Ce este gestionarea electronică a documentelor și beneficiile sale pentru afaceri. Managementul electronic al documentelor: argumente pro și contra. consiliere cu experiență Fluxul electronic de documente între contractori argumente pro și contra

Inerția obiceiurilor umane este principalul obstacol în calea introducerii sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS) la întreprinderi. Avantajele lor vor deveni în curând predeterminate în lupta competitivă, așa că acum trebuie să vă gândiți la transferul muncii de birou pe șinele digitale.

Temeiul juridic al EDMS

Întreprinderile mari cu o rețea extinsă de sucursale trec rapid la fluxul de documente electronice, care este facilitat de disponibilitatea unui cadru legislativ.

Legile care guvernează activitatea EDMS sunt:

1. Nr. 149-FZ „Cu privire la informare, informatizare şi protecţia informaţiei”.
2. Nr. 63-FZ „On semnatura electronica».
3. Nr. 263-FZ „Cu privire la eliminarea restricțiilor privind gestionarea documentelor electronice”.
4. Cod Civil.
5. Codul de procedură de arbitraj.

Normele legislative directe sunt aceleași pentru toată lumea, dar atunci când introduce un EDMS, o întreprindere trebuie să dezvolte suplimentar o serie de documente de reglementare interne:

• reglementări pentru utilizarea semnăturilor digitale;
• reguli corporative pentru managementul documentelor electronice cu un algoritm de soluționare a litigiilor;
• un document de aderare la regulament, care trebuie semnat de toți angajații.

Angajații companiei sunt obligați să utilizeze numai semnături digitale certificate și instrumente de protecție a informațiilor criptografice. Respectarea acestei reguli și coerența cadrului legal fac posibilă ca acțiunile angajatului în EDMS corporative să fie semnificative din punct de vedere juridic.

Esența și funcțiile EDMS

Sistem electronic de gestionare a documentelor - sistem automatizat managementul fluxului de lucru, care permite angajaților să interacționeze prin intermediul dispozitivelor digitale fără a utiliza suport de hârtie.

Funcțiile de bază ale EDMS sunt:

• crearea, transferul, stocarea documentelor electronice (ED);
• digitizarea documentelor pe hârtie;
• crearea unui card de document cu atributele sale;
• formarea documentelor pe baza de șabloane gata făcute cu atribute specificate;
• căutarea documentelor într-o bază de date centralizată;
• documente de rutare;
• controlul acceptării documentelor și executării comenzilor conținute în acesta;
• ținerea jurnalelor, clasificatoarelor;
• conversia ED în formate compatibile;
• înregistrarea automată a documentelor primite;
• trimiterea notificărilor;
• aprobarea documentelor;
• lucru colectiv cu ED;
• interactiunea prin ED cu contrapartidele companiei;
• generarea de rapoarte privind execuția și deplasarea documentelor.

Un parametru important al EDMS este modularitatea acestuia, care permite extinderea funcționalității fără schimbare semnificativă setări de bază.

Tipuri de EDMS

Evident, mare întreprinderile industriale iar companiile comerciale au cerințe diferite la EDMS. Acesta este motivul pentru care produse software sunt împărțite în două categorii, în funcție de standardizarea proceselor de lucru:

• "Cutie";
• de bază cu posibilități largi de configurare.

Produsele „în cutie” sunt concepute pentru depozitare, procese de birou și industrii la scară mică. Acestea necesită doar configurație modulară și introducerea informațiilor primare.

Caracteristicile lor:

• instalare rapida;
• predare standardizată;
• nu este necesară nicio revizuire;
• cost redus de întreținere.

Platformele de bază sunt desfășurate în întreprinderi mari cu organizații unice și structura de productie... Astfel de EDMS necesită revizuire pe termen lung, inclusiv de către specialiștii IT ai clientului.

Au următoarele caracteristici:

• capacitatea de a se adapta la anumite procese de afaceri;
• crearea de module software suplimentare în funcție de cerințele clienților;
• mutabilitatea interfeței;
• complexitatea planificării costurilor din cauza imposibilității evaluării cantității de îmbunătățiri.

Pentru majoritatea întreprinderilor mici și organizațiilor comerciale, soluțiile standard „cutie” sunt suficiente.

Avantajele unui sistem electronic de gestionare a documentelor

Transferul fluxului de documente al companiei în formă electronică oferă companiei avantaje nu la mai multe niveluri organizaționale. EDMS vă permite să simplificați munca atât a echipei de management, cât și a angajaților obișnuiți.

Avantaje tactice

Gestionarea electronică a documentelor vă permite să reduceți costurile curente de operare ale afacerii. Atunci când decideți să instalați un ERMS în întreaga întreprindere, se recomandă măsurarea performanței angajaților înainte de implementarea sistemului. Puteți număra timpul necesar pentru a finaliza sarcinile tip șablon, a aproba propuneri, a căuta documentele necesare. Separat, puteți determina costurile curente ale echipamentelor de birou și ale articolelor de papetărie.

Pe baza eficienței proceselor de bază ale companiei, se disting următoarele avantaje ale EDMS:

1. Eliberarea spațiului fizic la locurile de muncă ale utilizatorilor.
2. Reducerea costului de închiriere a spațiului de arhivă.
3. Economisirea timpului angajatilor pentru copierea documentelor, procesarea acestora, introducerea lor in jurnal.
4. Reducerea costului hârtiei, materialelor pentru echipamente de copiere.
5. Reducerea timpului pentru transferul documentelor pe hârtie între departamente.
6. Economisirea timpului angajaților datorită automatizării complete a unora dintre procesele operaționale.
7. Creșteți productivitatea lucrătorilor prin reducerea muncii de rutină.

Avantajele tactice ale EDMS ușurează cel mai mult munca angajaților obișnuiți, așa că ei sunt cei care vor observa mai întâi îmbunătățirile.

Avantaje strategice

Obiectivele strategice în implementarea EDMS afectează principalele procese de afaceri: indicatori de profit, rapiditatea și eficiența comunicării cu contrapărțile, protecția informațiilor comerciale.

În aceste domenii, se pot distinge următoarele avantaje ale managementului electronic al documentelor:

1. Crearea unui spațiu informațional centralizat cu o bază de date ED și acces controlat de la distanță la aceasta.
2. Accelerarea regăsirii informațiilor după atribute.
3. Capacitatea de a proteja complet informațiile comerciale dintr-o rețea de calculatoare.
4. Creșterea transparenței proceselor de lucru, prevenirea schemelor de corupție.
5. Posibilitatea de coordonare paralelă a documentelor interne.
6. Acces de la distanță la fluxurile de lucru din afara locului de muncă.
7. Îmbunătățirea siguranței documentelor și imposibilitatea falsificării acestora.
8. O creștere bruscă a execuției comenzilor datorită monitorizării online a acțiunilor angajaților.

Avantajele strategice contribuie la creșterea capacității de gestionare și a imaginii companiei, ceea ce oferă beneficii semnificative în atragerea de noi clienți.

Beneficii pentru utilizatorii obișnuiți

S-a constatat că operațiunile de rutină pe termen lung sunt dăunătoare sănătății și reduc drastic productivitatea. Procesarea monotonă a cererilor și documentelor în diferite programe distrage atenția de la responsabilități, luând partea leului din timpul de lucru.

EDMS are o serie de avantaje pentru rezolvarea problemelor specificate de utilizator:

1. Locație convenabilă a ED în arhivă, permițându-vă să le găsiți după atribute în 1-2 minute.
2. Reglementarea proceselor operaționale. Ca urmare, salariatul primește doar acele sarcini pe care este obligat să le îndeplinească conform fișei postului.
3. Accelerarea adaptării noilor angajați la procesele de lucru prin automatizarea interacțiunii intracorporate.
4. Capacitatea de a obține informații despre lanțul de aprobări și etapele implementării proiectului.
5. Reducerea operațiunilor de rutină prin combinarea mediilor de lucru în calculatoare, utilizarea șabloanelor, eliminarea stadiului de tipărire a documentelor și a semnăturii acestora.

Reducerea numărului și a duratei operațiunilor nespecifice vă permite să dedicați timp direct proceselor de lucru care necesită calificări înalte.

Beneficii pentru structura IT a întreprinderii

La implementarea EDMS, acesta este integrat cu infrastructura IT existentă, oferind următoarele avantaje:

• facilitarea controlului asupra sistemului, reducerea cerințelor de calificare pentru administratorul acestuia;
• capacitatea de a personaliza noi șabloane și rute de documente fără instrumente standard de programare;
• combinarea mai multor aplicații într-un singur mediu de lucru;
• capacitatea de a scala sistemul fără costuri suplimentare;
• nu este nevoie să înlocuiți computerele existente;
• protecție completă a rețelei împotriva programelor malware.

EDMS presupune anumite investiții în mijloace tehnice, dar dau rezultate timp scurt.

Hardware-ul computerului devine compatibil, rezultând o utilizare sporită a resurselor sale.

Beneficii pentru directori

Managementul electronic al documentelor face munca eficienta personalului de conducere datorită următoarelor avantaje ale sistemului:

1. Mobilitate EDMS, abilitatea de a accesa ED prin computere de la distanță în călătoriile de afaceri.
2. Ușurința de a monitoriza angajații folosind rapoarte privind performanța, productivitatea și promptitudinea executării comenzilor.
3. prin integrare cu.
4. Accelerarea procedurilor logistice între furnizori și cumpărători cu utilizarea în comun a EDMS. Este posibilă schimbarea ED primară prin conectarea la un singur operator extern, ceea ce garantează legitimitatea legală a documentelor.
5. Asigurarea accesului la informații financiare exclusiv managerilor de top, cu excepția secretariatului.
6. Reducerea probabilității de a pierde documente importante.

Managerul se poate conecta oricând în sistem și poate genera un raport privind performanța fiecărui angajat.

Conștientizarea acestui fapt de către angajați nu le oferă posibilitatea de a se relaxa și de a se ocupa de propria lor afacere.

Dezavantajele managementului electronic al documentelor

Introducerea managementului electronic al documentelor într-o întreprindere are dezavantajele sale. Ei sunt cei care nu permit întreprinderilor mici să introducă operațiuni de depozit la scară largă și management bazat pe EDMS.

Dezavantajele includ:

1. Posibilitatea coruperii bazei de date prin cod rău intenționat. Acest neajuns poate fi rezolvat prin realizarea periodică de copii de rezervă a informațiilor de pe dispozitivele care nu sunt conectate la rețea.
2. Dificultate în adaptarea angajaților din categoria de vârstă 40+ la forma digitală de interacțiune.
3. Preț mare. Prețul unui EDMS autohton pentru întreprinderile mici variază între 1.000 USD și 10.000 USD.
4. Eficiența EDMS scade în absența gestiunii electronice a documentelor în rândul contrapărților companiei.
5. Beneficiul sistemului în birouri compacte fără unități de lucru și spații suplimentare este discutabil.
6. Necesitatea de a duplica ED pe hârtie atunci când lucrați cu unele contrapărți.

Aceste neajunsuri se datorează în mare măsură întârzierii în adoptarea normelor legale necesare și gradului scăzut de pătrundere a EDMS în mediul de afaceri. Dar tendințele arată că în 10-20 de ani, gestionarea electronică a documentelor la o întreprindere va fi considerată mai mult o regulă decât o excepție.

Cum să alegi EDMS-ul potrivit?

Alegerea unui EDMS nu este ușoară, deoarece există o mare probabilitate de a cumpăra un produs greșit sau de a încheia un contract cu o companie incompetentă.

Prin urmare, atunci când decideți să achiziționați un program de gestionare a documentelor electronice, este necesar să luați în considerare o serie de caracteristici ale acestuia:

1. Programul de lucru al producătorului EDMS pe piața rusă. Adaptarea la legislația națională necesită ani de experiență practică în implementarea unor astfel de sisteme.
2. Respectarea standardelor din industrie.
3. Compatibilitate cu structura companiei.
4. Posibilitatea și costul de întreținere ulterioară a produsului software.
5. Scalabilitate a EDMS odată cu extinderea întreprinderii.
6. Disponibilitatea documentației de configurare a software-ului pentru specialiști IT cu normă întreagă.
7. Nivel de protecție a informațiilor.
8. Opțiuni de backup pentru date
9. Timp de recuperare după eșecuri.

Pentru selecția finală a unei companii pt implementarea EDMS se recomandă să analizați mai mulți furnizori, să studiați demonstrații și să solicitați instalarea unei versiuni demo a software-ului. Atunci când decideți, este important să luați în considerare costul actualizării echipamentului și nivelul formare profesională specialişti IT proprii.

Dificultăți de implementare a EDMS

Procesul de implementare a EDMS în Rusia este influențat de utilizarea multor programe fără licență de către utilizatori, de incompatibilitatea acestora și de predominanța managementului manual al procedurilor de afaceri.

Ca urmare, furnizorii de management electronic al documentelor se confruntă cu următoarele dificultăți la întreprinderi:

1. Un format variat de stocare a datelor în diferite departamente.
2. Lipsa de informații structurate în aplicațiile utilizate.
3. Lipsa reglementării sistemului de acces al angajaților la anumite procese de afaceri. Forma tipică descrierea postului nu ajută foarte mult organizarea EDMS.
4. Fluxul de informații este supraîncărcat cu proceduri birocratice și aprobări.
5. Blocări din cauza stocării datelor în diverse aplicații.
6. Analfabetismul informatic al angajaților întreprinderii și sabotarea activităților de formare la nivelul interpreților.
7. Incoerența EDMS cu normele și regulamentele din industrie.

Nu există o decizie puternică a conducerii de a trece la gestionarea electronică a documentelor. Aveți nevoie de o revizuire sistemică sarcinile de serviciu angajații și structura de conducere a companiei. Pentru integrarea de dorit cu sistemul, care trebuie instalat în conformitate cu legea.

O direcție importantă la introducerea EDMS, există o politică strictă de personal în legătură cu angajații incompetenți și nepregătiți. Deoarece refuzul acestora de a lucra conform noilor principii va crește semnificativ costurile procesului de implementare și întreținere a celui electronic. EDMS trebuie să interacționeze cu oamenii în cadrul unui singur mecanism, prin urmare, elementele sale care funcționează prost trebuie corectate sau înlocuite în timp.

Citeste si

Noi avem soluție gata făcută si echipamente pentru

Încercați gratuit toate caracteristicile platformei EKAM

Acord de confidențialitate

și prelucrarea datelor cu caracter personal

1. Dispoziții generale

1.1 Prezentul acord privind confidențialitatea și prelucrarea datelor cu caracter personal (denumit în continuare Acordul) este liber acceptat și din proprie voință, se aplică tuturor informațiilor pe care SRL „Inseils Rus” și/sau afiliații săi, inclusiv tuturor persoanelor aparținând același grup cu SRL „Insails Rus” (inclusiv SRL „Serviciul EKAM”) poate primi informații despre Utilizator în timp ce folosește oricare dintre site-urile, serviciile, serviciile, programele de calculator, produsele sau serviciile SRL „Insails Rus” (denumit în continuare ca Servicii) și cursul executării oricăror acorduri și contracte cu Utilizatorul de către Insales Rus LLC. Consimțământul Utilizatorului cu privire la Acord, exprimat de acesta în cadrul relațiilor cu una dintre persoanele enumerate, se aplică tuturor celorlalte persoane enumerate.

1.2 Utilizarea Serviciilor înseamnă că Utilizatorul este de acord cu acest Acord și cu termenii și condițiile specificate în acesta; în caz de dezacord cu aceste condiții, Utilizatorul trebuie să se abțină de la utilizarea Serviciilor.

"În vânzări"- Societatea cu răspundere limitată„Inseils Rus”, PSRN 1117746506514, INN 7714843760, punct de control 771401001, înregistrată la adresa: 125319, Moscova, str. Akademika Ilyushin, 4, clădirea 1, biroul 11 ​​(denumit în continuare „Într-o mână”) și

"Utilizator" -

sau individual care are capacitate juridică și este recunoscut ca participant la raporturile juridice civile în conformitate cu legislația Federația Rusă;

sau entitateînregistrată în conformitate cu legislația statului în care o astfel de persoană este rezidentă;

sau antreprenor individualînregistrată în conformitate cu legislația statului în care o astfel de persoană este rezidentă;

care a acceptat termenii acestui acord.

1.4 În sensul prezentului acord, părțile au stabilit că informațiile confidențiale sunt informații de orice natură (de producție, tehnică, economică, organizatorică și altele), inclusiv rezultatele activității intelectuale, precum și informații despre metodele de desfășurare a activității profesionale. activități (inclusiv, dar fără a se limita la: informații despre produse, lucrări și servicii; informații despre tehnologii și proiecte de cercetare; informații despre sisteme și echipamente tehnice, inclusiv elemente software; previziuni de afaceri și informații despre achiziții viitoare; cerințe și specificații ale anumitor parteneri și potențiali parteneri; informații, legate de proprietatea intelectuală, precum și planuri și tehnologii legate de toate cele de mai sus) comunicate de o parte celeilalte în scris și/sau în formă electronică, desemnate în mod explicit de către Parte ca informații confidențiale ale acesteia.

1.5 Scopul prezentului acord este de a proteja informațiile confidențiale pe care părțile le vor schimba în timpul negocierilor, încheierii de contracte și îndeplinirii obligațiilor, precum și a oricărei alte interacțiuni (inclusiv, dar fără a se limita la, consultarea, solicitarea și furnizarea de informații și efectuarea altor instrucțiuni).

2. Obligațiile părților

2.1 Părțile convin să păstreze secrete toate informațiile confidențiale primite de una dintre părți de la cealaltă parte în timpul interacțiunii părților, să nu dezvăluie, să dezvăluie, să nu dezvăluie sau să furnizeze în alt mod astfel de informații vreunei terțe părți fără permisiunea prealabilă în scris a celeilalte părți. Parte, cu excepția cazurilor specificate în legislația în vigoare, când furnizarea acestor informații este responsabilitatea părților.

2.2 Fiecare dintre părți va lua toate măsurile necesare pentru a proteja informațiile confidențiale cel puțin folosind aceleași măsuri pe care le aplică partea pentru a-și proteja propriile informații confidențiale. Accesul la informații confidențiale este oferit numai acelor angajați ai fiecăreia dintre părți care au nevoie în mod rezonabil de ele pentru a le îndeplini atributii oficiale pentru executarea prezentului acord.

2.3 Obligația de a păstra secretul informațiilor confidențiale este valabilă pe durata prezentului Contract, a contractului de licență pentru programe pentru calculator din data de 01.12.2016, a acordului de aderare la contractul de licență pentru programe pentru calculator, a contractelor de agenție și a altor contracte și pe cinci ani. după încetarea acțiunilor lor, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

(a) dacă informațiile furnizate au devenit publice fără a încălca obligațiile uneia dintre părți;

(b) dacă informațiile furnizate au devenit cunoscute părții ca urmare a propriilor sale cercetări, observații sistematice sau alte activități desfășurate fără utilizarea informațiilor confidențiale primite de la cealaltă parte;

(c) dacă informațiile furnizate sunt obținute în mod legal de la un terț fără obligația de a le păstra secret până când sunt furnizate de una dintre părți;

(d) dacă informațiile sunt furnizate la cererea scrisă a autorității puterea statului, un alt organism de stat, sau un organism local de autoguvernare în vederea îndeplinirii funcțiilor lor și dezvăluirea acesteia către aceste organisme este obligatorie pentru Partid. În acest caz, Partea trebuie să notifice imediat cealaltă Parte cu privire la cererea primită;

(e) dacă informațiile sunt furnizate unei terțe părți cu acordul părții, despre care informațiile sunt transferate.

2.5 Insales nu verifică acuratețea informațiilor furnizate de Utilizator și nu este în măsură să-și evalueze capacitatea juridică.

2.6.Informațiile pe care Utilizatorul le furnizează către Inseils la înregistrarea în Servicii nu sunt date cu caracter personal, așa cum sunt definite în Legea Federală a Federației Ruse nr.152-ФЗ din 27/07/2006. „Despre datele personale”.

2.7 Vânzări își rezervă dreptul de a modifica acest acord. Când se fac modificări, data este indicată în ediția curentă Ultima actualizare... Noua versiune a Acordului intră în vigoare din momentul în care este postată, dacă nu se prevede altfel. noua editie Acorduri.

2.8 Prin acceptarea acestui Acord, Utilizatorul realizează și este de acord că Inseils poate trimite Utilizatorului mesaje și informații personalizate (inclusiv, dar fără a se limita la) pentru a îmbunătăți calitatea Serviciilor, pentru a dezvolta noi produse, pentru a crea și trimite oferte personale către Utilizator, pentru a informa Utilizatorul despre modificările în Planuri tarifareși actualizări, pentru a trimite Utilizatorului materiale de marketing cu privire la subiectul Serviciilor, pentru a proteja Serviciile și Utilizatorii și în alte scopuri.

Utilizatorul are dreptul de a refuza să primească informațiile de mai sus notificând acest lucru în scris la adresa de e-mail a Inseils -.

2.9 Prin acceptarea acestui Acord, Utilizatorul înțelege și este de acord că Serviciile Inseils pot utiliza cookie-uri, contoare, alte tehnologii pentru a asigura performanța Serviciilor în general sau a funcțiilor lor individuale în special, iar Utilizatorul nu are pretenții împotriva Inseils în acest sens. priveste.

2.10 Utilizatorul este conștient de faptul că echipamentele și software-ul folosit de acesta pentru a vizita site-uri de pe Internet pot avea funcția de a interzice operațiunile cu cookie-uri (pentru orice site-uri sau pentru anumite site-uri), precum și de a șterge cookie-urile primite anterior.

Insails are dreptul de a stabili că furnizarea unui anumit Serviciu este posibilă numai cu condiția ca acceptarea și primirea cookie-urilor să fie permisă de către Utilizator.

2.11.Utilizatorul este singurul responsabil pentru securitatea mijloacelor alese de acesta pentru a accesa contul și, de asemenea, asigură în mod independent confidențialitatea acestora. Utilizatorul este singurul responsabil pentru toate acțiunile (precum și consecințele acestora) în cadrul sau utilizarea Serviciilor în contul Utilizatorului, inclusiv cazurile de transfer voluntar de către Utilizator a datelor pentru a accesa contul utilizatorului către terți în orice condiții (inclusiv în baza contractelor). sau acorduri)... În același timp, toate acțiunile în cadrul sau utilizarea Serviciilor sub contul Utilizatorului sunt considerate a fi fost efectuate de către Utilizator însuși, cu excepția cazurilor în care Utilizatorul a notificat Inseils despre accesul neautorizat la Servicii folosind contul Utilizatorului și/sau despre orice încălcare (suspiciuni de încălcare) a confidenţialităţii mijloacelor de acces la contul său.

2.12 Utilizatorul este obligat să notifice imediat Insails orice caz de acces neautorizat (neautorizat de Utilizator) la Servicii folosind contul Utilizatorului și/sau despre orice încălcare (suspiciune de încălcare) a confidențialității mijloacelor de acces la contul său. Din motive de securitate, Utilizatorul este obligat să efectueze în mod independent o închidere în siguranță a contului său la sfârșitul fiecărei sesiuni de lucru cu Serviciile. Insales nu este responsabil pentru eventuala pierdere sau deteriorare a datelor, precum și pentru alte consecințe de orice natură care pot apărea din cauza încălcării de către Utilizator a prevederilor acestei părți a Acordului.

3. Responsabilitatea părților

3.1.O parte care a încălcat obligațiile prevăzute de Acord privind protecția informațiilor confidențiale transferate în temeiul Acordului este obligată să compenseze, la cererea părții afectate, prejudiciul real cauzat de o astfel de încălcare a termenilor Acordului. în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

3.2 Despăgubirea pentru prejudiciu nu pune capăt obligațiilor părții care a contravenit de a-și îndeplini în mod corespunzător obligațiile care îi revin în temeiul acordului.

4.Alte prevederi

4.1 Toate notificările, întrebările, cerințele și alte corespondențe în temeiul prezentului acord, inclusiv cele care includ informații confidențiale, trebuie făcute în scris și predate personal sau printr-un curier sau trimise prin e-mail la adresele specificate în contractul de licență. pentru programe de calculator din data de 01.12.2016, acordul de aderare la acordul de licență pentru programe pentru calculator și în prezentul acord sau alte adrese care pot fi indicate în continuare de către Parte în scris.

4.2 Dacă una sau mai multe prevederi (condiții) din prezentul Acord sunt sau devin invalide, atunci aceasta nu poate servi drept motiv pentru încetarea altor prevederi (condiții).

4.3 Legea Federației Ruse se va aplica acestui acord și relației dintre Utilizator și Vânzări care decurg în legătură cu aplicarea Acordului.

4.3 Toate sugestiile sau întrebările referitoare la acest Acord, Utilizatorul are dreptul de a le trimite către Serviciul de Asistență Utilizator Inseils sau la adresa poștală: 107078, Moscova, st. Novoryazanskaya, 18, str. 11-12 Centrul de afaceri „Stendhal” SRL „Inseils Rus”.

Data publicării: 01.12.2016

Numele complet în rusă:

Societate cu raspundere limitata "Insales Rus"

Nume prescurtat în rusă:

SRL „Vânzări Rus”

Nume în engleză:

Companie cu răspundere limitată InSales Rus (InSales Rus LLC)

Adresa legala:

125319, Moscova, st. Academician Ilyushin, 4, clădirea 1, biroul 11

Adresa postala:

107078, Moscova, st. Novoryazanskaya, 18, p. 11-12, î.Hr. „Stendhal”

INN: 7714843760 Punct de control: 771401001

Detalii bancare:

Tehnologia informației pătrunde în diverse domenii ale afacerii cu o viteză atât de mare încât uneori este dificil să se evalueze relevanța acestora. Un exemplu izbitor este introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS). Aceasta duce la dispariția grămezilor de documente plictisitoare de hârtie. La prima vedere, un rezultat excelent și sau orice altă tehnică similară vor deveni în curând imposibile. E chiar asa?

Argumente pentru EDMS

Cifrele obținute în urma cercetărilor efectuate în SUA vorbesc în favoarea managementului electronic al documentelor:

1. Se estimează că în această țară sunt folosite aproximativ 4 trilioane de documente pe hârtie și numărul acestora crește cu 22% pe an.
2. Aproximativ 90% dintre ei nu părăsesc biroul, ci sunt pur și simplu transferați de la angajat la angajat.
3. În medie, fiecare document este copiat de 19 ori.
4. Jumătate din timpul de lucru este alocat pentru găsirea informațiilor necesare și doar 10% pentru studierea acesteia.
5. Aproximativ 8% din documente sunt pur și simplu pierdute.

Advanced Processing & Imaging, după ce și-a efectuat cercetările, a concluzionat că mici afaceri, formată din 20 de angajați, cheltuiește aproximativ 180.000 de dolari pentru copierea sau tipărirea diverselor documente.O cifră suficient de impresionantă pentru a ne gândi la gestionarea electronică a documentelor.

Mai ales implementat activ Tehnologia de informațieîn Singapore. De exemplu, toate birourile telegrafice au fost închise încă din 2002, deoarece aceste servicii nu mai erau solicitate.

Avantaje

Gestionarea electronică a documentelor are o serie de avantaje semnificative:

• Oferă transparență și control eficient asupra creării, primirii și execuției documentelor, maximizează viteza proceselor de afaceri;
• În practică, unele dintre comenzi pur și simplu nu sunt îndeplinite de angajați. EDMS vă permite să controlați nu numai procesul de lucru, ci și rezultatul acestuia;
• Reducerea timpului pentru trimiterea prin poștă, căutarea și crearea documentelor. Sistemul este capabil să creeze în mod independent registre, rapoarte și rezumate, ceea ce afectează pozitiv eficiența companiei;
• Orice afacere acordă o atenție deosebită confidențialității. Pierderea de informații valoroase poate duce la pierderi de milioane. Este suficient să retrageți pur și simplu documentele de hârtie și să le predați în lateral. SED nu poate exclude complet astfel de situații, dar reglementează clar accesul la informații, în funcție de autoritatea angajatului. În acest caz, puteți controla oricând cine a folosit sau a făcut modificări în anumite documente;
• EDMS accelerează maxim procedura de familiarizare a angajaților cu documente noi și asigură munca companiei într-un singur spațiu de informare.

Defecte

Sistemul electronic de management al documentelor nu este lipsit de anumite dezavantaje:

• Principalul său dezavantaj este pericolul ca un virus să pătrundă în computerele companiei și pierderea ulterioară a tuturor informațiilor. Pentru a fi în siguranță, aveți nevoie de un sistem de redundanță;
• Un alt dezavantaj este lipsa pregătirii personalului pentru implementarea unui astfel de sistem. Mulți angajați nu au cunoștințe suficiente pentru a lucra în mod competent în EDMS. Între timp, de ea depinde funcționarea neîntreruptă a funcționării sale;
• Introducerea managementului electronic al documentelor necesită investiții financiare semnificative;
• Trebuie remarcat faptul că un singur spațiu informațional nu a fost încă format în Rusia sau CSI. În consecință, nu este posibil să se efectueze schimburi electronice de documente cu fiecare întreprindere;
• Există anumite restricții pentru implementarea EDMS. De exemplu, orice departament de HR necesită o semnătură personală a unui angajat pe o serie de documente. Procedura de păstrare a carnetelor de muncă este, de asemenea, strict reglementată.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor este util în primul rând pentru mari intreprinderi având o structură extinsă de diviziuni. Poate crește eficiența funcționării lor, dar disponibilă pe această etapă neajunsurile încetinesc procesul de implementare a acestuia. EDMS necesită o revizuire serioasă și, în timp ce formarea sa continuă, alb-negru va continua să fie solicitat.

"Ofițer personal. Administrarea resurselor umane”, 2009, N 2

TRANZIȚIA DE LA HÂRTIE LA LUCRAREA MIXTE DE DOCUMENTE

Utilizarea pe scară largă a sistemelor electronice pentru pregătirea și gestionarea documentelor pe hârtie estompează treptat granița dintre documentele electronice și cele neelectronice. În ciuda tuturor discuțiilor despre „tehnologii fără hârtie”, în realitate, trecem de la fluxul de lucru tradițional pe hârtie nu la fluxul de lucru electronic, ci la un flux de lucru mixt.

Dicţionar administrarea resurselor umane... Fluxul electronic de documente este un sistem de management al documentelor în care întreaga gamă de documente create, transmise și stocate este susținută folosind tehnologiile informației și comunicațiilor pe calculatoare unite într-o structură de rețea, care oferă posibilitatea formării și menținerii unei baze de date distribuite. Totodată, utilizarea documentelor pe hârtie nu este refuzată, dar un document electronic creat, corectat și stocat într-un computer este recunoscut ca fiind prioritar.

Avantajele și dezavantajele documentelor electronice

Indiferent cât de optimiști și sceptici ar argumenta despre documentele electronice, nimeni nu neagă faptul că marea majoritate a documentelor de birou sunt create în computere. Motivele unei astfel de victorii necondiționate a tehnologiei informației sunt destul de clare:

Documentele electronice sunt ușor de creat, editat, reprodus, distribuit și transmis;

A devenit mult mai ușor să cauți informațiile necesare, iar căutarea contextuală oferă oportunități la care ar putea fi visate doar atunci când faci acte;

Este mai ușor și cu mai puțin efort să rezolvi problemele de rezervare a informațiilor și documentelor, crearea fondurilor de asigurare etc.;

În afaceri și în guvern, documentele electronice, dacă sunt utilizate corect, pot accelera luarea deciziilor și pot îmbunătăți calitatea acestora.

Utilizarea pe scară largă a sistemelor electronice pentru pregătirea și gestionarea documentelor pe hârtie estompează treptat granița dintre documentele electronice și cele neelectronice. Într-o serie de legi și standarde din întreaga lume, tipărirea, de exemplu, este definită ca o formă de prezentare a unui document electronic pe hârtie.

V documente de reglementare organismele noastre guvernamentale apar, de asemenea, formulări similare:

Reglementări privind cerințele pentru activitățile participanților la piețele financiare la utilizarea documentelor electronice (aprobate prin Ordin Serviciul Federal pentru piețele financiare din 08.12.2005 N 05-77 / пз-н):

„... un document în formă electronică și (sau) o copie a acestuia pe hârtie, certificată în ordinea stabilită...“.

Reglementări privind procedura de recunoaștere a persoanelor ca investitori calificați (aprobat prin Ordinul Serviciului Federal pentru Piețe Financiare din 18 martie 2008 N 08-12 / pz-n):

„4.7. O persoană care recunoaște un investitor calificat este obligată, la cererea FFMS din Rusia și în conformitate cu cerințele specificate, să prezinte registrul în formă electronică și (sau) copia acestuia pe hârtie, certificată în conformitate cu procedura stabilită. "

Cu toate acestea, documentele electronice, ca orice tehnologie, au dezavantajele lor care trebuie luate în considerare:

Învechirea rapidă a tehnologiilor, care obligă organizațiile să îmbunătățească constant metodele de lucru utilizate, să mute în mod regulat documentele și informațiile de la un sistem la altul, să le migreze de pe medii și formate învechite la altele noi;

Durata de viață scurtă a purtătorilor de informații și diversitatea acestora, ceea ce duce la o actualizare destul de frecventă, ceea ce impune organizației să monitorizeze în mod constant siguranța informațiilor;

Probleme juridice nerezolvate și, mai ales, problema recunoașterii legislative forță juridică documente electronice utilizate efectiv;

Complexitatea asigurării nu numai a siguranței, ci și a distrugerii documentelor electronice în comparație cu documentele pe hârtie;

Necesitatea folosirii de personal cu înaltă calificare, al cărui salariu crește automat costul gestionării documentelor și informațiilor.

În plus, acum este imposibil să abandonați complet hârtia și alte medii analogice din mai multe motive:

În primul rând, acestea sunt cerințele existente ale legislației și reglementărilor pentru executarea unui număr de documente pe hârtie. Acest lucru se aplică în primul rând celor mai importante documente din activitățile de afaceri, cum ar fi documentele statutare, documentele de proprietate, licențe etc.;

Oricât de mult am vorbi despre avantajele documentelor electronice, trebuie avut în vedere că mulți manageri și specialiști, atunci când iau decizii importante, sunt mai confortabil să lucreze cu hârtie;

Este la fel de important ca o tehnologie care să funcționeze bine pentru crearea, procesarea, stocarea pe termen lung și distrugerea documentelor pe hârtie s-a dezvoltat de-a lungul mai multor secole, există atât un cadru legislativ și de reglementare cu drepturi depline, cât și evoluții metodologiceși recomandări care pot fi utilizate în munca practică;

Pentru a lucra cu hârtie și microfilm, nu sunt necesare mijloace tehnice speciale, ceea ce face ca aceste tipuri de suporturi să fie preferate pentru stocarea duplicatelor sau a copiilor acelor documente care pot fi necesare urgent în cazul diverselor tipuri de urgențe și dezastre, când documentele electronice pot să nu fie disponibil.

În ciuda faptului că abandonează complet documentele de hârtie comunitate globală până când este gata, deficiențele lor se fac din ce în ce mai simțite, care sunt agravate de cerințele în continuă creștere pentru viteza de procesare a informațiilor și de luare a deciziilor:

Viteza redusă de creare, procesare și transmitere a documentelor și informațiilor pe hârtie este mai grav incompatibilă cu nevoile afacerilor și guvernului, care folosesc din ce în ce mai mult tehnologia informației. Este aproape imposibil să documentezi activitățile „electronice” doar pe hârtie;

Este mult mai dificil și mai lent să cauți informații în documente pe hârtie, ceea ce este extrem de incomod pentru munca operațională;

Depozitarea documentelor pe hârtie necesită suprafețe semnificative, ceea ce presupune creșterea constantă a costurilor pentru închirierea sau achiziționarea spațiilor, a echipamentelor acestora și o creștere a numărului de personal care deservește aceste spații de depozitare;

Gestionarea documentelor pe suport de hârtie (inclusiv gestionarea accesului la acestea) este de obicei la nivelul cazului, care se dovedește din ce în ce mai mult insuficientă atât în ​​rezolvarea problemelor activităților de bază ale afacerii, cât și în asigurarea securității informațiilor.

Fluxul de lucru mixt este realitatea de astăzi

În ciuda tuturor discuțiilor despre „tehnologii fără hârtie”, în realitate, trecem de la fluxul de lucru tradițional pe hârtie nu la fluxul de lucru electronic, ci la un flux de lucru mixt. Manifestări ale fluxului de lucru mixt pot fi observate peste tot:

Înregistrarea electronică a documentelor în sistemele electronice de gestionare a documentelor (EDMS) vă permite să le utilizați ca instrument de management atât pentru documentele electronice, cât și pentru cele pe hârtie;

Utilizarea codurilor de bare și a etichetelor radio RFID vă permite să înregistrați și să înregistrați documente și cutii pe hârtie în format electronic;

Menținerea diferitelor registre de stat (inclusiv perioada de păstrare permanentă) se realizează simultan în formă electronică și hârtie;

Managementul cazurilor și dosarele care conțin atât documente electronice, cât și documente pe hârtie.

Dacă experiența de secole de lucru cu documente pe hârtie ne permite să spunem că aici s-au rezolvat toate problemele principale, atunci în ceea ce privește documentele electronice nu putem decât să afirmăm că s-au acumulat douăzeci de ani de experiență cu acestea, principalele probleme. sunt clare și există ceva experiență în rezolvarea lor.

Un alt tip de document, care a apărut mai recent, pune sarcini și mai complexe pentru specialiștii din domeniul managementului documentelor. Acestea sunt documente hibride care conțin simultan informații atât în ​​formă analogică, cât și în formă electronică.

Astfel de documente au devenit deja larg răspândite, este suficient să numiți cel puțin astfel de tipuri de documente cunoscute: un pașaport biometric, un card de credit, o declarație fiscală cu un cod de bare bidimensional aplicat în același timp, bancnote noi echipate cu etichete radio RFID, o varietate de carduri inteligente, utilizate pe scară largă în depozit, transport și comerț, etichete care conțin atât informații textuale, cât și coduri de bare și/sau etichete de frecvență radio.

Apare o problemă destul de nebanală a gestionării unor astfel de documente, ținând cont de natura lor „dublă”. Putem spune că principalele probleme ale lucrului cu documente hibride au fost deja identificate, dar până acum nu există o experiență practică solidă sau recomandări pentru utilizarea lor.

În prezent, lucrul cu documente în organizații se bazează pe separarea fluxurilor de informații:

Deciziile operaționale se iau pe bază de informații (pe hârtie și electronice);

Deciziile semnificative din punct de vedere juridic sunt luate, de regulă, sub formă de documente pe hârtie (adesea - cu o întârziere, ceea ce reprezintă o încălcare a regulilor de muncă, dar în majoritatea cazurilor închid ochii la acest lucru, deoarece necesitatea de solutii operationale depășește riscurile asociate cu întârzierea depunerii deciziilor folosind documente pe hârtie). În același timp, numărul de tipuri de documente pe care legislația le permite să le creeze în formă electronică crește treptat;

Din ce în ce mai mult, deciziile „interne” sunt luate și înregistrate electronic, iar posibilitatea utilizării documentelor electronice pentru aceasta este determinată în documentele de reglementare interne ale organizației.

Notă. Din ce în ce mai des, deciziile de management luate în cadrul organizației sunt înregistrate în formă electronică, iar posibilitatea utilizării documentelor electronice pentru aceasta este determinată de reglementările locale.

Una dintre problemele fluxului de lucru mixt care a apărut deja este necesitatea de a răspunde la întrebarea: „Cum se stochează informații în fluxul de lucru mixt?” Atunci când se desfășoară un flux de lucru mixt, se pune problema asigurării completității cazurilor, deoarece destul de des unele documente sunt create pe hârtie, în timp ce altele există doar în formă electronică. Și numai împreună formează un set complet de documente - un caz hibrid.

O serie de experți sunt de părere că, pentru comoditatea muncii, cel puțin unul dintre seturile de documente (pe hârtie sau electronice) ar trebui să fie complet, completându-l cu copii sau duplicate. Există două soluții posibile, fiecare dintre ele fiind destul de intensivă în muncă:

Scanați documente pe hârtie;

Imprimați documente electronice.

Există diferențe notabile în metodele de gestionare a informațiilor stocate pe diverse medii, care trebuie luate în considerare și într-un flux de lucru mixt:

Documentele neelectronice (analogice) sunt de obicei gestionate la nivel media (carcasă, microfilm etc.);

Documentele electronice din sistemele electronice de gestionare a documentelor sunt gestionate la nivelul unui document individual;

Documentele electronice pe suporturi amovibile (CD, DVD, dischete, casete etc.), in functie de circumstante, pot fi gestionate atat la nivel de media cat si la nivel de document.

Perioade de stocare în flux de lucru mixt

In prezent, principiul general acceptat este ca perioadele de stocare nu depind de tipul de suport, ci sunt determinate in functie de continutul si valoarea informatiilor consemnate in document. În același timp, este din ce în ce mai posibil să ne confruntăm cu situații în care timpii de stocare pentru documentele electronice încep să difere de timpii de stocare pentru omologii de hârtie corespunzători. Acest lucru se datorează faptului că o serie de documente electronice echipate cu instrumente de căutare și sistematizare poate avea o valoare mai mare decât documentele individuale.

Arhivele Naționale ale Americii (NARA) solicită deja agențiilor guvernamentale să ia în considerare acest lucru atunci când stabilesc perioade de păstrare pentru documentele electronice. În recomandările lor pentru compilarea listelor de documente care indică perioadele de stocare, acordă atenție următoarelor puncte:

Listele ar trebui, de regulă, să definească perioadele de păstrare a documentelor, indiferent de tipul suportului (documente electronice, hârtie etc.);

La traducerea documentelor în formular electronic valoarea lor se poate schimba, astfel încât Arhivele Naționale ale Statelor Unite au dezvoltat un mecanism de revizuire a perioadelor de păstrare în timpul tranziției organizatii guvernamentale pentru managementul documentelor electronice;

Dacă se stabilește că documentele (inclusiv după traducerea lor în formă electronică) conțin material mai multe informatii sau utilizat într-un mod diferit, timpii de retenție ar trebui revizuiți.

O abordare similară a fost demonstrată de organele noastre guvernamentale când în 2002 s-a decis stabilirea unei perioade de stocare permanentă a imaginilor grafice ale chestionarelor de recensământ:

Reglementări privind procedura și termenii de stocare a formularelor de recensământ și a altor documente ale recensământului populației din 2002 din întreaga Rusie:

„2. După finalizarea procesării lor automate, formularele de recensământ ale recensământului populației din 2002 din toată Rusia sunt stocate în organele teritoriale ale Comitetului de Stat al Federației Ruse pentru Statistică ... timp de un an de la data publicării oficiale a rezultate ale recensământului populației din 2002 din toată Rusia și sunt supuse distrugerii în conformitate cu procedura stabilită.

4. Stocarea imaginilor grafice ale recensământului populației din 2002 din toată Rusia pe suporturi informatice se realizează după cum urmează:

Se păstrează un exemplar Comitetul de Stat Federația Rusă privind statisticile în conformitate cu procedura stabilită înainte de următorul recensământ al populației;

A doua copie cu software transferat înainte de 1 ianuarie 2004 pentru depozitare permanentă în Arhivele de Stat ale Federației Ruse”.

Ce este necesar: regulamentul intern
si personal calificat

Analiza legislativului modern cadrul de reglementare managementul documentelor arată că există o înăsprire a cerințelor nu numai pentru prezența documentelor de reglementare interne, ci și pentru implementarea strictă a acestora de către organizație. Cu ajutorul documentelor de reglementare interne, organizațiile creează un cadru de reglementare pentru fluxul de documente electronice și mixte, iar acest lucru face posibilă reducerea la minimum a riscurilor utilizării documentelor electronice în zona „gri”, unde procedura de lucru cu documente este slab reglementată prin legislatie si regulamente.

Necesitatea dezvoltării unui cadru de reglementare intern pentru organizație este, de asemenea, menționată în Standardul GOST R ISO 15489-1-2007:

Standard GOST R ISO 15489-1-2007 „Managementul documentelor”:

„Gestionarea documentelor într-o organizație include:

a) adoptarea de politici și standarde în domeniul managementului înregistrărilor;

repartizarea responsabilitatii si a autoritatii pentru managementul documentelor;

c) stabilirea, implementarea și difuzarea ghidurilor și procedurilor de lucru cu documentele.”

Relațiile cu organizațiile externe și utilizarea documentelor electronice în interacțiunea cu acestea sunt construite, de regulă, pe baza Codului civil al Federației Ruse. Tot ceea ce ține de schimbul de documente electronice este consemnat în contracte și acorduri.

Principalele dificultăți în dezvoltarea unui cadru de reglementare intern pentru fluxul de lucru mixt apar din următoarele motive:

În Rusia, procedura de recunoaștere a forței juridice a documentelor electronice de către organele și instanțele de stat nu a fost încă stabilită, ceea ce ar răspunde pe deplin nevoilor întreprinderilor și guvernului, precum și practicii consacrate de utilizare a documentelor și informațiilor electronice;

Practic nu există metode și standarde rusești pentru examinarea valorii documentelor electronice, transferarea lor în arhivă, distrugerea documentelor electronice, lucrul cu documente electronice confidențiale și secrete;

Într-o anumită măsură, desigur, poate ajuta Experiență de peste mări, dar de cele mai multe ori, specialiștii autohtoni în domeniul managementului documentelor pur și simplu nu pot „ajunge” la el din cauza proprietății slabe limbi straineși lipsa traducerilor.

Pentru munca de succesîntr-un mediu de flux de lucru mixt, pregătirea personalului devine o sarcină deosebit de importantă. Caracteristicile personalului organizației, calificările acestora, atitudinea generală de a stăpâni lucruri noi, înțelegerea nevoii de schimbări sunt piatra de temelie pentru implementarea cu succes. tehnologii moderneîn managementul documentelor.

Instruirea și pregătirea avansată a întregului personal în domeniul managementului documentelor pot reduce semnificativ riscurile atunci când se utilizează documente electronice în munca lor, pot crește eficiența angajaților și pot introduce fluxul de documente electronice și interacțiunea electronică interdepartamentală într-un timp mai scurt. Organizarea competentă a acestei activități de formare se află în primul rând în serviciul personalului organizației.

Prima etapă a tranziției la un flux de lucru mixt, când computerele sunt folosite pentru a pregăti documente pe hârtie, a fost deja trecută. Majoritate organizații rusești sunt in a doua etapa - sisteme electronice sunt utilizate pentru înregistrarea, contabilitatea și controlul asupra executării documentelor. Pentru a accelera munca, sunt utilizate în mod activ copiile electronice ale documentelor. În plus, au fost deja adoptate o serie de legi care permit (în cazuri individuale- solicitarea) să păstreze anumite documente numai în formă electronică.

În următoarea fază, care este chiar după colț în majoritatea organizațiilor, documentele electronice autentice vor înlocui treptat documentele pe hârtie. În primul rând, acest lucru va afecta documentele interne masive ale organizației, cum ar fi serviciul și memorandumurile. În această etapă, este important să reglementați corect activitatea în fluxul de lucru mixt în documentele de reglementare interne - în special, probleme precum utilizarea EDS în fluxul de lucru al organizației.

Dicţionar de management al evidenţei personalului. Semnătura digitală electronică - un document electronic necesar pentru a proteja acest document electronic de contrafacere, obținut ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind cheia privată a unei semnături digitale electronice (denumită în continuare EDS) și care permite identificarea proprietarului certificatul cheie de semnătură, precum și pentru a stabili absența distorsionării informațiilor din documentul electronic. Conform Legii federale din 10.01.2002 N 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, un EDS într-un document electronic este echivalent cu o semnătură scrisă de mână într-un document pe hârtie, cu condiția să fie îndeplinite următoarele condiții: a) cheia semnăturii certificatul aferent acestui EDS nu a expirat (valid) la momentul verificării sau la momentul semnării documentului electronic în prezența dovezilor care determină momentul semnării;

b) se confirmă autenticitatea EDS în documentul electronic;

c) EDS este utilizat în conformitate cu informațiile specificate în certificatul cheie de semnătură.

Pe de o parte, este necesar să depășim teama angajaților înainte de introducerea noilor tehnologii, pe de altă parte, este necesar să ne dăm seama că fiecare tehnologie are propriile puncte slabe. Până în prezent, atât problemele de reglementare legislativă și de reglementare a utilizării documentelor electronice, cât și problemele stocării pe termen lung a documentelor electronice, în special cele semnate de EDS, nu au fost pe deplin rezolvate.

Mulți ani de experiență arată că problemele tehnice ale tranziției către un flux de lucru mixt sunt de obicei rezolvate cu destul de mult succes. Cele mai mari dificultăți sunt cauzate de soluționarea problemelor organizaționale, care sunt strâns legate de „factorul uman”. Pentru a avansa cu succes către fluxul de documente electronice, este foarte important să se organizeze corect selecția personalului, educația și formarea personalului organizației.

Notă. Este imposibil să se stabilească un flux de lucru mixt fără personal calificat.

Literatură

1. Reglementări privind cerințele pentru activitățile participanților la piețele financiare la utilizarea documentelor electronice: aprobat. Prin ordin al Serviciului Federal pentru Piețe Financiare din 08.12.2005 N 05-77 / pz-n / Buletinul actelor normative organisme federale putere executiva. - 2006, N 6.

2. Reglementări privind procedura de recunoaștere a persoanelor ca investitori calificați: aprobat. Prin ordinul Serviciului Federal pentru Piețe Financiare din 18 martie 2008 N 08-12 / pz-n / Buletinul actelor normative ale organelor executive federale. - 2008, N 19.

3. Registrul Federal v. 69, nr. 223, p. 67692, 19 noiembrie 2004, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

Introducerea unui sistem electronic de management al documentelor crește și nivelul de confidențialitate. Fiecare participant primește exact gradul de acces la documentele companiei care corespunde autorității sale: citirea, editarea unui document sau drepturile depline. Toate acțiunile sunt înregistrate în sistemul informatic, astfel încât în ​​orice moment puteți vedea cine a lucrat cu datele, a făcut modificări la acestea. În general, problema confidențialității este foarte acută. Pierderea unor documente ale companiei poate duce la milioane de daune. La urma urmei, documentele de hârtie pot fi îndepărtate cu ușurință din folder și toate informațiile pot fi transferate în lateral. Atunci când implementați un sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie, nu va fi posibilă eliminarea completă a scurgerilor de informații, desigur, dar puteți vedea oricând care dintre angajați, când, în ce moment și cum au folosit aceste documente.

Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

O organizație care decide să utilizeze facturi electronice ar trebui să facă următorii pași. În primul rând, încheierea unui acord cu un operator de gestionare a documentelor electronice, care asigură schimbul de informații deschise și confidențiale prin canale de telecomunicații în cadrul circulației documentelor electronice a facturilor între vânzător și cumpărător. Rețineți că operatorul trebuie să facă parte din rețeaua de operatori de încredere de gestionare a documentelor electronice, organizată de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei.

Fluxul de documente electronice: argumente pro și contra

Info

O semnătură digitală electronică (EDS) este un analog al unei semnături scrise de mână, care este un mijloc de protejare a informațiilor, oferind capacitatea de a controla integritatea și de a confirma autenticitatea documentelor electronice. EDF poate fi folosit pentru a automatiza biroul, crea arhiva electronica documente, managementul documentelor electronice corporative (flux de lucru), managementul proceselor contractuale, automatizarea lucrărilor cu documentația QMS (sistem de management al calității) și pentru automatizarea solicitărilor cetățenilor. EDF poate fi utilizat în orice companie, indiferent de mărimea și forma de proprietate, sistemul putând fi configurat să funcționeze atât în ​​cadrul unei structuri mici (departament, departament), cât și în cadrul unei organizații distribuite geografic cu o schemă dezvoltată a fluxurilor de informații.

Avantaje și dezavantaje ale utilizării gestionării electronice a documentelor

Dacă hard disk-ul se defectează, toate documentele stocate pe acesta vor dispărea. Pentru a nu pierde date, trebuie să utilizați un sistem de rezervă extern. Siguranță. Confidențialitatea informațiilor este o preocupare majoră în birourile fără hârtie.

Documente primare electronice: argumente pro și contra

Pe baza practicii pe termen lung de introducere a edițiilor standard ale TEZIS - Basic și Standard, s-a dezvoltat următoarea schemă:

• Instalare sistem - maxim 1 zi lucrătoare.
• Training administrator de sistem - 1 zi lucrătoare.
• Configurare sistem - 5-10 zile lucrătoare.
• Instruire utilizatori - numărul de zile depinde de numărul de grupuri de utilizatori, maxim 5 zile lucrătoare.
• Operațiune de probă - 22 de zile lucrătoare.

În acest moment, implementarea este considerată completă, iar sistemul intră în funcțiune comercială. „În practică, etapele de implementare ale „boxului” sunt mult mai rapide. Sunt alocate 4 ore pentru instalare, încă 4 - pentru formarea administratorului și încă 4 - pentru formarea unui grup de utilizatori ", - comentează Ekaterina Koroleva, specialist de top suport tehnic TEZA.

Gestionarea electronică a documentelor în companie - argumente pro și contra

IT și afaceri Ideea de a abandona fluxul de lucru pe hârtie a fost discutată de mult timp. Noile tehnologii fac posibilă abandonarea aproape completă a hârtiei. Dar asta nu înseamnă că această soluție este potrivită pentru orice companie și că este atât de ușor de implementat.
Din păcate, în timp ce posibilitatea gestionării electronice a documentelor este limitată de lege, iar utilizatorii nu sunt încă pregătiți pentru un astfel de regim. Luați în considerare avantajele și dezavantajele gestionării electronice a documentelor. Pro Economii. Evitarea documentelor poate duce la economii semnificative de costuri.
Gândiți-vă cât cheltuiți în fiecare lună pe hârtie, cerneală, poștă etc. În plus, aceste documente trebuie păstrate undeva. Toate acestea te pot costa un ban frumos. Acces. Managementul electronic al documentelor presupune formatul digital al tuturor documentelor.
Acestea pot fi stocate în cloud prin accesarea datelor prin intermediul aplicațiilor web.

/ managementul documentelor electronice

Alegerea între implementarea „standard” și „design” este destul de dificilă pentru companiile care caută modalități de a accelera munca cu documente și de a trece la un flux de documente „fără hârtie”. Ce este mai important - să automatizezi procesarea documentelor, cheltuind bugetul și timpul minim, sau să simplificați munca angajaților folosind o soluție care este cea mai adaptată nevoilor afacerii? În acest articol, vom lua în considerare avantajele și dezavantajele EDMS folosind exemplul proiectelor pentru implementarea a trei ediții ale sistemului TEZIS - Basic, Standard și Extended. Puteți citi pe scurt despre ele aici și o prezentare detaliată - mai jos.

Funcționalitatea EDMS în diferite ediții Funcționalitatea rezultată depinde direct de alegerea opțiunii de implementare EDMS.

Pro și contra lui sed în diferite ediții

Managementul electronic al documentelor vă permite să optimizați procesul de instruire pentru noii angajați și introducerea de noi procese în companie. Introducerea de noi instrucțiuni și reglementări în managementul documentelor electronice este mult mai rapidă decât informarea fiecărui angajat separat și familiarizarea acestuia cu documentele pe hârtie. Managementul electronic al documentelor îmbunătățește cultura corporativă.
Toate structurile companiei operează într-un singur spațiu informațional, ceea ce permite aproape fiecărui angajat să fie implicat în procesele corporative. Existența managementului electronic al documentelor în întreprindere vă permite să vă adaptați rapid la schimbările de pe piață standarde internaționale... Când apar noi standarde, o companie care operează în sistemul electronic de gestionare a documentelor își poate modifica documentele în conformitate cu șablon nou, ceea ce crește nivelul de competitivitate pe piață.

Fluxul documentelor

În cazul THESIS, este un designer de proces vizual.

• Instrumente pentru crearea diferitelor rapoarte, inclusiv cele grafice.
• Posibilitate de utilizare ES (armat necalificat).
• Modul de recunoaștere a textului.

Opțional, ediția standard a sistemului oferă și un gateway cu un portal corporativ și posibilitatea de a utiliza o versiune mobilă. Cel mai larg set de caracteristici se află în ediția avansată, care implică reglarea fină a soluției. Pe lângă toate cele de mai sus, permite modificarea directă a codului programului și suportă arhitecturi complexe multi-server pentru a face sistemul cât mai scalabil, eficient și adaptabil pentru o anumită companie.

Dezavantajele managementului electronic al documentelor

Împreună cu utilizatorii cheie ai sistemului, studiul și analiza proceselor de afaceri care sunt planificate a fi automatizate sunt efectuate la sediul clientului. Rezultatul examinării este înregistrat și convenit.

• Dezvoltarea și aprobarea unei specificații funcționale (FS). Pe baza informațiilor obținute în urma sondajului, este elaborată și convenită o specificație funcțională a viitorului sistem de flux de lucru, care include o descriere a proceselor automate de afaceri, proiectarea formularelor și cerințele pentru sistem.
• Configurarea și extinderea funcționalității tipice a sistemului TEZIS, conform FS. Pe lângă lucrările de configurare a sistemului specificat în planul standard de implementare, se lucrează pentru configurarea și perfecționarea TEZIS EDMS în conformitate cu cerințele specificației funcționale aprobate.
• Transferul setărilor, demonstrarea sistemului.

Dezavantajele managementului electronic al documentelor

Trebuie remarcat faptul că gestionarea electronică a documentelor are dezavantajele sale. Un dezavantaj semnificativ al sistemului electronic de gestionare a documentelor este problema siguranței documentelor. Într-adevăr, în orice moment un virus poate intra în computer, este posibil ca sistemul de salvare a documentelor să nu funcționeze.

Problema poate fi rezolvată prin crearea unui sistem de redundanță. Unul dintre dezavantajele sistemului electronic de gestionare a documentelor este personalul sau personalul care este angajat în sistem. În procesul de automatizare a fluxului de documente, este posibil să nu fie posibilă evitarea stresului în rândul angajaților care sunt obișnuiți cu munca manuală și au cunoștințe insuficiente despre fluxul de documente electronice. Într-un sistem electronic de gestionare a documentelor, introducerea competentă a datelor este deosebit de importantă. Factorul uman este deosebit de important aici, deoarece funcționarea continuă neîntreruptă a sistemului va depinde de munca de calitate a personalului calificat.

Dezavantajele managementului electronic al documentelor în comparație cu hârtie

Mai mult, are un mecanism unic de extensie, datorită căruia toate modificările făcute pe o singură versiune a sistemului vor fi compatibile cu noua versiune atunci când vor fi actualizate. Acest lucru face posibilă automatizarea pe baza proceselor EDMS care sunt complet unice și neobișnuite pentru acest grup de sisteme, ceea ce poate fi important pentru companiile care necesită un flux de documente specific. Ediția standard satisface, de asemenea, majoritatea nevoilor de extindere a funcționalității sistemului, în special cea mai importantă - crearea de noi procese și rapoarte de afaceri. Designerul vizual al proceselor de afaceri, încorporat în EDMS, vă permite să stabiliți noi rute pentru deplasarea și procesarea documentelor, fără a utiliza instrumente de programare.

Până acum, la majoritatea întreprinderilor, fluxul de lucru există sub formă de hârtie. Desigur, în această formă, fluxul de lucru este mai familiar și mai tradițional, dar în același timp are o serie de dezavantaje care se suprapun în mod semnificativ demnității familiarității sale.

Contra fluxului de lucru pe hârtie

• Căutare lentă a documentelor;
• Dificultăți în urmărirea mișcării documentului în toate etapele sale ciclu de viață;
• Dificultăți de organizare a controlului și raportării eficiente privind implementarea rezoluțiilor;
• Durata pregătirii și aprobării documentelor;
• Complexitatea organizării fluxului de lucru, dacă mai mulți utilizatori lucrează cu aceleași documente în același timp;
• Imposibilitatea sau laboriozitatea obținerii de rapoarte de sinteză și jurnalele.

Astfel, fluxul de lucru tradițional este ineficient. Toate aceste dezavantaje sunt eliminate odată cu introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor. Pentru organizațiile în care numărul de documente și complexitatea întreținerii acestora este mare, devine vitală automatizarea fluxului de lucru pentru a elimina dezavantajele de mai sus.

Avantajele managementului electronic al documentelor

• nu sunt petrecute ore în căutarea documentelor, ci secunde sau minute; asteptarea documentelor nu este necesara - documentele sunt simultan la dispozitia tuturor angajatilor care au drept de acces la ele;
• procesul de acordare și aprobare a documentelor devine transparent și are loc în timp real;
• nu se alocă timp transferului de documente între departamente - cardurile și fișierele documentelor sunt disponibile în timp real tuturor angajaților care au drept de acces la ele;
• întocmirea rapoartelor standard privind deplasarea documentelor se face cu un singur clic de buton;
• absența angajaților cheie în birou nu încetează să lucreze cu documentele - sistemul electronic de gestionare a documentelor de nouă generație oferă posibilitatea de a lucra cu documente de la distanță atât prin intermediul unui browser web, cât și prin e-mail;
• organizarea unui singur spațiu informațional corporativ. Informațiile sunt stocate în sistem corporativ gestionarea documentelor, nu pe computerele angajaților;
• îmbunătățirea gestionabilității companiei în ansamblu. Accelerarea fluxurilor de informații și scăderea numărului de erori în luarea deciziilor de management prin utilizarea datelor relevante și în timp util duce la creșterea capacității de gestionare a companiei în ansamblu.

Introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor conduce nu numai la avantaje economice (cum ar fi economii Provizii, economisind timpul de lucru al angajaților), dar și pentru îmbunătățirea calității managementului organizației (deciziile pot fi luate mai rapid, vedeți vizual progresul lucrărilor pe documente).