Būdai, kaip pagerinti mokyklos valdymo efektyvumą. Ikimokyklinio ugdymo valdymo efektyvumo didinimas. Organizacijos valdymo sistemos samprata ir struktūra

Skyriai: Darbas su ikimokyklinukais

Įvadas

Aktualumas. Kad ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovo vadovavimo veikla būtų efektyvi, ji turi būti struktūrizuota. Pasikliaukite analize švietimo situacija kaime, rajone ir tėvų prašymuose, būti transformuojančiais (pagal L.I. Falyushina tyrimų rezultatus) - siekti tobulėti profesionalūs įgūdžiai turint tikslą keisti ir pertvarkyti pedagoginę veiklą, ir būtina vienyti visus ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojus. Kartu tai tampa svarbu organizacinė struktūra ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovybė.

Švietimo įstaigos valdymas yra ypatinga veikla, kurios metu jos subjektai, planuodami, organizuodami, vadovaudami ir kontroliuodami, užtikrina bendros vaikų, mokytojų, tėvų, aptarnaujančio personalo veiklos organizavimą ir sutelkia dėmesį į ugdymo ir ugdymo tikslų siekimą. švietimo įstaiga.

Pagal M. M. apibrėžimą. Potašnikas, organizacinė valdymo struktūra ikimokyklinėje įstaigoje yra individualių ir kolektyvinių dalykų rinkinys, tarp kurių yra paskirstytos galios ir atsakomybė už valdymo funkcijų vykdymą. Yra reguliariai atkuriamų ryšių ir santykių, t.y. valdymo organizacinė struktūra yra būdas padalinti valdymo sistemą į dalis ir tuo pačiu integruoti ją į visumą.

Norėdami išanalizuoti ikimokyklinio ugdymo įstaigos kokybės valdymo sistemą ir darželio vadovo įtaką jai, galite pasinaudoti J. Nissinen ir E. Vodtilainen metodika su sąmatomis. Tačiau švietimo valdymo efektyvumo vertinimo metodas, kurį I.K. Shalaeva, sukurta remiantis motyvacine programa nukreiptu valdymu (MPTsU), apimančiu racionalistinių ir elgesio valdymo mokslo pranašumus. Vykdydamas kursinius darbus turėjau galimybę dalyvauti kuriant ikimokyklinio ugdymo įstaigos veiklos modelį. Buvo sukurtos darželio vadovo funkcinių pareigų kriterijų charakteristikos ir galutinių darželio veiklos rezultatų kriterijų charakteristikos. Naudojant kokybinę taisyklę integruotam rodikliui įvertinti, sukūrė I. K.

Tikslas: Ikimokyklinio ugdymo įstaigų valdymo efektyvumo didinimas remiantis MPCU.

Užduotys:

1. Pristatyti funkcinės pareigos kokybinių standartų pavidalu.
2. Sukurti ikimokyklinio ugdymo įstaigos galutinių rezultatų kriterijų charakteristikas.
3. Įvertinkite valdymo efektyvumą pasitelkę ikimokyklinio ugdymo įstaigos kompetenciją.

Objektas: darželis

Prekė: ikimokyklinio ugdymo įstaigos vadovo veikla

Tyrimo metodai:

1. MPCU metodika.
2. Ekspertų vertinimo metodas.

1 skyrius. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos savęs sertifikavimas pagal programą

1.1. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos ugdymo proceso sisteminė analizė

Strateginė analizė

Taktinė analizė

Tradicinė analizė:

Mes svarstome metams keliamas užduotis kartu su turiniu, analizuojame teigiamus ir neigiamus rezultatus ir, remdamiesi tuo, tolimesnės veiklos perspektyvas.

1.2. DOE modelis

Tikros sistemos modelio gavimo problema buvo ir išlieka aktuali. Modeliai turėtų atspindėti tikras sistemas ne tik su tam tikrais parametrais, bet ir apibūdinti kiekybinius jų veikimo ryšius. Taikant kontrolės procesus, kiekybiniai modeliai turėtų leisti skaitmeniniu būdu įvertinti kontrolės veiksmų rezultatus. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos veiklos modelį sukūrė pedagogikos mokslų daktaras profesorius I.K. Šalajevas.

Sėkmingam valdymui ir aukštiems valdymo veiklos rezultatams pasiekti lyderis turi turėti tam tikrų savybių. Kaip rodo specialūs motyvacinės programos tikslo valdymo įgyvendinimo tyrimai ir praktika, reikalingos šios savybės:

• savirealizacija (A);
• ideologinės ir asmeninės lyderio vertybės, įsitikinimai, valia, drąsa, sunkus darbas, iniciatyvumas, organizuotumas, žmogiškumas (I);
• erudicija ir profesionalumo augimas, proto, žinių gilumas ir praktiškumas (E);
• organizaciniai įgūdžiai ir gebėjimas valdyti save, organizaciniai įgūdžiai ir įgūdžiai, gebėjimas skaityti žmogų, gebėjimas daryti įtaką žmonėms (O);
• žmogiškumas ir asmeniniai tikslai, socialumas (H);
• valdymo stilius ir šiuolaikinių valdymo metodų išmanymas (C);
• vadovo empatija ir apmąstymai (R).

Kvalimetrinius profesinių ir asmeninių savybių standartus sukūrė pedagogikos mokslų daktaras, profesorius I.K. Šalajevas.

Bet kurios organizacijos efektyvumas priklauso nuo to, kaip efektyviai vykdomas valdymo procesas. Vieni lyderiai (daugiausia kairiųjų smegenų) renkasi racionalistines technologijas, kiti (dažniausiai dešiniųjų smegenis)-elgesio technologijas. MPCU technologinius parametrus pasirinkau kaip integruotą racionalistinių ir elgesio metodų ugdymą: sa, Pdc, Rip, cn, so, ck, plg.

MPCU technologija gali būti išreikšta valdymo funkcijų seka:

• tūzas- strateginė analizė, kurios dalykas yra socialinė-psichologinė komandos būsena (požiūris į darbą, į bendradarbius, į save);
• ne- taktinė analizė, kurios objektas yra naujų valdymo užduočių įsitikinimų pagrindas ir socialinių-psichologinių valdymo funkcijų įgyvendinimo lygis;
• bet- tradicinė analizė, kurios dalykas yra edukacinis (gamybos) procesas;
• Pdc- valdymo tikslų medžio kūrimas;
• Suplėšyti- vykdomosios programos kūrimas;
• ps- strateginis planavimas, kurio rezultatas - stimuliuojančių situacijų sukūrimas, atitinkantis AC indikacijas;
• Penkt- taktinis planavimas, atitinkantis am nurodymus;
• NS- tradicinis planavimas, atitinkantis indikacijas ir;
• vapsvos– strateginė organizacija nukreipta į ps įgyvendinimą;
• nuo- organizacija yra taktinė, nukreipta į PT įgyvendinimą;
• O- organizacija yra tradicinė, skirta įgyvendinti p;
• policininkas- strateginė kontrolė, kurios objektas yra stimuliavimo situacijos tikslo pasiekimo procesas;
• kt- taktinė kontrolė, kurios tikslas yra įtikinimo pagrindo naujoms valdymo užduotims pasiekti procesas;
• Į- tradicinė kontrolė, kurios dalykas yra mokymo ir švietimo darbo atitikimas valstybės standartams;
• vnt- strateginis reguliavimas, skirtas socialinės ir psichologinės strategijos įgyvendinimo procesui;
• rt- taktinis reguliavimas, skirtas socialinės ir psichologinės taktikos įgyvendinimo procesui;
• R- tradicinis reguliavimas, kaip ugdymo proceso valdymo ciklo dalis.

Kvalimetrinius kontrolės proceso standartus sukūrė pedagogikos mokslų daktaras, profesorius I. K. Šalajevas.

Yra žinoma, kad socialinė tvarka ir funkcinės pareigos nepriklauso nuo valdymo dalyko - jos jam nustatomos kartu su įsakymu skirti pareigas. Todėl funkcinių pareigų parametrai (f1 - f10) pagal lygius telpa į valdymo subjektų modelį. Mūsų sukurtus kokybinius standartus, skirtus ikimokyklinio ugdymo funkcinei ir išteklių paramai, žr 1 priedas, ir mūsų sukurtus pedagoginės veiklos kokybinius standartus, žr 2 priedas .

Šiuo metu aš nesiekiu sukurti absolventų modelio, tačiau ateityje toks modelis bus paklausus praktikoje, nes jis užtikrins kiekvieno komandos nario veiklos tikslingumą formuojant tam tikras studento savybes. absolventas, taip pat užtikrins „DOE - School“ tęstinumą, o tai padidins ikimokyklinio ugdymo įstaigos veiklos efektyvumą.

DOW absolventų modelio projektas

1.3. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos egzaminas

Programos tiksliniu savęs sertifikavimu turiu omenyje savęs sertifikavimą, kai išmatuotus parametrus nustato tikslo medis (žr. Tikslo medį), o kriterijaus charakteristikas-vykdanti programa (žr. Kriterijų charakteristikas). Tuo pat metu amžini klausimai "ar mes matuojame?" ir "Ar mes taip matuojame?" remdamiesi MPCU įstatymais ir kvalimetrijos taisyklėmis, jie gauna teigiamą leidimą.

MDOU d / lopšelio -darželio „Raketa“ vadovo c. Galbštato, Vokietijos nacionalinio regiono - ARZ vadovo savęs sertifikavimo veiklos rodikliai

1 / Vadybos dalykų profesinių ir asmeninių savybių ugdymas:

Iš viso: 65

2. Technologinė švietimo valdymo parama:

Iš viso: 319

3. Švietimo įstaigos funkcinė ir išteklių parama:

Iš viso: 89 2 = 178

4. ADR - Kvalimetrinė taisyklė integruotam galutinių rezultatų rodikliui, darželio komandos veiklai įvertinti.

Iš viso: 312

340 ARA 289 - optimalaus įvertinimo rodiklių intervalas (komanda nusipelno paskatinimo)

ARZ = 65 + 319 + 178 + 312 = 874

1000 ARZ 850 - optimalaus įvertinimo rodiklių intervalas (darželio vadovas nusipelno paskatinimo).

Išvada

- Taigi, išnagrinėjus darželio „Raketa“ vadovo veiklos rodiklius, buvo nustatytos šios problemos:

• „stažuotojų“ ir jaunesnių kolegų santykiai; per didelis noras įsitvirtinti; kai kurių mokytojų išorinės ar vidinės motyvacijos trūkumas ir kt. Norint išspręsti problemas, naudojant MPCU metodus galima sukurti stimuliuojančias situacijas, tokias kaip kritinio įsivertinimo situacija, iniciatyvos delegavimo situacija, požiūrio situacija ir kt. šie metodai leidžia pašalinti prieštaravimus, suvienyti komandą ir sukurti palankų klimatą komandoje.

Tyrimo metodas skirtas optimizuoti ir pagerinti valdymo efektyvumą. Ši tyrimų valdymo sistema padeda man užtikrinti, kad valdymo sprendimai būtų priimami labiau informuoti. Būtent sprendimas yra valdymo pagrindas, nes valdymo veikla yra valdymo sprendimų rengimo, priėmimo ir įgyvendinimo veiksmų sistema. Darželyje surinktos pedagoginės informacijos vertinimo objektyvumas, padarytų išvadų įrodymai ir tinkamo sprendimo priėmimas pagal nustatytą tikslą yra įmanomas remiantis tyrimais.

T.I. Šamova suformulavo mokyklos direktoriui keliamus reikalavimus, būtinus šiam požiūriui įgyvendinti vadyboje, manau, kad šiuos reikalavimus galima taikyti ikimokyklinio ugdymo įstaigų vadovams:

• pakankama profesinė kompetencija;
• valdomų procesų esmės, valdymo dėsnių, psichologinių bendradarbiavimo pagrindų išmanymas;
• informacijos apie kontroliuojamų procesų eigą ir rezultatus rinkimo, analizės ir vertinimo metodų turėjimas;
• vadovavimo informacijos objektyvumo principų ir įrodymų laikymasis;
• gebėjimas įgyvendinti sisteminę viziją pedagoginis procesas apskritai;
• gebėjimas išskirti pagrindinę grandį ir ją veikiant atskleisti šios įtakos įtaką ryšiams, taigi ir visumai, į kurią ji įtraukta.

Minėti metodai turi vieną bendrą bruožą - išspręsti darželio valdymo efektyvumo lygio didinimo problemą. Iš esmės naujas šios problemos sprendimas gali būti ne savarankiškas vieno iš valdymo metodų naudojimas, bet jų integravimas. Šį sprendimą pasiūlė I. K. Shalajevas savo motyvacinės programos ir tikslo valdymo (MPTsU) koncepcijoje.

Bibliografija

1. Aralova M.A. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų komandos formavimas. Psichologinė parama. - Maskva: kūrybos centras, 2006 m.
2. Vinogradova N.A., Miklyaeva N.V. Ugdymo proceso kokybės valdymas ikimokyklinio ugdymo įstaigoje. Įrankių rinkinys. - Maskva: rainelės spauda, ​​2007 m.
3. Penkova L.A., Kalinkina V.M., Kazakova V.N., Serebrova D.V. Valdymas praktikoje ikimokyklinis... Metodinis vadovas. - Maskva: kūrybos centras, 2007 m.
4. Shalajevas I.K.Švietimo valdymo efektyvumo didinimas. - Barnaulas: GODPO AKIPKRO, 2007 m.
5. Shalajevas I.K. Programos tikslinė valdymo psichologija. Pamoka... - Barnaulas: BSPU, 2007 m.
6. Shalajevas I.K.Švietimo valdymo efektyvumo vertinimo metodika: į programą orientuotas požiūris. - Barnaulas: BSPU, 2005 m.
7. Šiuolaikinis mokyklos valdymas: vadovas mokyklos direktoriui. Redagavo M.M. Potashnik - Maskva, 1992 m.
8. Skaitytojas apie švietimo valdymo efektyvumą: į motyvaciją orientuotas programos metodas. Redagavo Šalajevas I.K. - Barnaulas: BSPU, 2003 m.
9. Shamova T.I. Išanalizuojantis požiūris į mokyklos valdymą. - Maskva, 1992 m.
10. Shalajevas I.K. Moksliniai motyvacinio į tikslą orientuoto programos valdymo pagrindai - Barnaulas: BSPU, 2005 m.
11. Shalajevas I.K. Tikslinis užprogramuotas požiūris valdant bendrojo lavinimo mokyklos dėstytojus. - M: MGPI, 1987 m.
12. Shalajevas I.K. Tikslinis užprogramuotas požiūris į dėstytojų valdymą: tyrimų rezultatai ir jų panaudojimas mokyklose Altajaus teritorija... - Barnaulas: BGPI, 1989 m.
13. Shalajevas I.K. Moksliniai motyvacinio į tikslą orientuoto programos valdymo pagrindai. - Barnaulas: BGPI, 1995 m.
14. Shalajevas I.K. Motyvacinė programa skirta švietimo valdymo parama. - Barnaulas: BSPU, 2000 m.
15. Shalajevas I.K.Į motyvaciją orientuotas programos valdymas: teorijos pagrindai ir veiksmingumo tyrimas: Vadybos psichologijos vadovėlis. - Barnaulas: BSPU, 2003 m.

Straipsnyje pateikiama šiuolaikinių ugdymo technologijų apžvalga. Kritinio mąstymo ugdymo technologija, pedagoginis seminaras, dialogo sąveikos technologija, orientuota į universalių mokinių ugdymo veiksmų kūrimą.

Parsisiųsti:

Peržiūra:

Šiuolaikinės ugdymo technologijos priemonė ugdymo proceso efektyvumui gerinti

„Kad žmogus būtų išsilavinęs visa to žodžio prasme, būtinos trys savybės - išsamios žinios, įprotis mąstyti ir jausmų kilnumas“.

Černyševskis N.G.

Modernizavimas Rusijos išsilavinimas suponuoja sąlygų tolesniam švietimo humanizavimui, mokymosi tobulėjimui sukūrimą, prisidedant prie žinių kokybės gerinimo ir mokinio asmeninės veiklos ugdymo procese stiprinimo. Šiuo požiūriu ypatingą reikšmę įgyja tokių mąstymo ir asmenybės savybių formavimasis kaip savarankiškumas, atsakomybė, pasitikėjimas savimi, nesėkmės baimės nebuvimas, pagrįstas mokinių mąstymo ir elgesio savireguliacijos priemonių įvaldymu. .

Reikia naujų technologijų, kad jos atitiktų naujas švietimo standartus ir leis studentams, savarankiškai ieškantiems, atrasti naujų žinių. Žinios, įgūdžiai ir gebėjimai, įgyti savęs atradimo metu, bus tvirtesni ir sąmoningesni, taigi ir kokybiškesni.

Kardinalių virsmų laikotarpiu asmenybei keliami didesni reikalavimai. Todėl kuriant ugdymo procesą ir sąveikaujant su mokytoju ir mokiniu į pirmą vietą iškeliamas ne ugdymo proceso įsisavinimas, o intelektinių įgūdžių, sprendimų priėmimo patirties formavimas, mokinių atsakomybė už savo mokymąsi, gebėjimas kontroliuoti ugdymo procesą.Naujos pedagoginės ugdymo technologijos suteikia impulsą mokinių savirealizacijai, sukuria bendradarbiavimo atmosferą, padidina mokytojų atsakomybę už savo darbo rezultatus.

Mokytojas turi laisvai išmanyti šiuolaikines ugdymo technologijas, kad mokymosi procesas būtų kokybiškas ir padidintų vaiko susidomėjimą įgyti naujų žinių. Šiais laikais, kai į asmenybę orientuotas mokymasis yra pasirinktas kaip prioritetinė mokymo kryptis, mokytojas turi siekti, kad, viena vertus, jis būtų prasmingas ir praktiškas, o kita vertus-prieinamas ir įdomus.

Metakognityvinės ugdymo technologijos reiškia aukštesnį pažinimo lygį, reiškiantį savęs pažinimo ir informacijos pažinimo ir suvokimo gebėjimą, išorinės informacijos vertimą į vidinę.

Mokymosi proceso studentas pats konstruoja šį procesą, remdamasis realiais ir konkrečiais tikslais, pats seka savo raidos kryptis, pats nustato galutinį rezultatą. Kita vertus, naudojant šią strategiją siekiama ugdyti apgalvoto darbo su informacija įgūdžius.

Šiuolaikiniai tyrinėtojai kritinio mąstymo ugdymo metodų srityje tiek Vakaruose (D. Halpern, K. Meredith, D. Steal, C. Temple, S. Walter ir kt.), Tiek Rusijoje (MV Clarin, S I. Zair-Bek, I.O. Zagashev, I.V. Mushtavinskaya ir kiti) esant kritiniam mąstymui suprantamas kaip savybių ir įgūdžių visuma, lemianti aukštą mokinio ir dėstytojo tyrimo kultūros lygį.

Kritinio mąstymo formavimo metodinis aspektas yra tas šią technologiją yra strategijų sistema, apjungianti metodus auklėjamasis darbas pagal ugdomosios veiklos rūšį.

Ši technologija apima trijų etapų (etapų) naudojimą pamokoje: iššūkio etapas, semantinis etapas ir refleksijos etapas.

1 etapas - „Iššūkis“ (tuščio šiferio likvidavimas). Vaikas užduoda sau klausimą "Ką aš žinau?" šiuo klausimu.

2 etapas - „Supratimas“ (supratimo suvokimas).

Šiame etape vaikas, vadovaujamas mokytojo ir padedamas savo bendražygių, atsakys į klausimus, kuriuos jis pats sau iškėlė pirmajame etape (ką aš noriu žinoti).

3 etapas - „atspindys“ (atspindys).

Apmąstymas ir apibendrinimas to, ką vaikas išmoko pamokoje šiuo klausimu.

Pagrindinis technologijos tikslas - ugdyti mokinių intelektinius įgūdžius, apmąstymus ir gebėjimą dirbti su informacija.

Filosofai ir mokytojai pirmieji parodė susidomėjimą dialogo sąveikos problema švietime:

Dialogo idėją plėtojo Sokratas, H. Gadameris, A. Camusas, M. Heideggeris, humanistinę dialogo strategijos orientaciją parodė Platonas, JA Komensky, IG Pestalozzi, J.-J. Rousseau, VA Disterweg , K. D. Ušinskis.

Kiekvienas bendros dialogo sąveikos dalyvis ne tik supranta, kad reikia įgyti pagrindinių komunikacinės ir aktyvios asmenybės įgūdžių, bet ir supranta jų tobulėjimo būdus.

Įvedant naują medžiagą naudojant šią technologiją, turėtų būti sukurtos 2 nuorodos, problemos formulavimas ir jos sprendimo paieška.

Darbas su tekstu leidžia kiekvienam vaikui pasirinkti jam patogų darbo tempą ir formuoja jo gebėjimą aktyviai suvokti ir įsisavinti gautą informaciją. Kitame pamokos etape keičiamasi užduotimis. Trečiasis pamokos etapas skirtas darbui su naujais tekstais. Siūlomos technologijos dėka didėja pamokos intensyvumas, formuojasi kiekvieno mokinio atsakomybė už darbą grupėje, formuojami dalykinio bendravimo įgūdžiai.

Šiuolaikinei visuomenei reikalingi žmonės, užimantys aktyvią gyvenimo poziciją, gebantys kūrybiškai mąstyti, priimti sprendimus pasirinktoje situacijoje ir numatyti savo veiksmų pasekmes. Ypač paklausus yra žmogus, kuris moka savarankiškai kurti ir keisti savo gyvenimą, gebantis savireguliacija įvairiose situacijose.

Taip pat viena iš efektyvių ugdymo technologijų yra pedagoginės dirbtuvės, skirtos žinių kaupimui. Seminaras yra sintetinė, daugialypė integruota refleksinė ugdymo technologija, turinti tikimybinį rezultatą, orientuota į asmeninės veiklos metodą.Pedagoginis seminaras kaip forma, metodas ir tiešvietimo nologija neatsirado iš niekur.

Idėjos nemokamas mokslas L. N. Tolstojus, praktiškasS.A. veikla. Rachinskis, tyrimus atliko L.S. VygotSkogo, teorinis palikimas A.S. Makarenko, taip patfilosofinės doktrinos J.-J. Rusų ir modernus Prancūzų epistemologai  theo pasekėjaiGastono žinių teorijos Vashlyara  tapo praktinio modeliavimo pagrindu, pirmiausia prancūzų, o paskuiPeterburgo pedagoginės dirbtuvės juos.

Mokytojo dirbtuvių orientacija holistinis asmenybės ugdymas, šio tikslo vyravimas prieš ugdomąjį. Ugdymo tikslų esmė žinių paieška ir savęs konstravimas. Šios technologijos centras yra asmenybė.

Pagrindiniai žinių ugdymo pedagoginio cecho statybos blokai yra šie:

Indukcija („nurodymas“, asmeninio susidomėjimo žadinimas, emocinės nuotaikos kūrimas);

Savęs ir socialinė konstrukcija (savo produkto sukūrimas, intelektualinio produkto kūrimas grupėje);

Socializacija 9 (9 pamokos, sukurtos kito dalyvio poroje, grupėje, pristatymas visai komandai);

Refleksija („atspindys“, prisiminimas apie jo patirtį dirbtuvėse: jausmai, pojūčiai, emocijos, būsenos, pertraukos).

Pagrindinis pedagoginio seminaro tikslas ugdyti žinias yra holistinis asmenybės ugdymas, šio tikslo paplitimas prieš ugdomąjį.

Naujas mokytojo tikslų nustatymas suteikia tikimybinį rezultatą ir keičia mokinio tikslą, kuriame auga jo atsakomybė už suteiktas galimybes. Didėja rezultato priklausomybė nuo dirbtuvių dalyvių sąveikos kokybės.

Siūlomose technologijose naudojami grupiniai darbo metodai, kurie leidžia sukurti patogesnę aplinką mokinių darbui ir mažina vidinį stresą iš vaikų, nepasitikinčių savo sugebėjimais.

Organizuodami edukacinę veiklą naudodamiesi šiomis technologijomis, mokiniai įsisavina įvairius informacijos integravimo būdus, išmoksta susidaryti savo nuomonę, įgyja įgūdžių daryti išvadas, išmoksta aiškiai, užtikrintai, teisingai išreikšti savo mintis kitų atžvilgiu.

Darbas pagal šias technologijas padės mokiniams ir mokytojui labiau sutelkti ir efektyvinti metakognityvinių įgūdžių ugdymo procesą ir mokytis dalykų kūrybingas ir įdomus.

Bibliografija:

1. Federacinių valstijų bendrojo lavinimo standartų koncepcija - projektas - Ros.acad. švietimas red. A.M. Kondakova, A.A. Kuznecova.-M .: Švietimas, 2008.- (Antrosios kartos standartai).
2. Kuljutkin Yu.N., Mushtavinskaya IV, „Švietimo technologijos ir pedagoginiai apmąstymai“, SPb.: SPbGUPM, 2002.
3. Ivanshina E.V., Mushtavinskaya I.V. „Kritinis mąstymas mokslo pamokose. Mokslas mokykloje “ - 2004 - №3.
4. Ivanshina E.V. Ugdymo technologijų naudojimas mokantis kurso „Mokslas“ vidurinėje mokykloje. Akademinis biuletenis - 2009 - №3 -SPbAPPO.
5. Selevko G.K. Švietimo technologijų enciklopedija 2 tom. 1 t. Tyrimų instituto shk. Technologijos 2006 m
6. Stepikhova V.A. Pedagoginis pagal mokytojų patirtį. Seminarų metodinis vadovas4 -asis leidimas. Papildyti. SPb: S Pb APPO 2005.
7. Kazachkova T.B. Dialogo sąveikos technologijos kaip mokinių ir mokytojų individualaus ir asmeninio tobulėjimo priemonė: Šešto tarpregioninio pedagoginio skaitymo medžiaga, skirta I.Ya.Lerneriui atminti per 2 valandas - Vladimiras: VGGU2010 - 1 dalis.

Anotacija: Straipsnyje apžvelgiami keli valdymo sistemų veiksmingumo vertinimo šaltiniai. Įmonės valdymo sistemą, kaip ir bet kurią kitą sistemą, sudaro elementai, kurie yra sujungti, kad veiktų, o ypač svarbu išskirti valdymo dalyką ir objektą, pagrindinius valdymo sistemos elementus. Autoriai rodo, kad kiekvienas elementas yra tiriamas siekiant užtikrinti valdymo sistemos tyrimų vientisumą.

Raktažodžiai: sistema, valdymo sistema, posistemis, įmonė, valdymo funkcijos, valdymo metodai, valdymo sprendimai

Santrauka: Straipsnyje pateikiama kai kurių šaltinių, susijusių su valdymo sistemų efektyvumo įvertinimu, apžvalga. Įmonės valdymo sistemą, kaip ir bet kurią kitą sistemą, sudaro elementai, kurie yra sujungti dėl veikimo tikslo, todėl ypač svarbu paskirstyti valdymo subjektą ir objektą, pagrindinius kontrolės sistemos elementus. Autoriai rodo, kad kiekvienas elementas yra tiriamas, siekiant užtikrinti kontrolės sistemos tyrimų vientisumą.

Raktažodžiai: sistema, valdymo sistema, posistemis, įmonė, valdymo funkcijos, valdymo metodai, administraciniai sprendimai

Olegas Skopinas
Ekonomikos mokslų kandidatas, docentas
Natalija Nazarova

Vjatkos valstybinis universitetas
[apsaugotas el. paštas]

Įmonės valdymo sistemos samprata

Valdymas suprantamas kaip tam tikras tokio tikslingo subjekto įtakos valdymo objektui procesas siekiant tam tikrų rezultatų, kuriuos E.V. Libkindas, N. E. Ryabikova, V.A. Čepurinas.

Reikėtų pažymėti, kad valdymą ir jo plėtrą pirmiausia lemia įmonės misijos, strategijos, vertybių apibrėžimas, pagrįstas ankstesnės patirties ir ateities vizijos analize, ir tai yra pagrindinis reikalavimas norint sukurti veiksmingą įmonės valdymo sistema, kaip sakė Yu. Lekhto, A. Matveenko ...

Norint sukurti veiksmingą įmonių valdymo sistemą, būtina atsižvelgti į tai, kad valstybė reguliuoja ir kontroliuoja visų piliečių teisę į visapusišką naudojimąsi savo sugebėjimais ir turtu. verslumo veikla pagal teisės aktus, kaip nurodyta 1995 m. birželio 14 d. federaliniame įstatyme N 88-FZ, kuriame kalbama apie laisvą pasirinkimą ir valdymo struktūros sukūrimą konkrečiai įmonei valdyti.

Bet kurio ekonominio objekto veikimo efektyvumas dėl vis didėjančio sudėtingumo, sudėtingumo ir tarpusavio ryšių stiprėjimo, kaip teigia I. Galushka, vis labiau priklauso nuo valdymo sistemos kokybės.

Įmonės valdymo sistemos kokybę galima pagerinti atlikus visų veiklos aspektų tyrimą, įskaitant ir kontroliuojamos sistemos, ir kontrolės posistemių tyrimą, būtent, tiriant ir įvertinant privalumus, trūkumaiįmonė, gamybos ir pardavimo procesas, finansinė būklė, personalas, rinkodara.

Būtina apibrėžti įmonės valdymo sistemą, kad būtų galima suprasti valdymo sistemos projektavimo ir tyrimo pagrindą.

Stanley Young vadybos sistemą apibrėžia kaip įmonės posistemį, jos sudedamosios dalys yra sąveikaujančių žmonių grupės, o valdymo sistemos funkcijos yra įmonės indėlių (tam tikrų problemų) ir rezultatų suvokimas (rinkinio įgyvendinimas). veiksmai, procesai, kurių rezultatas bus tam tikri sprendimai), o pajamos turėtų padidėti dėl to, kad bus optimizuotas visų įmonės veiklos sąnaudų ir išėjimų santykis.

V. V. Gluščenkos darbe I.I. suprasti valdymo sistemą kaip sistemą, skirtą daryti įtaką valdymo objektui, iškeičiant šį objektą į norimą būseną, suteikiant jo parametrams ir procesams tam tikras kiekybines ar kokybines vertes, o tai yra specifinė aparatinė, norminė, funkcinė įgyvendinimo versija technologijas, skirtas spręsti konkrečias valdymo problemas.

Kaip pažymėjo I. Aktashkina, B. Mishin, įmonės valdymo sistema yra nepriklausoma sistema, tačiau ji gali būti aukštesnės eilės sistemos dalis, o kiekvieno įmonės valdymo sistemos posistemio elementų sudėtis yra įvairi ir priklauso nuo specifinį organizacijos sistemos turinį.

Įmonės valdymo sistemą, kaip ir bet kurią kitą sistemą, sudaro elementai, kurie yra sujungti, kad veiktų, o ypač svarbu išskirti valdymo dalyką ir objektą, pagrindinius valdymo sistemos elementus. Kiekvienas elementas turi būti tiriamas siekiant užtikrinti kontrolės sistemos tyrimų vientisumą.

Įmonės valdymo sistemos elementai ir jų tyrimas

Įmonės valdymo sistema apima tokius elementus kaip valdymo funkcijos, valdymo organizacinė struktūra, valdymo personalas, techninės valdymo priemonės, informacija, valdymo metodai, technologijos, finansai, valdymo sprendimai.

Tokio valdymo sistemos elemento, kaip funkcijų, tyrimas turi didelę praktinę reikšmę, nes jie nustato įmonės valdymo organų struktūrą, kaip aprašyta straipsnyje „Valdymo funkcijos“, o bendrosios valdymo funkcijos yra privalomos. už sėkmingą bet kurios organizacijos darbą (planavimą, organizavimą, motyvaciją ir kontrolę), taip pat konkrečias valdymo funkcijas (specifines), nulemtas valdymo objekto.

Norėdami valdyti funkcijas moderni įmonė apima: planavimą, rinkodarą, verslumą, finansus, organizavimą, gamybą, naujoves, informaciją ir socialinį vystymąsi.

Bet kuri valdymo funkcija, kaip nurodyta straipsnyje „Valdymo funkcijos esmė“, yra įgyvendinama „valdymo užduočių komplekse, kurio sprendimas užtikrina gamybos tikslų pasiekimą ir procesų palaikymą nurodytose būsenose“.

Taip pat svarbu atsižvelgti į tai, kad praktinio valdymo funkcijų įgyvendinimo įmonėje tyrimas yra susijęs su tų užduočių, kurias reikia išspręsti atliekant nuoseklius veiksmus atitinkamu valdymo aparatu, tyrimu, pažymi BA Raizberg. , L.Sh.Lozovsky, EB Starodubtseva. ...
Taip pat būtina ištirti tokį įmonės valdymo sistemos elementą kaip valdymo organizacinė struktūra. Būtina pateikti apibrėžimą, nurodant N.I. Kabushkin, G.A. Bondarenko. kad įmonės valdymo organizacinė struktūra yra toks tarpusavyje susijusių ir tarpusavyje susijusių elementų rinkinys, kurie yra tarpusavyje stabiliuose santykiuose, o tai savo ruožtu užtikrina jų visumą.

Įmonės valdymo organizacinė struktūra apima organizacinės struktūros sudėtį, struktūros elementų santykį, taip pat tarpusavyje susijusių atskirų įmonės posistemių vietą, o tokios struktūros sukūrimo tikslas - veiksmingas teisių ir pareigų paskirstymas. tarp visų įmonės valdymo personalo, kuris taip pat yra valdymo sistemos elementas ir turi būti tiriamas ...

Kaip pastebi Goldstein G.Ya., tiriant tokį valdymo sistemos elementą, kaip valdymo organizacinė struktūra, siekiant jį optimizuoti ir racionalizuoti, būtina išanalizuoti (diagnozuoti) esamą valdymo struktūrą ir susintetinti (suprojektuoti) valdymą. struktūrą, o analizės užduotis - nustatyti būtiną įmonės valdymo organizacinės struktūros ir veikiančios aplinkos sąlygų atitikimo lygį, sintezė naudojama kaip valdymo struktūrinių padalinių ir tam tikrų metodai, susiejantys juos su sąveika.

Įmonės organizacinė struktūra turėtų būti nuolat tobulinama proporcingai jos plėtrai, o tai gali palengvinti įmonės valdymo personalas, kaip vienas iš įmonės valdymo sistemos elementų, reikalaujančių tyrimų ir studijų.

Satoru Takaynagi pažymi, kad įmonė turėtų sutelkti dėmesį į vadovaujančio personalo dalyvavimą priimant sprendimus visuose valdymo lygmenyse, naudojant įmonės ir sistemos valdymo metodus, kuriais siekiama maksimaliai išnaudoti darbuotojų talentus ir gebėjimus.

Vadovaujančio personalo tyrimas, kaip pažymėjo S. Silchenko, turėtų būti vertinamas atsižvelgiant į darbo laiko naudojimo ir valdymo efektyvumą planuojant ir sąveikaujant su kitais valdymo sistemos elementais, nes tai yra sisteminis principas. kurie gali užtikrinti didesnį visos įmonės valdymo sistemos tikslų pasiekimą.

Taip pat būtina ištirti techninę kontrolę. Straipsnyje „Techninės valdymo priemonės“ vaidina svarbų vaidmenį priimant valdymo sprendimus, o siekiant didesnio efektyvumo, būtina naudoti sudėtingas technines priemones: bendravimą, susitikimų surengimą, demonstracinę įrangą, vadovo darbo vietos įrengimo priemones, priemones kontrolė. Techninių kontrolės priemonių tyrimas, kaip pažymėjo V. I. „Knorring“ prisideda prie valdymo technologijų efektyvumo didinimo, vadybinio darbo organizavimo ir valdymo proceso įmonėje, naudojant pažangesnes technologijas ir kompetentingai jas naudojant.
D. Yampolskaya, M. Zonis pažymi, kad valdymo informacija turėtų ne tik atitikti vadovo užduotis, bet ir būti tinkama ir derinama su taikomais procesų modeliais, o informacija turėtų būti reikšminga, tai yra, daryti įtaką priimamiems sprendimams. Visam tam turi būti suorganizuota informacijos valdymo sistema, kuri padidins įmonės valdymo sistemos efektyvumą.

Informacijos apie įvairius dalykus ir įmonės valdymo sistemos saitus poreikis nėra tas pats, tačiau jį lemia užduotys, išspręstos tvarkant valdymo dalyką: valdymo aparato vadovas ar darbuotojas, kurį V. Pažymi Popovas.

Tiriant valdymo informaciją, kaip pažymėjo B.A. Chub. reikia turėti omenyje, kad tyrimo metu: „dideli informacijos kiekiai turi būti apdorojami per griežtai ribotus terminus; pirminė informacija pakartotinai apdorojama įvairiais gamybos požiūriu ir atsižvelgiant į vartotojų reikalavimus; pradiniai duomenys ir skaičiavimų rezultatai saugomi ilgą laiką “.
Be to, atliekant valdymo informacijos, kaip įmonės valdymo sistemos elemento, tyrimą, kaip pažymi VP Nesterovas, pagrindas priimti teisingus sprendimus išorinėje, vidinėje įmonės srityje yra „patikimos informacijos, reikalingos teisingai analizei, prieinamumas“. . "

Valdymo metodai yra vienas iš pagrindinių valdymo sistemos elementų, nes būtent jiems padedant galima atlikti ir įmonės valdymo sistemos tyrimą, ir būtent metodus, užtikrinančius įmonės tikslų ir uždavinių pasiekimą. įmonė.

Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M. atkreipkite dėmesį, kad „kontrolės sistemų tyrimo efektyvumą didžiąja dalimi lemia pasirinkti ir naudojami tyrimo metodai“.

Kad įmonės valdymas būtų efektyviausias, būtina taikyti sistemingą metodiką, tai yra metodus sisteminis požiūris organizuoti valdymo veiklą įmonėje. Kaip pažymi straipsnio „Valdymo metodai“ autorius, tuo pat metu, priklausomai nuo valdymo funkcijų įvairovės, kurioms įgyvendinti naudojami tam tikri metodai, pavyzdžiui, įmonės funkcinių posistemių valdymo, valdymo funkcijas ir priimant valdymo sprendimus.

Kaip pastebi straipsnio „Valdymo sistemų tyrimo metodai“ autoriai, atliekant įmonių valdymo sistemų tyrimus galima naudoti „itin platų įvairių metodų arsenalą: teorinį, empirinį, teorinį ir empirinį“.

Kitas įmonės valdymo sistemos elementas, kuris yra tiriamas, yra valdymo technologija. Valdymo technologija apibrėžiama kaip tarpusavyje susijusių valdymo procesų visuma, kuria siekiama pagrįsti, plėtoti, priimti ir įgyvendinti sprendimus valdymo procesuose. Valdymo technologija susideda iš „informacinių, skaičiavimo, organizacinių ir loginių operacijų, kurias rankiniu būdu arba naudojant technines priemones atlieka įvairaus profilio vadovai ir specialistai pagal konkretų algoritmą“, būtent šie komponentai yra tiriami.

Kaip pastebi D. Plotnikovas, finansinę analizę ir visos įmonės finansinės veiklos, ypač įmonės valdymo sistemos, tyrimas gali padėti veiksmingai ir objektyviai įvertinti įmonės mokumą, efektyvumą ir pelningumą, taip pat nustatyti plėtros perspektyvas ir dėl to, priimti pagrįstus sprendimus.

Ir, žinoma, valdymo sprendimai, priimti valdymo sistemos srityje, yra tiriami. Kaip pažymi V. Tsyplukhinas, kad daugumą sprendimų priima vadovai, tačiau dažnai specialistai yra daug geriau išmanantys pramonę nei vadovas, todėl, tiriant valdymo sprendimus, turėtų būti aiškiai apibrėžtos priimamų sprendimų sritys ir taip galiausiai padidina jų efektyvumą, kitaip valdymo klaidos gali lemti įmonės valdymo sistemos neefektyvumą ir jos plėtros neįmanoma.

Pagrindinės valdymo sistemos tyrimo charakteristikos yra šios: tyrimo metodika, tyrimo organizavimas, tyrimo ištekliai, tyrimo objektas, tyrimo objektas, tyrimo tipas, tyrimo rezultatas, tyrimo efektyvumas.

Avdoshina Z.A. nurodo, kad norint pasiekti užsibrėžtus valdymo sistemų tyrimo tikslus, objektas, dalykas, naujumas, praktinė reikšmė, tyrimo metodai, įvairių valdymo technologijų naudojimo apribojimai ir sąlygos, problemos apibrėžimas tyrime. procesų ir valdymo sistemų, tiesioginių ir netiesioginių veiksnių sistemos analizės įgyvendinimas, efektyvumas.

Sujungę visus įmonės valdymo sistemos elementus, galime padaryti išvadą, kad modernus valdymasįmonei reikia mokslinių tyrimų metodo, kuris prisidėtų prie dinamiškumo, valdymo perspektyvų, potencialo augimo, didesnio profesionalumo priimant valdymo sprendimus, mokslinio valdymo.

Įmonės valdymo sistemos tyrimo ir projektavimo proceso struktūra ir metodai

Mylnik V.V., Titarenko B.P., Volochienko V.A. atkreipkite dėmesį į tai, kad bet kokios įmonės veiklos efektyvumas labai priklauso nuo valdymo sistemų, sukurtų ir racionaliai sukurtų naudojant reikiamą investicijų sumą, tyrimo. Valdymo sistemų tyrimas leidžia nustatyti pelningiausią ir efektyviausią investavimo variantą finansiniai ištekliaiį valdymo sistemą.

Įmonių valdymo sistemos tyrimas apskritai taip pat yra tyrimas, todėl jis atitinka A. K. Zaicevo pateiktą apibrėžimą. , tyrimai kaip žmogaus veiklos rūšis, kurią sudaro problemų, situacijų atpažinimas, jų kilmės nustatymas, savybių, turinio, vystymosi ir elgesio modelių nustatymas, vietos sukauptų žinių sistemoje nustatymas, būdų, priemonių ir galimybių paieška panaudoti naujas idėjas, žinias apie problemą problemos sprendimo praktikoje.

„Valdymo sistemų tyrimai yra veiklos rūšis, kuria siekiama plėtoti ir tobulinti valdymą atsižvelgiant į nuolat besikeičiančias išorines ir vidines sąlygas“. Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M.

E. M. Korotkovas sako, kad „būtina tirti ne tik kontrolės objekto procesus, bet ir pačios kontrolės funkcionavimo bei plėtros procesus“.

Z. A. Avdoshina sako, kad atliekant tyrimus įmonėse yra keliami tam tikri tikslai, kuriems pasiekti būtina išanalizuoti ir nustatyti esamas problemas, taip pat pateikiamos jų sprendimo rekomendacijos. Įmonių valdymo sistemos tyrimų efektyvumas bus užtikrintas dėl sisteminės mokslinio kategorinio tyrimo aparato turėjimo vizijos, tai yra „būklės įvertinimas, diagnostika, neigiamų tendencijų prevencija, paieška“. kliūtis„Valdymo sistemoje naujų veiklos sričių apibrėžimas“.

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya pristatė dabartinės valdymo sistemos tyrimo dalyko schemą (1 schema).

1 schema. Kontrolės sistemų tyrimo struktūra

1 schemoje parodytas sukurtas valdymo sistemų tyrimo metodų arsenalas, naudojant šiuos metodus, galima sukurti valdymo sistemos modelį, įvertinti ir diagnozuoti valdymo sistemos būklę, apskaičiuoti valdymo sistemos charakteristikas, nustatyti diagnozę , nustatyti ir pašalinti organizacines problemas, kurios bus kontrolės sistemų tyrimo metodika.

„Shutilov FV“ pažymi tokį svarbų faktą kaip tai, kad kontrolės sistemų tyrimo pagrindinis tikslas yra sukurti ilgalaikes priemones, kuriomis siekiama pagerinti valdymo modelių organizaciją, struktūrą, metodus, kurie turėtų būti atliekami sistemingai. požiūris, o gauti rezultatai taps restruktūrizavimo pagrindu esama sistema valdymas.

Būtina atsižvelgti į tai, ką sako AB Bushuevas, būtent: „kiekvienas sistemos elementas išorinę įtaką (ryšį iš kito elemento) paverčia prie jos į išvesties įtaką, kuri patenka į kitą sistemos elementą“.

Įmonių valdymo sistemų tyrimo procesas vyksta nuosekliai:

"vienas. Tyrimo objekto (įmonės, posistemės, padalinio) paskirstymas.

2. Tyrimo tikslo nustatymas, tai yra, koks rezultatas mus domina.

3. Kontrolės ir būdingų kintamųjų paskirstymas.

4. Analizuojamų funkcijų nustatymas.

5. Tyrimo rezultatų vertinimo kriterijų nustatymas.

6. Siūlomų sprendimų, kaip pagerinti valdymą, vertinimo kriterijų nustatymas “.

Z. A. Avdošina tyrimo metodą apibrėžia kaip naujų žinių įgijimo būdą, tiesioginę priemonę, kurios pagalba atliekami būtini tyrimai.
Priklausomai nuo tiriamos problemos lygio, tyrimo tikslų ir uždavinių, valdymo sistemų tyrimas atspindi globalų (sisteminį, tarpdisciplininį, tiriamą taikant bendruosius mokslinius metodus) arba lokalų (nedidelio masto problemas, turinčias ryškų specifiškumą). naudojant specialius mokslinius metodus).

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya išskiria keturių valdymo sistemų tyrimo metodų grupių egzistavimą:

1. Praktiniai valdymo sistemų tyrimo metodai: loginiai; grafika; sociologinis; parametrinis; faktorių analizė; ekspertų analizė; modeliavimo modeliavimas; atspindintys tyrimo metodai; išbandyti valdymo sistemą.

2. Bendroji metodika: sistemos analizė; hipotezės ir sąvokos; dialektinis požiūris; tyrimo procedūrų konstravimo metodai.

3. Valdymo sistemos tyrimų planavimas ir organizavimas: tikslų nustatymas ir tikslų struktūrizavimas; tyrimų planavimas; jautrumo analizė; tyrimo proceso organizavimas.

4. Tyrimo rezultatų įvertinimas, kontrolės sistemos būklės diagnostika: kontrolės sistemos efektyvumo rodiklių apskaičiavimas; ekonominės ir organizacinės diagnostikos organizavimas.

ZA Avdoshina remiasi bendrais moksliniais tyrimo metodais: „problemų valdymas ir diagnostika, sistemos analizė, ekspertų tyrimo metodai, modeliavimas ir statistiniai tyrimai, morfologinė analizė ir funkcinio skilimo pateikimas agregato pavidalu, sąvokų analizė ir sintezė“. Privatiems moksliniams metodams: „atranka ir sociologinių tyrimų metodai,„ Delphi “, vidutinių svertinių tiekėjų vertinimo kriterijų metodai, Monte Karlo metodas, testavimas, parametrinis metodas, veiksnių analizė, funkcinė ir sąnaudų analizė, finansinė analizė, biudžeto sudarymas, skaičiavimas, laikas, darbuotojo laiko nuotrauka, Pareto metodas ir daugelis kitų funkcinio valdymo posistemiuose naudojamų metodų “.

Korotkovas E. M. atkreipia dėmesį į tokią tyrimo ypatybę, kad tai ne tik šiuolaikinio valdymo funkcija, bet ir veikimo stilius bei tam tikras tipas apie visos įmonės valdymo sistemos personalo veiklos organizavimą, o tyrimas yra pagrindinė funkcija, valdymo metodas, galintis užtikrinti valdymo sprendimų kokybę ir kaip galimo tobulinimo priemonė.

Galima išskirti pagrindinius principus, kurių turi laikytis visi įmonės valdymo sistemos posistemiai formuojant, kuriant ir veikiant, taip pat tiriant įmonės valdymo sistemą: organizacijos valdymo valstybinio teisėtumo principas. sistema; teisinio reguliavimo principas kuriant, veikiant ir plėtojant organizaciją; valdymo praktikos teorijos vienybės principas; elementų suvienijimo principai; specializacijos principas, visų valdymo procesų universalizavimas; subjekto ir valdymo objekto vientisumo principas; daugiamatės valdymo sprendimų principas; stabilumo išorės aplinkos atžvilgiu principas; proceso mobilumo (prisitaikymo) principas; valdymo automatikos principas; valdymo sistemos kūrimo principas.

Atliekant tyrimus ir analizuojant įmonės darbą, tiriama įmonės gamybos būklė ir ekonominė veikla; įmonės gamybos struktūra; valdymo sistema ir jos organizacinė struktūra; įmonės sąveikos su vartotojais, tiekėjais ir kitais rinkos dalyviais ypatumai ir kiti svarbūs veiklos aspektai, o ypač įmonės valdymo sistema.

Bibliografinis sąrašas:

Bushuevas A.B. Kontrolės sistemų tyrimas. - Sankt Peterburgas 2002 m.

Gluščenka V. V., Gluščenka I. I. Valdymo sistemų tyrimai, Zheleznodorozhny, Maskvos sritis: OOO NPT „Sparnai“, 2000 m.

Doliatovskiy V.A., Doliatovskaya V.N. Kontrolės sistemų tyrimas: Studijų vadovas. - Maskva: ICC "Mart", Rostovas n / a: Leidybos centras "Mart", 2003 - 256 p.

Raizberg B.A., Lozovsky L.Sh., Starodubtseva E.B. Šiuolaikinis ekonomikos žodynas.

Federalinis įstatymas „Dėl valstybės paramos smulkiajam verslui“ Rusijos Federacija“(data 1995 m. birželio 14 d. N 88-FZ)

Yampolskaya D.O., Zonis M.M. Valdymas. - Leidykla - Neva; Olma -Press - 2003 m.

Jaunas S. Sistemingas organizacijos valdymas. Per. iš anglų kalbos red. S. P. Nikanorova, S. A. Batasova. - M., „Sovietų radijas“, 1972, p. 456.

ĮVADAS

1. SKYRIUS ORGANIZACIJOS IR VALDYMO DOKUMENTAVIMO TECHNOLOGIJOS

1 Pagrindinės valdymo dokumentacijos sąvokos ir terminija

2 Tipiškos darbo su dokumentais organizavimo technologijos

3 KGOU SPO KPK kalbų mokyklos „Sėkmė“ organizavimo darbo su dokumentais technologija

4 Šiuolaikinių kompiuterinių technologijų panaudojimo biure galimybės

2. SKYRIUS

1 Šiuolaikinės biuro darbo ir darbo eigos organizavimo priemonės

2 Kalbų mokyklos „Sėkmė“, kaip struktūrinio KGOU SPO KPK padalinio, dokumentų srauto įgyvendinimas „MS Outlook“ aplinkoje

2.1 „Microsoft Outlook“ sistemos ypatybės

2.2 Apskaitos ir dokumentų vykdymo kontrolės problemų aplinkoje „MS Outlook“ sprendimas

IŠVADA

BIBLIOGRAFIJA

ĮVADAS

Gamybos ir ekonominių sistemų valdymo gerinimas, vadovavimo darbo organizavimo lygio ir efektyvumo didinimas šiandien labai priklauso nuo to, kaip racionaliai įstaigose ir įmonėse įdėtas biuro darbas. Įmonės valdymas neišvengiamai reikalauja sukurti daugelio rūšių valdymo dokumentus, be kurių neįmanoma išspręsti planavimo, finansavimo, skolinimo, apskaita ir ataskaitų teikimas, veiklos valdymas, įmonės personalo komplektavimas ir kt.

Pagrindinis administracinio aparato darbuotojų darbo objektas yra informacija, o pats valdymo procesas technologine prasme gali būti pavaizduotas kaip informacijos apyvartos procesas. Pagrindinis informacijos nešėjas šiuolaikiniame valstybės aparate yra dokumentas. Bet kurio valdymo organo funkcijų įgyvendinimas yra susijęs su įvairių dokumentų rengimu, priėmimu, nurodymu. Vadinasi, jų valdymo veiklos efektyvumas siejamas su darbo su dokumentais organizavimu. Sprendimui priimti reikalingos informacijos gavimo greitis priklauso nuo dokumento apdorojimo ir judėjimo aiškumo ir efektyvumo. Pavėluotas dokumentų, ypač finansinių, tvarkymas gali sukelti neigiamų ekonominių pasekmių. todėl racionali organizacija darbo eigai, dokumentų apdorojimo ir perdavimo vykdymui greičiui ir aiškumui visada skiriamas didelis dėmesys.

Tačiau klasikiniai, „popieriniai“ biuro darbo ir dokumentų srauto būdai dabar tampa nebesvarbūs. Konkurencija reikalauja daug. Bet koks potencialaus kliento prašymas turi būti nedelsiant patenkintas, bet koks priimtas valdymo sprendimas turi būti įvykdytas laiku, o popierinis dokumentas paprastai apdorojamas ir perkeliamas daug lėčiau nei elektroninis dokumentas. Todėl daugelyje organizacijų dokumentų kūrimo, saugojimo ir judėjimo automatizavimo sistemų įdiegimo klausimas yra labai opus.

Taigi, temos aktualumas yra disertacija dėl to, kad reikia tobulinti darbą biure efektyvus sprendimas valdymo užduotis.

Šiandien rankinę darbo su dokumentais sistemą visur keičia racionaliausi dokumentai kompiuteryje, kurių pagrindas, žinoma, yra dokumentų valdymo sistemų technologijos.

Iš tikrųjų, šiuolaikinis pasaulis informacines technologijas sunku įsivaizduoti nenaudojant dokumentų valdymo sistemų. Beveik visos sistemos tam tikru ar kitu laipsniu yra susijusios su ilgalaikio informacijos saugojimo ir apdorojimo funkcijomis. Iš tikrųjų informacija tampa veiksniu, lemiančiu bet kurios veiklos srities efektyvumą. Padidėjo informacijos srautai ir padidėjo duomenų apdorojimo greičio reikalavimai, o dabar daugumos operacijų negalima atlikti rankiniu būdu, joms reikia naudoti perspektyviausias kompiuterines technologijas. Bet kokie administraciniai sprendimai reikalauja aiškiai ir tiksliai įvertinti esamą situaciją ir galimas jos keitimo perspektyvas. Ir jei anksčiau situacijos vertinime dalyvavo kelios dešimtys veiksnių, kuriuos buvo galima apskaičiuoti rankiniu būdu, dabar tokių veiksnių yra šimtai ir šimtai tūkstančių, o situacija nesikeičia per metus, o po kelių minučių, ir nuosavybės teisė į taikomus sprendimus reikalauja daug, nes reakcija yra ir klaidingi sprendimai yra rimtesni, greitesni ir galingesni nei anksčiau. Ir, žinoma, neįmanoma išsiversti be informacinio dokumentų valdymo sistemų gamybos modelio.

Šiuolaikinių kompiuterinių technologijų ir dokumentų valdymo sistemos technologijų naudojimas organizacijos biuro darbe jau šiandien leidžia:

registruoti dokumentus įvairiose darbo vietose, naudojant vietinio tinklo technologijas ir platinant dokumentų valdymo sistemą;

organizuoti informacijos apie skirtingų struktūrinių padalinių dokumentus (tiek vidinius, tiek gautus) sujungimą į vieną organizacijų dokumentų valdymo sistemą;

organizuoti informacijos ir informacinį darbą remiantis plačiomis informacijos paieškos galimybėmis dokumentų valdymo sistemoje;

organizuoti dokumentų vykdymo ir judėjimo kontrolę.

Dokumentų valdymo sistemos sukūrimas visai organizacijai turi savų teigiamų bruožų, palyginti su tradiciniais popieriniais biuro darbo būdais.

Šio darbo tikslas yra sutvarkyti informacinę sistemą „Organizavimo dokumentai“ MS Outlook aplinkoje, siekiant pagerinti dokumentacijos efektyvumą.

Tyrimo objektas - kalbų mokykla „Sėkmė“ KGOU SPO KPK.

Tyrimo objektas - kalbų mokyklos „Sėkmė“ darbo eiga.

Šiame darbe užduotis buvo sukurti tokią sistemą, kad kuo greičiau su minimaliomis finansinėmis ir žmogiškųjų išteklių investicijomis programinei ir techninei įrangai galima pagerinti dokumentaciją. Taip pat buvo nustatyti šie tyrimo tikslai:

Studijuokite bendrą teorinę ir specialią literatūrą tyrimo tema.

Studijuokite dalyko srities medžiagą.

Išanalizuokite kalbinės mokyklos „Sėkmė“ darbą atliekant biuro darbą.

Įdiegti kalbų mokyklos „Sėkmė“, kaip struktūrinio KGOU SPO KPK padalinio, darbo eigą „MS Outlook“ aplinkoje.

Darbo struktūrą lemia tyrimo tikslas, uždaviniai, logika ir daroma prielaida, kad yra įvadas, du skyriai, susidedantys iš 4 pastraipų kiekviename skyriuje, išvada, literatūros sąrašas.

Pirmasis skyrius skirtas teoriniams biuro darbo klausimams. Čia pateikiamos pagrindinės dokumentacijos palaikymo sąvokos ir terminija, pateikiamos tipinės darbo su dokumentais technologijos, įskaitant darbo su dokumentais analizę kalbų mokykloje „Sėkmė“, taip pat pateikiamos šiuolaikinių kompiuterinių technologijų galimybės biuro darbe.

Antrasis skyrius skirtas „MS Outlook“ technologijos diegimui kalbų mokykloje „Sėkmė“. Jame aprašomi pagrindiniai darbo eigos organizavimo „MS Outlook“ aplinkoje etapai, atskleidžiamos sistemos ypatybės.

Išvada - apibendrinti atlikto darbo rezultatai, nustatytos informacinės sistemos plėtros perspektyvos.

Naudotos literatūros sąraše yra 26 šaltiniai.

1. SKYRIUS ORGANIZACIJOS IR VALDYMO DOKUMENTAVIMO TECHNOLOGIJOS

.1 Pagrindinės valdymo dokumentacijos sąvokos ir terminija

Bet kurios mokslinės disciplinos pagrindą sudaro sąvokos-idėjos apie bendrą, svarbiausią, ypatingą tiriamus reiškinius ir objektus. Dokumentų valdymo sistemos formavimo ir veikimo modelius tirianti disciplina vadinama dokumentų valdymu. Dokumentų valdymo terminologija apima dokumentų valdymo (DOM) terminus, žyminčius viską, kas susiję su dokumentų kūrimo, apdorojimo, paieškos, saugojimo ir naudojimo procesais. Tradiciškai veiklos sritis, susijusi su dokumentų tvarkymu, vadinama biuro darbu. Sąvoka „biuro darbas“ Rusijoje atsirado pagal rusų kalbos žodynus XVII amžiaus antroje pusėje. ir susidaro iš žodžių „bylos gamyba“ derinio. Jo reikšmė tampa aiški, jei nepamiršime, kad terminas „byla“ iš pradžių reiškė klausimą (teisminį ar administracinį), kurį sprendė valdymo organas. Vadinasi, darbas biure pirmiausia buvo vadinamas bylų (klausimų) svarstymu ir sprendimu. Terminas „verslas“, reiškiantis „dokumentų rinkimas“, susijęs su bet kokiu klausimu, pradėtas vartoti vėliau.

Terminologinis standartas biuro darbą apibrėžia kaip veiklos šaką, kuri teikia dokumentus ir organizuoja darbą su oficialiais dokumentais. Sąvoka „darbas biure“ pagal GOST R 51141-98 yra sinonimas sąvokai „valdymo dokumentacijos palaikymas“, kuri į mokslinę apyvartą pateko daugiau nei prieš 10 metų, pasikeitus biuro darbo organizacinei ir techninei bazei. ir metodinius jos tobulinimo metodus dėl aktyvaus diegimo darbo su kompiuterinių technologijų dokumentais srityje ir naujų informacinių technologijų, skirtų informacijai kurti, rinkti, apdoroti, kaupti, saugoti, ieškoti ir naudoti, atsiradimo. Terminas „valdymo dokumentacija“ pabrėžia informacinių technologijų komponentą šiuolaikiniame biuro darbo organizavime ir yra sudarytas pagal analogiją su tokiomis sąvokomis kaip „programinė įranga“, „informacijos palaikymas“, „lingvistinė pagalba“ ir kt.

Darbas biure (DOW) visų pirma apima dokumentų arba dokumentų sukūrimą, kuris suprantamas kaip informacijos įrašymas įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles. Dokumentacija yra reglamentuotas informacijos įrašymo popieriuje ar kitose laikmenose procesas, užtikrinantis jo teisinę galią. Dokumentacija visada atliekama laikantis tam tikrų įstatymų nustatytų taisyklių reglamentas arba sukurtas pagal tradiciją.

Dokumentai gali būti atliekami natūralia kalba ir dirbtinėmis kalbomis, naudojant naujas žiniasklaidos priemones. Dokumentuojant natūralia kalba, sukuriami tekstiniai dokumentai - dokumentai, kuriuose yra kalbos informacija, įrašyta bet kokio tipo raštu ar bet kokia garso įrašymo sistema. Raštu sukurtas tekstinis dokumentas yra tradicinis popierinis dokumentas arba dokumento videograma - dokumento vaizdas monitoriaus ekrane.

Dokumentuojant dirbtinėmis kalbomis, dokumentai kuriami mašininėje laikmenoje - dokumentai, sukurti naudojant laikmenas ir įrašymo metodus, užtikrinančius informacijos apdorojimą elektroniniu kompiuteriu (kompiuteriu).

Dokumentavimo įrankiai yra svarbūs kuriant dokumentus - įrankiai, kuriuos asmuo naudoja dokumentams kurti:

paprasti įrankiai (rašikliai, pieštukai ir kt.);

mechaninės ir elektromechaninės (rašomosios mašinėlės, magnetofonai,

diktofonai, nuotraukų, filmų ir vaizdo įranga ir kt.);

automatikos įranga - kompiuterinės technologijos.

Priklausomai nuo naudojamų dokumentacijos priemonių, dokumentacijos metodai skiriasi (teksto dokumentavimas, kinas, nuotrauka, garso įrašymas, elektroninis dokumentavimas) ir šiuo atveju sukurtų dokumentų tipai.

Naudojant paprastus įrankius, sukuriami ranka rašyti dokumentai (teksto dokumentai, kurių informacija įrašoma bet kokiu raštu), grafiniai dokumentai (kuriuose yra informacija, išreikšta per objekto vaizdą) ir grafiniai dokumentai (kuriuose objektas gaunamas linijomis, smūgiais, chiaroscuro) ... Naudojant fotografijos įrangą, sukuriami fotodokumentai, naudojant garso įrašymo įrangą - fono (arba garso) dokumentai, kai naudojama filmų ar vaizdo įranga - filmų dokumentai, kompiuterinių technologijų pagalba - rašomi dokumentai ant popieriaus ir videogramos, taip pat dokumentai mašinų laikmenose.

Dokumentacijos rezultatas yra dokumentas - informacija, įrašyta į medžiagos nešiklį su informacija, leidžiančia ją identifikuoti. Nešėjas yra materialus objektas, naudojamas kalbai, garsinei ar vaizdinei informacijai fiksuoti ir išsaugoti, taip pat ir pakeista forma. Šiuo metu labiausiai paplitęs dokumentinės informacijos nešėjas yra popierius; kartu su ja taip pat plačiai naudojamos naujos laikmenos - magnetinės, leidžiančios dokumentacijai naudoti kompiuterines technologijas.

Dokumentacija reiškia, kad laikomasi nustatytų informacijos įrašymo taisyklių, o tai suteikia teisinę galią kuriamiems dokumentams. Teisinė jėga yra oficialaus dokumento nuosavybė, perduota jam pagal galiojančius teisės aktus, jį išdavusios institucijos kompetenciją ir nustatytą jo registravimo tvarką.

Dokumento teisinę galią suteikia nustatyta. kiekvienos rūšies dokumentai, detalių rinkinys - privalomi dokumento vykdymo elementai (dokumento autoriaus vardas, adresatas, parašas, data, dokumento numeris, patvirtinimo antspaudas, antspaudas ir kt.). Šiuolaikiniai dokumentų tvarkymo reikalavimai yra nustatyti valstybiniuose standartuose, ypač organizacinių ir administracinių dokumentų rengimo taisyklės yra nustatytos GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “. Valstybinis standartas nustato ne tik rekvizitų sudėtį (jų yra tik 30), bet ir zonas bei jų išdėstymo dokumente seką (žr. Priedą Nr. 1). Dokumento formą sudaro tam tikra tvarka sudarytas oficialaus rašytinio dokumento detalių rinkinys. Formą taip pat reglamentuoja valstybės standartas, todėl norint teisingai parengti dokumentą, būtina žinoti ne tik dokumento detales, bet ir jų buvimo vietą dokumente. Formos, nustatytos pagal valstybės standartą, buvimas užtikrina dokumentacijos ir dokumentų vienovę tiek vienos institucijos, tiek visos šalies mastu.

Visuomenėje dokumentai yra pagrindiniai vadybinės, mokslinės, techninės, statistinės ir kitos socialiai reikšmingos informacijos nešėjai. Dokumentai yra pirminės informacijos nešėjai, būtent juose informacija įrašoma pirmą kartą. Ši savybė leidžia atskirti dokumentus nuo kitų informacijos šaltinių - knygų, laikraščių, žurnalų ir kt., Kuriuose yra apdorotos, antrinės informacijos.

Bet koks visuomenėje sukurtas dokumentas yra aukštesnio lygio sistemos elementas ir yra įtrauktas į atitinkamą dokumentacijos sistemą kaip jos elementas. Dokumentų sistema suprantama kaip dokumentų rinkinys, sujungtas pagal kilmės ypatybes, paskirtį, tipą, veiklos sritį, vienodus jų registravimo reikalavimus. Kaip vienos kalbos raidės sudaro abėcėlę, taip tam tikrų tipų ir rūšių dokumentai sudaro dokumentų sistemą. Iki šiol dokumentų moksle nėra nuoseklios dokumentų sistemų klasifikacijos, dokumentų rūšys ir atmainos, tačiau naudojamas empiriškai nustatytas dokumentų skirstymas į dokumentacijos sistemas. Dokumentų priskyrimas tam tikrai sistemai prasideda visų dokumentų padalijimu į oficialius ir asmeninės kilmės dokumentus. Pastarosioms priskiriami dokumentai, sukurti asmens, nepriklausančio jo oficialiai veiklai ar viešųjų pareigų vykdymui; ji yra mažiausia pagal dokumentų sistemos rūšis ir įvairovę, ji apima asmeninę korespondenciją, atsiminimus (atsiminimus), dienoraščius.

Oficialūs dokumentai, priklausomai nuo srities, kurioje jie tarnauja žmogaus veikla yra skirstomi į valdymo, mokslinius, techninius (projektavimo), technologinius, gamybinius ir kt. Būtent valdymo dokumentai užtikrina objektų valdomumą tiek valstybės, tiek atskiros organizacijos viduje. Šiuos dokumentus sudaro sistemų kompleksas, iš kurių pagrindiniai yra:

organizacinė ir teisinė dokumentacija;

planavimo dokumentacija;

administracinė dokumentacija;

informacija ir nuoroda bei informaciniai ir analitiniai dokumentai;

ataskaitų dokumentacija;

sutartiniai dokumentai;

personalo (visą darbo dieną dirbančio personalo) aprūpinimo dokumentai;

finansinės paramos dokumentai (apskaita ir ataskaitų teikimas);

logistikos dokumentacija;

Įstaigos veiklos dokumentacijos ir informacijos palaikymo dokumentai;

dokumentai, atspindintys pagrindinę institucijos, organizacijos ar įmonės veiklą (gamybos įmonėje tai yra gamybos dokumentacija medicinos įstaiga- medicininių įrašų sistema, universitete - aukštojo mokslo įrašų sistema ir kt.).

Dokumentai, sudarantys vieną dokumentų sistemą, pasižymi numatytos paskirties vienybe ir kaip visuma pateikiami tam tikros valdymo funkcijos ar veiklos rūšies dokumentai.

Dokumentų palaikymas dokumentuose apima ne tik dokumentų kūrimą, bet ir darbo su jais organizavimą. Darbo su dokumentais organizavimas - tai įstaigos darbo eigos organizavimas, dokumentų saugojimas ir naudojimas dabartinėje veikloje. Organizacijos dokumentų apyvarta - tai tarpusavyje susijusių procedūrų rinkinys, užtikrinantis dokumentų judėjimą įstaigoje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki vykdymo ar išsiuntimo pabaigos. Siekiant racionaliai organizuoti darbo eigą, visi dokumentai yra skirstomi į dokumentų srautus: registruoti ir neregistruoti dokumentai, gaunami, siunčiami ir vidiniai dokumentai, dokumentai, atvykstantys ar siunčiami į aukštesnes organizacijas, dokumentai, siunčiami ar gaunami iš pavaldžių organizacijų ir kt. srautas suprantamas kaip dokumentų rinkinys, atliekantis konkretų darbo eigos proceso tikslą.

Darbo eigai būdinga jos apimtis. Darbo eigos apimtis nurodo dokumentų, kuriuos organizacija gavo ir sukūrė per tam tikrą laikotarpį (paprastai per metus), skaičių. Darbo eigos apimtis yra svarbus rodiklis, naudojamas kaip kriterijus renkantis organizacinę darbo biure formą, organizuojant informacijos paieškos sistemą pagal įstaigos dokumentus, nustatant biuro valdymo tarnybos struktūrą, jos personalą ir kt. svarbiausios funkcijos organizuojant darbą su dokumentais yra dokumentų apskaita, kurią užtikrina jų registravimas - nustatytos formos dokumento įgaliojimų fiksavimas, fiksuojantis dokumento sukūrimo, jo siuntimo ar gavimo faktą. Be to, registracija leidžia kontroliuoti dokumentų vykdymą, taip pat ieškoti dokumentų įstaigos padalinių ir darbuotojų prašymu.

Kartu su dokumentų apyvartos organizavimu „darbo su dokumentais organizavimo“ sąvoka apima dokumentų saugojimą ir panaudojimą įstaigos veikloje. Dokumentų saugojimo sistema yra dokumentų įrašymo ir tvarkymo priemonių, metodų ir metodų rinkinys, siekiant jų ieškoti ir panaudoti dabartinėje institucijos veikloje. Dokumentų rinkimo sistemoje svarbiausios sąvokos yra „bylos nomenklatūra“ ir „byla“. Bylų nomenklatūra yra susistemintas bylų antraščių, suformuotų įstaigos tarnyboje, sąrašas, sudarytas tam tikra seka, nurodant jų saugojimo laiką, o byla yra dokumentų, susijusių su vienu klausimu ar sritimi, rinkinys. Veikla ir dedama į atskirą dangtelį.

Šiame skyriuje aptartos sąlygos yra pagrindas
valdymo sistemos (darbo biure) dokumentacijos palaikymo terminologijos sistemos.

1.2 Tipiškos darbo su dokumentais organizavimo technologijos

Informacijos ir dokumentų palaikymas, kaip svarbiausia paslaugų valdymo funkcija, reikalauja kruopštaus, gerai apgalvoto organizavimo. Šią funkciją atlieka arba specialūs struktūriniai padaliniai (verslo administravimas, bendrieji departamentai, sekretoriatai, biurai) didelėse institucijose, arba sekretoriai, kai administracinis aparatas nėra didelis.

Dokumentai yra informacinis organizacijos veiklos pagrindas, nes juose sutelkta daugiau nei 80% jos informacijos išteklių. Sprendimui priimti reikalingos informacijos gavimo greitis priklauso nuo dokumento apdorojimo ir judėjimo aiškumo ir efektyvumo. Pavėluotas dokumentų, ypač finansinių, tvarkymas gali sukelti neigiamų ekonominių pasekmių. Todėl visada didelis dėmesys skiriamas racionaliam darbo eigos organizavimui, dokumentų apdorojimo ir perdavimo vykdymui greičiui ir tikslumui.

Visi institucijos dokumentai yra suskirstyti į tris dokumentų srautus:

gaunami (gaunami) dokumentai;

siunčiami (siunčiami) dokumentai;

vidinius dokumentus.

Kiekvienas dokumentų srautas turi savo sudėties, kiekio, apdorojimo ir judėjimo ypatumus.

Visų srautų dokumentų skaičius per metus bus įstaigos darbo eigos apimtis. Darbo eigos dydis reikalingas norint apskaičiuoti reikiamą biuro darbuotojų skaičių, apskaičiuoti mechanizavimo ir biuro automatizavimo įrankių naudojimo efektyvumą. Apskritai tai rodo viso valdymo aparato darbo krūvį, nes visi jo darbuotojai turi tvarkyti dokumentus.

Technologinėje dokumentų tvarkymo ir judėjimo grandinėje galima išskirti šiuos etapus:

dokumentų priėmimas ir pirminis apdorojimas;

išankstinis dokumentų svarstymas ir platinimas;

Registracija;

vykdymo kontrolė;

informacinis ir informacinis darbas;

dokumentų vykdymas ir siuntimas.

Dokumentų priėmimas ir pirminis tvarkymas. Operacija dažniausiai yra techninė. Jį centralizuotai atlieka sekretorius -padėjėjas, o didelėse institucijose - ekspedicijos arba specialiai paskirtas darbuotojas (ekspeditorius). Dokumentus galima gauti paštu, pristatyti per kurjerį ar lankytoją, gauti teletaipu, faksu, el.

Gavus dokumentus, pirmiausia tikrinamas jų pristatymo teisingumas. Per klaidą gauta korespondencija grąžinama siuntėjui arba persiunčiama adresatui. Atplėšus vokus tikrinamas gaubto teisingumas ir vientisumas, t.y. visų dokumento puslapių ir priedų buvimas. Fakso atveju ji taip pat tikrina bendrą gautų puslapių skaičių, jų atitikimą pirmajame fakso lape nurodytam numeriui ir skaitomumą. Jei faksogramos pranešimas gaunamas nepilnai arba atskirų puslapių kokybė prasta, siuntėjui apie tai pranešama.

Jei dokumentai buvo gauti paštu, atplėšiami visi vokai, išskyrus tuos, kuriuose yra užrašas „asmeniškai“. Atplėšus vokus, išskyrus privačių piliečių laiškus, jie sunaikinami, nes grąžinimo adresą galima nurodyti tik ant voko. Vokai taip pat saugomi nuo jau pavėluotų dokumentų. Tokiu atveju antspaudas ant voko gali būti dokumento gavimo datos įrodymas. Be to, gavę pavėluotą finansinį dokumentą paštu, dokumento gavimo dieną turite surašyti aktą, pasirašytą dviejų organizacijos (įmonės) darbuotojų ir pašto darbuotojo.

Visi gaunami dokumentai turi būti pažymėti gavus dokumentą organizacijoje. Jį sudaro gavimo data ir sąskaitos serijos numeris. Be to, jame gali būti sutrumpintas institucijos gavėjos pavadinimas. Paskutinio einamaisiais metais gauto dokumento sąskaitos eilės numeris rodo bendrą gautų dokumentų skaičių.

Įprasta klaida, padaryta tvarkant gaunamus dokumentus, yra pažymėti kvitą tik ant dokumentų, kurie turi būti toliau registruojami. Likę dokumentai (reklaminiai ir informaciniai laiškai, kvietimai ir daugelis kitų) lieka neapskaityti, nors juos gavus buvo praleistas laikas atplėšti voką, susipažinti su turiniu, nustatyti, kuriam iš darbuotojų gali prireikti gautos informacijos, ir perduoti dokumentą šiam darbuotojui. Tokiu atveju gaunamų dokumentų srautas nurodomas kaip žymiai sumažintas, o neapskaitytos korespondencijos apdorojimo laikas negali būti apskaičiuotas.

Kvitas dažniausiai antspauduojamas ranka arba su elektriniu antspaudu.

Faksu gautas dokumentas jau turi jo gavimo datą. Atsižvelgiant į tai, kad faksas paprastai spausdinamas ant šviesai jautraus popieriaus, kurio tekstas greitai išnyksta, svarbūs dokumentai yra nukopijuojami.

Neseniai pasirodė fakso aparatai, leidžiantys gauti dokumentą ant paprasto popieriaus, todėl jo nereikia kopijuoti. Panašiai problema išspręsta priimant fakso pranešimus kompiuteryje, kuriame yra fakso modemas, o tada, jei reikia, spausdinant faksogramas įprastu spausdintuvu. Pirminis dokumentų tvarkymas baigiasi juos surūšiavus į registruotus ir neregistruotus. Neregistruotus dokumentus nedelsiant surūšiuoja vykdytojas ar skyrius pristatymui. Organizacija turi turėti dokumentų, kurių nereikia registruoti, sąrašą. Paprastai jis pateikiamas kaip raštvedybos nurodymų priedas.

Gautų dokumentų paskirstymas. Išankstinis dokumentų svarstymas ir paskirstymas lemia tiesioginį jų judėjimo srautą ir atitinkamai dokumento pristatymo konkrečiam atlikėjui greitį, tai iš tikrųjų yra problemos sprendimo laikas. Paprastai įmonėje šį darbą atlieka sekretorius-padėjėjas.

Kad galėtumėte iš anksto peržiūrėti ir platinti dokumentus, turite gerai žinoti struktūrinių padalinių funkcijas ir pareigų pasiskirstymą tarp atlikėjų. Įstaiga turi turėti veiklos klausimų klasifikatorių, nurodantį kiekvieno klausimo atlikėjus. Sekretoriaus padėjėjo užduotis šiame etape yra išlaisvinti vadovą nuo pernelyg didelio dokumentų srauto, antrinių klausimų svarstymo.

Vadovas turėtų gauti dokumentus, susijusius su visos institucijos veikla, esminiais klausimais ar nauja informacija, aukštesnių organizacijų administracinius dokumentus. Likę dokumentai turi būti perduoti tiesiogiai atlikėjams specialistams.

Dokumentų apdorojimas, svarstymas ir perdavimas atlikėjams atliekamas jų gavimo dieną.

Jei dokumentas yra skirtas vykdyti keliems struktūriniams padaliniams ar asmenims, tada iš jo daroma kopija arba nustatoma vykdymo tvarka.

Dokumentų registravimas. Dokumentų registravimas yra svarbiausias darbo su dokumentais etapas ir yra apibrėžiamas kaip „nustatytos formos apskaitos duomenų apie dokumentą įrašas, kuris nustato jo sukūrimo, siuntimo ar gavimo faktą“.

Kaip matyti iš apibrėžimo, registracija pirmiausia suteikia dokumentui teisinę galią, nes jame nustatomas jo sukūrimo ar gavimo faktas. Kol dokumentas nėra įregistruotas, negavo savo numerio, nebuvo užpildytas, atrodo, kad dar nėra. Pavyzdžiui, įsakymas, dekretas ir kt. Jei gautas dokumentas nėra užregistruotas, institucija už tai neatsako, nes gavimo faktas nėra patvirtintas.

Registracija turi tris tikslus: dokumentų registravimą, jų vykdymo kontrolę ir informacinį darbą su dokumentais.

Visi dokumentai, kuriems reikalinga speciali apskaita, vykdymas ir naudojimas informaciniais tikslais, nepriklausomai nuo gavimo būdo, turi būti registruojami. Pats registracijos procesas yra rodiklių (detalių) pašalinimas iš dokumento, siekiant sukurti įstaigos dokumentų duomenų bazę.

Dokumentai registruojami vieną kartą. Mažoje įstaigoje, firmoje, visus dokumentus centralizuotai registruoja sekretorius. Įstaigoje, kurioje yra padaliniai, vidaus dokumentų registravimas atliekamas decentralizuotai pagal grupes: apskaitos skyriuje, personalo skyriuje, biure. Tokiu atveju vidiniai dokumentai turi būti registruojami pasirašymo ar patvirtinimo dieną, įtraukiami gavimo dieną, išsiunčiami - išsiuntimo dieną.

Paprastai registracijos metu iš dokumento išrašoma ši informacija:

gavimo data;

gaunamas numeris (indeksas);

dokumento data;

pavadinimas (apie ką yra dokumentas);

rezoliucija; vykdymo laikotarpis;

atlikėjas (kuris dirba su juo);

vykdymo eiga (registruojami visi dokumento perdavimai ir kaip jis buvo įvykdytas);

Byla Nr. (Kai dokumentas įdedamas po įvykdymo).

Registruojantis tam tikros rūšys dokumentai, pavyzdžiui, piliečių apeliacijos, vidiniai ir siunčiami dokumentai, registracijos formose įvesta informacija iš dalies keičiama ir papildoma. Pavyzdžiui, registruojant piliečių apeliacijas, įrašomas jų adresas.

Įstaiga turi teisę, atsižvelgdama į savo specifiką, papildyti informaciją apie registruojamą gaunamą dokumentą. Pavyzdžiui, dažnai atsižvelgiama į lapų skaičių, priedų buvimą ir pan.

Įprastos registracijos formos gali būti dviejų tipų: žurnalas ir kortelė.

Žurnalo registravimo sistema reikalinga tik tada, kai pirmiausia registruojami dokumentai, užkertamas kelias piliečių reikalavimams, konfliktinėms situacijoms. Pavyzdžiui, išduodant švietimo dokumentus, darbo knygos, Leidimai. Paprastai tai yra dokumentai, kurių registracijos indeksą sudaro serijos numeris.

Galite išeiti iš žurnalų sistemos, net jei gaunamas labai mažas dokumentų skaičius.

Visais kitais atvejais ši registracijos forma yra pasenusi, nes apsunkina dokumentų vykdymo kontrolę ir informacinį darbą su jais.

Dokumentų registravimo kortelių sistema yra patogesnė. Kortelės formą (RKK - registracijos ir kontrolės kortelė) ir joje esančių detalių vietą galima nustatyti pačioje įstaigoje ir užfiksuoti darbo biure instrukcijose.

Nupiešus tokią kortelės formą A5 arba A6 formatu, ji nukopijuojama į kopijavimo aparatą, pasirenkant gana storą popierių. Skirtingoms registruotoms dokumentų grupėms galite naudoti skirtingų spalvų korteles, spalvotas juosteles išilgai viršutinės paraštės arba įstrižai.

Norint išlaikyti kortelių registravimo sistemą rankiniu režimu, būtina turėti vienerių metų tiražą kortelių ir ne mažiau kaip dvi kortelių laikymo dėžutes: termino kontrolės kortelės rodyklėje ir informacinės kortelės rodyklėje.

Užpildytų registracijos kortelių (jos paprastai vadinamos registracijos ir kontrolės kortelėmis - RCC) kopijų skaičių nustato įstaiga. Paprastai užpildomos bent dvi tokios kortelės.

Dokumento kortelę iš pradžių galima užpildyti nepilnai, prieš perduodant dokumentą vadovui, t.y. be sprendimo, termino ir atlikėjo. Vadovas peržiūrėjęs dokumentą, kortelė papildoma, t.y. ši informacija įvedama į jį.

Aiškiai bendraujant sekretoriui-padėjėjui ir vadovui, jei vadovas ryte peržiūri gautą korespondenciją, pirmiausia galite atiduoti dokumentus vadovui peržiūrėti, o tada, gavęs jo sprendimą, užpildyti visą registracijos formą.

Užpildžius kortelę, vienas iš jų įrašomas į termino kortelės rodyklę, kitas - į informacijos ir informacinę bylą, o dokumentas perduodamas rangovui dirbti su juo.

Dokumentų vykdymo kontrolė. Paskirtos užduoties vykdymo stebėjimas yra viena iš valdymo funkcijų. Kontroliuojant galima atskirti problemos sprendimo esmės kontrolę ir užduoties laiko kontrolę. Įsakymo vykdymo esmę, klausimo sprendimą atlieka vadovas (įstaiga ar departamentas) arba specialiai įgalioti asmenys. Kontrolė iš esmės yra įvertinimas, kaip teisingai, sėkmingai ir visiškai išspręsta problema. Dokumentų vykdymo terminų kontrolę vykdo sekretorius arba valdymo dokumentų tarnyba. Terminų valdymą galima suskirstyti į įprastą ir prevencinį.

Norint atlikti kontrolę, reikia išmanyti paprastus metodus, būdus ir technines priemones.

Atsižvelgiant į vis dar prastai veikiančią drausmę šalyje, visi dokumentai, kuriuos reikia vykdyti ir atsakyti, turėtų būti kontroliuojami.

Dokumentų įforminimo terminus gali nustatyti įstatymas. Pavyzdžiui, piliečių prašymams vykdyti. Dokumentuose, gautuose iš aukštesnių organizacijų ir kuriuose yra bet koks užsakymas, paprastai laikotarpis nurodomas pačiuose dokumentuose. Administraciniuose dokumentuose ir kolegialių organų sprendimuose terminas nurodomas kiekvienam punktui. Vadovo svarstomuose dokumentuose jų įvykdymo terminas yra nurodytas rezoliucijoje. Siekiant išspręsti pasikartojančias institucijoje kylančias problemas, turėtų būti nustatytos standartinės tokių dokumentų vykdymo sąlygos ir jos atsispindi instrukcijose.

„Valstybinės valdymo dokumentų valdymo sistemos“ priede pateiktas tipinių dokumentų įforminimo terminų sąrašas, kuris turi būti naudojamas rengiant instrukcijas konkrečios įstaigos biuro darbui.

Dokumentams, kuriuose yra sudėtinga užduotis, galima nustatyti ilgus terminus (kelis mėnesius, šešis mėnesius, metus). Tokiu atveju būtina užsakymą padalyti į etapus ir etapo tvarka kontroliuoti užduoties vykdymą.

Kontrolės forma parenkama atsižvelgiant į institucijos galimybes. Tai gali būti rankinis laiko failas.

Termino kortelės indeksas. Rankiniam valdymui naudojamos registracijos kortelės ir dokumentų spintelė su 32 kilnojamais (kartoniniais arba plastikiniais) dalikliais. Trisdešimt vienas atskyriklis yra mėnesio dienos (31 diena). 32 -ajam separatoriui kortelės dedamos į dokumentus, kurių terminas yra kitas mėnuo. Paskutinėmis mėnesio dienomis (prieš 2-3 dienas) šios kortelės bus dedamos pagal naujo mėnesio datas. Pavėluotos kortelės dedamos priešais pirmąjį skyriklį. Jie lieka čia, kol bus nurodytas naujas, pratęstas terminas.

Sekretorė, užregistravusi dokumentus visiškai, sutvarko korteles pagal terminus, tai yra, kiekvieną kortelę pažymi numeriu, kuriuo dokumentas turėtų būti įformintas. Visi administracinių dokumentų elementai taip pat išduodami atskirose kortelėse. Bet kokia forma galite užrašyti kortelę ir žodinius vadovybės nurodymus.

Taigi termino kartotekos sekretorius gali lengvai žinoti, kuri diena turi būti sumokėta.

Viena iš pagrindinių sekretoriaus pareigų darbo dienos pradžioje yra išimti kortelę visoms einamosios dienos užduotims iš galutinio dokumentų rinkinio ir patikrinti, ar jos bus baigtos šiandien. Tai gali būti asmeninė apklausa, apklausa telefonu ir kt. Jei bet kurios užduoties vykdymas sutrinka ir būtina atidėti terminą, apie tai pranešama vadovui. Vykdymo terminą gali pakeisti tik tas asmuo, kuris jį nustatė anksčiau.

Be nuolatinės stebėsenos, sekretorius turi atlikti prevencinę stebėseną. Norėdami tai padaryti, jis paims korteles užduotims, kurių terminas baigiasi po 3 dienų, ir apie tai įspės kiekvieną atlikėją. Kasdienis stebėjimas (įprastas ir prevencinis) sukuria įprastą darbo atmosferą biure. Darbuotojai mokomi, kad bet kurią užduotį reikės atlikti laiku.

Sistemingas vykdymo patikrinimas, sumaniai ir teisingai atliktas sekretoriaus, taktiškai primenančio, kad dokumentas reikalingas laiku, kad įmonės gerovė priklauso nuo savalaikio problemos sprendimo ir pan., Visą laiką pabrėžiamas poreikis dėl šis darbuotojas ir jo darbas. Be to, termino kortelės failas padeda planuoti vadovo darbo dieną, nes jame atsispindi visa tam tikros datos veikla ir užduotys.

Kai dokumentas yra įvykdytas, kortelės gale yra užrašas, kuriame nurodoma, kaip buvo išspręsta problema, koks numeris ir kada dokumentas buvo išsiųstas. Dokumentas laikomas įvykdytu, kai dokumente nustatytos arba rezoliucijoje nurodytos užduotys yra visiškai įvykdytos. Jei sprendžiant problemą dokumentas buvo perduotas iš vieno atlikėjo kitam, visa tai taip pat užrašoma kortelės gale. Pašalinus dokumentą iš kontrolės, kontrolinė kortelė išimama iš termino kortelės rodyklės ir pertvarkoma į informacinę kortelę. Vykdymo laiko kontrolė turėtų būti vykdoma kiekviename struktūriniame padalinyje.

Kartkartėmis (didelėse įstaigose kas mėnesį) sudaromos analitinės ataskaitos, kuriose nurodoma, kiek dokumentų buvo paimta kontroliuoti, kiek nebuvo laiku užpildyta, iš kurių dėl pagrįstų ir nepagarbių priežasčių.

Informacinis ir informacinis darbas. Vienas iš pagrindinių registracijos tikslų yra sukurti įstaigos dokumentų duomenų bazę. Sekretorius-padėjėjas (didelėje įstaigoje-informacijos ir dokumentų valdymo tarnyba), remdamasis šiuo duomenų banku, privalo per kelias minutes atsakyti į dviejų tipų klausimus:

kas, kur, kokiame darbo etape yra bet koks dokumentas ir - kuriuose dokumentuose galite rasti informacijos konkrečiu klausimu.

Turėti visą informacijos ir dokumentacijos išteklių rinkinį - svarbiausia užduotis sekretorius (ikimokyklinio ugdymo įstaiga). Visų pirma šiai užduočiai visi duomenys apie dokumentus įrašomi registracijos formose.

Nuorodos kortelės failas sudaromas iš registracijos kortelių. Dokumentų spintai reikia ilgos arba kelių dėžių, nes kortelės, skirtingai nei termino kontrolės failas, bus kaupiamos ištisus metus.

Atskaitos failo atskirtuvai bus struktūrinių padalinių (jei tokių yra) ar įstaigos veiklos sričių pavadinimai. Šiuose skyriuose patogiausia sudėti korteles abėcėlės tvarka pagal korespondentus arba veiklos klausimus (prekės, produktai ir pan.). Piliečių apeliacijoms (pasiūlymai, pareiškimai, skundai) saugoma atskira byla. Taip pat gerai turėti atskirą teisėkūros, reguliavimo ir administracinių dokumentų kortelių rodyklę, kuri sudaroma pagal temas.

Registracijos metu, kaip jau minėta, turi būti išrašytos dvi kortelės: viena įdėta į termino kontrolės kortelės bylą, kita - į informacinę bylą. Tai turi būti padaryta, nes prašymas išduoti dokumentą gali būti pateiktas, kai jis vis dar veikia, ir nebus galima greitai pateikti užklausų dėl termino bylos. Tokią užklausą per 3 minutes galima įvykdyti tik naudojant nuorodos failą. Taigi, kol dokumentas veikia, jam skirtos dvi kortelės - termino ir informacinių kortelių rodyklės.

Įvykdžius dokumentą, kortelė iš laikotarpio, kaip tobulesnė ir turinti visas dokumento iškeltos problemos sprendimo žymes, pertvarkoma į referencinių kortelių rodyklę ir panaši kortelė iš nuorodos kortelės rodyklės pašalinta ir sunaikinta arba naudojama kuriant papildomą informacinės kortelės rodyklę, skirtą kitai paieškos sistemai ieškoti dokumentų. atributas (pvz., jei pagrindinė kortelės rodyklė sudaryta teminiu pagrindu, papildomos kortelės gali būti išdėstytos abėcėlės tvarka pagal korespondentus).

Atliekant operatyvinį darbą yra einamųjų ir praėjusių metų dokumentų spintos. Bendras kortelių saugojimo laikotarpis yra 3 metai. Teisės aktų ir norminių bei administracinių dokumentų kortelių rodyklėje kortelės lieka tol, kol dokumentai nebus pakeisti naujais.

Įdiegus automatizuotą registracijos sistemą, informacijos ir informacinių paslaugų galimybės buvo gerokai išplėstos.

Dokumentų siuntimas. Išeinančių dokumentų apdorojimas ir siuntimas, taip pat gaunamų ir priimamų dokumentų tvarkymas atliekamas centralizuotai arba sekretorius arba ekspedicija (ekspeditorius).

Gavę išsiuntimo dokumentą, pirmiausia jie patikrina jo vykdymo teisingumą:

parašo buvimas;

datos buvimas (jei jos nėra ant siunčiamo dokumento, ji pritvirtinama);

pavadinimo buvimas;

ženklo apie atlikėją buvimas;

teisingas adresavimas;

jei dokumentas skirtas vienkartiniam korespondentui, adreso buvimas;

visų dokumento puslapių ir visų nurodytų priedų buvimas.

Šie dizaino elementai reikalingi siunčiant dokumentą paštu ir faksu. Jei dokumentas įformintas neteisingai arba nėra pateiktas visas, jis grąžinamas rangovui peržiūrėti.

Kai dokumentas siunčiamas paštu, jis konvertuojamas. Dokumentai, išsiųsti vienu adresu, sudedami į vieną voką. Vokai adresuoti, pažymėti. Nuolatiniams korespondentams vokai paruošiami iš anksto. Visa pašto siuntoms skirtų dokumentų registracija vykdoma griežtai laikantis pašto taisyklių reikalavimų.

Tačiau, į pastaraisiais metais plėtojant dokumentų perdavimą telefono ryšio kanalais (faksu, el. paštu), tradiciniu paštu siunčiamos korespondencijos kiekis nuolat mažėja.

Dokumentų perdavimas el. Paštu žymiai sutrumpina informacijos perdavimo laiką ir padidina pristatymo patikimumą.

Kartu nereikėtų pamiršti, kad dokumentų perdavimas el. Paštu kelia parašo autentiškumo patvirtinimo (dokumento autorizavimo) problemą, tai yra specialios programos naudojimą “. Elektroninis parašas“ir sudaryti specialią įgaliojimo sutartį su kiekvienu korespondentu.

1.3 KGOU SPO KPK kalbų mokyklos „Sėkmė“ organizavimo darbo su dokumentais technologija

Kalbų mokykloje „Sėkmė“ biuro valdymas priskiriamas vadovui. kalbų mokykla (kaip struktūrinis vienetas). Jis tiesiogiai dirba su visų tipų dokumentais (gaunamais, siunčiamais, vidiniais, išskyrus apskaitą) ir užtikrina jų tvarkymą bei apskaitą.

Darbo su dokumentais, jų rengimo ir vykdymo tvarka pakankamai išsamiai aprašyta norminiuose ir metodiniuose dokumentuose. Kalbų mokyklai „Sėkmė“ veikia kaip KGOU SPO struktūrinis padalinys KPK bendra pozicija sukurtas remiantis Rusijos Federacijos įstatymu „Dėl švietimo“ ir kolegijos įstatu.

Šis reglamentas reglamentuoja „Lingvistinės mokyklos„ Sėkmės ““, kaip KPC struktūrinio padalinio, veiklą. Norminė pagrindinė kalbų mokykla yra 1992 m. Birželio 10 d. Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl švietimo“. 3266-1 (su pakeitimais, padarytais federaliniais įstatymais), standartinis vidurinio profesinio mokymo įstaigos reglamentas, patvirtintas Rusijos Federacijos Vyriausybės 2001 m. Kovo 3 d. Nr. 160, kiti švietimo įstaigos veiklą reglamentuojantys nuostatai . Savo veikloje kalbų mokykla vadovaujasi Rusijos Federacijos įstatymais, Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretais ir įsakymais, Chabarovsko teritorijos Švietimo ministerijos sprendimais, KPC chartija, šiuo reglamentu. Kalbų mokykla teikia papildomas švietimo paslaugas mokant užsienio kalbų ikimokyklinio ir mokyklinio amžiaus vaikams, mokiniams, ugdymo įstaigų studentams. Kalbų mokykla įgyvendina intensyvias, autorines kūrybines programas ir šiuolaikinius užsienio kalbų mokymo metodus.

Tikslai ir uždaviniai yra sudaryti palankias sąlygas įvairiapusiškam individo vystymuisi, be kita ko, tenkinant saviugdos mokinių poreikius ir gaunant papildomą išsilavinimą užsienio kalbos srityje. Išsamus užsienio kalbų, istorijos ir literatūros tyrimas tirtų kalbų, kultūros ir regioninių studijų šalyse. Užsienio kalbų dėstymas kūrybingais ir intensyviais metodais, pasirengimas stojimui į Sūzą ir universitetus. Mainų programų su užsienio mokyklomis organizavimas, studentų ir mokyklų mokytojų stažuotės, dalyvavimas Tarptautinės varžybos ir olimpiados. Bendradarbiavimo su užsienio švietimo įstaigomis, fondais organizavimas. Seminarų vedimas užsienio kalbų mokytojams.

Visa mokyklos veikla vykdoma pagal parengtas programas, patvirtintas Chabarovsko teritorijos Švietimo ministerijos, pedagogiškai pagrįstas ugdymo priemonių, metodų ir formų pasirinkimas, atsižvelgiant į mokinių interesus, polinkius ir amžiaus ypatybes. mokamas pagrindas. Mokykla praktikuoja grupinį mokymą. Grupių užimtumas yra 10-12 žmonių. Užsiėmimų režimas yra 2–3 kartus per savaitę (4–6 akademinės valandos), į kurį įeina kalbėjimo ir rašymo praktika, klausymasis, užsienio literatūros skaitymas ir papildomos specialybės. bendravimo, verslo, darbo su spauda kursai, dramos ir kt. Mokėjimas per mėnesį pagal sutartį, priklausomai nuo užsiėmimų intensyvumo. Mokėjimai per metus gali keistis dėl infliacijos. Visi mokyklos mokytojai turi aukštąjį pedagoginį išsilavinimą, užsienio kalbų mokymo patirties, dirba pagal darbo sutartį (sutartį). Mokslo metų trukmė, ketvirčiai, savaitės ir atostogų trukmė nustatoma mokyklos vadovo įsakymu mokslo metų pradžioje arba per semestrą. Mokiniai 2 kartus per metus laiko testus, norėdami patikrinti mokomosios medžiagos įsisavinimą, turi galimybę dalyvauti mokyklos kultūriniame gyvenime, atostogauti ir dirbti su atskirais projektais.

Mokykla yra KPK edukaciniame pastate adresu Krasnorechenskaya 114A ir naudoja kolegijos turtą operatyvinio valdymo pagrindu. Mokyklos finansavimo šaltinis yra:

biudžeto ir papildomo biudžeto lėšos;

neatlygintini ir labdaros įnašai;

kiti šaltiniai pagal Rusijos Federacijos įstatymus.

Lėšos, gautos iš piliečių švietimui, siunčiamos į specialią COD sąskaitą ir paskirstomos pagal susitarimą tarp kolegijos direktoriaus ir mokyklos vadovo. Mokyklos finansinės ir ūkinės veiklos kontrolę vykdo KPK direktorius.

Mokyklai vadovauja vadovas, paskirtas KPC direktoriaus sąlygomis darbo sutartis... Mokyklos vadovas įdarbina ir planuoja mokyklos plėtros strategiją. Mokyklų mokytojai organizacinę ir edukacinę veiklą vykdo vadovaudamiesi KPC chartija ir šiuo reglamentu, užtikrindami būtiną savo veiklos profesinį lygį.

Mokykla reorganizuojama, likviduojama Tarybos sprendimo pagrindu švietimo įstaiga COD direktoriaus įsakymu pažeidus šią nuostatą arba COD chartiją.

Pagrindinis organizacijos dokumentas yra licencija (1) su profesinio mokymo programų sąrašu, pagal kurią valstybinė vidurinio profesinio mokymo įstaiga „Chabarovsko pedagoginė kolegija“ turi teisę vykdyti švietėjišką veiklą (2), taip pat Chabarovsko pedagoginės kolegijos mokamų paslaugų teikimo taisyklės, pagrįstos ir bendromis nuostatomis ...

Mokamų švietimo paslaugų teikimo taisyklės COD.

Bendrosios nuostatos:

Šios taisyklės yra parengtos pagal Rusijos Federacijos įstatymus. „Dėl švietimo“ su pakeitimais, padarytais federaliniu įstatymu Nr. 12-F3, datuojamu 01 01 96 (45 straipsnis); Pavyzdiniai vidurinio profesinio mokymo įstaigos nuostatai; Chabarovsko teritorijos įstatymas „Dėl valstybės ir vietos valdžios institucijų, valstybės ir savivaldybių organizacijų mokamų paslaugų įvedimo tvarkos“, priimtas 96.10.31 Nr. 73; Chabarovsko teritorijos administracijos vadovo nutarimas „Dėl Valstybinių ir vietos valdžios institucijų, valstybės ir savivaldybių organizacijų mokamų paslaugų įvedimo tvarkos taisyklių patvirtinimo“, 09.09.07 Nr. 383; Kolegijos chartija; kiti R. F. norminiai aktai.

Taisyklės nustato užsakymą, apmokamų rūšių tipus švietimo paslaugos, jų teikimo sąlygos ir tvarka, mokinių įsipareigojimai.

Mokamos papildomos švietimo paslaugos teikiamos siekiant patenkinti mokinių ugdymosi poreikius, pagerinti ugdymo proceso kokybę.

Galimybę teikti tokio tipo paslaugas numato kolegijos įstatai ir ji vykdoma rėmėjų, organizacijų, asmenų, neįskaitant biudžeto lėšų, sąskaita. tėvai.

Taisyklės yra privalomos visiems COD darbuotojams ir studentams.

Mokamų švietimo paslaugų rūšys (3).

Mokamų švietimo paslaugų teikimo sąlygos:

Kolegija teikia mokamas švietimo paslaugas gyventojams, turintiems licenciją vykdyti atitinkamą švietimo veiklą.

Švietimo paslaugos negali būti teikiamos mainais už pagrindinę švietimo veiklą, finansuojamą iš biudžeto.

Pajamos iš nurodytos kolegijos veiklos reinvestuojamos į šią mokymo įstaigą savo nuožiūra, įskaitant išlaidas, skirtas darbo užmokestis kolegijos darbuotojai. Ši veikla netaikoma verslui.

Pagrindinę darbo eigą sudaro užsakymai, pagrįsti sutarčių dėl mokamų švietimo paslaugų teikimo sudarymu (4). Užsakymai reglamentuoja:

studijų grupių sudėtis;

Mokytojų kolektyvas;

mokyklos tvarkaraštis;

mokėjimas už pamokas;

ir kt. organizaciniai klausimai (atostogos ir kt.).

Taip pat yra lankomumo ir pažangos žurnalas, per kurį stebimas ugdymo proceso darbas, ir mokytojo darbo laiko apskaitos žiniaraštis, už kurį atlyginama darbuotojams.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir užsakymai perduodami apskaitos skyriui, kuris savo ruožtu kontroliuoja mokyklos darbą ir moka už mokyklos darbuotojų darbą.

1.4 Šiuolaikinių kompiuterinių technologijų panaudojimo biure galimybės

Kai jie kalba apie biuro automatizavimą ar darbo eigą, jie paprastai reiškia bet kokį Informacinės technologijos susijusios su dokumentų tvarkymu - nuo teksto procesorių naudojimo iki darbo eigos valdymo sistemų ir duomenų bazių valdymo. Šiuolaikinėje įstaigoje pagrindinės technologinės darbo su dokumentais priemonės yra kompiuteriai, įrengti atlikėjų darbo vietose ir prijungti prie tinklo. Jei kompiuterių tinklas apima bent visas organizacijos struktūrinių padalinių biuro personalo darbo vietas, tuomet galima naudoti tinklą dokumentams perkelti ir centralizuotai sekti biuro proceso eigą - iki atlikėjų darbo su dokumentais. jų darbo vietas.

KGOU SPO KPK kalbų mokykloje „Sėkmė“ kompiuterių tinklas neapima visų biuro darbuotojų darbo vietų, todėl sunku sekti dokumentų judėjimą ir stebėti jų vykdymą. Iš esmės visi dokumentai rengiami naudojant teksto ir grafinius redaktorius, kurių galimybės aptariamos žemiau, o vėliau, spausdintame variante, perduodamos atlikėjams. Taigi tampa gana sunku kontroliuoti jų įgyvendinimą. Norėdami supaprastinti valdymo užduotį, sukūrėme automatinės dokumentų registravimo ir vykdymo kontrolės sistemą, pagrįstą „Outlook“ programa. Toliau išsamiai aptariami mūsų informacinės sistemos kūrimo specialiai „Outlook“ pranašumai. Įdiegus kompiuterinę dokumentų registravimo sistemą, užtikrinamas išsamių duomenų apie visus organizacijos dokumentus rinkimas ir saugojimas, leidžiama veiksmingai kontroliuoti ir vykdyti informaciją bei informacinį darbą. Darbas su dokumentais „Microsoft Word“

Šiuolaikiniam biuro darbui būdingas kompiuterinių technologijų įdiegimas į darbo su dokumentais procesą. Technologijų ir naujų informacinių technologijų plėtra leidžia išspręsti vieną pagrindinių biuro darbo užduočių - kurti dokumentus - naudojant įvairius teksto redaktorius. Ši aplinka leidžia greitai redaguoti dokumentus, naudoti paruoštas formas (šablonus) rengiant pagrindinių tipų dokumentus, daugkartinį sukurtų dokumentų dubliavimą ir daug daugiau.

Pagrindiniai programinės įrangos produktai, naudojami šiai problemai išspręsti, yra „Microsoft Word“, „Lexicon for Windows“, „WordPerfect for Windows“. Atrodo, kad optimaliausias darbas yra „Microsoft Word“.

„Word“ teksto rengyklė yra universali programinė aplinka, skirta darbui su teksto dokumentais, skirta palengvinti darbą su įvairių tipų dokumentais. Tai suteikia įvairių galimybių tiek rengiant tekstus, tiek manipuliuojant paruoštais tekstiniais dokumentais, išsaugotais įvairiose laikmenose. Nauji tekstai gali būti suformuoti iš paruoštų tekstų fragmentų; į tekstus galima įterpti įvairių objektų, sukurtų kitose programose; tekstiniai dokumentai gali būti perduodami vietinių ir pasaulinių kompiuterių tinklų ryšio linijomis.

Kalbant apie „Word“ redaktorių, paprastai galima pastebėti šias funkcijas, būdingas kitiems teksto rengyklėms:

įvairių šriftų ir jų stilių naudojimas;

naudoti viename dokumente skirtingų kalbų (kirilica, lotynų, graikų, arabų, hebrajų ir kt.) abėcėlės simbolius;

teksto redagavimas ir rašybos tikrinimas (rašyba ir gramatika);

automatinis dokumento puslapių numeracija, puslapių antraščių (antraščių ir poraštių), išnašų įvedimas;

įmontuotas verslo grafikos įrankių rinkinys (leidžiantis į tekstą įtraukti schemas, brėžinius, diagramas);

įvairios baigto teksto formatavimo priemonės (lygiavimas, stulpeliai, numeracija);

pakopinio daugiapakopio turinio tvarkymas;

teksto dalies paieška ir pakeitimas;

dirbti su keliais dokumentais vienu metu, įskaitant dokumentus iš skirtingų aplinkų (tekstas, skaičiuoklės, grafika, duomenų bazės).

Be to, „Word“ redaktoriuje yra daugybė automatizavimo įrankių, palengvinančių įprastas užduotis:

dirbti su simbolių makro sekomis;

automatiškai taisyti spausdinimo klaidas;

automatinis teksto formatavimas rašant (automatinis formatas);

automatinis visos datos versijos pasiūlymas, taip pat žodžiai ar frazės iš automatinio teksto sąrašo įvedus pirmąsias raides (automatinis užbaigimas);

automatinė dokumento analizė, siekiant pabrėžti pagrindines jo nuostatas, kuriomis remiantis sudaroma autoriaus santrauka;

gebėjimas kurti stilių;

automatinis patarimų ir informacinės informacijos, kurios jums gali prireikti atliekant užduotį, teikimas (asistentas);

laiškų, kalendorių, darbotvarkių, gyvenimo aprašymų, vokų, faksogramų vedlio buvimas, palengvinantis dokumentų kūrimo darbą.

Išvardytos MSWord funkcijos labai supaprastina raštvedybos darbuotojų darbą kuriant ir redaguojant tekstinius dokumentus.

Darbas su dokumentais MS EXCEL programoje

Informacinė parama valdymo veiklai apima įvairių tipų dokumentų rengimo ir apdorojimo technologijas, kuriose skaitmeninė (finansinė, apskaitos, planavimo ir analitinė ir kt.) Informacija užima svarbią vietą, parengta įvairių rūšių dokumentų forma. lentelės, teiginių formos, formos, sąrašai. Tokiais atvejais labai naudinga naudoti „Excel“ skaičiuokles, kurių pagalba galite: dirbti su lentelėmis ir atlikti skaičiavimus, įskaitant labai sudėtingus; kurti diagramas pagal lentelėse esančius duomenis; kurti duomenų bazes ir jas apdoroti.

Daugelis leidinių yra skirti aprašyti „MS Excel“ galimybes. Čia pateiksime tik keletą rekomendacijų, kurios gali būti naudingos kuriant dokumentus ir dirbant su jais „MS Excel“.

Kuriant bet kurį dokumentą „MS Excel“, neatsižvelgiant į naudojamą šios programos versiją, patartina pradėti nuo bendrųjų savybių aprašymo naudojant komandą Failas, Ypatybės, Laukų užpildymas, Pavadinimas, Tema, Autorius, Raktiniai žodžiai sutaupysite laiko ieškodami sukurtų dokumentų.

Duomenų pateikimas lentelėmis. Pagrindinė „Excel“ skaičiuoklės darbalapio savybė yra galimybė gretimuose langeliuose saugoti įvairių tipų duomenis: tekstą, skaičius ar formules. Pakanka, kad ląstelė būtų aktyvi ir klaviatūra įvestumėte tai, ko jums reikia. Įvedamų duomenų tipas nustatomas automatiškai. Jis skirtas ne tik skaitmeniniams ir ne skaitiniams duomenims saugoti, bet ir visų rūšių operacijoms su šiais duomenimis atlikti. Formulės yra „Excel“ esmė. Jie gali būti statomi įvairiais būdais.

Grafinis statistinių duomenų pateikimas. Dokumentuose kartu su lentelėmis plačiai naudojamos diagramos. Jie yra patogi vizualinio duomenų pateikimo priemonė ir sėkmingai papildo lenteles ar net jas pakeičia, padeda analizuoti ir palyginti duomenis, kad būtų lengviau juos suvokti ir interpretuoti.

„Excel“ turi du Skirtingi keliai pastato schemos, kurios skiriasi tuo, kaip jos saugomos kompiuterio atmintyje: įterptosios diagramos ir atskiros diagramos. Įterptosios diagramos yra diagramos, uždėtos ant darbo puslapio ir išsaugotos tame pačiame faile (jos užima skaičiuoklės dalį). Atskiros diagramos yra nepriklausomi grafiniai objektai (užima visą ekraną).

Norėdami sukurti bet kokią diagramą, turite nurodyti duomenis, kurie vėliau bus pateikti grafine forma. Lengviausias būdas sukurti įterptąją diagramą yra naudoti diagramų vedlį. Spustelėjus mygtuką „Diagramos vedlys“, ekrane pasirodo dialogo langas, kuriame, nurodę visus duomenis, gauname paruoštą diagramą.

Darbas su vartotojo šablonais. Siekiant sutaupyti laiko, skirto dokumentų kūrimui, patartina sistemingai išanalizuoti dokumentų turinį ir sukurti jų standartines formas. Šablonas yra standartinio dokumento kūrimo pagrindas. Vykdant komandą „Failas, naujas“ „Microsoft Excel“, pateikiamas pasiūlymas pasirinkti vieną iš šablonų, skirtų sukurti naują dokumentą.

„Excel“ antraštės ir poraštės. Siekiant supaprastinti darbą su spausdintais dokumentais, patartina naudoti antraštes ir poraštes. Poraštė yra laukas, kuriame galite įvesti nuorodą ar aiškinamąją medžiagą, pvz., Failo pavadinimą, darbalapio pavadinimą, puslapio numerį, dabartinę datą ir laiką, skyriaus pavadinimą ir kitą paslaugos informaciją. Informacija, įvesta tik vieno puslapio antraštėje ir poraštėje, rodoma visų puslapių antraštėse ir poraštėse. Antraštės ir poraštės yra puslapio viršuje arba apačioje. „Excel“ galite naudoti integruotus antraštės ir poraštės formatus arba sukurti savo. Prieš spausdindami galite nustatyti jų padėtį, palyginti su puslapio kraštu.

Svarstomi teksto ir grafinių redaktorių naudojimo pavyzdžiai dažniausiai naudojami kaip dokumentų kūrimo priemonė. Tačiau labai sunku, esant dideliam dokumentų srautui organizacijoje, ieškoti reikiamos informacijos, atsekti sukurto dokumento ryšį su kitais susijusiais dokumentais. Todėl šiuo metu informacijos palaikymui šiuolaikinėje įstaigoje duomenų bazių valdymo sistemos (DBVS) .ACCESS vis dažniau naudojamos kaip duomenų bazės kūrimo ir veikimo priemonė.

Šiuo metu kelios populiariausios biuro duomenų bazių valdymo sistemos (DBVS) naudojamos kuriant duomenų bazes mažose organizacijose, tačiau populiariausia dėl daugelio priežasčių yra „Microsoft Access“ DBVS (arba MS Access). Priklausomai nuo konkretaus kompiuterio galimybių ir įdiegtos operacinės sistemos versijos (Windows 98, Me, 2000, XP), naudojamos skirtingos DBVS versijos (Access 97, 2000, XP).

„Access“ visiškai įgyvendina santykių duomenų bazių valdymą. Sistema palaiko pirminius ir užsienio raktus ir užtikrina duomenų vientisumą branduolio lygiu (tai neleidžia nesuderinamoms atnaujinimo ar ištrynimo operacijoms). Be to, „Access“ lentelėse yra duomenų patvirtinimo įrankiai, kad būtų išvengta neteisingo įvesties, kad ir kaip ji būtų atliekama, o kiekvienas lentelės laukas turi savo formatą ir standartinius aprašymus, o tai labai supaprastina duomenų įvedimą. Pagrindinės bet kurios DBVS savybės yra duomenų tipai, kuriuos ji gali saugoti ir apdoroti. „Access DBMS“ leidžia įrašuose naudoti šiuos duomenų tipus:

Skaitiklis: šis laukas automatiškai nustatomas, kai į duomenų bazę įtraukiamas naujas įrašas. Šių laukų reikšmės vartotojui neprieinamos ir jų negalima atnaujinti: jei ištrinami visi įrašai, skaitiklis tęsia esamą numeraciją.

Tekstas: šiame lauke gali būti iki 255 simbolių laisvo teksto. Jei lauko ilgis nenurodytas, numatytasis yra 50 simbolių: šiame lauke gali būti savavališkas simbolių rinkinys iki 64 tūkst.

Skaitiniai: yra sveikieji skaičiai ir (arba) trupmeniniai skaičiai ir užima nuo vieno iki aštuonių baitų, priklausomai nuo skaičiaus tipo (vertės).

Data/laikas: apima datą įvairiais formatais (pavyzdžiui, trumpas formatas yra 2004-12-31, visas formatas - 04/12/04 23:59:59 ir kt.).

Valiuta: šis laukas nurodo pinigų sumą, kurios tikslumas yra 15 sveikų skaičių ir 4 trupmenos po kablelio (šiuo atveju paprastai ekrane rodomos tik dvi dalys po kablelio).

Loginis: šiuose laukuose yra loginės vertės TAIP arba NE.

OLE objektas: šiuose laukuose saugomi objektai, kurie buvo perkelti iš kitų programų (paveikslėliai, lentelės).

Jei per specialų apdorojimą laukuose nerandama reikšmių, sistema visiškai palaiko nulines vertes.

Santykių duomenų apdorojimas „Access“ dėl lanksčios sistemos architektūros gali patenkinti bet kokius poreikius. Tuo pačiu metu „Access“ gali būti naudojama kaip atskira DBVS failų serverio režimu arba kaip produktų, tokių kaip „SQL Server“, komponentas. Be to. „Access“ palaiko „Open Database Connectivity“ (ODBC) protokolą, kuris leidžia prisijungti prie duomenų bazių įvairiais formatais, pvz., „SQL Server“, „Oracle“, „Sybase“ ir netgi „IBM“ pagrindinės sistemos DB / 2.

„Access“ palaiko operacijų apdorojimą užtikrinant vientisumą. Be to, suteikiamas vartotojo lygio saugumas, leidžiantis valdyti atskirų vartotojų ir ištisų grupių prieigą prie duomenų.

„Microsoft“ pagalbos sistemos organizacija ir toliau yra geriausia pramonėje tiek pradedantiesiems, tiek patyrusiems vartotojams. „Access“ teikia kontekstinei pagalbai, kurią galima pasiekti spustelėjus , o ekrane iškart bus rodoma pagalbos informacija apie problemą, kuri šiuo metu domina vartotoją. Tokiu atveju galite lengvai pereiti prie pagalbos sistemos turinio, konkrečios informacijos, ankstesnių skambučių istorijos ir žymių.

Vedlys darbo valandas gali paversti minutėmis. Vedliai užduoda pagrindinius klausimus apie kuriamo objekto turinį, stilių ir formatą; tada jie automatiškai sukuria norimą objektą. „Access“ turi apie šimtą vedlių, padedančių kurti duomenų bazes, programas, lenteles, formas, ataskaitas, diagramas, pašto etiketes, valdiklius ir ypatybes. Jūs netgi galite tinkinti vedlius įvairioms užduotims atlikti. Leidžia importuoti ir eksportuoti daugelio žinomų formatų failus, įskaitant dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, daugelį ASCII teksto formatų (įskaitant fiksuoto ilgio eilutes arba nurodytą ribotuvą) ir Taip pat žr. HTML duomenys. Importuojant sukuriama prieigos lentelė; eksportuojant „Access“ lentelę sukuriamas nurodyto formato failas.

Susiejimas (anksčiau vadinamas priedu) reiškia, kad galite naudoti išorinius duomenis nesukurdami prieigos lentelės. Galite sukurti panašią nuorodą į dBASE, FoxPro, Excel, ASCII ir SQL duomenis. Labai galinga funkcija - „Access“ lentelių susiejimas su jų išorinėmis lentelėmis ir dalijimasis jomis - taikoma „Access“ lentelėms, „dBASE“, „FoxPro“ ir „SQL Server“.

Formų ir ataskaitų dizaino langai turi tą pačią sąsają ir suteikia vartotojui daug galimybių. Forma arba ataskaita sukurta pagal WYSIWYG („What You See Is What You Get“) principą. Pridėjęs kitą valdiklį, vartotojas mato, kaip keičiasi sukurta forma.

Formose ir ataskaitose gali būti etikečių, teksto duomenų laukų, radijo mygtukų, žymės langelių, eilučių ir stačiakampių ir juos formuoti spalvomis ir šešėliais ant elementų. Be to, galite įtraukti visas nuotraukas, diagramas, papildomas formas ir papildomas ataskaitas. Tuo pačiu metu visi duomenų pateikimo parametrai lieka visiškai kontroliuojami vartotojo.

Formos gali apimti daug puslapių, o ataskaitos gali turėti daugybę duomenų grupavimo ir apibendrinimo lygių.

Formas ir ataskaitas galima peržiūrėti iš paukščio skrydžio, priartinus. Projektavimo režimu galite peržiūrėti ataskaitą su netikrais duomenimis, kad nereikėtų laukti, kol bus apdorotas didelis tikras failas.

Ataskaitų kūrėjas yra labai galingas įrankis, turintis iki dešimties grupavimo ir rūšiavimo lygių. Tai leidžia jums sukurti ataskaitas, kuriose rodomi procentai ir sumos vos per du kartus.

Viena iš galingiausių „Access“ funkcijų taip pat yra svarbiausia. Santykiai leidžia grafiškai susieti lenteles. Jūs netgi galite susieti lenteles, vaizduojančias skirtingus failų tipus (pavyzdžiui, prieigos lentelę ir dBASE lentelę). Po tokio susiejimo lentelės veikia kaip visuma, ir dabar galite kurti užklausas, susijusias su bet kokiais jose esančiais duomenimis. Galite pasirinkti konkrečius laukus, apibrėžti rūšiavimo tvarką, sukurti apskaičiuotas išraiškas ir įvesti norimų įrašų pasirinkimo kriterijus. Užklausos rezultatus galite rodyti kaip lentelę, formą ar ataskaitą. Vartotojas neprivalo iš anksto nustatyti nuorodų: užtenka įvesti užklausų dizainerį (pavyzdžiui, kai reikia sukurti konkrečią ataskaitą).

Užklausos taikomos ir kitais atvejais. Galite kurti užklausas, kurios apskaičiuoja sumas, rodyti sugrupuotas lenteles ir kurti naujas lenteles. Jūs netgi galite naudoti užklausą, norėdami atnaujinti duomenis lentelėse, ištrinti įrašus ir pridėti vieną lentelę prie kitos.

„Access“ naudoja tą pačią grafikos programą kaip „Microsoft Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir „Project“. Tai leidžia jums sukurti šimtus grafikų ir diagramų tipų, pritaikant juos pagal jūsų konkrečius poreikius. Galite sukurti juostų, juostų, pyragų, paviršių ir kitas diagramas tiek 2D, tiek 3D formatu. Jie gali būti savavališkai lydimi teksto, dekoruoti skirtingų spalvų ir modelius. Vertės gali būti rodomos skritulinių diagramų juostose arba skiltelėse. Galite pasukti diagramos vaizdus taip, kad jie būtų rodomi bet kokiu patogiu kampu. Visa tai suteikia „Access Graph“ programa.

Naudodami DDE (dinaminį duomenų apsikeitimą) ir OLE (objektų susiejimą ir įterpimą), prie prieigos formų ir ataskaitų galite pridėti visokių naujų objektų. Šie objektai gali būti garsas, paveikslėliai, diagramos ir net vaizdo įrašai. Galite įterpti OLE objektus (pvz., Bitų žemėlapius) arba teksto rengyklės dokumentus („Word“ arba „WordPerfect“) arba susieti su „Excel“ skaičiuoklėmis. Susiejus šiuos objektus su savo duomenų baze, vartotojas gali kurti dinamines formas ir ataskaitas bei naudoti tą pačią informaciją įvairiose „Windows“ programose.

Dabar „Access“ suteikia visas funkcijas, leidžiančias programai bendrauti su internetu / intranetu. Vienu paspaudimu galite išsaugoti lenteles, užklausas, formas ir ataskaitas HTML formatu. Vedlys leidžia net naujokui perkelti HTML kodus iš objekto į tinklalapį, kad juos galėtų naudoti visi, kurie naršo internete. Hipersaitai leidžia jums pasiekti duomenis, esančius tinklalapyje, tiesiai iš prieigos formų. Jame yra daugiau nei šimtas funkcijų (mažų integruotų programų, kurios grąžina vertę dėl vykdymo), kurios atlieka įvairias užduotis. Yra funkcijų, skirtų manipuliuoti duomenų bazėmis, eilutėmis, skaičiais datos ir laiko formatu, matematiniais, verslo ir finansiniais. Jie gali būti naudojami formuotoms išraiškoms formose, ataskaitose ir užklausose kurti.

Ne programuotojams (arba vartotojams, kurie tiesiog nenori programuoti), „Access“ teikia makrokomandas. Jie leidžia automatizuoti kai kurias užduotis. Maždaug penkiasdešimt makrokomandų leidžia manipuliuoti duomenimis, kurti meniu ir dialogo langus, atidaryti formas ir ataskaitas, vienu žodžiu, automatizuoti beveik bet kokią užduotį. Naudodami makrokomandas galite išspręsti apie 90% visų duomenų apdorojimo užduočių. Tai rimta programų kūrimo aplinka su visomis funkcijomis programavimo kalba. „Visual Basic for Applications“ - VBA (anksčiau vadinta „Access Basic“) programuoja objektyviai ir leidžia programuotojui daryti beveik viską, ką tik galima įsivaizduoti. Tai galinga struktūrizuota programavimo kalba.

Visų funkcijų kūrimo aplinka palaiko daug galingų šiuolaikinių funkcijų: kelių langų režimas redagavimui ir derinimui, automatinis sintaksės tikrinimas, lūžio taškai, žingsnis po žingsnio vykdymas ir netgi sintaksės žinynas, rodantis ekrane įvesties komandų parinktis.

Versle ar asmeninė sfera dažnai tenka dirbti su duomenimis iš skirtingi šaltiniai, kurių kiekviena yra susijusi su tam tikra veiklos rūšimi. Norint suderinti visus šiuos duomenis, reikia tam tikrų žinių ir organizacinių įgūdžių. „Microsoft Access“ sujungia informaciją iš skirtingų šaltinių į vieną santykių duomenų bazę. Kuriamos formos, užklausos ir ataskaitos leidžia greitai ir efektyviai atnaujinti duomenis, gauti atsakymus į klausimus, ieškoti reikalingų duomenų, analizuoti duomenis ir spausdinti ataskaitas.

Duomenų bazėje informacija iš kiekvieno šaltinio saugoma atskiroje lentelėje. Dirbant su kelių lentelių duomenimis, tarp lentelių nustatomi ryšiai.

Norint ieškoti ir pasirinkti duomenis, atitinkančius tam tikras sąlygas, sukuriama užklausa. Užklausos taip pat leidžia atnaujinti arba ištrinti kelis įrašus vienu metu, atlikti integruotus arba ad-hoc skaičiavimus.

Formos naudojamos duomenims peržiūrėti, įvesti arba keisti tiesiogiai lentelėje. Forma leidžia pasirinkti duomenis iš vienos ar kelių lentelių ir rodyti juos ekrane naudojant standartinį ar vartotojo sukurtą išdėstymą.

Galite naudoti ataskaitą duomenims analizuoti arba tam tikru būdu atspausdinti, pavyzdžiui, galite sukurti ir atsispausdinti ataskaitą, kuri grupuoja duomenis ir apskaičiuoja sumas.

Norint automatiškai atlikti kai kurias operacijas, naudojamos makrokomandos, kuriose yra vienos ar kelių makrokomandų rinkinys, pvz., Formų atidarymas ar ataskaitų spausdinimas. Makrokomandos gali būti naudingos automatizuojant dažnai atliekamas užduotis. Pavyzdžiui, kai naudotojas spustelėja mygtuką, galite paleisti makrokomandą, kuri spausdina ataskaitą.

Kartais reikia sukurti savo procedūrą, kuri turėtų būti paleista iš bet kurio duomenų bazės lango, arba procedūrą, skirtą konkrečiam įvykiui valdyti. Tokių procedūrų rinkinys „Visual Basic“ kalba, surinktas viename programos vienete, vadinamas moduliu. Yra du pagrindiniai modulių tipai: klasės moduliai ir standartiniai moduliai. Klasės moduliai yra formos moduliai ir ataskaitų moduliai, susieti su konkrečia forma ar ataskaita. Juose dažnai yra įvykių tvarka (pvz., Klavišų paspaudimas) ir jie sugeneruojami automatiškai, kai sukuriama pirmoji įvykių tvarka. Standartiniuose moduliuose yra bendros procedūros, nesusijusios su jokiu objektu, taip pat dažniausiai naudojamos procedūros, kurias galima paleisti iš bet kurio duomenų bazės lango.

2. SKYRIUS

.1 Šiuolaikinės biuro darbo organizavimo ir dokumentų srauto priemonės

Reikalavimai šiuolaikiniam biuro darbui ir dokumentų srautui. Kiekvienas dokumentas turi greitai pasiekti adresatą (kitaip jis tiesiog neturi prasmės). Daugeliu atvejų dokumento pristatymo užduotis pavesta svarbiai vyriausybinei agentūrai - paštui. Tačiau iš dokumento vis dar reikalaujama, kad jis visada būtų naudingas ir kad jį būtų galima greitai rasti tinkamu laiku.

Dirbdami su dokumentu, turite laikytis tam tikrų taisyklių. Žinoma, tokios taisyklės negali būti sudėtingos, tačiau reikia sutikti, kad tokios taisyklės turėtų būti ir jų reikia laikytis. Su šia teze niekas nesiginčys, bet, deja, bet kurios organizacijos praktikoje yra pakankamai erzinančių (ir brangių) elementarių darbo biure reikalavimų nevykdymo pavyzdžių.

Negalima tikėtis, kad visi darbuotojai visada bus labai drausmingi ir vaikščios raštvedybos pagalba. Tačiau protingas darbuotojas visada turėtų žinoti, kur gauti atsakymą į savo klausimus.

Patirtis parodė, kad net mažame biure verslo taisyklės turi būti parašytos. Iš tiesų, jei reikalaujate ir tikitės tvarkos iš savo pavaldinių, neturėtumėte pasikliauti kolektyvine savo darbuotojų atmintimi. Geriau vieną kartą skirti dvi valandas bendrųjų taisyklių rinkiniui parengti, nei nuolat piktintis reikiamų dokumentų trūkumu ir darbuotojų „kvailumu“.

Darbo biure pagrindai. Kas turėtų atsispindėti darbo biure vidaus taisyklėse? Neįmanoma visko numatyti ir nereikia to siekti, tačiau šiose taisyklėse rekomenduojama nustatyti kai kuriuos standartinius reikalavimus.

Pirmiausia - pats įmonės ar padalinio reikalų sąrašas, jų pavadinimai ir pavadinimai.

Būtina nurodyti, kas yra asmeniškai atsakingas už kiekvieną atvejį ir kur šie atvejai turėtų būti saugomi. Norėdami išvengti painiavos, turėtumėte įdiegti būtinas sąrašas pareigūnai, kurie privalo patvirtinti kiekvienos bylos dokumentus.

Reikėtų nustatyti, kuriuose kompiuteriuose ir kuriuose aplankuose turėtų būti saugomos kiekvienos bylos dokumentų bylos, kas gali turėti prieigą prie kiekvienos bylos bylų.

Darbo su dokumentu tvarka ne visada turi būti reguliuojama, tačiau gera praktika reikalauja, kad kiekviename kompiuteryje būtų priskirtas iš anksto nustatytas aplankas darbui su esamais dokumentais. Tai labai naudinga, kai reikia skubiai rasti failą, nesant jo savininkui. Reikėtų specialiai numatyti, kad patvirtinus dokumentą jo versijos turėtų būti ištrintos, kad būtų išvengta nesusipratimų, o dokumento failas turėtų būti perkeltas iš dabartinio dokumentų aplanko į jam skirtą aplanką.

Taip pat reikėtų susitarti dėl dokumentų ir susijusių bylų saugojimo laikotarpio.

Patartina iš anksto nustatyti laikino dokumentų pašalinimo iš bylų tvarką (pavyzdžiui, pagal gerą praktiką reikalaujama, kad vietoj paimto dokumento į bylą būtų įterpiamas popieriaus lapas, nurodantis, kas, kada ir kodėl paėmė dokumentą iš failo).

Turėtų būti aiškiai nurodyta dokumentų registravimo tvarka ir privalomas šios procedūros pobūdis. Paprastai dokumentai registruojami formuojant dokumento numerį iš bylos numerio ir paties registracijos numerio, nepamirštant apie registracijos datą.

Byloje saugomo dokumento kopiją, kaip taisyklė, turi pasirašyti kūrėjas ir visos reikalingos vizos.

Visų pirma turėtų būti nustatyta dokumentų, įskaitant operatyvinius sprendimus (vadovų sprendimai ir įsakymai, operatyvinių susitikimų protokolai ir kt.), Platinimo įmonės viduje tvarka ir laikas. Reikėtų nurodyti, kas už tai atsakingas.

Darbo biure taisyklėse rekomenduojama nustatyti veiksmų, kuriuos reikia dokumentuoti naudojant nustatytos formos aktus, sąrašą - tokio pobūdžio pedantiškumas neatstums sąžiningų lyderių. Naudinga prie biuro darbo taisyklių pridėti standartinių dokumentų pavyzdžius ir, sukaupus patirties, netgi nurodyti atitinkamų standartinių dokumentų šablonų failų pavadinimus ir vietą kompiuterių diskuose - tai sutaupys laiko, drausmės personalui ir padės formavimas firminis identitetas dirbti su dokumentais.

Biuro darbas ir dokumentų valdymas naudojant elektronines ryšių sistemas. Dokumentų persiuntimas dažniausiai yra patikimas paštu. Tačiau kompiuterinių technologijų plėtra per pastaruosius dešimtmečius lėmė, kad visų šalių paštas prarado informacijos perdavimo monopolį. Dėl nedidelio bet kokio kompiuterio pakeitimo jis tampa galingu bendravimo įrankiu.

Šioje knygoje neaprašomi elektroninių ryšių subtilumai - tai profesionalų reikalas, o dešimtys įmonių siūlo savo kompetentingas paslaugas šioje srityje. Mums svarbu suprasti, kokios galimybės slypi elektroninių ryšių sistemose.

Yra du iš esmės skirtingi elektroninių ryšių prietaisų tipai. Nors skirtumas tarp šių dviejų dalykų vartotojui gali būti visiškai subtilus, naudinga apie juos žinoti.

Pirmoji grupė skirta palaikyti vietinius kompiuterių tinklus, kurių atstumas gali būti nuo metrų iki kilometrų. Be to, kiekvienas vietinio tinklo kompiuteris turi būti aprūpintas specialiu elektroniniu prietaisu - vadinamąja tinklo kortele. Be to, viskas įtraukta į vietinis tinklas kompiuteriai turi būti prijungti vienas prie kito specialiu kabeliu, taip pat reikalinga tam tikra papildoma įranga. Jo sudėtis labai priklauso nuo vietinio tinklo ilgio.

Antrajai prietaisų grupei nereikia nutiesti specialių kabelinių tinklų, iš pradžių ji orientuota į standartinių telefono ryšio kanalų naudojimą. Norint naudoti šią technologiją, kompiuteris turi būti aprūpintas specialiu įrenginiu - modemu, o šio įrenginio pagalba turi būti prijungtas prie telefono ryšio kanalų. Naudojant modemus, atstumas tarp kompiuterių ir jų išdėstymas nebesvarbus - jums reikia tik prieigos prie telefono ryšio kanalų. Šiuo principu grindžiamas pasaulinis kompiuterių tinklas Internetas. Tačiau būtina suprasti, kad internetui sukurta programinė įranga gali sėkmingai veikti akies kompiuterių vietiniuose tinkluose. Šalyse, kuriose yra labiausiai išvystyti elektroniniai ryšiai, skaitmeninis parašas jau plačiai naudojamas daugelyje veiklos sričių ir netgi, pavyzdžiui, įmonių gamybos valdymo sistemose, kompiuterinio projektavimo sistemose, bankų sektoriuje. Elektroninis parašas tapo toks svarbus veiksnys verslo gyvenime, kad JAV jau yra priėmusi įstatymą dėl jo naudojimo tvarkos ir tam tikromis sąlygomis jis prilyginamas tradiciniam parašui (tačiau JAV teisės aktuose yra tik keletas teisinių procedūrų, kurioms taikomas skaitmeninis parašas nebus taikomas). Tikriausiai panašaus įstatymo priėmimas Rusijoje yra tik laiko klausimas.

Įmonių dokumentų valdymo sistemos. Bet koks dokumentas gali būti pateiktas kaip failas. Kompiuteriai geriausiai sekasi manipuliuoti failais, juos apdoroti ir perkelti. Todėl įvykių, konkurencijos ir žmogaus genijaus vystymosi logika greitai pasiekė tai, kad dabar dokumentas gali būti suformuotas, susitarta, pasirašytas, išsiųstas ir perskaitytas nesudėjus jo ant popieriaus. Kadangi kompiuteris nieko nepamiršta, nieko nepraranda ir nieko nesupainioja, o informacijos saugojimo jame išlaidos sparčiai mažėja, pasirodė esąs efektyvu visiškai patikėti kompiuteriams visus įmonės dokumentus.

Visų informacinių technologijų pasiekimų suma lėmė įmonių dokumentų valdymo sistemų atsiradimą. Norint sukurti tokią sistemą, būtina, kad įmonės darbuotojai turėtų prieigą prie kompiuterių, kuriuose yra elektroniniai ryšiai ir speciali programinė įranga. Įmonės dokumentų valdymo sistema leidžia su dokumentais daryti viską, kas su jais daroma bet kurioje biuro darbo ir dokumentų valdymo sistemoje. Tuo pačiu metu įmonių dokumentų valdymo sistema suteikia iš esmės naujų galimybių, prieinamų tik kompiuteriams. Tai reiškia, kad tokioje sistemoje kompiuteriai derina visas geriausias savo savybes verslo labui.

Pavyzdžiui, tokioje darbo eigos sistemoje galite į dokumentą įdėti elektroninį parašą, apriboti prieigą prie dokumento, nusiųsti jį tam tikriems darbuotojams tam tikra tvarka, bet kuriuo metu nustatyti, kur ir kokiame dokumento tvarkymo etape yra ir peržiūrėti užrašus, susijusius su jo dokumentą apdorojusių darbuotojų dokumentu.

Įmonės dokumentų valdymo sistema geba suprasti ir teisingai naudoti įmonės dokumentų tvarkymo procesus. Jie leidžia apibūdinti tipinį dokumentą (gaunamą ar siunčiamą), jam būdingas detales, jo tvarkymo tvarką ir tokio proceso dalyvių teises. Po to procesas bus automatiškai griežtai ir tiksliai sekamas. Dokumentas bus nuosekliai perkeliamas iš vieno pareigūno į kitą pagal patvirtintą atitinkamo tipo dokumento apdorojimo technologiją. Kiekvienas darbuotojas laiku gaus pranešimą apie jam atsiųsto dokumento gavimą ir jam nereikės niekur vykti. Dokumente bus pateiktos būtinos darbuotojų pastabos ir nurodymas, kaip skubiai reikia šį dokumentą apdoroti. Įmonių darbo eigos sistemoje labai palengvinamas apibendrintų duomenų rinkimas, kurio metu turite apdoroti daugybę dokumentų, susijusių su skirtingais laikotarpiais ir skirtingomis veiklos sritimis.

Be to, dokumentas tokiose sistemose tampa ne tik pačiu dokumentu, lentele, diagrama, bet ir bet kokiu vaizdu (statiniu ar dinaminiu), garso įrašu ir apskritai viskuo, ką kompiuteris sugeba apdoroti. Statinio vaizdo pavyzdys gali būti, pavyzdžiui, bet kokio sudėtingumo brėžinys arba vieneto, gaminio ar struktūros elektroninis modelis. Dinamiškas vaizdas gali būti paprastas reklaminis pristatymas ar net tikras vaizdo įrašas. Prisiminkite, kad įmonės dokumentų valdymo sistema yra nejautri atstumams ir leidžia vienoje sistemoje, laikantis vienodų taisyklių, dirbti visuose įmonės padaliniuose (įskaitant, pavyzdžiui, Australijos ir Magadano skyrius) taip, tarsi visi sėdėtų kaimyniniai kambariai. Tuo pačiu metu darbas bus atliekamas realiu laiku, tai yra, pakanka kelių minučių, kad dokumentas būtų išsiųstas per tūkstančius kilometrų.

Žinoma, įmonių dokumentų valdymo sistema nėra pigus malonumas. Tačiau kiek prarastas ar neteisingai apdorotas dokumentas gali kainuoti gyvu klausimu, kiek gali kainuoti laiku ir tiksliai pateikta informacija? Kartais tai yra įmonės išlikimo klausimas. Be to, nepamirškime, kad kompiuterio duomenų apdorojimo ir informacijos saugojimo kompiuterio atmintyje išlaidų mažinimas yra vienas dinamiškiausių teigiamų procesų žmonijos istorijoje.

Galima paminėti keletą dėmesio vertų rūšių programinė įrangaįmonių dokumentų valdymo sistemas, tačiau vienas iš neabejotinų šios rinkos lyderių yra „Lotus Notes“ sistema ir įvairios sistemos bei programinės įrangos produktai, sukurti remiantis jai būdingais sprendimais. Būtent tai yra programinės įrangos sistemų ir sprendimų asortimentas, kurio galimybes turėsite suprasti dalyvaujant prekiautojams ir ekspertams, atsižvelgiant į konkrečios įmonės pageidavimus. Svarbu suprasti, kad šiuo metu „Lotus Notes“ technologijos apima ir programų kūrimo įrankius (programas), skirtas paskirstytoms (daugiakompiuterinėms) kompiuterinėms aplinkoms, ir paruoštas programinės įrangos produktaiįmonės dokumentų valdymui. Programinės įrangos, sukurtos naudojant „Lotus Notes“ technologijas ir palaikant įmonės dokumentų srautą, pavyzdys (ne vienintelis) yra „Domino.Doc..Doc“ sistema turi labai plačias galimybes kurti ir valdyti dokumentus paskirstytoje kompiuterinėje aplinkoje. patikimumas, būdingas šiuolaikiniams pramonės sprendimams, įskaitant šias funkcijas:

dokumentų kūrimas naudojant bet kurią „Windows“ programinę įrangą;

parama kolektyviniam darbui su dokumentais;

gaunamų ir siunčiamų dokumentų registravimas;

visų dokumentų, kurie gali būti saugomi elektronine forma, parama dokumentų forma;

dokumentų versijų išsaugojimas;

visapusiškos teksto paieškos ir dokumentų paieškos priemonės; Apie standartinių dokumentų kūrimą;

pramoninių dokumentų apsaugos ir šifravimo priemonių palaikymas;

vartotojų ir vartotojų darbo grupių identifikavimo užtikrinimas pagal organizacijos hierarchinę struktūrą;

parama darbui su mobiliaisiais ir atsijungusiais vartotojais (pavyzdžiui, su pardavėjais, kurie turi nešiojamuosius kompiuterius ir periodiškai juos jungia prie tinklo).

Žinoma, tokia sudėtinga programinės įrangos sistema reikalauja kvalifikuoto specialistų derinimo ir priežiūros, tačiau jos didelis efektyvumas ir lankstumas padės išspręsti daugelį problemų, kurios yra svarbios produktyviam darbui. Tiems, kurie bando pasisekti šiuolaikinis verslas Svarbu suprasti, kad greitai besikeičiančioje aplinkoje joks sprendimas nebus geras labai ilgai. Įmonių dokumentų valdymo sistemų (ir, žinoma, „Domino.Doc“) nustatymo įrankiai leidžia greitai užtikrinti bet kokius įmonės manevrus, atsižvelgiant į jos struktūrą ir teikiamų paslaugų specifiką, ir įsitikinti, kad konfidenciali informacija bus lieka konfidenciali, tiksli ir išsami informacija - tiksli ir išsami.

Baigdamas trumpą įmonės dokumentų valdymo sistemų aprašymą, reikia pažymėti, kad šioje rinkoje sparčiai atsiranda naujų programinės įrangos produktų ir sprendimų, o jei susidomėjote, būtinai susipažinkite su visu programinės įrangos produktų ir paslaugų asortimentu rinkoje prieš priimant sprendimą.

2.2 Lingvistinės mokyklos „Sėkmė“, kaip struktūrinio KGOU SPO KPK padalinio, dokumentų srauto įgyvendinimas „MS Outlook“ aplinkoje

.2.1 „Microsoft Outlook“ sistemos ypatybės

Kartu su „Power Point“ pristatymo programa „Outlook Communication Manager“ vis dar yra vienas iš „MS Office“ paketo pašaliečių. Namų vartotojai beveik iš karto ištrina jį iš įdiegtų programų sąrašo diegdami „biurą“. Tarp įmonių ir įmonių darbuotojų yra nedaug tų, kurie galėtų visiškai pasinaudoti šio nuostabaus paketo galimybėmis.

Nemaža dalis atsakomybės už šį apgailėtiną faktą tenka pačių kūrėjų pečiams - kol nebuvo išleista naujausia versija, „Outlook“ išliko vienu sudėtingiausių ir nepatogiausių „MS Office“ modulių, o lokalizuotoje versijoje - daugybė klaidų gana sugadino vidaus vartotojų nuotaiką. Ir tai dar labiau erzino, nes pagal kūrėjų planą jis turėjo tapti biuro komplekto centru ir kasdieniu įrankiu bet kuriam vartotojui. Šiandien tam yra visos priežastys - klaidos buvo ištaisytos, o darbas su programa tapo daug patogesnis nei anksčiau.

Adresų knyga. Susisiekite su vadybininku. Jei „Outlook“ yra „MS Office“ širdis, tai pati „Outlook“ širdis neabejotinai yra kontaktų tvarkyklė. Juk duomenis iš adresų knygos naudos ne tik jis pats, bet ir visos MS Office šeimos programos. Skirtingai nuo nepretenzingos „Outlook Express“ adresų knygos, kontaktų tvarkyklė leidžia jums sudaryti visą dokumentų rinkinį apie visus savo kolegas, pažįstamus kolegas. Be grynai verslo informacijos, adresų knygoje yra specialūs laukai, skirti žmonos vardui, gimtadieniui, kolegos ar draugo vestuvių metinėms. Kol kas nesijaudinkite, kodėl programai reikėjo pasiteirauti apie tokius asmeninius duomenis - tiesiog užpildykite adresų knygos formą. Vėliau pamatysime, kaip „Outlook“ visiškai naudoja visą jūsų įvestą informaciją.

„Contact Manager“ leidžia ne tik sukurti atskirus įrašus kiekvienam adresatui, bet ir sujungti juos į grupes, sukuriant vadinamuosius „pašto adresų sąrašus“ - ši funkcija pravers, kai reikia visiems darbuotojams išsiųsti tą patį pranešimą ar failą jūsų biuro skyriuje.

Paštu. „Windows“ sistemoje, kaip žinome, jaunesnysis „Outlook“ šeimos atstovas „Outlook Express“ tvarko el. Ir su šiuo darbu jis susidoroja beveik geriau nei „vyresnysis brolis“. Jis veikia teisingiau su rusų kalbos koduotėmis, išskyrus standartinę „Windows“ koduotę, gali priimti ne tik asmeninius, bet ir naujienų grupių pranešimus ...

Tačiau esmė ne tame, kad „Outlook Express“ yra gera, o „Outlook“ - bloga: tiesiog abi programos turi šiek tiek skirtingas „veiklos sritis“. „Outlook“, skirta dirbti įmonių tinklo aplinkoje, leidžia siųsti pranešimą ar failą ne tik į internetą, bet ir savo kolegai vietiniame tinkle.

Pranešimus galite kurti ne tik integruotame programos redaktoriuje, kaip tai buvo „Outlook Express“: dabar bet koks „MS Office“ paketas gali tapti jūsų „stalu“. Sukūrę lentelę „Excel“ arba tekstinį dokumentą „Word“, galite, neišeidami iš programos, nusiųsti ją norimam gavėjui naudodami meniu „Failas / Siųsti“.

Kaip paketas verslo reikmėms, „Outlook“ turi labai sudėtingus išeinančių pranešimų apsaugos metodus, naudojant įmontuotas šifravimo sistemas ir atskirus elektroninius parašus. Namų naudotojui visi šie apsaugos laipsniai dažniausiai atrodo per dideli, tačiau būkite tikri, kad perduodant konfidencialius duomenis papildomos atsargumo priemonės nepakenks. Jame yra „Outlook“ ir filtrų sistema, skirta laiškams valyti nuo visų rūšių „elektroninių šiukšlių“ - komercinių skelbimų, kurie be savininko sutikimo gausiai pilami į kiekvieną pašto dėžutę.

Fakso aparatas. Pirmosiose „Outlook“ versijose „MS Fax“ buvo įtrauktas kaip fakso klientas, ir tiesiog buvo neįmanoma su juo dirbti be ašarų. Naudodami „Outlook 2000“ kūrėjai nusprendė ištaisyti šį praleidimą, pakeisdami savo vidinį produktą išimta „Symantec Fax“ versija.

Fakso pranešimą galite sukurti tiesiogiai iš „Outlook“ apvalkalo, tačiau daug patogiau tai padaryti iš kitų „MS Office“ paketų - „Word“ ar „Excel“ - naudojant mums jau žinomą meniu „Failas / Siųsti“. Fakso pranešimų vedlys leis prie dokumento pridėti gražią ir informatyvią antraštę, o visa reikalinga informacija, įskaitant siuntimo numerį, bus paimta iš adresų knygos. Be siuntimo, „Outlook“ galima sukonfigūruoti priimti faksogramas tiek rankiniu būdu, tiek automatiškai. Vienas iš nedaugelio „Outlook“ fakso vedlio trūkumų yra nesugebėjimas išsiųsti tvarkaraščio dideliam vartotojų skaičiui: tam reikia įdiegti papildomą pilną „Symantec WinFax Pro“ versiją.

Vaizdo konferencija. Jei gavėjo kompiuteryje yra bent jau paprasčiausia žiniatinklio kamera, bet kuriuo metu galite surengti „vaizdo konferenciją“ realiuoju laiku, naudodami kompiuteryje įdiegtą „Net Meeting“ programą. Žinoma, naudodami „Outlook“ galite paskambinti būsimam partneriui į virtualią „pasimatymą“. Gaila tik, kad vidaus verslo praktikoje vaizdo konferencijos biure vis dar yra gana neįprastos, o viršininkai mieliau dalija vertingus nurodymus savo pavaldiniams, taip sakant, realiu režimu.

Kalendorius - ir ne tik kalendorius, bet ir išsamus dienoraštis su galimybe sudaryti valandinį grafiką net visiems metams į priekį. Tuo pačiu metu visus kiekvieną dieną suplanuotus renginius ir susitikimus galima suskirstyti į kategorijas, o ateityje kiekvieno iš jų tvarkaraštis ekrane gali būti rodomas atskirai. Gausite atskirą kalendorių „dalykiniams susitikimams“, „susitikimams“, „vakarienėms“ ir „planavimui“ ... o gal net „meilės pasimatymams“. Žinoma, tokios kategorijos nėra, tačiau niekas netrukdys vartotojui ją sukurti patiems.

Be vienkartinių įvykių, taip pat galite suplanuoti pasikartojančius įvykius. Gautas kalendorius gali būti rodomas keliais režimais: dabartinės dienos, savaitės, mėnesio įvykiai.

Užduotys. Be kalendoriaus, „Outlook“ turi dar vieną planavimo įrankį - užduočių sąrašą. Jame galite ne tik išsamiai aprašyti, ką ir kada reikia atlikti, bet ir nurodyti, kiek laiko planuojate susitikti, koks yra darbų kiekis, kiek kainuos jų užbaigimas ir kt.

Dar viena maža, bet svarbi detalė: „Outlook“ gali įrašyti užsakymų ir kai kurių kitų tipų elektroninių dokumentų gavimą į specialų aplanką, pavadintą „Dienoraštis“.

2.2.2 Apskaitos ir dokumentų vykdymo kontrolės problemų aplinkoje „MS Outlook“ sprendimas

1. Paleiskite „Outlook“ spustelėdami mygtuką „Microsoft Office“ skydelyje arba naudodami mygtuką Pradėti:

Pradėti - Programos - „Microsoft Outlook“

Programos lange suraskime darbo aplankų grupes.

Žmonių sekimas aplanke Kontaktai. Aplankas Kontaktai yra sutvarkytas kaip duomenų bazė. Jame galime išsaugoti įvairiausią informaciją: el. Pašto adresą, pašto adresą, kelis telefono numerius ir tam tikrą asmeninę informaciją, susijusią su kontaktiniu asmeniu, pavyzdžiui, gimtadienį ir įvykio metines. Kai įvedate kontakto vardą ar adresą, „Outlook“ padalija šią informaciją į komponentus ir patalpina atskiruose laukuose. Galime rūšiuoti, grupuoti ir filtruoti kontaktus pagal bet kurią vardo ar adreso dalį. Tiesiog spustelėkite mygtuką arba pasirinkite meniu komandą, kad kontaktas išsiųstų susitikimo užklausą, el. Laišką ar užduotį. Į failą įrašant informaciją apie kontaktą, failo pavadinimas gali būti: vardas, pavardė, organizacijos pavadinimas, kontaktinio asmens slapyvardis ar bet koks kitas žodis, kuris padės greitai rasti šį kontaktą, pavyzdžiui, „maitinimo įstaiga“ . Kiekvienam kontaktiniam asmeniui galima įvesti iki trijų adresų. Vienas iš jų gali būti nurodytas kaip paštas, po kurio jis gali būti atspausdintas ant pašto etikečių, vokų ir naudojamas kuriant laiškus keliems gavėjams.

Kai kalendoriuje sukuriate kontaktus, atitinkamuose puslapiuose automatiškai pasirodo pranešimas apie įvykį, susietą su kontaktu, pvz., Nurodyto asmens gimtadienis.

Darbo technologija

Atidarykime aplanką „Kontaktai“.

Sukurkime naują kontaktą. Norėdami tai padaryti, įrankių juostoje spustelėkite mygtuką „Sukurti“. Atsivers kontaktų langas

Įveskime informaciją apie kontaktą į skirtuko „Bendra“ siūlomus laukus. Kai kuriuose laukuose yra mygtukai, kurie leidžia tiksliau įvesti informaciją. Pavyzdžiui, spustelėkite mygtuką „Visas vardas“. Atsidarys papildomas langas vardo įvedimui. Užpildykite laukus, susietus su kontakto vardu.

Skirtuke „Veiksmai“ toliau bus rodomi visi su šiuo kontaktu susiję veiksmai: telefono skambučiai, pranešimų siuntimas ir kiti.

Informacija apie kiekvieną kontaktą išsaugoma atskiroje kortelėje. Uždarykime kontaktų langą ir pažiūrėkime, kaip informacija pateikiama kataloge Kontaktai.

Mes sukursime kelis kontaktus iš skirtingų organizacijų, su kuriomis mūsų įmonė palaiko verslo ryšius.

8. Sukurkime kelis kontaktus su vienos įmonės darbuotojais. Tam:

dukart spustelėkite esamą kontaktą;

pasirinkite komandą iš meniu „Veiksmai“ - „Sukurti kontaktą toje pačioje įmonėje“; atsidarys langas, kuriame kai kurie laukai, susiję su įmonės adresu ir telefono numeriais, jau bus užpildyti;

įvesime trūkstamą informaciją, taip pat prireikus pakeisime esamą.

Įveskite į aplanką „Kontaktai“ informaciją apie mūsų įmonės darbuotojus, o pirmiausia informaciją apie direktorių.

Pakeiskite dabartinį informacijos apie kontaktus rodinį aplanke, naudodami komandą „View“ - „Current view“ ir pasirinkę rodinį iš pateikto sąrašo:

Adresų kortelės

Išsamios adresų kortelės

Telefonų sąrašas

Pagal organizaciją ar kitus.

Skambutis. Labai svarbu sekti verslo telefono skambučius. Anksčiau, gerai organizavus darbą, telefono žinutėms įrašyti buvo naudojama speciali knyga, kurioje atsispindėjo informacija: kam ar iš ko skambino, data, laikas, žinutės tekstas, kas gavo (perdavė). „Outlook“ aplinkoje galite automatiškai sukurti pokalbių telefonu įrašą.

Jei turite modemą, „Outlook“ gali surinkti kontaktinius telefono numerius. Tuo pačiu metu pokalbio laikas gali būti įrašytas programoje „Outlook“, kuri įvedama į dienoraštį. Ten taip pat galite pridėti pastabų apie pokalbį.

Darbo technologija

Atidarykime aplanką „Kontaktai“. Pasirinkite kontaktinį asmenį, kuriam norite skambinti.

Įrankių juostoje atidarykite sąrašą spustelėdami mygtuką „Automatinis rinkimas“ arba meniu „Veiksmai“ pasirinkite komandą „Skambinti kontaktui“. Iš sąrašo pasirinkite vieną iš kontaktinių telefonų. Atsidarys langas „Naujas skambutis“.

Pažymėkite langelį „Sukurti dienoraščio įrašą kiekvieną kartą, kai skambinate“.

Spustelėkite mygtuką „Skambinti“. Jei yra modemas, telefono numeris bus renkamas nedelsiant ir tuo pačiu metu atsidarys langas „Telefono skambutis“. Kai modemas užmezga ryšį, galite pasiimti ragelį ir uždaryti langą „Naujas skambutis“.

Ypač svarbu nurodyti užimtumo parametrus, jei dirbame grupėje ir tinkle pranešame apie savo planus kitiems dalyviams. Mūsų įdarbinimo galimybės padės jiems planuoti savo darbo laiką.

Lange „Telefono skambutis“ įrašysime pokalbio temą ir išsamiau aprašysime pokalbio turinį. Turėdamas gerą kvalifikaciją, sekretorius gali kalbėti ir įrašyti pokalbį vienu metu.

Įrašę jame informaciją apie skambutį, uždarykime langą. Paklausus programos "Ar norite išsaugoti atliktus pakeitimus?" atsakyti teigiamai. Po to informacija apie telefono skambutį bus išsaugota kontaktų kortelėje ir „Dienoraštyje“.

Sujunkite aplanką Kontaktai su „Word“ dokumentais. Siunčiant laiškus, ant vokų turime įrašyti gavėjo adresus, taip pat grąžinimo adresą. Šis darbas gali būti atliktas automatiškai, naudojant informaciją iš aplanko Kontaktai. Norėdami tai padaryti, „Word“ programavimo aplinkoje naudokite „Mail Merge“ režimą.

Darbo technologija

Atidarykime naują „Word“ dokumentą.

Vykdykime komandą „Paslauga“ - „Vokai ir lipdukai“. Atsidaro vokai ir etiketės.

Eikime į skirtuką „Vokai“. Pamatysime laukus, skirtus įvesti gavėjo adresą ir grąžinimo adresą. Virš kiekvieno lauko yra „Adresų knygos“ piktograma.

Gavėjo lauke spustelėkite adresų knygos mygtuką. Atsidariusiame lange pasirinkite gavėją.

Grąžinimo adreso lauke spustelėkite adresų knygos mygtuką. Atsidariusiame lange pasirinkite direktoriaus ar kito įmonės darbuotojo, kurio vardu laiškas yra išsiųstas, vardą. Atžymėkite žymės langelį „Nespausdinti“.

Norėdami pasirinkti voko dydį, spustelėkite mygtuką „Parinktys“. Iš sąrašo pasirinkite reikiamą voko dydį.

Norėdami peržiūrėti užrašą ant voko, lange „Vokai ir etiketės“ ​​spustelėkite mygtuką „Pridėti“.

Aplankas, atidaromas paleidus „Outlook“. Paleidus „Outlook“, automatiškai atidaromas vienas iš aplankų, pavyzdžiui, „Inbox“, kuriame yra informacijos apie gaunamus el. Tačiau vartotojas gali savarankiškai nurodyti aplanką, kuris bus atidarytas paleidžiant programą, pavyzdžiui, šiandien „Outlook“.

Darbo technologija

Pradėkime „Outlook“ programą.

Eikime į skirtuką „Išplėstinė“ ir spustelėkite mygtuką „Išplėstinės parinktys“.

Atsidariusiame lange išplėskite aplanką „Atidaryti“ ir pasirinkite aplanką „Outlook šiandien“, kuris bus atidarytas paleidus „Outlook“.

Baikime darbą su programa.

Atidarykite programą iš naujo ir įsitikinkite, kad paleidžiant atidaromas jūsų nurodytas aplankas.

Vartotojo konfigūracija. „Outlook“ programinės įrangos aplinka leidžia organizuoti asmeninį kiekvieno darbuotojo darbą ir grupinį darbą. Grupinis darbas reiškia galimybę dirbti su tais pačiais dokumentais.

Norint organizuoti darbuotojų grupinį darbą, būtina, kad įmonėje būtų organizuotas tinklas ir bendros taisyklės, kaip adresuoti ir siųsti failus iš vieno darbuotojo kitam tinkle. Šias problemas sprendžia specialus darbuotojas - tinklo administratorius, kuris jums nurodys konkrečioje darbo vietoje.

„Outlook“ programinės įrangos aplinka siūlo tris darbo su paštu režimus:

tik internetas;

įmonių ar darbo grupėms;

el. pašto nėra.

Šiame skyriuje apžvelgsime neprisijungus pasiekiamas galimybes ir pagrindines grupinio bendradarbiavimo galimybes naudojant įmonės el. Paštą ar internetą.

Prieš pradėdami dirbti „Outlook“ aplinkoje, turime apibrėžti save kaip šios programos vartotoją šiame kompiuteryje. Tai daroma sukuriant interneto vartotojo paskyrą. Šis įrašas toliau apibūdins jus kaip numatytąjį asmenį, atsakingą už visas užduotis ir užduotis „Outlook“ aplinkoje.

Darbo technologija

Meniu „Paslauga“ pasirinkite elementą „Parametrai“.

Eikime į skirtuką „Pašto pristatymas“.

Spustelėkite mygtuką „Keisti pašto paslaugų konfigūraciją“.

Įsitikinkime, kad mūsų kompiuteris nustatytas dirbti su „tik interneto“ laiškais. Spustelėkite mygtuką „Atšaukti“.

Meniu „Paslauga“ pasirinkite elementą „Paskyros“.

Dialogo lange Interneto paskyros pasirinkite skirtuką Paštas.

biuro darbo kompiuterinių technologijų perspektyvos

7. Pažvelkime į esamas paskyras ir spustelėkite mygtuką „Pridėti“. Bus paleistas „Interneto ryšio vedlys“. Tada atlikite „Vedlio“ veiksmus:

įveskite vardą, pavyzdžiui, Anna Ilyina arba savo vardą;

nurodysime el. pašto adresą, pavyzdžiui [apsaugotas el. paštas] arba jūsų adresas;

nurodykite gaunamų pranešimų serverį: mail.ru arba savo serverį;

nurodykite siunčiamų pranešimų serverį: mail.ru arba savo serverį;

nurodysime paskyrą (galite palikti tą, kurią pasiūlė „Vedlys“) ir, jei reikia, slaptažodį;

rankiniu būdu nustatykite jungiklį „Prisijungimo prie interneto metodas“;

baigti „Vedlio“ darbą spustelėjus mygtuką „Baigti“; dialogo langas Interneto paskyros vėl pasirodo su jūsų sukurta paskyra.

Pažymėkite sukurtą paskyrą. Spustelėkite mygtuką „Ypatybės“. Peržiūrėkime ir, jei reikia, pakeisime paskyros ypatybes.

Spustelėkite mygtuką „Naudoti kaip numatytąjį“. Dabar mes nustatėme, kad Anna Iljina (arba mes patys) yra programos vartotoja.

Uždarykime dialogo langą.

Darbo laiko planavimo darbai. Sekretorės veikla labai įvairi. Tai apima dokumentų rengimą ir telefono skambučius, lankytojų priėmimo organizavimą ir daug daugiau. Ši veikla, susijusi su dabartinių problemų sprendimu, yra nepastebima. Tačiau įmonės efektyvumas priklauso nuo to, kaip sėkmingai ir efektyviai ji vykdoma.

„Outlook“ visi susitikimai suskirstyti į šias grupes, apie kurias jau žinote: susitikimai, susitikimai, įvykiai, užduotys ir telefono skambučiai.

Susitikimai. Susitikimas yra įvykis, kuriame dalyvauja vienas ar du asmenys. Susitikimo laikas sutariamas ir yra rezervuojamas kalendoriuje. Susitikimui nereikia įtraukti išteklių: specialios patalpos, pasiruošimo laiko, materialinių išlaidų. Susitikimas gali būti dienos ataskaita vadovui, telefono skambutis ir lankytojų priėmimas. Svarbu tai, kad paprastai tai yra nedidelis verslas, atsižvelgiant į pasirengimui skirtą laiką; jis suplanuotas tam tikram laikui ir yra vienpusis (asmeniškai atlieka sekretorė) arba dvipusis (pokalbis tarp dviejų).

Darbo technologija

Spustelėkite „Akimirkos“ laiko skalę, esančią ne anksčiau kaip pusvalandį nuo dabartinio laiko;

Užsirašykime susitikimo temą ir paspauskite „Enter“.

Susitikimas bus pažymėtas specialia įspėjimo piktograma. Programa automatiškai pasigirs signalas, likus 15 minučių iki susitikimo pradžios, įspėti apie artėjantį susitikimą.

Palauksime garso signalo.

Pakeiskime susitikimo trukmę:

perkelkite pelės žymeklį virš viršutinės arba apatinės susitikimo įrašo ribos (pelės žymeklis pakeis formą);

patraukti ir perkelti susitikimo sieną.

Ateinančioms dienoms sukursime dar keletą susitikimų įvairiomis temomis.

Pakeiskite susitikimo parinktis. Planuodami susitikimą, galite jį susieti su adresatu. Tada informacija apie ją bus įrašyta į kontaktinius duomenis. Remdamiesi šia informacija, visada galite prisiminti, kada ir kokie susitikimai įvyko su kontaktu, kam jie buvo skirti. Planuodami susitikimą, galime nurodyti įdarbinimo galimybes.

Darbo technologija

Atidarykite susitikimo parinkčių langą dukart spustelėdami temą arba tuščią dienoraščio eilutę.

Apsvarstykite skirtuką Susitikimas.

Darykime taip:

pakeisti susitikimo temą;

nurodyti susitikimo vietą;

išjungti įspėjimo vėliavą;

nustatyti užimtumo parametrus: užimtas, laisvas, abejotinas, ne darbe.

Susiejimą susiesime su kontaktu. Norėdami tai padaryti, spustelėkite mygtuką „Kontaktai“ dialogo lango apačioje ir atsidariusiame kontaktų sąraše pasirinkite kontaktinio asmens, su kuriuo numatytas susitikimas, vardą.

Užrašai ir priedai. Paprastai kai kurie verslo klausimai aptariami susitikimo metu. Susitikimo lange galime užsirašyti pastabas, užrašus, kokius klausimus reikia aptarti, pasiūlymus aptariamomis temomis ir kt. Jei dokumentas ruošiamas susitikimui, jį galima įterpti tiesiai į susitikimo langą arba susieti su juo.

Darbo technologija

Atidarykite susitikimo langą

Susitikimo pastabų teksto laukelyje užsirašykite tekstą: „Aptarkite terminus, dalyvių skaičių ir jų klausimų spektrą“.

Prie susitikimo pridėkite kompiuteryje sukurtą ir išsaugotą failą:

spustelėkite mygtuką „Pridėti failą“ (arba meniu Įterpti - Failas);

naršymo lange suraskite reikiamą failą ir spustelėkite mygtuką „Įterpti“ (lange pasirodys failo piktograma).

Taip pat galime įterpti failo turinį:

meniu „Įterpti“ pasirinkite elementą „Objektas“;

dialogo lange nustatykite radijo mygtuką „Sukurti iš failo“;

spustelėkite mygtuką „Naršyti“ ir dialogo lange pasirinkite failo pavadinimą;

uždarykite dialogo langus spustelėdami mygtuką „Gerai“ ir įsitikinkite, kad failo turinys rodomas pastabų lauke.

Pasikartojančių susitikimų planavimas. Sekretorės darbe yra susitikimų, kurie periodiškai kartojasi. Pavyzdžiui, kiekvienos darbo dienos pradžioje direktoriui pateikiama ataskaita, darbo dienos pabaigoje pasirašomi dokumentai, kartą per savaitę vyksta susitikimai, skirti būsimam darbui planuoti, ir ataskaita „Apie atliktus darbus. " Visų šių tipų susitikimai kalendoriuje gali būti pažymėti kaip pasikartojantys. Tokiu atveju jie bus automatiškai įrašomi suplanuotomis dienomis.

Darbo technologija

Sukurkime kelis susitikimus kalendoriuje, kuriems tada bus priskirtas pasikartojimo atributas (1 lentelė).

1 lentelė. Pasikartojantys įvykiai

Nustatykime pasikartojimo vėliavą susitikimui:

dukart spustelėkite, kad atidarytumėte susitikimo langą;

įrankių juostoje spustelėkite mygtuką „Kartojimas“;

dialogo lange „Pasikartojimas“ nustatykite reikiamus pasikartojimo parametrus;

uždarykite susitikimo langą ir suraskite kitas kalendoriaus datas, kurioms automatiškai bus įrašomas pasikartojantis susitikimas.

Susitikimų ir renginių planavimas. Susitikimo metu kviečiami keli dalyviai. „Outlook“ leidžia pasirinkti dalyvius iš aplanko Kontaktai ir automatiškai siųsti jiems kvietimus. Šio tipo darbas yra tiesiogiai susijęs su galimybe dirbti grupėje tinkle. Renginys yra visos dienos veikla.

Darbo technologija

Atidarykime pasikartojantį susitikimą „Plannerka“.

Spustelėkite skirtuką „Prieinamas nariams“. Spustelėjus šį skirtuką, susitikimas automatiškai konvertuojamas į susitikimą.

Norėdami pasirinkti dalyvius ir išsiųsti jiems kvietimus, spustelėkite mygtuką „Kiti“. Bus atidaryta adresų knyga.

Išrinkime susirinkimo dalyvius.

Sukurtame sąraše spustelėkite kvietimo siuntimo piktogramą šalia kiekvieno dalyvio ir pasirinkite „siųsti“ arba „nesiųsti“ kvietimus.

Formuojant aplanką „Kontaktai“, visos gimimo ir jubiliejaus datos automatiškai įrašomos į atitinkamų dienų dienoraštį kaip įvykiai. Toks įrašas tinkama diena primins mums apie būtinybę pasveikinti partnerį, o tai yra mandagumo verslo bendravime ženklas. Įvykis nurodytas dienoraščio lapo antraštėje. Eikime į dienoraštį ir įsitikinkime, kad jūsų darbuotojų ir partnerių gimtadieniai yra įrašomi atitinkamai.

Sukurkime visos dienos renginį „Vadovų seminaras“:

dukart spustelėkite, kad atidarytumėte naują susitikimą;

pažymėkite langelį „Visa diena“;

nustatykite likusius susitikimo parametrus: temą, vietą, datą, laiką, dalyvius.

Sukurkite užduotį. Aplanko „Kalendorius“ lange yra „Užduočių juosta“. Užduotis, skirtingai nei susitikimas, neturi konkrečios datos ar laiko. Jis turi tik konkrečią pradžios datą ir terminą. Užduotys saugomos atskirame aplanke tuo pačiu pavadinimu. Kalendoriaus „užduočių juosta“ yra susieta su aplanku „Užduotys“. Galite nustatyti šiuos užduoties parametrus:

nurodykite problemos temą;

nustatyti pradžios datą ir terminą;

stebėsime užbaigimo etapus: nepradėtas, vykdomas, baigtas, atidėtas, laukiamas;

nurodysime atliktos užduoties procentą;

patikėti užduotį kitam atlikėjui ir stebėti vykdymą;

susiekite užduotį su adresatu;

pridėti failą arba užsirašyti pastabas;

pakeisti užduočių informacijos rodinį lange.

Daugelis šių parinkčių yra panašios į susitikimo parinktis.

Darbo technologija

Apsvarstykime informacijos apie užduotis pateikimą aplanke Kalendorius ir Aplankas Užduotys. Jie sutampa daugeliu atžvilgių.

Eikime į aplanką „Užduotys“.

Norėdami sukurti užduotį, spustelėkite eilutę, pažymėtą „Spustelėkite“ - „pridėti elementą“ - „Užduotis“. Tokiu būdu galime nustatyti temą „Terminas“ ir kai kuriuos kitus parametrus „Užduotys“. Mes užsirašysime „Užsakymas atostogų grafiko patvirtinimui“ ir išskleidžiamajame meniu „Kalendorius“ nurodysime terminą, tada paspauskite „Enter“.

Norėdami įvesti išsamią informaciją apie užduotį, dukart spustelėkite, kad atidarytumėte užduočių parametrų langą.

Įveskime pradžios datą, būseną, užduoties atlikimo procentą. Pažymėkime įspėjimo langelį.

Prie užduoties pridėsime „Užsakymo failą“.

Sukurkime dar kelias užduotis ateinančioms 5 dienoms:

rinkti informaciją apie atostogas;

parengti seminaro planą;

sudaryti seminaro dalyvių sąrašą;

seminaro dalyviams išsiųsime telefono žinutes.

Užduoties priskyrimas kitam asmeniui ir vykdymo stebėjimas. Sekretorius ne tik savarankiškai vykdo direktoriaus užduotis, bet ir jo nurodymu gali paskirti užduotį kitam darbuotojui ir stebėti jo įgyvendinimą.

„Outlook“ leidžia priskirti užduotį visiems, esantiems kataloge „Kontaktai“. Kai užduotis priskiriama, ji automatiškai siunčiama per tinklą darbuotojui, kuris tampa užduoties savininku. Paskirta užduotis saugoma sekretoriaus aplanke, kuris turi galimybę stebėti jos įgyvendinimo eigą.

Darbo technologija

Atidarykime užduočių langą „Siųsti telefono žinutes seminaro dalyviams“.

Įrankių juostoje spustelėkite mygtuką „Priskirti užduotį“. Bus rodoma eilutė „Iki ...“.

Spustelėkite mygtuką „To ...“. Atsivers užsakymo gavėjo langas.

Pasirinkite norimą kontaktą spustelėdami ir perkelkite jį į pranešimų gavėjų sąrašą spustelėdami mygtuką „To ...“.

Uždarykite langą ir įsitikinkite, kad pasirinktas kontaktas yra nurodytas eilutėje „Kam ...“.

Uždarykime užduočių langą. „Outlook“ iškart pradės persiųsti užduotį. Priskyrę užduotį kitam asmeniui, mes nustojame būti jos savininku, tai yra, negalime pakeisti jos parametrų. Mums belieka tik kontroliuoti užduoties vykdymą.

Pažvelkime į aplanką Užduotys, kaip pasikeitė užduočių piktograma. Nauja piktograma reiškia, kad užduotis buvo paskirta kitam asmeniui. Aplanke esančios užduotys sugrupuotos pagal atsakingą asmenį.

Sukurkime dar keletą užduočių ir priskirtume jas skirtingiems žmonėms iš aplanko Kontaktai.

Pakeiskite išsamią užduoties informaciją. Išsami užduoties informacija pateikiama lentelės pavidalu. Stulpelių antraštės nurodo rodomas užduoties parinktis. Programinės įrangos aplinka leidžia keisti informacijos apie užduotį pateikimą. Norėdami tai padaryti, naudokite meniu „Rodinys“ elementą „Dabartinis vaizdas“. Jei dėl kokių nors priežasčių mūsų netenkina programos siūlomos peržiūros, mes patys galime nustatyti bet kokį stulpelių skaičių lentelėje, grupavimo metodus ir užduotis.

Darbo technologija

Atidarykime aplanką „Užduotys“.

Meniu „Rodinys“ pasirinkite elementą „Dabartinis vaizdas“, o iš papildomo meniu - vieną iš rodinių.

Pažiūrėkime, kaip pasikeitė problemos vaizdas.

Taikykime kitas reprezentacijos rūšis.

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite antraštės juostą.

Kontekstiniame meniu pasirinkite elementą „Keisti dabartinį vaizdą“. Atsidaro langas Rodyti informaciją.

Pažvelkime į mygtukų turinį. Pakeiskite rodinį naudodami mygtukų dialogo langus.

Sukurkite užrašą. Lipnus raštas yra nedidelis memorandumas. Užrašo tekstas gali būti labai įvairus: mintis, kurios nenorite pamiršti; kažko priminimas sau ar kitam darbuotojui; šviežias anekdotas, kurį retkarčiais galite pasakyti savo partneriui; citata ir daugiau. Nekompiuterizuotame biure kartais galite pamatyti šį paveikslėlį. Visur - ant stalo, telefone, ant sienos, ant lango stiklo, ant rašymo prietaiso - yra maži popieriaus lapai su kai kuriomis užrašais. Tai yra užrašai. Sutikite, kad toks biuras pašaliečiui gali suteikti supratimą apie stiprų darbuotojų užimtumą, tačiau atrodo labai atsainiai.

Užrašai programinės įrangos aplinkoje „Outlook“ yra elektroninis popierinio sąsiuvinio su kuponais analogas. Užrašai naudojami klausimams, priminimams ir kt. Įrašyti, paprastai rašomi popieriniame sąsiuvinyje. Be to, pastabos yra naudingos norint išsaugoti informaciją, kurios jums gali prireikti vėliau, pvz., Nurodymus ar tekstą, kurį galite įklijuoti į kitus elementus ar dokumentus. „Outlook“ turi specialų aplanką, kuriame galite sukurti ir išsaugoti užrašą ir kartais jį naudoti. Be šių pagrindinių funkcijų, galite:

susieti užrašą su adresatu;

siųsti paštu;

tipas;

pakeisti užrašo pateikimą.

Kaip matote, galite atlikti veiksmus, panašius į veiksmus su kitais elementais su užrašu.

Galite dirbti palikę užrašus ekrane atidarytus. Užrašo pakeitimai išsaugomi automatiškai. Tada mūsų ekranas bus užpildytas užrašais.

Darbo technologija

Atidarykite aplanką „Pastabos“.

Spustelėkite mygtuką „Sukurti“. Atsivers geltonas užrašų langas.

Užrašykite pastabos tekstą lange.

Uždarykite užrašą. Jis bus rodomas piktogramos pavidalu aplanko darbo lauke.

Susiekite pastabą su adresatu:

dukart spustelėkite piktogramą, kad atidarytumėte užrašą;

atidarykite paslėptų užrašų meniu;

pasirinkite elementą „Kontaktai“;

atsidariusiame adresatų sąraše pasirinkite jums reikalingą asmenį.

Kai pastaba susiejama su kontaktu, informacija apie tai atsispindi skirtuke „Kontaktiniai veiksmai“. Atidarykite aplanke „Kontaktai“ asmens, su kuriuo susiejote užrašą, kortelę.

Eikime į skirtuką „Veiksmai“ ir, be kitų veiksmų, suraskime užrašo paminėjimą.

Panagrinėkime kitas užrašų meniu funkcijas. Be kitų, rasime komandą Pirmyn. Kai komanda vykdoma, atidaromas standartinis el. Toliau susipažinsime su pranešimų siuntimo taisyklėmis.

Atliktų darbų apskaita. Dienoraštis yra dokumentas, kuriame yra kasdien atliktų užduočių ir įvykių, įvykusių konkretaus žmogaus gyvenime, sąrašas. Kad būtų galima atkurti įvykių eigą, tolimais „ikikompiuteriniais“ laikais buvo laikomi dienoraščiai.

Įvairiuose sekretoriaus darbuose taip pat būtina organizuoti atliktų darbų apskaitą. Tam programinės įrangos aplinkoje yra specialus aplankas „Dienoraštis“. Šiame aplanke automatiškai registruojamos nuorodos į visus failus, su kuriais buvo atliktas darbas; įvykiai, paminėti aplankuose „Kalendorius“, „Užduotys“, „Užrašai“; Atlikti telefono skambučiai.

Tam tikrą informaciją apie atliktą darbą galima įrašyti į dienoraštį rankiniu būdu. Aplanke „Dienoraštis“ rodomas darbo su dokumentais tvarkaraštis. Kiekvienam elementui sukuriamas įrašas, kuris atspindi darbo pradžios datą, laiką, laiką, praleistą dirbant su elementu. Elementą galite atidaryti dukart spustelėdami.

Žurnalo peržiūra ir nustatymas. Kai kuriuos elementus galima automatiškai įrašyti į dienoraštį. Tai yra pranešimai, susitikimų užklausos, atsakymai į susitikimų užklausas, atšaukti susitikimai, užduotys, atsakymai į užduotis, telefono skambučiai. Dienoraštis gali automatiškai įrašyti dokumentus, sukurtus pagal šias programas: „Microsoft Access“, „Microsoft Excel“, „Microsoft Office Binder“, „Microsoft PowerPoint“, „Microsoft Word“ ir kitas su „Microsoft Office“ suderinamas programas. Galime nurodyti kontaktus, kuriems reikia daryti įrašus dienoraštyje.

Darbo technologija

Atidarykime aplanką „Dienoraštis“. Kol dirbome „Outlook“ aplinkoje, kai kurie įrašai apie mūsų darbą jau pasirodė aplanke. Įrašai dienoraštyje sugrupuoti pagal tipą.

Pažvelkime į įrašų grupes. Norėdami peržiūrėti to paties tipo įrašus, spustelėkite mygtuką su (+) ženklu. Norėdami uždaryti grupę, spustelėkite mygtuką su (-) ženklu.

Norėdami nurodyti įrašų, failų ir kontaktų, kurių informacija turėtų būti išsaugota dienoraštyje, tipus, meniu „Įrankiai“ pasirinkite elementą „Parinktys“.

Skirtuke „Nustatymai“ paspauskite dienoraščio mygtuką „Parinktys“.

Lange „Dienoraščio nustatymai“ pažymėkite langelius šalia elementų, kontaktų ir failų tipų, į kuriuos reikia atsižvelgti dienoraštyje.

Įvykio įrašymas į dienoraštį rankiniu būdu.

Darbo technologija

Atidarykime aplanką „Dienoraštis“.

Įrankių juostoje spustelėkite mygtuką „Sukurti“. Atidaromas naujo dienoraščio įrašo langas (be pavadinimo).

Lauke „Tema“ įveskite aprašą.

Sąraše „Tipas“ pasirinkite įrašą, kurį norite įvesti į dienoraštį.

Jei reikia, nustatykite kitus parametrus.

Pranešimų persiuntimas el. Šiais laikais elektroninis paštas yra tokia pat įprasta ryšio priemonė kaip ir telefonas bei įprastas paštas. Be to, el. Paštas yra dar labiau pageidaujamas dėl šių priežasčių:

pranešimas siunčiamas tiesiai iš darbo vietos;

pranešimai labai greitai pasiekia adresatą;

nebūtina sunaudojamos medžiagos(popierius, vokai, rašalas);

galite išsiųsti laišką keliais adresais vienu metu;

dėl visų aukščiau išvardintų dalykų žymiai sutaupomas laikas.

Šiuolaikiniame verslo biure el. Paštas yra esminis atributas, o gebėjimas juo naudotis yra svarbiausias sekretoriaus ir bet kurio kito darbuotojo profesinis įgūdis.

El. Paštu perduodama informacija vadinama žinute (pašto žinute). Laiškai, išsiųsti el. Paštu, yra suskirstyti į keturias grupes:

Gautieji - gauti el. Paštu;

Išeinantys - siunčiami;

Juodraščiai - ruošiami pranešimai;

Išsiųsta.

Pagrindinėje „Outlook“ srityje yra aplankai, atitinkantys šias pranešimų grupes. Patogu juos suskirstyti į atskirą aplankų grupę „Mail“. Norėdami naudoti „Outlook“ laiškams siųsti ir gauti internetu, mums reikia paskyros. Aukščiau aptarėme paskyros kūrimo procedūrą.

Sukurkite ir išsiųskite pranešimą. „Outlook“ programinės įrangos aplinkoje yra standartinis pranešimų langelis, kuriame mes, kaip ant voko, turime nurodyti, kam jis skirtas, taip pat temą ir turinį. Be to, prie pranešimo galime pridėti anksčiau paruoštą failą, įterpti paveikslėlį. Jei „Outlook“ nenustatyta nedelsiant siųsti el. Laiškus, visi sukurti pranešimai bus išsaugoti aplanke Siunčiamieji.

„Outlook“ aplinkoje galite nustatyti pranešimų siuntimo režimą: nedelsiant arba pagal komandą.

Darbo technologija

Nustatykite pranešimo siuntimo režimą:

meniu „Paslauga“ pasirinkite „Parinktys“;

lange „Parinktys“ eikite į skirtuką „Pašto pristatymas“;

pažymėkite arba atžymėkite laukelį Siųsti žinutes nedelsiant.

Atidarykime aplanką „Siunčiamieji“ ir spustelėkite mygtuką „Naujas“. Bus atidarytas pranešimų langas. Šis langas leidžia jums perkelti informaciją paprasto teksto pavidalu, taip pat pridėti failus prie laiško:

Pranešimo lange spustelėkite mygtuką „To ...“ ir iš adresatų sąrašo pasirinkite vieną ar daugiau gavėjų. Taip pat galime pasirinkti, kam siųsti kopiją (Cc mygtukas) ir aklą kopiją (Bcc mygtukas).

Lauke „Tema“ trumpai įvesime pranešimo pavadinimą.

Darbo lauke įveskite pranešimo tekstą.

Norėdami sukurti priedą, meniu „Įterpti“ pasirinkite elementą „Failas“.

Naršymo lange dukart spustelėkite anksčiau sukurtą ir išsaugotą failą. Priedas rodomas kaip failo piktograma su pavadinimu pranešimo lango apačioje.

Norėdami išsiųsti pranešimą, įrankių juostoje spustelėkite mygtuką „Siųsti“. Pranešimas bus išsiųstas nedelsiant arba patalpintas aplanke Siunčiamieji, priklausomai nuo nustatyto režimo.

Jei nenustatėme tiesioginio pranešimų siuntimo režimo, turime naudoti komandą „Siųsti“ iš meniu „Paslauga“. Kai pranešimas bus persiųstas, jis bus automatiškai perkeltas iš aplanko Siunčiamieji į aplanką Išsiųsti.

Galite derinti pranešimų siuntimo ir gavimo veiksmus. Norėdami tai padaryti, meniu „Paslauga“ pasirinkite komandą „Siųsti / gauti“. Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite paskyros elementą (jei jų yra keli), su kuriuo norime atlikti veiksmus. Po to kompiuteris prisijungs prie pašto serverio ir pranešimai bus išsiųsti. Jei pašto serveris gavo pranešimus apie jūsų paskyrą, jie bus persiųsti į mūsų kompiuterį.

Sukurkime naują pranešimą tema „Įrangos pristatymo terminų derinimas“ ir adresuokime adresatui.

Jei nebaigėme rašyti pranešimo arba artimiausiu metu neketiname jo išsiųsti, išsaugosime jį aplanke „Juodraščiai“. Norėdami tai padaryti, meniu „Failas“ pasirinkite komandą „Išsaugoti“.

Mes galime išsiųsti pranešimą adresu, kuris nėra įrašytas į aplanką „Kontaktai“. Norėdami tai padaryti, eilutėje „Į ...“ aiškiai užrašykite el. Pašto adresą.

Peržiūrėkite pašto aplankus ir pranešimus. Kai pašto aplankai užpildomi, „Outlook“ srityje matome numerį šalia aplanko pavadinimo. Šis skaičius rodo, kiek elementų (pranešimų) yra aplanke. Galime atidaryti aplanką, peržiūrėti jame esančių pranešimų sąrašą, atidaryti bet kurį pranešimą, perkelti jį į kitą aplanką. Prie pranešimų pridėtus priedus galima išsaugoti atskirai kituose kompiuterio aplankuose. Būtina retkarčiais ištrinti nereikalingus pranešimus iš aplanko.

Darbo technologija

Pažvelkime į pašto aplankus „Outlook“ srityje ir neatidarę aplankų nustatykime, kiek juose yra elementų.

Norėdami gauti į serverį gaunamus pranešimus, meniu Paslauga pasirinkite komandą Siųsti / gauti.

Jei negalime dirbti su el. Paštu biure, nukopijuosime kelis pranešimus iš aplanko Siunčiamieji į aplanką Gautieji. Norėdami tai padaryti, patraukite pranešimo pavadinimą ir perkelkite jį į gautųjų piktogramą „Outlook“ juostoje.

Atidarykime aplanką „Gautieji“.

Aplankas padalintas į dvi dalis. Viršutinėje dalyje yra pranešimų sąrašas jų gavimo tvarka ir tam tikra informacija: iš ko, tema, gavimo data ir laikas. Norėdami peržiūrėti pranešimą, spustelėkite jį. Pranešimo tekstas rodomas apačioje. Jei šalia pranešimo yra sąvaržėlės piktograma, tada pranešime yra priedas.

Atidarykime pranešimą su priedu. Išsaugokime priedą atskirai kaip failą:

dukart spustelėkite pranešimo eilutę, kad atidarytumėte pranešimų laukelį;

naršymo lange pasirinkite aplanką, kuriame norime išsaugoti failą, įveskite failo pavadinimą arba palikite nurodytą, tada spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“.

Ištrinkime pranešimą iš aplanko. Norėdami tai padaryti, patraukite pranešimą ir perkelkite jį į aplanko Ištrinti elementai piktogramą.

Kai aplanke Ištrinti elementai kaupiasi daug elementų, galime ištuštinti aplanką, tai yra, visam laikui ištrinti elementus. Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanko „Ištrinti elementai“ piktogramą ir kontekstiniame meniu pasirinkite komandą „Tuščias“ aplankas „Ištrinti elementai“.

Naudojant parašą ir vizitinę kortelę. Verslo susirašinėjime raidės pradžiai ir pabaigai dažnai naudojamos standartinės frazės. „Outlook“ tokios frazės vadinamos parašais, nors realiame gyvenime laiško pabaigoje nurodytą siuntėjo vardą vadiname parašu. Čia parašo sąvoka yra šiek tiek platesnė. Parašas gali būti bet kuri frazė, kuri yra patogi šio pranešimo kontekste, kuri buvo sudaryta iš anksto ir išsaugota tam tikru pavadinimu. Mes galime sukurti kelis parašus skirtingoms progoms ir įterpti juos į pranešimą.

Be parašo, šioje programoje naudojama elektroninės vizitinės kortelės su informacija apie mus sąvoka, kurią galime pridėti prie pranešimo. Mūsų žinutės gavėjas, remdamasis šia vizitine kortele, gali sukurti kortelę su informacija apie mus kataloge „Kontaktai“. Elektroninė vizitinė kortelė suformuojama remiantis įrašu iš mūsų aplanko Kontaktai ir iš tikrųjų yra kontaktinės kortelės analogas su visa joje esančia informacija. Todėl, jei norime partneriui nusiųsti ne visą, o tik dalį informacijos, turime sukurti kontaktinės kortelės dublikatą su pasirinktais duomenimis:

sukurti ir įterpti parašus į pranešimą;

prie pranešimo pridėti vizitinę kortelę;

sukurti kontaktą pagal išsiųstą vizitinę kortelę.

Darbo technologija

Atidarykime aplanką „Siunčiamieji“.

Norėdami sukurti vieną ar kelis parašus, meniu „Įrankiai“ pasirinkite komandą „Parinktys“.

Eikime į skirtuką „Pranešimas“. Spustelėkite mygtuką „Pasirinkti parašą“.

Atsidariusiame lange „Pasirinkti parašą“ spustelėkite mygtuką „Sukurti“. Paleidžiamas parašo kūrimo vedlys.

Įveskime parašo pavadinimą, pavyzdžiui, „Linkiu sėkmės dirbant su vizitine kortele“ ir nustatykite radijo mygtuką „Pradėti nuo tuščio šablono“. Spustelėkite mygtuką „Kitas“.

Lange „Keisti parašą“ įveskite tekstą.

Prie parašo pridėkime vizitinę kortelę:

spustelėkite mygtuką „Sukurti vizitinę kortelę iš kontaktų sąrašo ...“;

atsidariusiame sąraše pasirinkite adresato vardą;

spustelėkite mygtuką „Baigti“.

Sukurkime naują pranešimą.

Meniu „Įterpti“ pasirinkite elementą „Parašas“. Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite parašą.

Naujus pranešimus gausime naudodami komandą „Siųsti / gauti“.

Atidarykime pranešimą su vizitinės kortelės priedu.

Spustelėkite „Sąvaržėlės“ piktogramą ir atidarykite mums atsiųstą elektroninę vizitinę kortelę. Tai atrodo kaip kontaktinė kortelė.

Parašykime naują kontaktą į savo aplanką. Norėdami tai padaryti, spustelėkite mygtuką „Išsaugoti ir uždaryti“. Informacija bus automatiškai išsaugota kataloge „Kontaktai“. Šią kortelę galite papildyti nauja ar pakeista informacija apie partnerį.

Atidarykite aplanką „Kontaktai“ ir įsitikinkite, kad yra naujas įrašas apie kontaktą.

Pranešimo formatavimas. Iki šiol kūrėme pranešimus, parašytus paprastu tekstu. Daugeliui trumpų ir dalykinių el. Laiškų nereikia papildomai formatuoti, todėl jie rašomi paprastu, neformatuotu tekstu. Be to, tokie pranešimai užima mažai atminties ir perkeliami mažiau laiko.

Tačiau kartais tampa būtina nusiųsti ryškesnę ir spalvingesnę žinutę. Paprastai tai asocijuojasi su tam tikra švente. Tokiais atvejais „Outlook“ programavimo aplinkoje pateikiamos išplėstinės teksto formatavimo ir paveikslėlių įterpimo parinktys, būtent „Microsoft Outlook“ arba HTML formatų naudojimas pranešimams rengti. Kai naudojate vieną iš šių formatų, kurdami pranešimą, rodoma sritis, panaši į „Word“ teksto rengyklės formatavimo sritį. Formatavimo mygtukų paskirtis nurodyta įrankių patarimuose.

Darbo technologija

Norėdami įterpti paveikslėlį į pranešimą, iš anksto jį paruoškite ir išsaugokite gif formatu kokiame nors aplanke. Meniu „Įterpti“ pasirinkite elementą „Paveikslėlis“.

Atsidariusiame lange spustelėkite mygtuką „Naršyti“, o naršymo lange pasirinkite paveikslėlio failą ir spustelėkite mygtuką „Atidaryti“. Pavadinimas bus rodomas paveikslėlio įterpimo lange.

Uždarykite langą spustelėdami mygtuką „Įterpti“. Paveikslėlis bus rodomas pranešimų laukelyje.

Siųskime žinutę.

Siunčiamas atsakymas į pranešimą. Kiekvienam paštu siunčiamam asmeniui labai svarbu žinoti, ar jo pranešimas buvo gautas. „Outlook“ aplinka suteikia galimybę automatiškai siųsti pranešimus - trumpąsias žinutes siuntėjui, kai gautas pranešimas. Norėdami tai padaryti, turite nustatyti pašto stebėjimo parametrus.

Be pranešimų, į daugelį pranešimų reikia atsakyti. Siunčiant atsakymą, galime prie jo pridėti originalų pranešimą ar jo dalį, kad gavėjas iškart suprastų, į kokį pranešimą buvo gautas atsakymas.

Darbo technologija

Atidarykite komandą „Parinktys“ meniu „Paslauga“.

Skirtuke Nustatymai spustelėkite mygtuką Pašto parinktys.

Atsidariusiame „El. Pašto nustatymų“ lange rasime lauką, kuriame teigiama, kad „atsakydami į pranešimą, įtraukite ir perkelkite pradinio pranešimo tekstą“. Šiame lauke yra išskleidžiamasis kitų parinkčių sąrašas. Tačiau geriau palikti tai, ką siūlo programa.

Spustelėkite mygtuką „Stebėjimo parinktys“.

Pažymėkime langelius ir perjunkime juos. Šie parametrai leis mums automatiškai valdyti pranešimų apie gautus pranešimus siuntimą. Tokiame pranešime bus nurodyta pranešimo gavimo data ir laikas. Taip pat galime sužinoti, kada buvo gautas mūsų pranešimas.

Įsitikinkime, kad nustačius nurodytus parametrus „Outlook“ aplinka automatiškai persiųs pranešimus apie pranešimų gavimą.

Norėdami išsiųsti atsakymą į pranešimą, esantį aplanke Gautieji, pasirinkite eilutę su pranešimo antrašte.

Įrankių juostoje spustelėkite mygtuką „Atsakyti“. Atsidarys naujas pranešimo langas, kuriame eilutėje „Kam ...“ bus nurodytas siuntėjo adresas, pranešimo lauke bus įterptas pradinio pranešimo tekstas, temos eilutėje bus nurodyta: RE: .

Įvesime atsakymo tekstą, ištrinsime dalį ar visą pradinį pranešimą.

Atsiųsime atsakymą.

Darbo su dokumentais organizavimas yra pagrindinė valdymo technologija bet kurioje institucijoje: iš biuro smulkus verslasį federalinį departamentą ar didžiulę korporaciją. Natūralu, kad efektyviam valdymui reikalinga tam tikra dokumentų valdymo sistema. Kuo platesnė organizacijos veiklos apimtis ir mastas, tuo svarbesnį ir savarankiškesnį vaidmenį atlieka faktinė darbo biure sistema.

Dar visai neseniai darbas su dokumentais buvo vykdomas daugiausia perkeliant popierinius dokumentus ir prižiūrint daugelį popierinių registrų bei dokumentų spintelių. Naujų informacinių technologijų naudojimas ikimokyklinio ugdymo įstaigų srityje leidžia mums dirbti biure ne kaip standų ir konservatyvų mechanizmą, bet kaip veiksmingą ir lanksčią priemonę įvairioms naujovėms šioje srityje įgyvendinti. Šiuo metu, plėtojant informacines technologijas, atsirado metodų ir įrankių, kurie teikia integruotus biuro darbo automatizavimo sprendimus, leidžiančius automatizuoti rankines operacijas ir ieškoti dokumentų, kontroliuoti su dokumentais susijusių užsakymų vykdymą.

Informacinė sistema „Organizacijos dokumentai“ buvo įdiegta siekiant pagerinti kalbų mokyklos „Sėkmė“, kaip struktūrinio KGOU SPO KPK padalinio, efektyvumą.

Darbo metu buvo išspręstos šios užduotys:

buvo tiriama bendra teorinė, speciali literatūra tyrimų tema ir dalykinės srities medžiaga;

organizacijos struktūros, dokumentų ir dokumentų srauto supažindinimas ir tyrimas;

įgyvendino lingvistinės mokyklos „Sėkmė“ dokumentų srautą, kaip struktūrinį KGOU SPO KPC padalinį, pagrįstą programine įranga „MS Outlook“, kuris leido pasiekti maksimalių rezultatų apdorojant ir apskaitant dokumentus su minimaliomis programinės ir techninės įrangos sąnaudomis.

Įgyvendinus diplomo projektą, buvo galima integruoti visus organizacijos dokumentus į „MS Outlook“ aplinką, o tai leido:

optimaliai tvarkyti dokumentus naudojimui;

pabrėžti pagrindinius įvykius ir laiku (ugdymo proceso metu) juos priminti;

visiškai automatizuoti organizacijos biuro darbą.

Taigi, norint padidinti biuro darbo problemų sprendimo greitį ir patikimumą šioje organizacijoje. Sistemos privalumas yra jos lankstumas, t.y. galimybė ją pritaikyti bet kuriai įstaigai, įskaitant bet kokią informaciją, esančią „Kontaktų“ kortelėse, kuri domina pačią organizaciją, taip pat galimybę dirbti su kitomis „MS Office“ programomis.

Kompiuterinių technologijų ir biuro automatizavimo technologijų naudojimas yra perspektyvi kryptis ir leidžia organizuoti darbą su institucijų dokumentų srautu šiuolaikiniu lygiu.

BIBLIOGRAFIJA

1. Andreeva V.I. Darbas biure: reikalavimai įmonės dokumentų srautui. - 3 -asis leidimas, peržiūrėtas ir pridėtas. - M., 1996 m.

2. Andreeva V.I. Biuro darbas personalo tarnyboje: praktinis vadovas su dokumentų pavyzdžiais. 3 -asis leidimas, red. ir papildomai - M.: „Intel -Sintez“ verslo mokykla, 2000 m.

Andreeva V.I. Darbas biure: praktinis vadovas su dokumentų pavyzdžiais. 6 -asis leidimas, red. Ir pridėti. - M.: „Intel-Sintez“ verslo mokykla, 1999 m.

Andreeva V.I. Dokumentų pavyzdžiai darbui biure. - M.: „Intel-Sintez“ verslo mokykla, 1998 m.

Andrejanova V.V. Kaip organizuoti biuro darbą įmonėje. - M.: INFRA-M, 1998 m.

Vasiljevas D.V. Biuro darbas kompiuteryje. - M.: Striks, PRIOR, 1999 m.

Vasiljeva I. N. Darbo biure ir asmeninio valdymo pagrindai: vadovėlis universiteto studentams. - M.: Finansai ir statistika, 1999 m.

GOST R 51141-98. Darbas biure ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai. -M.: IPK standartų leidykla, 1998 m.

Davydova E.N., Rybakovas A.E. Darbas biure: edukacinis ir praktinis vadovas. - M.: „TetraSystems“, 1999 m.

Elizavetina T. Biuro darbas kompiuteryje. - SPb.: Petras, 2004, 304 p.

Informatika: vadovėlis / Red. prof. N.V. Makarova. 4 -as peržiūrėtas red. - M.: Finansai ir statistika, 2001 m.

Informatika: Seminaras apie darbo kompiuteriu technologiją / Red. prof. N.F. Makarova. 4 -as peržiūrėtas Ed. - M.: Finansai ir statistika, 2001 m.

Kirsanova M.V., Aksenovas Yu.M. Biuro darbo kursas: Dokumentų tvarkymas: vadovėlis. 3 -asis leidimas, red. Ir pridėti. - M.: INFRA-M, Novosibirskas: Sibiro susitarimas, 2000 m.

Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektroniniai dokumentai įmonių tinkluose: antrasis Gutenbergo atėjimas. - M.: „Econ-Trends“, 1999 m.

Koltunova M.V. Verslo laiškas: ką turi žinoti iniciatorius. Akad. dviaukštė lova namų ūkių, valdomų Rusijos Federacijos vyriausybės. - M.: Delo, 1999 m.

Kompiuteris vadybininkui / Red. V.V. Komjaginas. - M.: Triumfas, 1988 m.

Darbas kompiuteriu biure: mokymo kursas / Red. N. Makarova ir kt. SPb.: Peter, 2004.- 416 p.

Kudryajevas V.A. ir kita Darbo su dokumentais organizavimas: vadovėlis. - M.: INFRA-M, 1999 m.

Kuznecovas S.L. Biuro darbas kompiuteryje. - M.: CJSC „Intel-Sintez“ verslo mokykla, 1999 m.

Kuznecovas S.L. Biuro darbo kompiuterizavimas. - M.: CJSC „Intel-Sintez“ verslo mokykla, 1999 m.

V. I. Kupersteinas Šiuolaikinės informacinės technologijos biuro darbe ir valdyme. SPb., BHV, 1999 m.

V. I. Kupersteinas MS Office ir projektas vadyboje ir įrašų valdyme.-2-asis leidimas, peržiūrėtas. ir pridėkite. - SPb.: BHV-Peterburgas, 2001.- 400 p.

V. P. Leontjevas Naujausia asmeninio kompiuterio enciklopedija 2003. - M.: OLMA -PRESS, 2003. - 920 p.

Makarova N.V., Nikolačiukas G.S., Titova Yu.F. Darbas kompiuteriu biure: mokymo kursas. - SPb.: Petras, 2004.-411 p.

Moder J., Phillips S. Tinklo planavimo darbo organizavimo metodas. - M.: Energija, 1966 m.

Pagrindinės tinklo planavimo ir valdymo sistemų kūrimo ir taikymo nuostatos. - M.: Ekonomika, 1967 m.

2. Rinkodara švietimo sistemoje: esmė, turinys, veiklos technologija / Barazgova E.S., Dolganov A.E., Kozlovskaya O.V. // Meistras. - 2011.- Nr. 3.-P.33-44.

3. Tarptautinis universitetų bendradarbiavimas siekiant pagerinti mokymo kokybę / DM Zabrodin NV Melikhova. // Int. bendradarbiavimą regione. vaizdas., pasiruošti. ir perkvalifikavimas. ypatinga: patirtis ir problemos. Mater. tarpt. mokslinis-praktinis konf. - Tambovas, 2011. - 3-12 psl.

4. Ciklinė gyventojų struktūrinių užimtumo tipų kaitos dinamika / Blinova T.V. // Ciklumas kaip ekonomijos forma. dinamika .: Santraukos. ataskaitą Vseros. mokslinis. Conf. - SPb, 2010. - P.9-12.

E. S. Makushnikova

ŠVIETIMO ĮSTAIGŲ VALDYMO Efektyvumas

Raktažodžiai: valdymo efektyvumas, švietimo įstaiga, švietimo paslaugos, verslumo universitetas.

Tęsti: Straipsnyje aptariami teoriniai ir metodiniai švietimo organizacijų valdymo efektyvumo gerinimo metodai.

Raktiniai žodžiai: valdymas, švietimo įstaiga, švietimo paslaugos, verslumo universitetas.

Santrauka: Straipsnyje aptariami teoriniai ir metodiniai švietimo organizacijų valdymo tobulinimo metodai.

Atsižvelgiant į universiteto valdymo plėtrą ir švietimo paslaugų komercializavimą, sąlygos

verslumo universitetas, verslumo švietimo organizacija ir kiti yra plačiai naudojami Europos ir Rusijos mokslinėje ir verslo literatūroje. Europoje nuolat vyksta šeimininkai tarptautines konferencijas skirta verslumui ugdyti. Nepaisant to, tarp vidaus mokslo ir mokymo būrelių, ypač vyresnio amžiaus grupių atstovų, šis terminas

„Verslumas“, susijęs su švietimu ir mokslu, sulaukia neigiamos reakcijos. Sėkmingos Europos ir Rusijos universitetų plėtros patirtis rodo, kad m

Šiuolaikinės pasaulinės, labai konkurencingos mokslo ir švietimo rinkos sąlygos, nėra alternatyvos švietimo veiklos ir mokslinių tyrimų komercializavimui, taigi ir verslumo.

Akcentuojamas verslumo novatoriškumas švietimo organizacijos, daro ne tik užsienio, bet ir žymūs Rusijos mokslininkai. Tarp jų: ​​Akhiezer A.S., Lazarev V.S., Potashnik M.M., Sukhorukova L.M., Fonotov A.G. ir kt.

Perėjimas prie naujovių, verslumo režimas universiteto darbas rimtai pakoreguoja tiek vadovybės, tiek dėstytojų veiklą. Pasiekti šį tikslą įmanoma tik tuo atveju, jei yra profesionalių ir pedagoginių darbuotojų, kurie yra atrinkti ir perkvalifikuoti, kurie yra imlūs viskam naujam, geba kurti, turi strategijas savarankiškoms paieškoms ir komandinio darbo įgūdžiams, turi atsakomybės jausmą ir norą kurti, atnaujintą pagrindinių ir profesinių kompetencijų sąrašą.

Vertinant universitetų plėtros perspektyvas, kaip

inovatyvaus tipo švietimo verslumo organizacijas, reikėtų pažymėti, kad vykstant ekonomikos ir finansų krizei šiai strategijai nėra alternatyvos.

Pagrindinės kompetencija grindžiamo požiūrio nuostatos išdėstytos „Rusijos švietimo modernizavimo iki 2010 m. Koncepcijoje“, kur viena iš pagrindinių švietimo sistemos užduočių yra būtinybė suformuoti vientisą universaliųjų įgūdžių sistemą. , gebėjimas veikti savarankiškai ir atsakomybė, tai yra pagrindinės kompetencijos, lemiančios šiuolaikinę ugdymo kokybę. Kompetencijos samprata buvo suformuota atsižvelgiant į tai, kad Vakaruose atsirado naujas požiūris į žmogiškuosius išteklius, o tai leido išspręsti kylantį žmogaus prisitaikymo prie intensyvių technologijų ir darbo reikalavimų pokyčių poreikį. Taikant šį požiūrį, kompetencijos apibūdinamos kaip bendri gebėjimai, pasireiškiantys ir formuojami veikloje, pagrįsti žiniomis, vertybėmis, polinkiais ir leidžia asmeniui užmegzti ryšį tarp žinių ir situacijos, rasti procedūrą (veiksmų sistema ) už sėkmingą problemos sprendimą. Skirtingai nei žinios, gebėjimai ir įgūdžiai, reikalaujantys veiksmų pagal analogiją su modeliu, kompetencija numato nepriklausomos veiklos, pagrįstos visuotinėmis žiniomis, patirtį.

Nepaisant to, visi tyrėjai sutinka, kad kompetencijos yra daugiapakopė struktūra.

Rusijos mokslininkų darbuose pateikiamas apibendrintas, integruotas požiūris į kompetencijos supratimą. Skirtingai nuo Vakarų kolegų, jie mano, kad kompetencijos yra asmens profesinės, įskaitant pedagoginę, kultūros sudedamosios dalys.

Vadovavimo kompetencijos struktūra

švietimą sudaro šie komponentai: pažinimo komponentas, apimantis vadybinių žinių sistemą. Joje daroma prielaida, kad yra tam tikrų vadybos žinių, įskaitant mokslinio valdymo pagrindus, padedančias specialistui tinkamai įvertinti realias valdymo situacijas, panaudoti, rasti ir pritaikyti reikiamą informaciją joms išspręsti, taip pat ugdyti vadovo kompetenciją savarankiško proceso metu. valdymas. Į motyvacinį komponentą įeina asmeniškai reikšmingi motyvai ir vertybinės nuostatos, teigiamas požiūris į vadovaujančios veiklos vykdymą, vadovavimo entuziazmas, profesinis susidomėjimas vadovo darbu, kūrybiškas požiūris į vadovo darbą, poreikis nuolat tobulėti ir tobulinti vadovybės veiklą. kompetencija. Veiklos komponentas apima tyrimus, organizacinius, specialisto dizaino įgūdžius, lyderio projektavimo įgūdžius, leidžiančius jam įdiegti efektyvias valdymo technologijas ugdymo erdvėje. Asmeninis komponentas yra lyderio asmeninių savybių rinkinys, kuris yra svarbus efektyviam valdymui.

Efektyvaus švietimo vadovo valdymo veikla dėl paties valdymo proceso sudėtingumo ir kintamumo visada yra kūrybinga, kūrybiško pobūdžio. Kompetencijomis pagrįstas požiūris į valdymą ne tik nepažeidžia šio modelio, bet, priešingai, žymiai padidina valdymo personalo darbo efektyvumą. To priežastis slypi pačiame šio požiūrio įgyvendinimo mechanizme, nes vadovavimo veiklos rezultatai yra tiesiogiai susiję ne tik su vadovo žinių išsamumu ir nuoseklumu, bet ir su lyderio asmeninių savybių pasireiškimu, gebėjimu veikti. naujose profesinio, asmeninio ir socialinio gyvenimo situacijose.

Taigi švietimo įstaigų valdymo efektyvumo didinimas suponuoja šių užduočių sprendimą:

Naudojant universitete esančius į praktiką orientuoto mokymosi elementus ir pritaikant juos verslo aplinkai

Universiteto vidinės verslo aplinkos organizacinės infrastruktūros modeliavimas (infrastruktūrinių vienetų nustatymas, jų sukūrimo eiliškumo nustatymas);

Miesto infrastruktūrą atkuriančio ir pagal rinkos ekonomikos dėsnius veikiančio infrastruktūros vienetų tinklo kūrimas;

Sukurtas universiteto infrastruktūros padalinių sąveikos su struktūriniai vienetai universitetas;

Edukacinės ir metodinės paramos, skirtos naudotis veikiančia vidine verslo aplinka, plėtra, atsižvelgiant į tikslus modernizuoti ugdymo procesą, kad jis atitiktų universiteto reikalavimus;

Individualias programas kuriančių mokytojų instituto sukūrimas ir plėtra.

Šiam požiūriui reikia sistemingai keisti universiteto švietimo proceso turinį ir organizavimą bei įgyvendinti tarpusavyje susijusių išteklių, sąlygų ir transformacijų komplekso kompleksą, tačiau jis padės formuoti konkurencinių pranašumų dėl sąveikos su verslo aplinka sinergetinio poveikio atsiradimo.

Bibliografija

1. Glekova N.L., Igolkinas S.L. Teorinės regioninio aukštojo profesinio mokymo sistemos konkurencingumo didinimo problemos, pagrįstos stebėjimo racionalizavimu ir Informacinės sistemos... // Mokslo teritorija. 2007. Nr. 4. S. 442-449.

2. Bagirova M.A., Igolkin S.L., Shinkarchuk A.V. Transporto paslaugų optimalaus planavimo problemos valdant geografiškai paskirstytą švietimo sistemą. // Mokslo teritorija. 2007. Nr. 5. S. 622-628.

3. Igolkin S.L., Bagirova M.A., Shinkarchuk A.V. Modelių, skirtų optimaliam transporto paslaugų planavimui, valdymas geografiškai paskirstytos švietimo sistemos sukūrimas // Mokslo teritorija. 2007. Nr. 5. S. 637-648.

4. Kustovas A. I., Danilova V. V., Migel I.A. Šiuolaikinio profesinio mokymo problemos ir jo modernizavimo kryptys // Mokslo teritorija. 2013. Nr. 2. S. 38-47.

5. Martynovas S.V. Švietimo sistemos finansavimo išlaidos ir principai // Mokslo teritorija. 2013. Nr. 1.C. 28-35.

6. Michailovskaja G. N., Zaninas A. N. Švietimo modernizavimo koncepcijos įgyvendinimas // Mokslo teritorija. 2013. Nr. 2. S. 47-49.

7. Nazarova G.N. Įmonių valdymas kaip darnaus ugdymo įstaigos vystymosi veiksnys // Mokslo teritorija. 2013. Nr. 2. S. 50-53.

Syu šleifas.

UNIVERSITETO KONKURENCINGUMO VALDYMO GERINIMAS

Voronežo ekonomikos ir teisės institutas

Raktažodžiai: aukštosios mokyklos, konkurencingumas, valdymas, įvairinimas.

Tęsti: Straipsnyje siūlomos perspektyvios kryptys, kaip didinti aukštųjų mokyklų konkurencingumą.

Raktažodžiai: aukštasis išsilavinimas, konkurencingumas, vadyba, įvairinimas.

Santrauka: Straipsnyje siūlomi perspektyvūs būdai, kaip pagerinti aukštųjų mokyklų konkurencingumą.

Šiuolaikinėmis sąlygomis su didele įvairove švietimo įstaigos, atskiras universitetas, kaip savarankiškas padalinys, turi būti konkurencingas švietimo rinkoje. Kiekvienas universitetas pats nusprendžia, kaip ir kokiais metodais jis išsiskirs iš daugelio kitų švietimo įstaigų.

Švietimo sistemos plėtra Rusijos Federacijoje atsirado dėl universitetų noro atitikti naujus švietimo kokybės ir struktūros reikalavimus. Švietimo sistemos raidą atspindinčios tendencijos apima: vidinį universitetų veiklos įvairinimą srityse; tarptautinio bendradarbiavimo perėjimas į naują lygį tiek mokslinių tyrimų, tiek švietimo srityje; keturių pagrindinių aukštosios mokyklos modelių formavimo proceso kūrimas; aukštojo mokslo sistemos perėjimas prie naujos daugiapakopės struktūros.