Deberes laborales del administrador en la oficina. Responsabilidades laborales del gerente de oficina. Gestión de personal de oficina

Un gerente de oficina es uno de los empleados más necesarios en el trabajo de cualquier empresa moderna... La amplia gama de responsabilidades incluye las funciones de un Especialista en Control Organizacional. Agrupa simultáneamente hasta tres representantes plenipotenciarios: secretario, conserje, administrador. Los deberes de un gerente de oficina se basan principalmente en la responsabilidad y la alta dedicación.

Requisitos para un especialista

La instrucción laboral del gerente de la oficina incluye las prescripciones necesarias para la contratación y su implementación en el futuro. Lo primero que un solicitante de esta posición, es la educación adecuada y las habilidades profesionales. El empleado debe tener un diploma de finalización de educación secundaria especializada, superior o superior incompleta.

Las habilidades deben incluir conocimientos sobre la estructura de la oficina y las características de su trabajo. La zonificación de la habitación es un factor importante en la funcionalidad. Si el director de la oficina está familiarizado con los principios de organización de actividades, le resultará fácil controlar los puestos de trabajo individuales. El personal debe asignarse a sus puestos de acuerdo con sus responsabilidades para que no se interrumpa el resto del trabajo. Un gerente de oficina debe conocer el alcance del trabajo y el grado de responsabilidad de cada especialista.

Deberes del administrador de la oficina

El gerente está obligado a organizar la producción óptima y cómoda en las instalaciones de la oficina. Además de la zonificación, el gerente debe administrar a los empleados para que todas las funciones de cada cuadro se realicen de manera consistente. Los fundamentos de la oficina los establece el administrador en los siguientes puntos:

• Selección y colocación de especialistas.
• Planificación de estrategia y tácticas en el trabajo.
• Construyendo la estructura organizativa de la oficina.

Para un estado de trabajo estable en la oficina, debe asegurarse de que todos los empleados tengan éxito en sus actividades. Los resultados laborales positivos se obtienen mediante los métodos de motivación y la gestión de su estrategia. Desarrollar e implementar enfoques progresivos para mejorar la calidad y aumentar la productividad es responsabilidad del gerente de la oficina.

La comunicación empresarial en el colectivo de trabajo se basa en la moralidad y ética profesional... Un gerente de oficina es una persona que da un ejemplo de tono cortés y respeto por los empleados.

Control interno

Todo decisiones tomadas debe ser controlado por el administrador mismo. El control se realiza en las siguientes áreas profesionales:

• Introducción y mantenimiento de normativa laboral interna.
• Cumplimiento de normas específicas de comunicación en la empresa.
• Control sobre la cultura del habla al comunicarse con clientes y socios comerciales.
• El código de vestimenta es un punto importante en el trabajo de la empresa. Se requiere que los empleados usen uniformes apropiados según lo establecido en las normas del entorno empresarial y en los estatutos de la empresa.

Gerente de oficina, deberes laborales que incluye la gestión de personal y el control de las actividades, debe desarrollar una metodología propia para la organización y estructura para evaluar la calidad del trabajo. Cada empleado está sujeto a responsabilidades disciplinarias en caso de violaciones de las normas laborales y la ética laboral. El propio director tiene esta responsabilidad. El administrador desarrolla el sistema de medidas para prevenir violaciones, formas de resolver conflictos con la gerencia y otros empleados, métodos de incentivos morales.

Deberes del gerente

Las funciones de gerente también pueden ser realizadas por un gerente de oficina. En este caso, debe proporcionar al personal y las instalaciones los consumibles necesarios. Cada empleado debe tener una credencial y tarjetas de presentación para que su identidad, nombre, cargo, información de contacto siempre pueda ser reconocida y dirigida correctamente. El rostro del especialista es el rostro de la oficina y la empresa.

El suministro de material de oficina se realiza con regularidad y es responsabilidad del director de la oficina. Compilado planes economicos sobre la provisión de bienes, teniendo en cuenta la cantidad de productos suministrados a la empresa, el costo compras al por mayor y sistemas de descuento. Los suministros regulares de material de oficina, incluidos papel y consumibles para equipos, se realizan con la conclusión de transacciones con proveedores y empresas de servicios con la participación directa del gerente de oficina. La recepción de mercancías se controla mediante documentos de pago y contables. La emisión de papelería y complementos al personal se realiza con el nombramiento de responsables y la presencia de esquemas y trámites para la distribución de valores económicos.

Todo el equipo está controlado por el gerente de suministros, en este caso el gerente de la oficina. Las responsabilidades incluyen monitorear el buen estado de los equipos técnicos, comunicaciones. En caso de avería de dispositivos y máquinas, se realiza una llamada a una empresa de servicios o un especialista en reparaciones y se comprueban los resultados de su trabajo. Este control también se realiza en el momento de la entrega. nueva tecnología a la oficina.

Inventario de equipos y Suministros Lo realiza el gerente de la oficina verificando periódicamente la disponibilidad y condición técnica de la propiedad económica con datos contables.

Bajo su propia responsabilidad, el gerente de apoyo económico administra los fondos asignados a la oficina para la compra de bienes necesarios para la empresa y para la reposición de las necesidades técnicas del local. El responsable de suministro organiza el suministro material y técnico de consultas, conferencias, negociaciones.

Secretario y sus funciones

Todos los procesos clave enumerados en el trabajo del gerente y sus decisiones deben fijarse oficialmente y, por lo tanto, los deberes del gerente de oficina, el secretario en una persona incluyen el soporte documental de las actividades de la organización. Cada documento, según su finalidad, tiene su propia forma y estructura de elaboración. Solo entonces la decisión o plan adoptado tendrá una base legal e implicará la estricta implementación de todos los puntos. Así se construye una actividad empresarial clara y bien coordinada.

Colaboración e integración

El secretario-gerente organiza la reunión y recepción de invitados. Delegaciones y comisiones, socios, clientes son visitantes importantes de la empresa. De ellas dependen directamente las actividades de la empresa y su desarrollo. La comunicación se lleva a cabo a nivel empresarial utilizando una ética formal amistosa sin la transición a conexiones e interacciones personales, solo trabajo. El gerente de la oficina debe simbolizar la cultura y el respeto no solo como un portavoz destacado, sino también como una empresa en su conjunto. La recepción y transmisión de la información de contacto la realiza directamente la secretaria. Para cooperar y resolver problemas importantes de interacción, las tarjetas de visita se intercambian, analizan y almacenan en el departamento. La correspondencia comercial con socios y sucursales es responsabilidad del gerente de la oficina. Realizan envío electrónico y por mensajería del material necesario, reciben y analizan información, realizan correspondencia comercial.

Gerente en la estructura de gestión

En la mayoría de los casos, el gerente está directamente subordinado a director general empresa y alta dirección. Las responsabilidades y los derechos son prescritos por los jefes, que controlan su observancia. Las responsabilidades del gerente de oficina para el currículum incluyen informar sobre la organización interna realizada, el logro de resultados de productividad y las dificultades encontradas en el trabajo y mantenimiento de las actividades. Hacen propuestas para mejorar las condiciones, aspectos económicos y económicos en la compra de equipos y materiales, solicitudes de reubicación, promoción, despido de trabajadores. Los castigos y recompensas disciplinarias para los especialistas distinguidos se transfieren para su consideración.

Instrucción especializada

La contratación de un nuevo gerente va acompañada de la preparación y aceptación de un conjunto de deberes, derechos y responsabilidades. La instrucción del gerente de la oficina incluye Lista llena De todas las reglas y regulaciones para el trabajo y la organización descritas anteriormente, también incluye a las personas o puestos que dependen del administrador.

Escala de la carrera

La carrera de un directivo se basa en el desarrollo interno y el crecimiento profesional, que consiste en mejorar las competencias. Un cambio en la influencia ocurre junto con un aumento o disminución de la autoridad a los ojos de los subordinados y otros empleados. La movilidad vertical positiva del puesto está fijada por el éxito en la consecución de los objetivos marcados por la empresa, la iniciativa y cualidades comunicativas, las habilidades innovadoras y los métodos de trabajo eficaces.

El gerente de oficina es una de las profesiones más demandadas. Un especialista eficaz debe prestar mucha atención a los recursos humanos, este requisito es responsabilidad del gerente de la oficina para un currículum. Correctamente seleccionado por sus cualidades de liderazgo interno y personal altamente calificado tendrá un efecto positivo en la dinámica del desarrollo de la empresa.

Una persona que tiene educación secundaria vocacional y experiencia laboral en servicios económicos durante al menos 1 año o educación vocacional primaria y experiencia laboral en servicios económicos durante al menos 3 años es admitida al puesto de gerente de un complejo administrativo. 1.3. El gerente del complejo administrativo debe conocer: - las decisiones, órdenes, órdenes, otros documentos de gobierno y normativos de las autoridades superiores sobre los servicios económicos de la organización; - medios de mecanización de la mano de obra del personal de servicio; - reglas para el uso de locales; - el procedimiento para organizar el trabajo del aparcamiento; - reglas para trabajar con inquilinos de locales; - reglas para organizar transferencias; - los fundamentos de la organización laboral; - legislación laboral; - normativa laboral interna; - reglas y normas de protección laboral. 2.

Atención

Así, el gerente de oficina tiene empleados subordinados de la unidad económica: el jefe de hogar, los conductores, el limpiador. El servicio de mensajería de la empresa también está subordinado a él.

Descripción del puesto de administrador de oficina

Importante

Los fundamentos de la oficina los establece el administrador en los siguientes puntos:

• Selección y colocación de especialistas.
• Planificación de estrategia y tácticas en el trabajo.
• Construyendo la estructura organizativa de la oficina.

Para un estado de trabajo estable en la oficina, debe asegurarse de que todos los empleados tengan éxito en sus actividades. Los resultados laborales positivos se obtienen mediante los métodos de motivación y la gestión de su estrategia.

Desarrollar e implementar enfoques progresivos para mejorar la calidad y aumentar la productividad es responsabilidad del gerente de la oficina. La comunicación empresarial en el colectivo de trabajo se basa en la moral y la ética profesional.

Información

Un gerente de oficina es una persona que da un ejemplo de tono cortés y respeto por los empleados. Control interno Todas las decisiones que se tomen deben ser controladas por el propio administrador.

Descripción del trabajo de un gerente de oficina

El control se realiza en las siguientes áreas profesionales:

• Introducción y mantenimiento de normativa laboral interna.
• Cumplimiento de normas específicas de comunicación en la empresa.
• Control sobre la cultura del habla al comunicarse con clientes y socios comerciales.
• El código de vestimenta es un punto importante en el trabajo de la empresa. Se requiere que los empleados usen uniformes apropiados según lo establecido en las normas del entorno empresarial y en los estatutos de la empresa.

El director de la oficina, cuyas responsabilidades laborales incluyen la gestión y supervisión de personal, debe desarrollar su propia estructura y metodología organizativa para evaluar la calidad del trabajo.

Cada empleado está sujeto a responsabilidades disciplinarias en caso de violaciones de las normas laborales y la ética laboral. El propio director tiene esta responsabilidad.
Apruebo el [cargo organizativo y legal [, firma, nombre completo, forma, nombre del titular u otro organizacion oficial, empresa] de la persona autorizada para aprobar la descripción del puesto] [fecha, mes, año] MP Descripción del puesto del gerente del complejo administrativo (director administrativo) [nombre de la organización, empresa, etc.] Se desarrolla esta descripción del puesto y aprobado de acuerdo con las disposiciones Código de Trabajo Federación Rusa y otras regulaciones que gobiernan relación laboral. 1. Provisiones generales 1.1. El gerente del complejo administrativo pertenece a la categoría de gerentes, es contratado y destituido por orden del titular de la empresa, a quien le reporta directamente en su trabajo. 1.2.

Descripción del trabajo de un gerente de empresa

Presentar a la dirección de la empresa propuestas para mejorar la organización y mejorar los métodos de trabajo realizados por él. 3.7. Solicitar documentos, materiales, herramientas, etc., necesarios para el desempeño de sus funciones oficiales. 3.8. Otros derechos previstos por la legislación laboral. 4. Responsabilidad El director del complejo administrativo es responsable de: 4.1.
Por incumplimiento o desempeño inadecuado sus funciones laborales previstas en esta descripción de funciones, dentro de los límites determinados por la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia. 4.2. Por causar daños materiales al empleador, dentro de los límites determinados por la legislación laboral y civil vigente de la Federación de Rusia. 4.3.

Gerente de oficina de descripción del trabajo con funciones de secretaría

Los deberes de un gerente de oficina pueden incluir trabajar con utilidades, con representantes de organizaciones que prestan servicios a equipos de oficina. La principal y significativa diferencia entre un gerente de oficina y un administrador de oficina radica en los poderes de liderazgo: el administrador, por regla general, no administra a los trabajadores de oficina, sino que es solo uno de ellos y realiza su trabajo en cooperación con el personal de la oficina.

El gerente de la oficina y el administrador de la oficina deben tener cualidades personales, como habilidades de comunicación, energía, la capacidad de expresar clara y claramente sus pensamientos, la confianza, la capacidad de persuadir, la capacidad de autoorganizarse (para el administrador) y la capacidad de dirigir el equipo (para el gerente), el conocimiento de un idioma extranjero, etc. I. Disposiciones generales 1. El cargo de administrador se aplica a la categoría profesional.

Realiza trabajos de oficina. 4. Mantiene el registro y la contabilidad de la documentación entrante y saliente. 5. Recibe y envía correo electrónico al menos 2 veces al día.

Controla la entrega de correo para la organización desde la oficina de correos y la entrega del correo de la organización a la oficina de correos. 6. Organiza la recepción de visitantes, promueve la eficiencia de la consideración de solicitudes y propuestas de los empleados. 7. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, garantiza la seguridad de la documentación de la organización, incluidos los informes de los empleados, y envía la documentación al archivo a su debido tiempo. 8. Proporciona control sobre la seguridad de los activos materiales. 9. Asesora a los visitantes sobre cuestiones relacionadas con los servicios prestados. Toma medidas para prevenir y eliminar situaciones de conflicto. 10. Informar a la dirección sobre las deficiencias existentes en el servicio a los visitantes, las medidas tomadas para subsanarlas.

Responsabilidades laborales del gerente de oficina

Asegura el correcto mantenimiento y funcionamiento de los locales de oficinas de acuerdo con las normas y reglamentos de saneamiento industrial y protección contra incendios. 9. Organiza el pedido de boletos aéreos y ferroviarios para empleados de oficina, despachando vehículos. Organiza el trabajo de oficina, recibe llamadas entrantes y gestiona las llamadas salientes. 11. Organiza servicios culturales y efectivos para los visitantes, asegura la creación de condiciones cómodas para ellos, les asesora en cuestiones administrativas, les proporciona información y otros materiales (tarjetas de visita, listas de precios, folletos, etc.). Importante Prepara la base material y técnica para negociaciones complejas con socios, clientes y otras categorías de visitantes. 13. Realiza un seguimiento de los visitantes. 14. Toma medidas para prevenir y eliminar situaciones de conflicto. 15.
El jefe de la oficina de ventas es nombrado y destituido de acuerdo con el procedimiento que establece la legislación laboral vigente por orden del Director General de la Compañía. Solicitud de unidades estructurales organizaciones y especialistas independientes la información necesaria para el desempeño de funciones oficiales. 4.

Exigir a la dirección de la organización unas condiciones laborales adecuadas y el cumplimiento de las disposiciones del Código Laboral de la Federación de Rusia.4. Responsabilidad del director de la oficina El director de la oficina es responsable en los siguientes casos: 1.

Por desempeño indebido o incumplimiento de sus funciones oficiales previstas en esta descripción de puesto, dentro de los límites establecidos por la legislación laboral de la Federación de Rusia.2.

El gerente de la oficina reporta directamente al director general 1.4. El conductor, el mensajero y la señora de la limpieza están subordinados al gerente de la oficina 1.5.

Durante la ausencia del director de la oficina, sus derechos y obligaciones se transfieren a otro funcionario, que se anuncia en la orden de la organización. Se designa a una persona que cumpla con los siguientes requisitos para el puesto de gerente de oficina: educación: superior, especialización superior o secundaria incompleta, experiencia en un trabajo similar de un año, conocimiento de equipos de oficina (fax, fotocopiadora, escáner, impresora), Microsoft Programas de oficina (Word, Excel), trabajo de oficina 1.7. El director de la oficina se guía en sus actividades por: - actos legislativos de la Federación de Rusia; - estatuto de la empresa, reglamentos laborales internos, otros reglamentos de la empresa; - órdenes e instrucciones de la dirección; - esta descripción del puesto. 2.
Organiza viajes de negocios para empleados: pedidos de pasajes aéreos y de tren, reservas de hoteles 2.8. Organiza la provisión de la oficina con material de oficina, consumibles y otros artículos de inventario necesarios para la oficina.

Organiza su aceptación, contabilidad, almacenamiento y entrega 2.9. Lleva a cabo el control sobre el estado adecuado de los equipos de oficina, comunicaciones; al detectar mal funcionamiento de equipos de oficina y otros equipos, llama a especialistas para llevar a cabo trabajos de renovacion y otros tipos de mantenimiento 2.9. Coordina y controla el trabajo del conductor: (aceptar solicitudes para un automóvil y desarrollar un horario para el uso de los vehículos de la empresa); mensajero (aceptando solicitudes y desarrollando un horario); señoras de la limpieza.

3. Derechos del director de la oficina El director de la oficina tiene derecho a: 3.1. Recibir información, incluida información confidencial, en la medida necesaria para resolver las tareas asignadas 3.2.

1. Disposiciones generales.

1.1. La descripción del puesto define responsabilidades funcionales, derechos y responsabilidades del administrador.
1.2 El administrador pertenece a la categoría de profesionales.
1.3 El administrador de la oficina es nombrado y destituido de acuerdo con el procedimiento establecido por la legislación laboral vigente, por orden del director de la empresa.
1.4. Subordinación oficial del administrador:

1.5. Documentos que regulan las actividades del administrador:

1.5.1 Documentos externos: legislativos y regulaciones relacionados con el trabajo que se está realizando.
1.5.2 Documentos internos: Carta de la empresa, órdenes y órdenes de la gerencia, descripción de funciones del administrador, normativa laboral interna.

2. Requisitos de calificación.

2.1. Secundaria vocacional.
2.2. La experiencia laboral en el puesto relevante es de al menos 1 año.

3. Tareas y responsabilidades.

El administrador de la oficina realiza las siguientes tareas y responsabilidades:

3.1. Recepción de llamadas telefónicas, grabación y transmisión de información a los empleados de la empresa, reenvío de llamadas a departamentos, según solicitudes.
3.2. Consulta inicial de clientes sobre llamadas entrantes.
3.3. Registro y contabilidad de documentos entrantes y salientes, contratos, cartas, etc.
3.4. Mecanografiar texto, ofertas comerciales y otra documentación.
3.5. Realización de trabajos de colocación de anuncios en medios y agencias de recrutamiento en la contratación, a solicitud de los jefes de divisiones estructurales. Realización de una entrevista inicial con los aspirantes al puesto vacante.
3.6. Trabajar en el mantenimiento del sitio (ingresar información actualizada).
3.7. Mantener una hoja de tiempo.
3.8. Planificación de la ruta del vehículo asignado a la oficina.
3.9 Formación de una solicitud para la compra de material de oficina y consumibles para equipos de oficina de la empresa.

El administrador tiene derecho a:

4.1 Actuar en nombre de la empresa, representar los intereses de la empresa en las relaciones con otras empresas, como parte de sus funciones oficiales.
4.2 Interactuar con otros empleados de la empresa, en el marco de su competencia.
4.3 Hacer sugerencias para mejorar las actividades de la empresa.

5. Responsabilidad.

El administrador es responsable de:

5.1 Por el desempeño indebido o incumplimiento de sus funciones oficiales previstas en la presente descripción de funciones, dentro de los límites que determine la legislación laboral vigente.
5.2 Por delitos cometidos en el desarrollo de sus actividades, dentro de los límites que determine la legislación administrativa, penal y civil vigente.
5.3 Por daños materiales causados ​​a la empresa - dentro de los límites que determine la legislación laboral y civil vigente.

6. Debe saber.

El administrador debe saber:

6.1. Fundamentos de la organización de la empresa.
6.2. Posiciones y tendencias en el mercado de ventas servicios publicitarios.
6.3. La gama de servicios publicitarios prestados por la empresa.
6.4. Procedimiento de fijación de precios.
6.5. Medios para establecer contactos comerciales con contrapartes.
6.6. Ética comunicacion de negocios y negociación.
6.7. La lista de precios actual de los servicios.
6.8. Fundamentos de tecnología y organización de la producción. productos de impresión y productos publicitarios al aire libre.
6,9. Fundamentos de la legislación laboral.
6.10. Normas y reglamentos de protección laboral, seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios.
6.11. Perspectivas de innovación y actividades de inversión empresas.
6.12. Trabaja con computadoras, telecomunicaciones y comunicaciones.

7. Otras disposiciones.

7.1. La descripción del trabajo se redacta en dos copias, una de las cuales se guarda en la empresa y la segunda, en el empleado.
7.2 Las secciones "Tareas y responsabilidades", "Derechos" y "Responsabilidad" pueden aclararse en relación con los cambios en la estructura de gestión, tareas y funciones de la unidad estructural.
7.3 Los cambios y adiciones a esta descripción de trabajo deben hacerse por orden del Director General.

Familiarizado con las instrucciones: "___" ___________ 2013