Ce are un nume? Cerințe profesionale pentru diferite categorii de secretari Secretarul este numit diferit

Secretarul este numit asistentul loial al șefului și mâna dreaptă și, din motive întemeiate, deoarece atribuțiile secretarului managerului includ asigurarea unor activități administrative și administrative eficiente. Secretarul managerului este angajat în pregătirea și executarea documentelor și documentelor de afaceri, îl ajută pe șeful afacerilor și rezolvă multe probleme organizaționale.

Poziția de secretar-asistent poate fi, de asemenea, considerată reprezentativă, deoarece el este fața companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. O astfel de muncă necesită multă calm, abilități de comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni manager de birou și apoi unul dintre directori sau manageri de top.

Funcția de secretar executiv este necesară în aproape fiecare companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Acestea pot fi atât întreprinderi mari, cât și organizații de afaceri mici.

Istoria profesiei

De-a lungul timpului, puterile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Astfel, a apărut necesitatea specialiștilor de specializare îngustă, în urma căreia a apărut profesia de secretar-asistent, funcționar, secretar-traducător și manager de birou.

Atribuțiile secretarului

Atribuțiile secretarului-asistent includ:

• primirea vizitatorilor;
• primirea de apeluri telefonice;
• păstrarea evidenței;
• planificarea zilei de lucru a managerului;
• organizarea de întâlniri;
• rezervarea de bilete și rezervarea de hoteluri pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
• comandarea rechizitelor de birou;
• îndeplinirea cererilor șefului.

Uneori funcțiile secretarului executiv includ corespondența în limba engleză.

Cerințele secretarului

Cerințele pentru un secretar executiv includ:

• studii medii sau superioare;
• Deținerea computerului;
• cunoașterea elementelor de bază ale activității de birou;
• cunoașterea limbii engleze (uneori).

De asemenea, funcția de secretar presupune următoarele abilități:

• punctualitate;
• capacitatea de a arata bine (prezentabil);
• organizare.

Secretarul reia proba

Reluați proba

Cum să devii secretar

Cum devin secretar? Acesta poate fi proprietarul oricărui învățământ superior care a urmat cursuri de asistenți de secretariat sau a primit instruire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale specialității solicitantului, ci se concentrează pe asigurarea faptului că solicitantul are calitățile personale necesare și este capabil să îndeplinească sarcini la nivelul adecvat.

Salariu de secretar

Salariul secretarului poate fi diferit - de la 15 la 45 de mii de ruble. Veniturile depind de sfera responsabilităților angajatului și de regiunea în care lucrează. Salariul mediu al unui secretar asistent este de 30 de mii de ruble.

Înapoi la Responsabilitățile de conducere

Secretarul îndeplinește următoarele sarcini:

- Efectuează lucrări privind sprijinul organizațional și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.

- Acceptă corespondența care ajunge pentru examinare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau un interpret specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

- Acceptă documente și cereri personale pentru semnarea șefului.

- Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transferă informații de serviciu către șef, organizează conversații telefonice ale șefului.

- În numele șefului, întocmește scrisori, anchete și alte documente.

- Efectuează lucrări privind pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora și locul întâlnirii, ordinea de zi, înregistrarea acestora), întreține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

- Efectuează controlul asupra executării ordinelor și ordinelor emise de către angajații întreprinderii, precum și asupra respectării termenelor pentru executarea instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului, luate sub control.

- Oferă la locul de muncă al managerului echipamentul organizatoric necesar, papetărie, creează condiții favorabile activității eficiente a managerului.

- Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența luării în considerare a cererilor și propunerilor angajaților.

- Formulează cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată, asigură siguranța acestora și le transmite la arhivă în timp util.

- Organizează călătorii de afaceri pentru cap: comandă bilete de avion și tren, rezervări hoteluri.

- Efectuează sarcini de serviciu individuale ale supervizorului său imediat.

Secretarul are dreptul:

- Primește informații, inclusiv informații confidențiale, în cantitatea necesară pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.

- Trimiteți propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți activitatea și activitatea companiei.

- Solicitați informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale personal sau în numele șefului de la diviziile întreprinderii și de la alți specialiști.

- Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea sarcinilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.

- Luează decizii de competența lor.

Secretarul este responsabil de:

- Pentru neîndeplinirea și / sau neîndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor lor.

- Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și comenzilor actuale pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.

- Pentru încălcarea regulilor interne ale muncii, disciplinei muncii, reglementărilor de siguranță și siguranței la incendiu.

Atribuțiile directorului
Fostul director
Control extern
Managementul operational
Sistem de control

Înapoi | | Sus

© 2009-2018 Centrul de management financiar. Toate drepturile rezervate. Publicarea materialelor
permis cu indicarea obligatorie a unui link către site.

Ceea ce secretarul ar trebui să știe și să poată face este stabilit în profilul de calificare.

Caracteristica de calificare- Acesta este un document normativ care stabilește ce ar trebui să facă un anumit angajat la locul său de muncă, ce ar trebui să știe și să poată face pentru acest lucru și care ar trebui să fie nivelul său de formare.

Responsabilitățile postului (secretarul trebuie să poată) Efectuați funcții tehnice pentru a asigura și menține activitatea șefului întreprinderii (sau departamentului), ajutați la planificarea zilei de lucru a șefului. Primiți informațiile necesare șefului de la departamente sau interpreți, chemați lucrătorii în numele său. Organizați conversațiile telefonice ale șefului, primiți și transmiteți mesaje telefonice, înregistrați mesajele primite în absența acestuia și aduceți conținutul acestora în atenția șefului. Organizați călătorii și călătorii de afaceri pentru cap. Efectuați lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora, locul și agenda ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), păstrați și întocmiți procese verbale. Furnizați locul de muncă al managerului cu rechizite de birou, tehnologie organizațională, creați condiții favorabile muncii sale eficiente. Transmiteți și primiți informații despre dispozitivele de recepție și comunicare, imprimați rapid diverse materiale în direcția capului. Efectuați lucrări de documentare, acceptați corespondența primită în numele șefului, organizați-o în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și transferați-o după examinare către șefii de departamente sau artiști interpreți specifici pentru utilizare în procesul muncii lor sau pentru pregătirea unui raspuns. Mențineți servicii de informare pentru manager și angajați (oral, documentar, compuneți recenzii de presă, furnizați copii ale articolelor interesante). Monitorizați termenele pentru executarea ordinelor din partea șefului cu privire la cererile personale ale cetățenilor. Să organizeze primirea vizitatorilor, în același timp arătându-le tact și atenție, să faciliteze examinarea promptă a cererilor și propunerilor din partea angajaților, să formeze cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată a cazurilor, să asigure siguranța acestora și să le depună la arhivă la timp. Creați și utilizați baze de date (inclusiv informații de Internet).

Secretarul ar trebui să știe: activitățile companiei și atribuțiile și competențele angajaților; reglementări și instrucțiuni pentru documentare; dactilografiat; lucrați pe un computer personal, editoare moderne de computer (Word, Excel etc.); reguli de ortografie și punctuație; ordinea aranjării materialului la tipărirea diverselor documente; reguli de funcționare pentru echipamentele de birou (faxuri, centrale telefonice mini-automate, copiatoare, înregistratoare de voce, magnetofoane); reguli de utilizare a sistemelor de interfonie; standarde pentru un sistem unificat de documentare organizațională și administrativă; reglementări interne ale muncii; fundamentele organizării științifice a activității de secretariat; psihologia umană și legile comunicării eficiente; eticheta de serviciu; reguli și norme de protecție a muncii, siguranță, salubrizare industrială și protecție împotriva incendiilor; limba străină a clienților și partenerilor; Codul muncii al Federației Ruse.

Pentru a dezvolta și concretiza caracteristicile de calificare la întreprinderi (firme), sunt elaborate fișele postului.

Descrierea postului - principalul document organizațional și juridic care reglementează activitățile secretarului, care definește drepturile acestuia, poziția în organizație, natura muncii. Secretarul se bazează pe acest document în relația sa cu angajații. Ceea ce este scris în fișa postului, atunci se va întreba ce drepturi sunt date în ea, are secretara.

Descrierea postului pentru secretar este un document individual, deoarece funcția secretarului are multe gradații. Într-o organizație mică (sau firmă), va exista un secretar (secretar asistent). În organizațiile mai mari, secretarii pot fi în frunte și adjuncții săi, în fiecare unitate structurală. Există secretari de consiliu, secretari științifici ai consiliilor științifice etc. Fiecare secretar întotdeauna, pe baza volumului și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii sale în secretar, are propria sa gamă de responsabilități și drepturi, diverse combinații de tipuri creative, logice și tehnice de lucru. În același timp, există un set tipic de operațiuni de management al documentelor și al documentelor care nu sunt efectuate de către toți secretarii. În plus, particularitatea și complexitatea întocmirii fișei postului secretarului se datorează versatilității activităților sale. Prin urmare, este imposibil să vorbim despre un singur standard al fișei postului secretarului (secretar-asistent).

Cu toate acestea, la fel ca în orice fișă de post, i se impun cerințe generale. În primul rând, are o structură unificată a textului deja stabilită, și anume secțiunile:

1. Dispoziții generale;

2) funcții;

3) sarcini de serviciu;

5) responsabilitate;

6) relații;

7) conexiuni după poziție.

S-ar putea adăuga o secțiune numită „Evaluarea muncii”, iar în ultimii ani apare o secțiune „Organizarea muncii (rutina zilnică)” din ce în ce mai des.

Secțiunea „Dispoziții generale” conține numele exact al funcției în conformitate cu tabelul de personal, locul în sistemul de management, adică numele unității structurale și subordonare, procedura de numire și revocare și procedura de înlocuire . În organizațiile mari care au o instituție de învățământ preșcolar, secretarul are o dublă subordonare - direct la capul său și la șeful instituției de învățământ preșcolar. Secretarii sunt numiți și demiși prin ordin al șefului (într-o mare organizație - la propunerea șefului instituției de învățământ preșcolar).

Aceeași secțiune specifică cerințele pentru pregătirea profesională și experiența profesională. Astăzi, atitudinea față de secretar și cerințele pentru el s-au schimbat dramatic. Firmele caută o secretară cu studii superioare sau secundare de specialitate, care să cunoască o limbă străină și să cunoască fluent computerul. Din ce în ce mai mult, secretarul, precum și în străinătate, trebuie să cunoască nu una, ci două sau mai multe limbi străine, deoarece firmele au numeroase contacte cu parteneri străini, iar secretarul comunică cu aceștia. De asemenea, conține instrucțiuni cu privire la principalele acte legislative și de reglementare, de reglementare, metodologice, organizatorice, administrative, de care secretarul este ghidat în activitatea sa.

Secțiunea „Funcții” enumeră principalele activități ale secretarului (secretar-asistent), de exemplu: informare și suport pentru documentare pentru șef, sprijin organizațional pentru șef, participare la pregătirea expozițiilor și prezentărilor etc.

Secțiunea „Responsabilitățile postului” enumeră toate tipurile de muncă, operațiuni și tehnologii utilizate în implementarea lor. Acesta enumeră lucrările efectuate de secretar într-o succesiune logică. Toate tipurile de lucrări sunt împărțite în operațiuni cu o indicație a tehnologiei de execuție. De exemplu, funcția „suport pentru informații și documentare” este împărțită în două părți: documentare și lucru cu documente. Documentarea, la rândul său, include întocmirea scrisorilor (scrisori de invitație, scrisori de reamintire etc.), telegrame etc., pe instrucțiunile managerului de proiect; imprimarea pe computer a documentelor managerului; verificarea corectitudinii documentelor atunci când acestea sunt prezentate șefului pentru semnare (vize, disponibilitatea și corectitudinea detaliilor în conformitate cu cerințele standardului etc.); preluarea și certificarea copiilor documentelor etc. Lucrul cu documente include primirea documentelor primite (sunt indicate orele, de exemplu: la ora 09 și 16), primirea faxurilor și a e-mail-ului (în timpul zilei); prelucrarea primară a documentelor primite în conformitate cu cerințele instrucțiunilor pentru munca de birou; previzualizarea documentelor (dacă este încredințată secretarului); înregistrarea documentelor conform regulilor stabilite în organizație; raportarea documentelor către șef etc.

Secțiunea „Drepturi” este poate cea mai importantă. El subliniază locul secretarului în sistemul de management, importanța sa, poziția în organizație. Prin drepturi sunt vizibile puterile delegate de către șef secretarului și gradul de independență al acestuia. Această secțiune îi permite secretarului să elibereze timpul managerului pentru rezolvarea principalelor sarcini strategice și tactice.

Această secțiune din fișa postului conferă secretarului (secretarului-asistent) mai multe sau mai puține puteri și determină gradul de capacități ale acestuia.

Secțiunea „Responsabilitate” este elaborată în strictă conformitate cu legea.

Secțiunea „Relații (conexiuni după funcție)” este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii oricărui membru al personalului managerial și, în primul rând, acest lucru se datorează implementării active a sistemelor automate care necesită indicarea detaliată a informațiilor, în ce formă , către cine este transmis și de la cine este primit ...

În ultimii ani, secțiunea Evaluarea locurilor de muncă a apărut adesea în fișa postului. De obicei, specifică criteriile pentru actualitatea lucrării și calitatea acesteia, de exemplu: fără reclamații, reclamații și reclamații; absența erorilor în documente; respectarea termenelor pentru executarea instrucțiunilor din partea conducerii etc.

De regulă, fișa postului se încheie cu o indicație a procedurii de revizuire a acestuia. Condițiile pentru revizuirea fișei postului pot fi modificări în structura organizației, care au presupus o redistribuire a atribuțiilor angajaților, o modificare a tipurilor de muncă efectuate de secretar, introducerea tehnologiei informatice. Dar mult mai des indică perioada de revizuire obligatorie sau reaprobare a instrucțiunii (3 ani sau 5 ani).

O secțiune opțională este „Organizarea muncii”, dar în ultima vreme este foarte populară și din ce în ce mai frecventă. Oferă o rutină zilnică aproximativă pentru o secretară. S-ar putea să arate așa.

PRIMA JUMATATE A ZILEI DE LUCRU:

1) vino la lucru cu 10 minute înainte de șef, pentru a verifica starea locurilor de muncă (a ta și a capului), pune-te în ordine, întocmește sau clarifică un plan pentru ziua următoare;

2) selectați documentele și fișierele necesare în conformitate cu planul;

3) să primească corespondență, să se familiarizeze cu conținutul, să amâne documentele care necesită o decizie prioritară a șefului;

4) transferați imediat telegrame, faxuri urgente și mesaje telefonice către cap;

5) pentru restul documentelor, pregătiți opțiuni pentru posibile răspunsuri sau rezoluții, distribuiți-le între interpreți;

6) vizualizați recenziile primite, rapoartele, invitațiile etc.

etc; scrieți datele și orele tuturor evenimentelor în agenda-calendar;

7) păstrează documentele necesare pentru informațiile curente și lucrările de referință;

8) raportați șefului corespondenței primite;

9) clarificați, împreună cu șeful, conținutul activităților planificate pentru ziua curentă;

10) transmiteți telefonic și personal instrucțiunile șefului către executanții relevanți și reamintiți termenele care expiră pentru executarea documentelor.

A doua jumătate a zilei:

1) colectarea și pregătirea pentru semnarea documentelor executate;

2) raportați șefului despre documentele executate, luați din cap documentele procesate de acesta;

3) procesează și trimite documente de ieșire;

4) programați activități pentru ziua următoare.

Pe parcursul întregii zile de lucru, se efectuează următoarele:

a) lucrează cu vizitatorii, conversații telefonice;

b) depunerea documentelor executate în dosare;

c) efectuarea lucrărilor pe computer;

d) organizarea copierii documentelor în conformitate cu direcția șefului.

SFÂRȘITUL ZILEI DE LUCRU:

1) vizualizați jurnalul dvs. și informați departamentele relevante despre necesitatea pregătirii pentru anumite evenimente;

2) dacă managerul rămâne să lucreze după sfârșitul zilei de lucru, este necesar să i se furnizeze toate informațiile și materialele necesare;

3) ordonați locul de muncă, scoateți documentele, închideți seiful și toate dulapurile cu documente, deconectați echipamentele electronice și tehnice de la rețea.

Descrierea postului face parte integrantă din întregul pachet de documente necesare organizării activității aparatului de gestionare.

SFAT. Organizează-ți ziua de lucru astfel încât să poți face totul și să fii util pentru toată lumea. Renunță-te la munca ta, dar nu uita că există întrebări care nu sunt de competența ta. Deci, faceți doar ceea ce trebuie să faceți.

Rezumând: trebuie remarcat încă o dată că fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece funcția de secretar are multe gradații. Fiecare secretar, pe baza volumului și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii sale în secretar, are propria sa gamă de responsabilități și drepturi, diverse combinații de tipuri creative, logice și tehnice de muncă.

Inginerul șef al unei întreprinderi este de obicei considerat mâna dreaptă a directorului, iar adjunctul pentru comerț este stânga, dar când secretarul este absent, directorul nu are deloc mâini.

Concept de secretar și soiuri
Secretar suficient de larg. Tradus din latină, cuvântul „secretarius” înseamnă „confident”.

De obicei, relația dintre secretar și manager este destul de încrezătoare, așa că ar trebui să fie, din moment ce obliga puterile oficiale.

Conceptul de secretar astăzi este destul de complex și are multe gradații, voi da un exemplu dintre unele dintre ele:
Secretar tehnic- lucrează cu echipamente de birou (fax, dispozitiv multifuncțional, computer personal), folosește internetul, efectuează comenzi de la manageri și angajați, apelează companii și instituții în numele managerului, primește și trimite mesaje prin intermediul comunicării.
Recepţioner- acceptă scrisori și faxuri primite, mesaje e-mail, răspunde la apeluri telefonice, le redirecționează către departamente sau angajați anumiți, întâlnește vizitatori.
Secretar de birou- acceptă și analizează corespondența, îndeplinește ordinele șefului și ale adjuncților săi, tastează textele documentelor, întreține documentația.
Secretar-asistent- nu doar un secretar, ci și un specialist care este bine familiarizat cu activitățile companiei, care, în unele cazuri, pot lua unele decizii independente. Secretarul asistent pregătește rapoarte pentru șef, caută documentația necesară pentru șef, planifică ziua de lucru a șefului și soluționează problemele administrative din competența sa.
Manager de birou- asigură funcționarea întregului birou: pregătește materiale pentru prezentări, asigură servicii de transport neîntrerupt, comunicare clară, asigurând funcționarea echipamentelor de birou și disponibilitatea de papetărie. Managerul biroului este responsabil pentru apariția biroului; într-o mică instituție, el poate îndeplini simultan funcțiile unui ofițer de personal.
În micile organizații comerciale, secretarii, indiferent cum se numesc, diferă prin faptul că trebuie să facă o treabă universală.
Profesia de secretar este poate cea mai apropiată de profesia de actor. Specificul și complexitatea muncii secretarului se datorează faptului că acesta este mereu la vedere, în centrul comunicării cu conducerea, colegii, clienții. Un zâmbet, o voce plăcută, un aspect îngrijit, gesturi încrezătoare și bunăvoință, indiferent de starea de spirit, creează o atmosferă specială în birou.

Fișa postului secretarului

APROBAT
Director general
Numele de familie I.O. ________________
„________” _____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei executorilor tehnici.
1.2. Secretarul este numit și revocat din ordinul directorului general al companiei.
1.3. Secretarul raportează direct directorului general / șefului unității structurale a companiei.
1.4. În absența secretarului, drepturile și obligațiile acestuia sunt transferate unui alt funcționar, care este anunțat în ordinea pentru organizație.
1.5. În funcția de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: educație - superioară, incompletă superioară sau secundară specializată, experiență în muncă similară de la șase luni, cunoștințe despre echipamente de birou (fax, copiator, scaner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitățile sale de:
- acte legislative ale Federației Ruse;
- Carta societății, Regulamentul intern al muncii, alte reglementări ale societății;
- ordinele și comenzile conducerii;
- această fișă de post.

2. Atribuțiile oficiale ale secretarului

Secretarul îndeplinește următoarele sarcini:
2.1. Efectuează lucrări privind sprijinul organizațional și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
2.2. Acceptă corespondența care ajunge pentru examinare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau un anumit interpret pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și cereri personale pentru semnarea șefului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite informații de serviciu către șef, organizează conversații telefonice ale șefului.
2.5. În numele șefului, întocmește scrisori, anchete și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări privind pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora și locul întâlnirii, ordinea de zi, înregistrarea acestora), păstrează și întocmește procese verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Efectuează controlul asupra executării ordinelor și ordinelor emise de către angajații întreprinderii, precum și asupra respectării termenelor pentru executarea instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului, luate sub control.
2.8. Oferă la locul de muncă al managerului echipamentul organizațional necesar, papetărie, creează condiții care să conducă la munca eficientă a managerului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența luării în considerare a cererilor și propunerilor angajaților.
2.10. Formulează cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată, asigură siguranța acestora și le transmite la arhivă în timp util.
2.11. Organizează călătorii de afaceri pentru cap: comandă bilete de avion și tren, rezervări hoteluri.
2.12.

Efectuează sarcini de serviciu individuale ale supervizorului său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în cantitatea necesară pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți activitatea și activitatea companiei.
3.3. Solicitați informații și documente necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale personal sau în numele șefului de la diviziile întreprinderii și de la alți specialiști.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea sarcinilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în competența lor.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil de:
4.1. Pentru neîndeplinirea și / sau neîndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor lor.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, comenzilor și comenzilor actuale pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea regulilor de reglementare internă a muncii, a disciplinei muncii, a reglementărilor de siguranță și a siguranței la incendiu.

Dacă după ce citiți acest articol nu primiți un răspuns clar, cereți ajutor rapid.

Afaceri de secretariat, scurt istoric

Să uităm o vreme de secretarul general al ONU, numeroși secretari științifici ai unor academii foarte respectate, alți locuitori ai eșalonilor superioare ai puterii, numiți secretari. Aceasta provine dintr-o zonă diferită. Va fi vorba despre „gradul de secretar” stabilit în 1720 de Petru cel Mare. Conform Regulamentelor generale adoptate de țarul reformator, care a pus bazele lucrărilor de birou din Rusia, acesta era numele unui funcționar căruia i s-a încredințat o gamă largă de responsabilități în domeniu, de a utiliza terminologia modernă, de sprijin pentru gestionarea documentelor. Înzestrat cu o încredere considerabilă, el a trebuit să-și îndeplinească datoria fără „întârzieri și neclarități în afaceri”. Astăzi „gradul de secretar” din țara noastră se confruntă cu o renaștere. Acest lucru este dictat de intrarea economiei rusești în relațiile de piață și de utilizarea pe scară largă a tehnologiilor înalte în afaceri. Ponderea responsabilității angajatului secretarului în noile condiții a crescut semnificativ, a crescut importanța sa în activitățile zilnice ale companiei. Succesul companiei, starea climatului psihologic în echipă depind în mare măsură de pregătirea sa profesională, experiența, atitudinea față de afaceri. Din păcate, statutul oficial de facto al unui secretar în multe firme rusești nu corespunde volumului crescut de muncă prestată. Rolul său, situația juridică și financiară sunt diminuate în mod nejustificat. Destul de des, există o atitudine inadecvată față de secretarul lucrător din partea managerilor care văd această poziție prin prisma stereotipurilor depășite. Subestimarea importanței secretarului și a locului său în procesul general de producție în condițiile pieței și a liberei concurențe afectează. Spre deosebire de țările capitaliste dezvoltate, îndatoririle și drepturile unui secretar lucrător, care este uneori denumit asistent secretar sau manager de birou, nu sunt, în esență, clar definite până în prezent. Departamentul de secretariat în sine rămâne fragmentat. Secretarii nu sunt uniți profesional. Nu au organizații naționale care să fie luate în considerare de cei de la putere și angajatori și care ar fi gata să-și protejeze interesele, să aibă grijă de educația lor profesională și de creșterea carierei.

Americanii cred că consolidarea unei poziții oficiale și munca ei de succes se bazează pe o sinteză a două calități: sârguință și inițiativă. Calea începe să atingă culmile creșterii carierei și să primească o educație de bază la un nivel decent. În era modernă a electronicii, aceasta include în mod necesar stăpânirea noțiunilor de bază ale tehnologiei informației, managementului și economiei, dreptului, eticii afacerilor și a limbilor străine. Dar puteți deveni un secretar cu drepturi depline numai dacă ați acumulat o anumită experiență și o durată de serviciu.

În ceea ce privește funcția de secretar în țara noastră în etapa actuală, în Manualul de calificare a funcțiilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin decretul Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 21 august, 1998 nr. 37 (cu completări și modificări suplimentare), este dat din completări: secretar-stenograf, secretar-dactilograf, secretar al unui specialist orb, secretar al șefului, secretar științific. Listarea posturilor de secretar date în Manualul de calificare arată că conceptul de „secretar” este destul de complex și are într-adevăr multe gradații - de la secretar științific până la secretar-dactilograf. Prin urmare, există o mare varietate de funcții îndeplinite de secretari, un set de responsabilități și drepturi, diverse cerințe pentru educație, experiență de lucru și abilități.

Funcția de secretar al managerului necesită studii superioare profesionale, iar funcția de secretar-dactilograf - „învățământ profesional primar sau învățământ general secundar și pregătire specială conform programului stabilit”.

În dicționare, cuvântul „secretar” este definit ca „o persoană care conduce corespondența de afaceri a unei persoane sau a unei instituții, precum și responsabilă cu munca de birou”, iar în dicționarul SI Ozhegov - „un angajat responsabil de corespondența de afaceri” , actualitatea unei persoane sau a unei instituții ". Astfel, definițiile subliniază faptul că secretarul poate deservi atât o persoană (manager), cât și o instituție.

Cuvântul „secretar” provine din cuvântul medieval francez „secretaire” și inițial însemna un confident (secret în franceză). Un secretar bun rămâne în esență astăzi. În Rusia, funcția de secretar apare în secolul al XVIII-lea, la început tocmai ca funcția de secretar personal al împăratului, iar în Dicționarul explicativ V. Dahl definește: „secretarul de stat, grefierul de încredere al suveranului”. În primul sfert al secolului al XVIII-lea. secretarul devine funcționar al instituției și în actele legislative din această perioadă sunt prezentate sfera activităților și atribuțiilor sale oficiale. Astfel, în definiții se evidențiază lucrul cu documente. În plus, subliniază faptul că secretarul poate deservi atât o persoană (manager), cât și o instituție. Secretarul ar trebui să fie întotdeauna în „uniformă”: îmbrăcat cu grijă și grijuliu, îngrijit, gata să îndeplinească rapid și eficient instrucțiunile care i-au fost date, să fie capabil să calmeze, fără confuzie, duritate, agitație și cu demnitate pentru a rezolva problemele din competența sa . Are nevoie de darul de a simți „nuanțele” cazului, care îi permite să iasă liber din situații dificile, în special, să nu vadă sau să audă ceea ce nu trebuie văzut sau auzit. Secretarul este întotdeauna la vedere și știe despre multe lucruri: lucrează cu documente, participă la întâlniri de afaceri și negocieri, răspunde la un apel telefonic și face el însuși o comandă în numele conducerii, face o programare cu vizitatorii. Dar uneori trebuie să faceți sarcini unice, de exemplu, transferul de bani, conversația telefonică la distanță, vizitarea unui coleg bolnav și așa mai departe.

Rolul secretarului asistent în structura documentației de management. Categorii secretar.

Secretarul este una dintre cele mai comune profesii pe piața modernă a muncii. Nici o organizație nu poate face fără un secretar. Un secretar este mâna dreaptă a unui manager, un angajat care deține informații operaționale și este conștient de actualitatea unei companii, firme, organizații, întreprinderi sau instituții.

În ultimii ani, profesia de secretar a suferit schimbări semnificative. Dacă recent s-a obișnuit să se numească secretarul „fața companiei”, atunci astăzi el poate fi deja comparat cu mâna dreaptă a capului, reglementând diferite procese de producție. La noi, cererea de secretari calificați a crescut dramatic. Acest lucru se datorează în primul rând apariției unui număr mare de structuri.

Secretarul Internațional Profesional Internațional a dat următoarea definiție secretarului modern: „Este un asistent întreprinzător și prudent al șefului, care posedă toate abilitățile profesionale necesare unui birou, ia decizii în competența sa și, dacă este necesar, preia controlul asupra sa . "

Astăzi, în organizații și întreprinderi de diferite forme organizaționale și juridice, există multe varietăți ale profesiei de secretar. Responsabilitățile diferitelor personaluri de secretariat sunt foarte diverse.

Operatorul telefonic din organizațiile mari acceptă toate apelurile telefonice și se conectează cu abonații necesari. Secretarul telefonic acceptă comenzile și mesajele telefonice, dă telefonic informațiile necesare despre gama de bunuri sau servicii furnizate de companie, în numele șefului, contactează telefonic proprii angajați și reprezentanți ai organizațiilor terțe. Secretarul tehnic lucrează cu echipamente de birou. Recepționerul acceptă scrisori, faxuri, e-mailuri, răspunde la apeluri telefonice și le redirecționează la destinație, primește vizitatori. Secretarul biroului primește și analizează corespondența, pregătește proiecte de documente, organizează lucrul cu documente, îndeplinește ordinele șefului și ale adjuncților săi, este coordonatorul și dispeceratul biroului.

În Manualul de calificare a funcțiilor de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37), poziția secretarului este dată cu completările: secretar -tipist, secretar al unui specialist orb, secretar al șefului, secretar-stenograf, secretar academic. Toate acestea se disting printr-o mare varietate de funcții, un set de responsabilități și drepturi, diverse cerințe pentru educație, experiență profesională și abilități. Caracteristicile de calificare ale acestor specialiști sunt prezentate în Anexa A.

Dezvoltarea de noi relații socio-economice în Rusia a determinat creșterea rapidă a diferitelor tipuri de întreprinderi și firme nestatale. Șeful fiecărei astfel de organizații are un secretar. Secretarii lucrează și pentru reprezentanții profesiilor liberale - avocați, notari, precum și pentru întreprinderile private mici.

Personalul managerial al organizațiilor comerciale neguvernamentale, de regulă, este foarte mic. Liderii acestor firme sunt angajați în principal în rezolvarea principalelor probleme de producție, a problemelor strategice ale dezvoltării întreprinderilor lor și încredințează secretarilor lor o parte semnificativă a activității de management (în primul rând administrative). Secretarul șefului unei companii moderne nu numai că trebuie să imprime rapid și să întocmească corect documente, ci să compună și textele diferitelor documente, să editeze proiecte, nu numai să organizeze în mod rațional recepția vizitatorilor și serviciul de telefonie, ci și să rezolve în mod independent multe probleme în conformitate cu instrucțiunile din cap.

Acest nou tip de profesie de secretar se numește secretar asistent.

După cum știți, un secretar și un asistent sunt varietăți destul de diferite ale profesiei de secretar. Secretarul șefului organizației este un asistent care organizează activitățile primului șef, îi pregătește documente, organizează întâlniri, negocieri, călătorii de afaceri și oferă servicii telefonice. Un asistent este specialist nu numai în domeniul secretariatului, ci și în domeniul activității principale a firmei; pregătește decizii, rapoarte, rapoarte, discursuri ale șefului, documente analitice; analizează situația și participă la dezvoltarea strategiei și a tacticii firmei.

Cuvântul „secretar” provine din cuvântul latin secret („secret, secret”), iar cuvântul „referent” înseamnă „o persoană care comunică ceva”. Originea numelui „secretar-asistent” explică parțial rolul și importanța secretarului în structura de conducere.

Un secretar-asistent este un confident al unui manager care deține anumite informații și își eliberează șeful de munca curentă pentru a-i permite să se concentreze pe rezolvarea principalelor probleme ale întreprinderii. Datorită muncii secretarului-asistent, managerul se poate concentra cât mai mult pe îndeplinirea sarcinilor sale profesionale.

Asistent secretar este o profesie care include multe funcții. Numeroasele și variate atribuții ale unui secretar-asistent modern pot fi (cu un grad suficient de convenție) subdivizate în două grupuri mari:

Funcții de documentare de gestionare;

Funcții pentru așa-numitul serviciu de gestionare fără hârtie.

Îndeplinind funcțiile de sprijin documentar al conducerii, secretarul-asistent este angajat în pregătirea și executarea documentelor oficiale, organizarea fluxului de documente, stocarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale organizației. Trebuie remarcat faptul că în structurile nestatale în care lucrează secretari-asistenți, de regulă, nu se creează o unitate clericală dedicată, funcțiile pentru serviciile clericale sunt concentrate în secretariat. În același timp, locul de muncă al secretarului-asistent este de obicei dotat cu mijloace tehnice moderne și susținut de software. Acest lucru vă permite să organizați în mod optim, cu cea mai mică cheltuială de timp de lucru, servicii de birou, combinându-le cu îndeplinirea altor numeroase atribuții.

Funcțiile secretarului-asistent pentru serviciul nedocumentar includ: organizarea recepției vizitatorilor, serviciul telefonic, asigurarea odihnei de lucru a managerului, contactele cu personalul companiei și îngrijirea oaspeților companiei, organizarea de întâlniri și negocieri pentru manager, pregătirea călătoriilor de afaceri pentru manager, organizarea și participarea la ședințe, monitorizarea executării instrucțiunilor conducerii, organizarea zilei de lucru a managerului, rezervarea timpului, organizarea locului de muncă al managerului, controlul funcționalității și funcționarea corectă a echipamentelor de birou.

Adesea, funcțiile de secretariat pentru managementul documentelor sunt definite ca funcții pentru sprijinul organizațional al activităților managerului. Acest lucru nu este complet corect. Într-adevăr, secretarul-asistent este un asistent de încredere al managerului. În același timp, toate (sau majoritatea dintre ele) relațiile interne și externe ale organizației sunt închise asupra acesteia, este legătura dintre manager și angajați, precum și partenerii de afaceri. Astfel, un loc semnificativ în funcțiile de secretar-asistent pentru servicii nedocumentare îl ocupă funcțiile de comunicare. Astăzi, secretarul-asistent al executivului nu este numit adesea „mâna dreaptă” a unui manager, dar este comparat și cu „sistemul nervos central” al unei companii, care subliniază încă o dată importanța componentei de comunicare în serviciile fără hârtie.

Un grup special de funcții ale secretarului-asistent constă în funcții referente, care sunt dificil de definit fără echivoc ca documentare sau nedocumentare. Cu un anumit grad de convenție, aceste funcții sunt uneori definite ca funcții pentru sprijinirea informațiilor despre activitățile managerului. Componenta de referință include în principal:

Vizualizarea literaturii speciale și a periodicelor după profilul companiei,

Căutarea și prelucrarea informațiilor necesare șefului,

Cunoașterea cărților, cărților de referință și a altor surse, care conțin informații necesare în activitățile zilnice ale unui manager.

Domeniul de aplicare al funcțiilor referentului în diferite organizații este foarte diferit, dar fiecare secretar-referent ar trebui să fie capabil să organizeze în mod competent munca cu informații. Secretarul-asistent trebuie să aibă informații cuprinzătoare despre angajații companiei (telefoane, adrese etc.), să poată găsi angajatul necesar managerului nu numai în timpul muncii, ci și în timpul liber, să știe despre cele mai importante evenimente din viața personală a angajaților (aniversări, alte sărbători).

În plus față de îndatoririle tradiționale de asistent și asistent al unui manager, astăzi secretarului asistent i se delegă o varietate de funcții care nu au mai făcut niciodată parte din activitatea de secretariat. Domeniul acestor responsabilități este destul de larg și variat în diferite firme.

Anumite funcții administrative și operațiuni contabile minore sunt adesea transferate secretarului-asistent. Atribuțiile secretarului-asistent includ primirea clienților și oaspeților companiei, activități în cadrul relațiilor publice (relații publice), formarea arhivelor etc. Secretarul-asistent analizează corespondența șefului, trimitând o parte din documentele direct către specialiști și manageri; el înregistrează și controlează executarea tuturor ordinelor șefului, atât scrise, cât și orale. Toate faptele, documentele, instrucțiunile legate de activitățile șefului sunt înregistrate în jurnalul său.

În organizațiile comerciale mici, secretarul-asistent, de regulă, interacționează cu serviciul de securitate, personalul și serviciile economice. În absența funcțiilor de șefi ai acestor servicii, uneori coordonează direct activitățile acestor unități. Adesea, secretarii-arbitri sunt transferați la anumite funcții ale angajaților implicați în lucrul cu personalul (de exemplu, documentarea relațiilor de muncă). În unele firme mici, atribuțiile unui secretar-asistent sunt mai apropiate de cele ale unui șef adjunct pentru probleme generale.

Adesea, un angajat care îndeplinește atribuțiile de secretar junior este subordonat secretarului asistent.

Orice secretar executiv trebuie să poată lua decizii, să ofere indicații și să-și reprezinte managerul în situații de afaceri.

Importanța secretarilor adjuncți în structura de conducere este în continuă creștere. Potrivit revistei „Profil”, astăzi secretarul-asistent este una dintre cele douăzeci de profesii cele mai populare. Mai mult, în funcție de gradul de prestigiu și perspectivele pentru următorii cinci ani, această profesie a primit evaluarea maximă. Munca plină de viață și interesantă, salariile bune (în special în orașele mari) fac această profesie destul de atractivă. Cererea de secretari-asistenți profesioniști este menținută indiferent de crize, fluctuații politice și valutare.

Formarea unei noi profesii de secretariat se bazează în mod egal pe experiența internă și străină în organizarea serviciilor de secretariat.

Trebuie remarcat faptul că în Statele Unite și Europa de Vest, munca unui secretar certificat a fost considerată mult timp destul de respectată și plătită în consecință. Secretarii sunt instruiți în instituții de învățământ specializate, cu un nivel ridicat de predare. Multe țări au introdus un examen special pentru titlul de secretar profesional, fără de care este imposibil să te bazezi pe un post de înalt secretar.

Lucrarea unui secretar asistent al unei companii moderne din Rusia are propriile sale specificități:

O mare varietate de sarcini cu diferențe semnificative în ceea ce privește complexitatea, importanța etc;

O zi de lucru foarte încărcată;

Nevoia de a interpreta mai multe lucrări în paralel;

Orele suplimentare constante, sarcini neplanificate, necesitatea de a rămâne târziu după sfârșitul zilei de lucru în caz de muncă urgentă;

Condiții speciale de lucru: apeluri telefonice, apeluri etc.

Specificul și complexitatea activității de secretariat sunt, de asemenea, asociate cu faptul că secretarul este întotdeauna la vedere, în centrul comunicării cu conducerea, colegii, clienții. Nu întâmplător spun că „secretarul este chipul companiei”. Asistent secretar este o profesie de serviciu. În practica internă, postul de asistent al secretarului este ocupat în principal de femei, care sunt mai predispuse să se realizeze ca asistente.

În legătură cu schimbarea poziției secretarului în structura de conducere a unei companii moderne, au apărut cerințe mai ridicate pentru nivelul de educație al secretarului-asistent, erudiția sa profesională, abilitățile de comunicare și capacitatea de a rezolva diferite probleme de afaceri. .

Astăzi, profesia de secretar-asistent necesită ca o persoană să fie foarte pregătită, o gamă întreagă de calități personale și de afaceri, datorită specificului activității de secretariat.

Să apelăm la numeroasele reclame care îi invită pe secretari-asistenți să lucreze. Următoarele cerințe sunt impuse solicitanților pentru acest post: cunoașterea muncii de birou (aceasta implică cunoașterea regulilor pentru pregătirea și executarea principalelor tipuri de documente de management și a regulilor de bază pentru organizarea muncii cu documente); Abilități de calculator (adică cunoștințe despre editorul de text Microsoft World, sistemul de foi de calcul Microsoft Excel și familiaritatea generală cu sistemul de operare Windows); cunoștințe în anumite limite ale unei limbi străine, mai des engleză, mai rar germană sau franceză.

De fapt, calificările și alte cerințe pentru secretarii moderni sunt mult mai largi. Din păcate, atunci când angajează o secretară, managerul nu este întotdeauna capabil să formuleze clar aceste cerințe. Iar fișa postului, acolo unde este disponibilă, nu oferă o imagine completă a atribuțiilor unui secretar asistent.

Un secretar-asistent profesionist trebuie să aibă anumite cunoștințe și abilități, să aibă anumite calități de afaceri și personale.

Cunoștințele și abilitățile profesionale necesare unui secretar-asistent modern pot fi împărțite în trei grupe:

1. Cunoștințe necesare pentru documentarea și suportul informațional al conducerii și al companiei în ansamblu.

Secretarul adjunct ar trebui să știe:

Documente de reglementare și metodologice privind documentația de gestionare,

Principiile de bază ale gestionării documentelor,

Bazele arhivării,

Programe de aplicare de bază,

Limba rusă,

Una sau mai multe limbi străine (în funcție de profilul companiei).

Elaborați și executați principalele tipuri și varietăți de documente de management;

Organizați rațional munca cu documente de management, păstrați o arhivă;

Găsiți, organizați și stocați informații;

Folosiți o mașină de scris, computer personal, imprimantă și alte mijloace de întocmire, realizare, copiere a documentelor.

2. Cunoștințe necesare pentru sprijinul comunicativ al firmei și al administrației sale:

Reguli de conversație în afaceri;

Principiile organizării recepției vizitatorilor, întâlnirilor, călătoriilor de afaceri;

Mijloace moderne de comunicare;

Bazele eticii profesionale.

Pe baza acestor cunoștințe, secretarul ar trebui să poată:

Desfășurați conversații de afaceri și convorbiri telefonice;

Organizați întâlniri, prezentări, călătorii de afaceri;

Folosiți mijloace moderne de comunicare;

Organizați recepția vizitatorilor;

Planificați-vă munca, planificați și economisiți timpul managerului.

3. Cunoștințe legate de principalele activități ale firmei, structura sa internă și relațiile externe:

Principiile organizării muncii manageriale, fundamentele juridice ale managementului;

Bazele dreptului administrativ, al muncii și al afacerilor;

Acte juridice și reglementări care reglementează activitățile companiei și ale angajaților săi.

Pe baza acestor cunoștințe, secretarul ar trebui să poată asigura munca eficientă a liderului.

În plus, putem spune despre acele cunoștințe speciale pe care ar trebui să le aibă un secretar științific, care are de obicei nu doar studii superioare, ci și o diplomă academică.

Secretarul științific trebuie să știe:

Probleme științifice din domeniul relevant al cunoașterii, științei și tehnologiei;

Direcții de dezvoltare economică într-un domeniu specific de activitate al instituției;

Realizări interne și străine într-un domeniu similar de cunoaștere;

Procedura stabilită pentru organizarea, planificarea, finanțarea, desfășurarea și implementarea cercetării și dezvoltării științifice, precum și brevetarea acestora;

Legislația aplicabilă care reglementează protecția drepturilor de autor și a brevetelor;

Metode de organizare a activității oamenilor de știință și gestionarea cercetării și dezvoltării științifice etc.

Astfel, secretarul-asistent trebuie să fie capabil să efectueze toate tipurile de muncă: de la cea mai simplă tehnică la creativă. Dar munca sa diferă de cea a altor secretari în primul rând prin cel mai înalt profesionalism, prezența tipurilor de referință ale lucrărilor legate de colectarea, analiza, depunerea materialelor și pregătirea documentelor, cunoașterea fluentă a limbilor străine și cunoașterea impecabilă a tehnologia calculatoarelor. Un secretar-asistent este un asistent de înaltă educație, creativ, foarte profesionist al managerului, în care are întotdeauna încredere și pe care se poate baza pe deplin atunci când îndeplinește sarcini de orice complexitate.

Cerințe profesionale pentru diferite categorii de secretari

Director de calificare a posturilor angajaților pe categoriile de secretari. Secretar-dactilograf. Secretar-stenograf. Secretarul specialistului orb. Secretar șef. Cerințe generale pentru diferite categorii de secretari. Etapele carierei unui secretar modern. Secretar-asistent. Manager de birou. Secretar-asistent al șefului. Categorii secretar. Activitățile secretarului în structura aparatului de conducere. Cerințe de calificare pentru munca unui secretar, nivel educațional, experiență de lucru, abilități practice. Reglementarea responsabilităților postului secretarului în documentele organizaționale și legale. Numirea, conținutul, procedura pentru elaborarea fișelor postului și instrucțiunilor de instruire pentru o secretară dintr-o anumită categorie. Dependența funcțiilor secretarului de nivelul șefului, direcția organizației, volumul fluxului de lucru, sistemul de susținere a documentației. Interacțiunea secretarului cu personalul organizației.

Afaceri și calități personale ale secretarului asistent.

Psihologia modernă înțelege o personalitate ca un sistem mai mult sau mai puțin autonom, stabil, de caracteristici psihologice individuale semnificative social ale unei persoane, făcându-l exact la fel și fără a-și determina identitatea, comportamentul, abilitățile, posibilitățile creative, atitudinea față de sine și de alte persoane, într-un cuvânt - întreaga sa înfățișare, nivelul aspirațiilor și comportamentul real. Aceste caracteristici se datorează caracteristicilor naturale ale oamenilor, de exemplu, vârsta, sexul, temperamentul etc., nevoile lor actuale, interesele, orientările valorice și rolurile sociale în societate, dar în același timp și experiența de viață trecută dobândită prin cunoștințe, abilități, obiceiuri, cultura generațiilor anterioare, tradițiile familiale etc.

Pe baza datelor obținute din natură (și, dacă este necesar, corectându-le ușor) vă puteți forma ca o persoană capabilă să stăpânească profesia dorită, profitați de societate și de voi înșivă și obțineți satisfacție din munca prestată. V pe deplin tot ce s-a spus aparține profesiei secretar.

Vorbim despre secretarul unei întreprinderi, instituții, organizații ale oricărei forme de afaceri. Această profesie este foarte frecventă în întreaga lume, în special în rândul fetelor și femeilor tinere, dar bărbații sunt angajați și în activitatea de secretariat. În străinătate, funcția de secretar al unei companii pentru un tânăr este considerată prestigioasă și destul de bine plătită. Popularitatea acestei profesii în Rusia modernă crește în legătură cu tranziția către o economie de piață și apariția unei mase de noi afaceri și alte structuri. Dar, în același timp, crește și nivelul cerințelor profesionale și de altă natură pentru personalitatea secretarului.

Secretarul este fața instituției. O firmă este judecată după munca și comportamentul său. Secretarul trebuie să respecte „identitatea corporativă a afacerii”. Acuratețe, competență, corectitudine, eficiență, laconicism, politețe și bunăvoință - acestea sunt principiile sale principale și trebuie respectate în muncă.

Vânzătorul mediu se concentrează asupra oricărei activități, altele decât cea care îi aduce cea mai mare parte din bani. La antrenamente, rareori sunt întrebat: „Care este cel mai bun mod de a începe o conversație? Ce cuvinte să spui? " - dar ori de câte ori apare o conversație despre apeluri reci, aud: „Ce se întâmplă dacă ni se spune„ nu ”?” Abilitatea de a începe corect o conversație și de a stabili contactul aduce 80% din rezultate, iar abilitatea de a răspunde la respingere - doar 20%. A-ți pune energia principală și a te concentra pe lucrul cu refuzuri este ca și cum ai striga „Salvează!” În loc să te antrenezi la înot. Prin urmare, vom analiza în detaliu cum să treacă prin secretar.

Toate metodele de trecere prin secretară pot fi împărțite în trei tipuri.

1. Recepții oneste se bazează pe încrederea și atitudinea noastră, pe cunoașterea proceselor de afaceri și pe alte caracteristici ale activității atât a secretarului însuși, cât și a companiei în ansamblu.

2. Tehnici cu elemente de înșelăciune sau manipulare bazată pe o anumită inducere în eroare a secretarului. Nu sunt un susținător al acestor tehnici, dar există și funcționează, deci merită menționate.

3. Tehnici cu elemente de intrigă și de rupere a șablonului- tehnici în care cuvintele noastre nu se încadrează în modelul de gândire al secretarului, „programul” său eșuează și ne lasă să trecem.

Prima primire onestă prin intermediul secretarului este de a afla în prealabil numele factorului de decizie. Este atât de ușor încât mulți nu! Cunoașterea numelui este una dintre cheile principale pentru a contacta un factor de decizie!

Există mai multe modalități ușoare de a afla numele.

Metoda numărul 1. Pregătirea.În timp ce vă pregătiți pentru apel, puteți afla numele factorului de decizie pe site-ul companiei, în știrile acesteia sau în mass-media.

Metoda numărul 2. Un apel de la un coleg sau metoda a două apeluri. Colegul dvs. vă sună mai întâi persoana de contact, învață numele celui care ia decizii, vi-l dă și vă faceți apelul folosind numele celui care ia decizii. Apropo, colegul dvs. ar trebui să efectueze apelul cât mai eficient posibil și să fie gata să îl ducă la bun sfârșit dacă este conectat în mod neașteptat la factorul de decizie ☺. Apelul unui coleg pare standard:

– O zi buna! Igor Stalevarov, compania Unicstream. Vă rugăm să vă conectați cu directorul.

- Și la ce întrebare?

– Cu privire la problema cooperării. Am dori să vă furnizăm produsele noastre.

- Trimiteți informații prin e-mail.

– Da, ok, sunt gata să înregistrez!(Notează e-mailul.)

– Care este numele regizorului? Voi marca acele informații pentru el. (Sau „Cui nume ar trebui să trimit scrisoarea?”)

- Andrey Ivanovich Ipatov. (Notează numele).

– Mulțumesc mult! Când ar trebui să sun înapoi pe baza rezultatelor?

- Sună vineri după două.

– Da OK! Toate cele bune!

Deci, colegul tău a aflat numele regizorului, acum în câteva ore poți să-ți faci apelul. Desigur, este recomandabil ca colegul dvs. să vină cu un nume diferit pentru companie, astfel încât atunci când sunați, secretarul să nu fie pus la îndoială. Uneori, un asistent cu experiență la întrebarea: „Care este numele regizorului? Cui nume trebuie să i se trimită scrisoarea? " va răspunde: „Scrieți numele companiei. Oricum va veni la mine ". În acest caz, încercarea dvs. a eșuat.

Metoda numărul 3. Un apel către ofițerul de poliție din district.În acest caz, este, desigur, manipulare. Vă uitați la site-ul web pentru adresa legală a companiei, sunați în numele ofițerului de poliție al districtului și aflați numele factorului de decizie. S-a întâmplat că în țara noastră, majoritatea oamenilor tratează agențiile de aplicare a legii cu o anumită teamă și răspund mai întâi la întrebările lor și abia apoi se gândesc de ce. Secretarul nu este de cele mai multe ori o excepție. Principalul lucru este că trebuie să cunoașteți poziția factorului de decizie și să veniți în prealabil cu orice nume și prenume al directorului. Apelul este scurt, realizat pe un ton absolut serios, dar indiferent, fără cuvinte inutile, emoții și cuvinte respectuoase pe care oamenii obișnuiți le folosesc:

– Un ofițer de miliție de district pentru un astfel de district Gordeev! Specificați numele și prenumele directorului dvs. (pauză), Sergey Leshchinsky? (Pauză.)

- Nu. Ipatov Andrey Ivanovich. (Atenție.)

– Uh-huh, Andrey Ipatov. Mulțumiri... (Închide telefonul.)

În majoritatea cazurilor, secretarul, fără ezitare, dictează numele factorului de decizie. Mai mult, în același mod, puteți solicita și un număr direct, deoarece ați „apelat” pentru ajutor către ofițerul de poliție din district.

Metoda numărul 4. Apelul inspectorului fiscal. Recepția o repetă complet pe cea anterioară, dar se face în numele inspectorului fiscal.

– Numărul fiscal al inspectorului unui astfel de district Gordeev. Aceasta este Unicstream LLC, nu?

- Da de ce?..

– Detalii de verificare: sunteți LLC "Unicstream", adresa legală 5-ya Stolbovaya street, 7, și în prezent directorul companiei Leshchinsky Sergey Ivanovich?(Spunem orice nume și prenume.)

Nu Nu. (Sau spune imediat ea însăși numele și prenumele corecte.)

– Deci, trebuie să remediați ... Și cine?

- Ipatov Andrey Ivanovich. (Atenție.)

– Deci, I-pa-tov Andrei Iva-no-vich. Telefonul lui a rămas la fel?

– Dictează, voi verifica.

- Șapte sute douăzeci și trei ... (Secretarul dictează numărul.)

– Da. Totul este corect. Mulțumiri!

Metoda numărul 5. Sună-l pe secretarul tău. Este mai convenabil să faceți această tehnică cu ajutorul unui partener. Colegul dumneavoastră ar trebui să sune la firma care vă interesează în numele secretarului personal. Astfel, statutul tău devine un pas cu șeful ei și este mult mai ușor pentru „secretara ta” să negocieze cu un coleg. El poate afla atât numele celui care ia decizii, cât și poate aranja întâlnirea dvs. sau, dacă aveți nevoie, despre momentul apelului dvs. către șeful ei, atunci contactul va fi așteptat și nu va fi rece!

Cum ar putea arăta:

- Bună ziua, compania „Unicstream”, asistent de regie Ivanova Svetlana. Aș dori să organizez o întâlnire (contact) între directorul meu și al tău. Când este convenabil să o faci?

- Bună ziua! .. Și specifică cine ești și în ce problemă?

- Sunt asistent al lui Serghei Vladimirovici Nikiforov, director Unicstream, planificăm împreună cu dvs. anumite proiecte, iar directorul meu m-a îndrumat să fac o întâlnire cu directorul dumneavoastră, când ar fi convenabil să o fac? Serghei Vladimirovici are timp, de exemplu, mâine după-amiază. Ce ai?

- Deci Stați să văd. Ei bine, la 16:00 poți. Cum să te înscrii?

- „Unicstream”, Serghei Nikiforov. Apropo, care este numele corect al regizorului tău?

- Ipatov Andrey Ivanovich.

- Deci, Ipatov Andrey Ivanovich. Bun. Asta înseamnă că mâine Sergey va fi la tine la 16:00. Toate cele bune.

Desigur, trebuie să vorbiți absolut încrezător, de parcă tu (sau colegul tău) ai fi de fapt un asistent și nu ai fi „aburitor” cu probleme de conexiune.

Este important să rețineți cum funcționează sintagma „planificăm anumite proiecte cu dvs.”. Acesta este cazul când nu suntem la timp, dar secretarul decide singur că deja cooperăm. Cel puțin el poate decide asta, deoarece fraza este rostită la timpul prezent - „planificare” și vagă - „anumite proiecte”. În același timp, arată foarte impresionant.

Metoda numărul 6. Apelați direct o terță parte. Această metodă se bazează pe „Pregătire”. Când studiați site-ul unui potențial client, uneori găsiți pe acesta nume, prenume și numere de telefon ale unor angajați. Puteți apela unul dintre ei, puteți conversa prin chat și puteți obține numele directorului, o recomandare de la un „terț” sau poate mergeți imediat la factorul de decizie:

- Serghei Ivanovici?

- Sergey Ivanovich, bună ziua, mă numesc Sergey Nikiforov, compania „Unicstream”. Caut o persoană care se ocupă de achizițiile de la dvs., a analizat informațiile de pe site-ul dvs. și a decis că ați putea fi dvs. (pauză).

- Nu Nu. Probabil o greșeală ...

- Serghei Ivanovici, te rog, ajută-mă și cine este angajat în achiziții de la tine? Planificăm să colaborăm cu dvs. și este important pentru mine să clarific câteva întrebări acum.

Permiteți-mi să vă reamintesc că o terță parte nu este împovărată cu sarcina responsabilității și, dacă sunăm favorabili, atunci nimic nu ne împiedică să primim informații.

- Acesta este Andrey Nikolaevich, director comercial, el ia o decizie, iar apoi managerii se ocupă de probleme tehnice.

- Kharlamov.

- Har-la-mov. Cum îmi poate fi mai ușor să-l contactez?

- Asa de. Acum îți voi spune ... 975 31 10, vei fi dus la secretarul Andrey Nikolaevich.

- Văd, mulțumesc, Serghei Ivanovici! Pot să spun că mi-ați recomandat să îl contactez?

- Pentru numele lui Dumnezeu.

- Apropo, cum se numește secretara?

- Albina.

- Mulțumesc foarte mult, Serghei Ivanovici!

Astfel, am aflat numele factorului de decizie, numele secretarului și am primit și pseudo-recomandări care vor ajuta la comunicarea cu Albina. Uneori, terțul se poate conecta direct cu factorul de decizie. Atunci are sens să spui o frază diferit:

- Văd: Andrei Nikolaevich. Care este numele său de familie?

- Kharlamov.

- Har-la-mov. Serghei Ivanovici, mă poți conecta cu Andrei Nikolaevici?

Desigur, nu există niciodată o garanție de 100% că o terță parte se va putea conecta, dar amintiți-vă că la apeluri la rece, ca și la vânzările active, este important să folosiți doar toate posibilitățile! Regula statisticilor nu a fost anulată!

concluzii

1. Toate metodele de trecere prin secretară pot fi împărțite în trei tipuri.

- Sincer.

- Cu elemente de înșelăciune sau manipulare.

- Cu elemente de intrigă și de rupere a modelului.

2. Prima modalitate de a ajunge la factorul de decizie este de a afla numele în prealabil. Acum avem cel puțin șase modalități de a afla numele.

Un birou poate funcționa fără șef, dar nu fără secretar

Jane Fonda

Profesia de secretar este una dintre cele mai solicitate astăzi. Cu doar câțiva ani în urmă, o firmă avea de obicei nevoie de o singură secretară. O persoană s-a ocupat de toate, inclusiv de a primi apeluri, de a distribui de lucru, de exemplu, o întreagă flotă de mașini, de a tipări documente, ceai și cafea pentru vizitatori și de a redacta ziua șefului.

Astăzi, este pur și simplu imposibil să facem față atâtea responsabilități numai în companiile mari și mijlocii. Există multe companii în care un angajat îndeplinește toate atribuțiile de secretariat, iar în alte organizații există un întreg departament de secretari, care sunt gestionați de șeful secretariatului, totul depinde de mărimea companiei, precum și de specificul a activităților sale.

Am încercat să identificăm și să clasificăm toate funcțiile de secretariat existente în funcție de funcțiile îndeplinite și de locul angajatului în structura organizației.

Dacă presupunem că compania angajează numărul maxim de secretari, atunci activitatea departamentului de secretariat ar putea arăta astfel.

Personalul operatorilor de la telefon apelează potențiali clienți cu o ofertă de bunuri sau servicii. În același timp, există un flux de apeluri de la clienți, deoarece firma face publicitate în mass-media. La aceste apeluri, secretarul răspunde la telefon și va numi apelanții la momentul vizitei. Când vizitatorii ajung la birou, sunt întâmpinați de un recepționer care va însoți clienții într-o cameră specială. Acolo, administratorul atent al biroului va oferi ceai sau cafea în timp ce vizitatorul așteaptă recepția. Și dacă la un moment dat fluxul de clienți s-a oprit, atunci administratorul pune lucrurile în ordine în camera vizitatorilor, pune reviste, udând flori. În același timp, există un manager de birou economic, el trimite curieri și șoferi și monitorizează disponibilitatea articolelor de papetărie, controlează funcționarea biroului. Fiecare manager are o secretară personală, iar managerii superiori au și secretari-asistenți și asistenți personali. Pentru a completa imaginea, puteți adăuga operatori de PC-uri care completează baze de date, pot imprima toată documentația, listele de prețuri, broșuri, broșuri cu informații actualizate constant, precum și funcționari care păstrează înregistrări, înregistrări și arhive. Toate serviciile de secretariat sunt conduse de șeful departamentului de secretariat.

Și acest lucru este departe de a fi o listă completă a funcțiilor de secretariat, așa că vom încerca să combinăm cele mai apropiate specializări în anumite grupuri de bază care se întâlnesc cel mai adesea în practică, și anume:

operator de telefonie;
recepționer / administrator / recepționer;
secretar de departament;
secretar-asistent;
manager de birou / șef al secretariatului;
asistent personal / asistent personal.

Operator la telefon

Aceasta este probabil cea mai puțin plătită, dar cea mai căutată funcție din toate serviciile de birou. Există multe alte nume pentru această funcție, de exemplu, angajat, mai des angajat, pentru lucrul la telefon, manager pentru negocieri, dispecerat la telefon etc.

Principala responsabilitate a unui astfel de angajat este să lucreze cu apelurile primite sau efectuate. De regulă, lucrarea nu este legată de serviciul direct al vizitatorilor sau de executarea sarcinilor conducerii.

, abilitatea de a avea pentru tine în timpul unei conversații telefonice
aptitudini pentru tehnicile de vânzare prin telefon

Funcții tipice:

Apeluri de la clienți și clienții organizației;
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară;
- apeluri de la angajații organizației implicați în ciclurile de producție.

2. Implementarea vânzărilor prin telefon cu apeluri efectuate sau cu apeluri primite de la clienți.

3. Transferul informațiilor de referință prin telefon.

4. Afișare în programe specializate pentru organizarea rezultatelor primirii apelurilor telefonice:

Înregistrarea informațiilor despre clienți;
- Rezultate vânzări;
- Surse publicitare de solicitări de apeluri;
- etc.

O astfel de poziție există de obicei în companii mari sau în companii axate pe un flux mare de clienți (servicii, ajutor și alte servicii). Lista cerințelor pentru acest angajat nu este lungă și se limitează de obicei la o voce plăcută și la dorința de a lucra.

Recepționist / Administrator / Recepționer

Acest nume provine de la numele recepției, în spatele căruia se află locul de muncă al secretarei. Prin urmare, o varietate de opțiuni de ortografie și pronunție: recepție, recepție, precum și numele profesiei de recepționer. Inițial, astfel de poziții, precum birourile de recepție în sine, existau doar în hoteluri și saloane de înfrumusețare. Acum, în multe birouri în care lucrează activ cu vizitatorii, este nevoie de o astfel de persoană. Responsabilități similare pentru dispecerat, secretarul de serviciu, secretarul la telefon etc.

Locul vacant al recepționerului este deschis de companii ale căror birouri primesc un număr mare de apeluri telefonice și de mulți vizitatori. Prin urmare, fetele cu date externe bune sunt de obicei invitate la postul de recepționer.

Cerinte de baza:

utilizarea încrezătoare a computerelor și a echipamentelor de birou
cunoașterea limbilor străine este opțională
bune abilități de comunicare

Funcții tipice:

1. Primirea apelurilor în limbile rusă și / sau străină:

De la clienți și clienți ai organizației
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară

2. Întâlnirea și înregistrarea vizitatorilor la recepție

3. Primirea scrisorilor, faxurilor, documentației electronice
4. Efectuează alte sarcini minore ale conducerii. În unele cazuri, păstrează statistici, acceptă numerar, completează formulare de documente, tipărește scrisori (fără a se compila singur).
Cel mai adesea, această poziție se găsește în companiile străine și firmele rusești axate pe clienți străini. De regulă, una dintre cerințele principale pentru candidații la acest post vacant este cunoașterea unei limbi străine, cel puțin la un nivel conversațional bun.

Secretar de departament

Un secretar care lucrează ca parte a oricărei diviziuni structurale a companiei (departament, divizie, sector etc.), deținând deseori cunoștințe speciale cu privire la specificul activității diviziei structurale corespunzătoare.

Cerinte de baza:

utilizarea încrezătoare a computerelor și a echipamentelor de birou

învățământul superior este de dorit sau cunoștințe speciale legate de specificul activității unității structurale corespunzătoare
cunoașterea limbilor străine pentru companiile străine
bune abilități de comunicare

Funcții tipice:

1. Primirea de apeluri, răspunsul la întrebări standard în cadrul activității acestei unități structurale, redirecționarea apelurilor către angajați specifici.
2. Întâlnirea vizitatorilor.
3. Cumpărarea de rechizite de birou.
4. Efectuarea lucrărilor de birou ale unității structurale.
5. Vizualizarea e-mailului, selectarea și structurarea corespondenței necesare.

Această poziție se găsește numai în companiile mari cu diviziuni structurale sau în multe departamente.

Secretar-asistent

Secretarul-asistent se concentrează mai mult pe lucrul în afara companiei, adică îndeplinește ordinele șefului în ceea ce privește comunicarea cu clienții și partenerii, prin urmare, este obligat să cunoască limbi străine. Competența secretarului managerului include aspecte legate de procesele care au loc în cadrul companiei, adică îndeplinește sarcini legate de compania însăși și de angajații acesteia.
Acest secretar, precum și un asistent personal, lucrează cu o singură persoană, dar acestea sunt cel mai adesea a doua persoană a companiei (directorii adjuncți, vicepreședinții, șefii de departamente și divizii etc.). De asemenea, secretarul asistent poate lucra cu prima persoană, fără a îndeplini funcții de reprezentant și alte funcții ale unui asistent personal.

Cerinte de baza:

educatie inalta
experiență de muncă într-o poziție similară de la un an
sârguință, responsabilitate, învățare
utilizarea încrezătoare a computerelor și a echipamentelor de birou

Funcții tipice:

1. Litere auto-compozante.
2. Controlul asupra executării documentelor și misiunilor subordonate conducătorului imediat al unității / unităților structurale.
3. Intocmirea unui program de lucru pentru cap.
4. Revizuirea și pregătirea informațiilor pentru șef.
5. Intocmirea de note analitice si referinte pentru sef.
6. Pregătirea și susținerea negocierilor.

Manager de birou / șef al secretariatului

Un manager de birou este un fel de administrator de birou. În plus față de sarcinile obișnuite de secretariat, lui i se poate încredința coordonarea activităților unui număr de servicii ale companiei (de exemplu, automobile), executarea ordinelor angajaților, atât de conducere, cât și de bază. Această poziție necesită mai multă independență decât simplul secretar sau recepționer. Managerul de birou are dreptul să desfășoare anumite proiecte de competența sa (studiul noilor produse și servicii, îmbunătățirea sistemelor de lucru ale companiei). Și, de multe ori, această secretară este responsabilă pentru organizarea de evenimente corporative, conferințe, livrarea prânzurilor la birou etc.

Cerinte de baza:
educatie inalta
utilizarea încrezătoare a computerelor și a echipamentelor de birou
responsabilitate, energie

Funcții tipice:

1. Asigurarea duratei de viață a biroului (organizarea achiziției de articole de papetărie, livrarea apei, controlul disponibilității hârtiei în imprimante, copiatoare și multe altele).

2. Rezolvarea problemelor administrative (închirierea unei clădiri, agenții de curățenie, șoferii, secretarii și multe altele).
3. Introducerea de noi forme de organizare a muncii.
4. Puteri reprezentative (în agențiile guvernamentale etc.).
5. Selectarea, gestionarea și instruirea personalului din subordine.
Poziția este mai tipică pentru companiile cu spații de birouri mari.
Șeful secretariatului se întrunește numai în marile companii, cu un personal de secretari în birou de cel puțin 58.

Asistent personal / asistent personal

Una dintre cele mai responsabile funcții de secretariat, care necesită acrobatie aeriană și profesionalism. Un bun ajutor, pe lângă cunoștințele și abilitățile sale profesionale, trebuie să aibă abilități foarte dezvoltate pentru activitatea analitică, să fie independent în luarea deciziilor și, cel mai important, să fie un psiholog foarte bun și să cunoască obiceiurile caracteristice ale șefului său nu mai rău decât apropierea sa rude. Toate documentele trecute prin asistent și care merg la biroul managerului trebuie să fie impecabile. Cunoașterea etichetei de afaceri este foarte solicitată în această poziție. Abilitatea asistentului personal de a se comporta la întâlnirile de afaceri determină modul în care participanții la această întâlnire îl vor percepe pe lider.
Cu alte cuvinte, este un asistent de neînlocuit care este conștient de toate momentele de lucru și problemele managerului său. Se presupune că această secretară lucrează exclusiv cu prima persoană. Sarcina principală a unui astfel de specialist este de a deveni „mâna dreaptă” a șefului său, de a-și economisi timpul de lucru foarte scump, economisindu-l la maximum de acele întrebări și probleme de rutină cu care un secretar profesionist și calificat poate face față cu ușurință.

Cerinte de baza:

compatibilitate psihologică cu liderul
educatie inalta
experiență de muncă într-o funcție similară cel puțin doi ani
sârguință, responsabilitate, capacitate de învățare, curtoazie excepțională
utilizarea încrezătoare a computerelor și a echipamentelor de birou

Funcții tipice:

1. Coordonează acțiunile capului.
2. Elaborează documente independent.
3. Pregătește materiale pentru întâlniri și negocieri.
4. Pregătește note analitice și referințe.
5. Păstrează procesele-verbale ale ședințelor, negocierilor, ședințelor acționarilor și ale consiliului de administrație.
6. Traduce dintr-o limbă străină după cum este necesar.
7. Efectuează pregătirea călătoriilor de afaceri pentru șef (selecție, comandarea unui hotel, bilete pentru transport, taxiuri etc.).
8. Trimite numai către supervizorul său imediat. În cazuri rare, munca sa poate fi coordonată de un manager de birou.

Nivelul salariilor secretarilor depinde de cerințele secretarului pentru cunoștințe, experiență, abilități și calificări. De asemenea, este imposibil să nu se ia în considerare poziția financiară a unei anumite companii și politica urmată de aceasta în ceea ce privește salariile angajaților săi.
Următorii factori afectează de obicei nivelul salariilor secretarilor:

• cunoașterea uneia sau mai multor limbi străine;
• experiență de muncă într-o poziție similară;
• disponibilitatea învățământului superior;
• abilități speciale necesare pentru o poziție specifică, precum și cunoștințe despre programe speciale de computer;
• cerințe pentru apariția candidaților.

Mai jos este salariul mediu la Moscova pentru secretari, în funcție de funcție și de factorii de mai sus care afectează nivelul salariilor.

Am menționat de mai multe ori că este foarte dificil să definim responsabilitățile tipice ale unui secretar sau asistent manager. Multe depind de domeniul de activitate al companiei, de dimensiunea acesteia, de imaginația capului și practic nu este reglementat de nimic. În plus, există o diviziune în cadrul profesiei în sine, care, după cum arată practica, este înțeleasă diferit de către lucrători și angajatori.

Secretarii înșiși simt diferența, uneori intuitiv, de aceea disputele cu privire la cine este „mai important”, ce ierarhie există în cadrul profesiei, care este cel mai înalt pas din cariera unui lucrător administrativ, nu se calmează pe forumuri. Încă nu există un consens cu privire la acest scor în rândul colegilor mei.

Cu toate acestea, dacă există numeroase nume, atunci trebuie să existe și fenomenele pe care le descriu.

Să înțelegem toate complexitățile clasificării pozițiilor administrative.

Înțelegerea conceptelor

Să enumerăm principalele funcții administrative: „secretar”, „asistent”, „secretar-asistent”, „asistent manager”, „secretar la recepție”, „director birou”. Înainte de a le privi mai detaliat, să înțelegem ce se înțelege prin fiecare dintre aceste poziții.

Wikipedia nu definește poziția de „secretar”. Conține doar articolul „Secretar-asistent”, care conține următoarea definiție: secretar-asistent- un lucrător de birou cu o gamă largă de responsabilități de la primirea de apeluri telefonice (recepționer) la asistentul unui manager (secretar personal).

Iată lista sarcinilor îndeplinite de secretarul-asistent:

• primirea de apeluri telefonice către manager;
• lucrați cu documente: determinarea importanței, pregătirea, înregistrarea, distribuirea, primirea, depozitarea, sistematizarea;
• planificarea și pregătirea recepției vizitatorilor;
• asistență în planificarea programului de lucru al șefului, uneori - rezervarea de hoteluri și bilete de avion;
• participarea la pregătirea negocierilor de afaceri;
• comandând articole de papetărie și alte lucruri necesare pentru viața biroului, uneori - oferind managerului produse.

Nu a existat o claritate deosebită după citirea acestui articol. Știm cu toții deja că gama de responsabilități este largă, iar cele de mai sus pot fi îndeplinite atât de secretar, cât și de asistentul manager. În plus, acest lucru este departe de jumătate din responsabilitățile pe care trebuie să le îndeplinească reprezentanții tipici ai profesiei noastre. Sau poate acesta este un nume general pentru întregul grup de profesii? Este puțin probabil ca majoritatea oamenilor să audă despre „secretară”, fără niciun prefix.

Cuvântul „secretar”, după cum știți, provine din lat. secret(„Secret, secret”). Și în Roma antică împuterniciții erau numiți secretari. Concluzie: secretarul are acces la anumite informații care nu fac obiectul dezvăluirii publice și, pentru a-și îndeplini atribuțiile, trebuie să câștige încrederea managerului.

În ceea ce privește originea cuvântului „referent”, denumirea este și latină - „reproducere, comunicare”. Prin urmare, această persoană lucrează cu informații. În general, originea cuvintelor este legată, fără îndoială, de profesia modernă, dar nu explică pe deplin ce face acest angajat în organizație.

Pentru a rezuma: majoritatea dintre noi suntem toți aceiași secretari-referenți. Cu toate acestea, acest lucru se reflectă foarte rar în tabelul de personal și în cartea de lucru: mulți dintre colegii mei sunt „numiți” diferit.

Pentru a evita confuzia

Secretar perecepţie- o poziție care în conștiința de masă este asociată cu recepția și distribuirea apelurilor și a corespondenței. Uneori, astfel de angajați pot efectua și primirea inițială a vizitatorilor. Dintre funcțiile de secretariat, aceasta este singura, din numele căreia este imediat clar ce va trebui făcut. Deși, desigur, există excepții.
Manager de birou este o hârtie de calc din engleză. birou administrator, adică manager de birou. Principalele sale responsabilități sunt de a gestiona resurse administrative, financiare și de altă natură pentru a asigura buna funcționare a unui singur birou și a personalului acestuia. Manager de birou este una dintre funcțiile de conducere junior.
Subordonarea unui astfel de angajat poate fi șoferi, agenți de curățenie și adesea secretari. Datorită faptului că managerul biroului este responsabil pentru sprijinul de viață al biroului și al angajaților săi, mulți oameni cred că această funcție este asemănătoare cu poziția unui manager. Au destul de multe responsabilități similare, dar Dumnezeu să vă interzică să confundați și să numiți administratorul de birou îngrijitor! Nu există nimic rușinos în acesta din urmă, dar gradul de responsabilitate al unui manager de birou este mult mai ridicat și presupune calificări superioare.
Asistent manager- o poziție pe care mulți o consideră cel mai înalt pas din cariera unui angajat administrativ. În companiile occidentale, poziția sună adesea ca „asistent personal” (traducere literală din engleză. personal asistent). Îmi place mai mult versiunea tradițională, deoarece titlul poziției conține întreaga esență a acesteia. Asistent - din cuvântul „ajutor”. Un asistent al supraveghetorului îi ajută supraveghetorul să-și îndeplinească responsabilitățile. Ce anume va fi inclus în funcțiile de asistență depinde de mulți factori.

Astfel, responsabilitățile a doi profesioniști care ocupă formal aceeași poziție pot fi radical diferite: unul dintre ei funcționează cu documentație, distribuie apeluri telefonice și primește vizitatori, în timp ce celălalt participă la ședințele de conducere și este împuternicit să ia decizii importante. Apropo, acest lucru nu exclude deloc faptul că atât unul, cât și celălalt coase pe butoanele rupte și caută o bona pentru copiii liderului lor. Din nou, nu există nicio ordine: numele în acest caz vă clarifică doar scopul și nu se cunoaște exact cum îl veți realiza.

Studiem documentele de reglementare

Există un document care descrie toate pozițiile reprezentate pe teritoriul țării noastre - „Clasificator complet rus al profesiilor muncitorilor, al funcțiilor angajaților și al notelor salariale”(OKPDTR, OK 016-94). Dacă aveți dificultăți în definirea oricărei poziții în companie, atunci puteți consulta acest document și alegeți cel mai potrivit.

Acest clasificator poate fi găsit pe site-urile: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Pe acesta din urmă, pe lângă OK 016-94, există „Cartea de referință unificată a tarifelor și calificărilor” (ETKS) și „Clasificatorul de ocupații în întregime rusă” (OKZ 010-93, OKZ). Acestea sunt două secțiuni din OK 016-94. Primul include profesiile lucrătorilor, al doilea - pozițiile angajaților.

Profesiile lucrătorilor (și sunt în clasificatorul 5491) nu ne interesează în acest caz, să ne întoarcem la pozițiile angajaților. Sunt 2598 dintre ei și, cu siguranță, tot ce avem nevoie se găsește aici.

Să începem cu funcția de secretar. Ca rezultat al unei căutări alfabetice, obținem următorul tabel (vezi Tabelul 1).

tabelul 1

Poziții în OK 016-94 care conțin numele „secretar”

Fiecare poziție are propria ei cod... În plus, diferite poziții au una Cod OKZ, ceea ce înseamnă că sunt combinate într-un singur grup. Numele „secretar al managerului” se referă la grupul 4115 (grupul „Secretari”). Acest grup este format din următoarele poziții:

• funcționar;
• secretar al unui specialist orb;
• secretar șef;
• grefier;
• secretar al unității de învățământ;
• secretar-dactilograf;
• secretar-stenograf.

Iată ce se spune despre secretarii din grupul menționat: Secretarii îndeplinesc funcții tehnice pentru a asigura și menține activitatea șefului instituției unei organizații sau întreprinderi, utilizând un computer, echipamente de birou și alte mijloace tehnice.

Responsabilitățile acestora includ:

Pe acest site există o împărțire convenabilă a pozițiilor în grupuri, din care se poate observa că grupul 4115 este inclus în grupul senior 411 „Secretari, operatori ai mașinilor de calcul (calcul) și profesii conexe”. Acesta din urmă, pe lângă secretari, include operatori de computere, stenografi, dactilografi etc.

În general, responsabilitățile de mai sus nu sunt contrare realității, cu excepția faptului că menționarea unui tele-mașină de scris și a unei mașini de scris va face pe cineva să zâmbească (și să tremure). Cu toate acestea, orice - chiar și un începător - secretar, care se uită la lista propusă de responsabilități, va întreba: „Cum? Și totul? Unde este sprijinul pentru viză, organizarea călătoriilor de afaceri, procesele-verbale ale întâlnirii? " La urma urmei, am spus de mai multe ori că un secretar este o profesie care presupune că vă dedicați cel puțin jumătate din timpul de lucru pentru întreținerea documentară a managerului și a angajaților. Linia „primirea vizitatorilor” nu transmite întreaga varietate de sarcini pe care secretarul trebuie să le îndeplinească. Restul atribuțiilor sunt pur tehnice și se referă la lucrul cu documente. Privind descrierea disponibilă, s-ar putea crede că secretara stă într-o cameră separată și doar tastează pe computer și scrie ceva în registru. Dar știm că acest lucru este departe de a fi cazul. Prin urmare, este puțin probabil ca o astfel de definiție să se potrivească specialiștilor.

Să revenim la clasificator: poziția de „manager de birou”, precum și de „manager de birou” și „asistent de manager”, este absentă în acesta. Dar există un „referent” de poziție (cod 26088), inclus în grupul 3431 - „Personal administrativ și de conducere”.

Acest grup, pe lângă diverse nume de administratori, manageri, este alcătuit din funcțiile unui inspector pentru monitorizarea executării comenzilor, un asistent, un asistent pentru activitatea principală.

Cartier amuzant, nu-i așa? În același grup cu asistentul există un inspector pentru controlul executării ordinelor. Mulți secretari știu despre acest control în mod direct, deoarece ei înșiși îl îndeplinesc.

Site-ul http://www.etks.info/ spune asta personalul administrativ și managerial și personalul profesiilor conexe rezolvă probleme administrative și de coordonare în activitățile organizațiilor și ale diviziilor structurale ale acestora, întrețin documentație și suport pentru informații.

Responsabilitățile acestora includ:

• efectuarea corespondenței comerciale, proceselor verbale și alte documente administrative;
• planificarea și organizarea de întâlniri, întâlniri de afaceri și călătorii;
• de acord asupra calendarului diferitelor evenimente, monitorizarea respectării acestora;
• asistență pentru manageri și angajați în soluționarea problemelor de natură administrativă și organizațională;
• pregătirea proiectelor de contracte, acorduri, negocieri, organizarea recepției vizitatorilor și angajaților;
• îndeplinirea responsabilităților conexe;
• supravegherea altor lucrători.

Câte responsabilități din această listă îndepliniți? Cum se numește titlul tău? "Secretar"? „Manager de birou”? "Asistent manager"?

Dacă ne amintim că în mod tradițional munca unui secretar este împărțită în servicii documentare și nedocumentare, iar majoritatea dintre noi îndeplinim sarcini din listele pentru ambele grupuri considerate („Secretari” și „Personal administrativ și de conducere”), atunci putem concluziona că pe baza responsabilităților, majoritatea dintre noi suntem asistenți executivi.

Ce înseamnă? De ce clasificatorul nu reflectă astfel de poziții precum „asistent manager” sau „director de birou”? De ce, în practică, există poziții, dar acestea nu sunt în clasificator? Poate că este depășit sau compilatorii nu s-au obosit să înțeleagă situația de pe piața modernă a muncii?

Desigur, acest clasificator este oarecum conservator. Dar dicționarele de ortografie sunt și ele conservatoare. Oamenii vorbesc și scriu diferit, dar există anumite reguli, o normă acceptată de specialiști, iar oamenii alfabetizați sunt ghidați de aceasta. Toate instrucțiunile, clasificatorii și alte documente oficiale elaborate de specialiști implică existența unei organizații ideale în care secretarul se ocupă de documente, inspectorii controlează execuția acestora, iar sprijinul pentru viză și lucrul cu delegațiile sunt responsabilitatea serviciului de protocol.

Nu credeți că acest lucru nu se întâmplă. Așa este structurată activitatea multor agenții guvernamentale și corporații mari, administrații și fabrici. În primul rând, deoarece există de mai bine de o duzină de ani și în activitățile lor sunt ghidați de fișele posturilor și reglementările elaborate înapoi în URSS, când era dificil să ne imaginăm situația „cine a mers la pădure, cine a cumpărat lemne de foc”. În al doilea rând, o astfel de împărțire a atribuțiilor are mult de-a face cu secretul. De exemplu, în fabricile care execută ordine militare, secretarii executivi nu au acces la Internet și își lasă telefoanele mobile într-un seif la intrare. Într-o astfel de situație, este dificil să căutați informații sau să comandați bilete. Acest lucru este realizat de specialiști individuali care au acces la Web.

În plus, este un lucru dacă secretarul într-o companie în care lucrează o sută de oameni este „elvețian și secerător și jucător” și cu totul altul atunci când compania angajează câteva mii. În acest caz, majoritatea proceselor de lucru sunt strict reglementate și centralizate. Un specialist nu poate fi responsabil pentru ei, există departamente întregi.

Apropo

În ceea ce privește prezența la prima vedere a unor nume învechite (de exemplu, „secretar-dactilograf”), în țara noastră până în prezent există organizații în care unele documente sunt tipărite doar pe o mașină de scris (din cauza secretului). În plus, prezența cuvântului „dactilograf” în această definiție indică cel mai adesea o cantitate mare de muncă asociată în mod special cu pregătirea documentelor. În epoca sovietică, dactilografii erau cei care executau această lucrare, iar în companiile mari cu lucrări de birou centralizate, aceasta s-a păstrat până în prezent.
Poziția aceasta poate fi numită, să zicem, "operator PC"? Desigur, multe companii fac acest lucru. Dar de ce, dacă în conștiința de masă o anumită listă de responsabilități a fost deja atribuită acestui concept? Limbajul nu-i place nicio inovație artificială. Când acest termen își pierde relevanța, acesta va dispărea.

De ce, în practică, există secretari care îndeplinesc atribuțiile atât ale referenților, cât și ale inspectorilor pentru a controla execuția documentelor și chiar a traducătorilor? Pentru că teoria este întotdeauna diferită de practică. Companiile, în special cele mici, caută în primul rând să economisească bani atribuind o mulțime de responsabilități diverse unui singur angajat. Unul dintre colegii mei a dat următoarea definiție a funcției de secretar: „o persoană care face ceea ce ceilalți angajați nu vor să facă”. Ei bine, se întâmplă și. În plus, așa cum am spus deja, discrepanța în responsabilități este adesea asociată cu imposibilitatea de a introduce o anumită unitate în tabelul de personal, precum și cu lipsa de înțelegere de către angajatori a gradațiilor care există în cadrul profesiei.

Comparați responsabilitățile

Să vedem ce înseamnă angajatorul prin acest sau alt nume. Pentru aceasta, apelează la site-uri pentru căutarea unui loc de muncă. Să selectăm mai multe anunțuri cu numele: „secretar”, „secretar-asistent”, „asistent manager”, „director de birou”, selectăm trei pentru fiecare grup și comparăm listele de sarcini îndeplinite (nu vom dubla sarcini care se repetă în diferite posturi vacante).

Manager de birou

1. Executarea ordinelor capului.
2. Suport pentru viața de birou.
3. Asistență în planificarea timpului de lucru al managerului.
4. Pregătirea și executarea corespondenței și a documentației interne.
5. Primirea invitaților și a vizitatorilor șefului, organizarea întâlnirilor și negocierilor.
6. Comunicarea cu clienții din birou, creând o atmosferă prietenoasă și confortabilă pentru ei. Nota autorului: acest angajator a decis să economisească bani pe managerul de cont.
7. Primirea apelurilor către linia de publicitate și transferarea acestora către departamentul solicitat.
8. Controlul ordinii și curățeniei în birou.
9. Sistematizarea și clasificarea documentelor și informațiilor, aducându-le către artiștii interpreți. Nota autorului: ca asta e munca de birou? Dar nu, în acest post vacant este indicat pe o linie separată.
10. Aducerea informațiilor de la clienți în atenția managerilor.
11. Îndeplinirea instrucțiunilor personalului biroului pentru executarea și transmiterea instrucțiunilor și informațiilor necesare.
12. Verificarea corectitudinii documentelor în conformitate cu cerințele stabilite la angajarea de noi angajați. Notă: Știam că nu există ofițer HR în companie!
13. Efectuarea copierii și duplicării lucrărilor.
14. Eliberarea împuternicirilor.
15. Menținerea unei foi de timp. Nota autorului: Cu siguranță niciun ofițer HR!
16. Executarea documentelor și pregătirea rapoartelor privind cheltuielile de fonduri pentru nevoi economice.

Secretar

1. Organizarea fluxului de documente, corespondență de afaceri.
2. Executarea ordinelor capului.
3. Pregătirea documentației și raportării necesare.
4. Organizarea și coordonarea reuniunilor, negocierilor, întâlnirilor.
5. Organizarea de călătorii de afaceri (comandarea biletelor de avion și de tren, transferuri, rezervarea hotelurilor etc.).
6. Aranjarea sosirii partenerilor (rezervări hoteliere, transferuri etc.).
7. Recepția și distribuirea apelurilor primite.
8. Susținerea vieții biroului.
9. Executarea comenzilor din partea conducerii (căutarea informațiilor, pregătirea rapoartelor, comunicarea cu furnizorii de materii prime, adesea în limba engleză).
10. Furnizarea expedierii poștale și de curierat.
11. Furnizarea fluxului de documente intracorporat.
12. Poștă.
13. Sprijin administrativ pentru șef.
14. Control asupra executării instrucțiunilor din partea conducerii.
15. Lucrul cu echipamente de birou.
16. Pregătirea documentelor organizaționale și administrative.

Secretar-asistent

1. Organizarea vieții de birou.
2. Recepția și distribuirea apelurilor.
3. Primirea vizitatorilor.
4. Organizarea de întâlniri și negocieri.
5. Organizarea de călătorii de afaceri (rezervare și rezervare de bilete, hoteluri, taxiuri, asistență pentru vize).
6. Corespondență de afaceri.
7. Trimiterea și primirea corespondenței, emiterea de procuri.
8. Munca de birou.
9. Executarea instrucțiunilor din partea conducerii.
10. Lucrul cu un serviciu de curierat.
11. Interacțiunea cu diviziunile companiei.
12. Menținerea ordinii în birou, o atmosferă prietenoasă.
13. Oferirea de asistență administrativă pentru programul zilei directorului.
14. Controlul asupra executării comenzilor și aprobarea documentației inițiate de director.
15. Pregătirea documentației organizaționale și administrative.

Asistent manager

1. Primirea apelurilor primite / ieșite.
2. Lucrați cu poștă / corespondență, corespondență de afaceri.
3. Analiza informațiilor, colectarea datelor, raportarea.
4. Comunicarea cu șefii de departamente.
5. Executarea ordinelor capului într-un interval de timp dat.
6. Monitorizarea executării la timp a comenzilor / atribuirilor de servicii.
7. Călătorii de afaceri însoțitoare (procesarea vizei, rezervarea biletelor de tren și de zbor, transferuri, hoteluri, evenimente, excursii).
8. Organizarea și susținerea recepției de către conducerea întreprinderii a delegațiilor, vizitatorilor, organizarea de întâlniri, negocieri, prezentări.
9. Controlul asupra cheltuielilor de papetărie, dacă este necesar, comandă.
10. Înregistrarea, stocarea originalelor informațiilor și a documentelor organizaționale și administrative.
11. Suport pentru viața de birou.
12. Munca de birou, fluxul de documente.
13. Înregistrarea documentației interne, de ieșire, de intrare.
14. Asistență în planificarea zilei de lucru a managerului.

După cum puteți vedea, profesioniștii din aceste funcții au o mulțime de responsabilități similare. Toți aceștia sunt angajați (sau participă) la suportul de viață al biroului, primind și distribuind apeluri, organizând fluxul de lucru și executând comenzi de la șef.

Uită-te la listele de responsabilități pentru secretar, secretar executiv și asistent manager. Sunt aproape identice. Cu excepția cazului în care una dintre companii se așteaptă și la munca analitică de la asistent. Poziția unui manager de birou este oarecum ieșită din comun, de la care angajatorii se așteaptă să îndeplinească funcțiile de inspector de personal și de muncă. Și, poate, el este singurul pe care nu se așteaptă să-l ajute pe lider (sau pur și simplu nu este indicat în anunț?). Putem spune cu încredere că asistentul managerului va trebui să îl ajute pe manager, ceea ce nu îl scutește de necesitatea de a „sprijini” biroul.

Înainte de a trage concluzii, să trecem la încă un parametru: care sunt cerințele angajatorilor față de specialiștii acestor posturi (Tabelul 2).

masa 2

Cerințe ale angajatorului pentru managerul de birou, secretar, secretar-asistent, asistent de conducere

Ei bine, angajatorii selectați aleator de noi nu necesită un aspect bun și studii superioare de la un manager de birou. În opinia noastră, ei nu văd prea multe diferențe între un secretar și un manager de birou. Cerințele pentru celelalte trei posturi, precum și atribuțiile îndeplinite, sunt aproape identice. Doar de la asistentul manager vor experiența de a lucra ca asistent personal, fără a uita de capacitatea de a lucra în echipă (nu este un secret faptul că mulți asistenți tind să se desprindă de echipă - specificul muncii necesită acest lucru) .

Desigur, la interviu se dovedește că jumătate din responsabilități au fost pur și simplu „uitate” de scris și de undeva vor apărea două duzini de cerințe pentru candidat. Dar, pe ansamblu, tendința este clară: angajatorul vede managerul biroului ca pe o persoană care se va ocupa de birou, de toți angajații și chiar despre clienți. Dar nu există prea multe diferențe între secretar, asistent secretar și asistent manager.

Adică teoria și de data aceasta s-au îndepărtat de practică. Pentru noi este clar că secretarul ar trebui să desfășoare, să zicem, funcționalități tehnice (să lucreze cu documente etc.), iar asistentul sau asistentul managerului să îndeplinească funcții mai complexe (să scrie scrisori de afaceri, să compună recenzii analitice etc.). Cunosc doar o singură companie în care responsabilitățile sunt distribuite în acest fel. Dar ea face parte din categoria idealului. În practică, această diviziune este mai degrabă o excepție decât o regulă.

Bănuiesc că, în majoritatea cazurilor, angajatorii doresc pur și simplu să economisească bani prin angajarea unui specialist care combină mai multe funcții. În plus, introducerea de unități suplimentare în tabelul de personal este încă o problemă.

De ce este cel mai comun nume pentru acest grup de funcții administrative tocmai „secretar”? În primul rând, pentru că toată lumea a auzit de ea de mult timp. În al doilea rând, teoretic, asistentul managerului poate refuza să ajute angajații departamentului, iar secretarul nu are încotro. În al treilea rând, nu toată lumea știe cine este acest misterios „referent”, deci este mai bine să nu creezi complicații inutile cu terminologia.

Evident, diviziunea acceptată tacit, care pune asistenții executivi mai sus decât secretarii sau secretarii executivi, este, de fapt, o formalitate. Fără îndoială, „asistentul de regie” sună mai solid decât „secretarul directorului”. Poate că aceasta este diferența. Angajatorul este mai interesat de calitățile dvs. personale și de experiența de lucru decât ceea ce intră în cartea dvs. de muncă. Desigur, nu am terminat niciodată cu confuzia în poziții. Cu toate acestea, pentru cei care sunt îngrijorați de faptul că, cu toată varietatea sarcinilor îndeplinite, funcția sa este numită „secretară”, vă sfătuim să renunțați la toate complexele și la întrebarea cu cine lucrați, răspundeți cu mândrie: „Secretar ".