Arbetsuppgifter för administratören på kontoret. Kontorschefens arbetsansvar. Kontorspersonalledning

En kontorschef är en av de mest nödvändiga personalen i arbetet modernt företag... Det stora utbudet av ansvarsområden inkluderar funktionerna hos en organisationskontrollspecialist. Den samlar samtidigt upp till tre representanter för fullmäktige: sekreterare, vaktmästare, administratör. En kontorschefs arbetsuppgifter innebär främst stort ansvar och ett stort engagemang.

Krav för specialist

Kontorschefens arbetsinstruktion innehåller nödvändiga recept för anställning och dess genomförande i framtiden. Det första som en sökande för denna position, är lämplig utbildning och yrkeskompetens. Den anställde måste ha ett examensbevis för slutförd specialiserad, ofullständig högre eller högre utbildning.

Färdigheterna bör innehålla kunskap om kontorets struktur och funktioner i dess arbete. Rumszonering är en viktig faktor för funktionalitet. Om kontorschefen är bekant med principerna för att organisera aktiviteter kommer det att vara lätt för honom att kontrollera enskilda arbetspositioner. Personal bör tilldelas sina positioner i enlighet med sitt ansvar så att annat arbete inte störs. En kontorschef måste känna till omfattningen av arbetet och graden av ansvar för varje specialist.

Kontorsadministratörens uppgifter

Chefen är skyldig att organisera den optimala bekväma produktionen i kontorslokalerna. Förutom zonering behöver chefen hantera anställda så att alla funktioner i varje kadre utförs konsekvent. Grunderna för kontoret fastställs av administratören på följande punkter:

• Urval och placering av specialister.
• Planeringsstrategi och taktik på jobbet.
• Bygga upp organisationens organisationsstruktur.

För ett stabilt fungerande tillstånd på kontoret måste du se till att varje personal är framgångsrik i sina aktiviteter. Positiva arbetsresultat förverkligas genom motivationsmetoderna och hanteringen av dess strategi. Kontorschefen ansvarar för att utveckla och implementera progressiva metoder för att förbättra kvaliteten och öka produktiviteten.

Företagskommunikation i ett arbetskollektiv bygger på moral och yrkesetik... En kontorschef är en person som är ett exempel på artig ton och respekt för de anställda.

Intern kontroll

Allt fattade beslut måste kontrolleras av administratören själv. Kontrollen utförs inom följande yrkesområden:

• Införande och underhåll av interna arbetsföreskrifter.
• Överensstämmelse med specifika kommunikationsnormer i företaget.
• Kontroll över talkulturen när du kommunicerar med kunder och affärspartners.
• Klädkoden är en viktig punkt i företagets arbete. Anställda måste bära lämpliga uniformer enligt affärsmiljönormerna och företagets stadga.

Kontors chef, arbetsuppgifter som omfattar personalhantering och kontroll av aktiviteter, måste utveckla en egen metod för organisationen och strukturen för att bedöma arbetets kvalitet. Varje anställd är föremål för disciplinansvar vid brott mot arbetsregler och arbetsetik. Chefen bär själv detta ansvar. Systemet för åtgärder för att förhindra kränkningar, sätt att lösa konflikter med ledningen och andra anställda, metoder för moraliska incitament utvecklas av administratören.

Chefens uppgifter

Chefens funktioner kan också utföras av en kontorschef. I det här fallet måste han förse personalen och lokalerna med nödvändiga förbrukningsvaror. Varje anställd måste ha ett märke och visitkort så att hans identitet, namn, position, kontaktinformation alltid kan identifieras och adresseras korrekt. Specialistens ansikte är kontoret och företagets ansikte.

Leveransen av brevpapper utförs regelbundet och är ansvarig för kontorschefen. Sammanställt ekonomiska planer för tillhandahållande av varor, med hänsyn till mängden produkter som levereras till företaget, kostnaden bulkinköp och rabattsystem. Regelbundna leveranser av kontorsmaterial, inklusive papper och förbrukningsmaterial för utrustning, utförs med transaktioner med leverantörer och serviceföretag med direkt deltagande av kontorschefen. Mottagandet av varor kontrolleras av betalnings- och bokföringsdokument. Utfärdande av brevpapper och tillbehör till personal utförs med utnämning av ansvariga personer och närvaro av system och förfaranden för fördelning av ekonomiska värden.

All utrustning styrs av leveransansvarig, i detta fall kontorschefen. Ansvaret inkluderar övervakning av teknisk utrustning och kommunikation. I händelse av haveri av enheter och maskiner rings ett serviceföretag eller en reparationsspecialist och resultatet av hans arbete kontrolleras. Denna kontroll sker också vid leverans. ny teknologi till kontoret.

Utrustningsinventering och Tillbehör utförs av kontorschefen genom att regelbundet kontrollera tillgängligheten och det tekniska tillståndet för ekonomisk egendom med bokföringsdata.

På eget ansvar disponerar chefen för ekonomiskt stöd de medel som tilldelats kontoret för inköp av varor som är nödvändiga för företaget och påfyllning av de tekniska behoven i lokalerna. Leveransansvarig organiserar material och teknisk leverans av konsultationer, konferenser, förhandlingar.

Sekreterare och hans uppgifter

Alla de listade nyckelprocesserna i chefens arbete och hans beslut måste vara officiellt fastställda, och därför har kontorschefens uppgifter, sekreteraren i en person dokumentärt stöd för organisatoriska aktiviteter. Varje dokument, beroende på dess syfte, har sin egen form och struktur för beredning. Först då kommer det antagna beslutet eller planen att ha en rättslig grund och innebära ett strikt genomförande av alla punkter. Så byggs en tydlig och väl samordnad företagsverksamhet upp.

Samarbete och integration

Sekreteraren-chefen organiserar mötet och mottagandet av gäster. Delegationer och uppdrag, partners, kunder är viktiga besökare i företaget. Företagets verksamhet och dess utveckling beror direkt på dem. Kommunikation sker på affärsnivå med formell vänlig etik utan övergång till personliga kontakter och interaktion - bara arbete. Kontorschefen bör symbolisera kultur och respekt inte bara som en ledande talesperson, utan också som ett företag som helhet. Mottagande och överföring av kontaktinformation utförs direkt av sekreteraren. För samarbete och lösning av viktiga interaktionsfrågor utbyts, analyseras och lagras visitkort på avdelningen. Affärskorrespondens med partners och filialer ansvarar för kontorschefen. De skickar elektroniskt och skickar det nödvändiga materialet med bud, tar emot och analyserar information, bedriver affärskorrespondens.

Chef i ledningsstrukturen

I de flesta fall är chefen direkt underordnad generaldirektör företag och ledning. Ansvar och rättigheter föreskrivs av cheferna, som övervakar deras efterlevnad. Kontorschefens uppgifter för meritförteckningen inkluderar rapportering om den interna organisationen som genomförts, uppnåendet av produktivitetsresultat och de svårigheter som uppstår vid arbete och underhåll av aktiviteter. De kommer med förslag för att förbättra villkoren, ekonomiska och ekonomiska frågor om inköp av utrustning och material, ansökningar om flytt, marknadsföring, uppsägning av arbetare. Disciplinära straff och belöningar för framstående specialister överförs mot vederlag.

Specialistinstruktion

Anställningen av en ny chef åtföljs av förberedelse och acceptans av en uppsättning plikter, rättigheter och ansvar. Kontorschefens instruktion inkluderar full lista av alla ovan beskrivna regler och förordningar för arbete och organisation, innehåller det också personer eller befattningar som rapporterar till administratören.

Karriärsstegen

En chefskarriär bygger på intern utveckling och professionell tillväxt, som består i att förbättra kompetensen. En förändring av inflytande sker tillsammans med en ökning eller minskning av auktoritet i underordnadas och andra anställdas ögon. Vertikal positiv rörlighet för positionen registreras av framgången med att uppnå de mål som företaget sätter upp, initiativ och kommunikativa egenskaper, innovativa förmågor och effektiva arbetsmetoder.

Kontorschef är ett av de mest efterfrågade yrkena. En effektiv specialist måste ägna stor uppmärksamhet åt mänskliga resurser, detta krav är kontorschefens ansvar för ett CV. Korrekt utvalda för interna ledaregenskaper och högkvalificerad personal kommer att ha en positiv effekt på dynamiken i företagets utveckling.

En person som har en sekundär yrkesutbildning och arbetslivserfarenhet inom ekonomiska tjänster under minst 1 år eller grundläggande yrkesutbildning och erfarenhet av ekonomiska tjänster i minst 3 år accepteras för tjänsten som chef för ett administrativt komplex. 1.3. Chefen för det administrativa komplexet måste veta: - beslut, order, order, andra styrande och normativa dokument från högre myndigheter om organisationens ekonomiska tjänster; - mekanismer för mekanisering av arbetskraft för servicepersonal; - regler för användning av lokaler; - förfarandet för att organisera parkeringsarbetet. - regler för arbete med hyresgäster i lokaler; - regler för att organisera överföringar. - grunderna i arbetsorganisationen; - arbetslagstiftning. - interna arbetsföreskrifter; - regler och normer för arbetsskydd. 2.

Uppmärksamhet

Således har kontorschefen underordnade anställda i den ekonomiska enheten: chefen för hushållet, förare, en städare. Företagets budtjänst är också underordnad honom.

Kontorsadministratör Jobbbeskrivning

Viktig

Grunderna för kontoret fastställs av administratören på följande punkter:

• Urval och placering av specialister.
• Planeringsstrategi och taktik på jobbet.
• Bygga upp organisationens organisationsstruktur.

För ett stabilt fungerande tillstånd på kontoret måste du se till att varje personal är framgångsrik i sina aktiviteter. Positiva arbetsresultat förverkligas genom motivationsmetoderna och hanteringen av dess strategi.

Kontorschefen ansvarar för att utveckla och implementera progressiva metoder för att förbättra kvaliteten och öka produktiviteten. Företagskommunikation i arbetskollektivet bygger på moral och yrkesetik.

Info

En kontorschef är en person som är ett exempel på artig ton och respekt för de anställda. Intern kontroll Alla beslut som fattas måste kontrolleras av administratören själv.

Arbetsbeskrivning för en kontorschef

Kontrollen utförs inom följande yrkesområden:

• Införande och underhåll av interna arbetsföreskrifter.
• Överensstämmelse med specifika kommunikationsnormer i företaget.
• Kontroll över talkulturen när du kommunicerar med kunder och affärspartners.
• Klädkoden är en viktig punkt i företagets arbete. Anställda måste bära lämpliga uniformer enligt affärsmiljönormerna och företagets stadga.

Kontorschefen, vars arbetsuppgifter inkluderar personalhantering och tillsyn, måste utveckla sin egen organisationsmetodik och struktur för bedömning av arbetets kvalitet.

Varje anställd är föremål för disciplinansvar vid brott mot arbetsregler och arbetsetik. Chefen bär själv detta ansvar.
Jag godkänner [organisatorisk och juridisk [position, signatur, fullständigt namn, form, huvudets namn eller annat officiell organisation, företag] för den person som är auktoriserad att godkänna arbetsbeskrivningen] [datum, månad, år] MP Jobbbeskrivning för chefen för det administrativa komplexet (administrativ direktör) [organisationens namn, företag etc.] Denna arbetsbeskrivning är utvecklad och godkänd i enlighet med bestämmelserna Arbetsbalken Ryska Federationen och andra regler anställningsrelation. 1. Allmänna bestämmelser 1.1. Chefen för det administrativa komplexet tillhör kategorin chefer, anställs och avskedas på order av företagets chef, till vilken han rapporterar direkt i sitt arbete. 1.2.

Arbetsbeskrivning för en företagsledare

Skicka förslag till företagsledningen för att förbättra organisationen och förbättra arbetsmetoderna som utförs av honom. 3.7. Begär dokument, material, verktyg etc. som är nödvändiga för att utföra sina officiella uppgifter. 3.8. Andra rättigheter som arbetsrätten ger. 4. Ansvar Chefen för det administrativa komplexet ansvarar för: 4.1.
För icke-prestanda eller felaktig prestanda deras arbetsuppgifter som föreskrivs i denna arbetsbeskrivning - inom de gränser som fastställs i Rysslands nuvarande arbetslagstiftning. 4.2. För att orsaka materiell skada på arbetsgivaren - inom de gränser som fastställs av den nuvarande arbets- och civila lagstiftningen i Ryska federationen. 4.3.

Arbetsbeskrivning kontorschef med sekreterarfunktioner

En kontorschefs uppgifter kan innefatta att arbeta med verktyg, med representanter för organisationer som betjänar kontorsutrustning. Den huvudsakliga och betydande skillnaden mellan en kontorschef och en kontorsadministratör är ledarskap - administratören hanterar i regel inte kontorsarbetarna, utan är bara en av dem och utför sitt arbete i samarbete med kontorspersonalen.

Kontorschefen och kontorsadministratören måste ha sådana personliga kvaliteter, som kommunikationskunskaper, energi, förmåga att tydligt och tydligt uttrycka sina tankar, självförtroende, förmåga att övertyga, förmågan att självorganisera (för administratören) och förmågan att leda teamet (för chefen), kunskap om ett främmande språk, etc. I. Allmänna bestämmelser 1. Kontorsadministratören gäller yrkeskategorin.

Utför kontorsarbete. 4. Sparar registrering och redovisning av inkommande och utgående dokumentation. 5. Tar emot och skickar e-post minst 2 gånger om dagen.

Kontrollerar leverans av post till organisationen från posten och leverans av organisationens post till posten. 6. Organiserar mottagning av besökare, främjar effektiviteten vid behandling av förfrågningar och förslag från anställda. 7. Formulerar ärenden i enlighet med den godkända nomenklaturen, säkerställer säkerheten i organisationens dokumentation, inklusive medarbetarrapporter, och lämnar dokumentationen till arkivet i god tid. 8. Ger kontroll över säkerheten för materiella tillgångar. 9. Rådgör besökare i frågor som rör de tillhandahållna tjänsterna. Vidtar åtgärder för att förebygga och eliminera konfliktsituationer. 10. Informerar ledningen om de befintliga bristerna i besökarnas tjänst, de åtgärder som vidtagits för att eliminera dem.

Kontorschefens arbetsansvar

Säkerställer korrekt underhåll och drift av kontorslokalerna i enlighet med reglerna och föreskrifterna för industriell sanitet och brandskydd. 9. Organiserar beställning av flyg- och järnvägsbiljetter till kontorsanställda, som skickar fordon. Organiserar kontorsarbete, tar emot inkommande samtal och hanterar utgående samtal. 11. Organiserar effektiva och kulturella tjänster för besökare, säkerställer skapandet av bekväma förhållanden för dem, ger dem råd om administrativa frågor, tillhandahåller information och annat material (visitkort, prislistor, broschyrer, etc.). Viktigt Förbereder material och teknisk bas för att genomföra komplexa förhandlingar med partners, kunder och andra kategorier av besökare. 13. Håller koll på besökare. 14. Vidtar åtgärder för att förebygga och eliminera konfliktsituationer. 15.
Chefen för försäljningskontoret utses och avskedas i enlighet med det förfarande som fastställs i nuvarande arbetslagstiftning på order av företagets generaldirektör. Förfrågan från strukturella enheter organisationer och oberoende specialister den nödvändiga informationen som krävs för att utföra officiella uppgifter. 4.

Kräv att organisationens ledning fungerar korrekt och följer bestämmelserna i Ryska federationens arbetslag.4. Kontorschefens ansvar Kontorschefen ansvarar i följande fall: 1.

För felaktig utförande eller underlåtenhet att utföra sina officiella uppgifter enligt denna arbetsbeskrivning, inom de gränser som fastställs i Rysslands arbetslagstiftning.2.

Kontorschefen rapporterar direkt till generaldirektören 1.4. Föraren, kuriren och städerskan är underordnad kontorschefen 1.5.

Under frånvaron av kontorschefen överförs hans rättigheter och skyldigheter till en annan tjänsteman, vilket meddelas i ordningen för organisationen. En person som uppfyller följande krav utses till tjänsten som kontorschef: utbildning - högre, ofullständig högre eller sekundär specialiserad, erfarenhet av liknande arbete från ett år, kunskap om kontorsutrustning (fax, kopiator, skanner, skrivare), Microsoft Kontorsprogram (Word, Excel), kontorsarbete 1.7. Kontorschefen vägleds i sin verksamhet av: - Ryska federationens lagstiftningsakter, - företagets stadga, interna arbetsföreskrifter, andra företagsregler, - ledningens instruktioner och instruktioner, - denna arbetsbeskrivning. 2.
Anordnar affärsresor för anställda: beställer flyg- och tågbiljetter, bokningshotell 2.8. Organiserar tillhandahållandet av kontoret med brevpapper, förbrukningsartiklar och andra inventeringsartiklar som är nödvändiga för kontoret.

Organiserar deras accept, redovisning, lagring och leverans. 2.9. Utför kontroll över kontorsutrustning, kommunikation; vid upptäckt av fel på kontorsutrustning och annan utrustning, ringer specialister att utföra renoveringsarbeten och andra typer av underhåll 2.9. Koordinerar och kontrollerar förarens arbete: (accepterar ansökningar om en bil och utvecklar ett schema för användning av företagets fordon); kurir (accepterar ansökningar och utvecklar ett schema); städerskor.

3. Kontorschefens rättigheter Kontorschefen har rätt att: 3.1. Få information, inklusive konfidentiell information, i den utsträckning som är nödvändig för att lösa de tilldelade uppgifterna.

1. Allmänna bestämmelser.

1.1 Arbetsbeskrivningen definierar funktionella ansvar, administratörens rättigheter och skyldigheter.
1.2 Administratören tillhör kategorin yrkesverksamma.
1.3 Kontorsadministratören utses och avskedas i enlighet med det förfarande som fastställs i den nuvarande arbetslagstiftningen, på order av företagets direktör.
1.4 Administratörens officiella underordning:

1.5. Dokument som reglerar administratörens verksamhet:

1.5.1 Externa dokument: lagstiftande och föreskrifter relaterat till det arbete som utförs.
1.5.2 Interna dokument: Företagets stadga, ledningens instruktioner och instruktioner, administratörens arbetsbeskrivning, interna arbetsföreskrifter.

2. Kvalifikationskrav.

2.1. Sekundär yrkesutbildning.
2.2. Arbetserfarenhet i relevant tjänst är minst 1 år.

3. Uppgifter och ansvar.

Kontorsadministratören utför följande uppgifter och ansvar:

3.1. Ta emot telefonsamtal, spela in och överföra information till företagets anställda, vidarebefordra samtal till avdelningar, beroende på önskemål.
3.2. Inledande samråd med kunder om inkommande samtal.
3.3. Registrering och redovisning av inkommande och utgående dokument, kontrakt, brev etc.
3.4. Skriva text, kommersiella erbjudanden och annan dokumentation.
3.5. Utför arbete med placering av annonser i media och rekryteringsbyråer på anställning, på begäran av cheferna för strukturella divisioner. Genomföra en första intervju med sökande till den lediga tjänsten.
3.6. Arbeta med att underhålla webbplatsen (ange uppdaterad information).
3.7. Upprätthålla en tidrapport.
3.8. Planera rutten för fordonet som tilldelats kontoret.
3.9 Bildande av en ansökan om inköp av brevpapper och förbrukningsvaror för företagets kontorsutrustning.

Administratören har rätt:

4.1 Att agera på företagets vägnar, att företräda företagets intressen i relationer med andra företag, som en del av deras officiella uppgifter.
4.2 Interagera med andra anställda i företaget inom ramen för deras kompetens.
4.3 Kom med förslag för att förbättra företagets verksamhet.

5. Ansvar.

Administratören är ansvarig för:

5.1 För felaktig utförande eller underlåtenhet att utföra sina officiella uppgifter enligt denna arbetsbeskrivning - inom de gränser som fastställs i den nuvarande arbetslagstiftningen.
5.2 För brott som begåtts under utövandet av deras verksamhet - inom de gränser som bestäms av gällande administrativ, straffrättslig och civil lagstiftning.
5.3 För materiella skador som orsakats företaget - inom de gränser som fastställs av gällande arbets- och civil lagstiftning.

6. Måste veta.

Administratören bör veta:

6.1. Grunderna för företagets organisation.
6.2. Positioner och trender på försäljningsmarknaden reklamtjänster.
6.3. Utbudet av reklamtjänster som tillhandahålls av företaget.
6.4. Prissättningsprocedur.
6.5. Medel för att etablera affärskontakter med motparter.
6.6. Etik affärskommunikation och förhandling.
6.7. Den aktuella prislistan för tjänster.
6.8. Grundläggande teknik och organisation av produktionen tryckprodukter och utomhusreklamsprodukter.
6.9. Grunderna i arbetslagstiftningen.
6.10. Regler och föreskrifter för arbetskydd, säkerhet, industriell sanitet och brandskydd.
6.11. Utsikter för innovativa och investeringsverksamhet företag.
6.12. Arbeta med datorer, telekommunikation och kommunikation.

7. Övriga bestämmelser.

7.1. Arbetsbeskrivningen är upprättad i två exemplar, varav en förvaras på företaget, den andra - hos den anställde.
7.2 Avsnitten "Arbetsuppgifter och ansvar", "Rättigheter" och "Ansvar" kan förtydligas i samband med förändringar i ledningens struktur, uppgifter och funktioner i strukturella enheten.
7.3 Ändringar och tillägg av denna arbetsbeskrivning måste göras på order av generaldirektören.

Bekant med instruktionerna: "___" ___________ 2013