Ce este gestionarea electronică a documentelor și beneficiile sale pentru afaceri. Revizuirea sistemelor electronice gratuite de gestionare a documentelor Sisteme de organizare a arhivelor de documente

De la răspunsul la întrebarea „De ce are nevoie compania dvs. de gestionare electronică a documentelor?” depinde cel puțin jumătate din succesul proiectului de implementare a sistemului gestionarea documentelor electronice(SED). În mod ciudat, foarte des puteți auzi un răspuns de genul: „Concurentul / partenerul are deja - de ce suntem mai răi?” Dar dacă stabiliți un astfel de obiectiv de implementare a EDMS, este puțin probabil ca rezultatele să fie impresionante.

Deci, ce obiective se poate confrunta o companie atunci când implementează un EDMS? Să luăm în considerare posibilele opțiuni.

Deoarece atingerea fiecăruia dintre aceste obiective crește secvențial atât bugetul proiectului de automatizare, cât și riscurile ca proiectul să nu fie finalizat cu succes, stabilirea obiectivelor supraevaluate trebuie tratată cu cea mai mare prudență.

O altă greșeală obișnuită atunci când implementați un sistem este așteptarea că automatizarea în sine va ajuta la optimizarea fluxului de lucru în sine. Dar așa cum spun programatorii în astfel de cazuri: „Când automatizați haosul, veți obține doar „Haos automatizat”».

Apropo, o notă importantă privind formarea bugetului proiectului: acesta trebuie calculat pe baza numărului total de angajați ai companiei. În majoritatea cazurilor, proiectele-pilot de tip „să încercăm într-un singur departament” nu vor ajuta nici măcar să înțeleagă dacă compania are nevoie sau nu de un flux de documente electronice.

Când obiectivul este stabilit și sarcinile de automatizare sunt definite, puteți trece la etapa următoare - alegerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor.

Cum să alegi?

Practic până în a doua jumătate a anilor 2000, piața EDMS din Rusia se concentra exclusiv pe clienții mari, companiile mici și mijlocii nu au avut de ales: exista un cerc foarte mic de EDMS „în cutie” adecvat pentru implementarea în companii de această dimensiune . Mai mult, în majoritatea cazurilor, aceste EDMS erau doar versiuni reduse ale sistemelor „mari”, ceea ce înseamnă că costul de cumpărare și întreținere, complexitatea utilizării nu erau destul de adecvate așteptărilor companiilor mici și mijlocii.

V anul trecut piața EDMS pentru companiile mici și mijlocii s-a extins semnificativ: furnizorii au format o viziune a automatizării fluxului de documente pentru întreprinderile mici și mijlocii și au apărut multe soluții noi care se concentrează în mod special pe acest segment de piață. Prin urmare, alegerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor este acum o sarcină destul de dificilă. Să încercăm să sistematizăm procesul de alegere a unui EDMS pe baza obiectivelor pe care și le propune compania prin introducerea managementului electronic al documentelor.

Toate sistemele electronice de gestionare a documentelor pot fi împărțite condiționat în 3 grupe mari:

1. Sisteme pentru organizarea unei arhive (stocare) de documente.
2. Sisteme de automatizare de birou cu elemente de flux de documente.
3. Sisteme integrate pentru automatizarea fluxului de documente.

Cele mai multe EDMS moderne conțin elemente ale fiecăruia dintre cele trei grupuri, dar „universalii cu drepturi depline” sunt rare. De regulă, fiecare sistem este axat pe automatizarea unui anumit grup de procese.

1. Sisteme de organizare a arhivelor de documente

Termenul „arhivă (stocare) de documente” are două semnificații. Astfel de sisteme sunt înțelese ca:

• Sisteme specializate pentru stocarea și procesarea unor volume extrem de mari de documente. Astfel de sisteme sunt necesare pentru un cerc restrâns de companii, de exemplu, organizațiile de așteptare ( utilități, sectorul public, asigurările, creditul și sectorul bancar). Nu există atât de multe astfel de sisteme, ele rezolvă o gamă destul de restrânsă de probleme și nu le vom lua în considerare în acest articol.
• Sisteme de gestionare a documentelor „ușoare” care oferă numai funcționalitate de bază lucrați cu documente: stocarea centralizată a fișierelor de documente și organizarea accesului angajaților la acestea.

Dacă vorbim despre arhiva de documente ca un sistem de flux de documente „ușor”, atunci în această abordare a automatizării fluxului de documente, următoarele soluții sunt cele mai populare:

În general, organizarea fluxului de lucru sub forma unei „arhive de documente” are sens fie pentru întreprinderile mici (cu un personal de conducere mai mic de 10 persoane), fie pentru întreprinderile cu un volum mic de flux de lucru (până la 10-20 documente pe lună). Principalul bonus al acestor sisteme este doar costul redus și ușurința de utilizare.

2. Sisteme de automatizare de birou cu elemente de flux de documente

Sistemele de automatizare de birou cu elemente de flux de documente reprezintă acum majoritatea EDMS oferite pe piața rusă. Funcții tipice sistemele acestui grup:

• Arhiva documentelor:
• stocarea și arhivarea documentelor,
• căutarea după cerințele de înregistrare și cardurile de control ale documentelor, căutarea textului integral după documente,
• scanarea și recunoașterea documentelor;
• Munca de birou(în acest grup de sisteme, unitatea de automatizare de birou este cea mai dezvoltată):
• înregistrarea documentelor,
• organizarea nomenclaturii cazurilor,
• diferențierea drepturilor de acces.
• Fluxul de documente:
• documente de rutare,
• emiterea ordinelor,
• vizualizarea proceselor de afaceri.

Toate sistemele au caracteristici aproape identice, dar fiecare are, desigur, propriile sale avantaje competitive... Informații detaliate despre sisteme pot fi obținute de pe site-ul web http://www.doc-online.ru și de pe site-urile producătorilor de EDMS.

3. Sisteme complexe de automatizare a fluxului de documente

Acest grup de sisteme este cel mai „puternic” în automatizarea proceselor legate de fluxul de documente și gestionarea operațională a întreprinderii - emiterea și monitorizarea executării comenzilor, rutarea documentelor etc.

Introducerea unui astfel de EDMS este, mai degrabă, justificată în organizațiile mari (exploatații) datorită faptului că sistemele din această clasă sunt dezvoltate doar la comandă și, prin urmare, au un cost ridicat, sunt destul de dificil de stăpânit și necesită participarea de specialiști IT în timpul implementării. Cu toate acestea, alegerea EDMS a acestui grup oferă, de asemenea, oportunități excelente pentru modificarea sistemului pentru nevoile companiei, puteți crea un sistem care este echilibrat în funcții atât în ​​domeniul muncii de birou, cât și în domeniul fluxului de documente.

Ce urmeaza?

După ce ați decis favoritele pentru achiziție, nu uitați să luați în considerare următoarele aspecte, care cu siguranță vor afecta succesul proiectului de implementare EDMS:

• Întrebați ce are sistemul oportunități de creștere pentru a nu trebui să cheltuim bani pentru implementarea unui nou EDMS odată cu creșterea amplorii afacerii.
• La compararea costului sistemelor rată cost integral proiect. Foarte des, o parte semnificativă a costului este ascunsă în modulele de completare, software-ul de infrastructură, serviciile de anchetă, implementarea și întreținerea sistemului.
• Înainte de cumpărare uită-te la sistemul „live” sau mai bine, cu clienții furnizorului de soluții. Nici o prezentare frumoasă sau o demonstrație „de laborator” a sistemului nu va arăta caracteristicile reale ale lucrului cu acesta.
• Unele dintre sistemele de pe piață sunt așa-numite „Cutiat” SED. Aceasta înseamnă posibilitatea de a instala și configura sistemul pe cont propriu. Luați în considerare această opțiune poate fi mai profitabilă, chiar dacă trebuie să vă trimiteți specialiștii IT în formare.
• Asigurați-vă că angajații companiei dvs. „trag” sistemul- orice automatizare duce de obicei la o creștere a cantității de muncă, în special în faza de implementare. Dacă compania are un deficit de personal, este necesar fie să-și mărească numărul, fie să alegeți un EDMS cu funcții mai simple.
• Procedura de implementare a sistemului- un element important al succesului proiectului. Înainte de a achiziționa un sistem, asigurați-vă că planificați această etapă în avans și discutați despre caracteristicile sale cu furnizorul de soluții! Foarte des, fără un studiu aprofundat al acestei etape, EDMS se blochează ca o „greutate moartă” de companie.

Introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor este un pas crucial pentru o companie, în special pentru companiile mijlocii și mici, unde orice cheltuială afectează semnificativ „vitalitatea”. Prin urmare, alegerea corectă a unui EDMS și a unui furnizor de soluții, luând în considerare particularitățile muncii întreprinderilor mici și mijlocii, este foarte factor important... În acest articol, am încercat să oferim o idee despre starea actuală a pieței EDMS pentru întreprinderile mici și mijlocii și să ajutăm în alegerea sistemului corect de gestionare a documentelor electronice. Vă doresc succes.

Restrângeți Arată

Când selectați un EDMS, puteți solicita informații analitice pe site-urile http://www.doc-online.ru și http://www.docflow.ru, precum și direct dezvoltatorilor:

• Sistem BOSS-Referent al companiei IT. Site-ul http://www.boss-referent.ru
• Sistemul "BUSINESS" al companiei "EOS". Site-ul http://www.eos.ru
• Sistemul „Eufrat-flux de documente” al companiei „Tehnologii cognitive”. Site-ul http://www.evfrat.ru
• Sistemul „CompanyMedia” al companiei „InterTrust”. Site-ul http://www.intertrust.ru
• Sistemul NauDoc al companiei Naumen. Site-ul http://www.naumen.ru
• Sistemul „Akta” al companiei „DuxSoft”. Site-ul http://www.duxsoft.ru

) NauDoc - pentru a îmbunătăți calitativ procesul de lucru cu documentele managerilor și specialiștii subiect de toate nivelurile, pentru a reduce timpul de lucru de rutină cu documentele, cu alte cuvinte, automatizarea fluxului de documente în întreprindere

NAUDOC este un produs software pentru automatizarea biroului, fluxul de lucru și procesele de afaceri, dezvoltat de NAUMEN. NAUDOC vă permite să gestionați procesele de procesare a documentelor și să monitorizați disciplina de performanță, primind informații cuprinzătoare despre progresul executării sarcinilor.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor NauDoc este potrivit pentru automatizarea circulației documentelor întreprinderilor mijlocii și mici, companiilor de administrare, organizațiilor de proiectare, diviziunilor structurilor deținute, precum și pentru rezolvarea sarcinilor specifice pentru automatizarea circulației documentelor care se confruntă cu diviziuni ale companiilor mari (asigurarea lucrați cu documente de reglementare în conformitate cu cerințele ISO 9001: 2000, interacțiunea dintre angajați și serviciul personal etc.).

Folosind NAUDOC, este posibil să se organizeze un singur depozit de documente cu diferențierea drepturilor de acces pe baza rolurilor, care permite angajaților în orice moment să aibă acces la documente și cât mai repede posibil găsiți toate informațiile necesare indiferent de prezența proprietarului documentelor la locul de muncă. Jurnalele vă permit să înregistrați hârtiile primite, interne și de ieșire, urmărind mișcarea copiilor pe hârtie ale documentelor în cadrul întreprinderii.

Disponibilitatea comenzilor NAUDOC privind disciplina de performanță permite atribuirea de sarcini angajaților din sistem, monitorizarea performanței acestora, urmărirea termenelor limită, trimiterea lucrărilor pentru aprobare și trimiterea lucrărilor aprobate spre revizuire de către alți utilizatori ai sistemului. Personalizare ciclu de viață pentru categoriile de documente vă permite să specificați rutele tipice de mișcare a documentelor, să configurați rutarea automată a acestora și atribuirea sarcinilor.

Toate acțiunile cu documente și sarcini sunt efectuate prin intermediul interfeței web, conectându-se la sistem de oriunde în lume, creând astfel un spațiu de informație unic pentru organizație, inclusiv sucursale la distanță și lucrători mobili.

Avantajele utilizării sistemului electronic de gestionare a documentelor NauDoc:

Simplificarea procedurii de aprobare a documentelor de către funcționari

• După crearea documentului, angajatul îl trimite spre aprobare unui anumit cerc de persoane în conformitate cu procedura de aprobare a documentelor adoptate de organizație.
• Când lucrați colectiv, toate acțiunile sunt efectuate pe o singură copie a documentului. Utilizatorii NauDoc care aprobă documentul au acces la acesta în acest proces.
• În orice etapă, poate fi creat un raport de aprobare (indicând numele și funcția persoanei autorizate și ora exactă a aprobării documentului).

Posibilitatea înregistrării documentelor electronice și pe hârtie în sistem

• Înregistrarea unui document în jurnalul de înregistrare are loc automat într-o anumită etapă de lucru cu documentul.
• Pentru documentele pe hârtie, un card electronic special este creat în sistem; o copie scanată a documentului poate fi atașată cardului.

Accelerarea căutării documentelor după detalii și conținut

• Sistemul NauDoc vă va oferi posibilitatea de a găsi instantaneu toate documentele pentru o cerință specifică (de exemplu, numărul de înregistrare sau o scurtă descriere).

Simplificarea muncii cu documentele organizatorice și administrative

• Utilizatorul creează un document în sistemul NauDoc, conform unui șablon predefinit. Pentru a crea un document, trebuie să modificați valorile detaliilor din cardul său de înregistrare, acestea vor fi introduse automat în textul documentului. Dacă este necesar, puteți permite utilizatorului să schimbe textul șablonului.
• După crearea documentului, angajatul îl trimite la muncă la un anumit cerc de persoane în conformitate cu procedura adoptată în organizație.
• Sistemul „cunoaște” procedura de aprobare: controlează termenele programate la etape, notifică persoanele responsabile, sistemul trimite și notificări despre mișcarea documentului de la etapă la etapă.
• Înregistrarea unui document în jurnalul de înregistrare are loc automat într-o anumită etapă de lucru cu documentul. În acest caz, documentului i se atribuie un număr de înregistrare și se stabilește data înregistrării.

Administrarea procesului

• Sistemul NauDoc vă permite să automatizați procesele de producție sau de gestionare ale companiei. Vă permite să evidențiați etapele, persoanele responsabile, termenele limită programate. Acest lucru vă permite să calculați rapoarte în etapa în care se află fiecare dintre instanțele procesului, pentru a găsi „ locuri înguste»Și persoanele responsabile din cauza cărora termenele limită sunt întrerupte, fac procesul înainte de a face modificări.

Simplificarea muncii cu corespondența de intrare și ieșire

• NauDoc poate fi configurat ca un client de poștă electronică, oferind posibilitatea de a lucra cu documente de intrare și ieșire, ca și în cazul documentelor obișnuite din sistem.
• La procesarea corespondenței primite, secretarul acceptă scrisori, înregistrează literele în Jurnalul de corespondență primită, documentului i se atribuie automat un număr de înregistrare. După pregătire, documentul este trimis șefului pentru rezoluție, în conformitate cu procedura adoptată în organizație. După examinare, documentul este trimis spre examinare sau executare angajaților organizației.
• La procesarea corespondenței de ieșire, angajatul creează o scrisoare conform șablonului acceptat în organizație, o trimite spre aprobare șefului, în conformitate cu procedura adoptată în organizație. După aprobarea documentului, acesta este trimis automat secretarului. Secretarul înregistrează scrisoarea în registru și o trimite prin e-mail. În același timp, toate documentele sunt salvate în sistem și sunt disponibile pentru căutare.

Crearea unui portal web corporativ și a unei resurse Internet a companiei

• NAUDOC vă permite să creați site-uri de internet și intranet și să gestionați plasarea conținutului (funcționalitate MOTOR). Conținutul poate fi hârtie, grafică și alte obiecte NAUDOC.
• Dezvoltarea și editarea convenabilă a paginilor de resurse în editorul încorporat WISYWIG, control versiune.
• Gestionarea publicării știrilor, chestionarelor și voturilor.
• Capacități de dezvoltare încorporate și reproiectarea paginilor de resurse.
• Control centralizat al accesului în secțiunile de resurse, capacitatea de a coordona documentele înainte de publicarea pe o resursă web.

Caracteristicile tehnologice ale sistemului

• Interfața web 100% vă permite să vă conectați la sistem de oriunde în lume, creând un spațiu de informație unic pentru organizație, sucursalele sale la distanță și lucrătorii mobili.
• sistemul este construit cu scanare ABBYY FINEREADER Scripting Edition și software OCR;
• sistemul permite autentificarea și autorizarea persoanelor din serviciile de directoare externe, de exemplu, LDAP sau Microsoft Active Directory;
• sistemul are un modul pentru lucrul cu o semnătură digitală electronică () și are capacitatea de a opera un EDS al oricărui furnizor de criptare care acceptă interfața Microsoft CRYPTOAPI.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor NauDoc este potrivit pentru automatizarea circulației documentelor întreprinderilor mici și mijlocii, companiilor de administrare, organizațiilor de proiectare, diviziunilor structurilor de deținere, precum și pentru rezolvarea sarcinilor specifice pentru automatizarea circulației documentelor care se confruntă cu diviziunile marilor companii. companii (asigurarea lucrului cu documente de reglementare în conformitate cu cerințele ISO 9001: 2000, interacțiunea dintre angajați și serviciul personal etc.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor NauDoc este conceput pentru a lucra confortabil până la 50 de utilizatori care pot crea până la 5.000 de documente pe an. Acestea sunt limitările tehnologice ale platformei software Zope pe care este dezvoltat produsul.

Din notele practice, se pot distinge următorii factori:

• Fiabilitate ridicată a sistemului. Timp de 4 ani de funcționare, nici măcar un eșec.
• Nivel ridicat de securitate a sistemului împotriva atacurilor hackerilor
• Funcționalitate drăguță pentru un sistem gratuit, dar extrem de rar pentru unul plătit
• Încărcare mare a serverului chiar și cu o bază de date mică. Cel mai probabil este de vină o slabă optimizare a firelor. De aici și munca lentă cu documente.
• Inconvenientul introducerii datelor în baza de date.
• Utilizarea ca atare este absentă , se pare că programatorii au scris sistemul pentru ei înșiși, și nu pentru vânzare.
• Impresia incompletitudinii sistemului.
• Suport tehnic și informațional rău (lent) pe forum, chiar și pentru clienții plătitori
• În versiunea gratuită, pornind de la un anumit număr de sarcini acumulate - căutarea oferă răspunsuri incorecte.
• În versiunea plătită, pornind de la un anumit număr de sarcini acumulate - căutarea începe să facă greșeli la alegerea zonei de căutare, caută documente într-un loc greșit, nu înțelege condițiile logice standard de căutare.
• Codul de sistem este deschis, dar este imposibil să schimbi ceva manual.

Platformă: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC este disponibil în 2 ediții: NAUDOC Free și NAUDOC Enterprise

Lasă comentariul tău!

Nu este un secret faptul că desfășurarea cu succes a oricărei afaceri depinde în primul rând de modul în care funcționează mecanismul de organizare a documentației. La urma urmei, documentele, deși nu sunt distractive, sunt o verigă importantă în managementul companiei.

În plus, documentația ar trebui tratată în timp util, altfel va începe să se acumuleze și să se piardă. Pentru a evita posibilele pierderi, a fost introdus un sistem electronic de gestionare a documentelor.

În acest articol vă vom spune: Ce este un EDMS? Ce tipuri, avantaje și dezavantaje are?

Odată cu dezvoltarea internetului, timpul dosarelor groase și al arhivelor prăfuite este un lucru din trecut. Acum procesul de lucru cu documente este complet automatizat. Documentele necesare pot fi găsite într-un singur clic, iar arhivarea se face fără nicio intervenție umană. Astfel de oportunități pentru întreprinderi sunt deschise de EDMS.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este un software special, datorită căruia sunt procesate documentele în format electronic... Cu alte cuvinte, datorită EDMS, este posibil să transferați documente între angajați, să emiteți sarcini individuale, să arhivați etc.

Cu siguranță, multe organizații știu cum să creeze documente electronice, să le stocheze și să le transfere. Cu toate acestea, pur și simplu format electronic nu va avea niciun efect juridic. Pentru ca hârtia electronică să câștige în greutate, este important să fie semnată de ambele părți. În acest caz, documentele trebuie să fie sigilate cu o semnătură electronică specială.

Prin urmare, EDMS poate fi împărțit în două tipuri:

1. Fluxul de documente în cadrul companiei între angajați;
2. Fluxul de documente între diverse întreprinderiși organizații prin canale speciale de comunicare.

Pentru a utiliza EDMS în cadrul organizației, aveți nevoie de software special. De obicei, un astfel de program se numește platformă EDF. În plus, este nevoie de hardware suplimentar pentru buna funcționare a unui astfel de software. De exemplu, servere, canale de rețea etc.

Va fi necesar un operator de gestionare a documentelor electronice dacă este necesar să lucrați cu lucrări între două firme diferite. Un astfel de operator va fi un bun ajutor. La urma urmei, el știe să livreze mesaje, verifică în ce format sunt trimise documentele, necesită și controlează aplicarea unei semnături electronice, stochează și arhivează lucrări pe cont propriu etc.

Astfel, EDMS este „sistemul circulator” al întregii afaceri. Economisește mult timp și, fără îndoială, are un efect pozitiv asupra activității organizației în ansamblu. Dar există întotdeauna un beneficiu din acest tip de procesare a informațiilor? Și EDMS este capabil să dăuneze afacerii? Pentru a răspunde la aceste întrebări, trebuie să luați în considerare pozitivul și laturile negative gestionarea documentelor electronice.

Pro și contra EDF

La fel ca orice alt proces FED, are atât argumente pro, cât și contra. Parametrii principali sunt prezentați în tabelul de mai jos.

Demnitate

dezavantaje

Comanda. Sistemul atribuie automat numere documentelor, ceea ce elimină tot felul de erori Urmărire. În orice moment puteți afla cine lucrează cu documentul Siguranță. Angajatul nu va putea pierde sau strica documentul electronic Recuperare. Un document șters poate fi restaurat în orice moment Conservarea resurselor temporare... Forma electronică a documentului ajunge la fiecare angajat în câteva secunde, indiferent de locația lor. Este convenabil să lucrezi. Dacă este necesar, angajatul poate modifica versiunea originală a documentului. EDF face posibilă restaurarea fiecăruia dintre ele. În plus, puteți urmări numele acelor specialiști care au lucrat la hârtie. Disponibilitate. Sistemul EDM funcționează 24/7. Mai mult, atunci când se conectează la acesta prin Internet, un angajat poate lucra cu documentație în orice moment, chiar dacă se află în spital sau în vacanță. Planificare. Sistemul permite unui specialist să planifice cursul lucrărilor cu hârtii. Puteți seta data, ora execuției, precum și secvența. Și la momentul potrivit, programul însuși îl va determina pe angajat să-și îndeplinească munca. Căutare convenabilă. Programul este conceput în așa fel încât să facă posibilă găsirea documentul necesar nu numai după nume, ci și după cuvinte cheie. Economisirea hârtiei. Nu este nevoie să imprimați documentația, să o îmbinați în dosare și să faceți un inventar. Toate informațiile sunt stocate electronic și în orice moment documentul necesar poate fi tipărit pe hârtie.

Cheltuieli de bani... Crearea FED va necesita anumite costuri financiare. Sunt necesari bani pentru software și hardware. Suma costurilor va depinde de numărul de angajați conectați. În medie, această sumă va fi de aproximativ 100.000 de ruble (*). Pentru a utiliza EDMS imediat - nu va funcționa... După achiziționarea, instalarea, implementarea și depanarea programului necesită mult timp, precum și abilități speciale. Instruire... Pentru a utiliza ERMS corect, toți angajații implicați trebuie să urmeze o pregătire specială. Securitate... Pentru siguranța informațiilor, liderii companiei trebuie să acorde o atenție specială securității. Și anume a elibera semnatura electronica, stabiliți care dintre angajați și ce acces va avea hârtiile și, de asemenea, trebuie să protejați programul de pătrunderea din exterior. Veți avea nevoie de un administrator EDMS... Personalul organizației trebuie să aibă o persoană care să poată rezolva sarcinile curente de lucru în EDMS. Și anume, pentru a depana serverul, pentru a ajuta utilizatorii, pentru a monitoriza funcționarea sistemului. Necesită backup continuu... Pentru a păstra informațiile, utilizatorii trebuie să păstreze înregistrări în orice moment. În unele cazuri, este necesară existența unui document electronic și pe hârtie... Dacă, de exemplu, un partener nu are un EDMS instalat, atunci când lucrați cu el, documentația ar trebui să fie atât în ​​format electronic, cât și pe hârtie.

Costul real al gestionării documentelor electronice pentru întreprinderile mici

(*) În cazul în care compania este mică, iar proprietarul afacerii (sau antreprenorul individual) va semna documentele personal, atunci costurile vor fi minime. Acestea constau în achiziționarea unei semnături digitale electronice - 1.500 ruble și acces la un serviciu electronic de gestionare a documentelor - de la 100 ruble.

Pentru volume mici redacția noastră recomandă serviciul Kontur.Diadok. Dacă alegeți tariful „ universal„Atunci costurile vor fi de numai 9 ruble pentru documentul trimis. Dacă este comparat cu trimiterea documentelor originale prin poștă, atunci aici este trimiterea unuia scrisoare recomandataîn regiune vor fi cel puțin 50 de ruble. Diferența este evidentă:

Sistemul oferă tuturor utilizatorilor noi 50 de transferuri bonus de bun venit de documente electronice.

După cum se poate vedea din tabel, în ciuda aspectelor pozitive, SED are și aspecte negative. În principal se reduc la costuri materiale, care, după cum sa dovedit, s-ar putea să nu fie mic.

Compania va suporta costuri semnificative nu numai pentru instalare software, și achiziționarea echipamentului necesar, dar trebuie să angajeze și un angajat, fără a cărui abilități speciale sistemul electronic de gestionare a documentelor pur și simplu nu va funcționa. Un astfel de angajat este, de asemenea, obligat să plătească un salariu. Și acesta este un alt element de cost.

Dar nu uitați că eforturile cheltuite vor da roade în viitor, iar companiile care lucrează cu EDMS vor beneficia doar. La urma urmei, vor economisi nu numai timpul de procesare a informațiilor, ci și vor reduce semnificativ costul plății pentru servicii, de exemplu, pentru un arhivar. În plus, pe lângă orice altceva, arhiva electronică nu necesită spații suplimentare, achiziționarea de materiale de birou suplimentare și alte puncte.

Ce este un sistem electronic de gestionare a documentelor?

De regulă, acesta este un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDM), în care puteți genera, trimite, primi și semna documente electronice. Sunt echivalente celor din hârtie cu semnătură scrisă de mână. Pentru a gestiona documentele electronice, aveți nevoie de un certificat de semnătură electronică.

Interfața constă de obicei în 2-3 file, printre care se află contrapartide (partenerii și clienții dvs. care participă la EDF) și fila principală - Documente. În această filă, în secțiunile Mesaje primite și Mesaje primite, veți găsi documente trimise și primite de dvs.

Tipuri de FED

Fără îndoială, atunci când introduc managementul documentelor electronice, organizațiile pun un mare accent pe eficiență. Este dificil de spus care tip de EDI va fi cel mai eficient pentru o anumită organizație. Totul depinde de direcția întreprinderii și de procesele sale de afaceri.

Cu toate acestea, există o calificare generală EDF în ceea ce privește funcționalitatea, tehnologia de control, componentele etc. În acest sens, se pot distinge principalele tipuri de EDMS:

• Sistem de lucru de birou... Acest tip este destinat managementului întreprinderii. Mai mult, lucrarea se desfășoară conform tuturor regulilor acceptate cu control vertical, adică de la șef la subordonat;
• Arhive electronice... Scopul principal al unui astfel de sistem este organizarea stocării documentației. Printre altele, programul permite utilizatorului să găsească cu ușurință hârtia necesară. Cu toate acestea, transferul documentației într-un astfel de sistem nu va fi posibil;
• Sisteme de flux de lucru... Acest tip de sistem este răspândit în rândul utilizatorilor datorită faptului că este sarcina principală Este organizarea și automatizarea proceselor de afaceri. Este ușor să faceți afaceri cu un astfel de software, iar fluxul de lucru este doar un motiv pentru existența momentelor de lucru;
• Sisteme ECM... Software-ul permite utilizatorului să introducă noutăți în sistemul de management al organizației. Cu ajutorul sistemelor complexe, este posibil să gestionați: documente, semnături, fluxuri de lucru, cunoștințe ale angajaților etc. Acest tip de EDF va fi mult mai scump, deoarece oferă utilizatorului funcționalități avansate.

Este demn de remarcat faptul că fiecare tip de SED devine cea mai mare scară a celei anterioare și dă mai multe posibilități utilizatori. Cu toate acestea, pentru a aprecia avantajele depline ale gestionării electronice a documentelor, este necesar să faceți alegerea corectă.

Cum să alegeți EDMS corect

După cum sa menționat deja, alegerea unui EDMS este un proces complex care necesită o atenție specială. Printre altele, conducerea companiei trebuie să ia în considerare un număr imens de factori decisivi, cum ar fi direcția întreprinderii, personalul etc.

De exemplu, pentru organizare comercială va stabili corect ERMS atât între angajați, cât și între parteneri. Doar în acest mod compania va putea obține beneficiile economice necesare.

Pentru instituție de stat este mai bine să vă concentrați asupra specificului activității sale și să acordați mai multă atenție creării de arhive electronice. Și este necesar, de asemenea, să instruiți angajații pentru a lucra cu ei.

Atunci când alegeți unul sau alt EDMS, este important să luați în considerare dacă sistemul îndeplinește cerințele declarate. Acestea includ:

• Completitatea funcționalității;
• Confortul de utilizare;
• Cât de repede va fi introdus acest sistem în fluxul de lucru;
• Prezența setărilor și acestea trebuie să fie flexibile;
• Sistemul are capacitatea de a extinde funcționalitatea;
• Este posibil să reglați EDMS la software-ul existent al întreprinderii;
• Ușurința de adaptare;
• Disponibilitate suport tehnic... Este important ca o astfel de asistență să fie de un nivel ridicat;
• Reputația producătorului etc.

Având în vedere acest fapt, utilizatorul ar trebui să respecte următoarele acțiuni:

1. Explorează funcționalitatea. Este necesar să acordați o atenție specială capitolului „Oportunități”. Este important ca producătorul să indice în mod specific lista sarcinilor efectuate de program. Dacă nu există specificități, atunci merită să abandonați un astfel de sistem EDMS;
2. Disponibilitatea prezentărilor tematice. Este important ca programul să conțină material demonstrativ, explicând astfel utilizatorului cum să utilizeze funcționalitatea;
3. Examinați capturile de ecran. Deci, managerul va putea să se asigure dacă funcționalitatea este într-adevăr simplă și dacă are cerințele declarate;
4. Asigurați-vă că studiați recenziile utilizatorilor reali. Cel mai cel mai bun mod- aceasta vizionează videoclipuri pe YouTube;
5. Mulți producători oferă încercări gratuite directorilor. Astfel, utilizatorul va putea înțelege dacă produsul selectat este potrivit sau nu;
6. În ceea ce privește costul mărfurilor, este evident că acest punct nu poate decât să-l îngrijoreze pe cumpărător. Este dificil să se stabilească care ar trebui să fie costul real al EDMS, dar merită să studiem ce compune această cifră sau alta. Prin urmare, un studiu detaliat al listei de prețuri va ajuta cumpărătorul să evite cheltuielile și cheltuielile neprevăzute.

Merită să ne amintim că doar un specialist vă va ajuta să faceți alegerea corectă. Prin urmare, selectarea și instalarea EDMS ar trebui efectuate numai sub atenția unei persoane care are abilități speciale.

Datorită costului ridicat, nu toate organizațiile din țara noastră lucrează cu EDMS. În momentul de față, până în prezent doar firmele mari fac documentele în formă electronică. Dar totul se schimbă și este probabil ca în viitorul apropiat să fie apreciată nevoia de a lucra cu ajutorul EDMS, iar multe companii își vor permite să conducă e-business... Aceasta înseamnă că vor deveni cei mai eficienți și de succes!

6. Cine sunt carismaticii? [Resursă electronică] // Revista Blessing. 2013. url: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Pignotti M. The Nine Lives in Scientology / trad. din engleza A. Kondrashova, 2007.M.: 201 p.

8. Chernyshev VM Sabie cu două tăișuri. Rezumatul sectologiei. K: Seminarul teologic de la Kiev, 2000,169 p.

Text original rusesc © A.A. Vaykina, 2016

Vladychansky Timur Valerievich

Student al Facultății de Management, Universitatea Socială de Stat din Rusia

Moscova, E-mail RF: [e-mail protejat] Supervizor academic: Veretekhina S.V., candidat la științe economice, profesor asociat al Departamentului de gestionare a personalului și politica personalului

e-mail: [e-mail protejat]

FLUXUL DE DOCUMENTE ELECTRONICE AL AFACERILOR MICI

adnotare

Lucrarea tratează implementarea managementului electronic al documentelor, precum și principalele avantaje și fezabilitatea economică a implementării acestuia.

Cuvinte cheie Flux electronic de documente, automatizarea fluxului de documente, Sisteme de informare, procese de afaceri, document.

Lucrarea discută implementarea managementului electronic al documentelor, precum și principalele avantaje și fezabilitatea economică a implementării acestuia.

Gestionarea electronică a documentelor, automatizarea fluxului de lucru, sisteme de informații, procese de afaceri, document.

Modul modern de a face afaceri în întreprinderi și organizații necesită multă muncă cu documentele. Căutarea, aprobarea și acordul devin proceduri destul de complexe și greoaie, care nu pot fi excluse. Singura abordare eficientă într-o astfel de situație este utilizarea tehnologiilor moderne și automatizarea maximă a tuturor etapelor de lucru cu documente. În plus, apariția recentă a unui număr suficient de putere de calcul disponibilă și software de înaltă calitate pentru acestea face ca o astfel de soluție să fie ușor de implementat și economică.

Automatizarea fluxului de lucru vă permite să organizați mai eficient munca întreprinderii. Achiziționarea rapidă de probe de hârtie și documente electronice prin utilizarea tehnologiilor de scanare, recunoaștere și tipărire a documentelor face trecerea de la versiunea pe hârtie document către electronic și înapoi. Astfel, se deschide o metodă pentru transferul nedureros al documentelor de pe hârtie la transmiterea electronică, în timp ce devine posibilă utilizarea avantajelor computerelor.

Posibilitatea de a introduce managementul documentelor electronice semnificativ din punct de vedere juridic în cele existente

REVISTA ȘTIINȚIFICĂ INTERNAȚIONALĂ "SIMBOLUL ȘTIINȚEI" nr. 5/2016 ISSN 2410-700X_

sistemele informaționale și procesele de afaceri ale clienților ajută la aducerea muncii întreprinderilor mari, mijlocii și mici la un nivel calitativ nou. Utilizarea mecanismelor de schimb de documente online va oferi următoarele beneficii: independența față de locația geografică, productivitatea crescută a serviciilor financiare și contabile și optimizarea costurilor de afaceri.

Automatizarea va face, de asemenea, posibilă distribuirea instantanee a costurilor către centrele de responsabilitate financiară și elementele bugetare, analiza execuției bugetelor departamentelor pentru luarea deciziilor operaționale și evaluarea eficacității activității lor online, analizarea detaliată a articolelor de cost individuale, în special semnificative.

Dacă vorbim despre eficiență, automatizarea fluxului de documente în întreprindere oferă economii semnificative. Numărul de documente pe hârtie este redus semnificativ, reducând astfel costurile aferente materiale consumabile... Angajații petrec mai puțin timp căutând informațiile de care au nevoie, creând documente standard de la zero și compilând diverse rapoarte. Pregătirea și aprobarea documentelor sunt de multe ori mai rapide, ceea ce, printre altele, crește încrederea în companie a partenerilor.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor vă permite să automatizați dezvoltarea și aprobarea tuturor documentelor organizației, să trimiteți documente pentru familiarizarea cu o gamă largă de angajați, să emiteți comenzi și să controlați implementarea acestora, precum și să creați procese de afaceri arbitrare pentru a rezolva orice organizație. sarcini.

Sistemul conține o serie de procese de afaceri standard încorporate care acoperă majoritatea sarcinilor de automatizare a fluxului de documente. Folosind aceste procese, puteți începe cu sistemul foarte repede. În plus față de cele standard, utilizatorii își pot dezvolta propriile procese, precum și pot face ajustările necesare proceselor existente, folosind instrumente convenabile integrate în sistem.

Orice proces de afaceri poate fi lansat de către un utilizator al sistemului cu autoritatea corespunzătoare. În plus, sistemul oferă capacități flexibile de planificare a evenimentelor, permițându-vă să configurați în prealabil datele și frecvența lansării anumitor procese și notificări.

Sistemul vă permite să lucrați nu numai cu documentele interne ale organizației, ci și să automatizați complet prelucrarea documentelor primite și expediate. O astfel de automatizare reduce semnificativ timpul de procesare a documentelor primite și simplifică contabilitatea acestora, face ca întregul proces de la primirea unui document de intrare până la trimiterea unui document de ieșire să fie absolut transparent și gestionabil.

Mai jos este prezentat timpul petrecut cu operațiuni tipice la procesarea hârtiei și a documentelor electronice.

Povara cheltuită pentru operațiuni tipice, ore pe lună

Figura 3 - Grafic care prezintă timpul petrecut pentru operațiuni tipice la procesarea hârtiei și a documentelor electronice.

Unul dintre avantajele cheie ale automatizării proceselor de afaceri ale unei organizații folosind electronice

REVISTA ȘTIINȚIFICĂ INTERNAȚIONALĂ "SIMBOLUL ȘTIINȚEI" nr. 5/2016 ISSN 2410-700X_

sisteme de management al documentelor - apariția unui control deplin asupra implementării tuturor sarcinilor rezolvate în organizație. În plus față de calendarul elaborării și aprobării documentelor, conducerea poate controla toate aspectele lucrului subordonaților lor: timpul de lucru în sistem, numărul de sarcini îndeplinite, timpul necesar pentru a finaliza sarcinile, numărul sarcinilor restante și timpul până la care acestea au fost restante. Angajații autorizați primesc notificări în timp util conform cărora sarcina ar putea să nu fie finalizată la timp, astfel încât să poată contacta angajatul care întârzie procesul și să rezolve rapid o posibilă problemă. În plus, în orice moment, puteți solicita rapoarte detaliate despre progresul sarcinilor curente ale organizației.

Controlul executării vă permite să schimbați radical activitatea unei organizații, să faceți procesele complexe simple și transparente, să arătați calitatea muncii tuturor angajaților și să vă permite să influențați rapid toate procesele.

Recent, au început să apară soluții bazate pe cutii pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor, destinate întreprinderilor mici și mijlocii, care au capacități inerente sistemelor corporative, cum ar fi, de exemplu, un proiectant de trasee grafice, un proiectant de carduri de înregistrare și șabloane de rapoarte sau posibilitatea utilizatorilor de a scrie module software suplimentare.

Introducerea EDMS este recomandabilă la întreprinderile mari, unde volumul de documente este uneori foarte mare și fluxul de lucru pe hârtie încetinește adesea activitățile departamentelor întregi, ceea ce este pur și simplu inacceptabil. Un sistem electronic de gestionare a documentelor este un instrument eficient pentru a îmbunătăți viteza de lucru a oricărei întreprinderi sau organizații.

În primul rând, aceasta este o reducere a costului suportului de hârtie. În plus, angajații organizației nu vor trebui să piardă timpul alergând la următorul departament pentru o semnătură, alta pentru un sigiliu. Bineînțeles, acest lucru va afecta viteza de procesare a fluxurilor de informații. Comenzile vor fi executate mult mai repede, documentele vor fi procesate fără întârzieri.

V lumea modernă Cu o concurență din ce în ce mai mare și fluxuri de informații în creștere, vi se cere în fiecare zi să vă faceți infrastructura mai eficientă, să mențineți toată lumea productivă, să îmbunătățiți procesele de afaceri și să vă faceți afacerea mai transparentă și mai sigură. Și faceți totul mai rapid, mai sigur și la un cost mai mic. În aceste condiții, disponibilitatea unui sistem electronic eficient de gestionare a documentelor devine crucială pentru succesul afacerii.

Lista literaturii folosite:

1. Bondaletov V.V. Cariera și competența profesională a unui manager în condițiile Rusiei moderne. / În colecție: Educație socială profesională: niveluri, experiență și perspective de dezvoltare. Colecție de materiale ale celui de-al XIII-lea Congres Socio-Pedagogic All-Russian. 2013.S. 38-40.

2. Veretekhina S.V. Probleme de implementare a sistemului electronic de gestionare a documentelor în instituțiile de învățământ preșcolare ale întreprinderilor // Kadrovik 2014, nr. 11. P. 122-129.

3. Veretekhina S.V. Teste psihometrice și soluții software. Materialele lecturilor Afanasiev.2015. T.1.; 13.P.116-121.

4. Veretekhina S.V., Rubtsova E.V. Sisteme automate controlul asupra executării documentelor. Știința modernă: probleme de actualitate ale teoriei și practicii. Seria: Economie și drept.2015. Nr. 3-4, p. 12-16.

5. Veretekhina S.V. Revizuirea cerințelor specificației europene MOREG-2 și problema substituirii importurilor de soluții software EDMS / ECM pe piața rusă. Materialele lecturilor Ivanovo.2015. Nr. 5.P.203-209.

6. Veretekhina S. V. Sisteme automate de evaluare a personalului / S. V. Veretekhina // Managementul personalului și resurselor intelectuale în Rusia. 2015. T. 4. Nu. 5C. 72-77. DOI: 10.12737 / 14961

7. Vinichenko M.V. Eficiența ca bază a KPI. Materiale ale lecturilor Ivanovo. 2015. Nr. 5. S. 209-216.

8. Vinichenko M.V. Rezerva de personal manuale. / Vinichenko M.V. // Analiza problemelor și proiectarea managementului de stat. - 2014. - Nr. 5 (37), volumul 7. - P.16-30

9. Kibanov A.Ya. Bazele managementului personalului. - M.: INFRA-M, 2014 .-- 440 p.

REVISTA ȘTIINȚIFICĂ INTERNAȚIONALĂ „SIMBOLUL ȘTIINȚEI” Nr. 5/2016 ISSN 2410-700X

10. Kirillov A.V. Probleme problematice ale dezvoltării tehnologiilor de gestionare a personalului în practica internă și modalități de rezolvare a acestora: Monografie / A.V. Kirillov, M.V. Vinichenko, A.V. Melnichuk, S.A. Makushkin. - M.: Rusays, 2015 .-- 280 s

11. Aksenov, A.S. Caracteristici ale implementării sistemelor electronice de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici / A.S. Aksenov // Perspective inovatoare ale lui Donbass: materiale de știință-practică internaționale. Conf., 20-22 mai 2015 V. 7: Reformarea managementului în contextul dezvoltării inovatoare. - Donetsk, 2015.-P.7-11.

12. Mansurova N.A. Condiții preliminare și etape ale introducerii managementului electronic al documentelor în domeniul întreprinderilor mici și mijlocii // Cercetare economică. Nr. 1, 2014

© Vladychansky T.V., 2016

UDC 316.346.32-053.6

Goldenberg Ekaterina Alexandrovna

Student în anul 3 al Facultății de Economie, Universitatea de Stat din Economie și Management Novosibirsk - „NINH”, Novosibirsk, RF E-mail: [e-mail protejat]

PROBLEME DE UTILIZARE ACTIVĂ A MEDIILOR SOCIALE DE CĂTRE TINERI ȘI MODUL SOLUȚIEI LOR

adnotare

Articolul dezvăluie esența principalelor probleme care decurg din utilizarea activă și frecventă a retele sociale, posibilele lor motive. Sunt propuse metode de rezolvare a problemelor luate în considerare în legătură cu un individ și un grup de persoane. Sunt dezvăluite posibilitățile de rezolvare a problemelor în mod independent de către utilizatorul unei rețele sociale.

În prezent, rețelele sociale și în special problemele conexe sunt de cea mai mare relevanță în cercurile largi. Rețelele sociale devin din ce în ce mai populare în fiecare an, aproape nicio persoană, în special tineri, nu își poate imagina viața fără a utiliza internetul pentru comunicare (la urma urmei, comunicarea este obiectivul principal al creării unei astfel de resurse ca rețelele sociale) . Desigur, tinerii urmăresc și alte obiective (pe lângă comunicarea informală), înregistrându-se pe tot felul de site-uri, de exemplu: vizionarea știrilor, ascultarea muzicii, corespondența de afaceri, munca. Cu toate acestea, majoritatea timpului petrecut pe rețelele de socializare, tinerii se dedică în mod specific comunicării informale cu rudele, cei dragi, prietenii.

Utilizarea activă a rețelelor sociale, în ciuda apariției lor în timp util pe fondul progresului științific și tehnologic, în ciuda inalienabilității existenței lor în lumea modernă în legătură cu dezvoltarea comunicării la distanță, are încă părți negative și probleme care pot preocupa atât o individuale și grupuri de oameni (și aceste grupuri pot fi complet diferite în ceea ce privește numărul de membri) și pot provoca probleme mai ambițioase care trebuie rezolvate și rezolvate fără a aduce atingere cursului normal al timpului, și anume: progresul, tehnica și dezvoltarea tehnologică a societății.

Pentru a formula propuneri de rezolvare a problemelor asociate activului

EDMS este una dintre cele mai misterioase și mitificate domenii ale IT. Sectorul a devenit plin de mituri de la înființare. Desigur, unele dintre ele sunt deja depășite și și-au pierdut relevanța, dar noile tendințe din industrie și IT adaugă concepții greșite pe piață. Este timpul să le dezmembram pe cele mai relevante.

1. EDMS este automatizarea documentelor de birou, de intrare / ieșire și administrative

În ciuda faptului că sistemele electronice de gestionare a documentelor au fost îndelung înrădăcinate pe piața rusă, acest punct de vedere este destul de comun.

De fapt, toată lumea are gestionarea electronică a documentelor. De îndată ce ați făcut un fișier în Word și l-ați trimis prin e-mail sau ați primit fișierul prin poștă - fluxul de documente electronice s-a întâmplat deja.

„Biroul este doar una dintre formele de organizare a FED, care se potrivește cel mai bine practicii interne de lucru cu documente pe hârtie”, a explicat el. Serghei Kuryanov, Director de marketing strategic, DocsVision. Acest formular implică o contabilitate centralizată totală a tuturor documentelor oficiale, precum și controlul procesului de executare a instrucțiunilor emise asupra acestora de către conducere.

Cu toate acestea, conținutul întreprinderii nu se limitează la documente oficiale; înainte de acestea și în procesul de pregătire a acestora, sunt create și distribuite documente neoficiale. Iar fluxurile lor sunt mult mai complexe și mai mult.

Acest EDMS ar trebui să rezolve problema gestionării tuturor documentelor electronice fără excepție - atât oficială, cât și neoficială - Serghei Kuryanov

"Trăim în lumea informației și aproape 100% din informații există sub formă de documente electronice. Un EDMS real ar trebui să rezolve problema gestionării tuturor documentelor electronice, atât oficiale, cât și neoficiale", a spus Serghei Kuryanov. Potrivit lui, ar fi mai corect să nu se producă sisteme separate pentru fiecare tip de document, ci să se solicite de la propriul EDMS o soluție cuprinzătoare la problemă.

2. EDMS în sine va salva compania de dezordinea internă

Acesta este unul dintre miturile adânc înrădăcinate. De fapt, EDMS nu rezolvă problemele mizerie organizaționale, dacă există deja în companie.

„Dacă sistemul este implementat într-o companie în care nu există o înțelegere a interacțiunii interne, a proceselor de afaceri și a domeniilor de responsabilitate, atunci implementarea sistemului va exacerba doar aceste probleme”, a explicat el. Ivan Tarkhanov, Șef de management electronic al documentelor la tehnologiile cognitive. Factorii de decizie de implementare ar trebui să fie clari cu privire la ce obiective urmăresc cu acest proiect.

Dacă sistemul este implementat într-o companie în care nu există o înțelegere a interacțiunii interne, a proceselor de afaceri și a domeniilor de responsabilitate, atunci implementarea sistemului va exacerba doar aceste probleme - Ivan Tarkhanov

3. Dacă fluxul de documente este electronic, atunci este eficient.

Acest mit a fost la apogeu acum câțiva ani. Acum, majoritatea clienților înțeleg deja că nu este cazul, dar mulți continuă să creadă în această amăgire.

"Fluxul electronic de documente poate fi, de asemenea, ineficient, totul depinde de cât de eficient este construit procesul de afaceri în sine și nu de implementarea sa tehnică", a spus el. Serghei Plaunov, Șef BPM și ECM la CROC.

„Ar trebui să vă răspundeți la întrebări: s-a efectuat reinginerizarea, a înțeles cele mai bune practici existente în companie, a luat în considerare și a procedurilor unificate care sunt importante pentru companie în ansamblu”, a explicat el. Ilya Konstantinov, departament sisteme corporative, Expert tehnic la proiectare digitală. De asemenea, este important cine folosește sistemul și în ce mod, dacă managementul funcționează în EDMS sau tot ce este necesar este făcut de asistenți. Acestea sunt toate nuanțe, dar, potrivit lui Konstantinov, acestea rezultă din obiectivele clientului de implementare.

Deci, dacă reinginerizarea și optimizarea procesului de afaceri al fluxului de documente sunt programate pentru trecerea la fluxul electronic de documente, atunci, potrivit lui Sergei Plaunov, îl puteți implementa imediat în forma cea mai eficientă.

Dacă reîngineriți timpul și optimizați procesul de afaceri al fluxului de lucru odată cu trecerea la fluxul electronic de documente, îl puteți implementa imediat în cea mai eficientă formă - Sergey Plaunov

4. Cea mai bună alegere este soluțiile liderilor de piață

Acest mit se află la suprafață și, datorită simplității și evidentității sale, captează mintea clienților, predeterminând sau cel puțin influențând serios alegerea lor. Dar, în realitate, nu totul este atât de simplu.

"Sistemele, vârful popularității lor de astăzi, au cucerit piața în ultimii ani, când avantajele tehnologice și alte avantaje inerente acestora erau cele mai solicitate", a spus el. Alexandru Nazarov, Șef de vânzări la Haulmont. Acum nevoile pieței se schimbă, iar soluțiile dezvoltate în urmă cu 4 - 5 ani devin din ce în ce mai relevante.

Sistemele, vârful popularității lor de astăzi, au cucerit piața în anii trecuți, când avantajele tehnologice și alte inerente lor erau cele mai solicitate - Alexander Nazarov

Astfel de sisteme cu mai puține implementări decât cele ale liderilor, potrivit lui Nazarov, pot fi mult mai progresive, mai tehnologice, se bazează pe tehnologii moderneși va fi relevant timp de cel puțin 5 - 7 ani de la implementare. În același timp, perioada prezenței lor pe piață și, în consecință, experiența lor în implementarea proiectelor pot fi mai mult decât suficiente pentru implementarea proiectelor de orice scară.

5. Sistemele fabricate în vest sunt mai funcționale și mai flexibile

Acest mit are o bază reală. Din punct de vedere istoric, sistemele rusești erau inferioare soluțiilor ECM occidentale, dar erau mai concentrate asupra proceselor necesare în mod specific Companii rusești, care din punct de vedere al organizării managementului au o anumită specificitate.

"În ultimele decenii de dezvoltare a pieței EDMS, cei mai maturi producători interni au implementat platforme de automatizare puternice și flexibile, care nu sunt inferioare sistemelor occidentale", a explicat el. Vladimir Andreev, Președintele Doksvision. În același timp, potrivit lui, au anumite avantaje, deoarece conțin module și aplicații gata făcute axate pe automatizarea proceselor cu specificul intern, fără a menționa costul software-ului și disponibilitatea serviciilor.

În ultimele decenii de dezvoltare a pieței EDMS, cei mai maturi producători interni au implementat platforme de automatizare puternice și flexibile, care nu sunt inferioare sistemelor occidentale - Vladimir Andreev

6. EDMS numai pentru organizațiile cu reglementări clare și procese de afaceri descrise

Într-adevăr, dacă organizația este o mizerie, nu are prea mult sens din partea unui EDMS funcțional. Dar nu este deloc necesar ca totul să fie corect și clar.

„Recent, din ce în ce mai multe companii care utilizează metodologii flexibile de management utilizează managementul adaptiv al cazurilor”, a spus Ivan Tarkhanov. EDMS, potrivit lui, se adaptează, de asemenea, la această tendință și își schimbă configurațiile clasice și regulile de lucru.

Recent, din ce în ce mai multe companii care utilizează metodologii de management flexibile utilizează managementul adaptiv al cazurilor - Ivan Tarkhanov

7. Imediat după implementarea sistemului, puteți începe să îl utilizați activ

Datorită naturii obiectului de automatizare - procese guvernare corporativă- introducerea EDMS nu poate fi percepută ca un proiect normal care se termină cu punerea în funcțiune. Orice proces de management este o entitate în continuă schimbare. În plus, la începutul implementării EDMS, partea destinatară are o idee slabă despre posibilitățile reale ale sistemului potențial.

"În practică, implementarea EDMS este un lanț de proiecte corelate atât pentru dezvoltarea gamei de procese automatizate, cât și pentru extinderea conținutului funcțional al acestora și modernizarea proceselor", a spus Vladimir Andreev. De aceea, sunt impuse cerințe specifice setului de instrumente EDMS, dacă este posibil, personalizarea aplicațiilor deja implementate și automatizarea rapidă a proceselor din ce în ce mai noi.

În practică, implementarea EDMS este un lanț de proiecte corelate atât pentru dezvoltarea gamei de procese automatizate, cât și pentru extinderea conținutului funcțional al acestora și modernizarea proceselor - Vladimir Andreev

8. La implementarea EDMS, nu este necesar nimic de la client, totul va fi făcut de către contractant

Această amăgire este în primul rând tipică pentru companiile mici, precum și pentru cei care nu sunt pasionați de informatizare și rareori realizează astfel de proiecte. De fapt, introducerea unui EDMS este aproape întotdeauna o schimbare în activitatea internă și rutina companiei.

"Dacă echipa nu este pregătită pentru acest lucru și nu există o motivație puternică pentru schimbare, atunci efectul va fi opusul sau zero", a spus Ivan Tarkhanov. În același timp, recent, potrivit lui, există o tendință de schimbare, tk. clienții au devenit mai experimentați.

9. Întreprinderile mici nu au nevoie de un EDMS bun

Mitul este destul de evident și este asociat cu o concepție greșită obișnuită conform căreia companiile mici au nevoie de MS Office și 1C.

Într-adevăr, dacă compania are 10 angajați, puteți aranja înregistrarea și contabilitatea documentelor în Excel, puteți stoca imagini ale documentelor în cloud și le puteți direcționa către Outlook.

"O mică organizație poate găsi o soluție cloud adecvată. Acestea sunt atât Google Apps, cât și Microsoft Office 365", a spus Sergey Kuryanov.

„Ar putea fi un sistem bun și ușor de înțeles pentru această echipă în condițiile date”, a explicat Ilya Konstantinov. Întrebarea este: ce sarcini își stabilesc pentru ei întreprinderile mici și IT?

"Totul depinde de ceea ce este considerat o afacere mică. Dacă excludem microbusiness din această definiție, unde procesul fluxului de lucru este destul de specific, atunci există un beneficiu din EDMS pentru întreprinderile mici", a declarat Dmitry Shushkin, director de proiecte corporative la ABBYY Rusia. Desigur, datorită amplorii, efectul utilizării EDMS pentru întreprinderile mici va fi mai puțin evident decât pentru cele medii sau mari.

„Desigur, funcții precum înregistrarea corespondenței primite, controlul executării comenzilor, automatizarea procedurilor de aprobare a documentelor sunt prea greoaie pentru întreprinderile mici și nu sunt necesare, deoarece astfel de lucruri sunt mai ușoare și mai rapide pentru a discuta un grup mic de oameni , doar așezat la aceeași masă ", a explicat el Serghei Plaunov. În același timp, mijloacele de formare a unui mediu informațional de lucru, în care este posibilă structurarea calitativă a informațiilor, căutarea și furnizarea accesului rapid la acestea, formarea de șabloane de documente, discutarea acestora etc., pot fi foarte potrivite chiar și în cazul a unei mici afaceri.

„Dacă un antreprenor intenționează să crească, atunci este necesar să ne gândim la dezvoltarea și depanarea comunicațiilor interne, a proceselor de afaceri”, a explicat Ilya Konstantinov. Și mai devreme sau mai târziu, problema alegerii unei platforme de gestionare a documentelor va deveni relevantă.

10. EDMS-urile mobile sunt periculoase

În realitate, EDMS mobil nu este mai periculos decât alte aplicații corporative cu acces mobil.

"Amenințarea nu se află în EDMS mobil, ci în implementarea unei stații de lucru mobile specifice, în absența sau aplicarea incorectă a politicilor de securitate de către personalul IT al clientului", a explicat Serghei Kuryanov.

Amenințarea nu se află în EDMS mobil, ci în implementarea unei stații de lucru mobile specifice, în absența sau aplicarea incorectă a politicilor de securitate de către personalul IT al clientului, - Sergey Kuryanov

„Depinde mult de politica companiei, de tehnologiile utilizate și de abordarea asigurării securitatea informațiilor- trebuie elaborate atât măsurile organizatorice, cât și cele tehnice ", - a spus Serghei Plaunov. Cu atenția cuvenită asupra acestei probleme cu utilizarea mijloace moderne este sigur. Și, potrivit lui Plaunov, este vital în realitățile moderne.

"În prezent, furnizorii de EDMS rezolvă problema securității accesului la datele corporative. Pentru unele platforme, există separat produse software furnizarea unui acces mobil securizat la EDMS ", - a explicat Ilya Konstantinov. O varietate de metode de acces, a spus el, necesită măsuri complexe de securitate. Și această sarcină este rezolvată de serviciile IT nu atât în ​​contextul EDMS, cât și în contextul întregul peisaj IT al companiei.

"De asemenea, răspunsul la acest mit va fi faptul că marile corporații, inclusiv cele financiare și cele de stat, au acces mobil la EDMS și sunt utilizate la cele mai înalte niveluri de management", a spus Ilya Konstantinov.

În corporațiile mari, inclusiv cele financiare și de stat, accesul mobil la EDMS este disponibil și este utilizat la cele mai înalte niveluri de management - Ilya Konstantinov

11. Nu există niciun temei juridic pentru implementarea EDS

De fapt cadrul legislativ pentru introducerea EDS este complet gata.

„Acum nimeni nu oprește întreprinderile să treacă la fluxul de documente fără hârtie cu niciun document, cu excepția unei mici liste convenite (personal și alte tipuri speciale de lucrări de birou)”, a explicat Serghei Kuryanov. Problema nu este adesea că nu există legi și reglementări, ci că compania nu s-a dezvoltat intern reguli, legitimând utilizarea mijloacelor EDS și, prin urmare, nu poate trece la fluxul de documente fără hârtie.

Acest lucru, potrivit lui Kuryanov, este ca o problemă de „ultimul kilometru” în Internetul cu fir - atunci când există canale principale și infrastructură de rutare, dar nu există o conexiune a computerului de acasă la această infrastructură.

"La urma urmei, nimeni nu va suna furnizorul pentru dvs. și nu va organiza conexiunea și rutare în interiorul apartamentului", explică el.

12. EMS durează prea mult pentru a fi implementat

Această afirmație a fost odată destul de adevărată, dar în acest moment este un mit cu drepturi depline.

"Într-adevăr, acum cinci ani, a fost mult și dificil să se implementeze EDMS în imaginea, asemănarea și reglementările fluxului de lucru pe hârtie. SED", - a spus Alexander Nazarov. Și dacă țineți cont de timpul pentru sondaj pre-proiectare, configurarea îndelungată a sistemului și integrarea acestuia în infrastructura IT a organizației, timpul pentru instalarea aplicației pentru fiecare utilizator și alți factori, implementarea EDMS a necesitat într-adevăr mult timp și resurse. Dar acum situația este diferită.

„Platformele EDMS moderne conțin multe instrumente pentru implementarea accelerată, de la un set de aplicații gata de utilizare până la instrumente care vă permit să măriți treptat funcționalitatea de la simplu la complex”, a explicat Serghei Kuryanov. Deci, puteți începe rapid și ieftin și vă puteți dezvolta, dacă este necesar, la orice nivel.

„Momentul implementării EDMS depinde de complexitatea procesului de lucru al fluxului de lucru în sine, de necesitatea optimizării acestuia, de cantitatea de îmbunătățiri și personalizare a unei soluții particulare, de numărul de utilizatori și sisteme integrate din organizație etc.”, - a spus Serghei Plaunov. Când vine vorba de zeci de mii de utilizatori și multe sisteme integrate, atunci 2-3 ani este o perioadă complet normală. Afaceri medii, potrivit lui Plaunov, poate obține un EDMS industrial în medie în șase luni.

În medie, întreprinderile pot obține un EDMS industrial în medie în șase luni - Serghei Plaunov

"Viteza de implementare a EDMS depinde de amploarea sarcinii", a spus Dmitry Shushkin. Pentru a nu aștepta efectul timp de câțiva ani, trebuie să faceți implementarea în etape. Prioritizarea corectă a sarcinilor, conform lui Shushkin, va ajuta la obținerea de rezultate tangibile după prima etapă de implementare.

Prioritizarea corectă a sarcinilor, conform lui Shushkin, va ajuta la obținerea de rezultate tangibile după prima etapă de implementare - Dmitry Shushkin