Vrste sustava za automatizaciju poslovanja. Optimizacija poslovnih procesa poduzeća. Organizacija poduzeća

Mnogo je mitova, stereotipa i predrasuda oko pojma „automatizacija poslovanja“. Primjerice, ta automatizacija je nužna samo za računovodstvo, a, recimo, nemoguće je automatizirati upravljačke poslovne procese. Ili da je automatizacija nužna isključivo velikim tvrtkama, i mala poduzeća sasvim je moguće bez toga. Ili da su sustavi automatizacije iznimno skupi, a daleko je od činjenice da će se troškovi ikada isplatiti. Za ovaj članak prikupili smo pitanja koja poduzetnici često postavljaju o automatizaciji, pripremili jasne odgovore na njih i ilustrirali stvarnim slučajevima.

Prava automatizacija - što je to

Automatizacija poslovanja je prijelaz poduzeća s dugotrajnih ručnih operacija na korištenje modernih informacijske tehnologije u operativnom radu. Također, automatizacija znači implementaciju moderne tehnologije gdje se prije uopće nisu koristili.

U malom poduzeću automatizacija se obično koristi u dva slučaja:

    u pratećim procesima koji ne utječu izravno na povećanje prihoda, ali su obvezni za poslovanje - na primjer, računovodstvo i izvještavanje;

    u glavnim poslovnim procesima - to, na primjer, može biti automatizacija prodaje ili automatizacija interakcije s kupcima (to je također implementacija CRM-a).

Sukladno tome, motivi i ciljevi automatizacije mogu biti različiti – u prvom slučaju potrebno je osigurati stabilnost poslovanja i smanjiti utrošeno vrijeme i resurse, u drugom povećati profitabilnost poslovanja, dobiti konkurentska prednost, poboljšati uslugu, privući i zadržati kupce, povećati učinkovitost itd.

“Razdjelnica” između ove dvije skupine poslovnih procesa samo pokazuje razliku između “računovodstvene automatizacije” i stvarne automatizacije: prvi pomaže u ispunjavanju obveza tvrtke prema državi i svojim fiskalnim tijelima uz minimalne troškove, drugi pomaže tvrtki da troši manje, zaradite više i razvijajte se učinkovitije. Dakle, automatizacija nije ograničena samo na računovodstvo, raspon njene primjene je mnogo širi.

Što su sustavi automatizacije

Sustavi automatizacije su sami programi i usluge koji se koriste za prelazak s ručnog rada na informacijsku tehnologiju. Drugim riječima, i integrirani ERP-sustav za upravljanje resursima poduzeća i "cloud" usluga za online trgovinu je sustav automatizacije.

Svaki sustav za automatizaciju poslovanja omogućuje nekoliko ključnih procesa: prikupljanje (unos), obradu podataka i pružanje prikupljenih i obrađenih informacija u obliku, volumenu, formatu u kojem su potrebne menadžeru ili specijaliziranom stručnjaku.

Na primjer, ako u sustav unesete podatke o kontaktima s potencijalnim kupcima, zatim naznačite u kojoj su fazi pregovori sa svakim od njih, točno unesete podatke o rezultatima pregovora i izvršenim transakcijama, tada u dobrom sustavu upravljanja prodajom možete odmah dobiti "prodajni lijevak", i uz akumulaciju neke statistike - i prognozu prodaje, ovisno o tome koliko su vaši menadžeri danas intenzivno radili.

Sustavi automatizacije rade slično za druge procese. Menadžer može odmah dobiti informacije o stanju stvari u tvrtki: koliko novca je na računima, koliko dugujete i koliko dugujete, kakva je struktura troškova i isplativost projekta, koliko je hladnih poziva obavljeno po zaposlenicima, kolika je stvarna učinkovitost svakog menadžera itd.


Zašto nam je uopće potrebna prava automatizacija,
što ona daje tvrtki

Ukratko, dobro izvedena automatizacija omogućuje vam sljedeće:

    poboljšati kvalitetu usluge korisnicima;

    optimizirati troškove logistike, poboljšati kvalitetu logistike u svim fazama - od primitka proizvoda u skladište do njegove isporuke klijentu;

    učinkovito planirati primitak sredstava, spriječiti gotovinske praznine;

    izračunati profitabilnost narudžbi;

    brzo i ispravno pripremiti dokumentaciju za naručitelje, izvođače i partnere - od komercijalnog prijedloga do akta mirenja;

    osloboditi voditelja i ključne menadžere od rutinskog rada, koristiti ih učinkovitije radno vrijeme za razvoj poduzeća;

    pravovremeno primati sva izvješća o stvarnom stanju u poduzeću;

    optimizirati troškove osoblja, učinkovitije koristiti radno vrijeme i kompetencije zaposlenika;

    minimizirati negativan utjecaj “ljudskog faktora” na poslovanje;

    sigurno pohranjuju informacije – svaki zaposlenik radi samo s podacima kojima ima pristup;

    unaprijediti i ubrzati poslovne procese u poduzeću;

    učinkovito podržavati operativne aktivnosti - organizirati računovodstvo i kontrolu.

V mali posao ti su učinci obično vidljivi nakon nekoliko tjedana.

Koji poslovni procesi se mogu i trebaju automatizirati

Obično automatizacija poslovanja započinje masivnim, radno intenzivnim rutinskim operacijama, s procesima koji najviše utječu na prihod i dobit tvrtke ili s najproblematičnijim područjima.

Isprva, možete automatizirati zadatke koji su vrlo dugotrajni ili ih je nemoguće ručno izvršiti - uzeti u obzir promet na malo, analizirati kretanje robe, planirati Gotovina teče, planirati i uzeti u obzir radno vrijeme, obračunati trošak i sl.

Drugo, možete automatizirati rad zaposlenika koji obavljaju standardne rutinske operacije (telemarketari, logističari, voditelji prodaje itd.) ili u potpunosti ukloniti određene poslove zaposlenicima (npr. postaviti automatsku sinkronizaciju podataka o dostupnosti robe u skladištu i na izlog internetske trgovine) ...

Treće, možete koristiti automatizaciju kako biste "doveli red u kuću" - za preuzimanje kontrole nad potraživanjima, skladišnim zalihama, zapošljavanjem djelatnika, njihovom usklađenošću sa standardima za pozive i sastanke s klijentima itd.

Nije potrebno automatizirati sve poslovne procese odjednom. Prema potrebi možete postupno povećavati automatizaciju u svojoj tvrtki. I stvarati jedinstveni sustav upravljanje dosljedno.

Glavna stvar je zapamtiti ciljeve zbog kojih je automatizacija pokrenuta. Automatizacija radi automatizacije je gubljenje vremena i resursa.

Kako odabrati softverski proizvod za automatizaciju

Prilikom odabira sustava za automatizaciju poslovanja možete ići na dva načina:

    Koristite standardni ("kutija") proizvod ili uslugu u oblaku.

    Razviti i implementirati individualno softversko rješenje.

Standardno rješenje je lakše implementirati i jeftinije. No, treba imati na umu da se ne može svaki tipični proizvod modificirati kako bi odgovarao vašim zadacima – u nizu programa mogućnosti prilagođavanja su jako ograničene ili potpuno isključene. Inače, isto se odnosi i na usluge u oblaku.

Najbolja opcija za mnoge male tvrtke je kupnja gotovo rješenje uz mogućnost prilagodbe, brzo ga pokrenuti kako ne bi usporiti vitalne poslovne procese, te po potrebi započeti rad na prilagodbi proizvoda, t.j. njegovu prilagodbu za specifične zadatke vaše tvrtke.

Izbor programa je prilično odgovorna stvar, potrebno je razraditi prilično velik niz informacija. Na tržištu postoji mnogo softverskih proizvoda, od kojih svaki ima svoje karakteristike i prednosti. Trebali biste dobiti odgovore na sljedeća važna pitanja:

    koji se konkretni zadaci i procesi planiraju automatizirati;

    odgovara li funkcionalnost sustava zadacima koje će trebati riješiti uz njegovu pomoć;

    je li moguće prilagoditi sustav za svoju poslovnu praksu;

    hoće li biti moguće, kada se poslovni procesi ili uvjeti poslovanja promijene, brzo promijeniti sustav bez zaustavljanja njegovog rada;

    koliko je sustav jednostavan i praktičan za korištenje;

    je li moguće integrirati sustav s drugim aplikacijama ili uslugama;

    je li sustav podržan na tabletima, pametnim telefonima;

    tko će i kako pružati tehničku podršku;

    koliko košta implementacija i podrška.

Da biste odgovorili na ova pitanja, preporučljivo je konzultirati se s predstavnicima dobavljača (tj. tvrtki za razvoj softvera). Ako je moguće, komunicirajte i s kolegama poduzetnicima koji rješavaju slične probleme; njihovo iskustvo pružit će vam vrijedne informacije koje će vam pomoći da napravite izbor u korist određenog softverskog proizvoda.

Koliko košta sustav automatizacije

Ovo je retoričko pitanje i na njega nema definitivnog odgovora. Koliko košta renoviranje? To se može učiniti za 100 tisuća rubalja, a može se napraviti i za milijun, sve ovisi o površini sobe, zadacima, kvaliteti materijala itd. Cijena određenog softverskog rješenja ovisit će i o mnogim varijablama: koji se zadaci rješavaju korištenjem sustava, je li to tipičan proizvod ili prilagodljiv, koji će resursi biti potrebni za implementaciju, koliko će radnih mjesta biti spojeno na sustav, itd.

Trošak automatizacije sastoji se od nekoliko komponenti:

    trošak samog sustava (trošak kutije ili plaćanja najma - u slučaju korištenja "oblačnih" aplikacija);

    troškovi postavljanja sustava i obuke osoblja;

    trošak redovitog održavanja.

Tome se mogu dodati i neizravni troškovi – na primjer, vrijeme provedeno od strane direktora i ključnih korisnika za sudjelovanje u projektu.

Kako je implementacija sustava automatizacije
i kako odabrati tvrtku izvođača

Implementacija je proces prilagodbe softvera poslovnom i, dijelom, poslovnom - softveru.

Za jednostavne zadatke ili procese, “implementacija” će se sastojati samo od instaliranja softvera na vaše računalo (ili registracije u “cloud” servisu) i unosa početnih podataka. Odmah nakon toga možete početi ispisivati ​​dokumente, ispunjavati korisničku bazu ili izdavati zadatke.

Za složenije zadatke (na primjer, izračun planirane profitabilnosti narudžbi u trenutku sklapanja transakcije - kako ne bi radili s gubitkom), možda će biti potrebno modificirati sustav prema uvjetima i praksi koje su se razvile u društvu. Pravilno odabran sustav obično održava neku vrstu tipičnog procesa za takav zadatak. No u praksi svaka tvrtka ima svoju metodologiju. Upravo će se ta specifičnost u procesu provedbe morati odraziti.

Implementacija se može obaviti samostalno ili možete pozvati stručnjake. Ali nemojte se nadati da će izvođač sve učiniti na najbolji mogući način bez vašeg sudjelovanja; ključni zaposlenici i menadžment tvrtke morat će aktivno sudjelovati u gotovo svim fazama, što dublje uronite u proces implementacije, uspjeh projekta uvelike će ovisiti.

Odabir partnera za implementaciju otprilike je isto što i odabir tima za adaptaciju stana. Provedite praćenje tržišta i identificirajte tvrtke čije su kompetencije dovoljne za rješavanje vaših problema, a uvjeti su optimalni u smislu omjera cijene i kvalitete. Vrlo je poželjno da Vaš potencijalni partner posjeduje certifikat o sukladnosti sustava upravljanja kvalitetom s međunarodnim ISO standard 9001: 2008. Održavajte sastanke sa stručnjacima tvrtki iz ovog užeg izbora (uključujući svakako razgovarajte sa zaposlenikom koji će pratiti vaš projekt). Istražite portfelj, obraćajući posebnu pozornost na to ima li izvođač uspješnu implementaciju sustava automatizacije u tvrtkama čije se specijalnosti i djelatnosti podudaraju s vašima. Također je poželjno razgovarati s čelnicima ovih tvrtki i saznati njihovo mišljenje o vašem potencijalnom partneru - je li implementacija uspjela, jeste li zadovoljni rezultatima rada, je li dobro organiziran jamstveni servis, na kakve ste poteškoće naišli, itd.

Također, pri odabiru izvođača ima smisla koristiti načelo proporcionalnosti: ako imate malu tvrtku, onda je preporučljivo poslovati i s malom tvrtkom - sva odobrenja će se odvijati brže, lakše je dogovoriti se o kontroverznim pitanjima s ravnopravnim partnerom itd.

Koji su rizici pri implementaciji sustava automatizacije

Naravno, pri uvođenju sustava automatizacije postoje određeni rizici – od propuštanja rokova i prekoračenja proračuna, do otpora osoblja i potrebe mijenjanja pojedinih poslovnih procesa kako bi se zadovoljili zahtjevi sustava. No većina problema se može izbjeći ako se zadaci koji zahtijevaju automatizaciju ispravno identificiraju, a postojeći nadziru. softverskih proizvoda i promišljeno pristupiti odabiru partnera za implementaciju. Također važan uvjet uspješna implementacija projekta je osobno sudjelovanje prve osobe tvrtke/vlasnika poduzeća, u ovom slučaju su rizici od “pogrešne stvari” značajno smanjeni.

Što se tiče otpora osoblja, ovdje je vrlo važno, s jedne strane, kvalitetno izvesti rad na objašnjavanju prednosti i prednosti automatizacije za tvrtku i sve zaposlenike, a s druge strane stvoriti u svim zaposlenicima, uključujući top menadžment, čvrst osjećaj neizbježnosti promjene. Ako postoje slučajevi poremećaja nekih procesa, potrebno je srediti i ukloniti prepreke u vrućoj potjeri. Dobar alat za implementaciju je nagraditi zaposlenike za sudjelovanje u projektu i za neka prekretnica, to će pomoći u postizanju lojalnosti ostatka tima.

Čelnici tvrtki često ulažu mnogo truda u poboljšanje procesa usmjerenih na postizanje određenih ciljeva i povećanje učinkovitosti timskog rada uključenih zaposlenika. Oni stvarno razumiju važnost osiguravanja komunikacije i učinkovitosti između odjela ili timova u većoj mjeri. Ova potraga za optimalnim pristupom interakciji povezana je s potrebom rješavanja vitalnih problema koji neminovno nastaju prilikom nejedinstva u različitim odjelima i područjima tvrtke. Obavljanje potrebnog posla neovisno o drugim dijelovima tvrtke može donijeti više štete nego koristi, jer su u tom slučaju zaposlenici usmjereni na rješavanje konkretnih problema, a ne na postizanje općeg cilja unutar procesa. Softver za automatizaciju poslovnih procesa - BPMS - pruža zaposlenicima tvrtke mogućnost vizualizacije uloge svojih zadataka u poslovnom procesu, što pomaže u povećanju produktivnosti zaposlenika, a može donijeti i pozitivan učinak u drugim područjima tvrtke i ostvariti ključne ciljeve organizacije.

Što je automatizacija poslovnih procesa?

Pojam "poslovni proces" koristi se za opisivanje organizacije i strukture međusobno povezanih djelovanja zaposlenika tvrtke s jedinom svrhom uspješnog ostvarivanja zadanog cilja. Bit automatizacije poslovnih procesa je postavljanje strukture za prijenos odgovornosti za izvršenje procesa, a time i postizanje cilja. Za pojedine zaposlenike poslovni proces predstavlja korake za postizanje uspješnih rezultata. U slučaju malih i velikih grupa, poslovni proces se shvaća kao dodjela odgovornosti koju svaki član grupe mora izvršiti kako bi izvršio zajednički zadatak za grupu. Brojni su primjeri automatiziranih poslovnih procesa, od procesa pripreme jela prema zadanoj recepturi do razgranatog procesa preuzimanja s jedne tvrtke na drugu. Tvrtke koje koriste automatizaciju poslovnih procesa u industrijama poput marketinga i drugih, bilježe pozitivne rezultate korištenja ovakvog pristupa menadžmentu zbog visoke razine organizacije rada, svrhovitosti postupanja zaposlenika i discipline u obavljanju poslova.

Određene nezamjenjive komponente ključ su uspjeha poslovnog procesa. Prije svega, podaci i materijali su potrebni za svaki korak procesa. Drugo, potreban vam je algoritam - proces - koji bi ljudi ili softver (u slučaju automatizacije poslovnog procesa) mogli slijediti. Konačno, mora se definirati ishod kako bi se postigao uloženi napor, utrošeno vrijeme i korišteni podaci. Važno je prepoznati važnost ovih komponenti automatizacije poslovnih procesa i odvojiti vrijeme za odabir i formaliziranje svake od njih, jer samo postavljanjem pravih temelja možete očekivati ​​točan rezultat.

Automatizacija poslovnih procesa – povijest

Pojam su prvi upotrijebili Frederick Taylor i Henry Gant, inženjeri strojarstva i savjetnici za upravljanje, 1920-ih. U početku je ovaj pojam bio vezan uz proizvodnju, ali je, očito, u procesu proučavanja i promišljanja pojma poslovni proces postao primjenjiv čak i za opisivanje dinamike aktivnosti unutar obitelji. Početkom 1980-ih, na temelju rada W. Edwardsa Deminga i Josepha M. Jurana, razvijen je novi koncept poslovnog procesa, a teorija je podržana tehnologijom. Na primjer, s pojavom pisaćih strojeva, fotokopirnih strojeva i osobnih računala pojavili su se potpuno novi načini interakcije, postavljanja ciljeva i postizanja rezultata. Internet je također postao glavni čimbenik u razvoju novih pristupa upravljanju poslovnim procesima (BPM) i razvoju praksi automatizacije poslovnih procesa.

Teorija upravljanja poslovnim procesima stara je gotovo stotinu godina i nastavlja se razvijati, pa svakom poduzeću može biti od koristi za postizanje trenutnih ciljeva organiziranjem i podjelom procesa u različite faze koje izvode ljudi i rješenja za automatizaciju poslovnih procesa.

Primjeri i ideje automatizacije poslovnih procesa

Brojni su primjeri procesa za čije uspješno izvođenje je prikladna upotreba automatizacije poslovnih procesa. Aktivnosti u područjima kao što su financije, ljudski resursi i marketing mogu se podijeliti u različite procese, od kojih se neki mogu automatizirati. Na primjer, automatizacijom poslovnih procesa za zapošljavanje i uključivanje zaposlenika, obradom zahtjeva za kupnju i narudžbe kupaca, možete postići izvrsne rezultate u poboljšanju kvalitete obavljenog posla i smanjenju transakcijskih troškova.

Poslovni proces odobrenja dokumenata kreiran i izveden u rješenju temeljenom na Comindware Business Application Platformu

Ključne prednosti automatizacije poslovnih procesa

Ključna ideja korištenja digitalnih alata je učinkovit rad sa svim podacima o kupcima, zadacima i uslugama/proizvodima tvrtke, kao i automatizacija određenih radnji koje se mogu izvesti bez ljudskog truda. Cilj automatizacije poslovnih procesa nije zamijeniti zaposlenike koji obavljaju zadatke koji se ponavljaju softverskim robotima. Zahvaljujući automatizaciji poslovnih procesa, zaposlenici tvrtke oslobađaju se rutinskih i mehaničkih zadataka te dobivaju priliku da se usredotoče na obavljanje novih dužnosti, istraživačkih zadataka ili bilo koje aktivnosti koja zahtijeva korištenje iskustva i znanja zaposlenika.


Comindwareov BPM sustav radikalno pojednostavljuje upravljanje zadacima poslovnih procesa zaposlenicima tvrtke

Automatizacija poslovnih procesa također pomaže skupinama ljudi da bolje koordiniraju napore, tako da se neorganiziranost može eliminirati iz jednadžbe. Konačno, automatizacija poslovnih procesa može jamčiti veću točnost rezultata. Sve ove prednosti razlog su zašto sve više poduzetnika, voditelja odjela, ali i malih i velikih tvrtki u svom radu koristi automatizaciju poslovnih procesa.

Sve ove prednosti su relevantne za svaku organizaciju koja želi ostati konkurentna i rasti. Svaki posao ima na umu konkurente koji nastoje osvojiti postojeće tržište, a pristup vođenju posla u tvrtki može postati odlučujući čimbenik u konkurenciji. Često je pravovremena automatizacija poslovnih procesa ono što odlučuje koji će posao uspjeti, a koji balansirati na rubu egzistencije.

Elena Gaidukova, marketinški analitičar, brand manager rješenja na temelju, specijalist za partnerstva.

Tržišni uvjeti koji se stalno mijenjaju, velika brzina donošenja odluka, multitasking u upravljanju imovinom i potreba za smanjenjem rizika zahtijevaju moderni pristupi organizaciji ekonomska aktivnost... Izlaz u sve složenijem unutarnjem i vanjskom okruženju poduzeća je složena automatizacija poslovnih procesa. Oslobađa dragocjena sredstva za Strateško planiranje te koncentracija menadžmenta u ključnim područjima tvrtke. Razgovarat ćemo o tome što su automatizacija i ERP sustav, zašto vam je potreban procesni pristup i koji je softver najpopularniji u svijetu i Rusiji.

Poslovanje i automatizacija: jučer, danas, sutra

Automatizacija poslovanja je djelomični ili potpuni prijenos stereotipnih operacija i poslovnih zadataka pod kontrolu specijaliziranog informacijskog sustava, odnosno hardversko-softverskog kompleksa. Kao rezultat toga, oslobađanje ljudskih i financijska sredstva povećati produktivnost rada i učinkovitost strateškog upravljanja.

Automatizacija se obično provodi u dva smjera:

* Automatizacija ključnih poslovnih procesa: na primjer, upravljanje prodajom ili korisničkim uslugama. U ovom slučaju se provodi kako bi se izravno povećao obujam prodaje, broj proizvoda i povećala profitabilnost cjelokupnog poslovanja u cjelini.
* Automatizacija pratećih procesa kao što su računovodstvo, izvještavanje, uredski rad. Takva automatizacija ne utječe izravno na povećanje prihoda, ali pomaže u smanjenju vremena i troškova za obavljanje rutinskih poslova.

Glavni zadaci automatizacije poslovanja su sljedeći:

* učinkovita podrška operativnim aktivnostima poduzeća, organizacija računovodstva i kontrole;
* priprema svih dokumenata za partnere, uključujući tovarne listove, fakture, akte mirenja i poslovne prijedloge;
* brzo primanje izvješća o stanju u tvrtki za bilo koje vremensko razdoblje;
* optimizacija troškova osoblja, povećanje učinkovitosti korištenja radnog vremena oslobađanjem zaposlenika od rutinskog rada;
* minimiziranje negativnog utjecaja "ljudskog faktora" na najvažnije poslovne procese;
* sigurno pohranjivanje informacija;
* poboljšanje kvalitete usluge korisnicima.

Automatizacija poslovnih procesa može značajno poboljšati kvalitetu upravljanja u poduzeću i kvalitetu njezina proizvoda. Za poduzeće u cjelini pruža niz značajnih prednosti.

* Povećajte brzinu obrade informacija i rješavanja zadataka koji se ponavljaju.
* Povećanje transparentnosti poslovanja i njegove proizvodnosti.
* Povećana dosljednost djelovanja osoblja i kvaliteta njihovog rada.
* Sposobnost kontrole velikih količina informacija.
* Automatizacija ručnog rada.
* Smanjenje broja pogrešaka i poboljšanje točnosti kontrole.
* Paralelno rješavanje nekoliko zadataka.
* Brzo donošenje odluka u stereotipnim situacijama.

Kao rezultat automatizacije upravljanja poslovnim procesima, voditelj poduzeća prima više informacija za analizu poslovnih procesa u obliku detaljnih analitičkih izvješća te ima sposobnost učinkovitog upravljanja tvrtkom, uzimajući u obzir vanjske i interne pokazatelje.

Primjerice, pri korištenju softvera First Form u prvih šest mjeseci rada povećavaju se najvažniji pokazatelji aktivnosti tvrtke:

* točnost planiranja - za 40%;
* ukupna učinkovitost - za 50%;
* ušteda vremena upravitelja - za 80%.

Većina tvrtki započinje automatizaciju s rutinskim radno intenzivnim procesima, kao i s operacijama koje značajno utječu na dobit i prihod: financije i računovodstvo, tijek dokumenata, proizvodno i skladišno računovodstvo. Automatizacija područja djelovanja kao što su upravljanje poduzećem, marketing, upravljanje kvalitetom i vanjske komunikacije u većini ruskih poduzeća tek počinje.

U kontekstu ekonomske krize, prioriteti u području automatizacije poslovnih procesa donekle se mijenjaju. Glavni trendovi tekuće sezone uključuju sljedeće:

1. Korištenje cloud tehnologija... Glavna razlika između ove metode automatizacije je nepostojanje vlastitog poslužitelja u tvrtki. Takvi su sustavi vrlo popularni kod malih poduzeća, jer koštaju znatno manje od tradicionalne verzije.
2. Aktivna automatizacija marketinških alata: implementacija CRM sustava, sustavi automatizacije kontekstualno oglašavanje i BI sustavi.
3. Razvoj komunikacijskih tehnologija stroj-stroj... Trend u nastajanju M2M – Machine to Machine – pretpostavlja minimalno ljudsko sudjelovanje u tim procesima, gdje je to moguće, budući da kompliciranost poslovnih procesa i opreme ne dopušta uvijek osobi da adekvatno procijeni i odgovori na promjenjivu situaciju.
4. Korištenje alata za velike podatke... Drugi trend u razvoju automatizacije poslovnih procesa je pažnja na velike podatke i srodnu poslovnu inteligenciju. Traže ih velike tvrtke, jer je za obradu velikih podataka potrebna specijalizirana skupa oprema.
5. Analiza podataka u stvarnom vremenu... Sustavi poslovne automatizacije razvijat će se prema obradi transakcija u stvarnom vremenu, što će rezultirati potpuno sinkroniziranim operacijama.

Ključna područja i softver za automatizaciju poslovnih procesa

Jedan od glavnih uvjeta za automatizaciju poslovanja je korištenje procesnog pristupa od strane poduzeća. Ovaj se pojam shvaća kao pristup koji definira promatranje djelatnosti poduzeća kao mreže poslovnih procesa neraskidivo povezanih s njegovim glavnim ciljevima, ciljevima i misijom. Procesni pristup, za razliku od strukturiranog pristupa koji prevladava u mnogim tvrtkama, nije fokusiran na postojeće organizacijska struktura poduzeća, već na stvarnim poslovnim procesima čiji je krajnji rezultat stvaranje usluge ili proizvoda.

Procesni pristup pomaže u povećanju poslovne agilnosti, smanjenju vremena reakcije na promjene tržišnih uvjeta i poboljšanju poslovnih rezultata.

Svaki poslovni proces u poduzeću sastoji se od skupa zasebnih operacija čiji je redoslijed izvođenja određen tehnologijom ili uputama. Nužnim karakteristikama poslovnog procesa smatraju se rute i pravila, kao i ulazi, izlazi, potrošeni resursi, sudionici i vlasnici.

Prije nego što se pristupi automatizaciji poslovnih procesa, potrebno je obaviti radove na njihovoj izolaciji i opisu, te ih uputiti u skupinu glavnih ili pomoćnih procesa. Ovo je prilično dugotrajan postupak, u praksi zahtijeva sudjelovanje svih odjela tvrtke u bliskoj suradnji.

Vrste i broj poslovnih procesa su individualni za svaku tvrtku. Svi različiti poslovni procesi tada se mogu integrirati u nekoliko glavnih područja, za svako od kojih se automatizacija može provesti i kao cjelina i unutar zasebnog procesa:

1. Upravljanje:

* strateško upravljanje;
* ekonomska sigurnost;
* pravna podrška;
* Upravljačko računovodstvo;
* budžetiranje;
* Sigurnost informacija.

Možete koristiti softverski sustav 1C: Enterprise, upravljački modul SAP sustavi R / 3.

2. Marketing i prodaja:

* upravljanje marketinške aktivnosti;
* PR;
* upravljanje reklamnim aktivnostima;
* upravljanje prodajom;
* upravljanje odnosima s klijentima (CRM).

Za automatizaciju ovog smjera često se koristi softver: CRM sustavi - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, upravljanje oglašavanjem - EFSOL: AMS upravljanje oglašavanjem, SIZiF, upravljanje web stranicama (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) itd.

3. Proizvodnja:

* upravljanje proizvodnih procesa;
* upravljanje zalihama poduzeća;
* upravljanje opskrbom materijalom;
* upravljanje proizvodna oprema;
* logistički sustav.

Softverski proizvodi: Kraft sustavi, USU, proizvodni modul AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super skladište, skladište i prodaja.

4. Upravljanje kvalitetom:

* sustav upravljanja kvalitetom (QMS);
* kontrola kvalitete proizvoda i proizvodnih pokazatelja;
* rad s tvrdnjama.

Primijenjeni softver: "Metrics Administrator", "FINEX: Upravljanje kvalitetom", "Master: Upravljanje kvalitetom", Wonderware MES Software / Quality, ProdX.

5. Upravljanje osobljem:

* odabir osoblja;
* osposobljavanje i razvoj kadrova;
* kadrovsko računovodstvo;
* motivacija i nagrada

Softverski proizvodi: "E-Staff Recruiter" iz Datex Software-a, "1C: Plaća i upravljanje osobljem", Oracle / Menadžment osoblja, "Pharaoh", "BOSS-Kadrovik".

6. Financije:

* Računovodstvo;
* porezno računovodstvo;
* financijsko planiranje;
* vođenje obračuna s klijentima;
* plaćanje plaće zaposlenici poduzeća.

Softver za automatizaciju: 1C: Računovodstvo, 1C: Plaća, AuditExpert, Magistar financijske analize, Fingrand.

7. Organizacija poduzeća:

* tijek dokumenata;
* tajništvo.

Softverski proizvodi: "1C: Upravljanje dokumentima", "E1 Eufrat" iz Cognitive Technologies, "Master Dock" iz Master Group, QPR 2014, Orn Text.

ERP: nova faza u evoluciji sustava automatizacije

„Otočna“ automatizacija pojedinih poslovnih procesa poduzeća prije ili kasnije postaje neučinkovita, budući da se pokušava kombinirati nekoliko različitim sustavima automatizacija najčešće zakaže. Prilikom implementacije „otočkog“ pristupa obično se ne postavlja cilj poboljšanja ukupne izvedbe poduzeća.

Za razliku od toga, integrirani sustav automatizacije poslovanja je sustav za upravljanje financijskim i gospodarskim aktivnostima tvrtke i osigurava provođenje operativnih, upravljačkih i računovodstvo općenito.

Koncept integriranog sustava upravljanja poduzećem - ERP - razvijen je još krajem 80-ih godina prošlog stoljeća. Početkom 90-ih počeo je stjecati popularnost jer su se počeli pojavljivati ​​sustavi upravljanja koji bi mogli implementirati ovaj koncept. ERP sustav temelji se na principu stvaranja jedinstvenog informacijskog prostora koji pomaže u praćenju u realnom vremenu svih informacija o poslovnim procesima u svim odjelima tvrtke.

ERP sustavi su izgrađeni na modularnoj osnovi, a njihova struktura podrazumijeva prisutnost zasebnih blokova koji su odgovorni za određeni proces. Zahvaljujući ovakvom principu organizacije moguće je usavršavati i proširivati ​​funkcionalnost cijelog sustava kako se pojavljuju nove tehnologije, promjene u zakonodavstvu ili potrebe kupaca.

Većina ERP sustava uključuje sljedeće grupe modula:

* logistika;
* proizvodnja;
* Marketing
* pružanje;
* prodaja;
* ostalo.

U Rusiji su se ERP sustavi pojavili tek krajem prošlog stoljeća i u početku su ih koristile isključivo velike tvrtke, ali danas se implementiraju u poduzećima bilo koje veličine.

Nakon implementacije ERP sustava, tvrtka može odustati od korištenja brojnih disparatnih programa za rad s financijama, skladištem, uredom, logistikom. To će zauzvrat omogućiti poduzeću da značajno smanji troškove IT podrške.

U 2016. godini, prema ocjeni konzultantske tvrtke Panorama Consulting Solutions, SAP je ušao u prva tri lidera na globalnom tržištu ERP sustava s 20% udjela; Oracle -13,9% i Microsoft -9,4%. Nadalje, u silaznom redoslijedu nalaze se sljedeće tvrtke: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle je postao lider po brzini implementacije, a SAP po povratu ulaganja.

U Rusiji je, prema analitičkom centru TAdviser, 1C: Enterprise postao najpopularniji ERP sustav u 2016. (vidi sl.). Među najtraženijim softverom su proizvodi kao što su Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.


Riža. Dijagram softverskih proizvoda koji se koriste za automatizaciju poslovanja u Rusiji

Kako odabrati softverski proizvod

Prilikom odabira softver Sustavi za automatizaciju poslovnih procesa mogu se uzeti na dva načina:

* korištenje tipičnog proizvoda;
* razvoj i implementacija individualnog softvera.

Napomenu

Standardni (upakirani) proizvod koštat će tvrtku manje, a također je nešto lakši za implementaciju. Ali ne smijemo zaboraviti da se svaki tipični softver ne može ponovno profilirati prema individualnim karakteristikama poduzeća, budući da su u nizu programa mogućnosti dodatnih postavki ograničene ili čak isključene. Isti problem postoji i s uslugama u oblaku.

Da biste ispravno odabrali određeni program, važno je odgovoriti na niz vrlo ozbiljnih pitanja:

1. Koje poslovne procese planirate automatizirati?
2. Hoće li funkcionalnost ovog ili onog programa odgovarati zadacima koji su mu dodijeljeni?
3. Je li ga moguće prilagoditi određenoj poslovnoj praksi?
4. Je li moguće brzo promijeniti sustav bez zaustavljanja rada u slučaju promjene poslovnih procesa ili uvjeta poslovanja?
5. Koliko je sustav jednostavan za korištenje?
6. Je li moguće integrirati sustav s postojećim servisima ili programima za automatizaciju?
7. Tko će pružati tehničku podršku i kako?
8. Koliko će koštati provedba i tehnička podrška(posjed)?

Budući da je gotovo nemoguće samostalno i istodobno kompetentno odgovoriti na ova pitanja, preporučljivo je dobiti savjet od tvrtki dobavljača (programera softvera). Osim toga, trebali biste razgovarati sa svojim poslovnim kolegama, jer njihovo iskustvo ponekad pomaže pri odabiru. Međutim, važno je razumjeti da mišljenja u poslovnoj zajednici mogu biti vrlo subjektivna, zbog specifičnosti industrije, veličine poduzeća, ograničenog iskustva u posjedovanju različitih ERP sustava i, kao rezultat, nemogućnosti sagledavanja cijelu sliku kao cjelinu i usporedite sve proizvode u odnosu na vaše uvjete.

Što se tiče automatizacije pojedinih procesa ili instaliranja ERP sustava, sve ovisi o specifičnostima pojedinog poduzeća.

Trošak softvera i trošak njegove implementacije

Vrlo je teško jednoznačno odgovoriti na pitanje koliko će automatizacija poslovanja koštati za određenu tvrtku, budući da cijena određenog softvera ovisi o nekoliko čimbenika, uključujući:

* zadataka da je softver dizajniran za rješavanje;
* vrsta programa: tipično ili prilagođeno;
* resursi potrebno za provedbu;
* broj radnih mjesta povezanih sa sustavom.

Na primjer, cijena licence za popularni integrirani program "1C: Enterprise" za 100 poslova iznosi 432.000 rubalja, za 50 poslova - 187.200 rubalja, za 20 poslova - 41.400 rubalja.

Trošak automatizacije također se sastoji od nekoliko komponenti:

* trošak samog sustava, uključujući trošak "kutije" ili plaćanja najma u slučaju korištenja "oblačne" verzije;
* troškovi postavljanja sustava automatizacije i obuke osoblja;
* trošak redovite tehničke podrške.

Na cijenu automatizacije poslovnih procesa treba dodati i neizravne troškove, primjerice vrijeme koje voditelj i ključni korisnici provedu za sudjelovanje u projektu.

Automatizacija poslovnih procesa ponekad se menadžeru predstavlja kao čarobni štapić. Samo kako na najbolji način automatizirati poslovne procese? Pa da se posao argumentirao, papiri nisu izgubljeni, propisi pomogli, ekipa djelovala kao dobro podmazan mehanizam?

U članku ćemo analizirati nijanse izgradnje i automatizacije poslovnih procesa, razmotriti kako izbjeći pogreške, koji su ciljevi i zadaci automatizacije poslovnih procesa i odakle početi. Ako razmišljate o poboljšanju poslovnih procesa i, eventualno, implementaciji elektronički sustav upravljajte njima, pažljivo pročitajte članak. I uzmi to na olovku!

Tri kita kaosa u poslovanju: kako automatizirati procese koji ne postoje

Prije nego što progovorimo o mogućnostima koje nudi automatizacija poslovnih procesa, razmislimo o poteškoćama s kojima se sada susrećete.

Tri loša "kita" koja održavaju kaos u poslovanju su univerzalna. Najvjerojatnije ste također upoznati s njima:

  • Redovne greške. Petrov je pogriješio, Sidorov je potpisao neprovjereni dokument, Vasechkina je poslao račun s netočnim podacima. Takve pogreške uzrokuju privremene i financijske gubitke, trzanje očiju i rad noću.
  • Zastoji. Dokument je na odobrenju tjedan dana, zatim drugi, posao se isplati. Ključni zaposlenik je na odmoru ili je dao otkaz bez prijenosa slučaja.
  • Opća zbunjenost. Gdje je nestao potreban papir? Zašto tajnica nije vidjela hitni dokument u hrpi listova? Gdje bi stručnjak trebao trčati kada klijent kontaktira, ako je prava osoba odsutna? Ova zbrka i trčanje po hodnicima s hrpama papira neugodno je i zasigurno ne vodi produktivnom radu.

Još prije 10 godina modeliranje poslovnih procesa većini tvrtki se činilo skupim, dugotrajnim i stoga nepotrebnim poslom. Neki ljudi tako misle i sada, nakon što su pročitali horor priče o nedovršenim projektima i potrošili milijune, ili su čak pristupili automatizaciji s krive strane. No, pokazalo se da tvrtke koje rade na automatizaciji poslovnih procesa rastu brže, bolje prevladavaju krizna vremena i zaobilaze konkurente. U takvim se tvrtkama zaposlenici osjećaju ugodnije, što stvara pravu radnu atmosferu u timu. Primjeri uključuju priče Toyote, Amazona, McDonaldsa, kao i - naših kupaca, čije povratne informacije o automatizaciji poslovnih procesa.

Danas sposobnost izgradnje poslovnih procesa i znanje kako ih automatizirati postaju važna konkurentska prednost.

Poslovni procesi: što automatiziramo, drugovi?

Ponekad je menadžment tvrtke, zauzet strateškim pitanjima, u zabludi: s nama je sve u redu. Ali ako Petrov zna da je u slučaju marketinškog problema potrebno kontaktirati Ivanovu, to nije poslovni proces. Ali specifična akcijska karta, koja univerzalno opisuje korake kroz koje zaposlenici prolaze kako bi postigli određeni rezultat, već izgleda kao poslovni proces.

Dijagram toka, da ga nazovemo poslovnim procesom, mora uzeti u obzir tri čimbenika:

  1. Stabilnost opisanih veza: uzima se u obzir višestrukost izbora radnji, prijelaza, uvjeta.
  2. Regulacija radnji u toku procesa: pozivi, pisma, prilozi, apeli, viđenja.
  3. Logičan zaključak: konkretnog ostvarivog cilja.

Jasno modeliran poslovni proces omogućit će vam da vidite rezultat i kontrolirate rad u svim fazama kako biste spriječili gubitke i pogreške „na niskom startu“.

Ovisno o nastanku "tankih točaka", mijenja se poslovni proces, prilagođavaju se njegove faze, a koje su karike slabe. Ako imate bilo kakvih poteškoća s razvojem algoritama, spremni smo vam pomoći. Uostalom, razvoj poslovnih procesa je priprema za projekt njihove automatizacije.

Je li vaše poslovno srce zdravo?

Kontaktirajte danas i primite ponudu po mjeri Poslovni procesi su srce tvrtke. Kako znati je li vaš posao u formi? Kontaktirajte nas i saznajte kako izvući maksimum iz svojih poslovnih procesa i osloboditi puni potencijal svoje tvrtke.

Naručite konzultacije

Glavni cilj razvoja poslovnih procesa je magično transformirati kaotično isprepletene lance interakcija unutar tvrtke u uredne, dosljedne i razumljive algoritme. Neka bude reda na poslu, u uredu, u glavama zaposlenika i u glavama menadžera!

Uri, gdje je gumb? Ciljevi automatizacije poslovnih procesa

Sada se postavlja pitanje: kako sve to upravljati? Pa treba vam cijeli kadar zaposlenika - da držite prst na pulsu i pomno pratite "tanke točke", "slabe karike" i izvođenje svega što se mora izvesti!

Ovim putem ide četvrtina tvrtki, proširujući kvalitetne odjele, proširujući menadžment i tajnički kadar. No, puno je korisnije postaviti pitanje kako automatizirati poslovne procese i prenijeti funkciju kontrole nad njima u jedan prostor. Takav sustav upravljanja poslovnim procesima bit će i dizajner i mehanizam praćenja, te kontroler koji daje signale kada nešto krene po zlu. Ali da bi "čarobni gumb" uspio, još se morate potruditi.

Naravno, ciljevi automatizacije poslovnih procesa nisu samo prikladan način kontrole. Kao rezultat, korištenje automatizirani sustav Upravljanje poslovnim procesima pomoći će:

  • Dogovorite redovne zadatke.
  • Minimizirajte ljudski faktor.
  • Jasna podjela područja odgovornosti unutar procesa.
  • Držite sve detalje procesa pod kontrolom.
  • Uključite u shemu interakcije s klijentom.
  • Stvorite jedinstvenu IT infrastrukturu s različitim pravima pristupa.
  • Uštedite vrijeme, svoje i svoje zaposlenike.
  • Kao rezultat - uštedjeti novac na upravljanju tvrtkom.

Kao što vidite, ciljevi automatizacije poslovnih procesa uglavnom su isti kao i Vaši!

Upravljanje poslovnim procesima - Sustav jedne tvrtke

Da bi bilo još jasnije, analizirat ćemo specifične funkcije sustava upravljanja poslovnim procesima - "1C: Tijek dokumenata 8" - s primjerima.


Jasno smo vidjeli po čemu se automatizirani poslovni proces razlikuje od “dizajniranog na koljenu”. Ostaje za vidjeti kako postići ovu razinu automatizacije.

Tajni sastojak: Kako automatizirati poslovne procese bez gubitaka

Vjerojatno ste čuli priče o tvrtki N koja je implementirala supersustav, petljala po njemu i, pljuvajući, vratila se u Excel. To se događa kada se tvrtka suoči s nepredviđenim poteškoćama. Tada zaposlenici sabotiraju neobičan način rada. Tada uspostavljeni procesi nisu podložni regulaciji. Tada je provedbeni proračun iznad željenog. Tada je sam sustav težak i nerazumljiv, ali potrebno je da "ovdje postoji gumb, pritisnem ga i sve radi."

Čelnici često zaboravljaju pravilo: prva faza iz koje se gradi automatizacija poslovnih procesa su zadaci. Sustav za upravljanje dokumentima ima ogromnu funkcionalnost koja može zadovoljiti zahtjeve najzahtjevnijih poslova. Ali prvo, ti zahtjevi moraju biti predstavljeni.

Naše istraživanje potvrđuje da 70% poslovnih poteškoća nastaje upravo u fazi bilježenja zahtjeva i rezultata. Stoga pružamo početne konzultacije, kao i uslugu istraživanja prije projekta. Ovaj korak pomaže:

  • identificirati "uska grla" u poduzeću,
  • odrediti koji su ciljevi postavljeni za sustav automatizacije,
  • razumjeti je li tipična funkcionalnost prikladna za tvrtku ili je potrebno izvršiti promjene,
  • saznati koji skup funkcija će biti optimalan za poslovanje,
  • odrediti koje procese treba automatizirati na prvom mjestu, a koji se mogu odgoditi. Primjerice, treba dati prioritet područjima koja ometaju rad cijele tvrtke, čak i ako posao na njima nije najlakši.

Ispravno bilježenje zahtjeva sustava i rezultata tajni je sastojak uspjeha projekta automatizacije. Ponekad u ovoj fazi postaje jasno da postoji problem s poslovnim procesima. Zatim ih trebate modificirati ili graditi od nule.

Nakon što smo se odlučili za zadaće automatizacije poslovnih procesa, prelazimo na formiranje projektnog tima i na realizaciju projekta.

Želite li znati koje rezultate vaše poslovanje može postići? Kontaktirajte nas za besplatne konzultacije - reći ćemo vam!

Slučajevi neuspješne automatizacije poduzeća prilično su česti. Stoga, prije nego što se upustite u ovaj vrlo dugotrajan i skup događaj, poželjno je razumjeti zašto je automatizacija uopće potrebna. I koje probleme treba riješiti uz njegovu pomoć.

Stručnjaci obično dijele proces automatizacije poduzeća u nekoliko faza:

1. Analiza poslovnih procesa, njihova prilagodba ili revizija.

2. Odrediti stvarne potrebe za automatizacijom.

3. Odabir softverskih rješenja ili razvoj specijaliziranog softvera.

4. Implementacija softvera u poduzeću i obuka osoblja za njegovo korištenje.

Štoviše, prve dvije faze ni na koji način nisu inferiorne po važnosti u odnosu na posljednju.

Vrijedi početi s definicijom. Poslovni proces je sustav uzastopnih, ciljno orijentiranih i reguliranih aktivnosti, u kojem se kontrolnim djelovanjem i uz pomoć resursa inputi procesa pretvaraju u izlaze, rezultate procesa koji imaju vrijednost. potrošačima. Poslovni proces sa stajališta informacijske tehnologije je stabilan informacijski proces (slijed rada) vezan uz proizvodne i gospodarske aktivnosti poduzeća i obično je usmjeren na stvaranje nove vrijednosti. Poslovni proces uključuje hijerarhiju međusobno povezanih funkcionalnih radnji koje implementiraju jedan (ili više) poslovnih ciljeva tvrtke u informacijski sustav tvrtke, na primjer, upravljanje i analizu izlaza proizvoda ili resursnu podršku za izlaz proizvoda (proizvodi se shvaćaju kao roba). , usluge, rješenja, dokumenti ).

Bilješka: prilično često, uz pomoć automatizacije, menadžeri žele koordinirati rad tvrtke. Naravno, suvremeni menadžment teško zamisliti bez informacijski sustavi... Ali automatizacija neće popraviti greške u organizaciji poslovnih procesa.

Na primjer, ako poduzeće ima veliku količinu informacija koje je postalo nemoguće obraditi ručno ili korištenjem zastarjelih sustava, automatizacija je izlaz. Ako potrebne informacije jednostavno ne postoje ili su nepouzdane, menadžeri su u zabludi, rad odjela nije koordiniran, tada se sustav upravljanja mora promijeniti - nikakva automatizacija ovdje neće pomoći.

Zato prije svega, vođa treba trezveno procijeniti stanje stvari i vidjeti hoće li automatizacija riješiti probleme koji ga brinu.

Automatizacija poslovnih procesa u sadašnjoj fazi razvoja sposobna je riješiti sljedeće zadatke:


  • Povećanje brzine obrade podataka tvrtke (na primjer, brži prolazak aplikacije iz odjela prodaje u skladište).
  • Povećanje transparentnosti poslovanja (na primjer, brzo možete vidjeti dug drugih stranaka).
  • Kontrola nad količinom informacija (npr. kupci mogu sami unositi i ostavljati narudžbe putem interneta).
  • Koordinacija radnji (na primjer, proizvod koji je već rezerviran za jednog klijenta neće ići drugom).
  • Poboljšanje proizvodnosti poduzeća (na primjer, cijene i porezi se izračunavaju automatski) itd.

Automatizacija ne utječe izravno na rješavanje drugih zadataka, na primjer, povećanje protoka kupaca, podnošenje izvješća na vrijeme ili utvrđivanje perspektiva razvoja!

Zato automatizacija je obično potrebna u sljedećim slučajevima:


  • preusmjeravanje na nove zadatke (puštanje drugih proizvoda, izlazak na nova tržišta, tehnička preoprema);
  • reforme ili promjene u upravljanju;
  • nesposobnost starog sustava automatizacije da zadovolji potrebe poduzeća;
  • priprema poduzeća za prodaju (automatizacija bi trebala povećati njegovu tržišnu vrijednost).

Sljedeći važna točka: potrebno je jasno definirati koji dio posla u ovom trenutku treba automatizirati. Štoviše, malim tvrtkama to nije teško učiniti. Samo trebaju analizirati čije su aktivnosti u tvrtki vezane uz obradu i pohranu velikih količina informacija te izradu izvješća. U pravilu su to jedinice koje se bave računovodstvom i porezno računovodstvo, odgovorni su za kretanje zaliha itd. Postoje "općepriznati" procesi, pitanje potrebe za automatizacijom kojih se obično ne postavlja. Tradicionalno, to je računovodstvo, kretanje robe i materijala, obračun plaća i kadrovska evidencija. Ovi procesi su u početku automatizirani, budući da je povećanje njihove učinkovitosti zahvaljujući automatizaciji višestruko dokazano.

Drugi način da saznate što točno treba automatizirati: razumjeti što točno ne odgovara voditelju u trenutnom radu organizacije. Razlog nezadovoljstva može biti vrijeme procesa, njegova cijena, kvaliteta (broj pogrešaka i kvarova). Na primjer, planiranje proizvodnje može se obaviti ručno, bez upotrebe alata za automatizaciju. Ali točnost izračuna, u pravilu, ostavlja mnogo da se poželi, a vrijeme izvršenja je oko tjedan dana. Osim toga, u takvom planiranju ima puno pogrešaka. A financijski troškovi za "ručni" proces pokazuju se nerazumno visokim.

Tek tada možete ići izravno na izbor automatiziranog sustava.

Prednost se obično daje programu koji najbolje odgovara tehničkim zahtjevima i koji u budućnosti neće biti prepreka rastu informacija. Nažalost, gotovo je nemoguće pronaći gotov sustav koji bi bio sposoban sto posto zadovoljiti potrebe tvrtke. Stoga ostaje odabrati najprikladniji softverski proizvod u smislu funkcionalnosti i cijene.

Svi sustavi automatizacije mogu se podijeliti u dvije klase: kruti, sa skupom standardnih postavki (na primjer, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) i fleksibilni, s mogućnošću promjene njihovih funkcija (na primjer, 1C, Microsoft Axapta). Ova se podjela odnosi na sve programe.- od jednostavnih rješenja za lokalne zadatke do složenih sustava automatizacije za velika poduzeća.

Stručnjaci preporučuju: kako bi se utvrdilo je li u pojedinom slučaju potreban krut ili fleksibilan sustav, potrebno je razumjeti kako će se tvrtka i njeni poslovni procesi mijenjati u sljedeće dvije do četiri godine. Ako organizacija radi stabilno i u bliskoj budućnosti se ne planiraju temeljne promjene u njenom sustavu upravljanja, moguće je isprobati krute sustave, uključujući i zapadnjačke. Imaju neospornu prednost – cjelovita su i dobro podmazana rješenja koja su u sebi ugradila najbolja upravljačka postignuća. No, odlučivši se za takav sustav, tvrtka će svoj rad morati "prilagoditi" modelu poslovnih procesa koji se u njemu implementiraju. Za domaća poduzeća to nije uvijek moguće. Ako se poslovanje često reformira, a sustav upravljanja se još nije uobličio, tvrtki je potreban fleksibilan sustav koji se može mijenjati bez većih troškova. Takvi proizvodi su na tržištu. Osim toga, na njihovoj osnovi mogu se implementirati gotova rješenja.

Slične publikacije