

Ataskaitų kūrėjas

Naudodamasis Olympus sistemos ataskaitų kūrėju, darbuotojas gali susikurti jam reikalingas ataskaitas nesikreipdamas į administratoriaus ar programuotojo pagalbą. Taip dažnai generuojamos ataskaitos apie neapmokėtus arba kontrolinius dokumentus.

Lanksti filtravimo sistema

Olymp sistema suteikia galimybę atlikti dokumentų paieškos užklausą naudojant filtro eilutę. Filtravimo eilutė leidžia suformuluoti kelių kintamųjų norimo dokumento paieškos terminus.

Elektroninis biuras Olympus sistemoje yra skaitmeninio biuro darbo organizavimo įrankis. Šiame segmente kaupiama visa su įmonės dokumentais susijusi informacija. Jame yra vartotojų darbo istorija; saugo visas dokumentų nuorodas; informuoja apie terminą; apima visus su dokumentu sukurtus failus; pateikia atsakymus į atlikėjų ir už dokumentą atsakingų asmenų klausimus bei jų darbo rezultatus.

Vykdymo kontrolė

Vykdymo kontrolė Olympus sistemoje yra gilus funkcionalumas, suteikiantis informaciją apie užsakymų vykdymo laiką, etapus ir rezultatus. Ši funkcija yra visoje sistemoje, nuo elektroninio biuro iki struktūrinės saugyklos. Funkcionalumas pagrįstas dokumento ir nurodymų vykdymo laiku bei informavimu apie šių terminų nesilaikymą.

Vykdymo kontrolės vizualizacija

1. Spalvų indikacija ir pranešimai iš Olympus sistemos apie termino gedimą.
2. Specializuotas režimas su bendru gautų, į darbą priimtų, laiku atliktų užduočių skaičiumi, atliktų su vėlavimu laiku neatliktais laikotarpiais.
3. Visa ataskaitų sistema apie užsakymų vykdymą dokumento kontekste, atlikėjai, kontrolieriai.

Specialus valdymas

Siekiant laiku ir kokybiškai atlikti užduotis, Olympus turi specialią valdymo sistemą. Jo esmė ta, kad visos svarbiausios kontrolei keliamos užduotys turi pereiti pašalinimo iš kontrolės procedūrą t.y. uždarymas. Kai kuriais atvejais, norint pašalinti užduotį iš kontrolės, reikia įvertinti kompetentingo specialisto atlikto darbo kokybę. Tada sistema gali papildomai taikyti patvirtinimo procedūrą.

Kontrolės įsakymo formavimas

1. Išduodant kontrolės įsakymus kartu paskiriamas vadovas, o esant reikalui – kokybiškai atliktą darbą patvirtinantis darbuotojas.
2. Atlikimo drausmės koeficientas automatiškai apskaičiuojamas bandomiesiems užsakymams.
3. Specialusis režimas „Valdymo užduočių vykdymo analizė“ rodo informaciją apie valdymo užduočių vykdymo savalaikiškumą.
4. Keičiasi darbalaukio prietaisų skydeliai Ši informacijaį grafinį vaizdą.

Dokumentų valdymas

Kompetentingas dokumentų tvarkymas yra įkeisimas efektyvus darbas skyrius, skyrius, tarnyba ir organizacija kaip visuma. „Dokumentų valdymas“ Olympus sistemoje yra modernus didelio masto įmonės valdymo įrankis, orientuotas į aukšto lygio verslo procesus.

„Dokumentų valdymas“ yra Dokumentų valdymo – Olympus modulio segmentas, sukurtas planuotojo principu, t. visos darbuotojo gautos užduotys ir dokumentai surikiuojami į vieną sąrašą.

Sąraše rodomas užduoties tipas, tema, turinys, gavimo data, terminas, iš ko ji atėjo. Šį sąrašą galima nesunkiai papildyti reikiamu stulpeliu.

Raudonas fonas signalizuoja apie pavėluotą užduotį, kuri padės nepamiršti jos atlikimo. Sistema turi išplėstinę kontrolę, kai spalvos indikacija praneša apie artėjančią dokumento įforminimo datą.

Po visų skirtukų sąrašu Papildoma informacija, kurios prireiks priimant sprendimą. Tai dokumento tekstas, detali užduotis, judėjimo istorija ir susiję dokumentai.

Programoje nesunku rasti norimą dokumentą, taip pat pakelti darbo su juo istoriją. Be to, istorija rodo, kiek ratų dokumentas jau cirkuliuoja, kas jį ėmėsi dirbti, o kas dar ne.

Greitas informacijos gavimas:

• kas inicijavo dokumentą;
• kas sutiko;
• kas jį turi šiuo metu;
• kokius komentarus ir kas pateikė dokumentui;
• ar šis dokumentas yra susijęs su kitais dokumentais ir kaip, su galimybe atidaryti, įskaitant susijusius dokumentus;
• darbuotojui, tarnybai, skyriui ar visai įmonei, žiūrėkite įvykdytų ir neįvykdytų užsakymų paveikslėlį.

Patogus darbas su dideliu dokumentų rinkiniu:

• pati sistema sugeneruoja svarstytinų dokumentų sąrašą;
• sistema sufleruoja, dėl kokių dokumentų reikia skubiai priimti sprendimą;
• sistema informuoja apie besibaigiantį laikotarpį;
• sistema leidžia deleguoti savo darbus ir lengvai kontroliuoti savalaikį atlikimą;
• sistema leidžia gauti bet kurio dokumento darbo istoriją;
• sistema leis paskirti pavaduotojus jam nesant ir pamatyti, kaip dirbo pavaduotojas.

Paprastas dokumentų valdymas:

• informacijos mainų greičio didinimas;
• darbuotojų vykdomosios drausmės lygio didinimas;
• sutarčių įvykdymo terminų laikymasis;
• galimybė gauti reikiamą informaciją greitai nepakilus iš darbo vietos.

Sandėliavimo struktūra

Struktūrizuota Olympus sistemos dokumentų saugykla – tai ne tik biblioteka su ribota prieiga prie aplankų, tai yra individuali kiekvieno darbuotojo „žinių bazė“. „Olympus“ saugyklos kūrimo principas pagrįstas vartotojo prieigos prie skyrių, aplankų, dokumentų, failų teisėmis. Sistema automatiškai sukuria individualią archyvo struktūrą kiekvienam darbuotojui. Vartotojas mato tik tuos skyrius ir dokumentus, į kuriuos turi teises.

Be to, darbuotojas turi galimybę nukopijuoti dalį archyvo struktūros, aplankų, dokumentų į asmeninę saugyklą. Tokia galimybė leis vartotojui dar greičiau gauti jam reikalingą informaciją, dokumentą.

Sandėliavimo užpildymas

„Olympus“ sistemos saugykla dokumentais užpildoma automatiškai, atsižvelgiant į darbo su dokumentu ciklo užbaigimo rezultatus. Ši technologija leidžia kaupti reikalingi dokumentai atitinkamuose skyriuose, specialiai neskiriant laiko šiam darbui.

Kai saugykloje atsiranda naujas dokumentas, sistema praneša darbuotojui, jei jis yra užsisakęs tokius pranešimus.

Patogus darbas su dokumentais

„Olymp“ saugykla išsiskiria funkcinėmis paslaugomis, kurios lemia darbo su dokumentais patogumą:

• Versijų kūrimas;
• Santykių dokumentus (anuliuoti, pripažinti negaliojančiais, papildomai);
• Ištrauka iš archyvo;
• Originalo išdavimas;
• Sandėliavimo atributai (inventoriaus numeris, saugykla, stelažas, lentyna, kopijų skaičius).