Dabartinės pasaulio rinkos būklės analizė. Elektroninis dokumentų valdymas Rusijos Federacijos regionuose. EDMS sveikatos priežiūros srityje

RUSIJOS EDM RINKA: ELEKTRONINĖS SROVĖS SISTEMOS ŽENKLINAMŲJŲ PROBLEMŲ IR PERSPEKTŲ: PROBLEMOS IR PLĖTROS PERSPEKTYVOS

Maščenka I.S., Černyševa N.V.

Pietų Rusijos vadybos institutas - Rusijos nacionalinės ekonomikos ir viešojo administravimo akademijos filialas

Maščenka I.S., Černyševa N.V.

Pietų Rusijos valdymo institutas - Rusijos prezidento skyrius

Nacionalinė ekonomika ir viešasis administravimas

Santrauka: Straipsnyje analizuojamos EDMS rinkos plėtros Rusijoje problemos ir perspektyvos. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų sąvokos, jų paskirtis ir aktualizavimas šiuolaikinis pasaulis, pateikia statistinius duomenis apie konkrečių elektroninių dokumentų valdymo sistemų kūrimą ir naudojimą tiek komercinėje struktūroje, tiek viešajame sektoriuje. Daromos išvados apie EDMS problemas ir poreikį jas plėtoti, tobulinti ir naudoti organizacijose ir vyriausybinėse agentūrose, siekiant padidinti jų efektyvumą ir efektyvumą.

Raktažodžiai: elektroninis dokumentų valdymas, elektroninė dokumentų valdymo sistema, EDMS rinka, EDMS funkcionalumas, EDMS viešajame sektoriuje.

Anotacija: Straipsnyje analizuojamos elektroninės apyvartos sistemos plėtros Rusijoje problemos ir perspektyvos. Tai susiję su šiomis sąvokomis: elektroninių dokumentų apyvartos sistemos, jų tikslai ir aktualizavimas šiuolaikiniame pasaulyje, statistiniai duomenys apie konkrečių elektroninių dokumentų apyvartos sistemų kūrimą ir naudojimą pateikiami tiek komerciniame, tiek viešajame sektoriuje. Daromos išvados apie elektroninės apyvartos sistemų problemas, būtinybę jas tobulinti ir panaudoti organizacijoje bei valstybinėse institucijose, siekiant padidinti jų efektyvumą ir rezultatyvumą.

Raktažodžiai: elektroninė dokumentų apyvarta, elektroninių dokumentų apyvartos sistema, elektroninių dokumentų apyvartos sistemų rinka, el. Dokumentų apyvartos sistemos viešajame sektoriuje.

Šiuolaikiniame pasaulyje dėl technologijų plėtros ir plataus jų diegimo elektroninis dokumentų valdymas ir archyvavimas užima pirmaujančią vietą, palyginti su popieriniu. Šiandien galime pastebėti pasaulyje naudojamų dokumentų skaičiaus ir apimties didėjimą. Be to, elektroninių ir popierinių dokumentų santykis laikui bėgant kinta pastarųjų naudai.

2014 m. EDMS rinka šventė savo 20 -metį. Jos atsiradimą ir formavimąsi pirmiausia lėmė poreikis automatizuoti vyriausybinių agentūrų darbą - pirmasis buitines sistemas elektroninis dokumentų valdymas buvo sukurtas pagal jų užsakymus.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDVS) yra organizacinė ir techninė sistema, užtikrinanti elektroninių dokumentų kūrimo, prieigos kontrolės ir platinimo kompiuterių tinkluose procesą, taip pat užtikrinanti dokumentų srauto organizacijoje kontrolę.

Informacinių technologijų rinkoje EDMS išlieka viena paklausiausių sistemų, nes tai leidžia:

Padidinkite įmonės valdymo efektyvumą, suteikdami vadovybei visą informaciją, reikalingą sprendimams priimti;

Optimizuoti darbuotojų darbą su dokumentais;

įmonės turtas (informacija, kuri gali būti prarasta dėl darbuotojų atleidimo ar atleidimo), t. y. siekiant užtikrinti verslo ar verslo procesų tęstinumą.

2013 m. Rusijos EDMS rinka, įskaitant diegimo paslaugas, išaugo 20%, palyginti su 2012 m., Iki 30,72 mlrd. Nuo 2011 m. Iki 2013 m. Augimo tempas išliko aukštas: nuo 20 iki 35%. Skirtingai nuo kitų verslo programinės įrangos rinkos segmentų, kur, pasak „TLew1Beg“, prasidėjo nedidelis nuosmukis (B1 sistemos) arba augimas sustojo (BIR sistemos), EDMS rinka pabaigos turėtų parodyti dviženklį augimą: pagrindinis šios rinkos variklis yra viešasis sektorius, kuriame projektai elektroninio dokumentų valdymo automatizavimo srityje įgyvendinami labai intensyviai. Pagal projektų skaičių viešojo sektoriaus dalis EDMS rinkoje yra iki 25%, pinigine išraiška - iki 40%. ...

Teigiamą 2013 metų rinkos dinamiką patvirtina duomenys apie integratorių pajamas. Tarp tų įmonių, kurios pateikė duomenis apie pajamas EDMS rinkoje, įskaitant diegimo paslaugas (rubliais, įskaitant PVM), 2013 m., Palyginti su ankstesniais metais, daugumos įmonių augimas buvo 15% ar didesnis. (1 lentelė).

1 lentelė. Sistemų integratorių pajamos EDMS rinkoje m

Rusija, 2012–2013 m., Tūkstančiai rublių

Įmonės pajamos 2013 m. Projektai 2013 m. Projektai 2012 m. Projektai 2012 m. Pajamų augimas 2012–2013 m

1C (visi franšizės gavėjai) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%

Verslo logika 760 000 88 534 900 86 42,1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3%

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

„InterTrust“ 420 864 478 406 759 289 3,5%

ID valdymo technologijos 380 970 - 238 035 - 60%

Lani t 188 000 80 180 000 70 4,4%

ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4%

Žvejyba 50 54 28 49 73,6%

mont (Holemont) 000 800

0 FTS (FCS) 38 000 9 34 500 5 10,1%

1 KLAUSTI 23 200 57 17 600 35 31,8%

Iš viso 4 219 775 3 257 835 29,5%

Aktyviausias EDMS diegimas Rusijoje įgyvendinamas viešajame sektoriuje, visų pirma tai taikoma valdžios institucijoms, bet ir įmonėms, kuriose dalyvauja valstybė.

Tarp valstybinių įmonių laikotarpiu nuo 2013 m. Pradžios iki 2014 m. Rugsėjo mastais išsiskiria elektroninė dokumentų valdymo sistema „GAS Justice“, veikianti „Delo“ (EOS) platformos pagrindu (daugiau nei 67 tūkst. vartotojų), taip pat „EMC Documentum“ diegimas „Rosatom“ (30 tūkst.) ir „Etlas“ (EDM) įdiegimas Oryolio regiono sveikatos ir socialinės plėtros departamente 10 tūkst. Komerciniame sektoriuje didžiausias EDMS projektas yra „DocsVision“ diegimas Rusijos Federacijos „Sberbank“; sistemos kopija vis dar vykdoma: paties banko duomenimis, dabar šioje platformoje EDMS dirba 100 tūkst. Banko darbuotojų (2 lentelė). ).

2 lentelė. 5 populiariausi EDMS / ESM projektai Rusijos viešajame sektoriuje pagal naudotojų skaičių 2013 m. - pirmus tris 2014 m. Ketvirčius

GAS Justice EOS byla 67 835

Klientų sistemos integratorius Vartotojų skaičius

„Rosatom EMC Documentum CROC 30 000“

Oryolio regiono sveikatos ir socialinės plėtros departamentas Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10 000

Rusijos Federacijos generalinė prokuratūra AIK EOS priežiūra 9 123

Rostovo srities vyriausybės byla (EOS) EOS 7 639

EDMS pramonėje susiklostė paradoksali situacija: paprastai

teisės aktai stabdo naujų technologijų taikymą. Šiandien teisinę sistemą lenkia daugumos įdiegtų sistemų technines galimybes. Kita vertus, pačių ECM platformų, ant kurių sukurtos EDMS, galimybės (tiek importuotos, tiek vidaus) iš esmės leidžia išspręsti visas naujas problemas. Šiandien plėtrai trukdo funkcinių klientų, kurie vis dar laikosi konservatyvios nuomonės apie dokumentų srautą, kompetencijos stoka.

Akivaizdu, kad sistemos lygmeniu suprantama šios užduoties svarba: 2012-06-09 Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 890 „Dėl elektroninių dokumentų srauto valdžios institucijose gerinimo priemonių“ nustatyta, kad perėjimas prie EDM vyriausybės įstaigose turi būti baigtas iki 2017 m. gruodžio 31 d

Tačiau dabartinė padėtis palieka abejonių - didelės investicijos į IRT viešajame sektoriuje, daugiau nei 1 trln. rublių, kol jie duos apčiuopiamą praktinį rezultatą.

Deja, šiandien nėra nė vienos teisiškai reikšmingos viešosios paslaugos, kuri apimtų bet kokių teisiškai reikšmingų veiksmų atlikimą - dokumento išdavimą, piliečio statuso keitimą ir pan. - išverstą į elektroninę formą. Visos EPGU teikiamos paslaugos yra tik informacinio pobūdžio.

EDMS sistemos yra skirtos organizacijos veiklai gerinti, tačiau kiekviena iš jų turi savo platų funkcionalumą, apimantį daugybę savybių. Tyrimo metu mes buvome

■ „Directum“ ■ „Docs Vision“ ■ „Globus Professional“

■ „PayDox“ ■ 1C: dokumentų srautas * „Boss-Assistant“

■ VERSLAS ■ EVFRA T ■ MOTIV

Nustatytos 9 sistemos. Parodysime jų funkcinę įrangą, kurios pagrindu išryškinsime sistemų privalumus ir trūkumus (1,2 pav.). Ryžiai. 1. Techninės šiuolaikinių EDMS galimybės

Ryžiai. 2. Licencijų kaina 100 vartotojų, neįskaitant DBVS, papildomų modulių ir nuolaidų

Lyginant EDMS funkcionalumą, naudojami šie pavadinimai: „+“ - galimybė įgyvendinama; „+/-“ - galimybė pasinaudoti ribotomis funkcijomis arba reikalinga papildoma programinė įranga; „ -“ - galimybė nebuvo įgyvendinta.

Pagal funkciją „Darbas su dokumentais“ vadovaujančias pareigas užima tokios EDMS kaip: „Boss-assistent“, „Delo“ ir „Efrat“. Vietinį lygį užėmė „PayDox“ (3 lentelė).

DIRBIMAS SU DOKUMENTAIS SU „Directum DocsVision Globus PayDox 1C“: „Document Boss“ - CASE EVFRAT MOTIV

Įmontuoti įrankiai

peržiūrėti pridėtus failus

Priedų keitimas

Darbas su dokumentų projektais / - / - / -

3 lentelė. Darbas su dokumentais

Pagal sukurtą funkciją „Informacijos paieška ir analizė“ lyderiai yra tokie EDMS, kaip: „Efrat“, „Delo“ ir „DocsVision“. Paskutines pozicijas užima 1C, Directum, GlobusProfessional (4 lentelė).

INFORMACIJOS PAIEŠKA IR ANALIZĖ Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referent CASE EVFRAT MOTIV

Atributų paieška (ieškokite pagal išsamią dokumento informaciją)

Ieškoti užduočių ir užduočių (įskaitant terminus, vykdytojus, valdytojus)

Viso teksto paieška, atsižvelgiant į rusų kalbos morfologiją / - / - / - / - / -

Įvairių tipų paieškų įgyvendinimas vienoje užklausoje / -

4 lentelė. Analizės informacijos radimas

5 lentelė. Informacijos saugumas

INFORMACIJOS SAUGUMAS „Directum DocsVision Globus PayDox 1C“: „Dokumento Boss“ referentas CASE EVFRAT MOTIV

Įvairių autentifikavimo metodų palaikymas / - / - / - / - / - / - / -

Vartotojo teisių priskyrimas

Teisių priskyrimas vartotojų grupėms

Individualių vaidmenų palaikymas

Remiantis informacijos saugumo funkcijos plėtra, pirmaujančios pozicijos yra „Boss-Referent“, „Efrat“, „Delo“ ir „DocsVision“. Paskutinėse pozicijose: 1C ir GlobusProfessional (5 lentelė).

Remiantis atlikta analize, galima išskirti keletą EDMS su didžiausia funkcine įranga. Tai apima: Eufratą, kuris yra neginčijamas lyderis, taip pat „Delo“ ir „DocsVision“. Iš 9 EDMS, 1C, „Globus Professional“, „PayDox“ išsiskyrė nepakankama funkcine įranga. Likusi EDMS dalis užėmė vidurinę nišą.

Apibendrinant galime pasakyti, kad EDMS yra būtinas šiuolaikiniame pasaulyje ir nuolatinis jos tobulinimas taip pat yra svarbus kriterijus. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos yra gerai žinomos Rusijos rinkoje. Šiandien jų įgyvendinimas tapo plačiai paplitęs ir pasiekė produktyvumo piką. Tolesnis augimas

rinka įmanoma ne didinant ECM vartotojų skaičių, bet tobulinant jų funkcionalumą. Šiandien viena iš pagrindinių priežasčių pakeisti esamus sprendimus yra našumo problemos, funkcionalumo trūkumas, didelės kūrimo išlaidos ir dabartinio sprendimo palaikymas, uždaras platformos kodas, nepatogi sąsaja, teritorinio platinimo ir integracijos problemos, taip pat įsipareigojimas pasenusiai programinei įrangai. ir aparatinės įrangos platformos.

Bibliografija:

1. Mansurova NA, Veselov PS Būtinos sąlygos ir elektroninės dokumentų valdymo sistemos, skirtos mažoms ir vidutinėms įmonėms, diegimo etapai // Ekonominiai tyrimai 2010 № 1 - P. 2

2. Gaisinskis I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Elektroninis dokumentų srautas specialistų rengimo ir kvalifikacijos kėlimo sistemoje // Valstybės ir savivaldybių valdymas. SKAGS mokslinės pastabos. 2009. Nr. 4. P. 66-75

3. [Elektroninis šaltinis]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Elektroninis šaltinis]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Elektroninis šaltinis]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Haševa I. A. Informacinių ir komunikacinių technologijų naudojimo praktika teikiant viešosios paslaugos// Valstybės ir savivaldybių administracija. SKAGS mokslinės pastabos. 2009. Nr. 4. P. 99-108

7. Bakuševas V. V., Grigorjevas E.S. Elektroninės technologijos valstybės politinėje ir sisteminėje aparatų valdymo veikloje: prielaidų įvertinimas // Valstybės ir savivaldybių valdymas. SKAGS mokslinės pastabos. 2009. Nr. 1. S. 56-61.

8. [Elektroninis šaltinis]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

IDC analitikai atkreipia dėmesį į šiuos dalykus pasaulinės EDMS rinkos vystymosi tendencijas :

1. Tolimesnis vystymas rinka, jos konsolidavimas, naujų rinkos dalyvių atsiradimas, pasiūlymų diferencijavimas nuo rinkos dalyvių. EDMS rinkoje susijungimai ir įsigijimai tęsiasi, o didžiąja dalimi - visame pasaulyje žinomų IT firmų („Oracle“, „Microsoft“, SAP, „Baan“ ir kt.), Kurios įžengė į naują veiklos sritį.

2. EDMS integravimas į įprastas korporacines programas.Įmonių duomenų ir programų integravimas yra vienas didžiausių iššūkių, su kuriais šiandien susiduria įmonės, ir tai bus problema ateityje. Elektroninio verslo eroje IDC analitikai mano, kad tai pavyks tik toms įmonėms, kurios protingiausiai suformulavo savo verslo informacijos valdymo (EIM) strategiją. EIM strategijos tikslas bet kuriai įmonei yra suteikti lengvą ir greitą prieigą prie visų įmonės žinių ir duomenų bei galimybę valdyti įmonės informaciją iš bet kurios vietos (ji turi būti aktuali ir prieinama bet kokiomis aplinkybėmis). Šioms įmonėms reikės giliai integruoti visas tarpusavyje bendraujančias įmonės programas.

Šiuo atžvilgiu galimybė integruoti EDMS su kitomis korporacinėmis programomis (tiek mūsų, tiek kitų kūrėjų) yra ypač svarbi. Nepaisant dabartinio ekonomikos nuosmukio, IDC analitikai mano, kad įmonės ir toliau dalyvaus integracijos projektuose dėl šių priežasčių:

· Įmonių programų integravimas leidžia geriau naudoti sudėtingas sistemas;

· Išsaugotas poreikis bendrai dirbti su senomis sistemomis su naujomis programomis;

· Pasaulinėje IT rinkoje vykstantis susijungimų ir įsigijimų procesas verčia įmones integruoti programas į savo įmonių informacines sistemas.

IT pramonė aktyviai sprendžia EDMS kūrimo suvienijimo ir jų integravimo į bendras operacines sistemas, programas ir įvairias sąsajos aplinkas problemas. Keičiasi ir integracijos sprendimų teikėjų siūlomi integracijos metodai. Šiuo metu pagrindinis integracijos (virtualizacijos) sluoksnis yra API, kurią teikia vienintelis tiekėjasįmonių turinio valdymo infrastruktūra. Tačiau ateityje tikimasi pereiti nuo integracijos per API prie visur esančios integracijos per žiniatinklio paslaugas, pagrįstas bendravimu per XML pranešimus, naudojant nuo sistemos nepriklausomus žodynus ir protokolus. Tai panaikins įmonės priklausomybę nuo vieno pardavėjo, nors reikės sukurti naujus standartus.

3. Didelė OMS sistemų paklausa. OMS sistemų paklausa vidutiniu laikotarpiu išliks didelė, nes dauguma ERP vartotojų nenori turėti problemų formuojant ir išvedant įvairias ataskaitas ir dokumentus. Tam tikrą impulsą OMS sistemų plėtrai suteiks ir tolesnis elektroninio verslo plitimas, kuris labai reikalauja, kad įmonių informacinėse sistemose būtų prieinama paskirstytos kartos išvesties dokumentai.

4. Technologiniai pokyčiai IT pramonėje:

· Dabar atsirado EDMS pakeisti dviejų pakopų „kliento-serverio“ architektūra sistemos su trijų pakopų architektūra, kurias daug lengviau integruoti su kitomis įmonės programomis per API (nors CORBA, COM / DCOM ir kt. sąsajų galimybės išlieka),

· Supaprastintas dokumentų valdymas daugelyje EDMS.

IDC prognozuoja, kad ateityje dėmesys bus perkeliamas nuo grynosios ERMS prie elektroninių dokumentų valdymo bendradarbiavimo technologijų, žinių valdymo ir turinio bei informacijos valdymo sprendimų (portalų). Dabar, didžiojoje daugumoje EDMS, ji įgyvendinama siekiant pritraukti rinką daugiakalbystė.

5. Vartotojų pageidavimų pokyčiai. Padidėjusio EDMS funkcionalumo daugeliu atvejų vartotojai tiesiog nereikalauja. Gana daug EDMS yra tiesiog perpildytos funkcijomis, kurių dažnai nereikia įprastoje įmonėje. Dėl šios aplinkybės, nebrangios pagrindinės dokumentų valdymo funkcijos(įdiegta, pavyzdžiui, daugelyje „Microsoft“, „Lotus“, „Oracle“ ir kt. programinės įrangos produktų) tampa vis patrauklesnis vartotojams.

Tuo pačiu metu rinka išlieka paklausa sudėtingų vertikalių EDMS sprendimų farmacijos, statybos, draudimo ir kitoms pramonės šakoms. Kai kurios pramonės šakos (pvz., Medicinos įrangos gamyba, aviacijos ir kosmoso statyba, transportas, jurisprudencija ir kt.) Paprastai reikalauja ypač griežtos tam tikrų dokumentų ir jų turinio kontrolės.

Analitikai prognozuoja didelė darbo eigos technologijų paklausa daugiausia dėl jų panaudojimo programų integravime ir verslo procesų automatizavime.

Idėja pirkti EDMS iš mažų bendrovių įmonių vartotojams tampa vis mažiau populiari. Todėl šioje rinkoje yra palankių galimybių sparčiai vystytis dideliems ir žinomiems vystymo pramonės pardavėjams. programinė įranga.

6. Į internetą orientuotos EDMS kūrimas. Pagrindinė EDMS sėkmės pasaulio rinkoje sąlyga yra jų orientacija į internetą. Žiniatinklio turinio valdymo sistemos pradeda vaidinti pagrindinį vaidmenį ir tik ateityje taps funkcionalesnės. Internetinės EDMS kūrimą taip pat palengvins didėjantis mobiliojo interneto prieigos populiarumas - šiose sistemose į mobiliuosius įrenginius pristatomas įvairus turinys. Todėl šios sistemos dabar įgyvendina prieigos mobiliesiems funkcijas. Be to, besitęsianti pramonės specializacija ir integracija paspartins žiniatinklio turinio valdymo sistemų raidą.

Taip pat palaipsniui pereinama nuo turinio valdymo technologijų prie žinių valdymo technologijų.

7. Greitai keičiasi EDMS kūrėjų orientacija į rinką. Dinamiškas EDMS kūrėjų orientacijos į rinką pokytis tapo įprastas, tačiau jų pagrindinė užduotis lieka išspręsti svarbios įmonės informacijos valdymo problemas.

8. Pagrindiniai EDMS kūrėjai siūlo universalius sprendimus didelėms įmonėms, kad galėtų valdyti visą savo įmonės informaciją. EDMS tiekėjai siūlo paslaugas nuo biuro sprendimų pristatymo iki visiško įmonės sprendimo įgyvendinimo (nuo gaunamų el. Laiškų apdorojimo iki intraneto / ekstraneto turinio ir interneto). Pramonės analitikai pastebi, kad įspūdingas vaizduotės projektas sukurti „visiškai bendradarbiaujančią“ įmonę (kurios visi darbuotojai naudojasi EDMS galimybėmis) vis dar išlieka gražios idėjos lygiu. Vakarų Europa dabar yra arčiausiai jo įgyvendinimo.

9. Didinti programinės įrangos kūrėjų veiklos intensyvumą kuriant ir skatinant bendrus sprendimus

10. Bendras pramonės standartų kūrimas. Tai nuolatinė IT pramonės plėtros tendencija. Visų pirma verta paminėti atviro duomenų sinchronizavimo protokolo „SyncML“, kuriame dalyvauja tokios įmonės kaip „IBM“, „Lotus Development“, „Motorola“, „Nokia“, „Palm“, „Psion“ ir „Starfish Software“, kūrimą.

11. Tolesnis ECM koncepcijos plėtojimas- Įmonių turinio valdymas („įmonių turinio valdymas“, o ne įmonių elektroninių dokumentų tvarkymas), kuris tapo vis populiaresnis nuo 2001 m.

Analitiko požiūriu, ECM koncepcija suteikia daug naudos verslui. ECM sistema, apimanti visą įmonės turinį ir į procesą orientuotas technologijas, suteikia bendrą infrastruktūrą jos darbo eigai valdyti, taip sumažinant poreikį diegti ir palaikyti kelias technologijas įvairioms verslo funkcijoms įgyvendinti. .

Šio požiūrio (vadinamo infrastruktūra) esmė yra ta, kad įmonės turinys neturėtų priklausyti tik vienai programai ar sistemai - jis turėtų būti prieinamas kelioms programoms ir laisvai platinamas tarp jų.

ECM yra strateginė infrastruktūra ir techninė architektūra, palaikanti vieną gyvenimo ciklas nestruktūrizuota įvairių tipų ir formatų informacija (turinys). ECM sistemas sudaro programos, kurios gali sąveikauti tarpusavyje ir būti naudojamos bei parduodamos nepriklausomai. Šiuolaikinėse ECM sistemose įdiegti šie pagrindiniai komponentai:

· Dokumentų valdymas - eksportas / importas, versijų kontrolė, saugumo ir bibliotekos paslaugos verslo dokumentams;

· Dokumentų vaizdų valdymas (Document Imaging) - popierinių dokumentų fiksavimas, transformavimas ir valdymas;

· Įrašų tvarkymas (arba, remiantis naujausiu IEEE 15489 standarto vertimu-GOST R ISO 15489-1-2007, „dokumentų valdymas“)-ilgalaikis archyvavimas, saugojimo politikos automatizavimas ir reguliavimo laikymasis, užtikrinant, kad būtų laikomasi teisės aktų ir pramonės taisyklės;

· Darbo eigos valdymas (darbo eiga) - verslo procesų palaikymas, turinio perdavimas maršrutais, darbo užduočių ir būsenų priskyrimas, audito žurnalų kūrimas;

· Web Content Management (WCM) - žiniatinklio valdytojo vaidmens automatizavimas, dinamiškas turinio valdymas ir sąveika su vartotojais;

· Daugialypės terpės turinio valdymas (DAM) - grafinių, vaizdo ir garso failų, įvairios rinkodaros medžiagos, pavyzdžiui, „flash banner“, reklamos, valdymas;

Žinių valdymas - sistemų, skirtų su verslu susijusiai informacijai kaupti ir pateikti, palaikymas;

· Į dokumentus orientuota sąveika (bendradarbiavimas) - naudotojų dalijimasis dokumentais ir parama projekto komandoms.

Svarbi ECM infrastruktūros savybė yra jos savybė nepriklausomybę nuo vienos visuotinės turinio saugyklos. ECM infrastruktūra apima daug specializuotų duomenų saugyklų, įskaitant, bet neapsiribojant, elektronines gaminių dokumentų saugyklas, el. Paštą, žiniatinklio turinio parduotuves, failų sistemas ir net DBVS.

Be to, naudojant ECM infrastruktūrą, tokios korporacinio turinio valdymo paslaugos įgyvendinamos kaip personalizavimas, prieigos kontrolė, vartotojo įgaliojimų valdymas ir kt. (Tai supaprastina ECM sistemos administravimą ir priežiūrą).

ECM sistemų galimybes galima suskirstyti į kelias pagrindines kategorijas:

· bendrosios turinio valdymo funkcijos, kuris suprantamas kaip gebėjimas valdyti įvairius elektroninius objektus (vaizdus, ​​biuro dokumentus, grafiką, brėžinius, žiniatinklio turinį, el. paštą, vaizdo įrašus, garso įrašus ir daugialypę terpę). ECM sistema suteikia visų tipų elektroninių objektų saugyklą su įvairiomis bibliotekos paslaugomis (turinio profiliavimas, versijų kontrolė, peržiūrų istorija, dokumentų prieigos saugumas ir kt.), Taip pat galimybė valdyti šiuos objektus per visą jų gyvavimo ciklą;

· proceso valdymo funkcijos, kuris suprantamas kaip gebėjimas automatizuoti ir valdyti verslo procesus ir darbo eigą;

· integracija su kitomis ECM sistemomis, tai reiškia galimybę integruoti ECM sistemas su išorinėmis ERP sistemomis, biuro programomis, turinio saugyklomis ir kitomis EDMS. Integracija gali būti atliekama naudojant įvairius metodus, įskaitant į objektą orientuotas sąsajas (pvz., EJB), jungtis, API, įmonės programų integravimo technologijas EAI (įmonių programų integravimas) ir kt.

Iki šiol ECM egzistuoja tik kaip sąvoka, o šiandieninė ECM infrastruktūra didžiąja dalimi yra tik žvilgsnis į EDMS rinkos plėtros perspektyvas.

12. Dokumentų ir žinių valdymo technologijų kūrimas.Žinių valdymo sistemų koncepcija, pasak IDC, apima žinomų ir naujų informacijos ir žinių valdymo technologijų kūrimą ir naudojimą (mažėjančia svarbos tvarka):

Pranešimų perdavimas,

· El.

Dokumentų valdymas,

Paieškos įrankiai,

Įmonių informacijos portalai,

Duomenų saugykla,

Komandinio darbo priemonės,

Darbo eigos technologijos,

· Internetinis mokymas.

Dokumentų ir žinių valdymo technologijų kūrimo kryptis pateikiama taip (didėjančia įgyvendinimo prioritetų tvarka):

Ryšių infrastruktūra (teikia pranešimų perdavimą, bendras duomenų bazes, katalogus, žinynus, elektronines formas dokumentai, saugumas),

Darbo eigos valdymas (formų ir įvesties dokumentų nukreipimas el. Paštu, verslo procesų stebėjimas, bendradarbiavimo įrankių teikimas),

Paieškos įrankiai ir dokumentų valdymas (norint ieškoti ir gauti dokumentus iš vidinių ir išorinių informacijos šaltinių),

· Sąveikos su klientais valdymo priemonės-CRM sistemos (pardavimo valdymo, klientų aptarnavimo, personalo, rinkodaros, elektroninės komercijos diegimui).

Taigi EDMS ir ISUD yra platesnės žinių valdymo koncepcijos dalis, kuri apima nuolatinį informacijos ir kompetencijos vaidmens stiprinimą siekiant keturių verslo tikslų: naujovių, kompetencijos, efektyvumo, reagavimo. Dokumentuose yra didelė organizacijos žinių dalis, o jų valdymas užtikrina efektyvų žinių ir patirties panaudojimą.

Rusijos EDMS rinka Rusijos įmonių ir organizacijų poreikis optimizuoti savo darbo eigą išlieka didelis ir toliau auga. Per pastaraisiais metais Rusijoje atsirado dešimtys įmonių, kurios užsiima tiek užsienio, tiek savo dizaino EDMS kūrimu ir tiekimu. Pirmieji didelio masto EDMS diegimai (daugiausia bandomieji) jau yra įdiegti Rusijoje. Galima manyti, kad Rusijos dokumentų valdymo programinės įrangos rinkos pagrindai buvo suformuoti.

Rusijos EDMS rinkos perspektyvas gerina priėmus Elektroninio skaitmeninio parašo įstatymą, kuris sukuria teisinis pagrindas už EDMS sklaidą įmonių tarpusavio sąveikos metu.

Reikėtų pažymėti, kad šiuo metu pastebimas nedidelis Rusijos EDMS rinkos dydis yra susijęs ne tik su santykiniu elektroninių dokumentų apyvartos dalies nereikšmingumu visoje Rusijos įmonių ir organizacijų dokumentų apyvartoje (kurios gali sau leisti įsigyti EDMS, kainuojančias iš kelių dešimtys iki kelių šimtų tūkstančių dolerių). Daugeliu atvejų Rusijos įmonėse dominuoja dokumentų tvarkymas. Šią aplinkybę paaiškina ne tik tradicijos ir tam tikras konservatyvumas, bet ir sunki daugumos Rusijos įmonių ir organizacijų finansinė ir techninė būklė.

Pagal IDC klasifikaciją, dauguma vidaus EDMS priklauso sistemų, orientuotų į verslo procesus, klasei (dažnai su darbo eigos valdymo elementais). Įvairiuose šaltiniuose pažymima, kad daugelyje vietinių EDMS įgyvendinamos šios funkcijos:

· Dokumentų tvarkymas / saugojimas;

· Darbo eigos valdymas (dokumentų perdavimas tarp atlikėjų);

· Dokumentų vykdymo kontrolė;

· Dokumentų paieška pagal atributus ir viso teksto paieška;

· Darbas su susijusiais dokumentais;

· Prieigos teisių reguliavimas;

· Dokumentų nurašymas;

· Integracija su išorinėmis el. Pašto sistemomis ir kt.

Pagrindinis vidaus EDMS privalumas yra atsižvelgti į Rusijos darbo su dokumentais specifiką ir tradicijas, kurios iš pradžių buvo įtrauktos į jų verslo logiką.

Pagrindinis Rusijos EDMS rinkos plėtros tendencijas :

1. patekimas į daugiadalykių IT įmonių vidaus EDMS rinką(5 lentelė) .

5 lentelė. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos

5 lentelės tęsinys.

5 lentelės pabaiga.

Tarp šimtų Rusijos IT bendrovių, tvirtai užimančių savo vietą vidaus IT rinkoje, nemažai didelių diversifikuotų įmonių rimtai vertina EDMS rinką ir įvairina savo veiklą, siūlydamos savo sprendimus dokumentų srauto automatizavimo srityje. Čia galima paminėti tokias įmones kaip IBS, Aquarius (jos dukterinė įmonė Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT ir kt .;

2. bendras darbas EDMS standartizacijos srityje.

Nemažai Rusijos kompanijų (STC IRM, InterTrust, EOS) kartu stengiasi standartizuoti EDMS sąveikos protokolus. 2002 m. Balandžio mėn. Jie sukūrė tam skirtą nuolatinę „Protokolų standartizavimo darbo grupę“;

3. didėjantis susidomėjimas Rusijos EDMS kūrėjų ir tiekėjų rinka . Šis susidomėjimas pasireiškia užsienio EDMS tiekėjų patekimu į Rusijos rinką per įmones partneres. Pavyzdys yra Kanados įmonė „Hummingbird“, veikianti per savo partnerį, Rusijos įmonę HBS, siekdama reklamuoti „DOCS Open / Fusion“ sistemą, „Fulcrum“ žinių valdymo sistemą, „Genio“ duomenų integravimo įrankį ir „Hummingbird“ EIP portalą. „FileNet“ taip pat pateko į Rusijos rinką (visų pirma padedama „Galaktika“, kuri tapo „FileNet“ partnere reklamuojant Panagon EDMS Rusijos rinkoje);

4. integruotų sprendimų kūrimas. Kelios dešimtys EDMS Rusijos rinkoje verčia kūrėjus kurti jų integravimo įrankius. To pavyzdys yra IT Co. išleistas XML šliuzas savo BOSS referencinėje EDMS, kuris leis sujungti EDMS, sukurtas skirtingose ​​platformose ir naudojant skirtingus duomenų formatus, į vieną informacinę erdvę;

5. bendradarbiavimas ir bendras integruotų sprendimų skatinimas. Kai kurios Rusijos kompanijos siūlo savo EDMS originalių versijų forma, iš anksto įdiegtas jų partnerių surinkimo kompiuteriuose. To pavyzdys yra Rusijos kompanijų „IT Co.“ ir „Inel-Data“, siūlančių savo klientams integruotą sprendimą, kuris yra originalios „BOSS-Referent EDMS“ versija, iš anksto įdiegta asmeniniame kompiuteryje „Excimer“, bendradarbiavimas.

Pagrindiniai reikalavimai, kuriuos turi atitikti elektroninė dokumentų valdymo sistema:

• Saugus saugojimas ir lengvas dokumentų paėmimas.
• Raštvedybos užduočių palaikymas ir įgyvendinimas.
• Savalaikė dokumentų vykdymo ir jų nukreipimo kontrolė.
• Analitinių ataskaitų kūrimas.
• Informacijos saugumo užtikrinimas.

Šiuolaikinės EDMS taip pat turi sąveikos su klientais, jų užklausų apdorojimo ir papildomų naudingų įrankių, leidžiančių išspręsti daugelį taikomų problemų.

Elektroninių dokumentų valdymo sistemų tipai

Yra įvairių tipų elektroninių dokumentų valdymo sistemų klasifikacijos, tačiau labiausiai orientacinis yra EDMS suskirstymas pagal pavadinimo funkcionalumą. Bet kurią EDMS jos kūrėjas laiko pirmiausia tam tikro tipo užduočiai atlikti. Tai nereiškia, kad jame nenumatytos jokios papildomos technologijos, būdingos daugumai „brolių“. Tiesiog kiekvienos elektroninės dokumentų valdymo sistemos priemonių rinkinys turi savo privalumų ir silpnosios pusės... Klasifikuojant pagal pavadinimo funkcionalumą, atsižvelgiama į EDMS stipriąsias puses.

Taigi, atrodo taip:

• EDMS, sukurtas kurti ir dirbti su elektronine dokumentacija, taip pat skaitmeniniais popierinių dokumentų analogais.
• Apskaitos sistemos, kurios automatizuoja įvykių ir dokumentų registravimą per visą jų gyvavimo ciklą (elektroninės dokumentų spintos).
• EDMS, kurios pagrindinė užduotis yra automatizuoti darbą su didelėmis įmonės informacijos saugyklomis.
• Elektroninių archyvų su dokumentais valdymo sistemos.
• EDMS, kurios funkcionalumas specializuojasi išgauti reikiamą informaciją iš archyvų ir kitų elektroninių šaltinių.
• Sistemos, valdančios įmonių procesus, dokumentų apdorojimą ir organizacijos darbuotojų, dalyvaujančių dirbant su verslo dokumentais, veiklą.
• Informacinė EDMS, valdanti duomenų saugojimo įrenginius.

Taip pat yra trumpa EDMS klasifikacija pagal kilmės šalį, naudojama tik Rusijoje. Pagal ją elektroninės dokumentų valdymo sistemos mūsų šalyje yra suskirstytos į vidaus, importo ir rusų, sukurtas užsienio platformoje „Lotus / Domino“. Mūsų apžvalgoje yra tik dviejų užsienio EDMS pavyzdžių - EMC Documentum ir Lotus Domino.Doc. Visos kitos EDMS turi Rusijos pilietybę.

TOP-10 elektroninių dokumentų valdymo sistemų

Mes įvertinome elektronines dokumentų valdymo sistemas, daugiausia dėmesio skirdami penkių parametrų palyginimui, kurie yra lemiami renkantis EDMS dokumentų apyvartai įmonėje automatizuoti. Skalė yra dešimtbalė.

Pastaba: galutinis sistemos įvertinimas lentelėje nepretenduoja į šimtaprocentinį objektyvumą ir atspindi autoriaus nuomonę, pagrįstą gilia šios temos analize. Ši elektroninių dokumentų valdymo sistemų apžvalga pateikiama tik tarp aukštos kokybės programinės įrangos produktų, kuriuos galima saugiai pasirinkti naudoti skirtingi tipai verslas.

VERSLAS

Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema yra pripažinta savo segmento lyderė visoje posovietinėje erdvėje. Jame tiek didžiausios valdos, tiek korporacijos ir smulkus verslas sėkmingai vykdo dokumentų srautą ir biuro darbus. Kalbant apie šią sistemą, tikslinga taikyti tautologiją: „VERSLAS“ žino savo verslą. Iš tiesų, ši programinė įranga idealiai tinka giliai biuro automatizavimui ir darbo eigai.

pliusai

• Galimybė sekti visus bet kurio elektroninio dokumento judėjimo etapus.
• Paprastumas ir patogumas kuriant dokumentacijos projektus.
• Bendras sistemos derinimas ir funkcionalumas.

Minusai

• „Įtempti“ trūkumai apima šiek tiek archajišką sąsają ir tam tikrus sunkumus įsisavinant.

Kokia kaina?

Licencijos naudoti DELO sistemą vienoje darbo vietoje (DBVS-„Oracle“) kaina priklauso nuo planuojamo bendro šių vietų skaičiaus ir svyruoja nuo 11 000 rublių (201–500 rublių / m) iki 13 400 rublių (1–5 rubliai / m ). Jei organizacija naudoja „Microsoft SQL Server“ DBVS, tada licencija vienai darbo vietai kainuos atitinkamai nuo 7200 iki 9500 rublių.

Logika

Programa „Logic EDMS“ iki 2012 metų vadinosi „Boss-Referent“ ir buvo viena populiariausių Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų, rimta konkurentė EDMS „Delo“. Pavadinimo pakeitimas neturėjo įtakos to kokybei programinės įrangos produktas ir toliau teikia tvirtą ir patikimą įrašų valdymo sistemą visų tipų ir dydžių įmonėms.

pliusai

• Galimybė sukurti sudėtingus kelių lygių maršrutus dokumentų patvirtinimui.
• Aukštas vartotojų duomenų apsaugos lygis.
• Santykinis paprastumas įsisavinti pagrindinius sistemos komponentus.
• Lankstus ir keičiamas dokumentų apdorojimo procesas.

Minusai

• Nepatogus prieigos teisių diferencijavimas esant dideliam darbuotojų kaitai.
• Ne pats sąžiningiausias techninės pagalbos darbas.
• Archajiška sąsaja.

Kokia kaina?

Vienos licencijos kaina naudotis šia programa priklauso nuo prie jos prijungtų darbuotojų skaičiaus. Jei jų skaičius neviršija 49 žmonių, tada kaina bus 5900 už kiekvieną darbą; nuo 50 iki 199 prijungtų darbuotojų - 5200 rublių; ir jei yra daugiau nei 200 darbo vietų, tada vienos licencijos kaina bus minimali - 4900 rublių.

Eufratas

Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema buvo sukurta visiškai laikantis ISO 9000 kokybės standarto ir Rusijos GOST reikalavimų biuro darbo srityje. „EVFRAT“ skiriasi nuo „kolegų parduotuvėje“ tuo, kad jame yra daug unikalių programinės įrangos kūrinių, kurių negalima rasti konkuruojančiose EDMS. Grynai technologiškai ši sistema yra viena pažangiausių šiuolaikinėje Rusijos EDMS rinkoje.

pliusai

• Šios sistemos pristatymo rinkinyje yra integruota DBVS „Nika“, kuri automatiškai atleidžia vartotojo organizaciją nuo papildomos programinės įrangos pirkimo.
• Draugiška sąsaja su maloniu ir įsimintinu dizainu.
• Integruotas vaidmens mechanizmas prieigos teisėms valdyti.

Minusai

• Užteks lėtas greitis dirbti, ypač silpnuose kompiuteriuose.
• Periodiniai darbo pertraukimai ir vangi techninė pagalba.

Kokia kaina?

Standartinė licencija su sistemos įdiegimu organizacijos serveryje kainuoja nuo 5200 iki 7300 rublių už darbo vietą, daugiau vartotojų - mažesnė kaina. Tačiau taip pat yra galimybė serverio komponentą įdėti į gamintojo įrangą. Šiuo atveju taikoma abonentinio mokesčio sistema - keturi tarifai, kainuojantys nuo 10 000 iki 95 000 rublių per mėnesį.

1C: archyvas

Tai viena iš geriausių ir tikrai universaliausių dokumentų valdymo programinė įranga įmonei. „1C: Archyvas“ suteikia patikimą ir, svarbiausia, centralizuotą įvairių formatų verslo dokumentų saugojimą, prieigą prie jo turi įgaliotas personalas, galintis redaguoti failus.

pliusai

• Derintas algoritmas, skirtas greitai rasti reikiamus duomenis.
• Galimybė saugoti bet kokio tipo dokumentus - nuo teksto ir grafikos iki garso ir vaizdo failų.
• Plačiausios mastelio parinktys, leidžiančios sėkmingai naudoti šią programinę įrangą tiek didelėse, tiek mažose įmonėse.
• Pagrindinis „1C: Archive“ pranašumas, skiriantis šią programą nuo konkurentų, yra optimalus produkto kainos ir jo funkcionalumo galimybių derinys.
• Integracijos su išorinėmis programomis palaikymas.

Minusai

• Sunaudoja daug sistemos išteklių.
• Padidėjęs mokymosi sudėtingumas net ir patyrusiems vartotojams.

Kokia kaina?

Šios programos „surinkimo“ kaina svyruoja nuo 12 000 iki 57 000 rublių, o pirmoji suma turės būti sumokėta tik už ankstesnės versijos „1C: Archive“ atnaujinimą.

DIRECTUM

Paprastas ir funkcionalus EDMS DIRECTUM bus puikus sprendimas mažoms ir vidutinėms įmonėms. Šios sistemos dėka elektroninis dokumentų valdymas gali būti sėkmingai derinamas su tradicine popierine darbo eiga, kad vėliau „neskausmingai“ būtų visiškai perkelta organizacija dirbti į DIRECTUM. Išplėstinė darbo eigos technologija leidžia efektyviai automatizuoti biuro darbo eigą.

pliusai

• Galimybė naudotis specializuotomis programinės įrangos priemonėmis, kurios maksimaliai supaprastina dokumentų paiešką ir identifikavimą.
• Daug galimybių savarankiškai modifikuoti sistemą atliekant konkrečias užduotis.
• Išplėstinė integracija su kitomis programomis.

Minusai

• Sistema orientuota į įmonės valdymo personalą - paprastiems tarnautojams sunkiau joje dirbti.
• Šiek tiek paini ir neskaidri kainų politika.

Kokia kaina?

Šios EDMS naudojimo licencijos perkamos tiek atskirai, tiek kaip paketo pasiūlymų dalis. Pigiausias pagrindinis CAL kainuoja 7800 rublių. Licencijų paketų kaina prasideda nuo 148 200 rublių (bazė 20 darbuotojų) ir siekia 2 010 000 rublių (200 darbuotojų).

„OPTIMA-WorkFlow“

Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema yra stiprus vidutinis valstietis savo segmente. Ji nuolat vystosi ir kol kas negali konkuruoti vienodomis sąlygomis su pripažintais rinkos mastodonais. Tačiau „OPTIMA -WorkFlow“ turi daugybę „gudrybių“ - unikalių technologijų, išskiriančių jį iš bendro fono.

pliusai

• Tos pačios rūšies dokumentų ir jų registracijos informacijos serijinio įvedimo funkcijos įgyvendinimas.
• Nuskaitymas naudojant antivirusinę programą.
• Neprivalomas paprastų ir užšifruotų dokumentų indeksavimas.
• Daugiakalbė vartotojo sąsaja.

Minusai

• Tipinio funkcionalumo trūkumai, kurie visam laikui pašalinami dėl būsimų atnaujinimų.

Kokia kaina?

Įprasti sprendimai, pagrįsti šia platforma, kainuoja nuo 55 000 iki 75 000 rublių.

EMC dokumentas

Šią darbo eigos procesų automatizavimo platformą sukūrė pasaulinė IT pramonės lyderė EMC. Dėl galingo funkcionalumo ir lankstaus individualių įrankių pritaikymo EMC Documentum yra geriausia užsienio EDMS, prieinama Rusijos rinkoje.

pliusai

• Didelis projektavimo dokumentų valdymo paprastumas.
• Įsiregistravimo / išsiregistravimo mechanizmo, leidžiančio valdyti prieigos teisių paskirstymą, diegimas.
• Funkcija, leidžianti įgyvendinti patvirtinimo procedūrą keliais lygiais.
• Skenavimo ir dokumentų atpažinimo įrenginių palaikymas.

Minusai

• Dirbkite tik su „Internet Explorer“ naršykle.
• Trūksta viešai prieinamos techninės ir praktinės sistemos dokumentacijos.
• Dažnai „stabdo“ ir atsilieka esant didelei sistemos apkrovai.

Kokia kaina?

Naudojant šią platformą nėra fiksuotų kainų. Jo įgyvendinimo kaina aptariama individualiai su kiekvienu klientu.

„LanDocs“

Ši vietinė kompanija „LANIT“ sukurta 1997 m., Ši dokumentų valdymo automatizavimo platforma iki šiol išlieka paklausa daugelio įmonių ir institucijų. „LanDocs“ leidžia sukurti patogią biuro darbo ir darbo eigos aplinką, suteikiant visų kategorijų vartotojams reikalingus įrankius, kad ją būtų galima valdyti.

pliusai

• Integruotų kriptografinės apsaugos priemonių prieinamumas.
• Galimybė įtraukti darbuotojus iš nuotolinių filialų į darbo eigos procesą.
• Galimybė naudoti popierinių dokumentų paketinio nuskaitymo funkciją.

Minusai

• Tai gana dažna našumo problema.
• Silpnos galimybės išplėsti funkcionalumą.
• Sunku įsisavinti sistemą nuo nulio.

Kokia kaina?

Serverio licencijos kaina svyruoja nuo 30 000 iki 216 000 rublių. Vartotojo licencijas galima įsigyti kainomis nuo 5600 iki 8400 rublių.

„CompanyMedia“

„CompanyMedia“ yra programinės įrangos sprendimų rinkinys, skirtas automatizuoti verslo procesus, darbo eigą ir darbą biure. Ši EDMS nuo konkurentų skiriasi neprilygstamu nustatymų lankstumu ir nepriklausomų modulių, kuriuos galima įdiegti atskirai, buvimu.

pliusai

• Sėkmingo sistemos veikimo galimybė įmonėse, turinčiose sudėtingą įmonės struktūrą ir teritorinę struktūrą.
• Beprecedentis sistemos patikimumas, leidžiantis aktyviai veikti visą parą, 365 dienas per metus.
• Automatinis palaikymas dirbant su kelių tipų darbo vietomis.
• Prieigos teisių diferenciacija, atsižvelgiant į organizacijos hierarchinę struktūrą.

Minusai

• Žiniatinklio sąsaja palaiko ribotai kai kurias naršykles, ypač „FireFox“.
• Sistema daugiausia dėmesio skiriama vidutinėms ir didelėms įmonėms.

Kokia kaina?

Galutinę šios programinės įrangos kainą sudaro daugybė komponentų, įskaitant personalo mokymą, papildomų modulių diegimą ir teisių naudotis sistema perdavimą. Bendra suma yra 99 000 rublių. Pigiausias teminis modulis kainuos 4000 rublių.

„Lotus Domino“. Dok

Ši EDMS yra žinomos „Notes / Domino“ platformos programa, turinti aukšto lygio duomenų apsaugos sistemą. Taip pat „Lotus Domino.Doc“ turi pažangų elektroninį archyvą, leidžiantį įdiegti didelę įmonės dokumentų saugyklą.

pliusai

• Galimos unikalios replikavimo sistemos, skirtos išsamiai spręsti dokumentų srauto valdymo užduotis paskirstytoje aplinkoje.
• Galimybė ieškoti dokumentų atskirose informacijos saugyklos dalyse.
• LDAP katalogai sumažėja iki įmonės lygio.

Minusai

• Šios sistemos trūkumai daugiausia kyla iš vakarietiškos kilmės - kyla tam tikrų klausimų dėl sąsajos ir kai kurių funkcijų įgyvendinimo.

Kokia kaina?

Naudotojo ir serverio licencijų kaina apskaičiuojama individualiai platformos svetainėje.

Galų gale

Apibendrindamas tam tikrą peržiūros eilutę, norėčiau atkreipti dėmesį į svarbų niuansą: elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas jūsų versle visiškai negarantuoja akimirksniu padidėjusio pelningumo ir kai kuriais atvejais gali pakenkti . Jei jūsų organizacija veikia sėkmingai ir uždirba pelną, dirbdama be EDMS, pagalvokite tūkstantį kartų prieš nuspręsdami dėl jų įgyvendinimo. Nereikia vytis „progresyvios mados“ ir įdiegti šias sistemas be rimto jų poreikio. Tačiau plečiantis verslui ir dideliam darbuotojų krūviui elektroninė dokumentų valdymo sistema gali tapti savotišku gelbėjimosi ratu, padedančiu įmonei išlipti iš popieriaus verpeto.

Rusijos EDMS / ECM sistemų rinka demonstruoja ramų vystymąsi ir žengia į konsolidavimo stadiją. Teigiama dinamika tęsiasi dėl paramos projektų, taip pat dėl ​​sistemų modernizavimo ir mastelio keitimo. Šiame straipsnyje analizuojama Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų rinka. Svarstoma augimo dinamika, vystymosi varikliai, pateikiamos ekspertų nuomonės. Pateikiamos dabartinės ir prognozuojamos rinkos vertės. Svarstoma Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų rinkos būklė krizės sąlygomis. Neginčijamas faktas yra būtinybė diegti elektronines dokumentų valdymo sistemas bet kokio dydžio organizacijose. Atsižvelgiama į populiariausias Rusijoje naudojamas EDMS ir nustatomos jų savybės.

elektroninis dokumentų valdymas

Informacinės technologijos

Rusijos EDMS rinka.

1. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų rinkos apžvalga 2017 [Elektroninis išteklius] - Prieigos režimas http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (prieigos data 2017 12 25).

2. Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų rinkos padėtis krizės metu [Elektroninis išteklius] - Prieigos režimas:

3.https: //interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (gydymo data 2017 12 25).

4. EDMS rinka Rusijoje - 2016 m. [Elektroninis išteklius] - Prieigos režimas: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (gydymo data 2017 12 25).

5. EDMS (Rusijos rinka) [Elektroninis išteklius] - Prieigos režimas: http://www.tadviser.ru/index.php/% D0% A1% D1% 82% D0% B0% D1% 82% D1% 8C % D1% 8F:% D0% A1% D0% AD% D0% 94 _ (% D1% 80% D1% 8B% D0% BD% D0% BE% D0% BA_% D0% A0% D0% BE% D1% 81% D1% 81% D0% B8% D0% B8) (apyvartos data, 2017 m. Gruodžio 25 d.).

6. Rusijos SED/ECM rinkos lyderiai [Elektroninis išteklius] - Prieigos režimas: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (prieigos data 2017 12 25).

7. Tiesiog apie elektroninį dokumentų valdymą [Elektroninis išteklius]. - Prieigos režimas: https://ecm-journal.ru/mustknow (gydymo data 2017-12-25).

Šiuo metu vidinės įmonės informacijos kiekis organizacijose sparčiai auga, todėl reikia apdoroti ir saugoti didžiulį popierinių dokumentų kiekį. Dėl to šis procesas tampa sunkus ir neveiksmingas. Norėdami išspręsti šią problemą, automatizuotos sistemos elektroninis dokumentų valdymas (EDVS). Tai leido pereiti į naują verslo plėtros lygį, padidinant darbo su dokumentais efektyvumą neprarandant informacijos.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema yra organizacinė ir techninė sistema, leidžianti sukurti ir platinti elektroninius dokumentus organizacijos informaciniuose kompiuterių tinkluose, kontroliuoti dokumentų srautą pagal nustatytus maršrutus ir hierarchinį vartotojų pasiskirstymą. Kartu EDMS technologija siekiama užtikrinti labai efektyvų organizacijos dokumentinės veiklos valdymą skirtingais valdymo lygmenimis, taip pat išlaikyti dokumentų srautų kokybės kontrolę ir optimizuoti verslo procesus.

EDMS apima daug gamybos, struktūrinių savybių, reikalavimų ir įmonių standartų. Optimalios darbui elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimas priklauso nuo tam tikro popierinių dokumentų skaičiaus organizacijoje, darbo srautų operatyvaus valdymo poreikio, specialių užduočių buvimo, taip pat nuo galimybės ieškoti informacijos, užtikrinti duomenų saugumą ir kt.

Nepaisant sunkios ekonominės situacijos Rusijoje, elektroninių dokumentų valdymo sistemų (EDMS / ECM) vidaus rinka toliau vystosi. Kai kurios įmonės, kurios specializuojasi tokių sprendimų kūrime ir diegime, rodo labai didelį augimą.

„Tadviser“ duomenimis, kurie buvo paskelbti 2017 m. Pabaigoje, 2016 m. Išliko teigiama Rusijos EDMS / ECM sistemų rinkos dinamika. Kaip ir praėjusiais metais, 2015 m. Ji sudarė 10%, o rinkos apimtis rubliais padidėjo iki 41,6 mlrd.

Tolesniam rinkos augimui įtakos turi ir bendras ekonomikos atsigavimas, ir atskiri veiksniai. EDMS / ECM sferoje tai yra augantis importo pakeitimo procesas, kursas į skaitmeninę ekonomiką, didesnis mobilumas ir sparti naujų technologijų plėtra.

„TAdviser“ teigimu, 2017 metų pabaigoje dinamika išliks 2016 m.

Rusijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų rinkos dinamika, milijardas rublių

Dauguma Rusijos EDMS / ECM rinkos dalyvių 2016 m. Pabaigoje parodė teigiamą pajamų iš šios srities projektų tendenciją. Tik dvi bendrovės iš 16 turėjo neigiamų rodiklių. Lyderis vėl buvo bendrovė „Business Logic“, kurios pajamos iš EDMS / ECM projektų padidėjo 25,7% ir pasiekė 1,86 mlrd. Beveik trečdalį šios sumos sudarė licencijų pardavimas, du trečdalius - diegimo ir palaikymo paslaugos. Tarp trijų lyderių taip pat buvo „Croc“ ir „TerraLink“ įmonės.

Importo pakeitimas giliai įsiskverbė į IT pramonę ir šio proceso poveikis jaučiamas visuose jos segmentuose. EDMS / ECM sistemų srityje užsienio sprendimų pakeitimas vietiniais produktais yra vienas iš pagrindinių veiksnių.

Valstybė nuosekliai siekia užtikrinti, kad vidaus programinės įrangos registras veiktų visiškai. Spaudimas įmonėms, ignoruojančioms registrą, didėja. Todėl vis daugiau organizacijų pradeda naudoti vietines ECM sistemas.

EDMS sprendimų teikėjai pastebi padidėjusią vietinių platformų paklausą, visų pirma susijusią su įstatymų įtvirtinimu pereinant prie rusiškų sprendimų valstybinėms organizacijoms ir vyriausybinėms institucijoms. Prie to labai prisidėjo Rusijos Federacijos telekomunikacijų ir masinių ryšių ministerijos vidaus programinės įrangos registro, skirto importą pakeičiantiems produktams palaikyti, paleidimas - į jį įtrauktas IT sistemas rekomenduojama įsigyti valstybinėse organizacijose.

Didžiosios pramonės įmonės, kuriose dalyvauja valstybė - pagrindiniai EDMS sistemų klientai - daro prielaidą, kad artimiausiu metu jos taip pat turės atsisakyti užsienio platformų rusiškų sprendimų naudai. Šiuo atžvilgiu daugelis Rusijos IT kompanijų kuria savo EDMS platformas.

Kitas akivaizdus EDMS rinkos variklis yra sparti skaitmeninių technologijų plėtra verslui Rusijoje.

Šiuolaikinių duomenų saugojimo ir apdorojimo EDMS įrankių naudojimas („blockchain“, „Big Data“, AI) išplečia sprendimų funkcionalumą duomenų apdorojimo, standartizavimo ir analizės (BI) srityje, o EDMS vis dažniau naudojama kaip įmonių duomenų saugykla. Duomenų vizualizavimo įrankiai atsiranda sistemose.

Rinkos plėtrą skatina visiškas verslo perėjimas prie mobiliųjų. Šiandien 4,8 milijardo žmonių - daugiau nei pusė pasaulio gyventojų - aktyviai naudojasi mobiliaisiais įrenginiais, ir galima prognozuoti, kad iki 2020 m. Šis skaičius išaugs iki 6 milijardų. Natūralu, kad planšetiniai kompiuteriai ir išmanieji telefonai tampa bendru IT infrastruktūros elementu. įmonių. V šiuo metu Populiariausia koncepcija yra „BYOD“ („Bring Your Own Device“), o tai reiškia, kad darbuotojai darbo tikslais naudoja savo įrenginius - įmonei nereikia išleisti pinigų mobiliosios įrangos įsigijimui.

Politinis netikrumas padidino riziką, kad Rusijoje bus naudojami užsienio sprendimai, be to, jie tapo labai brangūs. Jei iki 2016 m. Debesies EDMS, įskaitant importuotas, sparčiai vystėsi kaip paslauga, dabar kyla problemų naudojant jas Rusijoje (ir rusiškas užsienyje). ...

Daugelis įmonių palieka rinką, o likusios - mažina investicijas ir griežtai kontroliuoja finansus. Daugelis pirmą kartą pradeda vertinti savo verslo procesų efektyvumą, ieškoti būdų, kaip juos optimizuoti. Tam priemonės yra EDMS \ ECM sistemos. Bet norint tokiomis sąlygomis pradėti naują IT projektą, būtina išsamiai pagrįsti jo efektyvumą. Todėl paklausios tik tos sistemos, kurios tikrai didina verslo efektyvumą, - sako jis.

Kaip bebūtų keista, tačiau importo pakeitimas gali būti rinkos kliūtis. poreikis skubiai įgyvendinti paramą vidaus infrastruktūrai apsunkina investicijas į perspektyvias naujoves, tokias kaip dirbtinis intelektas.

Kitas kliūties pavyzdys yra sandorio šalių įtraukimas į EPF. Įmonės, supratusios ir poreikį naudoti EDF, susiduria su sandorių šalių nenoru naudoti EDF. Šiuo požiūriu įmonės yra priverstos įgyvendinti atskirus projektus dėl savo dalyvavimo ir motyvacijos.

Pagrindinė kliūtis rinkai yra vieno standarto, taisyklių nebuvimas ir nepakankamas elektroninių dokumentų valdymo sistemų suvienijimas Rusijos įmonėse. Taigi pramonės įmonių darbuotojai yra įpratę, be standartinių ataskaitų, naudoti daug inžinerinių dokumentų: pavyzdžiui, brėžinius „AutoCAD“. Tai apsunkina perėjimą prie elektroninės dokumentų valdymo sistemos.

2016–2017 m. Įvyko svarbūs teisės aktų pakeitimai, kurie iš esmės pakeis požiūrį į IT diegimą vyriausybinėse agentūrose. 2016 m. Liepos 26 d. Buvo paskelbtas Rusijos Federacijos vyriausybės įsakymas Nr. 1588-r, įpareigojantis pereiti prie vietinės biuro programinės įrangos. Federalinės valdžios institucijos vykdomoji valdžia ir valstybės nebiudžetinės lėšos. Be to, labai stiprų impulsą rinkai suteikė papildomi reikalavimai biuro programinei įrangai, patvirtinti 2017 m. Kovo 23 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu Nr. 325, ir tų pačių metų liepos mėn. dėl valstybės institucijų perėjimo prie vidaus programinės įrangos, patvirtintos Telekomunikacijų ir masinių ryšių ministerijos.

Skaitmeninės ekonomikos kursas suteikia Rusijos IT rinkai apskritai ir EDMS / ECM sistemų rinkai ypač didelį potencialą ir daug naujų galimybių.

Elektroninis dokumentų srautas, viešųjų paslaugų teikimas elektronine forma, portalų kūrimas - visos šios sritys iš tikrųjų yra skaitmeninės ekonomikos elementai, o Rusijoje šios technologijos gana atitinka pasaulį. Žingsnis į skaitmeninę ekonomiką neabejotinai atneš tolesnių pokyčių. Prognozės akivaizdžios: tai į laviną panašus skaitmeninės informacijos apimties ir įvairovės augimas, visų darbuotojų įtraukimas į intensyvius elektroninius ryšius, „popieriaus“ skaitmeninimas ir susijusių verslo procesų aktyvinimas.

Bibliografinė nuoroda

KlausimaiPCSavaitės atsakymai Konstantinas Istominas, bendrovės vykdomasis direktoriusDIRECTUM. Klausimai buvo užduoti kaip „PC Week“ / RE 20 -mečio apklausos dalis.

Kai Rusijoje pradėjo formuotis EDMS / ECM sistemų segmentas, kokie yra pagrindiniai jo vystymosi taškai ir etapai?

Segmento formavimosi pradžią galima pavadinti 1995 m., Kai tapo pastebimos pirmosios cirkuliacijos sistemos, orientuotos į biuro darbą. Eufratas ir Delo yra tokių sistemų pavyzdžiai. Rusijos vertikalios dokumentų apyvartos tradicija, kai dokumentas, prieš patekdamas pas rangovą, turi pereiti vadovą, nustatė pirmųjų automatizavimo sistemų ypatybes. Pagrindinės automatikos užduotys buvo registracija ir dokumentų vykdymo kontrolė, ataskaitų rengimas. Darbas tokiose sistemose buvo pagrįstas registracijos kortelėmis. Apie įmonės turinio valdymą šiame etape kalbėti dar anksti, tačiau taip buvo nurodyta pati segmento kūrimo pradžia.

Kitame etape, kuris truko apie 1997–2000 m., Rusijos rinkoje atsirado elektroniniai dokumentų archyvai. Vienas iš atstovų yra „DOCS Open“ sistema. Ši kryptis Rusijoje tada nebuvo labai išvystyta, vėlgi dėl specifinių darbo biure ir dokumentų valdymo tradicijų.

Maždaug tuo pačiu laikotarpiu pasirodė pirmosios darbo eigos sistemos, jos buvo skirtos vien tik sąveikos automatizavimui ir dirbo atskirai nuo dokumentų valdymo procesų. Pavyzdys yra rusiška „OPTIMA WorkFlow“ sistema ir „Western Staffware“.

Sudėtingos sistemos pasirodė 2002–2003 m. Jie sujungė darbo eigos mechanizmus ir elektroninių dokumentų archyvų tvarkymo galimybes. Būtent šiame etape galime kalbėti apie visaverčių elektroninių dokumentų valdymo sistemų, kurios leido dirbti, įskaitant ir su dokumentų turiniu, atsiradimą. Šiuo metu technologinis etapas buvo sukurti savo kūrimo platformas, pagrįstas „Microsoft SQL Server“ ir (arba) „Oracle“ DBVS galimybėmis. Gera to laikotarpio iliustracija buvo paroda ir konferencija „DOCFLOW 2004“. Tuo metu renginys buvo labiau panašus į parodą: dalyviai susirinko apžiūrėti užsienyje paplitusių „Jukebox“ įrenginių, galingų pramoninių skenerių ... Po poros metų konferencija tapo dalykiškesnis; pastebimas praktinis susidomėjimas sprendimų naudojimu. „Docsvision“ ir „DIRECTUM“ tapo ryškiais sudėtingų Rusijos sistemų atstovais, Vakarų „Documentum“ sistema pradėjo aktyviai reklamuoti Rusijoje. Be to, buitinės sistemos, pagrįstos „Lotus Notes“, buvo aktyviai kuriamos kaip atskira šaka.

2006 -uosius galima vadinti modernių ECM sistemų, sujungusių dokumentų valdymo ir sąveikos funkcionalumą, kūrimo metais. Tuo pačiu metu tyrimų bendrovė „Gartner“ suformulavo kriterijus, kuriuos turi atitikti ECM sistemos. Naujos Rusijos sudėtingų sistemų versijos taip pat atspindi naują ECM koncepciją. Taip pat šiuo laikotarpiu pradėta aktyviai kurti įvairius verslo sprendimus, skirtus įvairioms įmonių užduotims atlikti pagal vieną ECM platformą.

Nuo 2011 m. Iki šiol ECM, kaip ir visoje IT srityje, atsirado aiški orientacijos į vartotoją tendencija: sistemos tampa patogesnės vartotojui, akcentuojamas intuityvių sąsajų kūrimas. Visur kuriami mobilieji sprendimai, kurie pastaraisiais metais tapo ne tendencija, o būtina šiuolaikinių ECM sistemų egzistavimo sąlyga. Vystosi debesų produktų kūrimo tendencija, rinka signalizuoja apie klientų pasirengimą naudoti „SaaS“ sprendimus ir darbo eigos srityje. Nors čia Rusija pojūčiais 2-3 metus atsilieka nuo Vakarų rinkų.

Kaip šis IT rinkos segmentas išgyveno 1998 ir 2008 metų krizes?

1998 m. Rusijos EDMS / ECM rinkos kaip tokios dar nebuvo (ji buvo labai maža). Pagrindine krizės charakteristika galima vadinti vartotojų atsisakymą iš Vakarų sistemų - nutylėjimą, kuris turi įtakos visoms jo pasekmėms.

2008 m. Aktyviai augo EDMS / ESM segmentas, o tai labai domina klientus. Todėl dėl bendro IT pramonės ekonomikos nuosmukio šis segmentas nukentėjo mažiausiai. Pardavimai sumažėjo, tačiau rimtų sukrėtimų nebuvo, atsigavimas užtruko apie metus.

Kuo padėtis skiriasi nuo tos, kuri buvo pastebėta 1998 ir 2008 m. Krizių metu? Kokios šio rinkos segmento perspektyvos artimiausiu metu?

Dabartinė padėtis panaši į 2008 m. Krizę, kai „įprastos“ krizės apraiškos. Bendrai mažėja verslo veikla, sumažėjo pardavimo dinamika.

Apskritai dabartinė padėtis labai skiriasi nuo 2008 m.

Pirma, dabartinė krizė atrodo užsitęsusi, nes esminės Rusijos priežastys - naftos kainos ir sankcijos - vargu ar greitai pasikeis, atsigavimas užtruks 2–3 metus.

Antra, šiandien ECM rinka pasiekė brandą: klientai žino, ko jiems reikia iš sistemų, sprendimams keliami gana aiškūs reikalavimai. Apskritai požiūris į automatizavimą pasikeitė: efektyvumas tapo apčiuopiamu rodikliu. Ir jei klientas „skaičiais“ mato ECM sistemos diegimo naudą, jis priima visiškai sąmoningą, gerai apgalvotą sprendimą.

Didelėms įmonėms, kaip ir anksčiau, tikrai reikia automatikos, o masto ekonomija leidžia geriau įvertinti ECM sprendimų diegimo naudą. Pagrindiniai rinkos stimuliatoriai yra naftos ir dujų pramonės, gynybos pramonės ir valstybinių korporacijų atstovai, taip pat į eksportą orientuotos įmonės.

Taip pat palaikoma aktyvi valstybės pozicija IT sektoriaus atžvilgiu: žymiai sumažintos kliūtys naudotis elektroniniais dokumentais, importo pakeitimo tendencija didėjančio dolerio kurso ir Vakarų sankcijų fone padidina galimybes vidaus kūrėjai.

Tikimasi, kad ateityje EDMS / ECM rinkos augimas bus daug didesnis nei visos IT rinkos, o augimo tempas krizės laikotarpiu priklausys nuo ekonomikos būklės. Daugiausia augimo tendencija tęsis didelėse įmonėse, vidutinės įmonės pirmenybę teiks lengvesniems, gataviems, nebrangiems sprendimams. Šioje dalyje debesų technologijos atrodo naudingos. Dėl stipraus biudžeto mažinimo vyriausybės įstaigose tikimasi didesnės recesijos. Tarpkorporatyvinė darbo eigos rinka, kuri yra šiek tiek atskirta nuo ECM, bet yra susijusi su ja, dabar yra ankstyvoje jos formavimosi stadijoje, tikimasi, kad ji smarkiai augs, o tai sukuria naujų galimybių.